PETUNJUK TEKNIS ORGANISASI
PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA
( PERMAHI )
PENDAHULUAN
Petunjuk Teknis PERMAHI adalah pengaturan terhadap tata kerja dalam menjalankan organisasi PERMAHI.
Prosedur Teknis merupakan pedoman standar operasional organisasi, guna mewujudkan suatu organisasi yang tertib, kosisten, efektif, dan efisien.
I. ADMINISTRASI Penjelasan Umum
Yang dimaksud dengan administrasi adalah segala hal yang berhubungan dengan ;
1. SURAT
a. Jenis Surat
a.1. Surat Ketua DPP, adalah surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua DPP dan Sekretaris Umum DPP yang disertai stempel DPP PERMAHI. Untuk keperluan internal maupun eksternal.
a.2. Surat Ketua DPC, adalah surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua DPC dan Sekretaris Umum DPC yang disertai stempel DPC PERMAHI. Untuk keperluan internal maupun eksternal
a.3. Surat Kepanitiaan, adalah surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris Panitia, dan diketahui oleh Ketua Umum Cabang untuk keperluan pelaksanaan kegiatan.
b. Penomoran Surat
b.1. Surat Ketua DPP
Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai berikut :
[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0. [B] adalah ”Pusat” yang bersangkutan.(singkatan 3 hururf besar) lihat daftar singkatan.
[C] adalah ”Tentang” dengan singkatan. [D] adalah ”Bulan” dengan angka romawi [E] adalah ”Tahun” dikeluarkan.
Untuk ”Tentang” terbagi sebagai berikut ; 1.Keputusan, disingkat : Kep.
2.Mandat, disingkat : Mdt.
3.Rekomendasi, disingkat : Rek. 4.Maperca, disingkat : Mpc.
5.Pelatihan Pimpinan Organisasi, disingkat : PPO. 6.Pengangkatan Pengurus, disingkat : Khusus.
7.Peringatan dan teguran, disingkat : Spt. 8.Latihan Dasar Kepemimpinan, disingkat : LDK 9.Umum, disingkat : Umum
b.2. Surat Ketua DPC
Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai berikut :
Nomor : [A]/Ka.DPC [B]/[C]/[D]/[E] Penjelasan :
[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0. [B] adalah ”Cabang” yang bersangkutan.(singkatan 3 hururf besar) lihat daftar singkatan.
[C] adalah ”Tentang” dengan singkatan. [D] adalah ”Bulan” dengan angka romawi [E] adalah ”Tahun” dikeluarkan.
Untuk ”Tentang” terbagi sebagai berikut ; 10. Keputusan, disingkat : Kep.
11. Mandat, disingkat : Mdt.
12. Rekomendasi, disingkat : Rek. 13. Maperca, disingkat : Mpc.
14. Pelatihan Pimpinan Organisasi, disingkat : PPO. 15. Pengangkatan Pengurus, disingkat : Khusus.
16. Peringatan dan teguran, disingkat : Spt. 17. Latihan Dasar Kepemimpinan, disingkat : LDK 18. Umum, disingkat : Umum
Contoh :
Nomor : 05/Ka.DPC PDG/Rek/III/2008
b.3. Surat Kepanitiaan
Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai berikut :
Penjelasan :
[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 1. [B] adalah ”Cabang PERMAHI” disingkat tiga huruf. [C] adalah bentuk kegiatan
[D] adalah ”Bulan” yang ditulis dengan angka Romawi [E] adalah tahun dikeluarkan
Contoh :
Nomor :1/Permahi.PDG/Mpc/VI/2009
c. Format Surat c.1. Kop Surat
Mengikuti format sebagai berikut :
DEWAN PIMPINAN CABANG
PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA
MEDAN
Keterangan : - Kertas A4 - 80 gram
- 1. Huruf Arial 16 - 2. Huruf Arial 14 - 3. Huruf Arial 16
c.2 Stempel
c.3 Surat Umum
Mengikuti format sbb :
Nomor :--- Perihal
Lamp.
Kepada Yth
Dengan Hormat,
---.
---.
Ketua Umum Sekretaris
Tembusan : 1.--- 2.---3. dst
4. Arsip
c.4. Tata Tertib Surat
A. Urutan nomor surat dikoordinir dan diatur oleh sekretaris cabang
B. Penomoran dan penstempelan dilakukan oleh sekretaris cabang
C. Setiap surat harus diberikan satu copy/asli kepada sekretaris cabang sebagai arsip
c.5. Dokumentasi Keanggotaan
a. Data setiap anggota dikumpulkan dalam sebuah buku daftar anggota yang berisikan informasi sbb :
1) No. Anggota :
2) Nama :
3) Tempat & Tanggal Lahir :
4) Alamat :
5) Agama :
6) Angkatan di PERMAHI :
7) Universitas :
8) Semester :
b. Pengelolaan data anggota dilakukan oleh sekretaris cabang
c.6. Perpindahan Anggota
Prosedur perpindahan anggota dari satu cabang ke cabang lain, mengikuti prosedur sebagai berikut :
1) Mengajukan pemberitahuan kepada ketua DPC cabang asal dengan menyebutkan : a) data keanggotaan, b) alasan, c) cabang baru yang dituju
2) Ketua DPC dimana pemohon berasal mengeluarkan rekomendasi kepindahan keanggotaan dengan mengeluarkan surat rekomendasi
3) Ketua DPC yang dituju akan mendaftarkan keanggotaan yang bersangkutan setelah melakukan konfirmasi kepada cabang asal dengan menyatakan kesediaan. Tembusan surat dimaksud disampaikan sebagai petikan kepada pemohon
c.7. Pengunduran Diri Anggota
Pengunduran diri sebagai anggota PERMAHI secara formal dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : 1. Anggota yang bersangkutan mengajukan surat
pengunduran diri kepada Ketua Umum Cabang
2. Ketua DPC mengeluarkan surat keputusan tentang pemberhentian sebagai anggota
II. PROSEDUR KEUANGAN
Yang dimaksud dengan prosedur keuangan adalah : pengaturan seluruh hal yang menyangkut dengan pemasukan, pengeluaran, dan laporan pertanggungjawaban terhadap keuangan.
II.1. Penjelasan Umum
Anggaran terbagi menjadi dua :
A. Anggaran Tetap
B. Angggaan kegiatan Tertentu (Proposal) Add.A ; Anggaran Tetap
a. Kebutuhan ATK.
b. Kebutuhan Komunikasi c. Kebutuhan Perjalanan d. Kebutuhan Konsumsi
Add. B ; Anggaran Kegiatan Tertentu
Adalah anggaran yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan tertentu, di mana kegiatan tersebut didasari atas :
a) Surat Ketua DPC atas kegiatan tersebut
b) Proposal yang dibuat dan ditandatangani oleh anggota dan/atau panitia yang dibentuk berdasarkan Surat Ketua DPC dimaksud.
Untuk kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, sumber anggaran berasal dari :
a) bantuan keuangan DPC
b) Sponsorship/sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu yang tidak mengikat
II.2. Pengaturan dan Tata Cara Pembuatan Anggaran II.2.1. Daftar anggaran tetap
a) Setiap satu masa kepengurusan wajib membuat daftar anggaran tetap, yang dibentuk berdasarkan kebutuhan minimal yang diperlukan. b) Daftar anggaran tetap tersebut terdiri dari :
1. Sumber Pendanaan/Pendapatan 2. Kebutuhan/biaya
c) Daftar anggaran tetap ditetapkan dalam suatu keputusan ketua DPC
d) Daftar anggaran tetap merupakan pedoman dari bendahara untuk mengeluarkan anggaran tersebut e) Jika terdapat kebutuhan rutin yang tidak terdapat dalam daftar anggaran tetap yang telah ditandatangani oleh ketua, maka kebutuhan tersebut harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua umum dan sekretari cabang
II.2.2 Anggaran kegiatan tertentu
a) Kebutuhan anggaran dalam kegiatan tertentu dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang telah ditandatangani anggota atau oleh ketua panitia dengan sekretaris panitia dengan tandatangan ”Mengetahui” Ketua DPC.
b) Daftar kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, yang minimal terdiri dari :
2. Biaya Pengadaan Barang 3. Biaya Operasional
c) Daftar kebutuhan anggaran untuk kegiatan tertentu yang dilakukan oleh perorangan, diajukan dengan mengajukan surat permohonan dana kepada Ketua DPC, yang minimal berisikan hal :
1. Dasar pengajuan anggaran
2. Kebutuhan anggaran yang maksimal terdiri dari :
a. Tempat dan tanggal kegiatan b. Tanggal dana dibutuhkan c. Jumlah anggota yang ikut d. Biaya Transportasi
e. Biaya Penginapan f. Biaya Konsumsi
II.3. Sumber Pendanaan (Pendapatan) Jenis-jenis sumber pendanaan : a) Iuran tetap anggota
b) Sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu yang tidak mengikat
c) Sponsorship yang tidak mengikat
Pengaturan Umum :
a) Setiap anggota wajib membayar iuran tetap anggota yang besarnya ditentukan berdasarkan surat keputusan Ketua DPC
b) Dana yang diperoleh dari iuran anggota dikelola oleh bendahara cabang
c) Setiap sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu, harus disetujui oleh Ketua DPC dan sekretaris cabang dan dikelola oleh bendahara cabang
d) Setiap dana yang berasal dari sponsorship untuk suatu kepanitiaan kegiatan harus disertai kwitansi penerimaan dari ketua pelaksana atau penerima mandat kegiatan tersebut
e) Setiap dana sisa dari suatu kegiatan harus dikembalikan kepada bendahara cabang
f) Dana yang dikembalikan dimasukan kedalam daftar anggaran
h) Bendahara wajib meminta kwitansi atas setiap dana yang telah dikeluarkan
i) Dilarang melakukan perjanjian pinjam-meminjam keuangan kepada pihak ketiga
II.4. Pengeluaran Anggaran
Setiap anggaran yang dikeluarkan harus mengikuti prosedur sebagai berikut :
II.4.1 Pengaturan umum pngeluaran dana kebutuhan tetap 1. Anggaran yang dikeluarkan harus sesuai dengan
daftar anggaran tetap yang sudah ditetapkan oleh Ketua DPC.
2. Mengisi formulir pengeluaran yang disediakan oleh bendahara.
3. Formulir pengeluaran ditandatangani oleh pemohon, Ketua DPC dan Bendahara.
II.4.2 Pengaturan umum pengeluaran dana untuk kebutuhan kegiatan tertentu
1. Pengeluaran dana dapat dilakukan setelah surat permohonan kebutuhan dana telah disetujui oleh Ketua DPC dan Sekretaris Cabang
2. Pengeluaran tersebut harus sesuai dengan daftar anggaran yang terdapat dalam daftar anggaran kebutuhan tetap yang telah ditetapkan oleh Ketua DPC.
II.5. Laporan Penggunaan Dana
II.5.1 Penggunaan dana untuk kebutuhan tetap
1. Setiap penggunaan anggaran kebutuhan tetap harus dilaporkan dengan menyerahkan bukti penggunaan dana berupa kwitansi pembelian barang tersebut.
2. laporan dimaksud dilakukan paling lambat satu minggu setelah dana tersebut dikeluarkan.
II.5.2 Penggunaan dan untuk kegiatan tertentu
1. Setiap penggunaan dana untuk kegiatan tertentu harus dilaporkan dengan menyerahkan bukti penggunaan dana berupa kwitansi penggunaan dan.
2. Laporan dilakukan paling lambat dua minggu setelah kegiatan tersebut dilakukan.
III. PROSEDUR KEGIATAN
Kegiatan DPC terbagi dua, sbb : 1) Kegiatan Intern
2) Kegiatan Ekstern III.1. Prosedur Umum
A) Setiap satu periode kepengurusan harus memuat daftar kegiatan yang terhimpun dalam suatu Rencana Kerja Pengurus (RKP).
B) Ketua DPC berkewajiban mengadakan Rapat Kerja (Raker) untuk merumuskan Rencana Kerja Pengurus.
C) Pengajuan rencana kegiatan dapat berasal dari Ketua DPC , pengurus, anggota.
D) Setiap pengajuan rencana kegiatan harus disertai dengan ringkasan singkat, yang terdiri dari :
1) Tujuan dan sasaran 2) Bentuk dan waktu 3) Peserta
E) dalam rencana kerja ditetapkan waktu pelaksanaan kegiatan, skala prioritas kegiatan, dan Standardisasi Keberhasilan Kepengurusan (SKK).
F) Besar iuran anggota dibahas dalam rapat kerja dan ditetapkan dengan satu keputusan tersendiri.
G) Hasil Raker menjadi pertimbangan Ketua DPC untuk menetapkan rencana Kerja Pengurus yang ditetapkan dalam suatu surat keputusan Ketua DPC.
Add.1 Kegiatan Intern
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atau anggota yang telah tercantum dalam program kerja, atau kegiatan yang secara insedentil diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untuk kebutuhan intern organisasi.
Kegiatan tersebut dapat berupa : a) Rapat Kerja
b) Rapat Pleno c) Maperca
d) Pelatihan Pimpinan Organisasi e) KONFERCAB
Add.2 Kegiatan Ekstern
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atau anggota yang telah tercantum dalam program kerja, atau kegiatan yang secara insedentil diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untuk kepentingan organisasidan kepentingan umum.
Kegiatan tersebut dapat berupa :
a) Seminar, Simposium, dan sejenisnya b) Pengabdian masyarakat
c) Keikutsertaan pada acara atau kegiatan yang diadakan oleh pihak ketiga
III.2. Prosedur melaksanakan kegiatan Penjelasan umum :
1. Setiap bentuk kegiatan harus sesuai dengan Rencana Kerja Pengurus yang telah ditetapkann.
2. Setipa pelaksanaan kegiatan harus mengikuti tahapan persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.
A) Tahapan Persiapan
1. Penawaran kepada pengurus dan atau anggota untuk menjadi Ketua Pelaksana melalui mekanisme terbuka dengan membuka pendaftaran bagi anggota yang berminat, dengan menjelaskan ; Nama dan Bentuk Kegiatan, Tujuan dan Sasaran, dan waktu Pelaksanaan.
2. Dalam hal terdapat lebih dari satu orang peminat, maka ketua DPC membentuk panitia test kesanggupan. Mekanisme test kesanggupan dapat diatur secara mandiri oleh masing-masing DPC. 3. Surat keputusan penunjukan ketua pelaksana
kegiatan harus mendapat SK Ketua DPC.
4. Ketua pelaksana membuka rekruitmen kepada anggota yang berminat menjadi panitia.
5. Jika tidak ada anggota yang berminat untuk menjadi ketua pelaksana, maka Ketua DPC dapat menunjuk Ketua Biro yang berhubungan dengan kegiatan tersebut untuk menjadi ketua pelaksana.
7. Rancangan Proposal 8. Pengesahan Proposal 9. Pencetakan Proposal 10. Penyebaran Proposal
B) Tahap Pelaksanaan
Prosedur standar yang harus dilaksanakan pada waktu pelaksanaan acara :
1) Internal
a) Sebelum kegiatan MAPERCA, KONFECAB, dan PPO dibuka, wajib menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya.
b) Laporan Ketua Pelaksana dan sambutan Ketua DPC.
c)Back Drop/spanduk dalam ruangan yang menunjukan acara tersebut.
d) Memberikan informasi dan undangan kepada seluruh DPC dan DPP.
2) Eksternal
a) Publikasi kepada seluruh anggota. b) Undangan kepada seluruh DPC.
c) Undangan kepada pihak yang terkait
d) Pemberitahuan dan undangan kepada media massa setempat.
III.3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ)
Terbagi dua :
1. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Umum. 2. Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC pada
KONFERCAB
Add.1. Adalah LPJ untuk setiap kegiatan yang dilaporkan oleh pemegang mandat atau ketua pelaksana kegiatan dengan prosedur sebagai berikut ;
a) Standar isi LPJ ;
5. Tandatangan Ketua dan sekretaris panitia
b) LPJ disampaikan kepada Ketua DPC
c) LPJ dilakukan paling lambat dua minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan d) Jika LPJ tidak diserahkan sesuai dengan
ketentuan huruf c maka Ketua DPC mengadakan rapat untuk meminta pertanggungjawaban secara langsung kepada ketua pelaksana
e) Yang dimaksud dengan pertanggungjawaban langsung adalah, pemanggilan yang bersangkutan untuk dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan tersebut
f) Sanksi dapat diberikan kepada ketua pelaksana jika tidak melakukan LPJ
Add.2. Adalah LPJ yang disampaikan oleh Ketua DPC diakhir masa jabatan yang disampaikan dalam KONFERCAB, dengan prosedur sebagai berikut ;
a) Standar isi LPJ ;
1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan yang sesuai dengan Rencana Kerja Pengurus (RKP) yang telah ditetapkan 2. Kegiatan insedential yang dilakukan 3. Hasil-hasil dari setiap kegiatan
tersebut
4. Laporan Keuangan (Pendapatan dan pengeluaran)
5. Jumlah Anggota
6. Nama anggota yang sudah berakhir masa keanggotaan
7. Kendala-kendala 8. Usulan saran
b) LPJ disampaikan kepada seluruh anggota, peserta KONFERCAB dalam satu rapat pleno KONFECAB yang khusu untuk itu. c) LPJ dibuat tertulis dan ditandatangani
d) Ketua DPC wajib memberikan satu berkas LPJ yang telah disampaikan dalam KONFERCAB kepada DPP paling lambat satu minggu setelah berakhirnya KONFERCAB yang dilampiri surat keputusan KONFERCAB tentang penerimaan atau penolakan atas LPJ tersebut.
IV. LAPORAN ORGANISASI
Laporan organisasi terdiri dari : 1) Laporan rutin kepada DPP
2) Laporan rutin kepada anggota
Add.1. Laporan rutin kepada DPP, dibuat oleh Ketua DPC yang ditujukan kepada Ketua Umum DPP secara berkala setiap enam bulan. Dalam bentuk surat resmi yang minimal memuat informasi tentang :
a. susunan lepengurusan b. Rencana Kerja Pengurus
c. Laporan kegiatan yang akan dan sudah dilaksanakan
d. Permasalahan dan kendala yang sedang dialami
Add.2. Laporan rutin kepada anggota DPC dibuat oleh Ketua DPC dilakukan secara berkala setiap tiga bulan. Dalam format informatif. Laporan minimal memuat informasi tentang kegiatan yang akan dan telah dilakukan serta informasi keuangan terakhir.
V. HUBUNGAN DENGAN PIHAK LUAR
Yang dimaksud dengan hubungan dengan pihak luar adalah hubungan yang terjadi antara PERMAHI dengan organisasi kemasyarakatan, lembaga-lembaga pemerintah dan non-pemerintah dan organisasi dan lembaga lainnya. Hubungan tersebut penting dibangun sebagai bagian dari aktualisasi PERMAHI dalam kehidupan sosial kemasyarakatan.
Hubungan tersebut harus dibangun dalam dasar saling pengertian dan menghormati satu sama lain.
VI. PROSEDUR PEMBENTUKAN PENGURUS VI.1. Ketentuan Umum
1) Pengurus dapat dan diberhentikan oleh Ketua DPC 2) Kepengurusan dibentuk paling lambat satu bulan
setelah terpilihnya Ketua DPC.
3) Kepengurusan dibentuk dengan memperhatikan asas profesionalisme dan proporsional.
VI.2. Tahap Pembentukan Pengurus
Prosedur pembentukan pengurus terdiri dari beberapa tahap sebagai berikut ;
1) Pra Rekruitmen
a) Sebelum melakukan rekruitmen, Ketua DPC terpilih membuat pembagian kerja (Job Description)
b) Job description ditetapkan melalui Surat Keputusan Ketua DPC terpilih
c) Job description yang telah ditetapkan, dipublikasikan agar calon pengurus memahami tugas dan kewenangannya
d) Mempublikasikan tahapan rekruitmen yang akan dilakukan, yaitu : Pendaftaran, wawancara, penetapan, dan pelantikan
2) Rekruitmen
a) Rekruitman dilakukan secara terbuka dengan mencantumkan posisi yang tersedia dan batas waktu pengembalian formulir pengajuan rekruitmen yang telah disediakan sebelumnya, yang minimal berisikan :
1. Tanggal pengajuan 2. Nama
3. No. Anggota
4. Posisi yang diminati
b) Ketua DPC melakukan pemyeleksian yang berdasarkan minat, bakat, kemampuan, dan pengakaman dari calon
c) Ketua DPC wajib melakukan proses wawancara kepada calon
e) Ketua DPC menetapkan susunan kepengurusan dalam bentuk Surat Keputusan tentang Susunan Kepengurusan yang ditandatangani sendiri
f) Surat Keputusan diberikan kepada masing-masing pengurus dan dipublikasikan kepada anggota
g) Surat Kepututsan tentang susunan kepengurusan tersebut wajib disampaikan kepada DPP paling lambat satu minggu setelah ditandatangani
3) Pelantikan Pengurus
a) Pengurus dilantik oleh Ketua DPC
b) Pelantikan dilakukan paling lama dua minggu setelah ditetapkan
c) Sebelum pelantikan Ketua DPC melakukan rapat pengurus pertama untuk menjelaskan job description dan prosedur teknis kepengurusan d) Sebelum pelantikan calon pengururs membacakan
pernyataan sebagai berikut :
Saya yang bertanda tangan di bawah ini ;
Nama :
No. Anggota :
Jabatan :
Dengan ini menyatakan ;
1) Bersedia menjadi Pengurus DPC PERMAHI----untuk Periode---.
2) Mematuhi AD/ART PERMAHI hasil Kongres V Perhimpunan Mahasiswa Hukum Indonesia. 3) Akan bekerja secara professional,
bertanggung jawab, dan siap bekerjasama dengan seluruh pengurus dan anggota.
4) Menjunjung tinggi nilai-nilai kekeluargaan antar sesama pengurus dan anggota.
5) Bersedia diganti jika dikemudian hari dianggap tidak mematuhi aturan organisasi dan atau tidak melaksanakan tugas sebagaimana yang telah ditentukan.
VII. PROSEDUR PELAKSANAAN DAN STANDARDISASI KONFERCAB VII.1. Penjelasan Umum
1) Bahwa KONFERCAB harus dilaksanakan sesuai dengan aturan AD/ART organisasi yang merupakan hasil Kongres Nasional PERMAHI terakhir yang dilaksanakan sesuai dengan AD/ART sebelumnya.
2) Prosedur ini adalah ketentuan teknis yang harus dilakukan agar tercapai hasil dan tujuan yang maksimal dari kegiatan KONFERCAB tersebut.
VII.2. Tahapan KONFERCAB
KONFERCAB dilaksanakan dengan mengikuti tahapan sebagai berikut :
1) Pra-KONFERCAB 2) Acara KONFERCAB 3) Laporan KONFERCAB
Add.1. Pra-KONFERCAB
Sebelum KONFERCAB dilaksanakan, harus mengikuti tahapan sebagai berikut :
1) Dua bulan sebelum berakhirnya kepenngurusan, Ketua DPC menunjuk Paniti Pengarah dan Ketua Pelaksana KONFERCAB sesuai prosedur rekruitmen yang telah ditentukan
2) Ketua DPC melaporkan rencana pelaksanaan kepada DPP yang berisikan ;
a) Tanggal dan tempat pelaksanaan b) Ketua Panitia Pengarah
c) Susunan Panitia Pelaksana
3) Panitia pengarah mempersiapkan materi KONFERCAB yang berisikan minimal ;
a) Tata tertib KONFERCAB
b) Tata tertib pemilihan Calon Ketua DPC
c) Rekomendasi-rekomendasi terhadap kepengurusan yang akan datang
d) Pengaturan kepengurusan yang tidak bertentangan dengan AD/ART
4) Ketua pelaksana membentuk kepanitian, sesuai prosedur rekruitmen yang telah ditentukan
a) Materi KONFERCAB
b) Publikasi kepada seluruh anggota c) Publikasi kepada khalayak umum
Add.2. Acara KONFERCAB A. Prosedur Umum :
a) Pendaftaran peserta KONFERCAB dimulai satu jam sebelum dilakukan acara pembukaan KONFERCAB. b) Pendaftaran peserta KONFERCAB ditutup setelah
dimulainya RAPAT Pleno Pertama.
B. Susunan Acara :
a) Sebelum acara pembukaan KONFERCAB dimulai seluruh peserta menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya yang dipimpin oleh satu orang anggota.
b) Penyampaian Laporan Ketua Umum Pelaksana. c) Sambutan Ketua DPC.
d) Sambutan DPP dan/atau Pejabat Negara yang diundang untuk itu dan/atau sekaligu membuka KONFERCABB.
e) Ketua Panitia pengarah memimpin sidang sementara untuk memilih tiga orang presidium sidang.
f) Presidium sidang terpilih memilih Ketua, Wakil, dan Sekretaris.
g) Sebelum Rapat Pleno Pertama dimulai, pimpinan sidang menyampaikan jumlah peserta sidang pleno yang bersangkutan dan menetapkan keabsahan KONFERCAB tersebut.
h) Jika sampai peserta KONFERCAB tidak memenuhi kuorum pelaksanaan KONFERCAB maka pimpinan sidang menunda sidang 2 X 10 menit dan selanjutnya KONFERCAB secara sah dapat dilaksanakan.
i) Tahapan Persidangan :
j) Ketua DPC terpilih dilantik oleh Ketua Umum DPP atau yang mewakili.
Add.3. Laporan KONFECAB
Laporan KONFERCAB terdiri dari : a) Laporan Panitia Pelaksana.
b) Laporan Presidium sidang.
aturan Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang telah ditentukan.
Add.b. Presidium sidang melaporkan hasil KONFERCAB yang terdiri dari ;
1. Susunan Presidium Sidang
2. Ketetapan-ketetapan KONFERCAB 3. Risalah persidangan
Laporan hasil KONFERCAB disampaikan kepada Ketua DPC terpilih paling lambat dua minggu setelah KONFERCAB dilaksanakan.
VII.3. Keadaan Tertentu VII.3.1. Penjelasan Umum
Yang dimaksud dengan keadaan tertentu adalah : a) Jika KONFERCAB gagal memilih Ketua DPC
b) Jika Ketua DPC tidak menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban
c) Jika Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC ditolak
VII.3.2. Prosedur Keadaan Tertentu
Add.a. Jika KONFERCAB gagal memilih Ketua DPC Jika keadaan ini terjadi, maka :
1. Pemberitahuan secara tertulis kepada Ketua Umum DPP bahwa KONFERCAB telah gagal memilih Ketua DPC
2. Ketua Umum DPP mengeluarkan surat penetapan penunjukan Ketua Presidium sidang sebagai Pejabat Sementara Ketua DPC.
3. PJS wajib mengadakan KONFERCAB luar biasa paling lambat tiga bulan setelah KONFERCAB sebelumnya.
4. Pelaksanaan KONFERCAB Luar Biasa sesuai dengan ketentuan kuorum pelaksanaan KONFERCAB
5. KONFERCAB Luar Biasa hanya melaksanakan pemilihan Ketua DPC sesuai dengan tata tertib yang telah ditetapkan dalam KONFERCAB sebelumnya.
tanggung jawab sama dengan Ketua DPC hasil KONFERCAB.
7. Penunjukan Ketua DPC definitif oleh Ketua Umum DPP dilakukan dengan memperhatikan nilai-nilai permusyawaratan, persatuan, dan kekeluargaan
Add.b. Jika Ketua DPC tidak menyampaikan
1. Presidium sidang memuat surat ketetapan KONFERCAB yang berisikan :
a) Menyatakan bahwa Ketua DPC tidak bertanggung jawab sebagai Ketua DPC b) Menjatuhkan sanksi skorsing sebagai
anggota selama satu tahun
2. Ketua DPC terpilih berdasarkan ketetapan angka (1) huruf (b), membuat surat keputusan sanksi terhadap yang bersangkutan
3. Dapat meminta pertanggungjawaban kepada masing-masing pengurus yang diberikan dalam bentuk tertulis dan tidak dibacakan
Add.c. Jika LPJ ditolak
Jika keadaan ini terjadi, maka Presidium sidang membuat surat ketetapan KONFERCAB yang berisikan :
a) Menyatakan bahwa LPJ Ketua DPC ditolak
b) Meminta hal-hal yang diperlukan agar LPJ tersebut dapat diterima
c) Hal-hal yang dimintakan tersebut harus dipenuhi paling lambat satu minggu setelah KONFERCAB berakhir dan disampaikan Kepada Ketua DPC terpilih
d) Menentukan sanksi
e) Jika hal-hal yang dimaksud dalam angka (1) huruf (c) tidak dilaksanakan atau dilakukan maka Ketua DPC terpilih menetapkan sanksi berdasarkan rekomendasi dari KONFERCAB.
VII.4. Kewenangan Pejabat Sementara Ketua DPC
1. Mempersiapkan dan melaksanakan KONFERCAB Luar Biasa. 2. Mewakili organisasi untuk urusan intern dan ekstern. 3. Dilarang melakukan pengangkatan dan perhentian
anggota.
VIII. PROSEDUR DAN STANDARDISASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU VIII.I.MAPERCA
VIII.I.1. Tujuan
Maperca bertujuan untuk memperkenalkan organisasi PERMAHI kepada calon anggota.
- Calon Anggota mengerti dasar-dasar suatu organisasi. - Calon anggota mengetahui sejarah PERMAHI
- Calon anggota mengerti mekanisme kerja PERMAHI.
VIII.I.2. Persyaratan Calon Anggota Syarat Konstitusional :
1. Mahasiswa hukum di wilayah cabang tersebut.
Syarat administratif :
1. Tidak menjadi anggota DPC PERMAHI lain.
2. Tidak melanggar ketentuan hukum yang mengatur hak untuk menjadi anggota organisasi kemasyarakatan
3. Menyerahkan satu copy Kartu Tanda Mahasiswa atau surat lain yang menunjukan status sebagai mahasiswa hukum
4. Menyerahkan Pas Foto 3 X 4 sebanyak dua buah 5. Mengisi formulir pendaftran yang telah
ditandatangani (lihat form pandaftaran anggota) 6. Membayar biaya MAPERCA
VIII.I.3. Teknis Pelaksanaan A. Materi MAPERCA
- 30% Ilmu tentang organisasi : a. Ilmu Organisasi
b. Leadership
- 50% Tentang PERMAHI : a. Sejarah PERMAHI b. AD/ART PERMAHI
c. Kegiatan-kegiatan yang sudah dan akan dilaksanakan
- 20% Pengetahuan Hukum
a. Pelatihan Interaktif b. Simulasi Kelompok c. Test tertulis
- Pengetahuan tentang organisasi - Tentang PERMAHI, dan
- Ilmu Hukum
VIII.I.4. Tata Tertib Peserta MAPERCA a) Berpakaian yang rapi dan sopan
b) Memakai tanda nama yang telah diberikan c) Berperilaku yang sopan
d) Dilarang keluar ruangan tanpa seizin e) Mengisi daftar hadir setiap acara
f) Dilarang merokok selama acara berlangsung
g) Danketentuan lain yang bertujuan untuk menjaga ketertiban dan kelancaran kegiatan
VIII.I.5. Kelulusan MAPERCA
Seorang calon anggota dinyatakan :
A. LULUS
Dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Mengikuti kegiatan MAPERCA dengan kehadiran minimal 80%
2. Mengikuti Test tertulis 3. Tidak melanggar tata tertib
4. Dinyatakan Lulus MAPERCA dengan Surat Keputusan Ketua Panitia.
B. LULUS BERSYARAT
1. Jika peserta tidak mencukupi syarat kehadiran minimal 60%
2. Tidak melanggar tata tertib 3. Tidak mengikuti tes tertulis
4. Diwajibkan membuat makalah bebas tentang sesi/topik yang tidak diikutinya. Disampaikan kepada Ketua DPC selambat-lambatnya dua minggu setelah pelaksanaan MAPERCA
5. Jika ketentuan angka (4) tidak dipenuhi maka peserta yang bersangkutan dinyatakan tidak lulus
C. TIDAK LULUS
Dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Kehadiran kurang dari 60% dan/atau 2. Tidak mengikuti tes tertulis
VIII.II.FOLLOW UP VIII.II.1.Tujuan
FOLLOW UP bertujuan antara lain untuk: - Menindaklanjuti Kegiatan MAPERCA.
- Meningkatkan pengetahuan Hukum dan KePERMAHIAN.
- Meningkatkan kedisiplinan dan loyalitas calan anggota.
VIII.II.2.Persyaratan Follow up
Syarat yang dapat mengikuti follow up adalah setiap calon anggota yang telah dinyatakan LULUS MAPERCA berdasarkan SK Ketua Panitia MAPERCA.
VIII.II.3.Teknis Pelaksanaan A. MATERI FOLLOW UP
Adapun Materi Follow up terdiri dari: - Ilmu tentang Pengetahuan Hukum
- Ilmu tentang KePERMAHIAN dan Keorganisasian B. BENTUK KEGIATAN
- Diskusi
- Simulasi Kelompok - Pelatihan Interaktif
VIII.II.4.Tata Tertib FOLLOW UP a) Berpakaian yang rapi dan sopan b) Berperilaku yang sopan
c) Dilarang keluar ruangan tanpa seizin d) Mengisi daftar hadir setiap acara
e) Dilarang merokok selama acara berlangsung
f) Dan ketentuan lain yang bertujuan untuk menjaga ketertiban dan kelancaran kegiatan
VIII.II.5.KELULUSAN FOLLOW UP
Setiap Calon anggota dinyatakan LULUS apabila:
a. Mengikuti kegiatan folloe up minimal 2 kali pertemuan dari 4 kali pertemuan dalam sebulan. b. Keaktifan dan kedisiplinan selama dalam mengikuti
kegiatan
c. Dinyatakan sah menjadi anggota dengan SK Ketua DPC
STANDARISASI KELULUSAN SEBAGAI ANGGOTA PERMAHI terdiri dari:
Ketentuan seorang calon anggota dinyatakan sah sebagai anggota PERMAHI minimal memenuhi 70% dari ketentuan kelulusan dan kemudian dinyatakan sah menjadi anggota PERMAHI dengan Surat Keputusan Ketua DPC.
IX. PROSEDUR DAN STANDARDISASI PELATIHAN PIMPINAN ORGANISASI (PPO) DIATUR TERSENDIRI OLEH KETUA UMUM DPP PERMAHI
X. PROSEDUR DAN STANDARDISASI LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN (LDK)
X.1. LDK bertujuan :
a) Memberikan pembekalan kepada anggota agar mengerti, memahami, dan mendalami makna dari suatu organisasi.
b) Memberikan pembekalan kepada anggota agar mengetahui bagaimana mengelola suatu organisasi. c) Memberikan pembekalan kepada anggota bagaimana
hubungan organisasi sengan organisasi lain.
d) Menjawab permasalahan yang umum timbul dalam suatu organisasi
Materi LDK ;
- 30% Ilmu tentang organisasi, terdiri dari : 1. Pengetahuan tentang PERMAHI
2. Bentuk-bentuk organisasi 3. Manajemen organisasi 4. Manajemen konflik
5. Hubungan antar organisasi 6. Permasalahan dan solusi
- 30% Tentang Leadership, terdiri dari : 3. Ilmu dasar kepemimpinan
4. Permasalahn dan solusi
- 15% Pengetahuan Hukum, terdiri dari : 1. Teknik dasar beracara
2. Teknik dasar mediasi 3. Teknik dasar advokasi
- 15% Teknik Negosiasi : 1. Dasar-dasar negosiasi 2. Permasalahan dan solusi
a) Kuliah Umum b) Simulasi
c) Tugas Kelompok d) Test tertulis
X.3. Peserta LDK
a) Anggota PERMAHI cabang yang bersangkutan b) Anggota cabang PERMAHI lainnya yang diundang
X.4. Waktu dan Lama Pelaksanaan
LDK Dilaksanakan paling lambat enam bulan setelah dilaksanakannya MAPERCA
XI. SANKSI-SANKSI Penjelasan Umum
Sanksi adalah hukuman yang diberikan oleh organisasi terhadap anggota yang telah melanggar ketentuan organisasi dan norma-norma umum yang hidup di dalam masyarakat.
A. Hak Menjatuhkan Sanksi
1. Ketua Umum DPP berhak menjatuhkan sanksi terhadap Ketua DPC dengan mengeluarkan surat yang ditandatangani oleh Ketua Umum DPP dan Sekretaris Jenderal.
2. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap anggota dengan mengeluarkan Surat Keputusan Sanksi kepada anggota yang ditandatangani oleh Ketua DPC dan Sekretaris Cabang.
3. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap pengurus dengan mengeluarkan Surat Keputusan sanksi yang ditandatangani oleh Ketua DPC.
B. Prosedur Sanksi oleh DPP
1. Sebelum menjatuhkan sanksi, DPP mengeluarkan Surat Peringatan I yang mengingatkan Ketua DPC untuk tunduk pada peraturan organisasi.
2. Jika dalam waktu satu bulan setelah surat peringatan I diberikan, Ketua DPC tidak mengindahkan maka DPP mengeluarkan Surat Peringatan II.
mengeluarkan Surat Sanksi dan/atau pemecatan sebagai Ketua DPC.
4. Sebelum menjatuhkan sanksi, Ketua DPC berhak mengajukan pembelaan kepada DPP secara lisan dan/atau tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejak diterimanya Surat Peringatan ke II.
C. Prosedur Sanksi oleh DPC
1. Sebelum menjatuhkan sanksi kepada anggota, Ketua DPC mengeluarkan Surat Peringatan I yang mengingatkan untuk tunduk pada peraturan organisasi.
2. Jika dalam waktu satu bulan setelah Surat Peringatan I diberikan, yang bersangkutan tidak mengindahkan maka Ketua DPC mengeluarkan Surat Peringatan ke II.
3. Jika dalam waktu satu bulan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan ke II yang bersangkutan tetap tidak mengindahkan maka Ketua DPC mengeluarkan Surat Sanksi dan/atau pemecatan sebagai anggota.
4. Sebelum menjatuhkan sanksi, anggota berhak mengajukan pembelaan kepada Ketua DPC secara lisan dan/atau tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejak diterimanya Surat Peringatan ke II
D. Jenis Sanksi a) Skorsing
1. Skorsing diberikan kepada anggota jika dipandang tidak mengindahkan Surat Peringatan ke II dan pembelaannya ditolak, terhadap perbuatan yang tidak melanggar AD/ART.
2. Lamanya skorsing diberikan untuk jangka waktu minimal enam bulan dan maksimal delapan belas bulan
3. Skorsing diperberat dengan diberhentikan sebagai pengurus jika dilakukan oleh pengurus.
b) Pemecatan
Dipecat sebagai anggota jika dipandang tidak mengindahkan Surat Peringatan ke II dan/atau pembelaannya ditolak terhadap perbuatan yang melanggar AD/ART.
c) Larangan, Hak dan Kewajiban Selama Masa Skorsing 1. Selama masa skorsing masih berhak atas
2. Selama masa skorsing dilarang mengikuti seluruh kegiatan organisasi
3. Selam masa skorsing kewajiban anggota tetap dilaksanakan
XI. ATURAN PERALIHAN
1. Hal-hal lain yang dipandang perlu unutk diatur guna memberikan jalan keluar bagi suatu permasalahan yang belum diatur, ditetapkan seperlunya oleh DPP.
2. DPC dapat meminta Fatwa Organisasi kepada DPP, terhadap suatu permasalahan atau pengertian dalam AD/ART dan/atau dalam prosedur teknis ini.
3. Fatwa dimaksud berlaku secara mutatis mutandis dan mengikat seluruh DPC terhadap permasalahan yang sama. 4. Untuk pertama kali pengangkatan anggota di cabang
yang baru aktif dan/atau baru terbentuk dilakukan oleh DPP.
5. Untuk pertama kali, pelaksanaan KONFERCAB dan MAPERCA berdasarkan Surat Keputusan DPP.
Prosedur Teknis ini berlaku sejak ditetapkan pada KONGRES NASIONAL PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA
Ditetapkan di Sibolangit, Sumatera Utara pada tanggal 31 Maret 12
PIMPINAN SIDANG TETAP KONGRES V PERMAHI
PIMPINAN I Ttd
Naila Fauzana Nasution
PIMPINAN II PIMPINAN III
Ttd Ttd
DAFTAR SINGKATAN CABANG :
