TA : Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik Pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo.

(1)

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

AKADEMIK PADA SMP AL-FALAH ASSALAM

TROPODO 2 SIDOARJO

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

MEIDIANA PUSPITARINI 08.41010.0269

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR TABEL ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... i

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sistem ... 7

2.2 Analisis Sistem ... 8

2.3 Desain Sistem ... 9

2.3.1 Elemen Sistem ... 10

2.4 Informasi ... 11

2.5 Sistem Informasi ... 12

2.6 Sistem Informasi Akademik ... 13

(3)

2.6.4 Modul Kesiswaan ... 14

2.7 Penilaian ... 14

2.8 Kehadiran ... 15

2.9 Al- Falah Assalam Tropodo 2 ... 15

2.9.1 Analisis Operasional ... 16

2.9.2 Struktur Organisasi ... 17

2.10 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 17

2.11 System Flow ... 20

2.12 Entity Relationship Diagram ... 21

2.13 SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) ... 23

2.14 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak) ... 25

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 27

3.1 Tahapan Analisis ... 27

3.1.1 Analisis Permasalahan ... 27

3.1.2 Analisis Operasional ... 29

3.1.3 Analisis Kebutuhan Data ... 29

3.1.4 Analisis Ketersediaan ... 30

3.1.5 Analisis Kapasitas ... 30

3.1.6 Analisis Performa ... 30

3.1.7 Analisis Kehandalan ... 31

3.1.8 Analisis Keamanan ... 31

(4)

3.3.3 Rancangan Desain Antar Muka ... 35

3.3.4 Rancangan Desain Keamanan ... 37

3.3.5 Rancangan Desain Sistem ... 38

3.4 Tahap Evaluasi ... 39

3.4.1 Evaluasi DFD ... 39

3.4.2 Evaluasi ERD ... 39

3.5 Tahap Pengumpulan Data ... 40

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 41

4.1 Hasil Analisis Sistem ... 41

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ... 41

4.1.2 Karakteristik Pengguna ... 47

4.1.3 Kebutuhan Fungsional ... 48

4.1.4 Lingkungan sistem operasi... 50

4.1.5 Hasil Analisis Operasional ... 50

4.1.6 Hasil Analisis Kebutuhan Data ... 53

4.1.7 Hasil Analisis Ketersediaan ... 54

4.1.8 Hasil Analisis Kapasitas ... 54

4.1.9 Hasil Analisis Performa ... 55

4.1.10 Hasil Analisis Kehandalan ... 56

4.1.11 Hasil Analisis Keamanan ... 56

(5)

4.2.2 Data Flow Diagram ... 64

4.2.3 Entity Relation Diagram (ERD) ... 71

4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel ... 74

4.2.3 Hasil Desain Antar Muka ... 79

4.2.4 Hasil Desain Keamanan ... 96

4.2.5 Hasil Desain Sistem ... 98

4.2.6 Hasil Evaluasi Desain Sistem ... 98

BAB V PENUTUP ... 102

5. 1 Kesimpulan ... 102

5. 2 Saran ... 102

(6)

Halaman

Gambar 2.1 Model Sistem ... 7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Al-Falah Tropodo2 ... 17

Gambar 2.3 Siklus Pengembangan Sistem ... 18

Gambar 4.1 Blok Diagram Sistem Informasi Akademik ... 40

Gambar 4.2 System Flow Manajemen Data Siswa ... 64

Gambar 4.3 System Flow Manajemen Data Karyawan... 65

Gambar 4.4 System Flow Manajemen Data Kelas ... 66

Gambar 4.5 System Flow Manajemen Data Mata Pelajaran ... 67

Gambar 4.6 System Flow Transaksi Penilaian Siswa ... 68

Gambar 4.7 System Flow Transaksi Absensi Siswa ... 69

Gambar 4.8 Context Diagram ... 70

Gambar 4.9 DFD Level 0... 71

Gambar 4.10 DFD Level 1 Pengelolaan Data Master ... 72

Gambar 4.11 DFD Level 1 Pengelolaan Administrasi Akademik ... 72

Gambar 4.12 DFD Level 1 Cetak Laporan ... 73

Gambar 4.13 DFD Level 1 Manajemen Data Siswa ... 63

Gambar 4.14 DFD Level 1 Manajemen Data Subyek Penilaian ... 64

Gambar 4.15 DFD Level 1 Manajemen Nilai Siswa ... 65

Gambar 4.16 DFD Level 1 Manajemen Absensi Siswa ... 66

Gambar 4.17 CDM Sistem Informasi Akademik ... 68

Gambar 4.18 Form Login ... 69

(7)

Gambar 4.22 Desain Tampilan Master Manajemen Data Siswa ... 72

Gambar 4.23 Desain Tampilan Master Data Subjek Penilaian ... 72

Gambar 4.24 Desain Tampilan Transaksi Manajemen Nilai Siswa ... 73

Gambar 4.27 Desain Tampilan Transaksi Manajemen Absen Siswa ... 74

Gambar 4.29 Desain Tampilan Laporan Nilai Siswa ... 75

(8)

Halaman

Tabel 4.1 List Antara Proses Bisnis dengan Solusi yg ditawarkan ... 38

Tabel 4.2 Manajemen Data Pelajaran ... 42

Tabel 4.3 Manajemen Data Guru... 43

Tabel 4.4 Manajemen Data Kelas ... 43

Tabel 4.5 Manajemen Data Siswa ... 44

Tabel 4.6 Manajemen Data Subyek Penilaian ... 45

Tabel 4.7 Manajemen Nilai Siswa ... 46

Tabel 4.8 Manajemen Absensi Siswa ... 47

Tabel 4.9 Tabel Kelas ... 78

Tabel 4.10 Tabel Mata Pelajaran ... 79

Tabel 4.11 Tabel Guru ... 79

Tabel 4.12 Tabel Siswa ... 79

Tabel 4.13 Tabel Subyek Penilaian ... 80

Tabel 4.14 Tabel Nilai Siswa ... 80

(9)

8

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

(10)

1

1.1 Latar Belakang

SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo merupakan sebuah sekolah

swasta berlatar belakang islam, yang berdiri dibawah naungan sebuah lembaga

pendidikan bernama Lembaga Pendidikan Al-Falah Darrusalam Tropodo 2

(As-Salam) yang terdiri dari 4 jenjang, yaitu Kelompok Bermain (KB), Taman

Kanak-Kanak (TK), Sekolah Dasar (SD) dan Sekolah Menengah Pertama (SMP). SMP

Al-Falah Assalam Tropodo 2 memiliki jumlah siswa mulai dari kelas 7 hingga

kelas 9 sebanyak 630 siswa, pada setiap tingkat jenjang terdapat 7 kelas dan

masing-masing kelas memiliki 30 siswa.

Seluruh kegiatan pencatatan administrasi sekolah dilakukan oleh staff

tata usaha (TU). Staff TU mendapat semua data nilai siswa yang telah diolah

sebelumnya oleh guru aktif (guru bidang studi) dan guru pasif (wali kelas) yang

masih dalam bentuk excel, yang kemudian diolah kembali agar menghasilkan

sebuah laporan perkembangan akademik siswa yang kemudian diserahkan setiap

bulannya kepada Kepala Sekolah dan Lembaga.

Pihak sekolah masih melakukan proses pengelolaan administrasi sekolah

seperti pengolahan data biodata siswa, data nilai siswa, data absensi siswa dan

pengolahan raport siswa secara manual. File atau buku catatan tersebut menjadi

dasar penginputan raport siswa. Penentuan nilai raport siswa di SMP Al-Falah

mempunyai 4 standart nilai siswa yaitu nilai harian, nilai ujian harian, nilai ujian

(11)

nilai tersebut dirata-rata. Agar dapat naik kelas, rata-rata nilai siswa tidak boleh

dibawah 7,5. Faktor penilaian lain untuk kenaikan kelas adalah sikap dan tingkah

laku siswa tidak boleh ada yang mendapatkan nilai D dan E. Absensi siswa juga

menjadi faktor penentuan kelulusan yaitu siswa tidak boleh membolos (Alpha)

lebih dari 10 kali. Permasalahan yang pasti terjadi setiap tengah dan akhir

semester adalah pembuatan raport tengah semester dan raport akhir semester.

Guru harus merekap seluruh nilai siswa, nilai sikap perilaku dan cek data absensi

siswa. Dengan rata-rata setiap guru membawahi 6 kelas maka proses pembuatan

raport menyita banyak waktu kerja guru.

Berdasarkan Rencana Strategis (Renstra) Departemen Pendidikan

Nasional tahun 2005-2009, untuk dapat memberikan pelayanan prima, salah satu

yang perlu dilakukan adalah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi

(ICT) yang dilakukan melalui pendayagunaan ICT di bidang pendidikan yang

mencakup peran ICT sebagai substansi pendidikan, alat bantu pembelajaran,

fasilitas pendidikan, standar kompetensi, penunjang administrasi pendidikan, alat

bantu manajemen satuan pendidikan, dan infrastruktur pendidikan. SMP Al-Falah

Assalam Tropodo 2 sebelumnya telah mempunyai sistem informasi pada

penerimaan siswa baru. Namun untuk meningkatkan kualitas pengelolaan

administrasi pendidikan, pihak lembaga memiliki kebijakan untuk melakukan

pengembangan pada sistem informasi akademik yang akan diterapkan pada

jenjang SMP yang bertujuan untuk mempermudah tugas guru, karyawan dan

kepala sekolah.

Berdasarkan masalah diatas, pihak sekolah ingin merancang bangun

(12)

melakukan Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah

Assalam Tropodo 2 Sidoarjo, namun karena pihak sekolah sendiri belum

mengetahui secara detil apa saja yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi

Akademik ini maka dalam penelitian ini akan dilakukan analisis kebutuhan sistem

dan melakukan desain sistem yang diharapkan dapat dikembangkan dan

membantu pekerjaan pihak sekolah serta orang tua dalam perkembangan siswa.

Analisis dan desain sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah

Assalam Tropodo 2 ini disusun berdasarkan hasil analisa yang terdapat pada

dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangat Lunak (SKPL) dan Desain Arsitektur

Perangkat Lunak (DAPL). Dokumen tersebut dapat dijadikan sebagai dasar

pengembangan software. Harapannya, setelah desain tersebut dikembangkan

dapat mengatasi permasalahan yang ada pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2

Sidoarjo

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan di atas, maka rumusan

masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat analisis dan desain

Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2.

1.3 Pembatasan Masalah

Untuk mempermudah dalam pembuatan desain sistem informasi

akademik tersebut, maka diperlukan adanya batasan masalah dalam tugas akhir ini

yaitu sebagai berikut:

1. Desain Sistem yang dihasilkan dapat digunakan sebagai rancangan yang

(13)

2. Dapat menghasilkan desain laporan berupa Rekap Laporan Siswa, Rekap

Laporan Guru, Rekap Laporan Penilaian Siswa dan Laporan Absensi siswa.

3. Analais dan Desain sistem disususun berdasarkan modul Sistem Informasi

Akademik meliputi : Administrasi Kepegawaian, Administrasi Kesiswaan,

Administrasi Akademik dan Kesiswaan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari analisis dan desain sistem informasi akademik pada SMP

Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo adalah bagaimana menganalisis dan

mendesain Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk Sekolah

Pihak Sekolah dapat mengetahui secara detail setiap proses yang terjadi pada

administrasi akademik sekolah.

2. Untuk Guru dan Karyawan

Guru : Dapat melakukan inputan nilai dan absensi setiap hari, tanpa

harus menyerahkan data kepada Staff TU (Karyawan).

Karyawan : Dapat melakukan segala proses transaksi dan melakukan

pelaporan tepat pada waktunya.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir “Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik

pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo” ini disusun secara sistematis ke

(14)

aplikasi yang dibuat. Rangkuman berupa penjelasan singkat setiap bab terdapat

dalam sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab satu berisi gambaran mengenai latar belakang masalah,

permasalahan yang dihadapi, pembatasan masalah yang

menjelaskan batasan dari permasalahan yang dibahas sehingga

tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan pembuatan

sistem yang berupa harapan dari hasil yang telah dicapai, dan

metodologi penelitian yang merupakan langkah-langkah dalam

menyelesaikan tugas akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab dua berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai

acuan dalam analisa dan pemecahan masalah, yang berkaitan

dengan permasalahan yang dibahas yaitu mengenai SKPL,

DAPL, Analisa kebutuhan perangkat lunak, Elemen Sistem,

Modul-modul pendukung Sistem Informasi Akademik dan system

development life cycle.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab tiga berisi tentang rincian permasalahan yang timbul

pada perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan tersebut.

Rincian tersebut antara lain perancangan dan desain yang akan

(15)

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab empat berisi tentang kebutuhan sistem, Implementasi

sistem dan evaluasi sistem serta pembuatan program untuk

menjelaskan urutan dari tiap proses yang dilakukan

BAB V : PENUTUP

Pada bab lima terdiri dari dua sub bab yaitu kesimpulan dan

saran. Kesimpulan adalah rangkuman dari hasil seluruh

pembahasan masalah. Sedangkan saran adalah berisi tentang

pengembangan yang sebaiknya dilakukan agar sistem yang telah

(16)

7

2.1 Sistem

Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen

yang saling berinteraksi, terkait serta saling bergantung satu dengan yang lain.

Kumpulan unsur tersebut terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data

atau unsur lain yang terorganisir dari unsur-unsur tersebut.

Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan

(input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Ciri pokok sistem

menurut Gaspert pada buku Al Fatta (2007), ada empat yaitu sistem tersebut

beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri dari unsur-unsur, ditandai dengan

saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama

.

Gambar 2.1 Model Sistem (Al Fatta, 2007: 4)

Menurut Al Fatta (2007), sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau

sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebuah

sistem. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem

dengan sistem lainnya :

1. Batasan (boundary), gambaran dari suatu unsur mana yang termasuk di dalam

(17)

2. Lingkungan (environment), segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang

menyediakan asumsi, kendala, serta input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (input), data dari lingkungan yang digunakan dan dimanipulasi oleh

suatu sistem.

4. Keluaran (output), sebuah produk berupa informasi, laporan, dokumen, dan

tampilan layar komputer yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh

kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (component), kegiatan atau suatu proses dalam suatu sistem yang

saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan.

6. Penghubung (interface), sebagai media dimana komponen atau sistem dan

lingkungan berinteraksi.

7. Penyimpanan (storage), digunakan utnuk penyimpanan sementara dan tetap

dari informasi. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara

komponen yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari

berbagai data yang sama.

Sedangkan menurut Sutabri (2003), selain tujuh karakteristik yang telah

disebutkan diatas, suatu sistem harus memiliki tujuan serta sasaran yang pasti dan

bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi

sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran

atau tujuan yang telah direncanakan.

2.2 Analisis Sistem

Analisis sistem yang didefinisikan oleh Al Fatta (2007: 24) adalah,

sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus

(18)

adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permaslahan-permaslahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh analis sistem, yaitu:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah..

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganilisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.3 Desain Sistem

Desain sistem didefinisikan oleh Whitten (2004: 448) sebagai tugas yang

fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2003: 88)

tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi

logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer

organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi

teknis dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat

lunak yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji

(19)

2.3.1 Elemen Sistem

Elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses,

keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan.

Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.

Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa

tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara

satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan

selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang

berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan

yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud

adalah informasi (misalnya data siswa).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari

masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa

informasi dan produk. Pada sekolah, proses dapat berupa pengelolaan data

siswa dan nilai.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,

(20)

e. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah

di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang

lingkup, atau kemampuan sistem. Seperti halnya perkembangan dari sebuah

sekolah dipengaruhi oleh kualitas pendidik dan kemampuan siswa dalam

menangkap apa yang diajarkan. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi

atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan

menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik

ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya

adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa

berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau

menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja

harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan

operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga,

karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.4 Informasi

Informasi dapat diartikan sebagai data yang diolah dan berguna bagi

penggunanya. Menurut Jogiyanto (2009:8) Informasi adalah data yang diolah

(21)

Suatu informasi dikatakan lebih bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. sedangkan kualitas dari

informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada

waktunya dan relevan.

2.5 Sistem Informasi

Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem

di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,

teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk

mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian

internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk

pengambilan keputusan.

Menurut Raymond Mc Leod,Jr., (2001), Sistem Informasi merupakan

sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua

sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto

HM., (1999: 11), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu

sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai

(22)

2.6 Sistem Informasi Akademik

Kata akademik berasal dari serapan bahasa Inggris, yaitu academy.

Secara harfiah, kata academy berarti sekolah, yang juga dapat diartikan sebagai

segala sesuatu yang berhubungan dengan proses penunjang kegiatan sekolah atau

lembaga pendidikan beserta pelaku didalamnya. Berdasarkan pada pengertian

akademik di atas, maka sistem informasi akademik adalah segala macam hasil

interaksi antara elemen di lingkungan akademik untuk menghasilkan informasi

yang kemudian dijadikan landasan pengambilan keputusan, melaksanakan

tindakan, baik oleh pelaku proses itu sendiri maupun dari pihak luar. (Agustin,

2012).

Menurut Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga

Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional tahun 2007, Dalam Sistem

Informasi Akademik terdapat beberapa modul, yaitu:

2.6.1 Modul Administrasi Kepegawaian

Modul ini digunakan untuk melakukan administrasi kepegawaian baik

untuk pendidik maupun tenaga kependidikan. Modul ini menampilkan referensi

jenis pegawai yang berada dalam sekolah, tingkat ijazah, pangkat, jenis pelatihan,

status pegawai, dan data terkait lainnya.

2.6.2 Modul Administrasi Kesiswaan

Modul ini digunakan untuk melaksanakan administrasi siswa yang

memuat menu-menu, seperti data siswa, buku induk siswa, statistik siswa, laporan

(23)

2.6.3 Modul Administrasi Akademik

Modul ini digunakan untuk mendministrasikan transaksi rutin kesiswaan

(seperti penentuan jurusan, penentuan kelas siswa baru, penentuan NIS, rekap

absensi siswa, dan kenaikan kelas), prilaku siswa (meliputi absensi dan

pelanggaran siswa), menu cetak (seperti cetak daftar siswa per kelas, formulir

absensi, peserta UAN, dan cetak rapor).

2.6.4 Modul Kesiswaan

Modul ini dimaksudkan untuk mengadministrasi transaksi akademik

seperti transaksi rutin kesiswaan (seperti penilaian unjuk kerja dan portofolio,

lembar pengamatan, dan UAN) dan pencetakan penilaian (seperti daftar nilai

siswa dan portofolio siswa.

2.7 Penilaian

Penilaian mencakup semua cara yang digunakan untuk menilai kerja

individu, yaitu prestasi belajar yang dicapai peserta didik. Proses penilaian

melalui bukti-bukti tentang pencapaian belajar peserta didik (Mardapi, 2008:5).

Berdasarkan definisi tersebut, penilaian dalam bidang pendidikan dapat diartikan

sebagai semua aktivitas yang dilakukan oleh pendidik dan peserta didik untuk

menilai diri mereka sendiri, yang memberikan informasi untuk digunakan sebagai

umpan balik untuk memodifikasi aktivitas belajar dan mengajar. Oleh karena itu,

dapat dipahami bahwa penilaian itu bersifat kualitatif. Berikut

perhitungan-perhitungan nilai yang diperlukan dalam pengolahan nilai raport:

1. Perhitungan nilai rata-rata ulangan harian.

(24)

2. Perhitungan Nilai rata-rata tugas harian

NRT = T1+T2+T3+T4/4

3. Perhitungan Nilai Harian dan Nilai Raport

Mengolah Nilai Harian dan Nilai Raport dengan ketentuan rumus sebagai berikut :

a. Untuk mendapatkan rata-rata nilai Harian

NH = NRU+NRT/2

b. Untuk mendapatkan Nilai Akhir / Nilai Raport :

NA = NH+MID+UAS/3

Keterangan :

NH : Nilai Harian

NA : Nilai Akhir Raport

NRT : Nilai rata-rata tugas

NRU : Nilai rat-rata Ulangan

MID : Nilai Ulangan Tengah Semester (UTS)

UAS : Nilai Ulangan Akhir Semester (UAS)

2.8 Kehadiran

Menurut Imron (1996:59), Kehadiran Siswa di sekolah adalah kehadiran

dan keikutsertaan siswa secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah pada

jam-jam efektif di sekolah. Sedangkan ketidakhadiran adalah ketiadaan partisipasi

secara fisik siswa terhadap kegiatan-kegiatan sekolah.

2.9 Al- Falah Assalam Tropodo 2

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) merupakan

(25)

Sidoarjo. Awalnya lembaga pendidikan ini berpusat di Masjid Al-Falah di Jl.

Taman Mayangkara 2-4 Surabaya dan merupakan salah satu sekolah fullday yang

terkenal dan memiliki banyak peminat. Karena perkembangannya yang pesat

maka Lembaga Pendidikan Al-Falah membuka cabang baru dengan nama

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam yang bertempat di

Jl. Anggrek 1 Perum Wisma Tropodo Waru Sidoarjo.

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menggunakan

fasilitas umum dan memiliki tempat yang kurang luas sehingga lokasi yang ada

tidak memungkinkan untuk dikembangkan. Karena alasan itulah akhirnya

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menciptakan pengembangan

baru dengan mendirikan Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

Dengan menerapkan Kurikulum Pendidikan Nasional (Diknas) yang

mengacu pada Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), SMP Al-Falah

Tropodo 2 (As-Salam) memberikan beberapa fasilitas yang dapat menunjang

kegiatan belajar mengajar, antara lain : ruang kelas representatif (ber-AC),

perpustakaan, laboratorium sains, laboratorium komputer, lapangan olahraga

(sepakbola, volley, basket), ruang UKS, bimbingan konseling, masjid, kantin, dan

green house.

2.9.1 Analisis Operasional

a. Visi

Berakhlak mulia berprestasi akademik optimal.

b. Misi

1. Mewujudkan lembaga pendidikan yang berbasis dakwah.

(26)

3. Mewujudkan lembaga pendidikan yang memberi manfaat bagi

lingkungannya.

2.9.2 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah Struktur Organisasi Al-Falah Assalam Tropodo 2

Sidoarjo:

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)

2.10 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem

informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang

disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah

pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu

sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik

melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan

Kendall, 2003).

Yayasan Pendidikan As-Salam

Direktur

Ir. Abdul Kadir Baraja

Wakil Direktur

Drs. Masruri

Ass. Dir. Umum

Drs. H. Praptomo, MM

Ass. Dir. Pendidikan

(27)

SHPS terbagi menjadi tujuh tahapan Pada gambar dibawah ini akan

dijelaskan langkah-langkah yang terdapat pada SHPS.

Gambar 2.3 Siklus Pengembangan Sistem (Kendall dan Kendall, 2003:11)

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai tujuh tahap yang terdapat pada

gambar 1 di atas:

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu: melihat apa

yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan masalah, selanjutnya

menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini

dimaksudkan bahwa penganalisis sitem yakin bahwa dengan akan ada

peningkatan jika terdapat sistem informasi yang terkomputerisasi. Jika sudah

menemukan masalah dan peluang, langkah selanjutnya yaitu menentukan

tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu:

(28)

aplikasi-aplikasi sitem informasi, yang terakhir adalah menyebutkan masalah

atau peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan

pada tahap ini, yaitu:

a. Wawancara terhadap manajemen pengguna

b. Menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh

c. Mengestimasi cakupan proyek

d. Mendefinisikan hasil-hasilnya

Output dari tahap ini berupa laporan yang berisikan definisi masalah dan

ringkasan tujuan.

2. Menentukan kebutuhan informasi pengguna

Pada tahap ini penganalisis menentukan kebutuhan pengguna yang terlibat.

Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan kebutuhan

informasi pengguna yaitu:

a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah

b. Wawancara

c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor

3. Menganalisis kebutuhan sistem dapat menggunakan sebuah perangkat untuk

menentukan kebutuhan. Perangkat tersebut dapat berupa diagram alir data dan

kamus data untuk menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan, pada tahap ini penganalisis

merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang

didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir

serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang

(29)

yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal

yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram,

paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart sistem, diagram alir data,

dan lain sebagainya.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak. Dalam proses ini

penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin

kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk

menjelaskan pengembangan dan kode program serta bagian-bagian kompleks

dari program.

6. Menguji dan mempertahankan sistem, sebelum sistem digunakan lebih baik

dilakukan uji ulang supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan

cara memperbaharui program.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem, penganalisis bekerjasama

dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan

tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta

perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan

implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk

mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan

sistem.

2.11 System Flow

Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD)kita harus memahami

dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Melalui suatu teknik analisa data

terstruktur yang disebut Data Flow Diagram penganalis sistem dapat

(30)

menekankan logika yang mendasari sistem, dengan menggunakan kombinasi dari

empat simbol, penganalis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses

yang bias menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kendall, 2010: 263).

Simbol-simbol yang digunakan dalam mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada

tabel dibawah ini.

Tabel 2.1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram

Simbol Keterangan/ Fungsi Elemen Data Flow

Diagram

Simbol Entitas Eksternal/

Menggambarkan asal atau tujuan data.

Setiap entitas ekternal memiliki: nama dan deskripsi.

Simbol Persegi/ Lingkaran

Menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.

Setiap proses memiliki:

nomor, nama, deskripsi proses, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.

Simbol File/ Data Store

Menggambarkan tempat aliran data disimpan,

Setiap data store

memiliki: nomor, nama, deskripsi, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.

Simbol Aliran Data/ Data Flow

Menggambarkan aliran data.

Setiap data flow memiliki: nama, deskripsi, satu/lebih koneksi ke suatu proses.

2.12 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem

dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity

merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan didalam suatu organisasi, dapat

(31)

merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang

berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

Leman (1998: 28) menyatakan bahwa ERD adalah diagram yang

berfungsi untuk menggambarkan sistem yang terdiri dari hubungan entitas. Untuk

menggambarkan sebuah ERD digunakan beberapa simbol. Pada dasarnya ada 3

(tiga) simbol yang digunakan, yaitu:

a. Entity

Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat

dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan

dengan persegi panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi

untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut

mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang

lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

c. Hubungan/ Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang

berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1. One to One

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A

(32)

2. One to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat

berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

3. Many to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat

berhubungan dengan banyak entitas A.

ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan

jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity,

mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.

Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

2.13 SKPL (Spesifiksai Kebutuhan Perangkat Lunak)

Menurut Pressman (2010:180) spesifikasi kebutuhan perangkat lunak

merupakan gabungan antara pemodelan dalam bentuk teks dan diagram untuk

menjelaskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak komputer untuk kebutuhan

(33)

atau perangkat lunak berbentuk teks memperlihatkan sitem atau perangkat lunak

dari sudut pandang pengguna, sedangkan pemodelan berbasis data

memperlihatkan ruang informasi dan memperlihatkan obyek-obyek data yang

akan dimanipulasi oleh perangkat lunak dan juga memperlihatkan relasi antar

obyek yang terjadi. Berikut merupakan entitas penyusun SKPL, antara lain:

a. Perkenalan

Pada bagian perkenalan, yang dibahas merupakan tujuan dibuatnya sistem,

ruang lingkup sistem, Definisi, akronim dan singkatan yang terdapat pada

SKPL yang dibuat, Refrensi penyusunan SKPL dan Gambaran Sistem secara

Keseluruhan.

b. Deskripsi Produk

Pada bagian ini menjelaskan tentang perspektif produk, Fitur-fitur dari

produk yang akan dibuat, Karakteristik pengguna, Lingkungan sistem

Operasi, Batasan-Batasan yang ada pada sistem serta Asumsi dan

ketergantungan.

c. Kebutuhan Spesifik

Pada bagian ini diterangkan tentang kebutuhan Fungsional yang digambarkan

dengan Sistem Flow dan Kebutuhan Non-Fungsional yang dijelaskan melalui

analisis-analisis sistem.

d. Kebutuhan Antar Muka

Kebutuhan antar muka dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

- Antar Muka Pengguna, Mendefinisikan antar muka pengguna yang akan di

(34)

- Antar Muka Hardware, Mendefinisikan antar muka hardware yang harus

di dukung oleh sistem yang akan di bangun.

- Antar Muka Software, Mendeskripsikan antar muka software sebagai

komponen dari sistem, termasuk komponen yang dibeli, komponen yang

digunakan kembali dari aplikasi lain, atau komponen lain di aplikasi lain

yang berinteraksi dengan sistem.

- Antar Muka Komunikasi, Mendeskripsikan antar muka komunikasi ke

sistem lain atau perangkat lain seperti LAN, remote serial devices, dll.

2.14 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak)

Menurut Jerrold dalam Pressman (2010:292) arsitektur suatu sistem

perangkat lunak adalah suatu kerangka kerja yang mendeskripsikan bentuk dan

struktur komponen-komponennya dan bagaimana mereka saling sesuai satu

dengan yang lainnya. Perancangan arsitektural dimulai dengan perancangan data

selanjutnya akan dianalisis untuk mendapatkan struktur yang paling sesuai dan

diharapkan oleh para pelanggan. Supaya dapat meminimalisir kemungkinan

kesalahan yang terjadi, maka pada setiap tahap produk-produk kerja perangkat

lunak akan ditinjau untuk melihat kebenarannya. Pada DAPL ini akan dibahas

tentang tujuan dan batasan arsitektural desain sistem, gambaran umum aritektural

sistem, dekomposisi modul, desain arsitektur basis data, serta desain input output.

Berikut merupakan entitas penyusun DAPL, antara lain:

a. Perkenalan

Pada bagian perkenalan, yang dibahas merupakan tujuan dibuatnya sistem,

(35)

DAPL yang dibuat, Refrensi penyusunan DAPL dan Gambaran Sistem secara

Keseluruhan.

b. Tujuan dan Batasan Arsitektural

Mendeskripsikan kebutuhan software dan obyektifitas yang berpengaruh

secara signifikan pada arsitektur, seperti keamanan, penggunaan produk

off-the-shelf, portabilitas, distribusi dan penggunaan kembali.

c. Gambaran umum arsitektur sistem

Memberikan penjelasan untuk sistem terstruktur, bagian ini menggambarkan

context diagram dan data flow diagram (DFD) level 0.

d. Dekomposisi Modul

Bagian ini mendekomposisikan DFD level 0 yang digambarkan pada bagian 3

yang digambarkan langsung. Penggambaran dan deskripsi dekomposisi dari

DFD level 0. Dekomposisi disarankan sampai dengan level terdetil sesuai

dengan proses-proses yang ada dalam system flow (SKPL).

e. Desain Arsitektur Basis Data

Menggambarkan kebutuhan basis data. Notasi yang dipakai adalah entity

relationship diagram (ERD) baik dalam bentuk contextual (CDM) dan

bentuk fisik (PDM).

f. Desain input/output

(36)

27

Pada bab ini akan dibahas tentang tahapan dan perencanaan desain sistem

informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo.

Tahap-tahap tersebut terdiri dari Tahap-tahap analisis sistem, Tahap-tahap perancangan sistem, dan

tahap evaluasi desain sistem.

3.1 Tahapan Analisis

Analisis sistem akan dilakukan dengan cara wawancara dan observasi

kepada pihak Bidang Kelembagaan SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2. Hal

tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan,

kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga

dapat diusulkan perbaikannya. Tahapan analisis sistem terdiri dari beberapa

langkah yaitu analisis permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data,

dan analisis keamanan.

Gambar 3.1 Tahapan Analisis Sistem

3.1.1 Analisis Permasalahan

Langkah-langkah yang akan dilakukan untuk dapat menganalisis

permasalahan yang terdapat pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 berdasarkan

wawancara dengan pihak Bidang Kelembagaan adalah sebagai berikut:

(37)

Untuk mengidentifikasi masalah, tahapan yang dilakukan yaitu, (1)

mengamati proses bisnis, (2) menentukan masalah berdasarkan proses bisnis yang

diterapkan saat ini. Setelah masalah diperoleh maka langkah selanjutnya adalah

menentukan peluang yang bisa dilakukan. Jika masalah dan peluang sudah

teridentifikasi, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan tujuan yang bisa

diperoleh. Oleh karena itu beberapa kegiatan dilakukan pada tahap ini, yaitu:

1. Wawancara dan observasi terhadap Staff Bidang Kelembagaan mengenai

proses bisnis yang diterapkan saat ini, kendala yang dialami, serta harapan

yang ingin dicapai oleh SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2.

2. Menyimpulkan pengetahuan yang telah diperoleh.

3. Menentukan ruang lingkup dan batasan permasalahan.

4. Mendefinisikan hasil-hasil berdasarkan wawancara yang telah dilakukan.

Berdasarkan tahapan tersebut maka output dari tahap ini berisikan alur proses

bisnis yang tergambar pada dokumen alir.

b. Menentukan kebutuhan informasi pengguna

Tahap ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan informasi pengguna

yang terlibat. Adapun langkah yang dilakukan adalah (1) memeriksa data laporan

Kelembagaan dan Guru, (2) mengamati perilaku pengguna aplikasi (Guru dan

staf) dalam membuat keputusan yang berhubungan dengan tugasnya, (3)

memahami informasi apa yang dibutuhkan, bagaimana proses bisnisnya, dan

(38)

c. Menggambarkan kebutuhan sistem

Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem penjualan ini dilakukan

dengan menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output secara umum

dari sistem dengan blok diagram.

3.1.2 Analisis Operasional

Tahap analisis operasional (analisis fungsional) dilakukan setelah tahap

analisis permasalahan. Setelah didapatkan definisi masalah dan ringkasan tujuan

beserta kebutuhan sistem dalam blok diagram, terdapat beberapa langkah yang

akan dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang apakah sistem yang akan

dirancang bisa menangani fungsi organisasi dan proses bisnis yang ada.

Langkah-langkah tersebut yaitu:

a. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh sistem informasi

akademik yang akan diterapkan.

b. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, entitas apa saja yang berperan, dan

alur apa saja yang terjadi dalam fungsi yang akan dibuat.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Data

Setelah diperoleh fungsi yang harus dikerjakan oleh aplikasi, kemudian

dilanjutkan dengan analisis kebutuhan data. Analisis kebutuhan data digunakan

untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan pengguna secara

khusus. Hasil dari analisis kebutuhan data adalah berupa daftar kebutuhan data

pada setiap fungsi-fungsi sistem. Langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:

a. Melakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan entitas dalam aplikasi.

(39)

c. Mewawancarai Staff TU dan Guru mengenai pengelolaan administrasi

akademik tersebut.

3.1.4 Analisis Ketersediaan

Supaya dapat menganalisis ketersediaan maka dilakukan kegiatan berupa

wawancara dengan staff TU dan guru, sehingga dapat diperoleh informasi tentang

kapan saja pengguna mengoperasikan sistem informasi akademik. Selain itu akan

dilakukan analisis proses bisnis lebih lanjut untuk menentukan berapa sering dan

berapa lama pengguna sistem melakukan aktivitas pencacatan administrasi

akademik. Analisis ketersediaan ini menghasilkan laporan yang menyatakan

bahwa berapa lama pengguna membutuhkan sistem informasi akademik ini untuk

menunjang kegiatan proses bisnis.

3.1.5 Analisis Kapasitas

Analisis kapasitas ini merupakan kebutuhan non fungsional untuk

mengetahui seberapa sering pengguna mengoprasikan siste informasi akademik

dan berapa jumlah transaksi setiap harinya setelah melakukan analisis kegunaan

sistem. Langkah untuk melakukan analisis tersebut adalah dengan cara

menghitung jumlah data yang diinputkan tiap harinya.

3.1.6 Analisis Performa

Analisis performa digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang

dibutuhkan dari sebuah proses untuk memproses data dengan cara melakukan

(40)

tanggap serta kapasitasnya. Dari analisis performa bisa didapatkan berapa lama

waktu yang dibutuhkan untuk meakukan pemrosesan data.

3.1.7 Analisis Kehandalan

Analisis kehandalan dilakukan untuk menghasilkan rancangan

kemampuan sistem untuk memenuhi fungsi yang dibutuhkan dalam kondisi

tertentu selama rentang waktu yang spesifik. Dalam menganalisis kehandalan

sistem informasi akademik akan dilakukan hal-hal sebagai berikut: melakukan

observasi dan wawancara tentang bagaimana keakuratan dan ketersediaan data

yang diharapkan pada fungsi yang bersangkutan.

3.1.8 Analisis Keamanan

Analisis keamanan sistem merupakan analisis non-fungsional sistem

yang dilakukan dengan cara menentukan siapa yang boleh sistem informasi

akademik, sampai kepada proses dan fungsi tertentu dalam sistem informasi

tersebut. Sehingga bisa diperoleh bahwa masing-masing entitas memiliki hak

akses yang berbeda dalam menggunakan fungsi-fungsi di dalam aplikasi.

3.2 Tahap Perancangan Sistem

Pada subbab ini menggambarkan tentang rancangan fungsi-fungsi sistem

yang terdiri dari proses, data, dan antar muka. Perancangan sistem dimulai dari

(41)

3.2.1 Rancangan Desain Proses Fungsional

Perancangan desain proses pada aplikasi digambarkan melalui:

a. Alir Sistem (System Flow)

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat

System Flow pada desain sistem informasi akademik ini adalah sebagai berikut:

1. Menentukan entitas yang terlibat pada sistem sesuai dengan analisis yang

dilakukan.

2. Menentukan fungsi-fungsi dalam sistem berdasar analisis yang telah

dilakukan.

3. Mendefinisikan proses-proses detil dari fungsi yang ada sesuai dengan urutan

proses bisnis yang baru secara detail.

4. Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi di dalam

sistem sampai berakhirnya aktifitas pada fungsi tersebut.

b. Context Diagram

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk membuat Context

Diagram pada desain sistem informasi akademik ini adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entitas yang terlibat pada aplikasi.

2. Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas

tersebut.

3. Menentukan nama sistem.

4. Menentukan apa yang diterima/diberikan entitas dari/ke sistem tersebut.

c. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang aplikasi sistem informasi akademik ini dilakukan

(42)

yang telah diperoleh pada tahap analisis. Diagram berjenjang ini merupakan

rincian dari context diagram.

d. Data Flow Diagram Level 0

Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan

adalah sebagai berikut:

1. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem.

2. Menentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari

sistem.

3. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber maupun

tujuan alur data.

e. Data Flow Diagram Level 1

Merupakan dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0, langkah yang

akan dilakukan sebagai berikut:

1. Menentukan proses yang lebih kecil dari proses utama yang ada di level 0.

2. Menentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing subproses

tersebut.

3. Menentukan arus datastore sebagai sumber maupun tujuan alur data.

3.2.2 Rancangan Desain Data

Rancangan desain data ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan

data pada aplikasi sistem informasi akademik. Desain data tersebut terdiri dari:

1. Desain Konseptual

Berdasarkan informasi pada tahap analisis kebutuhan data, maka akan

(43)

a. Menggabungkan bermacam-macam kebutuhan pengguna tentang data

administrasi akademik yang ada.

b. Membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang terpisah

dari kebutuhan pengguna, kemudian menggabungkan skema-skema tersebut

berdasarkan relasi tertentu.

2. Normalisasi

Setelah tahap desain konseptual tersebut selesai maka akan dilakukan

normalisasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan beberapa atribut data yang berulang.

b. Menghilangkan atribut data yang berulang.

c. Mengecek apakah semua entitas memiliki ketergantungan fungsional terhadap

Primary Key entitas lain.

d. Mengecek apakah ada atribut bukan Primary Key yang memiliki

ketergantungan fungsionalitas terhadap atribut bukan Primary Key lainnya.

Karena seluruh atribut bukan Primary Key hanya boleh memiliki

ketergantungan fungsional terhadap Primary Key di relasi itu saja.

3. Conceptual Data Model (CDM).

Setelah proses normalisasi selesai maka akan dibuat CDM.

Langkah-langkah pembuatan CDM adalah sebagai berikut:

1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut.

2. Menentukan primary key setiap tabel.

3. Menggambar relasi antar entitas serta menuliskan nama relasi, kardinalitas, dan

(44)

4. Mengecek model tersebut apakah sudah benar atau masih salah secara teknik

pengambaran.

5. Memperbaiki setiap error dan warning.

3.3.3 Rancangan Desain Antar Muka

Desain antar muka dalam subbab ini membahas tentang desain untuk

perangkat lunak, perangkat keras, dan desain antar muka pengguna sebagai

berikut:

a. Antar Muka Perangkat Lunak

Desain antar muka perangkat lunak berikut merupakan proses perancangan

dalam menentukan spesifikasi kebutuhan untuk mendapatkan sekumpulan

perangkat lunak yang terhubung dengan aplikasi. Untuk mendapatkan perangkat

lunak yang baik untuk SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 tersebut akan dilakukan

langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menyelaraskan dengan kemampuan pengguna pada SMP Al-Falah Assalam

Tropodo 2.

2. Mengevaluasi kembali kebutuhan bisnis yang ada.

3. Memilih perangkat lunak yang mudah digunakan.

b. Antar Muka Perangkat Keras

Setelah memilih perangkat lunak yang baik, maka langkah selanjutnya

yaitu menetukan desain antar muka perangkat keras yang digunakan untuk

mendapatkan sekumpulan perangkat keras untuk menjalankan aplikasi.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Memilih hardware yang spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan aplikasi yang

(45)

2. Memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan oleh pihak lembaga dan

sekolah.

c. Antar Muka Jaringan

Setelah didapatkan hasil perangkat keras dan perangkat lunak yang cocok

untuk SMP Al-Falah Assalam maka selanjutnya akan dapat menentukan

konfigurasi fisik dari komputer dan perangkat-perangkat yang membentuk

jaringan pada SMP Al-Falah Assalam tersebut. Untuk membuat desain antar

muka jaringan, terdapat hal-hal yang akan dilakukan, yaitu:

1. Menentukan jaringan komputer berdasarkan fungsinya, sehingga bisa

didapatkan suatu komputer yang berfungsi sebagai server dan suatu

komputer yang berfungsi sebagai client sesuai dengan hasil tahap analisis

dan perancangan yang telah dibuat.

2. Menentukan aliran data yang saling berhubungan antara satu dengan

lainnya menggunakan protokol komunikasi atau melalui media

komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi sesuai dengan hasil

tahap analisis dan perancangan.

Mengklasifikasikan jaringan komputer berdasarkan cakupan geografis, apakah

termasuk LAN (Lokal Area Network), MAN (Metropolitan Area Network),

ataukah WAN (Wide Area Network) sesuai dengan hasil tahap analisis dan

perancangan

d. Antar Muka Pengguna

Antar muka pengguna adalah sebuah titik dimana sistem dan user saling

berinteraksi. Pada bagian ini akan digambarkan terlebih dahulu alur kerja

(46)

1. Desain Form

Dalam mendesain form-form transaksi pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2

dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional,

non-fungsional dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang form

tersebut beserta alur kerjanya.

2. Desain Laporan

Dalam mendesain laporan pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 juga dapat

digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional, non-fungsional

dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang laporan yang

akan dibuat.

3.3.4 Rancangan Desain Keamanan

Desain keamanan dari aplikasi sistem informasi akademik tersebut terdiri

dari:

a. Otentikasi

Proses otentikasi meliputi pengumpulan informasi yang unik dari para

user dan kemudian disimpan dalam sebuah database. Informasi tersebut akan

digunakan sebagai username dan password. Pengguna yang akan mengakses ke

sistem diminta memasukkan username dan password untuk dicocokkan dengan

database sistem.

b. Otorisasi

Otorisasi adalah sebuah proses pengecekan kewenangan user dalam

mengakses sumberdaya yang diminta. Metode yang digunakan adalah pembatasan

(47)

diberikan tugasnya/kewenangannya terhadap sumberdaya sistem, misalnya read,

write, execute, delete atau create.

3.3.5 Rancangan Desain Sistem

Berikut ini akan dijelaskan bagaimana aplikasi sistem informasi SMP

Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo akan didesain berdasarkan standar

pemrograman, model fisik, dan rencana uji coba sistem, berikut penjelasannya:

a. Standar Pemrograman

Dalam menentukan standar pemrograman yang cocok untuk

mengembangkan aplikasi sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah

Assalam Tropodo 2, langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:

1. Menentukan bahasa pemrograman yang sesuai dengan masalah dan tujuan

pada tahap analisis.

2. Menentukan apakah hasil program bersifat ringan dijalankan atau tidak.

3. Memiliki sumber daya yang cukup banyak, sehingga pada saat terjadi

masalah saat pengoperasian bisa diatasi dengan cepat dan mudah.

b. Model Fisik

1. Physical Data Model (PDM)

PDM dapat dibuat dengan cara melakukan generate dari hasil rancangan

CDM dari desain data pada subbab 3.3.2.

2. Data Dictionary

Data Dictionary dibuat berdasarkan hasil rancangan PDM yang merupakan

deskripsi tabel-tabel transaksi yang berisikan field, tipe data, constrain,

(48)

3. Rencana Uji Coba

Tujuan dari rencana uji coba ini adalah sebagai panduan untuk melakukan

testing sistem yang dirancangkan. Rencana uji coba ini akan dibuat

berdasarkan desain interface dengan dibuat rancangan testing tiap fungsi.

3.4 Tahap Evaluasi

Untuk tahap evaluasi dari desain sistem yang telah dirancangkan, maka

akan dilakukan pengecekan dan pengevaluasian dari DFD dan ERD yang

dikerjakan pada tahap analisis dan perancangan.

3.4.1 Evaluasi DFD

Evaluasi DFD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan

sudah benar atau belum. Berikut adalah tahap-tahap yang akan dilakukan dalam

pengecekan model DFD mulai level konteks sampai dengan level satu.

Berdasarkan DFD yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan

menggunakan Power Designer Process Analyst. Hal tersebut digunakan untuk

mengetahui berapa hasil error dan warning dari proses model yang telah dibuat.

3.4.2 Evaluasi ERD

Evaluasi ERD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan

sudah benar atau belum. Berikut adalah tahap-tahap yang akan dilakukan dalam

pengecekan model ERD mulai mulai dari CDM dan PDM. Berdasarkan ERD

yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan menggunakan Power

Designer Data Architect. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil

(49)

3.5 Tahap Pengumpulan Data

Setelah memperoleh bahan referensi yang dibutuhkan, maka langkah

selanjutnya adalah proses pengumpulan data. Data diperoleh dengan cara

melakukan wawancara dan survey pada Bidang Kelembagaan SMP Al-Falah

Assalam Tropodo 2 Sidoarjo. Wawancara dilakukan kepada Staff Bidang

Kelembagaan. Teknik wawancara adalah suatu teknik yang paling singkat untuk

mendapatkan data, namun sangat tergantung pada kemampuan pribadi sistem

analis untuk dapat memanfaatkannya. Data-data yang mendukung antara lain:

a. Data Laporan Siswa,

b. Data Laporan Guru dan Karyawan,

c. Data Nilai Siswa dan

(50)

41

Pada bab empat ini akan dibahas mengenai hasil analisis dan perancangan

sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo

berdasarkan tahap-tahap analisi dan perancangan yang dilakukan pada bab tiga,

maka didapatlah hasil analisis dan perancagan sistem berupa Blok Diagram,

Sistem Flow, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan basis data (Entity

Relationship Diagram), struktur tabel dan desain input output implementasi

sistem.

4.1 Hasil Analisis Sistem

Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi pada SMP

Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo khususnya pada bidang kelembagaan, sesuai

dengan tahapan analisis sistem pada bab tiga maka didapatkan hasil yang

dilakukan dengan beberapa langkah. Langkah tersebut terdiri dari analisis

permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data dan analisis

keamanan.

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan

Sesuai dengan tahap-tahap permasalahan yang telah dilakukan didapatkan

(51)

a. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Setelah dilakukan wawancara dan observasi terhadap kepala sekolah

maupun staff SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo mengenai proses

bisnis, didapatkan hasil sebagai berikut:

Proses bisnis yang terjadi pada SMP Al-FAlah Assalam Tropodo 2 adalah

Pihak sekolah masih melakukan proses pengelolaan administrasi sekolah seperti

pengolahan data biodata siswa, data nilai siswa, data absensi siswa dan

pengolahan raport siswa secara manual. File atau buku catatan tersebut menjadi

dasar penginputan raport siswa. Penentuan nilai raport siswa di SMP Al-Falah

mempunyai 4 standart nilai siswa yaitu nilai harian, nilai ujian harian, nilai ujian

tengah semester dan nilai ujian akhir semester. Total nilai dari keempat standart