LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Data Organisasi Sosial Pada BKKKS Provinsi Jawa Timur.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN DATA

ORGANISASI SOSIAL PADA BKKKS PROVINSI JAWA

TIMUR

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

WIGANANDA FIRDAUS PUTRA ADITYA 11410100250

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR TABEL ... Error! Bookmark not defined.

BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.

1.1 Latar Belakang ... Error! Bookmark not defined.

1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined.

1.5 Manfaat ... Error! Bookmark not defined.

1.6 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. Error! Bookmark not defined.

2.1 Sejarah BKKKS ... Error! Bookmark not defined.

2.1.1 Visi………. ... Error! Bookmark not defined.

2.1.2 Misi ... Error! Bookmark not defined.

2.1.3 Tujuan Organisasi ... Error! Bookmark not defined.

x

Halaman

2.3 Struktur oganisasi ... Error! Bookmark not defined.

2.4 Deskripsi Kerja ... Error! Bookmark not defined.

BAB III LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.

3.1 Rancang Bangun ... Error! Bookmark not defined.

3.2 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.

3.3 Document Flow ... Error! Bookmark not defined.

3.4 System Flowchart ... Error! Bookmark not defined.

3.5 Data Flow Diagram (DFD) ... Error! Bookmark not defined.

3.6 Visual Basic ... Error! Bookmark not defined.

3.7 Microsoft Accsess ... Error! Bookmark not defined.

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... Error! Bookmark not defined.

4.1 Analisis sistem ... Error! Bookmark not defined.

4.2 Desain Sistem ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1 Document Flow ... Error! Bookmark not defined.

4.2.2 System Flow ... Error! Bookmark not defined.

4.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... Error! Bookmark not defined.

4.2.4 Entity Relational Diagram (ERD) ...Error! Bookmark not

defined.

4.2.5 Struktur Basis data dan Tabel .. Error! Bookmark not defined.

xi

xii

Halaman

4.5 Implementasi Sistem ... Error! Bookmark not defined.

BAB V PENUTUP... Error! Bookmark not defined.

5.1 Kesimpulan... Error! Bookmark not defined.

5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Badan Koordinasi Kesejahteraan Kegiatan Sosial (BKKKS) Provinsi Jawa

Timur merupakan sebuah lembaga pemerintahan yang bersifat independen di

bidang pemberdayaan dan pelayanan Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial

(PMKS), Mobilisasi Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS), serta

penanganan permasalahan sosial. BKKKS juga fokus terhadap permasalahan yang

dihadapi oleh Organisasi Sosial (Orsos), antara lain yayasan (Panti asuhan) atau

Komunitas masyarakat di bidang sosial yang tergabung atau terdaftar pada

BKKKS.

Salah satu proses bisnis yang ada pada BKKKS adalah pendataan

Organisasi sosial yang meliputi Yayasan (Panti asuhan) serta komunitas

masyarakat di bidang sosial. Selama ini proses pendataan Orsos yang ada pada

BKKKS masih dilakukan dengan cara Orsos mengirimkan surat tembusan atau

mendaftar secara langsung ke kantor BKKKS yang nantinya akan dilakukan

pencatatan dengan menggunakan buku atau masih bersifat manual. Hal tersebut

menyulitkan pihak BKKKS dalam hal pencarian data organisasi sosial jika

sewaktu-waktu dibutuhkan oleh Dinas sosial maupun oleh BKKKS sendiri.

Hal tersebut mengakibatkan seringnya terjadi redudansi data jika

pendaftaran Organisasi Sosialnya menggunakan pengiriman surat tembusan, karena

2

sering terjadi jika orsos mendaftar melalui Formulir pendaftaran (secara langsung)

dan dapat memperlambat proses pencarian data organisasi sosial serta tingginya

resiko kerusakan sampai dengan resiko kehilangan Data.

Oleh sebab itu, pada Kerja praktek ini perlu dibuat sebuah aplikasi

pencatatan data organisasi. Aplikasi pencatatan data Orsos ini dapat menyimpan

data Komunitas, dan yayasan yang terdaftar pada BKKKS ini, serta dapat

menyimpan Arsip formulir maupun surat tembusan dari organisasi sosial.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahan pada Kerja Praktek

ini adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi penyimpanan data

organisasi sosial pada badan koordinasi kesejahteraan kegiatan sosial (BKKKS)

provinsi Jawa Timur.

1.3Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam kegiatan Kerja Praktek ini adalah :

a. Aplikasi yang dibangun disesuaikan dengan proses administrasi

yang telah berjalan

b. Aplikasi ini tidak membahas kegiatan yang dilakukan Komunitas maupun

yayasan

c. Aplikasi ini meliputi pendaftaran Organisasi sosial, pencarian data Organisasi

sosial, dan laporan Orsos yang telah terdaftar pada BKKKS

1.4Tujuan

Adapun tujuan dari Kegiatan kerja praktek ini adalah menghasilkan

3

1.5Manfaat

Manfaat yang didapat oleh BKKKS Provinsi Jawa Timur ini adalah :

a. Mempercepat proses pencatatan dan pencarian data orsos yang terdaftar

b. Menghindari terjadinya redudansi data orsis yang terdaftar

c. Memberikan laporan per periode kepada Kepala bagian kesekretariatan,

sehingga dapat mengetahui perkembangan orsos yang mendaftar pada BKKKS

Provinsi Jawa Timur pada setiap periode

1.6Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktivitas yang

dilakukan dalam kerja praktek ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas

dan sistematis. Penyajiannya dibagi dalam 5 bab.

Pada bab pertama ini diuraikan pendahuluan. Isi pendahuluan meliputi

latar belakang dari kasus yang akan diangkat menjadi topik dalam kerja praktek

serta perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika

penulisan yang mendeskripsikan semuanya sebagai pengantar.

Pada bab kedua menjelaskan tentang profil perusahaan diantaranya sejarah

organisasi, visi, misi bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan dan struktur

organisasi.

Pada bab ketiga menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan dalam

merancang suatu aplikasi. Landasan teori yang dibahas berupa landasan dari teori

yang terkait dengan masalah maupun landasan teori yang digunakan untuk

4

Pada bab keempat menjelaskan mengenai sistem yang ada dan sistem yang

akan dirancang meliputi Document Flow, System Flow, DFD (Data Flow

Diagram), CDM (Conceptual Data Model), PDM (phisycal Data Model), ERD

(Entity Relational Diagram), proses kerja aplikasi, struktur dari tabel-tabel

database dan output dari sistem.

Pada bab kelima berisi kesimpulan dari aplikasi yang telah dibuat apakah

sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, serta berisikan saran-saran untuk proses

5 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah BKKKS

Badan Koordinasi Kegiatan Kesejahteraan Sosial (BKKKS) Provinsi Jawa

Timur merupakan organisasi sosial koordinatif tingkat Provinsi yang merupakan

lembaga non Pemerintah yang independen dan mendukung program serta kegiatan

Pemerintah di bidang pemberdayaan dan pelayanan Penyandang Masalah

Kesejahteraan Sosial (PMKS), pengembangan serta mobilisasi Potensi dan Sumber

Kesejahteraan Sosial (PSKS) serta penanganan permasalahan sosial dan

mendorong tumbuhnya kepedulian sosial agar terbangun masyarakat yang peka

sosial.

Para Pengurus dan anggota kelompok kerja BKKKS Provinsi Jawa Timur

adalah relawan sosial yang mempunyai kompetensi, dedikasi dan kepedulian yang

tinggi dalam penanganan dan pengembangan usaha kesejahteraan sosial.

Dalam mewujudkan tanggung jawab sosial terhadap penanganan dan

pengentasan masalah kesejahteraan sosial di Jawa Timur yang sangat beragam dan

luas cakupannya, BKKKS Provinsi Jawa Timur berkoordinasi dan bekerjasama

dengan Pemerintah dan organisasi sosial baik pada tingkat Nasional maupun

Daerah dengan menjalin dan mengembangkan jejaring kemitraan.

2.1.1 Visi

Terwujudnya masyarakat Jawa Timur yang peduli dan berperan aktif dalam

6 2.1.2 Misi

1. Mengembangkan jaringan informasi dan komunikasi untuk mendorong

kepedulian sosial.

2. Mengembangkan dan meningkatkan kesetiakawanan sosial dan pola-pola

penanganan masalah sosial.

3. Mengembangkan jaringan kemitraan yang berkaitan dengan penanganan

masalah sosial.

4. Meningkatkan kepedulian dan mengintegrasikan berbagai potensi yang ada

dalam masyarakat.

2.1.3 Tujuan Organisasi

1. Meningkatnya komitmen Pemerintah dan masyarakat terhadap pelaksanaan

undang-undang di bidang kesejahteraan sosial serta menjadi fasilitator

kegiatan-kegiatan untuk peningkatan kesejahteraan sosial PMKS.

2. Masyarakat lebih adaptif dan aseptif terhadap kepentingan PMKS dan

usaha-usaha yang dilakukannya lebih berkualitas.

3. PMKS lebih memiliki daya dan mandiri serta posisi tawar dalam kehidupan

bersama.

2.2 Lokasi

Kantor BKKKS Provinsi Jawa timur terletak di Jl. Raya Tenggilis Blok GG

7 2.3 Struktur oganisasi

Berikut merupakan struktur organisasi dari BKKKS Provinsi Jawa Timur

yang akan dijelaskan pada Gambar 2.1 :

2.4 Deskripsi Kerja

a. Ketua Umum

Ketua Umum pada BKKKS Provinsi Jawa Timur bertugas untuk memastikan

bahwa proses bisnis yang terjadi pada BKKKS Provinsi Jawa Timur sesuai

dengan Visi, Misi dan Tjuan Organisasi BKKKS Provinsi Jawa Timur serta

menjadi penanggung jawab terhadap dewan Kehormatan

8

b. Bendahara

Bendahara pada BKKKS Provinsi Jawa Timur Bertugas untuk mengatur serta

mengolah data keuangan yang ada pada BKKKS Provinsi Jawa Timur.

c. Sekretaris

Sekretaris pada BKKKS Provinsi Jawa Timur bertugas untuk membantu Ketua

Umum dalam menyelaraskan proses bisnis pada BKKKS Jawa Timur agar tetap

selaras dengan Visi, Misi, dan Tujuan BKKKS Provinsi Jawa Timur.

d. Bidang

Bidang pada BKKKS terdapat bebrapa bidang diantaranya bidang

pengembangan kesejahteraan sosial yang bertugas untuk mengembangkan

kesejahteraan sosial, bidang pelayanan kesejahteraan sosial yang bertugas untuk

melayani kesejahteraan sosial, bidang infokom dan advokasi bertugas untuk

menginformasikan serta bertugas untuk mengkomunikasikan informasi yang di

dapat,dan Bidang penggalangan pertisipasi dan jejaring sosial yang bertugas

menggalang partisipasi sosial pada BKKKS provinsi Jawa Timur

e. Pokja

Pokja adalah Kelompok Kerja yang ada pada BKKKS Provinsi Jawa timur,

dibagi dalam beberapa kelompok kerja diantaranya Pokja disabilitas yang

bertugas untuk menangani masyarakat yang berkebutuhan khusus di Jawa

Timur, Pokja Anak dan Remaja bertugas untuk menangani remaja dan anak di

Jawa timur, Pokja Perempuan bertugas untuk menangani masalah perempuan

yang ada pada Jawa Timur , Pokja Lansia bertugas untuk menangani masyarakat

Lansia, Pokja Pemuda dan Tanggap Bencana bertugas untuk menangani

15

15

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Rancang Bangun

Rancang Bangun (desain) adalah tahap dari setelah Analisis dari siklus pengembangan sistem yang merupakan pendefinisian dari kebutuhan- kebutuhan fungsional, serta menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen - komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem. Jogiyanto (2005:197)

3.2 Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud

untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan.

3.3 Document Flow

16

Tabel 3.1 Pengertian Document Flowchart

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

1.

Terminator

Merupakan bentuk dari

terminator simbol yang

digunakan pada awal

pembuatan document flowchart sebagai mengawali (Start) dan mengakhiri (End) flowchart. 2.

Manual Process (Proses Manual)

Merupakan notasi dari proses manual yang oada document flowchart. Dinyatakan sebagai proses manual karena dalam notasi document flow segala bentuk proses masik belum dilakukan oleh komputer. 3.

Dokumen

Merupakan notasi dari

dokumen pada document

flowchart. Notasi document ini umumnya digambarkan sebagai bentuk lain dari arsip, laporan

Merupakan notasi dari suatu keputusan dalam pengerjaan document flowchart. Dalam penggambaran notasi decision ini selalu menghasilkan dengan ya atau tidak.

3.4 System Flowchart

17

Tabel 3.2 Pengertian System flowchart

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

1.

Proses

Komputerisasi

Simbol disamping merupakan

representasi dari proses sistem.

Menggambarkan sistem yang

dikerjakan oleh komputer (Otomatis)

2.

Database

Gambar disamping adalah

representasi dai Database yang mana

fungsinya untuk menyimpan data dari

proses sebelumnya

3.

Connector

Connector difungsikan sebagai

penunjuk arah aliran dari satu proses

ke proses yang lainnya yang saling

berkaitan

4. Sub-Process

Simbol Sub-Process difungsikan

untuk menunjukkan adanya proses

yang lebih rinci dari suatu proses

utama.

5. Document

Simbol Document menunjukkan

tentang dokumen yang dihasilkan

18

3.5 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah ”diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system.” DFD menggambarkan

komponen-komponen yang ada pada suatu sistem serta aliran-aliran data. Fungsi utama dari DFD yaitu untuk memudahkan analisis sistem untuk menggambarkan suatu sistem sebagai satu fungsi yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain. Pada perancangannya, Data Flow Diagram berorientasi pada alur data

No Simbol Nama Deskripsi

6.

Decision

(Keputusan)

Simbol disamping difungsikan

sebagai langkah pengambil

keputusan yang ada terkait ”ya” atau

”tidak” keputusan diambil.

7. Input / Output

Simbol disamping difungsikan untuk

menunjukkan masukan data (input)

dan data yang dihasilkan (output).

8.

Connector

(On page

Reference)

Untuk menunjukkan hubungan

simbol yang saling terkait dalam

System Flowchart. Selain itu juga

sebagai pengganti garis Connector

untuk menghubungkan simbil yang

saling berjauhan

9.

Connector

(Off- page

Reference)

Fungsinya hampir sama dengan

connector (On page Reference)

perbedaannya adalah untuk

menghubungkan simbol yang berada

19

dengan konsep dekomposisi yang digunakan untuk penggambaran analisa maupun

rancangan sistem yang mudahkan seorang profesional TI dalam

mengkomunikasikan rancangan sistem yang akan dibuay kepada pengguna atau pembuat program (Jogiyanto, 2005:701)

Tabel 3.3 Komponen Data Flow Diagram

3.6 Visual Basic

Menurut (Kurniadi, 2000:6), beberapa kemampuan atau manfaat Visual basic diantaranya adalah seperti :

1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

1.

Terminator

Untuk menggambarkan asal atau

tujuan data di luar sistem. Sebagai

penggambaran dari entitas eksternal

(Orang, sekelompok orang,

organisasi, departemen,dsb) yang

sama tetapi di luar kendali sistem

yang akan dibuat.

2.

Proses

Untuk menggambarkan bagian dari

sistem yang memproses inputan

menjadi output. Setiap proses diberi

nama dengan menggunakan kata

kerja transitif, seperti ; menghitung

gaji, penghitung penjuaalan, dsb.

3.

Data Store

Untuk menggambarkan media

penyimpanan data, seperti file atau

database. Media penyimpanan

berkaitan dengan penyimpanan

secara komputerisasi

20

2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti kontrol ActiveX, file

Help, aplikasi Internet, dan sebagainya.

3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhiran berakhiran

EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. Tampilan Microsoft Visual Basic:

1. Main menu

Main menu terdiri dari: dua komponen utama, yaitu menu bar dan title bar. Menu bar menampilkan menu berisi perintah-perintah padaVisual Basic.6.0, sedangkan title bar akan menampilkan judul projek Visual Basic yang sedang di kerjakan.

2. Form

Form di Visual Basic ialah media tempat kita membuat aplikasi atau antar muka yang bersifat GUI (graphic User Inter face) kita dapat menampilkan berbagai macam objek form tersebut.

3. Toolbar

Toolbar berfungsi: menyediakan fasilitas yang umum digunakan oleh para programmer ketika sedang mendesain aplikasi, serta membuka atau menyimpan file, running, program dan lain-lain.

4. Tool box

Toolbox berisi komponen-komponen yang diperlukan di dalam membuat aplikasi seperti: text box, label, combo box dan command buttons.

5. Jendela poject

Jendela project menampilkan form-form yang di buat dalam suatu object menambah file dan menghapus semua file dalam bentuk form bisa di lakukan di jendela project.

6. Jendela properties

Setiap komponen tentu di harapkan mempunyai klasifikasi atau sifat tersendiri, misalnya form yang kita inginkan, Visual Basic menyediakan jendela properties untuk mengatur properties dari tiap komponen

7. Code Editor

Untuk menulis listing program Visual Basic menggunakan Code editor, biasanya dengan mengklik view code atau menghasilkan ganda pada komponen tersebut.

3.7 Microsoft Accsess

Microsoft Accsess salah satu pengolah database termudah dan handal,

4.

Alur Data

Untuk menggambarkan arah keluar

masukknya dari suatu proses. Alur

data digunakan untuk menjelaskan

proses perpindahan data / informasi

21

16 BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada BKKKS

Provinsi Jawa Timur, pencatatan data organisasi yang masih dilakukan secara

manual.

Mengacu pada permasalahan yang ada, BKKKS Provinsi Jawa Timur

membutuhkan aplikasi pencatatan data organisasi yang dapat mempermudah Staff

dalam proses pencatatan data organisasi secara terkomputerisasi, agar lebih mudah

dalam pencarian dan pencatatan data Organisasi Sosial. Untuk dapat menemukan

solusi dari permasalahan yang ada, lebih jelasnya dapat dijelaskan pada sub bab

dibawah ini.

4.1 Analisis sistem

Berdasarkan hasil analisis dan pengamatan yang dilakukan pada bagian

kesekretariatan BKKKS Provinsi Jawa Timur, terdapat beberapa informasi bahwa

terdapat 2 orsos yang melakukan pendaftaran pada BKKKS dengan beberapa cara,

diantaranya mengirimkan surat tembusan untuk yayasan atau menggunakan

formulir pendaftaran untuk komunitas. Untuk pembuatan aplikasi ini dibutuhkan

data tentang Orsos yang mendaftar untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang

terstruktur dan terkomputerisasi. Dari hasil analisis, disimpulkan bahwa diperlukan

basis data untuk menyimpan data Orsos yang telah terdaftar dan yang akan

17

4.2 Desain Sistem

Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan

masalah pada sistem yang sedang berjalan. Rancangan yang baik harus melalui

beberapa tahap perancangan mulai dari mulai Document Flow, System Flow,

Context diagram, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Physical data model

(PDM) dan Desain form.

4.2.1 Document Flow

Document Flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara

menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur yang terdapat

dalam sistem.

A. Document Flow Pendaftaran Orsos

Pencatatan Data Orsos Daftar Langsung / lewat

Surat ? _Simpan

18

mengirimkan surat tembusan. Jika mengirimkan surat tembusan, maka data

langsung dicatat dan surat disimpan sebagai arsip. Sedangkan jika menggunakan

formulir, orsos datang ke BKKKS dan meminta formulir pendaftaran. Setelah itu

formulir tersebut diberikan kembalikan kepada staff kesekretariatan untuk

selanjutnya di simpan.

4.2.2 System Flow

System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. Berikut

ini akan digambarkan System Flow pada aplikasi yang akan dikembangkan pada

BKKKS Provinsi Jawa Timur.

A. System Flow Log in

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses autentifikasi pengguna,

sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi pencatatan Data Orsos

dengan memasukkan User ID, dan Password

19 Pilih Menu Input

Yayasan

textbox , apabila username dan password dikenali oleh sistem, maka user tersebut

akan berhasil masuk sesuai dengan hak akses yang dimiliki saat login.

B. System Flow Input Data Yayasan

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses input data Yayasan yang akan

dibangun pada aplikasi pencatatan data Organisasi Sosial

20 Pilih Menu Input

Komunitas

Dimulai dari Staff memasuki menu utama, lalu memilih menu Yayasan,

oleh sistem akan ditampilkan menu yayasan, kemudian user memilih menu input

yayasan dan selanjutnya akan tampil form Input yayasan yang selanjutnya akan

diisi oleh user kemudian data tersebut di simpan kedalam “Db.Yayasan” .

C. System Flow Input Komunitas

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses input data Komunitas yang

akan dibangun pada aplikasi pencatatan data Organisasi Sosial

21 Pilih Menu Lihat

Data Yayasan Pilih Menu

Yayasan

Dimulai dari Staff memasuki menu utama, lalu memilih menu Komunitas,

oleh sistem akan ditampilkan menu Komunitas, kemudian user memilih menu input

Komunitas dan selanjutnya akan tampil form Input Komunitas yang selanjutnya

akan diisi oleh user kemudian data tersebut di simpan kedalam “Db.Komunitas” .

D. System Flow Lihat dan edit data yayasan

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses Lihat data yayasan yang akan

dibangun pada aplikasi pencatatan data Organisasi Sosial

Dimulai dari Staff memasuki menu utama, lalu memilih menu Yayasan,

oleh sistem akan ditampilkan menu Yayasan, kemudian user memilih menu Lihat

22

Komunitas _{Simpan Data} Komunitas Pilih Menu Lihat

Data Komunitas Pilih Menu Komunitas

Yayasan dan selanjutnya akan tampil Data yayasan, Jika akan diedit maka klik

kanan, pilih ubah data dan oleh sistem akan ditampilkan form ubah data, setelah

itu Klik simpan maka sistem akan menyimpan perubahan tersebut.

E. System Flow Lihat dan edit data komunitas

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses Lihat data Komunitas yang

akan dibangun pada aplikasi pencatatan data Organisasi Sosial

Dimulai dari Staff memasuki menu utama, lalu memilih menu Komunitas,

oleh sistem akan ditampilkan menu Komunitas, kemudian user memilih menu Lihat

Komunitas dan selanjutnya akan tampil Data Komunitas, Jika akan diedit maka klik

23

kanan, pilih ubah data dan oleh sistem akan ditampilkan form ubah data, setelah itu

Klik simpan maka sistem akan menyimpan perubahan tersebut.

F. System Flow Laporan

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses laporan yang akan dibangun

pada aplikasi pencatatan data Organisasi ini.

Dimulai dari Kabag Kesekretariatan memasuki menu utama, lalu memilih

menu Laporan, oleh sistem akan diberikan pilihan laporan Komunitas atau

yayasan. Isi periode laporan untuk mencetak laporan sesuai tanggal, sistem akan

24 Pilih Menu Input

Arsip

Tampilkan Menu Arsip Pilih Menu Arsip

mengambil data Organisasi dan laporan akan ditampilkan, Jika mencetak, pilih

gambar Printer, lalu pilih lokasi file yang akan disimpan.

G. System Flow input Arsip

Pada System Flow ini, akan dijelaskan proses input arsip yang akan

dibangun pada aplikasi pencatatan data Organisasi ini.

Dimulai dari Staff memasuki menu utama, lalu memilih menu arsip, oleh

sistem akan ditampilkan menu Arsip, kemudian Staff mengisi data arsip dan

memilih file arsip yang akan di upload setelah itu klik simpan.

25

4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi

pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan

yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. Context Diagram

Context diagram menggambarkan asal data dan aliran data. Dalam Context

diagram ini melibatkan 2 external entity yaitu : Orsos (Organisasi Sosial), dan

Kabag Kesekretariatan.

Gambar 4.9 Diagram konteks Aplikasi Pencatatan Data Orsos

Periode Laporan

Laporan Per Periode Data Orsos

1

Aplikasi Pencatatan Data OrSos Orsos

26

Aliran data yang keluar masing masing external entity mengartikan bahwa

data tersebut berasal dari external entity. Sedangkan aliran data yang masuk

mempunyai arti data yang masuk ditujukan untuk external entity.

B. DFD Level 0 Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Dara Orsos

Seteleh membuat Context Diagram dari rancang bangun aplikasi Pencatatan

data pada BKKKS Provinsi Jawa Timur, untuk selanjutnya context diagram

tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih detail.

Gambar 4.10 DFD Level 0 Rancang bangun Aplikasi pencatatan data Orsos Data Yayasan

Pilih Menu Arsip

Data Komunitas Periode

Laporan Per Periode

Kabag Kesekretariatan

Orsos 1.1

Yayasan

1.2

Komunitas

1.3

Arsip 1.4

27

Pada DFD level 0 ini terdapat external Entity yaitu Orsos yang menjadi sumber data pada data yayasan, data komunitas serta data arsip yang nantinya di masukan kedalam aplikasi

C. DFD level 1 Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Data Orsos

C.1 Menu Yayasan

Pada gambar 4.11 merupakan data flow dari proses 1.1 yang didalamnya

terdapat proses input data yayasan serta lihat dan edit data yayasan

Gambar 4.11 DFD Level 1 Menu yayasan Jenis Kegiatan Tampil - Cari Data Yayasan

28

Pada DFD Level 1 ini, menjelaskan tentang data yang mengalir pada menu

yayasan, diantaranya terdapat Nama yayasan, Alamat yayasan, Jenis kegiatan,

jumlah penghuni, tanggal terbentuk, Nomor KKKS, Nomor dinas sosial serta

Nomor Surat dari bupati / wali.

C.2 Menu Komunitas

Pada gambar 4.12 merupakan data flow dari proses 1.2 yang didalamnya

terdapat proses input data komunitas serta lihat dan edit data komunitas.

Gambar 4.12 DFD Level 1 menu Komunitas CP Komunitas Alamat Komunitas Email Komunitas

tgl terbentuk

Cari, Lihat data Komunitas

29

Pada DFD Level 1 menu komunitas ini terdapat data yang mengalir ,

diantaranya adalah data Nama komunitas, Alamat Komunitas, Nomor Telepon

komunitas, Contact person Komunitas, Deskripsi komunitas serta tanggal terbentuk

dan tanggal daftar komunitas.

C.3 Menu Arsip

Pada gambar 4.13 merupakan data flow dari proses 1.3 yang didalamnya

terdapat proses input arsip dan lihat data arsip.

Gambar 4.13 DFD Level 1 menu arsip

30

Pada DFD Level 1 menu arsip ini data yang mengalir diantarnya adalah

Tanggal terima, perihal surat, Nama pengirim, Nomor arsip, jenis arsip dan Lokasi

penyimpanan arsip tersebut di komputer user.

4.2.4 Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu alat untuk

mempresentasikan model data pada sistem yang terdapat entity dan relationship

A. Conceptual Data Model (CDM)

Untuk menggambarkan konsep Database rancang bangun aplikasi

pencatatan data dapat digambarkan Conceptual data model (CDM), sehingga dapat

diketahui tabel apa saja yang dipakai.

31

B. Physical Data Model (PDM)

Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM)

maka selanjutnya generate ke physical data model (PDM). Di PDM ini kita dapat

mengetahui hasil dari relasi yang dibangun pada CDM.

Gambar 4.15 PDM Rancang bangun aplikasi pencatatan data

4.2.5 Struktur Basis data dan Tabel

Rancang bangun aplikasi pencatatan data ini, menggunakan beberapa tabel

untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut adalah Tabel User,

Tabel Komunitas, Tabel Yayasan dan Tabel Arsip. Berikut akan dijelaskan tentang

tabel-tabel yang digunakan.

32

A. Tabel User

Tabel 4.1 Struktur Tabel User

Field Tipe Panjang Keterangan

Id User Text 10 Primary Key

Password Text 10

B. Tabel Komunitas

Tabel 4.2 Struktur Tabel Komunitas

Field Tipe Panjang Keterangan

Id komunitas Number Primary Key

Nama Komunitas Text 100

Alamat Komunitas Text 225

Telp Komunitas Text 20

Primary Key : Id User

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data user yang melakukan login pada

aplikasi pencatatan data

Primary Key : Id Komunitas

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data komunitas yang tersimpan pada

33

Email Komunitas Text ₅₀

CP Komunitas Text ₁₀₀

Deskripsi Komunitas Text ₂₂₅

Tanggal terbentuk Komunitas Date

Tanggal daftar Komunitas Date

C. Tabel Yayasan

Tabel 4.3 Struktur Tabel Yayasan

Field Tipe Panjang Keterangan

Id Yayasan Number Primary Key

Nama Yayasan Text 100

Alamat yayasan Text 225

Jenis kegiatan Boolean

Jumlah Pria Numeric

Jumlah Wanita Numeric

No Dinsos Text ₅₀

No KKKS Text ₅₀

Primary Key : Id Yayasan

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data yayasan yang tersimpan pada

34

Surat Bupati Text 50

Tanggal Daftar yayasan Date

Tanggal terbentuk Yayasan Date

Status Yayasan Boolean

D. Tabel Arsip

Tabel 4.4 Struktur Tabel Arsip

Field Tipe Panjang Keterangan

Id Arsip Number Primary Key

Id Yayasan Number Foreign Key

Id Komunitas Number Foreign Key

Jenis Boolean

Nama Pengirim Text 100

Tanggal Terima Date

Perihal Text 50

Primary Key : id arsip

Foreign Key 1 : Id yayasan

Foreign Key 2 : Id Komunitas

Fungsi : Untuk menyimpan data Arsip yang tersimpan pada

35

Nomor surat Text 50

Lokasi Text ₂₂₅

4.3 Desain Input - Output

Desain I/O merupakan perencanaan dari sesain interface yang akan

dibbuat pada progeam agar pengguna dapt membayangkanm apakah sistem yang

akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin

kerjasama antara pengguna sistem dengan pemakai sistem, sehingga sistem yang

baru dapat memenuhi kebutuhan.

A. Desain Form Login

Form login merupakan form awal yang tampil apabila program dijalankan.

Fungsinya untuk pengamanan dalam penggunaan program dan memberikan hak

akses khusus untuk user tertentu.

Gambar 4.16 Desain Form Login

B. Desain Form Menu Utama

Form menu utama merupakan form yang tampil seteleh user melakukan

Login kedalam program. Dalam form menu utama ini user dapat memilih menu

yang akan di proses selanjutnya yaitu memilih Menu Yayasan, Menu Komunitas,

36

Gambar 4.17 Desain Menu utama

C. Desain Menu Yayasan

Menu yayasan merupakan menu yang tampil setelah user melakukan

pemilihan pada menu yayasan pada form utama. Pada menu ini user dapat memilih

menu input yayasan maupun menu Cari yayasan

Gambar 4.18 Desain Menu Yayasan

D. Desain Form Input Yayasan

Form input yayasan adalah form dimana user akan memasukkan data

yayasan secara terkomputerisasi ke dalam database. Pada form yang ditampilkan

37

Gambar 4.19 Desain Form input Yayasan

E. Desain Form Cari Yayasan

Form cari yayasan adalah form dimana user dapat mencari data yayasan

yang akan dilihat , atau dihapus. Pada form yang ditampilkan tersedia fitur untuk

38

Gambar 4.20 Desain form cari data yayasan

F. Desain Menu Komunitas

Menu Komunitas merupakan menu yang tampil setelah user melakukan

pemilihan pada menu komunitas pada menu utama. Pada menu ini user dapat

memilih menu input komunitas maupun menu Cari komunitas.

Gambar 4.21 Desain menu komunitas

39

G. Desain Form Input Komunitas

Form input komunitas adalah form dimana user akan memasukkan data

komunitas secara terkomputerisasi ke dalam database. Pada form yang ditampilkan

tersedia fitur untuk menyimpan.

Gambar 4.22 Desain form Input Komunitas

H. Desain Form Cari Komunitas

Form cari komunitas adalah form dimana user dapat mencari data

komunitas yang akan dilihat atau dihapus. Pada form yang ditampilkan tersedia

40

Gambar 4.23 Desain Form cari data Komunitas

I. Desain Form input Arsip

Form input arsip adalah form dimana user akan memasukkan data arsip

yang selanjutnya akan di upload dan disimpan kedalam database. Pada form yang

ditampilkan tersedia fitur untuk menyimpan.

41

I .Desain Menu Laporan

Menu Laporan merupakan menu yang tampil setelah user melakukan

pemilihan pada menu laporan pada menu utama. Pada menu ini user dapat memilih

menu laporan yayasan atau laporan komunitas.

Gambar 4. 25 Desain Menu Laporan

J. Desain Menu Laporan Yayasan

Menu Laporan yayasan merupakan menu yang tampil setelah user

melakukan pemilihan pada menu laporan yayasan. Digunakan untuk melaporkan

yayasan yang terdaftar pada setiap periode.

42

K. Desain Menu Laporan Komunitas

Menu Laporan Komunitas merupakan menu yang tampil setelah user

melakukan pemilihan pada menu laporan Komunitas. Digunakan untuk

melaporkan Komunitas yang terdaftar pada setiap periode.

Gambar 4.27 Desain Laporan Komunitas

4.4 Implementasi Sistem

Sistem yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi pencatatan

data ini adalah sebagai berikut :

1. Software Pendukung

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7

b. Microsoft Access 2007

43

2. Hardware Pendukung

a. Microprocessor pentium III ke atas

b. VGA dengan resolusi 800 x 600 dan mendukung Microsoft Windows

c. Ram 1gb atau lebih tinggi

4.5 Implementasi Sistem

Implementasi bertujuan untuk mengetahui bagaimana suatu program atau

aplikasi berjalan sesuai dengan yang ditentukan. Dalam tahap ini akan menjelaskan

jalannya sistem mulai dari awal sampai akhir disertai dengan gambar Graphical

Unit Interface (GUI).

A. Form Login

Form Login ini adalah salah satu pengamanan ketika akan masuk kedalam

aplikasi, penggunaka memasukkan Username dan Password yang telah tersimpan

di database. Implementasi dari Form Login ditampilkan pada gambar 4.28.

Gambar 4.28 Form Login pengguna

B. Menu Utama

Didalam menu utama ini, terdapat beberapa sub menu seperti, menu

yayasan, menu komunitas, menu arsip dan menu Laporan. Implementasi dari form

44

Gambar 4.29 Menu Utama aplikasi pencatatan data

C. Form Input data yayasan

Form Input data yayasan ini adalah form yang berfungsi untuk

menambahkan data yayasan yang akan disimpan. Implementasi form Input data

Yayasan ditampilkan pada gambar 4.30.

45

D. Form Input data Komunitas

Form Input data komunitas ini adalah form yang berfungsi untuk

menambahkan data komunitas yang akan disimpan. Implementasi dari form input

data komunitas ditampilkan pada gambar 4.31.

46

E. Form Input Arsip

Form Input arsip adalah form yang berfungsi untuk menambahkan data

arsip yang akan disimpan. Implementasi dari Form Input Arsip ditampilkan pada

gambar 4.32.

Gambar 4.32 Form input Arsip

F. Form Laporan Yayasan

Form laporan yayasan adalah form yang berfungsi untuk menampilkan

data yayasan yang akan dilaporkan berdasarkan periode yang dipilih user.

47

Gambar 4.33 Form Laporan Yayasan

G. Form Laporan Komunitas

Form laporan Komunitas adalah form yang berfungsi untuk menampilkan

data komunitas yang akan dilaporkan berdasarkan periode yang dipilih user.

Implementasi dari Form Laporan Komunitas dapat dilohat pada gambar 4.34.

48

H. Form Cari Yayasan

Form cari yayasan adalah form yang berfungsi untuk mencari, mengubah

dan menghapus data Yayasan. Implementasi dari Form Cari yayasan dapat dilihat

pada gambar 4.35.

Gambar 4.35 Form Cari Yayasan

I. Form Cari Komunitas

Form cari komunitas adalah form yang berfungsi untuk mencari, mengubah

dan menghapus data komunitas. Implementasi dari Form Cari Komunitas dapat

dilihat pada gambar 4.36.

49

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta

Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Visual Basic. PT.Elex Media Komputindo : Jakarta.

Jogiyanto. 1995. Analisis dan desain . Andi : Yogyakarta