RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT PADA INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
MOJOSARI
TUGAS AKHIR
Nama : Yondi Tri Hardianto NIM : 07.41010.0271 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
MOJOSARI
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer
Oleh:
Nama : Yondi Tri Hardianto NIM : 07.41010.0271 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
ABSTRAK
Instalasi Farmasi merupakan bagian dari Rumah Sakit Mojosari yang khusus ditugaskan mengelola obat untuk kebutuhan pasien rumah sakit. Saat ini Instalasi Farmasi mengalami permasalahan dalam hal pengendalian persediaan obat. Permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti dalam tiap periodenya membuat petugas kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan obat yang harus dipesan untuk masa yang akan datang. Hal ini mengakibatkan kehabisan stok obat, sehingga tidak dapat memenuhi permintaan pasien.
Berdasarkan permasalahan diatas, dibuatlah sistem informasi pengendalian persediaan obat dalam bentuk aplikasi komputer yang mampu membantu mengendalikan persediaan obat agar persediaan obat tetap terjaga, tepat waktu, dan dapat selalu mencukupi permintaan pasien.
Dalam aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat ini menggunakan metode peramalan winter’s exponential smoothing untuk memperkirakaan permintaan kebutuhan jumlah obat yang tidak pasti. Selanjutnya untuk menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan, digunakan metode Reorder Point. Jumlah obat yang dipesan pada Reorder Point tersebut akan ditentukan berdasarkan perhitungan metode Economic Order Quantity. Sedangkan untuk membantu proses putaran persediaan, sistem menyediakan informasi stok obat saat ini dan informasi obat yang dapat diresepkan kepada pasien.
Dengan sistem informasi pengendalian persediaan obat ini Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari dapat diperoleh informasi berupa jumlah
pemesanan obat dan waktu pemesanan yang digunakan untuk mengendalikan persediaan obat sehingga obat tetap tersedia dan dapat selalu mencukupi permintaan pasien.
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah... 4
1.3 Pembatasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 5
1.5 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Sistem Informasi ... 7
2.1.1 Sistem ... 7
2.1.2 Informasi ... 7
2.1.3 Sistem Informasi ... 7
2.2 Persediaan ... 8
2.3 Sistem Pengendalian Persediaan ... 9
2.4 Reorder Point (ROP) ... 9
2.5 Economic Order Quantity (EOQ) ... 10
2.6.1 Konsep Dasar Peramalan ... 11
2.6.2 Teknik Peramalan Kuantitatif ... 11
2.6.3 Metode Winter’s Exponential Smoothing ... 12
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 14
3.1 Analisis Sistem ... 14
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 14
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem ... 18
3.2 Perancangan Sistem... 21
3.2.1 System Flow ... 27
3.2.2 Data Flow Diagram ... 29
3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 33
3.2.4 StrukturDatabase... 35
3.3 Desain Antarmuka ... 41
3.3.1 Desain Form Utama ... 41
3.3.2 Desain Form Login ... 41
3.3.3 Desain Form User ... 42
3.3.4 Desain Form Data Obat ... 42
3.3.5 Desain Form Peramalan ... 43
3.3.6 Desain FormSetting Obat Untuk Pembuatan Resep ... 46
3.3.7 Desain Form Informasi Stok ... 47
3.3.8 Desain Laporan Hasil Peramalan ... 48
3.3.9 Desain Laporan Perencanaan Persediaan ... 49
3.3.10 Desain Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep ... 50
Halaman
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 53
4.1 Kebutuhan Sistem ... 53
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 53
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 53
4.2 Implementasi Sistem ... 53
4.2.1 Form Login ... 54
4.2.2 Form Utama ... 54
4.2.3 Form User ... 55
4.2.4 Form Obat ... 56
4.2.5 Form Peramalan ... 56
4.2.6 FormSetting Obat Untuk Pembuatan Resep... 59
4.2.7 Form Informasi Stok ... 59
2.4.8 Form Laporan Perencanaan Stok ... 60
4.2.9 Form Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep ... 61
4.2.10 Form Informasi Obat yang Harus Dipesan ... 62
4.3 Uji Coba dan Evaluasi ... 63
4.3.1 Uji Coba ... 63
4.3.2 Evaluasi ... 74
BAB V PENUTUP ... 76
5.1 Kesimpulan ... 76
5.2 Saran ... 76
DAFTAR PUSTAKA ... 78
LAMPIRAN ... 79
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan untuk digunakan memenuhi kebutuhan tertentu, misalnya digunakan dalam proses produksi atau untuk dijual kembali. Sebagai salah satu asset penting dalam sebuah perusahaan, pengendalian terhadap persediaan merupakan suatu kegiatan penting yang mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah untuk menjaga tingkat persediaan suatu barang pada tingkat yang optimal sehingga dapat diperoleh penghematan. Hal ini dapat dilakukan secara efektif apabila dapat menentukan berapa banyak suatu item barang yang akan dipesan pada suatu waktu dan kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item barang tersebut. Pengendalian persediaan ini menjadi lebih rumit karena adanya ketidakpastian akan permintaan suatu barang oleh konsumen. Dalam hal ini peran peramalan diperlukan untuk memperkirakan permintaan barang pada masa yang akan datang, dan informasi yang dihasilkan dipergunakan sebagai dasar untuk membuat rencana pengendalian persediaan.
Rumah Sakit Mojosari adalah sarana layanan kesehatan masyarakat milik pemerintah kabupaten Mojosari. Salah satu layanan kesehatan yang diberikan adalah layanan penyediaan obat. Instalasi Farmasi merupakan bagian dari Rumah Sakit Mojosari yang khusus ditugaskan mengelola obat untuk kebutuhan pasien rumah sakit. Saat ini Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengelola lebih dari 2000 jenis obat dengan dua macam kepemilikan yaitu kepemilikan umum dan
2
kepemilikan askes. Obat kepemilikan umum digunakan untuk pasien dengan penjamin selain askes dan pasien umum sedangkan obat dengan kepemilikan askes digunakan untuk pasien dengan penjamin askes. Dalam operasioal pengendalian persediaan, Instalasi Farmasi memulai dari proses perencanaan persediaan. Dalam perencanaan persediaan petugas menentukan jumlah obat yang harus dipesan dan kapan pemesanan dilakukan kepada supplier. Untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan petugas melihat dari rata-rata penjualan satu bulan sebelumnya, sedangkan untuk menentukan kapan dilakukan pemesanan didasarkan pada jumlah stok. Petugas melihat rata-rata penjualan obat selama dua hari dari penjualan bulan sebelumnya. Jika jumlah stok mencapai jumlah rata-rata penjualan tersebut maka akan dilakukan pemesanan. Untuk proses pengendalian putaran persediaan belum dilakukan dengan baik. Petugas tidak pernah menginformasikan obat mana yang dapat diresepkan dan yang stoknya masih ada kepada dokter.
tidak diperbolehkan. Pada periode Juli 2012 sampai Desember 2012 ada 308 jenis obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan jumlah rata-rata 15 kali penggantian. Salah satu contoh obat dengan frekuensi paling banyak adalah Cefotaxime injc 1gr dengan jumlah 429 kali penggantian.
4
mengendalikan persediaan obat agar persediaan obat tetap terjaga, tepat waktu, dan dapat selalu mencukupi permintaan pasien.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut, maka perumusan masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari.
1.3 Batasan Masalah
Dalam sistem informasi ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai, maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Data yang digunakan untuk peramalan adalah data penjualan obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari tahun 2012.
2. Periode kebutuhan obat yang diramalkan adalah untuk empat minggu akan datang.
3. Metode yang digunakan untuk menentukan perkiraan permintaan periode masa akan datang adalah metode peramalan Winter’s Exponential Smoothing
dengan periode mingguan.
4. Model yang digunakan untuk menentukan kapan obat harus dipesan kembali adalah Model Reorder Point.
5. Diasumsikan lead time yang digunakan tetap.
6. Model yang digunakan untuk menentukan banyaknya barang yang akan dipesan tiap periode adalah Model Economic Order Quantity.
1.4 Tujuan
Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dari dibuatnya tugas akhir ini adalah menghasilkan rancang bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan Tugas Akhir dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, digunakan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjabarkan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, serta sistematika penulisan yang menjadi dasar pembuatan tugas akhir Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjabarkan teori-teori yang sesuai dan digunakan untuk membuat aplikasi yang sesuai dengan permasalahan yang terjadi. Teori-teori tersebut yaitu: Sistem Informasi, Persediaan, Sistem Pengendalian Persediaan, Reorder Point (ROP), Economic Order Quantity (EOQ), Konsep Dasar Peramalan, Teknik Peramalan Kuantitatif, dan Metode
Winter’s Exponential Smoothing.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
6
digunakan metode pengumpulan data berupa wawancara, observasi lapangan, dan pengumpulan laporan-laporan stok dan transaksi penjualan. Hasil analisis sistem tersebut digunakan sebagai dasar perancangan sistem yang dibuat dalam bentuk Diagram Alir Data, struktur tabel basis data, Entity Relationship Diagram, dan desain antarmuka pengguna.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini menjabarkan tentang implementasi sistem yang telah dihasilkan. Sistem yang diimplementasikan diuji dan dievaluasi hingga memenuhi kebutuhan rumah sakit dalam menyelesaikan masalah pengendalian persediaan.
BAB V : PENUTUP
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (FitzGerald dkk, 1981:5). Dalam buku lain disebutkan sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yanng saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Banyak komponen yang dimaksud adalah sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian (Hall, 2007:6).
2.1.2 Informasi
Menurut Hartono(2005:8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (Kadir, 2003:31).
2.1.3 Sistem Informasi
Menurut Hartono (2005:11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
8
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sedangkan Menurut Kadir(2003:11) dijelaskan bahwa sistem informasi sebagai suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.
2.2 Persediaan
Menurut Herjanto (2008:237) persediaan adalah bahan baku atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.
Beberapa fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan , sebagai berikut :
1. Mengurangi resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.
2. Mengurangi resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.
3. Mengurangi resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.
4. Untuk menyimpan bahan baku atau barang yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran.
6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
2.3 Sistem Pengendalian Persediaan
Menurut Herjanto (2008:237) sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan.
Pengendalian persediaan sangat menunjang keberhasilan perusahaan karena :
1. Menjaga agar persediaan di gudang selalu mencukupi pesanan pelanggan. 2. Menjaga agar selalu diperoleh informasi harga yang tepat untuk keperluan
penjualan.
3. Menekan biaya pemesanan dan persediaan.
4. Mengontrol/mengendaliakan investasi dalam persediaan. 5. Mengoptimalkan Putaran Persediaan.
6. Mempermudah memperoleh informasi-informasi actual tentang persediaan barang.
2.4 Reorder Point (ROP)
Reorder Point (ROP) Menurut Sofjan Assauri (2004;196), tingkat
pemesanan kembali (reorder point) adalah : “Tingkat pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana
pemesanan harus diadakan kembali”
10
1. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara barang yang
dipesan hingga sampai diperusahaan.
2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.
3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan barang minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku.
Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumus berikut ini :
Reorder point = (LT x AU) + SS Keterangan:
LT = Lead Time
AU = Penggunaan barang per satuan waktu
SS = Safety Stock
2.5 Economic Order Quantity (EOQ)
Model Economic Order Quantity (EOQ) merupakan model matematik yang menentukan jumlah barang yang harus dipesan untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan dengan biaya persediaan yang diminimalkan. Economic
Order Quantity (EOQ) dinyatakan dengan rumus sebagai berikut :
EOQ =
2 S D / H
Keterangan:
2.6 Peramalan
2.6.1 Konsep Dasar Peramalan
Menurut Martiningtyas (2004:100) peramalan (forcasting) adalah kegiatan untuk memperkirakan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Pengumpulan data yang relevan berupa informasi dapat menghasilkan peramalan yang akurat disertai pemilihan teknik peramalan yang tepat maka pemanfaatan informasi data akan diperoleh secara optimal.
2.6.2 Teknik Peramalan Kuantitatif
Menurut Makridakis (1991:8) peramalan kuantitatif dapat diterapkan jika terdapat 3 (tiga) kondisi berikut :
1. Tersedia Informasi Masa lalu.
2. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk numerik.
3. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus berlanjut di masa akan datang.
Arsyad (2001:36) mempergunakan istilah Teknik Statistik dan Teknik Deterministik (Kausal) untuk pembagian jenis teknik peramalan kuantitatif ini. Sedangkan Makridakis (1991:8) mempergunakan istilah Deret Model Berkala
(Time Series) dan Model Regresi (kausal) yang pada dasarnya memiliki arti yang
sama, yaitu:
1. Teknik Statistik/Deret Model Berkala (Time Series), dimana pendugaan pertama masa depan dilakukan berdasarkan nilai masa lalu dari suatu variabel dan/atau kesalahan masa lalu. Contoh dari teknik statistik adalah : trend linier, single moving average, double moving average, exponential smooting,
12
2. Teknik Deterministik/Model Regresi (kausal), Mengasumsikan bahwa faktor yang diramalkan menunjukan suatu hubungan sebab-akibat dengan satu atau lebih variabel bebas. Teknik ini mencakup regresi sederhana dan regresi berganda, indikator-indikator utama, model ekonometrik, survey antisipasi, dan model input-output.
2.6.3 Metode Winter’s Exponential Smoothing
Menurut Arsyad (2001:87), metode exponential smoothing adalah suatu prosedur yang mengulang perhitungan secara terus menerus dengan menggunakan data terbaru dengan didasarkan pada perhitungan rata-rata pemulusan data masa lalu secara exponensial. Pada metode yang dikemukakan oleh winter ini didasarkan atas 3 (tiga) parameter pemulusan, yaitu satu untuk unsur stasioner, satu untuk trend , satu untuk musiman.
Persamaan metode Winter’s Exponential Smoothing , (Arsyad, 2001:87) yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Pemulusan Eksponensial
b. Estimasi Trend
c. Estimasi Musiman
Keterangan :
At = nilai pemulusan yang baru
α = konstanta pemulusan data (0 ≤ α ≤ 1)
Yt = data baru atau nilai actual pada periode t
β = konstanta pemulusan untuk estimasi trend (0 ≤ β ≤ 1)
St = estimasi musiman
μ = konstanta pemulusan untuk estimasi musiman (0 ≤ μ ≤ 1)
p = periode yang diramalkan L = panjang musim
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam pembuatan sistem informasi ini menerapkan konsep SDLC
(Systems Development Life Cycle (Siklus Hidup Pengembangan Sistem) yang
berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan. Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengendalian persediaan obat pada instalasi farmasi rumah sakit mojosari yaitu sebagai berikut:
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Identifikasi Masalah
Instalasi farmasi rumah sakit mojosari saat ini mengelola lebih dari 2000 jenis obat. Sebagian besar obat memiliki dua kepemilikan yaitu kepemilikan askes dan kepemilikan umum atau biasa disebut non askes. Masing-masing kepemilikan obat memiliki stok sendiri-sendiri, stok obat kepemilikan askes digunakan untuk melayanani pasien dengan status penjamin askes , sedangkan stok obat kepemilikan non askes digunakan untuk melayani pasien dengan status penjamin selain askes. Tetapi dalam proses operasionalnya terjadi apabila stok kepemilikan obat askes habis maka dapat menggunakan stok obat kepemilikan non askes dengan jenis obat yang sama. Hal ini sebenarnya tidak diperbolehkan, tetapi karena alasan mengutamakan pelayanan maka penjualan dengan stok yang tidak sesuai dengan hak kepemilikannya ini tetap dilakukan. Sebenarnya kehabisan stok ini dapat dihindari dengan pengendalian persediaan yang baik. Dengan banyaknya jenis obat dan kepemilikan stok yang berbeda ini membuat
instalasi farmasi rumah sakit mojosari kesulitan untuk melakukan pengendalian persediaan dengan baik.
16
Perencanaan Persediaan
Manajemen Sistem Informasi Inventori
Gudang Penjualan Obat
tiap Bulan
Data Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan
Menghitung Rata-rata Penjualan Untuk
2 hari
Data Rata-rata Penjualan Obat tiap Bulan
Informasi Stok Obat Membuat Daftar
obat yang akan dipesan bedasar informasi stok
Obat
Daftar Obat Yang akan Dipesan
Daftar Obat Yang akan Dipesan
Gambar 3.1 Document flow proses perencanaan persediaan obat
pembuatan resep dokter kepada pasien dan tidak disertai dengan jumlah stok yang masih ada. Document flow proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.2.
Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep
Dokter Gudang
Manajemen
Mulai
Membuat Daftar Obat
Untuk Peresepan
Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep
Data Obat
Membuat Lapran Obat
Untuk Pembuatan
Resep
Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep
Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep
Daftar Obat Untuk Pembuatan Resep
Selesai
18
dalam menentukan waktu dan jumlah obat yang akan dipesan mengakibatkan kehabisan stok dan keterlambatan dipenuhinya pesanan obat oleh suplier sehingga tidak dapat memenuhi permintaan pasien pada saat pesanan sedang diproses. Pada periode Juli 2012 sampai Desember 2012 ada 308 jenis obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan jumlah rata-rata 15 kali penggantian. Hal ini menunjukan stok obat dengan kepemilikan askes mengalami kehabisan stok dan tidak bisa memenuhi permintaan pasien dengan status penjamin askes. Salah satu contoh obat yang diganti dalam penjualan dari kepemilikan askes ke kepemilikan umum dengan frekuensi paling banyak adalah
Cefotaxime injc 1gr dengan jumlah 429 kali penggantian.
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Dari uraian identifikasi masalah diatas, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari mengalami permasalahan dalam menentukan jumlah permintaan kebutuhan obat kepemilikan askes untuk masa akan datang dengan kondisi jumlah permintaan yang tidak pasti serta menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan dan jumlah pada tiap pemesanan.
Dalam permasalahan ini, untuk membantu menentukan jumlah permintaan yang tidak pasti dapat menggunakan metode peramalan. Metode peramalan ini menggunakan informasi dari data lampau untuk memperkirakan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Dalam penelitian ini data masa lampau menggunakan data penjualan obat pada tahun 2012 pada instalasi farmasi rumah sakit. Salah satu contoh data penjualan obat berikut adalah Cefotaxime injc 1gr
50
Time Series Plot of CEFOTAXI ME
Gambar 3.3 Grafik Penjualan Penjualan obat Cefotaxime injc 1gr
Selanjutnya untuk menentukan metode peramalan yang tepat untuk digunakan dalam permasalahaan ini adalah dengan melakukan analisis uji pola data pada data penjualan tersebut. Uji pola data dilakukan untuk mengetahui apakah data mempunyai unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal). Setelah dilakukan uji pola data ternyata pola data dalam penjualan memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal), hal ini dapat dilihat dapat dilihat dalam bentuk grafik pada gambar 3.4 untuk trend analysis dan gambar 3.5 uji otokorelasi. Trend Analysis Plot for CEFOTAXI ME
Linear Trend Model Yt = 86,65 + 0,389* t
20
Autocorrelation Function for CEFOTAXI ME (w ith 5% significance limits for the autocorrelations)
Gambar 3.5 Uji Otokorelasi Penjualan Penjualan Obat Cefotaxime injc 1gr
Setelah diketahui bahwa pola data memiliki unsur kecenderungan (trend)
danmusiman (seasonal), selanjutnya adalah menentukan metode peramalan yang sesuai untuk pola data yang memiliki memiliki unsur kecenderungan (trend) dan musiman (seasonal). Metode peramalan yang tepat untuk pola data tersebut adalah metode Pemulusan Eksponensial Winter. Menurut Makridakis dan Wheelwright (1992: 81), metode Pemulusan Eksponensial Winter sangat tepat digunakan untuk menangani data musiman selain data yang memiliki trend. Keuntungan dari penggunaan metode Pemulusan Eksponensial Winter adalah mudah pemakaiannya karena relatif sederhana dan biaya rendah (Arsyad, 1994).
Selanjutnya untuk menentukan kapan pemesanan suatu obat harus dilakukan, digunakan metode Reorder Point. Jumlah obat yang dipesan pada
Reorder Point tersebut akan ditentukan berdasarkan perhitungan metode
Economic Order Quantity.
diresepkan oleh dokter setiap periodenya. Informasi obat yang dapat diresepkan ini akan digabungkan dengan informasi stok realtime sesuai dengan periode aktif yang ditentukan sehingga dokter lebih mudah memilih obat yang akan diresepkan diresepkan.
3.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, dapat dirancang sebuah solusi model pengembangan sistem yang akan menjadi dasar dalam perancangan sistem selanjutnya. Secara umum model pengembangan tersebut digambarkan dalam
block diagram pada gambar 3.6
Input
Data Penjualan
Stok Obat Daftar Obat yang
dapat diresepkan
Peramalan dengen Metode peramalan Winter’s Exponential
Smoothing
Penentuan Jumlah obat dalam pemesanan dengan Metode
Economic Order Quantity
Penentuan waktu pemesanan dengan Metode Reorder Point
Pengelompokan Obat untuk Pembuatan Resep
Perkiraan kebutuhan obat
Jumlah obat dalam pemesanan dan
waktu pemesanan
Informasi Obat yang dapat digunakan
Gambar 3.6 Block Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat
22
peramalan yang akan dilakukan dengan Metode Winter’s Exponential Smoothing. Data penjualan tersebut diambil dari database sistem informasi inventori dengan periode penjualan mingguan pada tahun 2012 sebanyak 52 minggu. Berikut adalah contoh data penjualan obat Cefotaxime injc 1gr disajikanpada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Data Penjualan Obat Cefotaxime injc 1gr
Periode
Selanjutnya dari data penjualan tersebut dilakukan proses peramalan dengan Metode Winter’s Exponential Smoothing. Dalam tugas akhir ini periode yang akan diramalkan adalah empat minggu yang akan datang.Persamaan metode
Winter’s Exponential Smoothing (Arsyad, 2001:87) yang digunakan adalah
sebagai berikut:
Pemulusan Eksponensial
Estimasi Musiman
Ramalan untuk Periode p di Masa Datang
Dari persamaan tersebut contoh perhitungan peramalan dilakukan dengan obat
Cefotaxime injc 1gr untuk α = 0.4, β = 0.1, μ = 0.2 menggunakan data penjualan
yang tersaji dalam tabel 3.1 terdapat pada lampiran 2. Contoh perhitungan nilai pemulusan untuk periode 2 adalah sebagai berikut:
Pemulusan Eksponensial
A2 = 0,4 (55/1) + (1 – 0,4)(78 + 0)
A2 = 0,4 (55/1) + (1 – 0,4)(78 + 0)
A2 = 22 + 46,8 = 68,8
Estimasi Trend
T2 = 0,1(68,8 - 78) + (1 – 0,1) 0
T2 = 0,1(68,8 - 78) + (1 – 0,1) 0
T2 = -0,92 + 0 = -0,92
Estimasi Musiman
S2 = 0,2 (55/68,8) + (1 – 0,2) 1
24
Setelah mengihitung pemulusan eksponensial, estimasi trend dan estimasi musiman, selanjutnya adalah meghitung ramalan untuk satu periode berikutnya. Dari contoh perhitungan pada lampiran 2, contoh perhitungan untuk periode 6 adalah sebagai berikut:
Y5+1 = (A5 + 1(T5)) S5-4+1 Y6 = (86,07 + 1(1,05))(0,96) Y6 = 83,63
Dari contoh proses perhitungan peramalan dalam tabel pada lampiran 2 dihasilkan jumlah perkiraan kebutuhan obat untuk empat minggu yang akan datang :
Minggu ke 53 = 103 Minggu ke 54 = 104 Minggu ke 55 = 95 Minggu ke 56 = 88
Total jumlah perkiraan kebutuhan minggu ke 53 sampai 56 = 390
Dari proses peramalan ini akan menghasilkan keluaran perkiraan kebutuhan obat. Keluaran perkiraan kebutuhan obat ini adalah informasi kebutuhan obat yang telah diramalkan untuk empat minggu yang akan datang pada periode tertentu.
jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan dengan metode EOQ digunakan persamaan sebagai berikut:
EOQ = 2 S D / H
Perhitungan EOQ dengan contoh total jumlah perkiraan kebutuhan obat
Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang yang didapat dari
proses peramalan sebesar 390 dengan nilai biaya penyimpanan untuk setiap periode 4 minggu Rp. 54 dan biaya pesan Rp. 1000 sebagai berikut:
EOQ = 2 S D / H
D = 390 S = 1000 H = 54
EOQ = √ (2) (1000) (390) / (54) = 120
Proses EOQ ini akan menghasilkan keluaran berupa jumlah obat yang harus dipesan dalam pemesanan, pada contoh diatas jumlah obat yang harus dipesan adalah sebanyak 120 dalam satu kali pemesanan.
Selanjutnya adalah proses perhitungan titik pemesanan kembali menggunakan metode Reorder Point, dalam proses ini menerima masukan
leadtime, safety stock dan stok obat. Masukan leadtime, safety stock dan stok obat ini diambil dari database sistem informasi inventori. Persamaan untuk perhitungan menggunakan metode reorder point adalah sebagai berikut:
Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS
26
Reorder point (ROP) = (LT x AU) + SS LT = 2
SS = 99
AU = 390 / 28 = 14
ROP = (2 x 14) + 99 = 127
Dari proses perhitungan menggunakan metode Reorder Point ini menghasilkan keluaran berupa titik pemesanan kembali yang dipakai sebagai acuan perbandingan dengan informasi stok obat sehingga menghasilkan informasi waktu dilakukkannya pemesanan obat.
Proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep adalah proses mengelompokkan obat tiap periode waktu oleh pihak manajemen rumah sakit yang keluarannya berupa informasi daftar obat yang digunakan oleh dokter sebagai acuan untuk meresepkan obat kepada pasien. Proses ini memerlukan masukan berupa daftar obat yang ada di rumah sakit dan stok obat yang diambil dari database sistem informasi inventori. Obat dikelompokkan berdasarkan kesepakatan pihak manajemen untuk periode tertentu. Dari hasil pengelompokan obat ini akan digabungkan dengan informasi stok sehingga menghasilkan daftar obat yang dapat dipakai oleh dokter untuk meresepkan obat kepada pasien.
Untuk dapat menjalankan sistem yang dibuat untuk diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi tertentu. Adapun kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut: A. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB. 2. Processor minimal Intel Core 2 Duo.
3. Harddisk minimal berkapasitas 80 Gb. 4. VGA Card 512 MB On Board.
5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan.
B. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP. 2. Microsoft SQL Server 2000.
3. Microsoft .NET Framework 4.0. 4. Visual Studio 2010
3.2.1 SystemFlow
Sistem informasi memiliki alur antara data, proses dan laporan yang digambarkan dalam bentuk system flow.
1. System Flow Proses Perencanaan Peresediaan
28
menghitung EOQ dan ROP untuk menentukan kapan obat harus dipesan beserta jumlah yang harus dipesan. Untuk lebih lengkapnya system flow proses perencanaan peresediaandapat dilihat pada gambar 3.7.
Perencanaan Persediaan
Manajemen Sistem Informasi
Inventori Sistem Informasi Pengendalian Obat
Gudang
Mulai
Memilih Obat yang diramalkan
Mengambil data penjualan Obat yang dipilih
Data Penjualan Data Obat
Inventori
Data Peramalan
Data Hasil Peramalan Meramalkan
Permintaan Obat
Menghitung EOQ dan ROP
Data Hasil EOQ dan ROP
Selesai Memulai Transfer
data Obat
Transfer Data Obat
Data Obat
Membuat Laporan Laporan Hasil
Peramalan, EOQ dan ROP
Membuat Informasi jumlah Pemesanan dan waktu Pemesanan
Obat
Laporan Hasil Peramalan, EOQ
dan ROP
Informasi jumlah Pemesanan dan waktu Pemesanan
Obat
Gambar 3.7 System Flow Proses Perencanaan Peresediaan
2. System Flow Proses Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep
data obat yang muncul sesuai dengan periode aktif yang ditentukan. Untuk lebih lengkapnya system flow proses pengelompokan obat untuk resep dapat dilihat pada gambar 3.8.
Obat Untuk Pembuatan Resep
Sistem Informasi Inventori Dokter
Sistem Informasi Pengendalian
Obat Manajemen
Informasi Obat yang dapat diresepkan beserta stok Menampilkan
Hasil Peresepan Obat dan Stok
Data Stok Obat
Data Peresepan Obat Menambah Daftar
Peresepan Obat Periode Baru Mulai
Daftar Obat Untuk Pembuatan
Resep
Daftar Obat
Selesai Membuat Laporan
Obat Untuk Pembuatan Resep Laporan Obat
Untuk Pembuatan
Resep
Gambar 3.8 System Flow Proses Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep
3.2.2 DataFlowDiagram
Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari context diagram seperti dapat dilihat pada gambar 3.9 Dari context diagram
dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk menggambarkan sistem lebih rinci.
30
Context Diagram sistem informasi pengendalian persediaan obat
mempunyai empat entitas luar yang memberi masukan kepada sistem dan menerima keluaran dari sistem. Keempat entitas tersebut antara lain sistem informasi iventori, gudang, dokter dan managemen. Context Diagram sistem informasi pengendalian persediaan obat dapat dilihat pada gambar 3.9.
Data Obat yang diramalkan
Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Biaya Simpan
Biaya Pesan
Data Leadtime
Data Obat
Data Stok Obat
Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok
Data Obat Untuk Pembuatan Resep Informasi Jumlah dan Waktu Pemesanan Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ
Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Penjualan
Sistem Informasi Pengendalian persediaan obat
+
Gudang
Dokter
Gambar 3.9 Context Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat
2. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat
Hasil Perencanaan Persediaan Obat
Data Hasil EOQ ROP Data Hasil Peramalan
Data Obat yang diramalkan
Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Biaya Pesan
Biaya Simpan Data Leadtime
Data Obat Data Penjualan
Hasil Transfer Data Obat Data Obat
Data Obat
Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Stok Obat
Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok
Informasi Jumlah dan Waktu Pemesanan
Laporan Perkiraan Kebutuhan Obat dan Hasil ROP EOQ Data Obat Untuk Pembuatan Resep
Manageme
GudangGudangGudang 1 Transfer Data
Obat
Obat Untuk Peresepan
11 tb_HasilPeramalan2
12 tb_EOQ_ROP2
Gambar 3.10 DFD Level 0Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat
3. DFD Level 1 Pengelompokan Obat Untuk Resep
32
Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep
Hasil Detail Obat Hasil Setting Peresepan
Informasi Obat Pembuatan Resep Beserta Stok Data Stok Obat
Data Detail Obat Peresepan Data Peresepan
Data Obat
Data Obat Untuk Pembuatan Resep Managemen
Gambar 3.11 DFD Level 1 Pengelompokan Obat Untuk Pembuatan Resep
4. DFD Level 1 Analisa Perancangan Persediaan Obat
Data Obat yang Diramalkan
Hasil Perencanaan Persediaan Obat Data Hasil Peramalan
Data Hasil EOQ dan ROP Hasil EOQ dan ROP
Data Hasil Peramalan
Hasil Peramalan Data Periode Peramalan
Data Detail Periode Obat Data Detail Periode obat
Data Periode Peramalan
Data Obat Data Periode Penjualan Proses EOQ dan
ROP
10 tb_EOQ_ROP
4 Proses Pembacaan Hasil Perencanaan Persediaan Obat
Gudang
Gudang
Gambar 3.12 DFD Level 1 Analisa Perancangan Persediaan Obat
3.2.3 EntityRelationshipDiagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
pemrosesan dan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk
conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).
Conceptual data model (CDM) dari Sistem Informasi Pengendalian
Persediaan Obat terdapat tujuh tabel, yaitu tb_user, tb_peresepanObat, tb_obat, tb_peramalan, tb_peramalan_detil, tb_hasilPeramalan dan tb_EOQ_ROP. CDM
34
Gambar 3.13 CDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat
KODE_PERAM ALAN = KO DE_PERAMALAN KODE_PERAM ALAN = KO DE_PERAMALAN
KODE_O BAT = KO DE_O BAT KODE_USER = KO DE_USER
KODE_USER = KO DE_USER
KODE_PERAM ALAN = KO DE_PERAMALAN
KODE_PERESEPAN = KO DE_PERESEPAN
KODE_O BAT = KO DE_O BAT TANGGAL_INPUT times tamp TANGGAL_AKTIF date KETERANGAN varchar(200) STAKITF s mallint
TB_PERAMALAN
TANGGAL_INPUT times tamp KONSTANTA_PEMULUSAN decimal TANGGAL_INPUT times tamp
EOQ decimal
Gambar 3.14 PDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat
3.2.4 Struktur Database
Seperti yang dikatakan diatas, PDM merupakan gambaran dari struktur database. Tiap-tiap entitas dalam ERD akan digunakan sebagai tabel dalam database. Struktur database yang akan digunakan yaitu:
1. TB_USER
Nama Tabel : Tb_User
Fungsi : Untuk menyimpan data user Primary Key : kode_user
Foreign Key : -
Tabel 3.2 Tb_User
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_User Varchar 5 PK Kode User
Nama_User Varchar 100 - Nama User
36
Field Name Type Length Constraint Description
Passwd Varchar 20 - Password
Group Varchar 20 - Group User
2. TB_OBAT
Nama Tabel : Tb_Obat
Fungsi : Untuk menyimpan data obat Primary Key : kode_obat
Foreign Key : -
Tabel 3.3 Tb_Obat
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_Obat Varchar 4 PK Kode User Obat satuan hari
Safety_Stok Int - - Stok
Pengaman
Stok Int - -
Jumlah Obat yang tersedia saat ini
3. TB_PERESEPANOBAT
Nama Tabel : Tb_Peresepanobat
Primary Key : kode_peresepan Foreign Key : kode_user
Tabel 3.4 Tb_PeresepanObat
Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peresepan Varchar 5 PK Kode Keterangan Varchar 200 - Keterangan
stAktif smallint - - Status
Disetujui
4. TB_PERESEPANOBAT_DETIL
Nama Tabel : Tb_Peresepanobat_detil
Fungsi : Untuk menyimpan data detail obat yang dapat diresepkan Primary Key : kode_obat, kode_peresepan
Foreign Key : kode_obat, kode_peresepan
Tabel 3.5 Tb_Peresepanobat_Detil
Field Name Type Length Constraint Description Kode_Obat Varchar 4 PK , FK Kode
5. TB_PERAMALAN
38
Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan peramalan Primary Key : kode_peramalan
Foreign Key : kode_user, kode_Obat
Tabel 3.6 Tb_Peramalan
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_Peramalan Varchar 15 PK Kode Konstanta_Pemulusan Decimal - - Konstanta Pemulusan Konstanta_Pemulusan_ Trend Decimal - -
Konstanta Pemulusan Trend Konstanta_Pemulusan_Musiman Decimal - -
Konstanta Pemulusan Musiman
6. TB_PERAMALAN_DETIL
Nama Tabel : Tb_Peramalan_detil
Foreign Key : kode_peramalan
Tabel 3.7 Tb_Peramalan_Detil
Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peramalan_detil Varchar 12 PK Peramalan
Detil
Jumlah_Penjualan Datetime - -
Jumlah Penjualan Obat Tiap Periode
Jumlah_Peramalan Decimal - - Jumlah
Peramalan
7. TB_HASIL_PERAMALAN Nama Tabel : Tb_User
Fungsi : Untuk menyimpan Hasil peramalan Primary Key : kode_hasil_peramalan
Foreign Key : kode_peramalan
Tabel 3.8 Tb_Hasil_Peramalan
Field Name Type Length Constraint Description Kode_Hasil_Peramalan Varchar 8 PK Kode hasil
40
Field Name Type Length Constraint Description Kode_Peramalan Varchar 8 FK Kode
diramalkan
Pariode_Awal Date - -
8. TB_EOQ_ROP
Nama Tabel : Tb_EOQ_ROP
Fungsi : Untuk menyimpan Hasil Perhitungan EOQ dan ROP Primary Key : kode_EOQ_ROP
Foreign Key : kode_peramalan
Tabel 3.9 Tb_EOQ_ROP
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_EOQ_ROP Varchar 8 PK
Field Name Type Length Constraint Description
EOQ Decimal - -
Hasil perhitungan EOQ
ROP Decimal - -
Hasil Perhitungan ROP
3.3 Desain Antarmuka 3.3.1 Desain Form Utama
Form Utama berfungsi sebagai induk untuk mempermudah navigasi serta menampung form-form lainnya, sehingga pengguna dapat mengakses sistem dengan lebih mudah. Desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.15.
Sist e m Informasi Pe nge ndalian Pe rse diaan Obat Rumah Sakit Moj osari
Data Maste r Se tting
Transaksi
Infor masi Laporan
Nama User
Gambar 3.15 Desain Form Utama 3.3.2 Desain Form Login
42
Use r
Username
Password
Login Keluar
Gambar 3.16 Desain Form Login 3.3.3 Desain Form User
Form user berfungsi untuk mengolah data pengguna yang menggunakan sistem. Desain form user dapat dilihat pada gambar 3.17.
USER
Tambah Simpan Bat al Kor eksi Hapus Keluar
kode
Nama
Group
Username
Passw ord Kata Kunci
Cari
kode Nama Group Username
Gambar 3.17 Desain Form User 3.3.4 Desain Form Data Obat
Form data obat berfungsi untuk mentransfer data obat dari sistem
Dat a Obat
Transf er Dat a Simpan Bat al Kor eksi Hapus Keluar kode
Nama
Biaya Pesan
Biaya Simpan Kata Kunci
Cari
Harga Beli Lead Time
kode Nama Harga Beli Biaya Pesan Biaya Simpan Lead Time
Gambar 3.18 Desain Form Data obat 3.3.5 Desain Form Peramalan
Form peramalan berfungsi untuk melakukan proses peramalan data penjualan obat. Dalam form ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu tab data penjualan, tab perhitungan peramalan, tab hasil perencanaan.
Bagian tab data penjualan berfungsi untuk memilih obat yang akan diramalkan dan mengambil data penjualannya. Desain form peramlan bagian tab
44
Peramalan
Data Penj ualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan
Cari Obat
Kode Obat Nama Obat Hasil Uj i Pola Data
Periode Jumlah Detail Penj ualan Obat Per Periode Detail Penj ualan Obat Per Periode
Grafik Penj ualan Obat
Mulai Peram alan Simpan Hasil
Gambar 3.19 Desain Form Peramlan bagian tab data penjualan
Peramalan
Data Penj ualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan
Kode Obat :
Grafik Hasil Peramalan Terbaik
Mulai Peram alan Simpan Hasil Nama Obat :
Kode Obat Nama Obat
Grafik Hasil Perhitungan Peramalan Tiap Kemungkinan
Parameter
Parm a Parm b Parm u Konst ant a Pemul usan :
Ni l ai Est i masi Trend : Ni l ai Est i masi Musi man : Ni l ai Error (MSE) :
0, 0 0, 0 0, 0 0, 0
P1 P2 P3 P4 0 0 0 0
46
Peramalan
Data Penj ualan Perhitungan Peramalan Hasil Perencanaan
Mulai Peram alan Simpan Hasil
Kode Obat Nama Obat Perki raan
Permi nt aan EOQ ROP
Grafik Penj ualan dan Peramalan
Peri ode 1 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) Peri ode 2 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) Peri ode 3 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) Peri ode 4 (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy)
Kode Obat : Nama Obat :
Kode Obat Nama Obat
: 0 : 0 : 0 : 0
Tot al (dd/ mm/ yy) - (dd/ mm/ yy) : 0
Juml ah Opt i mum dal am pemesanan (EOQ) : Ti t i k Pemesanan kembal i (ROP) :
0 0
Gambar 3.21 Desain Form Peramlan bagian tab hasil perencanaan 3.3.6 Desain Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep
Form setting obat untuk pembuatan resep berfungsi untuk mengatur obat –
Set t ing Obat Unt uk Pembuat an Resep
Tambah Simpan Bat al Kor eksi Hapus Keluar Keterangan :
Tanggal Mulai Aktif :
Kata Kunci Kata Kunci
Kode Transaksi : Kode Transaksi
>
>>
<
<<
Car i Transaksi
Kode Obat NamaObat Kode Obat NamaObat
Gambar 3.22 Desain Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep 3.3.7 Desain Informasi Stok
Form informasi stok berfungsi untuk menampikan obat – obat yang dapat
48
Informasi St ok
Keluar Ref r esh
Kode Obat NamaObat Stok Askes Stok Non Askes
Gambar 3.23 Desain Form Informasi stok 3.3.8 Desain Laporan Hasil Peramalan
Rumah Sakit Mojosari
Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto
Laporan Hasil Peramalan Periode XXX Sampai XXX
Nama Obat
Periode Jumlah Aktual Jumlah Peramalan
1 Xxx Xxx
2 Xxx Xxx
3 Xxx Xxx
Total Jumlah Perkiraan Permintaan Obat : xxx
Gambar 3.24 Desain Laporan Hasil Peramalan 3.3.9 Desain Laporan Perencanaan Persediaan
Laporan perencanaan persediaan berisi informasi hasil perkiraan jumlah kebutuhan obat, EOQ dan ROP untuk periode tertentu. Desain Laporan perencanaan persediaan dapat dilihat pada gambar 3.25.
Rumah Sakit Mojosari
Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto
Laporan Perencanaan Persediaan Periode XXX Sampai XXX
Kode Obat Nama Obat Perkiraan Permintaan EOQ ROP
xxxxx Xxxxx Xx
xxxxx Xxxxx
50
3.3.10 Desain Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep
Laporan obat untuk pembuatan resep berisi informasi obat yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu. Desain laporan obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 3.26.
Rumah Sakit Mojosari
Jl. Hayam Wuruk 25 , Mojokerto
Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep Periode XXX Sampai XXX
Kode Obat Nama Obat
xxxxx Xxxxx
xxxxx Xxxxx
xxxxx Xxxxx
Keterangan :
-Gambar 3.26 Desain laporan obat untuk pembuatan resep
3.4 Desain Uji Sistem
Tabel 3.9 Model pengujian
No. Form Nama Pengujian Cara pengujian Hasil yang diharapkan
Modul : Login
1 Form Login. Pengujian fungsi
login aplikasi.
1.Memasukkan username dan
password pengguna.
1.Sistem harus mampu menggagalkan proses
login apabila data username dan password
tidak sesuai.
2.Sistem harus dapat membuka form utama aplikasi sesuai dengan hak akses apabila proses login berhasil.
Modul : Data Obat
2 Form Data Obat. Pengujian fungsi
transfer Data Obat.
1 Menekan tombol transfer data
1. Sistem harus mampu mengambil dan menampilkan data obat baru dari database sistem informasi penjualan.
2. Sistem harus dapat mengupdate data nama, harga jual ,.biaya pesan , biaya simpan dan leadtime terbaru dari database sistem informasi penjualan
Modul : Peramalan
3 Form Peramalan. Pengujian fungsi
pengambilan data penjualan dan informasi uji pola data.
1. Memasukan nama obat dalam
textbox cari obat lalu pilih nama obat.
52
No. Form Nama Pengujian Cara pengujian Hasil yang diharapkan
4 Form Peramalan. Pengujian fungsi
Proses Peramalan
1 Menekan tombol Mulai Peramalan
1. Sistem harus mampu melakukan proses peramalan dengan metode winter dengan benaruntuk seluruh obat yang ada dalam
listview
2. Sistem harus mampu menampilkan informasi hasil peramalan pada tab
perhitungan Peramalan
3. Sistem harus mampu menampilkan
informasi hasil perencanaan pada tab hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP. Modul : Obat Untuk Pembuatan Resep
5 Form Obat untuk
pembuatan resep.
Pengujian fungsi pengecekan periode belum diaktifkan
1 Menekan tombol tambah 1. Sistem harus mampu menggagalkan proses tambah apabila ada periode obat peresepan yang belum disahkan.
6 Form Obat untuk
pembuatan resep.
Pengujian fungsi Setting obat peresepan
1 Memasukkan periode aktif dan keterangan
2 Memilih obat dari listview
sebelah kanan dipindah ke
listview sebelah kiri dengan tombol yang tersedia 3 Menekan Tombol simpan
apabila sudah selesai
1. Obat yang masuk ke listview sebelah kanan harus sesuai dengan yang dipilih oleh user
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Kebutuhan Sistem
Agar sistem berjalan, dalam kegiatan implementasi sistem membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak.
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras
Kebutuhan minimal perangkat keras yang harus dipenuhi agar sistem dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:
1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB. 2. Processor minimal Intel Core 2 Duo.
3. Harddisk minimal berkapasitas 80 Gb. 4. VGA Card 512 MB On Board.
5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan.
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan agar sistem dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP. 2. Microsoft SQL Server 2000.
3. Microsoft .NET Framework 4.0.
4.2 Implementasi Sistem
Pada bagian implementasi sistem dijelaskan tentang fungsi-fungsi bagian aplikasi, cara penggunaan aplikasi, serta tampilan dan fungsi konrol aplikasi.
54
4.2.1 Form Login
Form login berfungsi untuk membatasi pengguna yang akan mengakses
sistem. Jika nama pengguna dan kata kunci tidak sesuai dengan yang tersimpan di
database, maka pengguna tersebut tidak bisa mengakses sistem. Pengguna
memasukkan username pada textbox username dan password pada textbox
password, setelah itu tekan Login untuk masuk ke sistem. Tampilan Form login
dapat dilihat pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Form Login
4.2.2 Form Utama
Gambar 4.2 Form Utama
4.2.3 Form User
Form user berfungsi untuk mengolah data pengguna yang menggunakan aplikasi. Pengolahan data yang dilakukan pada form ini antara lain menambah , mengubah dan menghapus data pengguna yang tersimpan didalam database. Form user dapat dilihat pada gambar 4.3.
56
4.2.4 Form Obat
Form obat berfungsi untuk mentransfer data obat dari database sistem informasi penjualan ke database sistem informasi pengendalian persediaan obat. Dalam proses transfer data, sistem juga akan menghitung biaya pesan, biaya penyimpanan, leadtime, safety Stock, dan stok obat. Selain mentransfer data obat, form ini berfungsi untuk merubah data biaya pesan, biaya penyimpanan atau
leadtime secara manual. Form Obat dapat dilihat pada gambar 4.4.
Gambar 4.4 Form Obat
4.2.5 Form Peramalan
Bagian tab data penjualan berfungsi untuk memilih obat yang akan diramalkan dan mengambil data penjualannya. Pada form ini terdapat tombol mulai peramalan untuk melakukan proses peramalan obat yang ada pada listview. Setelah dilakukan peruses peramalan, hasilnya dapat disimpan dengan menekan tombol simpan hasil. Form peramlan bagian tab data penjualan dapat dilihat pada gambar 4.5
Gambar 4.5 Form Peramalan bagian tab data penjualan
58
Gambar 4.6 Form Peramalan bagian tab perhitungan peramalan
Bagian tab hasil perencanaan berfungsi menampilkan hasil akhir dari proses peramalan kemudian serta hasil dari EOQ dan ROP. Form Peramlan bagian tab hasil perencanaan dapat dilihat pada gambar 4.7.
4.2.6 Form Setting Obat Untuk Pembuatan Resep
Form Setting obat untuk pembuatan resep berfungsi untuk mengatur obat -
obat apa saja yang dapat diresepkan dokter kepada pasien pada periode tertentu.
Form Setting obat untuk pembuatan resep dapat dilihat pada gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form Setting obat untuk pembuatan resep
4.2.7 Form Informasi Stok
Form Informasi stok berfungsi untuk menampikan obat – obat yang dapat
60
Gambar 4.9 Form Informasi Stok
4.2.8 Form Laporan Perencanaan Stok
Gambar 4.10 Laporan hasil peramalan
Gambar 4.11 Laporan perencanaan persediaan
4.2.9 Form Laporan Obat Untuk Pembuatan Resep
62
Gambar 4.12 Form Laporan obat untuk pembuatan resep
4.2.10 Form Informasi Obat Yang Harus Dipesan
Gambar 4.13 Form Informasi Obat yang Harus Dipesan
4.3 Uji Coba dan Evaluasi
Evaluasi dalam hal ini dilakukan untuk menguji apakah sistem yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan atau tidak. Berikut ini merupakan tahap-tahap yang dikerjakan dalam evaluasi, dimulai dari uji coba hingga hasil evaluasi.
4.3.1 Uji Coba
64
A. Uji Coba Fitur Dasar Sistem
Uji coba fitur dasar sistem ini bertujuan untuk mengecek apakah semua fitur yang ada dalam aplikasi telah berjalan sesuai dengan fungsinya. Uji coba fitur dasar sistem yang dijelaskan pada subbab ini meliputi : Uji Coba Fitur Login, dan Uji Coba Fitur Data Obat. Berikut ini adalah uji coba fitur dasar sistem yang telah dilakukan:
1. Uji Coba Fitur Login
Proses login dilakukan pada form login dengan cara memasukkan username dan kata sandi. Dari username dan kata sandi ini akan diketahui grup usernya sesuai dengan yang telah dimasukkan ke database.
Tabel 4.1 Test case login
Test dengan data yang benar.
Memasukkan data
login username=
“YONDI” dan
password
“qweasd”
Masuk ke menu utama pada dengan hak akses administrator sehingga semua menu aplikasi akan muncul.
Sukses dengan data yang salah.
Memasukkan data
login username=
“YONDI” dan
password “12345”
Muncul pesan “LOGIN GAGAL”.
Gambar 4.14 Tampilan Form Login
Gambar 4.15 Tampilan Menu Utama Login Sukses
66
2. Uji Coba Fitur Data Obat
Uji coba dilakukan pada form data dengan cara menekan tombol transfer. Dalam proses transfer data, data-data obat yang dibutuhkan akan diambil dari database sistem informasi inventori ke dalam database sistem informasi pengendalian psersediaan obat.
Tabel 4.2 Test case Data Obat transfer data obat dari sistem informasi penjualan
Menekan tombol “Transfer Data”
Muncul pesan “proses transfer data berhasil”
Sukses (gambar 4.17).
4 Menguji proses update data nama, harga Beli ,.biaya pesan , biaya simpan, leadtime, safety stok dan stok terbaru dari database sistem informasi inventori
Menekan tombol “Transfer Data”
Data muncul dalam listview
Sukses (gambar 4.18).
Gambar 4.18 Form Obat
B. Uji Coba Aplikasi
Uji coba aplikasi dilakukan pada proses perhitungan peramalan dengan metode winter, output perhitungan economic order quantity (EOQ) dan reorder
point (ROP), dan proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep. Berikut
adalah uji coba aplikasi pada sistem informasi pengendalian persediaan obat : 1. Uji coba Perhitungan Peramalan
Sebelum melakukan perhitungan proses peramalan, terlebih dahulu memilih obat-obat yang akan diramalkan dengan cara mengetikan nama obat pada
68 input obat dan pengambilan data penjualan
Memasukan nama obat “Cefotaxim” dalam textbox cari obat lalu pilih obat
Obat “Cefotaxim” yang dipilih masuk kedalam listview, data penjualan tampil dalam listview penjualan dan data penjualan
disajikan dalam grafik.
Sukses (gambar 4.19).
Gambar 4.19 Form Peramalan bagian tab data penjualan
Tabel 4.4 Test case Peramalan (2) Test
Case ID
Tujuan Input Output Status
6 Menguji Proses Peramalan.
Menekan Tombol “Mulai
Peramalan”
Muncul Pesan “Proses Peramalan Selesai”
Sukses (gambar 4.20).
Gambar 4.20 Pesan Selesai Proses Peramalan
Selanjutnya adalah menguji output hasil perhitungan dari proses peramalan pada form peramalan tab perhitungan peramalan. Output yang dihasilkan adalah peramalan untuk 4 minggu yang akan datang dengan nilai kesalahan paling kecil. Dari contoh proses perhitungan peramalan dengan metode winter dalam tabel pada lampiran 1 dihasilkan jumlah perkiraan kebutuhan obat untuk empat minggu yang akan datang :
70
Memilih Obat pada listview dan menekan tab Perhitungan Peramalan
Menampilkan listview hasil perhitungan peramalan dan perhitungan peramalan terbaik
Sukses (gambar 4.21).
Gambar 4.21 Form Peramalan bagian tab perhitungan peramalan
2. Uji coba Output Perhitungan EOQ dan ROP
Uji coba dilakukan pada form peramalan tab hasil perencanaan. Hasil dari perhitungan peramalan selanjutnya digunakan untuk menghitung EOQ dan ROP. Perhitungan EOQ dengan contoh total jumlah perkiraan kebutuhan obat
Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang yang didapat dari
proses peramalan sebesar 390 dengan nilai biaya penyimpanan untuk setiap periode 4 minggu Rp. 54 dan biaya pesan Rp. 1000 sebagai berikut:
D = 390 S = 1000 H = 54
EOQ = √ (2) (1000) (390) / (54) = 120
Sedangkan Contoh perhitungan metode reorder point dengan total jumlah perkiraan kebutuhan obat Cefotaxime injc 1gr untuk empat minggu yang akan datang sebesar 390 dengan nilai safety stock 99 dan nilai leadtime 2 sebagai berikut:
10 Menguji output
hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP.
Menekan tab
Perhitungan Peramalan
Menampilkan data hasil perencanaan yang meliputi perkiraan kebutuhan obat, EOQ dan ROP
72
Gambar 4.22 Form Peramalan bagian tab hasil perencanaan
3. Uji coba Proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep
Uji coba dilakukan pada form setting obat untuk pembuatan resep. Pada proses ini akan diuji cobakan input periode pengelompokan baru beserta obat apa saja yang dapat diresepkan pada periode tersebut.
Tabel 4.7 Test case Obat Untuk Pembuatan Resep Test
Case ID
Tujuan Input Output Status
11 Menguji fungsi pengecekan periode belum diaktifkan
Menekan tombol tambah
Jika ada transaksi yang belum diaktifkan akan muncul pesan “Maaf anda tidak dapat menambah transaksi karena ada data yang belum di sahkan”
Sukses (gambar 4.23).
12 Menguji fungsi Setting obat peresepan
Memilih obat yang ada di
listview sebelah kiri lalu tekan tombol “>”
Obat yang dipilih akan masuk ke
listview ke sebelah kanan
Test Case ID
Tujuan Input Output Status
13 Menguji Proses Penyimpanan.
Menekan Tombol “Simpan”
Muncul Pesan Pilihan “Apakah Data Ingin Disahkan
Sekarang Juga ?” , Jika dipilih “Yes” maka transaksi akan disimpan.
Sukses (gambar 4.25).
Gambar 4.23 Pesan Transaksi Belum Disahkan
74
Gambar 4.25 Pesan Penyimpanan Obat Untuk Pembuatan Resep
4.3.2 Evaluasi
Pada bagian sub bab ini, akan dijelaskan tentang evaluasi pada rancang bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Obat pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, apakah sesuai dengan tujuan awal atau belum. Tujuan awal merancang bangun sistem informasi pengendalian persediaan obat dan menghasilkan keluaran berupa informasi perkiraan kebutuhan obat dengan menggunakan metode Winter’s Exponential Smoothing, informasi jumlah obat dalam pemesanan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity,
informasi waktu dilakukan pemesanan dengan menggunakan metode Reorder
Point, dan menghasilkan informasi obat yang dapat digunakan untuk pembuatan
resep beserta informasi stoknya. Hal ini sangat diharapkan untuk membantu Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari dalam mengendalikan persediaan obat.
Setelah dilakukan uji coba pada pembahasan sebelumnya, sistem dapat menghasilkan informasi perkiraan kebutuhan obat menggunakan metode Winter’s
Exponential Smoothing dengan hasil yang sesuai dengan perhitungan manual pada
dilakukan pemesanan menggunakan metode Reorder Point dengan hasil perhitungan yang sesuai dengan perhitungan manual, hal tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5 serta gambar 4.13 dan gambar 4.22. Sistem juga mampu melakukan proses pengelompokan obat untuk pembuatan resep yang dapat dilihat pada tabel 4.6 dan gambar 4.23 sampai gambar 4.25, serta menghasilkan informasi obat yang dapat digunakan untuk pembuatan resep yang dapat dilihat pada gambar 4.9.
76
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mojosari, maka dapat disimpulkan:
1. Hasil penelitian berupa sebuah aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat yang mampu memberikan suatu output berupa informasi perkiraan kebutuhan obat, informasi jumlah obat yang dipesan setiap dilakukan pemesanan, dan waktu dilakukan pemesanan kembali untuk periode empat minggu yang akan datang.
2. Aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan obat mampu melakukan pengelompokan obat untuk pembuatan resep oleh dokter kepada pasien.
Output yang dihasilkan dari pengendalian obat untuk pembuatan resep berupa
informasi daftar obat yang dapat diresepkan beserta informasi stok.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem informasi pengendalian persediaan obat yang telah dibuat agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambahkan metode peramalan lainnya yang memiliki kemampuan untuk meramalkan data dengan lebih baik. 2. Dalam aplikasi ini dapat ditambahkan metode untuk menghitung safety stock
yang dilakukan pada saat setiap dilakukan proses perencanaan stok obat
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogianto, 2005, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Jogyakarta. Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Jogyakarta.
Arsyad, Lincolin, 2001, Peramalan Bisnis Edisi Pertama, Universitas Gajah Mada, Jogyakarta.
Makridakis, Wheelwright and Mcgee, 1991, Metode dan Aplikasi Peramalan Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta.
Fahmi, Irham, 2012, Manajemen Produksi dan Operasi, Alfabeta, Bandung. Herjanto, Eddy, 2008, Manajemen Operasi Edisi Ketiga, Grasindo, Jakarta.
