( RSUD ) KOTA MAKASSAR
BURHANUDDIN 10573 02795 11
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR 2015
i
Waktu Dan Tenaga Yang Telah Kita
Habiskan Untuk Belajar, Pasti Akan Selalu
Melahirkan Sesuatu Yang Berguna Untuk
Kehidupan Kita.
ii
apakah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat-obatan di rumah sakit umum daerah kota makassar sudah sesuai dengan kebutuhan. Metode penelitian yang digunakan yaitu wawancara dan observasi. Dari hasil analisis secara keseluruhan instalasi farmasi rumah sakit umum daerah kota makassar telah memilikki prosedur yang telah disusun dengan baik. Yang menjadi isi dari materi ini merupakan kumpulan dari data-data dan analisa dari hasil penelitian. Struktur organisasi, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan persediaan obat-obatan pasien umum dan data lain yang mendukung penelitian. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat-obatan di rumah sakit umum daerah kota makassar sudah sesuai dengan kebutuhan walaupun masih ada beberapa kekurangan. Analisa data yang digunakan dalam penelitian ini deskriptif kualitatif yaitu penelitian lapangan melalui hasil observasi dan wawancara.
iii
rahmat dan taufik-Nya kepada penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Skripsi ini berjudul Analisis Sistem
Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
Dalam penulisan skripsi ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak terutama dari Drs. H. Sultan Sarda ., MM dan Ismail Badollahi.,SE.,M.Si.,Ak.,CA Masing-masing sebagai Pembimbing I dan Pembimbing II, yang penuh dengan kesabaran telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan mulai penyusunan proposal hingga penyelesaian skripsi ini. Karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih.
Terkhusus, ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada kedua orang tua atas dorongan dan doanya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi iniSerta ucapan terima kasih kepada :
1. Dr. H. Irwan Akib., M.Pd Selaku Rektor Universitas Muhammadiyah Makassar.
2. Dr. H. Mahmud Nuhung.,M.A Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
3. Drs. H. Sultan Sarda.,MM dan Ismail Badollahi.,SE.,M.Si.,Ak.,CA Selaku Pembimbing Saya.
iv
Telah Memberikan Izin Untuk Melakukan Penelitian.
6. Sahabat-Sahabatku (Yani, Sani, Badi, Rembo, Bahrun, Rusdi, Majid, Muh. Try Darmadi, Evy Sasmitasari, Mila Karmila, Fisky Fitriani, Jumardin, Musliadi, Andry Wijaya, Indra Ardinata, Mamank, Ifha, Ade Irma, Intan, Ayu, Dan Seluruh Sahabat-Sahabatku Yang Tidak Sempat Saya Tulis Namanya ) Dan Rekan-Rekan Mahasiswa Khususnya Program Studi S1 AKUNTANSI.
7. Seluruh Teman-Teman Asrama Bontoala Makassar Persahabatan Dan Kebersamaan Kita Tak Akan Kulupakan.
Akhir kata penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Karena itu, penulis memohon saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaannya dan semoga bermanfaat bagi kita semua. Aamiin…
Makassar, 11 November 2015
v
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI ... iii
MOTTO ... iv
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR BAGAN ... ix BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Latar belakang ... 1 B. Rumusan masalah... 4 C. Tujuan penelitian ... 4 D. Manfaat penelitian ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
A. Fungsi-Fungsi Dalam Manajemen Fungsional Di Lingkungan Organisasi 7
vi
5. Pengawasan ... 14
B. Sistem Informasi Pendukung Perencanaan Dan Pengendalian 17 1. Sistem informasi pendukung perencanaan ... 17
2. Pengendalian ... 18
3. Sistem informasi pendukung pengendalian ... 21
C. Persediaan ... 21
1. Pengertian persediaan ... 21
2. Jenis-jenis persediaan ... 22
3. Sistem pencatatan persediaan ... 23
D. Rumah Sakit ... 25
1. Pengertian rumah sakit ... 25
2. Misi rumah sakit ... 25
3. Tugas rumah sakit ... 26
4. Fungsi rumah sakit ... 26
5. Klasifikasi rumah sakit ... 29
6. Instalasi farmasi rumah sakit ... 31
E. Kerangka Pemikiran ... 32
F. Hifotesis ... 33
BAB III METODE PENELITIAN... 34
vii
BAB IV GAMBARAN UMUM RSUD KOTA MAKASSAR ... 36
A. Sejarah Singkat RSUD Kota Makassar ... 36
B. Letak Geografis RSUD Kota Makassar ... 37
C. Visi Dan Misi RSUD Kota Makassar ... 37
D. Struktur Organisasi RSUD Kota Makassar ... 38
E. Uraian Tugas Dan Fungsi ... 39
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 58
A. Sistem Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di RSUD Kota Makassar ... 58
B. SPI Persediaan Obat Di RSUD Kota Makassar ... 60
C. Pembahasan ... 64
BAB VI PENUTUP D. Kesimpulan ... 67
E. Saran ... 67
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kegiatan utama sebuah rumah sakit adalah menjual jasa perawatan, namun perawatan terhadap pasien tidak akan maksimal jika persediaan obat yang dimiliki rumah sakit tersebut tidak lengkap.Persediaan obat dalam suatu rumah sakit memiliki arti yang sangat penting karena persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan suatu rumah sakit.Oleh karena itu, perlakuan akuntansi persediaan obat yang baik harus diterapkan oleh pihak rumah sakit untuk membantu kelancaran dalam kegiatan operasionalnya. Tanpa adanya persediaan, rumah sakit akan dihadapkan pada risiko tidak dapat memenuhi kebutuhan para pengguna jasa rumah sakit (pasien).
Menurut Ishak (2010:159), Persediaan (inventory) sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Pengelolaan persediaan obat dimulai dari pembeliaan, penyimpanan (gudang), prosedur permintaan dan pengeluaran barang, sampai ke sistem perhitungan fisik dan prosedur pemusnahan persediaan obat.Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian.Oleh karena itu diperlukan pengawasan dan pengendalian yang bertujuan melindungi persediaan obat tersebut dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya.Pengawasan dan pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.
Kerusakan, penyimpanan yang tidak benar, lalai dalam pencatatan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang.Dan karena aktivitas keluar masuk obat yang cukup tinggi frekuensinya, maka diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya.Terdapat beberapa bagian berkaitan dengan persediaan obat, yaitu: bagian gudang, pembelian, dan akuntansi. Dalam teori yang terdapat dalam buku-buku referensi, terdapat pemisahan tanggung jawab masing-masing bagian secara tegas yang bertujuan untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Namun pada kenyataannya, dalam pengelolaan persediaan obat pemisahan fungsi belum dilaksanakan dengan semestinya. Bagian pembelian selain menjalankan tanggung jawab bagian pembelian juga menjalankan tanggung jawab bagian gudang dan bagian akuntansi.Dengan Tersedianya persediaan obat, maka diharapkan pihak rumah sakit dapat melakukan proses pelayanan sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu, dengan adanya persediaan obat yang cukup tersedia di gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan pelayanan kepada konsumen dan dapat menghindari terjadinya kekurangan persediaan.
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit
juga merupakan salah satu sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan dengan memberdayakan berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan.Sarana kesehatan berfungsi melakukan upaya kesehatan dasar, kesehatan rujukan dan atau upaya kesehatan penunjang.Pada umumnya tugas rumah sakit adalah menyediakan keperluan untuk pemeliharaan dan pemulihan kesehatan.Rumah sakit mempunyai beberapa fungsi, yaitu menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang medik dan non medik, pelayanan dan asuhan keperawatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan, pelayanan rujukan upaya kesehatan, administrasi umum dan keuangan.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar adalah salah satu Rumah Sakit milik Pemerintah Kota Makassar dan merupakan Konversi dari Puskesmas Plus Daya menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar dan juga merupakan Pusat Rujukan Pintu Gerbang Utara Makassar sesuai dengan Keputusan Gubernur Propinsi Sulawesi Selatan berdasarkan SK Gubernur Nomor 13 tahun 2008. Dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kesehatan, RSUD Kota Makassar bertekad memberi pelayanan sesuai kebutuhan masyarakat,.Sejarah RSUD Kota Makassar dimulai dari berdirinya Puskesmas Daya pada tahun 1975-1978.
Berdasarkan uraian diatas, peneliti bermaksud mengadakan penelitian pada Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar atas sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat dengan mengambil judul “ANALISIS SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH ( RSUD ) KOTA MAKASSAR”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas pokok permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini yaitu: Bagaimanakah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat-obatan yang di terapkan diRumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:Untuk mengetahui bagaimanakah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang di terapkan di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Manfaat praktis:
Dalam penelitian ini diharapkan dapat menambah masukan atau sebagai bahan pertimbangan bagi pihak Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar dengan sistem pengawasan dan pengandalian persediaan obat yang lebih efektif dan efisien.
2. Manfaat teoritis: a. Bagi Penulis
Diharapkan dapat menambah wawasan tentang sistem pengawasan dan pengandalian persediaan Obat pada Rumah Sakit sehingga dapat memantapkan penerapan teori dengan praktik yang terjadi di lapangan.
b. Bagi Pembaca
Diharapkan dapat menambah wawasan mengenai sistim pengawasan dan pengandalian persediaan obat di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar, serta diharapkan hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi dalam penelitian masa yang akan datang.
3. Kebijakan Pemerintah Tentang Rumah Sakit
a. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat, swasta dan masyarakat madani dalam pembangunan kesehatan melalui kerja sama nasional dan global.
b. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang merata, terjangkau, bermutu dan berkeadilan, serta berbasis bukti; dengan pengutamaan pada upaya promotif dan preventif.
c. Meningkatkan pembiayaan pembangunan kesehatan, terutama untuk mewujudkan jaminan sosial kesehatan nasional.
d. Meningkatkan pengembangan dan pendayagunaan SDM kesehatan yang merata dan bermutu.
e. Meningkatkan ketersediaan, pemerataan, dan keterjangkauan obat dan alat kesehatan serta menjamin keamanan, khasiat, kemanfaatan, dan mutu sediaan farmasi, alat kesehatan, dan makanan.
f. Meningkatkan manajemen kesehatan yang akuntabel, transparan berdayaguna dan berhasilguna untuk memantapkan desentralisasi kesehatan yang bertanggungjawab.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Fungsi-Fungsi Dalam Manajemen Fungsional Di Lingkungan Organisasi 1. Perencanaan
Setiap dan semua organisasi sebagaimana telah diuraikan terdahulu adalah wadah yang menghimpun sejumlah manusia ( dua orang atau lebih ) karena memiliki kepentingan yang sama dalam memenuhi kebutuhannya sebagai manusia. Untuk mewujudkan kerjasama yang efektif dan efisien dalam mengimplementasikan kegiatan manajemen di lingkungan organisasi diawali dengan membuat perencanaan. Untuk itu dalam uraian berikut akan diketengahkan beberapa pengertian mengenai perencanaan sebagai salah satu fungsi manajemen. Beberapa pengertian itu adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan adalah (1) pemelihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi, dan (2) penentuan strategi, kebijaksanaan, program, proyek, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
b. Perencanaan adalah pemilihan sejumlah kegiatan untuk ditetapkan sebagai keputusantentang apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana melaksanakannya, serta siapa pelaksananya.
c. Perencanaan adalah penetapan secara sistematik pengetahuan tepat guna untuk mengontrol dan mengarahkan kecenderungan perubahan menuju pada tujuan yang telah ditetapkan.
d. Perencanaan adalah kegiatan persiapan yang dilakukan melalui perumusan dan penetapan keputusan, yang berisi langkah-langkah penyelesaian suatu
masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan tertentu.
Perencanaan tanpa menetapkan yang mana pengertiannya yang terbaik , merupakan fungsi manajemen yang sangat penting bagi lingkungan organisasi, termasuk juga bagi organisasi pengelola dan pengendali atau organisasi pelaksana operasional sistem pendidikan nasional, karena merupakan pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi usaha mewujudkan eksistensinya melalui kegiatan yang akan dilakukan dalam memberikan pelayanan umum dan pelaksanaan pembangunan di masa mendatang. Dengan kata lain perencanaan berfungsi sebagai lengkah awal yang akan mewarnai pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Esensi perencanaan sebagai fungsi manajemen adalah pengambilan keputusan dengan memilah dan memilih alternatif kegiatan yang akan atau tidak dilaksanakan, agar usaha mencapai tujuan organisasi berlangsung secara efektif dan efisien.
1. Perencanaan menurut fungsinya antara lain terdiri dari a. Perencanaan strategik.
b. Perencanaan operasional, mencakup:
- Rencana parmanen ( program ) seperti penyusunan kurikulum, perencanaan SDM dan lain-lain.
- Rencana Sekali Pakai (Proyek) seperti proyek pembangunan laboratorium penyakit tanaman pada Fakultas Pertanian.
2. Perencanaan menurut lingkup wilayahnya antara lain adalah:
b. Perencanaan regional, yang mencakup beberapa daerah dalam pembagian wilayah negara, seperti wilayah indonesia barat, tengah dan timur..
c. Perencanaan daerah (lokal) yang mencakup daerah tingkat satu atau provinsi di negara Republik Indonesia.
3. Perencanaan menurut jangka waktunya, yang terdiri dari: a. Perencanaan jangka panjang (25 s.d. 30 tahun)
b. Perencanaan jangka sedang (3 s.d. 5 tahun) c. Perencanaan jangka pendek (rencana tahunan)
4. Perencanaan menurut ruang lingkupnya, antara lain adalah: a. Perencanaan makro
b. Perencanaan mikro
5. Perencanaan menurut unit pelaksana, terdiri dari:
a. Perencanaan sektoral yang dilakukan oleh perangkat pemerintah pusat. b. Perencanaan otonomi yang dilakukan dalam lingkup unit kerja di daerah. 6. Perencanaan menurut obyeknya, antara lain adalah:
a. Perencanaan fisik, berupa sarana dan prasarana pendidikan.
b. Perencanaan non fisik, berupa kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen fungsional bukan organisasi yang telah dijelaskan pengertiannya dari segi statis dan dinamis. Pengorganisasian adalah sistem kerja sama sekelompok orang, yang dilakukan dengan pembidangan dan pembagian seluruh pekerjaan/tugas dengan membentuk sejumlah satuan atau unit kerja, yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu
satuan unit kerja. Menciptakan, mempertahankan dan mengembangkan kerja sama di dalam suatu organisasi kerja sebagai jaringan kerja tidak semudah menyebutkannya, karena sering harus menghadapi berbagai hambatan dan tantangan. Dalam kondisi organisasi kerja sangat besar dan kompleks, pelaksanaan pengorganisasian agar berfungsi untuk mewujudkan, mempertahankan dan mengembangkan kerjasama, perlu diaktualisasikan asas-asas pengorganisasian secara intensif. Beberapa asas-asas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Asas kesatuan dan kejelasan tujuan.
Tujuan adalah arah yang harus dijadikan pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.Tujuan tidak cukup jika hanya dirumuskan secara umum bagi seluruh organisasi yang berbeda jenis dan jenjangnya.Untuk itu berdasarkan tujuan umum setiap organisasi pengelola dan pengendali pelaksanaan pendidikan nasional yang berbeda-beda jenjang dan lingkup pekerjaannya, harus merumuskan tujuan yang lebih kongkrit dan tidak bertentangan dengan tujuan umum.
b. Asas pembagian kerja sebagai jaringan kerja (net work).
Setiap organisasi kerja yang dibentuk untuk melaksanakan sejumlah volume kerja di bidangnya seperti telah diuraikan di atas, memerlukan pembidangan dan pembagian tugas.Kegiatan tersebut menghasilkan struktur organisasi yang terdiri dari unit atau satuan kerja.
Di lingkungan organisasi kerja, perintah yang diikuti dengan pelaksanaan pekerjaansebagian di antaranya bersumber dari keputusan dan kebikjasanaan yang ditetapkan oleh para pimpinan.
d. Asas koordinasi
Pengorganisasian yang diawali pengaturan struktur organisasi sebagai kegiatan pembidangan dan pembagian pekerjaan, agar seluruh volume kerja terbagi habis dalam unit-unit/satuan-satuan kerja yang dibentuk, tidak bermaksudkan untuk mengelompokkan SDM secara terkotak-kotak dan bekerja sendiri-sendiri di dalam unit/satuan kerjanya masing-masing. Koordinasi diartikan sebagai proses atau rangkaian kegiatan menyelaraskan pikiran, pendapat, dan perilaku dalam mewujudkan wewenang dan tanggung jawab sesuai tugas pokok masing-masing, agar secara serentak terarah pada tujuan yang sama.
e. Asas kelenturan
Dalam uraian tentang asas pembagian kerja sebagai jaringan kerja telah dikemukakan bahwa sebuah organisasi mungkin saja menghadapi kondisi harus menambah atau mengurangi unit/satuan kerja dalam strukturnya.
f. Asas fungsionalitas
Pembentukan unit/satuan kerja di dalam struktur organisasi harus bersifat fungsional, dan dalam arti harus berfungsi dalam memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan efisien.
3. Pelaksanaan (Actuating)
Fungsi ketiga manajemen fungsional adalah pelaksanaan atau penggerakan (actuating), yang dilakukan setelah sebuah organisasi memiliki perencanaan dan melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur organisasi termasuk tersedianya personil sebagai pelaksana sesuai kebutuhan unit/satuan kerja yang dibentuk.Diantara kegiatannya adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) termasuk koordinasi yang telah dijelaskan di dalam fungsi pengorganisasian.Pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi.
Dari pengertian itu terlihat bahwa di dalam setiap organisasi untuk melaksanakan tugas pokoknya sesuai dengan struktur organisasinya terdapat personil yang menduduki posisi/jabatan sebagai pimpinan/manajer unit/satuan kerja, yang disebut jabatan struktural. Kegiatan pengarahan dan bimbingan sebagai perwujudan fungsi pelaksanaan dalam manajemen fungsional memerlukan penciptaan dan pengembangan komunikasi secara efektif dan efisien. Oleh karena itulah komunikasi ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pelaksanaan. Sehubungan dengan hal itu komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian dan penerimaan informasi yang menjadi salah satu sumber daya untuk menjaga, memelihara, memajukan dan mengembangkan organisasi secara dinamis sesuai dengan tujuannya. Di samping itu komunikasi dapat juga diartikan
sebagai proses penyampaian informasi berupa gagasan, pendapat, penjelasan, saran-saran dan lain-lain dari sumbernya kepada dan untuk memperoleh, mempengruhi atau merubah respon penerima informasi sesuai dengan yang diinginkan sumber informasi.
4. Penganggaran (Budgeting)
Penganggaran sangat penting bagi organisasi dalam mengaktualisasikan perencanaan, karena tidak saja berkenan dengan masalah penerimaan, penyimpanan, penggunaan dan pertanggung jawabannya, sebagai kegiatan tatalaksana keuangan dalam manajemen operatif atau administratif keuangan dalam arti sempit.Dari semua kegiatan untuk melaksanakan fungsi penganggaran di lingkungan organisasi harus diterima kenyataan bahwa aspek terpenting adalah melaksanakan pengelolaan keuangan secara bertanggung jawab dalam arti secara sah dan efisien. Pengelolaan seperti itu sangat penting, karena sebuah organisasi bukan milik perseorangan/pribadi, tetapi merupakan milik negara atau rakyat dan atau milik bersama sejumlah orang. Dengan demikian keuangan yang dimiliki terbesar organisasi juga bukan milik perseorangan/pribadi yang harus dikelola secara sah dan efisien.
Pengelolaan secara sah berarti dilakukan secara formal sesuai dengan ketentuan dan/atau perundang-undangan yang berlaku di lingkungan suatu negara atau organisasi masing-masing.Pengelolaan secara efisien berarti dilakukan dengan perhitungan yang teliti/cermat agar jumlah uang yang ada atau dapat diadakan tergunakan untuk mewujudkan kerja yang optimal dalam mencapai tujuan organisasi.
5. Pengawasan (Control)
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kontrol atau pengawasan adalah fungsi di dalam menajemen fungsional yang harus dilaksanakan oleh setiap pimpinan/manajer semua unit/satuan kerja terhadap pelaksanaan pekerjaan di lingkungannya. Oleh karena itu berarti juga setiap pimpinan/manajer memiliki fungsi yang melekat di dalam jabatannya untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan atau pada personil yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing, sehingga disebut pengawasan melekat. Untuk itu kontrol diartikan sebagai proses mengukur dan menilai tingkat efektivitas kerja personil dan tingkat efesiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.
Kontrol di lingkungan organisasi atau unit/satuan kerja yang kecil dapat dilakukan sendiri oleh pimpinan/manajer masing-masing, baik secara informal maupun formal.Untuk unit/satuan kerja atau organisasi yang cukup besar, fungsi kontrol dapat dilimpahkan oleh pucuk pimpinan (top manager) pada suatu badan pengawasan yang sengaja dibentuk secara parmanen dengan tugas pokok di bidang pengawasan. Pelaksanaan pengawasan sebagai proses pengukuran dan/atau evaluasi yang dilakukan secara intensif dan wajar (bukan untuk mencari
kesalahan), mampu memberikan berbagai manfaat bagi organisasi. Beberapa dari manfaat itu adalah:
a. Memberikan umpan balik berupa informasi tentang kekuranga atau kelemahan dan kelebihan/kebaikan pelaksanaan pekerjaan.
b. Dapat digunakan untuk membandingkan cara melaksanakan pekerjaan, guna menemukan yang terbaik bagi pencapaian tujuan organisasi yang memungkinkan tumbuh dan berkembangnya menjadi organisasi kurang/tidak atau semakin sehat/baik dalam melaksanakan tugas pokoknya.
c. Pengawasan bermanfaat pula untuk menemukan masalah-masalah organisasi, berupa hambatan, rintangan, kelemahan dan lain-lain yang harus dicari cara mengatasinya melalui jaringan kerja internal yang efektif.
d. Pengawasan mungkin pula untuk digunakan menghimpun informasi yang berkenaan dengan semua sumber daya sebagai kekuatan dan peluang yang dapat digunakan untuk melakukan kegiatan pengembangan organisasi.
e. Hasil pengawasan dapat digunakan untuk meningkatkan perasaan bertanggung jawab, karena memungkinkan untuk mengetahui tujuan organisasi yang telah dan belum tercapai.
Dengan memperhatikan manfaat pengawasan tersebut di atas, berarti pengawasan yang efektif dan efisien harus dilakukan secara kontinyu, agar dapat diketahui perubahan yang telah dikerjakan dari temuan berupa kekurangan antar dua atau lebih kegiatan pengawasan. Dari uraian-uraian di atas perlu dibedakan antara jenis, metode, dan pelaksana kegiatan pengawasan sebagaimana diketengahkan berikut ini:
1. Pengawasan menurut jenisnya dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Pengawasan internal yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan unit kerja di lingkungan organisasi dan unit kerja masing-masing.
b. Pengawasan eksternal yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh organisasi kerja dari luar organisasi kerja yang diawasi dalam menjalankan tugas pokoknya.
2. Pengawasan berdasarkan metode atau cara melakasanakannya dibedakan sebagai berikut:
a. Pengawasan tidak langsung yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan dengan mengevaluasi laporan, baik tertulis maupun lisan.
b. Pengawasan langsung yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan dengan mendatangi personil dan/atau unit kerja yang diawasi.
3. Pengawasan menurut pelaksanaannya dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap fungsi semua komponen dalam melaksanakan pekerjaan di lingkungan suatu organisasi.
b. Pengawasan fungsional adalah proses pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi oleh aparatur pengawasan dalam sistem pemerintahan yang fungsi dan tugas pokoknya khusus dibidang pengawasan.
c. Pengawasan masyarakat adalah setiap pengaduan, kritik, saran, pertanyaan dan lain-lain yang disampaikan anggota masyarakat mengenai pelaksanaan pekerjaan oleh unit/organisasi kerja di bidang pemerintahan dalam
melaksanakan tugas pokoknya memberikan pelayanan umum dan pembangunan untuk kepentingan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari uraian-uraian di atas jelas bahwa hasil pengawsan harus ditindaklanjuti. Tanpa tindak lanjut maka kegiatan dan hasil pengawasan akan kehilangan artinya, karena akan berdampak kekeliruan, kekurangan, kelemahan dan lain-lain yang ditemukan akan dibiarkan atau diulangi kembali.
B. Sistem Informasi Pendukung Perencanaan Dan Pengendalian 1. Sistem Informasi Pendukung Perencanaan
Proses perencanaan membutuhkan adanya tiga persyaratan yaitu (1) masukan (input) data, (2) model perencanaan, dan (3) perlakuan (manipulasi) terhadap data dan model perencanaan untuk menghasilkan pengeluaran.
Sebagaimana digambarkan di atas, rencana-rencana yang dibuat oleh perusahaan mencerminkan harapan berkaitan dengan lingkungan (dalam hal peluang dan atau ancaman), harapan berkaitan dengan kemampuan dan kelemahan perusahaan, serta keputusan-keputusan berkaitan dengan alokasi sumber daya dan arah dari kegiatan-kegiatan. System informasi manajemen pendukung perencanaan menyediakan model-model yang dapat digunakan dalam proses perencanaan. Terdapat berbagai model perencanaan yang dapat di siapkan oleh system informasi manajemen, yaitu antara lain:
a. Model perencanaan perolehan laba, b. Model perencanaan pembiayaan,
d. Model perencanaan prasaran-prasarana, dan lain sebagainya.
Dalam hal ini, berbagai harapan tadi harus diformulasi dan dikuantifikasi untuk dijadikan variabel-variabel masukan bagi model perencanaan.Oleh karena itu, salah satu tujuan dari system informasi manajemen pendukung perencanaan adalah mempormulasikan, mengkuantifikasi, mengklasifikasi, dan kemudian menggunakan harapan-harapan tadi.
2. Pengendalian
Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’Donnell dalam buku management: A Book of Readings, menyebutkan pengendalian sebagai fungsi manajemen untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang telah dibuat sukses dilaksanakan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perencanaan dan pengendalian memang sangat erat kaitannya.Pengendalian adalah upaya memantau pelaksanaan rencana.Oleh karena itu pengendalian harus dilaksanakan selagi rencana masih sedang dilaksanakan, bukan sesudahnya. Contoh dari pengendalian menurut Davis misalnya adalah:
a. Pengendalian keuangan (financial control). b. Pengendalian produksi (production control). c. Pengendalian bahan (material control). d. Pengendalian distribusi (distribution control). e. Pengendalian karyawan (personnel control).
Sedangkan menurut Bayu Swastha dalam buku azas-azas manajemen modern, secara umum terdapat empat kategori pengendalian, yaitu (1) pengendalian produksi (production control), (2) pengendalian persediaan
(inventory control), (3) pengendalian mutu (quality control), dan (4) pengendalian keuangan (financial control).
a. Pengendalian produksi
Pengendalian produksi berkaitan dengan perencanaan produksi. Perencanaan produksi dilakukan untuk menentukan produk apa yang akan dihasilkan, serta di mana, kapan, dan bagaimana membuatnya. Sedangkan pengendalian produksi dilakukan untuk menjamin bahwa rencana produksi berjalan sesuai yang telah ditetapkan.
b. Pengendalian persediaan
Pengendalian persediaan adalah kegiatan memantau dan menjaga agar persedian barang, termasuk bahan baku, barang setengah jadi (dalam proses), dan barang jadi, sesuai jumlahnya dengan apa yang tercantum dalam rencana. Ada tiga hal yang perlu dipantau dan dijaga agar tidak terjadi, yaitu kelebihan persediaan, kekurangan persediaan, dan ketidakseimbangan persediaan.
c. Pengendalian mutu
Pengendalian mutu berkaitan dengan penjagaan mutu produk agar sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan, baik berdasarkan spesifikasi dari teknisi perusahaan maupun tuntutan dari konsumen.Dalam hal ini dilakukan pemeriksaan dan pengujian produk, agar dapat ditekan serendah-rendahnya (bahkan sampai nol) terjadinya produk yang cacat.
d. Pengendalian keuangan
Pengendalian keuangan dilakukan untuk hampir semua kegiatan, karena hamper tidak ada kegiatan yang tidak memerlukan uang.Lingkup dari
pengendalian ini mencakup misalnya anggaran, biaya produksi, pendapatan, laba-rugi, dan lain-lain.
Proses pengendalian mencakup penetapan rencana atau standar untuk mengukur kinerja, pengukuran terhadap kinerja, dan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan atas rencana atau standar. Dengan demikian dapat dapat dikatakan bahwa elemen-elemen pokok dari pengendalian adalah:
1. Rencana atau standar yang berisi ketetapan tentang kinerja yang diharapkan (expected performance).
2. Pengukuran terhadap kinerja yang terlaksana atau nyata (actual performance).
3. Evaluasi, yaitu perbandingan antara kinerja yang diharapkan (expected performance) dan kinerja nyata (actual performance). Analisis perbedaan antara kedua hal itu disebut penyimpangan (deviations).
4. Laporan tentang penyimpangan-penyimpangan (deviations) dan penyebab-penyebabnya (yang berupa gangguan-gangguan dalam pelaksanaan rencana).
5. Daftar tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan (termasuk aturan-aturan baru dalam pengambilan keputusan).
6. Saran tentang tindakan-tindakan lebih luas dibidang manajemenuntuk memperbaiki kinerja (perubahan organisasi, peningkatan sumber daya manusia, dan lain-lain).
Oleh sebab dalam elemen-elemen pokok tersebut tercakup laporan dan saran-saran tindakan koreksi, maka dalam system pengendalian juga diperlukan adanya saluran umpan balik (feed back loop) kepada manajer.
3. Sistem Informasi Pendukung Pengendalian
Sistem informasi pendukung pengendalian didasarkan pada perbandingan antara kinerja nyata dengan apa yang direncanakan dan analisis terhadap penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan. Apa yang terencanakan tersebut adalah apa yang tercantum dalam rencana jangka pendek (bukan jangka menengah atau jangka panjang). Analisis terhadap perbedaan-perbedaan antara apa yang direncanakan dengan apa yang senyatanya terjadi disebut analisis varian, pada dasarnya terdapat dua jenis varian untuk melabel perbedaan tersebut, yaitu sesuai (baik) dan tidak sesuai (buruk). Varian ini dapat terjadi pada dua hal, yaitu biaya untuk sumber daya dan penggunaan sumber daya.Dukungan system informasi manajemen terhadap pengendalian diawali dengan model perencanaan. Informasi yang diperoleh dari pengendalian akan berdampak pada model perencanaan, yaitu dapat digunakan untuk memperbaiki standar-standar kinerja, yang selanjutnya berdampak pada perubahan kegiatan-kegiatan.
Selain itu, informasi pengendalian juga bermanfaat bagi pemantauan secara terus-menerus terhadap kinerja.Dalam hal ini, selain mengacu kepada model perencanaan, pemantauan juga menggunakan batas rentang kinerja, yaitu kawasan di mana kinerja dinyatakan masih berada dalam batas sesuaidengan rencana.
C. Persediaan
1. Pengertian Persediaan
Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah, maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk biaya persediaan tersebut.Menurut Ishak (2010:159), Persediaan (inventory) sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut.
Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yangbertujuan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun adanya masalah lain.
2. Jenis-Jenis Persediaan
Jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat berbentuk perusahaan industri, perusahaan dagang, dan perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku, barang dalam proses, persediaan barang jadi, serta barang pembantu yang akan digunakan dalam proses produksi.Untuk perusahaan dagang, terdapat persediaan barang dagangan dan untuk perusahaan jasa persediaan secara eksplisit sulit didefinisikan, namun persediaannya dapat diartikan sebagai besarnya biaya
jasa yang meliputi upah dan biaya personalia lainnya yang secara langsung belum dikeluarkan dalam menangani pemberian jasa, dan dalam penelitian ini, persediaan di rumah sakit dapat berupa obat dan peralatan kesehatan yang lain.
3. Sistem Pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan ada dua, yaitu metode perpetual dan metode periodik.Metode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap jenis persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik disebut juga metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode dihitung fisik barang untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan dibuat jurnal penyesuaiannya.Menurut Skousen dan Stice (2009:667) “ Ada beberapa macam metode penilaian persediaan yang umum digunakan, yaitu : identifikasi khusus, biaya rata-rata (Average), masuk pertama keluar pertama (FIFO), masuk terakhir keluar pertama (LIFO).
a. Identifikasi Khusus
Pada metode ini, biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama periode berjalan dan ke barang yang ada di tangan pada akhir periode berdasarkan biaya aktual dari unit tersebut.Metode ini diperlukan untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan.
b. Metode Biaya Rata-Rata (Average)
Metode ini membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit. Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual seharusnya dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari tiap unit yang dibeli pada tiap harga.Metode rata-rata mengutamakan yang mudah terjangkau
untuk dilayani, tidak perduli apakah barang tersebut masuk pertama atau masuk terakhir.
c. Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO)
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang terlebih dahulu masuk.FIFO dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan yang logis dan realistis terhadap arus biaya ketika penggunaan identifikasi khusus adalah tidak memungkinkan atau tidak praktis.FIFO memberikan kesempatan kecil untuk memanipulasi keuntungan karena pembebanan biaya ditentukan oleh urutan terjadinya biaya. Selain itu, didalalam FIFO unit yang tersisa pada persediaan akhir adalah unit yang paling terakhir dibeli, sehingga biaya yang dilaporkan akan mendekati atau sama dengan biaya penggantian diakhir periode. d. Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (LIFO)
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual.Metode LIFO ini sering dikritik secara teoritis tetapi metode ini adalah metode yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan dengan pendapatan. Apabila metode FIFO digunakan selama periode inflasi atau harga naik, LIFO akan menghasilkan harga pokok yang lebih tinggi, jumlah laba kotor yang lebih rendah dan nilai persediaan akhir yang lebih rendah. Dengan demikian, LIFO cenderung memberikan pengaruh yang stabil terhadap margin laba kotor, karena pada saat terjadi kenaikan harga LIFO mengaitkan biaya yang tinggi saat ini dalam perolehan barang-barang dengan harga jual yang meningkat, dengan menggunakan LIFO, persediaan dilaporkan dengan menggunakan biaya dari
pembelian awal. Jika LIFO digunakan dalam waktu lama, maka perbedaan antara lain persediaan saat ini dengan biaya LIFO akan semakin besar.
D. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.Rumah sakit juga merupakan salah satu sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan dengan memberdayakan berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagimasyarakat dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan.Sarana kesehatan berfungsi melakukan upaya kesehatan dasar, kesehatan rujukan dan atau upaya kesehatan penunjang.
2. Misi Rumah Sakit
Misi rumah sakit merupakan pernyataan mengenai mengapa sebuah rumah sakit didirikan, apa tugasnya dan untuk siapa rumah sakit tersebut melakukan kegiatan.Rumah sakit umum mempunyai misi memberikan pelayanan kesehatan
yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
3. Tugas Rumah Sakit
Pada umumnya tugas rumah sakit adalah menyediakan keperluan untuk pemeliharaan dan pemulihan kesehatan.Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna.Pelayanan kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitative.Sedangkan menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No: 983/Menkes/SK/XI/1992, tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan rujukan.
4. Fungsi Rumah Sakit
Rumah sakit mempunyai beberapa fungsi, yaitu menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang medik dan non medik, pelayanan dan asuhan keperawatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan, pelayanan rujukan upaya kesehatan, administrasi umum dan keuangan.
Maksud dasar keberadaan rumah sakit adalah mengobati dan perawatan penderita sakit dan terluka.Sehubungan dengan fungsi dasar ini, rumah sakit memberikan pendidikan bagi mahasiswa dan penelitian yang juga merupakan
fungsi yang penting.Fungsi keempat yaitu pencegahan penyakit dan peningkatan kesehatan juga telah menjadi fungsi rumah sakit.Jadi empat fungsi dasar rumah sakit adalah pelayanan penderita, pendidikan, penelitian dan kesehatan masyarakat.
a. Pelayanan Penderita
Pelayanan penderita yang langsung di rumah sakit terdiri atas pelayanan medis, pelayanan farmasi, dan pelayanan keperawatan.Pelayanan penderita melibatkan pemeriksaan dan diagnosa, pengobatan penyakit atau luka, pencegahan, rehabilitasi, perawatan dan pemulihan kesehatan.
b. Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan sebagai suatu fungsi rumah sakit terdiri atas 2 bentuk utama: 1. Pendidikan dan/atau pelatihan profesi kesehatan.
Yang mencakup dokter, apoteker, perawat, personel rekam medik, ahli gizi, teknisi sinar-X, laboran dan administrator rumah sakit.
2. Pendidikan dan/atau pelatihan penderita.
Merupakan fungsi rumah sakit yang sangat penting dalam suatu lingkup yang jarang disadari oleh masyarakat. Hal ini mencakup:
1) Pendidikan khusus dalam bidang rehabilitasi, psikiatri sosial dan fisik. 2) Pendidikan khusus dalam perawatan kesehatan, misalnya: mendidik
penderita diabetes, atau penderita kelainan jantung untuk merawat penyakitnya.
3) Pendidikan tentang obat untuk meningkatkan kepatuhan, mencegah penyalahgunaan obat dan salah penggunaan obat, dan untuk
meningkatkan hasil terapi yang optimal dengan penggunaan obat yang sesuai dan tepat.
c. Penelitian
Rumah sakit melakukan penelitian sebagai suatu fungsi dengan maksud utama, yaitu:
1. Memajukan pengetahuan medik tentang penyakit dan peningkatan/perbaikan pelayanan rumah sakit.
2. Ditujukan pada tujuan dasar dari pelayanan kesehatan yang lebih baik bagi penderita. Misalnya: pengembangan dan penyempurnaan prosedur pembedahan yang baru.
d. Kesehatan Masyarakat
Tujuan utama dari fungsi rumah sakit sebagai sarana kesehatan masyarakat adalah membantu komunitas dalam mengurangi timbulnya kesakitan dan meningkatkan kesehatan umum penduduk.Apoteker rumah sakit mempunyai peluang memberi kontribusi pada fungsi ini dengan mengadakan brosur informasi kesehatan, pelayanan pada penderita rawat jalan dengan memberi konseling tentang penggunaan obat yang aman dan tindakan pencegahan keracunan.
e. Pelayanan Rujukan Upaya Kesehatan
Yaitu suatu upaya penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang melaksanakan pelimpahan tanggung jawab timbal balik atas kasus atau masalah yang timbulkepada pihak yang mempunyai fasilitas lebih lengkap dan mempunyai kemampuan lebih tinggi.
5. Klasifikasi Rumah Sakit
Rumah sakit dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria sebagai berikut:
a. Berdasarkan kepemilikan 1. Rumah Sakit Umum Pemerintah
Rumah sakit umum pemerintah adalah rumah sakit umum milik pemerintah, baik pusat maupun daerah, Departemen Pertahanan dan Keamanan, maupun Badan Usaha Milik Negara. Rumah sakit umum pemerintah dapat dibedakan berdasarkan unsur pelayanan, ketenagaan, fisik dan peralayan menjadi empat kelas yaitu Rumah Sakit Umum kelas A, B, C, dan D. Klasifikasi tersebut didasarkan pada unsur pelayanan, ketenagaan, fisik dan peralatan.
1. Rumah sakit umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas dan subspesialistik luas.
2. Rumah sakit umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik sekurang-kurangnya sebelas spesialistik dan subspesialistik terbatas.
3. Rumah sakit umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik dasar.
4. Rumah sakit umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.
2. Rumah Sakit Umum Swasta Dibedakan menjadi:
1. Rumah sakit umum Swasta Pratama, yaitu rumah sakit umum swasta yang memberikan pelayanan medik bersifat umum, setara dengan rumah sakit pemerintah kelas D.
2. Rumah Sakit Umum Swasta Madya, yaitu rumah sakit umum swasta yang memberikan pelayanan medik bersifat umum dan spesialitik dalam 4 cabang, setara dengan rumah sakit pemerintah kelas C.
3. Rumah Sakit Umum Swasta Utama, yaitu rumah sakit umum swasta yang memberikan pelayanan medik bersifat umum, spesialitik dan subspesialitik, setara dengan rumah sakit pemerintah kelas B.
b. Berdasarkan jenis pelayanan
Klasifikasi berdasarkan jenis pelayanannya, rumah sakit terdiri atas: Rumah Sakit Umum, memberi pelayanan kepada pasien dengan beragam jenis penyakit dan Rumah Sakit Khusus, memberi pelayanan pengobatan khusus untuk pasien dengan kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah. Contoh: rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin.
c. Lama tinggal
Berdasarkan lama tinggal, rumah sakit terdiri atas rumah sakit perawatan jangka pendek yang merawat penderita kurang dari 30 hari dan rumah sakit perawatan jangka panjang yang merawat penderita dalam waktu rata-rata 30 hari atau lebih.
d. Kapasitas tempat tidur
Rumah sakit pada umumnya diklasifikasikan berdasarkan kapasitas tempat tidurnya sesuai pola berikut ; di bawah 50 tempat tidur, 50-99 tempat tidur, 100-199 tempat tidur, 200-299 tempat tidur, 300-399 tempat tidur, 400-499 tempat tidur, 500 tempat tidur atau lebih.
e. Afilasi pendidikan
Rumah sakit berdasarkan afilasi pendidikan terdiri atas 2 jenis, yaitu: Rumah Sakit pendidikan, yaitu rumah sakit yang menyelenggarakan program latihan untuk berbagai profesi dan Rumah Sakit non pendidikan, yaitu rumah sakit yang tidak memiliki hubungan kerjasama dengan universitas.
f. Status akreditasi
Berdasarkan status akreditasi terdiri atas rumah sakit yang telah diakreditasi dan rumah sakit yang belum diakreditasi.Rumah sakit telah diakreditasi adalah rumah sakit yang telah diakui secara formal oleh suatu badan sertifikasi yang diakui, yang menyatakan bahwa suatu rumah sakit telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan tertentu.
6. Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian di rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 547/MenKes/SK/VI/1994 dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, dan merupakan tempat atau fasilitas penyelenggaraan yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian (Siregar, 2004).
Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983/ MenKes/SK/XI/1992 tentang pedoman organisasi rumah sakit umum bab IV pasal 41, instalasi merupakan fasilitas penyelenggara palayanan penunjang medis, kegiatan penelitian, pengembangan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan sarana rumah sakit. Instalasi Rumah Sakit meliputi instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat, bedah sentral, perawatan intensif, radiologi, farmasi, gizi, patologi dan pemeliharaan sarana rumah sakit.
Adapun tugas seorang apoteker di rumah sakit adalah melaksanakan kegiatan kefarmasian seperti mengawasi pembuatan, pengadaan, pendistribusian obat/ perbekalan farmasi serta berperan dalam program pendidikan dan penelitian, pembinaan kesehatan masyarakat melalui pemantauan keamanan, efektifitas, efisiensi biaya dan ketepatan penggunaan obat oleh pasien. Dengan demikian apoteker di rumah sakit dapat membantu tercapainya suatu pengobatan yang aman dan rasional yang berorientasi pada pasien dan bukan hanya berorientasi pada produk.
E. Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran adalah seluruh kegiatan penelitian, sejak dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan penyelesaiannya dalam satu kesatuan yang utuh.Kerangka pemikiran diwujudkan dalam bentuk skema sederhana yang menggambarkan isi penelitian secara keseluruhan.Kerangka pemikiran yang diperlukan sebagai gambaran didalam penyusunan penelitian ini, agar penelitian
yang dilakukan dapat terperinci dan terarah. Guna memudahkan dan memahami inti pemikiran peneliti, maka perlu kiranya dibuat kerangka pemikiran dari masalah yang diangkat, yaitu sebagai berikut:
Gambar 1 :Skema Kerangka Pemikiran
F. Hipotesis
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar belum sesuai dengan kebutuhan.
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat di Rumah Sakit Umum Daerah kota Makassar
Analisis dan Evaluasi Data
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat sudah sesuai dengan kebutuhan
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokasi Dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar, yang berlokasi di Jalan Perintis Kemerdekaan No.14 Makassar. Dan waktu penelitian kurang lebih dua Bulan yaitu pada tanggal 29 Agustus-29 Oktober 2015
B. Jenis Data Dan Sumber Data
Jenis data yang penulis gunakan dalam penelitian ini terdiri dari: 1. Data Primer
Merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi di lapangan, kemudian akan diolah penulis, seperti : wawancara dengan staf bagian yang terkait dengan sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar.
2. Data Skunder
Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk : gambaran umum rumah sakit, dan sebagainya.
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan:
1. Teknik wawancara, penulis melalukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak staf rumah sakit, khususnya dengan bagian yang berhubungan dengan objek penelitian.
2. Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang berhubungan dengan pengawasan dan pengendalian persediaan obat Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar.
D. Metode Analisis Data
Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif yaitu data yang diperoleh secara sistematis kemudian dianalisis untuk mencapai kejelasan.
BAB IV
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MAKASSAR
A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
Dimulai dari berdirinya Puskesmas Daya pada tahun 1975
Pada tahun 1978 - 2002 Puskesmas Perawatan Daya berubah menjadi Puskesmas Plus Daya.
Pada Tahun 2002 dengan adanya Surat izin rumah sakit dari Dirjen Yanmedik Nomor: HK.01.021.2.4474 Tanggal 28 Oktober 2002.
SK Walikota Makassar Nomor :50 pada Tanggal 6 November 2002 dan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 967/Menkes/SK/X/2008,
Maka statusnya berubah menjadi rumah sakit tipe C dengan nama Rumah Sakit Umum Daerah Kota makassar.
SK Walikota No. 5 Tahun 2007 Tentang Struktur Organisasi Dan Tata Kerja RSUD Kota Makassar.
Peraturan Walikota Makassar Nomor: 54 tahun 2009 tentang Uraian tugas jabatan struktural RSUD kota Makassar
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar juga merupakan Pusat Rujukan Pintu Gerbang Utara Makassar sesuai dengan Keputusan Gubernur Propinsi Sulawesi Selatan berdasarkan SK Gubernur Nomor 13 tahun 2008 Sertifikat Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum Tipe B Keputusan Menteri
B. Letak Geografis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
Secara Geografis lokasi Rumah Sakit Umum Kota Makassar berada pada bagian Utara Timur Kota Makassar yang merupakan kawasan pengembangan rencana induk kota pada kecamatan Biringkanaya dengan luas wilayah 80,06 km2 dengan jumlah penduduk 168.848 jiwa dibandingkan luas wilayah Kota Makassar 175,77 km2 dengan jumlah penduduk 1,6 juta dengan batas wilayah sebagai berikut:
a. Terletak di jalan Perintis Kemerdekaan Km 14(jalan poros Propinsi). b. Sebelah utara berbatasan dengan Kabupaten Maros
c. Sebelah selatan berbatasan dengan Kecamatan Tamalanrea d. Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Gowa e. Sebelah barat berbatasan dengan Selat Makassar
C. Visi Dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
a. Visi
“TerwujudnyaPelayananKesehatanPrimayangMajudanMandiri” b. Misi
a) Meningkatan pelayanan kesehatan b) Meningkatkan Kompetensi SDM
c) Meningkatan sarana , Prasarana Rumah Sakit dan d) pemeliharaan Rumah Sakit
e) Terciptanya akuntabilitas keuangan yang akuntabel berbasis PPK –BLUD f) Terciptanya suasana kerja yang nyaman. Kondusif dan efektif
WAKIL DIREKTUR PELAYANAN MEDIK dr. Hadarati Razak. M,Kes NIP: 19601214 198712 2 001
KASUBAG HUMAS DAN PEMASARAN Hasym AMKL
NIP : 19641213 1992031 1138
KASUBAG REKAM MEDIK DAN SISTEM INFORMASI Mutmainnah, SKM, M.Kes
NIP. 197104111995012001
DIREKTUR Dr.Muhammad Rusly,. M.Kes
NIP. 19630308 199803 1 002
WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN Trisnode,SH ---NIP: 19601216 198503 1 013 KABAG PELAYANAN MASYARAKAT Drg. Komang Widya. A NIP. 196910182000121005 KABAG KEUANGAN A.Sadlly SE M,Si NIP : 19750613 199903 1 007 KABAG UMUM H Syahruddin SKM,M,Kes NIP: 19680720 199303 1 010 KABID PELAYANAN KEPERAWATAN M u r n i , SKep NIP. 196308061988032011
KABID PELAYANAN MEDIK Drg. Nurilistiawati D, M.MR
NIP. 196403081990032007
KABID PENUNJANG PELAYANAN MEDIK DAN
KEPERAWATAN Dr Sri Ramayani Sp KK
NIP : 19750127 200312 2 012
KASI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
PELAYANAN KEPERAWATAN Sukmawati SKM
NIP : 19690930199203 2012
KASI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN PELAYANAN MEDIK Dr. Nunung Susanti Nufri
NIP. 197311031005022002 KASI PERENCANAAN, PENGEMBANGAN PENUNJANG PELAYANAN MEDIK Hj Nurbaya SKM NIP : 19600807 198403 2 003
KASI MONITORING DAN EVAKUASI PELAYANAN
KEPERAWATAN Y u l i a n a , SKep
NIP. 197503151999032006
KASI MONITORING DAN EVALUASI PELAYANAN
MEDIK Drg Hasni MARS
NIP : 19661125 200212 2 001
KASI MONITORING DAN EVALUASI PENUNJANG PELAYANAN MEDIK DAN
KEPERAWATAN Nurlinda, SKM
NIP. 197203091992032010
KSUBAG KEUANGAN DAN AKUNTANSI Idham saputra SE M,Si
NIP: 19821011 200502 1 004
KASUBAG TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA St Mariani S Kep
NIP :19730215 200901 2 003
KASUBAG EVALUASI DAN PELAPORAN M. Rusdi Abdullah, SE
NIP. 196605041988021003
KASUBAG KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA Drs. Rusnadi, SH, MH
NIP. 195801151990101001
KASUBAG PENDIDIKAN DAN PENELITIAN Sitti Suhaena
NIP. 196508161987032009
INSTALASIINSTALASI INSTALASI
KOMITE MEDIS KEL. JABATAN
Berdasarkan data yang diperoleh dari Unit Instalasi Farmasi dan Apotik mengenai data jumlah dan jenis obat yang tersedia dibagian penyimpanan dapat dilihat pada table di bawah ini.
Table 1.0 Persediaan Di Gudang Farmasi No Klasifikasi Obat-Obatan Jenis
1. Obat tablet 718 2. Obat sirup 159 3. Obat suppose 10 4. Obat injeksi 240 5. Obat oint/tetes 86 6. Obat cairan infus 42 7. Obat generic 132 8. Obat antiseptic ruangan 18 9. Obat inhaler 11 10. Obat narkotika dan psikotropika 17 11. Obat lai-lain (obat bebas) 39 12. Obat tidak aktif 47
Total obat 1489
A. Sistem Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di RSUD Kota Makassar
Pengawasan dan pengendalian suatu persediaan barang sangat dibutuhkan untuk menjaga ketersediaan barang yang ada diruang penyimpanan, agar tercipta keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan diruang penyimpanan dan dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan wawancara mendalam dengan ketiga informan mengenai proses pengawasan dan pengendalian di gudang farmasi, ketiga informan menyatakan sistem pengawasan
Kemudian mengenai sistem pencatatan yang digunakan dalam proses pengawasan dibagian penyimpanan, ketiga informan menyatakan sistem pencatatan yang digunakan melalui kartu stok pada masing-masing obat dan pencatatan pada buku penerimaan dan pengeluaran obat. Pengendalian persediaan melalui kartu stok pada masing-masing obat merupakan kegiatan pencatatan jumlah obat yang masuk ketika bagian penyimpanan menerima obat dari PBF dan mencatat obat yang keluar ketika ada permintaan dari unit-unit pengguna (depo-depo, Apotik dan ruangan). Kegiatan pengendalian ini dilakukan setiap hari. Selain itu pengendalian persediaan obat dengan menggunakan sistem pelaporan stock opname setiap bulan. Dari laporan tersebut dapat dilihat jumlah pemakaian masing-masing item obat selama satu bulan, sesuai dengan unit pengguna yang melakukan permintaan, kemudian obat-obat apa saja yang tidak bergerak, serta diperiksa expired date dan kemasan setiap obat. Pengawasan dan pengendalian persediaan sangat dibutuhkan di RSUD kota Makassar khususnya dibagian Instalasi Farmasi guna memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang yang tepat dan waktu yang tepat. Atau dengan kata lain, sistem dan model persediaan bertujuan untuk
B. Sistem Pengendalian Intern (SPI) Persediaan Obat Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
1. Lingkungan Pengendalian
a. Falsafah dan Gaya Manajemen
Falsafah manajemen yang diterapkan Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi yang dalam hal ini bertanggung jawab atas arus keluar-masuk obat, sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan petugas dalam mengupayakan jaminan pemenuhan kebutuhan terhadap seluruh obat maupun alat kesehatan yang diperlukan oleh pasien dinas.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan obat untuk pasien dinas, baik laporan pengeluaran, laporan penerimaan obat, laporan stok opname, dan laporan lainnya.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi, telah dirancang dan disusun dengan baik, yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi akuntansi, dan fungsi bendahara.
melakukan pemeriksaan sebagai upaya pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan operasional.
d. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik dilakukan ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya
e. Metode pengendalian manajemen
Dalam observasi yang penulis lakukan, untuk memantau aktivitas setiap fungsi, kepala bagian instalasi farmasi mengecek langsung catatan atas transaksi yang terjadi disertai bukti-bukti yang terkait dengan transaksi tersebut.
f. Fungsi Audit Intern
Peran dan fungsi audit intern telah dirangkap oleh Kepala Instalasi Farmasi. Hal ini termasuk wewenang yang dimiliki oleh Kepala Instalasi Farmasi, yaitu mengaudit segala kegiatan yang berada dilingkungan instalasi farmasi. g. Praktek dan Kebijakan Karyawan
Sebagian karyawan yang ada di rumah sakit ini merupakan PNS, jadi perekrutan karyawan ditentukan oleh pusat, kecuali pegawai honorer dilakukan oleh manajemen rumah sakit. Mengenai perekrutan tenaga ahli (dokter) penulis tidak mempunyai informasi mengenai hal tersebut.
obat tertentu dalam jumlah besar sehingga pelayanan maksimal dapat dilaksanakan. Dan mematuhi peraturan-peraturan mengenai penggunaan obat yang diperbolehkan, dll.
2. Penilaian Risiko
Penilaian risiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan obat, khususnya untuk pasien dinas, sudah cukup baik. Manajemen telah mengenali dan mempelajari risiko-risiko yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut. Penentuan risiko persediaan obat di Rumah sakit umum daerah kota Makassar dilakukan atas pertimbangan masa kadaluarsa obat, yang diatasi dengan melaksanakan metode FIFO (First in First Out) dalam penyimpanan obat-obatan supaya barang yang pertama masuk yang seharusnya pertama keluar, sehingga resiko kadaluarsa dapat diperkecil. Menempatkan tabung pemadam kebakaran dalam gudang penyimpanan obat, untuk menghindari risiko kebakaran.
3. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan obat, yang melibatkan beberapa
pihak yang berwenang.
4. Aktivitas Pengendalian
a. Otorisasi transaksi
Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut.
b. Pemisahan tugas
Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi, belum mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan obat.
c. Catatan akuntansi
Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi, telah membuat dokumen-dokumen dan catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan. Dokumen-dokumen tersebut telah memiliki nomor urut tercetak.
d. Pengendalian akses
Perlindungan fisik atas persediaan obat pada Rumah sakit umum daerah kota Makassar sudah cukup memadai, yakni dengan tersedianya gudang sebagai tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan tabung gas untuk menanggulangi bahaya kebakaran, serta dikunci oleh petugas gudang setelah jam kerja selesai. Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan juga telah memadai, yaitu
Tidak ada verifikasi independen pada bagian instalasi farmasi Rumah sakit umum daerah kota Makassar. Pengawasan terhadap segala kegiatan yang berada di lingkungan instalasi farmasi dilakukan oleh kepala instalasi farmasi sendiri.
5. Pengawasan
Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui pelaksanaan komponen pengendalian intern yang lain. Bagian instalasi farmasi Rumah sakit umum daerah kota Makassar melakukan pemantauan persediaan obat, khususnya obat untuk pasien dinas, dengan melakukan stok opname secara periodik setiap bulannya.
C. Pembahasan
1. Sistem Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di RSUD Kota Makassar
Rumah sakit umum daerah kota makassar didukung oleh instalasi farmasi khususnya gudang farmasi yang bertanggung jawab mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat di rumah sakit umum daerah kota Makassar. Agar ketersediaan obat dapat berjalan dengan baik, yaitu dengan jumlah yang tepat, disediakan pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang serendah-rendahnya maka unit gudang farmasi rumah sakit
