TUGAS AKHIR
Nama : Lauw Wulandari NIM : 07.41010.0080 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SURABAYA
vii
PT. BIG Surabaya adalah sebuah perusahaan multi-company yaitu perusahaan yang memiliki departemen meliputi Banquet and Restaurant, T-Bar,
Office Park dan Regency. PT. BIG Surabaya dalam kegiatan operasionalnya
menghadapi beberapa permasalahan dalam sistem penggajiannya. Permasalahan yang dihadapi adalah pencatatan data absensi harian karyawan masih manual sehingga terdapat kesalahan dalam pencatatan rekap absensi bulanan karyawan, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan bantuan
microsoft excel menyebabkan pembayaran gaji sering terlambat dan pembuatan
laporan masih belum terintegrasi.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka analisis dan perancangan sistem informasi di PT. BIG Surabaya adalah menganalisis dan merancang sistem yang mengatasi kesalahan dalam pencatatan data absensi karyawan, kesalahan dalam perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan sehingga pembayaran gaji karyawan tidak terlambat dan mempercepat dalam pembuatan laporan serta pengambilan keputusan pimpinan.
Analisis dan perancangan sistem informasi penggajian pada PT. BIG Surabaya tersebut dapat memberikan suatu hasil rancangan sistem informasi penggajian karyawan serta membantu merancang sistem perhitungan penggajian karyawan yang mampu menginterpretasikan proses penggajian secara otomatis dan objektif.
Kata kunci: analisa sistem, desain sistem, sistem informasi penggajian, sistem
x
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xxi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Sistem ... 5
2.2 Informasi ... 5
2.3 Sistem Informasi ... 6
2.4 Sistem Informasi Penggajian ... 6
2.5 Gaji ... 6
2.6 Wajib Pajak PPh Pasal 21 ... 10
Halaman
2.8 Database ... 13
2.9 Pengembangan Sistem ... 13
2.10 Analisis Sistem ... 14
2.11 Analisis dan Perancangan Sistem ... 15
2.12 Desain Sistem ... 18
2.13 Flowchart ... 21
2.14 Hierarchy plus Input-Proses-Output ... 21
2.15 Data Flow Diagram ... 22
2.15 Testing ... 23
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22
3.1 Analisa Permasalahan ... 24
3.2 Pemecahan Masalah ... 28
3.3 Metode Penelitian ... 29
3.3.1 Studi Literatur ... 29
3.3.2 Pengumpulan Data ... 29
3.4 Perancangan Sistem ... 30
3.4.1 Dokumen Flow Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajiaan di PT. BIG Surabaya ... 30
3.4.2 Sistem Flow Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajiaan di PT. BIG Surabaya ... 40
3.4.3 Data Flow Diagram ... 53
3.4.4 Diagram Berjenjang ... 56
BAB IV HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 74
Halaman
4.1.1. Kebutuhan Perangkat Keras ... 74
4.1.2. Kebutuhan Perangkat Lunak ... 74
4.2 Hasil Analisis dan Perancangan Sistem ... 75
4.2.1 Entity Relationship Diagram ... 75
4.2.2 Struktur Tabel ... 78
4.3 Hasil Desain Tampilan Sistem ... 87
4.4 Hasil Tampilan Implementasi Sistem ... 138
BAB V PENUTUP ... 159
5.1 Kesimpulan ... 159
5.2 Saran ... 159
xiii
Halaman
Tabel 2.1 Besarnya PTKP berdasarkan UU RI No. 36/2008 ... 12
Tabel 2.2 Daftar Tarif Pajak Penghasilan ... 13
Tabel 4.1 MasterKaryawan ... 78
Tabel 4.2 MasterDepartemen ... 79
Tabel 4.3 MasterBagian ... 80
Tabel 4.4 MasterJabatan ... 80
Tabel 4.5 MasterProvinsi ... 80
Tabel 4.6 MasterKota ... 81
Tabel 4.7 MasterShift ... 81
Tabel 4.8 Lembur ... 81
Tabel 4.9 MasterCuti ... 82
Tabel 4.10 Absensi ... 82
Tabel 4.11 MasterTunjangan ... 82
Tabel 4.12 MasterKebutuhanUang ... 83
Tabel 4.13 MasterGolongan ... 83
Tabel 4.14 Peminjaman ... 84
Tabel 4.15 DetilGolongan ... 84
Tabel 4.16 DetilTunjangan ... 84
Halaman
xv
Halaman
Gambar 3.1 Dokumen Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya ... 32 Gambar 3.2 Dokumen Flow Proses Peminjaman Karyawan Tetap di PT.
BIG Surabaya ... 34 Gambar 3.3 Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT.
BIG Surabaya ... 37 Gambar 3.4 Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tidak Tetap di
PT. BIG Surabaya ... 43 Gambar 3.5 Sistem Flow Proses Maintenance Data di PT. BIG Surabaya 44 Gambar 3.6 Sistem Flow Proses Maintenance Data Karyawan di PT. BIG
Surabaya ... 45 Gambar 3.7 Sistem Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di
PT. BIG Surabaya ... 45 Gambar 3.8 Sistem Flow Proses Peminjaman Karyawan Tetap di PT. BIG
Surabaya ... 46 Gambar 3.9 Sistem Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT. BIG
Surabaya ... 50 Gambar 3.10 Sistem Flow Proses Penggajian Karyawan Tidak Tetap di
PT. BIG Surabaya ... 54 Gambar 3.11 Context Diagram Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Penggajian di PT. BIG Surabaya ... 56 Gambar 3.12 Diagram Berjenjang Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Penggajian di PT. BIG Surabaya ... 57 Gambar 3.13 DFD Level 0 Subproses Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Penggajian di PT. BIG Surabaya ... 59 Gambar 3.14 DFD Level 1 Subproses Maintenance Data di PT. BIG
Halaman
Gambar 3.15 DFD Level 2 Subproses Maintenance Departemen di PT. BIG Surabaya ... 61 Gambar 3.16 DFD Level 2 Subproses Maintenance Bagian di PT. BIG
Surabaya ... 62 Gambar 3.17 DFD Level 2 Subproses Maintenance Jabatan di PT. BIG
Surabaya ... 62 Gambar 3.18 DFD Level 2 Subproses Maintenance Provinsi di PT. BIG
Surabaya ... 63 Gambar 3.19 DFD Level 2 Subproses Maintenance Kota di PT. BIG
Surabaya ... 64 Gambar 3.20 DFD Level 2 Subproses Maintenance Tunjangan di PT. BIG
Surabaya ... 65 Gambar 3.21 DFD Level 2 Subproses Maintenance Kebutuhan Uang di
PT. BIG Surabaya ... 65 Gambar 3.22 DFD Level 2 Subproses Maintenance Cuti di PT. BIG
Surabaya ... 67 Gambar 3.23 DFD Level 2 Subproses Maintenance Golongan di PT. BIG
Surabaya ... 67 Gambar 3.24 DFD Level 2 Subproses Maintenance Shift di PT. BIG
Surabaya ... 68 Gambar 3.25 DFD Level 2 Subproses Maintenance THR di PT. BIG
Surabaya ... 68 Gambar 3.26 DFD Level 2 Subproses Detil Tunjangan di PT. BIG
Surabaya ... 70 Gambar 3.27 DFD Level 2 Subproses Detil Kebutuhan Uang di PT. BIG
Surabaya ... 70 Gambar 3.28 DFD Level 2 Subproses Detil Golongan di PT. BIG Surabaya
... 71 Gambar 3.29 DFD Level 2 Subproses Maintenance Karyawan di PT. BIG
Halaman
Gambar 3.30 DFD Level 1 Subproses Absensi Karyawan di PT. BIG
Surabaya ... 72
Gambar 3.31 DFD Level 1 Subproses Perhitungan Gaji Karyawan di PT. BIG Surabaya ... 73
Gambar 4.1 Conceptual Data Model ... 76
Gambar 4.2 Physical Data Model ... 77
Gambar 4.3 Tampilan Form Menu Utama ... 87
Gambar 4.4 Tampilan Form Login ... 88
Gambar 4.5 Tampilan Form Add User ... 89
Gambar 4.6 Tampilan Form Ganti Password ... 90
Gambar 4.7 Tampilan Form Change All Password ... 91
Gambar 4.8 Tampilan Form Maintenance Departemen ... 93
Gambar 4.9 Tampilan Form Maintenance Bagian ... 94
Gambar 4.10 Tampilan Form Maintenance Jabatan ... 96
Gambar 4.11 Tampilan Form Maintenance Provinsi ... 97
Gambar 4.12 Tampilan Form Maintenance Kota ... 98
Gambar 4.13 Tampilan Form Maintenance Tunjangan ... 99
Gambar 4.14 Tampilan Form Maintenance Kebutuhan Uang ... 101
Gambar 4.15 Tampilan Form Maintenance Cuti ... 102
Gambar 4.16 Tampilan Form Maintenance Shift ... 104
Gambar 4.17 Tampilan Form Maintenance Karyawan Tab Data Diri ... 107
Halaman
Gambar 4.19 Tampilan Form Maintenance Karyawan Tab Data Alamat .... 111
Gambar 4.20 Tampilan Form Maintenance Karyawan Tab View ... 112
Gambar 4.21 Tampilan Form Maintenance Golongan ... 113
Gambar 4.22 Tampilan Form Detil Golongan ... 114
Gambar 4.23 Tampilan Form Lembur ... 116
Gambar 4.24 Tampilan Form Detil Cuti ... 118
Gambar 4.25 Tampilan Form Absensi ... 119
Gambar 4.26 Tampilan Form Tukar Shift ... 120
Gambar 4.27 Tampilan Form Ubah Shift ... 121
Gambar 4.28 Tampilan Form Detil Tunjangan ... 122
Gambar 4.29 Tampilan Form Detil Kebutuhan Uang ... 123
Gambar 4.30 Tampilan Form Peminjaman ... 124
Gambar 4.31 Tampilan Form Update Absensi ... 126
Gambar 4.32 Tampilan Form Maintenance THR ... 127
Gambar 4.33 Tampilan Form Pajak Gaji ... 128
Gambar 4.34 Laporan Absensi Karyawan Tepat Waktu ... 129
Gambar 4.35 Laporan Absensi Karyawan Terlambat ... 129
Gambar 4.36 Slip Peminjaman Karyawan ... 130
Gambar 4.37 Laporan Peminjaman Karyawan ... 130
Gambar 4.38 Daftar Jumlah Kebutuhan Uang ... 131
Halaman
Gambar 4.40 Slip Pajak Karyawan Tetap [1] ... 133
Gambar 4.41 Slip Pajak Karyawan Tetap [2] ... 134
Gambar 4.42 Slip Pajak Karyawan Tidak Tetap ... 135
Gambar 4.43 Slip Gaji Karyawan ... 136
Gambar 4.44 Laporan Pajak Karyawan ... 137
Gambar 4.45 Laporan Gaji Karyawan ... 137
Gambar 4.46 Form Menu Utama ... 138
Gambar 4.47 Form Login ... 139
Gambar 4.48 Form Add User ... 139
Gambar 4.49 Form Ganti Password ... 140
Gambar 4.50 Form Change All Password ... 141
Gambar 4.51 Form Maintenance Departemen ... 141
Gambar 4.52 Form Maintenance Bagian ... 142
Gambar 4.53 Form Maintenance Jabatan ... 143
Gambar 4.54 Form Maintenance Provinsi ... 144
Gambar 4.55 Form Maintenance Kota ... 144
Gambar 4.56 Form Maintenance Tunjangan ... 145
Gambar 4.57 Form Maintenance Kebutuhan Uang ... 146
Gambar 4.58 Form Maintenance Cuti ... 146
Gambar 4.59 Form Maintenance Shift ... 147
Gambar 4.60 Form Maintenance Karyawan Tab Data Diri ... 148
Halaman
Gambar 4.62 Form Maintenance Karyawan Tab Data Alamat ... 149
Gambar 4.63 Form Maintenance Karyawan Tab View ... 149
Gambar 4.64 Form Maintenance Golongan ... 150
Gambar 4.65 Form Detil Golongan ... 151
Gambar 4.66 Form Lembur ... 152
Gambar 4.67 Form Detil Cuti ... 152
Gambar 4.68 Form Absensi ... 153
Gambar 4.69 Form Tukar Shift ... 154
Gambar 4.70 Form Ubah Shift ... 154
Gambar 4.71 Form Detil Tunjangan ... 155
Gambar 4.72 Form Detil Kebutuhan Uang ... 156
Gambar 4.73 Form Peminjaman ... 156
Gambar 4.74 Form Update Absensi ... 157
Gambar 4.75 Form Maintenance THR ... 158
xxi
Halaman
1 1.1 Latar Belakang Masalah
PT. BIG Surabaya adalah sebuah perusahaan multi-company yaitu perusahaan yang memiliki departemen meliputi Banquet and Restaurant, T-Bar,
Office Park dan Regency. Departemen itu sendiri dibagi menjadi per-bagian
dimana memiliki jabatan sesuai dengan bagian dan departemen masing-masing. PT. BIG Surabaya dalam perkembangan perusahaannya menghadapi beberapa permasalahan dalam sistem penggajiannya.
Permasalahan pertama, pencatatan data absensi harian karyawan masih manual sehingga terdapat kesalahan dalam pencatatan rekap absensi bulanan karyawan. Permasalahan kedua, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan bantuan microsoft excel sehingga pembayaran gaji sering terlambat. Permasalahan ketiga, pembuatan laporan masih belum terintegrasi sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatannya. Menurut Heidjrachman dan Husnan (1996: 8), sistem penggajian memegang peranan penting karena sistem ini akan menentukan berapa gaji yang semestinya diterima karyawan.
sistem informasi penggajian pada PT. BIG Surabaya tersebut dapat memberikan suatu hasil rancangan sistem informasi penggajian karyawan serta membantu merancang suatu sistem perhitungan penggajian karyawan yang akurat.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan, maka diperoleh suatu rumusan masalah yaitu bagaimana merancang sistem informasi penggajian di PT. BIG Surabaya.
1.3 Pembatasan Masalah
Untuk mempermudah dalam analisis dan perancangan sistem informasi perlu adanya batasan permasalahan yang jelas. Pada analisis dan perancangan sistem informasi di PT. BIG Surabaya dibatasi beberapa hal.
1. Desain sistem dimulai dari absensi karyawan sampai pembuatan slip gaji karyawan.
2. Besarnya tunjangan ditentukan berdasarkan ketentuan perusahaan.
3. Desain sistem menangani masalah peminjaman uang karyawan di PT. BIG Surabaya.
4. Desain sistem mengatasi masalah perhitungan pajak PPh Pasal 21 dan gaji karyawan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari permasalahan adalah merancang sistem informasi penggajian di PT. BIG Surabaya sehingga menghasilkan desain sistem penggajian karyawan yang mampu menginterpretasikan proses penggajian secara otomatis dan objektif.
1.5 Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan Tugas Akhir ini dapat dikelompokkan sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan secara garis besar tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan tugas akhir ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan secara singkat tentang teori-teori dasar yang digunakan dalam membantu menyelesaikan permasalahan. Pada bab ini dijelaskan tentang beberapa landasan teori yang digunakan antara lain sistem, informasi, sistem informasi, sistem informasi penggajian, gaji, wajib pajak PPh Pasal 21, menentukan penghasilan neto bagi pegawai tetap dan tarif pajak wajib pajak orang pribadi, database, pengembangan sistem, analisis sistem, analisis dan perancangan sistem, desain sistem,
flowchart, Hierarchy plus Input-Proses-Output (HIPO), Data Flow
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah untuk memecahkan masalah dalam tugas akhir termasuk menganalisis permasalahan, identifikasi dari gambaran sistem manual yang dijabarkan dalam dokumen flow, tujuan penelitian, penyelesaiannya, sistem flow dan Data
Flow Diagram (DFD).
BAB IV HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini berisi penjelasan tentang hasil analisis dan perancangan sistem yang dibuat secara keseluruhan dalam tugas akhir ini termasuk analisis sistem dan perancangan sistem yang dijabarkan dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), hasil generate
database script berdasarkan ERD struktur tabel, keterangan tabel, desain
input dan output rancangan desain aplikasi yang akan dibangun.
BAB V PENUTUP
5 2.1 Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2), sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sedangkan menurut Jogiyanto (1999: 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu dan menurut Soeherman (2008: 3), sistem dapat diartikan sebagai serangkaian komponen-komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Informasi
2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam membantu menyediakan informasi untuk berbagai tingkatan manajemen. Sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang memperlancar proses kegiatan yang sedang berjalan. Menurut Jogiyanto (2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan sedangkan menurut Soeherman dan Pinontoan (2008: 5), sistem informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur data dan teknologi (seperti
komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk menghasilkan
informasi yang bernilai untuk pengambilan keputusan.
2.4 Sistem Informasi Penggajian
Menurut Krismiaji (2005: 25), sistem informasi penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif.
2.5 Gaji
1. Gaji Pokok
Besarnya gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan jabatan dan jasa yang diberikan pada perusahaan dan telah ditetapkan gaji pokok minimum pada waktu karyawan tersebut pertama kali bekerja.
2. Insentive
a. Uang makan dan transportasi
Merupakan tambahan yang akan diterima karyawan selain dari gaji pokoknya dan dihitung berdasarkan dari tingkat dan jabatannya sesuai dengan keahliannya dengan cara perhitungannya adalah perhari namun diberikan pada setiap menerima gaji.
b. Uang lembur
Menurut KEPMEN Pasal 1 Ayat 1 (2004: 1), waktu kerja lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu atau 8 (delapan) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu atau waktu kerja pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan.
1. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari kerja.
a. Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar upah sebesar 11/2 (satu
setengah) kali upah sejam.
b. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar upah sebesar 2 (dua) kali upah sejam.
2. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi untuk waktu kerja 6 (enam) hari kerja 40 (empat puluh) jam seminggu maka.
a. Perhitungan upah kerja lembur untuk 7 (tujuh) jam pertama dibayar 2 (dua) kali upah sejam, jam kedelapan dibayar 3 (tiga) kali upah sejam, jam lembur kesembilan dan kesepuluh dibayar 4 (empat) kali upah sejam.
b. Apabila hari libur resmi jatuh pada hari kerja terpendek perhitungan upah lembur 5 (lima) jam pertama dibayar 2 (dua) kali upah sejam, jam keenam 3 (tiga) kali upah sejam, jam lembur ketujuh dan kedelapan 4 (empat) kali upah sejam.
3. Tunjangan Hari Raya (THR)
a. Pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 (dua belas) bulan secara terus menerus atau lebih sebesar 1 (satu) bulan upah.
b. Pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 (tiga) bulan secara terus menerus tetapi kurang dari 12 (dua belas) bulan diberikan secara proporsional dengan masa kerja, yakni dengan perhitungan.
Sumber: Per-04/MEN (1994: 2)
Sistem penggajian memegang peranan penting karena sistem ini akan menentukan berapa gaji yang semestinya diterima karyawan. Namun demikian, sistem ini harus mampu memberikan tingkat gaji sebagaimana mestinya. Perusahaan memberikan gaji untuk merangsang karyawan agar bersedia bekerja dengan baik (Heidjrachman dan Husnan, 1996: 8).
Gaji menurut waktu adalah gaji yang diberikan kepada pekerja menurut waktu kapasitas kerjanya dan pembayaran gaji tersebut dapat dilakukan secara harian, mingguan ataupun bulanan. Sistem ini dapat dibedakan atas gaji per-jam, gaji per-minggu dan gaji per-bulan.
Sistem ini banyak diterapkan pada para karyawan yang hasil kerjanya susah diukur. Adapun kebaikan dari sistem ini adalah kemudahan penyelenggaraan pembayarannya, keburukannnya adalah pada pemberian gaji yang sama bagi karyawan yang malas sehingga dorongan untuk bekerja keras menjadi rendah (Heidjrachman dan Husnan, 1996: 8).
presensi adalah proses yang digunakan untuk melakukan presensi tersebut. Gaji merupakan kembalian-kembalian finansial yang diterima oleh para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi. Sistem penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai. Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab manajemen sumber daya manusia (Kampilnastuti dan Widiasari, 2005: 12).
Menurut Mulyadi (2001: 374), informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut. 1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode
tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode tertentu. 4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap
pusat pertanggungjawaban selama periode tertentu.
2.6 Wajib Pajak PPh Pasal 21
keadaan, kejadian dan perbuatan yang memberikan kedudukan tertentu tetapi bukan sebagai suatu hukuman, menurut peraturan yang ditetapkan pemerintah serta dapat dipaksakan tetapi tidak ada jasa timbal balik dari negara secara langsung untuk memelihara kesejahteraan secara umum dan menurut Rochmat Soemitro oleh Mardiasmo (2008: 1), pajak adalah iuran rakyat kepada kas negara berdasarkan undang-undang (yang dapat dipaksakan) dengan tiada mendapat jasa timbal (kontraprestasi) yang langsung dapat ditunjukkan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum.
Menurut Mardiasmo (2008: 1) dapat disimpulkan bahwa pajak memiliki unsur-unsur sebagai berikut.
1. Iuran dari rakyat kepada Negara. Yang berhak memungut pajak hanyalah Negara. Iuran berupa uang (bukan barang).
2. Berdasarkan undang-undang. Pajak dipungut berdasarkan atau dengan kekuatan undang-undang serta aturan pelaksanaannya.
3. Tanpa jasa timbal atau kontraprestasi dari Negara yang secara langsung dapat ditunjuk. Dalam pembayaran pajak tidak dapat ditunjukkan adanya kontraprestasi individual oleh pemerintah.
4. Digunakan untuk membiayai rumah tangga negara yakni pengeluaran-pengeluaran yang bermanfaat bagi masyarakat luas.
Menurut Mardiasmo (2008: 158), penerima penghasilan yang dipotong PPh pasal 21 adalah sebagai berikut.
2. Pegawai tetap adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja yang menerima atau memperoleh gaji dalam jumlah tertentu secara berkala termasuk anggota dewan komisaris dan anggota dewan pengawas yang secara teratur dan terus-menerus ikut mengelola kegiatan perusahaan secara langsung.
2.7 Menentukan Penghasilan Neto bagi Pegawai Tetap dan Tarif Pajak Wajib Pajak Orang Pribadi
Menurut Somya dan Budi (2010: 10), penghasilan neto bagi pegawai tetap ditentukan berdasarkan.
“Penghasilan bruto dikurangi dengan biaya jabatan 5% dari penghasilan bruto setinggi-tingginya Rp 6.000.000 setahun atau Rp 500.000 sebulan (sesuai dengan Per-04/MEN No: 250/PMK.03/2008). Peraturan tersebut juga mengatur tentang besarnya penghasilan neto bagi penerima pensiun yang ditentukan berdasarkan penghasilan bruto yang berupa uang pensiun dilurangi dengan biaya pensiun sebesar 5% dari penghasilan bruto berupa uang pensiun dengan jumlah maksimum yang diperkenankan sejumlah Rp 2.400.000 setahun atau Rp 200.000 sebulan.”
Menurut Somya dan Budi (2010: 11), dalam menghitung besarnya Penghasilan Kena Pajak (PKP) bagi pegawai tetap dan penerima pensiun berkala, sebesar penghasilan neto setelah dikurangi dengan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
Tabel 2.1 Besarnya PTKP berdasarkan UU RI No. 36/2008
Uraian Setahun (Rp) Sebulan (Rp)
1. Untuk Wajib Pajak 15.840.000 1.320.000
2. Tambahan untuk pegawai yang kawin 1.320.000 110.000 3. Tambahan setiap anggota keluarga sedarah
dan masih dalam garis keturunan lurus serta anak angkat yang menjadi tanggungan sepenuhnya paling banyak 3 orang untuk setiap keluarga
1.320.000 110.000
Tabel 2.1 Lanjutan
Uraian Setahun (Rp) Sebulan (Rp)
4. Tambahan untuk seorang istri yang penghasilannya digabung dengan penghasilan suami
15.840.000 1.320.000
Sumber : Somya dan Budi (2010: 11)
Tabel 2.2. Daftar Tarif Pajak Penghasilan
Lapisan Batas Penghasilan Pajak Tarif
Lapisan I s/d Rp 50.000.000,- 5%
Lapisan II di atas Rp 50.000.000,- s/d Rp 250.000.000,- 15% Lapisan IIII di atas Rp 250.000.000,- s.d. Rp 500.000.000,- 25%
Lapisan IV di atas Rp 500.000.000,- 30%
Sumber : Somya dan Budi (2010: 17)
2.8 Database
Database merupakan kumpulan beberapa file. Definisi umum database
adalah kumpulan semua data perusahaan yang berbasis komputer. Definisi yang lebih spesifik dari database adalah kumpulan data yang dikontrol oleh perangkat lunak sistem manajemen database. Dalam definisi spesifik ini, data perusahaan yang dikontrol dan dikelola oleh sistem manajemen database akan dipertimbangkan sebagai database, tetapi file komputer yang ada di komputer pribadi manajer tidak dianggap sebagai database (McLeod dan Schell, 2007: 148).
2.9 Pengembangan Sistem
secara keseluruhan atatu memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal.
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul adalah sebagai berikut.
a. Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi.
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives).
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instuksi-instruksi dari atas, pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
2.10 Analisis Sistem
sistem informasi telah diselesaikan. Salah satu tujuan terpenting pada tahap ini adalah untuk mendefinisikan sistem berjalan. Prosedur-prosedur didokumentasikan menurut kacamata sistem sehingga para pemakai sistem akan berpartisipasi dan memahami semua problema yang dihadapi dan memberikan usulan-usulan penyempurnaan. Pemakai sistem dan analis sistem bekerja sama untuk menjabarkan kebutuhan dan kemampuan dari sistem baru yang akan diusulkan.
2.11 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Sutabri (2004: 127), langkah pertama dari kerja seorang sistem adalah mempelajari sistem yang berjalan pada perusahaan di mana user bekerja beserta dengan segala permasalahannya. Tujuan dari pembahasan sistem yang berjalan ini adalah untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada organisasi tersebut sehingga mengurangi kesalahpahaman antara sistem analis dengan user. Selain itu juga untuk mempertegas bentuk logika sistem, sistem berjalan secara konsepsional sebagai bahan acuan untuk menyusun rancangan sistem yang akan diusulkan. Menurut Sutabri (2004: 127), adapun kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan di atas adalah sebagai berikut.
1. Kegiatan mengumpulkan data awal.
2. Kegiatan menyusun dan mengklasifikasikan data awal. 3. Kegiatan menginterpretasikan serta mengevaluasi data awal.
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Menurut Jogiyanto (1999: 130), di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang dilakukan oleh analis sistem.
1. Identify (mengidentifikasi masalah)
2. Understand (memahami kerja dari sistem yang ada) 3. Analyze (menganalisis sistem)
4. Report (membuat laporan hasil analisis)
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi. Menurut Kendall dan Kendall (2003: 11) ada 7 (tujuh) tahap siklus hidup pengembangan sistem sebagai berikut.
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan.
2. Menentukan syarat-syarat informasi.
Dalam tahap ini, penganalisa menetukan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat di antararanya adalah wawancara dan orang-orang yang terlibat di dalamnya.
3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem.
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan.
Dalam tahap ini, penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi serta mencakup perancangan file-file atau basis data yang bisa menyimpan data-data yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Dalam tahap ini, penganalisa juga merancang output (baik pada layar maupun hasil cetakan).
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak.
Dalam tahap ini dilakukan pengembangan suatu perangkat lunak awal yang dibutuhkan.
6. Menguji dan mempertahankan sistem.
Sebelum sistem informasi dapat digunakan maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu.
7. Mengimplementasi dan mengevaluasi sistem.
mengendalikan sistem. Evaluasi yang ditujukan sebagai bagian dari tahap terakhir dari siklus hidup pengembangan sistem biasanya dimaksudkan untuk pembahasan. Kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem.
2.12 Desain Sistem
Menurut Rizky (2006: 28), sebelum memulai proses desain interface terdapat beberapa tip desain yang harus diperhatikan.
1. Memenuhi kaidah estetika (tidak terlalu banyak gambar, animasi ataupun
icon yang terkesan sia-sia).
2. Dapat dimengerti (mudah dimengerti dengan cepat, baik dari tampilan secara visual ataupun penggunaan kata yang singkat dan jelas).
3. Kompatibilitas (dapat memenuhi fungsi dan tujuan yang ingin dicapai dari perancangan sebuah perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan).
4. Komprehensif (dapat membimbing penggunanya agar dapat lebih mudah paham).
5. Konfigurabilitas (mampu dikonfigurasi ulang jika pengguna menginginkan sesuatu berdasarkan fungsi tertentu).
6. Konsistensi (memiliki konsistensi dalam penempatan dan pemilihan gaya komponen visual).
7. Kontrol pengguna (dapat mengontrol jika suatu saat terjadi kesalahan dalam proses serta pemilihan fungsi tambahan dari sebuah sistem).
9. Mudah dikenali (penggunaan interface yang sudah familiar dengan pengguna).
10. Toleransi (tidak ada sebuah sistem yang sempurna karenanya terdapat beberapa toleransi untuk kesalahan yang mungkin terjadi dalam sebuah sistem, usahakan agar terjadi sebuah pesan yang mampu membimbing pengguna).
11. Sederhana (sederhana dan tetap sesuai dengan keinginan pengguna serta fungsi yang diinginkan tercapai).
Setelah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan maka selanjutnya memikirkan bagaimana membentuk sistem. Tahap ini disebut dengan desain sistem. Menurut Scott (1986: 461), desain sistem adalah
“System design determines how a system will accomplish what it must accomplish. It involves configuring the software and hardware components of a system so that after the installation to the system will fully satify the system specifications established at the end of systems analysis phase.”
Sedangkan pengertian desain sistem menurut Burch dan Grudnitski (1986: 518) adalah
“Systems design can be defined as the drawing, planning, sketching or arranging of many separate elements into a viable, reunified a whole.”
Menurut Jogiyanto (1999: 197), desain sistem dapat diartikan sebagai berikut.
5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
6. Menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
Menurut Jogiyanto (1999: 197), tahap desain sistem mempunyai dua tujuan utama.
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Menurut Jogiyanto (1999: 197), analis sistem harus mencapai sasaran-saran sebagai berikut.
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
Menurut Jogiyanto (1999: 617), wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta (fact finding technique) yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interview) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).
2.13 Flowchart
Menurut Soeherman dan Pnontoan (2008: 133), flowchart atau bagan alur merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap penyelesaian masalah (prosedur) beserta aliran data dengan simbol-simbol standar yang mudah dipahami. Tujuan utama penggunaan flowchart adalah untuk menyederhanakan rangkaian proses atau prosedur untuk memudahkan pemahaman pengguna terhadap informasi tersebut. Menurut Jogiyanto (1999: 795), bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
Menurut Jogiyanto (1999: 796), bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
2.14 Hierarchy plus Input-Proses-Output
digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.
Menurut Jogiyanto (1999: 787), HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya, sasaran utamanya adalah sebagai berikut.
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program. 3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan
dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
2.15 Data Flow Diagram
Menurut Sutabri (2004: 163), pengertian secara umum dari Data Flow
Diagram (DFD) ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
2.16 Testing
24 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisa Permasalahan
Pengamatan dimulai dengan melakukan analisis berdasarkan kegiatan manual, hasil wawancara dengan karyawan, manajer keuangan, manajer personalia dan pimpinan di PT. BIG Surabaya yang terjadi pada bagian-bagian yang terkait dengan proses penggajian.
1. Karyawan
Seluruh karyawan PT. BIG Surabaya bekerja setiap harinya sesuai dengan bagian kerja masing-masing dari setiap departemen. Penggajian yang dilakukan berdasarkan departemen yang ada yaitu Banquet and Restaurant,
T-Bar, Office Park dan Regency. Setiap karyawan melakukan proses absensi
untuk mencatat kehadiran serta jam masuk dan jam pulang kerja masing-masing.
2. Bagian Personalia
3. Bagian Keuangan
Bagian keuangan menangani masalah peminjaman uang karyawan serta penggajian karyawan di mana pengelolaannya masih menggunakan bantuan
microsoft excel yang menyebabkan perhitungannya lambat dan kurang akurat.
4. Pimpinan
Dalam proses penggajian ini, pimpinan memberikan kebijakan-kebijakan kepada bagian personalia dan menerima laporan absensi, peminjaman, pajak dan gaji karyawan.
Dari hasil analisis di PT. BIG Surabaya pada saat proses penggajian dan absensi karyawan didapat beberapa masalah.
1. Pencatatan data absensi harian karyawan masih manual sehingga terdapat kesalahan dalam pencatatan rekap absensi bulanan karyawan. Berdasarkan data pencatatan rekap absensi bulanan seluruh karyawan yang dilakukan setiap akhir bulan, sering terjadi kesalahan, disebabkan dalam pencatatan tersebut harus melakukan pemeriksaan kembali satu-persatu catatan absensi harian setiap karyawan yang menimbulkan kesalahan dalam pencatatannya dan membutuhkan waktu yang lebih lama. Untuk mencegah hal tersebut, maka memerlukan sistem terkomputerisasi yang dapat mengatasi kesalahan dan mempercepat dalam pencatatannya.
menimbulkan kesalahan dan memerlukan waktu yang lama. Untuk mencegah hal tersebut, maka memerlukan sistem terkomputerisasi yang dapat mengatasi kesalahan dan mempercepat dalam perhitungan dan pengelolaan data peminjaman karyawan.
3. Pencatatan dan pengubahan data shift karyawan belum terintegrasi sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pencatatan dan pengubahannya. Pengubahan shift karyawan masih dilakukan secara satu-persatu karena belum terintegrasi. Untuk mencegah hal tersebut, maka memerlukan sistem terkomputerisasi yang dapat mengatasi kesalahan dan mempercepat dalam pencatatan dan pengubahan data shift karyawan.
4. Perhitungan dan pengelolaan data pajak karyawan masih menggunakan bantuan microsoft excel yang menyebabkan membutuhkan waktu yang lama. Dalam perhitungan pajak karyawan memerlukan pencarian dan pengambilan data-data yang berhubungan dengan perhitungan pajak masing-masing karyawan dimana data-data tersebut disimpan di dalam worksheet yang berbeda-beda dimana harus dicek ulang atau dilakukan pemeriksaan lagi satu-persatu agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungannya. Pemeriksaan tersebut harus dilakukan terhadap seluruh data karyawan yang akan memakan waktu cukup lama dikarenakan banyaknya data. Untuk mencegah hal tersebut, maka memerlukan sistem terkomputerisasi yang dapat mengatasi kesalahan dan mempercepat dalam perhitungan dan pengelolaan data pajak karyawan. 5. Perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan bantuan
microsoft excel yang menyebabkan pembayaran gaji sering terlambat.
keterlambatan disebabkan dalam perhitungan gaji karyawan memerlukan pencarian dan pengambilan data-data yang berhubungan dengan perhitungan gaji masing-masing karyawan dimana data-data tersebut disimpan di dalam
worksheet yang berbeda-beda (misalnya data karyawan, data absensi) dimana
harus dicek ulang atau dilakukan pemeriksaan lagi satu-persatu agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungannya. Pemeriksaan tersebut harus dilakukan terhadap seluruh data karyawan yang akan menerima gaji yang akan memakan waktu cukup lama dikarenakan banyaknya data. Dalam hal ini, maka memerlukan sistem terkomputerisasi yang dapat mengatasi perhitungan dan pengelolaan penggajian karyawan agar pembayaran gaji karyawan setiap bulannya tidak terlambat.
3.2 Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran sistem terkomputerisasi yang akan dirancang untuk memecahkan permasalahan di atas adalah sebagai berikut.
1. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat melakukan pencatatan data absensi karyawan agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatannya.
2. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat melakukan perhitungan dan pengelolaan data peminjaman karyawan dengan cepat dan memperkecil tingkat kesalahan.
3. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat mempercepat dan memperkecil tingkat kesalahan dalam melakukan pencatatan dan pengubahan data shift karyawan.
4. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat mempercepat dan memperkecil tingkat kesalahan dalam perhitungan dan pengelolaan data pajak karyawan.
5. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat melakukan perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan agar pembayaran gaji karyawan setiap bulannya tidak terlambat.
6. Menganalisis dan merancang desain laporan sehingga dapat mempercepat dalam pembuatan laporan.
terkomputerisasi sehingga efisiensi waktu serta keakuratan perhitungan dan informasi penggajian dapat terpenuhi.
3.3 Metode Penelitian
Untuk membantu penyelesaian permasalahan dalam tugas akhir ini maka menggunakan beberapa metode penelitian.
3.3.1 Studi Literatur
Dalam melakukan suatu analisis dan perancangan sistem, sebelumnya diperlukan pengetahuan yang akan berguna sebagai pedoman atau landasan dalam pembuatan sistem. Oleh karena itu, diperlukan suatu studi literatur yang berguna dalam mendapatkan berbagai pendapat dan pengetahuan tentang sistem yang akan dibuat. Informasi-informasi tersebut akan digunakan sebagai landasan teori. Studi literatur dalam menganalisis dan merancang sistem tersebut dapat diperoleh dari buku-buku dan jurnal dari internet. Informasi yang terbaru akan sangat bermanfaat dikarenakan suatu sistem sumber daya manusia dituntut untuk selalu mengikuti informasi sesuai dengan perkembangan zaman agar berguna bagi perusahaan.
3.3.2 Pengumpulan Data
mendapatkan data, namun sangat tergantung pada kemampuan pribadi sistem analis untuk dapat memanfaatkannya. Wawancara dilakukan dengan karyawan, manajer keuangan, manajer personalia dan pimpinan di PT. BIG Surabaya. Data yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi penggajian ini adalah data karyawan dalam jangka waktu dua tahun, periode Januari 2009 sampai dengan Desember 2010.
3.4 Perancangan Sistem
Sebelum proses perancangan sistem, terlebih dahulu dilakukan proses perencanaan dan analisis sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya hasil analisis dan rancangan sistem yang dibuat dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan yang diharapkan, yaitu mampu membantu dalam pembuatan proses penggajian karyawan. Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan dokumen flow, sistem flow, dan data flow diagram (DFD).
3.4.1 Dokumen Flow Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajiaan di PT. BIG Surabaya
Berdasarkan analisis yang dilakukan di PT. BIG Surabaya memiliki beberapa proses yang berhubungan dengan penggajian yang terjadi di PT. BIG Surabaya yaitu dokumen flow proses pengambilan cuti karyawan tetap, dokumen
flow proses peminjaman karyawan tetap, dokumen flow proses penggajian
A. Dokumen Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
Deskripsi dokumen flow proses pengambilan cuti karyawan tetap di PT. BIG Surabaya dimulai dari karyawan mengambil form cuti kemudian mengisi
form cuti. Form cuti yang diisi dibawa karyawan ke bagian personalia untuk
Dokumen Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di PT.BIG Surabaya
Bagian Personalia Bagian Keuangan Pimpinan Karyawan Start Rekap Detail Cuti Form Cuti Pencatatan Rekap Detail Cuti Form Cuti yg
diisi Mengisi Form Cuti
Form Cuti yg diisi
Cuti disetujui
Penandatangan Form Cuti
Form Cuti yg telah ditandatangani
Form Cuti yg telah ditandatangani
Finish
Ya
Tidak Form Cuti yg
telah ditandatangani 1 Masih ada sisa Cuti Pengecekan sisa Cuti
Form Cuti yg tlh dicek
Form Cuti yg tlh dicek Ya Tidak Persetujuan Cuti Cetak Form Cuti yg tlh
[image:46.595.97.514.96.580.2]dicek
Gambar 3.1 Dokumen Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
B. Dokumen Flow Proses Peminjaman Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
Deskripsi dokumen flow proses peminjaman karyawan tetap di PT. BIG Surabaya dimulai dari karyawan mengambil form peminjaman kemudian mengisi
untuk pengecekan peminjaman. Jika masih ada peminjaman maka tidak dapat melakukan peminjaman terlebih dahulu sampai peminjamannya lunas. Jika tidak ada, maka mencetak form peminjaman yang telah dicek dan diberikan ke pimpinan untuk persetujuan peminjaman. Jika disetujui maka pimpinan akan menandatangani form peminjaman dan karyawan dapat melakukan peminjaman, jika tidak maka karyawan tidak dapat melakukan peminjaman.
Form peminjaman yang telah ditandatangani oleh pimpinan dibawa
Dokumen Flow Proses PeminjamanKaryawan Tetap di PT.BIG Surabaya Pimpinan Bagian Keuangan Bagian Personalia Karyawan Pembuatan Slip Peminjaman Slip Peminjaman 1 N Form Peminjaman yg diisi Mengisi Form Peminjaman Start Finish Form Peminjaman yg diisi Rekap Peminjaman Pencatatan Peminjaman Form Peminjaman Slip Peminjaman 2 1 2 Penandatangan Form Peminjaman Form Peminjaman yg telah ditandatangani Peminjaman disetujui Ya Form Peminjaman yg telah ditandatangani Tidak Masih ada Peminjaman Form Peminjaman
yg tlh dicek Pengecekan Peminjaman Tidak Ya Form Peminjaman
yg tlh dicek
Persetujuan Peminjaman
[image:48.595.97.512.92.534.2]Cetak Form Peminjaman yg tlh dicek
Gambar 3.2 Dokumen Flow Proses Peminjaman Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
C. Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya Dokumen flow proses penggajian karyawan tetap di PT. BIG Surabaya secara keseluruhan memiliki 10 (sepuluh) proses yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Semua proses yang termasuk di dalamnya merupakan proses yang masih dilakukan dan dikerjakan secara manual. Proses-proses tersebut adalah sebagai berikut.
3. Pemeriksaan waktu terlambat 4. Pencatatan waktu terlambat 5. Pencatatan jam lembur
6. Pembuatan laporan absensi karyawan
7. Pencatatan dan pembuatan rekap pajak dan gaji karyawan 8. Pembuatan slip pajak karyawan
9. Pembuatan slip gaji karyawan 10.Pembuatan laporan pajak dan gaji
dan gaji karyawan yang menghasilkan rekap pajak karyawan sebanyak 4 (empat) rangkap dan rekap gaji karyawan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rekap pajak karyawan rangkap 1 (satu) digunakan untuk pembuatan slip pajak karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap. Slip pajak karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke karyawan dan slip pajak karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Rekap pajak karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan.
Gambar 3.3 Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT.BIG Surabaya
Bagian Keuangan Pimpinan
Bagian Personalia Karyawan Pemeriksaan Waktu Terlambat Mengisi Form Absensi Pencatatan Jam Lembur Rekap Terlambat Pencatatan Rekap Absensi Pencatatan Waktu Terlambat Rekap Absensi Rekap Lembur Form Absensi yg telah diisi Terlambat Start Form Absensi Finish Form Absensi yg telah diisi Pembuatan Laporan Absensi Karyawan N Laporan Absensi Karyawan 3 3 2 Laporan Absensi Karyawan 1 Laporan Absensi Karyawan 1 Rekap Cuti Pencatatan dan Pembuatan Rekap Pajak dan
D. Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tidak Tetap di PT. BIG Surabaya
Dokumen flow proses penggajian karyawan tidak tetap di PT. BIG Surabaya secara keseluruhan memiliki 10 (sepuluh) proses yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Semua proses yang termasuk di dalamnya merupakan proses yang masih dilakukan dan dikerjakan secara manual. Proses-proses tersebut adalah sebagai berikut.
1. Mengisi form absensi 2. Pencatatan rekap absensi 3. Pemeriksaan waktu terlambat 4. Pencatatan waktu terlambat 5. Pencatatan jam lembur
6. Pembuatan laporan absensi karyawan
7. Pencatatan dan pembuatan rekap pajak dan gaji karyawan 8. Pembuatan slip pajak karyawan
9. Pembuatan slip gaji karyawan 10.Pembuatan laporan pajak dan gaji
lembur kemudian akan membuat laporan absensi setelah ada permintaan pembuatan laporan absensi karyawan dari pimpinan yang memerlukan rekap absensi, rekap terlambat, rekap lembur yang menghasilkan laporan absensi karyawan sebanyak 3 (tiga) rangkap.
Laporan absensi rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian personalia, laporan absensi rangkap 3 (tiga) diberikan ke pimpinan dan laporan absensi rangkap 1 (satu) diberikan ke bagian keuangan. Laporan absensi karyawan rangkap 1 (satu) yang diberikan oleh bagian personalia digunakan oleh bagian keuangan untuk pencatatan dan pembuaatan rekap pajak dan gaji karyawan yang menghasilkan rekap pajak karyawan sebanyak 4 (empat) rangkap dan rekap gaji karyawan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rekap pajak karyawan rangkap 1 (satu) digunakan untuk pembuatan slip pajak karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap. Slip pajak karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke karyawan dan slip pajak karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Rekap pajak karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan.
Laporan pajak karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke pimpinan dan laporan pajak karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Laporan gaji karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke pimpinan dan laporan gaji karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Hasil rancangan dokumen flow proses penggajian karyawan tidak tetap di PT. BIG Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.4 di halaman 43.
3.4.2 Sistem Flow Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajiaan di PT. BIG Surabaya
Berdasarkan hasil analisis dari dokumen flow di PT. BIG Surabaya mendapatkan beberapa proses yaitu sistem flow proses maintenance data, sistem
flow proses maintenance data karyawan, sistem flow proses pengambilan cuti
karyawan tetap, sistem flow proses peminjaman karyawan tetap, sistem flow proses penggajian karyawan tetap dan sistem flow proses penggajian karyawan tidak tetap yang dapat dilihat pada masing-masing gambar.
A. Sistem Flow Proses Maintenance Data di PT. BIG Surabaya
Deskripsi sistem flow proses maintenance data di PT. BIG Surabaya dimulai dari pimpinan membuat surat kebijakan departemen, bagian, jabatan, tunjangan, kebutuhan uang, cuti, shift, lembur, golongan, THR yang diberikan kepada bagian personalia. Bagian personalia menggunakan surat kebijakan tersebut untuk pembuatan master tabel yaitu master departemen, master bagian,
master jabatan, master tunjangan, master kebutuhan uang, master cuti, master
shift, lembur, master golongan. Bagian personalia juga meng-input-kan nama
meng-input-kan bulan dan tahun THR dalam menyimpan master THR. Hasil rancangan
sistem flow maintenance data di PT. BIG Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.5 di halaman 44.
B. Sistem Flow Proses Maintenance Data Karyawan di PT. BIG Surabaya Deskripsi sistem flow proses maintenance data karyawan di PT. BIG Surabaya dimulai dari karyawan mengisi data karyawan yang kemudian diberikan ke bagian personalia untuk digunakan sebagai input-an dalam proses simpan data karyawan oleh bagian personalia yang membutuhkan data master departemen,
master bagian, master jabatan, master shift, master provinsi, master kota dan
master golongan yang menghasilkan data master karyawan. Hasil rancangan
[image:55.595.93.513.299.512.2]sistem flow maintenance data karyawan di PT. BIG Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.6 di halaman 45.
C. Sistem Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
cuti. Hasil rancangan sistem flow proses pengambilan cuti karyawan tetap di PT. BIG Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.7 di halaman 45.
D. Sistem Flow Proses Peminjaman Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
Deskripsi sistem flow proses peminjaman karyawan tetap di PT. BIG Surabaya dimulai dari karyawan mengambil form peminjaman kemudian mengisi
form peminjaman. Form peminjaman yang diisi diberikan ke bagian personalia
untuk pengecekan peminjaman berdasarkan data peminjaman. Jika masih ada peminjaman maka tidak dapat melakukan peminjaman terlebih dahulu sampai peminjamannya lunas. Jika tidak ada maka mencetak form peminjaman yang telah dicek dan diberikan ke pimpinan untuk persetujuan peminjaman.
43
[image:57.842.105.758.153.480.2]
Gambar 3.4 Dokumen Flow Proses Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tidak Tetap di PT. BIG Surabaya
Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tidak Tetap di PT.BIG Surabaya
Bagian Keuangan Pimpinan
Bagian Personalia Karyawan Form Absensi yg telah diisi Slip Gaji Karyawan 1 Slip Pajak Karyawan 1 Form Absensi Rekap Absensi 3 2 Laporan Absensi Karyawan 1 Finish Pemeriksaan Waktu Terlambat Terlambat Pencatatan Waktu Terlambat Pencatatan Rekap Absensi Rekap Terlambat Pencatatan Jam Lembur Mengisi Form Absensi Rekap Lembur Pembuatan Laporan Absensi Karyawan Start Form Absensi yg telah diisi Ya Tidak N Laporan Gaji Karyawan 1 Slip Gaji 2 Slip Pajak Karyawan 1 Laporan Pajak Karyawan 1 Pembuatan Slip Gaji Karyawan Pencatatan dan Pembuatan Rekap Pajak dan Gaji Karyawan Slip Gaji 2 Slip Gaji Karyawan1 Laporan Absensi Karyawan 3 Laporan Absensi Karyawan 1 Pembuatan Slip Pajak Karyawan N N N N N Pembuatan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan N Permintaan Laporan Absensi Karyawan Permintaan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan 3 2 Rekap Gaji Karyawan1 Laporan Gaji 1 Laporan Pajak Karyawan12
Bagian Personalia Pimpinan
Sistem Flow Proses Maintenance Data
Departemen Input Departemen
Master Departemen Start Finish Membuat Surat Kebijakan Simpan Data Departemen Master Bagian Input Bagian Bagian Simpan Data Bagian Input Jabatan Jabatan Master Jabatan Simpan Data Jabatan Input Lembur Lembur Lembur Master Cuti Input Cuti Cuti Kebutuhan Uang Master Kebutuhan Uang Input Kebutuhan Uang Master Kota Input Kota Master Shift Input Shift Shift Tunjangan Input Tunjangan Master Tunjangan Simpan Data Tunjangan Simpan Data Kebutuhan Uang
Simpan Data Cuti
Simpan Data Shift Simpan Data Lembur Input Provinsi Master Provinsi Simpan Data Provinsi Simpan Data Kota Golongan Simpan Data Golongan Master Golongan Input Golongan THR
Input THR Master THR Simpan Data
THR
Sistem Flow Proses Maintenance Data Karyawan
Bagian Personalia Karyawan
Data Karyawan
Master Bagian ProvinsiMaster
Master Karyawan Master Kota Master Jabatan Start Data Karyawan Simpan Data Karyawan Finish Input Data Karyawan Master Departemen
Master Shift
[image:59.595.96.512.86.753.2]Master Golongan
Gambar 3.6 Sistem Flow Proses Maintenance Data Karyawan di PT. BIG Surabaya
Sistem Flow Proses Pengambilan Cuti Karyawan Tetap di PT.BIG Surabaya
Bagian Personalia Bagian Keuangan Pimpinan
Karyawan
Finish Form Cuti yg
telah ditandatangani
Start
Input Data Detil Cuti
Detil Cuti Simpan Data
Detil Cuti
Form Cuti yg telah ditandatangani
1
Form Cuti yg diisi
Form Cuti yg tlh dicek
Masih ada sisa Cuti
Form Cuti yg diisi
Persetujuan Cuti
Form Cuti
Persetujuan Cuti diambil
Form Cuti yg tlh dicek Mengisi
Form Cuti
Input Data Cuti
Penandatangan
Form Cuti
Form Cuti yg telah ditandatangani Ya Ya Tidak Tidak Master Cuti Pengecekan sisa Cuti
Cetak Form
Cuti yg tlh dicek
Sistem Flow Proses PeminjamanKaryawan Tetap di PT.BIG Surabaya Pimpinan Bagian Keuangan Bagian Personalia Karyawan N 2 Slip Peminjaman 1 Cetak Slip Peminjaman Simpan Data Peminjaman
Input Data Peminjaman Peminjaman Form Peminjaman yg telah ditandatangani Finish Start Form Peminjaman yg telah ditandatangani Slip Peminjaman 1 2 Persetujuan Peminjaman Penandatangan Form Peminjaman Form Peminjaman
Mengisi Form Peminjaman Form Peminjaman yg telah ditandatangani Form Peminjaman yg tlh dicek Form Peminjaman yg diisi Peminjaman disetujui diambil Ada Peminjaman Form Peminjaman
yg tlh dicek Form
Peminjaman yg diisi
Input Data Peminjaman Tidak Ya Tidak Ya Pengecekan Peminjaman Peminjaman
Cetak Form Peminjaman
[image:60.595.95.508.97.724.2]yg tlh dicek
E. Sistem Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya Untuk sistem flow proses penggajian karyawan tetap di PT. BIG Surabaya memiliki 12 (dua belas) proses yang saling berhubungan di dalamnya. Proses-proses tersebut antara lain sebagai berikut.
1. Proses pengecekan NIK karyawan 2. Proses simpan data absensi
3. Proses pengecekan jam lembur
4. Proses update dan simpan perhitungan lembur 5. Proses cetak laporan absensi karyawan
6. Proses simpan data detil tunjangan 7. Proses simpan data detil kebutuhan uang 8. Proses simpan data detil golongan
9. Proses simpan data pajak dan gaji karyawan 10.Proses cetak slip pajak karyawan
11.Proses cetak slip gaji karyawan
12.Proses cetak laporan pajak dan gaji karyawan
lembur. Jika tidak, maka tidak ada lembur dan akan diteruskan pada proses simpan data pajak dan gaji karyawan di bagian keuangan.
Setelah ada permintaan pembuatan laporan absensi karyawan dari pimpinan maka bagian personalia akan melakukan proses cetak laporan absensi karyawan yang memerlukan data master karyawan, data absensi, data lembur, data detil cuti, dan data master shift yang menghasilkan laporan absensi karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap. Laporan absensi karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke pimpinan dan Laporan absensi karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian personalia.
Data master tunjangan digunakan sebagai input-an data detil tunjangan yang kemudian melakukan proses simpan data detil tunjangan yang menghasilkan detil tunjangan. Data master kebutuhan uang digunakan sebagai input-an data detil kebutuhan uang yang kemudian melakukan proses simpan data detil kebutuhan uang yang menghasilkan detil kebutuhan uang. Data master golongan digunakan sebagai input-an data detil golongan yang kemudian melakukan proses simpan data detil golongan yang menghasilkan detil golongan.
Data master karyawan, data absensi, data lembur, data tidak adanya lembur karyawan, detil tunjangan, detil kebutuhan uang, detil golongan dan
master THR yang diperlukan pada proses simpan data pajak dan gaji karyawan
keuangan memerlukan data pajak gaji karyawan dalam mencetak slip gaji karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap.
50
[image:64.842.92.757.144.493.2]
Gambar 3.9 Sistem Flow Proses Dokumen Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT. BIG Surabaya
Sistem Flow Proses Penggajian Karyawan Tetap di PT.BIG Surabaya
Pimpinan Bagian Keuangan
Bagian Personalia Karyawan
Start B
Update dan Simpan Perhitungan Lembur Ada Jam Lembur Pengecekan NIK Karyawan Simpan Data Absensi C Absensi Lembur Master Karyawana Pengecekan Jam Lembur A B
Input NIK Karyawan NIK Cocok D Ya Tidak Tidak Ya
Master Shift
Cetak Laporan Absensi Karyawan Laporan Absensi Karyawan 2 Laporan Absensi Karyawan 1 N 1 Detail Cuti Laporan Absensi Karyawan 1 Detail Kebutuhan Uang Simpan Data Detail Tunjangan
Input Data Detail Kebutuhan Uang Master Tunjangan Master Kebutuhan Uang Simpan Data Detail Kebutuhan Uang
Input Data Detail Tunjangan Detail Tunjangan 2 Slip Gaji Karyawan 1 Simpan Data Pajak dan Gaji
Karyawan PajakGaji Karyawan N N 2 Laporan Pajak Karyawan 1 Cetak Slip Pajak Karyawan E F C A B E F Laporan Gaji Karyawan 1 Laporan Pajak Karyawan 1 Slip Pajak Karyawan 1 Slip Gaji Karyawan 1 D 2 Slip Pajak Karyawan 1 2 Laporan Gaji Karyawan 1 Cetak Slip Pajak Karyawan Cetak Laporan Pajak dan Gaji
Karyawan N N Finish A C B 3 Permintaan Laporan Absensi Karyawan Permintaan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan 5 2 Peminjaman Master Gol G
F. Sistem Flow Proses Penggajian Karyawan Tidak Tetap di PT. BIG Surabaya
Untuk sistem flow proses penggajian karyawan tidak tetap di PT. BIG Surabaya memiliki 12 (dua belas) proses yang saling berhubungan di dalamnya. Proses-proses tersebut adalah sebagai berikut.
1. Proses pengecekan NIK karyawan 2. Proses simpan data absensi
3. Proses pengecekan jam lembur
4. Proses update dan simpan perhitungan lembur 5. Proses cetak laporan absensi karyawan
6. Proses simpan data detil tunjangan 7. Proses simpan data detil kebutuhan uang 8. Proses simpan data detil golongan
9. Proses simpan data pajak dan gaji karyawan 10.Proses cetak slip pajak karyawan
11.Proses cetak slip gaji karyawan
12.Proses cetak laporan pajak dan gaji karyawan
lembur. Jika tidak, maka tidak ada lembur dan akan diteruskan pada proses simpan data pajak dan gaji karyawan di bagian keuangan.
Setelah ada permintaan pembuatan laporan absensi karyawan dari pimpinan maka bagian personalia akan melakukan proses cetak laporan absensi karyawan yang memerlukan data master karyawan, data absensi, data lembur dan data master shift yang menghasilkan laporan absensi karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap. Laporan absensi karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke pimpinan dan laporan absensi karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian personalia.
Data master tunjangan digunakan sebagai input-an data detil tunjangan yang kemudian melakukan proses simpan data detil tunjangan yang menghasilkan detil tunjangan. Data master kebutuhan uang digunakan sebagai input-an data detil kebutuhan uang yang kemudian melakukan proses simpan data detil kebutuhan uang yang menghasilkan detil kebutuhan uang. Data master golongan digunakan sebagai input-an data detil golongan yang kemudian melakukan proses simpan data detil golongan yang menghasilkan detil golongan. Data master karyawan, data absensi, data lembur, data tidak adanya lembur karyawan, detil Tunjangan, detil kebutuhan uang, detil golongan dan master THR yang diperlukan pada proses simpan data pajak dan gaji karyawan yang menghasilkan data pajak gaji.
karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke karyawan dan slip gaji karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Setelah ada permintaan laporan pajak dan gaji karyawan dari pimpinan maka bagian keuangan akan mencetak laporan pajak dan gaji karyawan yang memerlukan data pajak dan gaji karyawan masing-masing sebanyak 2 (dua) rangkap.
Laporan pajak karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke pimpinan dan laporan pajak karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Laporan gaji karyawan rangkap 1 (satu) diberikan ke pimpinan dan laporan gaji karyawan rangkap 2 (dua) diarsipkan oleh bagian keuangan. Hasil rancangan sistem flow proses penggajian karyawan tidak tetap di PT. BIG Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.10 di halaman 54.
3.4.3 Data Flow Diagram
Setelah proses design dengan menggunakan sistem flow, langkah selanjutnya dalam desain sebuah sistem adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD) yang merupakan represe
