TUGAS AKHIR
PENGARUH KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM MENINGKATKAN AKTIVITAS KERJA PADA DEPARTEMEN
MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
ELFINA SARI 102103104
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ELFINA SARI
NIM : 102103104
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENGARUH KOMUNIKASI DAN INFORMASI
DALAM MENINGKATKAN AKTIVITAS KERJA
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2013
Menyetujui
Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ELFINA SARI
NIM : 102103104
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENGARUH KOMUNIKASI DAN INFORMASI
DALAM MENINGKATKAN AKTIVITAS KERJA
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Juli 2013 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(
NIP . 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM)
Tanggal : Juli 2013 DEKAN
NIP. 19560101 198203 1 005
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
SURAT TANDA TERIMA TUGAS AKHIR
NAMA : ELFINA SARI
NIM : 102103104
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENGARUH KOMUNIKASI DAN INFORMASI
DALAM MENINGKATKAN AKTIVITAS KERJA
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Menyerahkan Tugas Akhir Kepada :
NO Lembaga Penerima Yang Menerima
Jabatan Nama T. Tangan
1 Perpustakaan USU 2 Perpustakaan FE USU 3 Bagian Pendidikan FE USU 4 Prodi D-III FE USU
5 Pembimbing Tugas Akhir
Medan, Juli 2013
Yang Menyerahkan
Elfina Sari
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT dimana atas rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir yang berjudul “PENGARUH KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM MENINGKATKAN AKTIVITAS KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”, merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak luput atas bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Menyadari akan hal tersebut, maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM,selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra.Marhayanie, M.Si selaku Dosen pembimbing yang banyak meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta pengarahan kepada penulis selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Dra.Cut Nilawati,selaku Kepala Sub Bagian Pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Terkhusus buat orang tua tercinta ayahanda Nursyam Sukadamdan ibunda Nuraini yang banyak memberikan perhatian, dorongan, semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.
9. Untuk abang dan adik kesayangan, Nedi Abdillah, ST , dan Teguh Setiawan yang banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat kepada penulis.
10.Kepada sahabat-sahabat seperjuangan geng Nero. Anggita, Dian, Corry, Cimun, Gheby, Vani, Lizty, Dinda, Ana, Ririn dan Hilda. Terima kasih atas kerja sama nya, bantuan dan semangat dari kalian semua.
11.Kepada sahabat-sahabat terbaik penulis diluar kampus Iin, Ririn, Dinni, Mira, Wendy, Putri, Tya, Krisna, Venni, Atina, Caya dan Agsa. Yang memberikan semangat dan mendukung sehingga lebih termotivasi.
13.Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih unuk doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.
Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang memerlukannya.
Medan, Juli 2013 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Sistematika Penelitian ... 5
1. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 5
2. sumber Data ... 5
3. Teknik Pengumpulan Data ... 6
4. Metode Analisis ... 6
5. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 9
B. Struktur Organisasi... 14
C. Job Description ... 20
D. Jaringan Kegiatan... 28
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 28
F .Rencana Kegiatan ... 29
BAB III PEMBAHASAN ... 31
A. Pengertian Komunikasi ... 31
B. Bentuk Komunikasi ... 32
C. Prose Komunikasi ... 40
D. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Komunikasi dan Informasi ... 42
E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja ... 44
F. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Aktivitas Kerja dalam Suatu Perusahaan ... 46
G. Pengaruh Komunikasi dan Informasi dalam Meningkatkan Aktivitas Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 51
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 53
A. Kesimpulan ... 53
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap lembaga atau perusahaan di dalam menjalankan tugasnya tidak dapat berdiri sendiri, melainkan sangat berhubungan dengan pihak dari dalam maupun luar perusahaan. Dalam hal ini perusahaan harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara perusahaan dengan lingkungan sekitarnya, melalui aktivitas sebuah komunikasi. Tidak terkecuali sebuah lembaga pendidikan, di dalam lembaga ini akan sangat terasa adanya kebutuhan suatu hubungan komunikasi yang efektif dan kerja sama yang baik dengan orang - orang yang bergerak di segala bidang. Lembaga harus mampu menghubungkan hubungan antara sebuah lembaga dengan pimpinan dan karyawan, juga hubungan antara karyawan dengan mahasiswa dan masyarakat luas.
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam manajemen perusahaan, dimana menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications: Principles amd Methods, komunikasi itu adalah suatu proses
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan) Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode ataupun cara – cara tertentu.
Semua perusahaan maupun lembaga menyadari pentingnya komunikasi dan informasi untuk meningkatkan aktivitas kerja karyawan seperti halnya Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Departemen Manajemen merupakan salah satu Departemen yang ada di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang dipimpin oleh seorang Ketua dan Sekretaris. Pimpinan Departemen ini dibantu oleh tiga orang pegawai yang membantu tugas-tugas pimpinan Departemen. Tugas mereka sehari-hari adalah menangani hal-hal yang bersifat akademik dan mengatur semua persoalan yang bersangkutan dengan mahasiswa manajemen. Mereka yang selalu berhadapan langsung dengan para mahasiswa untuk membantu melayani segala kebutuhan yang menyangkut di dalam akademik.
3
pegawai maupun dengan dosen dan mahasiswa merupakan suatu bentuk perwujudan komunikasi yang efektif demi meningkatkan aktivitas kerja karyawan.
Berdasarkan alasan di atas, maka penulis merasa tertarik ingin melihat dan mengetahui pengaruh komunikasi dan informasi dalam menunjang kelancaran aktivitas kerja kantor. Untuk itu penulis menetapkan judul Tugas Akhir ini adalah
“Pengaruh Komunikasi dan Informasi Dalam Meningkatkan Aktivitas KerjaPada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Dari uraian terdahulu, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
Setiap lembaga atau organisasi dalam kegiatannya selalu menghadapi berbagai masalah yang harus dapat diatasi guna terwujudnya sasaran dan tujuan organisasi. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan perusahaan. Contoh masalah yang menjadi topik tulisan ini adalah pelaksanaan komunikasi dan informasi . Jadi penulis membatasi permasalahan yang terjadi. Adapun permasalahan yang penulis kemukakan pada tulisan ini adalah sebagai berikut:
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan aktivitas kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui hambatan - hambatan yang mempengaruhi kelancaran komunikasi dan informasi dengan tujuan agar perusahaan dapat mengetahui hambatan -hambatan yang berkaitan dengan pelaksanaan komunikasi dan informasi.
D. Manfaat Penelitian
1. Untuk menambah dan memperluas wawasan berpikir dan pengetahuan penulis dalam bidang komunikasi dan informasi.
2. Hasil penelitian ini juga dapat sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk melakukan penelitian.
5
E. Sistematika Penelitan
Untuk mengumpulkan data - data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. HanafiahKampus USU. Penelitian berlangsung selama satu bulan, yaitu dari bulan Mei 2013 sampai dengan bulan Juni 2013. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
KEGIATAN
Mei 2013 Juni2013
3 4 1 2
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Sumber: Penulis (2013)
2. Sumber Data
Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian : a. Data Primer
melakukanwawancara dengan Pegawai dan Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
b. DataSekunder
Data Sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil yang berhubungan dengan topik yang dibahas. (Arikunto, 2006:129) Seperti dibawah ini :
1. Sejarah Perusahaan ataupun Lembaga 2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi
Menurut Arikunto (2006:156), observasi disebut dengan pengamatan. Dalam hal ini penulis (angsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat pelaksanaan peranan komunikasi yang diterapkan perusahaan.
b. Studi Dokumentasi
Studi Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh berbagai teori - teori yang berkaitan dengan topik penelitian. (Arikunto, 2006:158)
4. Metode Analisis
7
yaitu metode analisis yang dilakukan secara sistematis dengan cara mengumpulkan data, menyusun, mengolah dan menafsirkan data tersebut sehingga diperoleh gambar yang jelas sehingga mendapatkan kesimpulan.
b. Metode Deduktif
yaitu bagaimana proses penarikan kesimpulan yang logis berdasarkan teori -teori yang ada sebagai suatu kebenaran umum. (Arikunto, 2006:239)
5. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam bab ini, Penulis akan menguraikan latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN
BAB III. PEMBAHASAN
Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Dan berkaitan dengan pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan aktivitas kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan atau dengan kata lain di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Kesekretariatan
b. Keuangan c. Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
11
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utaraadalah sebagai berikut: a. Menghasilkanlulusan yang mempunyaikarakterdankomptensidalam
bidangilmuEkonomi Pembangunan, ManajemendanAkuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
Sejarah Ringkas Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU di Medan dimulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961. semula fakultas Ekonomi USU di Medan diasuh oleh Yayasan USU. Oleh karena fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Kuta Raja (Banda Aceh) memisahkan diri dari USU di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku Surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Keputusan Menteri Pendidikan da Kebudayaan RI No. 0535/0/1983 tanggal 8 Oktober 1983 membakukan Jurusan Manejemen pada, Fakultas Ekonomi USU. Dengan dasar Surat Keputusan Menteri PTIP No.64/1961 tanggal 24 Oktober 1961, Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep?1987 dan yang terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No.208/DIKTI/Kep/1996 pads tanggal 11 Juli 1996 tentang Jurusan pada Program Sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera, Utara.
Pada, saat ini Jurusan Manajemen telah berganti nama menjadi Departemen Manajemen. Departemen Manajemen telah berkembang dan telah menjadi salah satu Departemen yang berkualitas di Indonesia. Indikator-indikator yang menunjukan pengembangan tersebut adalah :
1. Jumlah mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.
13
3. Masa studi semakin cepat.
4. IPK mahasiswa, cendrung makin baik.
5. Adanya motivasi yang tinggi di kalangan staff pengajar untuk meningkatkan strata pendidikannya serta, kualitas pengajarannya.
6. Saat ini manajemen telah mernbuka Program Pasca Sarjana S2 dan S3. 7. Rasio antara staff pengajar dengan mahasiswa sebesar (1:11) tergolong
cukup ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar. 8. Memiliki 4 (empat) konsentrasi : Manajemen Keuangan, manajemen
Pemasaran, Manajemen Sumber Daya manusia dan Manajemen Usaha Kecil.
Visi Departemen Manajemen
Menjadi Program Studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi, menjadi pusat informasi bisnis bagi masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam pengembangan bisnis dan manajemen di wilayah Asia (ASEAN Region).
Misi Departemen Manajemen
Tujuan Depatemen Manajemen
1. Mampu menghasilkan manajer-manajer profesional dalam bidang bisnis dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional untuk menghadapi perkembanagan dunia bisnis, manajemen dan industri.
2. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil dan mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan dunia, bisnis dan industri.
3. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hash-hash penelitian kepada pdiak-pdiak yang berkepentingan.
4. Mampu memberikan konsukasi bisnis seperti pemberian saran-saran pelaksanaan bisnis dan layanan konsukasi dalam berbagai bidang manajemen.
B.Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran skematis tentang polainteraksi dari hubungan kerja sama orang-orang pada tiap bagian yang terdapatdalam suatu organisasi perusahaan, yaitu mengenai hubungan antara pembagiantugas dan fungsi-fungsi dari pekerjaan yang akan dilakukan serta wewenang yang
mengalir dari atasan menuju bawahan dan sebaliknya.
15
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melaluikerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2011)
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan dan
Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Unit Penunjang
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Program Studi Intra Departemen
Ketua
Lab/Studio/Bengkel
Kepala Sub Bagian Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
17
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I :Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II :Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III :Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Ketua
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota :Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
: Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc
: Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
: Prof. Dr. Ramli, MS
: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
:Ami Dilham, SE, M.Si
: Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe ,SE, M.Si
: Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS
: Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
: Dr. Syafaruddin Ginting S,MAFIS
: Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
: Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D
: Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
: Dr.Murni Daulay, M.Si
: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M. Ec
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris :Dra. Marhayanie, M.Si
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
19
PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
BAGIAN TATA USAHA
KepalaBagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub.Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub.UmumdanPerlengkapan : Sodali, SE
Kasub.Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE
LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG
Puslitbank
Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak
BagianPerpustakaan
Ketua : Mylita, SE
C. Job Description
21
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan dibidang ketatausaha anak ademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumah tanggan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanankan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
23
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emeritus, ijin dan cuti.
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiata mahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
25
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
7. BagianDepartemenManajemen
Ketua Departemen Manajemen
1. Mengelola, aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi.
3. Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar. 4. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.
5. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa. 6. Memimpin rapat dosen program studi.
7. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang.
Sekretaris Departemen Manajemen
1. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di program studi.
2. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. 4. Membuat notulen rapat dosen program studi.
5. Memimpin jalannya seminar propsal, ujian skripsi dan seminar magang, apabila ketua program studi berhalangan hadir.
Pegawai Administrasi.
Pegawai administrasi menejemen ada tiga orang yang mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menyimpan arsip nilai.
b. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
c. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.
27
e. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.
f. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen. g. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).
h. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.
i. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali)
j. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. k. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
l. Menempelkan nomor urut di skripsi.
m. Memberi Stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh ketua Departemen.
n. Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.
o. Mengarsip data alumni, seminar, down-down yang honor di manajemen. p. Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.
q. Membuat form pengesahan seminar proposal.
r. Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.
s. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau (Comprehenship) Departemen Manajemen.
D. Jaringan Kegiatan
Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperi perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakkukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan TRI DHARMA Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
29
semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa mengenai ilmu-ilmu manajemen, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang manajemen yang bermanfhat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Departemen manajemen juga terus melakukan pembinaan terhadap dosen, peawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia. (SDM) yang memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.
dan penelitian.
4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata latin communis yang berarti sama, communico, communicatio, atau communicare yang berarti tnembuat sama (to make common). Istilah pertama
communis adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata
komunikasi yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip. (Mulyana, 2005:41)
Secara umum komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan. Pengertian Komunikasi ini paling tidak mellibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara - cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal - sinyal nonverbal. (Purwanto, 2006:25)
Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan pihak lain terangsang untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi.
B. Bentuk Komunikasi
Menurut Purwanto (2006:53), bentuk komunikasi terdiri dari dua bagian :
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan - pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan - pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
33
Komunikasi Verbal terdiri atas dua cara penyampaian, yaitu:
1.1 Komunikasi secara Lisan
Komunikasi secara lisan adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung. Proses komunikasi secara lisan dilakukan antara Ketua Departernen dengan Sekretaris Departemen, Dosen, Staf dan Pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan. Komunikasi secara lisan terdiri dari:
a. Tatap muka
Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
perintah, maupun instruksi seperti instruksi Ketua Departemen terhadap Pegawai Departemen untuk menyiapkan ruangan sebelum dimulainya seminar, menyiapkan daftar peserta seminar dan perlengkapan infocus untuk seminar di Departemen Manajemen, serta membuat form pengesahan seminar proposal.
b. Pertemuan
Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat, wawancara, dan seminar.
Menurut Penelitian, dalam Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pertemuan yang dilakukan seperti : Mengadakan Rapat dan Seminar. Rapat dilakukan apabila ada hal-hal penting yang harus disampaikan terhadap dosen dan pegawai. Rapat dihadiri oleh semua dosen yang mengajar pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Rapat dosen dilakukan per tengah semester sesuai dengan yang telah ditetapkan Ketua Departemen. Hal-hal yang disampaikan dalam rapat pada umumnya tentang pengalokasian tugas mengajar, penyelenggaraan pendidikan, serta pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.
35
Bagian Tata Usaha sebelum berlangsungnya ujian. Hal-hal yang disampaikan dalam rapat seperti : Kedisiplinan dalam mengawasi ujian, ketepatan waktu dan persiapan data sebelum mengawas ujian. Terkadang ada juga diadakan rapat dadakan yang dilakukan pada saat itu juga yang tidak diketahui waktunya.
1.2 Komunikasi secara tertulis
Komunikasi secara tertulis adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dlmengerti oleh penerima. Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan di kemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).
a. Surat
Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau lebih untuk disampaikan kepada orang yang sama dalam kantor dan badan-badan atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yangmempunyai hubungan atau kepentingan dengan Departemen Manajemen. Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan secara lisan, dan dengan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan aktivitas kerja.
Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang dipakai lewat pemakaian surat seperti : surat masuk dari mahasiswa perihal pengadaan kegiatan dalam Departemen Manajemen seperti kegiatan Manajemen Fiesta dan kegiatan lainnya yang dilakukan oleh mahasiswa, dan surat keluar Departemen Manajemen misalnya berupa surat bagi mahasiswa program studi manajemen yang tidak aktif kuliah dan ditandatangani oleh Ketua Departemen.
b. Papan Pengumuman
37
Pada Departemen Manajemen, penggunaan papan pengumuman digunakan untuk menyajikan serangkaian informasi kegiatan maupun aktivitas perkuliahan. Mahasiswa Departemen Manajemen dapat melihat informasi-informasi tentang kegiatan perkuliahan dan akademik di papan pengumuman sehingga memudahkan para pegawai Departemen Manajemen dalammemberikan kepastian informasi karena sebagian informasi sudah dicantumkan di papan pengumuman. Papan pengumuman terletak di depan ruangan Departemen Manajemen agar lebih mudah terlihat oleh mahasiswa.
c. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.
Departemen Manajemen memiliki website yang dapat diakses melalui internet di www.usu.ac.id/manajemen.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.
Dengan adanya jaringan wifii yang telah disediakan Fakultas Ekonomi, banyak informasi didapat dari dalamnya yang bisa memperlancar aktivitas kerja pegawai maupun kegiatan perkuliahan mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan.Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi,menghindari penggunaan bahasa yang sulit dimengerti, melainkan mengggunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikas ikemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapa tmemperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain:
a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b. Biaya-biaya dapat ditekan
c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
39
tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.
2. Komunikasi Nonverbal
Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Jadi dapat diartikan, komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata (Purwanto,2006:61). Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala.
Menurut Purwanto (2006:63), komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam suatu hubungan komunikasi.
Komunikasi nonverbal yang terjadi pada Departemen Manajemen dapat dilihat dari ekspresi wajah para pegawai Departemen Manajemen yang selalu ramah melayani dosen maupun mahasiswa, cara berpenampilan Ketua Program Studi, Ketua Departemen, Sekretaris Departemen, staf maupun dosen yang selalu rapi dan enak dilihat, serta keadaan ruangan yang selalu terlihat bersih dan nyaman, sehingga lebih bersemangat untuk bekerja dan aktivitas kerja pun dapat meningkat.
C. Proses Komunikasi
Menurut Pace (2005:25), komunikasi merupakan suatu proses yang mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lairmya.
Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur (three way flow).
1. Komunikasi ke bawah (Downwards Communication)
41
Komunikasi kebawah di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan seperti komunikasi antara Ketua Departemen dengan Sekretaris Departemen, Dosen, Staf dan Pegawai Departemen Manajemen. Proses komunikasi dapat dilihat antara Ketua Departemen dengan Sekretaris Departemen yang dilakukan dengan cara melakukan instruksi terhadap Sekretaris Departemen untuk melaksanakan tugasnya seperti : Menggantikan Ketua Departemen untuk memimpin jalannya seminar proposal, apabila Ketua Departemen berhalangan hadir.
2. Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas adalah arus komunikasi dan bawahan ke atasan (pimpinan) yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan dengan bawahan. Komunikasi ke atas dilakukan dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak kesekretariatan dekan.
dilakukan. Dengan terjalinnya hubungan komunikasi yang baik, maka aktivitas kerja pun dapat lebih ditingkatkan.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Komunikasi horizontal yang dilakukan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan seperti komunikasi antara sesama dosen, sesama pegawai, sesama staf.
Komunikasi dapat dilakukan dengan cara : Sesama pegawai dapat saling mengerti apabila ada salah satu pegawai yang mendadak urgent berhalangan hadir, maka pegawai lainnya saling mengerti dan bersedia untuk menggantikannya setelah mendapat persetujuan dari Ketua Departemen. Rasa saling pengertian yang dapat menjaga hubungan komunikasi antar pegawai dapat meningkatkan aktivitas kerja satu sama lainnya.
D. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Komunikasi dan
Informasi
Prinsip tersebut adalah:
1. Prinsip mempergunakan cara informasi yang paling mudah. Prinsip ini meliputi dua hal, yaitu:
43
dipengaruhi oleh situasi, jarak, dan menurut kepentingan berita yang akan diberikan. Misalnya, berita yang sangat penting dan harus segera diketahui pihak penerima berita, dan sebaliknya pihak komunikator segera mendapatkan tanggapan dari pihak komunikan. Berita atau informasi yang demikian mungkin lebih baik disampaikan melalui telepon. Akan tetapi, apabila berita itu hanya bersifat pemberitahuan atau kurang penting dan tidak segera membutuhkan tanggapan, lebih baik disampaikan secara tertulis. b) Informasi mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan. 2. Prinsip berusaha, agar informasi menimbulkan makna sama bagi penerima
yang belainan Prinsip ini menghendaki agar informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan pengertian yang berbeda dari para penerima berita. Hendaknya diusahakan informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda. Interpretasi yang berbeda-beda ini akan terjadi apabila informasi itu dikirimkan kepada lebih dari satu penerima berita,dan tingkat pengetahuannya saling berbeda serta penafsiran terhadap informasi yang diterima peninjauannya dari segi yang berbeda pula. Dalam hal ini perlu adanya konsistensi dan ketegasan isi berita.
3. Prinsip menggunakan alat komunikasi yang sedarhana.
Mungkin suatu informasi cukup dikirim dalam surat, dan diantar langsung oleh kurir atau dikirim melalui pos. Akan tetapi, apabila berita itu sangat penting dan perlu segara diketahui, lebih efektif dikirim melalui telepon, radio,televisi atau melalui media massa lainnya.
4. Prinsip memilih yang paling menguntungkan, baik isinya, alat, maupun cara menyampaikan informasi.
Prinsip ini hendaknya dipilih berita yang aktual, penting, obyektif kebenarannya, serta berita yang up to date atau tidak basi. Sarana informasi yang digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan, disesuaikan dengan kepentingan berita. Penyampaian berita hendaknya disampaikan tepat pada waktunya.
E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja
45
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelekrual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat Media yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.
American Management Association (AMA) yang dikutip oleh Effendy
(2005:91) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan “The Commandements Of good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi
yang baik ), yaitu :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi, apabila para pimpinan mampu melaksanakan tugas kepemimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja. Salah satu cara dalam meningkatkan aktivitas kerja untuk mencapai efistensi yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Oleh karena itu, setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan ke arah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan.
F. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Aktivitas Kerja Dalam Suatu
Perusahaan
47
1) Pendidikan
Pada umumnya, tingkat kecerdasan karyawan dilihat dari tingkat pendidikannya. Semakin tinggi pendidikan semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan ke jenjang yang lebih baik.
Menurut pengamatan penulis, pendidikan tidak mempengaruhi aktivitas kerja staf dan pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan. Pendidikan hanya membedakan posisi staf dan pegawai atas pekerjaan yang dibebankan kepadanya.
2) Keadaan Lingkungan
Lingkungan kerja dapat mempengaruhi tingkatan aktivitas kerja seseorang. Kondisi lingkungan tempat bekerja akan sangat menentukan kualitas dari hasil pekerjaan. Keadaan lingkungan tersebut mencakup yaitu antara lain kebisingan, penerangan, suhu udara, bau-bauan, waktu kerja, ruang dan posisi kerja, beban kerja fisik, serta warna ruangan. Hal-hal tersebut sangat merapengaruhi aktivitas kerja dan kualitas seseorang dalam bekerja.
dan digunakan sebagai tempat berdiskusi antara dosen dan mahasiswa. Lobby Departemen Manajemen diatur dan ditata rapi, bersih dan wangi. Di samping lobby, dibuat tempat staf dan pegawai untuk melaksanakan pekerjaannya yang berkaitan dengan urusan kemahasiswaan seperti pengambiian Kartu Hasil Studi (KHS) dan Kartu Rencana Studi (KRS), pemberian stempel, penulisan judul skripsi dan seminar. Di sebagian ruangan juga dibuat vas bunga untuk memperindah tempat kerja. Di setiap ruangan dibuat AC (Air Condition) dimana ada sekitar 9 AC pada keseluruhan ruangan Departemen Manajemen yang masing-masing diberi pengharum sehingga membuat ruangannya sejuk, wangi dan suasana kerja di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi lebih nyaman serta dapat membuat para staf dan pegawai menjadi lebih semangat bekerja.
3) Kesehatan jasmani dan rohani
Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan karyawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan. Karyawan yang sehat juga pasti akan dapat meningkatkan aktivitas kerjanya.
49
Program lain dilakukan dengan cara melaksanakan senam pagi antar dosen dan pegawai yang dilakukan setiap hari sabtu. Namun kegiatan ini tidak berlangsung secara efektif, karena jarang dilakukan.
4) Faktor Managerial
Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan, dan menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.
Di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan karena struktur organisasinya hanya terdiri dari Ketua Departemen, Sekretaris Departemen dan staf/pegawai yang terdiri dari tiga orang, maka faktor manajerial dilakukan Ketua dan Sekretaris Departemen. Mereka adalah pimpinan yang memotivasi, mengarahkan, dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.
5) Motivasi
Pemberian motivasi oleh seseorang pimpinan yang baik akan membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi setiap karyawan tidaklahmudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda.
6) Peralatan yang digunakan
Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam meningkatkan aktivitas kerja karyawan untuk mencapai efisisensi kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu mendapat perhatian dari perusahan karena produktivitas kerja akan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan memerlukan keterangan organisator dan teknik sehmgga mempunyai tingkat hasil guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang diolah.
51
G. Pengaruh Komunikasi dan Informasi dalam Meningkatkan Aktivitas
Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf, dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Oleh karena itu komunikasi sangat penting dalam manajemen organisasi.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komunikasi mempunyai pesan yang sangat penting peranannya dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi. Apabila tidak ada komunikasi maka akan terjadi keterlambatan dan kesimpangsiuran dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Sehingga peranan komunikasi dalam hal ini untuk memperbaiki kesimpangsiuran dalam upaya meningkatkan aktivitas kerja karyawan dalam suatu perusahaan.
Pengaruh komunikasi dalam meningkatkan aktivitas kerja karyawan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah karyawan dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan job description yang diterapkan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh yaitu:
1. Komunikasi yang baik antar sesama pegawai, Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan mempererat tali persaudaraan dan juga saling pengertian yang bisa mendukung untuk saling bekerja sama dalam pencapaian tujuan organisasi.
2. Dalam memperlancar system komunikasi dan informasi diperlukan alat – alat komunikasi, seperti telepon, faximile, dll. Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki alat – alat komunikasi yang memadai sehingga aktivitas kerja dapat terganggu di akibatkan sulitnya menyampaikan informasi satu sama lain.
yang terdiri dari tiga orang, maka kepemimpinan dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris Departemen yang membawahi para staf / pegawai.
4. Komunikasi sangat besar pengaruhnya dalam meningkatkan aktivitas staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat diliat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Ketua Departemen, Sekretaris Departemen, Dosen, Staf dan Pegawai. Dengan komunikasi yang baik dan tidak ada terjadi miss-communication antara staf pegawai sehingga aktivitas kerja dapat di tingkatkan.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu:
1. Sistem komunikasi yang dilakukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik. Dapat diliat pada kualitas kerja staf dan karyawan yang semakin meningkat. Hal ini menunjukkan bahwa system komunikasi yang dilakukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup berperan dalam usaha meningkatkan aktivitas kerja staf dan karyawan. Oleh karena komunikasi yang dilakukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya dipertahakan untuk masa yang akandatang.
55
informasi dan arus informasi yang dibutuhkan Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Sistem Komunikasi dan Informasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih ditingkatkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat terealisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi.2006.“Prosedur Penelitian”. Jakarta : PT. Rineka Cipta Daryanto. 2010. “Ilmu Komunikasi”. Cetakan Pertama. Bandung :
PT.Samna TutorialNurani Sejahtera
Effendy, Onong Uchjana. 1984. “Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek”. Bandung PT. Remaja Rosdakarya
Liliweri, Alo. 2011. “Komunikasi Serba Ada Serba Makna”. Jakarta: Kencana Prenada Media Group
Mulyana, Deddy. 2005.“Ilmu Komunikasi”. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya
Pace, R. Wayne. 2005.“Komunikasi Organisasi”. Bandung : PT.Remaja Rosdakarya
Purwanto, Djoko. 2006. “Komunikasi Bisnis”. Edisi Ketiga. Surakarta : Erlangga
Wandi, Mohammad. 2011. “Keterampilan dan Strategi Komunikasi Bisnis”. Cetakan Pertama. Yogyakarta : Penerbit CAPS
