EVALUASI SISTEM INFORMASI
PEMBAYARAN REKENING AIR PADA
PDAM DKI JAKARTA
Kevin Baihaqi Putra Manoto
Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480Dwi Prawira Herlambang
Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480Dan
Rizki Yut Bagus Koesdinar
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 11480, IndonesiaAbstrak
Tujuan Penelitian, ialah untuk menganalisis sistem informasi pembayaran rekening air yang sedang berjalan pada PDAM DKI Jakarta dan mengidentifikasi kelemahan dari sistem informasi pembayaran rekening air.
Metodologi Penelitian yang digunakan adalah penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan seperti wawancara, observasi, checklist, studi dokumentasi.
Hasil yang dicapai dari evaluasi sistem informasi pembayaran rekening air berupa hasil analisa data yang disajikan dalam bentuk temuan masalah, potensi resiko, dan rekomendasi sebagai tindakan perbaikan.
Simpulan dari hasil evaluasi sistem informasi pembayaran rekening air sudah berjalan dengan baik namun masih terdapat beberapa kekurangan dalam manajemen IT yang harus diperbaiki agar proses pembayaran rekening air yang berjalan dalam perusahaan dapat lebih maksimal.
Kata kunci : evaluasi, sistem informasi, pembayaran rekening air
1.
Pendahuluan
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) ditandai dengan berkembangnya pemanfaatan teknologi informasi. Kini, teknologi informasi tidak hanya digunakan untuk proses operasional sehari-hari, tetapi juga dapat memberikan keuntungan yang kompetitif bagi organisasi dan informasi. Dukungan teknologi informasi dalam perusahaan juga dapat menciptakan keunggulan bersaing.
Bumi dikenal sebagai “Planet Air” lantaran 70% permukaan bumi tertutup air, air memiliki manfaat yang sangat besar bagi manusia. Manfaat sangat nyata dapat kita lihat dari segi kesehatan. Oleh sebab itu banyak orang mengeksploitasi air secara berlebihan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari.
Salah satu teknologi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan air adalah teknologi yang berhubungan pada sistem pembayaran rekening air. Sistem pembayaran ialah seperangkat komponen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang diperlukan dalam perpindahan nilai uang dari satu pihak ke pihak lain. Seperti halnya penerapan teknologi pada bidang rekonsiliasi pembayaran, dimana sistem ini
digunakan untuk mencocokkan data-data yang terkait dengan kebutuhan perusahaan. Karena ada kemungkinan perbedaan data antara satu dengan yang lain, duplikasi data, dan data yang hilang, sehingga dapat menimbulkan resiko berupa kerugian perusahaan, menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian financial dan penurunan reputasi perusahaan.
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) merupakan badan usaha milik negara atau daerah yang memberikan jasa pelayanan dan menyelenggarakan kemanfaatan di bidang air minum. Pada tahun 1997, pemerintah memutuskan untuk bekerja sama dengan dua mitra operator swasta asing untuk mengelola dan menyediakan air bersih untuk warga DKI Jakarta. Kedua pihak tersebut adalah
Thames Overseas Ltd (PT.Thames PAM Jaya/PT.TPJ) berasal dari Inggris yang
kemudian pada tahun 2008 terjadi penjualan salah satu saham di dalam PT Thames Jaya kepada perusahaan asal Singapura., PT Acuatico Ltd dan pihak lainnya adalah
Ordeo Suez Lyonnaise de enax (PT. Palyja) yang berasal dari Perancis. Perjanjian
kerja sama ini mengikat kedua belah pihak selama 25 tahun dengan bentuk konsesi modifikasi. Hal ini berarti mitra swasta akan diberikan hak pengelolahan penuh untuk seluruh sistem pelayanan PAM Jaya, baik yang sudah mempunyai jaringan perpipaan maupun daerah yang baru sama sekali.
Di dalam perjanjian kerjasama yang berbentuk konsesi, operator swasta yang mendapatkan hak penuh pengelolahan, akan memberikan kompensasi biaya kepada pihak pemerintah, antara lain bentuk : i) deviden apabila ada saham pemerintah dalam pembiayaan investasi, ii) usage fee untuk biaya penyewaan aset yang diserahkan, iii) untuk pembayaran hak pengelolahan sistem. Klausul-klausul didalam kontrak perjanjian secara lengkap mencantumkan : i) target teknis yang hendak dicapai, ii) hak dan kewajiban pihak yang berjanji, iii) bench mark pelayanan yang harus
dipenuhi dan sanksi yang berlaku, iv) alokasi resiko, v) penyelesaian perselisihan dan yang paling penting adalah ,vi) formulasi tarif yang harus disepakati. Oleh karena itu, pembahasan analisis ini berkaitan dengan judul “EVALUASI SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN REKENING AIR PADA PDAM DKI JAKARTA”.
2.
Metodologi
Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain: 1. Studi Kepustakaan (Library Research)
Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai media seperti media cetak dan media elektronik seperti internet.
2. Metode penelitian lapangan
Metode penelitian lapangan merupakan metode yang dilakukan peneliti dengan cara meneliti langsung di perusahaan untuk mendapatkan data yang diperlukan dengan cara:
a. Wawancara (interview)
Wawancara merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak – pihak yang bersangkutan dalam perusahaan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
b. Pengamatan (observation)
Observasi merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap obyek yang diteliti dari perusahaan tersebut.
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab.
d. Studi dokumentasi (Review Documentation)
Merupakan proses penelusuran terhadap dokumen – dokumen yang dijadikan sebagai temuan – temuan atau bukti – bukti audit.
2.1
Ruang Lingkup
Dalam pembuatan skripsi ini berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan di atas, maka diperlukan pembatasan ruang lingkup penelitian, diantaranya :
1. Evaluasi terhadap sistem informasi rekonsiliasi pembayaran rekening. 2. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan standar COBIT versi 4.1
untuk mengukur proses sistem informasi rekonsiliasi pembayaran rekening.
2.2
Profil Perusahaan
Untuk memenuhi kebutuhan air kota Jakarta (Batavia) pada tahun 1843 oleh Pemerintah Hindia Belanda pengadaan air bersih berasal dari sumur bor atau artesis. Hingga pada tahun 1928 – 1920, telah ditemukan sumber mata air Ciburial di daerah Ciomas Bogor oleh Pemerintah Hindia Belanda dengan kapasitas 484 l/dt, bersamaan dengan berdirinya Gementeestaat-waterleidengen van Batavia, kantor pemerintah yang menangani penyediaan air bersih di Jakarta). Pada tanggal 23 Desember 1922, untuk pertama kalinya air yang berasal dari Ciburial Bogor dialirkan ke kota
Batavia (Jakarta), dan pada tanggal tersebut dijadikan sebagai hari PAM JAYA. Pada tahun 1945 – 1963 pelayanan air minum dilaksanakan oleh Dinas Saluran Air Minum Kota Praja dibawah Kesatuan Pekerjaan Umum Kota Praja. Pada tanggal 30 April 1977, PAM JAYA disyahkan berdasarkan PERDA DKI Jakarta No. 3/1977. Dan pada tanggal 2 Nopember 1977, PAM JAYA dikukuhkan oleh SK Mendagri No. PEM/10/53/13350 diundangkan dalam Lembaran DKI Jakarta No. 74 tahun 1977.
PAM JAYA memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 01.000.516.3.073.000. Di Tahun 1997, tepatnya tanggal 6 Juni, Penandatanganan Perjanjian Kerjasama PAM JAYA dengan 2 Mitra Swasta selama 25 tahun yaitu PT. Garuda Dipta Semesta yang saat ini menjadi PT. PAM LYONNAISE JAYA (PT. PALYJA) dan PT. Kekar Pola Airindo yang saat ini menjadi PT. THAMES PAM JAYA (PT.TPJ). Pada 1 Februari 1998, Operasional secara penuh pelayanan air minum pada wilayah usaha dilaksanakan oleh 2 Mitra Swasta. Setelah melalui negosiasi Perjanjian Kerjasama direvisi dinyatakan kembali (Amended & Restated) dengan Perjanjian Kerjasama 22 Oktober 2001. Penandatanganan kesepakatan Addendum Perjanjian Kerjasama 2001 untuk Wilayah Barat (PT. PALYJA) pada tanggal 24 Desember 2004. Dan Penandatanganan kesepakatan Addendum Perjanjian Kerjasama 2001 untuk Wilayah Timur pada tanggal 7 Oktober 2005.
Kerjasama dengan swasta sebagai upaya meningkatkan kinerja PAM JAYA dimana dalam era globalisasi diperlukan keikutsertaan swasta, adapun peningkatan kinerja yang diharapkan dari kerjasama ini :
a. Private sector membawa dana segar untuk mengelola secara efisien
dan mempercepat pembangunan.
b. PAM JAYA dapat meningkatkan kinerja dengan pelayanan yang lebih baik serta tarif air minum yang masih terjangkau oleh masyarakat kota Jakarta.
Sungai Ciliwung sebagai batas wilayah pelayanan, wilayah timur sungai Ciliwung oleh PT. Thames PAM JAYA (Thames Water Overseas Ltd., Inggris) dan sebelah barat sungai Ciliwung oleh PT. PAM Lyonnaise Jaya (Lyonnaise des Eaux Perancis). Efektif kerjasama dilaksanakan sejak tanggal 1 Februari 1998 periode kerjasama selama 25 tahun dan PAM JAYA secara ekslusif menunjuk kepada kedua mitra swasta untuk mengoperasikan, memelihara dan mengembangkan sistem penyediaan air bersih kota DKI Jakarta. Dan pada akhir kerjasama seluruh sistem dan aset akan dikembalikan kepada PAM JAYA. Sistem Rekonsiliasi Rekening Air Minum ini diterapkan untuk melayani kebutuhan pengolahan rekonsiliasi. Dirancang dengan menggunakan konsep berbasis thin client dengan database Informix Dynamic Service 9.40 untuk pelayanan data yang terintegrasi dengan sebuah server. Program dibuat dengan bahasa pemograman Informix 4GL (Four Generation Language), pemilihan database Informix dilatar belakangi kecepatan dan kemampuan Informix database dalam paralel prosessing yang dapat meningkatkan kecepatan proses tergantung dari resource hardware yang tersedia
2.3
Evaluasi
Proses evaluasi di lakukan pada sistem rekonsiliasi yang di miliki oleh PDAM. Evaluasi di lakukan dengan membuat framework perencanaan apa saja yang di lakukan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan.
Tujuan dari Evaluasi Sistem Informasi Rekonsiliasi pada PDAM DKI Jakarta adalah sebagai berikut :
1) Melakukan evaluasi terhadap prosedur sistem informasi rekonsiliasi pembayaran rekening pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) DKI Jakarta.
2) Mengetahui apakah sistem informasi rekonsiliasi pembayaran yang sedang berjalan telah terintegrasi dengan baik.
3) Memberikan rekomendasi dan saran yang dapat digunakan untuk memperbaiki kelemahan – kelemahan yang ada pada sistem agar aset dalam perusahaan dapat terlindungi dengan baik.
Berikut ini adalah hasil evaluasi dari Sistem Informasi Rekonsiliasi pada PDAM DKI JAKARTA yang dilakukan dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 4.1 dengan menyertakan Audit Checklist dan pengukuran
Maturity Level sehingga menimbulkan beberapa temuan, yaitu:
1. Pengukuran Maturity Level
a. Hasil Pengukuran Maturity Level pada domain Planning and
Organization (PO)
No. Type Perhitungan Hasil
1. PO1 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 2 ∑ Pertanyaan = 6 2,83 2. PO2 3 + 2 + 2 + 2 ∑ Pertanyaan = 4 2,25 3. PO3 2 + 1 + 4 + 4 + 4 3
∑ Pertanyaan = 5 4. PO4 4 + 1 + 1 + 2 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 5 + 4 + 4 + 3 + 1 + 3 ∑ Pertanyaan = 15 2,87 5. PO5 2 + 3 + 5 + 5 + 3 ∑ Pertanyaan = 5 3,6 6. PO6 3 + 3 + 3 + 3 + 3 ∑ Pertanyaan = 5 3 7. PO7 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 ∑ Pertanyaan = 8 3 8 PO9 3 + 3 + 4 + 3 + 4 + 4 ∑ Pertanyaan = 6 3,5 Total 24,05
Rata –rata Domain 24,05/8 3,006
b. Hasil Pengukuran Maturity Level pada domain Acquisition and
Implementation (AI)
No. Type Perhitungan Hasil
1. AI1 3 + 1 + 1 ∑ Pertanyaan = 3 1,66 2. AI2 3 + 4 + 5 + 4 + 4 + 2 + 4 + 4 + 4 + 4 ∑ Pertanyaan = 10 3,8 3. AI3 2 + 4 + 4 + 4 ∑ Pertanyaan = 4 3,5 4. AI4 2 + 5 + 5 + 2 ∑ Pertanyaan = 4 3,5 5. AI5 4 + 5 + 5 + 2 ∑ Pertanyaan = 4 4 6. AI6 1 + 1 + 3 + 3 + 3 ∑ Pertanyaan = 5 2,2
7. AI7 3 + 4 + 3 + 3 + 1 + 3 + 4 + 3 + 3
∑ Pertanyaan = 9
3
Total 21,66
Rata –rata Domain 21,66 / 7 3,094
c. Hasil Pengukuran Maturity Level pada domain Delivery and
Support (DS)
No. Type Perhitungan Hasil
1. DS2 5 + 5 + 4 + 0 ∑ Pertanyaan = 4 3,5 2. DS3 4 + 2 + 2 + 4 + 3 ∑ Pertanyaan = 5 3 3. DS4 4 + 3 + 4 + 4 + 4 + 2 + 2 + 1 + 3 + 2 ∑ Pertanyaan = 10 2,9 4. DS5 4 + 2 + 4 + 4 + 4 + 2 + 2 + 3 + 3 + 3 + 2 ∑ Pertanyaan = 11 3 5. DS7 3 + 3 + 3 ∑ Pertanyaan = 3 3 6. DS9 3 + 3 + 2 ∑ Pertanyaan = 3 3,66 7. DS10 4 + 4 + 5 + 2 ∑ Pertanyaan = 4 3,75 8. DS11 3 + 3 + 3 + 2 + 3 + 3 ∑ Pertanyaan = 6 2,833 9. DS13 3 + 5 + 4 + 4 + 3 ∑ Pertanyaan = 5 3,8 Total 29,443
d. Hasil Pengukuran Maturity Level pada domain Monitoring and
Evaluate (ME)
No. Type Perhitungan Hasil
1. ME1 4 + 1 + 2 + 4 + 5 + 4 ∑ Pertanyaan = 6 3,333 2. ME2 4 + 3 + 2 + 2 + 2 + 0 + 3 ∑ Pertanyaan = 7 2,285 3. ME4 4 + 1 + 4 + 3 + 4 + 3 + 2 ∑ Pertanyaan =7 3 Total 8,618
Rata –rata Domain 8,618/3 2,872
Hasil Pengukuran Maturity Level dari keempat domain :
No. Tipe Rata – Rata domain
1. PO 3,006 2. AI 3,094 3. DS 3,271 4. ME 2,872 Total 12,243 Total rata-rata 3,060 2. Hasil Evaluasi
a. Planning and Organization
Dari hasil analisis dan temuan kami dalam hal Planning dan
Organising dapat disimpulkan bahwa didalam perusahaan :
i. Peranan aplikasi Informix 4GL belum memenuhi pencapaian tujuan perusahaan dengan maksimal, padahal sistem rekonsiliasi ini merupakan hal yang sangat kritis bagi perusahaan.
Saran: Perlunya dibentuk sebuah tim untuk dilakukannya standarisasi atas prosedur dalam pengaturan aplikasi Informix 4GL agar peranan aplikasi tersebut dapat mencapai tujuan perusahaan dengan maksimal
ii. Perusahaan belum menetapkan standar prosedur dalam menjamin integritas data.
Saran: Perusahaan sebaiknya menggunakan kamus data dan pengaturan sintaks data, sehingga perusahaan dapat menjamin integritas data dengan mendefinisikan pembagian data berdasarkan jenis atau levelnya
iii. Perusahaan belum membentuk komite terkait proses sistem rekonsiliasi.
Saran: Perusahaan sebaiknya segera membentuk komite terkait proses sistem rekonsiliasi walaupun tanpa komite sistem rekonsiliasi sudah dapat berjalan dengan cukup baik, akan tetapi alangkah baiknya jika komite segera dibentuk agar prosedur atas tanggung jawab dan pembagian peran dalam proses sistem rekonsiliasi ini dapat lebih terdefinisi sehingga proses sistem rekonsiliasi dapat berjalan dengan lebih baik
b. Acquisition and Implementation
Dari hasil analisis dan temuan kami dalam hal Acquire dan Implement dapat disimpulkan bahwa didalam perusahaan:
i. Perusahaan belum memiliki laporan analisi resiko yang berkaitan dengan proses rekonsiliasi.
Saran: Perusahaan harus segera membuat laporan analisis resiko yang berkaitan dengan proses rekonsiliasi agar perusahaan memiliki persiapan dalam menghadapi resiko-resiko yang akan dihadapi
ii. Dalam waktu dekat perusahaan belum memiliki rencana yang matang dalam proses perubahan. Perubahan atas suatu proses sangat diperlukan terutama pada jaman yang sudah sangat maju ini agar perusahaan tetap dapat menjalankan proses bisnisnya dengan baik.
Saran: Perusahaan perlu membuat rencana yang matang untuk perubahan-perubahan terkait proses rekonsiliasi yang akan datang. Dan juga perlunya penilaian atas dampak-dampak jika perubahan dilakukan agar perusahaan dapat memahami perubahan tersebut
c. Delivery and support
Dari hasil analisis dan temuan kami dalam hal Deliver dan Support dapat disimpulkan bahwa didalam perusahaan:
i. Perusahaan sama sekali tidak memiliki wewenang untuk mengawasi performa dari rekanan perusahaan (Mitra) terkait proses rekonsiliasi
Saran : Perusahaan perlu membuat perubahan terhadap perjanjian kerja sama dengan rekanan (Mitra) agar perusahaan memiliki wewenang dalam melakukan pengawasan terhadap performa rekanan (Mitra) terkait proses rekonsiliasi
ii. Perusahaan masih belum memiliki kepastian akan standard dari kinerja perusahaan, sehingga pada masa mendatang perusahaan belum memiliki antisipasi untuk men-support kinerjanya terkait proses rekonsiliasi
Saran : Perusahaan harus melakukan pengukuran dan pelaporan terhadap hasil dari kinerja yang sudah dicapai oleh perusahaan, dari hasil tersebut perusahaan dapat melakukan evaluasi dan menentukan
standard yang ingin dicapai perusahaan serta memiliki antisipasi
untuk men-support kinerja dan kapasitas pada masa mendatang
iii. Perusahaan masih belum memaksimalkan pengelolaan data mengenai penyimpanan, back up data , pertukaran data yang sensitive dan restorasi terhadap data perusahaan yang ada.
Saran: Perusahaan harus memiliki media untuk penyimpanan data seperti flashdisk atau harddisk external yang nantinya tanggung jawab penyimpanannya diberikan kepada pihak yang dapat dipercayai dan back up data secara berkala guna untuk pemulihan data jika sewaktu-waktu terjadi ancaman yang tidak terduga. Perlu juga dilakukannya pengawasan terhadap pertukaran data yang sensitif terutama dari segi keamanannya terhadap pihak yang tidak bertanggung jawab maupun ancaman-ancaman dari segi teknis (seperti virus, Trojan, worm, dsb)
d. Monitor and Evaluate
Dari hasil analisis dan temuan kami dalam hal Monitor dan
Evaluate dapat disimpulkan bahwa di dalam perusahaan:
a) Perusahaan belum melakukan standar atas prosedur metode pengawasan khusus yang diterapkan perusahaan dalam pencapaian sistem rekonsiliasi.
Saran : Perusahaan perlu melakukan standar atas prosedur metode pengawasan khusus yang diterapkan perusahaan dalam pencapaian sistem rekonsiliasi dengan melakukan training atas metode tersebut. b) Petinggi perusahaan belum mengetahui secara detil proses sistem
rekonsiliasi yang dimiliki oleh perusahaan.
Saran : Petinggi perusahaan harus mengetahui secara detil proses sistem rekonsiliasi yang dimiliki oleh perusahaan agar sistem rekonsiliasi ini memiliki mendapat dukungan penuh dari petinggi perusahaan sehingga kualitas dan kelancaran sistem tersebut dapat terus ditingkatkan.
3.
Kesimpulan
Berdasarkan dari pengumpulan data, analisisi, dan analisis yang telah dilakukan terhadap sistem informasi rekonsiliasi pada PDAM DKI Jakarta yang dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak terkait, observasi lapangan, checklist, maka dapat kami simpulkan bahwa :
1. Perusahaan belum memiliki standar prosedur dalam kontrol yang dilakukan pada lingkungan sistem informasi rekonsiliasi dan jaminan pengasuransian terhadap kontrol internal
2. Perusahaan masih belum dapat menentukan perencanaan infrastruktur teknologi dan perencanaan yang efektif terhadap sistem keamanan terkait sistem informasi rekonsiliasi dengan baik.
3. Perusahaan belum membuat laporan analisis resiko terkait sistem rekonsiliasi karena belum adanya solusi atas masalah yang dihadapi.
4. Kondisi kematangan Perusahaan berdasarkan perhitungan maturity level terletak pada angka 3,006 untuk Plan and Organized , angka 3,094 untuk
Acquire and Implement, angka 3,271 untuk Deliver and Support, angka 2,872
untuk Monotoring and Evaluate dan untuk rata-rata dari setiap domain berdasarkan perhitungan maturity level perusahaan berada di angka 3,060 yaitu berdada di level Defined Process, dimana prosedur telah distandarisasi dan didokumentasi serta dikomunikasikan melalui pelatihan. Namun hal ini diserahkan pelaksanaannya kepada masing-masing individu untuk mengikutinya atau tidak, dan penyimpangan sulit untuk dideteksi.
Daftar Pustaka
[1] Arikunto, Suharsimi dan Jabar, Safruddin Abdul. (2010). Evaluasi Program
Pendidikan Pedoman Praktis Bagi Mahasiswa dan Praktisi pendidikan. Jakarta :
Bumi Aksara.
[2] Arifin, Zainal, (2010). Evaluasi Pembelajaran Prinsip, Teknik, Prosedur. Bandung : Remaja Rosdakarya.
[3] Bachrudin, Sahrir. (2008).” Implementasi SAI Kanwil Depag Sulut”. Retrieved (04-20-2008) from
http://opini-manadopost.blogspot.com/2008/04/implementasi-sai-kanwil-depag-sulut.html.
[4] Bin Ladjamudin, Al bahra. (2005). Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[5] Edelhauser, Eduard. (2011). IT&C Impact on the Romanian Business and Organizations. Informatica Economica, Volume 15 (2). Retrieved (09-20-2011) from http://media.proquest.com
[6] Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems. (8th edition). South Western : Cengage Learning.
[7] Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi & Pendekatan Cobit. Jakarta : Mitra Wacana Media.
[8] Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi: Pendekatan Cobit, Edisi Revisi. Jakarta : Mitra Wacana Media.
[9] Herawati, Evy. (2009). Audit Sistem Informasi Aplikasi Penjualan Tunai Pada PT. AJ. CommIT Journal, 3(2), 86.
[10] Husni, Hari Setiabudi. (2010). Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan pada PT. XYZ. ComTech, 1(2), 971.
[11] Indrajit, R. E. (2004). Kajian Strategis Cost Benefit Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi.
[12] Jogiyanto H. M. (2009). Sistem Teknolgi Informasi, Edisi Ketiga. Yogyakarta : Andi. [13] Jones, Frederick L, dan Rama, Dasaratha V. (2006). Accounting Information
Systems. Canada : South-Western College Publishing.
[14] Henny Hendarti. (2008). Korelasi Antara Efektifitas Sistem Informasi KRS Online dengan Kepuasan Mahasiswa Universitas Bina Nusantara. Jurnal Piranti Warta, 11(2), 161 – 179.
[15] Prasojo, M. (2005). Audit Sistem Informasi untuk Menciptakan Good Corporate
Governance Ditinjau dari Profesi External Auditor, Seminar Nasional Mahasiswa
Jurusan Akuntansi. Retrieved (05-12-2005) from Universitas Katholik Widya Mandala, Surabaya.
[16] Putra, I N. B. (2009). Audit Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan Standar
COBIT 4.1 Domain Acquire and Implement (Studi Kasus: STIKOM Surabaya), Tugas
Akhir, Program Sarjana, Program Studi Sistem Informasi. Retrieved (07-24-2009)
from Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya,
Surabaya
[17] Romney, Marshall P. Paul John Steinbart. (2008). Accounting Information Systems (10th edition). USA : Prentice Hall.
[18] Sarosa, S. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
[19] Santo F.Wijaya, Hendra Alianto. (2012). Esensi Dan Penerapam Erp Dalam Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu.
[21] Sarno, R. (2009). Strategi Sukses Bisnis dengan Teknologi Informasi Berbasis
Balanced Scorecard & COBIT. Surabaya : ITS Press.
[22] Sarwoto. (2008). Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta : PT. Ghalia Indonesia.
[23] Sawka, Michael N. (2005). p.10 “Healthy humans regulate daily water balance
remarkably well across their lifespan despite changes in biological development and
exposure to stressors on hydration status.” Retrieved (02-19-2005) from
http://search.proquest.com/docview/212334059/fulltextwithgraphics/136F6F69B9C5 A333E5F/1?accountid=31532.
[24] Surendro, K. (2004). Audit Sistem Informasi Rumah Sakit dengan Menggunakan Acuan COBIT. Gematika Jurnal Manajemen Informatika, 6(1), 1-9.
[25] Wibisono, Dermawan. (2006). Riset Bisnis, Panduan bagi Praktisi dan Akademisi. Jakarta : Gramedia Puskata Utama.
[26] ”Konsep Dasar Sistem Informasi”, http://blackice89.blogspot.com/2007/12/konsep-dasar-sistem-informasi.html
[27] “E- commerce”. Encarta. http://microsoft.encarta.com.
[28]”Chapter 1- Sistem Informasi : Konsep dan Management”,
http://ridobelajar.files.wordpress.com/2007/10/ch01revisi.ppt
Evaluation Information System of Water
Account Payment in
PDAM DKI JAKARTA
Kevin Baihaqi Putra Manoto
Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480Dwi Prawira Herlambang
Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480And
Rizki Yut Bagus Koesdinar
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 11480, IndonesiaAbstract
Research purposes, is to analyze the water bill payment information system that is running on PDAM Jakarta and identify weaknesses of the system water bill payment information. The research methodology used was literature research and field research such as interviews, observations, checklists, study documentation.
The results obtained from the evaluation of information systems in the form of water bill payment data analysis presented in the form of finding the problem, potential risks, and recommendations for corrective action.
The conclusions of the evaluation system of water bill payment information has been running well but there are still some deficiencies in IT management which must be corrected for water bill payment process that runs in a company can get more leverage.
Key words: evaluation, information systems, payment of water bill
1. Introduction
Development of Information Technology (IT) is characterized by the development of information technology utilization. Today, information technology is not only used to process daily operations, but also can provide a competitive advantage for the organization and information. Information technology support within the company can also create competitive advantage.
Earth is known as the "Water Planet" because 70% of the earth's surface covered in water, water has enormous benefits for humans. Very real benefits can be seen in terms of health. Therefore many people exploit the extra water to meet daily needs. One of the technologies of information needed by water companies are technology related to the water bill payment system. Payment system is a set of components that together form a unity that is required in the transfer of value for money from one party to another party. As with any technology implementation in the field of reconciliation of payments, where the system is used to match the data related to the needs of the company. Because there is the possibility of differences in data between one another, duplication of data, and missing data,
so that may pose risks of the company's losses, which do not lead to optimal business processes, financial losses and a decrease in the company's reputation.
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) is a state-owned enterprises or areas that provide services and held a benefit in the field of drinking water. In 1997, the government decided to cooperate with the two partners of foreign private operators to manage and provide clean water to residents of Jakarta. Both parties are Thames Overseas Ltd (PT.Thames PAM Jaya / PT.TPJ) came from England and then in 2008 the sale of a stake in PT Thames Jaya to Singapore-based companies., PT Acuatico Ltd and others are Ordeo Suez Lyonnaise de enax (PT Palyja) derived from the French. Cooperation agreement is binding on both parties for 25 years with a modified form of concession. This means that the private partner will be given full rights to the entire system pengelolahan service PAM Jaya, both of which already has a
network of piping and a new area altogether.
In the cooperation agreement in the form of concessions, the private operators who have full rights pengelolahan, will compensate the cost to the government, among other forms of: i) any stock dividend when the government in financing the investment, ii) usage fee for the rental cost of the asset transferred, iii) pengelolahan right to payment systems. Clauses in the contract in full agreement include: i) technical targets to be achieved, ii) the rights and obligations of the parties that promise, iii) the service bench mark to be met and the applicable sanctions, iv) the allocation of risk, v) settlement of disputes and the most important thing is, vi) formulation of tariff to be agreed. Therefore, the discussion of this analysis deals with the title "EVALUATION INFORMATION SYSTEM OF WATER ACCOUNT PAYMENT IN PDAM DKI JAKARTA”
2. Methodology
The research method used in the writing of this thesis are: 1. Library Studies (Library Research)
Library research done by finding and collecting data and information from various media such as print and electronic media like the Internet.
2. Field research methods
Method is a method of field research conducted by researchers examined directly in the company to obtain the data needed by:
a. Interview (interview)
The interview is a data collection activities by direct questioning by the parties - the parties concerned in the company to obtain necessary information.
b. Observations (observation)
Observation is an activity by means of data collection and review of direct observation of the object under study from the company.
c. Checklist
A data collection technique that is done by giving a set of questions or a written statement to the respondent to answer.
d. Study documentation (Documentation Review)
Is the process of searching for documents - documents that serve as the findings - findings or evidence - audit evidence.
2.1 Scope
In the making of this thesis is based on the background described above, the necessary restrictions on the scope of research, including: 1. Evaluation of information systems reconciliation bill payment.
2. The research was carried out using standard COBIT version 4.1 to measure the process of reconciliation payment account information system.
2.2 Company Profiles
To meet the water needs of Jakarta (Batavia) in 1843 by the Dutch East Indies government supply of water comes from wells drilled or artesian. Until the year 1928 - 1920, has found the fountain Ciburial Ciomas Bogor area by the Government of the Netherlands East Indies with a capacity of 484 l / dt, together with the establishment Gementeestaat-waterleidengen van Batavia, government offices that deal with water supply in Jakarta). On December 23, 1922, for the first time water from Bogor Ciburial flowed into the city of Batavia (Jakarta), and by that date used as PAM JAYA day. In the year 1945 - 1963 water supply services carried out by the Office of Drinking Water Channels under the Unity Township Municipal Public Works. On 30 April 1977, PAM JAYA approved by Regional Regulation No. DKI Jakarta. 3/1977. And on November 2, 1977, PAM JAYA inaugurated by Minister of Home Affairs No. SK. PEM/10/53/13350 promulgated in the Gazette No. DKI Jakarta. 74 in 1977.
PAM JAYA have a Taxpayer Identification Number (TIN) 01.000.516.3.073.000. In 1997, the exact date is June 6, PAM JAYA Signing of Cooperation Agreement with two private partners for 25 years, PT. Garuda Dipta Universe which is currently a PT. PAM Lyonnaise Jaya (PT PALYJA) and PT. Stump Airindo pattern that is currently the PT. THAMES PAM JAYA (PT.TPJ). On February 1, 1998, fully operational water supply in the area of business carried out by two private partners. After negotiations revised Restated Cooperation Agreement (Amended and Restated) by October 22, 2001 Cooperation Agreement. Signing of Cooperation Agreement Addendum agreement in 2001 for Western Region (PT PALYJA) on December 24, 2004. The signing of the agreement and Addendum to the Cooperation Agreement in 2001 Eastern Conference on October 7, 2005.
Cooperation with the private sector as an effort to improve the performance of PAM JAYA where necessary in the era of globalization of private participation, while the increase in the expected performance of this agreement:
a. Private sector brings fresh funds to efficiently manage and accelerate development.
b. PAM JAYA can improve performance with better service and water rates are still affordable by the people of Jakarta.
Ciliwung River as its service area boundary, the eastern river Ciliwung by PT. Thames PAM JAYA (Thames Water Overseas Ltd., UK) and west of the river Ciliwung by PT. PAM Lyonnaise Jaya (Lyonnaise des Eaux France). Implemented effective cooperation from the date of February 1,
1998 for 25-year period of cooperation and PAM JAYA refer exclusively to the private partner to operate, maintain and develop water supply systems of Jakarta city. And at the end of the cooperation of all the systems and assets would be returned to the PAM JAYA. Drinking Water Account Reconciliation System was implemented to serve the needs of the reconciliation process. Designed using the concept of database-based thin client with Informix Dynamic Service 9:40 for the data service that is integrated with a server. Programs created with Informix 4GL programming language (Four Generation Language), the selection of background Informix database speed and ability to Informix databases in parallel processing which can improve the speed of the process depends on the available hardware resources.
2.3 Evaluation
The evaluation process is done on a system of reconciliation which is owned by the taps. Evaluation is done by creating a framework in planning what to do to obtain the required data.
The purpose of the Evaluation Information System Reconciliation on PDAM Jakarta are as follows:
1) Conduct an evaluation of information systems procedures reconciliation payment on account of Regional Water Company (PDAM) DKI Jakarta.
2) Determine if the reconciliation payment information system that is running well integrated.
3) Provide recommendations and advice that can be used to fix weaknesses - weaknesses that exist in the system for the assets of the company can be well protected.
The following is the evaluation of Reconciliation Information System on the taps JAKARTA performed using 4.1 with COBIT framework include the Audit Checklist and Maturity Level measurement, giving rise to several findings, namely:
1. Measurement Maturity Level
a. Maturity Level Measurement results on the domains Planning and Organization (PO)
No. Type Calculation Result
1. PO1 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 2 ∑ Questions = 6 2,83 2. PO2 3 + 2 + 2 + 2 ∑ Questions = 4 2,25 3. PO3 2 + 1 + 4 + 4 + 4 ∑ Questions = 5 3 4. PO4 4 + 1 + 1 + 2 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 5 + 4 + 4 + 3 + 1 + 3 ∑ Questions = 15 2,87 5. PO5 2 + 3 + 5 + 5 + 3 ∑ Questions = 5 3,6 6. PO6 3 + 3 + 3 + 3 + 3 ∑ Questions = 5 3 7. PO7 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 + 3 ∑ Questions = 8 3 8 PO9 3 + 3 + 4 + 3 + 4 + 4 ∑ Questions = 6 3,5 Total 24,05
Domain Average 24,05/8 3,006
b. Maturity Level Measurement results on the domain Acquisition and Implementation (AI)
No. Type Calculation Result
1. AI1 3 + 1 + 1 ∑ Questions = 3 1,66 2. AI2 3 + 4 + 5 + 4 + 4 + 2 + 4 + 4 + 4 + 4 ∑ Questions = 10 3,8 3. AI3 2 + 4 + 4 + 4 ∑ Questions = 4 3,5 4. AI4 2 + 5 + 5 + 2 ∑ Questions = 4 3,5 5. AI5 4 + 5 + 5 + 2 ∑ Questions = 4 4 6. AI6 1 + 1 + 3 + 3 + 3 ∑ Questions = 5 2,2 7. AI7 3 + 4 + 3 + 3 + 1 + 3 + 4 + 3 + 3 ∑ Questions = 9 3 Total 21,66 Domain Average 21,66 / 7 3,094
c. Measurement results on the domain Maturity Level Delivery and Support (DS)
No. Type Calculation Result
1. DS2 5 + 5 + 4 + 0
∑ Questions = 4
3,5
∑ Questions = 5 3. DS4 4 + 3 + 4 + 4 + 4 + 2 + 2 + 1 + 3 + 2 ∑ Questions = 10 2,9 4. DS5 4 + 2 + 4 + 4 + 4 + 2 + 2 + 3 + 3 + 3 + 2 ∑ Questions = 11 3 5. DS7 3 + 3 + 3 ∑ Questions = 3 3 6. DS9 3 + 3 + 2 ∑ Questions = 3 3,66 7. DS10 4 + 4 + 5 + 2 ∑ Questions = 4 3,75 8. DS11 3 + 3 + 3 + 2 + 3 + 3 ∑ Questions = 6 2,833 9. DS13 3 + 5 + 4 + 4 + 3 ∑ Questions = 5 3,8 Total 29,443 Domain Average 29,443 / 9 3,271
d. Measurement results on the domain Maturity Level Monitoring and Evaluate (ME)
No. Type Calculation Result
1. ME1 4 + 1 + 2 + 4 + 5 + 4 ∑ Questions = 6 3,333 2. ME2 4 + 3 + 2 + 2 + 2 + 0 + 3 ∑ Questions = 7 2,285
3. ME4 4 + 1 + 4 + 3 + 4 + 3 + 2
∑ Questions =7
3
Total 8,618
Domain Average 8,618/3 2,872
Maturity Level Measurement results of the four domains:
No. Type Domain Average
1. PO 3,006 2. AI 3,094 3. DS 3,271 4. ME 2,872 Total 12,243 Total Average 3,060 2. Evaluation results
a. Planning and Organization
From the analysis and our findings in terms of Planning and Organising can be concluded that within the company: i. Informix 4GL application role has not met the achievement
of corporate objectives to the maximum, but this reconciliation system is very critical for the company. Recommendation: Need set up a team to undertake the
standardization of the procedures in Informix 4GL application settings so that the role of such applications can achieve corporate goals with maximum
ii. The Company has not set the standard procedure to
Recommendation: Companies should use the data dictionary
and syntax arrangement of data, so the company can ensure the integrity of the data by defining the distribution of the data by type or level
iii. The Company has not formed a committee related to the
process of reconciliation system.
Recommendation: The company should immediately form a
committee related to the process of reconciliation systems even without the committee was able to reconcile the system works quite well, but it would be nice if the committee was immediately formed that the procedure for the division of roles and responsibilities in the process of reconciliation systems can be better defined so that the system reconciliation can work better
b. Acquisition and Implementation
From the analysis and our findings in terms Acquire and Implement it can be concluded that within the company: i. The Company does not have the report analyzes the risks
associated with the reconciliation process.
Recommendation: The Company shall promptly make a report
analyzes the risks associated with the reconciliation process that the company has a preparation to face the risks to be faced
ii. In the near future the company has no plans to mature in the
process of change. An amendment to a process is needed, especially in the era of highly developed is that companies can still run the business properly.
Recommendation: Companies need to create a plan that is ripe
for changes related to the reconciliation process to come. And also the need for an assessment of the impacts if changes are made so the company can understand the changes
c. Delivery and support
From the analysis and our findings in terms Deliver and Support can be concluded that within the company:
i. The Company did not have the authority to supervise the
performance of the company partners (Partners) related to the process of reconciliation
Recommendation: Companies need to make changes to the agreement of cooperation with partners (Partners) that the company has the authority to supervise the performance of partners (Partners) relating to the reconciliation process ii. Companies still do not have the assurance of standards of
performance of the company, so that in future the company does not have the anticipation for the performance-related support to the reconciliation process
Recommendation: Companies should make the measurement
and reporting of the results of performance already achieved by the company, the results of the company can evaluate and determine the standards to be achieved and have the anticipation for the company to support the performance and capacity in the future
iii. Companies are still not maximizing the storage of data
management, data backup, data exchange and restoration of sensitive corporate data available.
Recommendation: Companies should have a medium for data
storage such as flash or external hard drive storage that will be the responsibility given to those which can be trusted and back up data regularly in order to restore the data if at any time of the threat of the unexpected. There should also do surveillance of the exchange of sensitive data, especially in terms of security against casual and irresponsible threats of technical terms (such as viruses, Trojans, worms, etc.)
d. Monitor and Evaluate
From the analysis and our findings in terms of Monitor and Evaluate can be concluded that in the company:
i. The Company has not made the standard procedures applied
to specific methods of monitoring the company in achieving reconciliation system.
Recommendation: Companies need to perform the standard
procedures applied to specific methods of monitoring the company in achieving reconciliation system by conducting training on the method.
ii. the company officials are not yet know in detail the process
of reconciliation of systems owned by the company.
Recommendation: the officer must know in detail the
company's systems process of reconciliation which is owned by the company in order to reconcile the system has received full support from company officials that the quality and continuity of the system can be improved.
3. Conclusion
Based on the data collection, analisisi, and analysis has been conducted on information systems at PDAM Jakarta reconciliation by way of interviews with relevant parties, field observations, checklists, then we can conclude that:
1. Companies do not have a standard procedure performed in the environmental control system and security information pengasuransian reconciliation of internal controls
2. Companies are still not able to determine the technological infrastructure planning and effective planning for information systems security system associated with a good reconciliation.
3. The Company has not made a report related to risk analysis of reconciliation systems because there is no solution to the problem at hand.
4. The company is based on the calculation of the condition of maturity is the maturity level figures for the Plan and Organized 3.006, 3.094 rate for Acquire and Implement, the number 3.271 to Deliver and Support, the rate of 2.872 to Monotoring and Evaluate and for the average of each maturity level domain based on the calculation of the company is 3.060 in the barrel-chested figure in Process Defined level, where the procedure has been standardized and documented and communicated through training. However this implementation is left to each individual to follow it or not, and the deviation is difficult to detect.
References
[1] Arikunto, Suharsimi dan Jabar, Safruddin Abdul. (2010). Evaluasi Program Pendidikan Pedoman Praktis Bagi Mahasiswa dan Praktisi pendidikan. Jakarta :
Bumi Aksara.
[2] Arifin, Zainal, (2010). Evaluasi Pembelajaran Prinsip, Teknik, Prosedur. Bandung : Remaja Rosdakarya.
[3] Bachrudin, Sahrir. (2008).” Implementasi SAI Kanwil Depag Sulut”. Retrieved
(04-20-2008) from
http://opini-manadopost.blogspot.com/2008/04/implementasi-sai-kanwil-depag-sulut.html.
[4] Bin Ladjamudin, Al bahra. (2005). Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[5] Edelhauser, Eduard. (2011). IT&C Impact on the Romanian Business and Organizations. Informatica Economica, Volume 15 (2). Retrieved (09-20-2011) from http://media.proquest.com
[6] Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems. (8th edition). South Western : Cengage Learning.
[7] Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi & Pendekatan Cobit. Jakarta : Mitra Wacana Media.
[8] Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi: Pendekatan Cobit, Edisi Revisi. Jakarta : Mitra Wacana Media.
[9] Herawati, Evy. (2009). Audit Sistem Informasi Aplikasi Penjualan Tunai Pada PT. AJ. CommIT Journal, 3(2), 86.
[10] Husni, Hari Setiabudi. (2010). Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan pada PT. XYZ. ComTech, 1(2), 971.
[11] Indrajit, R. E. (2004). Kajian Strategis Cost Benefit Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi.
[12] Jogiyanto H. M. (2009). Sistem Teknolgi Informasi, Edisi Ketiga. Yogyakarta : Andi.
[13] Jones, Frederick L, dan Rama, Dasaratha V. (2006). Accounting Information Systems. Canada : South-Western College Publishing.
[14] Henny Hendarti. (2008). Korelasi Antara Efektifitas Sistem Informasi KRS Online dengan Kepuasan Mahasiswa Universitas Bina Nusantara. Jurnal Piranti Warta, 11(2), 161 – 179.
[15] Prasojo, M. (2005). Audit Sistem Informasi untuk Menciptakan Good Corporate Governance Ditinjau dari Profesi External Auditor, Seminar Nasional Mahasiswa Jurusan Akuntansi. Retrieved (05-12-2005) from Universitas Katholik Widya Mandala, Surabaya.
[16] Putra, I N. B. (2009). Audit Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan Standar COBIT 4.1 Domain Acquire and Implement (Studi Kasus: STIKOM
Surabaya), Tugas Akhir, Program Sarjana, Program Studi Sistem Informasi. Retrieved (07-24-2009) from Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Surabaya
[17] Romney, Marshall P. Paul John Steinbart. (2008). Accounting Information Systems (10th edition). USA : Prentice Hall.
[18] Sarosa, S. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia Widiasarana
Indonesia.
[19] Santo F.Wijaya, Hendra Alianto. (2012). Esensi Dan Penerapam Erp Dalam Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu.
[20] Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi, Surabaya : ITS Press. [21] Sarno, R. (2009). Strategi Sukses Bisnis dengan Teknologi Informasi Berbasis
Balanced Scorecard & COBIT. Surabaya : ITS Press.
[22] Sarwoto. (2008). Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta : PT. Ghalia Indonesia.
[23] Sawka, Michael N. (2005). p.10 “Healthy humans regulate daily water balance remarkably well across their lifespan despite changes in biological development and exposure to stressors on hydration status.” Retrieved
(02-19-2005) from
http://search.proquest.com/docview/212334059/fulltextwithgraphics/136F6F69 B9C5A333E5F/1?accountid=31532.
[24] Surendro, K. (2004). Audit Sistem Informasi Rumah Sakit dengan Menggunakan Acuan COBIT. Gematika Jurnal Manajemen Informatika, 6(1), 1-9.
[25] Wibisono, Dermawan. (2006). Riset Bisnis, Panduan bagi Praktisi dan Akademisi. Jakarta : Gramedia Puskata Utama.
[26]”Konsep Dasar Sistem Informasi”,
http://blackice89.blogspot.com/2007/12/konsep-dasar-sistem-informasi.html [27] “E- commerce”. Encarta. http://microsoft.encarta.com.
[28]”Chapter 1- Sistem Informasi : Konsep dan Management”, http://ridobelajar.files.wordpress.com/2007/10/ch01revisi.ppt
http://opini-manadopost.blogspot.com/2008/04/implementasi-sai-kanwil-depag-sulut.html
