Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala Pada Pusat
Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia
Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat Dalam Meraih Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun Oleh :
Nurhasanah Susilow ati
( 105025001025)
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA
PERPUSTAKAAN PUSAT DOKUMENTASI dan INFORMASI
ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi syarat-syarat mencapai gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh :
Nurhasanah Susilowati
(105025001025)
Dibawah Bimbingan
Mukmin Suprayogi. M,Si NIP : 19620311999031001
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
PENGESAHAN PANITIA UJIAN
Skripsi berjudul PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH-LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, telah diujikan dalam Sidang Munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada
tanggal 5 Maret 2010 . Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat
memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi
Ilmu Perpustakaan.
Jakarta, 5 Maret 2010
Sidang Munaqasyah
Ketua Sekretaris
Drs. Rizal Saiful-Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS NIP. 19530319 199504 1 001 NIP. 19641215 199903 1 005
Penguji Pembimbing
Kosam Rimbarawa, M.LS Mukmin Suprayogi, M.Si
44
koleksi t erbit an berkala PDII LIPI sert a gam baran t ent ang proses pengadaan koleksi t erbit an berkala PDII LIPI dan m enget ahui perm asalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI t erut am a dalam hal pengem bangannya. M et ode yang digunakan dalam penelit ian ini adalah M et ode penelit ian yang digunakan dalam skripsi ini adalah m et ode penelit ian kualit at if dim ana hasil dari penelit ian didefinisikan sebagai sebuah proses observasi unt uk memaham i m asalah sosial, berdasarkan pada pencipt aan gam baran holist ik lengkap dibent uk dengan kat a-kat a, m elaporkan pandangan inform an secara t erperinci, dan disusun dalam sebuah lat ar ilam iah. Dengan m enggunakan sam pel purposif dalam sam pel ini ada enam jenis pem ilihan sam pel dari sem ua jenis sam pel m aka dari it u penulis m erasa sam pel m axim um variat ion lebih cocok digunakan unt uk penelit ian
skripsi, yang dim aksud sampel m axim um variat ion adalah sam pel yang digunakan unt uk
m endokument asikan variasi yang m ungkin m uncul karena adapt asi dengan kondisi yang berm acam -m acam . Hasil dari penelit ian ini dapat diket ahui bahw a PDII-LIPI, t elah m enet apkan kebijakan secara t ert ulis nam un seiringnya w akt u kebijakan t ersebut dilaksanakan t idak secara t ert ulis t et api t et ap disesuaikan dengan hal-hal yang m engacu kepada kebut uhan penelit i dan pem akai, sert a kem ajuan t eknologi. Dalam m elakukan pengadaan t erbit an berkala m em alului dua cara yait u pem belian dan hadiah. Pengadaan t erbit an berkala melalui pem belian biasanya adalah t erbit an-t erbit an asing m elalui suplaier. Sedangkan pengadaan t erbit an berkala dalam negeri didapat kan hadiah, jadi bila sebuah penerbit m em int a ISSN (Int ernat ional St andart Series Num ber) harus m em berikan m inim al dua eksem plar set iap t erbit . Nam un kendal yang dihadapi dalam pem belian dan hadiah sam a yait u pengirim an t erbit an yang t erlam bat dat ang kepada PDII-LIPI. kebijakan pengembangan koleksi dilakukan t idak t ert ulis namun t et ap disesuaikan dengan, Bahan yang dikoleksi t erut ama t erbit an berkala disesuaikan dengan kebut uhan pemakai, Koleksi t erbit an berkala berkait an dengan bidang st udi yang dit elit i di dua puluh t ujuh pusat penelit ian dan dua puluh balai LIPI namun t idak menut up kemungkinan unt uk memiliki t erbit an berkala yang lain namun isi t et ap ilmiah, Permint aan dari pengguna t erut ama para penelit i yang berada di LIPI yang membut uhkan jurnal-jurnal yang di but uhkan oleh pemakai, Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit t et api jur nal t ersebut jurnal ilmiah, M ajalah yang populer akan t et ap dimilki hanya sebagai majalah hiburan. Pembelian dilakukan dengan cara memesan, misalkan majalah t ersebut dalam bent uk t ercet ak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah t ersebut dalam bent uk elekt ronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Pusat Dokument asi dan Informasi ilmiah mendapat kan hadiah dari para penerbit -penerbit majalah di seluruh Indonesia yang memint a ISSN (Int ernat ional St andard Series Number). Set iap majalah baik populer dan ilm iah yang ingin mendapat kan ISSN, maka w ajib memberikan minimal dua eksemplar set iap t erbit . Jadi semua majalah at au t erbit an berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapat kan ISSN harus memberikan t erbit annya.
KATA PENGANTAR
BismillahirrahmanirrahiimAlhamdulillahiraabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rakhmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi berjudul “Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga
Ilmu Pengetahuan Indonesia”. Serta tak lupa salawat dan salam ditujukan kepada panutan seluruh umat manusia Nabi besar Muhammad SAW.
Dengan selesainya penulisan skripsi ini penulis menyadari bahwa banyak pihak yang telah membantu dalam penulisan skripsi ini. Dengan penuh rasa hormat maka penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang tak terhingga kepada:
1. Dekan Fakultas Adab dan Humaniora Bapak Drs. Abdul Chair UIN Syarif Hidayatullah.
2. Ketua Jurusan Bapak Drs.Rizal Saiful-Haq, MA dan sekertaris Jurusan Ilmu Bapak Pungki Purnomo, MLIS Perpustakaan yang mencurahkan waktu, dan memberikan Ilmu kepada penulis.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, sebagai Dosen Pembimbing yang dengan sabar dan arif memberikan bimbingan, pengarahan, saran, kritik yang menggugah serta mendukung yang berarti dan motivasi kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
4. Bapak Kosam Rimbarawa, MLIS sebagai dosen penguji yang memberikan masukan dan dorongan agar skripsi ini menjadi lebih baik.
5. Para Dosen Ilmu Perpustakaan yang tanpa pamrih memberikan seluruh Ilmu kepada penulis.
6. Seluruh pustakawan serta pegawai Perpustakaan Adab dan Humaniora, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah yang membantu dan memberikan Informasi yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan skripsi.
7. Kepada Ibu Ir.Cut Armansyah, M.Si yang membantu memberikan semua informasi dan data yang dibutuhkan serta meberikan dukungan dan meluangkan banyak waktu penulis untuk meneliti dalam penyusunan skripsi. para Pustakawaan dan pegawai PDII-LIPI yang membantu mencarikan informasi serta memberikan waktu untuk memberikan data yang dibutuhkan penulis.
8. Kepada kakek (alm) H.M Ibrahim Sontosudirdjo dan nenek (alm) Hj. R Siti Uripah yang tanpa lelah membimbing, sabar, dan mencurahkan cintanya kepada penulis tanpa beliau penulis bukanlah siapa-siapa. “hasanah sangat merindukan dan mencintai kalian segenap jiwa dan raga”.
9. Kedua orang tuaku Bapak Edward Abimanyu dan ibu (alm) Mudjiati yang begitu mencintai penulis tanpa mereka aku tidak dapat menjadi seperti ini, serta adik-adikku Fitri Hayatiningrum, Aisyah Nurul Huda, Maulana Wijaya yang mencintaiku “Kakak sayang kalian semua”.
10. Kepada tante-tante dan om-omku Bapak Ir. Tjahyana akir dan Ibu Gloria Kusumawati , Ir. Chairil dan Ir. Caroline Darmayanti serta Aldrin santoso dan istri, Alexander Taruna, seluruh saudaraku Maya, Icha, Ifa, Tasyi, Icham, Virly, Bagus, Chika, yang memberikan dukungan baik moril, materil, dan selalu menyemangati dan memberikan masukan tanpa bosan kepada penulis.
11. Kepada seseorang special karena telah memberikan, mencurahkan kasih sayang, setia, sabar dan selalu memberikan perhatian walaupun lebih banyak membuat penulis menangis, kesel dan sebel tapi tetap Kok ‘terima kasih yaKakak sudah meluangkan waktunya”
12. Teman-teman Ilmu Perpustakaaan Khususnya anak 2005 Mutia, Vani, Dwi, Magda, khususnya Yayah yang selalu sedia mejadi teman curhat dan berantem penulis, Dyta, Imas, Erna, Nunung, Nining, Badriah, Sella, Liza, Rohim, Eka, Uwo, Agus, Davi, Bambang, Irvan, Ridho, Puput, Babeh, kahfi, atas segala bantuan, dukungan, canda tawa, doa dan semangat yang ditularkan kepada penulis.
13. Temen KKN 2008 Abdi, Bibeh, Mr Lowbet, Pak Haji, Budi, Afnan, Anti, Rika, Andi, Latif, Veri dan teman-teman seperjuanganku Budi, Jefri, Arum, Bunga, Maya, untuk dukungannya, penyemangat dan memberikan masukan kepada penulis. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terima kasih bantuannya
Penulis percaya tidak ada kebaikan yang sia-sia. Semoga Allah membalas semua kebaikan kalian dengan berkah, rahmat dan melimpahkan kasih sayangnya, amin. Besar harapan penulis.
Semoga karya sederhana ini dapat berguna bagi peneliti maupun pembaca pada umumnya.
Jakarta, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Abstrak . ... i
Kata Pengantar ... ii
Daftar Isi... vi
Daftar Bagan ... ix
Daftar Lampiran ... x
Bab I Pendahuluan ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 4
C. Tujuan dan Manfaat ... 4
1. Tujuan Penelitian ... 4
2. Manfaat Peneltian ... 5
D. Metode Penelitian ... 5
1. Pendekatan penelitian ... 5
2. Sampel ... 6
E. Teknik Pengumpulan Data ... 6
F. Tenik Pengolahaan Data ... 6
1. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II Tinjauan Literatur ... 9
A. Perpustakaan khusus ... .9
1. Pengertian Perpustakaan Khusus ... .9
2. Fungsi Perpustakaan ... 11
3. Koleksi Perpustakaan Khusus ... 11
B. Terbitan Berkala ... 18
1. Pengertian terbitan berkala... 18
2. Jenis Terbitan Berkala ... 19
C. Pengembangan Koleksi ... 21
1. Pengertian pengembangan Koleksi ... .21
2. Kebijakan Pengembangan koleksi ... 23
3. Apek-Aspek Pengembangan koleksi ... 24
4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku ... 25
a. Metode Pengadaan ... 25
b. Prosedure. ... 27
BAB III Gambaran Umum ... 28
A. Profil ... 28
B. Visi dan Misi ... 29
1. Visi ... .29
2. Misi ... 29
C. Koleksi dan struktur Organisasi ... . 30
1. Koleksi ... 30
2. Struktur Organisasi. ... 31
D. Layanan Informasi Ilmiah ... .32
E. Keanggotaan... 34
F. Waktu pelayanan ... 37
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. ... 38
A. Metode Pengambilan hasil wawancara. ... 38
B. Analisas Kebutuhan Pemakai PDII... 38
C. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala diPDII ... 39
1. Pembelian ... 39
2. Hadiah ... 43
D. Kebijakan Pengembangan Koleksi ... .46
E. Seleksi terbitan Berkala di Pusat PDII ... 49
F. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala ... 50
1. Shelving ... 50
2. Evaluasi ... . 51
G. Hasil Penelitian ... 52
BAB V kesimpulan dan Saran ... .56
A. Kesimpulan ... . 56
B. Saran ... .58
Daftar Pustaka. ... 59
Lampiran ... 61
Daftar Ilustrasi
Tabel 1 : Tabel Koleksi ... 31
Bagan 1 : Bagan Struktur organisas ... 32
Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian ... 41
Bagan 3 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah ... 44
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Keterangan Dosen Pembimbing Skripsi Lampiran 2 Surat Keterangan Izin Penelitian Skripsi
Lampiran 3 Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Skripsi Lampiran 4 Daftar Wawancara
11
A. Latar Belakang
Membicarakan mengenai informasi tentunya tidak terlepas dari keberadaan sebuah perpustakaan, melalui perpustakaan setiap orang diharapkan dapat mengakses informasi dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhan. Disini pentingnya peran perpustakaan bagi kemajuan suatu masyarakat.
Masyarakat mengharapkan terpenuhinya kebutuhan akan informasi melalui perpustakaan yang dikunjunginya. Keterbatasan informasi pada perpustakaan pada saat ini menuntut para pustakawaan untuk memberikan kontribusi yang maksimal diantaranya dengan cara mengorganisasi informasi seperti kegiatan pengadaan buku perpustakaan. Dalam mengembangkan koleksi tidak hanya mengadakaan buku-buku saja melainkan pustaka lainnya seperti majalah, surat kabar atau media cetak yang terbit secara berkala.
Terbitan berkala memuat berita berbagai peristiwa aktual juga memuat artikel mengenai penemuan baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, kupasan ilmiah, kesenian dan olah raga, cerita hiburan cerita bergambar, iklan, kesehatan, pertanian dan lain sebagainya yang berkaitan dengan kehidupan masyarakat.
yang sistematis dan terarah yang disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Pustakawaan yang bertugas untuk mengembangkan koleksi terbitan berkala semestinya mengetahui kendala serta tujuan perpustakaan dan siapa yang memakainya, oleh karena itu sebelum melakukan seleksi dan pengadaan bahan pustaka diperlukan analisa kebutuhan pemakai terlebih dahulu, dengan cara mengenali pemakai yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang sangat berguna untuk melihat apakah penyelenggaraannya telah sesuai dengan tujuannya. Pengembangan yang dilakukan sebaiknya sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan serta diadakan proses evaluasi pengadaan bahan pustaka. Ini merupakan beberapa rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Dalam kegiatan pengadaan koleksi terbitan berkala perpustakaan, terikat dan dipandu oleh aturan-aturan yang ada didalam kebijakan pengembangan. Terbitan jenis apa saja yang menjadi perioritas utama pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan. Hal tersebut penting digunakan dalam tujuan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengadaan atau terjadi duplikasi dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pengadaan terbitan berkala di perpustakaan bukanlah hal yang mudah untuk mewujudkannya, karena sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, baik dari internal maupun eksternal. Secara internal, proses pengadaan bahan pustaka pada suatu perpustakaan sering dihadapkan pada berbagai masalah tentang proses pengadaan yang terdapat di perpustakaan tersebut. Tak terkecuali di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(PDII LIPI). Secara eksternal, bila dana yang diberikan dari pihak perusahaan yang mempertimbangkan atau dana yang tidak keluar dari perusahaan sehingga terjadi hambatan dalam proses pengadaannya.
Perpustakaan sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan dan penyebaran informasi sangat dipengaruhi oleh faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan pengembangan sebuah perpustakaan. Faktor tersebut antara lain sumber daya manusia, koleksi, dan sistem manajemen. Ketiga faktor tersebut merupakan rangkaian kesatuan yang saling mempengaruhi dalam pembinaan perpustakaan.
Jumlah serta kualitas koleksi merupakan tolak ukur kemajuan suatu perpustakaan, karena kuantitas dan keragaman koleksi ini ikut mempengaruhi proses kerja dan kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa perpustakaan.
Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi-Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia”
B.
Pembatasan dan Perumusan Masalah
Penelitian yang dilakukan di PDII LIPI dengan mengangkat masalah yang dilihat dari aspek pengembangan koleksi terbitan berkala. mengingat luasnya cakupan pengembangan koleksi, penulis membatasi pada masalah prosedur pengadaan serta kebijakan dalam pengembangan koleksi yang ada di perpustakaan tersebut.
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana kebijakan Pengembangan Koleksi terbitan berkala di PDII LIPI ?
2. Bagaimana metode atau prosedur yang dilakukan dalam melakukan pengadaan koleksi terbitan berkala?
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengadaan dan
pengembangan koleksi terbitan berkala.
C. Tujuan dan manfaat
1. Tujuan
Sejalan dengan latar belakang, pembatasan masalah, dan perumusan masalah tersebut di atas, tujuan penelitian ini adalah :
a. Memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala PDII LIPI.
c. Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal pengembangannya.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, antara lain adalah:
1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk menentukan kebijakan di perpustakaan khusus
2. Menambah wawasan bagi penulis terutama dalam hal pengembangan koleksi terbitan berkala perpustakaan
3. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam skala yang lebih besar lagi.
D. Metode Penelitian
1.
Pendekatan Penelitian
Penelitian ini bersifat deskriptif, yakni penelitian tentang hubungan fenomena sosial tertentu dengan menganalisa dan menginterpetasikan data yang ada (Singarimbu dkk, 1999: 4-5). Untuk memperoleh data lapangan penulis mengadakan pendekatan langsung dengan cara mendatangi obyek yang di teliti yaitu PDII-LIPI melibatkan berbagai unsur pustakawan, dokumen-dokumen dan pihak terkait lainnya untuk mendapatkan data dan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam penelitian.
informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah (John W Craswell, 1994: 1)
2. Sampel
Dalam hal ini penulis menggunakan sampel purposif menurut Lincoln dan Guba (1985) dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sempel maximum variation lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang bermacam-macam. (Alwasilah, 2006: 72)
3. Teknik Pengumpulan Data
Pada metode ini peneliti menggunakan dua teknik pengambilan data :
a. Wawancara, dalam hal ini penulis mengadakan tanya jawab dengan pengelola PDII-LIPI.
b. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan PDII-LIPI untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan kondisi aktual yang terjadi pada masa sekarang.
4. Teknik Pengolahan Data
E. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pembahasan skripsi ini secara keseluruhan maka penulis menyusun laporan ini dalam lima bab secara berturut-turut sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan pokok-pokok pikiran yang tertuang pada pembahasan skripsi terdiri dari latar belakang masalah yang bertujuan untuk memberikan alasan yang jelas tentang pemilihan judul, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian yang digunakan dalam rangka memudahkan penulisan, sistematika penyusunan secara garis besar tentang pembahasan yang akan di uraikan.
BAB II : TINJAUAN LITERATUR
Berisikan tentang tinjauan literatur terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang hendak di teliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan khusus. Selain itu penjelasan mengenai definisi pengembangan koleksi, kebijakaan pengembangan koleksi, aspek pengembangan, metode dan prosedur pengadaan. Dan penjelasan pengertian terbitan berkala, jenis-jenis terbitan berkala.
BAB III : GAMBARAN UMUM
kerja, sumber dana, SDM, serta koleksi dan fasilitas, dan para pengguna PDII-LIPI
BAB IV : HASIL PENELITIAN
Gambaran hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai pengembangan koleksi di PDII-LIPI.
Bab V : KESIMPULAN DAN SARAN
99
1. Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga seperti perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi sebagai koleksi yang khusus berbentuk laporan, buku, dan bahan tercetak lainnya dengan cara penggunaannya secara khusus pula untuk pembaca tertentu. (Nurhadi, 1999: hal 1.5).
Menurut Luwarsih pringgoadisurjo perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang menekankan koleksi dan pelayanan khusus pada suatu bidang khusus atau bidang-bidang lainnya yang berkaitan satu sama lain. Pada kategori perpustakaan khusus mencangkup pula perpustakaan yang menekankan koleksinya pada bentuk khusus seperti naskah-naskah kuno, film, peta, piringan hitam, dsb.(Luwarsih, 1971 : hal 1).
mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan kedudukannya. (holidin,holidin.multiply.com/journal)
Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi masa, militer, industri, maupun perusahan swasta.
Perpustakaan pemerintah atau non pemerintah atau lembaga yang digolongkan pada perpustakaan khusus kini sudah banyak tersebar diberbagai tempat dan ada di tiap-tiap lembaga, umumnya di pusat-pusat pemerintahan kota maupun daerah. Keberadaan perpustakaan ini biasanya menyesuaikan dengan fungsi dan tugas lembaga yang menaunginya baik pada jenis koleksi, pemakai, dan pengelolaannya. (Sholeha, 2008: 146)
2. Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan khusus atau dinas, menurut kepentingan mentri pendidikan kebudayaan nomor 0103/O/1981 mempunyai fungsi sbb:
a. pusat referensi para karyawan atau karyawati maupun anggota dari instansi lembaga bersangkutan.
b. Pusat penelitian bagi petugas dari instansi atau lembaga yang bersangkutan.
c. Sarana untuk mempelancar pelaksanaan tugas instansi atau lembaga yang bersangkutan.( Mudjito, 1999 : 14)
3. Koleksi
Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. (holidin,holidin.multiply.com/journal)
bentuk tercetak maupun media rekam lainnya. (holidin,holidin.multiply.com/journal)
a. Ada tiga macan koleksi perpustakaan khusus
1) Buku yang meliputi monograf , karya tercetak yang terdiri dari 49 halaman atau lebih.
2) Bahan berkala meliputi surat kabar, majalah, tabloid.
3) Bahan audio-visual, meliputi film, video, gambar, peta, globe, microfilm, rekaman suara, kaset, phone recorder, dan lain sebagainya.
Menurut Ferguson ada 14 macam koleksi perpustakaan :
1) Jenis buku
Yang dikelompokan dalam jenis buku adalah :
a) Monograf adalah buku yang diterbitkan dalam sebuah volume mengenai suatu subyek.
b) Kamus adalah berisi daftar kata atau istilah yang biasanya di susun menurut abjad dalam bidang tertentu.
d) Buku pegangan adalah informasi yang mendasar dan menyeluruh mengenai suatu bidang.
e) Direktori adalah daftar nama dan alamat organisasi atau peerseroan atau suatu produk, kadang-kadang disertai dengan keterangan singkat.
f) Data statistik adalah karya statistik yang menyangkut topik tertentu yang umumnya selalu di perbahrui.
g) Treatis adalah karya yang mengenai suatu bidang yang sangat mendalam sering dalm beberapa volume.
h) Prosiding adalah kumpulan makalah yang disampaikan dalam seminar dapat berupa suatu volume atau lebih.
i) Terbitan seri misalnya rivieu tahunan : berisi laporan perkembangan yang umumnya muncul dengan judul annual review of,,,,progress in...
b. Jenis berkala
Jenis berkala adalah terbitan yang dikeluarkan secara berkala untuk jangka waktu tertentu secara teratur dan diharapkan akan terbit untuk selamanya.
c. Terbitan pemerintah
Jenis terbian ini diterbitkan oleh berbagai lembaga pemerintah baik lokal, regional, nasional dan internasional. Sering disebut juga dengan terbitan resmi yang diterbitkan dalam berbagai bentuk misal bentuk mikrofilm, bahan audio-visual dan dalam bentuk disket.
d. Literature perdagangan
Bahan jenis ini merupakan terbitan dari perusahaan atau kumpulan dari beberapa perusahaan yang ditunjukan untuk masyarakat umum.
Jenis-jenisnya ialah :
b) Laporan, biasanya tentang laporan keuangan atau kegiatan perusahaan secara umum agar diketahui oleh masyarakat dan mendapatkan kepercayaan masyarakat
e. Literatur pelayanan
Literatur jenis ini memberikan informasi kepada masyarakat umum bahwa perusahaan tertentu memiliki produk tertentu untuk masyarakat dan siap melayani biayanya diterbitkan secara berkala mingguan, bulanan, dalam bentuk brosur, perubahan peraturan, mengenai pajak, data keuangan atau berita yang penting untuk diketahui khalayak ramai
f. Standar dan spesifikasi
Standar adalah dokumen yang berisi seperangkat kondisi yang harus dipenuhi merupakan terbitan bersifat teknik yang menyatakan bahwa bagaimana suatu produk harus dikerjakan, mengikuti ukuran tertentu yang telah dicoba sesuatu dengan aturan yang telah ditetapkan.
g. Cetak ulang dan pendahuluan
jumlah atau pernah disajikan dalam bentuk kongres. Cetak pendahuluan adalah cetakan sebelum cetakan yang sebenarnya dibuat.
Beberapa lembaga profesional banyak yang menerbitkan cetak ulang atau cetak pendahuluan yang umumnya dicetak dalam bentuk yang tidak permanen.
h. Terjemahan
Sering diperlukan untuk karya-karya ilmiah yang diterbitkan dalam bahasa asing. Ini bisa diperoleh dari pusat terjemahan dan bisa dibuat sendiri.
i. Emphemera
Ini adalah bahan-bahan yang tidak terjilid misalnya keliping surat kabar, panflet atau pada bidang yang lebih kecil. Emphemera sering berisi informasi yang bermanfaat dan tidak bisa ditemukan dimana-mana. Kadang-kadang hanya bernilai sementara.
j. Tesis dan disertasi
k. Bahan yang dibaca oleh komputer
Bahan lubang Bisa didapatkan dari perangkat keras komputer sebagai bahan sajian untuk pemakaian komputer tersebut. Banyak juga dalam bentuk abstrak dan indeks.
l. Laporan dan arsip perusahan
Ini adalah terbitan suatu lembaga atau organisasi yang berisi informasi, misalnya : rekaman penelitian asli, laporan atau perkembangan proyek, memorandum atau koresponden, catatan rapat atau prosiding seminar, catatan paten, makalah untuk dipersentasikan atau dipublikasikan pegawai lembaga yang bersangkutan, gambaran teknik terkadang dalam bentuk non cetak.
m. bahan audiovisual
ini adalah terbitak yang dalam bentuk bermacam-macam misalnya, film, slide, audio kaset, foto dan gambaran juga grafik, rekaman advertansi juga AV (audio-visual).
n. bentuk mikro
bentuk aslinya. Banyak laporan teknik dalam penerbitan pemerintah atau industri ada dalam bentuk mikro ataupun buku-buku. Terkadang ada bentuk mikronya. ( Karmidi, 1999: 3.6 - 3.11)
B. Terbitan Berkala
1. Pengertian terbitan berkala (periodicals) atau majalah
Lasa (1989), Terbitan atau publikasi berseri dan berkelanjutan kecuali surat kabar, terbitan secara teratur dalam waktu yang berselang-seling, mungkin sekali terbit dengan kala atau frekuensi tengah mingguan (seminggu dua kali) atau dapat terbit setiap semester.
Majalah biasanya berisi sekumpulah artikel yang merupakan konstribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. Artikel majalah tersebut dirancang untuk dibaca sebagai bacaan yang naratif. Artinya, kita harus membaca tuntas seluruh artikel tersebut. (Yuyu, 1996: 9)
2. Jenis-jenis Terbitan Berkala
a. Majalah Komersial
Kelompok ini adalah kelompok yang terbesar majalah perdagangan, majalah yang berhubungan dengan profesional dan aktivitas ekonomi dan lain-lain. Tujuan utama dari majalah ini adalah keuntungan ekonomi yaitu dengan berusaha agar majalah yang diterbitkan di beli oleh masyarakat.
b. Majalah ilmiah
Sebagian besar majalah ini diterbitkan oleh institusi pendidikan maupun lembaga-lembaga penelitian. Namun kini banyak majalh jenis ini yanng diterbitkan oleh penerbit komersial.
c. Majalah lokal atau majalah sendiri
Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan sebagai sasaran komunikasi dalam lingkungan sendiri. Fungsinya adalah komunikasih antar perusahaan dan staf, pemegang saham dengan pihak luar atau semuanya.
d. Advance in Year’s Work in
namun kajiannya sangat mendalam, frekuensi terbitnyapun kadang-kadang tidak teratur.
e. Surat kabar
Surat kabar adalah salah satu terbitan berseri yang sangat kaya akan berita atau informasi mukhtakhir. Terbitan jenis ini banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita atau dengan kata lain mewartakan atau mengabarkan suatu berita.
f. Buku Tahunan
Jenis terbitan ini diterbitkan secara berseri dengan kala tahunan. Menurut Harrod buku tahunan tersebut didefinisikan sebagai terbitan yang berisi informasi mukhtahir dalam bentuk deskriptif atau statistik yang diterbitkan setahun sekali.
g. Seri Monograf
Harrod mendefinisikan seri monograf sebagai terbitan monograf yang dipublikasikan secara berseri dan diberi judul seri dan judul setiap nomor. Biasanya seri monografi ini diterbitkan oleh universitas atau organisasi profesi.
h. Proseding
atau suatu institusi dan biasanya dilengkapi dengan makalah-makalah atau laporan yang dibacakan atau dipersentasikan pada pertemuan tersebut.
i. Transaction dan Memoar
Transection dan memoar merupakan salah satu bentuk terbitan berseri dimana makalah-makalah tersebut sebelumnya sudah dibacakan atau dipersentasikan dalam pertemuan ilmiah dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah. (Yuyu, 1996: 9- 19)
C. Pengembangan Koleksi
1. Pengertian Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dilakukan oleh pustakawan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Dalam kebutuhan pemakainya pustakawan harus memperhatikan kebutuhan pemakainya.( Saiful-Haq dkk, 2006: 76)
analisis kebutuhan pemakainya terlebih dahulu dengan cara mengenal masyarakatnya yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang sangat berguna untuk melihat apakah tujuan penyelenggaraan perpustakaan tersebut telah tercapai atau belum tercapai.
Dalam megembangkan koleksi perpustakaan tim seleksi dan pengadaan koleksi harus melihat tujuan dan fungsinya dari perpustakaan tersebut. Dalam pengembangan koleksi sendiri harus memperhatikan beberapa aspek penting yang bisa memberikan atas tujuan dan fungsi perpustakaan tersebut.( Yulia, 1993: 11)
Dan ada beberapa peraturan yang mengatur dalam pengembangannya dan sebagai berikut ini peraturannya :
2. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Menurut Sukarman koleksi perlu dibina dan dikembangkan secara terus menerus agar terjaga ketersediaan dan kemukhtahirannya. Untuk membina koleksi yang bagus dan dapat dipertanggungjawabkan perpustakaan hendaknya memilki pedoman tertulis pengembangan koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya disebut dengan kebijakan pengembangan.(Sukarman, 2000 : 19)
disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum
dan program perpustakaan sesuai dengan
perkembangannya.(Sukarman,2000 : 20)
Sukarman mengatakan bahwa perpustakaan khusus perlu mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis. Kebijakan ini merupakan panduan agar pengembangan koleksi menjadi lebih terarah. Dokumen kebijakan mencakup sebagai berikut :
a. Penjabaran jenis bahan koleksi yang akan dibangun untuk tujuan pengembangan koleksi dan hubungannya visi dan misi perusahaan.
b. Pengembangan bahan perpustakaan yang berkualitas dan relevan termasukdidalamnya menyebutkan kriteria bahan yang akan dikoleksi dan yang akan ditolak.
c. Penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab orang – orang yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
d. Perencanaan anggaran perpustakaan.
e. Panduan mengenai penerimaan hadiah atau donasi yang meliputi alasan mengapa diterima atau menolak jenis bahan koleksi tetrtentu.
3. Aspek – aspek Pengembangan
Menurut Saiful-Haq aspek-aspek pengembangan secara umum, proses pengembangan kolesi mencakup tiga aspek utama yaitu :
a. Seleksi (selection)
Adalah aktivitas yang penting untuk memperhatikan karena ini merupakan langkah awal dalam proses pengembangan seleksi. Pustakawan harus mendapatkaan input dari komunitas pemakai untuk mendapat informasi mengenai bahan yang diperlukan.
b. Pengadaan (Acquisition)
Adalah proses mendapatkan bahan perpustakaan yang sudah melalui proses penyeleksian.
c. Penyiangan (weeding)
Adalah salah satu kegiatan yang diharus lakukan secara reguler sehingga bahan koleksi di perpustakaan akan selalu relevan dan menarik bagi pemakainya. (Saiful-Haq dkk, 2006: 78 – 87)
4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku
a. Metode Pengadaan
1) Pembelian
Setelah mendapat informasi tentang bahan pustaka yang akan dibeli selanjutnya adalah mendaftar bahan pustaka tersebut, kemudian diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka yang akan dibeli. Setelah diverivikasi, apakah bahan pustaka tersebut perlu duplikasi.(Karmidi, 1999: 3.4)
2) Hadiah
Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh secara langsung diterima penyumbang atau diminta perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal :
a) Meneliti kiriman hadiah dan mencocokannya dengan surat pengantarnya.
b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka, maka perlu :
a) Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.
c) Setelah bahan pustaka diterima lakukan pemerikasaan dengan mencocokkan daftar kiriman hadiah dengan surat pengantar.
d) Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
3) Pertukaran
Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu :
a) Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.
b) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya, biaya pengiriman.
c) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
d) Mencatat alamat pemesan.
b. Prosedur Pengadaan
Ada dua cara pengadaan yang dilakukan oleh pihak perpustakaan untuk memperoleh bahan yang diperlukan sesuai dari hasil penyeleksian, yaitu sistem pengadaan melalui perantara dan sistem pengadaan langsung.
1) Pengadaan melalui perantara
Yang dimaksud dengan pengadaan bahan pustaka melalui perantara adalah bahwa penyediaan seluruh bahan pustaka tersebut dikoordinir oleh vendor atau agen atau rekanan.
2) Pengadaan langsung
Yang dimaksud dengan pengadaan langsung adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan tanpa melalui vendor atau rekanan. (Saiful-Haq dkk, 2006: 83-84)
2828
A.
Profil
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII), Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(LIPI) didirikan tahun 1965 dengan nama Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN) di bentuk berdasarkan SK Mentri Urusan Research Nasional No. 107/M/kpts./Str./65. Pusat ini merupakan pengembangan dari bagian Dokumentasi Majelis Pengetahuan Indonesia (MIPI) sebelum berganti nama LIPI pada tahun 1967. Perubahan nama tersaebut seiring dengan reorganisasi LIPI pada tahun 1986. Selanjutnya, PDII-LIPI kembali mengalami reorganisasi berdasarkan keputusan kepala LIPI No. 1151/M/2001 tanggal 5 Juni 2001.
Tugas tersebut dilaksanakan PDII bekerjasama dengan lembaga penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dan instansi lain yang terkait dalam upaya mengumpulkan datanya. Publikasi tersebut terdiri dari laporan penelitian, jurnal ilmiah, tesis S2 dan S3, dokumen paten, prosiding, makalah seminar, dan lain-lain.
Untuk memberikan kemudahan akses informasi bagi masyarakat pengguna, telah dikembangkan pangkalan data yang memuat data dari publikasi tersebut yaitu pangkalan data bibliografi, sebagian dengan abstrak, juga sedang dikembangkan pangkalan data teks lengkap dari hasil-hasil penelitian dan dokumen paten indonesia. Selain itu, PDII juga menerima dan berlangganan jurnal ilmiah asing agar peneliti dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan di bidangnya.
B.
Visi dan Misi
1.
Visi
Menjadi institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah dalam rangka ikut membangun masyrakat yang adil, cerdas, kretif, intergratif, dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistik.
2. Misi
C. Koleksi dan Struktur Organisasi
1. Koleksi
Perpustakaan PDII-LIPI mempunyai koleksi yang cukup lengkap dalam bidang IPTEK, termasuk ilmu-ilmu sosial. Koleksi berupa buku, majalah, laporan penelitian, tesis, disertasi, paten, surat kabar serta literature skunder seperti bibliografi, majalah indeks dan sari karangan. Selain dalam bentuk tercetak, juga terdapat koleksi dalam bentuk mikrofis atau mikrofilm dan CD-ROM.
No Koleksi Jumlah
1. Artikel majalah dan makalah seminar 123.076
2. Buku, prosiding, referensi, konflik 50.455
3. Jurnal Indonesia terjilid 7.411
4. Tesis dan disertasi 26.896
5. Artikel jurnal Asing (jurnal langganan 1998) 66.095
6. Paten Indonesia 7.364
7. Artikel Majalah Asing Full text 4.616
8. Koleksi IPSK 16.900
9. Laporan penelitian dengan abstrak 13.057
10. Koleksi Mikrofis 14.550
11. Tesis dengan abstark 2.531
12. Peten pesanan(pesanan penelusuran) 4.679
KEPALA
BIDANG DOKUMENTASI BIDANG INFORMASI
SUB BIDANG AKUSISI
14. Teknologi tepat guna 15.721
15. Kliping Koran 2.912
16. Laporan penelitian 47.271
Jumlah koleksi 414.116
Tabel 1
Jumlah koleksi
2. Struktur Organisasi Pusat Dokumtasi dan Informasi Ilmiah
D. Layanan Informasi Ilmiah
Pemberian layanan informasi dimaksudkan agar masyarakat dapat mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengan bidang dan minatnya, baik tentang sejarah maupun perkembangan dalam dan luar negeri. Tersedia berbagai jasa informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan penelitian dan pengembangan, konsultasi, industri, termasuk usaha kecil dan menengah, serta belajar mengajar.
PDII-LIPI memiliki perpustakaan yang diperuntukan bagi pengguna yang dapat datang langsung untuk memanf atkan fasilitas yang tersedia. Bagi pengguna yang tidak memiliki waktu, kemampuan menemukan informasi dengan cepat dan ingin mendapatkan informasi yang sesuai dan siap dimanfaatkan, PDII-LIPI menyajikan beberapa bentuk kemasan informasi yang disesuaikan dengan keperluan.
1. Paket Informasi Teknologi Industri dan Agro Industri
Kumpulan informasi ilmiah yang terseleksi mengenai tinjauan perkembangan teknologi atau proses tsuatu bidang tertentu. Panduan usaha bagi pemula yang menciptakan industri rumah tangga atau industri kecil.
2. Pohon Industri
3. Media Digital, terdiri dari berbagai bentuk kemasan :
a. Database hasil penelusuran , kumpulan informasi dalam bentuk database sehingga mudah untuk ditemukan kembali(searching), di tambah serta di intergrasikan dengan database yang lain.
b. Analisi informasi khusus dalam bentuk digital yaitu kumpulan informasi tentang topik tertentu dalam kurun waktu tertentu.
4. Terbitan Informasi Aktual
PDII menerbitkan informasi yang dianalisis dari berbagai terbitan mengenai suatu topik tertentu yang sedang hangat dibicarakan atau menjadi masalah di masyarakat dalam bentuk
a. Info Ristek merupakan informasi yang disajikan dalam bentuk review atau tinjuan dari hasil-hasil penelitian yang pernah ada dan dapat memberikan solusi di bidang informasi
5. Pengemasan Laporan RUT
a. Penawaran Teknologi
b. Tracking RUT
c. Abstrak Laporan RUT
Pembuatan database penelitian tradisional (a) Tanaman Obat Tradisional, (b) Zat Warna Alami, (c) Alat-alat tradisional Pertanian di Jawa Barat
E. Keanggotaan
1. Untuk menjadi anggota perpustakaan PDII-LIPI sebagai berikut:
a. Bertempat tinggal dan beraktivitas di wilayah JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi).
b. Peneliti, Dosen, Karyawan suatu instansi pemerintah atau swasta serta mahasiswa perguruan tinggi yang berlokasi di wilayah JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi).
c. Mengisi formulir yang telah disediakan.
d. Menyerahkan
2) Fotokopi kartu tanda penduduk(KTP), kartu tanda mahasiswa (KTM).
3) Fotokopi bukti pembayaran SPP tahun akademik yang sedang berjalan (bagi mahasiswa).
4) Pas foto 2x3 sebanyak 2 lembar.
e. Membayar iuran anggota perpustakaan
1) Karyawan Rp. 50.000,00/semester.
2) Mahasiswa Rp. 30.000,00/semester.
2. Masa berlaku keanggotaan
a. Setiap anggota perpustakaan diberi kartu tanda anggota yang berlaku sebagai berikut :
1) Peneliti, Dosen dan karyawan : enam bulan terhitung memulai tanggal pendaftaran.
2) Mahasiswa semester ganjil : Sepember – Fabruari
Mahasiswa semester genap : Maret – Agustus
3. Persyaratan peminjaman
b. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda sebesar Rp.500,00/buku/hari.
c. Peminjaman dapat diperpanjang selama buku tersebut tidak diminati oleh anggota lain dengan cara datang langsung (tidak melayani perpanjang melalui telepon).
d. Tidak diperbolehkan meminjam kartu anggota utuk kepentingan orang lain.
e. Seandainya buku yang dipinjam hilang peminjam diwajibkan mengganti dengan judul yang sam atau seharga buku tersebut atau disesuaikan dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi.
f. Buku referensi, majalah, laporan penelitian, tesis atau disertasi, mikrofilm atau mikrofis dan beberapa koleksi yang lainnya sesuai dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi, hanya dapat dibaca atau difotokopi di perpustakaan PDII-LIPI.
g. Perpustakaan berhak menolak meminjamkan sesuatu buku dengan alasan akan dipergunakan untuk keperluan dinas PDII-LIPI atau keperluan lain sesuai kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi.
F. Waktu pelayanan
Waktu berkunjung perpustakaan
Senin – Sabtu : 08.30 – 15.30
3838
1. Metode Pengambilan hasil wawancara
Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara dengan kepala Sub Bid Akusisi dan Koleksi Literatur Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI), Ibu Cut Armansyah yang akan disingkat menjadi (CA). Selain itu penulis juga mewawancarai pustakawan bernama bapak Ponmin yang akan disingkat menjadi (PN) dan pengunjung yang datang untuk mencari informasi.
Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam bab ini
2. Analisasa Kebutuhan Pemakai Pusat Dokumentasi dan Informasi
Ilmiah
Berbagai cara dilakukan oleh pengelola perpustakaan untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kegiatan ini dilakukan dengan beberapa cara untuk mengadakan terbitan berkala seperti
(1) daftar permintaan peneliti LIPI.
(2) Data-data dari jumlah pusat penelitian seperti 27 pusat LIPI dan 20 balai yang tersebar di seluruh Indonesia.
Ini dilakukan agar majalah yang telah di beli akan berguna, selain itu jurnal-jurnal tersebut akan disesuaikan oleh pusat-pusat dan balai-balai penelitian yang tersebar diseluruh Indonesia.
3. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
Pengadaan majalah atau terbitan berkala di PDII-LIPI melalui tiga cara sebagai berikut :
a. Pembelian
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mendapatkan anggaran dari pemerintah sebesar Rp. 1000.000.000, untuk pengadaan buku dan jurnal (untuk tahun 2007-2008). Sebagian atau sisa dari anggaran untuk membeli jurnal untuk membeli buku. Misalnya dari dana sebesar Rp.800.000.000, untuk membeli jurnal dalam setahun, sedangkan sisa dari anggaran yang telah digunakan sebesar Rp.200.000.000, untuk membeli buku. Anggaran tersebut sebenarnya belum cukup untuk membeli majalah, namun PDII membatasi jurnal yang akan dibeli karena hanya jurnal yang cukup mahal, seperti hasil wawancara oleh informan sebagai berikut
“ jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti
Maka untuk menyiasati anggaran yang diberikan oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli.
Proses pembelian jurnal dapat dilihat pada bagan di bawah ini :
Bagan 1 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian
Pemilihan judul dari Katalog
Pemilihan judul oleh peneliti LIPI
Daftar jurnal yang di beli
Membayar invoice Terima tagihan Order ke penerbit
Majalah datang Proses pembelian Judul disesuaikan
Keterangan dari bagan di atas sebagai berikut:
Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para peneliti di lingkungan LIPI. Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar, kemudian akan disesuiakan dengan anggaran dan pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada penerbit. Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima tagihan berupa invoice. Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal tersebut. Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh PDII-LIPI.
Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah waktu pengiriman. Pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun sebelumnya. Jadi bila PDII-LIPI membayar jurnal asing tercetak pada tahun 2006 pembayaran tersebut untuk berlangganan jurnal pada tahun 2007. Namun terkadang pengiriman tidak tepat waktu atau pengiriman terjadi pada tahun 2008 dan diterima oleh PDII-LIPI. Seperti hasil wawancara berikut ini
“ jadi begini, bila kita ingin membeli jurnal untuk tahun 2007 kita harus membayar tahun 2006. Namun pada saat pengiriman jurnal datang tidak tepat waktu kadang-kadang jurnal tersebut datang
b. Hadiah
Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.
Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah akan diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang akan disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan adalah terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti. Sedangkan majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan informasinya, tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala tersebut bersifat ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut. Bila ada majalah populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali, setelah memenuhi dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati display sebagai referensi.
Proses penerimaan hadiah jurnal dapat dilihat pada bagan dibawah ini :
Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah
Keterangan bagan di atas sebagai berikut:
Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar maka akan dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan kelengkapannya. Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan untuk
digunakan oleh pemakai dan satu eksemplar lagi dikirim ke Subbid Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang akan menjadi IMM (Induk Majalah Ilmiah Indonesia semua bidang ilmu), FOKUS (informasi yang berisi artikel majalah ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan diterbitkan setiap dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD (Indonesian Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDII-LIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full text, dapat diakses melalui internet. Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik kembali untuk dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu pengecekan kelengkapan volume dan nomor. Apabila sudah lengkap maka dikirimkan ke bagian penjilidan, selesai dijilid dilakukan pengecekan kelengkapan lembaran di bagian pengadaan, penulisan judul pada cover dan punggung jurnal terjilid. Dibuat daftar penerimaan majalah lalu dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk kedalam pangkalan data majalah. Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan.
Kendala dalam pengadaan hadiah adalah saat pengiriman jurnal ke PDII-LIPI, terkadang para penerbit memberikan terbitannya tidak tepat waktu. Seperti terbitan untuk tahun 2007 baru sampai ke PDII pada tahun 2008 atau 2009. Disuplay adalah pengiriman terbitan yang berada diluar pulau Jawa adalah biaya pengiriman yang tidaklah murah seperti wawancara berikut ini :
kalau hanya satu atau dua judul akan sayang biaya kirim jadi setelah banyak judul dari tahun 2006 sampai tahun 2008 akan dikirim lagsung maka dari itu kita tidak mendapatkan kiriman tepat pada waktu permasalahan adalah biaya kirim yang mahal tersebut jadi yang menjadi pertimbangan kita” (informan CA)
c. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Sejak berdirinya pada tahun 1967 PDII sudah menetapkan kebijakan tertulis, namun sejak beberapa tahun terakhir kebijakan dilakukan tidak tertulis. Namun pengembangan akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan para pemustaka. PDII-LIPI melakukan kebijakan tetap disesuaikan dan mengacu pada hal-hal seperti:
(1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.
(2) Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah
(3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai.
(4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah.
Dalam hal ini kebijakan dibuat dan diputuskan hanya kepada pihak Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah dan tidak ada pihak lain yang ikut andil dalam pengambilan kebijakan pengembangan yang telah ditetapkan. Walaupun banyak sekali kendala yang dihadapi oleh PDII-LIPI dalam pengambilan kebijakan, salah satunya adalah anggaran yang diberikan kepada PDII-LIPI, sehingga untuk mengadakan terbitan berkala mendapat hambatan namun pihak PDII-LIPI menyiasati dalam pengembangan.
Tujuan diadakan kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala di PDII-LIPI didasarkan atas kebutuhan pemakai. Kebijakan tersebut berkembang oleh kegiatan penelitian dan ilmu pengetahuan yang sedang trend. Selain itu pengembangan majalah atau terbitan berkala disesuaikan dengan bidang terkaitnya pada masa kini, antara lain :
(1) menyediakan informasi ilmiah bagi penelitian, pengkajian, dan pengguna lain
(2) memperlancar pelayanan informasi sehingga kebutuhan informasi pengguna terpenuhi
(3) menjaga kontinuitas kemutakhiran informasi yang dibutuhkan kegiatan penelitian, pengkajian, dan pengguna lainnya. Seperti hasil wawancara berikut ini :
Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya. Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti, dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari
penggunanya” (Informan CA)
Sejak terkomputerisasi PDII-LIPI tidak hanya mengembangkan terbitan berkala secara tercetak namun telah dikembangkan secara elektronik. Sehingga memudahkan para pengguna untuk mengakses dan mendapatkan informasi yang diinginkan dan lebih fleksibel seperti yang diberi penjelasan oleh informan yang bertanggungjawab dalam kebijakan.
Selanjutnya, melalui wawancara, peneliti mengajukan pertanyaan tentang pengembangan jurnal asing elektronik dan jawaban yang dikemukakan oleh informan sebagai berikut :
“saat ini PDII mengembangkan majalah secara online selain harga lebih terjangkau jurnal yang diinginkan lebih banyak bila kita membeli secara tercetak hanya mendapatkan beberapa judul saja bila membeli secara elektronik kita mendapatkan jurnal sebanyak 2000 Judul, jadi sejak tahun 2008 sampai sekarang kami membeli jurnal secara online selain itu jurnal tersebut dapat diakses seluruh pengguna yang ada di indonesia terutama para peneliti LIPI yang berada di LIPI yang tersebar diseluruh
indonesia” (Informan CA)
elektronik tidak ada perubahan dalam kebijakan pengembangan. namun harus disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai dan permintaan peneliti.
Kendala yang dihadapi pihak PDII dalam berlangganan jurnal secara elektronik adalah sulit memberikan bukti untuk pertanggungjawaban dalam pengadaan, karena bila berlangganan secara elektronik akan hilang begitu saja bila sudah berganti tahun. Seperti wawancara oleh informan sebagai berikut.
“bila berlangganan secara online kita tidak dapat memberikan bukti kepada pemerintah, karena bila habis waktu atau sudah berganti tahun jurnal yang sebelumnya tidak dapat disimpan kecuali kita mendownlod jurnal-jurnal tersebut. Namun karena keterbatasan sumber daya manusia, kita tidak dapat mendownlod jurnal tersebut karena itu para pustakawan pun mempunyai kesibukan dan kesulitan untuk mendowlod jurnal sebanyak 2000 judul kecuali para peneliti-peneliti dan pemakai yang
membutuhkan jurnal tersebut” (Informan CA)
d. Seleksi terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
berkala asing yang tercetak akan ditempatkan dan disesuaikan dengan nomor kelasnya ini adalah susunan penyeleksiaannya :
(1) katalog dari penerbit (2) pemilihan judul
(3) di sesuaikan dengan anggaran (4) lalu melakukan pemesanan.
Bila majalah atau terbitan berkala asing elektronik biasanya pihak PDII-LIPI menyeleksi hampir sama seperti :
(1) melihat dan memilih judul jurnal yang dinginkan dari katalog yang diberikan provider atau supplier yang mengajukan.
(2) menyeleksi lagi provider atau jurnal-jurnal online yang terjangkau.
(3) memilih judul-judul jurnal yang dibutuhkan di bidang studi yang diinginkan.
(4) disesuaikan dengan kebutuhan para peneliti dan pemakai.
e. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala
1. Shelving
“dalam melakukan selving kami tidak bisa sembarang, harus sesuai dengan nomor kelas dan selain itu juga harus berurut abjadnya. Contohnya bila ada terbitan berkala dengan nomor kelas 030.01 acd dengan terbitan bernomor kelas 030.01 abd harus yang ditempatkan terlebih dahulu atau di depan adalah terbitan bernomor kelas 030.01 abd
dahulu baru terbitan bernomor kelas 030.01 acd” (informan PM)
Namun selain itu shelving setiap hari dilakukan juga secara rutin sebulan sekali. Ini disebabkan takut terjadi kesalahan dalam penempatan rak. Karena koleksi terbitan berkala yang dimilki oleh PDII-LIPI banyak jadi harus dilakukan shelving ulang setiap satu bulan sekali seperti wawancara berikut :
“shelving dilakukan setiap satu bulan sekali untuk mengecek kembali penempatan koleksi yang dibaca dan dikembalikan di rak pada waktu selesai pemakaian lakukan setiap hari. Kan shelving dilakukan setiap hari klo satu bulan sekali pengecekan kembali agar tidak terjadi
kesalahan penempatannya” (Informan, CA)
2. Evaluasi
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah melakukan evaluasi setiap satu tahun sekali seluruh staf dan pustakawan yang berada di PDII-LIPI, untuk mengetahui kebutuhan informasi para pemakai. Evaluasi dilakukaan oleh PDII-LIPI untuk menjawab kebutuhan peneliti dan pemakai terbitan berkala yang dinginkan, serta ketersedian terbitan berkala itu sendiri.
akan dievaluasi satu tahun sekali. Dan hal ini akan di jadikan bahan pertimbangan untuk pengadaan terbitan berkalaal selanjutnya.
Seperti wawancara berikut ini
“kami melakukan evaluasi koleksi dan kebutuhan para pemakai setiap satu tahun sekali. Kami akan mengevaluasi biasanya dari angket atau kritik dan saran dari para pemakai yang tesedia namun selain itu kami mendapatkan masukan langsung dari para pengunjung. Setiap mendapatkan saran untuk mengadakaan suatu koleksi terbitan berkala bila mencukupi anggaran maka akan disediakan bila tidak mau bagaimana lagi kita sesuaikan” (Informan CA)
G. Hasil Penelitian
No. Teori Pelaksanaannya
1 Menurut sukarman kebijakan hendaknya memiliki pedoman tertulis pengembangan koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya disebut dengan kebijakan pengembangan. Tetapi pendapat Sukarman yang lain mengatakan langkah awal dari pengadaan buku adalah melakukan pemilihan atau seleksi. Dalam melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijakan secara tertulis. Kebijakasanaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum dan program
perpustakaan sesuai dengan perkembangannya. Sukarman mengatakan bahwa perpustakaan khusus perlu mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis. Kebijakan ini merupakan panduan agar pengembangan koleksi menjadi lebih terarah
para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai, (4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah. (5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan.
2 Pengadaan koleksi terbitan berkala dengan metode pembelian menurut karmidi adalah Setelah mendapat informasi tentang bahan pustaka yang akan dibeli selanjutnya adalah mendaftar bahan pustaka tersebut, kemudian diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka yang akan dibeli. Setelah diverivikasi, apakah bahan pustaka tersebut perlu duplikasi
SpringerLink dan Insight karena harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
3 Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh secara langsung diterima penyumbang atau diminta perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal :
a) Meneliti kiriman hadiah dan mencocokannya dengan surat pengantarnya. b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan. Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka, maka perlu :
1) Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.
2) Mengirimkan surat permohonan hadiah.
5656
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI), maka penulis menarik sebuah kesimpulan.
kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun tetap disesuaikan dengan (1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, (2) Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah, (3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai, (4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah. (5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan.
Metode atau prosedur pengadaan terbitan berkala yang dilakukan oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah sebagai berikut :
namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
b) Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.
negeri bisannya mereka mengirim jurnal tesebut setelah beberapa tahun, jurnal 2006 akan terkirim 2008 maka informsai yang dibutuhkan akan telat sampai kepada para pengguna.
B.
Saran
Saran- saran yang dapat penulis berikan mengenai pengembangan terbitan berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah adalah :
1. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah perlu menetapkan kebijakan pengembangan dalam bentuk tertulis sebagai panduan dalam melakukan pengembangan koleksi terbitan berkala.
2. Semestinya dilakukan kembali kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala secara tercetak dilakukan kembali untuk tetap melestarikan koleksi untuk tetap up to date dalam informasi secara tercetak.
