BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PDAM Kabupaten Cianjur dalam melaksanakan pembayaran rekening air kepada pelanggan sudah menggunakan media informasi,terutama dalam pengelolaan data pelanggan. Hal ini dapat dilihat ketika para pelanggan membayar rekening air di loket yang telah tersedia di kantor pembayaran.
Sistem informasi yang telah ada terkadang sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data pelanggan entah berasal dari human eror atau dari sistem informasi itu sendiri yang mengalami gangguan.
Dengan adanya kesalahan tersebut, Tentunya akan membuat pelanggan menungu terlalu lama untuk mendapatkan pelayanan. Apabila hal tersebut berlangsung secara terus menerus, dikhawatirkan akan membuat pelanggan kecewa .
1.2 Identifikasi Masalah Kerja Praktek
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem Pembayaran rekening PDAM yang digunakan di PDAM Kabupaten Cianjur ?
2. Apakah perangkat lunak yang saat ini di pakai sudah memudahkan sistem pembayaran atau belum ?
1.3 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
1. Maksud
Maksud laporan kerja praktek ini yaitu, sebagai latihan untuk melakuakan studi banding antara hal yang telah dipelajari selama di bangku kuliah dengan kegiatan yang dilakukan di lapangan serta memberikan gambaran mengenai pelaksanaan Pembayaran di PDAM Kabupaten Cianjur.
2. Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan kerja praktek adalah sebagai berikut :
a. Memperoleh pengalaman dalam dunia kerja
b. Meningkatkan kemampuan analisis yang dapat menajwab permasalahan dengan terjun langsung ke lapangan
1.4 Batasan Masalah
Dalam menganalisis Pembayaran Rekening Air di PDAM Kabupaten Cianjur, permasalahan dibatasi pada :
1. Proses yang dapat dilakukan Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air di PDAM Kabupaten Cianjur antara lain adalah : a. Input data pelanggan.
b. Pencarian data pelanggan.
2. Data yang dapat diolah Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air di PDAM Kabupaten Cianjur antara lain adalah :
a. Data Pelanggan.
b. Data Pembayaran Rekening.
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan kepada prosedur dan menekankan kepada komponen atau elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” (Jogiyanto, H.M., 2001 : 1). Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen-elemen mendefinisikan sebagai berikut :
“Sistem adalah elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.” (Jogiyanto, H.M., 2001:1).
2.1.1 Elemen Sistem
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karekteristik Sistem a. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
b. Batasan sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem
e. Masukan sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam suatu sistem. f. Keluaran sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang dperoleh dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna
g. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan menambah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, kalau suatu sistem tidak mepunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. 2.1.2 Klasifikasi Sistem
Ada beberapa klasifikasi sistem di bedakan menjadi 3 macam yaitu:
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampa secara fisik".
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program). Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system.Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
2.2 Pengertian Informasi
“Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.” (Jogiyanto, H.M.,2001:8).
“Rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan
waktu, mampu memberi kejutan atau suprise pada yang menerimanya.”
(Witarto, 2004:9)
Perancangan suatu program aplikasi terdiri dari satu kesatuan sistem. Informasi yang baik adalah informasi yang berkualitas ditentukan oleh hal-hal sebagai beikut :
a. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan. b. Tepat pada waktunya.
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat/hubungan bagi pemakainya. d. Dapat dipercaya
Informasi yang diberikan dapat dipercaya kebenarannya dan mempunyai data-data yang lengkap dan jelas sumber-sumber datanya.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
JOG[4].
Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data (kejadian), mendukung operasi atau proses, menyediakan laporan atau dokumen yang diperlukan. Suatu sistem informasi yang dibuat berisi himpunan terintegrasi dari komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data dan menghasilkan informasi untuk pemakai.
Adapun pengenalan untuk sistem informasi biasanya terdiri dari :
1. Memahami sistem yang ada dengan cara menyampaikan informasi dan menganalisis sistem yang ada.
2. Mendefinisikan kebutuhan sistem baru yaitu perimbangan, perencanaan, kebutuhan keluaran, masukan, simpanan, pengolahan dan mendefinisikan kriteria penilaian.
3. Proses desain sistem yaitu desain keluaran, desain masukan, desain file, desain pengolahan sistem, pengendalian sistem dan dokumentasi.
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.4.1 Flow Map
[image:12.595.155.468.247.508.2]Flow Map adalah bagan alir yang menunjukkan arus dari dokumen berupa laporan dan formulir-formulir tembusan.
Tabel 2.1 Simbol-Simbol flow map
Notasi Arti
Simbol dokumen/arsip
Simbol proses otomatis
Simbol kondisi/pemilihan
Simbol proses manual
Simbol penyimpanan arsip manual
Simbol penyimpanan file di Hardisk
Simbol penghubung halaman
2.4.2 Diagram Konteks
2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
[image:13.595.159.468.331.554.2]Data Flow Diagram adalah suatu jaringan dari proses dengan tempat penyimpanan data serta dihubungkan satu dengan lainnya, atau kumpulan simbol-simbol yang menggambarkan jalannya aliran data dari sistem atau suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai tata letak lokasi dan semua kegiatan-kegiatan dan aktivitas yang terjadi di dalam proses aktivitas tersebut.
Tabel 2.2 Simbol-Simbol DFD
Notasi Arti
Simbol proses
Simbol kesatuan luar
Simbol arus data
BAB III
RUANG LINGKUP PDAM KABUPATEN CIANJUR
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
PDAM Kabupaten Cianjur merupakan badan usaha milik Pemerintah Daerah Kabupaten Cianjur, yang pembentukannya berdasarkan pada Surat Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 241/A.V/18Perud/SK/1975 tanggal 9 Agustus 1975, dan terakhir disempurnakan dengan Peraturan Daerah Nomor.17 Tahun 1986 tanggal 1 Desember 1986. Didirikan dengan tujuan untuk mewujudkan dan meningkatkan pelayanan umum atas kebutuhan air minum yang bersih dan sehat. Hal ini dipertegas dengan dukungan Peraturan Pemerintah No.16 Tahun 2005 tentang Sistem Penyaediaan Air Minum (SPAM).
Di samping itu, PDAM Kabupaten Cianjur sebagai Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) merupakan salah satu sumber penerimaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kabupaten Cianjur, sehingga mengharuskan perusahaan mampu memperoleh laba yang memadai. Dengan demikian, PDAM Kabupaten Cianjur dihadapkan pada dua sisi yang berbeda, yaitu sebagai perusahaan yang harus memberikan pelayanan publik (kepentingan sosial) dengan tetap berorientasi memperoleh laba/profit (kepentingan ekonomi).
Filosofi PDAM Kabupaten Cianjur
suatu falsafah atau filosofi yang akan menuntun perusahaan dalam menyelesaikan setiap masalah yang timbul serta menjadi bimbingan dalam beraktivitas sehari-hari.
Filosofi merupakan keyakinan dan nilai-nilai utama yang dianut dan mendasari perilaku dalam organisasi. Nilai-nilai ini menunjukkan apa yang dipandang penting dan apa yang dihargai organisasi dan dijadikan dasar perilaku dalam organisasi.
Nilai-nilai dan keyakinan yang dimiliki bersama oleh anggota organisasi akan menjadi kepribadian organisasi dan berpengaruh terhadap sikap dan perilaku.
Filosofi yang dianut PDAM Kabupaten Cianjur adalah sebagai berikut:
1. Bermoral
Memiliki pertimbangan dan akhlak yang baik dalam sikap dan perilaku serta bersemangat dan bergairah dalam bekerja.
2. Disiplin
Menaati tata tertib dan peraturan yang berlaku dalam pelaksanaan tugas dan pelayanan kepada masyarakat.
3. Kreatif
4. Inovatif
Secara berkelanjutan mengembangkan hal yang baru dan mengikuti perkembangan lingkungan dan teknologi.
5. Transparan
Keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan serta keterbukaan dalam mengemukakan informasi material dan relevan mengenai perusahaan bagi para stakeholders.
6. Bertanggung jawab
Mengelola perusahaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku serta melaksanakan tugas yang menjadi kewajiban masing-masing dengan penuh tanggung jawab.
7. Prestasi
Meningkatkan kinerja dalam pelaksanaan tugas sehingga dapat meraih prestasi yang baik guna meningkatkan kualitas individu maupun perusahaan.
2. Bermutu
Senantiasa meningkatkan kualitas produk dan pelayanan air kepada masyarakat terutama pelanggan perusahaan.
3. Jujur
Jujur dalam sikap maupun perbuatan. 4. Adil
Visi PDAM Kabupaten Cianjur
Visi merupakan pernyataan kondisi masa depan yang ingin diraih oleh organisasi, serta menunjukkan bayangan, keinginan, atau cita-cita yang ingin dicapai organisasi di masa depan.
Visi adalah cita-cita luhur yang sangat fundamental yang harus dimiliki sebuah perusahaan. Visi memberikan informasi kepada semua pihak yang berkepentingan mengenai arah dan fokus dari organisasi yang bersangkutan. Visi yang baik diharapkan mampu memotivasi orang, organisasi ataupun perusahaan untuk mengerahkan segala sumber daya, bakat, pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki untuk mewujudkannya.
Visi ditetapkan oleh perusahaan dengan beberapa tujuan, yaitu:
1. Untuk menyatakan kepada semua pihak yang berkepentingan tentang hal-hal yang ingin dicapai perusahaan
2. Untuk membantu mengarahkan dan memfokuskan kegiatan perusahaan
3. Untuk menyatukan berbagai gagasan strategi, menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan organisasi, menarik komitmen dan memberi semangat, memberikan makna pada kehidupan para pegawai, memantapkan standar keunggulan, menjembatani masa sekarang dengan masa mendatang dan menjamn kesinambungan kepemimpinan perusahaan.
Dalam analisis arah organisasi pada penyusunan rencana pengembangan perusahaan, pernyataan visi PDAM Kabupaten Cianjur sebagai berikut:
“Menjadi perusahaan yang profesional dalam melayani kebutuhan air minum untuk
Misi PDAM Kabupaten Cianjur
Misi merupakan pernyataan yang menunjukkan maksud didirikan/dibentuknya organisasi dan lingkup bisnis/kegiatan yang harus dijalankan atau yang justru tidak boleh dijalankan oleh organisasi.
Pernyataan misi menjadikan perusahaan bergerak ke suatu fokus tertentu. Misi menjelaskan keberadaan perusahaan dan kegiatan yang dilakukan serta cara melakukannya. Pernyataan misi perusahaan menjelaskan sifat dan konsep usaha perusahaan di masa yang akan datang. Misi menetapkan apa yang direncanakan perusahaan untuk dilakukan, untuk siapa serta di mana hal tersebut akan dilakukan. Misi sekaligus menjadi alat bagi manajemen untuk menggalang sumber daya yang ada guna melaksanakan aktivitas utama perusahaan dalam rangka mencapai visi dan misi perusahaan.
Sedikitnya ada tiga alasan yang melatarbelakangi kebutuhan untuk merumuskan pernyataan misi, yaitu:
1. Guidance. Pernyataan misi dirumuskan untuk menjadi pedoman bagi pemimpin dan anggota organisasi sebagai koridor atau batas-batas dalam perumusan strategi perusahaan. Informasi yang terkandung dalam pernyataan misi ini adalah: maksud pembentukan organisasi, produk/jasa yang boleh aau tidak boleh dihasilkan oleh organisasi, serta konsumen yang ingin dilayani atau tidak boleh dilayani.
3. Billboard. Pernyataan misi dirumuskan agar stakeholder tertarik pada organisasi. Pernyataan misi tentang maksud didirikannya organisasi dirancang agar menarik stakeholder tertentu sehingga organisasi dapat memperoleh kemudahan-kemudahan tertentu.
Misi PDAM Kabupaten Cianjur sebagai berikut:
- Memberikan pelayanan prima dalam memenuhi kebutuhan air minum bagi dengan harga yang wajar
- Memperoleh keuntungan untuk kelangsungan perusahaan dan
memberikan kontribusi terhadap Pendapatan Asli Daerah
- Menciptakan Sumber Daya Manusia yang profesional
- Meningkatkan kesejahteraan pegawai perusahaan
Pelayanan prima berarti memberikan pelayanan yang utama dan terbaik kepada pelanggan baik secara kualitas, kuantitas maupun kontinuitas. Harga yang wajar berarti harga yang sesuai dan layak dengan mempertimbangkan daya beli konsumen dan keuntungan untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.
Wilayah Pelayanan PDAM
Cianjur. Ketigabelas kecamatan tersebut mendapat pelayanan dari 4 cabang dan 8 unit PDAM, yaitu:
- Cabang Cianjur, melayani kecamatan Cianjur, serta sebagian desa di kecamatan Cilaku dan Karangtengah
- Cabang Ciranjang, melayani kecamatan Ciranjang dan sebagian desa di kecamatan Sukaluyu
- Cabang Pacet, melayani kecamatan Pacet, serta sebagian desa di kecamatan Cipanas
- Cabang Cikalong, melayani kecamatan Cikalong Kulon - Unit Bojong Picung, melayani kecamatan Bojong Picung - Unit BTN Korpri, melayani sebagian desa kecamatan Cilaku - Unit Bumi Mas, melayani sebagian desa di kecamatan Cilaku - Unit Cibeber, melayani kecamatan Cibeber
- Unit Perumnas, melayani kecamatan Karangtengah - Unit Sukanegara, melayani kecamatan Sukanegara - Unit Tanggeung, melayani kecamatan Tanggeung
- Unit Warungkondang, melayani kecamatan Warungkondang
bersih dari PDAM Kabupaten Cianjur sebanyak 301.863 jiwa atau sejumlah 26.054 SL.
Jumlah tersebut baru mencapai 14,33% dari seluruh jumlah penduduk Kabupaten Cianjur atau 25,23% dari wilayah administratif cabang/unit. Sedangkan cakupan terhadap daerah pelayanan cabang/unit mencapai 59,51%. Jumlah ini masih jauh di bawah standar pelayanan yang menetapkan cakupan standar pelayanan untuk wilayah perkotaan sebesar 80% atau 60% di wilayah kabupaten (sesuai PP No.16 tahun 2005).
3.2 Susunan Organisasi PDAM Kabupaten Cianjur Struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing jabatan
1. Direktur Utama
Fungsinya : Pimpinan PDAM Kabupaten Cianjur mempunyai tugas untuk menentukan kebijakan perusaahan dan bertanggung jawab atas PDAM Kabupaten Cianjur
2. Direktur Bagian Umum dan Direktur Bagian Teknik
Gambar Struktur Organisasi PDAM Kabupaten Cianjur
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Deskripsi Kerja
Dalam melaksanakan tugasnya sebagai penyedia jasa layanan kepada masyarakat umum,PDAM Kabupaten cianjur berupaya untuk melakukan layanan yang terbaik yaitu menyalurkan air. Di samping itu juga memberikan pelayanan yang maksimal dari segi pembayaran rekening air, pembuatan saluran baru, dan bantuan dalam penyedian air bersih.
DIREKTUR BAGIAN UMUM KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Sub Bagian Administrasi Umum Dan Kepegawaian SATUAN PENGAWASAN INTERN Sub Bagian Hukum dan Humas
BAB IV
ANALISIS SISTEM
4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai suatu proses penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen sistem dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan yang akan dilakukan pada sistem tersebut. Analisis sistem yang berjalan merupakan suatu gambaran tentang sistem yang diamati yang sedang berjalan saat ini, sehingga kelebihan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dapat diketahui. Analisis sistem yang berjalan juga dapat memudahkan dalam perancangan sistem yang baru.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi pembayaran rekening air di PDAM Kabupaten Cianjur adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : DSML (Data Stand Meter Langganan)
Sumber : Bagian Pembayaran
Deskripsi : Buku induk rekening digunakan sebagai tempat untuk mencatat data meteran akhir pelanggan.
Elemen Data : Kode Pelanggan, Nama, Meteran Awal, Meteran Akhir.
2. Nama Dokumen : Tagihan Rekening Air
Sumber : Bagian Pembayaran
Rangkap : 1
Deskripsi : Informasi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan.
Elemen Data : No. Rekening, Bulan Pemakaian, ID Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Kedudukan Meter Awal, Kedudukan Meter Akhir, Jumlah Pemakaian, Jumlah Pemakaian 0-20, Jumlah Pemakaian 20-30, Jumlah Pemakaian 30-40, Jumlah Pemakaian >40, Harga Pemakaian 0-20, Harga Pemakaian 20-30, Harga Pemakaian 30-40, Harga Pemakaian >40, Jumlah Harga Pemakaian 0-20, Jumlah Harga Pemakaian 20-30, Jumlah Harga Pemakaian 30-40, Jumlah Harga Pemakaian >40. Biaya Beban, Biaya Pemakaian, Jumlah Harus Dibayar, Petugas Pembayaran.
3. Nama Dokumen : Buku Pembayaran Rekening Air
Sumber : Bagian Pembayaran
Deskripsi : Buku pembayaran rekening air digunakan sebagai tempat untuk mencatat data transaksi pembayaran rekening air.
Elemen Data : No. Pembayaran, Tanggal Bayar, ID Pelanggan, Nama Pelanggan, No. Urut, Bulan Pemakaian, Biaya Beban, Biaya Pemakaian, Biaya Denda, Total, Total Bayar.
4. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran Rekening Air
Sumber : Bagian Pembayaran
Rangkap : 2
Deskripsi : Bukti pembayaran rekening air digunakan sebagai tanda bukti atas pembayaran rekening air.
Elemen Data : No. Pembayaran, Tanggal Bayar, ID Pelanggan, Nama Pelanggan, No. Urut, Bulan Pemakaian, Biaya Beban, Biaya Pemakaian, Biaya Denda, Total, Total Bayar.
5. Nama Dokumen : Surat Peringatan Tunggakan
Sumber : Bagian Pembayaran
Rangkap : 2
Deskripsi : Surat yang diberikan perusahaan kepada pelanggan untuk
memperingati tunggakan pembayaran pelanggan.
Pelanggan, Bulan Tunggakan, Jumlah Tunggakan.
6. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran Rekening Air
Sumber : Bagian Pembayaran
Rangkap : 2
Deskripsi : Media untuk melaporkan informasi mengenai pembayaran rekening air pelanggan.
Elemen Data : Tanggal Periode Laporan, No. Urut, Tanggal Bayar, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Bulan Yang Dibayar, Jumlah Bayar, Total Jumlah Pembayaran.
7. Nama Dokumen : Laporan Tunggakan Pembayaran Air
Sumber : Bagian Pembayaran
Rangkap : 2
Deskripsi : Media untuk melaporkan informasi mengenai tunggakan pembayaran pelanggan air.
Elemen Data : Tanggal Periode Laporan, No. Urut, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Bulan Yang Belum Dibayar.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
1. Bagian meter air memberikan data meteran akhir pelanggan kepada bagian pendaftaran.
2. Bagian pendaftaran menghitung biaya pemakaian air pelanggan, lalu membuat tagihan rekening air untuk diserahkan kepada pelanggan.
3. Pelanggan menyerahkan kartu meter pelanggan.
4. Petugas pembayaran melakukan pengecekan di buku pembayaran untuk mengetahui apakah pelanggan mempunyai tunggakan atau tidak. Apabila pelanggan mempunyai tunggakan maka petugas akan menghitung jumlah tunggakan ditambah dengan biaya pemakaian rekening air bulan akan dibayar yang didapat dari buku induk rekening. Jika pelanggan tidak mempunyai tunggakan, maka petugas pembayaran akan langsung menghitung jumlah pemakaian air bulan akan dibayar.
5. Petugas pembayaran membuat bukti pembayaran air sebanyak 2 rangkap, satu untuk diserahkan kepada pelanggan bersama kartu meter pelanggan dan satu lagi untuk diarsipkan.
6. Petugas pembayaran membuat laporan pembayaran rekening air dan laporan tunggakan rekening air sebanyak 2 rangkap 1 yang akan diserahkan kepada Direktur dan satu lagi diarsipkan di bagian pendaftaran.
7. Petugas pembayaran membuat surat peringatan untuk diserahkan kepada pelanggan yang mempunyai tunggakan sebanyak 3 bulan atau lebih.
4.1.2.1 Flow map
Keterangan :
a. A1 : Buku DSML
b. A2 : Buku Induk Pembayaran Rekening Air c. A3 : Arsip Laporan Pembayaran Rekening Air d. A4 : Arsip Laporan Tunggakan Pembayaran
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan pola penggambaran sistem secara umum yang berfungsi untuk menggambarkan memperlihatkan interaksi antara sistem informasi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam diagram konteks, sistem dianggap sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengakses sistem tersebut. Diagram konteks memiliki kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak eksternal organisasi yang biasa disebut entitas luar. Diagram konteks memberikan gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar dengan sistem, hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dari lingkungan luar sistem ( entitas luar ) ke dalam sistem atau sebaliknya.
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air Yang Sedang Berjalan di PDAM Kabupaten Cianjur
4.1.2.3 DFD
tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah, yaitu level 2 dan seterusnya, maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Gambaran yang lebih jelas mengenai aliran data dalam sistem pembayaran rekening air yang sedang berjalan di PDAM Kabupaten Cianjur akan ditampilkan dalam bentuk DFD sebagai berikut :
Keterangan :
A1 : Buku DSML
[image:31.595.114.511.233.573.2]A2 : Buku Induk Pembayaran Rekening Air
Gambar 4.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air Yang Sedang Berjalan di PDAM Kabupaten Cianjur
4.1.3 Evaluasi Sistem Lama
Setelah penulis meneliti sistem yang berjalan di PDAM, tenyata ada sistem sistem yang harus diperbaiki untuk kelangsungan dan kelancaran sistem kerja perusahaan.
Tabel 4.1 Evaluasi Sisem Yang Sedang Berjalan di PDAM Kabupaten Cianjur
Permasalahan Pemecahan Masalah
1. Proses Laporan Dari tiap cabang yang membutuhkan waktu.
2. Proses pembayaran yang belum bisa via atm, transfer antar bank, pembayaran online via internet.
1. Melakukan pembuatan sistem informasi pembayaran rekening yang memiliki database yang dapat diakses secara online atau dengan sistem remote access.
2. Pembuatan sistem database yang bisa diakses melalui internet dan terhubung dengan sistem pembayaran online.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
[image:33.595.104.518.341.593.2]4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Proses analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya memberikan informasi-informasi mengenai sistem yang sedang berjalan, termasuk kelemahan sistem tersebut. Berdasarkan pada hasil evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sistem yang telah ada perlu dikembangkan. Pengembangan sistem dilakukan dengan mengubah atau memperbaiki sistem yang masih manual ke dalam sistem yang terkomputerisasi. Setelah memahami sistem yang sedang berjalan dan kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun, maka tahap selanjutnya adalah membuat rancangan sistem informasi terlebih dahulu. Perancangan perangkat lunak ini akan dikembangkan berdasarkan hasil analisis sistem yang telah dilakukan.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur pendaftaran maupun pembayaran rekening air di PDAM Kabupaten Cianjur tidak mengalami perubahan, yang berubah hanya penyimpanan dan pembayaran rekening air yang diolah menggunakan perangkat lunak yang dibangun.
4.2.2.1 Flow Map
Gambar 4.5 Flowmap Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air yang Diusulkan di PDAM Kabupaten Cianjur
4.2.2.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan
Gambar 4.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air yang Diusulkan di PDAM Kabupaten Cianjur
4.2.2.3 DFD yang Diusulkan
Data Flow Diagram (DFD) merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.
4.2.2.3.1 DFD Level 1
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan
4.2.2.3.2 DFD Level 2
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 2 Pembayaran yang Diusulkan
4.2.2.4 Kamus Data
Kamus data merupakan sebuah daftar yang tersusun dari elemen data yang berhubungan dengan sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di
1. Nama, yakni nama sebenarnya dari data yang terdapat pada data flowdiagram.
2. Alias, yaitu nama lain yang digunakan untuk masukan pertama.
3. Aliran Proses, yaitu arus aliran data dari entitas eksternal ke proses, proses satu ke proses lain, proses ke media penyimpanan atau sebaliknya. Berikut ini adalah kamus data yang di ambil dari data flow diagram Sistem Informasi Pembayaran rekening air di PDAM Kabupaten Cianjur yang diusulkan :
Nama Aliran Data : Data Meteran
Alias : -
Aliran Proses : Dari Bagian Meter Air – Proses 1.1 Dari Proses 1.1 ke File DSML Dari Proses 1.1 ke File Rekening Dari File Rekening ke Proses 1.4 Deskripsi : Kedudukan meteran akhir pelanggan. Periode : Setiap bulan
Struktur Data : ID_Pelanggan, nama_pelanggan, bulan_pemakaian, meteran_akhir.
Nama Aliran Data : Data Tagihan Rekening Air
Alias : Data Rekening
Aliran Proses : Dari File Rekening ke Proses 1.2 Dari Proses 1.2 ke Pelanggan
Deskripsi : Tagihan Rekening Air kepada Pelanggan Periode : Setiap bulan
Struktur Data : No_rekening, bulan_pemakaian, ID_Pelanggan, nama_pelanggan, alamat_pelanggan, meter_awal, meter_akhir, pemakaian, pemakaian<20,
pemakaian_20-30, pemakaian_30-40,
40, harga>40, harga_pemakaian<20, harga_pemakaian_20-30,
harga_pemakaian_30-40, harga_pemakaian>40, biaya_beban, biaya_pemakaian, total_tagihan.
Nama Aliran Data : Data Biaya Pemakaian Air
Alias : -
Aliran Proses : Dari Proses 1.4 ke Proses 1.6 Dari Proses 1.5 ke Proses 1.6
Dari Proses 1.6 ke File Pembayaran Rekening Air Deskripsi : Data biaya pemakaian air pelanggan.
Periode : Setiap pembayaran tagihan rekening air pelanggan. Struktur Data : Bulan_pemakaian, biaya_pemakaian, biaya_denda,
Total_biaya_pemakaian
Nama Aliran Data : Data Tunggakan
Alias : -
Aliran Proses : Dari File Pembayaran Rekening Air ke Proses 1.3 Dari Proses 1.3 ke Proses 1.4
Dari Proses 1.3 ke Proses 1.5
Dari File Pembayaran Rekening Air ke Proses 1.10 Dari File Pembayaran Rekening Air ke Proses 1.9 Deskripsi : Biaya Tagihan Rekening Air.
Periode : Setiap pembayaran tagihan rekening air pelanggan. Struktur Data : ID_Pelanggan, nama_pelanggan, bulan_pemakaian,
total_biaya_pemakaian
Nama Aliran Data : Data Pembayaran Tagihan Rekening Air Alias : Data Bukti Pembayaran Tagihan Rekening Air Aliran Proses : Dari File Pembayaran Rekening Air ke Proses 1.7
Dari File Pembayaran Rekening Air ke Proses 1.8 Deskripsi : Data Pembayaran Tagihan Rekening Air Pelanggan Periode : Setiap pembayaran tagihan rekening air pelanggan. Struktur Data : No_bukti_bayar_rekening, tanggal_bayar,
ID_Pelanggan, nama_pelanggan, bulan_pemakaian, biaya_beban, total, total_bayar.
Nama Aliran Data : Laporan Pembayaran Rekening Air
Alias : -
Aliran Proses : Dari Proses 1.7 ke Direktur
Deskripsi : Laporan mengenai pembayaran rekening air pelanggan
Periode : Setiap bulan
Struktur Data : No_bukti_bayar_rekening, tanggal_bayar, ID_Pelanggan, nama_pelanggan,
bulan_pembayaran, jumlah_pembayaran, total_pembayaran, total_biaya_pembayaran
Nama Aliran Data : Laporan Tunggakan Pembayaran
Alias : -
Aliran Proses : Dari Proses 1.9 ke Direktur
Deskripsi : Laporan mengenai data tunggakan pembayaran rekening air pelanggan.
Periode : Setiap Bulan
Struktur Data : ID_Pelanggan, nama_pelanggan, alamat_pelanggan, kota_pelanggan, kodepos_pelanggan,
bulan_tunggakan.
Nama Aliran Data : Surat Peringatan Tunggakan
Alias : -
Deskripsi : Surat peringatan kepada pelanggan yang
mempunyai tunggakan pembayaran rekening air.
Periode : Setiap Bulan
Struktur Data : ID_Pelanggan, nama_pelanggan, alamat_pelanggan, kota_pelanggan, kodepos_pelanggan,
bulan_tunggakan.
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melalui beberapa tahap perancangan sistem informasi pembayaran rekening air, berikut ini adalah kesimpulan yang diperoleh dan saran-saran yang diharapkan akan memberikan catatan penting dan kemungkinan perbaikan yang perlu dilakukan untuk pengembangan sistem yang sudah ada agar lebih optimal.
5.1 Kesimpulan
Sistem informasi pembayaran rekening air merupakan suatu sistem pengolahan data yang memanfaatkan teknologi komputerisasi berupa aplikasi pembayaran rekening air yang dibangun dari hasil analisis di PDAM Kabupaten Cianjur Kesimpulan yang didapat dari proses analisis, perancangan dan implementasi sistem yaitu penyimpanan data pelanggan, data stand meter langganan dan data pembayaran rekening air telah disimpan dalam suatu
databaseserver, sehingga data dari bagian pendaftaran dan bagian pembayaran terintegrasi dengan baik serta proses penghitungan tagihan rekening air pelanggan akan lebih cepat dan akurat, karena perhitungan pemakaian rekening air dan denda pada sistem informasi pembayaran rekening air yang dibangun dilakukan secara otomatis.
5.2 Saran
Saran-saran yang diberikan agar sistem informasi yang telah dibangun dapat berfungsi dengan baik adalah sebagai berikut :
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
R. Anugrah Suminto NIM. 10506371
Danang Ari Sutoyo NIM. 10506353
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
x
3.1 Struktur Organisasi ………. 23
4.1 Gambar Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan ……….…. 29
4.2 Gambar Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan ………... 31
4.3 Gambar DFD Level 1 Sistem Pembayaran ………... 32
4.4 Gambar DFD Level 2 Sistem Pembayaran ……… 33
4.5 Gambar Flow Map Sistem Yang Diusulkan ………. 36
4.6 Gambar Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ……… 37
4.7 Gambar DFD Level 1 Yang Diusulkan ……… 38
[image:46.612.72.523.117.356.2]vi
LEMBAR PENGESAHAN ……… ii
KATA PENGANTAR ……… iii
DAFTAR ISI ……… vi
DAFTAR TABEL ……… ix
DAFTAR GAMBAR ……… x
DAFTAR LAMPIRAN ………... xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ……….. 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ……….. 2
1.3. Maksud dan Tujuan ……….. 3
1.4. Batasan Masalah ……….. 3
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ………... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ……… 5
2.1.1. Elemen Sistem ……… 5
2.1.2. Karakteristik Sistem ……… 8
2.1.3 Klasifikasi Sistem ………. 9
vii
2.4.1. Flow Map ……….. 13
2.4.2 Diagram Konteks ……….. 13
2.4.3. Data Flow Diagram ……….. 14
BAB III PROFIL PERUSAHAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ………. 15
3.2. Struktur Organisasi ……….. 22
3.3. Deskripsi Kerja ……….. 23
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem ……… 24
4.1.1. Analisis Dokumen ……… 24
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ……… 26
4.1.2.1. Flow Map ………. 28
4.1.2.2 Diagram Kontek ………. 30
4.1.2.3. Data Flow Diagram ………. 31
4.1.3. Evaluasi Sistem Lama ………. 34
4.2. Usulan Perancangan Sistem ………. 34
viii
4.2.2.2. Diagram Konteks ……… 36
4.2.2.3. Data Flow Diagram ……… 37
4.2.2.3.1 DFD Level 1 ………. 38
4.2.2.3.2 DFD Level 2 ………. 39
4.2.2.4. Kamus Data ………... 39
4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang diusulkan ……….. 43
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ………. 44
5.1. Kesimpulan ………. 44
5.2. Saran ………. 44
[2] Witarto, Memahami Sistem Informasi, Informatika, Bandung, 2004.
[3] Nugroho, Adi, 2004, Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Informatika, Bandung.
[4] Pressman, S., Roger, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi, Yogyakarta, 2002
iii Assalamualaikum Wr. Wb
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikn rahmat dan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan Kerja Praktek yang merupakan salah satu syarat dalam pendidikan jenjang S1 pada Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Jurusan Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia. Adapun penulis mengambil judul “ANALISIS PEMBAYARAN REKENING AIR DI PDAM KABUPATEN CIANJUR”.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan kerja praktek ini masih banyak sekali kekurangan dan jauh untuk dikatakan sempurna, baik dari segi isi maupun bahasa serta teknik penulisannya, karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis.
Walaupun demikian penulis sudah berusaha semaksimal mungkin sehingga penulisan laporan kerja praktek ini dapat diselesaikan dengan harapan semoga memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan sekali saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan isi yang terkandung dalam laporan kerja praktek ini.
iv
menyelesaikan pembuatan laporan kerja praktek ini, diantaranya:
1. Bapak, Ibu dan Keluarga Besar yang selalu memberikan doa dan dukungan baik materiil dan spirituil.
2. Bapak Prof. DR. Ir. Ukun Sastra Prawira, Msc., selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.
3. Bapak Dadang Munandar,S.E.,M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.
4. Bapak Iyan Gustiana, selaku Dosen wali kelas MI-8 Universitas Komputer Indonesia.
5. Ibu Imas Siti Kulsum selaku pembimbing kerja praktek di PDAM Kabupaten Cianjur.
6. Seluruh staf dan pegawai di PDAM Kabupaten Cianjur.
7. Seluruh dosen Universitas Komputer Indonesia yang telah mengajarkan pelajaran-pelajaran yang berharga bagi kami.
8. Teman-temanku di kampus khususnya MI-8 2006 yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan laporan ini, dan semua pihak yang telah membantu penulis, baik material maupun spiritual dalam pelaksanaan kerja praktek.
v
Bandung, 8 Oktober 2009
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
R. Anugrah Suminto NIM. 10506371
Danang Ari Sutoyo NIM. 10506353
Bandung, Oktober 2009
Pembimbing Jurusan,
Iyan Gustiana NIP. 4127.70.26.
Pembimbing Lapangan
Imas Siti Kulsum NIP. 320 550 217
Ketua Jurusan Manajemen Infotmatika
Dadang Munandar, S.E., M.Si.
