TUGAS AKHIR
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN OBAT PADA RUMAH SAKIT PERMATA BUNDA MEDAN
OLEH:
YONIA PAGARAYU NABABAN 162102062
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATRA UTARA MEDAN
2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan YME atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatang dan kesempatan kepada peneliti sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
“Sistem Pengendalian Intern Persediaan Obat Pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan”. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Progra Studi Diploma III Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.
2. Ibu Dra. Mutia Ismail MM, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.
3. Bapak Abdillah Arief Nasution, SE, MSi, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.
4. Bapak Drs. Rustam MSi, Ak, CA, selaku Dosen Pembimbing yang memberikan selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada Peneliti.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.
6. Kepada seluruh Staf dan Pegawai Rumah Sakit Permata Bunda Medan yang telah membantu penulis dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.
7. Teristimewa kepada orang tua peneliti, yaitu Ayahanda tercinta Alvian Nababan dan Ibunda tercinta Cornella Diana Siahaan serta yang telah memberikan segalanya kepada peneliti, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga peneliti dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara dan doa yang tiada hentinya kepada peneliti dengan tulus dan ikhlas.
8. Kepada teman-teman seperjuangan Saya khususnya Yulinda dan Haris di D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan dan kelemahan. Oleh Karena itu, penulis mengaharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak. semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi pihak yang membaca.
Medan, 2019 Penulis,
Yonia Pagarayu Nababan 162102062
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 3
1.5 Jadwal Kegiatan ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II : RS PERMATA BUNDA MEDAN ... 7
2.1 Sejarah Ringkas ... 7
2.2 Visi dan Misi Rumah Sakit Permata Bunda Medan ... 8
2.3 Tujuan Rumah Sakit Permata Bunda Medan ... 9
2.4 Struktur Organisasi ... 10
2.5 Job Description ... 11
2.6 Jaringan/Kegiatan ... 14
2.7 Kinerja Terkini ... 14
BAB III : PEMBAHASAN ... 16
3.1 Pengndalian Intern 3.1.1 Pengertian Pengendalian Intern ... 16
3.1.2 Keterbatasan Pengendalian Intern ... 23
3.2 Instalasi Farmasi Rumah Sakit ... 24
3.3 Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat Rumah Sakit Permata Bunda ... 29
3.3.1 Pengertian Persediaan ... 29
3.3.2 Sistem Pencatatan Persediaan ... 29
3.3.3 Metode Penilaian Persediaan ... 31
3.3.4 Prosedur Akuntansi Persediaan ... 32
3.4 Prosedur Pengawasan Persediaan Obat pada RS Permata Bunda Medan ... 34
3.5 Teknik Pengawasan Persediaan Obat RS Permata Bunda Medan ... 36
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
4.1 Kesimpulan ... 40
4.2 Saran ... 40
DAFTAR PUSTAKA ... 42
LAMPIRAN ... 44
DAFTAR TABEL
Nomer Judul Halaman
1.1. Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir……… 5
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
1.1 Surat Izin Riset di Rumah Sakit Permata Bunda Medan………… 44 1.2 Struktur Organisasi RS Permata Bunda Medan……….. 45
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Kegiatan utama sebuah rumah sakit adalah menjual jasa perawatan, namun perawatan terhadap pasien tidak akan maksimal jika persediaan obat yang dimiliki rumah sakit tersebut tidak lengkap.
Persediaan obat dalam suatu rumah sakit memiliki arti yang sangat penting karena persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan suatu rumah sakit. Oleh karena itu, perlakuan akuntansi persediaan obat yang baik harus diterapkan oleh pihak rumah sakit untuk membantu dalam kegiatan operasionalnya. Tanpa adanya persediaan, rumah sakit akan dihadapkan pada risiko tidak dapat memenuhi kebutuhan para pengguna jasa rumah sakit (pasien).
Persediaan meliputi semua barang yang dimiliki semua barang yang dimiliki dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikonsumsi dalam operasi normal perusahaan ( Harnanto, 2002:222).
Pengelolaan persediaan obat dimulai dari pembeliaan, penyimpanan (gudang), produser permintaan dan pengeluaran barang, sampai ke sistem perhitungan fisik dan prosedur pemusnahan persediaan obat.
Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Oleh karena itu diperlukan pengendalian intern yang bertujuan melindungi persediaan obat tersebut dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya.
Pengendalian obat tersebut dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih
dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun penyimpanan lainnya.
Kerusakan, penyimpanan yang tidak benar, lalai dalam pencatatan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada digudang. Dan aktivitas keluar obat yang cukup tinggi frekuensinya, maka diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya.
Rumah Sakit Permata Bunda merupakan Rumah Sakit yang didiriakan oleh Alm. Bapak H. M. Arbie pada bulan Juli 1988.Terdapat 3 jenis persediaan obat di Rumah Sakit Permata Bunda Medan yang dibedakan persediaan obat untuk pasien umum, pasien asuransi, dan persediaan obat untuk pasien BPJS.Pengadaan obat-obatan untuk pasien umum, asuransi dan BPJS berasal dari suplier.Pengadaan obat dilakukan 2 (dua) minggu sekali.Namun, jika suatu saat pasien memerlukan obat yang tidak dimiliki atau stok obat yang terdapat di gudang habis maka bagian gudang akan menginformasikannya kepada bagian pembelian sesuai dengan yang di perlukan. Pembelian ini dilakukan karena jika menunggu kiriman dari supplier membutuhkan waktu yang lama.
Terdapat beberapa bagian berkaitan dengan persediaan obat, yaitu: bagian gudang, pembelian, dan akuntansi. Dalam teori yang terdapat dalam buku-buku referensi, terdapat pemisahan tanggung jawab masing-masing bagian secara tegas yang bertujuan untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang.
Berdasarkan urain diatas, penulis bermaksud mengadakan penelitian pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan atas sistem pengendalian intern pengendalian obat dengan mengambil judul “SISTEM PEGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN OBAT PADA RUMAH SAKIT PAERMATA BUNDA MEDAN”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas pokok permasalahan yang akan di bahas dalam penelitian ini adalah:
Bagaimanakah penerapan pengendalian intern persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi peneliti, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III FEB USU.
2. Untuk memahami lebih jauh lagi teori yang didapat dalam perkuliahan dengan melihat penerapannya pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan.
3. Untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengendalian Intern Atas Persediaan Obat-Obatan pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun beberapa poin penting manfaat dari penelitian di Rumah Sakit Permata Bunda Medan adalah sebagi berikut:
a. Untuk memenuhi tugas akhir sebagai syarat untuk menyelesakan pendidikan pada program studi Diploma III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.
b. Sebagai bahan masukan agar tercipta “ Sistem Pengendalian Persediaan” yang baik pada masa yang akan datang sehingga rumah sakit menjadi lebih baik.
c. Bagi peneliti, agar peneliti dapat mengamati secara langsung dan memperluas wawasan mengenai pengendalian maupun pengawasan terhadap persediaan suatu perusahaan.
d. Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penulis-penulis berikutnya khususnya pada topik yang sama menyempurnakan penelitiannya lebih baik pada masa yang akan datang.
1.5 Jadwal Kegiatan
Penelitian dilakukan dari bulan Maret 2019 di Rumah Sakit Permata Bunda Medan. Jadwal penelitian ini terdiri dari persiapan melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir, dan penyempurnaan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian yang dilakukan penulis dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kegiatan
April 2019
I II III IV 1 Pengesahan Tugas Akhir
2 Pengajuan Judul 3 Permohonan Izin Riset
4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaina Tugas Akhir
1.6 Sistematika Penulisan
Penulis membahas Tugas Akhir ini dalam empat bab, dimana masing- masing bab dibagi lagi atas sub-sub bab agar diperoleh pemahaman yang lebih mendalam. Secara garis besar Tugas Akhir ini berisi:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan apa yang menjadi latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sitemtika penulisan.
BAB II: RSU PERMATA BUNDA MEDAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah ringkas,visi dan misi Rumah Sakit Permata Bunda Medan,tujuan Rumah Sakit Permata Bunda Medan, struktur organisasi, job description, jaringan/kegiatan, kinerja terkini.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang pengendalian intern, instalasi farmasi rumah sakit, sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat, prosedur pengawasan persediaan obat dan teknik pengawasan persediaan obat pada RS Permata Bunda Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis mencoba menjelaskan tentang kesimpulan dan saran yang merupakan inti dari pembahasan penelitian yang di lakukan.
BAB II
RSU PERMATA BUNDA MEDAN 2.1 Sejarah Ringkas
Cikal bakal RS. Permata bunda dimulai dari FIRMA MADJU yang merupakan usaha yang dimiliki oleh Alm. Bapak. H. M. Arbie yang bergerak dalam jasa penerbitan dan percetakan dan telah dirintis beliau sejak tahun 1955 sampai saat ini dengan lokasi Jl. Amaliun No. 37 Medan.
Berkat kepemimpinan beliau usaha ini terus berkembang setiap tahun sehingga dapat membangun usaha–usaha lain seperti Pesantren Modern, Perhotelan, Klinik Spesialis Bunda dan Rumah Sakit Permata Bunda Medan.
Rumah Sakit Permata Bunda (RSPB) dibangun pada bulan Juli 1987 dan selesai pada bulan Juli 1988. Didirikan berdasarkan akte Notaris No.48 oleh Notaris Idham, SH pada tanggal 5 April 1988 sesuai dengan Pasal 3 Anggaran Dasar Perseroan yang mempunyai maksud dan tujuan serta kegiatan usaha salah satunya adalah menjalankan usaha pelayanan kesehatan Rumah Sakit. Presmian sekaligus mulai operasionalnya Rumah Sakit Permata Bunda Medan oleh Gubernur Sumatera Utara Bapak Raja Inal Siregar pada tanggal 9 Juli 1988.
Dengan dikeluarkannya surat izin operasional Rumah Sakit dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 717/MENKES/SK/VI/2010 tertanggal 26 Juli 2010, maka Rumah Sakit Permata Bunda semakin berbenah diri dengan melengkapi fasilitas penunjang kesehatan agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal. Pada tanggal 13 November 2015 Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera
Utara mengeluarkan surat izin Operasional Rumah Sakit dengan Nomor : 440.442/24527/XI/2015.
Sesuai dengan fungsi rumah sakit pada umumnya, Rumah Sakit Permata Bunda mempunyai Tujuan, Visi dan Misi serta Mutu Pelayanan Kesehatan yang meliputi :
1. Pembinaan / Promotif 2. Pencegahan / preventif 3. Pengobatan / Kuratif 4. Pemulihan / Rehabilitatif
Rumah Sakit Permata Bunda Medan terletak dijalan Sisingamangaraja No.
7 Medan di inti kota, mudah dijangkau oleh masyarakat. RS. Permata Bunda dengan pelayanan paripurna, peralatan memadai, didukung oleh tenaga ahli dan berdedikasi tinggi serta ditunjang oleh tenaga para medis yang terampil, profesional, etis, dan berwawasan nasional diharapkan memberikan persepsi, penampilan rumah sakit yang bermutu, efisien dan efektif.
Salah satu upaya antisipasi yang sudah mulai dilaksanakan dan akan terus dikembangkan adalah melakukan peran rumah sakit dalam pembangunan kesehatan di Sumatera Utara pada khususnya dan di Indonesia pada umumnya, sehingga pencapaian derajat kesehatan masyarakat dapat lebih cepat terwujud.
2.2 Visi dan Misi Rumah Sakit Permata Bunda Medan Visi
Menyelenggarakan Pelayanan Spesialistik dan Sub Spesialistik yang lengkap, bermutu, aman, terjangkau dan berazaskan kekeluargaan.
Misi
Adapun misi dari Rumah Sakit Permata Bunda Medan adalah sebagai berikut :
Menyelenggarakan Pelayanan Prima
Meningkatkan kualitas seluruh aspek pelayanan
Meningkatkan pendidikan / pelatihan pelatihan tenaga kesehatan
Moto Rumah Sakit Permata Bunda Medan
PELAYAN TERBAIK DAN RAMAH. Dimana kata “RAMAH”disini memiliki arti sebagai berikut :
R asional = Medis yang dilakukan sesuai dengan indikasi yang di derita pasien
A man = Pelayanan medis yang diberikan sesuai dengan prosedur medis
M anusiawi = Memperhatikan kebutuhan dan melayani pasien tanpa membedakan status sosial
A ktif = Tanggap dan sigap dalam melayani pasien
H armonis = Hubungan yang serasi dan selaras antara pasien petugas dan manajemen serta lingkungan
2.3 Tujuan Rumah Sakit Permata Bunda Medan
Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat secara menyeluruh sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta tidak memandang suku, agama dan kedudukan.
2.4 Struktur Organisasi
Organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan rasional. Pembentukan organisasi dan pendelegasian wewenang serta tugas merupakan merupakan unsur utama dan merupakan alat untuk mencapai kontrol yang baik. Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran sistematis yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab, serta tugas yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi perusahaan mencerminkan kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengadakan pengawasan terhadap manusia, peralatan dan fasilitas lainnya yang terlihat didalamnya.
Seorang pemimpin harus mempunyai pandangan luas, selain itu pimpinan harus tahu bagaimana mengatur organisasi, menentukan bagian-bagian yang tepat dan menentukan orang yang tepat pada bagian-bagian tersebut. Bentuk organisasi yang dianut mempengaruhi kebijakan perusahaan dalam mengorganisir sumber daya manusia, karena itu di dalam menetapkan suatu kebijakan terlebih dahulu harus ditetapkan bentuk organisasi yang akan diterapkan menyesuaikan susunan dan penempatan orang sesuai dengan keahlihannya.
Penetapan struktur organisasi juga berhubungan erat dengan bidang usaha perusahaan dan besar kecilnya usaha. Dengan adanya struktur organisasi setiap pemimpin dan bawahannya akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan, batas-batas kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa dia harus bertanggung jawab, dan siapa yang harus bertanggung jawab padanya. Organisasi yang baik menentukan keberhasilan mencapai tujuan.
Struktur organisai, pembagian pekerjaan serta wewenang dalam di Rumah Sakit Permata Bunda Medan berbentuk garis lurus atau lini (lampiran). Dengan demikian terdapat wewenang langsung antara setiap atasan dengan bawahan. Ini berarti bahwa setiap manajer mempunyai wewenang sepenuhnya pada bawahannya yang melapor hanya pada manajer tersebut, atau aliran wewenang langsung dan tidak langsung.
Struktur organisasi Rumah Sakit Permata Bunda Medan dapat dilihat pada lampiran.
2.5 Job Description
Berikut ini akan dijelaskan uraian tugas (job description) yang terdapat pada struktur organisasi Rumah Sakit Permata Bunda Medan.
1. Direktur
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab dan mengawasi segala kegiatan keadaan Rumah Sakit Permata Bunda Medan.
b. Menentukan kebijakan pelaksanaan pelayanan dan menetapkan peraturan untuk manajer-manajer di bawahannya.
c. Mengambil keputusan tertinggi / keputusan terakhir.
d. Menjalankan kabijakan Rumah Sakit Permata Bunda Medan, membuat laporan tahunan kepada Rumah Sakit Permata Bunda Medan berdasarkan laporan-laporan berkala dan incidental dari setiap manajer.
2. Komite Medis Tugas :
a. Memberikan pelayanan terhadap para pasien.
b. Memberikan informasi terhadap para pasien.
c. Membantu para pasien dalam mendapatkan perobatan.
3. Kepala Seksi Pelayanan Tugas :
a. Pengelola bidang pelayanan dan petunjuk medis, pelayanan perawatan, dan pendidikan serta pelatihan.
b. Melaksanakan fungsi manajemen bagi pelayanan dan menunjang medis, pelayanan keperawatan dan pendidikan pelatihan yaitu prencanaan dan penganggaran.
4. Kepala Sub Seksi Pelayanan Tugas :
a. Pengelola bidang pelayanan medis yang meliputi instansi gawat darurat, instansi bedah, instansi kebidanan, instansi rawat jalan, instansi rawat inap.
b. Pengelola bidang pelayanan medis yang meliputi instansi radiologi, instansi farmasi, instansi gizi, instansi pemeliharaan Rumah Sakit dan instansi laboratorium klinik yang profesional.
5. Kepala Sub Seksi Pelayanan Keperawatan Tugas :
a. Pelayanan keperawatan UGD, keperawatan rawat jalan, keperawatan kamar bedah, keperawatan rawat inap.
b. Mengelola dan mengembangkan pelayanan dan keperawatan secara profesional dan bermutu.
c. Memberikan orientasi bagi tenaga perawat baru.
d. Melaksanakan supervisi ke instansi yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan.
6. Bagian Keseketariatan Tugas :
a. Merumuskan kebijakan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pada urusan kepegawaian, ketata usahaan, rekam medik, dan urusan umum.
b. Mengkoordinir pelayanan, mengklaim dan laporan yang berkaitan dengan pasien asuransi kesehatan.
7. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi Tugas :
a. Bertanggung jawab atas kelancaran keuangan perusahaan yang menyangkut kewajiban dan tagihan-tagihan.
b. Bertanggung jawab atas penyusunan anggaran bagian keuangan untuk disampaikan pada pimpinan melalui bagian perencanaan dan anggaran.
8. Instansi Gawat Darurat Tugas :
a. Menyiapkan dan memberikan informasi dan kepada Direktur mengenai kegiatan pelayanan UGD.
b. Tanggung jawab memberikan pelayanan kepada pasien yang ada di UGD.
9. Instansi Bedah Tugas :
a. Bertanggung jawab memberikan pelayanan di dalam ruang bedah.
b. Bertanggung jawab menyiapkan ruangan dan alat untuk pelaksanaan operasi.
c. Bertanggung jawab dan mempersiapkan dokter bedah ahli bidangnya.
2.6 Jaringan/Kegiatan
Rumah Sakit Permata Bunda Medan bergerak di bidang jasa yaitu melakukan upaya kesehatan paripurna kepada semua golongan masyarakat.
Berikut jenis kegiatan Rumah Sakit Permata Bunda Medan : 1. Menyelenggarakan Pelayanan Medis.
2. Menyelenggarakan Pelayanan Non Medis.
3. Menyenggarakan Pelayanan Asuhan Keperawatan.
4. Menyelenggarakan Pelayanan Rujukan.
5. Menyelenggarakan Administrasi Umum dan Keuangan.
6. Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang tugasnya.
2.7 Kinerja Terkini
Badan pelayanan kesehatan Rumah Sakit Permata Bunda Medan dengan motto “PELAYANAN TERBAIK DAN RAMAH”, mempunyai tujuan Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan
masyarakat secara menyeluruh sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta tidak memandang suku, agama dan kedudukan.
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengendalian Intern
3.1.1 Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan oleh pemilik perusahaan. Namun semakin besar perusahaan,dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai.
Menurut Arens dan Loebecke dalang buku Auditing An Intergrated Approach (200:315) “Internal control is a process designed to provide reasonable assurance the achievement of management’s objectives in following categories : a. Reliability of financial reporting,
b. Effectivess and efficiency of operations,
c. Compliance with applicable laws and regulation”.
Dari definisi diatas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian intern ditekankan pada konsep dasar sebagai berikut:
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan
rangkaian tindakan yang bersifat pervasive dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan infrastuktur entitas.
2. Pengendalian intern dilakukan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan direksi, manajemen dan personalia lainnya yang berperan didalamnya.
3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan hanya mutlak bagi manajemen dan dewan direksi perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam pencapaian tujuan pengendalian.
4. Pengendalian intern disesuaikan dengan pencapaian tujuan di dalam kategori pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi yang saling melengkapi.
Sedangkan menurut Mulyadi dalam Sistem Akuntansi (2008:163)
“mendefinisikan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian manajemen”.
Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan satu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu:
1. Pengendalian akuntansi
2. Pengendalian intern administratif
Pengendalian intern akuntansi yang merupakan bagian dari pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008;181), “Tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Keandalan informasi keuangan,
2. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku, 3. Efektifitas dan efisiensi operasi”.
Dalam Standar Profesi Akuntan Publik dinyatakan bahwa “komponen pengendalian internal terdiri dari:
a. Lingkungan pengendalian, b. Penilaian resiko,
c. Informasi dan komunikasi, d. Pengawasan,
e. Aktivitas Pengndalian”.
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur, dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut. Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut, dapat diketahui bahwa
efektifitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemn.
Lingkungan pengendallian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern lainnya yang membentuk disiplin dalam struktur organisasi.
Menurut Singleton (2007 : 28) “ Lingkungan memiliki beberapa elemen penting diantaranya yaitu:
1. falsafah dan gaya manajemen operasi, 2. struktur organisasi,
3. komite audit,
4. penetapan wewenang dan tanggung jawab, 5. metode pengawasan manajemen,
6. fungsi audit intern,
7. praktek dan kebijakan karyawan, 8. pengaruh ekstern”.
b. Penilaian Risiko
Menurut Singleton (2007 : 29), “ perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessmen) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditunjuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan penilaian risiko adalah untuk menentukan bagaiman cara mengatasi risiko yang telah di identifikasi.
c. Informasi dan Komunikasi
Boyton dan Kell (2002:263), menerangkan informasi dan komunikasi dalam definisi sebagai berikut:
“The information system relevant to financial reporting objectives, which includes the accounting system, consist of methods, and record esthabilished to identify, assemble, analyze, classify, record and report
entity transaction (a well as events and conditions) and to maintain accountability for the related and liabilities. Communication involves providing a clear understanding of individual roles and responsibility pertaining to the internal control structure over financial reporting”.
Pengertian informasi dan komunikasi dalam hal ini lebih luas cakupan dan sudah termasuk di dalamnya sistem akuntansi.
Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008: 179-180), “Sistem akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah:
1. Sah,
2. Telah diotorisasi, 3. Telah dicatat
4. Telah dinilai secara wajar, 5. Telah digolongkan secara wajar,
6. Telah dicatat dalam periode seharusnya
7. Telah dimasukkan ke dalm buku pembantu dan telah diringkas dengan benar”.
Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua pihak yang terlibat dalam pelaoran keuangan agar mereka memahami bagaiman aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain, baik di dalam organisasi maupun diluar organisasi. Menurut Mulyadi (2008:108), “Pedoman kebijakan, merupakan akuntansi dan pelapor keuangan, daftar akuntansi dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern”.
d. Aktivitas pengendalian
Singleton (2007:32), “ Aktivitas pengendalian (control activity) adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah di identifikasi perusahaan”.
Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam berbagai aktivitas diantaranya:
1. Otoritas Transaksi
Tujuan dari otoritas transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesui dengan tujuan pihal manajemen.
2. Tujuan Tugas
Tujuan utama pemisahan tugas ini adalah mencegah dan agar dilakukannya kepada seseorang . Pembagian tugas dalam suatu organisasi di dasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
Pemisahan fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi,
Pemisahan fungsi otoritas dan fungsi penyimpanan,
Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi,
Pemisahan fungsi dalm pengelolaan data elektronik, yaitu:
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program, b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi (accounting record) suatu perusahaan terdiri dari dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarikan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
Arens dan Loebbecke (2000:266-267), “ Prinsip-prinsi relevan tertentu yang harus diikuti dalam membuat rancangan dan pengguanaan catatan dan dokumen yang pantas yaitu bahwa dokumen catatan sebaiknya:
a. Berseri dan prenumbered untuk kemungkinan pengendalian atas hilangnya dokumen dan sebagai alat bantu dalam penetapan dokumen,
b. Disiapkan pada saat transaksi terjadi dan sesudahnya,
c. Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengerti dengan jelas,
d. Dirancang sedapat mungkin untuk multi guna sehingga meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda,
e. Dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar yaitu dengan memasukkan unsur pengecekan intern dalam formulir catatan”.
4. Pengendalian Akses
Tujuan pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel yang sah saja yang memilki akses ke aktiva perusahaan. Cara paling baik untuk melindungi aktiva perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik.
5. Verivikasi Independen
Prosedur verivikasi adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan penyajian.
e. Pemantauan
Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodic dan terus-menerus. Pemenatauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat.
Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengawasan intern telah beroprasi sebagaimana yang telah disesuaikan dengan perubahan keadaan. Pemantauan
dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan bagan pemeriksaan intern (audit internal).
3.1.2 Keterbatasan Pengandalian Intern
Walaupun telah disusun sedamikian rapi dan diselenggarakan secara memadai, namun pada dasarnya struktur pengendalian internal tetap memiliki keterbatasan bawaan.Oleh karena itu, seperti telah disebutkan diatas, pengendalian intern hanya memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Keterbatasan- keterbatasan ini disebabkan oleh faktor-faktor berikut:
1. Adanya persekongkolan;
2. Biaya:dan 3. Manusia
Keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern (Mulyadi, 2002 :18) adalah sebagai berikut:
1. Kesalahan dalam pertimbangan
Manajemen dan personil lain seringkali malakukan kesalahan dalam pengambilan keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin yang disebabkan karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu dan tekanan lainnya.
2. Gangguan
Gangguan pada pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil salh memahami perintah atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara
atau permanen dalam personel atau sistem dan prosuder dapt pula mengakibatkan gangguan.
3. Kolusi
Kolusi atau persekongkolan dapat mengakibatkan bobolnay pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidak beresan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.
4. Pengabaian oleh manajeman
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk yang tidak sah seperti keuntungn pribadi, penyejian kondisi keuangan yang berlebiahan, atau kepatuhan semu.
5. Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoprasi pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Namun pengukuran biaya dan manfaat sulit dilakukan dengan tepat. Manajemen harus memperkirakan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengejakulasi hubungan biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.
3.2 Instalasi farmasi Rumah Sakit
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian di rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker sesuai dengan Surat Keputusah menteri kesehatan RI No. 547/MenKes/SK/VI/1994 dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan penyelenggaraan yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian.
Adapun tugas seorang apoteker di rumah sakit adalah melaksanakan kegiatan kefarmasian seperti mengawasi pembuatan, pengadaan, pendistribusian dan penalitian, pembinaan kesehatan masyarakat melalui pemantauan keamanan, efektifitas, efisiensi biaya ketetapan pengguna obat oleh pasien. Dengan demikian apoteker di rumah sakit dapat membantu tercapainya suatu pengobatan yang amn dan rasional yang berorientasi pada pasien dan bukan brorientasi kepada produk.
Pelayanan kefarmasian dibagi menjadi 2 (dua) bagian pelayanan farmasi minimal dan klinis.
a. Pelayanan Farmasi Minimal
Dalam pelaksanaannya, pelayanan farmasi minimal dibagi atas:
1) Perbekalan
Perbekalan dilaksanakan oleh unit pelaksanaan Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang meliputi pengadaan dan penyimpanan perbekalan farmasi. Pengadaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi. Pengadaan bertujuan untuk mendapatkan jenis dan jumlah sesuai dengan kebutuhan dan anggaran serta menghindari kekosongan obat.
Pedoman perencanaan berdasarkan:
1. Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)/Formularium, standar terapi rumah sakit dan ketentuan setempat yang berlaku.
2. Data catatan medis.
3. Anggaran yang tersedia.
4. Penetapan prioritas.
5. Siklus Penyakit.
6. Sisa stok.
7. Data pemakaian periode lalu.
8. Perencanaan periode lalu.
9. Perencanaan pengembangan.
Pengadaan perbekalan farmasi merupakan kegiatan pengaturan persediaan farmasi di dalam ruang penyimpanan, dengan tujuan untuk:
1. Menjamin mutu tetap baik, yaitu kondisi penyimpanan disesuaikan dengan sifat obat, misalnya dalam hal suhu kelembapan.
2. Memudahkan dalam pencarian, misalnya disusun berdasarkan abjad.
3. Memudahkan pengawasan persediaan berdasarkan FIFO (First In First Out)
4. Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit berdasarkan kePres No. 80 tahun 2003 yaitu:
1. Pelelangan
Nilai di atas Rp. 100.000.000, rekanan yang memenuhi syarat lebih dari tiga, dilakukan sitem pascakualifikasi (seleksi perusahaan dilaksanakan bersamaandengan seleksi penawaran).
2. Pemilihan langsung
Nilai Rp. 50.000.000- Rp 100.000.000 dengan rekanan lebih dari tiga, dilakukan sistem prakualifikasi (seleksi dilaksanakan sebelum pengajuan penawaran).
3. Penunjukan langsung
Nilai Rp. 5.000.000 – Rp 50.000.000 dengan rekanan lebih dari satu.
4. Pengadaan langsung melalui order
Nilai kurang dari Rp. 5.000.000, pembelian tidak harus kepada rekananan.
5. Sumbangan atau hibah
Perbekalan frmasi yang berasal dari sumbagan seringkali tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan jarang didukung dengan pedoman untuk siapa saja pedoman ini dapat digunakan.
2) Distribusi
Distribusi merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka penyaluran obat-obatan dan alat kesehatan. Distribusi obat rumah sakit dilakukan untuk melayani:
a. Pasien Rawat Jalan
Pasien/Keluarga pasien langsung menerima obat dari instalasi Farmasi sesuai denga resep yang ditulis oleh dokter. Keadaan ini memungkinkan diadakannya konseling pada pasien/keluarga pasien.
b. Pasien Rawat Inap
Ada tiga sistem pendistribusian pada pasien rwat inap, yaitu:
1. Resep perorangan (Individual Prescription)
Sistem ini memungkinkan semua resep dokter dapat dianalisis langsung oleh apoteker dan terjalin kerja sama antara dokter, apoteker, perawat dan pasien. Keuntungan sistem ini adalah:
Resep dapat dikaji lebih dahulu oleh apoteker
Ada interaksi antara apoteker, dokter dan perawat
Adanya legalisasian persediaan Kelemahan sistem ini adalah:
Bila obat berlebihan maka pasien harus membayarnya
Obat dapat terlambat ke pasien
2. Floor stock
Pada sistem perbekalan ini farmasi diberikan kepada masing- masing unit perawatan sebagai persediaan. Sistem ini memungkinkan perbekalan farmasi tersedia bila diperlukan
Keuntungan sistem ini adalah:
Obat yang dibutuhkan cepat tersedia.
Meniadakan obat yang return.
Pasien tidak harus membayar obat yang lebih.
Tidak perlu tenaga banyak.
Kelemahan sistem ini adalah:
Sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan peracikan oleh perawat atau adanya kesalahan penulisan etiket.
Persediaan obat di ruangan harus banyat.
Kemungkinan kehilangan daan kerusakan obat lebih besar.
3.3 Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat Rumah Sakit Permata Bunda
3.3.1 Pengertian Persediaan
Menurut Stice. (2004:653), “ Persediaan adalah aktiva yang disimpan untuk dijual dalam proses produksi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Harnanto (2002:222) bahwa persediaan “ meliputi sebuah barang yang dimiliki dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikonsumsi dalam operasi normal perusahaan”.
Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun adanya masalah lain.
3.3.2. Sistem Pencatatan Persediaan
Ada 2 (dua) sistem/metode yang dapat digunakan dalam hubungannya denan pencatatan persediaan yaitu:
a. Periodic Inventory System
Penggunaan Periodic Inventory System atau sistem persediaan periodik, mengharuskan adanya perhitunagn barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih tersedian digudang dan kemudian ditentukan harga pokoknya. Dengan demikian metode ini setiap kali ada mutasi persediaan tidak segera diikuti dengan pencatatan di buku. Setiap ada pembelian barang/persediaan dicatat dalm rekening pembelian.
b. Perpetual Inventory System
Sementara pada Perpetual Inventory System atau sistem persediaan perpetual, jika ada mutasi persediaan karena adanya pembelian maupun pengeluaran persediaan segera diikuti dengan pecatatan, sehingga dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalm rekening persediaan tanpa melakukan perhitungan fisik lagsung ke gudang.
Paling sedikit setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barag/persediaan yang ada digudang sesuai dengan catatan rekening persediaan.
Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan rekening persediaan, maka dapat dilakukan perhitungan fisik terhadap sebab yang mengakibatkan selisih tersebut.
Hasil riset yang penulis lakukan di Rumah Sakit Permata Bunda Medan diketahui bahwa sistem pencatatan persediaan obat menggunakan sistem persediaan perpetual. Setiap ada pertambahan persediaan yang diperoleh melalui pembelian dari supplier selalu diikuti dengan pencatatan ke dalam buku secara terus menerus.
Tujuan perusahaan mengguanakan sistem tersebut yaitu:
a. Lebih memudahkan dalam pengendalian barang karena setiap terjadi mutasi persediaan, baik karena terjadinya penambahan maupun pengurangan langsung dicatat sehingga dapat segera diketahui jumlah persediaan yang ada dan segera dapat memutuskan apakah perlu mengedakan pemesanan kembali atau tidak.
b. Catatan persediaan selalu baru (Up to date)
Dengan sistem perpetual ini pencatatan persediaan yang dilakukan perusahaan sudah baik. Karena dapat dengan mudah mengetahui sisi persediaan barang tanpa mengadakan pemeriksaan fisik langsung ke gudang yang dapat memakan waktu cukup lama. Namun, perhitungan fisik tetap dilakukan agar dapat menyamakan antara catatan persediaan dengan barang yang di gudang.
3.3.3 Metode Penilaian Persediaan
Ada beberapa petunjuk yang dikembangkan oleh para ahli untuk membantu perusahaan dalm memilih metode penilaian persediaan. Beberapa pendapat mengatakan bahwa penekana harus diberikan pada penilaian persediaan di neraca. Demikian, bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara harga pokok penjulan dan persediaan.
Metode-metode yang paling umum adalah:
a. Identifikasi khusus (Specific Identification) b. Biaya rata-rata (Average Cost)
c. Masuk pertama, keluar pertama (First-In, Last-Out) d. Masuk terakhir, keluar pertama (Last-In, Last-Out)
Keempat metode tersebut memiiki karakteristik khusus yang membuatnya lebih disukai dalam kondisi tertentu.
Berdasarkan metode penilaian persediaan di atas, RS. Permata Bunda Medan menggunaka metode First-In, First-Out (FIFO). Karena penggunaan metode FIFO akan dapat menstabilkan harga barang persediaan obat yang masuk dan lebih memudahkan dalam penjualan obat kepada pasien.Sehingga barang
yang pertama masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu.Selain itu, harga persediaan obat tidak selalu sama dari waktu ke waktu, ada kemungkina dapat terjadi penuruna harga.
Mengingat obat-obatan memiliki masa kadaluarsa maka Rumah Sakit Permata Bunda Medan memutuskan untuk membentuk suatu metode penilaian yang baru yang akan diterapkan di dalam Rumah Sakit tersebut.Metode penilain yang dibentuk oleh perusahaan adalah Metode First-Expdate,First-Out (FEFO).
Penggunaan metode FEFO ini pada dasarnya sam dengan FIFO yang membedakan hanyalah pemutusan barang keluar pertama didasarkan pada barang yang memiliki masa Expdate lebih awal, walaupun barang tersebut pertama kali masuk.
Metode FEFO ini juga digunakan untuk mengantisipasi bertumpuknya persediaan barang digudang karena hal ini dapat merugikan perusahaan. Dengan demikian, penggunaan metode yang dilakukan oleh perusahaan sudah dilaksanakan dengan baik.
3.3.4 Prosedur Akuntansi Persediaan Obat Prosedur Perolehan Persediaan Obat
Adapun prosedur perolehan persediaan obat RS. Permata Bunda Medan yaitu sebagai berikut:
a. Membuat nota order material dimana Rumah Sakit Permata Bunda Medan meminta permintaan obat 2 (dua) minggu sekali
b. Otorisasi nota order rangkap 3 (tiga) oleh kepala gudang farmasi, lembar 1
(satu) diarsip kepada sub bagian program dan 3 (tiga) lembar arsip oleh bagian keuangan
c. Membuat Surat Pesanan (SP) kepada supplier yang telah di tunjuk d. Menerima barang persediaan dari supplier
e. Meneliti kesesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima:
(i) Jika tidak sesuai sesuai barang akan dikemablikan kepada supplier untuk ditukarkan dengan barang yang sesuai
(ii) Jika sesuai, arsip surat pesanan dan imput data persediaan ke Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
f. Mengimput data distribusi persediaan dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
g. Mencetak form nota pengeluaran rangkap 2 (dua), lembar 1(satu) untuk penerima barang, lembar ke 2 (dua) diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
h. Mencatat persediaan di kartu barang dan diarsip berdasarkan nama
Persediaan perolehan yang diterapkan oleh Rumah Sakit Permata Bunda sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dengan sendirinya tercipta suatu pengawasan/pengendalian intern terhadap barang persediaan.
Prosedur Pengeluaran/Pemakaian Persediaan Obat
Adapun prosedur pengeluaran/penggunaan persediaan obat pada RS Permata Bunda Medan, yaitu:
a) Masing-masing bagian di Rumah Sakit permata Bunda Medan yang membutuhkan persedian obat memeriksa ulang kebutuhan obat yang dibutuhkan.
b) Jika di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Permata Bunda Medan ada penambahan obat, maka mengusulkan penambahan obat dengan menulis pada formulir usulan tambahan kebutuhan obat.
c) Formulir usulan tambahan obat diserahkan ke gudang farmasi RS Permata Bunda Medan.
d) Bagian gudang Rumah Sakit Permata Bunda Medan mengajukan mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
e) Surat Permintaan Pembelian diotorisasi oleh bagian gudang farmasi Rumah Sakit Permata Bunda Medan dan dibuat dalam 3(tiga) rangkap, lembar pertama untuk fungsi pembelian, lembar kedua untuk bagian gudang farmasi, dan lembar ketiga untuk fungsi akuntansi.
3.4 Prosedur Pengawasan Persediaan Obat pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan
Prosedur pengawasan obat yang diterapkan RS Permata Bunda yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur pengawasan fisik
Dalam melaksanakan prosedur pengawasan ini, RS Permata Bunda telah menyediakan tempat penyimpanan persediaan dengan sistem pengamanan yang cukup memadai. Tempat penyimpanan obat ini berada dalam satu tempat
dengan kantor gudang. Jadi keamanan barang persediaan di gudang dapat langsung dipantau oleh karyawan yang ada di gudang.
Selain itu, gudang ini berada didalam lingkungan RS dan dijaga oleh satpam 24 jam.Setiap persediaan obat yang keluar dari gudang, selalu melalui peroses pemeriksaan oleh karyawan yang bekerja di gudang farmasi.Sehingga tidak ada barang yang keluar tanpa sepengetahuan karyawan gudang farmasi.
2. Prosedur Pengawasan Akuntansi
Pelaksanaan prosedur perolehan dan pengeluaran barang persediaan dari gudang farmasi dilakukan oleh bagian yang terpisah satu sama lain. Yaitu antara bagian yang bertugas menerima barang persediaan obat dengan bagian penyimpanan barang persediaan obat, bagian penerimaan dengan pencatatan, bagian penyimpanan dengan bagian administrasi gudang dan sebaliknya.
Semua aktivitas yang dilakukan di gudang dilaksanakan secara terpisah.
Pencatatan pada kartu gudang (Bin card) dilaksanakan berdasarkan copy surat penerimaan barang atau surat pengeluaran barang.
Pencatatan ini segera dilaksanakan setiap ada transaksi. Dengan demikian dapat segera diawasi/dikendalikan posisi barang persediaan apakah dipadang perlu untuk melakukan pembelian kembali atau tidak.
Prosedur-prosedur mengeluarkan atau memperoleh barang persediaan melalui otoritas pihak yang berwenang terlebih dahulu, tanpa adanya otorisasi ini tidak akan dapat dilaksanakan aktivitas pembelian maupun pengeluaran barang persediaan.
Selain itu gudang farmasi juga melakukan perhitungan fisik barang persediaan yang ada di gudang sewaktu-waktu untuk dicocokkan dengan kartu persediaanya. Perhitungan fisik ini bukan hanya dilakuka oleh gudang saja, tetapi juga dilakukan oleh Internal Auditor sewaktu-waktu dan akuntan public setahun secara mendadak.
3. Prosedur Pengawasan Jumlah yang Dibutuhkan
Menentukan banyaknya jumlah maksimum dan minimum untuk masing- masing barang persediaan, perusahaan menentukannya dengan cara menggolongkan apakah jenis barang persediaan tersebut merupakan jenis barang persediaan yang bersifat slow moving dalam artian sering dipakai,maka gudang dapat menentukan jumlah maksimum persediaan yang lebih bayak.
Jumlah maksimum dan minimum persediaan harus melalui persetujuan dari dewan Direksi terlebih dahulu.
Prosedur pengawasan yang telah ditetapkan oleh Rumah Sakit Permata Bunda Medan telah diterapkan dengan baik, namun segala sesuatu yang baik itu tidak berhenti begitu saja. Rumah Sakit juga diharapkan dapat lebih meningkatkan prosedur pengawasan dari segala bidang. Penerapan prosedur ini bagi Rumah Sakit dapat mencegah kecurangan yang terjadi didalam perusahaan.
3.5 Teknik Pengawasan Persediaan Obat di Rumah Sakit Permata Bunda Medan
Teknik-teknik tersebut adalah sebagai berikut:
1. Weekly Control
Pengawasan ini dilakukan oleh Cost Accounting Depatment.Pengawasan ini dilakukan secara mingguan dan secara mendadak. Tujuan dari Weekly Control ini adalah:
a. Menyamakan catatan persediaan (bin card) yang ada di gudang dengan yang ada di Cost Accounting Department.
b. Menghindarkan kesalahan-kesalahan yang cukup material pada saat dilakukan Anuall Inventory sehingga jika dilaksanakan Annual Inventory tidak terdapat kesalahan yang cukup material dalam persediaan catatan.
2. Pengawasan internal dan Eksternal
Dilakukan dengan adanya audit baik itu audit internal maupun eksternal.Pihak audit internal berasal dari dalam persahaan itu sendiri, dilakukan pengawasan setiap bulan oleh pihak audit internal. Sedangkan Stock Keeper melakukan cek stok setiap harinya agar jumlahnya sesuai dengan yang ada pada buku persediaan.
Pemeriksaan oleh Stock Keeper dilakukan secara random pada barang- barang yang tersedia. Sedangkan Audit Eksternal dilakukan setahun sekali yang diunjuk langsung dari pihak Rumah Sakit. Kegiatan yang diaudit adalah kegiatan yang terjadi selam satu tahun di sebuah Rumah Sakit.
3. Supporting Check
Pengawasan ini dilakukan oleh kepala gudang farmasi dengan cara memeriksa semua barang-barang dengan bagian pengeluaran obat serta catatan-
catatan yang berkeneen dengan itu. Pengawasan ini dilakukan sewaktu-waktu secara mendadak.
Teknik pengawasan yang ditetapkan oleh Rumah Sakit Permata Bunda Medan menurut penulis sudah baik dan sangat mendukung terhadap prosedur pengawasan persediaan obat yang dilaksanakan Rumah Sakit, sehingga dapat dihasilkan suatu Sistem Pengendalian Intern Persediaan Obat yang baik.Pengawasan ini bertujuan untuk mengamankan harta Rumah Sakit dari pencurian, penyelewengan atau kehilangan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi pihak Rumah Sakit.
Kelebihan dan kekurangan Sistem Pengendalian Persediaan pada Rumah Sakit Permata Bunda Medan yaitu:
1. Kelebihan:
a. Sistem Pengendalian Intern Persediaan di Rumah Sakit Permata Bunda Medan sudah dilaksanakan dengan bai. Begitu banyak perhatian yang diberikan dalm penanganan persediaan obat. Salah satunya dengan pembentukan Metode First-Expdate, First-Out (FEFO). Hal ini, menunjukan bahwa sistem pengendallian sudah diterapkan dengan baik untuk menghindari kerusakan obat yang diberikan kepada pasien.
b. Penerimaan dan pengeluaran barang-barang dagang juga dijaga ketat, untuk menghindari terjadinya kecurangan-kecuranga berupa pencurian, kerusakan dan lain sebagainya.
2. Kekurangan:
a. Pembentukan metode First-Exp,First-Out (FEFO) baik bagi Rumah Sakit.Namun, menurut penulis kelemahan dalam pelaksanaan metedo tersebut yaitu: pihak gudang akan lebih sulit untuk memilah barang tersebut.
b. Saat terjadi penurunan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Sistem Pengendalian Intern Persediaan Obat pada RS Permata Bunda Medan sudah dilaksanakan dengan baik. Penerapan kebijakan-kebijan dalam persediaan obat, seperti penentuan kebijakan akuntansi, yaitu sistem pencatatan persediaan, penilaian persediaan, prosedur pengeluaran persediaan, prosedur pengawasan atau pengendalian persediaan atau pengendalian persediaan obat serta teknik pengawasan atau pengendalian persediaan obat semuanya sudah dilakukan dengan baik.
Sistem pengendalian Intern ini jelas mengamankan persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Karena kesalahan dalam satu bagian saja segera diketahui oleh bagian-bagian lain atau departeman laim, seperti Cost Accounting Departement,Internal Auditor dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Selain itu, dapat segera menghindari risiko terhambatnya kegiatan perusahaan. Sehingga terbentuk Sistem Pengendalian Intern Persediaan Obat dengan sendirinya pada RS Permata Bunda Medan. Dengan demikian, pihak rumah sakit dapat menekan risiko-risiko yang dihadapi.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil riset yang penulis lakukan, penulis berusaha memberiakn saran kepada bagian instalasi farmasi rumah Sakit Permata Bunda, yang mungki bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem
pengendalian intern persediaan obat. Adapun saran-saran yang diberikan oleh penulis adalah:
1. Beberapa kendala yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam pengelolaan barang-barang Slow Moving dengan obat yang dekat kadaluarsanya.
Penanganan khusus untuk permasalahan ini harus dilaksanakan dengan baik.
2. Pembentukan komite audit agar kualitas pengawasan internal dapat ditingkatkan.
3. Membentuk bagian audit yang stafnya direkrut dari bagian-bagian lain yang selanjutnya dilakukan pelatihan terhadap staf tersebut.
4. Menciptakan suatu sistem berbasis komputer untuk membantu dalam pencegahan resiko kehabisan stok obat.
5. Pemisahan tugas antara bagian gudang, bagian pembelian dan akuntansi.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) Oleh kantor Akuntan Publik I. Edisi ketiga. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia; Jakarta.
Arens, Alvin A., dan James K. Loebbecke.2002.“ Auditing An Integrated Approach”Eighth Edition, New York: Prentice-Hall International inc.
Bodrar, George H., dan William S. Hopwood.2000.“Sistem Informasi Akuntansi.”Edisi Keenan,Jakarta: Salemba Empat.
Boyton, William C., dan Walker G. Kell.2002. “Modern Auditing.” Edisi Ketujuh, Jakarta: Erlangga.
Carl, Warren, James M., Reeve, Philip E., Fees.2006. “Pengantar AKuntansi I”.
Edisi 21. Salemba Empat: Jakarta.
Carter, William k dan Usry, Milton F. 2004. “Akuntansi Biaya”.Edisi 13.
Salemba Empat: Jakarta.
Charles T. Horngren, dkk. 1997.” Akuntansi di Indonesia “I. Salemba Empat:
Jakarta.
Daft, Richard L.2002.”Manajemen.2007.”Edisi Keenam, Jakarta : Salemba Empat.
Hall, James A., “Sistem Informasi AKuntansi” Edisi Pertama, Jakarta: Salemba Empat.
Hartanto.2002.”Akuntansi Keuangan Menengah”.Buku I, Yogyakarta:BPFE.
Ikatan Akuntan Indonesia-Kompartemen Akuntan Publik .2011.”Standart Profesi Akuntan Publik”.Jakarta;Salemba Empat.
La Midzan dan Azar Susanto. 2002. “Sistem Informasi Akuntansi I, Pendekatan Manual Praktik Penyusunan Metode dan Prosedur”. Edisi Kedelapan.
Lingga Jaya : Bandung.
Rahayu, Siti Kurnia dan Suhayati, Eli. 2009. Auditing Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Graha ilmu: Bandung.
Republik Indonesia. “Undang-Undang No.547/MENKES/SK/VI/1994 tentang Standart Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.2004.
Singleton, Hall.2007.”Audit Teknologi Informasi dan Assurance”.Edisi Kedua,Terjemahan.Jakarta:Salemba Empat.
Stice dsn Skousen.2009.”Akuntansi Intermediate”.Edisi Keenam Belas, Terjemahan.Jakarta:Salemba Empat.
Suhayati, Ely dan Anggadini, Sri Dewi. 2008.”Pengantar Akuntansi II”.
UNIKOM:Bandung.
Mulyadi. 2001.” Sistem Akuntansi”. Salemba Empat: Jakarta.
_______.2002.”Auditing”,Buku I,Edisi Keenam. Jakarta:Salemba Empat.
