ii
important function to reach that aim operation the of company. But in system of organizing the books for example cash order there is always a problem at administration department. One of the problem is repeating order ( redudansi) sometimes always happen when ordering the stuffs because the system still manually. And also when checking or controlling process sometimes there is different between system and manually, so the superior should make double check again or stock opname.
In order to increase the intern and externs consumer satisfaction, they need to make providing system such a cash order, and the consumer can purchase or order the books without any afraid less stock. Because providing system of the stuffs, in this way cash order is one of main point to fixed the consumer satisfaction, in other way, their need computerize system base on desktop so it could make well organize effect ordering system (purchase order). The method to arrange this system is structural approaching system and prototype as a device improvement to arrange the system which include, Flowmap, Diagram Konteks, DFD ( Data Flow Diagram ) Kamus Data, Normalisasi, and Tabel Relasi. Collecting data Technique with interview and documentation is held by CV BANDUNG BOOK CENTRE Cabang suci. and Application which used by the company is Borland Delphi programming 07 with data base SQL sever 2000.
Designing of this application hope can make easier to improved the system which already used and to increase consumer satisfaction. Also to support every single things process in the company providing system such a purchase cash system through the technology information.
i ABSTRAK
CV. Bandung Book Centre Cabang Suci adalah sebuah cabang perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan penyalur buku yang beralamat di Jl. PHH. Mustopa No.7, Bandung. Sesuai dengan tujuannya, perusahaan ini selalu ingin memuaskan konsumen atau pelanggannya. Pembelian adalah salah satu fungsi yang paling penting dalam keberhasilan operasi suatu perusahaan. Tetapi dalam sistem pengadaan buku seperti pembelian tunai sering terjadi masalah pada bagian administrasi, salah satu masalahnya pada saat melakukan pemesanan barang sering terjadinya pembuatan pesanan secara berulang (redudansi) karena prosesnya masih manual, Dan juga pada saat pengecekan barang sering terjadi perbedaan data stok antara data yang di komputer dengan data stok fisiknya, sehingga para karyawan harus melakukan stok opname.
Dalam upaya meningkatkan kepuasan kepada konsumen baik intern maupun ekstern diperlukan sistem pengadaan barang seperti sistem pembelian tunai, agar para konsumen dapat membeli buku yang mereka cari dan tidak kehabisan stok pada saat membeli buku tersebut. karena pengadaan barang seperti pembelian tunai merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya meningkatkan kepuasan kepada konsumen. maka dibutukan suatu sistem komputerisasi berbasis desktop agar menghasilkan pembelian yang efektif dalam pembuatan pemesanan (purchase order). Metode yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah menggunakan pendekatan terstruktur , dan pengembangannya menggunakan prototype alat yang digunakan untuk merancang sistem yaitu Flowmap, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data, Normalisasi dan Tabel Relasi. Tehnik pengumpulan data yaitu wawancara oleh pihak CV Bandung Book Centre Cabang Suci dan dokumentasi. Sedangkan aplikasi yang dipilih adalah pemprograman Borland Delphi 07 dengan data base SQL server 2000.
Perancangan aplikasi ini diharapkan dapat menghasilkan kemudahan dalam mengembangkan sistem yang ada dan meningkatkan kepuasan kepada konsumen, dan mendukung setiap kegiatan instansi pengadaan barang seperti sistem pembelian tunai melalui teknologi informasi.
1 1.1.Latar Belakang Penelitian
CV. Bandung Book Centre Cabang Suci adalah sebuah cabang perusahaan
yang bergerak dalam bidang perdagangan dan penyalur buku yang beralamat di Jl.
PHH. Mustopa No.7, Bandung. Sesuai dengan tujuannya, perusahaan ini selalu ingin
memuaskan konsumen atau pelanggannya.
Pembelian adalah salah satu fungsi yang paling penting dalam keberhasilan
operasi suatu perusahaan. Apabila persediaan barang di dalam suatu perusahaan
kurang, maka akan sangat berpengaruh pada proses penjualannya. Oleh karena itu,
bagian persediaan dan bagian pembelian itu sangat berhubungan atau saling berkaitan
satu sama lainnya.
Ada beberapa cara yang di tempuh oleh CV. Bandung Book Centre Cabang
Suci dalam pengadaan barang untuk bagian persediaan, salah satunya yaitu pembelian
tunai, dalam sistem pembelian tunai disini barang-barang yang tidak sesuai dengan
permintaan bisa dikembalikan. Oleh karena itu bagian tersebut tidak harus
menyimpan barang-barang yang tidak sesuai dengan permintaan pada waktu
Sebagai perusahaan yang sudah sangat berkembang, CV Bandung Book
Centre Cabang Suci mengalami beberapa masalah pada salah satu bagiannya, yaitu
bagian administrasi. Salah satu masalahnya yaitu, pada saat melakukan pemesanan
barang sering terjadinya pembuatan pesanan secara berulang (redudansi) karena
prosesnya masih manual. Dan juga pada saat pengecekan barang sering terjadi
perbedaan data stok antara data yang di komputer dengan data stok fisiknya, sehingga
para karyawan harus melakukan stock opname. Selain itu, dalam melakukan proses
pencarian dan pengelolaan data masih sangat lambat sekali.
Dari uraian diatas, penulis merasa perlu untuk mengangkat masalah ini.
Sehingga diharapkan dengan adanya perubahan sistem yang baru maka sistem
pembelian ini dapat berjalan lebih baik lagi, serta mampu menghasilkan informasi
yang tepat, akurat dan cepat. Pada akhirnya, hal ini akan berdampak pada
peningkatan proses pembelian dan di peroleh keuntungan yang maksimal bagi
perusahaan, serta kepuasan bagi para konsumennya. Berdasarkan analisis diatas,
maka penulis mengambil judul tugas akhir ini :
“ PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN BUKU TUNAI DI CV.
1.2.Identifikasi Dan Rumusan Masalah
Identifikasi masalah dan rumusan masalah diperlukan untuk mengidentifikasi
permasalahan dan mencari perumusahan masalah yang dijadikan pondasi dasar dalam
penyusunan tugas akhir ini, identifikasi masalah akan dijadikan latar belakang dalam
penelitian ini, selanjutnya akan dijelaskan secara rinci mengenai identifikasi dan
rumusan masalah yang ditemukan.
1.2.1. Identifikasi Masalah
Identifikasi permasalahan ini menjelaskan secara rinci fungsi dari pembelian
sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang permasalahan. Untuk itu pembelian
yang ada harus terencana dengan baik, agar dapat menghindari terjadinya hambatan
dalam aktivitas pembelian barang.
Setelah penulis melakukan analisis, maka permasalahan yang timbul dalam
proses pembelian tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Administrasi Pembelian mengalami kesulitan pada saat akan menginput dan
mencari data sehingga pengelolaannya sangat lambat.
2. Adanya pemesanan secara redudansi (berulang), sehingga terjadi pemasukan
barang secara berulang.
3. Sering terjadinya perbedaan data stok antara data stok yang dikomputer dengan
1.2.2. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang dihadapi dari penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana sistem informasi pembelian buku tunai yang sedang berjalan pada
CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.
2. Bagaimana perancangan aplikasi pembelian buku tunai pada CV. Bandung Book
Centre Cabang Suci.
3. Bagaimana implementasi sistem pembelian buku tunai yang sedang berjalan pada
CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.
1.3.Maksud Dan Tujuan Penelitian
Maksud dan tujuan dari penelitian ini merupakan maksud dan tujuan
penelitian yang ingin dicapai secara penuh sehingga penelitian ini dapat bermanfaat
bagi semua pihak yang terlibat, secara rinci maksud dan tujuan yang ingin dicapai
akan dijelaskan dibawah ini.
1.3.1. Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian yang penulis lakukan pada CV. Bandung Book Centre
adalah sebagai berikut :
1. Untuk memperoleh dan mengumpulkan data atau keterangan yang relevan
2. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam pembuatan tugas akhir agar dapat
menyelesaikan pendidikan D3 Program Studi Manajemen Informatika
Fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Sebagai latihan untuk studi banding antara hal-hal yang telah dipelajari
selama dibangku kuliah dengan kegiatan yang dilakukan dilapangan serta
memberikan gambaran tentang Sistem Pembelian Tunai pada CV. Bandung
Book Centre
1.3.2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dasar dari penelitian yang penulis lakukan pada CV. Bandung
Book Centre yaitu :
1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian buku tunai yang sedang
berjalan saat ini di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.
2. Untuk merancang aplikasi pembelian buku tunai pada CV. Bandung Book
Centre Cabang Suci.
3. Untuk mengetahui implementasi sistem Pembelian buku tunai yang sedang
berjalan di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.
1.4.Kegunaan Penelitian
Penelitian ini mempunyai beberapa kegunaan yang ditujukan kepada semua
pihak termasuk penulis agar dapat dirasakan manfaat dan kegunaanya sebagai sebuah
penelitian ilmiah. Kegunaan penelitian ini terbagi atas 2 kegunaan, yaitu kegunaan
1.4.1. Kegunaan Akademis
Kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diantaranya :
1. Bagi Pengembangan Ilmu
Adapun kegunaan akademis bagi pengembangan ilmu adalah dari hasil
penelitian ini diharapkan menjadi pembandingan antara ilmu menejemen (teori)
dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan
adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen informatika
yang sudah ada untuk ditahapkan pada dunia nyata dan dapat mengutungkan berbagai
pihak.
2. Bagi penulis
Untuk menerapkan ilmu yang didapat selama kuliah di Program Diploma 3,
kepada masyarakat serta sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi di
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.
3. Bagi perusahaan
Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam
operasional perusahaan.
4. Bagi lembaga pendidikan
Semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi Program Diploma 3
Program Studi Manajemen Informatika pada khususnya bagi mahasiswa Tekhnik
pada umumnya dalam hal pelaksanaan strategi Pembelian Tunai di CV. Bandung
1.4.2. Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diantaranya:
1. Untuk bahan penyusunan Tugas Akhir yang merupakan syarat menempuh
tujuan akhir Diploma 3 pada fakultas tekhnik program studi manajemen
informatika di UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA (UNIKOM)
Bandung.
2. Untuk mengembangkan dan mengaplikasikan ilmu yang telah di berikan dan
didapat di UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA (UNIKOM) Bandung
1.5.Batasan Masalah
Pembatasan masalah ini dilaksanakan agar dalam perancangan sistem yang
dihasilkan terarah dan tidak terlalu meluas, maka penulis merasa perlu membatasi
ruang lingkup dari permasalahan tersebut, sesuai dengan tempat penulis melakukan
penelitian.
Batasan-batasan tersebut adalah :
1. Hanya membahas pembelian untuk pemesanan secara berulang (repeat order)
yaitu buku yang di pesan sudah ada data sebelumnya di bagian administrasi,
jadi pembelian tidak memunculkan data buku baru lagi.
2. Tidak membahas pembayaran dibagian administrasi pada saat melakukan
1.6.Lokasi Dan Waktu Penelitian
Lokasi dan waktu penelitian telah penulis susun secara lengkap dari mulai
tahapan analisis sampai tahapan implementasi yang terbagi dalam tiap bulan yang
dilakukan selama 3 bulan penelitian, dengan melakukan observasi terlebih dahulu ke
lokasi penelitian, selanjutnya mengenai lokasi dan waktu penelitian akan dijelaskan
sebagai berikut.
1.6.1. Lokasi
Lokasi penelitian di lakukan di CV. Bandung Book Centre Cab. Suci, di Jl.
1.6.2. Waktu Penelitian
Tabel 1.1. Waktu Penelitian
No Kegiatan
Sumber Pengumpulan Data : 1. Primer
b. Merancang Basis Data c. Design dan Coding
3. Menguji Prototype
4. Memperbaiki Prototype
5. Mengembangkan Versi Prototype
10 2.1. Pengertian Sistem
Mempelajari suatu sistem informasi, maka terlebih dahulu kita harus
mengetahui tentang sistem. Adapun definisi sistem antara lain :
2.1.1. Bentuk Dasar Sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau
instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan
dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem
tersebut.
Menurut Jogiyanto (2005:1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen–komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal).
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen–komponen sistem
atau elemen–elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian–bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen–komponen atau subsistem–subsistem.
b. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap
dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber
satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
e. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang di proses untuk didapatkan
keluaran.
f. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan. Keluaran merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan – bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah
sebagai berikut :
a. Sistem terbuka dan tertutup
Sebuah sistem dikatakan terbuka bila aktivitas didalam sistem tersebut
dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan tertutup bila
aktivitas–aktivitas didalam sistem tersebut tidak terpengaruhi oleh perubahan yang
terjadi di lingkungannya.
b. Sistem buatan manusia dan Sistem Alamiah
Suatu sistem diklasifikasikan berdasarkan asalnya, sistem tersebut bisa
diklasifikasikan sebagai sistem yang ada secara alamiah (buatan Tuhan) atau buatan
manusia.
c. Sistem Tertentu dan Tak Tentu
Suatu sistem dapat pula diklasifikasikan berdasarkan tertentu dan tak tentu.
Sebuah sistem yang tertentu, misalkan sistem listrik ditempat dimana kita tinggal
yang dipenuhi oleh arus listrik yang tetap dan dapat diukur. Sstem tak tentu, misalnya
organisasi perusahaan merupakan sistem yang tidak dapat dipastikan kinerjanya.
d. Sistem fisik dan abstrak atau non fisik
Sistem dapat dilihat dari wujudnya. Kendaraan bermotor bukan hanya
merupakan sistem yang ada secara fisik. Organisasi perusahaan dan perguruan tinggi
2.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah salah satu bagian dari sistem informasi oleh karena itu dalam
sub bab ini penulis menerangkan beberapa definisi tentang informasi yang dikutip
dari beberapa buku sebagai acuan dari pendefinisian informasi itu sendiri,
diantaranya:
2.2.1. Konsep Dasar Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah Data,
sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian,
sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu
.dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.
Menurut Jogiyanto (2005:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Adapun Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) Informasi adalah hasil analisis dan
sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang
telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang.
2.2.2. Hirarki Informasi
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan
berdasarkan penggunanya, yakni sebagai berikut :
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah mencakup
informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana
penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan
stok, retur penjualan dan laporan kas harian. Agar informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus
mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan
mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat atau level manajemen
dan tipe keputusan yang diambilnya.
2.2.3. Siklus Hidup Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan
informasi, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan
sebagainya.
Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi
menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu
model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat
suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan
yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap
siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information cycle)
atau ada pula yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data
processing cyles).
Gambar 2.1. Siklus Informasi
Sumber : Jogiyanto (2005 : 9)
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:11) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
2.3.1. Komponen Sistem Informasi
Komponen–komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa
blok, yaitu :
1. Blok masukan (input)
Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input
disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta
semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi, perangkat lunak (software) dan
5. Blok Basis Data.
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer, basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base
manajemen sistem (DBMS).
6. Blok kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4. Pengertian Pembelian
Salah satu fungsi yang penting adalah pembelian. Masalah pembelian ini
mulai timbul setelah perusahaan pembelian disini adalah lebih menekankan pada
masalah barang – barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dengan tujuan
menghasilkan suatu produk.
Menurut Sonny Soemarsono (2003 : 209) pembelian adalah Perkiraan yang di
gunakan untuk semua pembelian barang dagangan dalam suatu periode.
Menurut Poerwadarminta (2003 : 112) pembelian adalah Perbuatan yang di
lakukan untuk memperoleh barang atau sesuatu dengan membayar uang.
Sedangkan menurut Sofyan Assauri (2004 : 159) memberikan definisi sebagai
berikut, pembelian (purchasing) merupakan salah satu fungsi yang penting dalam
Berdasarkan dari definisi diatas, maka penulis dapat menyimpulkan yang
dimaksud dengan pembelian adalah suatu proses kegiatan atau transaksi membeli
barang antara penjual dan pembeli.
2.4.1. Sifat – sifat pembelian
Menurut Sofyan Assauri (2004 : 115) berdasarkan pada sifatnya, pembelian
ini dapat dibedakan dalam :
1. Market purchasing
Market purchasing atau pembelian menurut dinamika pasar, adalah suatu pembelian yang dilaksanakan dngan memperhatikan kondisi (naik – turun)
harga – harga yang terbentuk di pasar.
2. Hand to month buying
Hand to month buying, pembelian dari tangan ke mulut juga ‘pembelian
seketika‘ adalah suatu pembelian yang dilakukan pada saat adanya kebutuhan.
Jadi pembelian ini dilakukan berdasarkan kebutuhan sekarang dan seketika.
3. Speculative purchasing
Speculative purchasing, merupakan pembelian yang bersifat spekulasi. Dalam pembelian ini ada faktor kebetulan dari purchaser mereka memperkirakan akan adanya kenaikan harga tersebut.
4. Forwad buying
Forward buying, merupakan pembelian dengan transaksi yang dilakukan pada saat ini, akan tetapi penyerahan baru akan dilakukan beberapa waktu
2.4.2. Metode – metode pembelian
Berikut ini merupakan beberapa metode – metode dalam pembelian :
1. Pembelian berdasarkan kontrak ( contrac purchasing )
Dengan contrac purchasing dimaksud sebagai pembelian atas suatu bahan/barang dengan jumlah dan harga serta dalam jangka tertentu, yang
kesamaannya dicantumkan dalam surat perjanjian jual beli.
2. Pembelian secara kelompok ( group purchasing )
Group purchasing adalah metode pembelian untuk beberapa jenis dan jumlah barang yang dilakukan serentak dalam satu paket pengiriman.
3. Pembelian berdasarkan jadwal ( scheduled purchasing )
Scheduled purchasing merupakan pembelian yang dilaksanakan berdasarkan jadwal kebutuhan proses produksi.
2.5. Perangkat Lunak Pendukung
Untuk membuat sistem informasi yang berbasis komputer tentu memerlukan
perangkat lunak yang berfungsi sebagai pendukung pembuatan sistem informasi yang
berbasis komputer tersebut.
Adapun perangkat lunak pendukung yang digunakan penulis adalah Borland
Delphi 7 dan SQL server 2000.
2.5.1. Sekilas Tentang Borland Delphi
Delphi adalah suatu program berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam
disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Delphi adalah
suatu bahasa pemrograman yang telah memanfaatkan metode pemrograman Object
Oriented Programming (OOP).
2.5.2. Sekilas Tentang MySQL
Menurut Andi Sunyoto (2005:15) SQL Server 2000 merupakan salahsatu
produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. SQL
Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database, ada 2 fitur
yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu :
1. Menggunakan Enterprise Manager
Fitur ini mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis
GUI(Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click
dan drag, Anda dapat membuat database dan table serta manajemen
database yang lain dengan mudah.
Menggunakan Query Analyzer
2. Fitur ini menggunakan Transact SQL (Perintah perintah SQL) untuk
mengelola database di dalam SQL Server 2000. Perintah-perintah Transact
SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL ST standar
yang disesuaikan dengan manajemen database pada SQL Server. Transact
SQL memungkinkan Anda untuk dapat membuat database, membuat table,
mengubah struktur table, menghapus batabase, menghapus table,
22
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian ini berisikan tentang objek-objek yang akan diteliti oleh
penulis yang berhubungan dengan program aplikasi yang akan dibangun oleh
penulis. Adapun objek-objek yang dicatat oleh penulis adalah sebagai berikut :
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
CV. Bandung Book Centre pada awalnya merupakan sebuah kios buku
kecil. Dengan berjalannya waktu kios buku tersebut berubah menjadi sebuah toko
buku yang dikenal dikalangan mahasiswa dan kalangan pecinta buku. Nama toko
buku tersebut adalah “Anggrek” yang dirintis sejak tahun 1997 bertempat di Jalan
Palasari yang merupakan pusat penjualan buku di Kota Bandung. Toko buku
Anggrek terkenal karena kelengkapan buku yang dimilikinya dan harga yang
cukup bersaing.
Karena perkembangan yang meningkat dari tahun ke tahun, kemudian
Bapak H. Maizirwan Umar sebagai pimpinan toko buku Anggrek bermaksud
untuk lebih meluaskan usahanya. Maka pada tahun 1994 didirikanlah suatu
distributor penjualan buku di daerah Kopo Bandung dengan nama CV. Bandung
Book Centre, yang pada tahun 1995 berpindah lagi ke palasari. Maka dibawah
bendera CV. Bandung Book Centre sebagai induk perusahaan inilah segala arah
Perjalanan CV. Bandung Book Centre berkembang dengan pesat.
Peningkatan penjualan sedikit demi sedikit mulai meningkat dari tahun ketahun,
serta untuk memenuhi permintaan pasar dan memperluas area usahanya, pada
tahun 1999 CV. Bandung Book Centre membuka lagi sebuah toko buku eceran di
kawasan pendidikan Jatinangor dengan nama Toko Buku “Lontar”. Beberapa
bulan kemudian dengan nama toko yang sama manajemen perusahaan membuka
lagi sebuah toko buku eceran di wilayah Priangan Timur tepatnya di Kota
Tasikmalaya, dengan maksud mempermudah konsumen mendapatkan buku
berkualitas dengan pangsa pasar daerah Ciamis, Garut termasuk Kota
Tasikmalaya dan sekitarnya. Kemudian pada tahun 2006, tepatnya bulan Oktober
CV. Bandung Book Centre kembali membuka cabang di daerah Jatinangor
tepatnya Jatinangor Town Square. Tidak hanya sampai di sini saja, pada tahun
2007 bulan Mei lalu CV. Bandung Book Centre membuka cabang di daerah Suci,
Bandung. Kemudian tahun 2008 CV. Bandung Book Centre kembali membuka
cabang di daerah Pasteur dan Cimahi, Bandung. Tahun 2009 di Kota Palembang.
Dan di tahun 2010 ini kembali CV. Bandung Book Centre melebarkan sayapnya
dengan membuka 2 cabang lagi di Bandung, yaitu di Jalan Sulanjana dan mall
Balubur Bandung.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan Misi dari CV. Bandung Book Book Centre adalah sebagai berikut :
1. Mencerdaskan kehidupan bangsa dengan menyediakan berbagai macam buku
2. Turut serta menyebarkan produk pendidikkan dan informasi, demi
tercapainya cita – cita bersama yaiut mencerdaskan kehidupan bangsa,
menuju masyarakat baru Indonesia yg berkehidupan Pancasila.
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Sebagai langkah awal dari kegiatan operasionalnya, terlebih dahulu CV.
Bandung ook Centre Cabang Suci melakukan pembenahan ke dalam. Langkah ini
diambil agar semua bagian yang ada CV. Bandung Book Centre Cabang Suci
dapat mengerti dan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Struktur organisasi yang ada dan digunakan oleh CV. Bandung Book Centre
Cabang Suci adalah struktur staff, yang terdiri dari beberapa bagian yang
membantu jalannya kegiatan produksi. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi
lengkap CV. Bandung Book Centre Cabang Suci dapat dilihat pada gambar
berikut ini.
3.1.4. Deskripsi Tugas ( Job Description )
Adapun deskripsi tugas / Job description untuk setiap bagian yang terlibat
dalam perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
1. General Manager
a. Bertanggung jawab pada pimpinan
b. Mengawasi Kinerja Karyawannya
c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan
Laporan Penjualan & Pembelian Per bulan agar pimpinan mudah melihat
& menganalisis penjualan tiap bulannya guna penyusunan rencana
d. Mengadakan Perjanjian Kontrak Kerjasama dengan supplier
e. Menyusun laporan penjualan per penerbit apabila diminta
2. Store Manager ( Kepala Toko )
a. Bertanggung jawab pada General Manager
b. Mengawasi kinerja karyawannya
c. Mencari cara menaikkan omset / penjualan toko
d. Memberitahukan kepada Supervisor stok buku yang kosong agar dapat
dimasukkan dalam faktur pemesanan buku
e. Mencek stok barang yang kosong untuk pemesanan
3. Supervisor
a. Bertanggung jawab pada Store Manager / kepala took
b. Mengawasi kinerja karyawannya ( SPG / SPB )
c. Membuat daftar pesanan buku kosong ( Repeat Order ) ke supplier
d. Mentransfer dan menerima data dari pusat
e. Membuat retur pembelian
f. Membuat rekapan / berita acara faktur pembelian per bulannya untuk
diserahkan ke pusat
4. Kasir
a. bertanggung jawab pada bagian keuangan
b. melayani konsumen dalam transaksi penjualan
c. bertanggung jawab atas uang hasil penjualan harian
d. mencetak rekapan faktur penjualan buku
e. memeriksa di info buku untuk melihat buku – buku apa saja yang stoknya
kosong
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan bersifat deskriptif yaitu memaparkan
sercara lengkap, penelitian deskriptif memberikan gambaran tentang keadaan dan
3.2.1 Desain Penelitian
Untuk memperoleh data yang lengkap dan benar akan data yang
dibutuhkan maka metode penelitian yang digunakan penulis dalam penyusunan
laporan ini adalah metode deskriptif yaitu suatu bentuk pengumpulan data yang
bertujuan menggambarkan, memaparkan suatu keadaan atau suatu masalah,
dimana data yang diambil, dianalisis kebenarannya.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Data yang diperlukan dalam penelitian ini berasal dari dua sumber yaitu
data primer dan data sekunder. Data primer dikumpulkan dengan melakukan
penelitian dilokasi secara langsung yaitu ke perusahaan yang bersangkutan. Data
sekunder dikumpulkan melalui penelitian kepustakaan seperti dokumen-dokumen
yang ada di CV Bandung Book Centre.
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Data primer yang digunakan adalah data yang didapatkan melalui
identifikasi dan informasi langsung dari pihak CV. Bandung Book Centre Cabang
Suci untuk mendapatkan data yang dapat mendukung penelitian ini. Sumber data
primer dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi dan wawancara.
1. Metode Observasi / pengamatan dengan mengamati obyek, yaitu metode langsung yang meliputi kegiatan pemusatan penelitian terhadap suatu
obyek pengamatan.
2. Metode wawancara (interview) dengan cara mengajukan pertanyaan
dalam wawancara langsung ataupun tertulis, yaitu dengan cara
satunya pada bagian Supervisor untuk mendapatkan data maupun
informasi yang dianggap akan menambah perolehan atau kelengkapan data
sehingga mempermudah penyelesaian laporan dan penelitian.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara
mempelajari data yang telah tersedia atau dikumpulkan/diberikan oleh pihak yang
bersangkutan (pihak perusahaan) kepada penulis.
Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode
Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan
dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan
dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data
yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
Dokumentasi tersebut berupa Form pemesanan buku, Faktur realisasi surat
pesanan, Faktur pembelian, dan retur pembelian.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Suatu penelitian tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan
dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu
metode pendekatan dan pengembangan sistem untuk melaksanakan suatu
penelitian. Metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh
penulis pada penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu metode dengan
permasalahan yang mungkin ada, dengan harapan memperoleh pengetahuan baru
sebagai informasi kebijakan.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah Metode
analisis dan perancangan terstruktur. Menurut Jogiyanto (2005:56) Metode ini
merupakan suatu mekanisme, teknik atau cara untuk mencari, memperoleh,
mengumpulkan, atau mencatat data yang dapat digunakan untuk keperluan
menyusun laporan atau penelitian dengan prosedur yang didasarkan pada suatu
struktur logis yang terdiri dari beberapa tahapan kerja dan kemudian menganalisa
faktor – faktor yang berhubungan dengan pokok – pokok permasalahan sehingga
akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan pengembangan
perangkat lunak dengan metode prototype, karena metode ini berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak.
Menurut Abdul Kadir (2003:416), suatu prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk
membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat
Gambar 3.2 Mekanisme pengembangan sistem dengan prototype
Sumber: Abdul Kadir (2003:416)
1. Pengembang dan Pemakai 2. Pemakai menjelaskan ebutuhan
Pengembang mulai membuat Prototype
Pemakai menguji Prototype dan memberikan kritikan dan saran
Pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai
Tahapan-tahapan yang dilakukan di dalam mekanisme pengembangan
sistem dengan metode prototype adalah sebagai berikut:
1. Penulis akan mengidentifikasi kebutuhan user, supaya penulis bisa merancang sistem yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan user. Sebelum pada
tahap perancangan, penulis akan memulai pada tahap awal terlebih dahulu
yaitu penulis akan menganalisis sistem dengan cara melakukan mengumpulkan
data yaitu dengan field reserch (metode penelitian)/observasi, dan interview (wawancara) dan dengan cara literatur yaitu dengan dokumentasi terhadap
kebutuhan yang diinginkan pemakai, baik dalam model interface, teknik, prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan.
2. Pada tahap kedua yaitu membuat prototype, penulis akan membuat prototype sistem tersebut untuk memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan
dirancang.
3. Pada tahap ketiga yaitu pengujian prototype, penulis akan melakukan uji coba sistem yang telah dirancang untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat
digunakan dengan baik dan benar, sesuai kebutuhan pemakai.
4. Pada tahap keempat yaitu memperbaiki prototype, penulis akan menentukan apakah sistem tersebut dapat diterima oleh pemakai, atau harus dilakukan
beberapa perbaikan atau bahkan dibongkar semuanya dan mulai dari awal lagi,
dan setelah perbaikan sistem itu selesai dikerjakan, penulis akan kembali lagi
pada tahap yang ketiga yaitu dengan melakukan pengujian prototipe kembali.
5. Pada tahap kelima, tahap terakhir yaitu mengembangkan versi produksi,
memberikan gambaran bagaimana penggunaan sistem tersebut kepada pemakai
setelah sistem tersebut disetujui.
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Pada tahap ini akan dirancang (software) dengan memanfaatkan alat bantu
seperti berikut :
1. Flow map
Flow map merupakan diagram alir yang menyatakan hubungan beberapa item dari suatu proses. Kata ini cukup sering digunakan dalam bidang ilmu
matematika, komputer dan pemrograman. Map adalah tabel beberapa item yang saling berhubungan meskipun tabel ini tidak mempunyai baris dan kolom.
Pemakai map dapat mengetahui apa yang diinginkannya dengan melihat item terkait dalam tabel tersebut .
2. Diagram Kontek
Menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 64) Diagram konteks adalah
diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu
sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi
gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundry (dapat
digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses.
Tidak boleh ada store dalam lingkaran diagram konteks
3. Data Flow Diagram
arus data yang mengalir dalam sistem, proses data dan penyampaian data
[Fathansyah 1]. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika. Gambaran ini
tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau
organisasi file.
Beberapa simbol digunakan pada DFD untuk mewakili :
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang.
Organisasi atau sistem lain yang berada pada lingkungan luarnya yang
memberikan input/ menerima output dari sistem.
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses simpan data dan kesatuan luar, arus data ini menunjukan arus dari
data berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
3. Proses (Process)
Proses merupakan menunjukan pada bagian yang mengubah input menjadi output
yaitu menunjukan bagaimana satu atau lebih input diubah menjadi beberapa output.
4. Simpanan Data (Data Store)
Data store merupakan simpanan dari data yang dapt berupa suatu file / database
4. Kamus Data
Kamus data (data dictionary) atau disebut juga dengan istilah systems data
dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu informasi.untuk dapat mendefinisikan data yang
mengalir di sistem dengan lengkap. Pada perancanagan sistem digunakan untuk
merancang input, merancang laporan-laporan dan database. KD dibuat
berdasarkan arus data yang ada di DAD dan hanya ditunjukan nama arus datanya
saja.
5. Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi table-table
yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada
beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat tambah/insert,
menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrive pada suatu database, bila
ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada
beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belum mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi
sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, dan bentuk normal
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan
mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau
terduplikasi.Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah table tidak boleh mengandung
kelompok yang terulang.
3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)
Aturan kedua berbunyi bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk
normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci
primer harus dipindahkan ke table lain.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)
Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk
normal kedua dan tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non-kunci
(kebergantungan transitif).
6. Tabel Relasi
Didalam sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah fields yang
memiliki nilai untuk setiap baris. Fields ini ditandai dengan icon bergambar
kunci di depan namanya. Baris-baris yang berhubungan pada tabel mengulangi
kunci primer (primary key) dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain.
Salinan dari kunci primer di dalam tabel-tabel yang lain disebut dengan kunci
sebuah field merupakan kunci asing adalah jika dia sesuai dengan kunci primer pada tabel lain
7. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram berisikan komponen-komponen himpunan
entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut
37 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat
ini sedang berjalan. Kelebihan dan kekurangan sistem tersebut dapat diketahui dan
diidentifikasi sehingga dalam membangun perangkat lunak lebih mudah.dari sistem
lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan uji
dan analisa menuju pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang
diusulkan.
4.1.1. Analisis Dokumen
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menguraikan dokumen yang dipakai
dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan dari
dokumen tersebut. Penggunaan dokumen secara lengkap dilakukan untuk mengetahui
jalur distribusi, fungsi dan frekuensi pembelian dari dokumen yang terlibat di dalam
sistem pembelian buku tunai di CV Bandung Book Centre. Berikut adalah dokumen
yang digunakan dalam sistem:
Tabel 4.1. Analisis Dokumen
No Nama
Dokumen Deskripsi Fungsi Elemen
diberikan kepada Supervisor untuk dicek kembali setelah itu
faktur pemesanan buku yang telah direalisasi oleh supervisor supplier berdasar kan atas pemesanan buku dari cabang / pusat
untuk retur ke penerbitnya
Untuk
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur pembelian tunai yang berjalan di CV Bandung Book Centre Cabang
Suci adalah sebagai berikut :
1. Pramuniaga memeriksa stok fisik buku yang kosong untuk dibuatkan repeat
ordernya, lalu di serahkan ke Supervisor (SPV).
2. Supervisor memeriksa kembali repeat order yang telah dibuat oleh
pramuniaga, dan apabila repeat order diterima, maka supervisor langsung
membuatkan purchase order dan kemudian dikirimkan ke pusat.
3. Oleh pusat purchase order dievaluasi lalu setelah dievaluasi dikirimkan
kembali ke supervisor cabang.
4. Supervisor mencetak evaluasi purchase order untuk dibuatkan nota pembelian
lalu kemudian dikirim ke penerbit melalui email / fax.
5. penerbit mengirimkan buku dan faktur 3 rangkap. Lalu diserahkan ke
supervisor untuk di periksa.
6. Supervisor memeriksa buku yang telah dikirim, apabila sesuai dengan
purchase order, maka buku diterima, dan apabila tidak sesuai dengan purchase
order, maka buku ditolak.
7. Setelah buku diterima, lalu faktur pembelian dari penerbit diberi cap
penerimaan buku dan di tanda tangan oleh supervisor. Faktur pembelian
tersebut terdiri dari 3 rangkap, rangkap ke-1 diberikan ke penerbit.
8. Rangkap ke-2 dan ke-3 dari faktur pembelian tersebut direalisasi oleh
supervisor, setelah itu rangkap ke-2 dikirimkan ke pusat dan rangkap ke-3 di
simpan sebagai arsip oleh cabang, agar data yang ada di cabang sama dengan
data yang ada dipusat.
9. Apabila dalam 3 Bulan Buku yang telah dibeli belum juga terjual maka
pramuniaga mengajukan data buku tersebut kepada supervisor untuk
dibuatkan retur pembelian oleh supervisor dan retur pembelian tersebut
4.1.2.1. Flow Map
Dari Prosedur diatas dapat digambarkan Flow Map Pembelian sebagai berikut :
Pramuniaga Supervisor Pusat Penerbit
Pramuniaga Supervisor Pusat Penerbit
Dari Prosedur diatas dapat digambarkan Flow Map Retur Pembelian sebagai berikut :
Pramuniaga Supervisor Pusat Penerbit
Data Buku Data Buku
Buat Retur
Retur Pembelian
Retur Pembelian
Gambar 4.3. Flow Map Retur Pembelian Sistem Yang Berjalan
Keterangan :
RO : Repeat Order
PO : Purchase Order
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang
berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk
dan keluar pada sistem tersebut.
SI pembelian secara kredit
Pusat Pramuniaga
Penerbit RO, Data
Buku
RO ditolak
PO
EPO
Nota Pembelian, Faktur pembelian ditolak, Faktur yang sudah dicap, Retur Pembelian Faktur
pembelian
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang sedang berjalan saat ini
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Dari deskripsi sistem yang berjalan tersebut di atas terlihat masih adanya
proses pembelian yang dilakukan secara manual, sehingga sangat berpengaruh
terhadap efektifitas dan efisiensi kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam proses
pembelian tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci, akibatnya pada saat
melakukan pemesanan barang sering terjadinya pembuatan pesanan secara berulang
(redudansi) karena prosesnya masih manual. Dan juga pada saat pengecekan barang
sering terjadi perbedaan data stok antara data yang di komputer dengan data stok
fisiknya, sehingga para karyawan harus melakukan stock opname.
Proses yang masih manual tersebut antara lain : proses pembuatan RO
(Repeat Order), PO (Purchase Order), Nota Pembelian, dan pengecekan stok barang.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan
sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dari persiapan untuk
rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem
dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem adalah untuk melengkapi, memperbaiki atau
mengembangkan sistem yang sedang berjalan agar menjadi sistem yang lebih berdaya
guna dan sesuai dengan kebutuhan organisasi terkini, sehingga dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja organisasi.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Pada prinsipnya prosedur yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur
yang sedang berjalan, namun pada teknis operasionalnya penulis mengusulkan ada
satu yang dirubah, yaitu : Pramuniaga tidak lagi membuat RO (Repeat Order) tetapi
Supervisor langsung membuat PO (Purchase Order), apabila pengecekan buku pada
database buku terdapat stok buku yang kosong.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Adapun prosedur pembelian tunai yang diusulkan di CV Bandung Book
Centre Cabang Suci adalah sebagai berikut :
1. Supervisor memeriksa stok data barang yang kosong dari database, apabila
ada stok data barang yang kosong maka supervisor mencetak purchase order,
kemudian purchase order tersebut dikirimkan ke pusat .
2. Oleh pusat purchase order dievaluasi lalu setelah dievaluasi dikirimkan
kembali ke supervisor cabang.
3. Supervisor mencetak evaluasi purchase order untuk dibuatkan nota pembelian
4. Penerbit mengirimkan buku dan faktur 3 rangkap. Lalu diserahkan ke
supervisor untuk di periksa.
5. Supervisor memeriksa buku yang telah dikirim, apabila sesuai dengan
purchase order, maka buku diterima, dan apabila tidak sesuai dengan purchase
order, maka buku ditolak.
6. Setelah buku diterima, lalu faktur pembelian dari penerbit diberi cap
penerimaan buku dan di tanda tangan oleh supervisor. Faktur pembelian
tersebut terdiri dari 3 rangkap, rangkap ke-1 diberikan ke penerbit.
7. Rangkap ke-2 dan ke-3 dari faktur pembelian tersebut direalisasi oleh
supervisor, dan kemudian diposting, lalu rangkap ke-2 dikirimkan ke pusat
dan rangkap ke-3 di simpan sebagai arsip oleh cabang, agar data yang ada di
cabang sama dengan data yang ada dipusat.
8. Apabila dalam 3 Bulan Buku yang telah dibeli belum juga terjual maka
4.2.3.1. Flow Map
Dari prosedur di atas dapat digambarkan Flow map sebagai berikut :
Supervisor Pusat Penerbit
Supervisor Pusat Penerbit
Keterangan :
PO : Purchase Order
EPO : Evaluasi Purchase Order
4.2.3.2. Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu system secara
keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar
pada sistem tersebut.
SI pembelian secara kredit
Pusat Penerbit
PO
EPO Nota Pembelian,
Faktur pembelian ditolak, Faktur yang sudah dicap, Retur Pembelian
Faktur pembelian
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang diusulkan adalah :
1.0
4.2.3.4. Kamus Data
1. Nama Arus Data : Data Buku
Alias : -
Aliran : file buku - proses 1.0, file buku – proses 6.0
Atribut : kode_buku, nama_buku, stok, harga, kode_penerbit,
nama_penerbit, alamat, no_telpon, nama_pengarang.
2. Nama Arus Data : PO
Alias : EPO, Nota Pembelian
Aliran : Proses 1.0 – Pusat, Pusat – Proses 2.0, Proses 2.0 - Penerbit
Atribut : no_po, tgl_po, kode_buku, nama_buku, jumlah_po,
kode_penerbit, nama_penerbit, nama_pengarang.
3. Nama Arus Data : Faktur Pembelian
Alias : Faktur pembelian sudah dicap, faktur pembelian sudah
direalisasi
Aliran : penerbit - proses 3.0, proses 3.0 – proses 4.0, proses 4.0 –
Proses 5.0, proses 5.0 – F. pembelian, proses 5.0 - pusat
Atribut : no_po, no_realisasi, tgl_realisasi, kode_buku, nama_buku,
Jumlah_realisasi, kode_penerbit, nama_penerbit, harga_
buku.
4. Nama Arus Data : retur pembelian
Alias : -
Atribut : no_realisasi, no_retur, tgl_retur, kode_buku, nama_buku,
Jumlah_retur, kode_penerbit, nama_penerbit,
nama_pengarang.
4.2.4. Perancangan Basis Data
Tujuan dari perancangan basis data adalah untuk memberikan gambaran
mengenai basis data dari Perancangan Aplikasi Pembelian Tunai di CV. Bandung
Book Centre Cabang Suci dengan cara melakukan normalisasi pada tabel yang akan
dirancang. Perancangan basis data ini meliputi normalisasi, relasi tabel, ERD, struktur
file, dan kodifikasi. 4.2.4.1. Normalisasi
Berikut adalah tahapan normalisasi dari Perancangan Aplikasi Pembelian
Tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci :
a. Bentuk Tidak Normal :
Pada tahap ini semua data dikumpulkan tanpa format tertentu, sehingga data
bisa jadi mengalami duplikasi (berulang).
Atribut = {kode_buku, nama_buku, stok, harga, kode_penerbit,
nama_penerbit, alamat, no_telpon, nama_pengarang, no_po, tgl_po,
kode_buku, nama_buku, jumlah_po, kode_penerbit, nama_penerbit,
nama_pengarang, no_po, no_realisasi, tgl_realisasi, kode_buku,
nama_buku, Jumlah_realisasi, kode_penerbit, nama_penerbit,harga_
buku, no_realisasi, no_retur, tgl_retur, kode_buku, nama_buku,
b. Bentuk Normal Pertama (1NF) :
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa atribut yang berulang.
Barang = { Kode_buku, nama_buku, stok, harga, kode_penerbit, nama_penerbit,
alamat, no_telpon, nama_pengarang, no_po, tgl_po, jumlah_po,
no_realisasi, tgl_realisasi, Jumlah_realisasi, harga_buku, no_retur,
tgl_retur, jumlah_retur }.
c. Bentuk Normal Kedua (2NF) :
Pada tahap ini semua atribut bukan kunci memiliki dependensi
(ketergantungan) sepenuhnya terhadap atribut kunci.
TBuku = { Kode_buku*, nama_buku, nama_pengarang, stok, harga }
TPenerbit = {Kode_penerbit*, nama_penerbit, alamat, no_telpon }
TMasterPO = {No_po*, tgl_po, jumlah_po }
TMasterRealisasi = { No_Realisasi*, Tgl_realisasi, jumlah_realisasi,
Harga_buku }
TMasterRetur = { No_retur*, tgl_retur, jumlah_retur, no_realisasi }
d. Bentuk Normal Ketiga (3NF) :
Pada tahap ini dipisahkan atribut-atribut yang memiliki dependensi
(ketergantungan) transitif, yakni atribut bukan kunci harus tidak memiliki
ketergantungan terhadap atribut bukan kunci yang lain.
TBuku = { Kode_buku*, nama_buku, nama_pengarang, stok, harga }
TPenerbit = { Kode_penerbit*, nama_penerbit, alamat, no_telpon }
TMasterRealisasi = { No_Realisasi*, No_po**, Tgl_realisasi }
TMasterRetur = { No_retur*, No_realisasi**, tgl_retur }
TDetailPO = { Kode_buku**, Jumlah_PO }
TDetailRealisasi = { Kode_buku**, Jumlah_realisasi, harga_buku }
TDetailRetur = { Kode_buku**, Jumlah_retur }
4.2.4.2. Relasi Tabel
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 4.11. Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.4.4. Struktur File
Struktur file dibuat untuk menunjukkan arus data yang terdiri dari tiap item atau
a. Nama file : TBuku
Kunci file : Kode_Buku, Kode_Penerbit
Media : Harddisk
Tabel 4.2. File Buku
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 kode_buku Varchar 10
2 nama_buku Varchar 50
3 stok Int 4
4 harga Money 8
5 kode_penerbit Varchar 10
6 nama_pengarang Varchar 50
b. Nama file : TPenerbit
Kunci file : Kode_Penerbit
Media : Harddisk
Tabel 4.3. File Penerbit
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 kode_penerbit Varchar 10
2 nama_penerbit Varchar 30
3 alamat Varchar 30
c. Nama file : TMasterPO
Kunci file : No_PO, Kode_Penerbit
Media : Harddisk
Tabel 4.4. File MasterPO
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 no_PO Varchar 15
2 tgl_PO Datetime 8
3 kode_penerbit Varchar 10
d. Nama file : TDetailPO
Kunci file : No_PO, Kode_Buku
Media : Harddisk
Tabel 4.5. File DetailPO
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 no_PO Varchar 15
2 kode_buku Varchar 10
3 jumlah_PO Int 4
e. Nama file : TMasterRealisasi
Kunci file : No_Realisasi, No_PO
Tabel 4.6. File MasterRealisasi
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 no_realisasi Varchar 10
2 tgl_realisasi Datetime 8
3 no_PO Varchar 15
f. Nama file : TDetailRealisasi
Kunci file : No_Realisasi, Kode_Buku
Media : Harddisk
Tabel 4.7. File DetailRealisasi
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 no_realisasi Varchar 10
2 kode_buku Varchar 10
3 jumlah_realisasi Int 4
4 harga_buku Money 8
g. Nama file : TMasterRetur
Kunci file : No_Retur, No_Realisasi
Tabel 4.8. File MasterRetur
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 no_retur Varchar 10
2 tgl_retur Datetime 8
3 no_realisasi Varchar 10
h. Nama file : TDetailRetur
Kunci file : No_Retur, Kode_Buku
Media : Harddisk
Tabel 4.9. File DetailRetur
NO NAMA FIELD TYPE LEBAR
1 no_retur Varchar 10
2 kode_buku Varchar 10
3 jumlah_retur Int 4
4.2.4.5. Kodifikasi
Kodifikasi berguna untuk memudahkan dalam mengelompokkan data dan
pemrosesan data tersebut. Selain itu kodifikasi juga dapat membantu dalam
mengidentifikasi suatu objek, sehingga kesalahan dalam identifikasi objek dapat
1. Kode Penerbit
Pembuatan Kode Supplier berdasarkan atas nama setiap supplier itu sendiri
Contoh : AN, GI, LM
Keterangan : AN = C.V Andi Offset
GI = Graha Ilmu
LM = LokoMedia
2. Kode Barang
Pembuatan Kode Barang berdasarkan atas Kode Penerbit
AN XXX
No. Urut Barang setiap supplier
Kode Supplier
Contoh : AN 001
Keterangan : AN = Kode Supplier C.V Andi Offset
001 = No urut barang berdasar setiap penerbit
3. No PO
KB XX XX XXX
No. urut PO
Contoh : KB 10 05 001
Keterangan : KB = Kode PO
10 = Tahun PO
05 = Bulan PO
001 = No. Urut PO
4. No Retur Pembelian
RT XX XX XXX
No. urut retur
Bulan retur Tahun retur Kode retur Contoh : RT 10 05 001
Keterangan : RT = Kode retur
10 = Tahun retur
05 = Bulan retur
001 = No. Urut retur
5. No Realisasi Pembelian
R XXX
No. urut realisasi
Contoh : R001
Keterangan : R = Kode Realisasi
001 = No. urut realisasi
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka ini bertujuan untuk memberikan tentang desain
program yang akan dibuat, berikut point – point dari perancangan antar muka.
4.2.5.1. Struktur Menu
Menu Utama
File Data Utama Transaksi Laporan
Keluar Data Penerbit
4.2.5.2. Perancangan Input
1. Perancangan Data Buku
|ß ß à à|
Tambah
Ubah
Pencarian Barang :
Cari
Keluar Data Buku
Gambar 4.13. Perancangan Data Buku
2. Perancangan Input Tambah dan Ubah Data Buku
Nama Penerbit :
Kode Buku :
Nama Pengarang :
Nama Buku :
Stok :
Harga :
Simpan Batal
3. Perancangan Data Penerbit
|ß ß à à|
Tambah
Ubah
Pencarian Barang :
Cari
Keluar Data Penerbit
Gambar 4.15. Perancangan Data Penerbit
4. Perancangan Input Tambah dan Ubah Data Penerbit
Kode :
Nama :
Alamat :
No. Telpon :
Simpan Batal
5. Perancangan Input Data PO
No. Purchase Order :
Penerbit :
Tanggal PO :
Daftar Buku yang Dibeli :
Tambah Buku
Hapur Buku
Ubah Jumlah
Simpan
Batal
Gambar 4.17. Perancangan Input Data PO
6. Perancangan Input Tambah Data PO
Kode Buku : Nama Buku : Stok :
Jumlah PO :
OK
Tambah Data PO
7. Perancangan Ubah Jumlah Data PO
Kode Buku
Nama Buku
Jumlah PO :
:
:
OK
Gambar 4.19. Perancangan Ubah Jumlah Data Pembelian
8. Perancangan Input Realisasi PO
No. Purchase Order :
Penerbit :
Tanggal PO :
Daftar Buku Yang dibeli :
Input Terima
Ubah Terima
Cetak Realisasi
Batal No. Purchase Order :
9.Perancangan Input Terima dan Ubah Terima Realisasi PO
Kode Buku :
Nama Buku :
Jumlah PO :
Jumlah Terima :
Harga Terima :
Simpan Batal
Gambar 4.21. Perancangan Input Terima dan Ubah Terima Realisasi PO
10. Perancangan Input Retur Pembelian
No. Retur Pembelian :
No. Realisasi :
Tanggal Retur :
Daftar Buku yang Diretur :
Jumlah Retur
Hapus
Ubah Jumlah
Simpan
Batal
11. Perancangan Input Jumlah Retur Pembelian
Kode Buku : Nama Buku :
Stok :
Jumlah Retur :
OK
Gambar 4.23. Perancangan Input Jumlah Retur Pembelian
12. Perancangan Ubah Jumlah Retur Pembelian
Kode Buku
Nama Buku
Jumlah Retur :
:
:
OK
4.2.5.3. Perancangan Output
1. Perancangan Output Laporan Data Buku
Tanggal : LOGO
Jumlah Buku :
