BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
PT Pupuk Kujang yang berlokasi di Cikampek, Karawang, Jawa
Barat, bergerak di bidang pertanian yang memproduksi pupuk organik
bersubsidi. Wilayah pemasaran PT Pupuk Kujang bisa dibilang dalam skala
besar, yaitu meliputi seluruh wilayah Jawa Barat. PT Pupuk Kujang
merupakan anak perusahaan dari PT Pupuk Sriwijaya yang berlokasi di
wilayah Palembang. Walaupun posisinya sebagai anak perusahaan PT Pusri,
namun PT Pupuk Kujang bisa dibilang salah satu perusahaan BUMN yang
terkenal. Struktur keorganisasiannya pun sudah memenuhi standard ISO.
Namun, fakta dilapangan sebagian system informasi yang ada di
dalam PT Pupuk Kujang belum sempurna. PT Pupuk Kujang masih perlu
banyak melakukan pengembangan system. Dari berbagai pengembangan
system yang semestinya dilakukan oleh PT Pupuk Kujang, penulis
mengambil satu system yang akan dibangun sekaligus dijadikan objek
penelitian bagi penulis. Sistem tersebut adalah system yang prinsip kerjanya
diharapkan mampu melacak penggunaan software berlisensi yang dibeli PT
Pupuk Kujang. Sistem ini dibangun dengan tujuan supaya ketika dilakukan
audit oleh pihak vendor software, hasil audit bisa dipertanggungjawabkan.
Berhubung PT Pupuk Kujang merupakan salah satu perusahaan BUMN
yang besar, penggunaan software berlisensi sebagai sarana pendukung
pelaksanaan system informasi yang ada, sangat diperlukan demi nama baik
perusahaan. Sistem ini merupakan system yang belum pernah dibangun,
sehingga penulis harus merancang system ini dari awal. Oleh karena itu,
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dilapangan terhadap objek penelitian,
didapat beberapa masalah diantaranya:
1. Selama ini pencatatan penggunaan software berlisensi dilakukan
secara manual dan tidak sistematis.
2. Dokumentasi yang ada atas penggunaan software berlisensi belum
cukup bisa dipertanggungjawabkan ketika diadakan audit.
b. Rumusan Masalah
Dilihat dari uraian identifikasi masalah tersebut diatas, sehingga
diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:
1. Data apa saja yang diperlukan sebagai bahan pertanggungjawaban
ketika akan dilakukan auditing software.
2. Bagaimana proses pencatatan penggunaan software berlisensi yang
berjalan saat ini.
3. Bagaimana perancangan system informasi untuk pelacakan
penggunaan software berlisensi di PT Pupuk Kujang.
4. Bagaimana implementasi dari system informasi tersebut.
5. Bagaimana evaluasi dari system informasi yang dirancang untuk
pelacakan penggunaan software berlisensi di PT Pupuk Kujang.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk
mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan
dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan
dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :
1. Mengetahui data-data yang dibutuhkan untuk pertanggungjawaban
ketika akan dilakukan auditing software.
2. Mengetahui system pencatatan penggunaan software berlisensi yang
3. Membuat perancangan system pencatatan dan pelacakan penggunaan
software berlisensi pada PT Pupuk Kujang, Cikampek – Jawa Barat.
4. Mengimplementasi perancangan system yg diusulkan.
5. Mengevaluasi hasil dari system yang diusulkan.
1.4. Metode Pengembangan Sistem
Adapun metode yang penulis gunakan dalam membangun Tracking Of Using Software Licensed Inventory System adalah model Waterfall.
Sumber : Roger Presman, 2008.
Gambar 1.1
Model Pengembangan Sistem Waterfall
Mengenai tahapan-tahapan dalam metode pengembangan system dengan
Waterfall, adalah sebagai berikut:
a. Analysis
Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau
pengembangan perangkat lunak.
b. Design
Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke
dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer. Tiga atribut
yang penting dalam proses perancangan system, yaitu: struktur data,
arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma. Analysis
Design
Coding
Test ing
c. Coding
Menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa
pemrograman yang telah ditentukan.
d. Testing
Uji coba terhadap program yang telah dibuat.
e. Maintenance
Perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user.
1.5. Batasan Masalah
Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan oleh penulis di
PT Pupuk Kujang, Cikampek – Jawa Barat, penulis hanya melakukan
pembangunan system yang terkait masalah penggunaan software berlisensi
oleh pihak PT Pupuk Kujang.
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Tempat dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ialah di PT Pupuk Kujang
yang beralamat di JL. Jend. A. Yani No 39 Cikampek – Jawa Barat. Waktu
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, yaitu selama kurang lebih 1,5 bulan
terhitung dari tanggal 1 Juli 2010 sampai 16 Agustus 2010 yang mana
waktu kerjanya adalah setiap hari Senin – Jumat dimulai dari jam 7.00 –
16.00 WIB.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No. Aktivitas
Waktu(dalam minggu) 1 2 3 4 5 6
1 Analisa kebutuhan sistem X
2 Design Sistem X
3 Design Web Template X
4 Coding X X X
5 Testing X
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda,
tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu
sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen,
interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah
sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai
seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu
tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur,
dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen
tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga
berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Terdapat beberapa definisi system, yaitu:
Gordon B. Davis (1984) :
“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.
Raymond Mcleod (2001) :
“ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan
sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu “.
2.1.1. Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang,
komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan
komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator
komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan
manajer sistem informasi/EDP.
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena
prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan
dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu
instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan,
instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat Keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas
komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan
penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian
dan sistem manajemen data yang memungkinkan
pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan.
c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang
5. Basis Data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya
media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk,
magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran
tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain
sebagainya.
6. Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer
dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.
Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa
kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer
dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi Data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari
telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan
transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara
komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk
digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data
berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital.
Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem
informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu
sama lain.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yaitu:
a. Komponen-komponen
Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub-sistem,
misalkan system computer terdiri dari sub system perangkat
keras, perangkat lunak, dan manusia.
Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra system. Misalkan bila perangkat keras adalah system yang memiliki
sub system CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra
system perangkat keras adalah system computer.
b. Batas system
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan
luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar system
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem
dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang
mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
d. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem.
Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari
satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang
subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
e. Masukan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau
sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi
akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan
yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan
sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang
akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu
komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran
yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam
sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari
beberapa sudut pandang, diantaranya:
a. Sistem abstrak atau system fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia,
yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia
dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik,
misalnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah dan system buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,
tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan
interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine
system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh
human machine system karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem deterministik dan system probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan
tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
d. Sistem terbuka dan system tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di
pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
2.2. Pengertian Informasi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu
yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses
pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi
dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Raymond Mcleod :
“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti
bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang ”.
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata
yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia
bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari
suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu
obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk
menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam
huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan
melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain
yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap
sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya
membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai
berikut :
Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi pemakai
2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan
pemakai
3. Menggambarkan keadaan sebenarnya dari suatu hal.
Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan
yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Tepat Waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena
informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi
organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya
informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat,
cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu
informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja
diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem
informasi atau peralatan sistem lainnya.
Menurut Mc leod :
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai
media untuk menampilkan informasi “.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin
tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap
kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan
suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai
persyaratan umum sebagai berikut :
harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /
pengambilan keputusan
harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan
harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti:
Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan
Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi
manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi
Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.
2.3.1. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :
1. Komponen input
2. Komponen model
3. Komponen output
4. Komponen teknologi
5. Komponen basis data
6. Komponen kontrol
Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka
sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu
pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.
Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan
sebagai berikut ini :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model (Model Block)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
3. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai system.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem
informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control Block)
Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk
menanggulangi gangguan-gangguan terhadap system.
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan system:
Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1 : memandang perusahaan sebagai suatu system
Langkah 2 : mengenali system lingkungan
Langkah 3 : mengidentifikasi subsistem perusahaan.
Tahap II : Usaha Definisi
Langkah 4 : bergerak dari tingkat system ke subsistem
Analisis bagian-bagian system dapat digambarkan sebagai
berikut :
Gambar 2.2
Analisis Bagian-bagian Sistem
Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan
masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa
dipecahkan kalau ada masalah dalam elemen tiga.
Elemen 1 : Mengevaluasi standard. Standard kinerja
dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota.
Standard memiliki karakteristik tertentu: Standard harus valid
Standard harus realistis
Standard harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan
untuk mencapai
Standard harus terukur.
Elemen 2 : Membandingkan output system dengan standard.
Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis
dilakukan atas manajemen system dan struktur organisasi.
Sinyal-sinyal adanya masalah: (1) manajer bekerja dalam jam
yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan terbukti salah.
Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumber daya input. Pada
analisis ini konseptual tidak lagi menjadi persoalan,
permasalahan ada pada system fisik.
Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh
otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan
computer-aided manufacturing(CAD/CAM) dan computer integrated manufacturing.
Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.
Tahap III : Usaha Solusi
Langkah 6 : Mengidentifikasi berbagai _lternative solusi.
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk
memecahkan permasalahan yang sama. Manajer jarang
memecahkan masalah sendirian, biasanya dilakukan tukar
menukar pikiran (brain storming).
Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan
system pendukung keputusan secara kelompok (group decision
support system) untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak sanggup menangani volume
aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3 solusi _lternative :
(1) menambah lebih banyak peralatan pada computer yang ada
untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2)
menggantikan _lternat yang ada dengan yang lebih besar; (3)
menggantikan _lternat yang ada dengan jaringan _lternat local
(LAN) dari _lternat-komputer yang lebih kecil.
Langkah 7 : Mengevaluasi berbagai _lternative solusi.
Mengevaluasi _lternative dengan menggunakan _lternat
evaluasi. Dari contoh tadi, keuntungan dan kerugian
dipertimbangkan dengan _lternat : (1) biaya operasi; (2)
pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan data; dan (5)
kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.
Tabel 1.2
Alternatif Solusi Pendekatan Sistem
Langkah 8 : Memilih solusi terbaik.
Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih
alternatif terbaik:
Analisis : suatu evaluasi sistematis atas
pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensinya pada
tujuan organisasi.
Penilaian : proses mental dari seorang manajer. Tawar-menawar : negosiasi antara beberapa manajer.
Langkah 9 : Menerapkan solusi. Setelah ada solusi perlu
diterapkan untuk mengetahui efektivitasnya.
Langkah 10 : Membuat tindakan lanjut untuk memastikan bahwa
Gambar 2.3
Model Pendekatan Sistem Integrasi
2.4.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan system yang penulis gunakan dalam
membangun Tracking of Using Software Licensed Inventory
System adalah model pengembangan system Waterfall.
2.4.3 Alat Bantu Analisis 1) Flow Map
Flow Map berfungsi untuk mendefinisikan hubungan antara
bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer), dan
aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
Gambar 2.4 Simbol-simbol Flowmap
2) Context Diagram
DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks
dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis
dalam 1 proses tunggal (proses 0). Context Diagram juga
menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari
atau memberikan informasi ke sistem.
Gambar 2.5 Contoh Context Diagram
3) Data Flow Diagram
Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu
elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Ada 4 elemen-elemen yang
a. Proses
Aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis
yang spesifik, bisa berupa manual maupun
terkomputerisasi.
b. Data Flow
Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu
diawali atau berakhir pada suatu proses.
c. Data Store
Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data
yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data
di-update atau ditambahkan ke data store.
d. External Entity
Orang, organisasi, atau system yang berada di luar system
tetapi berinteraksi dengan system.
Masing-masing elemen akan diberi lambang tertentu untuk
membedakan satu dengan yang lain. Ada beberapa metode
untuk menggambarkan elemen-elemen tersebut. Untuk lebih
Tabel 1.3 Simbol-simbol DFD
Menggambarkan Proses Bisnis dengan Menggunakan DFD
Proses bisnis biasanya terlalu kompleks untuk ditunjukkan
dalam 1 DFD. Dekomposisi adalah proses untuk
menggambarkan sistem dalam hirarkie dari diagram DFD.
Diagram anak menggambarkan proses yang lebih detail
dibandingkan dengan diagram induk. Harus ada proses Balancing untuk menjamin informasi yang disajikan dalam
satu level dari suatu DFD secara akurat direpresentasikan
pada DFD level berikutnya. Adapun hirarki dari suatu DFD
Gambar 2.6 Hirarki Penyusunan DFD
Keterangan :
Context Diagram : DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada.
Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal
(proses 0). Context Diagram juga menunjukkan semua entitas
luar yang menerima informasi dari atau memberikan
informasi ke sistem.
Level 0 Diagram: Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan
bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan
data flow. Pada level ini juga ditunjukkan bagaimana
proses-proses utama terhubung dengan entitas eksternal. Pada level
ini juga dilakukan penambahan data store.
Level 1 Diagrams: Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan
proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses
utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana
informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya.
Jika misalnya proses induk di pecah, katakanlah menjadi 3
proses anak, maka 3 proses anak ini secara utuh menyusun
proses induk.
Level 2 Diagrams: Menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada level 1. Bisa saja penyusunan
DFD tidak mencapai level 2 ini. Atau mungkin harus
dilanjutkan ke level berikutnya (level 3, level 4...dst).
4) Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir
dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga
user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang
input, output, dan komponen data strore.
Form Kamus Data
Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data
yang menerangkan isi database sistem dalam bentuk hirarki
Gambar 2.7 Form Kamus Data
Dari gambar di atas tampak bahwa data flow dan data store
ada pada level tertinggi. Di sini lebih baik menganggap data
flow dan data store sebagai file dari data. Selanjutnya
struktur data yang ada pada data flow dan data store terletak
pada level kedua atau middle level. Di sini struktur data dianggap sebagai record data. Yang terakhir adalah data
element yang terletak pada level terendah, karena data
element merupakan bagian dari struktur data. Di sini data
element dianggap sebagai field.
Data Flow Dictionary Entry
Data flow dictionary entry ini menerangkan setiap data flow
pada DFD. Data flow ini dapat berupa :
a. Satu struktur yang terdiri dari satu elemen data tunggal.
b. Satu struktur yang terdiri dari satu paket elemen data.
c. Multiple struktur.
Data flow dictionary entry hanya berisi summary data atau
ringkasan data, dan menerangkan alur yang
mengidentifikasikan darimana alur itu berasal dan kemana
alur itu menuju.
Gambar 2.8
Data Flow Dictionary Entry
Contoh ini merupakan contoh data flow untuk penjualan.
Data Flow Name adalah nama yang digunakan pada DFD.
Description menerangkan secara singkat aturan flow di
dalam system. Field Form menunjukan asal dari data flow,
yang dapat berupa proses (satu proses atau lebih), data store
atau terminator. Field To menunjukan tujuan dari data flow,
yang berupa proses-proses, data store atau terminator.
Pengidentifikasian proses ini harus menggunakan nomor
dan label dari proses yang ada pada DFD, sedangkan bila
tujuan atau asal dari data berupa data store atau terminator,
maka yang digunakan hanya nama dari data store atau
terminator. Field Data Structures mendaftarkan setiap
struktur yang ada pada data flow. Pada umumnya yang ada
hanya struktur tunggal. Terakhir, field Comments
memberikan keterangan yang penting saja.
Data Store Dictionary Entry
Data store dictionary entry menerangkan setiap data store
yang unik dalam DFD. Jika data store yang sama muncul
lebih dari satu, maka hanya satu bentuk tunggal yang akan
digunakan.
Gambar 2.9
Data Store Dictionary Entry
Description menerangkan secara singkat jenis data yang
terkandung dalam data store dan mungkin juga tentang
bagaimana data itu digunakan di dalam system. Data
Structures memberikan daftar struktur yang ada pada data
store. Field Volume menunjukan ukuran dari data store.
Ukuran ini berupa berapa kali struktur data digunakan
dalam di dalam data store.
Field Activity menunjukan informasi yang berhubungan
dengan record yang aktif di dalam file, terutama pada saat
peng-update-an master file. Field Access menunjukan
batasan-batasan pada persediaan data. Hal ini digunakan
untuk merancang keamanan database, seperti penggunaan
password. Komentar yang penting dimasukan ke dalam
Field Comments.
Data Structure Dictionary Entry
Data structure dictionary entry ini dilengkapi dengan setiap
struktur yang ada pada bentuk data store dan data flow.
Tujuan dari data structure dictionary entry adalah untuk
dari data flow dan data store dictionary entry ke deskripsi
detail dari data element dictionary entry.
[image:30.595.200.462.164.366.2]Contoh:
Gambar 2.10
Data Structure Dictionary Entry
Field Structure Name berisi nama yang sama dengan form
data store dan data flow. Field Description menerangkan
bagaimana struktur itu digunakan. Field Data Elements
mendaftarkan setiap elemen data yang terkandung dalam
struktur itu. Field Comments berisi keterangan yang
dianggap penting.
Data Element Dictionary Entry
Data element dictionary entry menyediakan dasar untuk
skema database. Bentuk ini menyediakan data element
dictionary (DED) dari kamus data yang berdasarkan
computer.
Tujuan dari data element dictionary entry adalah untuk
menstandardkan deskripsi dari suatu elemen sehingga
elemen itu direferensikan dengan cara yang sama setiap kali
Contoh:
Gambar 2.11
Data Elements Dictionary Entry
Contoh ini merupakan field Salesperson Number pada order
penjualan. Field-field Data Element dan description, dan
Type ditunjukan dengan alphabet, numeric, dan
alphanumeric. Length menunjukan ukuran elemen yang digunakan adalah numeric, maka Number of Decimal
Position dapat diisi. Field-field elemen Name, Type,
Length, dan Number of Decimal Positions berhubungan
dengan spesifikasi data dalam bahasa pemrograman atau
DBMS.
Field Aliases memberikan daftar nama lain dari suatu
elemen data yang dipergunakan. Misalnya, invoice disebut
juga bill, purchase order disebut PO.
Field Range of Values adalah suatu informasi yang
digunakan oleh seorang programmer untuk mendeteksi
kesalahan data. Demikian juga dengan field-field Typical
Value, dan Specific Values diisi apabila diperlukan. Field
Specific Values akan diisi apabila data elemen
Details, menambahkan keterangan-keterangan yang
dianggap penting, misalnya Employee Age dapat diganti
dengan menggunakan elemen data Date of Birth.
Dari form kamus data di atas dapat dilihat bahwa database
dibentuk secara terstruktur, yaitu dengan form data flow dan
data store, suatu file diuraikan dan record yang
berhubungan dengan file itu diidentifikasikan. Form
struktur data menerangkan record secara detail dan
mengidentifikasikan elemen data yang bersangkutan. Form
elemen data menerangkan setiap elemen data secara detail.
Pendefinisian Data Elemen dalam Kamus Data Kamus data mendefinisikan data elemen dengan cara:
Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD
Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih elementary (kecil), contoh:
alamat langganan yang terdiri dari nama jalan, kota dan
kode pos.
Menguraikan komposisi paket data dalam data store.
Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur
data dan data store.
Menguraikan hubungan yang terinci antara data store dalam suatu entity relationship diagram (ERD).
Notasi-notasi Kamus Data
Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi-notasi
Tabel 1.4 Notasi Kamus Data
Notasi Arti
= terdiri dari, terbentuk dari, sama dengan + dan
( ) optional
{ } iterasi/pengulangan, misal: 1 {…} 10 [ ] Pilih salah satu dari beberapa alternative
(pilihan). Misal: [A|B|C|D] ** Komentar
@ identifier suatu data store | pemisah dalam bentuk [ ] Alias nama lain untuk suatu data
Implementasi Kamus Data
Kamus data dapat diimplementasikan dengan menggunakan
beberapa pendekatan, diantaranya: 1. Automatisasi kamus data
Pembuatan kamus data dapat dilakukan secara
automatisasi dengan menggunakan program kamus data
processor yang berfungsi:
Menerima definisi sebagai input yang mendukung alur data, elemen data, file-file, proses dan
memberikan format dan prosedur definisi.
Contoh: Paket ISDOS
Sebagai paket program kamus data. Contoh: ISFOD
2. Manual kamus data
Kamus data ini dibuat secara manual atau dengan kata
lain pembuatan kamus data ini dilakukan dengan:
Membuat kartu indeks untuk masing-masing item yang didefinisikan
Menulis nama item tersebut dan tingkatannya
Menulis definisi dengan menggunakan
Menggunakan bagian belakang dari kartu untuk
membuat catatan tentang karakteristik fisik
Membuat masing-masing satu kartu untuk suatu nama alias
Membuat satu entry untuk masing-masing satu istilah
Membuat entry secara berurutan. 3. Hybrid kamus data
Cara lain dalam membuat kamus data adalah dengan
mengembangkan kamus data yang dibuat secara
manual dengan menggunakan tool-tool sederhana.
5) Perancangan Basis Data
Basis data adalah satu kelompok organisasi data yang terpusat.
Basis data secara umum dianalogikan sebagai lemari dokumen
atau sekumpulan lemari dokumen (Beynon-Davies, 1991) Basis
data diorganisasikan sebagai tempat penyimpanan data.
Entity Relationship Diagram (ERD)
Diagram E-R digunakan untuk mengembangkan model
tingkat tinggi system, yang menggambarkan sebagian besar
obyek system serta interaksi antara obyek dan atribut-atributnya (Hawryszieycs, 1990).
Kardinalitas
Meskipun diagram E-R sudah menggambarkan informasi
tentang system, namun masih ada atribut tambahan yang
dapat ditampilkan dengan diagram E-R untuk melengkapi
pemodelan, atribut tersebut adalah kardinalitas relasi.
Kardinalitas menunjukan nomor relasi yang dimiliki oleh
Normalisasi
Normalisasi merupakan proses dekomposisi table agar
terbentuk table normal. Bentuk-bentuk normalisasi yang
digunakan adalah:
1. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First Normal Form) Syarat agar suatu relasi dapat dikatakan memenuhi
bentuk normal kesatu antara lain jika tidak
mengandung repeat group dan harus atomic.
2. Bentuk Normal Kedua (2 NF / Second Normal Form)
Suatu relasi akan memenuhi bentuk normal kedua
apabila telah memenuhi bentuk normal kesatu dan
semua atribut bukan kunci harus secara fungsi
bergantung penuh pada atribut kunci.
3. Bentuk Normal Ketiga (3 NF / Third Normal Form) Suatu relasi dapat memenuhi bentuk normal ketiga jika
telah memenuhi bentuk normal kedua dan tidak
mengandung “Transitive Functional Dependency”
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
PT Pupuk Kujang didirikan pada tanggal 9 Juni 1975 dengan dana pinjaman
dari Pemerintah Iran sebesar US$ 200 Juta, yang telah dilunasi pada tahun
1989, serta Penyertaan Modal Pemerintah (PMP) Indonesia sebesar US$ 60
juta.
Pembangunan pabrik Pupuk Kujang pertama yang kemudian diberi nama
Pabrik Kujang 1A dengan kapasitas produksi 570.000 ton/tahun urea dan
330.000 ton/tahun amonia dilaksanakan oleh kontraktor utama Kellogg
Overseas Corporation (USA) dan Toyo Engineering Corporation (Japan).
Pembangunan Pabrik Kujang 1A ini berhasil dibangun selama 33 bulan dan
diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia pada tanggal 12 Desember
1978.
Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 1997 dan berdasarkan Rapat
Umum Pemegang Saham Luar Biasa PT Pupuk Kujang tanggal 25 Juli
1997, PT Pupuk Kujang menjadi anak perusahaan PT Pupuk Sriwidjaja, dan
disetujui penjualan 10 (sepuluh) lembar saham milik PT Pupuk Sriwidjaja
pada PT Pupuk Kujang yang diwakili oleh Yayasan Kesejahteraan Warga
Kujang.
Pembangunan Pabrik Kujang 1B dengan kapasitas produksi 570.000
ton/tahun urea dan 330.000 ton/tahun amonia dilaksanakan oleh kontraktor
utama Toyo Engineering Corporation (TEC) Japan dan didukung oleh 2
(dua) kontraktor dalam negeri yaitu PT Rekayasa Industri dan PT Inti Karya
Persada Teknik. Pembangunan Pabrik Kujang 1B ditempuh dalam waktu 36
bulan, dimulai tanggal 1 Oktober 2003 sampai dengan 6 September 2005.
Selain dari equity yang dimiliki oleh PT Pupuk Kujang, pendanaan proyek
sebesar JPY 27.048.700.000. Peresmian Pabrik Kujang 1B dilakukan oleh
Presiden Republik Indonesia pada tanggal 3 April 2006.
3.1.1. Kepedulian PT Pupuk Kujang Terhadap Lingkungan
PT Pupuk Kujang adalah pabrik pupuk pertama di Indonesia yang
peralatannya dilengkapi dengan unit-unit pengolahan air limbah dan
telah melaksanakan analisis dampak lingkungan sejak awal masa
konstruksi. Adapun proses Amdal PT Pupuk Kujang sbb :
1. Environmental impact study PT Pupuk Kujang oleh Konsultan
PT Widya Pertiwi Engineering tahun 1977.
2. Studi Evaluasi Lingkungan (SEL) oleh Lembaga Pengabdian
Masyarakat ITB tahun 1990.
3. Rencana Pengelolaan Lingkungan (RKL) oleh LPM-ITB tahun
1993.
4. Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL) oleh LPM-ITB tahun
1993.
5. Memperoleh Sertifikat Sistem Manajemen Lingkungan (SML)
ISO 14001 disusun oleh PT Pupuk Kujang dengan assessor dari
PT Sucofindo ICS tahun 1998.
6. Memperoleh izin rekomendasi revisi RKL-RPL oleh Pemda
Kabupaten Karawang tahun 2002.
7. Memperoleh Sertifikat SML 14001 periode II untuk tahun
2002-2005 pada tahun 2002.
8. Memperoleh izin pembuangan air limbah cair dari Pemda
Kabupaten Karawang.
Tiga pendekatan dalam pengelolaan lingkungan di PT Pupuk Kujang
yaitu pendekatan teknologi, pendekatan institusional, dan
A. Karakteristik dan Pengelolaan Limbah PT Pupuk Kujang Sifat cair : Jenis Amonia cara penanganan dengan Steam
Stripping, jenis Oli cara penanganan dengan pemisah
minyak, jenis Sanitas cara penanganan dengan lumpur aktif,
jenis Asam/Basa cara penanganan dengan netralisasi, jenis
Lumpur cara penanganan dengan pengendap lumpur.
Sifat Gas : Jenis Debu Urea cara penanganan dengan
pemisah debu / Dedusting System.
Sifat Padat : Jenis Katalis cara penanganan dengan dijual
kembali.
Bahan baku utama dalam pembuatan pupuk adalah gas bumi, air
dan udara. Ketiga bahan baku tersebut diolah sehingga
menghasilkan amonia dan akhirnya urea. Penyediaan gas bumi
berasal dari Pertamina dan Perusahaan Gas Swasta lainnya yang
diambil dari sumber lepas pantai laut Jawa, sedangkan air baku
diambil dari Perum Jasa Tirta II Jatiluhur-Purwakarta.
Untuk memanfaatkan ekses operasional Pabrik Pupuk Kujang
maka dibangunlah beberapa anak Perusahaan yang merupakan
Joint Venture dengan pihak swasta dalam negeri maupun luar
negeri. Saat ini PT Pupuk Kujang mempunyai 5 (lima) anak
perusahaan yang merupakan perusahaan patungan dengan pihak
swasta yaitu:
1. PT Sintas Kurama Perdana yang memproduksi asam
formiat,
2. PT Multi Nitrotama Kimia yang memproduksi ammonium
nitrat dan asam nitrat,
3. PT Peroksida Indonesia Pratama memproduksi hydrogen
peroksida,
4. PT Kujang Sud-Chemie Catalysts yang memproduksi
5. PT Kawasan Industri Kujang Cikampek yang mengelola
lahan di kawasan PT Pupuk Kujang.
Mengenai harga jual, Harga Eceran Tertinggi pupuk urea
bersubsidi berdasarkan pada Peraturan Menteri Pertanian Nomor
17/Permentan/SR.130/02/2006 adalah Rp 1.200/Kg. Mengingat
biaya produksi pupuk urea masih lebih tinggi dari Harga Eceran
Tertinggi (HET), maka Pemerintah melalui Keputusan Menteri
Keuangan Nomor 122/KMK.02/2006 tanggal 7 Desember 2006,
tentang Tata Cara Perhitungan dan Pembayaran Subsidi Pupuk
Tahun Anggaran 2006 menetapkan pola subsidi harga sebagai
pengganti subsidi gas yang masih dinilai jauh dibawah biaya
produksi setiap produsen pupuk, sehingga cenderung merugi.
Dalam subsidi harga tersebut besaran subsidi dari Pemerintah
terhadap industri pupuk adalah seluruh biaya produksi termasuk
harga bahan baku utama yaitu gas alam ditambah margin 10 %
ditambah biaya distribusi dikurangi dengan Harga Eceran
Tertinggi. Sesuai Peraturan Menteri Perdagangan
No.33/M-DAG/PER/8/2007 tanggal 16 Agustus 2007, tentang perubahan
wilayah pemasaran pupuk urea bersubsidi untuk sektor
pertanian, PT Pupuk Kujang diberikan tanggung jawab
distribusi ke: seluruh Provinsi Jawa Barat, seluruh Provinsi
Banten, seluruh DKI Jakarta dan sebagian wilayah Jawa Tengah
III.
3.1.2. Kegiatan-kegiatan yang Dijalankan PT Pupuk Kujang Produksi
Mengolah bahan-bahan mentah tertentu yaitu gas, air dan udara
menjadi bahan-bahan pokok yang diperlukan dalam pembuatan
ammonia dan pupuk urea, serta mengolah bahan pokok tersebut
Perdagangan
Menyelenggarakan kegiatan distribusi dan perdagangan, baik
dalam maupun luar negeri yang berhubungan dengan
produk-produk tersebut diatas dan produk-produk-produk-produk lainnya serta kegiatan
impor barang yang antara lain berupa bahan kimia, suku cadang
pabrik dan bahan pembantu lainnya.
Pemberian Jasa
Melaksanakan studi penelitian, pengembangan, desain
engineering, pengantongan, konstruksi, manajemen,
pengoperasian pabrik, pabrikan/reparasi, pemeliharaan,
konsultasi (kecuali konsultasi bidang hukum) dan jasa teknis
lainnya dalam sektor industri pupuk dan industri kimia lainnya.
Usaha Lainnya
Menjalankan kegiatan-kegiatan usaha dalam bidang angkutan,
ekspedisi dan pergudangan serta kegiatan lainnya yang
merupakan sarana dan perlengkapan guna kelancaran
pelaksanaan kegiatan-kegiatan usaha tersebut.
[image:40.595.143.525.540.705.2]3.2. Struktur Organisasi PT Pupuk Kujang
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT Pupuk Kujang Direkt ur Ut am a
Direkt ur Teknik & Pengem bangan Direkt ur
Produksi
Direkt ur Keuangan
Gambar 3.2
[image:41.595.137.535.581.658.2]Bagan Direktur Keuangan PT Pupuk Kujang
Gambar 3.3
Bagan Biro Teknologi Informasi PT Pupuk Kujang Direkt ur Keuangan
Kom part em en Administ rasi Keuangan
Kom part em en Pem asaran Biro Keuangan
Biro Teknologi Inform asi
Biro M anajem en Resiko
Biro Anggaran
Biro Akunt ansi
Biro Adm . Perusahaan Pat ungan
Biro Rendal Pem asaran
Divisi Penyediaan Angkut an dan Pengelolaan Produksi
Divisi Penjualan & Pem ant auan Dist ribusi
Biro Teknologi Inform asi
3.3. Deskripsi Kerja Pada Bagan Biro TI PT Pupuk Kujang Unit Operasional : fungsinya dalam maintenance hardware
Unit Bantuan Teknis : fungsinya membawahi database dan jaringan
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan di PT Pupuk Kujang
Sebagai ulasan singkat, PT Pupuk Kujang merupakan salah satu perusahaan
BUMN yang cukup besar di Indonesia yang bergerak di bidang produksi
pupuk untuk sektor pertanian. Dengan wilayah pemasarannya yang cukup
luas meliputi seluruh wilayah di Provinsi Jawa Barat, wilayah Banten, DKI
Jakarta, dan sebagian wilayah Jawa Tengah, tentunya diperlukan system
informasi yang terintegrasi yang mencakup segala aspek kegiatan PT Pupuk
Kujang.
Hasil studi di lapangan bahwa PT Pupuk Kujang sudah menerapkan system
informasi yang terintegrasi dan pada sebagian besar unit kerjanya sudah
menggunakan sub system berbasis web. Data Base Management System
yang dipakai PT Pupuk Kujang adalah Oracle.
Secara spesifik objek penelitian penulis adalah berkenaan dengan system
pelacakan penggunaan software berlisensi yang dipakai PT Pupuk Kujang.
Sub system ini diperlukan karena tiap tahun pihak vendor software
melakukan audit. Sedangkan yang jadi masalah adalah selama ini proses
yang terjadi untuk system auditing software di PT Pupuk Kujang tidak
terstruktur atau asal-asalan bahkan tidak ada dokumentasi, sehingga ketika
di-audit terjadi kesenjangan antara jumlah software lisensi yang dibeli
dengan pemakaiannya.
4.1.1. Analisis Prosedur yang Berjalan Proses Pembelian
Dimulai dari proses pembelian produk software berlinsesi, yaitu
pertama kali mengidentifikasi software apa saja yang akan dibeli
dan berapa jumlahnya. Kemudian lakukan pemesanan barang
Vendor atau distributor tersebut akan menginisialisasi dan
meregistrasi pesanan software untuk PT Pupuk Kujang.
Selanjutnya pihak vendor/distributor akan mengirim produk
yang dipesan PT Pupuk Kujang secara langsung dan mengirim
sertifikat lisensi software yang dibeli via web. Ketika PT Pupuk
Kujang menerima pesanan software dan telah mencetak
sertifikat lisensi dari vendor/distributor via web, maka
selanjutnya melakukan pembayaran.
Ada dua jenis software berdasarkan lisensinya yang digunakan
oleh PT Pupuk Kujang, diantaranya:
Lisensi Software OLP, yaitu satu part number bisa digunakan oleh beberapa komputer/PC sesuai jumlah yang
dibeli.
Lisensi Software OEM, yaitu satu product key hanya bisa
digunakan oleh satu computer/PC. Selain itu proses
registrasinya secara online ketika instalasi.
Registrasi Pemakaian Produk
Selama ini software yang telah jelas terlacak penggunaannya
adalah software berlisensi OEM. Hal ini dikarenakan
registrasinya dilakukan ketika proses instalasi software tersebut
ke dalam sebuah PC. Data yang dikirim kepada pihak vendor
adalah identitas PC (seperti MAC Address dan IP Address) yang
diinstal software OEM dan product key software OEM tersebut.
Proses Auditing
Ketika pihak vendor akan melakukan auditing, yaitu pertama
kali pihak vendor meminta kepada PT Pupuk Kujang untuk
memberikan hak akses terhadap seluruh PC Client yang ada
program khusus yang dikoneksikan dengan server pusat.
Program khusus tersebut secara otomatis mendeteksi software
apa saja yang terinstal dalam satu client, termasuk apakah dalam
client itu terdapat software bajakan atau tidak. Selanjutnya
vendor mencocokan data jumlah software berlisensi yang dibeli
PT Pupuk Kujang dengan hasil proses program khusus tersebut
yang terkoneksi ke server pusat.
4.1.1.1. Flow Map
PT PUPUK KUJANG VENDOR/ DISTRIBUTOR
Gambar 4.1
Flow Map Pembelian Software Soft w are t ersisa (available
soft w are)
Ident ifying Purchasing
Purchase Order
Init ializat ion & Regist rat ion Order
Print Cert ificat e
Cert ificat e Print ed Cost
M ake Paym ent Fee
Product &
Cert ificat e Cust om er
[image:45.595.193.540.293.724.2]PT PUPUK KUJANG VENDOR/ DISTRIBUTOR
Gambar 4.2
Flow Map Registrasi Software OEM
4.1.1.2. Context Diagram
Gambar 4.3
Context Diagram Tracking Of Using Software Licensed System Y PC’s Ident it y
(such as M AC Address and IP Address) & Product Key
Regist rat ion
Product Dat abase
IP Address, M AC Address, product key, t ot al purchase PT Pupuk
Kujang
Tracking Of Using Soft w are Licensed
Syst em
Vendor Soft w are IP Address, M AC Address, product key, t ot al using soft w are
Check validation dat a
Dat a valid N
[image:46.595.197.547.115.463.2] [image:46.595.187.541.515.713.2]4.1.1.3. Data Flow Diagram
Gambar 4.4
[image:47.595.202.546.144.454.2]Gambar 4.5
DFD Level 2 dari Registration Product pada Tracking Of Using Software Licensed System
4.1.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Melihat dari system yang berjalan saat ini, pelacakan penggunaan
software berlisensi yang jelas-jelas bisa dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan kepada pihak vendor/distributor hanya
software lisensi tipe OEM. Sedangkan untuk software lisensi tipe
OLP, record penggunaannya tidak jelas. Sistem yang tidak terstruktur ini selain menyebabkan masalah ketika auditing, juga menimbulkan masalah ketika akan melakukan purchase order periode berikutnya. Bahkan terjadi beberapa kasus misal, ada sebuah
PC Client yang sudah teregistrasi menggunakan Ms.Office 2007
OLP suatu ketika hendak dilakukan install ulang terhadap PC
tersebut, masa lisensi Ms.Office 2007 OLP-nya habis dan stock
lisensi yang baru tidak ada. Adapun stock software yang tersedia
[image:48.595.203.551.108.350.2]Client itu. Namun, tidak pernah dilakukan record terhadap kasus seperti ini.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Berdasarkan uraian-uraian yang sudah dijelaskan diatas tentang system yang
sedang berjalan, maka penulis mengusulkan pihak admin di PT Pupuk
Kujang perlu melakukan record yang lebih terstruktur dari setiap transaksi software. Dengan demikian tracking penggunaan software pun tampak lebih jelas, proses audit bisa lebih cepat dan bisa dipertanggungjawabkan, serta
system yang diusulkan ini juga berfungsi untuk bahan pendukung keputusan
software apa saja yang harus dibeli di periode berikutnya dan berapa
jumlahnya.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dari perancangan system yang diusulkan ini adalah
sebagai berikut:
1. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada vendor atas
penggunaan software sesuai kesepakatan bersama.
2. Sebagai bahan pendukung keputusan untuk pihak manajemen
ketika hendak melakukan purchase order di periode berikutnya. 3. Pihak vendor tetap akan melakukan audit secara berkala, hanya
saja dengan adanya system ini proses audit menjadi lebih cepat
dikarenakan vendor cukup mencocokan record pada system ini dengan data lisensi yang diberikan vendor.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Berdasarkan hasil analisa dilapangan, penulis mengusulkan system
dengan prosedur sebagai berikut:
2. Input identitas semua PC/Client/User (ip address, computer
name, unit kerja, workgroup, dll) yang ada di PT Pupuk Kujang yang menggunakan software berlisensi.
3. Input transaksi software disaat software tersebut diinstal pada
PC/Client/User yang ada di PT Pupuk Kujang yang
menggunakan software berlisensi.
4. Informasi yang ditampilkan diantaranya, sebuah PC/Client/User
diinstal software licensed apa saja, sebuah software licensed
diinstal di PC/Client/User mana saja, berapa sisa pemakaian dari
sebuah software licensed, apakah ada transaksi downgrade
(pemakaian software licensed versi lebih tinggi sebagai
pengganti dari versi yang lebih rendah akibat stock software
licensed yang dibutuhkan atau versi lebih rendah itu tidak
4.2.2.1. Flow Map Sistem Usulan
Gambar 4.6
[image:51.595.198.536.128.698.2]4.2.2.2. Context Diagram Sistem Usulan
Gambar 4.7
Context Diagram Tracking Of Using Software Licensed Inventory System
4.2.2.3. DFD Sistem Usulan
Gambar 4.8
[image:52.595.201.534.163.259.2] [image:52.595.212.553.309.609.2]Gambar 4.9
[image:53.595.206.560.119.288.2]DFD Level 2 dari Register Detail Product
Gambar 4.10
[image:53.595.209.559.376.534.2]Gambar 4.11
DFD Level 2 dari Register Client
Gambar 4.12
[image:54.595.202.557.173.631.2]4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan
Setelah dilakukan testing pada system yang diusulkan, ternyata
system ini berjalan dengan semestinya. Sistem dibangun berbasis
web yang dalam pelaporannya bisa diakses secara intranet oleh
pihak-pihak tertentu yang berwenang dalam penanganan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Sesungguhnya hal-hal penting yang diperlukan ketika proses audit software
adalah jangka waktu lisensi, di PC mana saja suatu software digunakan,
jumlah lisensi suatu software yang dibeli harus sesuai dengan
pemakaiannya. Oleh karena itu, dengan system usulan ini
informasi-informasi penting tersebut dapat disajikan baik kepada pihak manajemen
maupun vendor atau konsultan yang ditunjuk sebagai perwakilan vendor.
5.2. Saran
Apabila pihak PT Pupuk Kujang masih tetap bertahan menggunakan
software-software berlisensi, maka penulis sarankan untuk mengembangkan
lebih lanjut system yang penulis usulkan, yaitu mampu mendeteksi secara
remote semua software yang terinstal dalam sebuah client/PC. Dengan
demikian pihak auditor tidak harus menggunakan lagi alat khususnya untuk
melacak apakah ada software bajakan di lingkungan PT Pupuk Kujang. Jadi,
diharapkan ke depannya auditor benar-benar mengacu pada system yang
penulis usulkan (bukan mencocokan lagi hasil dari system auditor dengan
system yang ada di PT Pupuk Kujang untuk pelacakan penggunaan software
Nama Lengkap : I Made Wiratama Maulana Yusup
Tempat, Tanggal Lahir : Karawang, 10 Oktober 1989
Alamat : KP Buniaga Rt.01/01 Kel.Tanjung Mekar,
Kec. Karawang Barat, Kab. Karawang
Agama : Islam
Pendidikan
a. Sekolah Dasar : SDN. Nagasari II Karawang (berijazah)
b. Sekolah Menengah Pertama : SMP Negeri 1 Karawang (berijazah)
c. Sekolah Menengah Atas : SMA Negeri 1 Karawang (berijazah)
Pendidikan Terkini
a. Universitas : Universitas Komputer Indonesia NIM : 10507608
Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi : Sistem Informasi
Pelatihan
a. Java Language Programming SL-275 di JCC-ITB (bersertifikat)
Pekerjaan
a. Asisten Dosen Matakuliah Oracle Developer – PL/SQL (2010 – sekarang)
Bandung, 19 Januari 2011
