Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

(1)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009.

TUGAS AKHIR

PERAN ARSIP PADA CV. SHOWBITZ MITRA ANDALAN

MEDAN

OLEH

NURUL HIDAYATULLAH

NIM : 062103089

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

Nama

: Nurul Hidayatullah

Nim

: 062103089

Program Studi

: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Judul

: Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan

Medan

Tanggal……….

Ketua Program Studi

NIP: 132 010 480

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal………

Dekan

NIP: 131 285 985

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS

Nama

: Nurul Hidayatullah

Nim

: 062103089

Program Studi

: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Judul

: Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan

Medan

Medan, Juni 2009

Mengetahui

Pembimbing

NIP: 132 010 480

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena

kasih dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan Studi pada Program Diploma

III Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyusun tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa terdapat banyak

kekurangan-kekurangan baik dari segi isi pembahasan maupun pemakaian bahasa

dan cara penulisan yang baik dan benar. Oleh karena itu, penulis dengan senang

hati menerima segala kritik dan saran dari para pembaca dan terutama dari

rekan-rekan mahasiswa/i, demi kesempurnaan tugas akhir ini.

Selama perkuliahan hingga selesainya tugas akhir ini, penulis telah banyak

menerima bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Maka dalam

kesempatan ini, penulis dengan setulus hati menghanturkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Medan.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma

III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Medan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Medan.

4. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf dan pegawai Fakultas Ekonomi

(5)

5. Bapak Teuku Nur Azan, selaku Direktur CV. Showbitz Mitra Andalan Medan,

yang telah memberikan ijin riset dan telah banyak membantu penulis untuk

kelengkapan tugas akhir ini.

6. Teristimewa kepada orang tua dan saudara yang saya kasihi mama, kaki ka

yang telah banyak memberikan motivasi baik moral maupun materil serta doa

restu kepada penulis dari keempat saudara penulis yang telah mendukung

selama masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara Medan.

7. Buat sahabat yang telah banyak memberikan dukungan dan doa kepada

penulis selama masa perkuliahan.

8. Semua teman-teman Sekretaris’06 yang tidak bisa disebutin satu persatu dan

juga buat teman-teman jemaah Dokmar.

Segala budi baik yang telah diberikan selama penulisan tugas akhir ini,

kiranya Allah SWT meridhoi dan memberikan balasannya serta memberikan yang

terbaik untuk kita semua.

Medan,….. 2009

Penulis

(6)

BAB I. PENDAHULUAN A Latar Belakang Masalah ... 1

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas ... 7

BAB III PEMBAHASAN A. Peranan Kearsipan pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan ... 18

B. Sistem Penyimpanan Arsip pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan ... 18

(7)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ... 5

(8)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. DAFTAR GAMBAR

(9)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi sangat pesat dewasa ini. Hal ini tentu berpengaruh

terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun swasta. Mereka bersaing

untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, perhotelan,

asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain. Perkembangan ini menuntut manusia

untuk bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu,

memajukan suatu usaha diperlukan dukungan manajemen yang tepat, dan untuk

mengelolanya diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat.

Salah satu sumber informasi yang memegang peranan penting adalah

kearsipan, yang merupakan salah satu jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan

berbagai kantor baik kantor pemerintah maupun swasta ialah pekerjaan

menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Diperkantoran, arsip-arsip tersebut

diperlukan untuk membantu pelayanan langganan atau informasi secara manual

atau komputer. Maka sistem kearsipan yang baik akan mendukung kelancaran dan

keberhasilan pelaksanaan kantor, yang merupakan keharusan untuk memelihara

dan menyimpan arsip.

Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau

kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi

dan juga kesekretariatan yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam

(10)

pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, dan

pertanggung jawaban setepat-tepatnya (Amsyah, 2003 : 58).

Setiap manajer dan karyawan pasti membutuhkan arsip. Pekerjaan kearsipan

bukanlah pekerjaan yang membosankan seperti anggapan orang, pengelolaan arsip

bila di selenggarakan dengan menggunakan prosedur dan sistem yang baik akan

menimbulkan rasa betah dan akan menjadi motivasi bagi para pegawai kearsipan.

Kunci pokok dari suatu organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsip

yang sesuai, sistematis dan efisien.

Perkembangan teknologi dalam bidang administrasi dan manajemen yang

semakin kompleks pada masa sekarang sejalan dengan bidang kearsipan. Bidang

kearsipan tidak pernah tinggal diam, sebab arsip sebagai ingatan, sumber

informasi, sumber sejarah atau bahkan bukti sejarah dikemudian hari karena

merupakan faktor yang tidak dapat ditinggalkan dalam menunjang kemajuan

dibidang manajemen perkantoran dan administrasi.

Meskipun kearsipan mempunyai peranan penting didalam administrasi dan

kesekretariatan tetapi masih terdapat instansi baik pemerintah maupun swasta

yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Disamping itu, masih banyak

dijumpai arsip-arsip yang ditumpuk di gudang, sehingga arsip mudah dan cepat

rusak serta sulit untuk ditemukan kembali apabila suatu waktu diperlukan.

Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak

melakukan penataan arsip sebagai mana semestinya antara lain adalah kurang

(11)

arsip di dalam kesekretariatan. Kemungkinan faktor lain adalah tak tersedianya

sumber daya manusia (SDM) dalam bidang kearsipan.

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang

sangat penting dan tidak mudah. Hal ini harus dikelola secara terencana dan

mendasar serta profesional, sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat

membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi

yang bersangkutan.

Salah satu tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris ialah

menyimpan berkas, warkat, surat atau arsip secara teratur, rapi dan sistematis,

agar berkas, warkat, surat mudah ditemukan kembali bila sewaktu-waktu

pimpinan memerlukannya, maka dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu

organisasi terletak pada penyelenggaran arsip yang sederhana, sistematis dan tentu

tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri.

B. Perumusan masalah

Perumusan masalah dimaksudkan agar materi yang akan dibahas tidak

menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang

diharapkan dimasa yang akan datang. Maka agar tidak terjadi penyimpangan

maka perlu adanya pembatasan masalah yang akan di bahas antara lain:

1. Bagaimana peranan kearsipan pada CV. Showbitz Mitra Andalan.

2. Bagaimana sistem penataan arsip yang efisien agar dapat di temukan

kembali dengan cepat dan tepat.

3. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dan penemuan kembali secara

(12)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah :

1. Untuk mengetahui peranan kearsipan pada CV. Showbitz Mitra Andalan

Medan

2. Untuk mengetahui sistem penataan arsip yang efisien agar dapat ditemukan

kembali dengan cepat dan tepat.

3. Untuk mengetahui prosedur dalam penyimpanan arsip dan penemuan

kembali secara efektif.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang terkandung dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut :

1. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan terhadap sistem kearsipan pada

CV. Showbitz Mitra Andalan Medan sesuai dengan analisis penulis.

2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis mengenai peran dan

sistem penataan arsip yang dilaksanakan oleh pihak perusahaan.

3. Menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan meneliti dalam bidang

kearsipan.

E. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian dimulai pada tanggal 27 Maret sampai 17 April 2009 pada

CV. Showbitz Mitra Andalan Medan. Penelitian dimulai dengan memberikan

outline kepada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan. Selanjutnya disampaikan

oleh staf kantor CV. Showbitz Mitra Andalan mengenai apa yang akan dibahas

(13)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. Tabel 1.1

Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

No Kegiatan Minggu Ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Pembuatan Laporan

F. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, permasalahan, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian, dan sistematika

penulisan.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini diuraikan sejarah singkat berdirinya CV. Showbitz Mitra

Andalan Medan, struktur organisasi, job description,jaringan

usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini memuat hasil analisa dan evaluasi yang diperoleh dan

dikumpulkan dari penelitian yang dilakukan pada CV. Showbitz Mitra

(14)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. BAB IV PENUTUP

Bab ini diuraikan mengenai kesimpulan yang didapat dari hasil

penelitian serta saran-saran yang dapat berguna bagi perusahaan,

(15)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Ringkas

Showbitz Mitra Andalan berdiri medio 2000, yang di awali dengan berkumpulnya beberapa orang dengan keinginan untuk memberikan pelayanan

yang terbaik bagi setiap pengguna jasa, baik perusahaan (corporate) maupun

perorangan dengan pengalaman bertahun-tahun mengelola bidang yang sama di

berbagai perusahaan jasa yang berbeda. Adapun yang menjadi dasar berdirinya

organisasi ini adalah :

1. Program promo radio dan TV.

2. Supplier property event (sound, lighting, multimedia, stage, rig, etc).

3. Creative design.

4. Production crew & Man power.

5. Outdoor promo.

6. Creative talent.

Dengan kemampuan individu yang beragam, dipadukan dengan manajerial

sederhana yang terus dikembangkan serta tekad yang sama untuk mendirikan

sebuah perusahaan jasa yang mempunyai sentuhan berbeda kepada pengguna jasa

dari yang pernah ada, maka berdirilah event organizer Showbitz Mitra Andalan.

Sasaran utamanya adalah mengorganisir kegiatan-kegiatan hiburan, seperti

(16)

semakin marak sehingga bermunculan event organizer lainnya. Itu berarti

semakin banyak saingan yang muncul dan dapat menggeser rating event organizer

Showbitz Mitra Andalan Medan. Namun event organizer Showbitz Mitra

Andalan telah mempunyai nama sehingga banyak konsumen dan perusahaan

(corporate) terbesar yang percaya kepada event organizer Showbitz Mitra

Andalan Medan untuk membuat suatu acara ataupun hiburan.

Sampai saat ini beragam even yang sudah dikelola, sebagian besar adalah

event Corporate (Above The Line & Below The Line) yang kami peroleh secara

langsung dari perusahaan/perorangan atau melalui rekan atau mitra biro iklan

yang ada di beberapa kota lainnya seperti Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya,

Yogyakarta, Bali dan beberapa daerah lain di Sumatera.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi karena

melalui struktur organisasi inilah kita dapat mengetahui fungsi dari

masing-masing bagian dalam melakukan aktifitasnya didalam perusahaan. Suatu struktur

organisasi yang baik haruslah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan

bersifat fleksibel yaitu : bila terjadi perluasan usaha tidak terlalu berpengaruh

terhadap struktur organisasi yang telah digariskan oleh perusahaan. Struktur

organisasi adalah suatu pola dan kelompok pekerjaan dalam suatu organisasi,

yang mendasari prilaku individual dan keluarga (Gibson, 2002).

Di dalam struktur organisasi yang telah digariskan ditetapkan tugas,

wewenang dan tanggung jawab setiap orang yang terlibat dalam pencapaian

(17)

mengetahui tanggung jawab setiap bawahannya dan dapat mengukur keberhasilan

dari tiap pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Berikut adalah struktur organisasi event organizer Showbitz Mitra Andalan :

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi CV. Showbitz Mitra Andalan Medan Sumber : CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

Teuku Nur Azan

Marketing Financial _Staff

Staff Manager

Workshop Dep.

(18)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. C. Job Description

1. Direktur

a. Mewakili/mengatasnamakan perusahaan dalam tindakan keluar.

b. Memimpin operasi perusahaan kedalam.

c. Mempertanggungjawabkan kelancaran/kemajuan perusahaan kearsipan

keluar.

d. Mengawasi cara kerja perusahaan.

e. Berkewajiban memberi penjelasan-penjelasan tentang hal-hal yang

dinyatakan baik secara lisan maupun dengan cara memperlihatkan

buku-buku, bukti-bukti, surat-surat, uang kas dan sebagainya.

f. Berhak mengangkat seseorang atau beberapa orang sebagai kuasa untuk

mewakili perseroan dengan tertulis kepada mereka dengan memberi

kuasa-kuasa tertentu (dalam surat kuasa-kuasa khusus).

1. Sekretaris

a. Membantu pimpinan dalam hal koresponden.

b. Menerima dan mengagendakan surat-surat masuk serta menyampaikan

kepada bagian yang berkepentingan.

c. Mengurus surat-surat keluar.

d. Melayani tamu-tamu pimpinan serta tanggung jawab atas pembuatan

catatan-catatan kecil kepada setiap rapat kantor dan mengolahnya menjadi

laporan.

2. Humas/Public Relation

(19)

b. Menciptakan integrasi/kesatuan di dalam perusahaan sebagai landasan untuk

terciptanya suatu kerja sama yang baik diantara seluruh karyawan.

c. Memberikan penerangan yang objektif tentang segala kegiatan yang

dilakukan oleh perusahaan.

d. Mengeratkan hubungan kerja sama dengan pihak luar dan

perusahaan/instansi terkait.

3. Production Manager

a. Bertanggung jawab atas semua proses produksi sebelum dan sesudah

project.

b. Mengkoordinir bawahan yang menjadi tanggung jawabnya.

c. Mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan.

d. Membuat konsep produksi setiap pelaksanaan project.

e. Bertanggung jawab terhadap proses loading in dan loading out.

f. Bertugas membeli bahan-bahan baku yang diperlukan untuk produksi serta

mengatur pelaksanaan kerjanya.

4. Office Manager

a. Merencanakan kegiatan dalam perusahaan.

b. Mengorganisir kegiatan dalam perusahaan.

c. Mengkoordinir kegiatan dalam perusahaan.

d. Melaporkan data serta kegiatan bagian-bagian pada perusahaan.

e. Menjamin suasana kerja yang baik.

f. Mengambil alih tugas bawahan yang tidak dapat / berhalangan

(20)

g. Mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan.

h. Melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh atasan.

5. Finance Manager

a. Membuat rencana atau anggaran pengeluaran dan pemasukan keuangan

perusahaan.

b. Mengevaluasi pengeluaran-pengeluaran sehubungan dengan efisisensi

perusahaan.

c. Mengesahkan laporan dan mempertanggungjawabkan keuangan.

d. Menandatangani/menyetujui pengeluaran dalam bentuk cek, dll.

6. Show Director

a. Bertanggung jawab atas jalannya suatu project.

b. Bertanggung jawab terhadap semua crew dalam suatu project.

c. Membuat rancangan strategi dan konsep suatu project.

7. Design Department

a. Membuat desain sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap proses produksi suatu desain mulai dari

rancangan hingga hasil akhir.

8. Marketing

a. Bertanggung jawab mencari klien untuk perusahaan.

b. Mempererat hubungan kerja sama dengan publik klien.

c. Mengawasi proses produksi sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan

(21)

9. Finance Staff

a. Membantu kepala bagian keuangan dalam menangani keuangan perusahaan.

10. Stage Manager

a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berlangsung didepan maupun

dibelakang stage.

b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus pengisi acara.

c. Mengkoordinir letak dan fungsi-fungsi dan alat-alat pendukung acara.

11. Workshop Department

a. Melaksanakan proses produksi yang dibebankan perusahaan kepadanya.

12. Crew

a. Menjalankan semua tugas yang diberikan atasan kepadanya.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Pada event organizer Showbitz Mitra Andalan ini banyak jenis

usaha/kegiatan yang dilakukan baik di luar kota maupun dalam kota. Seperti hal

nya di dalam kota ada beberapa even-even yang paling sering di adakan antara

lain adalah :

1. Launching Product

2. Expo

3. Ceremonial event

4. Roadshow

5. Sampling/selling

(22)

Disamping itu juga ada beberapa jasa pelayanan yang disediakan oleh event

organizer Showbitz Mitra Andalan yaitu :

a. Corporate seminar

b. Corporate regular program

c. Advertising indoor & outdoor

d. Corporate family/gathering, indoor & outdoor

e. Wedding organizer

f. Talent coordinator

g. Local partner for all event

h. And many more..

E. Kinerja Usaha Terkini

Berikut adalah even-even yang pernah ditangani oleh event organizer

Showbitz Mitra Andalan terhitung sejak tahun 2003 sampai 2008 yaitu :

Tabel 2.1

Even-even yang pernah ditangani CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

No. Even yang pernah ditangani (2003 – 2008) Tahun

01 Launching & Pameran Senjata Product BARETTA 2003

02 Launching & Pameran Senjata Product KOREA 2003

03 Launching MANDIRI VISA Bank Mandiri 2003

04 Launching ISUZU PANTHER 2003

05 Penarikan Grand Prize Bank Mandiri 2003

06 Launching Bank Bumiputera 2003

07 Bank Bumiputera Mall Activity 2003

08 ISUZU PANTHER Showroom Event 2003

09 YAMAHA TOWN AUTOMATIC WORLD – Expo 2003

10 OTOBLITZ – Expo Outdoor 2003

11 Launching Pelumas EXXON MOBIL 2003

12 LIFEBUOY Kid Soccer Competition 2003

13 SUNSILK Goes to school, Mall & Tradisonal Market 2003

14 Djarum Super Tour D’café with Nugie 2003

(23)

16 POPSTAR Trans TV Audisi Medan 2003

17 Akademi Fantasi Indosiar I 2003

18 Akademi Fantasi Indosiar II @ Tiara 2004

18 Launching e-Learning Bank Mandiri @ Grand Angkasa 2004

20 TELKOMSEL Roadshow @ Medan-Padang-Pekanbaru-Dumai 2004 21 Pemilihan Putri Indonesia – Medan @ Polonia Hotel 2004 22 FRISIAN FLAG Annual Conference PERINASIA @ Tiara 2004

23 Indonesian Auto Contest expo @ Griya Dome 2004

24 Launching Kartu Jempol PRO XL @ Medan-Padang 2004

25 Danamon Town Hall Meeting National @ Garnd Angkasa 2004 26 CHILMIL-MORINAGA seminar sehari @ Grand Angkasa 2004

27 Audisi KDI 2 Medan @ Tiara Balai Raya 2004

28 Direct Selling JEMPOL pro xl @ Medan dan Daerah TK II 2004

29 Gathering Costumer FRANK&Co Jewellery @ Grand Angkasa 2004

30 TELKOMSEL-SUZHOU Pameran Lampion Raksasa @ Medan Fair

2004

31 STARMILD:ISME sampling & selling Regular @ Campus 2005 32 ESSO launch new product @ Grand Angkasa Hotel 2005 33 FORD “Fleet Costumers Gathering” @ Tiara Balai Raya 2005 34 Indonesia Extreem Car Contest-IECC Medan @ Griya Dome 2005 35 Garuda Indonesia Golf for Frequent Flyers @ Tuntungan Golf 2005 36 United Tractor, Spare Part Seminar @ Emerald Hotel 2005 37 Lomba Lukis dan Dialog bersama DANCOW @ Tiara Park 2005

38 Launching Toyota Kijang INNOVA @ Selecta ballroom 2005

39 Launching SUZUKI APV @ Uniland Hall 2005

40 Launching ‘Happy Jus’ minuman buah dari SOSRO @ HDTI 2005

41 Malam Cap Goh Meh @ Ocean Pacific Belawan 2005 42 Ulang tahun Telkomsel Ke 10 @ Medan Fair Plaza (Sheila on 7) 2005

43 Wedding Chinese session I, II, III @ Grang Angkasa 2005

44 X mild Noize Goes to Campus (NETRAL-SAINT LOCO-SERIUS)

2005

45 Vision seminar Tianshi Medan, Padang, Batam, Pekanaru 2005

46 Grand Opening Villa Valley view Brastagi Indah @ Brastagi 2005

47 Grand Opening Perumahan Alam Hijau, Tanjung Morawa

(Bintang AFI)

2005

48 Ello Concert with TEBS @ RETRO Capital Building (ELLO) 2005 49 Costumers Gathering Members TELKOMSEL @ Grand Angkasa

(Krisdayanti-Fayza)

2006

50 Grand Opening HYPERMART Medan @ Grand Palladium Mall 2006

51 Pameran Seni & Kerajinan Aceh 2006, BRR dan Dinas Kebudayaan Aceh

2006

52 Costumers Day TELKOMSEL @ Parapat (Joy Tobing & Victor Hutabarat)

2006

53 Launching TELKOMSEL BUSSINESS SOLUTION with Roy

Suryo @ Tiara

(24)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. Sumber : CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

54 Grand Opening SWISS BEL Hotel Banda Aceh 2006

55 Loreal Selling Product 2006

56 Even Seluruh Poduk Sosro 2006

57 Ramadhan Fair @ Sun Plaza 2006

58 Seminar K-LINK @ BMCC, Padang 2006

59 Marlboro Party Up @ Taman Anggrek 2006

60 Super Deal 2 Milyar @ Sun Plaza 2006

61 Djarum Super Soccer World Cup 2006 2006

62 Gramedia Fair @ HDTI 2006

63 Mandiri Fiesta @ Medan Fair Plaza 2006

64 Nonton Bareng World Cup @ Sun Plaza 2006

65 Audisi Indonesian Idol 2006 @ Griya Dome 2006 66 Peluncuran Buku Ferdinand Simangunsong @ Selecta 2006 67 Audisi API III TPI @ Garuda Plaza Hotel 2006

68 Audisi DA’I TPI @ Garuda Plaza Hotel 2006

69 Launching Toyota Yaris @ Sun Plaza 2006

70 Launching New Honda CRV @ Sun Plaza 2007

71 Penarikan Undian BNI Rezeki Durian Runtuh @ Sun Plaza 2007

72 Oriental Green T @ Sun Plaza 2007

73 Malam Pisah Sambut EGM Divre I Sumatera @ Grand Angkasa 2007

74 Grand Launching FREN (Peresmian Gedung, Convoy, Big Bang,

Mall Activity, dll)

2007

75 TIENS Celebration Award, Lapangan Mako Brimob 2007

76 Grand Launching ESIA – Medan (expo, ceremonial event,

preselling new area)

2007

77 Grand Launching ESIA – Padang (expo, ceremonial event,

preselling new area)

2007

78 Wedding, Selecta Ballroom, Emerald Garden Hotel, Medan 2008

79 Launch L’OREAL Garnier Skin Natural, Emerald Garden Hotel 2008

80 Pisah Sambut GM NO Telkomsel, Grand Angkasa 2008

81 Recognition Nite K-LINK, Balai Raya Tiara 2008

82 Launching New Produk from Glaxo Smith Kline, Grand Angkasa 2008

83 Launching Product Onduline – Roof System from France, Grand

Angkasa

2008

84 Vision Seminar TIANSHI-UNICORE (Aceh, Medan, Padang,

Jambi)

2008

85 Roadshow ‘Festival Film Asia Afrika’ Departemen Luar Negeri 2008

(25)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. F. Rencana Kegiatan

Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada

perkembangan bisnis. Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa,

termasuk event organizer (EO). Bahkan EO seolah menjadi mitra baru dalam

sebuah perusahaan. dalam hal ini Showbitz Mitra Andalan Medan sangat antusias

menunjukkan kualitas dan kuantitas demi kinerja yang lebih baik agar semakin

dipercaya oleh masyarakat. untuk itu, rencana kegiatan Showbitz Mitra Andalan

Medan yaitu akan diadakannnya lomba mewarnai, menggambar, dan fashion show

bagi anak-anak dibawah usia 6 tahun. Dengan tema “Back to School with

Cambridge” akan semakin menggugah minat anak bangsa dalam berkarya. Acara

yang diadakan di Cambridge Mall pada tanggal 14 Juni 2009 ini sangat menarik

untuk diikuti, karena mendatangkan manfaat bagi perkembangan anak serta

pengetahuan ibu dalam mengolah bakat anak.

Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan.

Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan

(26)

BAB III

PEMBAHASAN

A. Peranan Kearsipan Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

Seiring berjalannya era perdagangan internasional dan globalisasi, dirasakan

persaingan yang kompetitif. Informasi yang lengkap dan akurat yang dihasilkan

dari kegiatan organisasi memiliki peranan penting dalam dunia pemerintahan dan

bisnis. Arsip merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara,

dirawat dan dilindungi keberadaannya. Namun tidak seluruh arsip diperlakukan

sama karena arsip akan diperlakukan sesuai dengan nilai guna yang dikandungnya

dan akan menjadi pusat ingatan yang akan menjadi referensi dalam hal-hal

tertentu pada saat manajemen mengambil keputusan.

CV. Showbitz Mitra Andalan Medan menyadari bahwa arsip akan selalu

bertambah seiring dengan berkembangnya kegiatan organisasi dan kegiatan usaha

pada saatnya akan merupakan beban bagaimana harus mengelolanya. Oleh karena

itu, arsip hendaknya dikelola dengan sebaik-baiknya.

B. Sistem Penyimpanan Arsip pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan. Kita sadari sepenuhnya, bahwa penyimpanan surat-surat/file/record menurut

prosedur manajemen kearsipan akan menghasilkan pula penemuan kembali yang

cepat tepat. Sebab itu prosedur penyimpanan ini sangatlah penting. Adapun

pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

(27)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. 1. Arsip Aktif

Surat-surat penting masuk/keluar yang masih digunakan sehari-hari (aktif)

disimpan dalam filing cabinet sesuai dengan kode klasifikasi yang telah

ditetapkan.

contoh :

a. Surat keputusan direktur tentang penyelenggaraan kegiatan pada CV.

Showbitz Mitra Andalan Medan yang masih berlaku.

b. Semua surat masuk.

c. Surat Edaran.

2. Arsip Inaktif

Surat-surat inaktif telah menurun nilai penggunanya sehari-hari dalam

proses tindakan selanjutnya suatu masalah/soal, sehingga perlu pemisahan cara

penyimpanannya (aktif dan in-aktif).

Setiap akhir tahun surat/file aktif perlu diseleksi apakah tetap aktif atau

inaktif. Kemudian surat/file inaktif dimaksudkan dalam box inakif dalam

disimpan dalam rak yang terdapat dalam unit kearsipan/pusat arsip. Kode-kode

yang terdapat pada surat/file aktif tetap dipertahankan dalam surat/file inaktif,

sehingga untuk menelusurinya kembali akan lebih mudah.

3. Arsip Permanen

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung. Penyelenggaraan

perusahaan secara umum namun mempunyai nilai informasi yang cukup tinggi.

(28)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. C. Sistem Pemeliharaan Arsip

Setelah melakukan penelitian di CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, dapat

diketahui sistem pemeliharaan arsip di perusahaan tersebut sebagai berikut :

1. Semua surat/dokumen pembukuan yang ada hubungannya dengan kegiatan

perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung wajib disimpan dalam

map-map yang diberi nomor pengenal.

2. Pada tiap map-map surat/dokumen pembukuan dilakukan oleh petugas yang

benar-benar memahami isi dari pada tempat penyimpanan arsip tersebut.

3. Agar dapat mengadakan pemeriksaan Inventarisasi kembali maka harus

mengajukan usulan pemindahan arsip-arsip (formulir terlampir). Semua

surat arsip yang merupaka tembusan yang tidak diperlukan lagi

dimusnahkan tanpa berita.

4. Penyusutan/pembakaran arsip wajib disaksikan staf yang membawahi arsip

bagian dan perwira keamanan.

5. arsip-arsip surat/dokumen yang penting dipelihara sebaik-baiknya agar

mudah dicari apabila diperlukan, disimpan dalam map atau dijilid.

6. penyimpanan map-map atau arsip diatur sedemikian rupa di dalam lemari

arsip yang tersedia didalam ruangan tempat dimana karyawan melakukan

proses pekerjaan.

D. Penyusutan dan Penghapusan Arsip

Penyusutan yang dilakukan oleh event organizer Showbitz Mitra Andalan

(29)

cara memindahkan arsip dari unit pengelola ke gudang penyimpanan arsip yang

dimiliki event organizer Showbitz Mitra Andalan Medan.

Arsip-arsip yang telah mencapai masa aktif akan segera dipindahkan ke file

semi aktif, proses dari arsip aktif menjadi semi aktif berjarak 2 tahun, maka

apabila arsip-arsip tersebut telah berada 2 tahun di unit pengelola arsip maka arsip

tersebut dipindahkan ke file semi aktif kemudian setelah itu dipindahkan ke

gudang penyimpanan arsip.

Tujuan Penyusutan arsip adalah :

1. Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi.

2. Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan.

3. Mempercepat penemuan kembali arsip.

4. Menyelamatkan penemuan bukti pertanggungjawaban.

Pada penghapusan arsip event organizer Showbitz Mitra Andalan Medan

melakukan dengan cara yaitu untuk arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi

dan mempunyai jangka waktu penyimpanan yang telah mencapai 5 tahun maka

arsip yang berada di gudang penyimpanan arsip oleh unit pengelola akan

melakukan penghapusan arsip tersebut dengan cara arsip-arsip tersebut dibakar

dengan persetujuan pihak-pihak yang terkait dengan arsip-arsip tersebut.

E. Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip pada event organizer Showbitz Mitra Andalan meliputi

(30)

dilakukan bedasarkan sistem yang berlaku pada organisasi tersebut.

Kesederhanaan sistem yang dipilih untuk pengelolaan sistem kearsipan haruslah

mudah dimengerti oleh semua orang bukan hanya pengelola arsip tersebut.

Ketepatan penyimpanan arsip mempermudah pekerjaan pengelola kearsipan

dalam menemukan kembali arsip yang diinginkan. Sistem yang digunakan oleh

event organizer Showbitz Mitra Andalan sudah efisien sehingga arsip mudah

ditemukan dan peralatan yang digunakan cukup sederhana sehingga menghemat

(31)

BAB IV

PENUTUP

Bedasarkan uraian teoritis dan hasil penelitian pada event organizer

Showbitz Mitra Andalan Medan, dalam hal ini ada beberapa kesimpulan dan saran

yang mungkin dapat bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan Showbitz

Mitra Andalan Medan.

A. KESIMPULAN

1. Peranan kearsipan pada Event Organizer Showbitz Mitra Andalan Medan

sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi. Dengan adanya

sistem kearsipan maka kegiatan organisasi menjadi lebih baik lagi dalam hal

koresponden maupun surat-surat penting yang disimpan sebagai

file/dokumen kantor.

2. Sistem penyimpanan arsip pada CV. Showbitz Mitra Andalan dilakukan

bedasarkan sistem nomor yang prosedurnya dimulai dari membaca surat,

mengindeks, member kode surat sampai kepada penyimpanan surat ke

dalam filing cabinet.

3. Penyusutan dan penghapusan arsip yang dilakukan oleh event organizer

Showbitz Mitra Andalan Medan sudah dikelola secara efektif, apabila arsip

telah mencapai jangka waktu 2 tahun maka arsip tersebut dipindahkan ke

arsip semi aktif dan setelah berjangka waktu 5 tahun maka arsip tersebut

dapat dimusnahkan sesuai dengan persetujuan pihak-pihak yang terkait

(32)

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. B. SARAN

Bedasarkan kesimpulan, maka dapat dikemukakan beberapa saran yang

mungkin dapat bermanfaat bagi Event Organizer Showbitz Mitra Andalan Medan

untuk mendapat hasil yang lebih baik.

Adapun saran-saran penulis antara lain :

1. CV. Showbitz Mitra Andalan hendaknya memiliki ruangan khusus yang

digunakan untuk menyimpan arsip agar menciptakan efektifitas dan efisiensi

dalam pengelolaan kearsipan.

2. Agar Event Organizer Showbitz Mitra Andalan Medan tetap

mempertahankan efisiensi dan efektifitas kerja yang baik agar perusahaan

dapat berkembang mengikuti dinamika pembangunan.

3. Penyusutan dan penghapusan arsip yang dilakukan oleh event organizer

Showbitz Mitra Andalan Medan sudah dikelola secara efektif, namun lebih

ditingkatkan lagi agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak

diperlukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

4. Arsip yang disimpan, sebaiknya menggunakan kartu kendali arsip. Kartu ini

berguna untuk menghindari hilangnya arsip dan merupakan cara yang paling

mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.

5. Untuk menciptakan pengelolaan arsip yang baik, CV. Showbitz Mitra

Andalan hendaknya menyediakan tenaga kerja khusus yang menangani

bidang kearsipan sehingga pelaksanaan kearsipan pada CV. Showbitz Mitra