F-1
BIODATA
DATA PRIBADI
Nama Lengkap : Ihsan Muhammad Fauzi
Tempat Lahir : Bandung
Tanggal Lahir : 28 Desember 1992
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Agama : Islam
Status : Mahasiswa
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Anggrek blok I no 161 nata endah sadang RT 01 RW
16 Kabupaten Bandung Kodpos 40225
Telepon : 085863636718
Email : aasanzsanz@gmail.com
PENDIDIKAN FORMAL
- SDPN Pajagalan 58 Bandung (1998-2004)
- SMPN 3 Bandung (2004-2007)
- SMAN 8 Bandung (2007-2010)
- POLITEKNIK NEGERI BANDUNG (2010-2011)
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
OLEH:
IHSAN MUHAMMAD FAUZI
10111322
PROGRAM STURI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat, hidayah dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“PENGELOLAAN PENGETAHUAN DI CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA MENGGUNAKAN PENDEKATAN KNOWLEDGE MANAGEMENT”.
Penyusunan skripsi ini tidak dapat berjalan dengan lancar tanpa mendapat
bantuan dan masukan dari berbagai pihak. Untuk itu, penulis ingin menyampaikan
ucapan terimakasih kepada :
1. Kedua orangtua tercinta yang selalu memberikan dukungan, doa serta
semangat yang tiada henti demi kesuksesan penulis sehingga mampu
menyelesaikan skripsi ini.
2. Ibu Gentisya Tri Mardiani, S.Kom., M.Kom. selaku dosen pembimbing yang
telah banyak memberikan arahan, kritik dan masukan yang bermanfaat
sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
3. Ibu Riani Lubis, S.T., M.T.. selaku dosen reviewer seminar yang telah banyak
memberikan arahan serta masukan yang bermanfaat dalam penyusunan skripsi
ini.
4. Irawan Afrianto, S.T., M.T. Selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
Bandung.
5. Kania Evita Dewi, S.Pd., M.Si. Selaku Dosen Wali yang telah memberikan
arahan kepada penulis selama mengikuti kegiatan akademik di kampus ini.
6. Bapak dan ibu dosen yang telah mengajarkan dan memberikan ilmu yang
bermanfaat bagi penulis sesuai dengan bidang keilmuan di program studi
Teknik Informatika.
7. Bapak Momon Budiman dan rekan-rekan pada CV. SINERGY CIPTA
GRAFIKA yang telah banyak membantu dalam proses penyusunan skripsi.
8. Taufiqih, Derian, Purwanugraha, Ahmad dan Yayan yang telah banyak
iv
9. Teman-teman seperjuangan di kelas IF-8 pada program studi Teknik
Informatika.
10. Serta Dea Sudawati yang selalu memberikan semangat untuk mengerjakan
skripsi ini dengan baik.
11. Serta pihak lain yang secara tidak langsung membantu dalam menyelesaikan
tugas akhir ini.
Akhir kata, semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi mahasiswa/i
Universitas Komputer Indonesia maupun pihak yang lain .
Bandung, Agustus 2016
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR SIMBOL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.4 Pembatasan Masalah ... 2
1.5 Metode Penelitian ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Tinjauan Perusahaan ... 9
2.1.1 Sejarah CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA... 9
2.1.2 Logo CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA ... 10
2.2 Struktur Organisasi CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA ... 10
2.2.1 Deskripsi Tugas ... 12
2.3 Landasan Teori ... 14
vi
2.3.4 SWOT ... 19
2.3.5 Text Mining ... 26
2.3.6 Perhitungan TF-IDF ... 27
2.3.7 Stemming ... 29
2.3.7.1 Algoritma Nazief -Adriani... 29
2.3.8 PHP ... 32
2.3.9 MySQL ... 32
2.3.10 Analisis Perancangan Terstruktur ... 33
2.3.10.1 Diagram Konteks ... 33
2.3.10.2 Data Flow Diagram ... 33
2.3.10.3 Entity Relationship Diagram ... 33
2.3.10.4 Kamus Data ... 34
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 35
3.1 Analisis Sistem ... 35
3.1.1 Analisis Masalah ... 35
3.1.2 Analisis Sistem yang sedang bejalan ... 35
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis ... 37
3.1.3.1 Aturan Bisnis Pada Sistem yang Sedang Berjalan ... 37
3.1.3.2 Aturan Bisnis yang Diusulkan ... 37
3.1.4 Analisis Penentuan Solusi ... 37
3.1.4.1 Syarat Solusi ... 37
vii
3.2. Analisis Knowledge Management System ... 38
3.2.1 Analisis Infrastruktur ... 38
3.2.1.1 Analisis Infrastruktur yang Tersedia ... 38
3.2.1.1.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras ... 38
3.2.1.1.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak... 39
3.2.1.1.3 Analisis Jaringan ... 40
3.2.1.2 Penyelarasan Knowledge Management dengan Strategi Bisnis .. 41
3.2.1.2.1 Analisis SWOT di CV SINERGY CIPTA GRAFIKA ... 41
3.2.2 Analisis KMS, Desain dan Pengembangan ... 50
3.2.2.1 Desain Infrastruktur KM ... 50
3.2.2.1.1 Model Konversi Knowledge menggunakan SECI ... 54
3.2.2.1.2 Preprocessing ... 55
3.2.2.1.3 Analyzing ... 59
3.2.2.2 Membangun Knowledge Management Tim ... 62
3.2.2.3 Membangun sistem Knowledge Management System ... 65
3.2.2.3.1 Analisis Pengguna... 66
3.2.2.3.2 Analisis Basis Data ... 66
3.2.2.3.3 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 68
3.2.2.3.4 Perancangan Data ... 84
3.2.2.3.5 Perancangan struktur menu ... 89
3.2.2.3.6 Perancangan Antarmuka ... 92
3.2.2.3.7 Perancangan pesan ... 131
3.2.2.3.8 Perancangan Jaringan Semantik ... 132
3.2.2.3.9 Perancangan Prosedural ... 135
viii
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 146
4.1.4 Implementasi Antarmuka Admin ... 149
4.1.5 Implementasi Antarmuka Kepala Bagian ... 149
4.1.6 Implementasi Antarmuka Pegawai ... 150
4.2 Pengujian ... 150
4.2.1 Pengujian Black Box ... 150
4.2.1.1 Kasus dan Hasil Pengujian ... 151
4.2.2 Pengujian Beta ... 165
4.2.2.1 Wawancara Pengguna ... 165
4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta... 172
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 175
5.1 Kesimpulan ... 175
5.2 Saran ... 175
177
DAFTAR PUSTAKA
[1] P. L. Tobing, Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi,
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.
[2] S. M. S. LITA WULANTIKA, “KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM
MENINGKATKAN KREASI DAN INOVASI PERUSAHAAN,” majalah ilmiah unikom, vol. 10 No 2, pp. 263-270.
[3] A. Tiwana, The Knowledge Management Toolkid: Practical Technique For
Building a Knowledge Management System, London: Prentice-Hall,Inc,
1999.
[4] M. I. Al Hafidz, “PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM DI SMP AL FALAH DAGO,” Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA), vol. 1 Edisi 1, 2016.
[5] F. Rangkuti, Analisis Swot: Teknik Membedah Kasus Bisnis, Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama, 1997.
[6] A. Firdaus , E. dan A. Vatresia, “APLIKASI PENDETEKSI KEMIRIPAN PADA DOKUMEN TEKS MENGGUNAKAN ALGORITMA NAZIEF &
ADRIANI DAN METODE COSINE SIMILARITY,” Jurnal Teknologi Informasi, vol. 10 nomor 1, pp. 96-109, 2014.
[7] F. Amin, “IMPLEMENTASI SEARCH ENGINE (MESIN PENCARI)
MENGGUKANA METODE VECTOR SPACE MODEL,” Dinamika Teknik, vol. V No 1, pp. 45-48, 2011.
[8] L. Agusta, “Perbandingan Algoritma Stemming Porter dengan Algoritma
Nazief & Adriani untuk Stemming Dokumen Teks Bahasa Indonesia,”
konferensi Nasional sistem dan informatika, pp. 196-201, 2009.
[9] A. Khadir, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP,
Yogyakarta: Andi, 2007.
[10] A. Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha
[11] A. E. Wijaya, “MODEL PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK PENYUSUNAN TUGAS AKHIR BERBASIS
TEKNOLOGI MOBILE MENGGUNAKAN J2ME(STUDI KASUS STMIK
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA merupakan sebuah perusahaan yang
bergerak dibidang garment yang berdiri pada tahun 2010. Keberhasilan suatu
perusahaan tidak luput dari peran sumber daya manusia yang dimilikinya .Sumber
daya manusia (SDM) adalah salah satu aset penting yang dimiliki perusahaan untuk
kelangsungan roda bisnis perusahaan. Perusahaan harus memiliki sumber daya
manusia yan berkualitas baik agar dapat bersaing menghadapi persaingan global
yang semakin ketat. Hal ini bertujuan untuk mempertahankan kinerja suatu
perusahaan dan menjadikan perusahaan dapat berkembang pesat serta menguasai
pasar garment yang dapat diakui.
CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA memiliki dua bagian yaitu bagian produksi
dan bagian marketing. Penelitian ini dilakukan pada bagian produksi yang
berlokasi di Bandung, Jawa Barat.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan pegawai terdapat
keluhan bahwa tidak adanya dokumentasi yang dibuat oleh bagian produksi
terhadap penyelesaian masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan
oleh para pegawai bagian produksi. Contohnya ketika terjadi printing (bagian
dalam sering menabrak printhead) pegawai bertanya kepada rekan kerja atau
Kepala Bagian yang lebih berpengalaman untuk mendapatkan solusi yang tepat
pada permasalahan tersebut. Akibatnya pegawai harus menunggu rekan kerjanya
terlebih dahulu untuk mendapatkan solusi yang mengakibatkan bertambahnya
waktu pekerjaan yang dilakukan sehingga produksi barang menjadi terhambat.
Berdasarkan data pada tahun 2015 jumlah pegawai yang masuk sekitar 15
orang pegawai dan 13 orang pegawai diantaranya mengundurkan diri dari
pegawai yang berpengalaman dalam memecahkan sebuah masalah yang terjadi
dalam hal pekerjaan. Kehilangan pegawai berakibat juga pada terhambatnya proses
pekerjaan,
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem
informasi manajemen pengetahuan untuk menampung materi pembelajaran dan
berbagi pengalaman yang dimiliki pegawai tersebut agar dapat berguna bagi
seluruh pegawai dan juga memudahkan pegawai untuk melakukan pencarian data
pengalaman berdasarkan isi dari data pengalaman tersebut dengan tepat, yaitu
dengan penggunaan text mining, sedangkan untuk pengukuran tingkat similaritas
isi data pengalaman dengan kata kunci (keyword) yang dicaridigunakan algoritma
TF/IDF(Term Frequency-Inversed Document Frequency).
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, permasalahan
yang terjadi yaitu bagaimana mendokumentasikan pengalaman dan pencarian
solusi terhadapa masalah dibagian produksi bagi pegawai dari suatu permasalahan
dengan menggunakan knowledge management system.
1.3Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah Menerapkan Knowledge Management
System pada CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA. Adapun tujuan yang ingin dicapai
pada penelitian ini, yaitu membantu pegawai di bagian produksi dalam
mendokumentasi dan mencari solusi penyelesaian masalah yang terjadi di
perusahaan bagian produksi melalui forum dan pencarian pengalaman tentang
penyelesaian masalah yang berkaitan dengan pekerjaan di bagian produksi.
1.4Pembatasan Masalah
Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan mencapai sasaran yang
ditentukan, maka diperlukan suatu pembatasan masalah atau ruang lingkup kajian
yang meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Pembuatan Knowledge Management System hanya untuk bagian produksi.
3
3. Sistem yang akan dibuat berbasis web.
4. Proses knowledge conversion menggunakan metode
SECI(Socializatio-Externalization-Internalization-Combination).
5. Sistem yang akan dibangun memfokuskan pada explicit berupa materi baik itu
materi SOP tentang menggunakan mesin dan tacit berupa pengalaman untuk
menemukan solusi dalam memecahkan masalah.
6. Pembuatan pengalaman untuk menemukan solusi dalam memecahkan masalah
harus menggunakan bahasa Indonesia.
7. Kata yang digunakan dalam pencarian pengalaman hanya dapat menggunakan
bahasa Indonesia.
8. Metode pencarian pengalaman solusi penyelesaian masalah menggunakan
algoritma TF-IDF (Term Frequency-Inversed Document Frequency) untuk menghitung
bobot antara data pengalaman dengan keyword berbahasa indonesia.
9. Proses stemming menggunakan algoritma Nazief & Adriani untuk mengubah
kata yang sudah tercampur kembali menjadi kata dasar karena mempunyai
keakuratan yang lebih baik dengan algoritma lainnya.
10.Materi hanya dapat diupload oleh para Kepala Bagian saja dan Ekstensi file
modul yang dapat diupload adalah .doc, .pdf, .xls, .ppt.
11.Sistem yang akan dibangun menggunakan pendekatan terstruktur.
1.5Metode Penelitian
Metode penelitian adalah sebuah langkah yang telah ditentukan dalam
melakukan sebuah penelitian yang menjadi sebagai pedoman dalam melakukan
proses penelitian agar penelitian ini dapat berjalan dengan baik dan sistematis.
Desain Infrastruktur KM
Pengujian
Kesimpulan dan saran
Observasi Wawancara Studi Literatur
Analisis Infrastruktur
Penyelarasan KM dengan strategi bisnis
Desain tim KM
Analisis Pengguna
Analisis kebutuhan fungsional Analisis masalah
Analisis basis data
Perancangan data, Struktur menu, antarmuka, Pesan,
Jaringan semantik, dan perancangan proses
Implementasi KM
Tahapan KM Pengumpulan data
5
1. Analisis Masalah
Pada tahap kedua, analisis masalah yang dimaksud adalah
mengidentifikasi masalah yang terjadi pada CV. SINERGY CIPTA
GRAFIKA.
2. Pengumpulan Data
Pada Tahap Pertama, Pengumpulan ini terbagi menjadi tiga yaitu
observasi, wawancara dan kajian literatur.
A.Observasi
Observasi dilakukan untuk mendapatkan sebuah informasi berupa
data sekunder. Data ini adalah hasil dari studi lapangan ke CV. Sinergy
Cipta Grafika berupa data yang berkaitan dengan profil perusahaan
seperti visi, misi dan struktur Organisasi.
B. Wawancara
Mengadakan sesi wawancara dengan para pegawai dan manager
bapak Momon terkait masalah yang akan dijadikan penelitian.
C.Studi Literatur
Studi literatur ini merupakan mencari dan mempelajari literatur yang
berkaitan dengan knowledge management system, melalui buku,
jurnal, dan internet.
3. Analisis Infrastruktur
Pada langkah pertama yang akan dilakukan dalam tahapan KMS
adalah menganalisis infrastruktur yang berada di CV. Sinergy Cipta
Grafika. Hasil dari analisis ini dapat mengindentifikasi dan mengetahui
sebuah infrastruktur yang akan menjadi bagian dari sebuah KMS yang akan
digunakan.
4. Penyelarasan KM dengan strategi bisnis
Langkah ini menyesuaikan Knowledge Management dengan strategi
bisnis yang ada di CV. Sinergy Cipta Grafika. Penyesuaian Knowledge
dengan strategi di CV. Sinergy Cipta Grafika yang sudah dicantumkan
dalam misi perusahaan yaitu untuk meningkatkan sumber daya manusia,
ini adalah perekomendasian penyelerasan KM dengan strategi bisnis yang
digunakan untuk tahap berikutnya. Tool yang digunakan untuk
penyelarasan KM ini adalah dengan mengidentifikasi visi dan misi CV.
Sinergy Cipta Grafika dan analisis SWOT.
5. Desain Infrastruktur KM
Langkah ini adalah untuk merancang infrastruktu yang akan menjadi
bagian arsitektur KMS yang akan dibangun. Infrastruktur KM yang akan
dibuat akan disesuaikan dengan hasil dari analisis infrastruktur dan
penyelarasan KMS dengan strategi bisnis yang berada di CV. Sinergy Cipta
Grafika agar dapat digunakan ditahap berikutnya.
6. Desain Tim KM
Langkah ini adalah tahap dimana membuat sebuah tim KM yang
bertugas untuk merancang, membangun, mengimplementasikan dan
menjalankan KM ketika sudah dibangun.
7. Analisis Pengguna
Langkah ini adalah tahap menganalisis pengguna yang akan
digunakan didalam sistem tersebut.
8. Analisis Basis Data
Langkah ini adalah tahap dimana menganalisis data yang akan
digunakana kedalam sistem yang akan dibangun
9. Analisis Kebutuhan Fungsional
Langkah ini adalah tahap analisis kebutuhan fungsional yan dimana
didefinisikan sebagai sebuah penggambaran, perencanaan dan pembuatan
suatu sistem yang akan dibuat.
10.Impelementasi Knowledge Management System
Langkah ini adalah dilakukannya sebuah penerapan dalam sistem
dari hasil analisis, perancangan dan pembuatan Knowledge Management
7
11.Pengujian
Langkah ini adalah untuk melakukan pengujian kepada sistem yang
telah dibuat untuk dapat mengidentifikasi kapakah hasil ini sesuai dengan
yang diharapkan atau tidak. Pengujian ini melakukan pengujian beta.
12.Kesimpulan dan saran
Langkah ini adalah untuk memberikan kesimpulan dan saran kepada
tim km untuk membuat sistem ini menjadi lebih baik lagi untuk kedepannya.
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang
penelitian yang akan dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini meguraikan tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah
yang akan dihadapi, menentukan tujuan dan kegunaan penelitian yang kemudian
diikuti dengan pembatasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika
penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Membahas berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik
penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis
permasalahan serta tinjauan terhadap penlitian-penelitian serupa yang telah pernah
dilakukan sebelumnya termasuk sintesisnya.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi ini, analisis
sistem yang sedang berjalan pada aplikasi ini sesuai dengan metode pembangunan
perangkat lunak yang digunakan, selain itu juga terdapat perancangan antarmuka
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Pada bab ini membahas implementasi kebutuhan perangkat keras dan
perangkat lunak, implementasi basis data, implementasi antarmuka dan tahap-tahap
dalam melakukan pengujian perangkat lunak.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penelitian untuk
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Perusahaan
Tahap tinjauan perusahaan ini merupakan peninjauan terhadap penelitian
studi kasus yang dilakukan di CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA.
2.1.1 Sejarah CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA
CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA didirikan di Bandung pada tahun 2010
yang didirikan oleh Bapak Taufik Herdiyana yang berlokasi di jalan Pungkur
Kecamatan Regol – Kota Bandung dengan surat izin perusahaan nomor : 510/1-BR42/BPPT. Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis pakaian olahraga seperti
pakaian memancing, jogging, dan lain-lain. Kantor pemasaran CV. SINERGY
CIPTA GRAFIKA terletak di Bandung dijalan Raden Sumarno Kelurahan
Balonggede.
Perusahaan yang berdiri pada tahun 2010 dan mulai beroperasi dengan
membuka pabrik di Bandung. Walaupun masih berumur muda CV. SINERGY
CIPTA GRAFIKA dapat bersaing dengan perusahaan di dalam bidang yang sama.
CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA diawali dengan hanya memperkejakan 15 orang
saja dan hanya memakan 2 jenis bahan saja dalam pembuatannya yaitu Run lite dan
hexa fit, pada tahun 2013 perusahaan ini semakin berkembang di bidangnya dengan
menambah beberapa macam bahan yang digunakan oleh perusahaan. Pada tahun
2015 perusahaan ini sudah mendapatkan banyak pesaana dari beberapa wilayah,
bukan hanya wilayah jawa barat saja akan tetapi sudah hampir mencakup seluruh
wilayah Jawa, Sumatra dan Kalimantan.
Berikut adalah visi misi dari perusahaan CV. Sinergy Cipta Grafika :
1. Visi
Untuk menjadi sebuah perusahaan kelas dunia, yang menjadi tolak ukur
2. Misi
1. Untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi dengan mempertahankan
harga yang kompetitif.
2. Untuk menyediakan dan memelihara layanan pelanggan yang terbaik
terhadap klien kami.
3. Untuk meningkatkan sumber daya manusia, teknologi dan proses secara
terus menerus.
4. Untuk menjaga akuntabilitas sosial terhadap pegawai kami dengan
menyediakan wilayah kerja yang ramah lingkungan dan sadar kesehatan..
2.1.2 Logo CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA
Logo CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA dapat dilihat pada gambar 2.2
Gambar 2. 1 Logo CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA
2.2Struktur Organisasi CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA
Sebagaimana yang kita ketahui, umumnya setiap organisasi perusahaan terdiri
dari tingkatan manajemen, dimulai dari tingkat paling bawah yaitu manajemen garis
pertama, manajemen madya, dan manajemen puncak. Untuk semua tingkatan
manajemen, masing-masing departemen dipimpin oleh seorang pegawai atau
manajer dari Indonesia.
Struktur organiasai CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA penilitian ini hanya
digambarkan struktur organisasi CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA.
Struktur organisasi ini secara keseluruhan ditampilkan, hanya sebagian besar
dan tetap menampilkan struktur dimana penulis membuat penelitian,. Struktur
11
2.2.1 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi CV. Sinergy Cipta Grafika pada
gambar 2.2 maka berikut adalah deskripsi tugas dari perusahaan CV.
Sinergy Cipta Grafika :
1. Direktur
Direktur merupakan bagian tertinggi Perusahaan. Tugas utama dari
DIrektur adalah mengawasi kebijakan General Manager dalam mengelola
perusahaan dan memberikan saran kepada General Manager mengenai
hal-hal sebagaimana dijelaskan dalam Anggaran Dasar Perusahaan Direktur
menerima laporan secara berkala dari General Manager selama setahun
terkait kinerja Perusahaan.
Direktur saat ini diisi oleh Bapak Taufik selaku pemegang
perusahaan itu sendiri.
2. General Manager
General Manager bertanggung jawab penuh untuk mengelola dan
menjalankan Perusahaan sesuai dengan tujuan Perusahaan serta
memellihara, mengendalikan, dan mengelola asset Perusahaan bagi
kepentingan Perusahaan.’
General Manager ini diisi oleh Bapak Momon Budiman yang
langsung di tunjuk langsung oleh Bapak Taufik selaku direktur atau
pemegang perusahaan itu sendiri.
3. Kepala Produksi
Kepala Produksi disini bertanggung jawab untuk mengelola bagian produksi dengan baik agar tidak adanya kualitas barang yang tidak sesuai
dengan yang di inginkan.
Kepala produksi ini di isi oleh Bapak Rizal Ramdani yang ditunjuk
langsung oleh bapak taufik selaku direktur.
Bagian produksi ini juga memiliki beberapa bagian lainnya yang
13
1. Kepala Bagian Grading
Kepala grading disini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
bagian grading untuk menilai kualitas yang didapat.
Kepala Bagian Grading diisi oleh ibu gita yang ditunjuk langsung
oleh bapak taufik selaku direktur perusahaan.
2. Kepala Bagian Printing
Kepala printing disini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
bagian grading untuk menilai hasil print yang didapat kualitasnya.
Kepala Bagian Printing diisi oleh Bapak Muhammad Munawar
yang ditunjuk langsung oleh bapak taufik selaku direktur perusahaan.
3. Kepala Bagian Cutting
Kepala cutting disini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
bagian grading untuk menilai kualitas dari hasil potongan yang dilakukan
oleh staff nya.
Kepala Bagian Cutting diisi oleh bapak dimas yang ditunjuk
langsung oleh bapak taufik selaku direktur perusahaan.
4. Kepala Bagian Pressing
Kepala pressing disini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
bagian pressing untuk mengatur dan menilai kualitas yang didapat dari
bagian pressing yang nanti akan d lanjutkan ke tahap berikutnya.
Kepala Bagian Pressing diisi oleh bapak Imam nurdin yang ditunjuk
langsung oleh bapak taufik selaku direktur perusahaan.
5. Kepala Bagian Sewing
Kepala sewing disini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
bagian sewing untuk menilai kualitas yang didapat.
Kepala Bagian Sewing diisi oleh bapa Endang yang ditunjuk
langsung oleh bapak taufik selaku direktur perusahaan.
6. Kepala Bagian Quality Control
Kepala QC disini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh
bagian QC untuk menilai kualitas yang didapat agar dapat diberikan kepada
Kepala Bagian Quality Control diisi oleh bapa Dedi yang ditunjuk
langsung oleh bapak taufik selaku direktur perusahaan.
2.3 Landasan Teori
Dalam penelitian skripsi ini digunakan landasan teori yang berisi teori-teori
yang bisa dijadikan dasar dan acuan dalam perancangan Knowledge Management
System pada CV. SINERGY CIPTA GRAFIKA.
2.3.1 Definisi Knowledge
Knowledge adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu
terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika
informasi tersebut memampukan seseorang atau intitusi untuk mengambil tindakan
yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif. [1]
2.3.1.1Tipe Knowledge
knowledge terbagi menajadi kategori yaitu Tacit dan Explicit knowledge.
Perbedaan kedua knowledge tersebut adalah:
1. Explicit Knowledge
Explicit Knowledge adalah sebuah bentuk knowledge yang sudah
didokumentasikan.
2. Tacit Knowledge
Tacit Knowledge adalah sebuah pengetahuan yang tersimpan oleh otak masing-
masing orang yang didapat dari sebuah pengalaman dalam berkerja.
Kedua jenis (Tacit dan Explicit ) Knowledge dapat dikonversi melalui empat
proses konversi, yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi dan Internalisasi.
15
1. Socialization yaitu : Proses yang berupa sharing kepada seseorang berupa
pengalaman yang disharingkan itu sendiri, seperti dari tacit ke tacit
knowledge.
2. Externalization yaitu : proses transfer knowledge berdasarkan dialog dan
refleksi, menyebabkan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit
knowledge.
3. Combination yaitu : proses transfer knowledge berdasarkan konversi
explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui
sistemasi dan pengaplikasian explicit knowledge.
4. Internalization yaitu : proses transfer knowledge berdasarkan
pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota
organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh
organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge
anggota organisasi.
2.3.2 Knowledge Management
Knowledge management adalah pendekatan-pendekatan sistemik yang
membantu muncul dan mengalirnya informasi dan knowledge kepada orang yang
tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. [1]
2.3.3 Knowledge Management System
Knowledge Management System adalah mekanisme dan proses yang
terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan
pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi aset
intelektual organisasi yang permanen. [1]
Adapun komponen dari KMS dapat dibagi menajadi beberapa sub
komponen diantaranya : [4]
1. Repositories
Repositori merupakan media untuk menyimpan pengetahuan formal dimana
pengetahuan tersebut dapat diakumulasikan, divalidasi, dipelihara, ditambahkan
dengan pengetahunan yang baru, dan didistribusikan.
2. Collaborative platforms
Collaborative platforms merupakan platform yang mendukung dalam proses
pendistribusian pengetahuan dimana platform ini berkaitan dengan bagaimana
pengetahuan dibagikan, seperti apa pengetahuan disimpan dan bagaimana cara
mengkomunikasikan pengetahuan tersebut.
3. Network
Jaringan mendukung dalam komunikasi dan percakapan. Fokus dari jaringan
yaitu berkaitan dengan infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh perusahaan.
Berikut ini adalah fase dan tahapan dari knowledge management roadmap: [3]
Fase 1: Evaluasi infrastruktur terdiri dari kegiatan
1. Menganalisa infrastruktur yang tersedia
Langkah pertama, harus memahami variasi komponen yang sesuai dengan KM
strategy dan kerangka kerja teknologi.
17
Knowledge mendorong adanya strategi dan strategi mendorong KM. Langkah
kedua dalam 10-langkah roadmap mengizinkan adanya hubungan antara:
menaikkan KMS ke tingkat strategi bisnis dan menarik strategi ke tingkat desain
sistim.
Fase 2: KM systemanalysis, design, and development terdiri dari kegiatan
3. Mendesain infrastruktur knowledgemanagement
Langkah ketiga adalah memilih komponen infrstruktur untuk menyusun
arsitektur KMS.
4. Melakukan audit dan analisis knowledge management
Proyek KM harus dimulai dengan apa yang telah difahami perusahaan. Langkah
keempat ini adalah mengaudit dan menganalisis knowledge.
5. Mendesain knowledgemanagement tim
Langkah kelima dalam KM roadmap adalah mendesain tim KM yang akan
mendesain, membangun, mengimplementasikan dan menempatkan sesuai
ketentuan dari KM perusahaan. Untuk mendesain tim yang efektif harus
mempertimbangkan kemampuan teknis dan manajerial dari sumberdaya internal
maupun eksternal.
6. Membuat knowledgemanagementblueprint
Tim KM yang diidentifikasi dalam langkah 5, harus membangun cetak biru
dengan menyiapkan perencanaan KMS.
7. Membangun knowledgemanagementsystem
Setelah membuat cetak biru langkah selanjutnya adalah:
1. Mengembangkan lapis antar muka.
2. Mengembangkan akses dan lapis otentikasi. keamanan data, mengendalikan
akses, dan mendistribusikan kontrol.
3. Mengembangkan kolaboratif filtering dan lapis kecerdasan, menggunakan
agen cerdas dan kolaboratif filtering sistem.
4. Mengembangkan dan menggabungkan lapis aplikasi dengan lapis
kecerdasan dan transportasi.
5. Mengembangkan middleware
Fase 3: Deployment / pelaksanaan, terdiri dari kegiatan
8. Melaksanakan kegiatan knowledge management, menggunakan metode
penambahan hasil
9. Memanage perubahan, budaya, dan struktur reward
Fase 4: Evaluasi terdiri dari kegiatan
10. Mengevaluasi performance, mengukur ROI, dan meningkatkan KMS
19
2.3.4 SWOT
SWOT merupakan pendekatan yang dapat dipergunakan sebagai instrumen
dalam pemilihan strategi dasar. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor
secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Analisis ini didasarkan
pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang
(opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan
(weakness) dan ancaman (threats). [5]
Berikut ini merupakan penjelasan dari SWOT :
1. Kekuatan (Strenghts)
Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan, atau keunggulan lain yang
berhubungan dengan pesaing perusahaan dan kebutuhan pasar yang dapat dilayani
oleh perusahaan.
2. Kelemahan (Weakness)
Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya
keterampilan dan kapabilitiaas yang secara efektif menghambat kinerja perusahaan,
keterbatasan dapat berupa fasilitas, sumber daya keuangan, kemampuan
manajemen dan keterampilan dalam pemasaran.
3. Peluang (Opportunities)
Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam sebuah lingkungan
perusahaan, keenderungan tersebut dapat menjadi sebuah sumber peluang, seperti
perubahan teknologi dan meningkatnyha sebuah hubungan antara perusahaan
dengan pembeli.
4. Ancaman (Threats)
Ancaman adalah situasi penting yang tidak menguntungan dalam lingkungan
perusahaan. Ancaman merupakan pengganggu utama bagi posisi sekarang atau
yang diinginkan perusahaan. Adanya peraturan-peraturan pemerintah yang baru
atau yang direvisi dapat merupakan ancaman bagi kesuksesan perusahaan.
Analisisi SWOT dilakukan untuk mengetahui sebuah kondisi perusahaan
saat ini. Analisis SWOT merupakan sebuah strategi organisasi yang meliputi
Strength (Kekuatan) dan Weakness (kelemahan). Sedangkan eksternal yaitu berada
diluar lingkungan perusahaan seperti opportunity (peluang) dan Threats (ancaman).
Langkah-langkah dalam melakukan analisis SWOT yaitu, menentukan faktor
internal dan eksternal,setelah itu membuat matriks internal dan eksternal. matrik
faktor penentu keberhasilan dan pemilihan alternatif sebagai berikut: [5]
1. Faktor Internal
Faktor internal adalah faktor-faktor yang ada didalam organisasi, faktor
internal terdiri dari kekuatan organisasi, dan kelemahan organisasi
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah faktor-faktor yang ada diluar organisasi, faktor internal
terdiri dari peluang organisasi, dan ancaman organisasi
3. Matrik faktor strategi internal
Analisis faktor strategis internal adalah analisis yang menilai prestasi/kinerja
yang merupakan faktor kekuatan dan kelemahan yang ada untuk mencapai tujuan
organisasi. Seperti halnya pada Analisis Faktor Strategis Eksternal, maka dengan
cara yang sama menyusun tabel Faktor-faktor Strategis Internal (InternalStrategic
Factors AnalysisSummary/IFAS)., dengan langkah-langkah sebagai berikut : [5]
1. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan.
2. Beri bobot masing – masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1.0 (paling penting) sampai 0.0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh
faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis koperasi. (semua bobot tersebut
jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1.00).
3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor),
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi koperasi yang
bersangkutan, variabel yang bersifat positif ( semua variabel yang masuk
kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai +4 dengan
membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama.
21
4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh
faktor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi
mulai dari 4.0 (outstanding) sampai dengan 1.0 (poor).
5. Jumlah skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor
pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan
bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis
internalnya.
4. Matrik faktor strategi eksternal.
Analisis faktor strategis eksternal difokuskan pada kondisi yang ada dan
kecenderungan yang muncul dari luar, tetapi dapat memberi pengaruh kinerja
organisasi. Setelah mengetahui faktor-faktor strategi eksternal, selanjutnya susun
tabel faktor-faktor Strategis Eksternal (External Strategic Factors
AnalysisSummary/EFAS), dengan langkah sebagai berikut :
a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan.
b. Beri bobot masing – masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1.0 (paling penting) sampai 0.0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh
faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis koperasi. (semua bobot tersebut
jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1.00).
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor),
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi koperasi yang
bersangkutan, variabel yang bersifat positif ( semua variabel yang masuk
kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai +4 dengan
membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama.
Sedangkan variabel yang bersifat negative, kebalikannya.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh
faktor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi
mulai dari 4.0 (outstanding) sampai dengan 1.0 (poor).
e. Jumlah skor pembobotan ( pada kolom 4), untuk memperoleh total skor
bagaimana koperasi tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis
internalnya.
5. Membuat matrik posisi startegi dan evaluasi tindakan
6. Matrik Internal Eksternal (IE)
Matrik internal eksternal ini dikembangkan dari model General Electric (
GE-Model). Parameter yang digunakan meliputi parameter kekuatan internal
perusahaan dan pengaruh eksternal yang dihadapi. Tujuan penggunaan model ini
adalah untuk memperoleh strategi bisnis di tingkat korporat yang lebih detail.
Gambar 2. 5 Diagram Matrik IE
Diagram pada gambar 2.9 dapat mengidentifikasi 9 sel strategi perusahaan,
tetapi pada prinsipnya kesembilan sel itu dapat dikelompokan menjadi tiga strategi
utama, yaitu: [5]
1. Growth strategy yang merupakan pertumbuhan perusahaan itu sendiri ( sel 1,2
dan 5 ) atau upaya diversifikasi ( sel 7 dan 8 ).
2. Stability strategy adalah strategi yang diterapkan tanpa mengubah arah strategi
23
3. Retrenchment strategy ( sel 3, 6 dan 9 ) adalah usaha memperkecil atau
mengurangi usaha yang dilakukan perusahaan.
Untuk memperoleh penjelasan secara lebih detail mengenai kesembilan
strategi yang terdapat yang terdapat pada Sembilan sel IE matrik tersebut diatas ,
berikut ini akan dijelaskan tindakan dari masing-masing strategi tersebut : [5]
1. Strategi Pertumbuhan (Growth Strategy)
Strategi ini didesain untuk mencapai pertumbuhan, baik dalam penjualan, aset,
profit, maupun kombinasi dari ketiganya. Hal ini dapat dicapai dengan cara
menurunkan harga, mengembangkan produk baru, menambah kualitas produk atau
jasa, atau meningkatkan akses ke pasar yang lebih luas. Usaha yang dapat dilakukan
adalah dengan cara meminimalkan biaya (minimize cost) sehingga dapat
meningkatkan profit. Cara ini merupakan strategi terpenting apabila kondisi
perusahaan tersebut berada dalam pertumbuhan yang cepat dan terdapat
kecenderungan pesaing untuk melakukan perang harga dalam usaha untuk
meningkatkan pangsa pasar. Dengan demikian, perusahaan yang belum mencapai
critical mass (mendapat profit dari large-scale production) akan mengalami
kekalahan, kecuali jika perusahaan ini dapat memfokuskan diri pada pasar tertentu
yang menguntungkan.
2. Strategi Pertumbuhan melalui Konsentrasi dan Diversifikasi
Ada dua strategi dasar dari pertumbuhan pada tingkat korporat, yaitu
konsentrasi pada satu industri atau diversifikasi ke industri lain. Berdasarkan hasil
penelitian, perusahaan yang memiliki kinerja yang baik cenderung mengadakan
konsentrasi, sedangkan perusahaan yang relatif kurang memiliki kinerja yang baik
cenderung mengadakan diversifikasi agar dapat meningkatkan kinerjanya. Jika
perusahaan tersebut memilih strategi konsentrasi, dia dapat tumbuh melalui
integrasi (integration) horizontal maupun vertikal, baik secara internal melalui
sumber dayanya sendiri atau secara eksternal dengan menggunakan sumber daya
dari luar. perusahaan tersebut memilih strategi diversifikasi, dia dapat tumbuh
melalui konsentrasi atau diversifikasi konglomerat, baik secara internal melalui
pengembangan produk baru, maupun eksternal melalui akuisisi. Contoh strategi
3. Konsentrasi melalui Integrasi Vertikal (Sel 1)
Pertumbuhan melalui konsentrasi dapat dicapai melalui integrasi vertikal
dengan cara backward integration (mengambil alih fungsi supplier) atau dengan
cara forward integration (mengambil alih fungsi distributor). Hal ini merupakan
strategi utama untuk perusahaan yang memiliki posisi kompetitif pasar yang kuat
(high market share) dalam industri yang berdaya tarik tinggi. Agar dapat
meningkatkan kekuatan bisnisnya atau posisi kompetitifnya, perusahaan ini harus
melaksanakan upaya meminimalkan biaya dan operasi yang tidak efisien untuk
mengontrol kualitas serta distribusi produk. Integrasi vertikal dapat dicapai baik
melalui sumber daya internal maupun eksternal. Henry Ford, misalnya,
menggunakan sumber daya internal untuk membangun pabriknya di luar Detroit. la
mengintegrasikan proses manufaktur, mulai dari masukan berupa biji besi sampai
keluaran berupa produk mobil. Sebaliknya, Du Pont, sebuah perusahaan kimia
raksasa, jalur eksternal untuk integrasi vertikal ke belakang (backward vorrical
integration) dengan cara mengambil alih Conoco untuk memenuhi kebutuhan
minyak yang diperlukan dalam memproduksi produk sintetis Du Pont. Integrasi
vertikal pada umumnya terdapat dalam industri perminyakan, kimia dasar, mobil,
serta produk yang memanfaatkan hasil hutan. Sebagaimana ditunjukkan dalam
tabel di atas, beberapa keuntungan dari integrasi vertikal ini adalah turunnya biaya
serta meningkatnya koordinasi dan kontrol. Hal ini merupakan cara terbaik bagi
perusahaan yang kuat dalam rangka meningkatkan competitive advantage di dalam
industri yang atraktif.
4. Konsentrasi melalul integrasi Horizontal (Sel 2 dan 5)
Strategi pertumbuhan melalui integrasi horizontal adalah suatu kegiatan untuk
memperluas perusahaan dengan cara membangun di lokasi yang lain, dan
meningkatkan jenis produk serta jasa. Jika, perusahaan tersebut berada dalam
industri yang sangat atraktif (sel 2), tujuannya adalah untuk meningkatkan
penjualan dan profit, dengan cara memanfaatkan keuntungan economics of scale
baik dalam produksi maupun pemasaran. Sementara jika perusahaan ini berada
dalam moderate attractive industry, strategi yang diterapkan adalah konsolidasi (sel
25
kehilangan profit. Perusahaan yang berada di sel ini dapat memperluas pasar,
fasilitas produksi, dan teknologi melalui pengembangan internal maupun eksternal
melalui akuisisi atau joint ventures dengan perusahaan lain dalam industri yang
sama. Contohnya, American Airlines pada tahun 1990 memilih strategi integrasi
horizontal melalui pembentukan Asian Division (Pan American Airlines). Maytag
corporation juga memilih integrasi horizontal dengan cara akuisisi.
5. Diversifikasi Konsentris (sel 7)
Strategi pertumbuhan melalui diversifikasi umumnya dilaksanakan oleh
perusahaan yang memiliki kondisi competitive position sangat kuat, tetapi nilai
daya tarik industrinya sangat rendah. Perusahaan tersebut berusaha memanfaatkan
kekuatannya untuk membuat produk baru secara efisien karena perusahaan ini
sudah memiliki kemampuan manufaktur dan pemasaran yang baik. Prinsipnya
adalah untuk menciptakan sinergi (2 + 2 = 5) dengan harapan bahwa dua bisnis
secara bersama-sama dapat menciptakan lebih banyak profit daripada jika
melakukannya sendiri-sendiri.
6. Diversifikasi Konglomerat (Sel 8)
Strategi pertumbuhan melalui kegiatan bisnis yang tidak saling berhubungan
dapat dilakukan jika perusahaan menghadapi competitive position yang tidak begitu
kuat (average) dan nilai daya tarik industrinya sangat rendah.
Kedua faktor tersebut memaksa perusahaan itu melakukan usahanya ke dalam
perusahaan lain. Tetapi, pada saat perusahaan tersebut mencapai tahap matang,
perusahaan yang hanya memiliki competitive position rata-rata cenderung akan
menurun kinerjanya. Untuk itu strategi diversifikasi konglomerat sangat
diperlukan. Tekanan strategi ini lebih pada sinergi finansial daripada product
market sinergy (seperti yang tardapat pada strategi diversifikasi konsentris).
7. Matrik SWOT
Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategi perusahaan adalah
matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang
dan ancaman eksternal yang dihadapai perusahaan dapat disesuaikan dengan
set kemungkinan alternatif strategis. Pada gambar 2.10 dapat dilihat 4 set alternatif
dari Matriks SWOT. [5]
Gambar 2. 6 Matrik SWOT [5]
a. Strategi SO
Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan
memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang
sebesar - besarnya.
b. Strategi ST
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan
untuk mengatasi ancaman.
c. Strategi WO
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara
meminimalkan kelemahan yang ada.
d. Strategi WT
Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha untuk
meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.3.5 Text Mining
Text mining adalah proses menganalisis teks untuk mengekstrak informasi
yang berguna untuk tujuan tertentu. Text mining memiliki tugas yang lebih
27
(Fuzzy). Secara umum, basis data didesain untuk program dengan tujuan melakukan
pemrosesan secara otomatis, sedangkan teks ditulis untuk dibaca langsung oleh
manusia. [6]
2.3.6 Perhitungan TF-IDF
Metode Term Frequency-Inverse Document Frequency (TF-IDF) adalah
cara pemberian bobot hubungan suatu kata ( term) terhadap dokumen. Untuk
dokumen tunggal tiap kalimat dianggap sebagai dokumen. Metode ini
menggabungkan dua konsep untuk perhitungan bobot, yaitu Term frequency (TF)
merupakan frekuensi kemunculan kata (t) pada kalimat (d). Document frequency
(DF) adalah banyaknya klaimat dimana suatu kata (t) muncul. Frekuensi
kemunculan kata di dalam dokumen yang diberikan menunjukkan seberapa penting
kata itu di dalam dokumen tersebut. [7]
Contoh perhitungan bobot dokumen dengan tf-idf dapat dilihat pada tabel
2.4.
tabel 2. 1 Tabel perhitungan TF
Token tf df
Q D1 D2 D3
Sistem 1 1 0 0 2
Kumpul 0 1 1 0 2
Elemen 0 1 1 0 2
Saling 0 0 1 0 1
interaksi 0 0 1 1 2
Capai 0 0 0 1 1
tuju 0 0 0 1 1
setelah hasil perhitungan tf didapatkan, langkah selanjutnya dilakukan perhitungan
inverse document frequency (idf) tiap token untuk menghitung bobot token.
Rumus idf
Keterangan :
N = jumlah dokumen dalam korpus
Melalui perhitungan idf didapatkan tabel hasil perhitungan idf dapat dilihat pada
tabel 2.5 .
tabel 2. 2 Perhitungan idf
Token tf df D/df IDF=log(D/DF)
Q D1 D2 D3
Sistem 1 1 0 0 2 1.5 0.176
Kumpul 0 1 1 0 2 1.5 0.176
Elemen 0 1 1 0 2 1.5 0.176
Saling 0 0 1 0 1 3 0.477
interaksi 0 0 1 1 2 1.5 0.176
Capai 0 0 0 1 1 3 0.477
Tuju 0 0 0 1 1 3 0.477
Selanjutnya, setelah nilai tf dan idf telah didapatkan, kemudian dimasukan dalam
perhitungan tf-idf weighting untuk menghitung bobot hubungan suatu token
didalam dokumen.
Rumus tf-idf weighting
���,� = ���,�∗ ���� Keterangan :
d = dokumen ke-d
t = kata ke-t dari kata kunci
29
Hasil perhitungan tf-idf weighting bisa dilihat pada tabel 2.6
tabel 2. 3 Perhitungan tf-idf
Token tf df D/df IDF=
mentransformasi kata-kata yang terdapat dalam suatu dokumen ke kata-kata
akarnya (root word) dengan menggunakan aturan-aturan tertentu [8]. Contohnya
adalah dimana kata yang seperti perbandingan, membandingkan akan distem ke
root wordnyayaitu “banding”. Proses stemming bahasa indonesia berbeda dengan
stemming pada teks berbahasa inggris. Pada teks bahasa inggris, proses yang
diperlukan hanya proses menghilangkan sufiks. Sedangkan pada teks berbahasa
indonesia , selain sufiks, prefiks, dan konfiks juga dihilangkan [8].
2.3.7.1Algoritma Nazief -Adriani
Algoritma Nazief & Adriani adalah sebuah algoritma untuk mencari sebuah
kata dasar atau lebih yang dikenal dengan istilah stemming. Proses stemming antara
satu bahasa tidak sama dengan dengan proses stemming yang lainnya karena
mempunyai struktur morfologi yang berbeda. Algoritma Nazief & Adriani
merupakan algoritma khusus untnuk bahasa indonesia yang lebih banyak digunakan
oleh para praktisi maupun para pegiat akademik, karena algoritma Nazief & Adriani
Algoritma yang disusun oleh Bobby Nazief dan Mirna Adriani memiliki
tahap-tahap sebagai berikut [8] :
Cari kata yang akan di cari kata dasarnya dalam kamus. Jika ditemukan
maka diasumsikan bahwa kata tersebut adalah root word. Maka algoritma berhenti.
1. Inflection suffixes (“-lah”, “-kah”, “-ku”, “-mu”, atau “-nya”) dibuang. Jika berupa particles (“-lah”, “-kah”, “-tah” atau “-pun”) maka langkah ini diulangi lagi untuk menghapus prossessive pronouns (“-ku” , “-mu” atau“-nya”), jika ada.
2. Hapus derivation suffixes (“-i”, “-an” atau “-kan”). Jika kata ditemukan dikamus, maka algoritma berhenti. Jika tidak maka ke langkah 3a.
a. Jika “-an” telah dihapus dan huruf terakhir dari kata tersebut adalah “-k”,
maka “-k” juga ikut dihapus. Jika kata tersebut ditemukan dalam 7 kamus maka algoritma berhenti. Jika tidak ditemukan maka lakukan langkah 3b.
b. Akhiran yang dihapus (“-i”, “-an” atau “-kan”) dikembalikan, lanjut ke langkah 4.
3. Hapus derivation prefix. Jika pada langkah 3 ada sufiks yang dihapus maka
pergi ke langkah 4a, jika tidak pergi ke langkah 4b.
a. Periksa tabel kombinasi awalan-akhiran yang tidak diijinkan. Jika
ditemukan maka algoritma berhenti, jika tidak pergi ke langkah 4b.
b. For i = 1 to 3, tentukan tipe awalan kemudian hapus awalan. Jika root word
belum juga ditemukan lakukan langkah 5, jika sudah maka algoritma
berhenti. Catatan : jika awalan kedua sama dengan awalan pertama
algoritma berhenti.
4. Melakukan recording.
5. Jika semua langkah telah selesai tetapi tidak juga berhasil maka kata awal
diasumsikan sebagai root word. Proses selesai.
Adapun langkah-langkah untuk menentukan tipe awalan adalah sebagai
berikut [8] :
31
2. Jika awalannya adalah “te-”, “me-”, “be-”, atau “pe-” maka dibutuhkan sebuah proses tambahan untuk menentukan tipe awalannya.
3. Jika dua karakter pertama bukan “di-”, “ke-”, “se-”, “te-”, “be-”, “me-”, atau
“pe-” maka berhenti.
4. Jika tipe awalan adalah “none” maka berhenti. Jika tipe awalan adalah bukan
“none” maka awalan dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan 2.2. Hapus awalan jika
ditemukan.
Tabel 2. 4 Kombinasi Awalan Akhiran yang Tidak Diijinkan
Tabel 2. 5 Cara Menentukan Tipe Awalan pada Kata diawali “Te-“
Tabel 2. 6 Jenis Awalan Berdasarkan Tipe Awalan
Berdasarkan langkah-langkah penentuan tipe awalan yang telah
dijelaskan,untuk mengatasi keterbatasan pada algoritma di atas, maka ditambahkan
1. Aturan untuk reduplikasi
a. Jika kedua kata yang di hubungkan oleh kata penghubung adalah kata yang
sama maka root world adalah bentuk tunggalnya, contoh pada kata “buku
-buku” root word-nya adalah “buku”.
b. Kata lain, misalnya “bolak-balik”, “berbalas-balasan”, dan
”seolaholah”.Untuk mendapatkan root word-nya, kedua kata diartikan secara terpisah. Jika keduanya memiliki root word yang sama maka diubah
menjadi bentuk tunggal, contoh : kata “berbalas-balasan”, “berbalas” dan
“balasan” memiliki root word yang sama yaitu “balas”, maka root word
“berbalas-balasan” adalah “balas”. Sebaliknya, pada kata “bolakbalik”,
“bolak” dan “balik” memiliki root word yang berbeda, maka root word-nya
adalah “bolak-balik”.
2. Tambahan bentuk awalan dan akhiran serta aturannya
a. Untuk tipe awalan “mem-”, kata yang diawali dengan awalan “memp-”
memiliki tipe awalan “mem-”.
b. Tipe awalan “meng-”, kata yang diawali dengan awalan “mengk-” memiliki
tipe awalan “meng-”.
2.3.8 PHP
PHP adalah sebuah bahasa pemrograman berbasis web yang mempunyai
banyak keunggulan dibandingkan dengan bahasa pemrograman web yang lain [9].
PHP merupakan sebuah bahasa pemrograman yang bersumber Perl. Sedangkan Perl
merupakan pengembangan bahasa C. Fungsi yang dimiliki oleh PHP sangat
lengkap sehingga tidak perlu membuat fungsi sendiri karena daftar fungsi PHP yang
lengkap menjadikan baris perintah semakin efisien.
2.3.9 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manahemen basis data SQL
atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi diseluruh
dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis
33
dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaanya tidak cocok
dengan penggunaan GPL.
Tidak sama dengan proyek-proyek seperti apache, dimana perangkat lunak
dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki
oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah
perusahaan komersial asal Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta
hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia
yang mendirikan MySQL AB adalah : David Axmark, Allan Larsson, dan Michael
Monty” Widenius [9].
2.3.10 Analisis Perancangan Terstruktur
Analisis merupakan salah satu tahapan yang dilakukan sebelum melakukan
perancangan. Analisi terstruktur merupakan tahapan-tahapan alat membantu
perancangan secara terstruktural. [10]
2.3.10.1 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem. Ia akan
memberikan gambarang tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh
boundary. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store
dalam diagram konteks. [10]
2.3.10.2 Data Flow Diagram
Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan
pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan
diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai
bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. [10]
2.3.10.3 Entity Relationship Diagram
ERD (Entity Relationship Diagram) adalah suatu model jaringan
menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD
menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan
hubungan antar data. Terdapat tiga simbol yang digunakan yaitu : [10]
1. Entitas, adalah suatu objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan
pemakai, sesuaatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan
dibuat.
2. Atribut, Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut dan berfungsi
mendeskripsikan karakter etntitas.
3. Hubungan, Entitas dapat berhubungan satu sama lain, hubungan ini dinamakan
relationship. Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan juga harus
dibedakan antara hubungan dan isi hubungan.
2.3.10.4 Kamus Data
Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan
aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemet data yang digunakan dalam
sistem secara persis sehingga pemakan dan penganalisis sistem mempunyai dasar
35
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penjelasan dari sebuah sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan
yang baik.
1.1.1 Analisis Masalah
Analisis masalah merupakan sebuah asumsi dari masalah yang akan diuraikan
dalam prosedur. Dari hasil penelitian yang dilakukan didapatkan suatu
permasalahan yaitu tidak adanya dokumentasi tentang penyelesaian masalah oleh
para pegawai bagian ptoduksi sehingga sulitnya untuk menemukan solusi
penyelesaian masalah yang terjadi di pekerjaan di bidang produksi yang berakibat
terhambatnya proses pekerjaan.
3.1.2 Analisis Sistem yang sedang bejalan
Berikut adalah Prosedur Training yang dilakukan oleh CV SINERGI
CIPTA GRAFIKA :
1. General manager membuat jadwal training
2. Kepala Bagian dan kepala produksi menerima jadwal training
3. Kepala bagian produksi membuat daftar peserta training kemudian
mengirimkan daftar peserta training ke general manager
4. General manager membuat surat pemberitahuan training kemudian diberikan
ke peserta
5. Kepala Bagian menyiapkan materi-materi training kemudian diberikan kepada
peserta
6. Peserta melakukan proses training
7. Kepala produksi memberikan penilaian kepada peserta training
9. General manager menerima laporan hasil training
37
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis
Analisis aturan bisnis terbagi menjadi dua, yaitu aturan bisnis pada sistem
yang sedang berjalan dan aturan bisnis pada sistem yang akan dibangun.
3.1.3.1 Aturan Bisnis Pada Sistem yang Sedang Berjalan
1. Training hanya dilakukan untuk pegawai baru
2. Masa kerja minimal 6 bulan
3. Tidak pernah absen
4. Training dilakukan selama 2 hari
5. Pelaksanaan training 8 jam/hari
3.1.3.2 Aturan Bisnis yang Diusulkan
1. Training dilakukan oleh pegawai baru, akan tetapi pegawai lama dapat
memperoleh materi-materi training.
2. Pegawai yang dapat menghapus, dan mengedit sebuah pengalaman ataupun
forum hanya dapat dilakukan oleh pegawai itu sendiri.
3. Pegawai yang dapat mengupload sebuah materi kedalam sistem hanya
Kepala Bagian saja yang diperbolehkan.
3.1.4 Analisis Penentuan Solusi
Analisis penentuan solusi yaitu analisis yang dilakukan dalam menentukan
solusi untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang terjadi .
3.1.4.1 Syarat Solusi
Adapun syarat-syarat untuk mencari solusi adalah sebagai berikut :
1. Data pengalaman sudah terdapat didalam database.
2. Kata kunci menggunakan bahasa Indonesia.
3. Komentar yang diberikan didalam forum sudah ada yang memberikan like.
3.1.4.2 Kriteria Solusi
Adapun kriteria solusi yang diharapkan adalah sebagai berikut :
1. Solusi yang didapat akan sesuai dengan kata kunci yang dimasukan.
3.2. Analisis Knowledge Management System
Berdasarkan analisis dari metodologi 10 steps knowledge management
roadmap, digunakan hingg tahap mengimplementasikan KMS itu sendiri maka
akan dilakukan pengolahan data dan analisis data untuk membuat perancangan
knowledge management system pada CV SINERGY CIPTA GRAFIKA . Data yang
diperoleh berasal dari dokumen pelatihan training, Standard Operation Procedure
(SOP) dan pengalaman dari Kepala Bagian maupun pegawai lainnya.
3.2.1 Analisis Infrastruktur
Pada fase ini terdapat dua kegiatan utama yakni menganalisa infrastruktur
yang tersedia dan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis.
3.2.1.1Analisis Infrastruktur yang Tersedia
Analisis infrastruktur yang tersedia dilakukan untuk menghasilkan rincian
tentang hal-hal yang dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Adapun beberapa
bagian yang termasuk kedalam analisis infrastruktur yang tersedia yaitu analisis
kebutuhan perangkat keras, analisis kebutuhan perangkat lunak, analisis jaringan
dan analisis pengguna.
3.2.1.1.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut ini merupakan spesifikasi kebutuhan perangkat keras yang
digunakan dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3. 1 Kebutuhan Perangkat Keras yang Digunakan No. Perangkat Keras Spesifikasi
1 Processor 2.0 GHz
2 RAM 2 GB
3 Hardisk 400 GB
39
Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk
mendukung aplikasi yang akan dibangun dapat dilihat pada tabel 3.2.
Tabel 3. 2 Kebutuhan Perangkat Keras yang diusulkan No. Perangkat Keras Spesifikasi
1 Processor 2.5 GHz
2 RAM 2 GB
3 Hardisk 400 GB
4 Monitor LCD 20”
3.2.1.1.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Berikut ini merupakan kebutuhan perangkat lunak yang digunakan dapat
dilihat pada tabel 3.3.
Tabel 3. 3 Perangkat Lunak yang digunakan No. Perangkat Lunak Spesifikasi
1 Sistem Operasi Windows 7
2 Aplikasi Perangkat Kerja Microsoft Open Office 3.0
3 Web Browser Mozilla Firefox
4 Koneksi Akses Internet
Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat lunak yang diusulkan dapat dilihat
pada tabel 3.4.
Tabel 3. 4 Perangkat Lunak yang diusulkan No. Perangkat Keras Spesifikasi
1 Sistem Operasi Windows 10
2 Aplikasi Perangkat Kerja Microsoft Open Office 3.0
3 Web Browser Google Chrome
3.2.1.1.3 Analisis Jaringan
Jaringan yang digunakan oleh CV SINERGY CIPTA GRAFIKA
pada bagian produksi dapat dilihat pada gambar 3.2.
server
internet
firewall
Switch
printing
cutting
grading
pressing
sewing
41
Berikut adalah penjelasan jaringan yang terdapat pada bagian produksi :
Tabel 3. 5 analisis jaringan CV SINERGY CIPTA GRAFIKA
No Jumlah perangkat Jenis perangkat Detail perangkat
1 8 PC - Divisi grading
- Divisi printing
- Divisi cutting
- Divisi pressing
- Divisi sewing
- Divisi QC
Switch
Modem wireless Speed internet
10Mbps
3.2.1.2 Penyelarasan Knowledge Management dengan Strategi Bisnis
Knowledge management system yang akan dikembangkan harus sama
dengan stategi organisasi agar bisa sesuai dengan kemampuan dari apa yang
dibutuhkan oleh organisasi. Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis
SWOT..
3.2.1.2.1 Analisis SWOT di CV SINERGY CIPTA GRAFIKA
Knowledge management system yang dikembangkan harus sama dengan
stategi organisasi agar sesuai dengan kemampuan dari apa yang dibutuhkan oleh
organisasi. Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT. Analisis
SWOT dimulai dengan menentukan faktor internal dan faktor eksternal.
Selanjutnya membuat suatu matrik faktor strategi internal dan eksternal yang
didapat dari faktor internal dan eksternal yang telah dilakukan pada tahap
sebelumnya. Setelah membuat matrik faktor strategi internal dan eksternal maka
akan dibuat matrik faktor strategi internal-eksternal untuk memperoleh strategi
bisni. Langkah selanjutnya membuat matrik posisi strategi dan evaluasi untuk
mengetahui posisi CV SINERGY CIPTA GRAFIKA. Matrik SWOT adalah
langkah berikutnya dengan mencocokan identifikasi internal dan eksternal, serta
![Gambar 2. 4 Model KM roadmap Menurut Amrit Tiwana [3]](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/424591.227292/31.595.191.402.255.683/gambar-model-km-roadmap-menurut-amrit-tiwana.webp)
