1
SMA ISLAM AL-AZHAR DAN SMA AL-IZHAR JAKARTA :
SUATU PERBANDINGAN
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan memperoleh Gelar Sarjana ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh : FARHAN FAHMI
NIM: 103025027581
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA
PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN
SMA ISLAM AL-AZHAR DAN SMA AL-IZHAR JAKARTA :
SUATU PERBANDINGAN
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh : FARHAN FAHMI
NIM: 103025027581
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa:
1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperolehgelar strata 1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil asli karya saya atau
merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Ciputat, 20 Mei 2009
PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN
SMA AL-AZHAR DAN SMA AL-IZHAR JAKARTA :
SUATU PERBANDINGAN
Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Oleh
FARHAN FAHMI NIM: 103025027581
Di Bawah Bimbingan
Drs. Rizal Saiful Haq, MA NIP: 19530319199504 1001
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA
ABSTRAK
FARHAN FAHMI. Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan SMA Islam Al-Azhar dan SMA Al-Izhar Jakarta : Suatu Perbandingan
Skripsi ini membahas tentang pengembangan koleksi di perpustakaan SMA Islam Al-Azhar dan SMA Al-Izhar Jakarta. Pengembangan koleksi yang dibahas di skripsi ini antara lain Community Analysis (analisis pemakai), Selection Policies
(kebijakan seleksi), Selection (seleksi), Acquisition (pengadaan), Weeding
(penyiangan) danEvaluation(evaluasi).
Untuk memperoleh informasi-informasi yang berkaitan dengan objek penelitian, penulis menggunakan metodologi penelitian kualitatif melalui wawancara, pemanfaatan dokumen dan studi dokumentasi.
KATA PENGANTAR
Syukur alhamdulillah atas segala rahmat dan karunia Allah SWT, skripsi ini akhirnya selesai juga meskipun telah melewati batas waktu yang telah direncanakan sebelumnya.
Selama proses penyelesaian skripsi ini berlangsung, penulis telah banyak mendapatkan bantuan dan dukungan. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Rizal Saiful Haq, MA., selaku Ketua Jurusan IPI sekaligus pembimbing skripsi yang dengan ketelitian dan kesabarannya ikhlas membimbing penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
2. Bapak DR H Abdul Chair, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Ida Farida, MLS sebagai penguji skripsi ini yang dengan ketelitiannya menjadikan hasil akhir skripsi ini jauh lebih baik dari sebelumnya.
5. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama di bangku kuliah, semoga menjadi amal jariyah Bapak dan Ibu semua. Dan kepada para Dosen yang telah menaruh harap kepada saya, semoga harapan yang telah disampaikan tidak saya kecewakan.
6. Kepala Seksi Kurikulum dan Sumber Belajar SMP SMA Al-Azhar Drs.Ali Mashar, MPd dan kedua pustakawan andalannya Bunda Nisa dan Bunda Yayu yang tak bosan membantu penulis selama proses penelitian.
7. Kepala Perpustakaan Al-Izhar Pondok Labu (PIIPL) Ibu Sri Darma Lokandari dan jajaran pustakawannya terutama Bapak Sutisna yang sangat hangat menyambut setiap permintaan penulis guna melengkapkan data dalam skripsi ini.
9. Rekan-rekan dan alumni IPI terutama angkatan 2003 yang banyak memberikan motivasi agar skripsi ini segera diselesaikan.
10. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Terima kasih atas bantuannya.
Akhirnya penulis berharap semoga amal dan niat baik Dosen, keluarga, rekan-rekan semua dibalas oleh Allah SWT dengan kebaikan yang berlipat. Semoga skripsi ini bermanfaat dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 20 Mei 2009
DAFTAR ISI
ABSTRAK……….. i
KATA PENGANTAR.………... ii
DAFTAR ISI……… iv
DAFTAR TABEL……… vii
DAFTAR GAMBAR ……….. viii
BAB I PENDAHULUAN……… 1
A. Latar Belakang Masalah……… 1
B. Masalah dan Pembatasan Masalah……… 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian……….. 5
D. Metode Penelitian………... 6
E. Sistimatika Penulisan……….. 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR………..8
A. Pengertian dan Tujuan Pengembangan Koleksi………. 8
B. Manfaat Pengembangan Koleksi……… 9
C. Pengembangan Koleksi Sebagai Sistem………. 9
D. Eleman–Elemen Pengembangan Koleksi:………. 11
i. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi……….. 12
ii. Analisa Pemakai………. 15
iii. Seleksi dan Ketentuannya……… 17
iv. Pengadaan……… 21
v. Weeding atau Penyiangan Koleksi………. 23
vi. Evaluasi Koleksi………. 25
BAB III GAMBARAN UMUM………. 29
A. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-AZHAR……….. 29
1. Sejarah Singkat Al-Azhar……….. 29
2. Sejarah Perpustakaan SMP-SMA Al-Azhar……….. 29
3. Visi dan Misi………. 30
5. Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan……….. 32
6. Staf Perpustakaan………... 32
7. Gedung dan Perlengkapan……….. 32
8. Koleksi Perpustakaan……….. 33
9. Pelayanan Perpustakaan……….. 34
B. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-IZHAR……….. 36
1. Sejarah Singkat Al-Izhar……….. 36
2. Sejarah Perpustakaan SMP-SMA Al-Izhar………. 36
3. Visi dan Misi………... 37
4. Letak Geografis……… 38
5. Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan……… 39
6. Staf Perpustakaan………. 39
7. Gedung dan Perlengkapan……… 40
8. Koleksi Perpustakaan………42
9. Pelayanan Perpustakaan………42
BAB IV HASIL PENELITIAN………. 46
A. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-AZHAR………..46
1. KebijakanUmum Pengembangan Koleksi………46
2. Analisa Pemakai………46
3. Seleksi Koleksi………..48
4. Pengadaan Koleksi………49
5. Penyiangan (Weeding)………..50
6. Evaluasi Koleksi………50
B. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-IZHAR………... 51
1. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi………51
2. Analisa Pemakai……….52
3. Seleksi Koleksi………..52
4. Pengadaan Koleksi……….53
5. Penyiangan (Weeding)………..54
6. Evaluasi Koleksi………... 54
C. Hasil Perbandingan dan Kesimpulan ...…..……… 55
A. Kebijakan Pengembangan Koleksi Tertulis ..……….. 56
C. Seleksi Koleksi……… 57
D. Pengadaan Koleksi……….. 57
E. Penyiangan (Weeding)……… 58
F. Evaluasi Koleksi………. 58
G. Faktor Pendukung Lainnya………. 59
D.KESIMPULAN……… 60
A. Kesamaan………..60
B. Perbedaan………..60
C. Keunggulan………60
DAFTAR TABEL
Hal
TABEL 1Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Azhar... 32
TABEL 2Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Izhar... 40
TABEL 3Hasil perbandingan kebijakan pengembangan koleksi... 55
TABEL 4Hasil perbandingan analisa pemakai... 55
TABEL 5Hasil perbandingan seleksi koleksi... 56
TABEL 6perbandingan pengadaan koleksi... 57
TABEL 7Hasil perbandingan weeding... 57
TABEL 8Hasil perbandingan evaluasi koleksi... 58
DAFTAR GAMBAR
Hal
GAMBAR 1 Collection Development Proces……….……… 11
GAMBAR 2Peta Lokasi SMP SMA Al-Azhar, Jakarta……… 31
GAMBAR 3Struktur Organisasi Perpustakaan Al-Azhar……… 32
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan Sekolah merupakan bagian penting dari komponen pendidikan yang tidak dapat dipisahkan keberadaannya dari lingkungan sekolah. Bahkan keberhasilan lembaga pendidikan baik pendidikan dasar, menengah dan atas tergantung pada sistem pembelajaran yang dimotori oleh empat komponen utamanya, yaitu siswa, guru, kurikulum (sistem) dan sarana prasarana termasuk perpustakaan. Empat komponen utama tersebut tidak akan memperoleh hasil maksimal manakala satu diantaranya tidak berjalan dengan semestinya karena komponen yang satu dengan komponen yang lainnya saling melengkapi satu sama lain.
Sarana dan prasarana dalam hal ini perpustakaan hampir selalu menjadi nomor terakhir dalam hal perhatian dari masyarakat sekolah. Dalam kenyataannya di lapangan banyak sekolah-sekolah yang menaruh concern (perhatian lebih) terhadap tiga komponen yang disebutkan pertama daripada komponen yang disebut terakhir yaitu perpustakaan. Padahal manfaat perpustakaan tidak hanya dirasakan oleh siswa saja melainkan seluruh warga sekolah termasuk guru, seperti yang diungkapkan oleh C. Larasati Milburga, bahwa tujuan perpustakaan sekolah untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan siswa dalam proses pendidikan serta membantu memperluas cakrawala pengetahuan guru, siswa dalam lingkungan sekolah.1
Tidak hanya itu saja, keberadaan perpustakaan sekolah telah menjadi suatu keniscayaan sebagaimana yang termuat dalam Undang – Undang Nomor 20 Tahun
1
2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.yang kemudian diatur melalui Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional. Dalam Peraturan Pemerintah tersebut antara lain disebutkan“setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang memiliki lahan, ruang kelas, ruang pimpinan satuan
pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan,…… yang
diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan“2.
Selain undang-undang di atas, UU No 43 tahun 2007 yang belum lama disahkan semakin menguatkan posisi perpustakaan dan pustakawan dikancah pendidikan. Maka berdasarkan Undang– Undang dan Peraturan Pemerintah tersebut setiap satuan pendidikan, baik sekolah dasar, menengah dan atas harus memiliki dan memperhatikan perpustakaan serta mengelolanya dengan sebaik-baiknya.
Untuk menuju perpustakaan sekolah yang berdayaguna tidaklah semudah membalikkan telapak tangan, dibutuhkan pengetahuan atau manajemen perpustakaan sekolah yang komprehensif khususnya dalam hal pengembangan koleksi mengingat koleksi perpustakaan merupakan salah satu pilar penting selain pemakai dan pustakawan.
Tiga pilar utama yang akan memperkokoh perpustakaan, menurut Zulfikar Zein adalah pemakai perpustakaan yang aktif dan disiplin, pustakawan yang memiliki sikap tulus hati, ramah, berpikiran positif, supel, pro aktif, dedikatif, dan professional serta koleksi3.
Lebih lanjut Zulfikar menambahkan koleksi yang banyak, lengkap, dan beragam. Yang dimaksud koleksi disini adalah semua bahan pustaka yang
2
Standar Nasional Pendidikan, (Jakarta : Lekdis, 2005), h.35, dapat diakses di http://www.depdiknas.go.id/inlink.php?to=snp, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan. Terdapat juga dalam buku Undang-undang .R.I. Nomor:20 Thn 2003 tentang sisdiknas, (Jakarta: CV. Mini Jaya Abadi, 2003), cet, ke-1, h. 31
3
dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan guna memenuhi kebutuhan pemakai.4Hakekatnya koleksi tidak sebatas dikumpulkan, diolah atau disimpan saja tetapi diperlukan suatu cara atau sistem terpadu yang dikenal dengan istilah pengembangan koleksi perpustakaan atau Developing Library Collections, yang terdiri dari Community Analysis (analisis pemakai), Selection Policies (kebijakan seleksi), Selection (seleksi), Acquisition (pengadaan), Weeding (penyiangan) dan
Evaluation(evaluasi).5
Namun dalam menjalankan sistem terpadu atau pengembangan koleksi di atas tidak semua perpustakaan sekolah dapat menjalankannya. Sebagai contoh, data yang dilansir oleh Fuad Hasan, Mendiknas pada tahun 2001 mengungkapkan dari sekitar 70.000 Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) baru 34 % yang memiliki perpustakaan standar, dan dari sekitar 14.000 Sekolah Menengah Umum hanya sekitar 54 % yang memiliki perpustakaan standar,6 Data-data tersebut menunjukkan bahwa tidak mudah untuk menjalankan sistem pengembangan koleksi.
Rachmat Natadjumena mengatakan pada seminar sehari dengan tema
Optimalisasi peran perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan di
sekolah, “hanya dua persen dari sekitar 168.000 sekolah dasar (SD) di seluruh
Indonesia yang memiliki perpustakaan yang memenuhi syarat keberadaan sebuah perpustakaan. Padahal, kegiatan belajar – mengajar di sekolah sangat dipengaruhi oleh ketersediaan literatur yang ada di perpustakaan7.
Penyebab atau kendala yang dihadapi perpustakaan sekolah pada umumnya berkisar pada dua hal yakni, Pertama, kurangnya dana yang bisa digunakan untuk
4
Sukarman,Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi( Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000), h. 5
5
Edward Evans,Developing Library Collections, ( Litleton : Libraries Unlimited, 1979 ) h. 5
6
Penyebab Kurang Optimalnya Penggunaan Perpustakaan Sekolah Sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan, http://media.diknas.go.id/media/document/4468.pdf
7
menambah jumlah koleksi secara teratur. Dan yangKedua,tidak adanya tenaga yang secara khusus diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara koleksi yang ada8
Penulis menyimpulkan jika suatu perpustakaan sekolah dikelola dengan sangat baik, ditopang anggaran memadai dan pustakawan yang kompeten maka perpustakaan
sekolah tersebut dapat dipastikan ”sehat” dan dapat “menyehatkan” siswa dan guru
(lingkungan sekolah). Adalah suatu hal yang tidak wajar bila satuan pendidikan dalam hal ini sekolah menengah atas (SMA) yang ditopang anggaran memadai dan pustakawan yang kompeten tidak berjalan dengan maksimal apalagi jika sekolah tersebut berlabel sekolah swasta favorit (terbaik). Hal inilah yang menarik minat penulis untuk meneliti apakah perpustakaan SMA swasta dengan segala kelebihannya telah menjalankan sistem pengembangan koleksinya dengan baik? Apakah benar bahwa anggaran perpustakaan yang memadai sangat mempengaruhi kesuksesan pengembangan koleksi?
Dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas dan melihat latar belakang yang ada penulis ingin melakukan penelitian yang mendalam dengan mengambil judul Skripsi Pengembangan Koleksi Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar Jakarta : Suatu Perbandingan
B. Masalah dan Pembatasan Masalah
A. Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merumuskan beberapa masalah yang menjadi fokus penelitian kedalam beberapa pertanyaan sebagai berikut :
8
1. Bagaimana Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar menerapkan elemen–elemen pengembangan koleksinya.
2. Apakah semua kegiatan pengembangan koleksi di SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar telah memenuhi standar ?
3. Apakah ketersediaan dana yang cukup menjadi faktor kunci dalam suksesnya sistem pengembangan koleksi ?
B. Pembatasan Masalah
Untuk menghindari penafsiran yang luas terhadap masalah yang dibahas dalam penelitian ini maka penulis memberikan batasan bahwa penulisan ini hanya membahas dan membandingkan Sistem Pengembangan Koleksi pada Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar yang terdiri atas kebijakan umum pengembangan koleksi, analisa pemakai, seleksi koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan (weeding), dan evaluasi koleksi.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
a. Untuk mengetahui apakah Perpustakaan SMA Azhar dan SMA Al-Izhar memiliki kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis.
b. Untuk mengetahui apakah kedua perpustakaan tersebut menerapkan elemen-elemen pengembangan koleksi.
2. Manfaat Penelitian
a. Mendapatkan sebuah gambaran tertulis tentang manajemen pengembangan koleksi yang baik dan aplikatif.
yang lebih baik dan bagi perpustakaan-perpustakaan sekolah lain pada umumnya.
D. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian ini berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati9. Untuk menguatkan hasil penelitian dalam mengumpulkan data penulis menggunakan beberapa cara antara lain :
1. Wawancara10, yaitu dengan mewawancarai langsung Pustakawan yang bertugas dalam bidang pengembangan koleksi pada Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar
2. Pemanfaatan dokumen, yaitu dengan menambah literatur berupa buku, jurnal, artikel dan bahan lainnya guna mendukung landasan teori penelitian.
3. Studi dokumentasi, yaitu memperhatikan arsip-arsip atau data-data sekolah yang berhubungan dengan penelitian ini, dalam hal ini peneliti menggunakan data-data mengenai jumlah siswa, guru, koleksi perpustakaan dan grafik atau tabel yang terdapat di Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar. E. Sistematika Penulisan
Sistimatika penulisan penelitian ini terbagi kedalam 6 (enam) bab yang terdiri dari:
BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini dikemukakan latar belakang penelitian, masalah dan pembatasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan.
9
Bogdan dan Taylor (1975:5) dalam Moleong:Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung : Rosda, 2006), h 4
10
BAB II TINJAUAN LITERATUR
Berisi tentang pengertian dan tujuan pengembangan koleksi, serta penjelasan komponen-komponen pengembangan koleksi di antaranya adalah analisis komunitas pemakai, kebijakan seleksi, kebijakan pengadaan, kebijakan weeding
serta evaluasi koleksi perpustakaan.
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN SMA AL-AZHAR DAN
SMA AL-IZHAR JAKARTA
Bab ini berisi tentang sejarah singkat berdirinya SMA Al-Azhar dan SMA-Al Izhar, visi, misi dan tujuan didirikannya kedua sekolah tersebut. Termasuk pula jumlah siswa, guru serta sarana dan prasarana. Dalam bab ini juga dibahas tentang sejarah berdirinya Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar beserta visi, misi dan strukturnya.
BAB IV HASIL PENELITIAN
Membahas tentang hasil penelitian seputar pengembangan koleksi yang telah dilakukan di kedua objek penelitian.
BAB V HASIL PERBANDINGAN
Pada bab ini hasil penelitian dianalisa dalam bentuk tabel perbandingan. Tabel tersebut dibandingkan satu per satu berdasarkan elemen-elemen pengembangan koleksi seperti kebijakan umum pengembangan koleksi, analisa pemakai, seleksi koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan (weeding), dan evaluasi koleksi.
Kemudian di akhir bab ini disampaikan kesimpulan berdasarkan penelitian yang telah dibandingkan dan memberikan saran-saran yang berhubungan dengan pelaksanaan penelitian.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
D. Pengertian dan Tujuan Pengembangan Koleksi
Jika orang awam ditanyakan seputar perpustakaan, pasti yang terlintas di benak mereka adalah suatu ruangan yang berisi buku-buku atau koleksi. Paradigma sederhana tersebut menyiratkan bahwa koleksi adalah representasi dari suatu perpustakaan. Oleh sebab itu salah satu daya tarik perpustakaan adalah koleksinya, terlebih lagi jika koleksi yang dimiliki banyak dari segi kuantitas, lengkap dari segi cakupan ilmu, dan beragam dari segi cabang keilmuan. Koleksi yang banyak, beragam dan lengkap adalah kebutuhan setiap perpustakaan. Tanpa adanya koleksi, perpustakaan tidak akan bisa beroperasi.
Untuk itu koleksi tidak hanya sebatas diadakan (pengadaan) tetapi juga dikelola dengan suatu cara tertentu baik sebelum atau sesudah koleksi tersebut didapatkan. Proses tersebut dalam dunia Ilmu Perpustakaan dikenal dengan istilah pengembangan koleksi, yaitu kegiatan yang bermaksud mencapai titik temu antara kebutuhan pemakai dengan koleksi.
Dalam arti yang lebih luas pengembangan koleksi adalah kegiatan pustakawan dalam menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai sesuai dengan kebutuhan dan minatnya tanpa melupakan, dana, sarana serta prosedur dan tata kerja11. Sedangkan menurut Darmono pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas semua koleksi yang ada di
11
perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka12.
E. Manfaat Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi memiliki beragam manfaat bagi perpustakaan yang menerapkannya, antara lain :
a. mengetahui kondisi pengguna perpustakaan dari segi geografis, demografis maupun psikografisnya.
b. mendapatkan koleksi yang sesuai dengan minat dan kebutuhan pemakai. c. terjalinnya komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung antara
petugas perpustakaan (pustakawan) dengan pengguna perpustakaan.
d. mampu mengelola dana dan sarana dalam proses pengadaan koleksi secara efektif.
e. terbukanya informasi kekinian (current) yang berpengaruh pada proses pengadaan dan penyiangan koleksi serta terbukanya kesempatan kerjasama dengan perpustakaan lain.
f. dapat menghasilkan pedoman atau prosedur pengembangan koleksi yang dapat dimanfaatkan di waktu atau tahun-tahun yang akan datang.
Dengan pengembangan koleksi yang dilakukan perpustakaan akan mendorong masyarakat untuk datang ke perpustakaan untuk mencari dan memenuhi informasi yang mereka perlukan karena bila pengembangan koleksi tidak berkembang maka perpustakaan akan ditinggalkan pembacanya13
C. Pengembangan Koleksi Sebagai Sistem
12
Darmono,Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, (Jakarta : Grasindo,2001),h.45
13
Dalam berbagai literatur nasional maupun asing yang membahas sebuah bab tentang pengembangan koleksi hampir seluruhnya mengangkat sub topik di bawahnya berupa kegiatan-kegiatan pokok yang terdapat dalam pengembangan koleksi, misalnya membuat kebijakan pengembangan koleksi, seleksi bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, penyiangan bahan pustaka dan evaluasi bahan pustaka. Namun, kegiatan-kegiatan pokok atau dapat kita sebut sebagai elemen – elemen pengembangan koleksi berbeda nama dan urutannya antara satu buku dengan buku lainnya. Misalnya Sutarno NS mengurutkan kegiatan – kegiatan pengembangan koleksi berupa :
Menyusun rencana operasional pengembangan koleksi, menghimpun alat seleksi, melakukan survei minat pemakai, melakukan survei bahan pustaka, membuat dan menyusun desiderata, menyeleksi bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, meregistrasi bahan pustaka, dan mengevaluasi dan menyiangi koleksi14
Sementara Darmono menggariskan kegiatan pokok pengembangan koleksi antara lain penyusunan kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi15. Sedangkan menurut Peter Clayton & G E Gorman dalamManaging Information Resources in Libraries: Collection Management in Theory and Practice,
mengurutkan sebagai berikut :
a. manajemen koleksi dan kebijakan pengembangan koleksi
b. conspectus, yakni salah satu pendekatan dalam evaluasi koleksi
c. berbagi sumber dan pengembangan kerjasama koleksi
d. seleksi : kebijakan dan prosedur
e. sumber (alat) seleksi,
f. proses pengadaaan dan prosedur
g. manajemen pendanaan, dan
14
Sutarno NS,Perpustakaan dan Masyarakat,(Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2003), h. 90–91 15
h. evaluasi koleksi dan pengecekan16
Dan, terakhir disusun secara sistematis oleh Evans yang meliputi enam langkah utama antara lain :
a. Community Analysis(analisis pemakai)
b. Selection Policies(kebijakan seleksi)
c. Selection(seleksi)
d. Acquisition(pengadaan)
e. Weeding(penyiangan) dan
f. Evaluation(evaluasi).
Bahkan Evans menguraikannya dalam bentuk ilustrasi yang dapat dilihat dibawah ini :
Gambar 1 Collection Development Process By G.Edward Evans17
16
Peter Clayton & G E Gorman,Managing information resources in libraries : collection management in theory and practice,(London : Library Association Publishing, 2001), h.xiii
17
Edward Evans,Developing Library Collections, ( Litleton : Libraries Unlimited, 1979 ) h. 20 Community
Analysis
Selection Policies
Selection
Acquisition Weeding
Evaluation
Dengan memperhatikan beberapa definisi dan uraian di atas, pengembangan koleksi dapat dikatakan sebagai sistem. Sistem disini bermakna rangkaian dari metode yang disusun secara teratur18 hal ini sejalan dengan karakteristik pengembangan koleksi yang terdiri atas beberapa elemen yang saling terkait, disusun sedemikian rupa hingga menghasilkan sebuah metode pengembangan koleksi.
D. Eleman–Elemen Pengembangan Koleksi :
Setelah memperhatikan referensi-referensi yang ada terkait tata urutan pengembangan koleksi dari berbagai sisi, penulis mengambil kesimpulan bahwa pengembangan koleksi memiliki elemen-elemen pokok yang terdiri dari kebijakan umum pengembangan koleksi, analisis pemakai, seleksi dan ketentuannya, pengadaan koleksi, penyiangan (weeding),dan evaluasi koleksi.
Pendapat di atas hampir mirip dengan teori Evans hanya saja elemen pertama dan elemen ketiga yang berbeda. Penulis mengambil kesimpulan, bahwa elemen pertama kebijakan umum pengembangan koleksi penting untuk menjelaskan segala kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan koleksi sehingga pada elemen berikutnya tidak perlu membahas kebijakannya kembali. Kemudian, karena kata kebijakan bermakna lebih umum sedangkan kata ketentuan lebih bermakna khusus. Di bawah ini akan dijelaskan satu per satu elemen-elemen pengembangan koleksi di atas.
1. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi
Kegiatan pengembangan koleksi biasanya berbeda-beda antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa
18
faktor seperti kebijaksanaan pemerintah, kondisi ekonomi yang berpengaruh terhadap kebijaksanaan pendanaan, suasana dan lingkungan pendidikan, keadaan penerbitan, kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang bersifat lokal (kondisi setempat).
Karena berbagai faktor tadi, maka kesamaan standar untuk pengembangan koleksi perpustakaan sulit untuk dirumuskan. Masing-masing perpustakaan akan mengembangkan koleksinya, sesuai dengan faktor-faktor yang mempengaruhinya19.
Kebijakan dalam megembangkan koleksi sangat diperlukan untuk mengarahkan kinerja pustakawan secara sistematis. Kebijakan pengembangan koleksi adalah kebijakan yang tertulis, tanpa adanya suatu kebijakan tertulis, maka pengembangan koleksi berjalan tanpa arah dan tujuan yang jelas.
Dalam artikelnya Melling Simandjuntak mengatakan bahwa kebijakan pengembangan koleksi adalah garis-garis besar pengelolaaan koleksi yang dibuat tertulis20. IFLA dalam Pedoman Perpustakaan Sekolah yang dikeluarkannya juga memperhatikan hal yang sama sebagaimana yang tertulis berikut ini :
…Karena itu, kebijakan tersebut harus tertulis dengan sebanyak mungkin keterlibatan yang berjalan secara dinamis, melalui banyak konsultasi yang dapat diterapkan, serta hendaknya disebarkan seluas mungkin melalui media cetak...21
Kebijakan pengembangan koleksi yang secara tertulis dapat berfungsi sebagai berikut :
a. Pedoman bagi para pustakawan (penyeleksi). Dengan adanya kebijakan tertulis mereka bekerja lebih terarah karena sasaran jelas dan dana yang terbatas dimanfaatkan lebih bijaksana.
b. Sebagai sarana komunikasi kebijakan untuk para pemakai, administrator, dewan Pembina dan pihak lain tentang apa cakupan dari ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya.
19
Darmono, h.45
20
Melling Simandjuntak, Dana Yang Terbatas dan Kebijakan Pengembangan Koleksi Sebagai Pedoman Seleksi Bahan-bahan Pustaka, Majalah Ikatan Pustakawan Indonesia, 4 (April, 1983) h.174
21
c. Sarana perencanaan. Kebijakan memberi informasi yang akan membantu dalam proses alokasi dana22.
Selain menyampaikan pentingnya kebijakan pengembangan koleksi dalam bentuk tertulis, IFLA juga menambahkan bahwa kebijakan tidak boleh ditulis oleh pustakawan sekolah sendirian, tetapi harus melibatkan para guru dan manajemen senior. Konsep kebijakan harus dikonsultasikan secara luas di sekolah dan mendapat dukungan melalui diskusi terbuka yang mendalam.
Lebih lanjut, dalam pembuatan kebijakan pengembangan koleksi sangat perlu memperhatikan kurikulum sekolah, metode pembelajaran di sekolah, memenuhi standar dan kriteria nasional dan lokal, kebutuhan pengembangan pribadi dan pembelajaran murid dan kebutuhan tenaga pendidikan bagi staf. Selain itu kebijakan dan rencana merupakan dokumen aktif yang harus selalu ditinjau ulang23.
Selanjutnya, bagaimana dengan isi kebijakan tertulis itu sendiri, Yuyu Yulia memberikan gambaran tentang isi sebuah kebijakan pengembangan koleksi. Isi kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai, serta deskripsi singkat masyarakat yang dilayani. Kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
a. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi.
b. Metode pemilihan, pengaturan anggaran komposisi masyarakat yang dilayani dan informasi berupa : pedoman dan kriteria seleksi, dan daftar timbangan buku ( revieu) atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi.
c. Masalah-masalah khusus didaftarkan dengan rinci, misalnya jenis bahan pustaka yang tidak dikoleksi, berapa kopi dari satu judul, penjilidan, penggantian buku atau bahan pustaka lain yang hilang.
d. Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan, dibagi atas bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan uintuk dirinci sebagai berikut :
1) Tingkat kedalaman, yaitu koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan program. 2) Bahasa
3) Cakupan priode kronologis
22
Yuyu Yulia,Pengadaan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993) h.17
23
4) Format yang dibeli atau yang tidak dibeli 5) Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi, e. Bahan pustaka yang berbahasa asing
f. Jenis bahan pustaka beserta definisi tiap-tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana yang dibeli, mana yang tidak, dan pentingnya bahan pustaka tersebut bagi koleksi atau pemakai,
g. Hadiah dan cara penanganannya.
h. Pinjam antar perpustakaan, jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh pada pengembangan koleksi.
i. Kriteria dan tata cara penyiangan.
j. Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan
intellectual freedom24.
Jadi dapat disimpulkan beberapa hal penting pada elemen kebijakan umum pengembangan koleksi adalah :
a. kebijakan pengembangan koleksi harus tertulis,
b. pembuatan kebijakan tertulis memerlukan diskusi, masukan dan pembahasan dari pihak sekolah (tidak hanya pustakawan),
c. kebijakan yang dibuat harus mempertimbangkan hal-hal yang berkaitan langsung dengan kondisi organisasi induk (sekolah) seperti kurikulum, pendanaan, kebijakan pemerintah atau dinas terkait, suasana dan lingkungan pendidikan, kebiasaan pemakai, dan lain-lain,
d. kebijakan dan rencana perpustakaan merupakan dokumen aktif yang harus selalu ditinjau ulang.
2. Analisa Pemakai
Keberhasilan penggunaan perpustakaan ada ditangan pemakai yang harus memiliki sikap belajar yang tepat dan intelectual curiosity25. Tetapi tidak semua pengguna perpustakaan memiliki kedua sifat tersebut sehingga pustakawanlah yang harus proaktif untuk dapat mencapai kepuasaan pemakai paling tidak mendekatkan mereka pada koleksi yang tepat sesuai latar belakang kebutuhannya.
24
Yuyu, Yulia, h. 17
25
Untuk mendekatkan bahkan menemukan kebutuhan pemakai, pustakawan harus terlebih dahulu mengenal siapa pemakai perpustakaannya. Hal ini penting karena layanan yang diberikan oleh perpustakaan melalui pustakawannya harus tepat tidak boleh salah sasaran. Sebagai ilustrasi sebuah toko penjual alat-alat pancing tidak akan laku manakala kondisi pasar atau market-nya bermata pencaharian sebagai petani. Maka tidak mungkin perpustakaan yang mayoritas koleksinya berbicara tentang hukum didirikan didaerah pegunungan atau pedalaman, akan terjadi ketidak cocokan (mismatch).
Jadi, sekelompok pustakawan yang tergabung dalam institusi bernama perpustakaan wajib mengetahui dan memahami pemakai. Proses mengenal dan memahami pemakai secara lebih luas dikenal dengan istilah Community Analysis. Pengertian analisis pemakai adalah suatu proses yang menggambarkan suatu kebutuhan dari pemakai yang menggunakan format survei dalam memenuhi kebutuhan pemakai, pembelajaran terhadap pemakai dan analisa dari pustakawan26.
Pemakai perpustakaan mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Oleh karena itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi yang bisa menunjang program perpustakaan:
a. Jenis dan bahan yang tepat untuk masyarakat pemakai. Di sini timbul pertanyaan, siapakah sebenarnya para pemakai ini. Apakah perpustakan cukup melayani pemakai yang menjadi anggota saja, ataukah melayani mereka yang datang kemudian.
b. Jumlah pemakai yang dilayani, keragaman pendidikan, profesi dan sebagainya.
c. Dapat memenuhi tuntutan masyarakat pemakai.
26
Adapun informasi yang diperlukan perpustakaan agar dapat mengenal pemakainya adalah dengan cara memeriksa laporan-laporan kegiatan tahunan, buletin atau terbitan sekolah serta observasi, dengan cara menyebarkan kuesioner.27
Selain itu untuk lebih mengenal dan memahami pengguna perpustakaan perlu dilakukan pemetaan pemakai, proses ini dinamakan segmentasi. Adapun metode untuk melakukan segmentasi yang lazim digunakan di institusi yang berorientasi pada profit adalah28:
a. Segmentasi geografis, misalnya berdasarkan daerah atau region, pedesaan atau perkotaan
b. Segmentasi demografis, misalnya berdasarkan umur, pekerjaan, kewarganegaraan, dan agama
c. Segmentasi psikografis, contohnya kelas sosial dan tipe personalitas
d. Segmentasi tingkah laku, misalnya intensitas penggunaan produk, loyalitas terhadap merek.
Pada penutup artikel yang membahas tentang empat segmentasi di atas, Hendro Wicaksono menambahkan bahwa segmentasi psikografis adalah salah satu metode yang banyak digunakan untuk memetakan konsumen atau pengguna berdasarkan nilai dan gaya hidup yang dianut. Lebih lanjut, metode ini bisa digunakan untuk lingkungan institusi non-profit seperti perpustakaan. Bahkan, sebagai contoh Perpustakaan Nasional Singapura telah menggunakan metode tersebut untuk memetakan sekaligus lebih mengenal para penggunanya dan terbukti mampu membuat strategi pemasaran yang lebih baik untuk penggunanya29.
27
Siti Sumarningsih,Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Al-Maktabah, III, I (April, 2001), h. 2
28
Hendro Wicaksono,Pasarkan Layanan Perpustakaan Anda Dengan Tepat!,Visi Pustaka, (Jakarta : Perpustakaan Nasional), vol.9 No.I, 1 April 2007, h. 11
29
Meski perpustakaan sekolah tidak sedinamis atau heterogen perpustakaan umum, cara segmentasi tetap dapat dilakukan karena sesungguhnya tidak ada pengguna perpustakaan (siswa) yang berlatar belakang sama. Dengan melakukan segmentasi, pustakawan sekolah dapat mengetahui karakteristik siswa seperti latar belakang ekonomi, tingkat kecerdasan, minat baca, kemawasan informasi terhadap teknologi dan lain-lain.
3. Seleksi dan ketentuannya
Tahap selanjutnya dalam pengembangan koleksi adalah menyeleksi bahan pustaka. Penyeleksian dilakukan setelah staf perpustakaan melakukan penganalisaan pemakai. Karena dari penganalisaan terhadap pemakai dapat diketahui siapa yang menjadi masyarakat pengguna perpustakaan, apa yang menjadi kebutuhan pengguna, bagaimana karakteristik pengguna dan lain-lain. Setelah perpustakaan menganalisa pemakai, maka tahap selanjutnya menyeleksi bahan pustaka yang akan disediakan perpustakaan. Dalam penyeleksian, pustakawan tetap harus mempertimbangkan pemakai (user) yang dilayani. Hal ini dimaksudkan agar penyeleksian benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Seleksi merupakan proses memutuskan bahan pustaka apa yang dibutuhkan perpustakaan, memutuskan juga pilihan– pilihan diantara informasi–informasi yang subjeknya sama tanpa meninggalkan nilai dan kualitas30.
Kegiatan penyeleksian adalah kegiatan professional yang dilakukan oleh bidang Akusisi. Untuk melakukan kegiatan tersebut para seletor harus mengetahui prinsip dasar seleksi bahan pustaka. Ketentuan tentang bagaimana melakukan seleksi,
30
siapa yang berhak melakukan seleksi, alat bantu untuk pengembangan seleksi, menjadi tanggung jawab pustakawan yang bertugas dibidang Akusisi.31
Beberapa hal yang menjadi kriteria umum dalam kegiatan seleksi bahan pustaka yaitu :
a. Tujuan, cakupan, dan kelompok pembaca dari bahan pustaka tersebut b. Tingkat kesulitan (derajat keterbacaan) dari bahan bacaan
c. Otoritas, kejujuran dan kredibilitas pengarang dan penerbit dari bahan pustaka tersebut
d. Bidang subjek dari bahan pustaka
e. Perbandingan dengan bahan pustaka yang sejenis f. Faktor waktu
g. Format fisik h. Harga
i. Menunjang kurikulum j. Permintaan32
Setelah kriteria umum dalam penyeleksian, maka dalam penyeleksian juga mempunyai profil penyeleksi atau persyaratan yang harus dimiliki pustakawan dibidang Akusisi yakni sebagai berikut :
a. Informet, artinya pustakawan harus selalu mempunyai informasi lengkap mengenai semua terbitan terbaru serta membacanya sehingga dapat memilih yang terbaik dari setiap kelompok. Selain itu juga pustakawan bidang Akusisi perlu memahami beberapa hal antara lain :
1) Harus mengetahui keistimewaan setiap pengarang serta kaitannya dengan pengarang atau subjek tertentu.
2) Mengenal semua penerbit, kekuatan dan kelemahan, serta pelanggaran hukum yang pernah dilakukan oleh penerbit
31
Nelwaty,Pedoman Tekhnis Pengembangan Koleksi Layanan Perpusnas RI.,Op Cit., h.20
22
b. Educated, artinya pustakawan harus mempunyai pengetahuan yang luas dan selalu mengikuti perkembangan zaman, serta harus mempunyai pendidikan yang lebih dalam bidangnya.
c. Akrab, artinya penyeleksi harus mengenal karakteristik para pengguna secara akrab seperti :
1) Mengenal pendidikan dan pengalaman pengguna
2) Memiliki informasi minat baca masyarakat secara detail dan teliti
3) Mampu mengkaitkan kesulitan membaca pengguna dengan tingkat pendidikannya
d. Impartial-Netral, artinya seorang pustakawan dalam melakukan penyeleksian bahan pustaka harus bebas dari segala praduga atau prasangka, sehingga bebas dan adil.
e. Mengetahui semua koleksi yang dimiliki perpustakaan, sehingga tahu persis bagaimana yang perlu dikembangkan33.
Untuk alat penyeleksian yang tujuannya menentukan bahan pustaka yang akan dipilih secara tepat. Soejono Trimo (1986) menyebutkan beberapa alat bantu penyeleksian bahan pustaka yakni sebagai berikut :34
a. Pakar ahli resources persons, yakni para ahli yang diminta rekomendasinya berkaitan dengan koleksi sesuai dengan bidang ilmunya.
b. Bibliografi (Current, restrocpevtive) local, nasional maupun internasional c. Majalah-majalah professional ataubook reviewdalam harian
d. Katalog-katalog penerbit, toko buku, dealer, serta lembaga tertentu
33
Neneng Komariah, et al., Laporan Penelitian, “Pemanfaatan Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka Dalam Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan”, (Jatinangor, Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran, 2002), h.20
34
Kemudian selain alat bantu di atas ada beberapa alat identifikasi dan verifikasi bahan pustaka yang digunakan seperti kurikulum, Satuan Acara Perkuliahan (SAP) atau silabus mata kuliah, usulan para guru dan murid35.
Menurut Soeatminah36 agar pembinaan koleksi dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien ada beberapa prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam mengadakan seleksi buku pada umumnya :
a. Prinsip Relevansi. Koleksi hendaknya disesuaikan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat perguruan tinggi. Perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada.
b. Prinsip Individualisasi. Pembinaan koleksi hendaknya berorientasi pada minat dan kebutuhan pemakai secara individual atau pribadi agar dapat membantu perkembangannya. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi yaitu tenaga pengajar, tenaga peneliti, mahasiswa dan lain-lain.
c. Prinsip Kelengkapan. Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri dari buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan saja, tetapi juga harus meliputi bidang ilmu yang terkait erat dengan program yang ada secara lengkap.
d. Prinsip Kemutakhiran. Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
e. Prinsip Kerjasama. Koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan mahasiswa.37
35
Noerhayati S,Pengelolaan Perpustakaan,jil 2 (Bandung : Penerbit Alumni,1988), h.39
36
4. Pengadaan
Koleksi sumber daya buku yang sesuai hendaknya menyediakan sepuluh buku per murid. Sekolah terkecil hendaknya memiliki paling sedikit 2.500 judul materi perpustakaan yang relevan dan mutakhir agar stok buku berimbang untuk semua umur, kemampuan dan latar belakang. Paling sedikit 60% koleksi perpustakaan terdiri dari buku nonfiksi yang berkaitan dengan kurikulum38.
Dengan membanjirnya informasi dalam skala global, perpustakaan sekolah diharapkan tidak hanya menyediakan buku bacaan saja namun juga perlu menyediakan sumber informasi lainnya, seperti bahan audio-visual dan multimedia, serta akses informasi ke internet.Selain itu perpustakaan sekolah mempunyai fungsi kembar yaitu melayani kurikulum dan melayani hasrat baca anak–anak39.
Proses mendapatkan koleksi itulah baik melalui pembelian, hadiah, program pertukaran atau kerjasama yang disebut dengan pengadaan koleksi40. Isi perpustakaan haruslah selalu mencerminkan kemajuan– kemajuan manusia disegala bidang. Oleh karena itu, secara kontinyu bahan–bahan baru harus ditambahkan. Dan, perpustakaan yang isinya (koleksinya) jarang atau tidak pernah ditambah dengan penerbitan –
penerbitan baru, tentu saja akan ketinggalan zaman, dan para pemakai lambat laun akan berkurang.41
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan buku, bahwa buku harus bisa untuk membantu anak-anak memahami peradabannya sendiri, dapat menjadi petunjuk untuk aktivitas diluar sekolah dan membentuk nilai estetika, serta memberi
inspirasi42.
37
Soeatminah, h. 67.
38
Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO,h. 13
Selain itu dalam proses pengadaan tidak boleh hanya melihat dari segi kuantiítas tetapi juga harus melihat segi kualitas seperti yang dikatakan Ratchliffe (1980) jumlah koleksi yang besar (large library) bukan faktor yang menentukan tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan. Tingginya nilai koleksi perpustakaan (great library) dalam artian koleksi memiliki relevansi dengan kebutuhan pengguna adalah factor utama yang akan menentukan tingkat pemanfaatan koleksi oleh sivitas akademika43.
Beberapa pertimbangan lain dalam mengadakan bahan pustaka adalah dengan mendatangkan bahan pustaka yang telah mendapatkan setidaknya dua ulasan atau resensi, mendukung program minat baca, dan memperhatikan daftar rekomendasi bacaan44.
5. Penyiangan (weeding)
Kebutuhan pengguna perpustakaan akan berubah dari waktu kewaktu, disamping itu dengan makin berkembangnya ilmu dan teknologi, maka beberapa bahan pustaka menjadi usang isinya, untuk menjaga agar koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi penggunanya maka selain koleksi itu perlu ditambah, koleksi perlu pula disiangi.45 Penyiangan atau (weeding) adalah kegiatan yang tidak boleh dihindari, justru weeding merupakan suatu keharusan. Weeding atau penyiangan bermakna proses mempertimbangkan buku yang akan disisihkan dari jajaran koleksi yang tidak ada manfaatnya lagi46.
43
Wishnu Hardi,Conspectus: Sebuah Metode Analisis Koleksi Untuk Pembentukan Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi,Visi Pustaka, (Jakarta : Perpustakaan Nasional),vol 7. no.2, Desember 2005
44
http://www.geocities.com/lisajunedenton/collection.html
45
Yuyu, Yulia, h. 201
46
Peraturan tertulis mengenai penyiangan perlu dimiliki oleh sebuah perpustakaan, agar pelaksanaan penyiangan konsisten dari waktu kewaktu.47 Salah satu contoh peraturan weeding tertulis yang dikeluarkan oleh Lindbergh School District, St. Louis, Missouri, berikut ini :
The following guidelines should be considered. Materials should be removed when it is determined that :
a. Materials are worn, torn, or spoiled; or if pages or parts are missing or have significant disfigurement as to destroy the value.
b. Materials contain information that is out-of-date, factually inaccurate or if the illustrations are out-moded or perpetuate sexual, racial, or cultural stereotypes. c. The technical quality of nonprint materials is poor: (a) when visuals are poor, faded,
or off-color, or (b) when sound reproductions are faulty or inferior. d. Materials do not fit the general purpose of the library media center48.
5.1 Kriteria Penyiangan
Penyiangan koleksi tidak bisa dilakukan begitu saja tanpa beberapa pertimbangan, berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sebelum melakukan weeding:
a. Sebaiknya pustakawan memilki peraturan tertulis tentang penyiangan, dengan demikian ada pegangan dalam melaksanakan penyiangan dari waktu ke waktu. b. Hendaknya perpustakaan meminta bantuan dari para spesialis subjek dari bahan pustaka yang akan disiangi, untuk bersama – sama menentukan apa yang perlu yang perlu dikeluarkan dari koleksi perpustakaan serata apa yang harus dilakukan terhadap penyiangan itu.
c. Pedoman penyiangan koleksi, yaitu :
1) Subjek tidak sesui lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. 2) Bahan pustaka yang sudah usang isisnya.
3) Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.
47
Yuyu, Yulia, h. 201
48
4) Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi. 5) Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan
gantinya.
6) Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya terlalu banyak, tetapi frekuensi pemakainya rendah.
7) Bahan pustaka terlarang 5.2 Prosedur Penyiangan
a. Pustakawan (bersama dengan guru atau peneliti yang berwenang), mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
b. Untuk mempercepat proses penyiangan bisa saja pustakawan membuat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi. Namun tidak dianjurkan untuk menyiangi bahan pustaka itu hanya membaca daftar itu, melihat langsung bahan pustaka tersebut perlu dilakukan sebelum memutuskan untuk mengeluarkan dari koleksi.
c. Buku yang dikeluarkan dari koleksi , kartu- katunya dikeluarkan dari katalog buku yang bersangkutan, begitu juga kartu katalognya, baik untuk katalog pengarang, judul, sunjek, dan sebagainya dicabut dari jajaran katalog.
d. Buku- buku tersebut di cap, dikeluarkan dari koleksi perpustakaan sebagai bukti bahwa bahan pustaka itu sudah bukan milik perpustakaan lagi.
e. Apabila bahan tersebut masih dapat dipakai orang lain , maka dapat disishkan untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan.
Apabila dalam beberapa tahun buku tersebut tidak dibutuhkan lagi maka buku tersebut dapat dikeluarkan dari perpustakaan.
g. Bahan yang lain dimusnahkan dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung dibawah badan pemerintah.49
6. Evaluasi
Segala sesuatu yang telah kita putuskan perlu ditinjau kembali, apakah sudah mencapai tujuan yang telah ditentukan atau belum, demikian pula halnya dengan koleksi perpustakaan bila perpustakaan sudah membuat suatu kebijakan
pengembangan koleksi, kemudian telah membeli serta mengembangkan koleksinya sering kali timbul pertanyaan apakah koleksi yang dibeli tersebut sudah sesui dengan standar tertentu.50
Evaluasi perlu dilakukan oleh perpustakaan sebagai penyeleksi, ada beberapa kriteria evaluasi yang harus dipahami yaitu :
1. Tujuan, cakupan dan kelompok pembaca.
Setiap bahan pustaka yang dibuat untuk tujuan tertentu, tujuan ini dapat diketahui dari judul, daftar isi, indeks, atau dari uraian singkat isi buku pada sampul. Cakupan dapat diketahui dari daftar isis dan keterangan dari penerbit. Setiap bahan pustaka yang baik biasanya menyebutkan sasaran yang hendak dicapai, biasanya informasi ini dapat diketahui dari keterangan penerbit atau pengantar.
2. Tingkat kesulitan dapat diperkirakan dengan memperhatikan siapa penerbitnya dan jenis/ bahan lain apa yang biasa diterbitkannya, pengarangnya siapa dan bidang subjek apa.
49
Yuyu, Yulia, h. 199
50
3. Otoritas, kejujuran dan kreadibilitas pengarang dan penerbit jika yang mengevaluasi mengetahui pengarah adalah seorang pakar yang otoritasnya dibidang yang bersangkutan, maka biasanya akan dipilih apabila kriteria pertama terpenuhi.
4. Bidang subjek, bila bahan pustaka tersebut termasuk bidang subjek yang diprioritaskan diperpustakaan atau ada permintaan secara terus menerus maka pertimbangan lain dinomor duakan.
5. Perbandingan bagaimana karya tersebut jika dibandingkan dalam hal cakupan, tujuan dan kelompok pembaca dengan buku lain yang sudah ada diperpustakaan.
6. Faktor waktu, selain buku klasik yang tidak berkurang nilainya walaupun sudah tua, faktor waktu menjadi kriteria penting, faktor waktu juga tergantung pada bidang sunjek, misalnya sains dan teknologi lebih cepat berkembang dari humaniora.
7. Faktor fisik, masalah tipografi ( mudah dibaca ) dan penjilidan, jika ada ilustrasi dan photo bagaimana kualitas produksi ilustrasi dan photo.
8. Harga, untuk bahan pustaka dengan harga diatas rata- rata perlu pertimbangan apakah pengeluaran tersebut dapat dipertanggungjawabkan, apakah benar-benar sangat dibutuhkan, apakah banyak dipakai ?
10. Permintaan, jika ada permintaan suatu buku tertentu, pembelian harus dipertimbangkan, meskipun menurut kriteria lain buku tersebut kurang memenuhi syarat.51
Selain faktor – faktor tadi beberapa indikator penggunaan koleksi juga berguna untuk memantau dan mengevaluasi koleksi seperti laporan pinjaman per anggota komunitas sekolah, jumlah kunjungan perpustakaan per anggota komunitas sekolah, peminjaman bahan pusataka per bidang ilmu, pinjaman per jam buka perpustakaan (selama jam sekolah dan setelah jam sekolah berakhir). Dan yang tidak kalah penting adalah dengan menyebar dan menganalisa hasil survei kepuasan pengguna perpustakaan.52
Dengan menjalankan pengembangan koleksi pada umumnya dan evaluasi koleksi pada khususnya diharapkan akan lahir perpustakaan yang mampu menghadapi perubahan zaman (arus informasi), dinamika pemakai dan berdaya guna bagi lingkungan sekitar.
51
Haryono,Pembinaan dan Pengembangan koleksi pada pusat Perpustakaan Islam Indonesia Masjid Istiqlal Jakarta,Skripsi Sarjana Ilmu Perpustakaan, ( Jakarta: Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora, 2005), h. 34
52
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
AL-AZHAR DAN AL-IZHAR JAKARTA
PERPUSTAKAAN AL-AZHAR JAKARTA
Sejarah Singkat Al-Azhar
Sepak terjang YPI dimulai dari pembangunan Masjid Agung pada tahun 1953 hingga 1958. Masjid yang diberi nama Al-Azhar oleh Imam Masjid Al-Azhar dari Mesir kala berkunjung ke Indonesia itu berdiri diatas lahan seluas 43.755 m2 yang berlokasi di Blok K-I, Persil No.2 Kelurahan Selong Jalan Sisingamangaraja, Kebayoran Baru, Jakarta53
Setelah berhasil membangun Masjid Agung, YPI Al-Azhar bergerak pada ranah pendidikan dengan didirikannya TK Islam Al-Azhar dan SD Islam Al-Azhar pada 1 Agustus 1964 serta SLTP dan SMU Islam Al Azhar pada 3 Januari 197654.
Sejarah Perpustakaan SMP–SMA Al-Azhar
Pada tahun 1982 Perpustakaan Al-Azhar masih berupa ruangan sederhana yang bernama Perpustakaan SMP deangan seorang guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia yang ditunjuk sebagai koordinatornya. Kemudian pada tahun 1988 Perpustakaan SMP dengan SMA digabung dengan bentuk fisik sebuah gedung dua lantai (gedung tersebut kini menjadi gedung TK). Sebagai penanggung jawab perpustakaan diserahkan kepada Kepala Sub Urusan Pusat Sumber Belajar Ibu Muslicah,BA. Mulai tahun 2001 hingga sekarang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar Kebayoran menempati ruangan di gedung baru tepatnya dilantai tujuh. Dan pengawasannya berada di bawah Kepala Seksi Kurikulum dan Sumber Belajar SMP SMA Drs.Ali Mashar MPd55.
Kini ruang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar semakin bagus dari segi fisik dan non fisiknya, ruang bercat hijau tersebut terdiri dari ruang AVA (ruang belajar yang dilengkapi sarana multimedia), ruang baca ; baik yang menggunakan meja dan
53
Badruzzaman Busyairi,Setengah Abad Al-Azhar: 7 April 1952–7 April 2002,(Jakarta : YPI Al Azhar,2002)
54
Badruzzaman Busyairi, h.93
55
kursi maupun tanpa kursi dan meja atau lesehan.Selain itu Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar dilengkapi dengan beberapa unit komputer yang bisa digunakan untuk mengakses internet serta Air Conditioner (AC) sebagai penambah kenyamanan para pemakai perpustakaan.
Visi dan Misi
Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar memiliki visi dan misi yang sama dengan visi dan misi Perguruan Al-Azhar, yaitu56:
Visi:
Mewujudkan cendekiawan yang bertaqwa, akhlak mulia, cerdas, terampil, sehat jasmani dan rohani, percaya diri, berkepribadian kuat, berwatak pejuang, mampu mengembangkan diri dan keluarga, bertanggung jawab atas pembangunan umat dan bangsa.
Misi :
Terutama adalah pengembangan sistem instruksional yang merupakan sarana utama untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan belajar mengajar.
Letak Geografis
Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar yang bernaung pada YPI Al-Azhar terletak di Jalan Sisingamangaraja, Kebayoran Baru, Jakarta. Dengan batas wilayah sebagai berikut; batas wilayah utara Jalan Raden Patah 3 dan SMU 82. Sementara batas wilayah timur adalah Jalan Pattimura, dan batas wilayah selatan dengan Departemen Pekerjaan Umum, Jalan Raden Patah.
56
Gambar 2 : Peta Lokasi SMP SMA AL-Azhar, Jakarta
Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar memiliki alur kerja atau model struktur sebagai berikut57:
Majelis Pendidikan
Kabid. Pendidikan SMP,SMA dan Kursus
Kasie. Kurikulum dan Sumber belajar
Koordinator
57
Staf Perpustakaan Staf AVA dan Produksi media Laboratorium Gambar 3 : Struktur Organisasi Perpustakaan Al-Azhar
Staf Perpustakaan
Saat ini pengelola atau petugas Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar terdiri dari tiga orang dengan kualifikasi pendidikan sebagai berikut58:
Tabel 1 : Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Azhar
Jumlah Tingkat Pendidikan
1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP (UNJ)
1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP dan pendidikan D3 Pengelolaan Informasi Pertanian IPB
1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP dan pendidikan D3 Pengelolaan Informasi Pertanian IPB
Gedung dan Perlengkapan
Gedung atau ruang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar telah mengalami dua kali perubahan. Pada tahun 1982 perpustakaan menempati sebuah ruangan dengan kondisi sederhana dengan luas yang tidak terlalu besar. Kemudian di tahun 1988 ruang perpustakaan pindah ke sebuah gedung baru berlantai dua. Terakhir, pada tahun 2001 ruang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar pindah ke gedung sekolah baru berlantai tujuh, dilantai tujuh itulah ruang perpustakaan berada dan hingga kini ruangan tersebut permanen digunakan untuk perpustakaan.
Ruang dengan luas 18 x 38 meter itu telah dilengkapi dengan sarana yang dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan para pemakainya. Sarana yang dimiliki oleh perpustakaan antara lain :
a. 19 unit komputer
58
b. 1 unit Laptop c. 1 unit LCD
d. Home Theatre (biasa digunakan untuk memutar film) e. Ruang Audio Visual
f. Kamera digital g. Kamera video
Koleksi Perpustakaan
Berdasarkan data jumlah koleksi Perpustakaan Al-Azhar diketahui hingga kini perpustakaan Al-Azhar memiliki koleksi sebanyak 20.197 eksemplar dengan 9.891 judul. Sedangkan koleksi referensi sebanyak 776 judul dengan jumlah 1.907 eksemplar59.
Selain koleksi di atas perpustakaan Al Azhar juga menghimpun koleksi berupa terbitan berseri seperti :
a. Koran ; Jakarta Pos, Kompas, Media Indonesia, dan Republika yang dilanggan setiap hari.
b. Majalah Gatra, dilanggan satu kali seminggu. c. Majalah Annida, dilanggan dua minggu sekali d. Majalah ilmiah populer National Geographic
e. Majalah Ilmu Komputer, Muslimah, Noor, Parenting, dilanggan satu bulan sekali
f. Terbitan YPI Al-Azhar yakni Warta Al-Azhar setiap satu bulan satu kali.
Pelayanan Perpustakaan
59
Kegiatan dan tujuan bagian pelayanan perpustakaan pada dasarnya adalah memenuhi kebutuhan pengguna dan mempermudah pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya, dan juga memberi kemudahan dalam menggunakan koleksi atau informasi yang dimiliki perpustakaan.
Adapun masyarakat pengguna yang dilayani oleh Perpustakaan di YPI Al-Azhar adalah murid, guru dan karyawan. Bagian pelayanan Perpustakaan YPI Al-Azhar terdiri atas empat bagian besar, yaitu pelayanan sirkulasi, referensi, bimbingan pembaca, dan pelayanan klasikal.
Pelayanan sirkulasi yaitu layanan yang terdiri atas layanan peminjaman dan layanan pengembalian buku. Sedangkan pelayanan referensi yaitu pustakawan menjawab pertanyaan-pertanyaan referensi yang dilontarkan pengguna perpustakaan, mampu membantu pengguna dalam menggunakan koleksi referensi dan mencari informasi yang terdapat dalam koleksi referensi. Untuk pelayanan referensi ini dibuat pencatatan khusus, agar penggunaan koleksi referensi dapat terpantau.
Kemudian Bimbingan Pembaca, di sini pustakawan memberi bimbingan cara mencari buku atau informasi yang mereka cari agar para pengguna atau anggota perpustakaan tidak selalu bergantung kepada pustakawan dalam mencari sebuah buku.
Dan Pelayanan Klasikal, yaitu pelayanan yang diberikan pada satu kelas. Caranya adalah dengan memberikan informasi kepada guru, tentang koleksi perpustakaan yang sesuai dengan bidang studi yang diajarkannya, serta jumlah masing-masing judul buku tersebut.
diinginkan para anggota perpustakaan. Serta layanan produksi media yaitu perpustakaan menyediakan alat– alat audio visual yang dapat digunakan siswa untuk membuat karya – karya seperti pembuatan film dokumenter, rekam suara, slide dan produk media lain yang bertujuan meningkatkan intelektual dan kreatifitas siswa.
Perpustakaan Al-Izhar Jakarta
Sejarah Singkat Al-Izhar
Perguruan Islam Al-Izhar sebagai sekolah dengan dukungan lingkungan dan lokasi strategis serta menerapkan pola pendidikan yang komprehensif telah menjadi salah satu tempat pendidikan yang amat diminati, terutama oleh keluarga kalangan menengah atas. Berdiri sejak tahun 1987 Perguruan Islam Al-Izhar telah membangun berbagai sektor pendukung untuk memungkinkannya terus berkembang sebagai sebuah sekolah modern.
Sejarah Perpustakaan Al Izhar
Sistem pendidikan sekolah yang diterapkan dengan mengedepankan pola hidup seimbang dan mengakomodir pola pikir masyarakat kota dengan pola hubungan keluarga yang terbuka, ini sangatlah menuntut adanya perhatian pengelola yayasan untuk terus menerus mengadakan inovasi, menjaga keseimbangan dalam prioritas pembangunan sekolah. Salah satu wujud nyata di Perguruan Islam Al-Izhar saat ini mempunyai dua unit perpustakaan, yaitu perpustakaan untuk TK dan SD kelas rendah (yaitu kelas 1 sampai dengan kelas 3), dan perpustakaan yang diperuntukan bagi siswa tingkat SD kelas tinggi (yaitu kelas 4 dan kelas 6) serta siswa tingkat SMP dan SMA.
informasi para siswa itu sebenarnya berbeda antara satu tingkat dengan tingkat lainnya. Antara TK, SD, SMP dan SMA pasti mempunyai kebutuhan, tampilan dan lingkungan informasi yang spesifik.
Dengan dasar pemikiran yang kreatif, Al-Izhar telah menyimpulkan untuk menggabungkan empat tingkat pendidikan itu menjadi dua dalam hal penyediaan layanan perpustakaan, yaitu perpustakaan TK/SD untuk siswa TK dan SD terutama untuk kelas 1 sampai dengan 3. Sedangkan perpustakaan SMP/SMA untuk siswa SMP dan SMA namun pengelompokan tersebut tidak menutup akses bagi semua siswa di semua tingkat pendidikan60.
Visi dan Misi
Visi :
Membantu pelaksanaan motto Perguruan Islam Al-Izhar yaitu beriman, mandiri, kreatif, dan cerdas
Misi :
Menjadikan Perpustakaan PIIPL sebagai sarana pengembangan dan penunjang kegiatan pendidikan, sarana penyimpanan hasil karya tulis siswa dan guru serta sumber ilmu pengetahuan, informasi, dan dokumentasi61.
Letak Geografis
Komplek Sekolah Al-Izhar terletak di Jalan RS. Fatmawati Kav. 49 Pondok Labu, Jakarta Selatan. Pada sisi selatan dan Timur, Al-Izhar bersebelahan dengan
60
Rizal Syaiful Haq,Perpustakaan Dan Pendidikan : Pemetaan Peranserta Perpustakaan Dalam Proses Belajar Mengajar(Jakarta : Fakultas Adab dan Humaniora UIN Jakarta, 2007) h.72 -73
61
Kampus Bina Sarana Informartika. Sedangkan pada sisi utara Al-Izhar terdapat perumahan, Jalan Haji Kemang, begitu pula dengan batas wilayah bagian barat yang dipadati pemukiman.
Gambar 4 : Peta Lokasi Perguruan Islam Al-Izhar Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan
Gambar 5 : Struktur Organisasi Perpustakaan Al-Izhar
Staf Perpustakaan / tenaga pengelola
Sampai saat ini tenaga pengelola petugas perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar berjumlah 8 orang, dengan kualifikasi pendidikan sebagai berikut :
Tabel 2 : Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Izhar
No JENJANG PENDIDKAN PUSTAKAWAN JML
1 S1 Sarjana Bahasa Inggris 1 orang
2 Sarjana Ilmu Perpustakaan 1 orang
3 D3 Diploma Ilmu Perpustakaan 1 orang
4 Sarjana Muda Ekonomi 1 orang
5 D3 Diploma Ilmu Komputer 1 orang
6 D3 Perkantoran 1 orang
AUDIO VISUAL
OPAC PENJILIDAN &
7 SLTA Sekolah Lanjutan Tingkat Atas 2 orang
Jumlah 8 orang
Disamping pendidikan formal dibidangnya masing – masing, mereka juga mendapat pelatihan dibidang ilmu perpustakaan, dan juga sistem pembelajaran.
Gedung dan Perlengkapan
Perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar memiliki gedung perpustakaan yang bersifat permanen. Untuk tingkat TK dan SD, lokasi perpustakaan menyatu dengan ruang belajar, akan tetapi mempunyai desain yang berbeda dari ruang kelas. Ruang tersebut memang didesain untuk perpustakaan. Perpustakaan SMP/SMA kini menempati gedung tersendiri dengan luas sekitar 650 meter persegi, dan terpisah dari gedung dan ruang-ruang belajar. Meskipun begitu jarak antara gedung perpustakaan dengan ruang belajar tidak jauh sehingga mudah diakses oleh para siswa maupun guru.
Sarana perlengkapan perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar termasuk cukup lengkap. Perpustakaan tersebut telah dilengkapi dengan sarana yang dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan para pemakainya. Sarana yang dimiliki oleh perpustakaan antara lain : komputer, internet, mesin foto copy, telepon.
a. Komputer tersebut dimanfaatkan untuk keperluan :
1) Beberapa unit komputer untuk mendukung operasional pekerjaan. 2) 3 unit komputer yang difungsikan untuk layanan OPAC.
3) 2 unit komputer yang difungsikan untuk layanan internet. 4) 2 unit komputer yang difungsikan untuk layanan CDROM.
5) Semua komputer difungsikan dengan menggunakan LAN (Local Area Network).
1) Ruang Pimpinan / Kepala Perpustakaan
2) Ruangan yang khusus untuk Audio Visual (A/V) dengan kapasitas pemakai sebanyak 30 orang siswa.
3) Ruangan koleksi referensi. 4) Ruangan koleksi umum.
5) Ruang lobi perpustakaan, dimana para pemakai dapat dengan santai membaca koran, majalah dan sebagainya.
6) Ruang kerja untuk pustakawan. 7) Ruang sirkulasi.
c. Sarana lain yang dimiliki perpustakaan Al-Izhar diantaranya : 1) Meja baca sebanyak sekitar 20 unit.
2) Tempat duduk sebanyak sekitar 90 unit. 3) Study carrel 6 unit.
4) Setiap ruang perpustakaan dilengkapi mesin pendingin udara (AC).
Koleksi Perpustakaan
Sesuatu yang berbeda dengan umumnya perpustakaan sekolah negeri atau madrasah adalah bahwa perpustakaan Al Izhar ini tidak menjadikan jenis buku paket (buku pelajaran yang digunakan di kelas) sebagai bagian dari koleksi perpustakaan. Jenis – jenis bahan pustaka yang menjadi bagian koleksi perpustakaan Al Izhar ini adalah sebagai berikut :
b. Koleksi buku fiksi. Yaitu buku–buku cerita anak–anak dan remaja. Diharapkan dengan membaca buku-buku jenis ini semakin meningkatkan minat baca para siswa dan meningkatkan juga daya imajinasi mereka.
c. Koleksi referensi dan Audio Visual serta Multimedia.
d. Koleksi karya para siswa. Koleksi jenis ini semuanya adalah hasil karya para siswa, yang merupakan hasil-hasil dari tugas-tugas penulisan ilmiah dibawah bimbingan para guru mereka. Selain itu koleksi jenis ini juga bersumber dari hasil karya lomba para siswa.
e. Koleksi Khusus. Koleksi jenis ini diantaranya terdiri dari benda – benda budaya seperti boneka dengan pakaian daerah, souvenir atau benda lainnya yang berasal dari suku–suku bangsa di Indonesia dan dunia.
Pelayanan Perpustakaan
Layanan Pengguna di Perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar menggunakan sistim Open Acces (sistim terbuka), yaitu pemakai mengakses sendiri koleksi yang diperlukan pada rak koleksi. Meskipun demikian, untuk koleksi khusus dan koleksi audio-visual, pemakai tidak dapat mengakses secara mandiri, tetapi harus melalui petugas perpustakaan. OPAC (On Line Public Access Catalog). Cara mudah menelusur/temu kembali bahan pustaka melalui system computer. Pengoperasiannya disetiap unit.
a. Jenis Layanan Pengguna meliputi : 1) Layanan Sirkulasi
informasi dengan membaca maupun mengakses informasi melalui bahan yang tersedia. Disamping itu pengguna dapat juga melakukan transaksi peminjaman dan pegembalian bahan pustaka.
2) Layanan Referensi
Layanan referensi adalah layanan berupa bantuan, petunjuk dan bimbingan untuk menemukan bahan informasi.
3) Layanan Audio Visual. 4) Layanan Pembaca 5) Layanan Story Telling
Kegiatan story telling dilakukan bagi pustakawan yang telah menjiwai aktifitas belajar anak sambil bermain. Kegiatan ini menjadi kegiatan yang spesifik di perpustakaan anak, karena ia memiliki imbas yang besar dan luas bagi proses pembelajaran sekaligus memberi dampak bagi promosi untuk kedekatan anak dengan perpustakaan.
6) Layanan Orientasi Perpustakaan (llibrary orientation)
