TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Dana Pada Yayasan Nida'ul Fitrah Surabaya.

(1)

TUGAS AKHIR

Program Studi Sistem Informasi

Oleh:

REZA SAID 12.41010.0133

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DANA

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Permasalahan

Yayasan Nida’ul Fithrah (YNF) Surabaya merupakan sarana untuk

membantu dan memfasilitasi kaum muslimin dalam menegakkan dan menerapkan syariat Islam dalam kehidupan sehari-hari. Yayasan ini menyediakan 24 (dua puluh empat) progam dakwah dalam operasionalnya dan seluruh anggaran kegiatan didapat dari donatur yayasan, dimana donatur berjumlah lebih dari 2500 (dua ribu lima ratus) orang di seluruh wilayah indonesia.

Pada Yayasan Nida’ul Fithrah (YNF) terdapat dua macam donatur yaitu,

donatur tetap sebanyak 1850 (seribu delapan ratus lima puluh) dan tidak tetap (insidentil) sebanyak 700 (tujuh ratus), donatur tetap adalah donatur yang memberikan donasi rutin setiap bulan sedangkan donatur tidak tetap adalah donatur yang tidak rutin memberikan donasi setiap bulan. YNF menerima sumbangan dari donatur berupa sedekah yang diberikan secara iklas untuk biaya operasional, sarana dan progam dakwah Yayasan, Proses pembayaran donasi ke YNF yaitu donatur langsung memberikan kepada YNF tanpa adanya penagihan dari Yayasan, melalui karyawan YNF atau melalui transfer ke rekening YNF, semua proses pemasukan dan pengeluaran Kas yang terdapat pada Yayasan dicatat oleh bagian keuangan pada aplikasi excel, tanpa menyerahkan bukti penerimaan donasi kepada donatur.

(16)

dan air, kemudian untuk biaya sarana yaitu peralatan dan fasilitas kerja. Pengeluaran kepada masyarakat didasarkan pada hasil penerimaan kas yang telah dikurangi untuk biaya operasional dan sarana yayasan, kebijakan pengeluaran kepada masyarakat terdiri atas dakwah sebesar 40% (empat puluh persen), sosial 30% (tiga puluh persen) dan pendidikan 30% (tiga puluh persen) seluruh pengeluaran kas di alokasikan dari akumulasi penerimaan kas di YNF.

Bedasarkan hasil survei diperoleh data rata-rata sebanyak 21% (dua puluh satu persen) donatur tetap yang tidak meyerahkan donasinya secara rutin, hal ini disebabkan tidak adanya penagihan kepada donatur. Bedasarkan observasi pengeluaran kas periode januari hingga mei 2015 tidak sesuai dengan kebijakan yayasan yang telah ditetapkan, untuk pengeluaran progam dakwah sebesar 14% (empat belas persen), sosial 83% (delapan puluh tiga persen), pendidikan 5% (lima persen), hal ini disebabkan direktur tidak mendapat dukungan informasi untuk mengambil keputusan mengenai jumlah pengeluaran kas kegiatan yang tersedia untuk bulan ini. Bedasarkan Observasi YNF tidak melaksanakan peraturan yang mengatur tentang yayasan untuk melakukan transparasi dana dan progam YNF kepada donatur, dan pemilik yayasan tidak dapat melihat laporan secara langsung tentang kondisi kas dan progam YNF yang telah terlaksana.

(17)

ketersediaan anggaran untuk pelakasaan progam kerja YNF sesuai dengan kriterianya. Untuk menaati peraturan yang mengatur tentang yayasan sistem dapat menampilkan kepada donatur progam kerja YNF yang telah terlaksana beserta anggarannya, memberikan bukti pembayaran kepada donatur yang telah menyerahkan donasinya dan pemilik yayasan dapat melihat kondisi YNF dengan mudah.

Untuk memenuhi kebutuhan diatas maka dibuatlah Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Dana Pada Yayasan Nida’ul Fitrah (YNF)

(18)

1.2.Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, perumusan masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun sistem informasi pengelolaan dana pada Yayasan Nida’ul Fitrah Surabaya.

1.3.Batasan Masalah

Implementasi tugas akhir ini dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan dana Yayasan Ni’daul Fitrah Surabaya dibatasi bahwa Aplikasi ini tidak melakukan transaksi ke bank

1.4. Tujuan

Dengan melihat perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan sistem informasi pengelolaan dana pada yayasan Nida’ul Fitrah Surabaya.

1.5. Manfaat

Dengan adanya sistem ini maka diharapkan memiliki beberapa nilai manfaat penulisan, antara lain :

1. Memberikan informasi kepada yayasan agar pemasukan dan pengeluaran kas seimbang.

(19)

1.6. Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik TA, rumusan masalah, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan TA, dan tujuan dari TA ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang merupakan teori dasar dari topik yang menjadi landasan informasi untuk mengerjakan Tugas Akhir ini yang meliputi teori tentang penelitian sebelumnya, sistem penerimaan kas, sistem pengeluaran kas, proses bisnis penerimaan dan pengeluaran kas YNF, system development

life cycle (SDLC), metodologi penelitian, model pengembangan.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SYSTEM

Pada bab ini menjelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian TA yang terdiri dari observasi, wawancara, studi pustaka, identifikasi masalah dan tujuan, pembuatan

document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik

conceptual data model maupun physical data model, struktur

basis data, desain antarmuka, dan desain uji coba sistem. BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

(20)

tersebut dapat menyelesaikan permasalahan sesuai dengan yang diharapkan.

BAB V : PENUTUP

(21)

(22)

7

LANDASAN TEORI

2.1 Penelitian Sebelumnya

Penelitian Dayani (2013 : 116) Baitul Maal Wat Tamwil AS-SALAM (BMT AS-SALAM) adalah suatu lembaga pendukung kegiatan ekonomi masyarakat kecil dengan berlandaskan sistem syariah. BMT AS-SALAM seperti perusahaan pada umumnya yang menerapkan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas. BMT AS-SALAM merupakan lembaga keuangan yang kegiatan operasionalnya berkaitan erat dengan transaksi kas. Penerimaan kas pada BMT AS-SALAM berasal dari simpanan dan pelunasan piutang dari masyarakat, sedangkan pengeluaran kas berupa pemberian kredit kepada masyarakat, pengambilan simpanan, dan biaya operasional, maka dibuatlah “Penerapan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada BMT AS -SALAM” yang menghasilkan ide baru untuk yayasan dalam menerapkan sistem

kas, akan tetapi penerapan tersebut tidak disertai dengan aplikasi sehingga membuat yayasan kesulitan dalam menerapkan sistem tersebut.

(23)

YNF membahas laporan untuk yayasan dan donatur, dan pada penelitian YNF berfokus pada kegiatan operasional yayasan YNF.

2.2 Sistem Penerimaan Kas

Organisasi nirlaba atau organisasi non profit adalah suatu organisasi yang bersasaran pokok untuk mendukung suatu isu atau perihal di dalam menarik publik untuk suatu tujuan yang tidak komersial, tanpa ada perhatian terhadap hal-hal yang bersifat mencari laba (moneter). organisasi nirlaba meliputi keagamaan, sekolah negeri, derma publik, rumah sakit dan klinik publik, organisasi politis, bantuan masyarakat dalam hal perundang-undangan, organisasi sukarelawan, serikat buruh. Menurut PSAK No.45 bahwa organisasi nirlaba memperoleh sumber daya dari sumbangan para anggota dan para penyumbang lain yang tidak mengharapkan imbalan apapun dari organisasi tersebut. (IAI, 2004: 45)

Berdasarkan pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa organisasi nirlaba adalah salah satu lembaga yang tidak mengutamakan laba dalam menjalankan usaha atau kegiatannya. Dalam organisasi nirlaba pada umumnya sumber daya atau dana yang digunakan dalam menjalankan segala kegiatan yang dilakukan berasal dari donatur atau sumbangan dari orang-orang yang ingin membantu sesamanya. Tujuan organisasi nirlaba yaitu untuk membantu masyarakat luas yang tidak mampu khususnya dalam hal ekonomi.

(24)

sangat tergantung dari sejarah yang pernah dilaluinya dan lingkungan poleksosbud (politik, ekonomi, sosial dan budaya) tempat organisasi nirlaba itu ada.

2.3 Sistem Pengeluaran Kas

Menurut Soemarso (2002: 116) “ Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau logam) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.”

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pengeluaran kas pada umumnya didefinisikan sebagai organisasi formulir, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan.

Dikatakan oleh Yusuf (2001: 174) bahwa dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas terdapat sistem akuntansi pokok yang biasa digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas yaitu Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan cek dan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan uang tunai melalui dana kas kecil.

2.4 Proses Bisnis Penerimaan dan Pengeluaran Kas YNF

(25)

1. Proses Bisnis pemasukan kas

Sumber Pemasukan di YNF terdiri dari pemasukan donasi dari donatur tetap dan pemasukan donasi dari donatur tidak tetap, donatur tetap merupakan donatur yang setiap bulan memberikan donasinya sedangkan donatur tidak tetap adalah donatur yang memberikan donasi hanya pada saat progam YNF sedang berjalan, setiap donatur yang belum terdaftar atau belum pernah menyerahkan donasi diminta untuk mengisi formulir donatur sebagai data penerimaan untuk YNF.Data pemasukan dari donatur tersebut dicatat oleh bagian keuangan dalam tabel pada aplikasi excel, kemudian diproses untuk dijumlah dan dicetak untuk diserahkan kepada direktur sebagai laporan pemasukan kas.

2. Proses Bisnis pengeluaran kas

Kas yang masuk dalam YNF digunakan untuk melakukan progam dakwah, sosial, dan pendidikan. Untuk pelaksanaan progam YNF sudah dilakukan pembagian yaitu sebesar 40% (empat puluh persen) progam dakwah, 30% (tiga puluh persen) progam sosial, dan 30% (tiga puluh persen) progam pendidikan. Pada pelaksanaan progam YNF mendapat masukan dari ide direktur dengan staff yayasan dan pengajuan dari organisasi luar yayasan, usulan tersebut diserahkan kepada bagian keuangan untuk mendata biaya yang akan dikeluarkan, bagian keuangan membuat permintaan anggaran kas kegiatan dalam tabel pada aplikasi

excel, kemudian diproses untuk dijumlah dan dicetak sebagai laporan

(26)

perbaikan anggaran. Setelah permintaan anggaran kegiatan disetujui bagian keuangan membuat bukti pengeluaran kas kemudian meminta laporan kegiatan dalam bentuk nota dan foto kepada penyelenggara acara, setelah itu membuat laporan pengeluaran kas secara keseluruhan dari semua progam YNF pada tabel

excel, dan diproses untuk dijumlah kemudian dicetak untuk laporan pengeluaran

kas kepada direktur.

Tabel 2.1 Pemetaan Prosedur Pemasukan Kas Prosedur Pemasukan Kas Yayasan

Nirlaba

Penerapan pada YNF Formulir daftar isian donatur Tidak diterapkan

Pencatatan Transaksi Penerimaan Dana Diterapkan tetapi belum memenuhi kebutuhan

Membuat Laporan Penerimaan Dana Diterapkan tetapi belum memenuhi kebutuhan

Tabel 2.2 Pemetaan Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur Pengeluaran Kas Yayasan

Nirlaba

Penerapan pada YNF Proposal Pengajuan Dana Tidak diterapkan

Formulir Pengajuan Dana Tidak diterapkan Transaksi Penyaluran Dana Diterapkan

Membuat Laporan Pengeluaran Dana Diterapkan tetapi belum memenuhi kebutuhan

(27)

2.5 System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Pressman (2001), Model System Development Life Cycle (SDLC) ini biasa disebut juga dengan model waterfall atau disebut juga classic life cycle. Adapun pengertian dari SDLC ini adalah suatu pendekatan yang sistematis dan berurutan. Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding (implementasi), Testing (pengujian) dan Maintenance (perawatan).

Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall, seperti terlihat pada gambar 2.1 berikut.

Requirements (Analisis Kebutuhan Sistem)

Design (Perancangan)

Implementasi (Coding)

Testing (Pengujian)

Maintenance (Perawatan)

(28)

Penjelasan-penjelasan SDLC ModelWaterfall, adalah sebagai berikut: a. Requirement (Analisis Kebutuhan Sistem)

Pada tahap awal ini dilakukan analisa guna menggali secara mendalam kebutuhan yang akan dibutuhkan. Kebutuhan ada bermacam-macam seperti halnya kebutuhan informasi bisnis, kebutuhan data dan kebutuhan user itu sendiri. Kebutuhan itu sendiri sebenarnya dibedakan menjadi tiga jenis kebutuhan. Pertama tentang kebutuhan teknologi. Dari hal ini dilakukan analisa mengenai kebutuan teknologi yang diperlukan dalam pengembangan suatu sistem, seperti halnya data penyimpanan informasi / database. Kedua kebutuhan informasi, contohnya seperti informasi mengenai visi dan misi perusahaan, sejarah perusahaan, latar belakang perusahaan. Ketiga, Kebutuhan

user. Dalam hal ini dilakukan analisa terkait kebutuhan user dan kategori user.

Dari analisa yang telah disebutkan di atas, terdapat satu hal lagi yang tidak kalah pentingya dalam tahap analisa di metode SDLC, yaitu analisa biaya dan resiko. Dalam tahap ini diperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan seperti biaya implementasi, testing dan maintenance.

b. Design (Perancangan)

Selanjutnya, hasil analisa kebutuhan sistem tersebut akan dibuat sebuah design

database, DFD, ERD, antarmuka pengguna / Graphical User Interface (GUI)

(29)

c. Implementation (Coding)

Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap implementasi, yaitu tahap yang mengkonversi hasil perancangan sebelumnya ke dalam sebuah bahasa pemrograman yang dimengerti oleh komputer. Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.

d. Testing (Pengujian)

Pengujian program dilakukan untuk mengetahui kesesuaian sistem berjalan sesuai prosedur ataukah tidak dan memastikan sistem terhindar dari error yang terjadi. Testing juga dapat digunakan untuk memastikan kevalidan dalam proses

input, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai. Pada tahap ini terdapat

(30)

e. Maintenance (Perawatan)

(31)

16

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan analisis dan perancangan sistem aplikasi pengelolaan dana pada Yayasan Nida’ul Fitrah (YNF) ini menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC). Adapun tabel yang menggambarkan tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analis dan Kebutuhan Sistem

(32)

1. Observasi

Observasi pada pembuatan aplikasi ini dilakukan untuk pengamatan dan

peninjauan secara langsung terhadap kondisi Yayasan Nida’ul Fitrah (YNF)

sehingga dapat mengetahui informasi dan menemukan kebutuhan aplikasi. Pengamatan dan peninjauan secara langsung meliputi tahap-tahap sebagai berikut:

a. Pengumpulan data terkait profil Yayasan Nida’ul Fitrah (YNF).

b. Mempelajari alur pencatatan pemasukan dan pengeluaran kas. c. Mempelajari proses pelaporan pemasukan dan pengeluaran kas. d. Menelaah permasalahan dalam proses pelaporan kas.

2. Wawancara

Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi lebih detail mengenai

proses bisnis pada Yayasan Nida’ul Fitrah (YNF). Wawancara dilakukan kepada

pihak yang terkait secara langsung terhadap ruang lingkup pembuatan aplikasi dan kepada pihak yang nantinya akan menggunakan aplikasi.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka ini digunakan sebagai bahan referensi untuk pembuatan aplikasi. Referensi-referensi tersebut diambil dari buku dan jurnal yang berisikan mengenai teori-teori perancangan sistem dan teori tentang pemasukan/pengeluaran kas. Adapun teori-teori yang digunakan dalam pembuatan aplikasi diantaranya:

a. Aplikasi

(33)

d. System Development Life Cycle (SDLC)

e. PHP

f. MySQL

g. Power Designer

h. Microsoft Visio

Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan meminjam buku dari perpustakaan yang mengandung teori-teori di atas. Selain itu, teori-teori tersebut akan dicantumkan sebagai landasan teori dan daftar pustaka.

4. Analisis Sistem

Setelah observasi dan wawancara dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis sistem. Analisis sistem digunakan untuk menganalisa data hasil dari observasi dan wawancara yang bertujuan untuk mengolah data tersebut sebagai acuan pembuatan website. Dari proses analisis sistem akan menghasilkan dokumen User Requirement dan Functional Requirement yang nantinya akan digunakan sebagai acuan pada tahap perancangan. Hasil analisis sistem akan dijelaskan dalam input-process-output (IPO) diagram.

(34)

Proses Pencatatan Penerimaan Kas

Bagian Keuangan

Donatur Akuntansi

P

ha

se

Mulai

Formulir Daftar Isian Donatur

Pencatatan Transaksi Penerimaan

Kas

Transaksi Penerimaan Kas

1 Membuat

Laporan Penerimaan

Kas

2 Laporan Penerimaan Kas

Selesai

Donatur sudah terdaftar ?

T

Y

Bayar Donasi

Gambar 3.2 Document flow Proses Pencatatan Penerimaan Kas

(35)

penerimaan kas, kemudian laporan pencatatan penerimaan kas akan digunakan untuk proses pembuatan laporan penerimaan kas, laporan penerimaan kas dibuat enjadi 2 (dua) copy, untuk arsip bagian keuangan dan diarsip pada akuntansi YNF.

Proses Pencatatan Pengeluaran Kas Pengaju Progam

Kegiatan Direktur Bagian Keuangan Akuntansi

P

Gambar 3.3 Document flow Proses Pencatatan Pengeluaran Kas

(36)

menyalurkan dana kepada pengaju proposal, dari hasil penyaluran dana dihasilkan bukti penyaluran dana untuk diserahkan kepada pengaju progam dan disimpan oleh bagian keuangan sebagai arsip, dari prses sebelumnya dapat dibuat laporan pengeluaran kas yang dibuat 2 (dua) copy untuk disimpan bagian keuangan dan sebagai arsip akuntansi YNF.

3.2 User Requirement

Kebutuhan pengguna (user requirement) pada tabel 3.2 di bawah adalah kebutuhan yang telah disesuaikan dan menunjang tugas – tugas pengguna terkait

dengan aplikasi pengelolaan dana pada Yayasan Nida’ul Fitrah Surabaya. Tugas

-tugas pengguna yang dicantumkan pada tabel 3.2 berasal dari hasil wawancara

dan observasi dengan pihak Yayasan Nida’ul Fitrah Surabaya.

3.3 Functional Requirement

(37)

22

Tabel 3.1 Proses – Masalah - Solusi

Bagian Masalah Penyebab Dampak Solusi

Bagian

1. Proses Masih transaksi masih dilakukan secara manual.

1. Sebanyak 21% (dua puluh satu persen) donatur tetap yang tidak meyerahkan donasinya secara rutin.

1. Melakukan SMS Secara Otomatis melalui sistem kepada donatur tetap yang belum menyerahkan donasinya.

Direktur 1. Pengeluaran Kas tidak sesuai kebijakan yang ditetapkan oleh YNF.

1. Direktur tidak mendapat dukungan informasi untuk mengambil keputusan mengenai jumlah pengeluaran kas kegiatan yang tersedia untuk bulan ini.

(38)

Tabel 3.2 User Requirement

No Pengguna Tugas User Requirement

1 Bagian Keuangan

1.1 Melakukan pencatatan pemasukan kas dan pengeluaran. 1.2 Membuat laporan

pemasukan dan penegluaran kas. 1.3 Melakukan Posting

kedalam buku besar 1.4 Melakukan

penyesuaian kedalam buku besar

1.5 Melakukan Penagihan kepada donatur tetap yang tidak membayar.

1.1 Mampu mencatat data donatur. (T1.1) 1.2 Dapat melihat data

transaksi. (T1.2)

1.3 Mampu membuat laporan pemasukan pengeluaran kas. (T1.2)

1.4 Mampu melakukan posting jurnal pemasukan dan jurnal pengeluaran kedalam buku besar (T1.3)

1.5 Mampu melakukan penyesuaian kedalam buku besar (T1.4) 1.6 Mendapat notifikasi

donatur tetap yang belum meyerahkan donasi.(T1.5) 2 Direktur 2.1 Mengesahkan Proposal

Kegiatan

2.2 Membuat Progam Kegiatan

2.3 Membagi Pengeluaran bedasarkan kebijakan 2.4 Mengambil dana

talangan

2.5 Memperbaiki dan Menyetujui progam kegiatan

2.1 Dapat Inform asi

ketersediaan dana.(T2.1) 2.2 Dapat data progam

kegiatan YNF.(T2.2) 2.3 Dapat informasi

ketersediaan dana bedasarkan kelompok progam YNF.(T2.3) 2.4 Dapat informasi dana

talangan dari anggaran kelompok progam

kegiatan yang lain (T2.4) 2.5 Dapat melakukan

perbaikan dan menyetujui progam kegiatan yang diajukan bagian keuangan (T2.5)

3 Donatur 3.1 Menyerahkan Donasi 3.1 Dapat menerima tagihan pembayaran donasi.(T3.1) 3.2 Dapat melihat progam

yayasan. (T3.1)

(39)

No Pengguna Tugas User Requirement

4 Pemilik Yayasan

4.1 Memantau Keuangan dan Progam Kegiatan Yayasan

4.1 Dapat melihat seluruh arus dana yayasan. (T4.1) 4.2 Dapat melihat seluruh

progam kegiatan yayasan. (T4.1)

Tabel 3.3 Functional Requirement

No Pengguna User Requirement Functional Requirement

1 Bagian Keuangan

1.1 Mampu mencatat data donatur. (T1.1) 1.2 Dapat melihat data

transaksi. (T1.2) 1.3 Mampu membuat

laporan pemasukan pengeluaran kas. (T1.2) 1.4 Mendapat notifikasi

donatur tetap yang belum meyerahkan donasi.(T1.3) 1.5 Mampu posting

pemasukan dan pengeluaran kedalam buku besar (T1.4) 1.6 Mampu mencatat

transaksi jurnal penyesuaian (T1.5) 1.7 Mampu Mengajukan

Progam Kegiatan (T1.6)

1.1 Fungsi Pendaftaran Donatur (U1.1) 1.2 Mencatat Nomor

Rekening (U1.2) 1.3 Mencatat Saldo Awal

(U1.2)

1.4 Fungsi pencatatan pemasukan kas.(U1.2) 1.5 Fungsi pencatatan

pengeluaran kas (U1.2)

1.6 Fungsi mengirim pesan sms kepada donatur tetap yang belum meyerahkan donasi. (U1.3) 1.7 Fungsi posting

kedalam buku besar (U1.4)

1.8 Fungsi pencatatan transaksi jurnal penyesuaian kedalam buku besar (U1.5) 1.9 Fungsi pencatatan progam kegiatan (U1.6)

2 Direktur 2.1 Dapat Informasi ketersediaan dana.(T2.1) 2.2 Dapat informasi

ketersediaan dana

2.1 Fungsi pembagian pengeluaran kas bedasarkan

kebijakan yang telah ditetapkan.

(40)

No Pengguna User Requirement Functional Requirement

bedasarkan kelompok progam YNF.(T2.3) 2.3 Mampu Menyetujui

Progam Kegiatan yang diajukan oleh bagian keuangan (T2.4) 2.4 Mampu mengambil

dana talangan dari dana kelompok progam kegiatan yang lain (T2.5)

2.2 Mencatat data kebijakan

pengeluaran (U2.2) 2.3 Fungsi memperbaiki

dan meyetujui progam kegiatan (U2.3)

2.4 Fungsi mengambil dana talangan dari anggaran kelompok progam lain apabila terdapat kekurangan dana pada kelompok progam yang akan disetujui (U2.4) 3 Donatur 3.1 Dapat menerima

tagihan pembayaran donasi.(T3.1)

3.2 Dapat menerima SMS terimakasih (T3.2) 3.3 Dapat melihat progam

yayasan. (T3.3) 3.4 Dapat melihat

transparasi dana yayasan. (T3.4)

3.1 Fungsi Pengiriman Pesan sms tagihan (U3.1)

3.2 Fungsi pengiriman pesan sms setelah melakukan

pembayaran donasi (U3.2)

3.3 Fungsi menampilkan laporan kegiatan dan penggunaan YNF (U3.3, U3.4) 4 Pemilik

Yayasan

4.1 Dapat melihat seluruh arus dana yayasan. (T4.1)

4.2 Dapat melihat seluruh progam kegiatan yayasan. (T4.2)

4.1 Fungsi menampilkan laporan pemasukan kas (U4.1)

4.2 Fungsi menampilkan laporan pengeluaran kas (U4.1)

4.3 Fungsi menampilkan laporan arus kas YNF.(U4.1)

(41)

Dari tabel 3.3 di atas, maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional (functional requirement) yang diperlukan dapat dilihat pada Tabel 3.4 berikut ini :

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement) Keseluruhan No Kebutuhan Fungsional (Functional

Requirement)

Pengguna

1. Fungsi Pendaftaran Donatur Keuangan

2. Fungsi Pencatatan Rekening Keuangan

3. Fungsi Pencatatan Data Kebijakan Pengeluaran Direktur 4. Fungsi Pencatatan Saldo Awal Keuangan 5. Fungsi pencatatan transaksi pemasukan kas Keuangan 6.. Fungsi pencatatan transaksi pengeluaran kas Keuangan 7. Fungsi posting kedalam buku besar Keuangan 8. Fungsi pencatatan transaksi jurnal penyesuaian Keuangan 9.. Fungsi menampilkan laporan pemasukan kas Pemilik Yayasan,

Direktur 10. Fungsi menampilkan laporan pengeluaran kas Pemilik Yayasan,

Direktur .11. Fungsi mengirim pesan SMS kepada donatur tetap

yang belum meyerahkan donasi

Keuangan

12. Fungsi pembagian pengeluaran kas bedasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.

Aplikasi

13. Fungsi pencatatan progam kegiatan YNF. Keuangan 14. Fungsi mengambil dana talangan dari anggaran

kelompok progam kegiatan yang lain

Direktur

15. Fungsi perbaikan dan persetujuan progam kegiatan YNF

Direktur

16. Fungsi menampilkan laporan progam kegiatan dan penggunaan dana YNF

Direktur, Donatur, Pemilik Yayasan 17. Fungsi menampilkan laporan arus kas YNF Pemilik Yayasan,

(42)

3.4 Spesifikasi Kebutuhan Functional

Pada spesifikasi kebutuhan fungsional menjelaskan lebih detail mengenai kebutuhan fungsional (functional requirement) yang telah didapatkan sebelumnya. Detail tersebut meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif, kondisi akhir, pengecualian, dan kebutuhan non-fungsional

1. Fungsi pendaftaran donatur

Tabel 3.5 Fungsi Pendaftaran Donatur Nama fungsi 1. Fungsi pendaftaran donatur Prioritas High

Pemicu Bagian Melakukan Tambah Pada Form Master Donatur Kondisi Awal Aplikasi Menampilkan Form pendaftaran donatur dan Data

Donatur Sudan Tersedia

Alur Normal 1. Aplikasi menampilkan form donatur

2. Bagian Keuangan mengisi form donatur dengan disesuaikan dengan data donatur yang sudah ada

3. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data donatur.

4. Aplikasi Melakukan Pengecekan terhadap semua kolom master donatur

5. Semua data donatur sudah di isi 6. Aplikasi menyimpan data donatur

7. Aplikasi menampilkan allert bahwa data sudah berhasil disimpan

8. Aplikasi menampilkan data donatur yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Aplikasi menampilkan form donatur

2. Bagian Keuangan mengisi form donatur dengan disesuaikan dengan data donatur yang sudah ada

3. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data donatur.

4. Aplikasi Melakukan Pengecekan terhadap semua kolom master donatur

5. Aplikasi menampilkan allert bahwa data gagal dimasukkan. Hal tersebut diakibatkan karena :

a) Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form donatur.

b) Bagian keuangan diarahkan kembali pada halaman sebelumnya.

(43)

Nama fungsi 1. Fungsi pendaftaran donatur

d) Aplikasi menampilkan message box “berhasil

disimpan”

e) Aplikasi menampilkan data donatur. Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data donatur. Pengecualian -

Kebutuhan Non-Fungsional

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password

2. Fungsi pencatatan rekening

Tabel 3.6 fungsi pencatatan rekening Nama fungsi 2. Fungsi pencatatan rekening Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pemasukan kas dan pengeluaran kas Kondisi Awal Aplikasi Menampilkan form master rekening, Dokumen

rekenig awal sudah disiapkan Alur Normal 1. Pilih menu data master

2. Pilih menu rekening

3. Aplikasi menampilkan form rekening

4. Bagian Keuangan mengisi form rekening dengan disesuaikan dengan dokumen rekening yang sudah ada 5. Pengguna menekan tombol simpan untuk menyelesaikan

penambahan data rekening.

6. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap seluruh kolom donatur

7. Seluruh kolom rekening sudah di isi 8. Aplikasi menyimpan data rekening

10. Aplikasi menampilkan data rekening yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu rekening

2. Aplikasi menampilkan form rekening

3. Bagian keuangan mengisi form rekening dengan disesuaikan dengan dokumen rekening yang sudah ada 4. Bagian keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan data rekening.

5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap semua kolom pada master rekening

(44)

Nama fungsi 2. Fungsi pencatatan rekening

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form rekening.

b. Bagian keuangan diarahkan kembali pada halaman sebelumnya.

c. Pengguna mengisikan kembali form rekening

d. Aplikasi menampilkan message box “berhasil

disimpan”

e. Aplikasi menampilkan data rekening. Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data rekening. Pengecualian -

3. Fungsi pencatatan data kebijakan pengeluaran

Tabel 3.7 fungsi pencatatan data kebijakan pengeluaran Nama fungsi 3. Fungsi pencatatan data kebijakan pengeluaran Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pengeluaran progam kegiatan Kondisi Awal Aplikasi menampilkan form kebijakan pengeluaran,

Dokumen data kebijakan awal sudah disiapkan Alur Normal 1. Pilih menu data master

2. Pilih menu kebijakan pengeluaran dana

3. Aplikasi menampilkan form kebijakan pengeluaran dana 4. direktur mengisi form kebijakan pengeluaran dana dengan

disesuaikan dengan dokumen kebijakan pengeluaran dana yang sudah ada

5. direktur menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data kebijakan pengeluaran dana.

6. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap kolom kebijakan pengeluaran dana

7. Semua kolom kebijakan pengeluaran dana sudah di isi 8. Aplikasi menyimpan data kebijakan pengeluaran dana 9. Aplikasi menampilkan allert bahwa data sudah berhasil

disimpan

10. Aplikasi menampilkan data kebijakan pengeluaran dana yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu kebijakan pengeluaran dana

(45)

Nama fungsi 3. Fungsi pencatatan data kebijakan pengeluaran 3. direktur mengisi form kebijakan pengeluaran dana dengan

disesuaikan dengan dokumen kebijakan pengeluaran dana yang sudah ada

4. direktur menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data kebijakan pengeluaran dana.

5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap data kebijakan pengeluaran dana

6. Aplikasi menemukan ada kolom kebijakan pengeluaran dana yang belum di isi

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form kebijakan pengeluaran dana.

b. Pengguna diarahkan kembali pada halaman sebelumnya.

c. Pengguna mengisikan kembali form kebijakan pengeluaran dana

disimpan”

e. Aplikasi menampilkan data kebijakan pengeluaran dana.

Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data kebijakan pengeluaran dana.

Pengecualian - Kebutuhan

Non-Fungsional

4. Fungsi pencatatan saldo awal

Tabel 3.8 Fungsi pencatatan saldo awal Nama fungsi 4. Fungsi pencatatan saldo awal Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pemasukan kas dan pengeluaran kas Kondisi Awal Data saldo awal tahun sebelumnya yang sudah disiapkan Alur Normal 1. Pilih menu data master

2. Pilih menu saldo awal

3. Aplikasi menampilkan form saldo awal

(46)

Nama fungsi 4. Fungsi pencatatan saldo awal

5. Bagian keuangan menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data saldo awal.

6. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap seluruh kolom saldo awal

7. Semua kolom saldo awal sudah terisi 8. Aplikasi menyimpan data saldo awal

10. Aplikasi menampilkan data saldo awal yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu saldo awal

2. Aplikasi menampilkan form saldo awal

3. Bagian keuangan mengisi form saldo awal dengan disesuaikan dengan dokumen saldo awal yang sudah ada 4. Bagian keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan data saldo awal.

5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap seluruh kolom pada saldo awal

6. Aplikasi menemukan ada kolom pada saldo awal yang belum terisi

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form saldo awal.

c. Bagian keuangan mengisikan kembali form saldo awal

disimpan”

e. Aplikasi menampilkan data saldo awal. Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data saldo awal. Pengecualian -

5. Fungsi pencatatan transaksi pemasukan kas

(47)

Nama fungsi 5. Fungsi pencatatan transaksi pemasukan kas Pemicu Terdapat transaksi pemasukan kas

Kondisi Awal Data transaksi pemasukan kas sudah tersedia Alur Normal 1. Pilih menu jurnal pemasukan kas

2. Aplikasi menampilkan form jurnal pemasukan kas 3. Bagian Keuangan mengisi form jurnal pemasukan kas 4. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan transaksi pemasukan kas. 5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap seluruh kolom

jurnal pemasukan kas

6. Semua kolom jurnal pemasukan kas sudah di isi 7. Aplikasi menyimpan data transaksi pemasukan kas 8. Aplikasi mengecek id pada kolom donatur yang sudah

dipilih oleh bagian keuangan

9. Aplikasi menemukan data donatur bedasarkan id yang dipilih oleh bagian keuangan

10. Aplikasi menemukan id rekening yang sudah dipilih oleh bagian keuangan

12. Aplikasi menampilkan data transaksi pemasukan kas yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu jurnal pemasukan kas

2. Aplikasi menampilkan jurnal pemasukan kas

3. Bagian keuangan mengisi form jurnal pemasukan kas 4. Bagian keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan data jurnal pemasukan kas 5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap semua kolom

pada jurnal pemasukan kas

6. Aplikasi menemukan ada data kolom yang belum terisi 7. Aplikasi menampilkan allert bahwa data gagal

dimasukkan. Hal tersebut diakibatkan karena :

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form jurnal pemasukan kas.

c. Pengguna mengisikan kembali form jurnal pemasukan kas

disimpan”

(48)

Nama fungsi 5. Fungsi pencatatan transaksi pemasukan kas Kebutuhan

Non-Fungsional

6. Fungsi pencatatan transaksi pengeluaran kas

Tabel 3.10 Fungsi pencatatan transkasi pengeluaran kas Nama fungsi 6. Fungsi pencatatan transaksi pengeluaran kas Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pengeluaran kas

Kondisi Awal Data transaksi pengeluaran kas sudah tersedia Alur Normal 1. Pilih menu jurnal pengeluaran kas

2. Aplikasi menampilkan form jurnal pengeluaran kas 3. Bagian Keuangan mengisi form jurnal pengeluaran kas 4. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan transaksi pengeluaran kas. 5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap kolom jurnal

pengeluaran kas

6. Semua kolom sudah terisi

7. Aplikasi menemukan id rekening yang sudah dipilih oleh bagian keuangan

8. Aplikasi menyimpan data transaksi pengeluaran kas 9. Aplikasi menampilkan allert bahwa data sudah berhasil

disimpan

10. Aplikasi menampilkan data transaksi pengeluaran kas yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu jurnal pengeluaran kas

2. Aplikasi menampilkan jurnal pengeluaran kas 3. Pengguna mengisi form jurnal pengeluaran kas

4. Pengguna menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data jurnal pengeluaran kas

5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap kolom jurnal pengeluaran kas

6. Aplikasi menemukan ada kolom yang belum terisi 7. Aplikasi menampilkan allert bahwa data gagal

dimasukkan. Hal tersebut diakibatkan karena :

a) Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form jurnal pengeluaran kas.

b) Pengguna diarahkan kembali pada halaman sebelumnya.

c) Pengguna mengisikan kembali form jurnal pengeluaran kas

d) Aplikasi menampilkan message box “berhasil

(49)

Nama fungsi 6. Fungsi pencatatan transaksi pengeluaran kas

e) Aplikasi menampilkan data jurnal pengeluaran kas. Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data jurnal pengeluaran kas. Pengecualian -

7. Fungsi posting kedalam buku besar

Tabel 3.11 Fungsi posting kedalam buku besar Nama fungsi 7. Fungsi posting kedalam buku besar Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pemasukan kas dan pengeluaran kas Kondisi Awal Data transaksi pemasukan kas dan pengeluaran kas sudah

tersedia

Alur Normal 1. Pilih menu posting

2. Aplikasi menampilkan form posting

3. Bagian Keuangan menekan tombol “jalankan proses

posting”

4. Aplikasi memindahkan data transaksi pemasukan kas dan transaksi pengeluaran kas periode bulan ini kedalam buku besar.

5. Aplikasi mencari data pada tabel pemasukan kas trans dan tabel pengeluaran kas trans, karena pada tabel ini merupakan transaksi periode bulan ini yang belum dipindahkan

6. Kemudian aplikasi melakukan pemidahan data tersebut kedalam tabel pemasukan kas dan pengeluaran kas yang merupakan gabungan dari semua transaksi dan semua preiode untuk ditampilkan pada buku besar

7. Aplikasi menyimpan histori posting kedalam tabel posting 8. Pilih menu buku besar

9. Aplikasi menampilkan seluruh data transaksi bedasarkan kategori yang diinginkan

Alur Alternatif -

(50)

Nama fungsi 7. Fungsi posting kedalam buku besar Kebutuhan

Non-Fungsional

8. Fungsi pencatatan transaksi jurnal penyesuaian

Tabel 3.12 Fungsi pencatatan transaksi jurnal penyesuaian Nama fungsi 8. Fungsi pencatatan transaksi pengeluaran kas Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pemasukan kas dan pengeluaran kas Kondisi Awal Dokumen kas yang benar sudah tersedia

Alur Normal 1. Pilih menu jurnal penyesuaian

2. Aplikasi menampilkan form jurnal penyesuaian 3. Bagian Keuangan mengisi form jurnal penyesuaian 4. Bagian keuangan memeilih jumlah penyesuaian debet atau

kredit

5. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan transaksi pengeluaran kas. 6. Aplikasi melakukan pengecekan kepada kolom jurnal

penyesuaian

7. Semua kolom jurnal penyesuaian sudah terisi 8. Aplikasi menyimpan data jurnal penyesuaian

10. Aplikasi langsung menyesuaikan buku besar sesuai dengan yang dimasukkan bagian keuangan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu jurnal penyesuaian

2. Aplikasi menampilkan jurnal penyesuaian

3. Bagian keuangan mengisi form jurnal penyesuaian 4. Bagian keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan data jurnal penyesuaian 5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap seluruh kolom

jurnal penyesuaian

6. Aplikasi menemukan ada kolom jurnal penyesuaian yang belum diisi

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form jurnal penyesuaian

(51)

Nama fungsi 8. Fungsi pencatatan transaksi pengeluaran kas

disimpan”

e. Aplikasi menampilkan data jurnal penyesuaian. Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data jurnal penyesuaian. Pengecualian -

9. Fungsi menampilkan data laporan pemasukan kas

Tabel 3.13 Fungsi menampilkan data laporan pemasukan kas

Nama fungsi 9. Fungsi menampilkan transaksi laporan pemasukan kas

Prioritas High

Pemicu Pencatatan data pemasukan kas berhasil disimpan Kondisi Awal Data pemasukan kas berhasil disimpan kedalam sistem Alur Normal 1. Pengguna memilih halaman laporan

2. Pengguna memilih laporan pemasukan kas

3. Aplikasi menampilkan form laporan pemasukan kas dalam tabel

4. Pengguna menekan tombol cetak

5. Aplikasi mengambil data dari tabel pemasukan kas 6. Aplikasi meletakkan data pada form laporan yang sudah

dibuat dan disesauian

7. Aplikasi menampilkan laporan dengan rapi dan memilik kop surat YNF dan form tandan tangan yang siap dicetak Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Sistem menampilkan data pemasukan kas Pengecualian -

(52)

10. Fungsi menampilkan data laporan pengeluaran kas

Tabel 3.14 Fungsi menampilkan data lapora pengeluaran kas

Nama fungsi 10. Fungsi menampilkan data laporan pengeluaran kas Prioritas High

Pemicu Pencatatan data pengeluaran kas berhasil disimpan Kondisi Awal Data pengeluaran kas berhasil disimpan kedalam sistem Alur Normal 1. Pengguna memilih halaman laporan

2. Pengguna memilih laporan pengeluaran kas

3. Aplikasi menampilkan form laporan pengeluaran kas dalam tabel

4. Pengguna menekan tombol cetak

5. Aplikasi mengambil data dari tabel pengeluaran kas 6. Aplikasi meletakkan data pada form laporan yang sudah

dibuat dan disesauian

7. Aplikasi menampilkan laporan dengan rapi dan memilik kop surat YNF dan form tandan tangan yang siap dicetak Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Sistem menampilkan data pengeluaran kas Pengecualian -

11. Fungsi mengirim pesan SMS kepada donatur tetap yang belum meyerahkan donasi

Tabel 3.15 Fungsi mengirim pesan SMS kepada donatur tetap yang belum meyerahkan donasi

Nama fungsi 11. Fungsi mengirim pesan SMS kepada donatur tetap yang belum meyerahkan donasi

Prioritas High

Pemicu Pencatatan data penerimaan kas berhasil disimpan Kondisi Awal Data pembayaran donatur tetap tampil pada sistem Alur Normal 1. Pengguna memilih halaman Info Donatur

2. Aplikasi menampilkan info pembayaran donatur tetap 3. Bagian Keuangan menekan tombol Kirim SMS Ke

(53)

Nama fungsi 11. Fungsi mengirim pesan SMS kepada donatur tetap yang belum meyerahkan donasi

4. Aplikasi menyaring tipe donatur, sehingga hanya terdapat donatur tetap

5. Aplikasi menyaring donatur tetap bedasarkan status

pembayaran yang “BELUM LUNAS”

6. Aplikasi mencari nomor telepon bedasarkan donatur yang telah selesai disaring

7. Aplikasi menemukan data donatur tetap yang memiliki

status pembayaran “BELUM LUNAS”

8. Aplikasi melakukan pengiriman SMS peringatan kepada donatur yang sudah di saring.

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Sistem menampilkan Info Pembayaran Donatur Pengecualian -

12. Fungsi pembagian pengeluaran kas bedasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.

Tabel 3.16 Fungsi pembagian pengeluaran kas bedasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.

Nama fungsi 12Fungsi pembagian pengeluaran kas bedasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.

Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pengeluaran kas

Kondisi Awal Data kebijakan pengeluaran dana sudah tersedia

Alur Normal 1. Pada Halaman Kegiatan, aplikasi menampilkan tabel ketersediaan Anggaran setiap kelompok kegiatan

2. Aplikasi menampilkan kas bersih

3. Kas bersih didapatkan dari seluruh saldo kas periode bulan yang sudah dikurangi dengan biaya dan tagihan selain anggaran pengeluaran kepada masyarakat

4. Aplikasi membagi kas bersih menjadi 3 (tiga) kelompok kegiatan

(54)

Nama fungsi 12Fungsi pembagian pengeluaran kas bedasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.

6. Aplikasi menampilkan ketersediaan anggaran perkelompok kegiatan dan anggaran yang telah dipakai perkelompok kegiatan, dan sisa anggaran yang tersedia perkelompok kegiatan.

7. Aplikasi menampilkan allert apabila dana anggaran melebihi sisa yang tersedia.

8. Aplikasi direktur menyetujui anggaran progam maka aplikasi akan mengakumulasikan anggaran yang tersedia secara langsung.

Alur Alternatif 1. Pilih menu Kebijakan Pengeluaran Dana

2. Aplikasi menampilkan Kebijakan Pengeluaran Dana 3. Direktur mengisi form Kebijakan Pengeluaran Dana 4. Direktur menekan tombol simpan untuk menyelesaikan

penambahan data Kebijakan Pengeluaran Dana

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form Kebijakan Pengeluaran Dana.

c. Pengguna mengisikan kembali form jurnal Kebijakan Pengeluaran Dana

disimpan”

e. Aplikasi menampilkan data Kebijakan Pengeluaran Dana.

Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data Kebijakan Pengeluaran Dana.

Pengecualian - Kebutuhan

Non-Fungsional

13. Fungsi pencatatan progam kegiatan YNF

Tabel 3.17 Fungsi pencatatan progam kegiatan YNF Nama fungsi 13Fungsi pencatatan progam kegiatan YNF Prioritas High

(55)

Nama fungsi 13Fungsi pencatatan progam kegiatan YNF Alur Normal 1. Bagian Keuangan Pilih menu kegiatan

2. Aplikasi menampilkan form pengajuan kegiatan 3. Bagian Keuangan mengisi form pengajuan kegiatan 4. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan pengajuan kegiatan. 5. Aplikasi mengecek semua kolom kegiatan 6. Semua kolom kegiatan sudah terisi

7. Aplikasi menyimpan data pengajuan kegiatan dengan

status “pending”

9. Aplikasi menampilkan data pengajuan kegiatan yang sudah berhasil di masukkan.

Alur Alternatif 1. Pilih menu progam kegiatan YNF

2. Aplikasi menampilkan progam kegiatan YNF

3. Bagian Keuangan mengisi form progam kegiatan YNF 4. Bagian Keuangan menekan tombol simpan untuk

menyelesaikan penambahan data progam kegiatan YNF 5. Aplikasi melakukan pengecekan terhadap kolom

kegiatan

6. Aplikasi menemukan kolom kegiatan yang masih kosong

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form progam kegiatan YNF.

c. Pengguna mengisikan kembali form jurnal progam kegiatan YNF

disimpan”

e. Aplikasi menampilkan data progam kegiatan YNF. Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan data progam kegiatan YNF. Pengecualian -

(56)

14. Fungsi mengambil dana talangan dari anggaran kelompok progam kegiatan yang lain

Tabel 3.18 Fungsi mengambil dana talangan dari anggaran kelompok progam kegiatan yang lain

Nama fungsi 14 Fungsi mengambil dana talangan dari anggaran kelompo progam kegiatan yang lain

Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pengajuan progam kegiatan YNF Kondisi Awal Data progam kegiatan YNF sudah tersedia

Alur Normal 1. Direktur Pilih menu kegiatan

2. Aplikasi menampilkan form pengajuan kegiatan yang telah masukkan bagian keuangan.

3. Direktur menekan tombol edit

4. direktur merubah dan mengambil dana talangan dari anggaran kelompok progam lain, karena anggaran pada kelompok progam tersebut kurang

5. aplikasi mengurangi anggaran kelmpok progam kegiatan yang lain kemudian ditambahkan kedalam kelompok progam yang disetujui

6. direktur menekan tombol simpan untuk menyelesaikan progam kegiatan.

7. Aplikasi menyimpan data persetujuan kegiatan

9. Aplikasi menampilkan data persetujuan kegiatan yang sudah berhasil di masukkan.

2. Aplikasi menampilkan progam kegiatan YNF dan pemberitahuan kegiatan yang belum dibaca

3. Direktur menekan tombol edit

4. direktur merubah dan mengambil dana talangan dari anggaran kelompok progam lain, karena anggaran pada kelompok progam tersebut kurang

5. aplikasi mengurangi anggaran kelmpok progam kegiatan yang lain kemudian ditambahkan kedalam kelompok progam yang disetujui

6. direktur merubah atau menyetujui form progam kegiatan YNF

7. direktur menekan tombol simpan untuk menyelesaikan penambahan data progam kegiatan YNF

(57)

Nama fungsi 14 Fungsi mengambil dana talangan dari anggaran kelompo progam kegiatan yang lain

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada form progam kegiatan YNF.

b. direktur diarahkan kembali pada halaman sebelumnya.

c. direktur mengisikan kembali form jurnal progam kegiatan YNF

disimpan”

15. Fungsi perbaikan dan persetujuan progam kegiatan YNF Tabel 3.19 Fungsi persetujuan progam kegiatan YNF Nama fungsi 15 Fungsi persetujuan progam kegiatan YNF Prioritas High

Pemicu Terdapat transaksi pengajuan progam kegiatan YNF Kondisi Awal Data progam kegiatan YNF sudah tersedia

Alur Normal 1. Direktur Pilih menu kegiatan

2. Aplikasi menampilkan form pengajuan kegiatan yang telah masukkan bagian keuangan.

3. direktur merubah dan menyetujui form pengajuan kegiatan 4. direktur menekan tombol simpan untuk menyelesaikan

progam kegiatan.

5. Aplikasi menyimpan data persetujuan kegiatan

7. Aplikasi menampilkan data persetujuan kegiatan yang sudah berhasil di masukkan.

2. Aplikasi menampilkan progam kegiatan YNF dan pemberitahuan kegiatan yang belum dibaca

3. direktur merubah atau menyetujui form progam kegiatan YNF

(58)

Nama fungsi 15 Fungsi persetujuan progam kegiatan YNF

a. Tidak mengisi data yang memiliki primery pada

form progam kegiatan YNF.

c. Pengguna mengisikan kembali form jurnal progam kegiatan YNF

disimpan”

16. Fungsi menampilkan laporan progam kegiatan YNF

Tabel 3.20 Fungsi menampilkan laporan progam kegiatan YNF

Nama fungsi 17. Fungsi menampilkan laporan progam kegiatan YNF Prioritas High

Pemicu Pencatatan data progam kegiatan YNF berhasil disimpan Kondisi Awal Data progam kegiatan YNF berhasil disimpan kedalam

sistem

Alur Normal 1. Direktur Memilih Halaman laporan 2. Direktur Memilih Laporan Kegiatan

3. Aplikasi mengambil data dari tabel kegiatan dan menyusun pada form halaman laporan yang sudah disediakan

4. Aplikasi menampilkan form laporan Kegiatan dalam tabel dan sudah diberi kop surat dan form tanda tangan

5. Direktur menekan tombol cetak Alur Alternatif -

(59)

17. Fungsi menampilkan laporan arus kas YNF

Tabel 3.21 Fungsi menampilkan arus kas YNF Nama fungsi 17. Fungsi menampilkan laporan arus kas Prioritas High

Pemicu Pencatatan data pemasukan kas dan pengeluaran kas berhasil disimpan.

Kondisi Awal Data Pemasukan dan Pengeluaran kas disimpan kedalam sistem.

Alur Normal 1. Direktur Memilih Halaman laporan

2. Direktur Memilih Laporan Arus Kas dan periode yang diinginkan

3. Aplikasi mengambil data dari tabel peamsukan kas, pengeluaran kas, jurnal penyesuaian dan saldo awal 4. Aplikasi menampilkan form laporan Arus Kas bedasarkan

format use case dengan standar nasional

5. Aplikasi melakukan perhitungan dengan cara menjumlahkan kas masuk dan kas keluar, menjumlah dengan penyesuaian apabila kredit akan mengurangi kas masuk atau keluar dan sebaliknya apabila debit akan menambah kas masuk atau keluar

6. Aplikasi menjumlahkan saldo awal dengan kas bersih yang tersisa sehingga muncul saldo akhir

7. Aplikasi menampilkan laporan arus kas sesuai format yang diatur dan diberi kop surat serta form tanda tangan 8. Direktur menekan tombol cetak

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Sistem menampilkan data laporan Arus Kas Pengecualian -

(60)

3.5 Model Pengembangan 3.5.1 Arsitektur Sisten

Arsitektur sistem merupakan istilah untuk menyatakan bagaimana

mendefinsikan komponen-komponen yang lebih spesifik secara terstruktur. Tujuan

dari arsitektur sistem tidak lain adalah untuk menggambarkan dasar dari suatu sistem

komputer dan sebagai rancangan arsitektur kebutuhan sistem yang akan dibangun.

Alur sistem didalamnya menjelaskan kebutuhan input dan output sistem, seperti

Gambar 3.4.

3.5.2 Input-Process-Output (IPO) Diagram

Input-Process-Output diagram digunakan untuk menggambarkan rancangan kebutuhan aplikasi pemasukan dan pengeluaran kas yang akan dibangun dengan mengetahui input yang dibutuhkan, dan kemudian diolah hingga menghasilkan output yang dibutuhkan dan terkait pemasukan dan

(61)

Bagian Keuangan

Komputer Aplikasi Pengelolaan Dana

Laporan Pemasukan Kas

Laporan Pengeluaran Kas

Pemilik Yayasan Direktur Donatur

SMS

Laporan Arus Kas Laporan Kegiatan

Awan (Cloud)

Gambar 3.4 Arsitektur Sistem

(62)

Input-Process-Output Diagram (IPO)

(63)

IPO diagram gambar 3.5 di atas berguna untuk menggambarkan garis besar yang meliputi input, process, output dalam aplikasi pengelolaan dana pada Yayasan Nida’ul Fitrah (YNF).

1. Input

Pada aplikasi pemasukan dan pengeluaran kas ini terdapat masukan (input) yang berasal dari data master maupun transaksi, diantaranya:

a. Data Donatur

Data donatur yang dimasukkan adalah nama donatur, alamat, nomor hp, tipe donatur, jumlah donasi, username dan password. b. Data Dana Donatur

Data dana donatur yang dimasukkan adalah id_pemasukan, no_jurnal, tgl_jurnal, keterangan, no_bukti, no_rekening, jumlah, id_donatur

c. Data Biaya Peralatan Kerja Yayasan

Data biaya peralatan kerja yayasan yang dimasukkan adalah id_pengeluaran, no_jurnal, tgl_jurnal, keterangan, no_bukti, no_rekening, jumlah

d. Data Biaya Listrik, Air, dan Fasilitas Internet Yayasan.

(64)

e. Nomor perkiraan

Nomor perkiraan adalah nomor induk atau rekening dari setiap data keseluruhan baik pemasukan maupun pengeluaran kas pada aplikasi. f. Data Periode

Data periode yang dimasukkan adalah tanggal pada saat pemasukan dan pengeluaran kas dilaksanakan.

g. Nama perkiraaan

Nama perkiraan adalah nama golongan atau rekening dari nomor induk, apakah nomor ini termasuk kedalam bagian pemasukan atau pengeluaran kas.

2. Process

Berdasarkan data dari masukan di atas, kemudian data tersebut akan diolah dalam sebuah proses yang nantinya akan menghasilkan keluaran (output) yang dibutuhkan. Proses pada aplikasi pemasukan dan pengeluaran kas ini adalah:

a. Penerimaan Kas Yayasan

(65)

dengan tabel rekening dan tabel donatur, apabila bagian keuangan memilih nama donatur pada saat melakukan proses penerimaan kas, maka aplikasi akan mengirim pesan SMS ucapan terimakasih secara otomatis kepada donatur yang dipilih oleh bagian keuangan.

b. Validasi Biaya

Proses validasi biaya adalah data pengeluaran progam kegiatan dakwah, sosial dan pendidikan YNF yang diajukan oleh bagian keuangan kepada direktur, apabila direktur memberikan perbaikan maka akan dikembalikan kepada bagian keuangan untuk diperbaiki, apabila direktur memberikan persetujuan maka proses akan dilanjutkan dan menyimpan pada pengeluaran kas, dan mengurangi kas bersih yang tersedia.

c. Pengeluaran Kas Yayasan

(66)

d. Rekapitulasi Penerimaan dan Pengeluaran

Proses ini mendata seluruh transaksi pemasukan kas dan pengeluaran kas pada bulan ini, untuk dipindahkan kedalam bukubesar yang merupakan gabungan dari pemasukan dan pengeluaran kas dengan periode sebelumnya, dan pada rekapitulasi ini juga mengakumulasikan dengan jurnal penyesuaian yang dimasukkan oleh bagian keuangan.

3. Output

Berasal dari proses-proses yang dilakukan oleh aplikasi, akan menghasilkan sebuah keluaran berupa informasi dan laporan sebagai berikut:

a. Informasi Donatur

Merupakan laporan tentang informasi lengkap donatur seperti nama, alamat, nomor hp, tipe donatur, dan status pembayaran donatur, pada informasi ini dilakukan menyaringan sehingga menampilkan informasi donatur tetap yang sudah melakukan pembayaran dan muncul donatur tetap yang belum melakukan pembayaran dengan pemberitahuan warna kuning.

b. Bukti Penerimaan donasi

Bukti penerimaan transaksi penerimaan kas yang diberikan kepada donatur setelah donatur menyerahkan donasinya kepada yayasan. c. Dokumen Penerimaan Kas Yayasan

(67)

kategori,dan jumlah dana pemasukan yang disumbangkan. sesuai dengan masukan dari user.

d. Alert donasi

Merupakan informasi donatur tetap yang belum meyerahkan donasinya, sistem akan mengirim pesan sms secara otomatis untuk melakukan penagihan terhadap donatur yang belum menyerahkan donasinya.

e. Biaya Yayasan Tervalidasi

Pada laporan ini akan menampilkan permintaan anggaran kegiatan yang telah disetujui oleh direktur, sehingga proses akan melanjutkan kepada pengeluaran kas.

f. Dokumen Pengeluaran Kas Yayasan

Pada dokumen pengeluaran kas yayasan akan menampilkan informasi mengenai nama pengeluaran, tanggal pengeluaran, kategori,dan jumlah dana pengeluaran yang digunakan. sesuai dengan masukan dari user.

g. Laporan kegiatan YNF

Laporan ini akan menampilkan progam kegiatan YNF yang telah dilaksanakan sehingga donatur dapat melihat progam YNF yang telah terlaksana.

h. Laporan Donatur yang belum meyerahkan donasi

(68)

i. Laporan arus kas per-periode

Laporan kas akan menampilkan arus kas setiap periode yang diinginkan baik dalam bulanan maupun tahunan, laporan akan menampilkan jumlah pemasukan kas, pengeluaran kas, penyesuaian, saldo awal dan saldo akhir

j. Laporan Persediaan Anggaran Kegiatan

Laporan ini hasil dari pembagian dari pemasukan kas yang sudah dikurangi dengan biaya operasional dan peralatan serta gaji karyawan sehingga menghasilkan kas bersih, dari kas bersih ini akan dibagi menjadi 3 kelompok progam YNF yaitu dakwah 40%, sosial 30%, dan pendidikan 30%, pada tabel ini akan menmapilkan berapa anggaran yang tersedia untuk masing progam, dan berapa jumlah yang telah dipakai serta berapa sisa anggaran yang dapat digunakan untuk melaksakan progam kegiatan dari setiap masing-masing kelompok progam.

3.6 Perancangan Sistem

Tahap perancangan merupakan tahap yang lebih terfokus pada atribut-atribut perangkat lunak. Tahap ini menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak sebelum tahap implementasi. Perancangan yang dibuat akan menguraikan proses bisnis, diagram, layout, dan dokumentasi lainnya. Desain perancangan yang akan dibuat dimulai dari system flow, diagram jenjang, context

diagram, yang di buat menggunakan tools Microsoft Visio, untuk perancangan data

(69)

dengan menggunakan tools Power Designer, dan untuk Design Interface juga menggunakan Microsoft Visio sebagai tools.

3.7 System Flow Aplikasi Pengelolaan Dana YNF

System flow adalah penggambaran aliran dokumen dalam sistem dan

merupakan proses kerja dalam sistem. System flow ini juga representasi aliran data lanjutan dari document flow. Jika document flow menggambarkan aliran data secara manual atau yang selama ini terjadi diorganisasi, maka system flow ini menggambarkan aliran data pada sistem yang nantinya akan dibangun untuk membantu proses dalam organisasi. Tentunya, transformasi aliran dokumen ini lebih efektif dalam menjalankan proses organisasi, sehingga proses tersebut bisa dikerjakan dengan cepat dan hasilnya akurat.

(70)

mendapatkan bantuan informasi untuk mengambil keputusan terkait dengan sisa anggaran yang tersedia dari akumulasi pemasukan dan pengeluaran kas. Dalam kegiatan dibagi menjadi tiga kelompok sesuai kebijakan yang berlaku yaitu: dakwah, sosial dan pendidikan. Donatur tetap akan mendapatkan sms notifikasi setelah dia melakukan pembayaran donasi, sedangkan donatur tetap yang tidak membayar akan mendapatkan sms pemberitahuan bahwa waktu pembayaran donasi telah lewat. Gambar dibawah akan menjelaskan lebih detail mengenai jalannya

(71)

System Flow Pengelolaan dana YNF

Direktur

Bagian Keuangan Sistem Pemilik Yayasan Donatur

P

Laporan Donatur yang belum meyerahkan

Sisa Ketersediaan Dana Per Program Kegiatan

Posting Jurnal Ke Buku Besar

Tetap yang belum membayar

Pembayaran Input Data Pembayaran

(72)

System Flow Pengelolaan dana YNF