SIDOARJO
Oleh :
Nama : LEZA RISTI NAVYCA NIM : 09.41010.0284
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
Perpustakaan merupakan pusat pustaka bagi sebuah lembaga pendidikan. Hal ini menyebabkan perpustakaan menjadi tolak ukur bagi tingkat kualitas sebuah lembaga pendidikan. Dengan adanya peranan yang sangat penting inilah perpustakaan menjadi pusat bagi siswa untuk mencari sumber referensi ilmu yang digunakan untuk mendukung proses pembelajaran di dalam kelas. Hal ini juga berdampak pada bagian perpustakaan yang seiring dengan semakin bertambahnya jumlah siswa, maka secara tidak langsung menyebabkan semakin banyaknya jumlah koleksi dan data peminjamna yang dilakukan oleh siswa dan pengajar.
Hal ini terlihat pada bagian perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) Sidoarjo yang selalu mengalami permasalahan dalam hal pencatatan data koleksi, data anggota, transaksi sirkulasi, pencatatan kunjungan, dan pembuatan berbagai laporan yang dapat mendukung kepala perpustakaan dalam membuat keputusan, dimana saat ini jumlah transaksi yang dilakukan di perpustakaan mengalami peningkatan yang cukup tinggi. dari peningkatan inilah yang pada akhirnya menyebabkan munculnya permasalahan yang dialami oleh pihak perpustakaan.
Sistem informasi perpustakaan merupakan salah satu solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi di perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Dengan adanya sistem pencatatan yang terkomputerisasi maka proses pemeliharaan data induk, pengelolaan transaksi, dan pembuatan laporan akan menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat.
Kata kunci : Perpustakaan, sistem perpustakaan, sistem informasi perpustakaan.
Halaman
ABSTRAKSI ...i
KATA PENGANTAR ...ii
DAFTAR ISI ...v
DAFTAR TABEL ...x
DAFTAR GAMBAR ...xii
DAFTAR LAMPIRAN ...xvi
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1 Latar Belakang Masalah ...1
1.2 Perumusan Masalah ...3
1.3 Batasan Masalah ...3
1.4 Tujuan ...4
1.5 Manfaat ...4
1.6 Sistematika Penulisan ...6
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...8
2.1 Sejarah Perusahaan ...8
2.2 Lokasi Sekolah ...9
2.3 Visi-Misi Sekolah ...9
2.3.1 Visi ...9
2.3.2 Misi ...9
2.4 Struktur Organisasi ...9
2.5 Deskripsi Tugas ...11
3.2 Konsep Dasar Informasi ...13
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ...13
3.4 Konsep Dasar Perpustakaan ...14
3.4.1 Fungsi Perpustakaan Sekolah ...15
3.4.2 Sirkulasi Perpustakaan ...15
A. Sirkulasi Perpustakaan ...16
B. Peminjaman ...17
C. Pengembalian ...17
D. Perpanjangan ...18
E. Penagihan ...18
F. Pemberian Sanksi...18
G. Bebas Pinjaman ...18
3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan ...19
3.6 Analisa Dan Perancangan Sistem ...19
3.6.1 Document Flow ...21
3.6.2 System Flow ...24
3.6.3 Data Flow Diagram (DFD) ...25
3.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...28
3.7 PHP ...31
3.7.1 Skrip PHP ...31
3.7.2 Varibel PHP ...32
3.7.3 PHP dan Database...32
BAB IV DESKRIPSI SISTEM ...35
4.1 Metode Penelitian ...36
4.1.1 Observasi Pendahuluan ...36
4.1.2 Identifikasi Masalah...36
4.1.3 Studi Pustaka dan Studi Lapangan ...36
4.1.4 Pengumpulan Data ...37
4.2 Perencanaan Sistem ...37
4.2.1 Document Flow Pendaftaran Anggota Baru ...38
4.2.2 Document Flow Peminjaman Koleksi ...39
4.2.3 Document Flow Pengembalian Koleksi ...39
4.3 Analisis Sistem ...41
4.3.1 Sistem Flow Pencatatan Kunjungan ...42
4.3.2 Sistem Flow Pendaftaran Anggota Baru...43
4.3.3 Sistem Flow Peminjaman Koleksi ...44
4.3.4 Sistem Flow Pengembalian Koleksi ...45
4.3.5 Sistem Flow Pembuatan Laporan ...47
4.4 Perancangan Sistem ...49
4.4.1 Context Diagram ...49
4.4.2 Hierarchy Input Proses Output (HIPO) ...50
4.4.3 Data Flow Diagram (DFD) ...53
A. DFD Level 0...53
B. DFD Level 1 Proses Maintenance Data Anggota ...54
E. DFD Level 1 Proses Pengembalian ...58
F. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan ...59
G. DFD Level 2 Proses Perhitungan Denda ...59
4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...60
A. Conceptual Data Model (CDM) ...60
B. Physical Data Model (PDM)...60
4.4.5 Struktur Tabel ...64
4.4.6 Desain Input Output ...73
4.5 Implementasi Sistem ...81
4.5.10 Form Input Koleksi ...88
4.5.11 Form Edit Koleksi ...89
4.5.12 Form Jenis ...89
4.5.13 Form Kategori ...90
4.5.16 Form Kota ...92
4.5.17 Form Aturan Perpustakaan ...93
4.5.18 Form Input Perpustakaan ...93
4.5.19 Form Peminjaman ...94
4.5.20 Form Input Peminjaman ...95
4.5.21 Form Kunjungan ...95
4.5.22 Form Laporan Peminjaman ...96
4.5.23 Form Laporan Pengembalian ...97
4.5.24 Form Laporan Denda ...97
4.5.25 Form Laporan Kunjungan...98
4.5.26 Form Laporan Anggota...99
4.6 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ...99
4.6.1 Hasil Uji Coba Form Transaksi Peminjaman ...100
4.6.2 Hasil Uji Coba Form Transaksi Pengembalian ...102
4.6.3 Hasil Uji Coba Form Transaksi Kunjungan ...104
BAB V PENUTUP ...106
5.1 Kesimpulan ...106
5.2 Saran ...106
DAFTAR PUSTAKA ...107
LAMPIRAN ...109
1.1 Latar Belakang Masalah
Pendidikan merupakan sesuatu yang sangat besar dan mendasar karena merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa yang dapat menentukan kualitas suatu bangsa. Pendidikan telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap individu agar bisa menjawab tantangan kehidupan. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk memperoleh pendidikan, diantaranya adalah melalui perpustakaan.
SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) Waru Sidoarjo yang bergerak dalam bidang pendidikan menyediakan banyak fasilitas yang dapat digunakan untuk menunjang pengetahuan siswa-siswinya. Salah satu fasilitas yang disediakan adalah perpustakaan. Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) dikepalai oleh seorang pustakawan dan memiliki seorang petugas perpustakaan. Kepala Perpustakaan bertugas untuk mengatur jalannya semua kegiatan perpustakaan dan bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan. Sedangkan petugas perpustakaan bertugas untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan, seperti melayani anggota yang ingin meminjam atau mengembalikan buku, mengolah dan maintenance data anggota dan koleksi, serta membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan.
Secara umum, kegiatan yang ada di perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) masih dilakukan secara manual. Hal ini membuat petugas
perpustakaan cukup repot dalam mengerjakan tugasnya yang sangat beragam dan cukup banyak, sehingga berdampak pada lambatnya informasi yang dihasilkan. Selain itu, banyaknya siswa yang melakukan transaksi setiap hari dan buku koleksi perpustakaan yang semakin bertambah membuat adanya kemungkinan terjadi kehilangan atau kesalahan pada saat pencatatan. Hal ini juga membuat proses pencarian data membutuhkan waktu yang lama dikarenakan jumlah data yang semakin besar.
Dengan proses kerja seperti ini, informasi yang diterima oleh kepala perpustakaan menjadi kurang tepat dan akurat, sedangkan tuntutan akan informasi yang tepat dan akurat pada saat ini menjadi ujung tombak dalam penyelesaian suatu pekerjaan bagi sebuah sekolah. Informasi dan data yang akurat sangat dibutuhkan keberadaannya, oleh karena itu diperlukan penggunaan teknologi informasi yang baik.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka diperoleh suatu rumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat sistem input pengunjung yang terkomputerisasi dan dapat mancatat pengunjung perpustakaan?
2. Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan yang dapat menangani proses sirkulasi, yaitu peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, maintenance data anggota dan koleksi perpustakaan, serta dapat menyajikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam periode tertentu secara efektif dan efisien?
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat hanya membahas siklus sirkulasi koleksi perpustakaan, mulai dari pengelolaan data anggota, data buku baru sampai pada transaksi peminjaman dan pengembalian.
2. Laporan yang dihasilkan dari sistem ini adalah laporan atas transaksi peminjaman, pengembalian, dan koleksi.
4. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam membangun sistem ini adalah PHP, sebagai desain webnya menggunakan Adobe Dreamweaver CS 3 dan MySQL sebagai databasenya.
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai berdasarkan perumusan masalah yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut :
1. Membuat sistem input pengunjung yang terkomputerisasi dan dapat mancatat pengunjung perpustakaan.
2. Membuat sistem informasi perpustakaan yang dapat menangani proses sirkulasi, yaitu peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, maintenance data anggota dan koleksi perpustakaan, serta dapat menyajikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam periode tertentu secara efektif dan efisien.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut :
1. Petugas Perpustakaan
a. Membantu kegiatan petugas dalam hal pencatatan transaksi, pencarian koleksi perpustakaan, dan pengaturan rak buku menjadi lebih mudah dan cepat.
b. Mempermudah dalam mengetahui status buku, jumlah pengunjung perpustakaan, dan jumlah denda.
c. Mempermudah dalam mengetahui laporan transaksi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.
d. Membantu admin dalam mencetak laporan dengan lebih mudah dan cepat dan hasilnya dapat disesuaikan dengan kriteria yang diinginkan.
e. Mempermudah koreksi data jika terjadi kesalahan pengetikan atau data yang tidak valid.
2. Kepala perpustakaan
Kepala perpustakaan bertanggung jawab atas kemajuan perpustakaan. Kepala perpustakaan akan menentukan strategi-strategi yang berguna demi perkembangan perpustakaan. Oleh karena itu, kepala perpustakaan membutuhkan data-data yang valid tentang kondisi perpustakaan yang sebenarnya dari laporan-laporan yang dihasilkan.
Sistem informasi perpustakaan dapat menghasilkan laporan dan informasi yang berguna untuk kepala perpustakaan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi guna pengembangan perpustakaan.
3. Siswa dan guru
a. Dapat mencatatkan kehadirannya diperpustakaan dengan cepat dengan memanfaatkan komputer input pengunjung.
b. Dapat meminjam dan mengembalikan buku dengan lebih mudah dan cepat dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi.
4. Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)
Manfaat yang dapat diperoleh oleh perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) sendiri adalah :
a. Dapat memberikan layanan terbaik kepada pengguna perpustakaan. b. Meningkatkan citra nama baik perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2
(As-Salam).
1.6 Sistematika Penulisan
Pada penyusunan laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan dibagi menjadi lima bab. Pada setiap babnya juga terdapat sub-sub bahasan yang menjelaskan isi dari bab secara lebih terperinci. Berikut ini sistematika yang digunakan, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab kedua menjelaskan mengenai identitas sekolah, meliputi sejarah perpustakaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perpustakaan, struktur organisasi dari sekolah tersebut, serta jabatan dari tiap-tiap bagian yang ada pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).
BAB III LANDASAN TEORI
Bab landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar perpustakaan, konsep dasar sistem informasi perpustakaan, document flow, sistem flow, data flow diagram, entity relationship
diagram, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan
pengembangan sistem.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Bab keempat berisi mengenai penjelasan tentang pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada saat melakukan kerja praktek di instansi terkait. Pekerjaan tersebut dijelaskan secara terperinci, diawali dengan analisa sistem, pembahasan masalah, pembuatan rancangan sistem, implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi, serta evaluasi sistem yang telah dibuat.
BAB V PENUTUP
2.1 Sejarah Perusahaan
Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) merupakan lembaga pendidikan yang cukup terkenal dan menjadi salah satu sekolah favorit di Sidoarjo. Awalnya lembaga pendidikan ini berpusat di Masjid Al-Falah di Jalan Taman Mayangkara 2-4 Surabaya dan merupakan salah satu sekolah fullday yang terkenal dan memiliki banyak peminat. Karena perkembangannya yang pesat maka Lembaga Pendidikan Al-Falah membuka cabang baru dengan nama Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam yang bertempat di Jalan Anggrek 1 Perum Wisma Tropodo Waru Sidoarjo.
Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menggunakan fasilitas umum dan memiliki tempat yang kurang luas sehingga lokasi yang ada tidak memungkinkan untuk dikembangkan. Karena alasan itulah akhirnya Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menciptakan pengembangan baru dengan mendirikan Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).
Dengan menerapkan Kurikulum Pendidikan Nasional (Diknas) yang mengacu pada Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) memberikan beberapa fasilitas yang dapat menunjang kegiatan belajar mengajar, antara lain : ruang kelas representatif (ber-AC), perpustakaan, laboratorium sains, laboratorium komputer, lapangan olahraga (sepakbola, volley, basket), ruang UKS, bimbingan konseling, masjid, kantin, dan green house.
Perpustakan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) terletak di area depan sekolah di dekat lokasi parkir. Selain siswa, sebagai pengguna utama perpustakaan, para guru juga memanfaatkan perpustakaan sebagai sarana untuk menambah wawasan.
2.2 Lokasi Sekolah
SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) terletak di Raya Wisma Tropodo Blok FG No. 20 Waru Sidoarjo.
2.3 Visi-Misi Sekolah 2.4.1 Visi
Berakhlak mulia berprestasi akademik optimal.
2.4.2 Misi
1. Mewujudkan lembaga pendidikan yang berbasis dakwah. 2. Mewujudkan sekolah percontohan bagi sekolah disekitarnya.
3. Mewujudkan lembaga pendidikan yang memberi manfaat bagi lingkungannya.
2.4 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)
Dari struktur organisasi diatas dapat dilihat bahwa ada beberapa bagian teratas, yaitu waka kurikulu, administrasi, dan waka kesiswaan yang langsung bertanggung jawab kepada kepala sekolah SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)
2.5 Deskripsi Tugas
Setiap bagian yang ada pada Gambar 2.2 mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing, yaitu :
a. Kepala Sekolah
Kepala sekolah merupakan pimpinan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) yang mengkoordinir seluruh staf guru dan pegawai-pegawai SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) serta bertanggung jawab atas sukses atau tidaknya sekolah tersebut.
b. Kepala Perpustakaan
Kepala perpustakaan bertanggung jawab terhadap jalannya perpustakaan yang ada di SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).
c. Petugas Perpustakaan
Dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) mengambil beberapa teori penunjang sebagai acuan. Teori-teori tersebut antara lain :
3.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Hicks (Sunaryo, 2000), “Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang saling berkaitan, saling bergantung dan saling berinteraksi atau suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan antara satu dengan lainnya dalam usaha untuk mencapai satu tujuan dalam lingkungan yang kompleks”. Definisi lain dari sistem adalah kumpulan unsur yang berkaitan antara satu dengan lainnya secara signifikan.
Sesuatu dapat dikatakan sistem bila terjadi hubungan atau interrelasi dan interdependensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Interaksi, interrelasi, interdependensi yang terjadi antar sistem disebut dengan hubungan eksternal (Soenaryo, 2000).
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran menentukan masukan dan keluaran yang dihasilkan. Sistem dikatakan berhasil jika dapat mencapai sasaran dan tujuan.
3.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, bergantung pada waktu, dan mempunyai arti bagi penerimanya (Kendall & Kendall, 2003).
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Robert K Leitch dan K Roscoe (1983), “Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dipelukan”.
Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan/ input, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/ output (Jogiyanto, 2005).
Akan tetapi komputer sebagai suatu sarana penunjang juga memiliki keterbatasan karena hanya berfungsi sebagai pengolah data berdasarkan program atau instruksi yang diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih begitu penting, yaitu sebagai pengendali atas pengolahan data yang dilakukan oleh komputer.
3.4 Konsep Dasar Perpustakaan
Menurut kamus “The Oxford English Dictionary”, kata library atau perpustakaan mulai digunakan dalam bahasa Inggris tahun 1374, yang memiliki arti sebagai suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan.
Pada abad ke-19, pengertian perpustakaan ini berkembang menjadi suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dan dapat digunakan oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu. Dalam perkembangannya lebih lanjut, pengertian perpustakaan memperoleh penghargaan yang tinggi, bukan sekedar suatu gedung yang berisi koleksi buku yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.
teknologi, dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional”.
3.4.1 Fungsi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, mempunyai fungsi sebagai :
a. Pusat kegiatan belajar mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah.
b. Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan krestivitas dan imajinasinya.
c. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan)
3.4.2 Sirkulasi Perpustakaan
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran atau peredaran. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi dikenal dengan peminjaman, namun demikian pengertian sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Bafadal-Ibrahim, 2001).
pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan perannya dengan baik dan berdaya guna, maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelola yang handal.
Kegiatan sirkulasi perpustakaan merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang saling berkaitan, maka hendaklah pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses pelayanan sirkulasi meliputi beberapa kegiatan, yaitu keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, sanksi, dan memberikan keterangan bebas pinjaman (Sjahrial-Pamuntjak, 1976).
A. Keanggotaan
Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada pungutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.
B. Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Tidak semua pengunjung perpustakaan membaca di perpustakaan, terutama untuk bahan pustaka yang berjenis fiksi. Karena keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna, maka dari itu bahan pustaka tersebut umumnya dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman pagi anggota. Metode peminjaman yang dipilih diharapkan dapat diterapkan secara efektif di perpustakaan. Keefektifan ini dapat terlihat dari kecepatan layanan dan keekonomisan.
C. Pengembalian
D. Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan sebanyak satu kali.
E. Penagihan
Prosedur penagihan berlangsung dalam beberapa tahapan dimulai dari pemeriksaan keterlambatan berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka, kemudian petugas membuat surat penagihan rangkap dua dan diakhiri dengan proses pencatatan data pengembalian bahan pustaka.
F. Pemberian Sanksi
Prosedur pemberian sanksi diberikan oleh petugas perpustakaan kepada anggota yang melakukan pelanggaran aturan peminjaman dan pengembalian, biasanya sanksi yang diberikan bergantung pada jenis pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada anggota ada tiga macam, yaitu denda, sanksi administrasi, dan sanksi akademik.
G. Bebas Pinjaman
3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan
Menurut Arip Muttaqien (2005), sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai “sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan”.
Dengan adanya sistem informasi perpustakaan akan mempermudah pelayanan dan akses informasi serta pengelolaan data perpustakaan. Fitur utama dalam sebuah sistem informasi perpustakaan adalah :
• Administrasi koleksi perpustakaan (database buku, makalah, jurnal)
berdasarkan kategori. • Katalogisasi, investarisasi.
• Security/ hak akses penggunaan aplikasi. • Sirkulasi.
• Pengelolaan/ informasi penerbitan. • Feed back berupa buku tamu.
• Administrasi pengelolaan anggota perpustakaan.
3.6 Analisa Dan Perancangan Sistem
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi.
analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).
Untuk itu diperlukan ketelitian di dalam menganalisa sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisa sistem adalah :
a. Tahap perencanaan sistem b. Tahap analisa sistem c. Tahap perancangan sistem d. Tahap penerapan sistem
e. Membuat laporan dan hasil analisa
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah di identifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yanng digunakan.
dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu, dibentuk pula rancangan masukan dan keluaran (input dan output) sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka perlu melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik keismpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.
3.6.1 Document Flow
Document flow menggambarkan hubungan antara input, proses, dan
output. Sebuah document flow akan mengidentifikasi input yang masuk ke dalam
sistem dan asal dari input tersebut. Input dapat berupa data baru yang masuk ke dalam sistem atau data yang disimpan untuk digunakan di masa yang akan datang.
Document flow juga menampilkan logika yang digunakan komputer ketika
melakukan proses dalam sistem. Hasil informasi baru merupakan komponen
output yang dapat disimpan untuk digunakan di masa yang akan datang dan
ditampilkan dalam layar komputer atau dicetak kertas. Dalam beberapa hal, output
Document Flow disusun dengan simbol dan simbol tersebut merupakan alat bantu yang penting dalam menggambarkan sebuah proses dalam program. Simbol dalam document flow dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu (Romney, 2006) :
a. Simbol Input / Output
Simbol input / output dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Simbol Input / Output
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Document Menunjukkan dokumen
atau laporan, dokumen tersebut adalah dokumen yang diolah dengan tangan atau dicetak dari komputer.
2. Multiple
Document
Menunjukkan dokumen yang sama yang dicetak beberapa kali untuk kepentingan tertentu.
3. Input / Output Menunjukkan sebuah input/
output dalam sebuah proses.
4. Online Keying Data yang dimasukkan
melalui alat seperti keybord
atau barcode.
b. Simbol Proses
Simbol proses dapat dilihat pada tabel berikut 3.2. Tabel 3.2 Simbol Proses
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Computer
Processing
2. Manual Operation
Menggambarkan proses yang dilakukan secara manual.
c. Simbol Storage
Simbol storage dapat dilihat pada tabel 3.3. Tabel 3.3 Simbol Storage
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Magnetic Disk Data disimpan secara
permanent dalam magnetic disk dan digunakan untuk
master files.
2. File File dokumen yang secara
manual disimpan dengan urutan :
N = nomor A = abjad D = tanggal
d. Simbol Flow dan Simbol Lainnya
Simbol flow dan simbol lainnya dapat dilihat pada tabel 3.4. Tabel 3.4 Simbol Flow dan Simbol Lainnya
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Document/
Processing Flow
Arah aliran dokumen atau proses.
2. Data/
Information Flow
Arah aliran data atau informasi, digunakan untuk menunjukkan proses yang menyalin data dari satu dokumen ke dokumen lainnya.
3. On-page
Connector
4. Off-page Connector
Menghubungkan proses jika berganti halaman, baik masuk atau keluar.
5. Decision Menunjukkan jalan
alternatif atau percabangan.
6. Terminal Menunjukkan awal, akhir
atau interupsi dalam proses atau program.
3.6.2 Sistem Flow
Menurut Jogiyanto (2005), sistem flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedu-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol sebagaimana terdapat pada tabel 3.5.
Tabel 3.5 Simbol Bagan Alir Sistem
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
2. Keputusan Simbol Keputusan digunkan
3. Operasi Manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses yang tejadi secara manual yang tidak dapat dihilangkan dari sistem yang ada.
4. Database Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan sebuah media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data pada sistem yang akan dibuat.
5. Proses Simbol Proses digunakan untuk
menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.
6. Input Manual Simbol Input Manual digunakan untuk menggambarkan proses manual yang dapat terjadi selama sistem berjalan.
3.6.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram yang lebih dikenal dengan DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.6, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling terhubung.
Tabel 3.6 Simbol Data Flow Diagram
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 External Entity
atau Boundary
2. Data Flow atau Aliran Data
Aliran data dapat digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut.
3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.
4. 1 Data Store_1 Data Store Data store merupakan simpanan
dari data yang dapat berupa file atau databse pada sistem komputer, arsip catatan manual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut.
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Secara garis besar langkah-langkah pembuatan DFD dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Membuat context diagram
Context digram adalah diagram level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan lainnya. Cara pembuatan :
1. Tentukan nama sistemnya. 2. Tentukan batasan sistemnya.
3. Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
b. Membuat diagram level nol
Diagram level nol adalah dekomposisi dari context diagram. Cara membuat diagram level 0 :
1. Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
2. Tentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing proses daripada sistem, sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk atau keluar pada level berikutnya).
3. Apabila diperlukan, muncul data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
4. Gambarkan diagram level 0. 5. Hindari perpotongan arus data.
6. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
c. Membuat diagram level satu
Diagram level satu merupakan dekomposisi dari diagram level nol. Cara membuat diagram level satu :
1. Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level nol.
2. Tentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing sub-proses daripada sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
3. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
5. Hindari perpotongan arus data.
6. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.
3.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram atau yang lebih dikenal dengan istilah ERD,
merupakan pemodelan data yang menggunakan beberapa notasi utnuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut (Whitten, Bentley & Dittman, 2004).
Ada beberapa istilah yang terdapat dalam suatu ERD (Whitten, Bentley & Dittman, 2004), antara lain :
• Entity
Entity didefinisikan sebagai suatu yang diperlukan untuk menyimpan
data. Sebuah entity dapat berupa kelompok orang, tempat, objek, kejadian, atau konsep tentang apa yang diperlukan untuk menyimpan data. Entity digambarkan sebagai kotak segiempat dan diberi label dalam kata benda. Gambar 3.1 menggambarkan sebuah entity.
Gambar 3.1 Entity
• Atribut (Atribute)
atribut id_peminjaman, tgl_pinjam, tgl_kembali, dan atribut lainnya. Gambar 3.2 menggambarkan suatu atribut.
Gambar 3.2 Atribut • Relasi (Relationship)
Relasi atau hubungan adalah yang ada diantara satu atau lebih entity.
Relasi dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entity atau hanya persamaan logika yang ada di antara entity. Simbol relasi dapat dilihat pada gambar 3.3.
Relationship_1
Gambar 3.3 Relasi
Terdapat beberapa macam relasi antara entity yang satu dengan lainnya dalam suatu ERD (Whitten, Bentley & Dittman, 2004) :
• Cardinality
Mendefinisikan jumlah kemunculan baik minimun atau maksimum satu
entity yang berhubungan dengan entity lain. Kedua nilai tersebut dapat
menghasilkan tiga macam relasi, antara lain :
1. One to One
Satu anggota entity mempunyai hubungan dengan satu anggota entity
Gambar 3.4 Relasi one to one
2. One to Many
Satu anggota entity mempunyai hubungan dengan beberapa anggota
entity yang lain. Gambar 3.5 menggambarkan relasi one to many.
Gambar 3.5 Relasi one to many
3. Many to Many
Beberapa naggota entity mempunyai hubungan dengan beberapa anggota entity yang lain. Gambar 3.6 menggambarkan relasi many to many.
Gambar 3.6 Relasi many to many
• Mandatory
Mandatory digunakan untuk menandai apakah semua anggota entity
harus berelasi dengan yang lain atau tidak. Suatu entity disebut
mandatory jika semua aggotanya harus berhubungan dengan entity lain.
Mandatory akan diberi simbol ‘l’ pada relasinya. Jika ada anggota entity
Gambar 3.7 Mandatory
3.7 PHP
PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server.
Hasilnya akan dikirim ke client, tempat oemakai menggunakan browser. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis, artinya PHP dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini.
Pada saat ini, PHP cukup populer sebagai ganti piranti pemrograman
web, terutama di lingkungan linux. Walaupun demikian, PHP sebenarnya juga dapat berfungsi pada server-server yang berbasis UNIX, Windows NT dan Macintosh. PHP bersifat bebas dipakai dan tidak perlu membayar apapun untuk menggunakan perangkat lunak ini (Kadir, 2004).
3.7.1 Skrip PHP
Skrip PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Hipertext
Markup Language (HTML) adalah bahasa standar untuk membuat
3.7.2 Variabel PHP
Variabel adalah suatu bentuk kata atau huruf atau string yang berfungsi untuk menyimpan suatu nilai didalamnya dapat diubah sewaktu-waktu. Aturan-aturan yang digunakan untuk menuliskan variabel dalam PHP adalah sebagai berikut (Nugroho, 2004) :
• Pendeklarasian variabel harus ditandai dengna string ($).
• Variabel dapat menggunakan huruf kecil maupun huruf besar atau
perpaduan antara keduanya.
• Penulisan variabel tidak boleh menggunakan angka.
• Apabila ingin menggunakan angka sebagai variabel maka dapat
menggunakan tanda underscore (_) untuk memulainya.
• Tidak boleh menggunakan bentuk-bentuk karakter yang tergolong ke
dalam ASCII.
3.7.3 PHP dan Database
Salah satu kelebihan dari PHP adalah mampu berkomunikasi dengan berbagai database yang terkenal. Dengan demikian, PHP dapat menampilakn data yang bersifat dinamis yang diambil dari database.
Pada saat ini PHP sudah dapat berkomunikasi dengan berbagai database
meskipun dengan kelengkapan yang berbeda-beda. Beberapa diantaranya adalah (Kadir, 2004) :
• Oracle • Postgre SQL • Sybase, dsb.
3.7.4 Koneksi PHP dan MySQL
Langkah pertama yang harus dilakukan untuk dapat menghubungkan program PHP dengan database MySQL adalah membuka koneksi. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan ijin akses yang menunjuk pada alamat server dan soket yang dimiliki database MySQL tersebut.
Untuk melakukan pembukaan koneksi dengan database PHP memiliki fungsi yang disebut mysql_connect() dengan sintaks dasar sebagai berikut :
mysql_connect (sting host, sting username, sting password)
Sintaks di atas khususnya pada host dapat diisi dengan alamat server
MySQL tersebut berada. Apabila database MySQL berada pada komputer tempat membuat program maka menggunakan localhost sebagai nilainya. Sedangkan apabila letak dari database berada pada komputer lain maka menggunakan nomor IP sebagai alamat pemanggil (Nugroho, 2004).
3.8 MySQL
MySQL (My Structured Query Language) adalah salah satu jenis
database server yang sangat terkenal. Hal tersebut dikarenakan MySQL
Penelitian adalah suatu proses untuk mencari sesuatu secara sistematik dalam kurun waktu tertentu. Agar memperoleh suatu hasil penelitian yang baik, representatif dan menyeluruh pada permasalahan yang diambil, maka diperlukan suatu sistematika penelitian. Adapun urutan langkah penelitian dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini dapat dilihat pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Diagram Penelitian
4.1 Metode Penelitian
Dalam penulisan dan penyelesaian laporan kerja praktek ini penulis melakukan beberapa aktifitas sebagai penunjang dalam pembuatan laporan kerja praktek, beberapa aktifitas yang dilakukan tersebut adalah sebagai berikut :
4.1.1 Observasi Pendahuluan
Observasi pendahuluan merupakan aktifitas awal yang dilaksanakan untuk menemukan ide atau solusi apa yang akan dipilih. Dalam penulisan laporan kerja praktek ini menerapkan pengamatan yang ada selama kerja praktek di bagian perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam), membandingkan bagaimana sistem yang dipakai di perusahaan dengan teori yang didapatkan di bangku kuliah.
4.1.2 Identifikasi Masalah
Dari observasi pendahuluan yang sebelumnya dilakukan, selanjutnya ditemukan adanya kesulitan pada bagian sirkulasi dalam melakukan proses entry
data, melayani proses peminjaman dan pengembalian, serta dalam menyajikan laporan yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Oleh sebab itu maka dibutuhkan adanya suatu sistem yang dapat menangani proses-proses tersebut yang akan digunakan untuk proses sirkulasi di SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).
4.1.3 Studi Pustaka dan Studi Lapangan
(As-Salam). Selain melalui studi lapangan, juga dilakukan studi pustaka yang akan digunakan untuk memecahkan batasan masalah tersebut. Adapun landasan teori yang digunakan dapat dilihat pada Bab III Landasan Teori.
4.1.4 Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan pencarian data mengenai prosedur-prosedur proses sirkulasi serta informasi-informasi lain yang berkaitan dengan kerja praktek ini.
4.2 Perencanaan Sistem
Dalam tahap perencanaan ini dilakukan pengumpulan data siswa, pegawai, koleksi, dan data sekolah secara lengkap. Pengumpulan data juga dilakukan dengan metode wawancara untuk mendapatkan informasi mengenai sistem lama yang digunakan dan kendala yang dihadapi oleh pihak perpustakaan.
Dari pengumpulan data dan informasi tersebut dilakukan penyusunan proses bisnis yang ada saat ini, membuat rencana kerja dan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan lebih lanjut.
4.2.1 Document Flow Pendaftaran Anggota Baru
Untuk alur pendaftaran anggota baru dimulai saat seseorang mengajukan permohonan menjadi anggota. Petugas perpustakaan akan menyediakan formulir dan calon anggota diminta untuk mengisi formulir tersebut. Setelah formulir telah diisi maka akan dikembalikan lagi pada petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan akan membuat kartu anggota yang akan di berikan kepada anggota baru.
4.2.2 Document Flow Peminjaman Koleksi
Pada proses peminjaman koleksi, anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Apabila memenuhi syarat, peminjaman akan dicatat dalam buku induk. Lalu anggota membubuhkan tanda tangan di kartu anggota dan menyerahkan kembali kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan akan memberikan catatan tanggal pengembalian pada halaman buku paling belakang dan anggota dapat mengambil buku yang dipinjam.
4.2.3 Document Flow Pengembalian Koleksi
Proses pengembalian koleksi dimulai ketika anggota mengembalikan koleksi yang telah dipinjam kepada pihak perpustakaan. Saat itu petugas melakukan pengecekan pada buku induk dan kartu anggota milik peminjam untuk mengetahui apakah anggota memiliki keterlambatan atau tidak dalam mengembalikan koleksi tersebut.
Apabila ada keterlambatan maka anggota perpustakaan harus membayar denda yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan. Setelah denda yang dimiliki anggota telah terbayar lunas, barulah pihak perpustakaan akan mengembalikan kartu anggota milik peminjam. Buku yang telah dikembalikan kepada pihak perpustakaan akan dicatat sebagai data pengembalian koleksi perpustakaan pada buku induk pengembalian koleksi.
Gambar 4.4 Document Flow Pengembalian Koleksi
4.3 Analisis Sistem
user. Dalam sistem flow akan dijelaskan bagaimana alur pencatatan kunjungan anggota, pendaftaran anggota baru, pencatatan transaksi, dan pembuatan laporan.
4.3.1 Sistem Flow Pencatatan Kunjungan
Sebelum memasuki area perpustakaan, setiap anggota diwajibkan untuk mengisi data kunjungan. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi akan memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan data kunjungan. Sistem flow pencatatan data kunjungan dapat dilihat pada gambar 4.5.
4.3.2 Sistem Flow Pendaftaran Anggota Baru
Pada sistem pendaftaran anggota baru, setelah petugas menginputkan data calon anggota maka sistem akan mengecek apakah calon anggota tersebut sudah terdaftar atau belum, hal ini dilakukan untuk menghindari adanya redundansi data. Bila calon anggota memang belum terrdaftar, maka data anggota baru akan disimpan dalam table anggota. Setelah itu petugas perpustakaan akan membuatkan kartu anggota dan mencetaknya. Kartu anggota yang telah dicetak akan diberikan kepada anggota.
4.3.3 Sistem Flow Peminjaman Koleksi
Peminjaman koleksi dimulai saat peminjam memberikan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam. Petugas perpustakaan akan menginputkan id anggota dan sistem akan mengecek apakah peminjam adalah anggota terdaftar atau bukan. Jika anggota telah terdaftar, sistem akan mengecek histori peminjaman sebelumnya, apakah anggota masih mempunyai tanggungan buku yang belum dikembalikan atau tidak. Sedangkan jika peminjam belum terdaftar pada keanggotaan perpsutakaan, maka peminjam diminta untuk mendaftar menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu.
Jika anggota sudah terdaftar dan masih memiliki tanggungan tetapi tidak melebihi kuota peminjaman maka petugas perpustakaan bisa menginputkan id buku yang akan dipinjam dan sistem akan menyimpan data peminjaman pada table peminjaman. Anggota yang masih memiliki tanggungan berupa buku koleksi yang dipinjam beserta denda, maka anggota tersebut diperkenankan meminjam buku yang baru dengan syarat mengembalikan dan membayar tanggungan denda yang dimiliki terlebih dahulu kepada pihak perpustakaan. Sistem flow peminjaman dapat dilihat pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman Koleksi
4.3.4 Sistem Flow Pengembalian Koleksi
yang terdapat pada halaman buku paling belakang dan sistem akan mengecek keanggotaan. Setelah itu petugas perpustakaan akan menginputkan id buku yang akan dikembalikan dan sistem akan mengecek apakah ada keterlambatan atau tidak. Jika ada keterlambatan, sistem akan menghitung denda keterlambatan berdasarkan aturan denda yang telah ditentukan. Setelah denda telah dibayar, sistem akan menyimpan data pengembalian pada table pengembalian.
Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Koleksi
terlambat mengembalikan koleksi yang besarnya telah ditentukan oleh perpustakaan.
4.3.5 Sistem Flow Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dimulai ketika petugas perpustakaan menginputkan kategori laporan yang diinginkan. Sistem akan memproses laporan yang diminta dan menampilkannya. Laporan yang telah ditampilkan dapat dicetak atau tidak sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
4.4 Perancangan Sistem
Dari analisis sistem diatas maka dibentuk Entity Relation Diagram pada Sistem Informasi Perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) yang terdiri dari Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, Conceptual Data
Model, dan Physical Data Model.
4.4.1 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram
(DFD). Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) yaitu berupa data-data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap proses didalamnya. Adapun gambar context diagram
tersebut dapat dilihat pada gambar 4.10.
laporan_denda
Sistem Informasi Perpustakaan pada SD AlFalah Tropodo 2 (AsSalam)
+ Anggota
Kepala Perpustakaan
4.4.2 Hierarchy Input Proses Output (HIPO)
Pada gambar 4.11 adalah struktur HIPO dari Sistem Informasi Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Proses yang ada meliputi pendaftaran anggota, pencatatan data kunjungan, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pembuatan laporan. Setiap proses akan dijabarkan lebih lanjut pada level berikutnya.
Gambar 4.11 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan
Proses pendaftaran anggota terdiri dari tiga sub-proses, yaitu mengecek data anggota, menyimpan data anggota, dan mencetak kartu anggota. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.12
Proses pencatatan data kunjungan meliputi proses mengecek id anggota dan menyimpan data kunjungan. Pendataan pengunjung terjadi sebelum melakukan peminjaman atau ketika memasuki area perpustakaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Kunjungan
Pada gambar 4.14 adalah struktur HIPO level tiga, yaitu proses peminjaman. Proses yang ada meliputi mengecek data peminjaman, mengecek peminjaman sebelumnya, menghitung tanggal kembali, menyimpan data peminjaman, dan mengupdate status koleksi.
Pada gambar 4.15 adalah struktur HIPO level empat, yaitu proses pengembalian. Proses yang ada meliputi mengecek keanggotaan, cek peminjaman sebelumnya, mengecek keterlambatan, perhitungan denda, menyimpan data pengembalian, dan update status koleksi.
Gambar 4.15 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Pengembalian
Proses yang terakhir pada struktur HIPO level satu ini adalah proses pembuatan laporan yang meliputi sub proses memilih kategori laporan, memilih periode laporan, dan mencetak laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.16.
Dalam struktur HIPO level satu proses pengembalian terdapat sub proses perhitungan denda yang dapat di decompose sehingga menghasilkan struktur HIPO level dua proses perhitungan denda yang didalamnya meliputi proses mengecek data peminjaman oleh anggota dan menghitung denda. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17.
Gambar 4.17 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Perhitungan Denda.
4.4.3 Data Flow Diagram
Berikut ini adalah data flow diagram sistem informasi pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Dalam data flow diagram pada sistem informasi perpustakaan dibawah ini terdapat dua level, yaitu data flow diagram level 0 dan
data flow diagram level 1.
A. DFD Level 0
kunjungan, peminjaman, pengembalian, dan pembuatan laporan. Setiap proses akan dijelaskan pada sub level dibawahnya. Setiap proses mempunyai database
untuk menyimpan data dan mengambil data. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.18.
B. DFD Level 1 Proses Maintenance Data Anggota
Gambar 4.19 adalah DFD level 1 proses pendaftaran anggota yang terdiri dari tiga sub-proses yaitu mengecek data anggota, menyimpan data anggota, dan mencetak kartu anggota.
kartu_anggota
update_status_koleksi_kembali
C. DFD Level 1 Proses Kunjungan
Proses kunjungan yang dimaksud adalah proses pencatatan data pengunjung perpustakaan. Proses ini terdiri dari dua sub proses, yaitu mengecek id anggota dan menyimpan data kunjungan. Sebelum proses mengecek id anggota berjalan, sebelumnya pengunjung harus menginputkan id anggota yang dimiliki. Saat itulah sistem mengecek validitas id anggota yang diinputkan oleh pengunjung. Jika hasilnya valid, maka sistem akan menyimpan data pengunjung tersebut ke tabel kunjungan. DFD level 1 proses kunjungan dapat dilihat pada gambar 4.20.
Gambar 4.20 Data Flow Diagram Level 1 Proses Kunjungan
D. DFD Level 1 Proses Peminjaman
Gambar 4.21 adalah DFD level 1 proses peminjaman yang tediri dari lima sub-proses, yaitu mengecek data peminjaman, mengecek peminjaman sebelumnya, menghitung tanggal kembali, menyimpan data peminjaman, dan mengupdate status koleksi.
data_pinjam
E. DFD Level 1 Proses Pengembalian
Gambar 4.22 adalah DFD level 1 proses pengembalian yang tediri dari enam sub-proses, yaitu mengecek keanggotaan, cek peminjaman sebelumnya, mengecek keterlambatan, perhitungan denda, menyimpan data pengembalian, dan update status koleksi.
data_keterlambatan
F. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
Gambar 4.23 adalah DFD level 1 proses pembuatan laporan yang tediri dari tiga sub-proses, yaitu memilih kategori laporan, memilih periode laporan, dan mencetak laporan.
2 Kunjungan 3 Peminjaman
5 Pengembalian
Gambar 4.23 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembuatan Laporan
G. DFD Level 2 Proses Perhitungan Denda
vonis_denda data_aturan_kembali
Mengecek Data Peminjaman oleh Anggota
2
Menghitung Denda
Gambar 4.24 Data Flow Diagram Level 2 Proses Perhitungan Denda
4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
tabel yang digunakan dalam database sistem informasi perpustakaan. ERD terdiri dari 2 macam, yakni Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model
(PDM). Berikut penjelasan dari masing-masing jenis ERD tersebut.
A. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual data model pada sistem informasi perpustakaan merupakan
gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. Gambar CDM tersebut dapat dilihat pada gambar 4.25.
B. Physical Data Model (PDM)
Physical data model pada sistem informasi perpustakaan merupakan
4.4.5 Struktur Tabel
Dalam merancang struktur tabel, yang perlu diperhatikan meliputi nama tabel, atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key dan foreign key.
Dari hasil generate ERD diatas maka dapat dibuat struktur table untuk sistem informasi perpustakaan seperti pada uraian berikut :
1. Table Kunjungan
Primary Key : NO_KUNJUNGAN Foreign Key : ID_ANGGOTA
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data anggota yang berkunjung ke perpustakaan.
Tabel 4.1 Kunjungan
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. NO_KUNJUNGAN VARCHAR 15 PRIMARY
Tabel 4.2 Aturan
No. Field Type Length Constraint Keterangan
1. ID_ATURAN VARCHAR 5 PRIMARY
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data petugas perpustakaan. Tabel 4.3 Petugas
No. Field Type Length Constraint Keterangan
5. NO_TELP_PETUGAS CHAR 15 NOT
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data anggota perpustakaan. Tabel 4.4 Anggota
No. Field Type Length Constraint Keterangan
1. ID_ANGGOTA VARCHAR 15 PRIMARY
Tabel 4.5 Koleksi
6. Table Penerbit
Primary Key : ID_PENERBIT Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data penerbit dari koleksi perpustakaan.
Tabel 4.6 Penerbit
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_PENERBIT VARCHAR 5 PRIMARY
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data jenis dari koleksi perpustakaan.
Tabel 4.7 Jenis
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_JENIS VARCHAR 5 PRIMARY
KEY
Diambil dari nomor urut.
2. NAMA_JENIS VARCHAR 50 NOT NULL
Nama jenis koleksi.
8. Table Kategori
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data kategori dari jenis koleksi perpustakaan.
Tabel 4.8 Kategori
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KATEGORI VARCHAR 5 PRIMARY
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data kota dimana koleksi perpustakaan diterbitkan.
Tabel 4.9 Kota
No. Field Type Length Constraint Keterangan
1. ID_KOTA VARCHAR 5 PRIMARY
KEY
Diambil dari nomor urut. 2. NAMA_KOTA VARCHAR 50 NOT NULL Nama kota.
10. Table Pengarang
Primary Key : ID_PENGARANG Foreign Key : -
Tabel 4.10 Pengarang
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_PENGARANG VARCHAR 10 PRIMARY
11. Table Detail Pengarang
Primary Key : ID_KOLEKSI, ID_PENGARANG Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detail pengarang. Tabel 4.11 Detail Pengarang
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 PRIMARY
12. Table Peminjaman
Primary Key : ID_PINJAM
Foreign Key : ID_ANGGOTA, ID_ATURAN
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data peminjaman ketika anggota meminjam buku yang dipilih.
Tabel 4.12 Peminjaman
No. Field Type Length Constraint Keterangan
1. ID_PINJAM VARCHAR 20 PRIMARY
KEY
2. ID_ANGGOTA VARCHAR 15 FOREIGN
5. TGL_HARUS_KEMBALI DATE Diambil
dari hasil perhitungan berdasarkan tabel aturan.
13. Table Detail Peminjaman
Primary Key : ID_PINJAM, ID_KOLEKSI Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detail peminjaman. Tabel 4.13 Detail Peminjaman
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_PINJAM VARCHAR 20 PRIMARY
KEY
Diambil dari tabel peminjaman. 2. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 FOREIGN
KEY
Diambil dari tabel koleksi.
14. Table Pengembalian
Primary Key : ID_KEMBALI
Foreign Key : ID_ANGGOTA, ID_ATURAN
Tabel 4.14 Pengembalian
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KEMBALI VARCHAR 20 PRIMARY
= Belum terbayar.
15. Table Detail Pengembalian
Primary Key : ID_KEMBALI, ID_KOLEKSI Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detail pengembalian. Tabel 4.15 Detail Pengembalian
No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KEMBALI VARCHAR 20 PRIMARY
KEY
Diambil dari tabel pengembalian. 2. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 FOREIGN
KEY
4.4.6 Desain Input Output
Desain input output merupakan langkah perancangan untuk membantu dalam pembuatan sistem agar lebih mudah dan lebih cepat dalam proses pembuatan sistem nantinya.
Form login digunakan untuk melakukan verifikasi apakah user yang ingin menggunakan sistem mempunyai hak untuk menggunakan sistem tersebut atau tidak.
Gambar 4.27 Rancangan Form Login.
Form ini juga dapat digunakan untuk mempermudah pemeriksaan hak akses dari user yang ingin menggunakan sistem. Untuk pengaturan user yang ingin dapat mengakses sistem yang ada dilakukan pada form petugas.
Untuk pembuatan user baru yang dapat mengakses sistem digunakan form petugas yang berisi id petugas yang akan digunakan sebagai username, data petugas beserta password yang akan digunakan user tersebut dalam melakukan login.
Form anggota digunakan untuk membantu proses penyimpanan data-data anggota, terutama saat adan anggota baru yang mendaftar pada perpustakaan.
Gambar 4.29 Rancangan Form Anggota.
Berikutnya adalah form jenis yang digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data jenis koleksi perpustakaan. Form jenis dapat dilihat pada gambar 4.30.
Form selanjutnya adalah form kategori yang diguankan untuk melakukan maintenance terhadap data-data kategori jenis koleksi perpustakaan. Form kategori dapat dilihat pada gambar 4.31.
Gambar 4.31 Rancangan Form Kategori.
Berikutnya adalah form pengarang yang digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data pengarang dari koleksi yang ada di perpustakaan.
Gambar 4.32 Rancangan Form Pengarang.
Form selanjutnya adalah form penerbit yang digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data penerbit dari koleksi yang ada di perpustakaan.
Form kota digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data kota tempat koleksi yang ada di perpustakaan diterbitkan.
Gambar 4.34 Rancangan Form Kota.
Form koleksi digunakan untuk melakukan input data koleksi yang akan ditambahkan ke dalam database sistem informasi perpustakaan. Pada form ini user dapat menginputkan data-data koleksi seperti judul, jenis, kategori, pengarang, penerbit, kota, tahun terbit, bahasa, jilid, ISBN, penerjemah, edisi, ringkasan, dan status.
Form aturan digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data aturan yang ditetapkan di perpustakaan.
Gambar 4.36 Rancangan Form Aturan.
Form peminjaman digunakan untuk melakukan entry data saat anggota melakukan peminjaman koleksi di perpustakaan.
Pada form ini dapat juga diperiksa apakah anggota tersebut masih aktif atau tidak. Saat mengisi id koleksi, secara otomatis data koleksi tersebut akan muncul pada textbox yang sudah tersedia.
Untuk form berikutnya adalah form pengembalian yang berfungsi untuk melakukan entry data pengembalian ketika ada anggota yang mengembalikan koleksi. Pada form juga terdapat informasi apakah anggota tersebut memiliki denda atau tidak saat melakukan pengembalian.
Gambar 4.38 Rancangan Form Pengembalian.
Form kunjungan digunakan untuk mecatat data anggota yang berkunjung ke perpustakaan. Dalam form ini dapat diketahui kapan dan jam berapa anggota tersebut berkunjung ke perpustakaan.
Gambar 4.40 merupakan desain output laporan data anggota perpustakaan. Laporan ini digunakan untuk menampilkan data anggota yang ada di perpustakaan.
Gambar 4.40 Rancangan Form Laporan Data Anggota.
Gambar 4.41 merupakan desain output laporan kunjungan. Laporan ini digunakan untuk menampilkan data kunjungan perpustakaan.
Gambar 4.42 merupakan desain output laporan transaksi peminjaman. Laporan transaksi peminjaman digunakan untuk menampilkan data transaksi peminjaman yang ada pada perpustakaan.
Gambar 4.42 Rancangan Form Laporan Peminjaman.
Gambar 4.43 merupakan desain output laporan transaksi pengembalian. Laporan transaksi pengembalian digunakan untuk menampilkan data transaksi pengembalian yang ada pada perpustakaan.
Gambar 4.44 merupakan desain output laporan denda. Laporan ini menampilkan data pada pemasukan denda yang telah dibayarkan oleh anggota yang melakukan keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.
Gambar 4.44 Rancangan Form Laporan Denda.
4.5 Implementasi Sistem
Tahap implementasi adalah tahapan yang dilakukan untuk menyelesaikan rancangan sistem yang ada dalam dokumen yang disetujui, menguji, menginstal, dan memulai penggunaan sistem baru atau yang diperbaiki.
4.5.1 Form Login
Gambar 4.45 Form Login.
4.5.2 Form Home
Form home adalah form yang akan muncul pertama kali setelah petugas selesai melakukan proses login. Pada form ini terdapat beberapa menu, yaitu master data, koleksi, sirkulasi, setting, laporan, dan logout.
Di dalam menu-menu tersebut terdapat beberapa sub menu yang berfungsi untuk menampilkan proses-proses yang akan dilakukan.
1. Menu master data terdiri dari dua sub menu, yaitu sub menu petugas yang digunakan untuk menampilkan form master petugas dan sub menu anggota yang digunakan untuk menampilkan form master anggota.
2. Menu koleksi terdiri yang digunakan untuk menampilkan form master koleksi.
3. Menu sirkulasi terdiri digunakan untuk menampilkan form peminjaman beserta pengembalian koleksi yang dipinjam oleh anggota perpustakaan. 4. Menu setting terdiri dari sub menu kebijakan yang digunakan untuk
menampilkan form kebijakan yang berisi aturan yang ditentukan oleh pihak perpustakaan.
5. Menu laporan terdiri dari 5 sub menu, yaitu laporan peminjaman, pengembalian, denda, kunjungan, dan laporan anggota yang digunakan untuk menampilkan setiap laporan yang ada di setiap periode.
6. Menu logout digunakan untuk keluar dari sistem.
4.5.3 Form Petugas
Gambar 4.47 Form Petugas. 4.5.4 Form Input Petugas
Form input petugas digunakan untuk melakukan input data petugas baru yang nantinya dapat menggunakan sistem informasi perpustakaan ini. Pada form input petugas yang diinputkan adalah data-data petugas perpustakaan yang baru meliputi no. induk petugas, nama petugas, alamat, jenis kelamin, nomor telepon dan password yang nantinya digunakan untuk login sebagai petugas perpustakaan.
4.5.5 Form Edit Petugas
Form edit petugas mempunyai tampilan yang sama dengan form input
petugas, hanya saja form ini memiliki fungsi yang berbeda yaitu untuk melakukan perubahan data-data petugas yang sudah ada sebelumnya.
Gambar 4.49 Form Edit Petugas.
4.5.6 Form Anggota
Gambar 4.50 Form Anggota.
4.5.7 Form Input Anggota
Form input anggota digunakan untuk melakukan input data dari seseorang yang ingin menjadii anggota perpustakaan.
4.5.8 Form Edit Anggota
Form edit anggota mempunyai tampilan yang sama dengan form input
anggota, hanya saja form ini memiliki fungsi yang berbeda yaitu untuk melakukan perubahan data-data anggota yang sudah ada sebelumnya.
Gambar 4.52 Form Edit Anggota.
4.5.9 Form Koleksi
Gambar 4.53 Form Koleksi.
4.5.10 Form Input Koleksi
Form input koleksi digunakan untuk menambah data koleksi baru yang ada di perpustakaan. Pada form ini diisi data lengkap mengenai koleksi yang akan ditambahkan.
4.5.11 Form Edit Koleksi
Form edit koleksi mempunyai tampilan yang sama dengan form input
koleksi, hanya saja form ini memiliki fungsi yang berbeda yaitu untuk melakukan perubahan data-data koleksi yang sudah ada sebelumnya. Form edit koleksi ini akan muncul jika petugas perpustakaan mengklik link edit pada kolom aksi yang ada di form koleksi. Pada edit koleksi ini, semua data dari koleksi yang akan diedit akan tampak pada layar. Data-data tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki.
Gambar 4.55 Form Edit Koleksi.
4.5.12 Form Jenis
Gambar 4.56 Form Jenis.
4.5.13 Form Kategori
Form kategori digunakan untuk melakukan input data kategori jenis koleksi yang ada di perpustakaan. Kategori koleksi ini akan dipakai saat petugas menginputkan data-data dari koleksi.
