DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Dilahirkan pada tanggal 27 Oktober 1990 di Kota Bandung Provinsi Jawa Barat, merupakan anak pertama dari keluarga Bapak Junaidi Annas (alm) dan Ibu Neni Hertini.
Menyelesaikan pendidikan di SDN Sukarasa I Bandung dari tahun 1996 sampai tahun 2002. SMP Negeri 12 Bandung dari tahun 2002 sampai tahun 2005 dan SMA Negeri 6 Bandung dari tahun 2005 sampai tahun 2008.
Tahun 2008 penulis diterima di Fakultas Ekonomi jurusan Manajemen Pemasaran Universitas Komputer Indonesia melalui jalur PMDK jenjang Diploma Tiga (D3).
Pada tahun 2010 penulis mengikuti Program Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di PT. Bio Farma (Persero) Bandung dimulai pada tanggal 1 Juli sampai dengan 30 Juli 2010.
PROSEDUR KEGIATAN ADMINISTRASI PENJUALAN PRODUK VAKSIN DANSERUM SEKTOR SWASTA PADA DIVISI PENJUALAN DALAM
NEGERI DI PT.BIO FARMA (PERSERO) BANDUNG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
Dalam menempuh Jenjang D3
Program Studi Manajemen Pemasaran
Oleh:
Nama
: Ayu.Octavany.J
Nim
: 21408016
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMASARAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
v DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1
1.2 Tujuan Kerja Praktek ... 3
1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 3
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat PT. Bio Farma (Persero) ... 6
2.1.1 Visi, Misi dan Tujuan PT. Bio farma (Persero) ... 9
2.2 Struktur Organisasi... 11
2.3 Deskripsi Jabatan ... 14
2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan ... 16
vi
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek pada Administrasi Penjualan Sektor Swasta ... 17 3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 18
3.3.1 Gambaran Kegiatan Administrasi Penjualan pada
Sektor Swasta PT. Bio Farma (Persero) ... 18 3.3.2 Syarat-syarat Surat Dukungan Pabrik pada PT. Bio Farma (Persero) ... 19
3.3.3 Prosedur Kegiatan Adninistrasi Penjualan Produk
Vaksin dan Serum ... 20 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 23 4.2 Saran ... 23 LAMPIRAN-LAMPIRAN
ii
KATA PENGANTAR
Assalammu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji bagi Allah SWT, karena Allah adalah sumber dari segala kebaikan yang patut dipuji. Atas berkat rahmat dan karunia-Nya lah penulis dapat menyelesaikan proposal kuliah kerja praktek ini dengan judul “PROSEDUR KEGIATAN AMINISTRASI PENJUALAN PRODUK VAKSIN DAN SERUM SEKTOR SWSTA PADA DIVISI PENJUALAN DALAM NEGERI PADA PT.BIO FARMA (PERSERO) BANDUNG”.
Adapun tujuan dari pembuatan laporan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu kelengkapan laporan kerja praktek program studi Diploma III dilingkungan Jurusan Manajemen Pemasaran di Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
Meskipun dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini penulis banyak menemui kesulitan dan hambatan, tetapi karena adanya dorongan dan motivasi dari berbagai pihak, maka laporan kerja praktek ini dapat selesai dalam waktu yang sudah ditentukan.
iii
yang telah membantu dan meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam menyusun laporan kerja praktek ini hingga selesai, yaitu kepada :
1. Bapak Dr.Ir. Eddy Soeryanto Soegoto., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Ibu Prof. Dr.Umi Narimawati, Dra. SE, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
3. Ibu Linna Ismawati, SE.,M.Si, selaku Ketua Program Studi Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
4. Ibu Windi Novianti, SE.,MM, selaku Koordinator Kerja Praktek Program Studi Manajemen Pemasaran
5. Ibu Isniar Budiarti, SE.,M.Si, selaku Dosen Pembimbing dan Dosen wali kelas MP, terima kasih banyak atas bimbingan yang telah di berikan kepada penulis.
6. Alm.Ibu Dra. Tutty S. Martadiredja, M.Si, selaku Dosen wali kelas MP-1 Angkatan 2008.
7. Ibu Dhania Kartika, selaku pembimbing perusahaan di PT.Bio Farma (Persero) Bandung.
8. Seluruh Staff dan Karyawan pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung.
9. Mamah, Alm. Papah, Teh Yanti, A Boyke, Uwa Asep, Adik ku Feby, Adik-adik sepupu ku Ari, Ranu, Nouval, Nafa dan seluruh keluarga besar terima kasih atas do’a dan dukungan moril maupun materil.
iv
11.Someone spesial, Dhani terima kasih atas doa dan semua dukungan kepada penulis selama ini. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga semua bantuan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT, Amin.
Apabila terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penulisan laporan kerja praktek ini, penulis meminta maaf yang sebesar-besarnya karena segala sesuatu yang benar hanya datang dari Allah SWT, dan yang salah berasal dari diri penulis sendiri sebagai manusia yang memiliki kelemahan dan kekurangan. Serta saran dan kritik yang membangun, penulis nantikan dari semua pihak, mudah-mudahan penulis dapat memperbaiki dikemudian hari.
Akhir kata, mudah-mudahan laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat dan berguna bagi kita semua, khususnya penulis.
Wassalamu’alaikum, Wr. Wb.
Bandung, Desember 2011 Penulis
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kerja Praktek
Didalam era globalisasi dunia dan perdagangan yang bebas yang ada pada
saat ini,dibutuhkan adanya industri yang maju dengan tenaga kerja yang
profesional di bidangnya masing-masing. Sehingga selain mendapatkan berbagai
teori di bangku pendidikan formal, diperlukan juga adanya pengalaman kerja di
lapangan. Maka salah satu cara untuk menambah pengalaman kerja tersebut
adalah dengan mengadakan kerja praktek di industri-industri yang berkaitan
dengan bidang studi yang dipelajari di bangku kuliah.
Kegiatan kerja praktek yang diadakan di UNIKOM, adalah salah satu
syarat bagi mahasiswa didalam memenuhi salah satu syarat guna memperoleh
gelar ahli madya pada program studi Diploma III. Kerja praktek merupakan salah
satu mata kuliah di Prodi Manajemen Pemasaran Fakultas Ekonomi yang
dilaksanakan pada semester VII, yang merupakan sarana didalam melatih,
mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku
kuliah. Dengan kerja praktek juga akan diperoleh gambaran yang jelas tentang
berbagai hal yang berkaitan dengan berbagai masalah, khususnya masalah
pengaturan sistem di tempat kerja praktek.
Dewasa ini kesehatan merupakan hal yang sangat krusial didalam
kehidupan manusia. Kesehatan merupakan hal yang sangat mahal yang harus
2
pada saat ini, kita tidak akan pernah tahu kapan penyakit itu datang, maka tidak
dapat dibayangkan bagaimana penyakit-penyakit itu dapat ditanggulangi jika tidak
adanya produsen obat ditengah-tengah kehidupan ini. Sama halnya dengan vaksin
dan serum yang memiliki fungsi yang tentunya sangat dibutuhkan didalam
kehidupan manusia.
Imunisasi adalah pemberian kekebalan tubuh terhadap suatu penyakit
dengan memasukkan sesuatu ke dalam tubuh agar tubuh tidak rentan terhadap
penyakit yang sedang mewabah atau berbahaya bagi seseorang. Namun demikian
setiap tahunnya, masih saja jutaan jiwa tidak dapat diselamatkan akibat
penyakit-penyakit tersebut terutama pada negara-negara miskin. Hal ini menunjukkan
betapa pentingnya vaksin didalam kehidupan manusia didalam menanggulangi
penyakit yang diakibatkan penyakit infeksi dan penyakit menular diseluruh dunia.
PT.Bio Farma (Persero) Bandung merupakan satu-satunya industri biologi
yang memproduksi vaksin dan sera di Indonesia, yang merupakan salah satu dari
beberapa produsen didunia yang telah mendapatkan perkualifikasi dari WHO.
Oleh karena itu dalam bidang pemasarannya PT.Bio Farma (Persero) pada divisi
Penjualan Dalam Negeri khususnya Bagian Penjualan Sektor Swasta dianggap
relevan untuk dijadikan tempat pelaksanaan kerja praktek bagi penulis. Kegiatan
pemasaran didalam administrasi penjualan sektor swasta dapat dikatakan cukup
berhasil karena dapat melayani dua belas distributor dan memenuhi segala
permintaan distributor-distributor tersebut.
Oleh karena itu, penulis ingin mendapatkan pengalaman dan pengetahuan
3
pemasaran Penjualan Dalam Negeri maka alasan penulis memilih judul
“Prosedur Kegiatan Administrasi Penjualan Produk Vaksin dan Serum
Sektor Swasta Pada Divisi Penjualan Dalam Negeri Pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung” .
1.2 Tujuan Kerja Praktek
Adapun tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek ini,yaitu :
a. Untuk mengetahui gambaran tentang bagian Administrasi Penjualan Sektor
Swasta pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung.
b. Untuk mengetahui syarat-syarat Surat Dukungan Pabrik pada PT.Bio Farma (Persero) Bandung
c. Mengetahui prosedur kegiatan admnistrasi penjualan produk vaksin dan serum
pada sektor swasta pada divisi penjualan dalam negeri pada PT.Bio Farma
(Persero) Bandung.
1.3Kegunaan Kerja Praktek.
Pelaksanaan Kerja Praktek ini memilki kegunaan,diantarannya :
a. Bagi penulis, diharapakan dapat menambah pengetahuan dan wawasan untuk
mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh dibangku kuliah
kedalam dunia kerja.
b. Sebagai bukti bahwa penulis telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
4
c. Sebagai bahan laporan kerja praktek dalam menyelesaikan studi Program
Diploma III Jurusan Manajemen Pemasaran di Universitas Komputer
Indonesia.
d. Untuk meningkatkan kedisiplinan dan menguji mental.
e. Untuk menambah wawasan dalam bidang kegiatan administrsi penjualan yang dilaksanakan pada divisi Penjualan Dalam Negeri di PT. Bio Farma (Persero) Bandung.
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek.
Lokasi Kerja Praktek bertempat di PT.Bo Farma (Persero) Divisi
Pemasaran Penjualan Dalam Negeri yang beralamat di Jln. Pasteur No. 28
Bandung 40161.
Waktu kegiatan Kerja Praktek dimulai pada tanggal 1 Juli 2010 sampai
dengan 30 Juli 2010. Secara teknis, pelaksanaannya mengikuti hari kerja, yaitu
5
Table 1.1 Jadwal Kerja Praktek
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Bio Farma (Persero) BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang
kepemilikan sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh pemerintah. Bio Farma sebagai
satu-satunya produsen vaksin manusia di Indonesia, selama ini telah
mendedikasikan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk memproduksi
vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk mendukung program
imunisasi nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat Indonesia yang
memiliki kualitas derajat kesehatan yang lebih baik.
PT. Bio Farma merupakan perusahaan yang senantiasa melakukan
inovasi-inovasi dibidang produksi dengan mengacu pada persyaratan-persyaratan
internasional dan sistem manajemen mutu terkini. Sampai dengan saat ini
perusahaan telah mendapatkan berbagai sertifikasi diantaranya melalui CPOB
(Cara Pembuatan Obat Yang Baik) dari Badan Pengawasan Obat dan Makanan
Republik Indonesia, Sistem manjemen Mutu ISO 9001, ISO14001 dan OHSAS
18001. Berkat kerja keras, dedikasi serta keinginan kuat untuk menjadi salah satu
produsen vaksin yang dapat diperhitungkan di pasar global melalui produk-produk
yang berstandar internasional, sejak tahun 1997 produk Bio Farma ini telah
7
Farma sebagai salah satu dari 23 produsen vaksin dunia yang mendapat pengakuan
tersebut.
Dengan dimilikinya berbagai sertifikasi dan pengakuan dari WHO, sejak
tahun 1997 Bio Farma telah melakukan ekspansi pasar untuk produk-produknya ke
pasar internasional dan hingga kini produk Bio Farma sudah dipergunakan oleh
lebih dari seratus negara didunia.
PT. Bio Farma (Persero) memproduksi vaksin dan sera untuk mendukung
program Imunisasi di Indonesia maupun dinegara-negara lainnya. Biofarma telah
masuk kedalam daftar prakualifikasi Badan Kesehatan Dunia (WHO).
PT.Bio Farma (Persero) Bandung adalah satu-satunya industri biologi
yang memproduksi vaksin dan sera di Indonesia, yang merupakan salah satu dari
beberapa produsen didunia yang telah mendapatkan perkualifikasi dari WHO
terutama untuk vaksin-vaksin ang tergolong dalam Expanded Program on
Immunization (EPI). Sehingga vaksin-vaksin tersebut tidak hanya digunakan
untuk program imunisasi nasional saja, bahkan telah lulus hingga 100 negara.
Sejak pertama kali berdiri dan hingga sekarang, PT. Bio Farma (Persero)
mengalami banyak tahapan perkembangan dan tahapan tersebut dapat diuraikan
sebagai berikut .
1890-1894
Tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan Pemerintah Hindia Belanda, 6 Agustus
8
sakit tentara Weltevreden-Batavia, merupakan tonggak sejarah awal berdirinya
perusahaan Vaksin dan sera di Indonesia.
1895-1901
Dengan berjalannya waktu dan semakin meningkatnya kegiatan produksi,
lembaga ini berubah menjadi Parc Vaccinogen Instituut Pasteur.
1902-1941
Setelah tahun 1923 menempati gedung barunya di Jalan Pasteur nomor 28
Bandung, lembaga ini kembali mengubah namanya menjadi Landskoepok
Inrichting en Instituut Pasteur dan tahun 1924 - 1942 dipimpin oleh L. Otten.
1942–1945
Pada saat Jepang berkuasa, nama lembaga diubah menjadi Bandung Boeki
Kenkyushoo dan kegiatannya dipusatkan di Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur
Bandung yang dipimpin Kikuo Kurauchi.
1946-1949
Kegiatan lembaga ini berpindah ke Klaten, selama Bandung diduduki Belanda,
sehingga Bandung Boeki Kenkyushoo kembali berganti nama menjadi
Landskoepok Inrichting en Instituut Pasteur. Pada periode ini lembaga dipimpin
oleh R. M. Sardjito (1945 1946) dan beliau merupakan orang Indonesia pertama
yang memimpin lembaga ini.
1950-1954
Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur di Bandung kembali menjadi tempat
9
1955-1960
Seiring dengan terjadinya nasionalisasi berbagai perusahaan milik pemerintah
Belanda, pemerintah Indonesia pada saat itu mengubah Landskoepok Inrichting
en Instituut Pasteur menjadi Perusahaan Negara Pasteur.
1961-1977
Melalui Peraturan Pemerintah No. 80 tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961
No. 101), Perusahaan Negara Pasteur berubah menjadi Perusahaan Negara Bio
Farma.
1978-1996
Setelah melalui penelitian dan penilaian, bentuk badan usaha Bio Farma resmi
menjadi Perusahaan Umum Bio Farma dengan Peraturan Pemerintah RI No. 26
tahun 1978. Periode itu Prof. Dr. Konosuke Fukai telah mengawali upaya transfer
teknologi produksi Vaksin Polio dan Campak.
1997-Sekarang
Setelah hampir dua puluh tahun berstatus sebagai Perum, melalui Peraturan
Pemerintah No. 1 tahun 1997 perusahaan berubah menjadi Perseroan Terbatas
(PT) yang selanjutnya dikenal dengan PT. Bio Farma (Persero) sebagai Badan
Usaha Milik Negara Republik Indonesia.
2.1.1 Visi dan Misi PT.Bio Farma (Persero) Bandung
Adapun visi dan misi dari perusahaan ini yang diharapkan dapat dicapai dari
10
Visi
- Menjadi produsen vaksin dan antisera yang berdaya saing global.
Misi
- Memproduksi, memasarkan dan mendistribusikan vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk kebutuhan Pemerintah, swasta nasional dan
internasional.
- Mengembangkan inovasi vaksin dan antisera sesuai dengan kebutuhan pasar. - Mengelola Perusahaan agar tumbuh dan berkembang dengan menerapkan
good corporate governance.
- Meningkatkan kesejahteraan bagi karyawan dan pemegang saham, dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholder lainnya.
Tujuan Perusahaan
Adapun tujuan yang diharapkan dapat dicapai oleh perusahaan yaitu sesuai
dengan anggran dasar perusahaan bahwa maksud dan tujuan Perseroan adalah
melakukan usaha di bidang penelitian, pengembangan, produksi dan pemasaran
produk biologi, produk farmasi, dan alat kesehatan, serta optimalisasi
pemanfaatan sumber daya yang dimiliki Perseroan untuk menghasilkan barang
dan/atau jasa yang bermutu tinggidan berdaya saing kuat untuk
mendapatkan/mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai Perseroan dengan
menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas.
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut diatas, Perseroan dapat melaksankan
11
a. Penelitian dan pengembangan produk biologi dan produk farmasi, baik yang
dilakukan sendiri maupun kerja sama dengan pihak lain.
b. Produksi produk biologi dan produk farmasi, baik dilakukan sendiri maupun
kerja sama dengan pihak lain.
c. Pemasaran, perdagangan dan distribusi produk biologi, farmasi, alat
kesehatan, termasuk bidang umum, baik didalam maupun diluar negeri.
d. Pelayanan Labotarium Kesehatan.
e. Berusaha di bidang jasa yang ada hubungannya dengan yang tertera pada
huruf a,b,c dan d.
2.2 Struktur Organisasi pada PT.Biofarma Pengertian Struktur
Struktur adalah sesuatu yang terkonstruksi; suatu komplek kesatuan yang terkonstruksi oleh banyak bagian.
Pengertian Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi.
Pengertian Struktur Organisasi
12
menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur organisasi yang ada pada PT. Bio Farma (Persero) merupakan sistem organisasi berbentuk Lini dan Staff, dimana setiap bagian memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab yang berbeda-beda terbentuk garis penghubung seabagai gambaran terdapat adanya hubungan kerja antara satu bagian dengan
bagian lainnya, dimana wewenang dari pimpinan dilimpahkan kepada
satuan-satuan organisasi yang berada dibawahnya untuk semua bidang pekerjaan,
Adapun kelebihan dan kekurangan dari stuktur organisasi yang ada pada PT.
Bio Farma (Persero), yaitu sebagai berikut :
a. Kelebihan dari struktur organisasi PT.Bio Farma (Persero) :
Setiap bagian memahami tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya masing-masing dan terdapat kerja sama yang baik antar satu bagian dengan bagian lainnya.
b. Kekurangan dari struktur organisasi PT.Bio Farma (Persero) :
Masih adanya tumpang tindih tugas dari satu bagian ke bagian lainnya yang
dikarenakan kurangnya SDM pada bagian-bagian tertentu.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam gambar struktur organisasi PT. Bio
13
Gambar 2.1
Struktur Organisai Divisi Penjualan Dalam Negeri PT. Bio Farma (Persero) Bandung
= Penulis ditempatkan di bagian Staff Muda yang
merupakan bagian dari AdminstrasiPenjualan Sektor
Swasta
DIREKTORAT PEMASARAN
DIVISI PENJUALAN DALAM NEGERI
KEPALA DIVISI PENJUALAN DALAM NEGERI
BAGIAN PENJUALAN SEKTOR SWASTA
KEPALA BAGIAN
KEPALA SEKSI ADMINISTRASI
STAFF
PELAKSANA 1 PELAKSANA 2
14
2.3. Deskripsi Jabatan Penjualan Sektor Sawasta PT. Biofarma
A. Direktur Pemasaran
Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang pemasaran, penyiapan perumusan kebijakan departemen di bidang pemasaran, pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan pasar, promosi luar negeri, promosi dalam negeri, dan sarana promosi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
B. Kepala Divisi Penjualan Dalam Negeri
Memasarkan vaksin ke Pemerintah dan Swasta, memasarkan produk lain,
memonitoring vaksin dan produk lainnya, merencanakan kebutuhan vaksin setiap
tahun, mengkoordinir penjualan vaksin ke Pemerintah dan Swasta.
C. Kepala Bagian Penjualan Sektor swasta
Menyusun rencana kerja pemasaran Bagian Penjualan Sektor Swasta
termasuk sasaran dan target penjualannya, mengkoordinir seksi-seksi yang
dibawahi dalam rangka pencapaian sasaran dan target yang telah ditetapkan oleh
perusahaan, melaksanakan atau menjabarkan kebijakan Direktur Pemasaran dan
15
D. Kepala Seksi Administrasi Penjualan Sektor Swasta
Pembuatan laporan realisasi penjualan mingguan, input data penjualan
Distributor, pembuatan laporan realisasi penjualan bulanan yang meliputi
penjualan sektor : Swasta, Ekspor dan Pemerintah.
E. Staff Penjualan Sektor Swasta
Memberikan dukungan teknis dan non teknis terhadap pelaksanaan tugas Kepala
Bagian Penjaualan Sektor Swasta, melaksanakan atau menjabarkan kebijakan
Kepala Divisi Penjualan Dalam Negeri dan Kepala Bagian Penjualan Sektor
Swasta.
F. Staff Muda Penjualan Sektor Swasta
Melakukan pengecekan faktur dan perintah pengiriman serta kelengkapannya,
melakukan input data analisis indikator kinerja penerimaan order dan laporan
penjualan, melaksanakan atau menjabarkan kebijakan Kepala Bagian Penjualan
Sektor Swasta dan Kepala Divinisi Penjualan Dalam Negeri.
G. Pelaksana I Adminstrasi Penjualan Sektor Swasta
Melaksanakan arahan dan tugas yang diberikan oleh Kepala Seksi, melaksankan
prosedur teknik penjualan, melaksanakan pengarsipan adminstrasi dan pencatatan
16
H. Pelaksana II Adminstrasi Penjualan Sektor Swasta
Melaksanakan arahan dan tugas yang diberikan oleh Kepala Seksi, melaksanakan
prosedur tekni penjualan, melaksanakan pengarsipan administrasi dan pencatatan
data.
2.4. Aspek Kegiatan Perusahaan
Bidang usaha utama PT. Bio Farma adalah memproduksi vaksin dan antisera yang
didukung oleh penelitian dan pengembangan, pemasaran dan distribusi, yang
didalamnya terdapat kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Pengadaan produk biologi dan farmasi
2. Perdagangan dan distribusi produk-produk biologi dan farmasi.
3. Melakukan penelitian produk biologi farmasi baik yang dilakukan sendiri
maupun kerja sama dengan pihak lain, dikaitkan dengan penyakit menular
yang akan muncul dimasa mendatang.
4. Melakukan pengawasan mutu dan pengembangan produk biologi dan farmasi.
5. Memproduksi jenis-jenis produk biologi dan farmasi khusus lainnya yang
ditugaskan oleh menteri Kesehatan.
6. Laboraturium kesehatan masyarakat yang meliputi kegiatan
pemeriksaan/isolasi mikro.
7. Laboratorium reference/rujukan yang ditujukan untuk beberapa macam mikro
17
BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek.
Pelaksanaan Kerja Praktek yang penulis lakukan, berlangsung kuarang lebih selama 1 (satu) bulan terhitung sejak 01 Juli 2010 penulis ditempatkan pada Administasi Penjualan Sektor Swasta, yang merupakan salah satu bagian yang terdapat didalam bidang pemasaran pada Divisi Penjualan Dalam Negeri pada bagian swasta.
3.2Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek.
Teknis pelaksanaan kerja praktek yang dilaksanakan penulis adalah dengan melakukan diskusi atau tanya jawab dengan pembimbing di perusahaan, selain itu penulis mengumpulkan data-data dan informasi yang diperlukan untuk menulis Laporan Kuliah Kerja Praktek, yaitu :
1. Mencari data kegiatan utama apa saja yang dilakukan didalam pelaksanaan administrasi penjualan produk vaksin dan serum, dengan mencatatkan segala sesuatu .kegiatan yang penulis laksanakan.
2. Memfotocopy permohonan surat dukungan pabrik dan surat pengantar barang.
18
4. Membantu pebimbing didalam penyusunan syarat-syarat surat dukungan pabrik dan menelefon bagian sekertariat untuk meminta no produk yang merupakan salah satu syarat dari surat dukungan pabrik.
3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek.
3.3.1 Gambaran Kegiatan Administrasi Penjualan Pada Sektor Swasta PT.Bio Farma (Persero) Bandung
Administrasi penjualan adalah salah satu bidang yang dapat dijadikan tolak ukur oleh sebuah perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pemasarannya. PT.Bio Farma (Persero) didalam memasarkan produknya tidak menjual langsung kepada konsumen akhir, tetapi menggunakan perantara distributor yang menjadi konsumennya, untuk seterusnya didistribusikan ke pengecer sebelum sampai ke konsumen.
Tugas utama dari Adinistrasi Penjualan Sektor Swasta adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa faktur penjualan sesuai status order.
2. Pengarsipan dokumen : faktur penjualan, laporan bulanan, surat dukungan pabrik, laporan piutang distributor,.
3. Pemeriksaaan kelengkapan pemesanan distributor bagian swasta. 4. Membuat laporan bulanan.
19
6. Fax realisasi penjualan ke distributor dan mendistributorkan dokumen sesuai arahan dari kasie dan kabag (intern).
3.3.2 Syarat-syarat Surat Dukungan Pabrik pada PT.Bio Farma (Persero) Bandung
Surat dukungan pabrik merupakan salah satu syarat yang ada didalam melaksanakan penjualan produk vaksin dan serum pada sektor swasta di divisi penjualan dalam negeri, maka terdapat langkah-langkah untuk melakukan proses pemesanan yang datang dari pihak distributor yaitu sebagai berikut :
1. Pihak distributor mengirimkan surat permintaan pemesanan barang kepada PT. Bio Farma (Persero),.
2. Selanjutnya akan diterima oleh PT. Bio Farma (Persero) sampai dengan terbitnya surat dukungan pabrik yang akan dibuat oleh PT. Bio Farma (Persero) untuk distributor. Surat dukungan pabrik akan dibuat sesuai dengan surat pesanan yang distributor kirim ke PT.Bio Farma berdasarkan estimasi kebutuhan barang sesuai dengan pesanan barang yang diinginkan oleh pihak distributor.
Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi didalam pembuatan surat dukungan pabrik yaitu sebagai berikut :
a. Surat permohonan dari distributor. b. Konfirmasi ke pihak pemohon c. Pembuatan surat dukungan.
20
e. Menyiapkan kelengkapan surat seprti CPOB (cara pembuatan obat yang benar), No Registrasi produk & Mapping Industri perusahaan (bila diminta).
f. Menelepon ke Ekspedisi untuk pengiriman dokumen g. Membuat rekap surat dukungan pabrik.
3. Setelah itu surat pembelian dibuat oleh bagian Administrasi Penjualan sesuai dengan estimassi permintaan distributor tersebut.
4. Surat perintah pengiriman dari pihak swasta dikirimkan ke bagian distribusi berdasarkan no. surat pengiriman barang yang telah ditentukan.
5. Selanjutnya barang dikirim kebadan POM untuk diuji kelayakannya, karena produk-produk yang kan dikirim harus diuji terlebih dahulu dan sudah bersertivikat. Setelah produk diuji dan bersertivikat, barang-barang tersebut di pack dibagian gudang barang jadi.
6. Selanjutnya Administrasi Penjualan akan membuat tanda bukti bahwa barang telah dikirimkan kepada pihak distributor.
3.3.3 Prosedur Kegiatan Administrasi Penjualan Produk Vaksin dan Serum Sektor Swasta
Didalam melaksanakan kegiatan administrasi penjualan produk vaksin dan serum pada sektor swasta di divisi penjualan dalam negeri, terdapat beberapa kegiatan, yaitu sebagi berikut :
1. Melaksanakan pemeriksaan kelengkapan pesanan yang datang dari pihak distributor yang didalamnya terdiri dari :
21
b. Menghubungi pihak disributor untuk memastikan kelengkapan pesanan kepada distributor.
c. Follow-up pengiriman barang.
2. Melakukan pembuatan surat dukungan pabrik, dilakukan sesuai dengan permintaan, didalamnya terdapat :
a. Surat permohonan dari distributor. b. Konfirmasi ke pihak pemohon. c. Pembuatan surat dukungan.
d. Surat dukungan di perbanyak/ fotocopy dan di cap basah PT. Biofarma. e. Menyiapkan kelengkapan surat seprti CPOB (cara pembuatan obat yang
benar), No Registrasi produk & Mapping Industri perusahaan ( bila diminta).
f. Menelepon ke Ekspedisi untuk pengiriman dokumen g. Membuat rekap surat dukungan pabrik
3. Pemeriksaan faktur penjualan setiap hari sesuai status order/pesanan yang dibutuhkan oleh distributor.
4. Merekap realisasi setiap pesanan yang datang dari distributor.
5. Pengarsipan dokumen dilakukan setiap ada dokumen yang masuk, didalamnya terdapat faktur penjualan kredit dan faktur penjualan tunai, yang didalamnya terdapat kegiatan-kegiatan seperti:
22
- Lembar status order (lembar untuk memeriksa paraf tentang kelengkapan sebelum barang dikirim)
- Bukti order (surat bukti barang keluar)
b. Surat pengantar untuk distributor sebagai bukti pengambilan barang untuk faktur penjualan tunai/ PBF.
c. Membuat laporan bulanan. d. Membuat surat dukungan pabrik. e. Laporan piutang distributor.
6. Membuat laporan bulanan dilakukan untuk setiap bualannya, didalamnya terdapat :
a. Menginput data dari faktur penjualan.
b. Mencocokan dengan bagian distribusi dan program SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pemasaran).
c. Laporan bulanan diperiksa oleh Kepala Seksi dan Kepala Bagian lalu ditanda tangani oleh Kepala Divisi Pemasaran Dalam Negeri.
23
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Penulis mengambil kesimpulan dari kegiatan yang telah dilakukan berdasarkan tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek di PT. Bio Farma (Bandung), yaitu sebagai berikut :
1. Administrasi penjualan adalah salah satu bidang yang dapat dijadikan tolak ukur oleh sebuah perusahaan didalam melaksanakan kegiatan pemasarannya. 2. Surat dukungan pabrik merupakan salah satu syarat yang ada didalam
melaksanakan penjualan produk vaksin dan serum pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung.
3. Administrasi penjualan memiliki peranan penting didalam melaksanakan proses penjualan produk vaksin dan serum.
4.2 Saran
24
1. Didalam melaksanakan kegiatan adiminstrasi penjualan, diharapkan dapat selalu menjaga ketelitiannya didalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya sehingga tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari sehingga data-data tersebut akan selalu sesuai dengan pesanan distributor
2. Surat dukungan pabrik merupakan salah satu syarat yang ada didalam melaksanakan penjualan, maka komunikasi antara pihak distributor dengan pihak-pihak yang terkait didalam pelaksanaan penjualan pada PT.Bio Farma (Persero) harus selalu dapat terjaga karena untuk menghindari adanya kesalahan komunikasi.
