ACCESS 2007
PADA PT ASKES (PERSERO) REGIONAL
VII SURABAYA
PROYEK AKHIR
Nama
: Nanda Anita Putri
NIM :
08390150020
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan :
Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
PENGELOLAAN SURAT MASUK
MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE
ACCESS 2007
PADA PT ASKES (PERSERO) REGIONAL
VII SURABAYA
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama
: Nanda Anita Putri
NIM
:
08390150020
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
ACCESS 2007
PADA PT ASKES (PERSERO) REGIONAL
VII SURABAYA
Dipersiapkan dan disusun oleh:
Nanda Anita Putri
NIM : 08.39015.0020
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji Pada : Juni 2011
Pembimbing
I.
Marya Mujayana, S.S
NIDN : 0727038201
II.
Mirayanti, SAB
NPP 02897 Penguji
I.
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
NIDN 0714077401
II.
Ristanti Akseptori, S.S
NIDN : 0717028601
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan Untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
Kepala Prodi DIII DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA &
v
ABSTRAK
Penulisan laporan proyek akhir bertujuan untuk melakukan perbaikan pengelolaan surat masuk pada Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007, memahami dan mengimplementasikan cara mengelola surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya. Metode yang dilakukan dalam penulisan laporan proyek akhir adalah studi observasi yaitu melakukan pengamatan terhadap proses kerja yang berlangsung di Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya, wawancara yaitu melakukan wawancara dengan karyawan PT Askes (persero) Regional VII Surabaya mengenai tugas dan tanggung jawab pada Bidang Umum, studi literatur yaitu menggunakan buku-buku yang mendukung penulisan laporan proyek akhir. Hasil laporan proyek akhir yaitu (1) pengelolaan surat masuk dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007 yaitu dimulai dari membuat tabel dengan menggunakan query, membuat form kartu kendali dan form lembar disposisi, membuat report dan membuat switchboard manager, (2) proses pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dimulai dari mensortir surat, membuka surat, mencatat data surat ke dalam kartu kendali, lembar disposisi dan buku agenda.
ix DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK ... V ABSTRACT ... VI KATA PENGANTAR ... VII DAFTAR ISI ... IX DAFTAR TABEL ... XI DAFTAR GAMBAR ... XII DAFTAR LAMPIRAN ... XIV
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 2
1.3. Pembatasan Masalah ... 2
1.4. Tujuan Proyek Akhir ... 3
1.5. Manfaat Proyek Akhir ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1. Gambaran Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya ... 6
2.2. Gambaran Umum pada Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya ... 11
2.3. Waktu Pelaksanaan Proyek Akhir ... 14
BAB III LANDASAN TEORI ... 15
3.1. Tata Persuratan ... 15
x
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 29
4.1. Pengelolaan Surat Masuk Menggunakan Microsoft Office Access 2007 ... 29
4.2. Proses Pengelolaan Surat Masuk Pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya. ... 45
BAB V PENUTUP ... 53
5.1. Kesimpulan ... 53
5.2. Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA ... 55
xi
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 2. 1 Jadwal Proyek Akhir ... 14
Tabel 3. 1 Tabel macam-macam form pada Microsoft Office
Access 2007 ... 26 Tabel 3. 2 Tabel macam-macam report pada Microsoft Office
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2. 1 Struktur organisasi PT Askes (persero) Regional
VII Surabaya ... 10
Gambar 2. 2 Struktur organisasi Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya ... 11
Gambar 4. 1 Template Microsoft Office Access 2007 ... 30
Gambar 4. 2 Blank database pada Microsoft Office Access 2007 ... 31
Gambar 4. 3 Blankdatabase yang akan disimpan ke dalam folder ... 32
Gambar 4. 4 Macam-macam tipe penyimpanan data ... 33
Gambar 4. 5 Blank database yang akan dijalankan ... 34
Gambar 4. 6 Langkah awal untuk membuat query ... 35
Gambar 4. 7 Kotak wizard yang akan muncul ... 36
Gambar 4. 8 Kotak wizard yang telah ditutup ... 36
Gambar 4. 9 Tampilan setelah diubah dengan view SQL... 37
Gambar 4. 10 Rumus SQL untuk membuat tabel agenda ... 37
Gambar 4. 11 Query yang akan dijalankan atau di run... 38
Gambar 4. 12 Tabel yang telah jadi ... 38
Gambar 4. 14 Membuat tabel dengan query wizard ... 39
Gambar 4. 13 Query yang akan disimpan ... 39
Gambar 4. 15 Tampilan form kartu kendali ... 41
Gambar 4. 16 Tampilan form disposisi ... 42
Gambar 4. 17 Tampilan report yang dibuat sesuai dengan buku agenda ... 44
xiii
Gambar 4. 19 Switchboard manager ... 45 Gambar 4. 20 Contoh Surat Keputusan (SK) dari PT Askes (persero)
pusat di Jakarta ... 47 Gambar 4. 21 Lanjutan dari Surat Keputusan (SK) ... 48 Gambar 4. 22 Workflow pengelolaan surat pada PT Askes (persero)
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
Dewasa ini sekretaris dituntut untuk selalu dapat melakukan segala tugas kesekretariatan dengan profesional. Ruang lingkup pekerjaan sekretaris tidak hanya seperti mengelola surat, mengarsip, dan protokoler saja, tetapi diharapkan sekretaris dapat menyumbangkan ide dan mengaplikasikannya dalam dunia kerja secara baik sehingga dapat menunjang pekerjaannya. Seperti pada mahasiswi program DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan, proyek akhir bertujuan agar mahasiswi dapat mengetahui bagaimana dunia kerja yang sesungguhnya, mendapatkan pengalaman dan wawasan, serta mahasiswi dapat mengimplementasikan semua ilmu yang diperoleh di perkuliahan ke dalam dunia kerja secara langsung.
Laporan ini dibuat atas proyek akhir yang telah ditempuh pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya tepatnya pada Bidang Umum, selain itu ilmu pengetahuan yang telah didapatkan pada perkuliahan seperti Microsoft Office
(Excel & Access), Pengembangan Diri, Internet dan Keyboarding serta
Manajemen Kearsipan yang mempelajari tentang filing atau pengarsipan surat diimplementasikan dalam pelaksanaan proyek akhir.
adalah data surat yang ditujukan khusus kepada Bidang Umum.
Proses pengelolaan tersebut membuat surat masuk membutuhkan waktu yang lama untuk sampai kepada bagian atau personal yang dituju, oleh sebab itu dibuat tabel dari Structure Query Language (SQL), report dan from dengan menggunakkan Microsoft Office Access 2007 dimana tabel, report dan form tersebut dapat membantu efisiensi dalam pengelolaan surat masuk secara komputerisasi.
1.2.Perumusan Masalah
Berdasarkan tugas pada Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka dapat diperoleh perumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana mengelola surat masuk menggunakan Microsoft Office Access 2007?
2. Bagaimana cara mengelola surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya?
1.3.Pembatasan Masalah
Batasan masalah dalam laporan proyek akhir ini adalah:
1. Pembahasan untuk laporan proyek akhir ini difokuskan kepada Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya.
1.4.Tujuan Proyek Akhir
Tujuan diadakannya proyek akhir di instansi adalah agar mahasiswi dapat mengetahui dan mengerti aktifitas dunia kerja yang sesungguhnya. Adapun tujuan utama proyek akhir sebagai berikut:
Tujuan Umum
a) Mengimplementasikan ilmu-ilmu yang telah didapat dalam perkuliahan untuk diaplikasikan di dunia kerja yang sesungguhnya serta memenuhi mata kuliah proyek akhir sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Ahli Madya Komputer bagi mahasiswa Diploma III.
b) Melakukan interaksi dan adaptasi dunia kerja yang sesungguhnya untuk mendapatkan pengalaman dan wawasan.
c) Mengetahui sistem kerja pada suatu organisasi sebagai bagian organisasi yang menjalankan fungsi pengolahan data dan informasi.
d) Melatih kedisiplinan dan tanggung jawab bagi mahasiswa Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.
Tujuan Khusus
a) Melakukan perbaikan pengelolaan surat masuk pada Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dengan menggunakan Microsoft Office
Access 2007.
1.5.Manfaat Proyek Akhir
Adapun manfaat yang dapat diambil dari pelaksanaan proyek akhir yang ditempuh hingga penulisan laporan proyek akhir bagi PT Askes (persero) Regional VII Surabaya adalah membantu kelancaran pelaksanaan pekerjaan pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya khususnya pada Bidang Umum yaitu membantu pengelolaan surat masuk dengan membuat program database sehingga proses pengelolaan surat masuk menjadi lebih efisien dan terkomputerisasi.
1.6.Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam mempelajari isi laporan proyek akhir ini, maka penulis perlu membuat suatu sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan baik secara umum maupun secara khusus, manfaat, dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR
Bab ini berisi gambaran umum yang menyangkut sejarah singkat, struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab pada instansi tersebut di atas.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori yang digunakan untuk menyelesaikan laporan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi penutup yang merupakan kesimpulan dan saran kepada bagian tersebut di atas.
DAFTAR PUSTAKA
Bab ini berisi referensi yang digunakan dalam menyelesaikan penulisan laporan proyek akhir dan permasalahan yang ada pada bab I pendahuluan, bab III landasan teori dan bab IV hasil dan pembahasan.
LAMPIRAN
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas mengenai sejarah, lokasi, visi & misi, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab yang ada di PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dan bidang yang ditempati untuk melakukan proyek akhir.
2.1.Gambaran Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya
Program Asuransi kesehatan bagi Pegawai Negeri dan Penerima Pensiun sudah dimulai sejak jaman kolonial Belanda tahun 1934, berdasarkan
Staatregeling nomor 1 yang baru diterapkan tanggal 19 Desember 1934 dan saat
itu baru diberlakukan bagi Pegawai Negeri dan Penerima Pensiun yang statusnya disamakan dengan orang Eropa. Baru pada tahun 1938, program ini didasarkan pada Staatregeling nomor 110 yang ditetapkan pada tanggal 19 Februari 1938 program ini diberlakukan bagi seluruh Pegawai Negeri dan Penerima Pensiun.
Pada tahun 1968, Pemerintah Indonesia mengeluarkan kebijakan yang secara jelas mengatur pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri dan Penerima Pensiun beserta keluarganya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 230 tahun 1968 tentang Pemeliharaan Kesehatan Pegawai Negeri, Penerima Pensiun beserta anggota keluarganya.
Peraturan Menteri Kesehatan nomor 1 tahun 1968 membentuk Badan Penyelenggara Dana Pemeliharaan Kesehatan (BPDPK).
Untuk meningkatkan profesionalisme penyelenggaraan program tersebut, Keputusan Presiden nomor 230 tahun 1968 diubah oleh Peraturan Pemerintah nomor 22 tahun 1984 tentang Pemeliharaan Kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun beserta anggota keluarganya. Status badan penyelenggara diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Husada Bhakti oleh Peraturan Pemerintah nomor 23 tahun 1986.
Melalui Peraturan Pemerintah nomor 69 tahun 1991, kepesertaan dari program jaminan pemeliharaan kesehatan ditambah dengan Veteran dan Perintis Kemerdekaan beserta anggota keluarganya. Dan melalui Peraturan Pemerintah nomor 69 tahun 1991 ini, perusahaan diijinkan memperluas jangkauan kepesertaannya ke badan usaha dan badan lainnya sebagai peserta sukarela. Status Perusahaan Umum diubah menjadi PT persero melalui Peraturan Pemerintah nomor 6 tahun 1992 dengan pertimbangan fleksibillitas dalam pengelolaan keuangan dan manajemen lebih mandiri.
Sejak 1 Januari 2005 PT Askes (persero) mendapat penugasan dari Pemerintah dalam pengelolaan Program Pemeliharaan Kesehatan bagi masyarakat miskin (Askeskin). Program Askeskin untuk tahun 2006, target kepesertaannya adalah 60 juta jiwa.
Penerima Pensiun PNS dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis Kemerdekaan beserta keluarganya dan Badan Usaha lainnya.
Berikut ini adalah Layanan yang diberikan oleh PT. Askes Indonesia untuk masyarakat, diantaranya :
a. Akses Sosial (Jaminan Asuransi untuk Pegawai Pemerintah).
b. Akses Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jaminan Asuransi untuk Rakyat Miskin/Jamkesmas).
c. Akses Program Jaminan Kesehatan Masyarakat Umum (Jaminan Asuransi untuk Masyarakat Umum/PJKMU).
d. Akses Jaminan Kesehatan Mentri (Jaminan Asuransi untuk Pejabat Negara/Jamkesmen)
2.1.1. Lokasi dan Tempat PT Askes (persero) Regional VII Surabaya
Lokasi PT Askes (persero) Regional VII Surabaya adalah terletak di Jl. Raya Jemursari nomor 234 Surabaya 60299.
2.1.2. Visi & Misi A. Visi
Menjadi “Specialist” asuransi kesehatan dan jaminan pemeliharaan kesehatan
dan “Market Leader” di Indonesia.
a) “Specialist” berarti :
2. Menyelenggarakan usaha asuransi kesehatan dan jaminan pemeliharaan kesehatan secara profesional dan memberikan pelayanan yang bermutu bagi pelanggan.
b)“Market Leader” berarti :
Dapat menguasai pangsa pasar 20% dari potensi pasar dalam kurun waktu 5 (lima) tahun.
B. Misi
Turut membantu Pemerintah di bidang kesehatan dengan :
1. Menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan yang bersifat sosial berdasarkan “managed care” untuk kemanfaatan maksimum bagi peserta wajib.
2. Menyelenggarakan asuransi kesehatan yang bersifat komersial bagi masyarakat berpenghasilan tetap, terutama kelompok menengah ke atas, berdasarkan “managed care” dan “indemnity” untuk kemanfaatan bagi
“stakeholders”.
2.1.3. Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dapat dilihat pada gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Askes (persero) Regional VII Surabaya.
Gambar 2. 1 Struktur organisasi PT Askes (persero) Regional VII Surabaya
2.1.4. Tugas dan Tanggung Jawab
a. Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Kantor Regional secara keseluruhan.
b. Memberikan rekomendasi potensi pengembangan yang dapat meningkatkan PT Askes (persero).
c. Bertanggung jawab atas semua aktifitas di Kantor Regional.
d. Mengkoordinasikan seluruh bidang yang ada dan memastikan seluruh kegiatan pada Kantor Regional dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan pedoman yang berlaku.
f. Berkoordinasi dengan Kantor Cabang untuk membina dan mengawasi seluruh aktivitas di Kantor Cabang.
g. Mengkomunikasikan permasalahan yang ada pada Kantor Cabang dan Regional, merekomendasikan alternatif penyelesaian kepada Kantor Pusat. h. Mengkoordinasi, mengawasi, mengevaluasi dan menyetujui pelaporan
rutin mengenai aktivitas Kantor Regional dan Cabang secara keseluruhan.
2.2.Gambaran Umum pada Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya
Seperti pada gambar struktur organisasi di atas, PT Askes (persero) Regional VII Surabaya memiliki 4 Bidang yaitu Bidang Umum, Bidang Operasional, Bidang Teknologi Informasi dan Bidang Keuangan. Pada Bidang Umum sendiri memiliki struktur organisasi seperti pada gambar di bawah ini.
Keterangan :
1. Kepala Bidang Umum : Bapak Abdul Azis, SE
2. Sekretaris : Ibu Mirayanti bertindak sebagai sekretaris ketua PT Askes (persero) Regional VII Surabaya namun termasuk dalam staf Bidang Umum 3. Staf 1 : Ibu Debby Hermawani bertugas mengelola surat masuk dan surat
keluar serta pengarsipan
4. Staf 2 : Ibu Lilik Kusharini bertugas mengelola sumber daya manusia seperti pelatihan dan mutasi promosi
5. Staf 3 : Bapak Dody Widodo bertugas mengelola rumah tangga dan protokoler seperti mengatur keindahan kantor, kendaraan, tenaga keamanan, tenaga kebersihan dan tenaga pengemudi, melayani tamu, acara rapat resmi 6. Staf 4 : Bapak Gandung Sujatmiko bertugas mengelola sumber daya sarana
dan prasarana seperti inventaris kantor, asuransi kendaraan, asuransi bangunan, pengadaan barang dan jasa.
2.2.1. Lokasi dan Tempat Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya
Lokasi dan tempat Bidang Umum adalah dilantai dua gedung PT Askes (persero) Regional VII Surabaya Jl. Raya Jemursari nomor 234 Surabaya 60299.
2.2.2. Fungsi dan Tugas Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya
1. Fungsi
a. Melaksanakan fungsi pengelolaan sumber daya manusia, Knowledge
Management (KM), pengadaan dan pemeliharaan barang/jasa dan
aktivitas administrasi pendukung sesuai dengan kebijakan, pedoman dan perencanaan yang telah ditetapkan.
b. Menerapkan sistem manajemen resiko di kantor regional dan cabang dan berkelanjutan dan memantau tindak lanjut hasil penerapan dan perencanaan yang telah ditetapkan.
2. Tugas
a. Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan kantor regional sesuai dengan tanggung jawab Bidang Umum.
b. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai di kantor regional. c. Melaksanakan aktivitas hubungan kepegawaian dikantor regional. d. Melaksanakan inventarisasi pengetahuan (Knowledge Management). e. Melakukan pengadaan barang dan jasa di kantor regional.
f. Melakukan aktivitas pengelolaan dokumentasi di kantor regional. g. Mencatat dan memelihara inventaris dan aset kantor regional. h. Melaksanakan proses mitigasi resiko.
i. Melaksanakan pengawasan terhadap konsistensi dan kesesuaian implementasi manajemen resiko terhadap kebijakan.
2.3.Waktu Pelaksanaan Proyek Akhir
Ketentuan dalam pelaksanaan proyek akhir yaitu 80 jam dalam 1 bulan, sedangkan laporan proyek akhir ini dibuat setelah melaksanakan proyek akhir selama 3 bulan dengan total waktu 441 jam seperti pada penjelasan berikut:
Bidang : Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya Peserta : Nanda A.P
Nim : 08.39015.0020
Jadwal : Selasa, 01 Maret 2011 – Selasa, 31 Mei 2011
No Bulann Jam
1. 1 Maret 2011 – 31 Maret 2011 171 jam
2. 1 April 2011 – 29 April 2011 144 jam
3. 3 Mei 2011 – 31 Mei 2011 126 Jam
Total 441 Jam
15 BAB III LANDASAN TEORI
Penyusunan laporan proyek akhir ini menggunakan landasan teori Tata Persuratan, Aplikasi Microsoft Office Access 2007.
3.1.Tata Persuratan
Surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya (Suprapto, 2006:1). Menurut Bratawidjaja (2002) surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain disini dapat diartikan perorangan atau badan. Pendapat lain mengatakan surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan lain dan mempunyai tujuan tertentu. Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisaasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan (Wursanto, 2006:232)
3.2.1. Fungsi Surat
1. Wakil dari pengirim surat (wakil instansi) yaitu suatu surat selalu mewakili pengirimnya atau penulisnya sebagai identitas yang perlu diketahui penerima surat tersebut.
2. Bahan pembuktian yaitu sebagai bukti yang berwujud dan tertulis bahwa surat tersebut telah dikirimkan penulis kepada penerima yang dituju.
3. Sebagai acuan untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah yaitu bahwa dari surat tersebut penerima dapat mengambil tindakan dari masalah yang dibahas dalam surat tersebut.
4. Alat ukur kegiatan instansi yaitu surat dapat berisi berbagai macam informasi yang bertujuan memberikan informasi kepada penerima surat termasuk yaitu informasi mengenai kegiatan dari instansi atau penulis surat.
5. Sarana memperpendek jarak yaitu seseorang atau instansi yang berada di daerah lain dan berjarak jauh tetap dapat berkomunikasi dan memberikan informasi dengan cara mengirim surat.
3.2.2. Ruang Lingkup
Menurut Suprapto (2006) ruang lingkup surat adalah
1. Surat Dinas menyangkut materi yang ruang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang berawal dari penentuan jenis, sifat, format, sarana pengamanan surat dan kewenangan penandatanganan.
2. Penetapan format surat yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan kertas dan amplop. 3. Pengamanan surat dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang
3.2.3. Asas-asas Tata Persuratan
Menurut Bratawidjaja (2002) asas-asas tata persuratan adalah. 1. Asas Keamanan
Surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibenarkan memberikan informasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan.
2. Asas Pembakuan
Surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk-bentuk yang telah ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku. Tata cara dan bentuk-bentuk yang sifatnya menyeluruh dibakukan dengan mempertimbangkan kegiatan perusahaan/instansi dalam rangka efisiensi dan efektivitas.
3. Asas Pertanggungjawaban
Surat dinas dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran bahwa kaedah format surat terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatanganinya berdasarkan ketentuan yang berlaku.
4. Asas Keterkaitan
5. Asas Kecepatan
Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi unit kerja kegiatan tata persuratan harus dapat dikelola tepat pada waktunya.
3.2.4. Jenis Surat
Menurut Bratawidjaja (2002) surat dapat dibedakan berdasarkan berbagai aspek sebagai berikut :
1. Macam-macam surat berdasarkan jangkauan a) Ekstern
Surat ekstern yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi lain luar. b) Intern
Surat intern yaitu surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam lingkup.
2. Macam-macam surat berdasarkan keaslian surat a) Asli
Lembaran yang ditujukan kepada instansi/perorangan sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan asli.
b) Tembusan
lembaran serupa yang dinyatakan sebagai tembusan. Selain istilah tembusan ini sering pula digunakan kata tindasan atau cc (carbon copy) yang digunakan untuk surat-surat dalam bahasa inggris atau surat-surat intern.
c) Salinan
Lembaran hasil penggandaan yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah salinan ini sering pula digunakan kata turunan. d) Petikan
Lembar berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari surat asli dan legalisir oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah petikan ini sering pula digunakan kata kutipan.
3. Macam-macam surat berdasarkan bobot informasi a) Surat penting
Surat yang isinya mengandung informasi yang bersifat kebijakan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut administrasi, bilamana terlambat atau hilang dapat menghambat atau merugikan perusahaan.
b) Surat Biasa
Surat yang isinya mengandung informasi yang tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut.
4. Macam-macam surat berdasarkan sifat a) Surat sangat rahasia
yang berhak menerima. Contohnya surat yang mengandung finansial seperti dokumen Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), surat tanah, dll.
b) Surat rahasia
Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan kepentingan perusahaan dan hanya boleh diketahui oleh yang berwenang atau yang ditunjuk. Contohnya surat perjanjian kerja.
c) Surat terbatas
Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan tugas perusahaan dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Contohnya surat keputusan.
d) Surat biasa
Surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus karena dalam surat biasa hanya terdapat informasi umum yang boleh diketahui siapapun. Contohnya undangan workshop, undangan pelatihan, dll.
3.2.5. Pengelolaan Surat
Menurut Bratawidjaja (2002) langkah-langkah untuk mengelola surat adalah sebagai berikut
1. Penerimaaan surat
surat-surat rahasia, surat-surat pribadi, surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya.
b. Telitilah alamat yang tercantum pada setiap sampul. Memang benarkah surat itu untuk kantor Saudara atau tidak salah alamatkah.
c. Sisipkanlah semua surat rahasia dan surat pribadi. Sampaikanlah surat rahasia atau surat pribadi itu kepada pemimpin dalam keadaan tertutup. Jangan sekali-kali Saudara membukanya, kecuali kalau pemimpin Saudara mengizinkannya.
2. Pembukaan surat
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.
dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat. 3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat-surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
5. Pembagian Surat
pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.
3.2.Aplikasi Microsoft Office Access 2007
Menurut Azhar (2008) Microsoft Office Access 2007 adalah salah satu program dari Microsoft Office yang dijalankan dengan menggunakan sistem operasi Windows yang berguna untuk penanganan data dan informasi secara struktural: membuat, menyimpan, merubah, dan meng-access-nya kembali dalam sebuah Database. Pendapat lain mengatakan Microsoft Office Access 2007 adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut (Liskin, 2007:7)
Menurut Gemilang (2007), Microsoft Office Access 2007 berisi komponen-komponen yang mendukung dalam pengelolaan surat masuk, seperti:
1. Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :
a) Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b) Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang
menempati bagian baris.
2. Query ( SQL / Structured Query Language ) adalah bahasa untuk melakukan
manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.
3. Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan
4. Report digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
Menurut Azhar (2008), field-field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Microsoft Office Access 2007, yaitu :
1. Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.
2. Memo
Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
3. Number
Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan
untuk proses perhitungan matematis.
4. Date/Time
5. Currency
6. Auto Number
7. Yes/No
8. OLE Object
OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.
9. Hyperlink
10.Lookup Wizard
3.1.1. Macam-macam Form Pada Microsoft Office Access 2007
[image:35.595.95.516.219.713.2]Menurut Azhar (2008), macam-macam form pada Microsoft Office Access 2007 yaitu:
Tabel 3. 1 Tabel macam-macam form pada Microsoft Office Access 2007
Nama Form Keterangan
Form menciptakan bentuk yang memungkinkan Anda memasukkan informasi untuk satu record pada satu waktu.
Split Form membuat bentuk split yang menunjukkan datasheet di bagian
atas dan bentuk di bagian bawah untuk memasukkan informasi tentang catatan yang dipilih dalam datasheet
Form menciptakan bentuk yang memungkinkan Anda memasukkan informasi untuk satu record pada satu waktu.
Split Form membuat bentuk split yang menunjukkan datasheet di bagian
atas dan bentuk di bagian bawah untuk memasukkan informasi tentang catatan yang dipilih dalam datasheet
Multiple Items menciptakan suatu bentuk yang menunjukkan beberapa
catatan dalam datasheet, dengan satu catatan per baris
Blank Form membuat form yang dimulai dengan form kosong yang dapat
dimodifikasi.
More Form membuat form dengan berbagai macam pilihan yang terdapat
3.1.2. Macam-macam Laporan Pada Microsoft Office Access 2007
Menurut Azhar (2008) macam-macam laporan pada Microsoft Office
Access 2007 adalah seperti tabel berikut
3.1.3. Perintah-perintah SQL (Structure Query Language)
Menurut Liskin (2007) perintah-perintah SQL adalah
1. DDL (Data Definition Language)
Ini adalah perintah dasar untuk membangun kerangka database, seperti:
a) CREATE : Perintah ini digunakan untuk membuat. Membuat database
baru, kolom, dll.
b) ALTER : Perintah ini digunakan untuk mengubah struktur tabel yang
sudah jadi sebelumnya, misalkan mengganti nama tabel, menambah kolom, mengubah kolom, menghapus kolom, bisa juga untuk memberikan atribut pada kolom.
[image:36.595.92.509.198.521.2]c) DROP : Perintah ini digunakan untuk menghapus database dan tabel.
Tabel 3. 2 Tabel macam-macam report pada Microsoft Office Access 2007
Report
Keterangan
Report membuat laporan dasar data dalam query tertentu atau tabel, di mana dapat ditambahkan fitur seperti grouping atau total.
Report Design membuat laporan kosong baru dalam tampilan desain.
Blank Report membuat laporan baru kosong sehingga dapat menyisipkan bidang dan kontrol dan desain laporan
2. DML (Data Manipulation Language)
Ini adalah perintah untuk memanipulasi data dalam database yang sudah dibuat, contohnya :
a) INSERT : Perintah ini digunakan untuk menyisipkan atau memasukan
data baru ke dalam tabel.
b) SELECT : Perintah ini digunakan untuk mengambil data atau
menampilkan data dari suatu tabel. Data yang diambil bisa ditampilkan dalam layar prompt MySQL secara langsung atau melalui tampilan aplikasi.
c) UPDATE :Perintah ini digunakan untuk memperbarui data lama menjadi
data baru.
d) DELETE : Perintah ini digunakan untuk menghapus data dari tabel.
29 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.Pengelolaan Surat Masuk Menggunakan Microsoft Office Access 2007 Pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya memerlukan proses yang panjang meliputi menulis Kartu Kendali (KK), lembar disposisi, buku agenda dan yang terakhir memasukkan data surat masuk tersebut ke dalam Microsoft Office Excel 2007. Proses ini menyebabkan surat masuk memerlukan waktu yang cukup lama untuk sampai kepada bagian yang dituju.
Aplikasi Microsoft Office Access 2007 diperlukan untuk mempercepat proses
pengelolaan surat masuk, karena Microsoft Office Access 2007 membantu mempermudah surat tersebut sampai kepada tujuan dengan cepat. Mengelola surat masuk dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007 terdapat beberapa tahap yaitu:
4.1.1. Membuka Program Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Access 2007 memiliki berbagai pilihan template yang
dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Template tersebut adalah Assests, Contacs, Issues, Events, Marketing projects, Projects, Sales pipeline, Tasks,
Faculty, dan Students. Berikut gambar template dan tampilan pertama pada
Microsoft Office Access 2007 telah menyediakan berbagai template namun
template yang umum digunakan adalah blank database. Oleh sebab itu template
blank database terletak paling atas antara template lainnya.
4.1.2. Membuat dan Menyimpan Blank Database
Microsoft Office Access 2007 yang telah dibuka selanjutnya adalah
membuat blank database yaitu dengan cara memilih pilihan yang terdapat pada bagian paling atas template yaitu pada gambar dokumen template yang bertuliskan “blank database”. Setelah itu blank database tersebut disimpan ke dalam folder.
[image:39.595.98.512.83.515.2]Setelah disimpan, baru program database dapat dibuat atau dijalankan dengan menekan tombol “create” dan dijalankan seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar di atas menunjukkan apabila membuat blank database, secara otomatis database tersebut akan tersimpan dalam bentuk file Microsoft Office
Access 2007. Penyimpanan database ke dalam folder dapat diubah dan
disesuaikan seperti yang kita butuhkan. Seperti pada program database yang dibuat, file disimpan dalam bentuk mdb atau Microsoft Office Access 2003 agar memudahkan pemakai program nantinya.
[image:40.595.94.509.165.526.2]Blank database disimpan dalam bentuk file Microsoft Office Access 2003 karena file dengan format Microsoft Office Access 2003 lebih mudah pemakaiannya dari pada file dengan format Microsoft Office Access 2007. Perbedaannya adalah file Microsoft Office Access 2003 dapat dibuka dalam program Microsoft Office Access 2003 dan Microsoft Office Access 2007, sedangkan file Microsoft Office Access 2007 hanya bisa dibuka dan dijalankan dengan program Microsoft Office Access 2007 dan tidak bisa dibuka dengan program Microsoft Office Access 2003. Oleh sebab itu sebelum membuat program database dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007 harus mengetahui penggunaan format file karena hal ini salah satu bagian penting dalam pembuatan program database.
[image:41.595.97.508.79.516.2]Tipe atau format penyimpanan file program database sangat beragam, yaitu terlihat pada bagian belakang nama file tersebut, misalkan file dengan format
Microsoft Office Access 2007 adalah *.accdb, Microsoft Office Access 2000 –
2003 adalah *.mdb, Microsoft Office Access Projects adalah *.adp. File dengan format Microsoft Office Access Projects sangat jarang digunakan karena untuk membuatnya harus connect ke Microcoft Visual Basic yaitu program yang berisi
coding atau bahasa pemrograman yang mendukung program Microsoft Office
Access. Selain itu untuk membuat program dengan format Microsoft Office Access
Projects harus melewati beberapa langkah awal untuk bisa memulai dan
[image:42.595.97.509.80.518.2]menjalankan programnya.
Database disimpan dalam folder dan dipilih tipe file nya, selanjutnya
database disimpan dalam format Microsoft Office Access 2003, maka tipe data
pada blank database tersebut langsung berubah. Hal ni terlihat dari gambar di atas yang awalnya tipe datanya accdb berubah menjadi mdb.
4.1.3. Membuat, Menjalankan dan Menyimpan Query
Membuat query dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan menggunakan
query wizard dan query design. Pada program ini dibuat query dengan
menggunakan query design. Dalam query design terdapat SQL yang terdiri dari berbagai macam rumus yang dapat disesuaikan dengan tabel yang akan dibuat.
Program database untuk Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya, dibuat tabel agenda yang berisi tanggal surat, nomor surat,
[image:43.595.94.507.83.533.2]nomor kartu kendali, kode klasifikasi, tanggal/jam diterima, indeks, dari, kepada, perihal, lampiran, unit pengolah, paraf unit pengolah, tanggal diterima unit, tanggal konsep verbal (KV), isi disposisi, paraf dan tanggal diterima. Semuanya dijadikan satu tabel karena sesuai dengan permintaan Bidang Umum agar memasukkan data menjadi lebih mudah, maka semua dijadikan satu tabel. Setelah SQL tersebut dibuat, langkah selanjutnya adalah di run. Setelah di run atau dijalankan, maka tabel agenda akan muncul pada sisi kiri SQL. Setelah itu SQL tersebut disimpan seperti pada gambar-gambar berikut.
[image:44.595.93.515.296.607.2]Kelebihan dari query design ini adalah user dapat membuat suatu tabel dengan rumus query yang dapat disesuaikan dan langsung dijalankan.
Membuat tabel dengan menggunakan query design akan selalu tampil kotak
wizard seperti di atas. Langkah yang harus dilakukan adalah hanya menutup kotak
[image:45.595.107.514.85.396.2]tersebut dengan menekan pilihan “close” seperti gambar di atas Gambar 4. 7 Kotak wizard yang akan muncul
[image:45.595.96.513.87.743.2]Kotak wizard yang telah ditutup tampilannya akan berubah seperti gambar diatas. Lalu selanjutnya adalah memilih pilihan pada toolbar “design” lalu pilih “SQL” setelah itu tampilan akan berubah seperti gambar dibawah ini.
[image:46.595.96.515.168.493.2]Tampilan akan berubah seperti gambar di atas, langkah selanjutnya adalah menulis rumus SQL sesuai dengan tabel yang akan dibuat. Untuk membuat tabel agenda menggunakan rumus SQL seperti pada gambar berikut.
[image:46.595.105.513.524.772.2]Gambar 4. 9 Tampilan setelah diubah dengan view SQL
Gambar 4. 11 Query yang akan dijalankan atau di run
Query yang telah dijalankan atau di run, akan membuat tabel baru yang secara otomatis akan terlihat pada sebelah kiri atas. Nama tabel sesuai dengan rumus query yang dibuat.
Query yang disimpan disesuaikan namanya sehingga dapat mempermudah
[image:48.595.96.511.160.486.2]apabila mengubah rumus query atau membuat query lain yang berhubungan.
[image:48.595.113.515.506.719.2]Membuat tabel dengan menggunakan query wizard harus melewati beberapa tahap yang ada pada kotak wizard seperti gambar di atas.
4.1.4. Membuat Form Design
Form dapat memudahkan bagian pengarsipan untuk menjalankan program
database yang telah dibuat. Membuat form design langkah awalnya adalah
dengan membuka toolbar “create” lalu setelah itu pilih pilihan “form”. Secara otomatis form ini akan langsung jadi dan dapat dijalankan, namun untuk menyesuaikan permintaan bagian pengarsipan maka form ini masih harus diperbaiki sehingga tampilannya sesuai dengan KK yang telah ada sebelumnya.
Database ini berisi 1 tabel yang dapat dibuat lebih dari 1 form yang
berbeda-beda tampilannya. Tabel agenda tersebut dibuat 2 form yaitu form KK dan form lembar disposisi. Form-form ini akan langsung tehubung pada tabel agenda.
Bagian pengarsipan hanya perlu memasukkan data surat masuk pada form KK saja, selanjutnya form lembar disposisi dan tabel juga langsung otomatis terisi. Data pada form disimpan terlebih dahulu setelah itu form tersebut dicetak dan ditempel pada bagian depan surat masuk.
Form KK memiliki tombol shortcut yang dibuat untuk mempermudah dalam
penggunaan form tersebut. Tombol-tombol tersebut adalah new, save, print,
delete, refresh, close lalu tombol di atas adalah tombol untuk melihat halaman
[image:50.595.96.514.188.527.2]dari form yang pertama, halaman sebelumnya, cari form, halaman selanjutnya dan halaman terakhir. Data yang telah diisikan pada form kemudian disimpan dengan memilih tombol save.
Form tersebut kemudian dicetak dengan tombol print lalu output dari form tersebut ditempelkan pada surat masuk.
Keterangan :
1. Tombol “baru” adalah untuk memilih form baru yang akan diisikan data lagi 2. Tombol “simpan” adalah untuk menyimpan data yang telah diisi pada form
yang selanjutnya data tersebut secara otomatis akan masuk pada tabel agenda
dan form lembar disposisi
3. Tombol “print” adalah untuk mencetak form yang telah diisi.
4. Tombol “hapus” adalah untuk menghapus data pada form yang selanjutnya data pada tabel dan form disposisi juga akan terhapus.
[image:51.595.104.513.129.510.2]5. Tombol “refresh” adalah untuk memperbarui data apabila sebelumnya terjadi kesalahan dalam pengisian data pada form dan data tersebut sudah disimpan.
6. Tombol ”keluar” adalah untuk menutup atau keluar dari tampilan form yang telah dibuka.
4.1.5. Membuat Report
Report memiliki persamaan dengan form yaitu 1 tabel dapat dibuat
menjadi beberapa report sesuai dengan kebutuhan, namun dalam database untuk Bidang Umum PT Askes (persero) Regional VII Surabaya, hanya dibutuhkan 1 report.
Report tersebut adalah report untuk pengganti buku agenda dan report
tersebut berisi tanggal terima, nomor KK, tanggal surat, tangal diterima, nomor surat, lampiran, alamat pengirim, perihal, kode klasifikasi, unit kerja dan tanda tangan sesuai dengan buku agenda yang digunakan sebelumnya untuk proses pengelolaan surat masuk. Dengan adanya report ini, bagian pengarsipan hanya tinggal mencetak report yang telah disediakan dalam program database tersebut.
Report akan terisi sesuai dengan tabel agenda. Apabila pada saat memasukkan
data pada form KK tidak disimpan, maka form lembar disposisi, tabel agenda dan
4.1.6. Membuat Switchboard Manager
Switchboard Manager dapat diatur sehingga tampilan awal pada saat
membuka database otomatis tampil seperti shortcut untuk membuka form
[image:53.595.96.519.81.762.2]dan report. Berikut merupakan tampilan dari Switchboard Manager.
Gambar 4. 18 Desain switchboard manager
[image:53.595.108.514.83.391.2]4.2.Proses Pengelolaan Surat Masuk Pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya.
Pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya melewati proses yang panjang, sehingga surat membutuhkan waktu yang relatif lama untuk sampai pada bagian yang dituju.
[image:54.595.96.523.93.508.2]Surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya biasanya dikirimkan melalui jasa pelayanan pos indonesia, fax atau pun email corporate, namun keterlambatan surat masuk juga dipengaruhi oleh PT Pos tersebut sehingga surat yang seharusnya datang tepat waktu menjadi mundur hingga berhari-hari dari yang seharusnya. Dengan keterlambatan penyampaian tersebut menyebabkan surat sampai kepada bagian pengarsipan membutuhkan waktu yang lama. Surat yang bertanggal 1 Mei 2011 bisa sampai pada bagian pengarsipan tanggal 10 Mei
2011, hal ini menyebabkan informasi yang seharusnya cepat diketahui oleh pihak yang dituju menjadi tertunda karena pengiriman surat yang lambat ditambah pengelolaan surat yang membutuhkan waktu yang sangat panjang.
Pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dapat dilihat dari workflow gambar dibawah ini:
Pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya meliputi beberapa tahap sesuai pada gambar workflow di atas. Tahap-tahap tersebut yaitu
4.2.1. Penerimaaan Surat
Pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dimulai dari penerimaan surat, yaitu dengan meneliti alamat yang tercantum pada setiap sampul. Memang benar surat itu untuk PT Askes (persero) Regional VII Surabaya atau tidak. Lalu membeda-bedakan jenis surat. Contoh : surat-surat rahasia, surat-surat pribadi, surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya. Setelah itu untuk surat rahasia dan surat pribadi disampaikan kepada pemimpin dalam keadaan tertutup.
4.2.2. Pembukaan surat
Surat yang sudah diterima, diteliti dan dibeda-bedakan jenisnya kemudian dibuka. Bagian pengarsipan membuka surat dengan cara menggunting bagian pojok surat lalu setelah itu bagian yang sudah terbuka tadi dilebarkan dengan menggunakan pisau kecil. Hal ini dilakukan agar bagian surat tidak terpotong.
4.2.3. Mengeluarkan surat dari sampul
4.2.4. Pembacaan Surat
Surat tersebut selanjutnya dibaca untuk mengetahui apakah terdapat Unit Personal (UP) atau minat dalam surat tersebut.
Pada surat masuk PT Askes (persero) Regional VII Surabaya ada yang terdapat UP atau minat di dalam suratnya dan ada yang tidak ada keterangan UP atau minatnya. Surat yang terdapat UP dipisahkan sendiri, sedangkan surat yang terdapat minat atau tidak terdapat keterangan tujuannya digabung menjadi 1. Hal ini untuk mempermudah bagian pengarsipan dalam mengagenda surat masuk.
4.2.5. Mengelola surat
Surat yang telah disortir kemudian dikelola. Surat yang terdapat UP, langkah selanjutnya adalah mengisi buku agenda lalu surat tersebut diberikan kepada personal yang dituju, sedangkan untuk surat yang terdapat minat atau tidak terdapat keterangan bagian yang dituju, langkah selanjutnya adalah mengisi KK, lembar disposisi dan buku agenda selanjutnya surat tersebut diberikan kepada kepala Bidang Umum untuk diberikan disposisi. Setelah itu kepala Bidang Umum umum akan mengisi lembar disposisi yang berisi personal yang dituju atau yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
4.2.6. Pembagian surat
Surat yang telah diberi tanda tangan ketua regional selanjutnya surat tersebut kembali ke bagian pengarsipan. Surat yang disposisinya ditujukan kepada Bidang Operasional, Bidang Keuangan dan Bidang TI (Teknologi Informasi) langsung diedarkan atau diberikan sesuai disposisi yang telah diberikan ketua Bidang Umum. Khusus untuk surat yang berasal dari kantor pusat, harus discan terlebih dahulu setelah itu surat diedarkan. Lalu untuk surat yang ditujukan kepada Bidang Umum, data surat dimasukkan ke dalam Microsoft Office Excel 2007.
4.2.7. Surat Masuk Yang Dikirim Melalui Email dan Faksimile
53 BAB V PENUTUP 5.1.Kesimpulan
Kesimpulan yang bisa diambil oleh selama mengikuti kegiatan proyek akhir adalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan surat masuk dengan menggunakan Microsoft Office Access 2007 yaitu dimulai dari membuat tabel dengan menggunakan query, membuat form kartu kendali dan form lembar disposisi, membuat report dan membuat switchboard manager.
2. Proses pengelolaan surat masuk pada PT Askes (persero) Regional VII Surabaya dimulai dari mensortir surat, membuka surat, mencatat data surat ke dalam kartu kendali, lembar disposisi dan buku agenda.
5.2.Saran
Saran untuk PT Askes (persero) Regional VII Surabaya yang telah menjadi tempat proyek akhir adalah:
1. Bagian PT Askes (persero) Regional VII Surabaya.
a) Peralatan-peralatan yang digunakan untuk melakukan proses kerja sudah sangat mendukung, namun untuk penggunaan program atau aplikasinya belum maksimal. Seperti pada penggunaan komputer, komputer yang digunakan sudah sangat canggih namun program yang digunakan hanya
Sehingga komputer tersebut tidak sepenuhnya digunakan untuk mendukung pekerjaan karyawan PT Askes (persero) Regional VII Surabaya.
b) Meningkatkan kerjasama antar karyawan agar tercipta suasana kerja yang menyenangkan dengan menciptakan suasana lebih akrab.
2. Bagi Bidang Umum tempat melaksanakan proyek akhir
a) Tugas yang diberikan kepada peserta proyek akhir agar lebih bervariatif sehingga peserta proyek akhir dapat mengimplementasikan ilmu-ilmu yang telah diperoleh dalam perkuliahan, khususnya dibidang kesekretariatan. b) Untuk memudahkan pengelolaan surat masuk, sebaiknya pada Bidang
Umum mulai menggunakan komputerisasi. 3. Bagi peserta proyek akhir
a) Lebih berinisiatif dalam memberikan solusi penyelesaian pekerjaan yang diberikan oleh bagian tempat proyek akhir.
55
DAFTAR PUSTAKA
Gemilang, Route. 2009. ModulMicrosoft Office Accsess 2007 Bagian 4. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Azhar, Arranirie. 2008. Microsoft Office Accsess 2003. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Nugroho, Liskin. 2007. Access 2 untuk Pemula. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Suprapto, S.Pd. 2006. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi Bahasa
Indonesia. Bandung: CV. Mandar Maju.
Bratawidjaja, Thomas Wijasa, Drs. 2002. Petunjuk Baru korespondensi Niaga
Bahasa Indonesia. Jakarta: PT Pradnya Paramita.
Wursanto, Drs. Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: CV. Andi Yogyakarta.
Software Microsoft Office 2003
Software Microsoft Office 2007
