1978-1520
Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Penggajian
Karyawan Kontrak dan Karyawan Tetap Pada
PT. Sinar Surya Kencana Abadi
BennySTMIK IBBI
e-mail: bennyshen77@gmail.com
Abstrak
PT. Sinar Surya Kencana Abadi merupakan perusahaan yang bergerak didalam bidang produksi kertas karton bekas menjadi roll kertas. Sampai saat ini, PT. Sinar Surya Kencana Abadi telah memperkerjakan sebanyak 200 orang karyawan. Proses pengolahan data penggajian di perusahaan ini sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam kegiatan operasional akan tetapi tidak menggunakan program pada saat perhitungan gaji, sering terjadi kesalahan pada saat menghitung gaji serta data karyawan yang terkadang tidak sesuai, pada saat memasukkan dan memproses data dilakukan dengan mengketik semua data karyawan serta gaji dengan menggunakan Microsoft Excel. Dengan sistem yang masih manual untuk memasukkan datanya akan memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pada saat mengketik semua data yang pada akhirnya informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan data hasil sebenarnya. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode Waterfall. Hasil penelitian ini adalah sistem informasi pengolahan data penggajian karyawan kontrak dan karyawan tetap pada PT. Sinar Surya Kencana Abadi.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Penggajian, Karyawan, Waterfall
1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi sekarang yang terus meningkat. Khususnya didalam bidang komputer, banyak orang yang sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja didalam bidang apapun. Teknologi komputer juga membuka peluang besar bagi sebuah perusahaan untuk mengembangkan dan menerapkan teknologi informasi, hampir semua perusahaan mulai dari skala yang kecil hingga skala besar sudah menggunakan komputer sebagai media untuk menunjang kegiatan operasional, agar perusahaan bisa lebih maju dan terus berkembang dengan seiringnya perkembangan zaman sekarang. PT. Sinar Surya Kencana Abadi merupakan perusahaan yang bergerak didalam bidang produksi kertas karton bekas menjadi roll kertas. Sampai saat ini, PT. Sinar Surya Kencana Abadi telah memperkerjakan sebanyak 200 orang karyawan.
Proses pengolahan data penggajian di perusahaan ini sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam kegiatan operasional akan tetapi tidak menggunakan program pada saat perhitungan gaji, sering terjadi kesalahan pada saat menghitung gaji serta data karyawan yang terkadang tidak sesuai, pada saat memasukkan dan memproses data dilakukan dengan mengketik semua data karyawan serta gaji dengan menggunakan Microsoft Excel. Dengan sistem yang masih manual untuk memasukkan datanya akan memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pada saat mengketik semua data yang pada akhirnya informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan data hasil sebenarnya. Berdasarkan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti. Maka, perumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan, bagaimana perancangan sistem informasi penggajian dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam pengolahan data karyawan serta perhitungan gaji karyawan kontrak maupun tetap agar meminimalisir terjadinya kesalahan.
2. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode Waterfall. Metode waterfall dipilih oleh peneliti dikarenakan metode waterfall adalah metode pengembangan perangkat yang berurutan sehingga tidak terjadi pengulangan pengumpulan data, analisa sistem, dan perancangan sistem serta pembangunan sistem yang berulang sehingga waktu yang digunakan lebih efisien.Setelah pengkodean selesai maka dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan pengujian aplikasi selain untuk menemukan kesalahan-kesalahan pada aplikasi tersebut, juga untuk menguji apakah aplikasi tersebut sudah memenuhi aspesifikasi kebutuhan yang telah dibuat. Adapun aktivitas-aktivitas model waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Model Waterfall
Adapun aktivitas- aktivitas model waterfall dapat dirincikan sebagai berikut : 1. Analisa Kebutuhan
Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara atau studi literature. Sistem analisa akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user, sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen userrequirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan
user dalam pembuatan sistem. Dokumen ini lah yang akan menjadi acuan sistem analis untuk menerjemahkan ke dalam bahasa program, adapun kebutuhan userdapat dirincikan sebagai berikut: a. User menginginkan adanya data pemisahan antara data karyawan kontrak dan data karyawan
tetap agar mudah saat menginput data.
b. User menginginkan agar pada saat perhitungan gaji untuk potongan PPh 21 sudah otomatis. 2. Desain Sistem
Tahapan dimana dilakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem seperti diagram alir data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entitiy relationship diagram), dan serta struktur dan bahasa data, adapun desain sistem yang akan dibuat dapat dirincikan sebagai berikut:
a. Database
Lokasi penyimanan data yang akan dibuat menggunakan Microsoft SQL Server
b. Form
Terdiri atas form-form yang tersusun atas tabel login, data jabatan, datakaryawan, data absensi, penggajian, laporan dan exitprogram
c. Table
Penerapan dan Pemeliharaan
Pengujian Program
Penulisan Kode Program
Desain Sistem
Terdiri atas laporan jabatan, laporankaryawan, laporan bulanan gajidan laporan bulanan absensi.
3. Penulisan Kode Program.
Penulisan kode program atau coding merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Penulisan Kode Program itu dilakukan oleh programmer yang akan menterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki, adapun susunan kode program yang akan dibuat antara lain:
a. Menu pertama pada saat dibuka adalah menu login.
b. Setelah masuk ke menu login maka akan masuk kemenu data, penggajian, laporan dan exit
program.
c. Didalam menu data terdapat data jabatan, data karyawan dan data absensi. d. Penggajian langsung menghitung gaji karyawan.
e. Didalam laporan terdapat laporan jabatan, laporan karyawan dan laporan bulanan gaji dan absensi
f. Diexit program langsung keluar dari program sistem. 4. Pengujian Program
Sekali kode dibuat, pengujian program juga dimulai. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input
yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.Metode pengujian yang dilakukan oleh peneliti adalah metode pengujian blackbox. Metode pengujian ini ditujukan untuk meramalkan cara kerja perangkat lunak secara detail. Perangkat lunak yang akan dirancang pasti akan mengalami perubahan, perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan yang baru, atau karena pelanggan membutuhkan pengembangan fungsional.
5. Penerapan dan Pemeliharaan.
Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan. Semua perubahan akan terjadi karena adanya kesalahan-kesalahan pada saat penerapan, karena perangkat lunak harus disesuaikan untuk mengakomodasikan perubahan-perubahan di dalam lingkungan eksternalnya, atau pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja. Pemeliharaan perangkat lunak terhadap setiap fase program sebelumnya dan tidak membuat pembaharuan lagi, adapun jenis pemeliharaan yang akan dilaksanakan antara lain
a. Melakukan pemeliharaan agar tidak terjadi kehilangan data seperti melakuan backup data setiap harinya.
b. Memperbaiki beberapa fase jika terjadi error di dalam program.
3.
Hasil dan Analisis
3.1. Rancangan Basis DataRancangan basis data ini berisikan database yang akan digunakan, dimana rancangan basis data ini terdiri dari rancangan normalisasi terlebih dahulu dan kemudian menjelaskan rincian dari basis data yang digunakan.
Database penggajian terdari dari tabel Karyawan, tabel absensi, tabel pinjaman dan tabel pembayaran gaji.
1. Data User
Nama File : User
Media : SQL Server 2008 Primary Key : ID User
Struktur tabel user dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Struktur Tabel User
No. Nama Field Tipe Lebar Keterangan
1 LoginID Nchar 10 LoginID 2 Password Nchar 10 Password
2. Data Jabatan
Nama File : Jabatan
Media : SQL Server 2008 Database : Gaji
Primary Key : ID Jabatan
Struktur tabel ID Jabatan dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Struktur Tabel Jabatan
No. Nama Field Tipe Lebar Keterangan
1 IDJabatan Nchar 10 ID Jabatan 2 Jabatan Varchar 50 Jabatan
3 StatusKaryawan Varchar 20 Status Karyawan 4 GajiPokok Money - Gaji Pokok 5 GajiHarian Money - Gaji Harian
3. Data Karyawan
Nama File : Karyawan Media : SQL Server 2008 Organisasi file : Gaji
Primary key : No Induk Karyawan
Struktur tabel Karyawan dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Struktur Tabel Karyawan
No. Nama Field Tipe Lebar Keterangan
1 NoIndukKaryawan Varchar 15 No Induk Karyawan 2 NamaLengkap Varchar 50 Naa Lengkap 3 TptLahir Varchar 30 Tempat Lahir 4 TglLahir Datetime - Tanggal Lahir 5 JK Nchar 10 Jenis Kelamin 6 Pendidikan Varchar 15 Pendidikan 7 Agama Varchar 12 Agama
8 TglMulaiBekerja Datetime - Tanggal Mulai Bekerja 9 Alamat Varchar 50 Alamat
10 Telepon Varchar 15 Telepon 11 StatusKaryawan Varchar 20 Status Karyawan 12 IDJabatan Nchar 10 ID Jabatan 13 SN Nchar 20 Status Nikah
4. Data Gaji Karyawan
Nama File : Gaji Karyawan Media : SQL Server 2008 Organisasi file : Gaji
Primary key : NoSlipGaji
Tabel 4. Struktur Tabel Gaji Karyawan
No. Nama Field Tipe Lebar Keterangan
1 NoSlipGaji Varchar 15 No Slip Gaji 2 BulanGaji Nchar 10 Bulan Gaji 3 TahunGaji Int - Tahunan Gaji 4 TglTerima Datetime - Tanggal Terima 5 NoIndukKaryawan Varchar 15 No Induk Karyawan 6 JumlahKehadiran Int - Jumlah Kehadiran 7 GajiHarian Money Gaji Harian 8 JumlahGaji Money - Jumlah Gaji 9 Lembur1 Money Gaji Lembur 10 JumlahJamLbr1 Int Jumlah Jam Lembur 11 TotalLembur Money Total Lembur 12 LemburII Money Gaji Lembur 13 JumlahJamLbrII Int Jumlah Jam Lembur 14 TotalLemburII Money Total Lembur 15 PotonganPinjaman Money - Potongan Pinjaman 16 BPJS Money Potongan BPJS 17 TotalGaji Money Total Gaji
18 PPH Money PPH
19 JumlahTerima Money Jumlah Gaji Terima 20 StatusKaryawan Varchar 20 Status Karyawan
6. Data Absen
Nama File : Absensi
Media : SQL Server 2008 Organisasi file : Index
Primary key : NoAbsen
Struktur tabel absensi dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Struktur Tabel Absensi
No. Nama Field Tipe Lebar Keterangan
1 NoAbesn Varchar 15 No Absensi 2 Tanggal Int - Tanggal absen 3 Bulan Nchar 4 Bulan
4 Tahun Int 4 Tahun
5 NoIndukaryawawan Varchar 15 No Induk Karyawan 6 Keterangan Varchar 50 Keterangan
3.2. Diagram Hubungan Antar Entitas
Karyawan NamaLengkap Tptlahir TglLahir JK Pendidikan Agama TglMulai Alamat Telepon Statuskaryawan IDJabatan Nonduk MEMILIKI Jabatan IDJabatan Jaatan StatusKaryawan GajiPokok GajiHarian MEMILIKI ABSENSI NoAbsensi TANGGAL BULAN TAHUN NoInduk ABSENSI Memperoleh Gaji NoIndukKaryawan BlnGaji GajiHarian JumahKehadiran NoSlpGaji Lembur Status Nikah
Gambar 2. Hubungan Antar Entitas
Hubungan antar entitas terdiri dari hubungan antara karyawan dengan jabatan, karyawan dengan absensi, dan karyawan dengan gaji kontrak karyawan. Jenis hubungan antar entitas yaitu one to many
(satu ke banyak).
3.3. Rancangan Interface
Rancangan user interface terdiri dari menu-menu yang akan digunakan dalam sistem usulan. Menu utama yang dirancang terdiri dari menu data, penggajian, laporan.dan exit program. Berikut perancangan struktur menu ini dapat dilihat pada Gambar 3.
3.4. Implementasi
3.4.1. Tampilan Menu Login
Tampilan Login merupakan tampilan yang pertama kali muncul ketika program dijalankan. Berfungsi sebagai form input username dan password admin program. Berikut tampilan login dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Tampilan Menu Login
3.4.2. Menu Utama
Berikut ini adalah hasil dari tampilan sistem usulan yang telah dirancang: 1. Tampilan Menu Utama
Tampilan Menu Utama dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Tampilan Menu Utama
Gambar 5. adalah tampilan menu utama yang terdapat pada sistem usulan yang terdiri dari menu data, penggajian dan laporan.
4.3.3. Input Sistem
Tampilan input sistem terdiri dari input data karyawan, data jabatan, data absensi dan data penggajian.
1. Tampilan input data Karyawan
Gambar 6. Tampilan Input Data Karyawan
Tampilan input data karyawan pada Gambar 6 menampilkan data karyawan yang telah dimasukkan ke dalam database dan dapat digunakan untuk menyimpan data baru, mengubah data, dan menghapus data karyawan.
2. Tampilan Input Jabatan
Tampilan input data jabatan dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Tampilan Input DataJabatan
Tampilan input datajabatan pada Gambar 7. menampilkan data jabatan yang telah dimasukkan ke dalam database dan dapat digunakan untuk menyimpan data baru, mengubah data, dan menghapus data jabatan.
3. Tampilan Input Absensi Karyawan
Gambar 8. Tampilan Input Absensi Karyawan
Tampilan input absensi karyawan pada Gambar 8 menampilkan data absensi karyawan yang telah dimasukkan ke dalam database dan dapat digunakan untuk menyimpan data baru, mengubah data, dan menghapus data absen karyawan.
4. Tampilan Input data penggajian
Tampilan input data penggajian dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Tampilan Input penggajian
Tampilan input data pinjaman pada Gambar 9 menampilkan form input data penggajian, dimana terdapat tombo simpan untuk menyimpan data transaksi penggajian, tombol update untuk mengubah data penggajian, tombol hapus untuk menghapus data penggajian.
4.3.4. Output Sistem
1. Tampilan output data karyawan
Gambar 10. Tampilan Output Data karyawan
Tampilan output data karyawan berfungsi menampilkan data-data karyawan yang telah dimasukkan kedalam database.
2. Tampilan output data absensi Karyawan
Tampilan form cetak laporan absensi berfungsi untuk menentukan periode data absensi yang ingin disajikan. Terdiri dari pilihan bulan dan tahun, kemudian terdapat tombol cetak untuk menampilkan laporan.
Tampilan output data absensi karyawan berfungsi menampilkan data-data absensi karyawan yang telah dimasukkan kedalam database.
4. Tampilan output Penggajian
Tampilan output penggajian dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan Output Penggajian
Tampilan output penggajian berfungsi menampilkan data-data penggajian berdasarkan periode yang telah dimasukkan kedalam database.
5. Tampilan output Slip Gaji
Tampilan output slip gaji dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Tampilan Output Slip Gaji
Tampilan output slip gaji berfungsi menampilkan data-data slip gaji karyawan kontrak dan karyawan tetap pada PT. Sinar Surya Kencana Abadi berdasarkan periode yang telah dimasukkan kedalam database.
4. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang telah peneliti lakukan pada PT. Sinar Surya Kencana Abadi dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain :
1. Dengan adanya program gaji dengan sistem yang terkomputerisasi maka setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lebih baik serta akan lebih memudahkan jika terjadi perubahan data karyawan kontrak maupun tetap dan dapat menghadapi permasalahan yang dihadapi selama ini.
2. Dengan sistem yang diusulkan, jabatan, karyawan, dan absensi karyawan akan diinput dalam komputer dapat mempengaruhi perhitungan gaji karyawan, laporan gaji juga dapat dicetak langsung setiap bulan, setelah komponen-komponennya di input terlebih dahulu yang terdiri dari gaji perhari untuk karyawan kontrak serta gaji pokok untuk karyawan tetap, lembur, BPJS dan PPH21.
Daftar Pustaka
[1] Abdullah, D dan Erliana, C.I. (2011). Bisnis Rental Mobil Melalui Internet (E-Commerce) Menggunakan Algoritma Sha-1 (Sequre Hash Algorithm-1). Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi 4(2).
[2] Abdullah, D. (2015). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Retribusi Pengujian Kendaraan Bermotor Kabupaten Aceh Utara. Jurnal Sisfotenika 5(2).
[3] Abdullah, D. (2015). Perancangan Sistem Informasi Pendataan Siswa SMP Islam Swasta Darul Yatama Berbasis Web. Indonesian Journal on Networking and Security 4(1).
[4] Abdullah, D dan Erliana, C.I. (2016). Sistem Informasi Pendataan Kendaraan Hilang Berbasis Web Pada Polres Binjai. Prosiding SNIKOM 2016: pp. 39-46.
[5] Abdullah, Dahlan. (2016). Pemrosesan Paralel (Parallel Processing). Lhokseumawe: UNIMAL Press
[6] Abdullah, Dahlan. (2017). Merancang Aplikasi Perpustakaan Menggunakan SDLC. Lhokseumawe: Sefa Bumi Persada
[7] Abdullah, Dahlan, C.I. Erliana, Fadlisyah. (2017). Pengantar Robot Visi. Lhokseumawe: Sefa Bumi Persada
[8] Baridwan, Z. 2008, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan Kelima, Edisi Kelima, Penerbit BPFE, Yogyakarta.
[9] Hartono, J., 2010, Analisa & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.
[10] Hartono H. (2017). Model Optimisasi Hybrid Ensembles dalam Menyelesaikan Permasalahan Class Imbalance. TECHSI-Jurnal Teknik Informatika Vol. 8 No. 2
[11] Hartono, H., Jimmy, J. (2017). Perancangan Aplikasi Mobile Repository Skripsi (Skripsi Alumni Mahasiswa) STMIK IBBI Berbasis Andorid. Jurnal Ilmiah Core IT: Community Research Information Technology Vol. 5 No. 2
[12] Hartono, H., Simanihuruk, T. (2017). Optimization Model of Fuzzy Rule Based Expert System Using Max-Min Composition and Schema Mapping Translation. INSIST Vol. 2 No. 1
[13] Hartono, H., Simanihuruk, T. (2015). Implementation of Fuzzy Rule Based Expert System in Determing The Major Selection for The Student of Raksana Senior High School. International Journal of Computing and Technology Vol. 2 No. 11, pp. 442-447
[14] Hartama, D. dan H. Hartono. (2016). Analisis Kinerja Dosen STMIK IBBI dengan Menggunakan Metode Rough Set. Semnasteknomedia Online4(1).
[15] Hidayat, Harri, H. Hartono, S. Sukiman. (2017). Pengembangan Learning Management System
(LMS) untuk Bahasa Pemrograman PHP. Jurnal Ilmiah CORE IT5(1): 20-29.
[16] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh AI - Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.
[17] Kotler, P., 2011, Manajemen Pemasaran Jasa, Cetakan Pertama, Edisi Kedua, Penerbit Salembat Empat, Jakarta.
[18] McLeod, Jr. R., 2010, Sistem Informasi Manajemen, Jilid 1, Edisi 7, Prenhallindo, Jakarta. [19] Ongko, E. (2015). Analisis Performance Atas Metode Arithmetic Crossover dalam Algoritma
Genetika. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi 4 (2), pp. 76-87
[20] Ongko, E. (2013). Perancangan Sistem Pakar Diagnosa Penyakit pada Mata. Jurnal TIMES 2 (2), pp. 10-17
[22] Sidik, B. dan H.I. Pohan, Pemrograman Web dengan HTML, Penerbit Informatika, 2009. [23] Installing a new Web Server, http://www.webmasterstop.com/86.html, tanggal akses 25 Januari
2014.
[24] Instalasi MySQL, http://www.mysql.com/, tanggal akses 25 Januari 2014.
[25] Instalasi PHP, http://www.php.net/download-docs.php, tanggal akses 25 Januari 2014. [26] Instalasi Web Server, http://www.apache.org/, tanggal akses 25 Januari 2014.
[27] MySQL Documentation, http://www.phpmyadmin.net/, tanggal akses 25 Januari 2014. [28] PHP Tutorial, http://www.w3schools.com/php/default.asp, tanggal akses 25 Januari 2014. [29] The PHPmyadmin, http://dev.mysql.com/doc/, tanggal akses 25 Januari 2014.
[30] www.malohong.com, tanggal akses 25 Januari 2014.
[31] http://www.pempropsu.go.id/unitkerja/kantorpd/, tanggal akses 25 Januari 2014. [32] http://ardiansyah5.tripod.com/ bab2.htm, tanggal akses 25 Januari 2014.
