Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara (BPAD PROVSU)

(1)

PENYIANGAN KOLEKSI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA

(BPAD PROVSU)

Kertas Karya

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)

Disusun Oleh :

LUSI SYAFRINA 102201028

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Arsip

Dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara (BPAD

PROVSU)

Oleh : Lusi Syafrina

Nim : 102201028

Dosen Pembimbing : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom.

NIP : 197803312005012003

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Arsip

Dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara (BPAD

PROVSU)

Oleh : Lusi Syafrina

Nim : 102201028

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

(4)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim.

Segala Puji dan syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan kertas

karya ini. Shalawat beriring salam kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW.

Kertas karya ini berjudul “Penyiangan Koleksi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara ”. harapan penulis dengan adanya kertas karya ini, selain berguna bagi penulis juga bisa

bermanfaat bagi segenap pembaca yang sedang berkecimpung dalam dunia ilmu

perpustakaan.

Saya menyadari bahwa kertas karya ini masih banyak kekurangan dan

kelemahannya, baik dalam isi maupun sistematikanya. Hal ini disebabkan oleh

keterbatasan pengetahuan dan wawasan saya. Oleh sebab itu, saya sangat

mengharapkan kritik dan saran untuk menyempurnakan kertas karya ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan

terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah memberikan bantuan,

bimbingan dan dukungannya secara langsung maupun tidak langsung sehingga

memungkinkan penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Dengan setulus hati

penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, sebagai Ketua Program Studi

Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan

juga selaku Dosen Pembaca penulis yang telah banyak memberikan

bimbingan demi selesainya kertas karya ini.

3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos. M.I.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang

telah meluangkan waktunya dan fikirannya untuk memberikan bimbingan

(saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan kertas

(5)

4. Selurh Staf dan Pengajar atau Dosen Studi Ilmu Perpustakaan dan

Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

5. Teristimewa kepada kedua orang tua saya Wagino S.Pd (Ayahanda) dan

Rustina (Ibunda) tersayang, serta kepada abang saya Rudi syahtriawan

S.Pd, dan Kedua adik saya, Heru Mawan Dana, Ibnu Wanda Efendi.

Terima kasih atas doa dan dukungannya, yang merupakan pendorong

semangat bagi penulis yang telah membesarkan dan memberikan kasih

sayang, doa, semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya

dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan

hidayahnya kepada mereka.

6. Sahabat-sahabat tersayang, Siti Chairina, Mar’atul Qibtiyyah, Melati

Sucita, Kartika Putri, abang Susandi Jasman S.Sos, dan buat orang yang

istimewa di hati saya Suheru S.Sos terima kasih buat kalian semua atas

motivasi dan dukungannya yang selalu menemani penulis selama

perkuliahan baik suka dan duka.

Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat memberikan

manfaat, khususnya bagi saya dan umumnya bagi pembaca.

Medan, Juli 2013

Penulis,

Lusi Syafrina

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 2

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 4

2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum ... 5

2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum ... 5

2.2.2 Fungsi Dari Perpustakaan Umum... 7

2.2.3 Koleksi Perpustakaan Umum ... 8

2.2.4 Jenis Koleksi Perpustakaan Umum ... 10

2.3 Pengertian Penyiangan ... 11

2.3.1 Tujuan Penyiangan ... 12

2.3.2 Manfaat Penyiangan Koleksi ... 12

2.3.3 Kriteria Penyiangan ... 15

2.3.4 Teknik Pelaksanaan ... 16

2.3.5 Prosedur Penyiangan ... 17

BAB III PENYIANGAN KOLEKSI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA 3.1 Sejarah BPAD PROVSU ... 21

3.1.1 Visi dan Misi ... 21

(7)

3.3 Koleksi BPAD PROVSU ... 25

3.4 Kebijakan Penyiangan Koleksi BPAD PROVSU ... 27

3.4.1 Alasan Perlu Diadakan Penyiangan ... 27

3.5 Prosedur Penyiangan ... 29

3.6 Evaluasi Bahan Pustaka Sebelum Penyiangan ... 29

3.7 Kriteria Bahan Pustaka Yang Perlu Disiangi ... 30

3.8 Analisis Kerja Sistem Penyiangan BPAD PROVSU ... 31

3.9 Kendala-kendala dalam penyiangan koleksi ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 36

4.2 Saran ... 36

(8)

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan pusat penyediaan informasi, sehingga dikenal

sebagai unit pelayanan informasi yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat luas

karena perpustakaan memang terikat dalam tatanan masyarakat yang luas.

Perpustakaan harus ada dan dibangun ditengah-tengah masyarakat, karena setiap

orang pasti ingin maju dan berkembang, serta ingin menguasai banyak ilmu

pengetahuan yang tentunya dapat dilakukan dengan membaca atau belajar pada

buku dan sumber informasi lainnya. Untuk dapat menemukan berbagai sumber

informasi, maka cara paling mudah dan murah yang dapat dilakukan semua orang

adalah dengan berkunjung ke perpustakaan. Karena perpustakaan didirikan untuk

melayani mereka yang membutuhkan informasi.

Dengan pesatnya perkembangan ilmu dan teknologi, maka kebutuhan

pengguna perpustakaan terhadap informasi akan berubah dari waktu kewaktu,

sehingga beberapa bahan pustaka menjadi usang isinya. Untuk menjaga agar

koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi penggunanya, selain koleksi itu harus

ditambah maka koleksi tersebut harus disiangi (weeding).

Pengadaan buku yang dilaksanakan oleh perpustakaan secara

terus-menerus berdasarkan prosedur dan prinsip-prinsip seleksi buku, membuat bahan

pustaka perpustakaan terus bertambah. Namun demikian buku-buku tersebut

bukanlah disimpan seluruhnya untuk selamanya, karena pada akhirnya banyak

buku-buku yang dimiliki itu tidak bermanfaat atau tidak sesuai lagi dengan alasan

kondisi fisik maupun kesesuian isinya.

Penyiangan merupakan bagian dari perawatan bahan pustaka. Kalau

kebijaksanaan pemilihan bahan pustaka baik, maka penyiangan akan berpengaruh

dalam pengembangan koleksi. Fungsi penyiangan ini adalah untuk menjaga agar

(9)

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara

yang berfungsi untuk melestarikan ilmu pengetahuan, menunjang kurikulum dan

kegiatan penelitian sering menghadapi banyak masalah seperti dalam menampung

banyaknya perkembangan informasi sehingga perlu diadakannya penyiangan

terhadap koleksi bahan pustaka yang memang benar-benar tidak dibutuhkan lagi.

Ada koleksi pustaka yang walaupun usia terbitannya sudah tua, tetapi

nilainya makin tinggi, baik nilai ilmiahnya (intrinsik), maupun nilai fisiknya

(ekstrinsik). Koleksi pustaka tersebut merupakan karya langka, memuat sejarah

perkembangan ilmu pengetahuan serta diakui sebagai akar perkembangan ilmiah

masa kini. Masalah lain adalah makin terbatasnya ruang perpustakaan tempat

menyimpan koleksi dan makin tingginya biaya pemeliharaan, sehingga perlu

mengurangi buku-buku yang benar-benar tidak bermanfaat lagi.

Tujuan diselenggarakannya penyiangan pada perpustakaan Badan

Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara adalah untuk lebih

menghemat tempat, menghemat waktu membuat koleksi lebih menarik

meningkatkan reputasi perpustakaan, mengetahui kebutuhan koleksi, dan

mengetahui dimana kekuatan dan kelemahan pada koleksi.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengetahui

bagaimana pelaksanaan penyiangan koleksi perpustakaan Badan Perpustakaan,

Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara. Dengan demikian penulis

memilih judul “Penyiangan koleksi pada perpustakaan Badan Berpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara “.

1.2Tujuan penulisan

Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

1. Untuk mengetahui metode penyiangan koleksi yang dilakukan oleh

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara

2. Untuk mengetahui kendala-kendala dalam melakukan penyiangan

(10)

1.3Ruang Lingkup

Berdasarkan uraian latar belakang, kertas karya ini membahas tentang kriteria

penyiangan, prosedur penyiangan, kendala-kendala penyiangan.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Pada penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data dengan

menggunakan metode sebagai berikut :

1. Studi Pustaka ( Library Research ), yaitu dengan mempelajari literature

atau bahan pustaka yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas.

2. Studi Lapangan ( Field Research ), yaitu dengan mengadakan pengamatan

langsung ke perpustakaan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

Propinsi Sumatera Utara serta mengadakan wawancara dengan petugas

(11)

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan

tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki;1991).

Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Dimasa

sekarang koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku-buku, tetapi

dapat juga berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan

sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun

secara teratur, sehingga ketika pengguna membutuhkan suatu informasi dapat dengan

mudah menemukannya.

Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa

perpustakaan adalah suatu unit kerja, tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang

diatur secara sistematis dan dapat dipergunakan oleh pemakainya sebagai sumber

informasi.

Perpustakaan umum merupakan unit/satuan kerja, badan atau lembaga

membidangi pengembangan pengetahuan masyarakat yang berada dalam

jangkauannya. Bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan

bahan pustaka untuk masyarakat umum.

Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada

masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat,

umur, laik-laki, perempuan dan lain sebagainya, untuk itu koleksi perpustakaan

umum terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan

kebutuhan informasi dari penggunanya.

Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000:5)

dijelaskan bahwa :

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di

pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan

golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya

(12)

Selanjutnya pengertian perpustakaan umum menurut Badan Standardisasi

Nasional (SNI 7495:2009:2) adalah Perpustakaan yang kegiatannya diselenggarakan

oleh pemerintah daerah kabupaten atau kotamadya yang mempunyai tugas pokok

melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya

serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak

membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender.

Definisi lain tentang perpustakaan umum dikemukakan oleh Reitz (2004)

bahwa “perpustakaan umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan

yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumbernya perpustakaan dan

layanan gratis kepada warga masyarakat didaerah atau wilayah tertentu, yang

didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (pajak). Dari defenisi diatas,

Perpustakaan Umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal yang menyediakan

akses informasi kepada masyarakat.

.

2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum

Perkembangan informasi dan teknologi informasi dewasa ini menempatkan

perpustakaan umum pada posisi yang kompleks. Keberagaman pengguna yang ada

dalam jangkauan perpustakaan umum juga demikian beragam, hal ini sudah

seharusnya berimplikasi terhadap tujuan dan fungsi sebuah perpustakaan umum dan

juga disesuaikan dengan tujuan dan fungsi lembaga induknya seperti halnya dengan

perpustakaan umum pada pemerintah daerah tingkat II (kabupaten/kota).

2.2.1. Tujuan Perpustakaan Umum

Secara umum tujuan dari perpustakaan umum adalah memberikan

kesempatan bagi umum untuk memanfaatkan bahan pustaka atau sumber informasi

yang dimiliki perpustakaan, untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam

memperbaiki kehidupan masyarakat.

Perpustakaan umum menyediakan sumber informasi yang murah dan tepat

mengenai topik-topik yang sedang hangat dalam masyarakat maupun topik yang

berguna bagi masyarakat. Selain itu perpustakaan umum membantu warga

mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat

(13)

Dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992:6) dinyatakan

bahwa tujuan perpustakaan umum di rinci ke dalam 3 (tiga) jenis tujuan, antara lain :

1. Tujuan Umum

Tujuan umum dari perpustakaan umum adalah membina dan

mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang

berkesinambungan seumur hidup, serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat

yang berada dalam jangkauan layanannya. Sehingga berkembang daya kreasi dan

inovasi bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara

menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.

2. Tujuan Fungsional/Khusus

Tujuan fungsional atau tujuan khusus perpustakaan umum antara lain :

a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya,

serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan.

b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, serta memanfaatkan

informasi.

c. Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan

pustaka secara tepat guna dan berhasil guna.

d. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.

e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.

f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.

g. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang

dihadapi dalam kehidupan atas tanggungjawab dan usaha sendiri dengan

mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.

h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional dengan

menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai

(14)

3. Tujuan Operasional

Tujuan operasional perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang

terperinci tentang sasaran yang harus dicapai, serta cara untuk mencapainya.

Sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur, dan dievaluasi tingkat

keberhasilannya.

Sedangkan menurut Taslimah Yusuf (1996:18) bahwa tujuan dari

perpustakaan umum adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka

yang tersedia di perpustakaan umum.

2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan

informasi yang tersedia di perpustakaan umum.

3. Mendidik masyarakat agar dapat memanfaatkan pepustakaan secara

efektif dan efisien.

4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.

5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi

masyarakat.

6. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah,

bertanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional

Dari pengertian di atas dapat kita ambil kesimpulan bahwa perpustakaan

umum memiliki tujuan untuk membina dan mengembangkan minat baca masyarakat,

belajar mandiri, jasa informasi serta untuk meningkatkan daya kreatifitas dan aktifitas

agar dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.

2.2.2. Fungsi Dari Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran

tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standard Nasional

Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (2009:3) menetapkan

bahwa fungsi perpustakaan umum kabupaten/kota adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan koleksi.

2. Menghimpun koleksi muatan lokal.

(15)

4. Mendayagunakan koleksi.

5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna.

6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.

7. Melestarikan materi perpustakaan.

8. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya.

Menurut Sulistyo Basuki (1993:112) tujuan lain dari perpustakaan umum juga

“berfungsi sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan

utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya

masyarakat”.

Perpustakaan umum baik yang berada di Daerah Tingkat II (ibukota

kabupaten/kota), di ibukota kecamatan maupun yang berada di desa, menurut

Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 1988 dan Instruksi Menteri Dalam

Negeri Nomor 21 Tahun 1988, mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi.

2. Memelihara dan melestarikan bahan pustaka dan informasi.

3. Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informasi, sebagai

pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan

minat dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki

fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan pengembangan

minat baca, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan

pustaka lokal.

2.2.3 Koleksi Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum adalah perpustakaan dengan variasi penggunanya yang

paling beragam jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan lain pada umumnya.

Hal ini tentunya berimplikasi terhadap cakupan keberagaman koleksi yang

dimilikinya.

Sutarno (2006:37) menyatakan bahwa “perpustakaan umum sering

diibaratkan sebagai universitas rakyat, karena perpustakaan umum menyediakan

semua jenis koleksi bahan pustaka dari berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya

(16)

Sedangkan dalam Standard Nasional Indonesia (SNI 7495) ; Perpustakaan

Umum Kabupaten/Kota (2009:3) diperinci hal-hal yang terkait dengan koleksi

perpustakaan umum sebagai berikut :

1. Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang visi dan misi, tugas

pokok dan fungsi, serta kebutuhan masyarakat.

2. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak, karya rekam dan

bentuk lain yang mengakomodasikan semua kebutuhan masyarakat termasuk

kebutuhan penyandang cacat.

3. Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku

sekurang-kurangnya 5.000 eksemplar.

4. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan lokal.

5. Koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan

Masyarakat.

6. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari jumlah judul

pertahun.

7. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3

tahun.

8. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3

tahun.

9. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 2 judul surat kabar terbitan

lokal/propinsi dan 2 judul terbitan nasional.

10.Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 5 judul majalah.

Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa koleksi dari perpustakaan umum

sangat beragam, artinya dari berbagai jenis (buku maupun non buku), berbagai

disiplin ilmu (pengguna yang beragam) dan juga menyediakan koleksi bahan pustaka

(17)

2.2.4 Jenis Koleksi Perpustakaan Umum

Jenis koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka yang sesuai

dengan keperluan dan mampu dibaca atau didengar dan dimengerti oleh masyarakat

pengguna perpustakaan umum. Setiap bahan pustaka yang ditempatkan diruang

koleksi adalah bahan pustaka yang sudah siap untuk dimanfaatkan oleh masyarakat

pengguna.

Menurut Taslimah Yusuf (1996:75) berbagai jenis bahan pustaka yang

terdapat di perpustakaan umum adalah sebagai berikut :

1. Buku teks atau monografi.

2. Buku fiksi.

3. Majalah.

4. Surat kabar.

5. Brosur atau pamflet.

6. Buku referensi.

7. Bahan grafis.

8. Bahan kartografi.

9. Bentuk komputer atau nonbuku.

Selain pendapat di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan

Perpustakaan Umum (2000 : 19) diuraikan bahwa “koleksi perpustakaan umum

mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, dan surat kabar, bahan

pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan hitam dan lain-lain”.

Dari dua pandangan tentang jenis koleksi perpustakaan umum di atas, dapat

dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan umum adalah berupa buku teks, majalah,

surat kabar, bentuk digital dan lain-lain.

Jenis koleksi yang beragam pada suatu perpustakaan umum membutuhkan

penanganan yang baik, agar mampu memenuhi semua jenis koleksi yang dibutuhkan

(18)

2.3 Pengertian Penyiangan

Penyiangan adalah suatu praktek mengeluarkan bahan pustaka dari koleksi

yang copynya kelebihan, dan koleksi yang jarang digunakan serta koleksi yang

informasinya kurang tepat dan kurang relevan untuk kurikulum yang dibutuhkan

oleh mahasiswa (Yulia :1999;198-199).

Sedangkan menurut Thompson (1943:148) Penyiangan adalah suatu

praktek yang dilakukan untuk menarik koleksi atau mengirim koleksi yang

kelebihan copy serta jarang digunakan dimana tingkat pemakaiannya sangat

rendah.

Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan

berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan

pustaka. Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung,

pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha

alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam

program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang

bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat

bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi

perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi

induk setempat. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan pengguna

yang meningkat dan berubah dari waktu ke waktu, serta pengembangan koleksi

perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus menyebabkan makin

bertambah banyaknya koleksi yang ada di perpustakaan. Sebagian koleksi pustaka

akan berkurang manfaatnya, misalnya karena ada perkembangan baru sehingga

diperlukan edisi mutakhir. Ada koleksi pustaka yang walaupun usia terbitannya

sudah tua, tetapi nilainya makin tinggi, baik nilai ilmiahnya (intrinsik), maupun

nilai fisiknya (ekstrinsik). Koleksi pustaka tersebut merupakan karya langka,

memuat sejarah perkembangan ilmu pengetahuan serta diakui sebagai akar

perkembangan ilmiah masa kini. Masalah lain adalah makin terbatasnya ruang

perpustakaan tempat menyimpan koleksi dan makin tingginya biaya

(19)

tidak bermanfaat. terutama untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna bahan

pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna dan misi perpustakaan.

Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan

koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah

ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini

dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.

Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah

tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan

pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas

perpustakaan. Kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau

dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran,

kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.

2.3.1Tujuan Penyiangan

Adapun tujuan dari penyiangan adalah proses pengeluaran koleksi dari rak

karena koleksi tersebut sangat rusak, terbitan lama, isinya kurang dipahami,

kurang diminati, kurang relevan, telah ada edisi baru. Untuk memperoleh

tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, serta membuat koleksi

lebih bisa dimanfaatkan lagi sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to

date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi dan

memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih

efisien.

2.3.2 Manfaat Penyiangan Koleksi

Ada enam manfaat utama dari penyiangan koleksi:

1. Pengerakan Tempat

Biaya penyediaan ruangan dan rak tidak boleh lebih rendah dari biaya

sebenarnya untuk pembelian rak tambahan untuk pengerakan lebih banyak

buku. Suatu perawatan koleksi yang baik akan menghemat biaya

pengerakan buku, mengurangi debu dari buku yang tidak satupun

(20)

Pengguna dan staf kehilangan kesabaran berusaha untuk mencari buku

yang disusun di rak. Staf perpustakaan tidak perlu mengisi rak bawah atau

buku tumpukan di atas tumpukan, dan perpustakaan akan lebih menarik

dan mudah digunakan. Praktek yang baik mengatakan rak tidak boleh dari

85% penuh (dan 75% adalah bahkan lebih baik). Selain itu,

mempertahankan bahan yang tidak terpakai menghabiskan ruang rak yang

dapat digunakan untuk menampilkan buku baru. Database katalog online

juga memerlukan space yang tidak menimbulkan memori komputer

melebihi kapasitas. Penyiangan memungkinkan anda untuk menjaga

penampilan, ramah dan terbuka yang merupakan ciri khas kebanyakan

perpustakaan yang baik.

2. Menghemat Waktu

Menghemat waktu baik bagi pengguna maupun staf dan yang terbaik bagi

semuanya. Rak-rak penuh dengan buku yang rusak-rusak dan memerlukan

waktu untuk memeriksa tanda-tanda yang tak terbaca. Pengguna yang

mencari buku tertentu harus memilah-milah buku yang jelas tidak

diinginkan. Staf mencoba untuk mengesampingkan buku yang kembali

harus bergeser dan buku tersebut disusun kembali untuk membuat ruang.

Pustakawan mencoba untuk menggunakan koleksi untuk referensi atau

jasa konsultasi pembaca harus membaca dengan teliti item usang untuk

menemukan informasi yang benar, saat ini. Kelebihan kutipan dari katalog

online yang mengarah ke bahan uasang atau tidak dapat digunakan

memperlambat pencarian dan frustasi pengguna. Kerumah tanggaan

karena kelebihan buku dan bahan lainnya yang tidak berguna.

3. Membuat Koleksi Lebih Menarik

Dengan mengganti buku yang rusak-rusak, tercoreng dengan penjilidan

kembali yang menarik dan buku-buku baru yang menarik. Bahkan fvorit

abadi dan manfaat klasik setelah digantikan oleh salinan yang bersing

dengan sampulan diperbaharui. Sirkulasi dapat di tingkat dengan hanyak

membuat rak terlihat lebih menarik dan ramah dalam pemakain, bahkan

(21)

dan ruang kosong di rak dari pada memiliki buku tua yang mencegah

penyelidikan. Banyak perpustakaan melaporan bahwa pelanggan mereka

diasumsikan telah membeli banyak buku-buku baru ketika semua yang

dilakukan adalah untuk penyiangan yang penuh semangat.

4. Meningkatkan Reputasi Perpustakaan

Penyiangan juga dimaksud untuk kehandalan dan kemuktakhiran dan

membangun kepercayaan publik. Pelanggan berharap bahwa bahan putaka

yang dipilih oleh para ahli adalah informasi yang up-to-date dan dapat

diandalkan. Untuk banyak pengguna, khususnya orang-orang mudah, fakta

bahwa perpustakaan meminjamkan buku adalah memiliki otoritas untuk

itu. Satu bagian dari buku astronomi yang mencakup banyak buku

eksplorasi ruang angkasa pra teleskop atau buku-buku yang mencakup

planet pluto sebagai menciptakan kesenjangan kredibilitas dimensi

astronomi. Tidak ada yang akan mencegah suatu mahasiswa banyak

menulis sebuah makalah berdasarkan penelitian yang dilakukan dengan

bahan perpustakaan yang memberikan informasi usang atau salah.

Masyarakat menghitung pada perpustakaan memberikan informasi akurat.

Pelanggan dengan cepat memutuskan bahwa perpustakaan memiliki nilai

“apa-apa” jika mereka memilah-milah banyak bahan usang.

5. Mengetahui Kebutuhan Koleksi

Metode crew memberikan hasil pemeriksan berkelanjutan tentang

perlunya memperbaiki atau menjilid kembali, pemberitahuan staf

perpustakaan untuk buku hilang atau dicuri yang membutuhkan pengganti,

dan menjamin hitungan volume yang lebih akurat. Proses ini juga

memungkinkan untuk kedua berlangsung penyiangan, dimana buku-buku

lusuh digantikan yang baru, atau buku yang tidak terpakai dapat dihapus,

dan dijadwalkan penyiangan dimna anda melihat spesifikasi daerah

koleksi secara teratur. Staf perpustkaan yang menyiangi terus memiliki

pengetahuan yang akurat tentang koleksi.

6. Mendapat Masukan yang Konstan Pada Kekuatan dan Kelemahan Koleksi

(22)

keputusan tentang pembelian. Misalnya, mengetahui bahwa buku bisnis

out-of-date pustakawan bisa mendekati kelompok terorganisir atau

individu dan permintaan bantuan khusus dalam mengembangkan pada

bidang kepentingan khusus dan kegunaannya bagi mereka. CREW (counti

nuous Review Evaluation and Weeding) membuat bentuk koleksi jelas

dalam pikiran dan membuat dalam merencanakan arah masa depan untuk

itu. CREW membantu pustakawan dan tujuan dari setiap tugas dalam

kaitannya dengan pengguna dan koleksi. Keuntungan penyiangan dengan

menerapkan metode CREW menunjukkan kebenaran pepatah lama.

2.3.3 Kriteria Penyiangan

Hal penting yang harus ada dalam proses penyiangan koleksi adalah

kebijakan perpustakaan tentang kriteria koleksi yang akan disiangi (diweeding).

Kriteria ini biasanya dibuat sebagai suatu kebijakan perpustakaan sebagai hasil

dari analisa pustkawan terhadap beberapa faktor internal perpustakaan. Faktor itu

biasanya menyangkut fisik koleksi, subyek kebutuhan pemakai, kapasitas tempat

yang dimiliki perpustakaan serta kebijakan menyangkut Tempat Penyimpanan

Akhir (TPA) pasca penyiangan.

Sehubungan dengan hal tersebut, dalam melakukan kegiatan penyiangan

koleksi tahap pertama ini juga telah menentukan kriteria penyiangan koleksi.

Penentuan kriteri ini didasarkan pada 2 faktor utama yaitu:

1. Faktor Fisik koleksi :

a) Rusak ringan ( lepas sampul / jilidan)

b) Rusak berat ( hilang cover, sobek )

c) Hilang lebih dari 10 % halaman

(23)

2. Faktor Subyek koleksi :

a) Out of date dan tidak bernilai historis

b) Tidak pernah dipergunakan /dipinjam dalam tempo relatif lama

c) Duplikasi berlebihan

d) Tidak memiliki relevansi

e) Adanya edisi terbaru

Adapun wacana kebijakan pasca penyiangan koleksi, menyangkut tempat

penyimpanan akhir direncanakan sebagai berikut :

• Dihibahkan ke lembaga lain baik formal maupun informal (pesantren)

• Preservasi (diperbaiki)

• Dimusnahkan

2.3.4 Teknik Pelaksanaan

Teknis pelaksaaan penyiangan koleksi secara umum akan dilakukan

melalui tahapan kerja sebagai berikut :

1) Seleksi dan Penarikan Koleksi

Seleksi koleksi dan penarikan didasarkan pada kebijakan kriteria kebijakan

penyiangan yang telah ditentukan. Dengan berpedoman pada kriteria

tersebut koleksi yang memenuhi kriteria penyiangan akan langsung

ditarik dan dikumpulkan pada tempat yang telah ditentukan.

2) Pencatatan dan pengelompokan koleksi

Koleksi yang sudah ditarik dari jajaran akan dilakukan pencatatan atau

inventarisasi koleksi sebagai berita acara penyiangan koleksi. Koleksi

kemudian dikelompokkan sesuai kategori untuk menentukan tempat

penyimpanan akhir, apakah masuk kategori hibah, preservasi atau

(24)

2.3.5 Prosedur Penyiangan

Prosedur penyiangan koleksi secara umum yaitu :

1. Menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi misalnya atas

dasar: usia terbit, subjek, cakupan, kandungan informasi.

2. Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku, majalah,

brosur, leaflet, kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.

3. Pemilihan/seleksi koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada

tahap ini perlu dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah

tidak bermanfaat bagi pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi

terbitan, volume, nomor dan subjek.

4. Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog,

menghapus data dari pangkalan data/katalog elektronik.

5. Koleksi pustaka yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari

koleksi perpustakaan”.

6. Membuat Berita Acara tentang hasil penyiangan/penghapusan untuk

keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan

pustaka hasil penyiangan.

7. Menyimpan di gudang atau menawarkan ke perpustakaan lain yang

diperkirakan lebih membutuhkan.

Kegiatan penyiangan koleksi buku-buku teks ini diakukan sebagai usaha

untuk mengeluarkan atau menarik buku-buku teks yang kurang pemanfaatannya,

atau bahkan tidak termanfaatkan sama sekali. Buku-buku teks tersebut biasanya

adalah buku-buku yang merupakan hadiah dari pihak luar yang pada kenyataanya

pemanfaatan bagi users kurang atau tidak ada sama sekali. Buku-buku tersebut

biasanya memiliki subyek yang tidak sesuai dengan jurusan atau program studi

yang ada di universitas. Selain itu faktor bahasa yang kurang dikenal dan tahun

terbit yang sudah tidak bisa dikatakan baru lagi, adalah faktor yang membuat

buku-buku tersebut menjadi tidak laku.

Pelaksana kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku adalah petugas

yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Karena pada tahap awal

(25)

direncanakan proses penyiangan/pencabutan selanjutnya diteruskan di bagian

layanan buku-buku teks yang bisa dipinjam (sirkulasi) yang pelaksanaanya akan

dilakukan pada waktu dan oleh petugas tersendiri. Semua buku-buku hasil

penyiangan/pencabutan yang disimpan di gudang, di data oleh petugas bagian

cadangan. Dan sewaktu-waktu ada pertanyaan tentang buku-buku tersebut, data

dan buku siap untuk diberikan/dilayankan. Proses selanjutnya (proses akhir) dari

kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku yang kurang atau tidak dipakai sama

sekali, akan dibicarakan di tingkat pimpinan perpustakaan dan universitas lebih

lanjut. Apakah akan di selamatkan informasinya (alih media), disumbangkan atau

dihanguskan data dan phisiknya.

Fungsi dari kegiatan penyiangan adalah sebagai berikut:

1. Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga

kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama

2. Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan

tahan lama

3. Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun

pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya

4. Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih

memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka

5. Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan

pustaka diperlukan kesabaran yang besar

6. Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan

dengan pihak luar

7. Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan

pemeliharaan bahan pustaka

8. Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka

maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang

(26)

perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan

atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran,

Adapun alasan dilakukannya bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari

koleksi adalah sebagai berikut:

• Bahan pustaka yang isinya sudah tidak sesuai lagi

• Edisi dan cetakan lama

• Bahan pustaka yang rusak dan tidak dapat diperbaiki

• Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap

• Bahan pustaka yang jumlah copynya terlalu banyak

Dengan melakukan proses penyiangan bahan pustaka ini perpustakaan

bertujuan untuk memelihara ke-up-date-an, keaktifan dan manfaat koleksi tersebut

yang merupakan refleksi dari sasaran dan tujuan perpustakaan. Solusi dari bahan

pustaka yang disiangi yaitu dengan cara menjualnya, pertukaran antar

perpustakaan, atau memberikan hadiah kepada yang membutuhkannya.

Adapun prosedurnya menurut sebagai berikut:

• menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi misalnya atas dasar

usia terbit, subjek, cakupan atau kandungan informasi

• Menentukan jenis koleksi yang ingin disiangi seperti buku, majalah,

brosur, kaset rekaman, laporan tahunan.

• Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog,

dan menghapus data dari pangkalan data/ opac.

• Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang berbunyi:

“dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.

• Membuat berita acara tentang penyiangan koleksi untuk keperluan

(27)

• Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut digedung atau bisa

(28)

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan

tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki;1991).

Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Dimasa

sekarang koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku-buku, tetapi

dapat juga berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan

sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun

secara teratur, sehingga ketika pengguna membutuhkan suatu informasi dapat dengan

mudah menemukannya.

Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa

perpustakaan adalah suatu unit kerja, tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang

diatur secara sistematis dan dapat dipergunakan oleh pemakainya sebagai sumber

informasi.

Perpustakaan umum merupakan unit/satuan kerja, badan atau lembaga

membidangi pengembangan pengetahuan masyarakat yang berada dalam

jangkauannya. Bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan

bahan pustaka untuk masyarakat umum.

Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada

masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat,

umur, laik-laki, perempuan dan lain sebagainya, untuk itu koleksi perpustakaan

umum terdiri dari beraneka ragam bidang dan pokok masalah sesuai dengan

kebutuhan informasi dari penggunanya.

Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000:5)

dijelaskan bahwa :

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di

pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan

golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya

(29)