ABSTRACT
INTRANET-BASED E-PROCUREMENT IN
THE DEPARTMENT OF COMMUNICATION AND INFORMATICS WEST JAVA PROVINCE
By
Fakhriyyatul Azhar 10106075
In each agency required the provision of goods, the institutions of government procurement can be done by direct appointment. This is as provided for in Presidential Decree number 80 of 2003 RI on pendoman implementation of procurement of government. The existence of difficulties in the procurement process by direct appointment, and less informatifnya regarding procurement of goods to be carried out, and difficulties in data processing is a provider of some of the problems that occurred in West Java provincial government DISKOMINFO. The purpose of the construction of this application is to be able to resolve the issue.
The development of this system using waterfall model of system development methodologies. Waterfall model consists of systems engineering at this stage of data collection that is by interview, observation, and literature studies, the next stage of analysis at this stage of system analysis tool used is flowmap, then the design stage at this stage is a tool used ERD ( Entity Relationship Diagram) and to describe the process used DFD (Data Flow Diagram), phase coding system built in PHP using a MySql database, where further testing is done alpha testing and Blackbox testing betha with interview, and the last of maintenance in This phase is the maintenance of the system.
This application can handle data processing personnel, the process of making the procurement plan, procurement process, the appointment process, the process of examination of goods, the process of handing over the work, except that there are print employment contract. This application can store company data that will be the provider of goods. Further, the application is still using the existing intranet networks around the offices West Java Provincial Government DISKOMINFO. To access this application for providers of goods are required to come to the office because it is still used in limited applications network DISKOMINFO local area network in West Java Province.
Based on the results of research and testing alpha and betha of e-Procurement system is intranet based on Office of Communications and Information Technology West Java provincial government, the conclusions that can be taken is known that this system has been enough to ease the process of data processing, this system is quite feasible to be used to process procurement of goods by direct appointment.
Key word :
ABSTRAK
E-PROCUREMENT BERBASIS INTRANET DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
PROVINSI JAWA BARAT Oleh
FAKHRIYYATUL AZHAR 10106075
Di setiap instansi dibutuhkan adanya pengadaan barang, pada instansi pemerintahan pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung. Hal ini seperti diatur di dalam Kepres RI nomor 80 Tahun 2003 tentang pendoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Adanya kesulitan dalam proses pengadaan dengan penunjukan langsung, serta kurang informatifnya mengenai pengadaan barang yang akan dilaksanakan, dan kesulitan dalam proses pengolahan data penyedia merupakan beberapa masalah yang terjadi di DISKOMINFO Pemprov Jabar.
Pengembangan sistem ini menggunakan metodologi pengembangan sistem waterfall model. Waterfall model terdiri dari system engineering dimana pada tahap ini dilakukan pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara, observasi, dan studi literatur, selanjutnya ada tahap analysis pada tahap ini dilakukan analisis sistem dimana alat yang digunakan adalah flowmap, kemudian tahap design pada tahap ini alat yang digunakan adalah ERD (Entity Relationship Diagram) dan untuk menggambarkan proses digunakanlah DFD (Data Flow Diagram) , tahap coding di tahap ini sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database menggunakan MySql, selanjutnya testing dimana dilakukan pengujian alpha secara blackbox dan pengujian betha dengan cara wawancara, dan yang terakhir yaitu maintenance pada tahap ini dilakukan pemeliharaan terhadap sistem.
Aplikasi ini dapat menangani proses pengolahan data pegawai, proses pembuatan rencana pengadaan, proses pengadaan barang, proses penunjukan penyedia, proses pemeriksaan barang, proses serah terima hasil pekerjaan, selain itu ada cetak kontrak kerja antara PPK dan penyedia barang. Aplikasi ini pun dapat menyimpan data-data perusahaan yang akan menjadi penyedia barang. Selain itu aplikasi ini masih menggunakan jaringan intranet yang ada di sekitar kantor DISKOMINFO Pemprov Jabar. Untuk mengakses aplikasi ini bagi penyedia barang diharuskan datang ke kantor DISKOMINFO karena aplikasi ini masih digunakan sebatas jaringan local area network di DISKOMINFO Pemprov Jabar.
Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian alpha dan betha terhadap Sistem e-Procurement berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika Pemprov Jabar, kesimpulan yang dapat diambil yaitu diketahui bahwa sistem ini telah cukup dapat mempermudah dalam proses pengolahan data, sistem ini pun cukup layak untuk digunakan untuk proses pengadaan barang dengan penunjukan langsung.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pengadaan barang dibutuhkan oleh sebagian besar instansi pemerintahan.
Pada instansi pemerintahan pengadaan barang dilakukan dengan proses lelang, baik
pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung, ataupun penunjukan
langsung. Hal ini dilaksanakan sesuai dengan KEPRES RI nomor 80 Tahun 2003
tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Fakta di lapangan
menunjukan adanya kesulitan dalam proses pengadaan barang dengan penunjukan
langsung diantaranya spesifikasi barang tidak diberikan oleh pengguna barang kepada
pejabat pengadaan, kesulitan pejabat pengadaan dalam membuat HPS (harga
perkiraan sendiri). Seringkali seorang pejabat pengadaan dibebankan untuk
melaksanakan dua hingga tiga pengadaan barang. Hal ini tentunya memberatkan
pejabat tersebut mengingat waktu yang ada pun terbatas.
Masalah lain yang dihadapi DISKOMINFO yaitu masih adanya kesulitan
dalam proses pengolahan data penyedia. Hal ini terjadi karena setiap penyedia akan
datang dan memberikan berkas mengenai data perusahaannya sehingga berkas
penyedia yang ada semakin lama semakin menumpuk. Untuk itu dibutuhkan suatu
2
Hal lain yang terjadi yaitu masih kurangnya informasi yang memberitahukan
tentang adanya proses pengadaan barang secara penunjukan langsung kepada
perusahaan penyedia barang. Jadi satu perusahaan baru akan mengetahui bahwa
sedang ada proses pengadaan barang apabila perusahaannya ditunjuk sebagai
penyedia. Itu pun hanya diketahui oleh satu perusahaan saja, sedangkan untuk
perusahaan yang lain tidak ada informasi sama sekali. Dengan permasalahan yang
ada seperti yang telah dijabarkan di atas, maka salah satu solusinya yaitu dibangun
sebuah aplikasi yang dapat mengatasi segala permasalahan yang ada, aplikasi itu
disebut dengan e-procurement. E-procurement yaitu pengadaan yang dilakukan
secara elektronik, diharapkan dengan adanya e-procurement proses pengadaan barang
dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang masalah yang ada, terdapat beberapa masalah yang timbul
diantaranya sebagai berikut :
1. Adanya kesulitan dalam proses pengadaan barang secara penunjukan
langsung.
2. Adanya kesulitan dalam proses pengolahan data penyedia.
3. Kurang informatifnya proses pengadaan barang di Dinas terkait.
Dengan adanya masalah tersebut serta telah adanya persetujuan dari pihak
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, maka dibutuhkan sebuah
aplikasi e-procurement penunjukan langsung yang mendukung agar dapat mengatasi
3
Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka dapat dirumuskan masalahnya adalah
bagaimana membangun E-Procurement berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan
Informatika Provinsi Jawa Barat.
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud
Maksud dari penelitian ini adalah membangun E-Procurement berbasis
intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
1.3.2 Tujuan
Tujuan dibangunnya aplikasi tersebut adalah :
1. Mempermudah dan mempercepat dalam proses pengadaan barang dengan
penunjukan langsung.
2. Mempermudah dalam proses pengolahan data penyedia.
3. Memaksimalkan informasi tentang proses pengadaan barang yang sedang
maupun yang akan dilaksanakan.
1.4 Batasan Masalah
Dari kajian tersebut maka batasan masalahnya yaitu aplikasi yang dibangun
ditujukan untuk menangani:
1. Proses pengadaan barang dilakukan dengan cara penunjukan langsung,
2. Pengadaan di sistem ini dibatasi hanya untuk pengadaan barang saja,
3. Pengguna sistem ini adalah bagian kepegawaian, kepala bidang, penyedia
4
4. Sistem ini dapat digunakan oleh para penyedia, namun untuk mengaksesnya
para penyedia harus dating terlebih dahulu datang ke kantor DISKOMINFO,
karena sistem ini masih digunakan sebatas pada jaringan local area network,
5. Sistem ini menangani prosedur perencanaan pengadaan barang, prosedur
pemasukan company profile dan penunjukan panitia/pejabat pengadaan,
prosedur pembuatan kontrak kerja, prosedur pemeriksaan barang dan serah
terima barang,
6. Sistem ini masih berbasiskan intranet yang hanya digunakan di lingkungan
sekitar kantor DISKOMINFO.
1.5 Metodologi Penelitian
Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan menggunakan
metodologi penelitian. Metodologi penelitian merupakan tahap-tahap penelitian yang
harus diterapkan sebelum melakukan pemecahan masalah. Dalam menganalisa
digunakan metode–metode sebagai berikut :
1. Studi Sistem
1) Wawancara
Mengadakan tanya jawab (interview) langsung kepada pihak yang
berwenang di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
2) Observasi
5
3) Penelitian Perpustakaan (Library Research)
Metode yang dipakai untuk mengumpulkan data yang sifatnya teoritis
dengan membaca buku-buku atau literatur yang ada hubungannya dengan
laporan tugas akhir.
2. Pengembangan Sistem
System Engineering
Analysis
Desaign
Coding
Testing
Maintenance
Gambar 1.1 Metodologi Pengembangan Sistem Waterfall Model
Waterfall (Roger Pressman, P.Hd.) adalah sebuah pengembangan model
perangkat lunak yang dilakukan secara berurutan atau sekuensial, adapun
model ini dimulai pada tahap :
1) System Engineering, pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dan
pembuatan form diagram dan analisis sistem.
2) Analysis, pada tahap ini dibentuk domain masalah.
3) Design, pada tahap ini dilakukan pembuatan tabel aturan, membuat basis
pengetahuan serta interface (antarmuka).
4) Coding, tahap ini merupakan suatu proses mengubah desain menjadi
bentuk yang dapat dimengerti oleh komputer yaitu dengan bahasa
6
5) Testing, pada tahap ini dilakukan pengujian perangkat lunak.
6) Maintenance, yaitu hasil perancangan dengan bahasa pemrograman
diterapkan pada sistem.
Kelebihan dari model ini adalah karena adanya titik transisi yang jelas pada
setiap tahap, maka akan memudahkan tim pengembang perangkat lunak dalam
memonitor penjadwalan proyek, menetapkan tanggung jawab dan akuntabilitas peran
personal dalam proyek perangkat lunak.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok
pembahasan secara umum sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan
masalah, metodologi penelitian, sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu: tinjauan umum perusahaan dan
landasan teori. Tinjauan umum perusahaan berisi tentang sejarah singkat perusahaan,
visi, misi, dan struktur organisasi sedangkan landasan teori berisi teori-teori
pendukung dalam membangun E-Procurement berbasis intranet di Dinas
Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi ini, analisis
7
perangkat lunak yang digunakan. Selain itu terdapat juga perancangan antarmuka
untuk aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan yang
telah dibuat disertai juga dengan hasil pengujian dari aplikasi ini yang dilakukan di
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat sehingga diketahui apakah
sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan tentang keseluruhan dari pembangunan aplikasi ini
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Berisi tentang hal yang berkaiatan dengan perusahaan.
2.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan
Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa
Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan
Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan
Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Keberadaan PUSLAHTA
di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan
Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut
dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era
komputer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat
Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor :
294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data
(PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan
Tamansari No. 57 Bandung.
Sebagai tindak lanjut dari Surat Keputusan Gubernur Nomor :
294/Ok.200-Oka/SK/78, maka pada tanggal 29 Juni 1981 pendirian Kantor PUSLAHTA
dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 2 Tahun 1981 tentang Pembentukan
Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan
9
Pusat Pengolahan Data Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Dengan kedua
Peraturan Daerah tersebut keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah
Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat semakin berperan, khususnya dalam
melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang komputerisasi. Akan
tetapi keberadaan kedua Peraturan Daerah tersebut tidak mendapat pengesahan dari
pejabat yang berwenang dalam hal ini Menteri Dalam Negeri, sehingga keberadaan
PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat kedudukan
organisasi menjadi non struktural. Akan tetapi dengan keberadaan Puslahta Provinsi
Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain
oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk
kerja sama penggunaan mesin komputer IBM S-370/125 seperti : IPTN, PJKA, ITB,
dan pihak swasta lainnya.
Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun
sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan
Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi
PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di dalam salah satu
pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan
wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Provinsi Daerah Tingkat I
Jawa Barat. Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No.
21 tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa
Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 22
Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE)
10
negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data
Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia. Sebagai tindak lanjut dari
Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor
Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93
perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Provinsi
Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah
Istimewa Yogyakarta. Dengan keluarnya Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara (Menpan) tersebut, maka untuk mengukuhkan Keputusan Gubernur
Nomor 22 Tahun 1992 diajukan Rancangan Peraturan Daerahnya, dan akhirnya pada
tanggal 21 Juni 1994 berhasil ditetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I
Jawa Barat Nomor : 4 tahun 1994 tentang Pengukuhan Dasar Hukum Pembentukan
Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor
5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik
Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam
Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan
Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah
Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Provinsi Daerah
Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang
struktural. Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun
2000 tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa
11
Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor Pengolahan
Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun
1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun 1994. Sedangkan
Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat
Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8
April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No.
294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun
1981 tanggal 29 Juni 1981.
BAPESITELDAadalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem Informasi
dan Telematika Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi, Multimedia dan
Informatika. Selanjutnya, berdasarkan Perda Nomor 21 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov.
Jabar diganti menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta
cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga
kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik
khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka Diskominfo
dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam kepentingan
Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province Tahun 2012.
Berdasarkan Perda tersebut, Dinas Komunikasi dan Informatika berada diperingkat
12
2.1.2 Dasar Hukum Perusahaan
1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi
Telematika Indonesia;
2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga
Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat.
2.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Kepala Dinas
Sekretaris
Sub Bagian Keuangan Sub Bagian
Perencanaan & Program
Sub Bagian Kepegawaian
& Umum
Bidang Postel Bidang SKDI Bidang
Telematika Bidang PDE
Seksi Pos & Telekomunikasi
Seksi MPSF
Seksi Standardisasi
Postel
Seksi Komunikasi
Sosial
Seksi KPPD
Seksi Penyiaran dan Kemitraan
Media
Seksi Pengembangan
Telematika
Seksi Penerapan Telematika
Seksi SMET
Seksi Kompilasi
Data
Seksi Integrasi Data
Seksi Penyajian
Data dan Informasi Kelompok JabFung
UPTD LPSE
13
2.1.4 Uraian Tugas
Tugas pokok setiap seksi yaitu:
1. Kepala:
Kepala Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan
Daerah bidang Komunikasi dan Informatika berdasarkan asas otonomi, dekonsentrasi
dan tugas pembantuan.
2. Sekretariat:
Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi
perencanaan dan program Dinas, pengkajian perencanaan dan program, pengelolaan
keuangan, kepegawaian, dan umum.
2.1 Sub.Bagian Perencanaan dan Program:
Subbagian Perencanaan dan Program mempunyai tugas pokok
mengkoordinasikan perencanaan dan penyusunan program.
2.2 Subbagian Keuangan:
Subbagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan
administrasi keuangan.
2.3 Subbagian Kepegawaian dan Umum:
Subbagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan
administrasi rumah tangga dan perlengkapan.
3. Bidang Pos dan Telekomunikasi:
Bidang Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
14
3.1 Seksi Pos dan Telekomunikasi:
Seksi Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pos dan telekomunikasi.
3.2 Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi:
Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi mempunyai tugas
pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi monitoring
dan penertiban spektrum frekuensi.
3.3 Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi:
Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusun bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi pos dan
telekomunikasi.
4. Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi:
Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi mempunyai tugas
pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi sarana
komunikasi dan diseminasi informasi.
4.1 Seksi Komunikasi Sosial:
Seksi Komunikasi Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusun
bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi sosial.
4.2 Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah:
Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah mempunyai tugas
pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi
15
4.3 Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media:
Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis serta fasilitasi penyiaran dan kemitraan media.
5. Bidang Telematika:
Bidang Telematika mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian
bahan kebijakan teknis dan fasilitasi telematika.
5.1 Seksi Pengembangan Telematika:
Seksi Pengembangan Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengembangan telematika.
5.2 Seksi Penerapan Telematika:
Seksi Penerapan Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi penerapan telematika.
5.3 Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika:
Seksi Standardisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika mempunyai tugas
pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi
dan monitoring evaluasi telematika.
6. Bidang Pengolahan Data Elektronik:
Bidang Pengolahan Data Elektronik mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengolahan data
elektronik.
6.1 Seksi Kompilasi Data:
Seksi Kompilasi Data mempunyai tugas pokok mempunyai tugas pokok
16
6.2 Seksi Integrasi Data:
Seksi Integrasi Data mempunyai tugas pokok melaksanakan menyusun bahan
kebijakan teknis dan fasilitasi integrasi data.
6.3 Seksi Penyajian Data dan Informasi:
Seksi Penyajian Data dan Informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi data dan informasi.
2.2 Landasan Teori
Beberapa landasan teori menjadi acuan dalam melaksanakan tugas akhir ini
adalah:
2.2.1 Konsep Dasar E-Procurement
E-Procurement merupakan suatu mekanisme pembelian masa kini – atau
dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen – dengan memanfaatkan sejumlah
aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi terkait lainnya sebagai
enabler dalam menjalankan proses tersebut. Adapun pengertian lain e-Procurement
menurut Bank Dunia yaitu sebuah definisi berlapis tiga dari e-Procurement dari segi
pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank
Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh
pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk
memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor
publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering
dengan e-purchasing. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-Procurement
17
memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang
yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi
Bank Dunia tetapi menghilangkan “pengadaan karya”. Fitur e-Procurement
pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi
biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan
memperpendek birokrasi. Penerapan e-Procurement mendorong upaya transaksi dari
pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini
memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui
katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item
yang dibutuhkan.
2.2.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah
himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai
tujuan bersama.
2.2.2.1 Pengertian Sistem
Beberapa pengertian sistem menurut sejumlah para ahli, yaitu:
1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu
rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud
untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah
18
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari
fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik
untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan
untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling
berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling
berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh
19
2.2.2.2 Data
Data adalah fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dapat diartikan
juga sebagai kumpulan suatu kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan.
2.2.2.3 Informasi
Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Pengertian lain dari
informasi yaitu hasil dari kegiatan yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari
suatu kejadian.
2.2.3 Konsep Basis Data
Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas
dari satu atau lebih organisasi yang berelasi.
2.2.3.1 DBMS
Menurut Date, Sistem Basis Data adalah system terkomputerisasi yang tujuan
utamanya adalah memelihara informasidan membuat informasi tersebut tersedia saat
dibutuhkan. Manajemen Sistem Basis Data (Database Management System DBMS)
adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan
utilitas kumpulan data dalam jumlah besar. DBMS dapat menjadi alternatif
penggunaan secara khusus untuk aplikasi, semisal penyimpana n data dalam fiel dan
menulis kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya. DBMS memiliki beberapa
keuntungan antara lain: independensi data, pengaksesan yang efisien terhadap data,
20
2.2.4 Tools Perancangan Perangkat Lunak
Pengembangan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem
itu sendiri. Pengembangan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektivitas
sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem. Pengembangan sistem dapat
berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama
secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. Dalam mengembangkan
sistem diperlukan alat untuk membantu merancang sistem, alat yang digunakan antara
lain:
2.2.4.1 Context Diagram
Definisi dari context diagram yaitu “Diagram alir data suatu informasi untuk menyampaikan kepada system secara interaksi langsung antar pelaku pelaku kegiatan dengan pengaruh external factor terhadap intup informasi menuju output diinginkan sehingga system terlihat secara jelas dan informatif”. Context diagram digunakan untuk menggambarkan mengenai sistem secara global. Dalam hal ini ditetapkan
entitas-entitas eksternal yang terlibat dalam proses, baik sebagai sumber maupun
tujuan.
2.2.4.2 DFD
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD
merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang
berjalan logis. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi
21
data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu "dikembangkan" untuk
melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.
DFD membantu para analis sistem untuk meringkas informasi tentang sistem,
mengetahui komponen kunci tentang sistem dan membantu dalam menentukan
fungsi-fungsi yang dapat dipakai kembali, dan membantu perkembangan aplikasi
secara efektif.
DFD sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dengan analis sistem
sehingga sangat mudah untuk melakukan kaji ulang secara terus menerus pada
perkembangan aplikasi tersebut. DFD menunjukkan syarat-syarat pengaturan waktu
dari berbagai macam proses. Ada beberapa kelebihan dari DFD yaitu :
1. Adanya pembagian sistem ke dalam sub-sub sistem alur data pada sistem,
2. Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem,
3. Adanya unsur-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari sistem.
2.2.4.3 Kamus Data
Metode yang digunakan untuk menuliskan masing-masing data item yang
tersedia bagi analis sistem. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain
digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan
22
1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan;
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan
laporan-laporan;
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file;
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.
2.2.5 Perangkat Lunak Pendukung
Adapun dalam membangun sistem diperlukan beberapa perangkat lunak untuk
mendukung pembangunan sistem, diantaranya yaitu:
2.2.5.1 PHP
PHP (akronim dari PHP Hypertext Preprocessor) yang merupakan bahasa
pemrogramman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data
dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya
sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh
server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun
oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya
secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server akan bekerja apabila
ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk
mengirimkan permintaan ke server. Ketika menggunakan PHP sebagai server-side
embedded script language maka server akan melakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Membaca permintaan dari client/browser
2. Mencari halaman/page di server
3. Melakukan instruksi yang diberikan oleh PHP untuk melakukan modifikasi
23
4. Mengirim kembali halaman tersebut kepada client melalui internet atau
intranet.
PHP merupakan salah satu bahasa pemrograman web yang paling banyak
digunakan saat ini. Hasil dari NetCraft, menyatakan bahwa ada kurang lebih 52juta
pengguna PHP diseluruh dunia atau kalau di persentase sekitar 70,9%. Sebuah angka
yang fantastis untuk sebuah bahasa pemrograman. Beberapa kelebihan PHP
dibanding dengan bahasa pemrograman yang lain menurut Wikipedia antara lain :
1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan
sebuah kompilasi dalam penggunaanya.
2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai
apache, IIS, Lighttpd, nginx, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif
mudah.
3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan
developer yang siap membantu dalam pengembangan.
4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah
karena memiliki referensi yang banyak.
5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin
(Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime
24
2.2.5.2 Javascript
JavaScript adalah nama implementasi Netscape Communications Corporation
untuk ECMAScript standar, suatu bahasa skrip yang didasarkan pada konsep
pemrograman berbasis prototipe. Bahasa ini terutama terkenal karena penggunaannya
di situs web (sebagai JavaScript sisi klien) dan juga digunakan untuk menyediakan
akses skrip untuk objek yang dibenamkan (embedded) di aplikasi lain. Meski
memiliki nama serupa, JavaScript hanya sedikit berhubungan dengan bahasa
pemrograman Java, dengan kesamaan utamanya adalah penggunaan sintaks C. Secara
semantik, JavaScript memiliki lebih banyak kesamaan dengan bahasa pemrograman
Self. Kelebihan dari JavaScipt yaitu cepat, karena diletakkan di halaman HTML, dan
dapat langsung dicoba di browser, mudah, karena memiliki sedikit sintaks, terbuka,
(Platform Independent), ukurannya sangat kecil dibandingkan dengan pemrograman
Java. Sedangkan kekurangannya yaitu tidak dapat membuat program aplikasi secara
tersendiri (mandiri tanpa bantuan aplikasi lain), objek yang dikelola JavaScript sangat
terbatas, scriptnya dapat disalin atau di-copykan dari Web browser, sehingga setiap
orang dapat menggunakan program JavaScript yang telah kita ciptakan.
2.2.5.3 MySql
MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang saling berhubungan.
Pada database MySQL, data tersimpan pada tabel yang terpisah, bukan menyimpan
semua data pada ruang yang sangat besar. Kita membutuhkan manajemen database
seperti MySQL untuk menambah, mengakses dan memproses data yang tersimpan
25
1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti
Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih
banyak lagi.
2. Perangkat lunak sumber terbuka. MySQL didistribusikan sebagai perangkat
lunak sumber terbuka, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara
gratis.
3. Multi-user. MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu
yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
4. 'Performance tuning', MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam
menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak
SQL per satuan waktu.
5. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti
signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan
lain-lain.
6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang
mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).
7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level
subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang
mendetail serta sandi terenkripsi.
8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam
skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu
tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung
26
9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan
protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
10.Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan
menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa
Indonesia belum termasuk di dalamnya.
11.Antar Muka. MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai
aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API
(Application Programming Interface).
12.Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool)yang
dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang
ada disertakan petunjuk online.
13.Struktur tabel. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam
menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
3.1.1 Analisis Masalah
Proses pengadaan barang pada Dinas Komunikasi dan Informatika
Provinsi Jawa Barat masih dilakukan secara manual. Hal ini menyulitkan
DISKOMINFO dalam proses pengadaan barang dengan cara penunjukan
langsung, diantaranya pada saat proses pengumpulan data profil perusahaan para
penyedia, hal ini menyebabkan penumpukan dokumen yang memakan banyak
tempat, sedangkan data-data tersebut nantinya masih dapat digunakan untuk
proses pengadaan barang selanjutnya.
Untuk memecahkan permasalahan tersebut akan dibuat sistem
e-procurement berbasis intranet dilihat dari sistem yang sedang berjalan.
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Ada beberapa prosedur yang terlibat dalam proses pengadaan barang
28
1. Prosedur perencanaan pengadaan barang
1. TAPD membuat dan mengirimkan pemberitahuan kepada Dinas
Komunikasi dan Informatika untuk segera membuat perencanaan
untuk pengadaan barang sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama
untuk arsip di sekretariat dinas, dan rangkap kedua untuk arsip di
kepala bidang.
2. Di kepala bidang, membuat RKA sebanyak tiga rangkap, rangkap
pertama sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan ke sekretariat dan
rangkap ketiga diserahkan ke TAPD.
3. Di TAPD RKA yang telah diterima dianalisis. Jika ditolak
dikembalikan ke dinas dengan status RKA ditolak, jika diterima
dikirim ke dinas dengan status RKA diterima, dan jika ditunda
disimpan sementara dengan status RKA ditunda.
4. Kepala bidang membuat DPA sebanyak tiga rangkap, rangkap
pertama untuk arsip, rangkap kedua diserahkan ke sekretariat dan
rangkap ketiga diserahkan ke TAPD.
5. Di TAPD DPA diperiksa, jika tidak setuju diserahkan ke dinas untuk
diperbaiki, jika setuju diserahkan ke DPRD.
6. DPRD mensahkan DPA yang telah disetujui TAPD sebanyak tiga
29
diserahkan ke sekretariat dan rangkap ketiga diserahkan ke kepala
bidang.
Kepala bidang Sekretariat
Diskominfo TAPD DPRD
mengisi
30
Ket:
A1 : Arsip draft pemberitahuan A5 : Arsip RKA diterima
A2 : Arsip RKA A6 : Arsip DPA
A3 : Arsip RKA ditolak A7 : Arsip DPA diperbaiki
A4 : Arsip RKA ditunda A8 : Arsip DPA sah
2. Prosedur pemasukan company profile dan penunjukan panitia/pejabat pengadaan:
1. PPK/KPA membuat surat permintaan untuk menjadi panitia/pejabat
pengadaan yang diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan.
2. Panitia/pejabat pengadaan mempertimbangkan permintaan untuk
menjadi panitia/pejabat pengadaan, apabila setuju dibuat surat
persetujuan, dan apabila tidak maka dibuat surat ketidakbersediaan
yang diserahkan kepada PPK/KPA untuk diarsipkan.
3. Surat persetujuan yang ada pada panitia/pejabat pengadaan diserahkan
kepada PPK/KPA untuk selanjutnya dibuat surat keputusan.
4. Di PPK/KPA surat keputusan dibuat rangkap tiga, rangkap pertama
disimpan sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan kepada pejabat
pemeriksa barang/jasa, rangkap ketiga diserahkan kepada
panitia/pejabat pengadaan.
5. Penyedia barang/jasa memasukkan profil perusahaannya kepada
kesekretariatan, apabila memenuhi syarat maka akan diterima dan
31
6. Jika tidak maka penyedia tersebut ditolak.
7. Panitia/pejabat pengadaan mengambil profil perusahaan yang tedapat
di sekretariat yang selanjutnya dilakukan proses seleksi.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) Panitia / Pejabat
Pengadaan
Pejabat Pemeriksa Barang / Jasa Kesekretariatan
Company profile yang telah
terdaftar
surat permintaan terisi surat permintaan
terisi
surat permintaan terisi dan surat
persetujuan persetujuansurat
membuat surat keputusan Company profile
yang telah terdaftar
Penyedia
Company profile Melakukan pendaftaran
Company profile ditolak
Penyedia yang ditunjuk Mempertimbangkan
surat permintaan kosong
mengisi
Gambar 3. 2 flowmap prosedur pemasukan company profile dan penunjukan panitia/pejabat pegadaan
Ket:
A1 : Arsip surat ketidakbersediaan
A2 : Arsip surat permintaan
A3 : Arsip surat persetujuan
32
3. Prosedur pembuatan jadwal, dokumen pengadaan dan hps (harga perkiraan sendiri):
1. Di panitia/pejabat pengadaan dibuat jadwal, dokumen pengadaan, dan
harga perkiraan sendiri (hps) berdasarkan surat keputusan.
2. Jadwal, dokumen pengadaan, hps diserahkan kepada PPK/KPA untuk
disetujui.
3. Jika disetujui dibuat jadwal sah, dokumen pengadaan yang
ditandatangani, dan hps yang telah disahkan.
4. Dokumen pengadaan yang telah ditandatangani dan hps yang telah
disahkan dibuat rangkap tiga, rangkap pertama disimpan sebagai arsip,
rangkap kedua diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan beserta
jadwal yang sudah disahkan dan rangkap ketiga nantinya diserahkan
33
Dokumen pengadaan ditandatangani
1 2
3
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) Panitia / Pejabat
Pengadaan
Dokumen pengadaan ditandatangani 2
Dokumen pengadaan kosong
3 12
Dokumen pengadaan terisi
3 12
Dokumen pengadaan terisi
Hps terisi1 2
Hps terisi1 2
Menyetujui, menandatangani
dan mensahkan
Gambar 3. 3 flowmap prosedur pembuatan jadwal, dokumen pengadaan dan hps Ket:
A1 :Arsip surat perbaikan A3 : Arsip hps sah
34
4. Prosedur pembuatan undangan:
1. Di panitia/pejabat pengadaan dibuat surat undangan berdasarkan
dokumen pengadaan, jadwal dan hps.
2. Surat undangan yang telah dibuat diserahkan kepada penyedia
barang/jasa yang telah ditunjuk untuk dipertimbangkan.
3. Jika setuju dibuat surat persetujuan, yang diserahkan kepada
panitia/pejabat pengadaan untuk melakukan pendataran.
4. Jika tidak, maka dibuat surat ketidakbersediaan yang diserahkan
kepada panitia/pejabat pengadaan dan kemudian diarsipkan.
5. Setelah penyedia melakukan pendaftaran, dihasilkan dokumen
35
Panitia / Pejabat Pengadaan Penyedia
ya tidak
A2
pendaftaran
A1 Surat undangan
kosong
mengisi
Surat undangan terisi dan belum
disetujui Surat undangan
terisi dan belum disetujui
Setuju?
Surat undangan tidak disetujui Surat undangan
disetujui
Dokumen pendaftaran
kosong
Surat undangan tidak disetujui
Dokumen pendaftaran
terisi
Dokumen pendaftaran
terisi
A3 mempertimbangkan
Gambar 3. 4 flowmap prosedur pembuatan undangan Ket:
A1 : Arsip surat undangan tidak disetujui
36
5. Prosedur rapat penjelasan:
1. Panitia/pejabat pengadaan menyiapkan dokumen pengadaan yang
kemudian diserahkan kepada penyedia.
2. Panitia/pejabat pengadaan dan penyedia melaksanakan rapat
penjelasan yang menghasilkan berita acara rapat penjelasan.
Panitia / Pejabat Pengadaan Penyedia
A1
A2
Dokumen pengadaan ditandatangani
3 Dokumen pengadaan
ditandatangani 3
Berita acara rapat penjelasan kosong
mengisi
Berita acara rapat penjelasan terisi
2
Berita acara rapat penjelasan terisi
1 2
2 1
A2
Dokumen pengadaan ditandatangani
3
Gambar 3. 5 flowmap prosedur rapat penjelasan Ket:
A1 : Arsip dokumen pengadaan ditandatangani
37
6. Prosedur penilaian prakualifikasi, rapat evaluasi penawaran, klarifikasi dan negosiasi:
1. Di penyedia dibuat dokumen penawaran berdasarkan berita acara
rapat penjelasan yang menghasilkan dokumen penawaran, yang
selanjutnya diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan.
2. Panitia/pejabat pengadaan melakukan proses penilaian prakualifikasi
yang menghasilkan berita acara penilaian prakualifikasi.
3. Apabila tidak memenuhi syarat maka dibuat surat pemberitahuan yang
diserahkan kepada penyedia.
4. Jika memenuhi syarat dibuat surat pemberitahuan memenuhi syarat
yang selanjutnya diadakan rapat evaluasi penawaran yang
menghasilkan berita acara rapat evaluasi penawaran.
5. Apabila evaluasi penawaran tidak memenuhi maka dibuat surat
pemberitahuan yang diserahkan kepada penyedia.
6. Jika evaluasi penawaran memenuhi maka penyedia dinyatakan lulus
dan dibuat surat pemberitahuan memenuhi yang selanjutnya diadakan
rapat klarifikasi dan negosiasi yang menghasilkan berita acara rapat
klarifikasi dan negosiasi.
7. Apabila dalam rapat klarifikasi dan negosiasi tidak menemukan harga
38
pengadaan membuat surat pemberitahuan yang diserahkan kepada
penyedia.
8. Jika menghasilkan negosiasi maka panitia/pejabat pengadaan
membuat usulan pemenang.
Panitia / Pejabat Pengadaan Penyedia
A1
Dokumen penawaran Penilaian
prakualifikasi Dokumen penawaran
Dokumen penawaran yang telah dinilai
Berita acara penilaian prakualifikasi terisi
Memenuhi syarat? Surat pemberitahuan
tidak memenuhi syarat Surat pemberitahuan
tidak memenuhi syarat
Surat pemberitahuan memenuhi syarat Rapat evaluasi
penawaran
Dokumen penawaran yang telah dinilai dan
dievaluasi
Berita acara evaluasi penawaran terisi
A1
Memenuhi syarat? Surat pemberitahuan
tidak memenuhi syarat Surat pemberitahuan
tidak memenuhi syarat
Surat pemberitahuan memenuhi syarat ya
tidak
Klarifikasi dan negosiasi
Berita acara klarifikasi dan negosiasi terisi
Memenuhi syarat? Surat pemberitahuan
tidak memenuhi syarat Surat pemberitahuan
tidak memenuhi syarat
ya tidak
Usulan pemenang A1
Berita acara penilaian prakualifikasi kosong
mengisi
A2 Dokumen penawaran
yang telah dinilai
Berita acara evaluasi penawaran kosong
mengisi
Dokumen penawaran yang telah dinilai dan
dievaluasi
Dokumen penawaran yang telah dinilai, dievaluasi, diklarifikasi
dan negosiasi
Berita acara klarifikasi dan negosiasi kosong
mengisi
Gambar 3. 6 flowmap prosedur penilaian prakualifikasi, rapat evaluasi, penawaran, klarifikasi dan negosiasi
Ket:
A1 : Arsip surat pemberitahuan tidak memenuhi syarat
39
7. Prosedur usulan pemenang:
1. Panitia/pejabat pengadaan menyerahkan usulan pemenang kepada
PPK/KPA untuk disetujui.
2. Jika PPK/KPA tidak setuju dengan usulan pemenang tersebut, maka
dibuat surat ketidaksetujuan yang kemudian diserahkan kepada
panitia/pejabat pengadaan.
3. Jika setuju dibuat surat keputusan penetapan pemenang dibuat rangkap
dua, rangkap pertama diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan,
rangkap kedua disimpan sebagai arsip.
4. Kemudian panitia/pejabat pengadaan akan mengumumkan pemenang
40
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA)
Panitia / Pejabat Pengadaan
Usulan pemenang
Setuju? Usulan pemenang
tidak disetujui Usulan pemenang
tidak disetujui
ya tidak
Pengumuman pemenang kosong
mengisi
Pengumuman pemenang terisi A2
A1
Usulan pemenang
Usulan pemenang disetujui
Mengisi
Surat keputusan penetapan pemenang
terisi
2 1 Surat keputusan
penetapan pemenang kosong
2 1
Surat keputusan penetapan pemenang
terisi 2
A2 mempertimbangkan
Gambar 3. 7 flowmap prosedur usulan pemenang Ket:
A1 : Arsip usulan pemenang tidak disetujui
41
8. Prosedur pembuatan SPPBJ dan kontrak kerja:
1. Surat keputusan pemenang yang telah dibuat oleh KPA/PPK dijadikan
acuan untuk membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa atau
SPPBJ. yang menghasilkan kontrak kerja.
2. SPPBJ yang telah sah diserahkan kepada penyedia sebagai bukti
bahwa perusahaannya telah menjadi pemenang.
3. KPA/PPK membuat kontrak kerja berdasarkan SPPBJ yang telah
dibuat sebelumnya. Kontrak kerja dibuat rangkap lima, rangkap
42
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA)
Penyedia
Mengisi dan mensahkan Surat keputusan penetapan pemenang
1
Surat penunjukan penyedia barang/jasa
(SPPBJ) terisi dan sah
2
mengisi Kontrak kerja
kosong A1
A1
A2 Surat penunjukan penyedia barang/jasa
(SPPBJ) terisi dan sah
1 2 Surat penunjukan penyedia barang/jasa
(SPPBJ) kosong 1 2
Kontrak kerja terisi
2 1
Gambar 3. 8 flowmap prosedur pembuaan SPPBJ dan kontrak kerja Ket:
A1 :Arsip SPPBJ terisi dan sah
43
9. Prosedur pelaksanaan kontrak:
1. PPK/KPA menyerahkan kontrak kerja kepada penyedia.
2. Penyedia menyediakan barang/jasa sesuai dengan isi kontrak, yang
menghasilkan daftar barang/jasa yang telah tersedia.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA)
Penyedia
mengisi
Daftar barang/jasa terisi
A1
Kontrak kerja terisi
2 Daftar barang/jasa
kosong
Kontrak kerja terisi
2
Gambar 3. 9 flowmap prosedur pelaksanaan kontrak Ket:
44
10. Prosedur pemeriksaan barang/jasa dan serah terima barang/jasa:
1. Daftar barang/jasa diserahkan oleh penyedia kepada pejabat pemeriksa
barang/jasa untuk dilakukan pemeriksaan.
2. Pejabat pemeriksa barang/jasa kemudian menyesuaikan antara daftar
dan barang/jasa yang tersedia.
3. Jika tidak sesuai,maka dibuat berita acara pemeriksaan tidak sesuai
yang diserahkan kepada PPK/KPA untuk kemudian dibuat surat
pemberitahuan yang diserahkan kepada penyedia.
4. Jika sesuai dibuat berita acara pemeriksaan sesuai yang diserahkan
kepada PPK/KPA.
5. Setelah diterima PPK/KPA, selanjutnya PPK/KPA mengadakan serah
terima barang/jasa antara penyedia dan PPK/KPA yang menghasilkan
45
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA)
Penyedia Pejabat Pemeriksa Barang / Jasa
Sesuai?
berita acara pemeriksaan
sesuai
sesuai tidak sesuai
berita acara pemeriksaan sesuai
berita acara pemeriksaan tidak sesuai berita acara
pemeriksaan tidak sesuai
mengisi
surat pemberitahuan terisi surat
pemberitahuan terisi
mengisi
berita acara serah terima barang/jasa
terisi A1
A2 Daftar barang/jasa
terisi
Daftar barang/jasa terisi
memeriksa Kontrak kerja
terisi 2
surat pemberitahuan
kosong
berita acara serah terima barang/jasa
kosong
Gambar 3. 10 flowmap prosedur pemeriksaan barang dan serah terima barang Ket:
A1 : Arsip surat pemberitahuan terisi
46
Dari seluruh flowmap diatas, maka dapat ditarik analisa sebagai berikut:
Terlalu banyak pengarsipan pada setiap bidang, yang mengakibatkan terlalu
besarnya resiko apabila pada salah satu bidang telah terupdate sedangkan di
bidang lain belum maka hal ini dapat menghambat proses berjalannya kegiatan
ini.
3.1.3 Analisis Pengkodean
Pada bagian ini akan dibahas tentang pengkodean yang ada di Dinas
Komunikasi dan Informatika. Pengkodean di Dinas Komunikasi dan Informatika
terdiri dari pengkodean nomor induk pegawai.
Pengkodean NIP
Pengkodean NIP di DISKOMINFO terdiri dari 20 digit, yaitu sebagai berikut:
Format : xxxxxxxx xxxxxx x xx
Nomor urut pegawai
Jenis kelamin
Bulan dan tahun pengangkatan
Tanggal lahir pegawai
Contoh : 19881010 200904 1 27
Berarti pegawai tersebut merupakan pegawai ke-27 yang diangkat menjadi
pegawai pada tahun 2009 dengan jenis kelamin laik-laki.
3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis dan kebutuhan non-fungsional meliputi analisis dan kebutuhan
pengguna, analisis dan kebutuhan perangkat keras, serta analisis dan kebutuhan
47
3.1.4.1 Analisis dan Kebutuhan Pengguna
Adapun analisis dan kebutuhan pengguna yang ada di DISKOMINFO
yaitu:
Tabel 3. 1 analisis dan kebutuhn pengguna
No User Jabatan Umur
Pengalaman menggunakan
komputer
Pendidikan Software yang sering digunakan
1. Pegawai Pejabat / staf
22-56
tahun Biasa min. D3
Aplikasi pengolah kata (MS Office Word), Aplikasi lembar kerja (MS Office Excel)
2. Penyedia Pemimpin / staf
22-56
tahun Biasa min. D3
Aplikasi pengolah kata (MS Office Word), Aplikasi lembar kerja (MS Office Excel)
Dari tabel diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa:
1. Dari segi penggunaan komputer para user telah terbiasa, sehingga tidak
perlu dilakukan pelatihan cara penggunaan komputer.
2. Perlu dilakukan pelatihan untuk membiasakan user dengan aplikasi ini.
3.1.4.2 Analisis dan Kebutuhan Perangkat Keras
Komputer pada semua bidang yang menggunakan sistem ini mempunyai
spesifikasi hardware yang sama, yaitu:
1. Monitor lcd 15 inci,
2. Prosesor intel Pentium core 2 duo,
48
4. Harddisk 160 Gb,
5. Printer laser,
6. Scanner.
Dari rincian spesifikasi hardware di atas dapat disimpulkan bahwa tidak
ada permasalahan untuk spesifikasi hardware yang digunakan pada tiap bidang.
3.1.4.3 Analisis dan Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan yaitu:
Tabel 3. 2 analisis dan kebutuhan perangkat lunak No Bagian/bidang Spesifikasi Software
1. Bidang SKDI Aplikasi Office
2. Bidang PDE Aplikasi Office, Dreamweaver, Macromedia, Flash
3. Bidang Telematika Web based open source, PHP, Javascript, Database MySql
4. Bidang Postel Tidak ada
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa, disetiap bidang ada beberapa
penggunaan software yang berbeda. Oleh karena itu, disetiap bidang harus
49
3.1.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD menggambarkan hubungan antara objek data. ERD adalah notasi
yang digunakan untuk melakukan aktivitas pemodelan data. ERD e-Procurement
berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika ini dapat digambarkan
sebagai berikut:
user
kota propinsi negara
1
50
3.1.6 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis dan kebutuhan fungsional meliputi diagram konteks, data flow
diagram (DFD), spesifikasi proses, dan kamus data.
3.1.6.1 Diagram Konteks
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem pertama kali
secara garis besar. Diagram konteks juga merupakan diagram arus data (data flow
diagram (DFD) dengan level yang teratas (top level).
Berikut adalah diagram konteks Sistem E-procurement berbasis intranet di
DISKOMINFO:
Sistem e-procurement di Dinas Komunikasi dan datarmatika Propinsi Jawa Barat
Kepala bidang Data history jabatan
Data pegawai data login invalid data bagian/bidang
data jabatan data history jabatan
data pegawai
Data pengadaan barang Data barang pengadaan data pengadaan barang data barang pengadaan
data Penyedia yang ditunjuk Data pengadaan barang
Data pemeriksaan data Penyedia yang ditunjuk
Data pengadaan barang Data pemeriksaan
51
3.1.6.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD dapat menggambarkan
arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Berikut adalah DFD dari Sistem E-procurement berbasis intranet di
52 Mendaftar sebagai penyedia
2.0 Pengolahan data master
5.0 Pengolahan data panitia Kepala bidang Data login kepegawaian
Data login kabid Data login penyedia Data login PPK/KPA Data login panitia
Data login kepegawaian Data bagian/bidang
Data jabatan Data history jabatan
Data pegawai data history jabatan
data pegawai
Data rencana pengadaan Data barang rencana pengadaan
data rencana pengadaan data barang rencana pengadaan
Data penyedia Data barang penyedia
Data harga Data bentuk usaha Data pengalaman kerja
data penyedia data barang penyedia
data harga data bentuk usaha data pengalaman kerja
Data PPK/KPA Data panitia
data PPK/KPA data panitia
Data pengadaan barang Data barang pengadaan barang Persetujuan usulan pemenang Data serah terima hasil pekerjaan
data pengadaan barang data barang pengadaan barang Usulan pemenang yang telah disetujui
data serah terima hasil pekerjaan
Menunjuk penyedia data login kepegawaian invalid
Data bagian/bidang
Data history jabatan data history jabatan
data barang
Data barang penyedia
data barang penyedia
Data harga
data harga
Data rencana pengadaan
Data barang rencana pengadaan data rencana pengadaan
data barang rencana pengadaan
Data pengadaan barang Menunjuk penyedia Data barang pengadaan barang
data pengadaan barang data penyedia yg ditunjuk
data barang pengadaan barang
Data pemeriksaan
data pemeriksaan Data rencana pengadaan
Data penyedia
Data barang pemeriksaan barang
data barang pemeriksaan barang
Data barang serah terima hasil pekerjaan data barang serah terima hasil
pekerjaan Data serah terima hasil pekerjaan
data serah terima hasil pekerjaan
da
Data login kepegawaian Data login kabid Data login penyedia Data login PPK/KPA Data login panitia
kota
Data bentuk usaha
data bentuk usaha
Data pengalaman kerja data pengalaman kerja
Data barang penyedia
53
2.1 Pengolahan data
master pegawai
2.2 Pengolahan data
user
user
History_jabatan Data user
data user Data user
data user
Data pegawai data pegawai
2.3 Pengolahan data
barang
jabatan
Bagian/bidang data pegawai
data jabatan data history jabatan data bidang/bagian
Data jabatan data jabatan
Data bidang/bagian data bidang/bagian
Data history jabatan data history jabatan
Data barang Data history jabatan Data bidang/bagian
Pengolahan data negara
2.6 Pengoalahan data
propinsi
2.7 Pengolahan data
kota
Pengolahan data kategori Pengolahan data
rekening Tambah rencana
pengadaan
Rencana_pengadaan Detail_rencana_pengadaan Kepala bidang
3.2 Ubah rencana
pengadaan Data barang rencana pengadaan
data rencana pengadaan
Data rencana pengadaan data rencana pengadaan Data rencana pengadaan
Data rencana pengadaan data rencana pengadaan
Data rencana pengadaan data rencana pengadaan
Referensi_ barang Data barang
Data barang
Data barang rencana pengadaan
Data barang rencana pengadaan Data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan
data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan
3.3 Hapus rencana
pengadaan Data rencana pengadaan
data rencana pengadaan Data barang rencana pengadaan
data barang rencana pengadaan
Data barang Data rencana pengadaan data rencana pengadaan
Data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan
54
Barang referensi 4.1
Pengolahan data penyedia
data pengalaman kerja data bentuk usaha
Data barang penyedia Data barang penyedia data barang penyedia
data barang penyedia
Data harga Pengolahan data barang penyedia
Data barang Bentuk usaha
data Bentuk usaha
Pengalaman kerja
data Pengalaman kerja
Gambar 3. 16 dfd level 1 proses 4
5.1 Tambah panitia
kepegawaian Ubah panitia5.2 History_panitia pegawai Data pengadaan barang
Data pengadaan barang
55 Serah terima hasil
pekerjaan penyedia Barang penyedia harga History_panitia
Data pengadaan Data barang pengadaan
data pengadaan data rencana kegiatan data barang pengadaan data barang rencana kegiatan
data barang referensi
Detail pemeriksaan
Derail_serah_terima_ hasil_pekerjaan
Detail pengadaan Detail rencana
pengadaan
Data pengadaan data pengadaan Data rencana pengadaan
Data barang pengadaan data barang pengadaan Data barang rencana pengadaan
Data hps Data jadwal pengadaan
Dokumen pengadaan Data jadwal pengadaan
data Dokumen pengadaan data pemenang yang diusulkan
data hps data jadwal pengadaan Data penyedia Data barang peyedia Data harga
data hps data jadwal pengadaan data Dokumen pengadaan
data barang penyedia data harga data penyediayang ditunjuk data pemenang yang diusulkan
D Data barang pemeriksaan
Data catatan adendum data pemeriksaan data barang pemeriksaan
data catatan adendum
Data pemeriksaan
Data barang pemeriksaan data pemeriksaan
data barang pemeriksaan
Data serah terima Data barang serah terima data serah terima data barang serah terima
Data serah terima
Data barang serah terima data serah terima
data barang serah terima
Catatan_adendum Data barang pengadaan
Data catatan adendum data catatan adendum
Gambar 3. 18 dfd level 1 proses 6
2.1.1 Pengolahan data
bagian/bidang
kepegawaian
2.1.2 Pengolahan data
jabatan
2.1.3 Pengolahan data
pegawai
jabatan Bagian/bidang Data bagian/bidang Data bagian/bidang
data bagian/bidang data bagian/bidang
Data jabatan Data jabatan data jabatan Data history jabatan
data history jabatan
Data history jabatan data history jabatan
pegawai Data bagian/bidang
Data jabatan Data history jabatan
