CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
LAPORAN PROYEK AKHIR
Nama : YULITA WISUDA NINGRUM NIM : 09.39015.0006
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SURABAYA
iv
Penulisan laporan akhir ini bertujuan untuk mengetahui sistem administrasi dengan melakukan beberapa kegiatan yaitu Pengadaan Barang, Alur Surat Masuk, Nota Dinas, Surat Keluar pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) Cabang Tanjung Perak Divisi Sumber Daya Manusia dan Umum pada bagian Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga, sistem pengarsipan yang digunakan oleh divisi Sumber Daya Manusia dan Umum. Metode yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir adalah melalui metode observasi, studi literatur dan wawancara. Hasil yang diperoleh adalah bahwa sistem administrasi pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA dilakukan untuk membantu pengerjaan tugas-tugas yang bersifat administratif, penerapan sistem pengarsipan pada SDM dan Umum PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) Surabaya. Sistem yang digunakan adalah sistem subyek
Kata kunci : Pengadaan Barang, Alur Surat Masuk, Nota Dinas, Sistem
xi
2.1 Gambaran Umum PT PELABUHAN INDONESIA III
(PERSERO)... 6
2.1.1. Sejarah PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)………...……..… 6
2.1.2.Visi, Misi, dan Tujuan... 8
2.1.3. Filosofi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)... 9
2.2.1.Tugas dan Tanggung Jawab bagian Sumber Daya Manusia dan Umum Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga………...……….. 17
2.2.2.Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya dan Umum 17
2.2.3.Lokasi dan Tempat Kerja Praktek... 17
3.1.5.Administrasi Berorientasi Produktifitas... 25
xii
4.1. Prosedur Pengadaan Barang ATK PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA... 35
4.2. Alur Surat Masuk, Nota Dinas dan Surat Keluar... 41
4.3. Sistem Pengarsipan pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA... 46
4.3.1.Peralatan pengarsipan surat keluar pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO... 54
xiii
Halaman
xiv
Halaman
Gambar 2.1.4. Logo PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)... 10
Gambar 2.1.5.Struktur Organisasi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA ... 13
Gambar 2.2.3. Ruang Sub Dinas Tata Usaha ... 18
Gambar 3.1.7. Prosedur Surat Masuk ... 27
Gambar 4.1. Skema Pengadaan Barang ATK ... 36
Gambar 4.1. Nota Dinas ... 38
Gambar 4.1. Nota Dinas ... 40
Gambar 4.2. Skema Alur Surat Masuk ... 41
Gambar 4.2. Disposisi General Manager ... 43
Gambar 4.2. Skema Nota Dinas ... 43
Gambar 4.2. Skema Surat Keluar ... 45
Gambar 4.2. Ekspedisi Surat Keluar ... 46
Gambar 4.3. Arsip Dinamis Aktif ... 47
Gambar 4.3. Arsip Dinamis In-Aktif ... 48
Gambar 4.3. Skema Penyimpanan Arsip ... 49
Gambar 4.3. Arsip Penyimpanan Alphabet... 50
Gambar 4.3. Arsip Penyimpanan Geografis ... 51
Gambar 4.3. Arsip Penyimpanan Neumerik ... 52
Gambar 4.3. Arsip Penyimpanan Subyek ... 53
xv
Gambar 4.3.1. Kartu Dosir ... 55
Gambar 4.3.1. Rak Arsip... 56
Gambar 4.3.2. Pengarsipan Surat keluar dengan Ms. Excel ... 58
xvi
halaman
Lampiran 1 Biodata Penulis... 64
Lampiran 2 Kartu Bimbingan Kerja Praktek... 65
Lampiran 3 Acuan Kerja Praktek... 66
Lampiran 4 Log Harian dan Perubahan Acuan Kerja Praktek... 67
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, profesi sekretaris semakin dituntut kemampuannya untuk
dapat melakukan tugas secara profesional dengan memiliki penguasaan di bidang
kesekretariatan dan technology. Ruang lingkup sekretaris semakin luas, tidak
hanya menangani tugas rutin seperti surat menyurat, pengarsipan, mengatur
jadwal pimpinan, melainkan diharapkan dapat menerapkan ide, mengaplikasikan
berbagai kemampuan berbahasa dan teknologi bagi kemajuan perusahaan. Seperti
yang kita ketahui bersama, dalam suatu perusahaan yang berkembang dibutuhkan
adanya komputerisasi di berbagai bidang. Untuk itulah seorang sekretaris di
zaman global sekarang mutlak memiliki skill di bidang technology.
Dengan perkembangan jaman, sistem administrasi menjadi kebutuhan
khusus yang sangat dibutuhkan dan harus dipenuhi oleh setiap perusahaan sistem
yang terkointergrasi dengan sistem komputer yang baik dalam membantu
kelancaran pelaksanaan tugas manajemen, khususnya dalam menyediakan,
mengelola dan mengamankan surat atau kearsipan, baik intern ataupun ekstern
Perusahaan yang meliputi antara lain tata tulisan dinas, tata naskah, tata kearsipan,
tata kesekretariatan.
Pada kenyataannya fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap
sebagai sesuatu yang mudah, yang secara otomatis dapat dilakukan oleh semua
orang. Sehingga seringkali keberadaannya tidak dikelola dengan perencanaan
yang baik. Sehingga dengan adanya anggapan tersebut aktivitas sebuah
perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu.
Arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen yang tidak konsisten
menyebabakan penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak hal
buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Dengan
demikian dibutuhkan Manajemen Sistem Administrasi untuk mengembangkan
Sistem Administrasi dalam suatu organisasi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan yang dibahas yaitu :
a. Bagaimana prosedur pengadaan barang PT PELABUHAN INDONESIA
III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA?
b. Bagaimana alur surat masuk, nota dinas, surat keluar PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SURABAYA?
c. Bagaimana sistem pengarsipan surat keluar pada PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SURABAYA:
a) Sistem pengarsipan secara manual ?
b) Sistem pengarsipan secara komputerisasi?
1.3. Batasan Masalah
Pembahasan terhadap rumusan masalah pada divisi Sumber Daya Manusia
dan Umum pada bagian Sub Dinas Tata Usaha dan rumah Tangga
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
a. Melakukan pengadaan barang yang tersistematis pada PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
b. Sistem Administrasi dpada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA adalah dengan melakukan
penanganan surat masuk yang ditujukan pada general manager, nota dinas,
penomoran surat keluar.
c. Melakukan pengarsipan surat keluar secara manual dan komputerisasi pada
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG
PERAK SURABAYA.
1.4. Tujuan
1.4.1. Tujuan Umum
Penulisan laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk menerapkan ilmu
pengetahuan, bersosialisasi, disiplin, tanggung jawab.
1.4.2. Tujuan Khusus
a. Memberikan gambaran mengenai alur proses Administrasi pada
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG
PERAK SURABAYA yang mencakup pada penanganan surat masuk, nota
dinas, surat keluar.
b. Memberikan gambaran mengenai prosedur pengadaan barang yang telah
tersistematis.
c. Menjelaskan mengenai pengarsipan secara komputeris dengan
menggunakan Ms. Excel yang digunakan PT PELABUHAN INDONESIA
1.5. Manfaat
1.5.1. Bagi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
Selama menjalani proyek akhir dibagian Sumber Daya Manusia dan
Umum pada bagian Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga, penulis
memberikan manfaat berupa bantuan tenaga dalam menjalankan kegiatan
administrasi secara umum, misalnya nota dinas, surat masuk eksternal, surat
keluar, penomoran surat, pengarsipan dan telephone manners.
1.5.2. Bagi STIKOM SURABAYA
Pada prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekertariatan penulis
memberikan kontribusi berupa penulisan buku Referensi, sumber wawasan dan
pengetahuan yang berguna sebagai bentuk tanggung jawab dari hasil pelaksanaan
proyek akhir yang penulis lakukan. Buku laporan ini dapat bermanfaat sebagai
bahan referensi mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
berikutnya demi terlaksananya program proyek akhir yang lebih baik.
1.6. Sistematika Penulisan
Pengorganisasian dalam penulisan proyek akhir ini terdiri dari Bab dimana
masing-masing terdiri dari sub bab. Dalam penulisan laporan proyek akhir
ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab
yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan dalam penyusunan
laporan proyek akhir ini.
Adapun sistematika dalam penulisan laporan proyek akhir ini adalah sebagai
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan dalam
penulisan proyek akhir yang dikemukakan oleh Penulis, perumusan
masalah, pembatasan masalah, tujuan , manfaat, dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini Penulis membahas mengenai tempat dilakukannya proyek
akhir yang terdiri dari sejarah institusi, visi dan misi perusahaan, logo
perusahaan, struktur organisasi, gambaran umum tempat proyek akhir yaitu
Sumber Daya Manusia dan Umum PT PELABUHAN INDONESIA III
(PERSERO) Cabang Tanjung Perak.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan langsung dengan
hal yang dikerjakan pada bagian Sumber Daya Manusia dan Umum Teori
penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam proyek akhir tersebut.
BAB IV HASIL dan PEMBAHASAN
Bab ini adalah bagian terakhir dari laporan proyek akhir yang membahas
tentang hasil dari kegiatan yang dilaksanakan di tempat proyek akhir pada
bagian Sumber Daya Manusia dan Umum PT PELABUHAN
INDONESIAIII (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA.
BAB V KESIMPULAN dan SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari kegiatan yang dilakukan selama
melaksanakan kegiatan proyek akhir dan solusi agar dapat dikembangkan
dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca
BAB II
GAMBARAN UMUM
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
2.1 Gambaran Umum PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) 2.2.1. Sejarah PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
Tanjung Perak merupakan salah satu gerbang Indonesia, yang berfungsi
sebagai kolektor dan distributor barang dari dan ke kawasan Timur Indonesia,
termasuk provinsi Jawa Timur karena letaknya yang strategis dan didukung oleh
hinterland yang potensial maka pelabuhan Tanjung Perak juga merupakan Pusat
Pelayaran Intensulair kawasan Timur Indonesia
Dahulu kapal-kapal samudra membongkar dan memuat barang-barangnya
diselat Madura untuk kemudian dengn tongkak dan perahu-perahu di bawa ke
Jembatan Merah (pelabuhan pertama waktu itu) yang berada di jantung kota
Surabaya melalui sungai Kalimas. Karena perkembangan lalu lintas perdagangan
dan peningkatan arus barang serta bertambahnya arus transportasi maka fasilitas
dermaga di Jembatan Merah itu akhirnya tidak mencukupi. Kemudia pada tahun
1875 Ir. W. De Jongth menyusun rencana pembangunan Pelabuhan Tanjung Perak
agar dapat memberikan pelayanan kapal-kapal samudera membongkar dan
memuat secara langsung tanpa melalui tongkang-tongkang dan perahu-perahu,
akan tetapi rencana ini kemudian ditolak karena biayanya sangat tinggi. Selama
abad 19 tidak ada pembangunan faslitas pelabuhan, padahal lalu lintas angkutan
barang ke jembatan Merah terus meningkat. Sementara rencana pembangunan
Pada sepuluh tahun pertama abad ke-20 InW. B. Van Goor membuat
rencana yang lebih realistik yang menekankan suatu keharusan bagi kapal-kapal
samudra untuk merapatkan kapalnya pada kade/ tambatan. Dua orang ahli di
datangkan dari Belanda yaitu Prof. DR. Kraus dan GJ. De Jong untuk
memberikan suatu saran mengenai rencana pembangunan pelabuhan Tanjung
Perak.
Setelah tahun 1910, pembangunan fisik Pelabuhan Tanjung Perak dimulai
dan selama dilaksanakan pembangunan ternyata banyak sekali permintaan untuk
menggunakan kade/ tambatan yang belum seluruhnya selesai.
Dengan selesainya pembangunan kade/ tambatan kapal-kapal samudra
dapat bongkar muat di pelabuhan. Pelabuhan Kalimas selanjutnya berfungsi untuk
melayani angkutan tradisional dan kapal-kapal layer sementara itu pelabuhan yang
terletak pada Jembatan Merah secara perlahan mulai ditinggalkan.
Sejak saat itulah, Pelabuhan Tanjung Perak telah memberikan kontribusi
yang cukup besar bagi perkembangan ekonomi dan memiliki peran penting , tidak
hanya bagi penigkatan lalu lintas perdagangan di Jawa Timur tetapi juga bagi
seluruh kawasan Timur Indonesia.
Untuk mendukung peranan itu pada tahun 1983 telah diselesaikan
pembangunan terminal antar pulau yang kemudian diberi nama Terminal Mirah,
untuk keperluan pelayanan penumpang kapal laut antar pulau juga di bangun
terminal penumpang yang terletak di kawasan Jamrud bagian utara.
Berdampingan dengan terminal penumpang antar pulau dbangun pula
terminal ferry untuk pelayanan penumpang Surabaya- Madura yang beroperasi 24
Seiring dengan berjalannya waktu, Pelabuhan Tanjung Perak telah
membuktikan peranan strategisnya sebagai pintu gerbang laut nasional( Gateway
port). Untuk itu dipersiapkanlah pembangunan terminal petikemas bertaraf
internasional yang pelaksanaan fisiknya dapat diselesaikan pada tahun 1992.
Terminal petikemas pada saat ini dikenal dengan nama Terminal
Petikemas Surabaya. Dengan berbagai fasilitas tersebut Pelabuhan Tanjung Perak
terus bergerak mendorong pertumbuhan kota Surabaya dan sekitarnya.
2.2.2. Visi, Misi, dan Tujuan VISI
―Menjadi pelaku penyediaan jasa kepelabuhanan yang prima, berkomitmen dan
memacu integrasi logistik nasional.‖
MISI
a. Menjamin penyediaan jasa pelayanan prima melampaui standart yang berlaku
secara kosisten
b. Memacu kesinambungan daya saing industri nasional melalui biaya logistik
yang kompetitif
c. Memenuhi harapan semua stake holders melalui prinsip kesetaraan dan taat
kelola perusahaan yang baik( Good Corporate Governance)
d. Menjadikan Sumber Daya Manusia yang kompeten, berkinerja, handal dan
berbudi pekerti luhur
e. Mendukung perolehan devisa Negara dengan memperlancar arus
TUJUAN
Melakukan usaha di bidang penyelenggara dan pengusahaan jasa
kepelabuhanan serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang di miliki
perseroan untuk menghasilkan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat
untuk megejar keuntungan guna meningkatkan nilai perseroan dengan
menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas
2.2.3. Filosofi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
Pelabuhan Tanjung Perak memainkan peranan yang sangat signifikan
mendorong pertumbuhan ekonomi nasional maupun Jawa Timur dan kawasan
Indonesia Timur. Kendati terjadi krisis global tahun 2008, pertumbuhan ekonomi
nasional merangkak naik secara perlahan. Perkembangan situasi ekonomi yang
kian kondusif harus diantisipasi oleh manajemen PT PELABUHAN
INDONESIAIII (PERSERO) Cabang tanjung Perak dengan mnyediakan
prasarana dan sarana untuk memperlancar kegiatan bongkar muat di pelabuhan.
Sebagai salah satu mata rantai sistem transportasi nasional, pelabuhan
selalu mengutamakan aspek pelayanan kepada pengguna jasa, karena pelayanan
dan kepuasan merupakan kata kunci seluruh aktifitas perusahaan. Sebab hal itu
harus menjadi budaya dan etika setiap elemen perusahaan dalam menjalankan
tugasnya.
Pelabuhan Tanjung Perak sebagai Pelabuhan Utama di lingkungan
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) oleh General Manajer yang di
tunjuk Direksi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) sebagai
2.2.4. Logo PT PELABUHAN INDONESIAIII (PERSERO)
Gambar 2.1.4 Logo PT PELABUHAN INDONESIAIII (PERSERO)
2.2.5. Struktur Organisasi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) Tanjung Perak merupakan salah satu gerbang Indonesia, yang berfungsi
sebagai kolektor dan distributor barang dari dan ke kawasan Timur Indonesia,
termasuk provinsi Jawa Timur karena letaknya yang strategis dan didukung oleh
hinterland yang potensial maka pelabuhan Tanjung Perak juga merupakan Pusat
Pelayaran Intensulair kawasan Timur Indonesia
General Manajer PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA sendiri di bantu oleh Deputy
General Manajer PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG
TANJUNG PERAK SURABAYA
Pada stuktur organisasinya PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA terbagi atas beberapa departemen,
dimana dari masing-masing departemen akan bertanggung jawab terhadap
spesifikasi perkerjaan tertentu, departemen tersebut meliputi :
a. Manager Pelayanan Kapal
b) Asman Komersial
c) Asman Pemandu dan Telekomunikasi
d) Asman Pelayanan Tambat
b. Manajer Terminal Jamrud
a) Asman Perancangan Terminal Jamrud
b) Asman Operasi Jamrud Utara
c) Asman Operasi Jamrud Selatan
d) Asman Operasi Terminal Penumpang dan Ro-ro
c. Manajer Terminal Nilam
a) Asman Operasi Terminal Serbaguna
b) Asman Operasi Konvensioal
d. Manajer Terminal Mirah
a) Asman Perencanaan Terminal Mirah
b) Asman Operasi Mirah
e. Manajer Terminal Kalimas
a) Asman Operasi Pelayaran Lokal
b) Asman Pelayaran Rakyat
f. Manajer Pengamanan
a) Kepala Satuan Pengamanan di Dalam Terminal
b) Kepala Satuan Pengamanan di Luar Terminal
g. Manajer Aneka Usaha dan Properti
a) Asman Aneka Usaha
b) Asman Properti
h. Manajer Teknik
a) Asman Perancangan dan Administrasi Teknik
b) Asman Pemeliharaan Fasilitas
c) Asman Peralatan dan Instalasi
i. Manajer Keuangan
a) Asman Akutansi Manajemen
b) Asman Akutansi Keuangan
c) Asman Tresuri
d) Asman Billing dan KBL
j. Manajer SDM dan Umum
a) Asman Perencanaan dan Pengembangan SDM
b) Asman Kesejahteraan dan Kinerja SDM
c) Asman Tata Usaha dan Rumah Tangga
d) Asman Hukum dan Humas
k. Manajer Sistem Manajemen dan Informasi
a) Asman Aplikasi dan Penyajian Data
b) Asman Perangkat Keras dan Jaringan
c) Asman Sistem Manajemen
l. Manajer Pengadaan Barang dan Jasa
a) Asman Perencanaan dan Administrasi PBJ
Adapun struktur organisasi di PT PELABUHAN INDONESIAIII (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA sebagai
berikut:
2.2.6. Fasilitas PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
Pelabuhan Tanjung Perak memiliki terminal:
a. Terminal Jamrud
tidak mengalami penurunan. Padahal sejak tahun 2008, krisis keuangan melanda
dunia. Pada tahun 2008 arus kapal tercatat 15.399 unit atau GT 62.008.460 terdiri
dari arus kapal luar negri sebanyak 2.346 unit atau 28.061.362 dan kapal dalam
negri 13.053 unit atau GT 33.047.098 Sampai Oktober 2009 arus kapal sudah
mencapai 12.333 atau GT 51.735.475 terdiri dari kapal luar negri yang sudah
mencapai 1.961 unit atau GT 24.216.332 dan kapal dalam negri 10.372 unit atau
GT 27.519.143.
Arus kapal penumpang lewat pelabuhan Tanjung perak 2008 sebanyak
1.446 unit atau GT 10.911.464 Sampai Oktober 2009 sebanyak 1.117 unit atau
8.159.012.
Sebanyak enam perusahaan pelayaran melayani angkutan penumpang.
Tercatat 18 armada kapal PT PELNI melayani pelabuhan Tanjung Perak, antara
lain Km Ngapulu, Km Tidar, Km Dobonsolo, Km Lambelu, Km Gunung Dempo,
Km Kalimatu, Km Binaiya, Km Tatamailau, Km Lawit, Km Awu, Km
Tilongkabila, Km Lauser dan km Bukit Raya.
Pada Tahun 2010, manajemen PT PELABUHAN
INDONESIAIII(PERSERO) merencanakan merenovasi terinal penumpang di
Terminal Jamrud. Kondisi terminal penumpang saat ini dirasakan sempit karena
arus penumpang yag meningkat secara signifikan. Sesuai misi perusahaan,
manajemen ingin memberikan pelayanan yang manusiawi kepada calon
penumpang kapal Pelni. Pada sisi lain, pelabuhan Tanjung Perak sedng gencar
2.3. Gambaran Umum bagian Sumber Daya Manusia dan Umum Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga
Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum Sub Dinas Tata Usaha dan
Rumah Tangga merupakan salah satu bagian yang terpenting di PT
PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SURABAYA. Karena tugas Sumber Daya Manusia dan Umum pada bagian Sub
Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga merupakan berhubungan dengan
administrasi perkantoran pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA.
Sebagai salah satu divisi penting dalam PT PELABUHAN INDONESIA
III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA pada bagian Sub
Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga mempunyai tugas untuk pengelolaan surat,
arsip, pengelolaan gedung, melayani kegiatan protokoler, dengan latar belakang
itulah maka di bentuklah Sumber Daya Manusia dan Umum pada bagian Sub
Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga
Dalam melaksanakan tugas yaitu Sistem Administrasi yang dikerjakan
oleh SDM dan Umum pada bagian Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga
Berikut ini merupakan bentuk-bentuk kegiatan Sumber Daya Manusia dan Umum
pada bagian Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga :
1. Pengelolaan ATK dan barang cetakan. Pengelolaan ATK dan barang cetakan.
2. Mengelola kendaraan dinas.
2.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab bagian Sumber Daya Manusia dan Umum Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga
a. Mengelola surat-menyurat keluar dan masuk cabang
b. Mengelola arsip
c. Mengelola gedung kantor, perlengkapan dan kebersihannya.
d. Mengelola ruangan, konsumsi rapat & acara dinas.
e. Mengurus SPPD dan promosi.
2.3.2. Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya dan Umum 1. MANAGER SDM dan UMUM
Moch. Khusnul Jakin, ST (3.611002699)
2. Asman Perencanaan dan Pengembangan SDM
Josep Wisnu Broto, SH (3.710503450)
3. Asman Kesejahteraan dan Kinerja SDM
Dra. Hayati (3.631003223)
4. Asman Tata Usaha dan Rumah Tangga
Sugeng Ariyono, SH (3.570102287)
5. Asman Hukum Humas
Herribertus Haryance Paembonan (3.730403669)
2.3.3. Lokasi dan Tempat Kerja Praktek
Lokasi Proyek Akhir yang dilakukan oleh Penulis adalah pada bagian
Sumber Daya Manusia dan Umum yang berada di :
a. Lantai II PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG
b. Tempat Penulis melakukan kegiatan Proyek Akhir berada di ruang yang
nyaman, tenang, dan sejuk. Selain itu disediakan juga berbagai fasilitas
diantaranya komputer untuk staff Tata Usaha, serta printer dan telepon.
BAB III LANDASAN TEORI
Menyelesaikan tugas–tugas pada Divisi Sunber Daya Manusia Sub Dinas
Tata Usaha dan Rumah Tangga PT PELABUHAN INDONESIAIII (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA, secara ilmiah landasan teori yang
digunakan sebagai acuan yang dapat mendasari kebenaran dari setiap tindakan
yang dilaksanakan dalam kegiatan Proyek Akhir agar dapat
dipertanggungjawabkan adalah sebagai berikut :
3.1. Sistem Administrasi 3.1.1. Pengertian
Ilmu Administrasi yang membahas secara teorisis proses pengendalian
kerja sama sejumlah manusia didalam sebuah organisasi tidak memberi makna
yang banyak jika tidak diwujudkan secara secara nyata dalam praktik. Oleh karna
itu para praktisi lebih mengandungi mewujudkannya dalam praktik dengan
cenderung menyebutnya‖ Administrasi‖ tanpa perkataan ilmu didepannya.
Administrasi memiliki beberapa pengertian, diantaranya :
―Serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu yang pada dasarnya semua mengandung
unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang
melakukan kerja sama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
(Gie dalam Amsyah, 1996 )
―Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerja sama untuk
―Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha
-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama.‖(Newman
dalam Darmanto, 2008).
Administrasi seperti telah banyak disebutkan dalam uraian terdahulu adalah
rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara
keseluruhan atau terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian
Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem
kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung efektif dan efisien dalam
mewujudkan tujuan bersama.
3.1.2. Filsafat Administrasi
Dalam uraian-uraian terdahulu sudah dikemukakan bahwa ilmu
administrasi sebagai bagian Ilmu Sosial obyeknya adalah manusia dan segalanya
sesuatu yng dipengaruhi manusia. Obyeknya itu dipelajari dengan kemampuan
berpikir, disamping mungkin pula diungakapkan dengan cara lain, diantaranya
dengan melakukan penelitian, baik melalui penelitian kualitatif maupun kuantatif.
Perhatian yang besar tehadap administrasi seperti telah diketengahkan dalam
uraian-uraian tedahulu yang terjadi berlangsung dan berkembang di lingkungan
masyarakat maju dan modern. Kondisi itu mengisyaratkan bahwa pemikiran
secara filosofis mengenai administrasi secara intensif terdapat masyarakat maju
Terdapat tiga landasan sebagai hasil perenungan filosofis yang banyak
mempengaruhi administrasi dalam kehidupan masyarakat maju dan modern.
Ketiga landasan tersebut adalah:
a. Menempatkan manusia sebagai pelaksana tugas dan memikul tanggung
jawab. Landsan ini cenderung pada langkah operasional bahwa administrasi
harusdiisi dengan proses mengaktifkan setiap orang didalam organisasi
didalam melaksanakan tugas-tugas pokok secara bertanggung jawab. Setiap
orang didalam organisasinya harus mengetahui secara tepat dan selalu aktif
dalam melaksanakan tugas pokoknya, baik dalam mewujudkan fungsi primer
maupun fungsi sekunder.
b. Menempatkan manusia sebagai makhluk yang paling senang menolong dan
perlu ditolong , sehingga mementingkan kerja sama di antara sejumlah orang
didalam suatu organisasi . Seluruh fungsi primer dan sekunder dalam
administrasi hanya akan terwujud secara efektif dan efisien melalui kerja
yang harmonis.
c. Manusia ditempatkan sebagai penghasil sesuatu, sehingga menekankan
pada produktifitas dalam mewujudkan tujuan setiap anggota organisasi harus
produktif tanpa mempersoalkan dikerjakan sendiri atau melalui kerja sama.
3.1.3. Fungsi Administrasi
Administrasi sebagai Ilmu Terapan dengan didasari konsep-konsep yang
bersifatteoristis, selanjutnya merumuskan konsep-konsep operasional mengenai
pengendalian kerja sama sejumlah orang untuk mencapai tujuan bersama.
unsur masing-masing didalamnya. Kedua fungsi tersebut dengan unsur-unsurnya
adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Primer Administrasi
Fungsi primer dimaksutkan adalah langkah-langkah utama dan penting
dalam melakukan pengendalian kerja sama sejumlah orang guna mencapai tujuan
tertentu. Fungsi Primer disebut juga fungsi manajemen administrasi karena
unsur-unsurnya sama dengan yang terdapat dalam kegiatan manajemen. Unsur-Unsur
didalam fungsi ini terdiri dari:
a) Perencanaan (Planning)
b) Pengorganisasian (Organizing)
c) Pengarahan (Commanding)
d) Koordinasi (Coordination)
e) Kontrol (Control)
f) Komunikasi (Communication)
Sebagai primer ini sebagai suatu sistem dengan unsur-unsurnya sebagai
subsistem, dalam berinteraksi ibarat sebuah rantai. Peranannya dalam
mengendalikan kerja sama sejumlah orang untuk mencapai suatu tujuan. Jika lima
unsur tersebut telah dilaksanakan secara efektif dan efisien namun salah satu
unsur masih lemah maka sulit dihindari terjadinya kendala atau gangguan.
Keenam unsur tesebut saling berkaitan dan saling menunjang sehingga merupakan
2. Fungsi Sekunder Administrasi.
Fungsi sekunder yang dimaksutkan adalah langkah-langkah atau
kegiatan-kegiatan penunjang dalam melakukan pengendalian kerja sama sejumlah orang
untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsurnya dikategorikan sebagai bagian
dari fungsi sekunder administrasi karena kegiatannya bersifat teknik operasional
yang tidak memerlukan kualitas pemikiran yang tinggi. Unsur-unsur dalam fungsi
sekunder administrasi sebagai proses pengendalian kerja sama sejumlah orang,
pelaksanaannya tidak memerlukan inisiatif dan kreatifitas yang tinggi karna harus
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Unsur-unsur yang termasuk dalam fungsi sekunder tersebut terdiri dari:
a. Tata Usaha
b. Keuangan
c. Personalia
d. Logistik (Perbekalan)
e. Hubungan Masyarakat
Dalam fungsi sekunder ini memberikan warna yang jelas bagi Ilmu Administrasi
sebagai ilmu terapan karena uraian-uraiannya secara teoristis menyentuh kegiatan
manusia yang harus dapat diterapkan dalam kerja sama yang disebut organisasi.
3.1.4. Proses Administrasi
Administrasi adalah kegiatan manusia yang diselenggarakan untuk
mengendalikan kebersamaannya dalam mewujudkan tujuan bersama. Dengan
secara sadar tujuan. Bertolak dari uraian-uraian, berikut ini akan diketengahkan
beberapa pokok bahasan:
1 Perilaku Administrasi
Perilaku Administrasi pada dasarnya bersumber pada kemampuan dan cara
administrator dalam mengambil keputusan. Selanjutnya akan terlihat dan dapat
diamati dalam cara mewujudkannya terutama melalui unsur-unsur yang terdapat
didalam fungsi primer administrasi. Perilaku Administrasi itu tidak dapat
dilepaskankaitannya dengan etika, terlihat sebagai berikut:
a. Perilaku dalam menyusun perencanaan.
b. Perilaku dalam melaksanakan pengorganisasian
c. Perilaku dalam memberikan pengarahan atau bimbingan
d. Perilaku dalam melaksanakan koordinasi
e. Perilaku dalam mewujudkan komunikasi
f. Perilaku dalam melaksanaka kontrol
2 Partisipasi Personel dalam Perilaku Administrasi
Setiap Administrator harus menyadari bahwa dirinya sendiri tanpa
personel di lingkungan organisasinya. Partisipasi personel yang berhasil pada
tahap awal harus diukur dari kemampuannya untuk menghasilkan
keputusan-keputusan yang berkualitas dalam perilaku administrasi. Sehubungan dengan itu
terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi. Faktor-faktor yang dimaksut
adalah:
a. Kesadaran akan identitas organisasi
b. Kesadaran akan identitas diri
d. Kesadaran pada kebersamaan
e. Kesadaran akan peranan.
3.1.5. Administrasi Berorientasi Produktifitas
Produktifitas yang digambarkan melalui tingkat keberhasilan dalam
mencapai tujuan organisasi kerja, diantaranya dapat diperhitungkan secara eksak
terutama apabila dapat dinilai secara dengan uang. Hasil seperti itu mungkin
bersifat material dan mungkin pula non material. Sedangkan hasil yang tidak
dapat dihitung secara eksak selalu bersifat nonmaterial.
3.1.6. Pengadaan Barang
Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa
yang dibiayai perusahaan, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh
penyedia barang/jasa prosedur surat masuk dan keluar. Penyediaan barang atau
jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya
menyediakan barang/layanan jasa. Tata cara pengadaan barang atau jasa ini adalah
sebagai tindak lanjut dari sebuah peraturan yang telah ditetapkan pada setiap
perusahaan dan memberikan suatu acuan yang lebih bersifat operasional dan
lengkap dengan format dan contoh-contoh dokumen. Dengan memiliki tujuan:
a. Meningkatkan efisiensi
b. Mendukung penciptaan nilai di perusahaan
c. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan
d. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.
Pengadaan barang atau jasa menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Efisien dalam arti pengadaan barang atau jasa harus diusahakan
menggunakan dana dan sumber daya terbatas untuk mencapai sasaran yang
ditetapkan.
b. Efektif dalam arti pengadaan barang atau jasa harus sesuai dengan kebutuhan
yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat bagi perusahaan sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan.
c. Adil dan diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua
penyedia barang atau jasa dan tidak mengarah memberi keuntungan kepada
pihak tertentu
3.1.7. Prosedur Surat
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari
instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi lain maupunperorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108).
Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan
jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.
Gambar 3.1.7 Prosedur surat masuk
3.2. Arsip 3.2.1. Pengertian
Arsip memiliki beberapa pengertian, diantaranya adalah:
―Arsip adalah segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga
perlu disimpan‖ (Sparjati, 2000).
―Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat
ditemukan kembali‖ (Gie dalam Amsyah, 1996).
―Arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, dan
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan‖.
(Wiyasa dalam Amsyah, 1996).
3.2.2. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan menurut Amsyah (1996) adalah untuk menjamin
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan perusahaan atau organisasi.
3.2.3. Jenis-jenis Arsip
Bentuk arsip bisa berbagai macam, tidak hanya berupa lembaran kertas
dan tulisan. Menurut Amsyah (1996), arsip dapat dibedakan beberapa macam
tergantung pada segi peninjauannya, diantaranya:
a. Jenis arsip menurut Bentuk atau Wujud
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip ada bermacam-macam arsip,, misalnya
surat (surat perjanjian/kontrak, notulen rapat, laporan-laporan, dan lain– lain),
pita rekaman, microfilm, disket, flash disk, compact disk, dan lain-lain.
b. Jenis Arsip menurut Nilai atau kegunaannya
Menurut nilai atau kegunaannya, ada bermacam-macam arsip, misalnya arsip
yang mempunyai nilai informasi, nilai kegunaan administrasi, nilai kegunaan
hukum, nilai kegunaan sejarah, nilai kegunaan ilmiah, nilai keuangan, nilai
pendidikan, dan nilai-nilai lain.
c. Jenis Arsip menurut Sifat kepentingannya
Menurut jenis arsip ini, ada bermacam–macam arsip, yaitu arsip nonesensial,
arsip penting, arsip guna, dan arsip vital.
d. Jenis arsip menurut Fungsinya
Menurut jenis arsip ini, ada dua macam arsip, yaitu arsip dinamis (yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari), dan
arsip statis (yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari hari).
Menurut tempat/tingkat pengelolaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam,
yaitu arsip pusat dan arsip unit, jika kearsipan itu berkaitan dengan lembaga
pemerintah, maka ada arsip pusat dan arsip nasional daerah.
f. Jenis Arsip menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu
arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
g. Jenis arsip menurut Bentuk atau Wujud
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip ada bermacam-macam arsip,, misalnya
surat (surat perjanjian/kontrak, notulen rapat, laporan-laporan, dan lain– lain),
pita rekaman, microfilm, disket, flash disk, compact disk, dan lain-lain.
h. Jenis Arsip menurut Nilai atau kegunaannya
Menurut nilai atau kegunaannya, ada bermacam-macam arsip, misalnya arsip
yang mempunyai nilai informasi, nilai kegunaan administrasi, nilai kegunaan
hukum, nilai kegunaan sejarah, nilai kegunaan ilmiah, nilai keuangan, nilai
pendidikan, dan nilai-nilai lain.
i. Jenis Arsip menurut Sifat kepentingannya
Menurut jenis arsip ini, ada bermacam–macam arsip, yaitu arsip nonesensial,
arsip penting, arsip guna, dan arsip vital.
j. Jenis arsip menurut Fungsinya
Menurut jenis arsip ini, ada dua macam arsip, yaitu arsip dinamis (yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari), dan
arsip statis (yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari hari)
Menurut tempat/tingkat pengelolaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam,
yaitu arsip pusat dan arsip unit, jika kearsipan itu berkaitan dengan lembaga
pemerintah, maka ada arsip pusat dan arsip nasional daerah.
l. Jenis Arsip menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu
arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
3.2.4. Perlengkapan Pengarsipan
Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengarsip surat menurut Amsyah
(1996) yaitu :
a. Map, merupakan lipatan karton dengan helai–helai penutup pada ketiga
sisinya, biasanya perlengkapan ini digunakan untuk menyimpan arsip
sementara.
b. Snelhechter, yaitu map yang dilengkapai dengan penjepit arsip.
c. Briefordner, yaitu map tebal yang dilengkapi dengan penjepit logam yang
melengkung sehingga bisa memuat banyak arsip.
d. Folder merupakan lipatan karton untuk menyimpan arsip yang biasanya
dilengkapi dengan tab, berfungsi untuk menempatkan kode atau indeks yang
menunjukan isi folder.
e. Guide, yaitu lembaran yang berfungsi sebagai pembahas folder dan sekaligus
pedoman/petunjuk klasifikasi arsip di dalam laci arsip.
f. Lemari arsip, berfungsi sebagai tempat menyimpan deretan atau tumpukan map
g. Filing cabinet, atau laci arsip, yaitu tempat khusus menyimpan folder, kadang-
kadang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga sangat
memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip. Pada tiap laci biasanya
tersedia tempat untuk menaruh kode.
3.2.5. Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan menurut Amsyah (1996) adalah sistem yang
dipergunakan pada penayimpanan berkas dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan
sewaktu–waktu dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut
sewaktu waktu diperlukan. Sistem pengarsipan merupakan urat nadi dari suatu
perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau Organisasi yang baik dapat maju dan
berkembang karena sistem pengarsipannya teratur dan sistematis. Berikut ini
adalah sistem penyimpanan arsip yang sudah dipergunakan, yaitu :
1. Penyimpanan secara Alphabet atau Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau
diterima yang di dalammya termuat nama orang, nama organisasi nama
1) Kerugiannya yaitu :
a) Membutuhkan ketelitian jika tidak akan terjadi kesalahan yang
mengakibatkan kesalahan yang mengakibatkan surat hilang.
b) wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad
dari huruf A-Z.
2) Keuntungan menggunakan Alfabetis atau abjad adalah :
a) Mudah menggolongkan surat–surat menurut nama orang, perusahaan,
b) Penyimpanan dapat dilalukan dengan cepat tanpa menggunakan
indeks.
c) Tidak membutuhkan space (ruang) yang besar
d) Sederhana, mudah di mengerti setiap orang
e) Mudah diingat.
2. Penyimpanan menurut Nomor
Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan
nomor dari yang terkecil hingga yang terbesar. Keuntungan menggunakan sistem
nomor, yaitu:
a) Penyimpanan lebih teliti.
b) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
c) Tidak ada batasan angka
d) Lebih ringkas dalam penyimpanan
3. Penyimpanan secara Kronologis
Penyimpanan secara kronologis yaitu penyimpanan berkas atau surat
berdasarkan urutan tanggal yang tercantum dalam surat.
a. Keuntungan menggunakan kronologis yaitu bermanfaat dan mudah dalam
pencarian dokumen jika tanggal dokumen sudah diketahui.
b. Kerugianmya yatiu tidak cocok digunakan untuk semua jenis dokumen
hanya tertentu saja seperti surat–surat yang mengandung maslah masalah
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 (tiga) bulan, kurun waktu
3 (tiga) bulan. Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada:
Tanggal : 20 Maret 2012 – 19 Mei 2012
Tempat : Divisi Sumber Daya Manusia dan Umum Sub Dinas Tata Usaha
dan Rumah Tangga bagian Tata Usaha PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SURABAYA
Peserta : Yulita Wisuda Ningrum
NIM : 09.39015.0006
Berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama proyek akhir
Tabel 4.1 Acuan Kerja Praktek
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SURABAYA
Sumber Daya Manusia dan Umum Sub Dinas
Tata Usaha dan rumah Tangga
Deputy General Manager
Pengadaan Barang Membuat jadwal pimpinan
Penomoran surat
Penganganan Surat Masuk dan disposisi Agenda surat Masuk dan Disposisi surat
Ekspedisi Surat
Metode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir adalah:
1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung
pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip sebagai pembantu pada bagian
kearsipan selama tiga (3) bulan.
2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat
memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan dan
penanganan surat.
3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca
literatur dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan.
4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan proses
bimbingan dari dosen pembimbing.
5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap
kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah
dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.
Dalam pelaksanaan proyek akhir yang dilakukan selama 8 jam perhari
dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan, mendapatkan tugas untuk membantu
Laporan ini akan mengulas tentang hasil dari Proyek Akhir yang
dilaksanakan pada bagian Tata Usaha, yaitu bagaimana sistem administrasi yang
dilakukan diantaranya pengadaan barang, penanganan surat masuk dan keluar,
penomoran surat dan pengarsipan. Adapun pembahasannya sebagai berikut:
4.1. Prosedur Pengadaan Barang ATK PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
Pengadaan barang pada PT PELABUHAN INDONESIAIII (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA yang dilaksanakan pada divisi SDM
dan Umum bagian Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga merupakan
pengadaan alat tulis Kantor. Pengadaan alat tulis kantor merupakan suatu hal yang
penting pada setiap organisasi atau perusahaan, hal tersebut digunakan untuk
menunjang kegiatan operasional pada PT PELABUHAN INDONESIA III
(PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA. Pengadaan barang
ATK yang dilakukan sesuai permintaan pada setiap divisi. Permintaan ATK pada
tiap divisi dilakukan dengan membuat dasar permintaan yaitu dengan membuat
Berikut adalah blog diagram prosedur pengadaan ATK yang di lakukan
oleh bagian Tata Usaha:
Gambar 4.1 Skema Pengadaan Barang Nota dinas
permintaan divisi
Nota dinas
pengajuan biaya
(dari Manager Sdm kepada GM)
Prosedur pengadaan ATK yang dilakukan oleh bagian Tata Usaha:
1. Setiap divisi membuat nota dinas dengan perihal persetujuan permohonan
alat tulis kantor Kepada Manager Sumber Daya Manusia atau General Manager.
Isi nota dinas pengadaan barang ATK tersebut adalah sebagai berikut:
a. Penomoran nota dinas dengan kode yang telah di tentukan sesuai
ketentuan direksi, yaitu: ND. 653/TURT-01/SDM-2012.
b. Nota dinas tersebut dibuat oleh divisi yang membutuhkan pengadaan ATK
sesuai dengan kebutuhan pada divisi masing-masing
c. Nota dinas tersebut ditujukan kepada General Manager untuk mengetahui
persetujuan pengadaan nota dinas pada divisi tersebut.
d. Perihal Persetujuan Pengadaan Alat Tulis Kantor.
e. Isi dari nota dinas tersebut adalah list dari kebutuhan pengadaan ATK
Gambar 4.1 Nota dinas
2. Setiap divisi membuat nota dinas, sekretaris General Manager akan
memberikan lembaran disposisi untuk mengetahui keputusan general
manager pada permintaan alat tulis kantor oleh divisi tersebut.
3. Setelah di collect bagian Tata Usaha membuat nota dinas persetujuan
biaya dari Manager Sumber Daya Manusia kepada General Manager,
setelah mengetahui keputusan General Manager yang tertulis pada
lembaran disposisi surat tersebut di turunkan ke konseptor, yaitu Sumber
Daya Manusia dan Umum dan terdapat disposisi pada Manager Sumber
Usaha dan Rumah Tangga untuk mengetahui hasil keputusan lebih lanjut.
Lalu di teruskan kembali pada bagian Supervisor Tata Usaha dan
diserahkan pada bagian pengadaan alat tulis kantor untuk melanjutkan
proses lebih lanjut. Isi dari Nota dinas Persetujuan biaya Pengadaan barang
Alat Tulis Kantor adalah sebagai berikut:
a. Penomoran nota dinas yang telah di tentukan sesuai ketentuan direksi,
yaitu: ND. 637/TURT-01/SDM-2012
b. Nota dinas persetujuan biaya dibuat oleh divisi SDM dan Umum
dengan tanda tangan Manager SDM dan Umum
c. Nota dinas tersebut ditujukan kepada General Manager untuk
menyetujui persetujuan biaya pengadaan Alat Tulis Kantor kepada CV
yang telah di tunjuk oleh perusahaan
d. Isi dari nota dinas tersebut adalah menunjuk nota dinas persetujuan
pengadaan Alat Tulis Kantor divisi tersebut pada nomor dan tanggal
tersebut.guna menunjang operasional maka mohon persetujuan biaya
Gambar 4.1 Nota Dinas
4. Pembuatan Pemesanan barang kepada CV yang telah ditunjuk oleh
perusahaan dengan tanda tangan General Manager
5. Pemberian nomor pada surat pemesanan barang kepada cv yang telah
dituju
6. Penyerahan barang dan tanda tangan berita acara
7. Surat tagihan dari rekanan, faktur barang, surat jalan, faktur pajak dengan
8. Pembuatan NPP dan PA serta penyerahan berkas tagihan pada bagian
keuangan
9. Pencairan Uang pada bagian keuangan.
4.2. Alur Surat Masuk, Nota Dinas dan Surat Keluar
Tugas administrasi pada Sub Dinas Tata Usaha dan Rumah Tangga
berikutnya adalah membantu staf dalam penganganan surat masuk dan surat
keluar. Terdapat dua jenis surat masuk, yaitu surat dari luar(eksternal) dan nota
dinas(internal) serta surat keluar. Terdapat empat jenis surat masuk ekstern yaitu:
surat dari direksi, surat umum, surat tanah dan undangan. Dari keempat jenis surat
tersebut terdapat prosedur penanganan yang akan dijelaskan pada blok diagram
yang telah tertera.
Berikut adalah blog diagram prosedur penanganan surat masuk dari
luar(eksternal):
Prosedur penanganan surat masuk dari luar (eksternal) :
1. Surat masuk ini terbagi menjadi empat jenis, yaitu: surat direksi, surat
umum, surat tanah dan undangan pada PT PELABUHAN INDONESIA III
(PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA di terima oleh
pihak Tata Usaha bagian surat masuk eksternal yang ditujukan kepada
General Manager
2. Surat masuk tersebut diagendakan pada buku agenda. Setiap surat pada
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG
PERAK SURABAYA di agendakan dikarena memerlukan menyimpanan
data berupa fisik surat.
3. Surat tersebut di disposisikan ke General Manager untuk mendapat arahan.
Terdapat dua jenis disposisi pada surat masuk yang ditujukan pada General
Manager yaitu disposisi warna merah untuk isi surat yang berisi
segera,misalnya pada undangan sedangkan disposisi warna putih untuk
surat biasa misalnya yaitu: Pemberitahuan, Bantuan dana, Surat Tanah,
Surat Direksi,dll. Isi pada Disposisi tersebut adalah:
a. Kepada yang bermaksut kepada siapa surat tersebut ditujukan, tertulis
Deputy General Manager dan semua Manager yang berada pada
lingkup PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG
TANJUNG PERAK SURABAYA.
b. Dari General Manager.
c. Beberapa keterangan yang berisi mengenai tindak lanjut misalnya
Gambar 4.2 Disposisi General Manager
4. Surat tersebut di agendakan kembali untuk mengagendakan disposisi surat
dari General Manager
5. Di distribusikan sesuai disposisi General Manager
Tugas administrasi berikutnya adalah penanganan surat masuk nota dinas
(internal). Blog diagram penanganan nota dinas intern pada PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
Gambar 4.2. Skema Nota Dinas
Nota dinas Agenda surat
Masuk
Distribusi
Prosedur penanganan surat masuk nota dinas intern PT.PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA:
1. Nota dinas terbagi menjadi tiga, yaitu: berasal dari General Manager, Deputy
General Manager dan Manager Sumber Daya Manusia dan Umum.
2. Nota dinas tersebut di agendakan sebagai bukti fisik penyimpanan data
3. Nota dinas tersebut di distribusikan sesuai disposisi General Manager, Deputy
General Manager dan Manager Sumber Daya Manusia dan Umum. Isi pada
Disposisi tersebut adalah:
a Kepada yang bermaksut kepada siapa surat tersebut ditujukan, tertulis
Deputy General Manager dan semua Manager yang berada pada lingkup
PT. PELABUHAN INDONESIA III(PERSERO) CABANG TANJUNG
PERAK SURABAYA
b Dari General Manager
c Beberapa keterangan yang berisi mengenai tindak lanjut misalnya untuk
diketahui dan seperlunya, segera dijawab, segera diselesaikan, untuk
diteliti dan diperiksa,dll dengan terdapat catatan tambahan pada General
Manager
4. Nota Dinas yang ditujukan kepada General Manager dengan distribusi untuk
Debuty General Manager dan Manager Sumber Daya Manusi dan Umum
setelah mendapat disposisi dari Deputy General Manager dan Manager
Sumber Daya Manusia dan Umum dikembalikan pada bagian Tata Usaha
untuk di agendakan kembali kemudian di distribusikan sesuai disposisi dari
Tugas administrasi berikutnya adalah penanganan surat keluar. Berikut
adalah blog diagram penanganan surat keluar pada PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA.
Gambar 4.2 Skema Surat Keluar
Prosedur penanganan surat keluar pada PT PELABUHAN INDONESIA
III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA:
1. Surat Keluar dari Divisi. Surat Keluar tersebut terbagi menjadi banyak dan
setiap perihal terdapat kode-kode penomoran misal Pemberitahuan, Tagihan,
Undangan, Surat Edaran, Surat Keputusan, Surat Peraturan, dsb
2. Tanda tangan General Manager atau atas nama General Manager
3. Penomoran Surat
4. Kirim terbagi menjadi tiga, yaitu:
a. Fax
Surat Keluar Penomoran
Tanda tangan GM atau a.n
GM
Kirim
Fax
b. Pos
c. Email
Gambar 4.2 Ekspedisi Surat Keluar
4.3. Sistem Pengarsipan pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
Arsip merupakan suatu informasi baik dibuat maupun diterima sebagai
bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi pada setiap
organisasi. Penggolongan Arsip pada PT. PELABUHAN
INDONESIAIII(PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA
sebagai berikut:
A. Berdasarkan Fungsi
Penggolongan arsip berdasarkan fungsi dibagi menjadi 2 (dua) antara lain
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis alah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan. Arsip
dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis aktif
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung masih
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Pada
Umumnya Arsip dinyatakan masih aktif dengan usia kurang lebih dua tahun.
Tetapi, tidak semua file yang diarsipkan dinyatakan aktif dengan usia kurang lebih
dua tahun misalnya pada arsip personal file, file tersebut akan dinyatakan aktif
hingga masa kerja personal tersebut.
b. Arsip Dinamis in-aktif
Arsip Dinamis in –aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya
menurun dalam pelaksanaan tugas administrasi tersebut. Arsip yang telah
dinyatakan in-aktif pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) Cabang
Tanjung Perak arsip tersebut diletakkan pada Arsip Central. Arsip yang telah
diserahkan pada Arsip central didata oleh petugas arsip dan disimpan sesuai
klasifikasi
Gambar 4.3 Arsip Dinamis In-Aktif
2. Arsip Statis
Menurut Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Namun untuk menetapkan sebagai ―Arsip Statis‖, secara tegas harus ditentukan
nilai gunanya sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku (PP
No. 34 Tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983 Tentang
Pedoman Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip).
B. Berdasarkan Sistem Penyimpanan
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) Cabang Tanjung Perak
menggunakan sistem campuran yaitu dengan menggunakan sistem Desentralisasi
dan Centralisasi.
Gambar 4.3 Skema Penyimpanan Arsip
Pengelolaan menggunakan
Arsip
Desentralisasi
Centralisasi
Map Campuran Subyek Neumerik
Berikut adalah prosedur pengarsipan pada sistem penyimpanan pada
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SURABAYA:
1. Arsip di simpan secara desentralisasi pada masing-masing divisi secara
campuran. Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan pengarsipan
desentralisasi tersebut. Hal yang di maksut tersebut adalah:
a Alphabet
Sistem Penyimpanan secara alphabet ini di pergunakan pada divisi
personalia PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO). Sistem penyimpanan
secara alphabet di simpan berdasarkan nama, misal pada huruf A (Achmad
Sholeh) semua file Achmad Sholeh disimpan menjadi satu.
b Geografis
Sistem Penyimpana secara Geografis ini dipergunakan pada divisi Aneka
Usaha dan Properti. Sistem Geografis yang dimaksut adalah terbagi menjadi
beberapa wilayah, yaitu wilayah I, wilayah II, wilayah III. Wilayah I terbagi
menjadi beberapa daerah meliputi: Jalan Tanjung Perak, Jalan Kalianget, Jalan
Kalimas, Jalan Teluk Kumai Barat, Jalan Teluk Kumai Timur, Jalan
Sisingamangaraja XII. Wilayah II termasuk luas sehingga terbagi menjadi
beberapa daerah yang banyak, beberapa wilayah tersebut adalah: Jalan Tanjung
Sadari, Jalan Nilam Barat, Jalan Nilam Timur, Jalan Nilam Utara, Jalan Tanjung
Batu, dsb. Wilayah III terbagi menjadi tiga wilayah, yaitu: Jalan Perak Barat bag.
Selatan, Jalan Prapat kurung Selatan, Jalan Teluk-Teluk.
c Neumerik
Sistem Penyimpanan secara Neumerik dipergunakan pada divisi
Keuangan. Penyimpanan arsip berdasarkan Neumerik dibedakan berdasarkan
kode jurnal, misal: JKM, JKK, dll.
Gambar 4.3 Arsip berdasarkan Neumerik d Subyek
Sistem Penyimpanan secara Subyek dipergunakan pada divisi Umum yang
telah terbagi sesuai dengan kode-kode peraturan direksi. Banyak Kode yang
digunakan dalam penomoran surat-surat, untuk penyimpanan arsip secara subyek
yang digunakan pada divisi SDM dan Umum beberapa kode tersebut adalah
IS.03, TR.0101, TR.03, TR.04, TR.05, PJ.02, KU.0207, PJ.06, IS.01, IS.02, dan
Gambar 4.3 Arsip Subyek e Map Campuran
Sistem Penyimpanan secara Map Campuran dipergunakan pada bagian
Pelayanan Kapal. Map yang terdiri dari beberapa permasalahan yang tidak perlu
dipisahkan karena kuantitas yang sedikit.
Gambar 4.3 Arsip berdasarkan Map Campuran
2. Arsip disimpan secara desentralisasi dengan usia kurang lebih dua tahun
3. Arsip dinyatakan in-aktif lalu diserahkan kepada Arsip Central dengan
usia in-aktif kurang lebih lima tahun sampai dengan sepuluh tahun.
4. Arsip plus aktif yang telah memenuhi jadwal Retensi Arsip akan
dimusnahkan
4.3.1. Peralatan pengarsipan surat keluar pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
Adapun peralatan yang tersedia pada divisi SDM dan Umum Sub Dinas
Tata Usaha dan Rumah Tangga yang digunakan untuk mengarsip dokumen surat
keluar antara lain:
a. Box File
b. Ordner
Gambar 4.3.1 Ordner
c. Kartu Dosir
d. Rak Arsip
Gambar 4.3.1 Rak Arsip
4.3.2. Langkah-langkah Pengarsipan Surat Keluar dengan menggunakan Ms. Excel
a. Langkah-langkah pengarsipan surat keluar secara manual
Surat keluar terdapat beberapa macam jenis sesuai dengan kode-kode yang
telah di tentukan pada keputusan direksi, Misal: Undangan pada Kode TR.0101,
Transfer pada kode KU.0207, dsb. Sebelum dokumen surat keluar tersebut
dimasukkan ke dalam box file. Surat keluar tersebut diarsipakan dengan dua cara,
yaitu secara manual dan secara komputerisasi. Langkah-langkah pengarsipan surat
keluar secara manual di jelaskan sebagai berikut:
1 Surat keluar yang telah dibuat oleh divisi, dibuat dengan rangkap tiga.
Rangkap tiga tersebut dimaksut digunakan untuk salah satu pengarsipan.
Surat asli diberikan kepada pihak instanti terkait, surat rangkap kedua
digunakan sebagai arsip divisi tersebut dan rangkap ketiga digunakan untuk
2 Surat keluar tersebut diberi nomor dengan kode-kode yang telah ditentukan
oleh direksi
3 Setelah penomoran, surat keluar tersebut diarip atau diagendakan pada
kertas dorsip sesuai dengan kode-kode yang tertera pada surat keluar
tersebut.
b. Langkah-langkah pengarsipan surat keluar secara komputerisasi
Surat keluar terdapat beberapa macam jenis sesuai dengan kode-kode yang
telah di tentukan pada keputusan direksi, Misal: Undangan pada Kode TR.0101,
Transfer pada kode KU.0207, dsb. Sebelum dokumen surat keluar tersebut
dimasukkan ke dalam box file, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:
a. Membaca dan meneliti dokumen
Dokumen surat keluar harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu sebelum
direkap ke dalam Microsoft Excel, dan dimasukkan ke dalam box file.
b. Penomoran surat
Langkah-langkah penomoran surat keluar tersebut sebagai berikut:
a) Divisi yang akan membuat surat untuk dikirim pada instansi atau
direksi membuat surat dengan rangkap tiga, yaitu surat asli, surat
copy dengan paraf asman, surat copy dengan maksut surat asli
yang akan di kirim, surat copy dengan paraf sebagai arsip sub
dinas Tata Usaha dan surat copy sebagai arsip divisi tersebut.
b) Tanggal surat di tentukan oleh konseptor. Lalu penomoran pada
c. Mensortir
Memilih-milih atau memiliki dokumen-dokumen yang akan disimpan
untuk dikelompokan menjadi satu kelompok kode yang ada pada
dokumen.
d. Rekapan Ms. Excel
Dokumen tersebut direkap ke dalam Microsoftt Excel 2007Menyimpan
Arsip. Penyimpanan Arsip pada Ms. Excel dilakukan berdasarkan harian
dikarenakan untuk memudahkan pencarian. Pengarsipan secara komputeris
dilakukan setelah surat keluar di arsip pada kertas dosir.
Gambar 4.3.2 Agenda Surat Keluar dengan Ms. Excel
e. Penataan
Dokumen tersebut ditata dan disimpan ke dalam box file sesuai dengan
kode klarifikasi yang telah diterapkan pada unit Umum. Setelah itu, bagian
BABV
KESIMPULAN dan SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil Proyek Akhir yang
telah dilaksanakan pada PT PELABUHAN INDONESIAIII (PERSERO)
CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA.
5.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil selama mengikuti Proyek Akhir pada
divisi Sumber Daya Manusia dan Umum pada bagian Sub Dinas Tata Usaha dan
rumah Tangga PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG
TANJUNG PERAK SURABAYA adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pengadaan barang pada PT PELABUHAN INDONESIA III
(PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA sangat bagus
karena terstruktur dengan baik dan ketat, sehingga tidak sembarangan
untuk meminta Alat Tulis Kantor karena harus menggunakan nota dinas
untuk mendapatkan proses mendapatkan ATK yang dibutuhkan oleh divisi
tersebut. Lalu pihak pengadaan akan proses pengadaan tersebut untuk
segera mendapatkan ATK yang dibutuhkan.
2. Alur surat masuk, nota dinas, surat keluar cukup baik, pada PT
PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG
PERAK SURABAYA menggunakan acuan pelayanan prima, sehingga
pelayanan pada pertanyaan surat tersebut langsung di laksanakan dengan
cepat. Surat Masuk yang ditujukan oleh General Manager tersebut segera
