TUGAS AKHIR
PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN TERHADAP PRODUKTIVITAS KARYAWAN PADA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Oleh:
T. TEFI ANDAWINA 082102141
Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim…
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmad dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini. Serta shalawat beriring salam kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatnya
dari alam kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Pembuatan serta penulisan skripsi minor ini tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya bantuan dan dukungan baik moril maupun material dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada:
1. Dengan rasa hormat yang tulus dan ucapan terima kasih yang tiada terhingga, teristimewa kepada kedua orangtua ku Ayahanda Darwin dan Ibunda tercinta Fenny Fadelina, terima kasih atas kasih sayang, seluruh pengorbanan dan dukungan moril maupun materil yang takkan pernah sirna baktiku untukmu. Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Sunyoto selaku Staf Bagian Akuntansi PT. Perkebunan Nusantara III Medan yang telah banyak membantu penulis riset di PT. Perkebunan Nusantara III Medan, dan seluruh Staf karyawan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan..
6. Adik ku tersayang T. Putri Amalia.
7. Saudari Uci Rahmadani (sahabatku) yang selalu mendukung, dan menemaniku dalam suka dan duka.
8. Buat Cii Piipii Chubby Q, thank’s iaa atas doa nya.
9. Teman- teman sohib- sohibku, Fina, Dina, Aries, Maya, Ridho. Buat kembaran ku Riska “Kae”, dan juga Wita, Decka, Yuli, Wirda serta seluruh teman- teman D3 Akuntansi group C stambuk 2008 yang namanya tidak disebutkan satu per satu. Terima kasih atas kenangan terindah selama ini.
Penulis masih menyadari bahwa dalam paper ini masih jauh dari kesempurnaan, ini disebabkan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan penulis. Oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak guna membangun kesempurnaan paper ini penulis terima dengan rendah hati. Semoga paper ini berguna dimasa yang akan datang.
Medan, Juni 2011
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Metode Penelitian ... 4
E. Sistematika pembahasan ... 5
BAB II PT. PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSEO) MEDAN A.Sejarah Singkat Perusahaan ... 7
B. Ruang Lingkup PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ... 8
BAB III ANALISA DAN EVALUASI
A. Sistem Informasi Akutansi ... 15
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 16
2. Unsur- Unsur Sistem Informasi Akuntansi ... 16
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 19
B. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 21
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 21
D. Pengertian Gaji ... 22
1. Unsur- Unsur Gaji ... 23
2. Sistem Penggajian ... 26
3. Prosedur Perhitungan Gaji ... 29
E. Pengertian Pengendalian Internal ... 34
F. Pengendalian Internal Atas Penggajian ... 36
G. Efektivitas Pengendalian Internal Atas Penggajian ... 37
BAB IV PENUTUP
A.Kesimpulan ... 49
B.Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Nomor Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan ... 5
Tabel 3.1 Perhitungan Pph Psl 21 PTPN III Medan ... 38
BAB I
PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya
manajemen di PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang baik dengan
ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Hal
penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya
manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian suatu
tujuan perusahaan. Agar perusahaan dapat bertahan dan semakin berkembang,
maka diperlukan tenaga kerja yang berkualitas dengan tingkat kontra prestasi
yang berbeda sesuai dengan prestasi yang disumbangkan pada perusahaan. Sebagai
imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan menjanjikan suatu kontrak
prestasi yang berupa gaji. Karena aktivitas gaji bersifat berulang-ulang dan rutin,
maka diperlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian agar dalam
pelaksanaannya dapat terkoordinir dengan baik.
Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau
tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan,
misalnya bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar
yang memerlukan ketelitian dalam penepatan, penggolongan, pencatatan serta
Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan,
penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan
kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai
ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapklan
kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan
formulir-formulir atau catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada
perusahaan tersebut. Dalam perusahaan PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala
yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif atau pengalokasian biaya
tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Dalam PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang besar, pimpinan
perusahaan tidak mungkin mengendalikan secara menyeluruh terhadap biaya tenaga
kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai
terhadap gaji.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu
sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem informasi akuntansi ini merupakan
keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan
mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu
Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan skripsi ini penulis
memilih judul:
“ PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN TERHADAP PRODUKTIVITAS KARYAWAN PADA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN.”
B. Rumusan Masalah
Setiap perusahaan pada umumnya selalu menghadapi masalah dalam
menjalankan kegiatannya. Masalah merupakan faktor yang dapat menghambat
kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan
sehingga perlu dicari penyebab dan cara penyelesaiannya. Adapun perumusan
masalah yang akan dibahas dalam skripsi minor ini adalah sebagai berikut:
1. Apakah pengendalian internal atau penggajian yang ditetapkan PT. Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan telah efektif?
2. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian berperan dalam menunjang
efektivitas pengendalian internal penggajian?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atau
penggajian yang ditetapkan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan telah efektif;
b. Untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penggajian
berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal penggajian;
2. Manfaat Penelitian
Bagi perusahaan, diharapkan penelitian ini dapat menjadi masukan yang
berarti;
a. Bagi masyarakat khususnya, di lingkungan PT.Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan, penulis berharap hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan
dalam menambah wawasan dan pengetahun;
b. Bagi penulis sendiri, penelitian ini diharapkan dapat memberikan
pengalaman berharga dalam membandingkan ilmu pengetahuan yang
diperoleh selama kuliah maupun secara mandiri dengan penerapannya di
masyarakat dan sebagai memenuhi salah satu syarat menyelesaikan
pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas
Sumaetra Utara Medan.
D. Metodologi Penelitian
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
Adapun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 2 Mei 2011
sampai dengan 24 Juni 2011. Agar lebih jelasnya dapat dilihat dari tabel berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Penulisan
NO KEGIATAN
MEI JUNI
111 IV V I II III
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisa Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas
Akhir
7 Pengesahan Tugas Akhir
E. Sistematika Pembahasan
Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan.
Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah
ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu,
laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang
masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana
penulisan.
BAB II : PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III (Persero) MEDAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas,
struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha
kegiatan, kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai pengertian sistem
informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi penggajian,
pengendalian internal, pengendalian internal atas penggajian di PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Sebagaimana akhir dari tugas ini, maka penulis akan mengambil
kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada PT.Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan dan beberapa saran yang mungkin
akan bermanfaat bagi PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan berada di Jalan Sei. Batang
Hari No. 2 Medan, PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) selanjutnya disebut
perusahaan didrikan berdasrkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 8
tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, dalam rangka erstrukturisasi Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) dibidang perkebunan.
Pemerintah telah melakukan realokasi pengelolaan areal perkebunan dibawah
BUMN perkebunan, dimana PT.Perkebunan III, IV, V telah dinyatakan bubar dan
sejak tanggal tersebut digabung kedalam perusahaan baru yaitu PT.Perkebunan
Nusantara III (Persero), walaupun substansinya masih meneruskan usaha
sebelumnya, dengan perubahan dalam struktur ekuitas (jumlah laba dan saldo laba)
dan penambahan serta pengurangan beberapa asset dan kewajiban. Perusahaan
didrikan berdasrkan akta No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dari Harun Kamil, SH.
Notaris di Jakarta dan telah memperoleh pengesahaan dari Menteri Kehakiman
Republik Indonesia dalam surat keputusannya NO. C2-8331 HT.01,01.Th. 96 tanggal
8 Agustus 1996, serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81
Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan,
terakhir dengan akta No. 6 tanggal 12 Agustus 2008 dari Syafril Gani, SH, M.Hum,
notaries di kota Medan, mengenai penyesuaian Anggaran Dasar Perusahaan dengan
ketentuan Undang- undang No. 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara
dan Undang- Undang No. 45 tahun 2005 tentang pendirian, pengurusan, pengawasan
dan pembubaran Badan Usaha Milik Negara, akta perubahan ini telah mendapat
persetujuan dari Menteri Hukum dan hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan
surat keputusannya No. AHU-73169.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 14 Oktober 2008.
B. Ruang Lingkup PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Pada saat ini PT.Perkebunan Nusantara III (PTPN III) memiliki lahan
perkebunan yang didukung dengan Pabrik pengolahan untuk masing- masing
komoditi. Lahan perkebunan persero tersebar di 6 (enam) Daerah Tingkat II di
Propinsi Sumatera Utara yaitu Kabupaten Deli Serdang, Serdang Bedagai,
Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, dan tapanuli Selatan. Sampai dengan tahun
2009, Luas lahan yang dikelola mencapai 159.655.87 ha yang terdiri dari tanaman
karet seluas 37.788.31 ha, yang didukung oleh 11 Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan
total Kapasitas 423.33 ton Tandan Buah Segar (TBS)/ jam, 11 unit Pabrik Pengolahan
Karet (PPK) dengan kapsitas 142,41 ton karet kering (KK)/ hari.
Perseroan melakukan pengolahan hasil tanaman dari Kebun Sendiri, Kebun
PIR Plasma maupun dari pihak- pihak lain menjadi barang setengah jadi atau barang
a. Komoditi Karet : Lateks Pusingan, Crumb Rubber dan Sheet
b. Komoditi Kelapa Sawit : Crude Palm Oil (CPO) dan Palm Kernel (PK).
Perseroan juga melakukan kegiatan pemasaran komoditi kelapa sawit, karet
didalam dan diluar negeri. Untuk mendukung pemasaran komoditi dan produk yang
dihasilkan, seluruj BUMN di Indonesia telah membentuk Kantor Pemasaran Bersama
(KPB) yang berkedudukan di Jakarta-Indonesia.
1. Visi, Misi dan Tata Nilai Perusahaan Visi Perusahaan
Visi Perusahaan adalah menjadi Perusahaan agri- bisnis kelas dunia
dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis yang baik.
Misi Perusahaan
Adapun misi perusahaan meliputi :
a. Mengembangkan Industri Hilir berbasis perkebunan secara
berkesinambungan.
b. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.
c. Memperlakukan Karyawan sebagai Asset strategi dan
mengembangkannya secara Optimal.
d. Menjadikan perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil “ terbaik
bagi para Investor “.
e. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.
f. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan
g. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang bewawasan lingkungan.
Tata Nilai
Kita PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki komitmen
untuk menunjang tinggi integritas professional dan melaksanakan tata nilai
yang berbasis:
a. Proactivity – selalu bersikap proaktif dengan penuh inisiatif dan mengevaluasi
resiko yang mungkin terjadi.
b. Excellence - selalu memperlihatkan gairah keunggulan dan berusaha bekerja
keras untuk hasil maksimal sesuai kompetensi kita.
c. Team-Work - selalu mengutamakan kerjasama tim, agar mampu
menghasilkan sinergi optimal bagi perusahaan.
d. Innovation – selalu menghargai kreatifitas dan menghasilkan inovasi dalam
metoda dan produk baru.
e. Responsinility – selalu bertanggung jawab atas akibat keputusan yang diambil
dan tindakan yang dilakukan.
C. Struktur Organisasi Perusahaaan
Sebuah perusahaan yang besar maupun kecil tentunya sangat memerlukan
adanya struktur organisasi perusahaan, yang menerangkan kepada seluruh karyawan
bertanggung jawab sehingga pada akhirnya akan berjalan secara sistematis dan
terkoordinir.
Dalam struktur organisasi PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan,
sumber wewenangnya berasala dari Direktur Utama yang selanjutnya didelegasikan
kepada direktur terkait yang terdiri dari empat bagian : Keuangan, Produksi, Sumber
Daya Manusia/Umum dan Perencanaan dan Pengembangan. Struktur Organisasi pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) berbentuk organisasi garis dan staff dimana
tanggung jawab dan wewenang didalam perusahaan secara vertical dan
mencerminkan hubungan antara bagian- bagian yang horizontal. Untuk lebih jelas
struktur organisasi perusahaan dapat dilihat dilampiran.
Adapun susunan tugas organisasi PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
adalah sebagai berikut :
a. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Rapat umum pemegang saham adalah pimpinan tertinggi yang membawahi
Dewan Komisaris, Direktur serta setingkat lebih bawah.
Tugas dan wewenangnya adalah :
1) Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.
2) Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penggunaan modal atau asset
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
3) Mengawasi Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas yang telah
dibebankan kepadanya oleh pemegang saham.
Sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Negara BUMN Republik Indonesia No.
KEP-183/MBU/2008 tentang pemberhentian dan pengangkatan Anggota Dewan
Komisaris Perusahaan Perseroan (Persero) PT.Perkebunan Nusantara III tanggal 24
September 2008, susunan anggota Komisaris Perseroan adalah sebagai berikut :
Komisaris Utama : Achmad Mangga Barani
Komisaris : Deddy Suardy
S. Marbun
S. Hendry Sucipto
Heri Sibayang
Tugas dan wewenang Dewan Komisaris adalah :
1). Memberikan nasehat kepada pimpinan.
2). Membantu pimpinan didalam menginvestasikan dana perusahaan.
3). Mengawasi jalannya perusahaan.
c. Anggota Direksi
Berdasrkan Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Republik
Indonesia No.KEP.132/MBU/2006 tanggal 27 Desember 2006 dan Surat Keputusan
Menteri Negara BUMN No. Kep-145/MBU/2007 tanggal 13 Juli 2007, susunan
anggota Direksi Perseroan adalah sebagai berikut:
Direktur Utama : Ir. H. Amri Siregar
Direktur Produksi : Ir. Amal Bakti Pulungan, MM
Direktur Keuangan : Drs. Johannes Sitepu, Ak
Direktur Perencanaan & Pengembanga: DR. Ir. H. Chairul Muluk
1) Direktur Utama
Direktur utama mengkoordinir seluruh fungsi dan langsung mengkoordinir
seluruh fungsi dan langsung mengkoordinir anggota direksi lainnya yang terdiri dari
Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur Pemasaran, Direktur Sumber Daya
Manusia/Umum.
Tugas dan wewenang :
(a) Mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya
tercapainya tujuan perusahaan serta memelihara dan menjaga harta
perusahaan.
(b) Memimpin dan mengendalikan seluruh operasional perusahaan.
2) Direktur Produksi
Direktur produksi dalam melaksanakan tugasnya mengkoordinir Kepala
Bagian Tanaman, Kepala Bagian Teknik/CMR.
Tugas dan wewenang Direktur Produksi adalah:
(a) Mengawasi lancarnya proses produksi.
(b) Menyusun rencana kerja yang sesuai dengan target produksi.
(c) Membuat rencana persediaan bahan baku.
3) Direktur Keuangan
Direktur keuangan dalam melaksanakan tugasnya mengkoordinir Kepala
Tugas dan wewenangnya adalah:
(a) Merencanakan sumber-sumber dana yang diperoleh.
(b) Mencari dan memanfaatkan dana.
(c) Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai
posisi keuangan yang baik.
4) Direktur SDM dan Umum
Dalam melaksanakan tugas, Direktur SDM/Umum mengkoordinir kepala
bagian SDM.Tugas dan wewenangnya adalah:
(a) Menyusun rencana, mengarahkan dan mengkoordinasi bidang
pengembangan SDM dan mengadakan pengkajian SDM.
(b) Melaksanakan pengendalian dan pengawasan, penyelesaian hukum dan
agraria, kesepakatan, kesehatan, dan keamanan serta social umum.
5) Direktur Perencanaan dan Pengembangan
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Perncanaan dan Pengembangan
bertugas untuk membina menyelenggarakan bidang yang dibawahi sesuai
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Sistem Informasi Akuntansi
Pada perusahaan yang masih kecil skala operasinya, pimpinan perusahaan
masih dapat langsung terjun ke dalam setiap bagian pekerjaan sehingga dapat
langsung mengetahui dan mengawasi keadaan perusahaan. Dalam situasi ini,
fungsi akuntansi hanya diselenggarakan secara informal saja atau diselenggarakan
s ebagai bagi an dari f ungs i yang l ai n at au s am a s ekal i di abaikan dan
diselenggarakan sekali setahun pada saat informasi untuk tujuan fiskal diperlukan.
Hal ini disebabkan karena kedudukan manajer dan pemilik terdiri dari satu atau
beberapa orang saja serta terbatasnya jumlah karyawan, dan pengelolaan dan
supervisi dilakukan secara langsung dan pribadi, maka informasi akuntansi belum
dirasakan manfaatnya.
Sejalan dengan semakin kompleksnya masalah yang timbul dalam
perusahaan serta semakin berkembangnya skala operasi, maka nilai kegunaan dari
hasil akuntansi sebagai salah satu fungsi informasi dalam suatu perusahaan akan
semakin meningkat pula.
Dalam situasi ini, tugas yang dihadapi oleh pihak manajemen menjadi
informasi akuntansi yang berguna untuk mengindentifikasikan, menggabungkan,
mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi suatu satuan usaha.
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Terdapat beberapa definisi mengenai pengertian sistem informasi akuntansi
yang telah dikemukakan oleh para ahli, antara lain yaitu:
Menurut Romneyjkk (1997:2) pengertian sistem informasi akuntansi yaitu
"An accounting information system (AIS processes data and transaction to
provide users with the information they need to plan, control and operate
their business". Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1995:1), dalam
bukunya mengemukakan pengertian sistem informasi akuntansi yaitu "Accounting
information system is a collection of resources, such as people and equipment,
designed to transform financial and other data into information, this information
is communicated to a wide variety of decision maker. Accounting
information system perform this transformation with they are essentially
manual systems or thoroughly computerized".
Dari kedua definisi diatas dapat ditarik simpulan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah kumpulan sumber, seperti manusia dan peralatan yang didesain
untuk mengubah data dan informasi yang menjadi dasar bagi para pemakai untuk
mengambil keputusan dalam merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan
perusahaan guna mencapai tujuannya.
Menurut Romney dkk (1997:10-12) terdapat 8 (delapan) unsur dari suatu
sistem informasi akuntansi, yaitu :
1. Goals or objectives
Each MS is designed to accomplish one or more goals or objectives, which reflect the driving force behind the system and its purpose.
2. Inputs
Data must be gathered and entered as input into the system. The most common inputs to an AIS are transactions data and journal entries.
3. Outputs
Information produced by a system is called output. The most common AIS output is financial statements and internal reports such as account receiveable listings, budget and cash flow projections.
4. Data Storage
Data are often stored in the MS for later use. Stored data must be updated frequently to keep in current
5. Processor
Data must be processed to produce information. Most business process their data using computers.
6. Instructions and Procedures
Information systems cannot process data to produce informations without detailed instructions and procedures. Instructions and procedures for user are typically placed in procedure manuals.
7. Users
People who interact with a system and use the information it produces are refered to as users. In a business, users include those who execute and record transactions and those who manage and control the system.
8. Control and Security Measures
Informations produced by a system must be accurate, free of errors and protected from unauthorized access. Securities measures and controls are built into AIS to ensure accurate information and proper system operation.
Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi diatas, maka dapat
1. Tujuan
Sistem informasi akuntansi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan
yang menggambarkan tenaga penggerak dibelakang sistem dan tujuannya.
2. Masukan
Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem.
Masukan yang umum dari suatu sistem informasi akuntansi adalah data
transaksi dan jurnal.
3. Keluaran
Informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut keluaran. Keluaran yang umum
dari sistem informasi akuntansi adalah laporan keuangan dan laporan-laporan
internal seperti daftar piutang dagang, anggaran dan proyeksi cashflow
4. Penyimpanan Data
Data disimpan dalam sistem informasi akuntansi untuk pemakaian berikutnya.
Data yang disimpan harus dimutakhirkan secara teratur.
5. Pengolahan
Data harus diolah untuk menghasilkan informasi. Sebagian perusahaan
memproses data mereka dengan komputer.
Sistem informasi akuntansi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan
informasi tanpa instruksi dan prosedur yang terinci. Instruksi dan prosedur
untuk pemakai biasanya terdapat pada prosedur manual.
7. Pengguna
Orang-orang yang berhubungan dengan sistem dan pemakai informasi yang
dihasilkan disebut pengguna. Dalam perusahaan, pengguna meliputi semua
orang yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan semua orang yang
mengatur dan mengendalikan sistem.
8. Pengendalian dan Pengukuran Keamanan
Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem harus akurat, bebas dari
kesalahan dan dilindungi dari akses-akses yang tidak sah. Pengendalian dan
pengukuran keamanan dibuat dalam suatu sistem informasi akuntansi untuk
menjamin informasi yang akurat dan pengoperasian sistem secara tepat.
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Setiap perusahaan yang didirikan mempunyai tujuan. Dalam mencapai
tujuan tersebut manajemen membutuhkan suatu alat yang dapat membantu
mencapai tujuan, salah satu alat tersebut adalah sistem informasi akuntansi yang akan
memberikan informasi yang berguna dalam mengambil keputusan.
Dalam pemenuhan informasi, baik untuk kebutuhan intern maupun
kebutuhan ekstern, sistem informasi harus dirancang sedemikian rupa sehingga
fungsinya memenuhi tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman pada
manajer dalam merancang suatu sistem yang dapat menghasilkan suatu informasi
yang berguna terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian.
Menurut Bodnar (1997:5) mengatakan tujuan sistem informasi akuntansi
adalah sebagai berikut: "The purpose of an accounting information system is to
provide accounting data to varietief decision makers according to their and
entitlement to the information" .
Kutipan diatas mengatakan bahwa sistem informasi akuntansi bertujuan untuk
menyedikan data akuntansi untuk berbagai pengambilan keputusan menurut pemberi
hak informasinya. Menurut Wilkinson (2000:8), tujuan utama sistem informasi
akuntansi adalah: "To provide accounting information to a wide varied of user".
Sedangkan tujuan spesifik sistem informasi akuntansi adalah:
1. "To support the day to day operations;
2. To support decision making by internal decision makers;
3. To fulfil obligations relating to stewardship. "
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem informasi
akuntansi adalah:
1. Mendukung operasi sehari-hari;
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan intern;
B. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem akuntansi penggajian merupakan salah satu sistem akuntansi yang
penting untuk menetapkan secara tetap dan teliti mengenai jumlah gaji yang hams
diterima oleh setiap pegawai.
Pengeluaran gaji merupakan hal yang penting karena karyawan sangat
sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau terhadap hal lainnya
yang bersifat tidak wajar dan juga penting untuk menjaga suasana kerja yang baik.
Keterlambatan atau kesalahan yang terjadi dalam sistem penggajian dapat
menyebabkan para pegawai tidak dapat menerima penghasilannya sedangkan di
lain pihak kebutuhan hidupnya hams tetap terpenuhi.
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi penggajian untuk
kebanyakan perusahaan yaitu suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir
yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang hams
diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang hams dipotong, misalnya untuk
pajak penghasilan pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta gaji serta
sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai.
Bagi karyawan, gaji merupakan hal yang penting dan sensitif sebab
menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan
Bagi perusahaan, gaji merupakan bagian yang penting bagi unsur biaya perusahaan serta menyangkut jumlah yang materil, karenanya perlu ditekankan agar tujuan efisiensi atas gaji tersebut dapat tercapai.
D. Pengertian Gaji
Gaji adalah pemberian imbalan jasa oleh perusahaan kepada karyawan baik
dalam bentuk upah, gaji, insentif, bonus atau dalam bentuk tunjangan merupakan hal
yang rutin dihadapi oleh pimpinan perusahaan. Imbalan balas jasa dari suatu
perusahaan biasanya merupakan fakor pertama kali yang dinilai oleh seseorang untuk
bekerja di suatu perusahaan, tetap bekerja atau berganti pekerjaan ke perusahaan lain.
Pengertian tentang gaji, meliputi: pertama, gaji adalah bayaran pokok yang
diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variabel dan tunjangan lainnya
(Armstrong dan Murlis, 1995 : 7). Kedua, gaji adalah uang atau sesuatu yang
diberikan kepada pegawai atas dasar waktu pelaksanaan pekerjaan berupa minggu,
bulan atau tahun dan bukan menurut jam atau hari (Dessler, 1984:350).
Menurut Patrick Hanks (1990:1144) definisi gaji dapat diuraikan sebagai
berikut : "A fixed payment made by an employer, often monthly, for profesional an office
work". Kemudian menurut Warren Reeve Fess (2006;7), pengertian gaji yaitu “Gaji
umumnya merupakan pembayaran atas jasa manejerial, administrative, atau jasa
lain yang serupa. Tarif gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan”.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;14), pengertian gaji adalah “Gaji umumnya
merupakan pembayaran atas penjualan jasa yang dilakukan oleh para karyawan
bulan”. Pengertian gaji dalam konteks ini adalah bagian pendapatan/penghasilan
yang dimasukkan kedalam daftar gaji kemudian dihitung sesuai dengan ketetapan
yang ada pada perusahaan. Hasil bersih dari perhitungan tersebut kemudian dibagikan
kepada pegawai/karyawan pada setiap bulan.
1. Unsur-unsur Gaji
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur-unsur gaji dan upah
yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud dengan
unsur-unsur gaji yaitu bagian-bagian pendapatan atau penghasilan yang dimaksudkan
kedalam daftar gaji karyawan dan setiap bulannya akan dibayarkan kepada
karyawan-karyawan yang bersangkutan. Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni (2005;97) dalam
buku Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran, unsur-unsur gaji seperti tertera di bawah
ini:
1. Gaji pokok adalah Gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak
kerjanya;
2. Premi adalah gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan
karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah
ditetapkan oleh perusahaan;
3. Lembur adalah gaji yang diberikan kepada karyawan yang melebihi jam kerja
4. Bonus adalah upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiscal
memperoleh keuntungan yang telah ditetapkan setelah berkonsultasi dengan
pemerintah dan serikat kerja;
5. Catu merupakan gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam
bentuk barang misalnya minyak, gula, beras, dan sebagainya;
6. Perlengkapan dan Sarana Lain merupakan upah yang diterima karyawan secara
tidak langsung berupa bentuk jasa seperti hiburan, pelayanan kesehatan, dan
transportasi.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang
yang mendasar untuk diadakan. Unsure-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi
dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh Pemerintah
melalui Peraturan PerUndang-Undangan misalnya cuti, izin, dana pension, dan
asuransi kecelakaan.
Dalam PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, gaji penting bagi
pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam
bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra
untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.
Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan
balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur-unsur gaji pada
perusahaan milik Negara dan swasta memiliki perbedaan. Adapun unsur-unsur gaji
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang
diangkat dalam satu pangkat/glongan ruang atau masa kerja sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
2. Tunjangan Tetap adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang sesuai
dengan ketentuan yang berlaku;
3. Tunjangan / bantuan anak sekolah adalah tunjangan yang diberikan kepada
pegawai yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang
belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak
mempunyai penghasilan sendiri;
4. Tunjangan Beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai
dalam bentuk natura (beras) sebesar 15 kg per jiwa (9kg untuk istri dan 6 kg
untuk anak) dalam bentuk natura (uang).
5. Tunjangan Sewa Rumah, Air, Listrik adalah tunjangan yang diberikan tiap bulan
kepada para pegawai.
6. Tunjangan Konvensasi Golongan Max adalah tunjanagn yang diberikan kepada
para pegawai yang telah habis batas golongan nya.
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan, yaitu:
1. Pph Pasal 21;
7. Jamsostek AB Prshn (4,54%x GP) 8. Pinjaman Tengah Bulan
9. Hutang 144.00.03/Pot. BKAK 10.Hutang Koperasi Medan
11.Hutang Koperasi S. Karang/ Belawan 12.AJS
13.ABP-1912
14.Kredit Rumah & Kredit Laptop BNI 15.STM
16.APBUN Kandir/ Belawan 17.Symponi DPLK BNI
Sumber gaji lain pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah: 1. THR
2. Bonus
Menurut Sunarto (2004), tujuan pembayaran gaji, yaitu:
1. Mendukung pencapaian strategi dan sasaran jangka pendek perusahaan dan memastikan bahwa tenaga kerja memiliki tenaga kerja terampil; 2. Membantu untuk mengkomunikasikan nilai-nilai dan harapan kinerja
perusahaan;
3. Membantu manajemen dan perubahan dengan menyesuaikan budaya gaji;
4. Mendorong kinerja bernilai lebih dengan memfokuskan pada penggajian kinerja dan bidang-bidang yang memungkinkan tercapainya nilai lebih secara maksimal;
5. Memotivasi semua anggota perusahaan; 6. Memajukan kerjasam yang baik.
2. Sistem Penggajian
Sistem penggajian pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan tidak
jauh berbeda dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sistem
penggajian merupakan rangkaian dari kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain.
Sebagaimana telah diketahui bahwa sistem merupakan sekelompok dua atau lebih
mencapai tujuan yang sama (Hall, 2001), demikian halnya dengan sistem penggajian
yang terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkaitan.
Sebelum penulis menguraikan prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem
penggajian, terlebih dahulu penulis akan menjelaskan dokumen-dokumen yang
digunakan dalam sistem penggajian karena dokumen-dokumen tersebut sangat
diperlukan daam melaksanakan prosedur penggajian. Dokumen-dokumen yang secara
umum digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2001), yaitu:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji: dokumen-dokumen ini umumnya
digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain;
2. Kartu jam hadir: dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan;
3. Kartu jam kerja: dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tertentu;
4. Daftar gaji: dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan;
5. Rekap daftar gaji: dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji;
6. Surat pernyataan gaji: dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau
7. Amplop gaji: uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji;
8. Bukti kas keluar: dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi
dalam daftar gaji;
Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari
jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana setiap prosedur memiliki fungsi
masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda di dalam perusahaan.
Menurut Ali (2000:325) arti dari prosedur adalah sebagai berikut: “Prosedur adalah
tata cara kerja atau cara menjalankan suatau pekerjaan”.
Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prrosedur
yaitu:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatata waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja, diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikati manfaat tenaga kerja
5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada PT.
salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah
sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan sedangkan teori yang
dikemukakan diatas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan
swasta.
3. Prosedur Perhitungan Gaji
Besar kecilnya gaji pegawai pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai bulanan
dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh
instansi. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi
oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam instansi. Gaji pokok pegawai juga
menerima tunjangan lainnya.
Ket entuan unt uk s emua j enis tunj angan dan pot ongan di berikan
berdasarkan ketetapan tabel golongan dan jabatan karyawan. Gaji kotor bruto setiap
pegawai adalah seperti yang telah dikemukakan sebelumnya merupakan gaji dasar
ditambah tunjangan-tunjangan. Sedangkan gaji bersih yang diterima pegawai (take
home pay) adalah gaji bruto dikurangi potongan-potongan lainnya.Setiap pegawai
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dikenakan Pajak Penghasilan (PPh)
pasal 21 terhadap gaji yang diterimanya, yang ditanggung penuh oleh perusahaan dan
Tabel 3.1
Perhitungan PPh 21 pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Keterangan Ketentuan Perpajakan Th. 1999
Tidak kawin (TK) Rp 2.880.000,00
Kawin tidak ada tanggungan (KO) Rp 4.320.000,00 Kawin dengan tanggungan 1 orang (K1) Rp 5.760.000,00 Kawin dengan tanggungan 2 orang (K2) Rp 7.200.000,00 Kawin dengan tanggungan 3 orang (K3) Rp 8.640.000,00
Biaya jabatan Rp 1.296.000,00 (maks.)
* Ketentuan besarnya pajak untuk 1 tahun
Perhitungan pajak secara manual adalah sebagai berikut:
Misalnya : Pegawai Tetap
Perhitungan Penghasilan Bulanan (Penghasilan Bruto diatas Rp. 5.000.000,-).
Sutrisno adalah karyawan Kantor Direksi, berstatus menikah dengan jumlah
tanggungan 3 orang (K/3) dan memiliki NPWP.
Penghasilan yang diberikan oleh PTPN III kepada Sutrisno dan potongan yang
dibebankan setiap bulannya sebagai berikut:
a.Penghasilan
- Gaji Pokok Rp. 4.000.000,-
- Tunjangan (Tetap+ khusus+dll) Rp. 5.600.000,- - Santunan Sosial (Air+ Listrik+dll) Rp. 2.000.000,-
- Lembur Rp. 500.000,-
- Bantuan Anak sekolah Rp. 200.000,-
- Iuran Pensiun Beban Perusahaan Rp. 250.000,- - Iuran Jamsostek Beban Perusahaan Rp. 100.000,-
b. Potongan
- Iuran Pensiun Atas Beban Perusahaan Rp. 250.000,- - Iuran Jamsostek Atas Beban Perusahaan Rp. 100.000,- - Iuran Pensiun Atas Beban Pribadi Rp. 125.000,- - Iuran Jamsostek Atas Beban Pribadi Rp. 50.000,-
Jumlah Potongan (b) Rp. 525.000,-
c. Sisa Penghasilan (c=a-b) Rp. 12.125.000,-
d. Pajak Penghasilan Pasal 21 ditanggung oleh PTPN III
Rumus secara sistematis pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan: Pendapatan Bersih : Gaji Pokok + Tunjangan – potongan
Ketetapan jam kerja yang berlaku pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan antara lain sebagai berikut:
1. Hari kerja
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan memberikan 5 (lima) hari jam
kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai
jum’at.
a. Senin - Kamis
Masuk : 07.300 - 12.00 wib
Istirahat : 12.00 - 13.00 wib
Masuk kembali : 13.00 - 14.30 wib
b. Jumat
Masuk : 07.30 - 12.00 wib
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas
tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12.00 – 13.00 wib.
istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional,
semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan memiliki dua bagian
yaitu cuti tahunan selama 12 hari dan cuti melahirkan selama 3 bulan.
Adapun perhitungan gaji yang terdapat pada PT.Perkebunan Nusantara III
Medan antara lain:
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang
diangkat dalam satu pangkat/glongan ruang atau masa kerja sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
2. Tunjangan Tetap adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan
yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
3. Tunjangan / bantuan anak sekolah adalah tunjangan yang diberikan
kepada pegawai yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak
angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah
menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri;
4. Tunjangan Beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada
pegawai dalam bentuk natura (beras) sebesar 15 kg per jiwa (9kg untuk
5. Tunjangan Sewa Rumah, Air, Listrik adalah tunjangan yang diberikan tiap
bulan kepada para pegawai.
6. Tunjangan Konvensasi Golongan Max adalah tunjanagn yang diberikan
kepada para pegawai yang telah habis batas golongannya.
Tabel 3.2
Daftar Perhitungan Gaji Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan PENDAPATAN
4 Santunan Sosial
4.1 Sewa Rumah Rp xx
5.1Tunjangan Khusus Rp xx
5.2 Tunjangan Lian- lain Rp xx
5.3 Tunjangan Kompensasi Rp xx
5.4 Bantuan Anak Sekolah Rp xx
5.5 Lembur Jam Bayar Rp xx
Rp xx
Jumlah Dibayar Rp xx
Jumlah Diterima Rp xx
Rp xx
POTONGAN
Pph Pasal 21 Rp xx
Iuran DPlK AB Prshn (4%xGP) Rp xx
Iuran DPLK AB Kary (6%xGP);
Rp xx
DAPEN AB Kary (6%xGaji Inpas) Rp xx
DAPEN AB AB Prshn (5,22%x Gj. Inpas) Rp xx
Jamsostek AB Kary (2%x GP) Rp xx
Jamsostek AB Prshn (4,54%x GP)
Rp xx Pinjaman Tengah Bulan
Rp xx Hutang 144.00.03/Pot. BKAK
Rp xx Hutang Koperasi Medan
Rp xx Hutang Koperasi S.Karang/ Belawan
Rp xx
AJS Rp xx
ABP-1912 Rp xx
Kredit Rumah Dan Kredit Laptop BNI Rp xx
STM Rp xx
APBUN Kandir/ Belawan Rp xx
Symponi DPLK BNI Rp xx
Jumlah Potongan (1 s/d 17) Rp xx
Pengertian pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke
(1997:290) adalah sebagai berikut : "The System consists of many specific policies and
procedures designed to provide management with reasonable assurance that the
goals and objectives it believes important to the entity will be met These policies
and procedures are often called controls and collectively they comprise the entity's
internal control"".
Sedangkan menurut Davis dkk (1990:423) mengemukakan pengertian
pengendalian internal adalah sebagai berikut: "As the policies and procedures
established to provide reasonable assurance that specific entity objectives will be
achieved. These policies and procedures are a means of controlling an entity's
activities to help ensure that they accomplish the desired objectives' ".
Dari pengertian yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat
menarik simpulan bahwa pengendalian internal terdiri dari beberapa kebijakan
dan prosedur yahg ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang layak bahwa
tujuan yang penting bagi organisasi akan terpenuhi. Istilah pengendalian internal
telah mengisyaratkan tindakan-tindakan yang diambil di dalam organisasi untuk
mengatur dan mengarahkan aktivitas-aktivitas operasi.
Menurut Bodnar dan Hopwood (1995:8) definisi pengendalian internal adalah sebagai berikut: "An organization's internal control consist of the
policies and procedures established to provide reasonable assurance that
Jadi pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang
ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan yang spesifik dari
perusahaan akan tercapai.
Tujuan pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke (1997:290) yang
diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf, adalah sebagai berikut:
1. Effectiveness and efficiency of operations.
Pengendalian dalam organisasi dibutuhkan untuk mendorong efisiensi dan
efektivitas pemakaian sumber daya yang dimiliki perusahaan, termasuk para
personilnya untuk mengoptimalkan tujuan perusahaan. Manajemen harus
memiliki informasi yang akurat dalam menjalankan usahanya karena berbagai
jenis informasi digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis yang penting.
Bagian penting lainnya dari efektivitas dan efisiensi adalah pengamanan atas aset
perusahaan. Aset fisik perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau dirusak
bila tidak dilindungi oleh pengendalian yang memadai. Kondisi yang sama
berlaku untuk aset non investor, fisik seperti piutang usaha, dokumen penting dan
catatan-catatan (buku besar dan jurnal).
2. Reliability of financial reporting
Manajemen bertanggungjawab atas penyajian laporan keuangan kepada
untuk meyakinkan bahwa informasi telah disajikan dengan layak sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
3. Compliance with applicable laws and regulations
Tujuan pengendalian internal adalah memastikan bahwa segala peraturan dan
hukum yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan
ditaati oleh karyawan perusahaan itu.
F. Pengendalian Internal Atas Penggajian
Masalah gaji harus mendapatkan perhatian pimpinan perusahaan, karena
jumlah pos gaji yang sangat mudah untuk terjadi inefisiensi dan kecurangan. Oleh
karena itu manajemen perusahaan harus menyelengarakan pengendalian internal
penggajian yang baik untuk mencegah terjadinya inefisiensi dan kecurangan.
Menurut La. Midjan (1999:279), pengendalian internal atas penggajian
mempunyai prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Perlu diciptakan falsafah manajemen sebagai landasan gaya operasi pemsahaan atas gaji untuk mendukung ketepatan dan kebenaran berikut atas efisiensi atas gaji yang di bayar berikut menghindari kemungkinan manipulasi atas upah;
2. Harus adanya organisasi internal yang memadai dimana terdapat pemisahan tugas yang serasi antara:
a. Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui besarnya gaji;
b. Fungsi pencatatan yang mencatat atas absensi;
c. Fungsi perhitungan atas gaji oleh bagian akuntansi gaji, bagian akuntansi umum baik gaji kotor maupun gaji bersih;
d. Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan.
4. Harus adanya standar atas tarif gaji yang memadai;
5. Secara periodik harus dilakukan pengamatan atas pembayaran gaji dan pencatatan kehadiran;
6. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji;
7. Dikembangkan pengawasan pihak ketiga mengenai kebenaran gaji yang diterima karyawan sesuai dengan prestasi kerjanya;
8. Untuk mengambangkan internal cek dengan menggunakan sistem pencatatan akan absensi;
9. Tunjangan dan potongan berikut penjumlahan telah betul dan telah melalui pengecekan;
10.Pemantauan penggunaan formulir-formulir penggajian.
G. Efektivitas Pengendalian Internal Atas Penggajian
Menurut Anthonny Govindarajan (1995:111), pengertian efektivitas adalah:
"Effetiveness is determined by the relationship between input and output". Pengertian
efektivitas diatas dapat juga dipahami sebagai derajat keberhasilan suatu
organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa semakin besar kontribusi
keluaran yang dihasilkan terhadap nilai sasaran tersebut, maka dapat dikatakan
semakin efektif pula unit tersebut.
Pengertian efektivitas menurut Arens dan Loebbecke (1997) adalah
sebagai berikut: "Effectiveness refers to the accomplishment of objective where as
efficiency refers to resources used to achieve those objectives”.
Dari kedua definisi di atas dapat dijelaskan bahwa efektivitas merupakan
kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya
yang ada sebaik mungkin dalam usahanya mencapaui tujuan organisasi. Suatu
unit dikatakan efektif apabila kontribusi keluaran yang dihasilkan semakin besar
sebagai tolak ukur keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan
organisasi tersebut yang berhubungan dengan hasil operasi perusahaan.
H. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektivitas Pengendalian Internal Penggajian
Tujuan pengendalian internal atas penggajian adalah untuk menetapkan
jumlah yang benar atas gaji yang dibayarkan kepada setiap karyawan dan untuk
memperoleh keyakinan (jaminan) bahwa gaji yang dibayarkan adalah kepada
orang yang berhak menerimanya. Selain itu juga untuk mencegah pembayaran
gaji kepada karyawan fiktif atau jumlah gaji yang dibayarkan terlampau besar,
terlampau kecil atau tidak benar.
Telah kita ketahui, bahwa sistem informasi akuntansi atas penggajian
merupakan sistem dan prosedur yang digunakan untuk menetapkan berapa gaji
yang harus diterima karyawan, berapa yang harus dipotong dan berapa sisa gaji
yang benar-benar harus membayar kepada karyawan.
Untuk mencapai tujuan pengendalian internal atas penggajian, maka
sistem informasi akuntansi atas penggajian mempunyai peranan yang sangat
penting dimana sistem informasi akuntansi penggajian berperan dalam
menyediakan dan mengkoordinir formulir, dokumen dan catatan yang memadai yang
berguna dalam pengendalian internal penggajian.
Dengan kata lain, tujuan pengendalian internal penggajian dapat dicapai
sistem informasi akuntansi penggajian dalam menyediakan dokumen, catatan,
prosedur dan laporan.
Setelah melihat sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan
pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, maka dalam sub bab ini penulis
akan menguraikan sistem informasi akuntansi penggajian dalam menunjang
efektivitas pengendalian internal penggajian.
Sistem informasi akuntasi penggajian yang telah diterapkan oleh PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan telah memadai, karena unsur-unsur
yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntasi penggajian yang memadai telah
terpenuhi, sehingga dapat menunjang pengendalian internal atas gaji perusahaan yang
tercermin dengan adanya :
1) Tujuan
Secara umum tujuan diadakannya sistem informasi akuntansi penggajian pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan bertujuan untuk meningkatkan
kualitas dari informasi tentang gaji yang dihasilkan dan membantu
mengefektifkan pengendalian intern penggajian. Masalah gaji merupakan hal
yang penting bagi perusahaan karena akan mempengaruhi prestasi, tingkat
produktifitas kerja serta dedikasi pegawai kepada perusahaan.
2) Masukan
Dalam aktivitas penggajian, perusahaan telah melakukan pencatatan atas
yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan dari bagian personalia pada
saat pengangkatan pegawai.
3) Keluaran
Adanya keluaran berupa mengkaji ulang laporan yang diberikan bagian
personalia oleh manajer personalia dan dalam pendistribusian slip gaji
karyawan diberikan kepada orang yang bersangkutan.
4) Penyimpanan Data
Segala data yang berkaitan dengan gaji, disimpan dalam bentuk arsip maupun
file komputer.
5) Pengolahan
Perusahaan selalu menggunakan komputer dalam mengolah datanya. Hal ini
dilakukan untuk menjamin akurasi dan informasi yang dihasilkan.
6) Instruksi dan Prosedur
Instruksi dan prosedur yang terinci mengenai penggajian ,dapat dilihat melalui
selebaran yang memuat mengenai keputusan direksi PT.Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan maupun melalui buku-buku panduan yang
diterbitkan.
Para pengguna sistem informasi akuntasi penggajian pada PT.Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan adalah pejabat dan pegawai yang ada pada
seksi administrasi dan keuangan serta seluruh pejabat dan pegawai lain yang
ada di perusahaan.
8) Pengendalian dan pengukuran keamanan
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan telah diterapkan penggunaan
password khusus untuk membatasi akses ke data penggajian dan penggunaan
kartu hadir dan daftar tertulis yang akan dijadikan dasar besarnya gaji yang
dibayarkan kepada pegawai.
Sistem Informasi Akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang telah memadai tersebut didukung
pula oleh terpenuhinya tujua-tujuan Sitem Informasi Akuntansi. Hal ini dapat
mendukung pengendalian internal atas penggajian di perusahaan yang tercermin
dari tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Untuk mendukung operasi sehari-hari perusahaan
Sistem Informasi Akuntansi pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
digunakan untuk mendukung operasi sehari-hari dalam perusahaan, sehingga
memudahkan manajemen perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional
perusahaan.
Sistem Inform asi Akunt ansi pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan s angat berguna bagi manajemen dalam perusahaan untuk
pengambilan keputusan internal perusahaan.
3. Untuk memenuhi kewajiban berkenaan dengan pengamanan
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, Sistem Informasi
Akuntansi sangat berguna untuk memenuhi kewajiban berkenaan dengan
pengamanan. Penggunaan sistem dengan menggunakan password khusus sangat
membantu untuk menjaga keamanan informasi dalam perusahaan.
Dengan demikian jelaslah bahwa unsur-unsur dan tujuan Sistem Informasi
Akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT.Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan dapat mendukung keefektifan pengendalian internal
penggajian dengan memadai.
Berdasarkan pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, maka penulis akan menguraikan
mengenai efektivitas pengendalian internal penggajian yang ada pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang dinilai telah memadai. Hal ini dapat
ditunjukkan dengan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian internal dalam
perusahaan yang dapat diuraikan sebagai berikut:
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ditetapkan peraturan
yang tertulis antara lain mengenai jam masuk kerja, jam pulang
kerja, dan hukuman disiplin yang berkaitan dengan ketidakhadiran
seorang karyawan. Peraturan tersebut untuk dijalankan oleh setiap
karyawan dalam praktik kerja sehingga dapat menjadi etika dan
perilaku karyawan. Dengan demikian nilai etika dan kejujuran dapat
dijadikan dasar pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan
dalam mengurangi dan mencegah tindakan pen yel ewengan yang
di l akukan ol eh i ndi vi du-indivi du dal am perusahaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Karyawan yang berada di PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
berkompeten akan tugas yang ada dalam bagaian-bagiannya, ditunjang
dengan latar belakang pengalaman yang memadai.
2. Dewan Komisaris atau Komite Audit
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan tidak terdapat Komite
Audit yang bertanggung jawab secara langsung untuk mengawasi proses
pelaporan keuangan, pengendalian internal, serta ketaatan hukum dan peraturan,
tetapi langsung ditangani oleh bagian Accounting. Kegi atan yang
dalam perusahaan telah bekerja sama dengan baik, baik dengan Auditor Internal
maupun Auditor Eksternal dalam melakukan tugasnya.
3. Falsafah manajemen dan gaya operasi
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, sangat ditekankan
pengelolaan gaji dengan benar, tepat waktu, tepat waktu, aman, dan akurat, sehingga
dapat mendukung pengendalian internal penggajian. Perusahaan juga selalu
menekankan kepada karyawannya untuk mentaati kebijakan mengenai gaji dan
sistem akuntansi penggajian yang berlaku di PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan.
4. Struktur Organisasi
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan memiliki struktur
organisasi yang mencerminkan garis wewenang dan tanggung jawab yang ada
dalam pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi PT.Perkebunan Nusantara
III (Persero) Medan terdiri dari General Manager yang membawahi beberapa
departemen. General Manager dibantu secara langsung oleh Executive Secretary,
Executive Assistant Manager dan Head Departement. Hal ini juga didukung struktur
organisasi dan Job Description yang telah menggambarkan pelimpahan wewenang
dengan jelas dan tegas, sehingga dapat mempermudah dalam proses pelaporan dan
memperjelas tingkat kepemimpinan.
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab yang berkaitan dengan prosedur penggajian
ditekankan pada bagian personalia yang melimpahkan wewenang pelimpahan data
gaji kepada bagian Administrasi Personalia, dan bagian Administrasi Personalia
mempunyai wewenang dan tanggung jawab ini dapat mempermudah dalam proses
operasi perusahaan, selain itu dapat memperjelas dalam proses pelaporan dan
memperjelas tingkat kepemimpinan pada perusahaan. Kebijakan dan pelatihan
sumber daya manusia
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan terdapat kebijakan
khusus sehubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, promosi,
maupun tindakan perbaikan dalam perusahaan, serta mengenai dilaksanakannya
program pelatihan sumber daya manusia. Karyawan yang terdapat dalam PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan melewati masa percobaan kerja selama
tiga bulan sebelum menjadi karyawan tetap dan sebelumnya telah diberitahukan
mengenai sanksi yang ada.
6. Risk Assesment (perkiraan risiko)
Untuk menghindari penetapan risiko dalam pengelolaan gaji, PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menerapkan aplikasi yang
menggunakan payroll yang dapat memperkecil kesalahan yang terjadi sehingga
7. Control Activities (Kegiatan pengendalian)
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, hal-hal yang menyangkut
aktivitas pengendalian dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang cukup
P a d a PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, t e r d a p a t p e m i s a h a n
t u g a s d i a n t a r a d e p a r t e m e n depart em en yan g ada da l am
perus ahaan, hal ini di t uj ukan unt uk menghindari timbulnya
kesalahan-kesalahan yang berhubungan dengan transaksi penggajian.
b. Prosedur otorisasi yang jelas
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, berbagai tindakan
pengendalian dilakukan dengan memeriksa tingkat keakuratan,
kelengkapan dan tingkat otorisasi transaksi. Hal ini ditunjukkan dengan
adanya pengolahan informasi yang berkaitan dengan penggajian dalam
bentuk dokumen dan catatan-catatan yang buat rangkap.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
merupakan objek dimana setiap t r a n s a k s i d i i k h t i s a r k a n m e l a l u i
p r o s e d u r ya n g a d a s e h i n g g a memberikan jaminan bahwa setiap
kelengkapan dan otorisasi dalam transaksi penggajian dapat dilaksanakan
secara mamadai.
d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan.
Untuk memenuhi unsur pengendalian fisik atas aktiva dan catatan,
bagian personalia pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
menyediakan lemari arsip untuk menyimpan catatan penting.
Pengendalian yang berhubungan dengan perlindungan peralatan,
program, dan berkas data komputer adalah dengan digunakan
password khusus asset dari perbedaan perhitungan antara catatan
pengendalian dengan hasil perhitungan fisik.
8. Informasi dan Komunikasi
Sistem informal dan komunikasi pada PT.Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan telah cukup memadai, sehingga manajemen mendapatkan
informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Hal ini ditunjukkan dengan
adanya penggunaan alat bantu berupa komputer sehingga dapat memudahkan
pengguna internal maupun eksternal untuk mengambil keputusan dalam transaksi
penggajian.
9. Pemantauan
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan diadakan program
aktivitas penggajian. Dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap pengendalian
internal, sehingga apabila terdapat kelemahan atau kesalahan dalam kegiatan
penggajian dapat segera diantisipasi.
Dengan diterapkan unsur-unsur pengendalian internal yang telah diuraikan
di atas, maka PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dinilai telah efektif
dalam melaksanakan pengendalian internal penggajian pada perusahaan. Hal ini
didukung pula dengan penerapan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian
yang terpenuhi dengan efektif, hal ini tercermin dengan adanya:
1. Eksistensi atau Keberadaan
Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, tidak memungkinkan
dimasukannya transaksi fiktif atau transaksi yang tidak ada dalam jurnal atau
catatan akuntansi lainnya, karena pihak yang berwenang dalam perusahaan
selalu akuntansi lainnya, karena pihak yang berwenang dalam perusahaan
selalu mengawasi dengan teliti transaksi-transaksi yang berhubungan dengan
penggajian.
2. Akurasi
Pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penggajian pada PT.
Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan diotorisasi dengan pantas oleh
pihak yang berwenang dalam perusahaan, karena bila terdapat transaksi
d a n a k a n b e r d a m p a k p a d a pemborosan aktiva yang akan merugikan
perusahaan.
3. Kelengkapan
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan selalu menghindari kekeliruan
dalam perhitungan gaji di berbagai tahap, karena dalam proses pencatatannya ada
penilaian struktur pengendalian internal yang memadai.
4. Klasifikasi
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, perkiraan transaksi gaji
diklasifikasikan dengan pantas sesuai dengan bagan perkiraan klien yang dibuat
dalam jurnal laporan keuangan, sehingga dapat dinyatakan dengan wajar.
5. Ketepatan waktu
Transaksi penggajian pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, dicatat
pada waktu yang tepat, agar laporan keuangan tidak salah saji. Bila transaksi
dicatat sebelum atau sesudah waktu terjadinya, memperbesar kemungkinan
transaksi tidak dicatat dalam jumlah yang pantas.
6. Posting dan pengikhtisaran
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan transaksi penggajian
perusahaan diikhtisarkan dalam bentuk jurnal dan berdasarkan perkiraan yang
dicatat dalam buku besar dan berkas induk. Hal ini dilakukan untuk menjamin
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan uraian-uraian uang telah penulis sampaikan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan
saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada PT.Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan.
A. Kesimpulan
Berdasarkan data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan
kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian intern gaji pada PT.Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan.
1. Sistem pengendalian intern gaji pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan, telah diterapkan secara efektif. Pengendalian intern gaji yang dilakukan
oleh PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah dengan cara setiap
pembayaran gaji didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai
dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan;
2. Sistem informasi akuntansi sangat berperan aktif dalam menunjang efektifitas
pengendalian internal penggajian di PT.Perkebunan Nusantara III (Persero)
