PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Waktu dan Lama Kerja Praktek
Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
- Sejarah PT. Pelindo Cabang Sungai Pakning
- Visi dan Misi PT. Pelindo Cabang Sungai Pakning
- Struktur Organisasi PT. Pelindo Cabang Sungai Pakning
- Ruang Lingkup PT. Pelindo Sungai Pakning
Pelindo I, II, III, IV adalah perusahaan BUMN non-listed yang sahamnya dimiliki 100% oleh Kementerian BUMN selaku pemegang saham Republik Indonesia. Negara Republik Indonesia yang diwakili oleh Kementerian Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia merupakan pemilik tunggal dan pemegang saham tunggal. Berdasarkan surat Menteri Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia nomor: S-756/MBU/10/2021 tanggal 1 Oktober 2021 perihal persetujuan perubahan nama, perubahan anggaran dasar dan logo perusahaan.
Pelindo Sungai Pakning dipimpin oleh seorang General Manager, membawahi General Manager Keuangan dan Manager Bisnis dan Teknik. Di bidang Keuangan dan Umum terdapat General Manager dan Staf Tata Usaha, serta di Bidang Bisnis dan Teknik terdapat Pramuka yang memiliki 3 Motorist dan Magister TMK, ABK memiliki 11 Pandu Muda, dan Radio Operator. Perwira penerbang juga dituntut 'ambil bola' dalam memberikan pelayanan kepada pihak pelayaran dan selalu 'siaga' menunggu perintah mengarahkan kapal yang masuk ke perairan Sungai Pakning.
Pelabuhan Sungai Pakning merupakan jalur akses Pelabuhan Khusus Pertamina, Pelabuhan Pekanbaru, Pelabuhan Peti Kemas Perawang, pelabuhan buatan dan pintu masuk RAPP sebagai produsen kertas di Futong.
DESKRIPSI KEGIATAN
Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan Selama Kerja Praktek
- Laporan Kegiatan Kerja Praktek
- Uraian Kegiatan yang Dikerjakan
Target yang Diharapkan Selama Kerja Praktek
Target yang diharapkan dari berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan adalah sebagai berikut. Dengan kegiatan ini kita dapat mengetahui detail tentang kapal yang dipandu, pergerakan keluar dan jumlah total panduan dan keterlambatan kapal. Target yang diharapkan dengan pengajuan nota kapal ini akan ada dokumentasi pergerakan eksplorasi yang berlabuh setiap hari.
Kalau tidak ada pendaftaran bulanan, maka gerakan pramuka akan tidak teratur dan kegiatan bulanan tidak bisa kita ketahui. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk mengetahui berapa total orientasi dan towing kapal yang telah dilakukan setiap bulannya. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk mencatat berapa banyak gerakan dan pada tanggal berapa pramuka membuat kemudi kapal.
Memasukkan TPP (Laporan Lalu Lintas Produksi dan Pendapatan) Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk mengetahui detail pergerakan pilot dan berapa total pendapatan kapal berdasarkan tempat berlabuh. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk memudahkan bagian keuangan mendapatkan catatan-catatan yang diperlukan sehingga dapat diinput sesuai format. Tujuan yang diharapkan adalah terciptanya surat izin olah gerak kapal lengkap dengan penomoran dan periode.
Tujuan dalam pekerjaan ini adalah agar ada lampiran dokumen mengenai izin pengoperasian kapal dan ini akan menjadi bukti pendukung pergerakan kapal. Tujuan yang diharapkan adalah dapat mengetahui surat mana yang dikeluarkan dan tanggal setiap bulannya. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk memudahkan agen pengiriman untuk melihat catatan pengiriman yang diterbitkan.
Perangkat Lunak dan Keras yang Digunakan
- Perangkat Lunak
- Perangkat Keras
Microsoft Excel adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data secara otomatis, termasuk perhitungan dasar, penggunaan fungsi, grafik dan pengelolaan data. Software ini sangat berguna untuk menyelesaikan masalah administrasi mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks. Pada pekerjaan ini menggunakan Microsoft Excel untuk memasukan semua pergerakan kapal dan membuat pilot incentive list, laporan bulanan dan TPP.
Microsoft Word adalah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata, termasuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Epson Scan adalah aplikasi yang digunakan untuk memindai dokumen yang dibutuhkan oleh pekerja.
Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan
- Peralatan Kantor
- Perlengkapan Kantor
Laptop merupakan perangkat elektronik yang di dalamnya terdapat berbagai software dan tempat menyimpan file-file penting yang ditujukan untuk menunjang kegiatan perkantoran. Selain media penyimpanan, juga berfungsi untuk memindahkan data dari laptop ke perangkat lain. Dimana dalam arsip ini berisi memorandum kapal dan SPK (Surat Perintah Kerja) Pandu yang disortir dan diarsipkan berdasarkan Nomor Urut.
Pulpen merupakan salah satu aksesoris wajib yang digunakan untuk penomoran nota kapal dan pengisian agenda surat keluar di PT. Penjepit kertas adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyatukan sementara lembaran kertas, mis. Alat ini digunakan untuk mencoblos catatan Pandu, peraturan dan SPK (surat perintah kerja) untuk diarsipkan.
Data-data yang Diperlukan
Data yang dibutuhkan adalah data pergerakan pilotage dan catatan sementara yang akan diolah menjadi catatan dan catatan baru. Data yang dibutuhkan dalam kegiatan ini adalah notasi baru dan gerak pengiring yang nantinya akan diurutkan berdasarkan gerak pengiring yang asli dan salinannya. Data yang diperlukan adalah salinan memorandum kapal yang disortir untuk segera diubah menjadi arsip bulanan.
Data yang dibutuhkan adalah nama kapal, tanggal kedatangan dan sandar kapal, berat kapal, dan total tonase kapal. Data yang diperlukan disini adalah sebuah memorandum kapal yang berisi nama kapal, jenis kapal dan arah pergerakan kapal beserta nama pemandu yang tertera pada lembar perintah kerja gerakan pengintaian (SPK). Impor Laporan Bulanan TPP (Produksi Lalu Lintas dan Penerimaan) Untuk kegiatan ini, setelah daftar insentif perintis diimpor, maka akan segera diproses menjadi format TPP untuk merekapitulasi pendapatan bulanan Pelindo.
Setelah mendapatkan data stimulus, diperlukan ketelitian terkait penyesuaian keseluruhan panduan dan tarikan kapal utama. Informasi yang diperlukan di sini adalah detail daftar nama kapal yang diminta oleh departemen keuangan dan surat promes asli. Informasi yang diminta berupa contoh izin olah gerak kapal bulan sebelumnya yang harus diedit dan diberi nomor.
Di sini diperlukan surat izin gerak kapal yang sudah diketik agar bisa langsung dicetak dan diperbanyak. Informasi yang diminta berupa izin olah gerak kapal yang diterbitkan dan dikirimkan ke KSOP untuk segera dimasukkan dalam agenda surat keluar.
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
Dokumen hasil penyortiran nota dan nota kapal adalah asli lembaran dan salinan nota nota beserta mosi pandu yang telah diurutkan. Dokumen hasil kegiatan ini berupa memorandum kapal yang diarsipkan berdasarkan nomor urut dalam map pesanan. Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan ini berupa file excel yang berisi data pergerakan pramuka dan total pendapatan.
Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan ini berupa file Excel dengan panduan gerakan yang formatnya mencantumkan nama panduan pada setiap lembar excel. Memasukkan Laporan Bulanan TPP (Produksi dan Pendapatan Lalu Lintas) Dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan ini adalah file Excel yang merinci gerakan Pramuka, jumlah gerakan, dan total pendapatan dan keterlambatan layanan Pramuka. Mencari dan mencatat memo kapal yang dibutuhkan oleh bagian keuangan Dokumen hasil kegiatan ini berupa memo kapal yang dibutuhkan oleh bagian keuangan untuk segera diarsipkan.
Pada kegiatan ini dihasilkan dokumen berupa file Word dari konsep surat izin manuver kapal yang diberi nomor dan tanggal surat tersebut. Dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan ini berupa lembaran kertas yang telah dicetak dan digandakan. Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan ini berupa file PDF berisi file hasil scan.
Kendala-Kendala yang Dihadapi dalam Kerja Praktek
Solusi yang Dilakukan
Pelabuhan Indonesia (Persero) Cabang Sungai Pakning, penulis banyak mendapatkan ilmu yang nyata dalam mengaplikasikan ilmu yang didapat di perkuliahan sehingga dapat diimplementasikan secara maksimal dan maksimal dalam pelaksanaan kerja praktek. Berdasarkan uraian laporan pelatihan kerja (KP), dapat disimpulkan bahwa ada beberapa teori dan praktek yang telah diajarkan di perkuliahan dan digunakan selama pelatihan kerja. Pelabuhan Indonesia (Persero) Cabang Sungai Pakning, antara lain mencetak nota dan resi kapal, memilah nota pramuka dan SPK (surat perintah kerja), filing nota kapal, memasukkan rekapitulasi pendapatan bulanan, memasukkan data pergerakan pramuka pada Daftar Insentif Pandu, memasukkan laporan bulanan TPP (Laporan Lalu Lintas) Production and Revenue), mencari dan mencatat slip kapal yang dipersyaratkan oleh bagian keuangan, memasukkan nomor dan jangka waktu pada surat izin pindah kapal, mencetak dan menggandakan surat izin pindah kapal, menyusun surat pemberangkatan dan memindai dokumen yang diperlukan.
Pelabuhan Indonesia (Persero) Cabang Sungai Pakning yaitu penulis dapat melaksanakan spesifikasi pekerjaan mulai dari pencetakan nota dan nota kapal, memilahnya untuk dimasukkan dalam arsip bulanan, mengarsipkan nota berdasarkan nomor urut, melakukan pengintaian berdasarkan data pergerakan. Pelabuhan Indonesia (Persero) Cabang Sungai Pakning, perangkat lunak yang digunakan adalah IGMT (Internal Gateway Master Terminal), Microsoft Word dan Microsoft Excel serta perangkat keras yang digunakan yaitu laptop. Data yang diperlukan untuk mencetak nota dan nota pengiriman adalah nota pengiriman sementara, dilanjutkan dengan memilah nota yang diperlukan dan nota yang dicetak.
Memasukkan data pergerakan pilot ke dalam daftar insentif pemandu membutuhkan data nama kapal, tanggal keberangkatan kapal, nama agen kapal dan total pendapatan dari jasa kapal. Untuk kegiatan memasukkan data pergerakan pemandu berdasarkan nama pemandu, diperlukan data nama pemandu, nomor catatan dan arah pergerakan pemandu. Menyiapkan izin olah gerak kapal membutuhkan data izin bulan sebelumnya dan setelah diketik akan langsung dicetak dan digandakan.
Untuk menjadwalkan surat keluar diperlukan surat ijin pengoperasian kapal yang dicetak dan diberi nomor sebelumnya. Pelabuhan Indonesia (Persero) Cabang Sungai Pakning adalah cetakan catatan kapal dan catatan, file arsip bulanan catatan kapal yang diarsipkan, hasil penginputan data gerakan pengintaian berdasarkan nama. Kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek yaitu: kesulitan mencari nama kapal yang akan dicetak nota dan nota, karena banyaknya nama kapal yang tertera dan terkadang kesalahan aplikasi IGMT menghambat pekerjaan.
Solusi yang dilakukan dalam menghadapi kendala saat kerja praktek dapat diatasi dengan cara berkonsultasi dengan pengawas lapangan dan rutin bertanya kepada karyawan, hal ini bertujuan untuk mengetahui dimana letak kesalahannya sehingga dapat diperbaiki kembali agar tidak terjadi kesalahan lagi. Karena itu, Pandu harus lebih tepat waktu dalam menyampaikan SPK (Surat Perintah Kerja) ke Pelindo.
PENUTUP
Kesimpulan
Mahasiswa dapat belajar tentang dunia kerja yang sebenarnya dan belajar tentang lingkungan dan kondisi kerja yang akan mereka hadapi setelah lulus kuliah.
Saran
