Oleh
EVA DIANA SARI
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mencapai Gelar SARJANA KOMPUTER
Pada
Jurusan Ilmu Komputer
Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam
JURUSAN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS LAMPUNG
ABSTRACT
THE DEVELOPMENT OF A LETTER ARCHIVING SYSTEM FOR HUMAN RESOURCES AND COMMUNICATION LAW ADMINISTRATION
DEPARTMENT OF PT PLN ( PERSERO ) LAMPUNG REGION
By
EVA DIANA SARI 0817032019
As the development of technologies in computers, human beings are competing to create the newest technology in the form of hardware and software. The big companies are certainly use computer-based information system (CBIS) for example PT PLN (Persero) of Lampung Region. PT PLN (Persero) of Lampung Region is a company that supplies electricity for Lampung Province. They have activities that associated with mailing and receiving letter. The received letters are accommodated in the secretary and are documented and archived using computer in semi manual manner. The computer system used less efficient and with given amount of letters often cause mistakes and slowness in registering them. This caused the slowness of searching of the archives and as well in generating and recap for the letters reporting. Moreover the letters documentation security is absent. Because of that, the existing system needs to be developed to improve services and good security. This research goal is to make a system for a letters documentation that has security features such as logins, and a good encryption and decryption using Twofish algorithms. This research used Visual basic 6.0 programming language combined with MySQL database and Crystal Report. The system development methodology used in this research is Waterfall. Black Box testing results show that the letter archive system has been successfully developed in accordance with the needs of the user.
ABSTRAK
PENGEMBANGAN SISTEM PENGARSIPAN SURAT
DI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA DAN KOMUNIKASI HUKUM ADMINISTRASI PT PLN (PERSERO)WILAYAH LAMPUNG
Oleh
EVA DIANA SARI 0817032019
Seiring perkembangan teknologi di bidang komputer, manusia berlomba-lomba menciptakan teknologi terbaru baik berupa hardware maupun software. Pada perusahaan-perusahaan besar tentu sudah menggunakan sistem informasi berbasis komputer (CBIS) tak terkecuali PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. PT PLN (Persero) Wilayah Lampung adalah Perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan listrik, setiap hari mempunyai kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat. Surat yang diterima ditampung di bidang kesekretariatan untuk didata menjadi dokumentasi arsip kantor yang sudah mengggunakan komputer namun secara semi manual. Sistem komputer yang digunakan kurang efisien mengingat jumlah surat sangat banyak sehingga sering terjadi kesalahan dan lambatnya dalam melakukan pemberian nomor. Selain itu, hal ini menyebabkan lambatnya proses pencarian arsip, pembuatan rekap surat dan pembuatan laporan surat serta fasilitas keamanan dokumentasi masih sangat kurang. Oleh sebab itu, sistem yang ada perlu dikembangkan untuk dapat meningkatkan pelayanan dengan tingkat keamanan yang cukup. Pada penelitian ini dibuat suatu sistem pengarsipan surat yang memiliki tingkat keamanan yang cukup aman karena selain dilengkapi menu login, sistem juga memiliki kemampuan dalam enkripsi dan deskripsi data-data surat dengan menggunakan algoritma twofish. Dalam penelitian ini digunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 dengan database MySQL, dan aplikasi crystal report
untuk menampilkan laporan. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan untuk penelitian ini adalah waterfall. Hasil pengujian Black Box pada sistem menunjukkan bahwa sistem pengarsipan surat telah berhasil dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ... i
DAFTAR GAMBAR ... ii
DAFTAR TABEL ... iii
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 5
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem ... 6
2.2 Karakteristik Sistem ... 7
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 8
2.4 Pengertian Data ... 10
2.5 Databases ... 10
Halaman
2.5.2 Keunggulan MySQL ... 11
2.6 Tatalaksana Kearsipan ... 12
2.6.1 Jenis Surat ... 12
2.6.1.1Surat ... 12
2.6.2 Produk Hukum ... 13
2.6.3 Pemberian Kode ... 15
2.7 Kriptografi... 15
2.7.1 Algoritma Kriptografi ... 16
2.7.2 Algoritma Twofish ... 18
2.8 Visual Basic ... 22
2.9 Crystal Reports ... 22
2.10 Pengujian Perangkat Lunak ... 23
2.11 Black Box Testing ... 24
2.12 Metodologi Pengembangan Sistem... 29
2.13 Alat Pengembangan Sistem ... 31
2.13.1 Use-case Diagram ... 31
2.13.2 Flowchat ... 34
2.13.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 35
2.13.4 The Entity Relationship Diagram (ERD) ... 36
III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... 40
Halaman
3.3 Metode Pengumpulan Data ... 41
3.4 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ... 41
3.4.1 Perencanaan ... 41
3.4.1.1Analisis Kelemahan Sistem... 42
3.4.1.2Analisis Kinerja ... 43
3.4.1.3Analisis Pengendalian ... 44
3.4.1.4Analisis Efisiensi ... 44
3.4.1.5Analisis Pelayanan ... 45
3.4.1.6Analisis Kebutuhan ... 45
3.4.1.7Diagram Alir Dokumen... 47
3.4.2 Perencanaan (Design) ... 50
3.4.2.1Diagram Konteks ... 51
3.4.2.2Data Flow Diagram (DFD) ... 52
3.4.2.3Flowchat ... 54
3.4.2.4Perancangan Basis Data ... 56
3.4.2.5Perancangan Input dan Output ... 64
3.4.3 Implementasi ... 70
3.4.4 Pengujian ... 70
IV. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem ... 75
4.1.1 Form Login ... 75
Halaman
4.1.3 Form User ... 77
4.1.4 Form Ganti Password ... 79
4.1.5 Form Bagian PLN ... 80
4.1.6 Form Data Pengolahan Surat ... 82
4.1.7 Form Jenis Surat ... 83
4.1.8 Form Kode Masalah ... 84
4.1.9 Form Agenda Surat Masuk ... 85
4.1.10 Form Agenda Surat Keluar ... 88
4.1.11 Form cetak Agenda Masuk ... 90
4.1.12 Form cetak Agenda Keluar ... 91
4.2 Pengujian Sistem ... 93
4.2.1 Hasil Pengujian ... 93
4.2.2 Pembahasan ... 119
V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 122
5.2 Saran ... 122
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Seiring dengan perkembangan teknologi di bidang komputer, manusia berlomba-lomba menciptakan teknologi terbaru di bidang komputer, baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) yang disebut sebagai aplikasi. Aplikasi-aplikasi yang dibuat ini adalah untuk memaksimalkan kemampuan komputer, yang tujuannya akhirnya tidak lain untuk membantu/memudahkan pekerjaan manusia.
Pada perusahaan-perusahaan besar tentu sudah menggunakan sistem informasi berbasis komputer (CBIS), tidak terkecuali pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. Perusahaan Listrik Negara (PLN) adalah perusahaan yang bergerak dibidang kelistrikkan negara dalam bertugas melaksanakan kegiatan perwujudan tenaga listrik, pelayanan pelanggan, pengoperasian dan pemeliharaan pembangkit dan jaringan distribusi tenaga listrik di wilayah kerjanya.
kontribusi dalam pembangunan nasional, melakukan usaha sesuai dengan kaidah ekonomi yang sehat, memperhatikan kepentingan stakeholder serta meningkatkan kepuasan pelanggan. PT PLN (Persero) Wilayah Lampung mempunyai beberapa bidang seperti : Bidang Perencanaan, Bidang Tehnik, Bidang Niaga, Bidang Keuangan, dan Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA).
Peningkatan kepuasan pelanggan dapat ditingkatkan dengan berbagai layanan. Salah satunya adalah bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA). Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) bertugas menangani pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Dikarenakan jumlah surat-surat tersebut sangat banyak maka penanganan arsip yang masih manual menjadi kendala tersendiri. Dari segi keandalan, tingkat kesalahan yang terjadi masih sering terjadi. Sistem pengarsipan surat yang dilakukan secara manual menyebabkan lambatnya dalam melakukan pemberian nomor surat, lambatnya dalam pencarian arsip/dokumentasi surat, rekap surat dan pembuatan laporan surat. Dari segi teknologi, bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung belum memaksimalkan pemanfaatan teknologi komputer. Komputer yang ada hanya untuk membuat dan mencetak surat keluar dan surat masuk dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word
sedangkan untuk pencatatan keluar masuk surat dicatat pada buku agenda surat.
pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung masih berupa format-format .doc. Dari segi waktu, untuk pencarian data surat baik itu nomor urut surat, nomor arsip surat memerlukan waktu yang sedikit lama.
Selain itu, Surat-surat yang masuk di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung ada beberapa yang bersifat rahasia sehingga tidak semua staff diperbolehkan mengakses surat tersebut. Oleh karena itu, diperlukan fasilitas keamanan data.
Melihat kondisi semacam ini, maka penulis mencoba mengembangkan Sistem Pengarsipan Surat di PT PLN (Persero) Wilayah Lampung dengan menambahkan keamanan data berupa password dan enkripsi data. Sistem ini dikembangkan agar surat masuk dan surat keluar dapat terdokumentasi dengan baik dan aman.
1.2 PERUMUSAN MASALAH
1.3 BATASAN MASALAH
Batasan masalah dari proposal penelitian ini, adalah :
1. Pengembangan sistem pengarsipan surat ini menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan MySQL sebagai database.
2. Sistem Pengarsipan ini dapat Menampilkan, Menyimpan, Mengubah, Menambah, Menghapus serta melakukan pencarian surat yang telah diarsipkan.
3. Sistem Pengarsipan juga dapat mengelompokkan nomor surat berdasarkan permasalahan.
4. Sistem dapat melakukan pengamanan data arsip surat masuk berupa password
dan enkripsi data.
5. Sistem juga dapat membuat laporan tentang jumlah surat yang dibedakan berdasarkan jenis surat dan waktu.
1.4 TUJUAN
1.5 MANFAAT
Penelitian ini dilakukan untuk memberikan manfaat nyata dalam hal berikut ini :
1. Membantu proses pengarsipan dari manual menjadi terkomputerisasi.
2. Untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat dalam proses pengarsipan surat di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu (Kusrini dan Kaniyo, 2007) :
1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-eleman atau
kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai “Suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelasaikan suatu aturan tertentu”.
2. Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan operasi didalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh
Richard F. Neushl sebagai ”Urutan operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi.
sendiri-sendiri, tetapi saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.
2.2 Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain adalah (Kusrini dan Koniyo, 2007) :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya.
3. Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
5. Penghubung Sistem (Interface)
Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.
6. Masukan Sistem (Input)
Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.
7. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.
8. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa yang datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.
berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien (Sutono, 2007).
2.4 Pengertian Data
Menurut Petroutsos (2002), data merupakan bentuk yang masih mentah atau informasi kasar berupa fakta, angka-angka yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu lebih lanjut, data diolah melalui sebuah model untuk menghasilkan informasi. Siklus Perkembangan Pengolahan Data (Expended data processing cycle) yaitu Masukan (Input), Memproses (Processing) dan Keluaran (Output) dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi yaitu Pengorganisasian (Organitation), Penyimpanan (Storage), Pendistribusian (Distribution).
2.5 Databases
Database adalah salah satu koleksi terorganisasi dari data terstruktur, yang disimpan dengan duplikasi item data yang minimum guna memberikan pool (kelompok) data yang konsisten dan terkontrol. Data ini umum bagi semua sistem, namun independen terhadap program yang menggunakan data itu (Sumin dan Soeparlan, 1995).
independen satu sama lain. Di dalam sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah field yang memiliki nilai unik untuk setiap baris (Petroutsos, 2002).
Dalam pengembangan sistem pengarsipan surat pada skripsi ini penulis menggunakan aplikasi databases MySQL, adapun beberapa penjelasan tentang
databases MySQL sebagai berikut :
2.5.1 MySQL
MySQL adalah salah satu aplikasi sistem manajemen databases relasional yang handal dalam mengelolah databases yang sederhana maupun komplek. MySQL
mempunyai dua macam lisensi yang dikeluarkan oleh MySQL AB, suatu perusahaan Swedia, lisensi tersebut yaitu :
1) Open Source software : MySQL tersedia via GNU GPL (General Public License) untuk yang gratis.
2) Commercial License : tersedia bagi siapa saja yang menyukai GPL, jika ingin mengembangkan dan menggunakan MySQL sebagai bagian dari software
produk baru maka pengembang harus membeli license commercial ini.
2.5.2 Keunggulan MySQL
Dibawah ini beberapa keunggulan dari databases MySQL (Sinarmata, 2006) :
1) Cepat : tujuan utama dari pengembangan MySQL adalah kecepatan dalam mengakses dan mengolah databases.
3) Mudah digunakan : kita dapat membangun dan berinteraksi dengan
databases MySQL cukup dengan pernyataan sederhana didalam bahasa SQL.
4) Dapat berjalan pada beberapa system operasi : seperti Windows, Linux, Mac OS, Unix (solaris, AIX, DEC unix) FreeBSD, OS/2, Irix, dan lainnya.
5) Aman : MySQL adalah sistem oktorisasi fleksibel yang mengijinkan beberapa atau semua privilege databases untuk pengguna khusus atau kelompok pengguna.
2.6 Tatalaksana Kearsipan
Sub bab 2.6 ini direferensikan dari buku terbitan PT PLN (Persero) 2004. Tatalaksana surat mengatur cara penerbitan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan di lingkungan PT PLN (Persero) secara terpadu guna menyampaikan/memperoleh data dan informasi yang cepat, tepat dan lengkap untuk pengambilan keputusan.
2.6.1 Jenis Surat
Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan, berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat, produk hukum dan produk media (Adji, 2004).
2.6.1.1 Surat
1. Surat Ekstern
Surat ekstern adalah surat yang ditujukan satu (tunggal) atau lebih dari satu (kolektif) kepada satuan organisasi, instansi pemerintah, swasta atau perorangan.
2. Surat Intern
Surat intern atau disebut Nota Dinas, adalah surat yang diperuntukkan sebagai sarana komunikasi di dalam lingkungan satuan organisasi dan dipergunakan sesuai dengan hirarki yang berlaku.
3. Surat Khusus
Surat bentuk khusus adalah surat yang dibuat secara sepihak dan mengikat kedua belah pihak berupa nota kesepahaman/memorandum of understanding (MoU),
surat perjanjian, surat peringatan/teguran, surat pernyataan, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, laporan, formulir, daftar pengantar dan undangan.
2.6.2.2 Produk Hukum
1. Keputusan
Keputusan adalah surat yang berisi pengaturan atau penetapan kebijaksanaan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Intruksi
Intruksi adalah surat yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan suatu kebijakan/ketetepan baik bersumber dari peraturan yang lebih tinggi maupun berdasarkan suatu kebijakan Direksi.
3. Edaran
Edaran adalah surat yang isinya memuat petunjuk atau penjelasan tentang hal-hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan berdasarkan peraturan/ketetapan/keputusan yang ada. Edaran bersifat umum dan berlaku tetap untuk seluruh atau sebagian Satuan Organisasi.
4. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang berlaku umum untuk waktu satu kali atau untuk waktu terbatas/tertentu, sampai isi pengumuman itu diketahui atau untuk dilaksanakan oleh Satuan Organisasi dan seluruh atau sebagian masyarakat di wilayah kerja Satuan Organisasi.
5. Pemberitahuan
2.6.3 Pemberian Kode
Pemberian kode adalah pembuatan/ penulisan kode surat, yang bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun, menyimpan dan menyajikan kembali. Pelaksanaan penerbitan nomor surat dipusatkan atau diberikan oleh Unit Tata Usaha, sedangkan untuk Nota Dinas nomor penerbitannya diberikan oleh Unit Pengolah (Adji, 2004).
Kode pokok masalah yang dipergunakan dalam pemberian nomor surat dalam bentuk angka :
Kode angka 0 = Manajemen
Kode angka 1 = Ketenagalistrikan
Kode angka 2 = Penelitian dan Pengembangan
Kode angka 3 = Pendidikan dan Pelatihan
Kode angka 4 = SDM dan Organisasi
Kode angka 5 = Keuangan
Kode angka 6 = Logistik
2.7 Kriptografi
Kriptografi berasal dari bahasa Yunani, crypto dan graphia. Crypto berarti secret
kriptografi adalah ilmu dan seni untuk menjaga keamanan pesan ketika pesan dikirim dari suatu tempat ke tempat lain (Ariyus, 2008)
2.7.1 Algoritma Kriptografi
Algoritma kriptografi merupakan langkah-langkah logis bagaimana menyembunyikan pesan dari orang-orang yang tidak berhak atas pesan tersebut. Algoritma kriptografi terdiri dari tiga fungsi dasar, yaitu (Ariyus, 2008) :
1. Enkripsi : merupakan hal yang penting dalam kriptografi, merupakan pengamanan data yang dikirimkan agar terjaga kerahasiaannya. Pesan asli disebut plaintext, yang diubah menjadi kode-kode yang tidak dimengerti. Enkripsi bisa diartikan dengan cipher atau kode. Sama halnya dengan kita tidak mengerti akan sebuah kata maka kita akan melihatnya di dalam kamus atau daftar istilah. Beda halnya dengan enkripsi, untuk mengubah teks-asli ke bentuk teks-kode kita menggunakan algoritma yang dapat mengkodekan data yang kita inginkan.
2. Dekripsi : merupakan kebalikan dari enkripsi. Pesan yang telah dienkripsi dikembalikan ke bentuk asalnya (teks-asli), disebut dengan dekripsi pesan. Algoritma yang digunakan untuk dekripsi tentu berbeda dengan algoritma yang digunakan untuk enkripsi.
Keamanan dari algoritma kriptografi tergantung pada bagaimana algoritma itu bekerja. Algoritma kriptografi dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan kunci yang dipakai (Ariyus, 2008) :
1. Algorima Simetri (menggunakan satu kunci untuk enkripsi dan dekripsinya) Algoritma ini disebut algoritma klasik karena memakai kunci yang sama untuk kegiatan enkripsi dan dekripsi. Keamanan dari pesan yang menggunakan algoritma ini tergantung pada kunci. Jika kunci tersebut diketahui oleh orang lain maka orang tersebut dapat melakukan enkripsi dan dekripsi terhadap pesan.
Algoritma yang memakai kunci simetri diantaranya adalah : a. Data Encryption Standar (DES).
b. RC2, RC4, RC5, RC6
c. International Data Encryption Algorithm (IDEA) d. Advanced Encryption Standard (AES)
e. One Time Pad (OTP) f. A5, dan lain sebagainya.
2. Algorima Asimetri (menggunakan kunci yang berbeda untuk enkripsi dan dekripsinya)
Algoritma asimetri sering juga disebut dengan algoritma kunci publik, dengan arti kunci kata yang digunakan untuk melakukan enkripsi dan dekripsi berbeda. Algoritma yang memakai kunci publik di antaranya adalah :
c. Diffie-Hellman (DH)
d. Elliptic Curve Cryptography (ECC) e. Kriptografi Quantum, dan lain sebagainya. 3. Hash Function
Fungsi Hash sering disebut dengan fungsi Hash satu arah (one-way function), message digest, fingerprint, fungsi kompresi dan message authentication cade
(MAC), merupakan suatu fungsi matematika yang mengambil masukan panjang variabel dan mengubahnya ke dalam biner dengan panjang yang tetap. Fungsi Hash biasanya diperlukan bila ingin membuat sidik jari dari suatu pesan. Sidik jari pada pesan merupakan suatu tanda bahwa pesan tersebut benar-benar berasal dari orang yang diinginkan.
2.7.2 Algoritma Twofish
Twofish merupakan algoritrma yang beroperasi dalam mode blok. Algoritma twofish sendiri merupakan pengembangan dari algoritma Blowfish. Tujuan perancangan Twofish yang selaras dengan kriteria NIST (National Institute of Standars and Technology) untuk AES (Advanced Encryption Standard) adalah sebagai berikut (Ariyus, 2008) :
1. Merupakan blok kode dengan kunci simetri dan blok sepanjang 128 bit. 2. Panjang kunci yang digunakan adalah 128 bit, 192 bit, dan 256 bit. 3. Tidak mempunyai kunci lemah.
5. Rancangan yang fleksibel,yang dapat diartikan, misalnya, dapat menerima panjang kunci tambahan.
6. Rancangan yang sederhana agar memudahkan proses analisis dan implementasi algoritma.
Selain kriteria-kriteria yang telah disebutkan diatas, pada Twofish juga ditambahkan kriteria performansi berikut (Hassouna, 2013) :
1. Menerima kunci dengan panjang berapapun hingga 256 bit.
2. Mengenkripsikan data dalam waktu kurang dari 500 clock cycles per blok pada Intel Pentium, Pentium Pro, dan Pentium II, untuk versi algoritma yang teroptimasi sepenuhnya.
3. Mampu membentuk kunci 128 bit (untuk kecepatan enkripsi yang optimal) dalam waktu yang kurang dari waktu yang dibutuhkan untuk mengenkripsi 32 blok pada Pentium, Pentium Pro, dan Pentium II.
4. Tidak menggunakan operasi yang membuat Twofish tidak efisien pada mikroprosesor selain 32 bit, mikroprosesor 8 bit, dan mikroprosesor 16 bit.
Blok diagram Twofish dapat dilihat secara global pada Gambar 2.1
Blok yang membangun Twofish seperti di bawah ini (Siddik, 2012) : 1. Jaringan Feistel
Jaringan Feistel adalah metode umum untuk mentransformasi suatu fungsi menjadi bentuk permutasi.
2. Kotak-S (S-boxes)
Kotak-S (S-boxes) adalah matriks yang berisi substitusi non-linear yang memetakan satu atau lebih bit dengan satu atau lebih bit lain dan digunakan di banyak blok kode.
3. MDS Matrices
Kode MDS (Maximum Distance Separable) pada sebuah field adalah pemetaan linear dari x elemen field ke y elemen field, dan menghasilkan vektor komposit x + y elemen, dengan ketentuan bahwa jumlah minimum dari elemen bukan nol pada setiap vektor bukan nol paling sedikit y + 1. Dengan kata lain, jumlah elemen yang berbeda di antara dua vektor berbeda yang dihasilkan oleh pemetaan MDS paling sedikit y + 1.
4. Transformasi Pseudo-Hadamard (PHT)
Transformasi Pseudo-Hadamard (PHT) adalah sebuah operasi pencampuran sederhana yang berjalan secara cepat dalam perangkat lunak PHT 32-bit dengan dua masukan didefinisikan sebagai :
a’ = a + b mod 232
b’ = a + 2b mod 232
5. Whitening
Whitening adalah sebuah teknik meng-XOR-kan material kunci sebelum putaran pertama dan setelah putaran terakhir.
6. Penjadwalan kunci
Penjadwalan kunci adalah proses pengubahan bit-bit kunci menjadi upa-kunci tiap putaran yang dapat digunakan oleh kode.
2.8 Visual Basic
Visual Basic adalah salah satu produk bahasa pemrograman yang dikeluarkan
Microsoft, salah satu perusahaan software terkemuka di dunia. Visual Basic
merupakan bahasa pemrograman yang mudah digunakan untuk pengembangan sistem, baik itu sistem kecil maupun sistem besar. Dengan banyaknya komponen kontrol yang disediakan oleh Visual Basic, membuat programmer dan para pengembang sistem lebih mudah dalam pembuatan sistem. Visual Basic banyak dipakai oleh programmer dan para pengembang sistem, karena kemudahan yang ditawarkan. Dalam pengembangan sistem, para programmer tidak terlalu dipusingkan dengan tampilan program, karena Visual Basic menyediakan banyak komponen kontrol untuk desain tampilan dari program, dengan Visual Basic dapat dikembangkan berbagai jenis sistem, seperti sistem database, jaringan internet, multimedia grafik, dan lainnya (Firdaus, 2006).
2.9 Crystal Reports
diolah oleh Crystal Reports dapat berasal dari sumber data lokal maupun sumber data remote, misalnya dari komputer server. Sumber data dapat berasal dari berbagai macam program sistem, misalnya dBase, Delphi, Access, Oracle, SQL Server, MySQL, dan lain-lain (Alam, 2005).
Crystal Report dapat dioperasikan secara mandiri untuk membuat laporan dari suatu sumber data atau bisa juga dioperasikan dari suatu program sistem, misalnya dari program Microsoft Visual Basic atau program Borland Delphi (Alam, 2005).
2.10 Pengujian Perangkat Lunak
Pengujian perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean. Sejumlah aturan yang berfungsi sebagai sasaran pengujian pada perangkat lunak adalah (Sukamto, 2009) :
1) Pengujian adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan.
2) Test case yang baik adalah test case yang memiliki probabilitas tinggi untuk menemukan kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya.
3) Pengujian yang sukses adalah pengujian yang mengungkap semua kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya.
1) Pengujian dimulai pada level modul dan bekerja keluar kearah integrasi pada sistem berbasiskan komputer.
2) Teknik pengujian yang berbeda sesuai dengan poin-poin yang berbeda pada waktunya.
3) Pengujian diadakan oleh software developer dan untuk proyek yang besar oleh
group testing yang independent.
4) Testing dan Debugging adalah aktivitas yang berbeda tetapi debugging harus diakomodasikan pada setiap strategi testing
Metode pengujian perangkat lunak ada 3 jenis, yaitu (Sukamto, 2009) : 1) White Box/Glass Box - pengujian operasi
2) Black Box - untuk menguji sistem
3) Use case - untuk membuat input dalam perancangan black box dan pengujian
statebased
2.11 Black Box Testing
dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Kasus uji yang dibuat untuk melakukan pengujian black box testing harus dibuat dengan kasus benar dan kasus salah.
Menurut Pressman (2010), black box testing juga disebut pengujian tingkah laku, memusat pada kebutuhan fungsional perangkat lunak. Teknik pengujian black box memungkinkan memperoleh serangkaian kondisi masukan yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi adalah fungsi tidak benar atau hilang, kesalahan antar muka, kesalahan pada struktur data (pengaksesan basis data), kesalahan performasi, kesalahan inisialisasi dan akhir program.
1. Equivalence Partitioning
Equivalence Partitioning merupakan metode black box testing yang membagi domain masukan dari program kedalam kelas-kelas sehingga test case dapat diperoleh. Equivalence Partitioning berusaha untuk mendefinisikan kasus uji yang menemukan sejumlah jenis kesalahan, dan mengurangi jumlah kasus uji yang harus dibuat. Kasus uji yang didesain untuk Equivalence Partitioning
Kesetaraan kelas dapat didefinisikan menurut panduan berikut (Pressman, 2001) : 1. Jika masukan kondisi menentukan kisaran, satu sah dan dua diartikan tidak
valid kesetaraan kelas.
2. Jika masukan membutuhkan nilai, kondisi tertentu satu sah dan dua tidak valid kesetaraan kelas diartikan.
3. Jika masukan kondisi menentukan anggota dari set, satu sah dan satu tidak valid kesetaraan kelas diartikan.
4. Jika kondisi yang input, boolean satu sah dan satu tidak valid kelas diartikan.
Sebagai contoh, pemeliharaan data untuk aplikasi bank yang sudah diotomatisasikan. Pemakai dapat memutar nomor telepon bank dengan menggunakan mikro komputer yang terhubung dengan password yang telah ditentukan dan diikuti dengan perintah-perintah. Data yang diterima adalah :
1. Kode Area : kosong atau 3 digit
2. Prefix : 3 digit atau tidak diawali 0 atau 1 3. Suffix : 4 digit
4. Password : 6 digit alfanumerik 5. Perintah : check, deposit, dll
Selanjutnya kondisi masukan digabungkan dengan masing-masing data elemen, dapat ditentukan sebagai berikut :
2. Prefix : kondisi masukan kisaran lebih besar 200 atau tidak diawali 0 atau 1.
3. Suffix : kondisi masukan nilai 4 digit.
4. Password : kondisi masukkan Boolean-pw mungkin diperlukan atau tidak. Kondisi masukan nilai dengan 6 karakter string.
5. Perintah : kondisi masukan diatur dengan berisi perintah-perintah yang telah didefinisikan.
Menerapkan pedoman untuk derivasi kelas kesetaraan, uji kasus untuk setiap masukan domain item data dapat dikembangkan dan dilaksanakan. Uji kasus dipilih sehingga jumlah terbesar dari atribut dari kelas kesetaraan tersebut dilakukan sekaligus.
Beberapa kata kunci dalam pengujian perangkat lunak yang dapat diperhatikan, yaitu (Simarmata, 2009) :
1. Dinamis
2.
TerbatasMeskipun pengujian dilakukan pada perangkat lunak sederhana sehingga rumit sekalipun, pengujian dilakukan dengan memenuhi batasan-batasan tertentu sesuai dengan kemampuan program. Batasan ini juga diberlakukan pada masukan-masukan yang dipilih untuk pengujian. Tidak semua kemungkinan masukan diujika pada perangkat lunak karena akan memakan waktu yang cukup panjang mengingat begitu banyaknya kemungkinan yang bisa terjadi. Untuk mengatasi hal ini, pemilihan masukan-masukan pada proses pengujian secara acak yang diperkirakan mampu memenuhi kebutuhan pengujian perangkat lunak akan dilakukan.
3.
TertentuPengujian dilakukan dengan batasan tertentu disesuaikan dengan harapan pada fungsi, respon, dan karakteristik perangkat lunak tersebut. Batasan tersebut akan disesuaikan dengan teknik-teknik pengujian yang ada. Pemilihan kriteria pengujian yang paling tepat merupakan hal yang kompleks. Dalam praktiknya, analisis risiko pengujian dan pengalaman terhadaop pengujian-pengujian sejenis akan diperlukan.
4. Harapan
2.12 Metodologi Pengembangan Sistem
Salah satu metodologi pengembangan sistem adalah waterfall model. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Gambar 2.2 menggambarkan tahapan pada model waterfall menurut Pressman (2001).
Gambar 2.2 Model Waterfall (Pressman, 2001)
Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model
Waterfall menurut Pressman:
1. System / Information Engineering and Modeling
Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya. Tahap ini sering disebut dengan
2. Software Requirements Analysis
Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.
Untuk mengetahui sifat dari program yang dibuat, maka para software engineer (Analis) harus mengerti tentang informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan dan user interface. Dari dua aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
3. Design
Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan software menjadi
representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti dua aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
4. Coding
Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis dikerjakan oleh programmer.
5. Testing / Verification
Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software.
Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari
harus diuji untuk memastikan bahwa peta mengkomunikasikan pesan yang dimaksud oleh user. Penyertaan dalam pengujian harus sebanding dengan konsekuensi dari kesalahan interpretasi (kesalahan dalam menjelaskan isi dalam peta). Pengujian desain dapat berkisar dari yang sederhana melalui pengujian isi peta (seperti navigasi peta) dimaksudkan untuk komunikasi internal saja, untuk pengujian kegunaan yang lebih menyeluruh dengan perwakilan dari user diharapkan memiliki distribusi yang luas.
6. Maintenance
Pemeliharaan suatu software diperlukan termasuk pengembangan, karena
software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu saja melainkan membutuhkan pengembangan atas kekurangan yang ditimbulkan oleh
software tersebut. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
2.13 Alat Pengembangan Sistem
Alat atau metode yang digunakan di tiap tahap pengembangan sistem di dalamnya yaitu:
1) Use-case Diagram
perspektif user dari software aplikasi tersebut. Sebuah use-case diagram
mengandung (Suhendar dan Gunadi, 2002) : a) Actor
b) Use-case
c) Interaksi antara actor dan use-case
a) Actor
Actor menggambarkan pengguna software aplikasi (user). Actor membantu memberikan suatu gambaran jelas tentang apa yang harus dikerjakan software
aplikasi. Sebagai contoh, sebuah actor dapat memberikan input ke dalam dan menerima informasi dari software aplikasi. Perlu dicatat bahwa sebuah actor
berinteraksi dengan use-case, tetapi tidak memiliki kontrol atas use-case. Sebuah actor mungkin seorang manusia, satu device hardware, atau sistem informasi lain. Actor dinotasikan seperti Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Actor
b) Use-case
1. Pola perilaku software aplikasi.
2. Urutan transaksi yang berhubungan yang dilakukan oleh satu actor
dengan software aplikasi
3. Sistem atau “benda” yang memberikan sesuatu yang bernilai kepada
actor.
Use-case dibuat berdasarkan keperluan actor. Use-caseharus merupakan “apa”
yang dikerjakan software aplikasi, bukan “bagaimana” software aplikasi mengerjakannya. Setiap use-case harus diberi nama yang menyatakan apa hal yang dicapai dari hasil interaksinya dengan actor, Nama use-case boleh terdiri dari beberapa kata dan tidak boleh ada dua use-case yang memiliki nama yang sama. Anda dapat memberikan deskripsi tentang suatu use-case dalam jendela dokumentasi untuk memperjelas maksud use-case tersebut.
Kadang-kadang anda tidak dapat mencakup semua keperluan suatu software
aplikasi dalam satu use-case. Oleh karena itu, biasanya kita menempatkan dan mengatur sebuah koneksi dari beberapa use-case dalam berbagai paket use-case (use-case package). Secara grafis, use-case dinotasikan pada Gambar 2.4
Gambar 2.4 Use-case c) Use-case konkret dan use-case abstrak
Use-case konkret adalah use-case yang dibuat langsung karena keperluan
termasuk didalam (include), diperluas dari (extend), atau memperumum (generalize) use-case lainnya.
Untuk menggambarkannya dalam use-case model biasanya digunakan
association relationship yang memiliki stereotype “include” dan “extend”, dan generalize relationship. Hubungan include menggambarkan bahwa suatu
use-case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use-case lainnya. Hubungan
extend antar use-case berarti bahwa satu use-case merupakan tambahan fungsionalitas dari use-case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu dipenuhi.
2) Flowchart
Flowchart merupakan bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Pada Tabel 2.1 dijelaskan simbol dan kotak
flowchart atau diagram alur yang paling umum dan sering digunakan sebelum pembuatan program komputer (H.S. dan Sumin, 1997).
Tabel 2.1 Simbol-simbol Flowchart
Simbol Keterangan
Simbol untuk menyatakan MULAI (START) ataupun BERHENTI (STOP) atau SELESAI (END).
KOTAK MASUKAN, untuk membaca data yang kemudian diberikan sebagai harga suatu variabel. Juga berfungsi untuk menanyakan/meminta data untuk dijadikan harga suatu variabel, kadang-kadang digunakan kotak.
KOTAK PENUGASAN, untuk memberi harga kepada suatu variabel, atau untuk melakukan perhitungan matematika yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel.
KOTAK KELUARAN, untuk mencetak (dan/atau menyimpan ) hasil/keluaran.
Tabel 2.1 Simbol-simbol Flowchart (Lanjutan)
KOTAK KEPUTUSAN, untuk memutuskan arah atau percabangan yang diambil sesuai dengan kondisi yang saat itu terjadi, BENAR atau SALAH.
Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur terputus disebabkan misalnya oleh pergantian halaman (tak cukup digambar satu halaman)
3) Data Flow Diagram (DFD)
Ada beberapa simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data, antara lain (Kristanto, 2003) :
a. Entity luar
Entity luar digambarkan dengan simbol persegi biasa. Entity luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem. Entity luar merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entity luar. Entity luar bisa digambarkan secara fisik dengan sekelompok orang atau mungkin sebuah sistem. Bentuk entity luar dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Entity Luar
b. Aliran data
Menggambarkan aliran data dari satu proses lainnya. Adapun simbol dari aliran data bentuk garisnya boleh bebas seperti terlihat pada Gambar 2.6
c. Proses
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum digambarkan dengan lingkaran. Bentuk proses dapat dilihat pada Gambar 2.7
Gambar 2.7 Proses
d. Berkas atau tempat penyimpanan
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simbol dari berkas ini dapat digambarkan dengan garis parallel seperti terlihat pada Gambar 2.8
Gambar 2.8 Tempat Penyimpanan
4) The Entity Relationship Diagram (ERD)
Seperti data flow diagram, ERD juga menggunakan simbol-simbol khusus untuk menggambarkan elemen-elemen ERD. Tabel 2.2 menjelaskan simbol-simbol yang digunakan dalam ERD (Al-Fatta, 2007) :
Tabel 2.2 Elemen-elemen dari ERD
IDEFIX Chen Information
Engineering Entitas :
Orang, tempat, atau benda Memiliki nama tunggal Ditulis dengan huruf besar Berisi lebih dari 1 instance
ENTITY NAME ENTITY NAME ENTITY
NAME
Attribute :
Properti dari entitas
Harus digunakan minimal oleh 1 proses bisnis
Dipecah dalam detail
ENTITY NAME ENTITY
NAME
Relationship :
Menunjukkan hubungan antar 2 entitas
Dideskripsikan dengan kata kerja
Memiliki modalitas (null/not null)
Memiliki kardinalitas (1:1, 1:N, atau M:N)
Relationship-name
Relationship-name
Berikut penjelasan dari elemen-elemen dari ERD : Entitas :
Entitas bisa berupa orang, kejadian, atau benda dimana data dikumpulkan. Untuk menjadi sebuah entitas, suatu obyek harus menampilkan beberapa kali event.
Attribute :
a. Informasi yang diambil tentang sebuah entitas.
Identifier
*Identifier
Attribute-name
Attribute-name Attribute-name
Attribute-b. Hanya yang digunakan oleh organisasi yang dimasukkan dalam model. c. Nama atribut harus merupakan kata benda.
d. Kadang nama entitas diletakkan di depan nama atribut untuk ketelitian.
Identifier :
a. Satu atau lebih atribut dapat menjadi identifier entitas, yang secara unik mengidentifikasikan setiap anggota dari entitas.
b. Concatenated identifier (identifier gabungan) terdiri dari beberapa atribut. c. Identifier bisa jadi artificial, seperti dengan membuat nomor ID.
d. Identifier tidak dikembangkan sampai fase desain.
Relationship :
a. Hubungan antar entitas.
b. Entitas pertama dalam relationship disebut entitas induk, entitas kedua disebut dengan entitas anak. Relationship harus memiliki nama yang berupa kata kerja.
c. Relationship berjalan 2 arah.
Kardinalitas :
a. Kardinalitas mengacu pada beberapa kali instance dari suatu entitas dapat berelasi dengan instance lain di entitas yang berbeda.
b. Satu instance dalam suatu entitas mengacu pada satu dan hanya satu instance
c. Satu instance dalam suatu entitas mengacu ke satu atau lebih instance yang berelasi (1:N).
d. Satu atau lebih instance dalam suatu entitas mengacu pada satu atau lebih
instance pada entitas yang berelasi (M:N).
Modalitas :
a. Mengacu pada apakah suatu instance dari entitas anak dapat ada tanpa suatu relasi dengan instance dari entitas induk atau tidak.
b. Not Null, berarti bahwa suatu instance pada entitas yang berelasi harus ada untuk suatu instance dari entitas lain untuk disebut valid.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. Waktu penelitian dilakukan selama semester genap tahun ajaran 2011-2012.
3.2 Alat dan Bahan
Adapun alat dan bahan yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini, yaitu : 1. Komputer PC (Personal Computer) Pentium 4
2. Printer 3. Scanner
4. Program Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
5. Program DatabasesMySQL
6. Program Easy Case
7. Program Crystal Reports
8. Program Microsoft Office Word
9. Program Microsoft Visio 2007
3.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut : 1) Observasi
Mempelajari sistem pengarsipan yang berjalan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung melalui contoh-contoh dari laporan surat masuk maupun surat keluar, arsip-arsip surat.
2) Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan mempelajari bahan-bahan pustaka atau literatur yang mendukung penerapan Visual Basic dan MySQL dalam Sistem Pengarsipan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
3.4 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak pada penelitian ini menggunakan model
Waterfall yang diimplementasikan melalui tahapan-tahapan berikut :
3.4.1 Perencanaan (planning)
mengumpulkan data yang berkaitan sistem pengarsipan surat di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
Penelitian ini dilakukan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung dengan mempelajari sistem pengarsipan surat yang merupakan salah satu tugas di bidang tersebut. Analisis ini berfungsi untuk mengetahui kekurangannya, dan hasil analisis ini sebagai dasar pengembangan sistem yang diharapkan bermanfaat untuk kemajuan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
3.4.1.1 Analisis Kelemahan Sistem
Analisis terhadap kelemahan bertujuan untuk mengenali lebih jauh apakah sistem yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun kelemahan sistem pengarsipan surat di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung adalah sebagai berikut :
a. Dari segi keandalan
b. Dari segi teknologi
Di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung belum memaksimalkan teknologi komputer secara maksimal. Komputer yang ada hanya untuk membuat dan mencetak surat keluar dan surat masuk dengan menggunakan aplikasi
Microsoft Word sedangkan untuk pencatatan keluar masuk surat dicatat pada buku agenda surat.
c. Dari segi dokumen
Dokumen-dokumen atau berkas-berkas surat di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung masih berupa format-format surat dari Microsoft Word.
d. Dari segi waktu
Waktu untuk pencarian data surat baik itu nomor urut surat, nomor arsip surat memerlukan waktu yang lebih lama.
3.4.1.2 Analisis Kinerja
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kinerja
Sistem Lama Sistem Baru
1. Response time untuk informasi yang dibutuhkan, khususnya yang berkaitan dengan pengarsipan surat, dinilai masih lambat karena sistem belum secara penuh melakukan proses komputerisasi.
2. Dalam pembuatan
1.Diharapkan segala pengarsipan tentang surat menyurat dilakukan secara penuh oleh sistem yang baru sehingga response time untuk informasi baik itu data master atau rekap laporan memerlukan waktu yang singkat.
2.Laporan surat sudah ditangani oleh sistem sehingga user berperan sebagai entri data.
3.4.1.3 Analisis Pengendalian
Pengendalian atas sebuah sistem sangatlah dibutuhkan. Keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.
Tabel 3.2 Tabel Analisis Pengendalian
Sistem Lama Sistem Baru
1.Tidak ada proteksi terhadap data. 2.Bagian seketariat kurang mampu
mengontrol kesalahan dan mengoreksi informasi karena terlalu banyak data dan pengarsipan yang kurang baik.
1. Dengan adanya password diharapkan hak akses tergantung pada status user sehingga sistem tidak akan dapat diakses oleh sembarang orang.
2. Bagian seketariat dapat lebih mudah mengontrol dan mengoreksi kesalahan informasi.
3.4.1.4 Analisis Efisiensi
Tabel 3.3 Tabel Analisis Efisiensi
Sistem Lama Sistem Baru
Penggunaan komputer untuk membuat laporan surat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Diharapkan dengan adanya sistem pengarsipan yang berbasis aplikasi
desktop ini maka penggunaan
teknologi komputer dapat meningkatkan keandalan dan efisiensi.
3.4.1.5 Analisis Pelayanan
Peningkatan pelayanan terhadap pengguna jasa pengarsipan merupakan tujuan utama. Proses pelayanan dirasa cukup baik namun pencarian nomor urut surat dan dokumen arsip surat dengan menggunakan buku agenda menyebabkan waktu pelayanan yang lebih lama.
3.4.1.6 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem, diidentifikasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mampu digunakan untuk menerapkan sistem yang akan dibuat. Nantinya, sistem pengarsipan yang dibuat ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai jenis personal computer.
a. Sistem dapat membantu dalam pengarsipan surat dengan tepat dan rapi.
b. Sistem juga dapat membantu dalam pemberian nomor urut surat.
c. Sistem dapat membantu pembuatan laporan jumlah surat yang masuk dan surat keluar.
d. Penggunaan fitur-fitur pada sistem yang mudah digunakan oleh user (user friendly).
e. Sistem dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing klasifikasi user.
Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram.
Actor yang terlibat pada sistem ini adalah seketariat bidang, seketariat umum, dan menajer bidang. Seketariat bidang dapat melakukan seluruh fungsi yang disediakan oleh sistem.
Gambar 3.1 merupakan gambaran use-case diagram untuk sistem pengarsipan. Setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk ke sistem. Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem yang disediakan. Fungsi yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk setiap actor. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh sistem untuk masing-masing
actor yaitu :
2. Manajer Bidang dapat menerima surat dan formulir pengendalian surat masuk, melakukan persetujuaan terhadap surat keluar.
Menerima Surat Masuk/keluar
Melakukan acc terhadap surat keluar Melakukan enkripsi data surat
Melakukan deskripsi data surat
<< include >>
<< include >>
Manajemen Secret Key
<< in clude
>>
Gambar 3.1 Use-case Diagram Sistem pengarsipan surat
3.4.1.7 Diagram Alir Dokumen
Wilayah Lampung dibagi menjadi dua prosedur yaitu : Prosedur Surat masuk dan Prosedur Surat keluar. Berikut adalah prosedur dari sistem yang berjalan.
a. Prosedur Surat Masuk
Surat Pertama-tama masuk dan diterima oleh seketariat umum, kemudian seketariat umum mencatat surat dibuku agenda dan diklasifikasikan berdasarkan bidang dan surat diedarkan ke seketariat bidang sesuai tujuan surat.
Setelah surat masuk dan diterima dari seketariat umum ke seketariat bidang, kemudian seketariat bidang mengagendakan surat, memberi nomor agenda dan membuat formulir pengendalian surat masuk yang akan dilanjut ke manajer bidang.
Surat masuk serta formulir pengendalian surat yang sudah diterima manajer bidang kemudian diproses berdasarkan isi surat dan didistribusikan ke seketariat umum untuk dilanjut proses dan diarsipkan.
Kemudian seketariat bidang mengarsipkan surat masuk dan formulir serta memproses apakah cukup dengan diarsipkan atau tidak.
SEKRETARIAT UMUM untuk di prose dan di arsipkan
Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Masuk
b. Prosedur Surat Keluar (Nota Dinas)
Nota Dinas dibuat oleh seketariat bidang dan kemudian didistribusikan ke Manajer Bidang untuk minta persetujuan.
Nota Dinas yang sudah diterima oleh Manajer Bidang diproses dan ditandatangani sebagai bentuk persetujuan kembali ke seketariat bidang untuk dilanjut proses.
rangkap 3(tiga) yang selanjutnya dikirim ke tujuan surat, rekapannya akan didistribusikan keseketariat bidang dan Seketariat Umum untuk diarsipkan. Berikut ini adalah Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Keluar yang disajkan pada Gambar 3.3 :
SEKRETARIAT BIDANG
Prosedur Surat Keluar/Nota Dinas
MANAJER BIDANG
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Keluar
3.4.2 Perencanaan (Design)
pembuatan laporan surat, mengantisipasi kesalahan nomor urut surat, mencetak surat kapan saja dibutuhkan, pencarian surat cukup dengan mengentrikan nomor urut surat atau tanggal surat maka komputer akan mencarikannya sesuai yang ada dalam databases. Ketepatan dalam melakukan perhitungan jumlah surat yang masuk dalam rentang waktu tertentu.
3.4.2.1 Diagram Konteks
SISTEM PENGARSIPAN SURAT PT PLN (Persero)
SEKETARIAT BIDANG MANAGER BIDANG
- Lap.Surat Masuk - Lap.Surat Keluar
- Data Klasifikasi Surat - Data Surat Masuk
- Lap. Rekap Surat
- Data Surat Keluar
- Lap.Surat Masuk - Lap.Surat Keluar
- Lap. Rekap Surat
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan
3.4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram adalah diagram konteks yang lebih rinci. Berikut ini adalah Data Flow Diagram dari sistem pengarsipan yang diusulkan.
1) Data Flow Diagram (DFD) Level 1
SEKETARIAT BIDANG
1. Entri Data Surat Masuk 3. Entri Data Surat
Kelur
4. Klasifikasi Surat
- Lap. Rekap Surat - Lap. Surat Keluar - Lap. Surat Masuk
Gambar 3.5 DFD Level 1 Sistem Pengarsipan
2) Data Flow Diagram (DFD) Level 2
Gambar 3.6 merupakan DFD Level 2 Sistem Pengarsipan untuk proses laporan.
5.1 Lap. Surat
Masuk 5.2 Lap. Surat Keluar 5.3 Arsip Surat Keluar 5.4 Rekap Surat
Agenda Surat Masuk Agenda Surat Keluar Jenis Surat
Manajer Bidang Seketariat Bidang
Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar
Lap. Surat Keluar Lap. Rekap
Surat
3.4.2.3 Flowchat
Flowchat merupakan bagan yang menunjukkan alir didalam proses sistem. Gambar 3.7 adalah Flowchat dari proses enkripsi sistem pengarsipan menggunakan Algoritma Twofish. Gambar 3.8 adalah Flowchat dari proses dekripsi sistem pengarsipan menggunakan Algoritma Twofish.
MULAI
Satukan Kembali ROR dan ROL
SELESAI
MULAI
Chipertext (Blok = 128 bit)
Tukar ROR dan ROL
Ci = R16 (i+2) mod 4 XOR Ki+4
R0, i= Pi XOR Ki
(Fr,0,Fr,1) = F (Rr,0, Rr,1, r) Rr+1,0 = ROR (Rr, 2 XOR Fr, 0,1) Rr+1.1 = ROR (Rr,3,1) XOR Fr, 1 Rr+1,2 = Rr,0
Rr+1,3 = Rr,1
i=16
R0,i= Pi XOR Ki
Blok/4 = P0..P3
SELESAI Plaintext (Blok =
128 bit)
i= i+1
TIDAK
YA
i=0
3.4.2.4 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data yang dibuat mempunyai tujuan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari field yang berbentuk suatu sistem output.
1) Entity Relation Diagram (ERD)
N
2) Physical Data Modelling
Physical Data Modelling menunjukkan hubungan antar tabel yang ditandai adanya foreign key. Berikut ini adalah Physical Data Modelling pada sistem pengarsipan surat yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 3.10 :
3) Struktur Tabel
Berikut ini adalah struktur tabel dari sistem pengarsipan yang diusulkan : 1. Tabel User
Tabel User merupakan tabel yang menyimpan data-data user yang dapat mengakses ke sistem. Di dalam tabel user disediakan hak akses yang berfungsi untuk membatasi user dalam menggunakan menu-menu tertentu yang ada pada sistem. Atribut dari Tabel User dapat dilihat pada Tabel 3.4 :
Tabel 3.4 Tabel User
Tabel User
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_User Char 5 Kode Pengguna Aplikasi (PK) Nm_User Varchar 20 Nama Pengguna
Password Varchar 6 Password Pengguna LevelUser Tinyint 4 Level Hak Akses KetUser Varchar 25 Keterangan Pengguna
2. Tabel Sifat
Tabel Sifat adalah tabel yang menjelaskan tentang sifat surat tersebut. Atribut dari Tabel Sifat dapat dilihat pada Tabel 3.5 :
Tabel 3.5 Tabel Sifat
Tabel Sifat
Nama Field Type Size Keterangan
3. Tabel Bagian PLN
Tabel Bagian PLN di gunakan untuk bagian surat. Atribut dari Tabel Bagian PLN dapat dilihat pada Tabel 3.6 :
Tabel 3.6 Tabel Bagian PLN
Tabel Bagian PLN
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Bagian Char 4 Kode Bagian (PK) Keterangan Varchar 150 Keterangan Bagian
4. Tabel Jenis Surat
Tabel Jenis Surat di gunakan untuk mengelompokkan surat berdasarkan jenis surat. Atribut dari Tabel Jenis Surat dapat dilihat pada Tabel 3.7 :
Tabel 3.7 Tabel Jenis Surat
Tabel Jenis Surat
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_JenisSurat Char 2 Kode Jenis Surat (PK) Keterangan Char 50 Keterangan Jenis Surat
5. Tabel Agenda Masuk
Tabel 3.8 Tabel Agenda Masuk
Tabel Agenda Masuk
Nama Field Type Size Keterangan
No_AgendaMasuk Char 12 Nomor Agenda Surat
(PK)
Kd_JenisSurat Char 2 Kode Jenis Surat
Tgl_TerimaSurat Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal terima surat
No_SuratMasuk Text Nomor surat masuk
Tgl_SuratMasuk Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal surat masuk
Dari Text Asal surat
Kd_Bagian Varchar 255 Kode bagian
Lampiran Text Lampiran surat
Perihal Text Perihal surat
Diteruskan_Kepada Text Diteruskan kepada
Tgl_Diteruskan Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal teruskan surat Tgl_Kembali Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal surat kembali
Klasifikasi Text Klasifikasi surat
Kd_Pengolahan Char 2 Kode pengolahan
Indeks Text Indeks surat
Petunjuk_Silang Text Petunjuk silang
Jadwal_Referensi Text Jadwal referensi
Catatan Text Catatan
Kd_Sifat Char 2 Kode sifat surat
StatEnkrip Varchar 5 Status enkripsi
Foto MediumBl
ob
Hasil dari scanner surat
6. Tabel Agenda Keluar
Tabel 3.9 Tabel Agenda Keluar
Tabel Agenda Keluar
Nama Field Type Size Keterangan
No_AgendaKeluar Char 12 Nomor agenda surat masuk(PK) Tgl_agendaKeluar Date Yyyy-mm-dd Tanggal agenda
Kd_Masalah Char 3 Kode masalah
Kd_Bagian Char 4 Kode Bagian
No_suratkeluar Text Nomor surat keluar
Tgl_suratKeluar Date Yyyy-mm-dd Tanggal surat
Kepada Text Kepada
Kd_sifat Char 2 Kode sifat
Nama_pengirim Text Nama pengirim surat
Perihal Text Perihal surat
Ket_tem1 Text Keterangan tembusan 1
Tem1 Text Tembusan1
Ket_tem2 Text Keterangan tembusan 2
Tem2 Text Tembusan 2
Ket_tem3 Text Keterangan tembusan 3
Tem3 Text Tembusan3
Ket_tem4 Text Keterangan tembusan 4
Tem4 Text Tembusan4
Ket_tem5 Text Keterangan tembusan 5
Tem5 Text Tembusan5
StatEnkrip Varchar 5 Status Enkripsi
Foto Mediu
m Blob
- Hasil dari scanner surat
7. Tabel Pengolahan
Tabel 3.10 Tabel Pengolahan
Tabel Pengolahan
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Pengolahan Char 2 Kode pengolahan (PK) Keterangan Char 255 Keterangan pengolahan
8. Tabel Kode Masalah
Tabel kode masalah digunakan untuk pengelompokkan surat berdasarkan kode masalah. Atribut dari Tabel Kode Masalah dapat dilihat pada Tabel 3.11 : Tabel 3.11 Tabel Kode Masalah
Tabel Kode Masalah
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Masalah Char 5 Kode Masalah (PK) Keterangan Char 100 Keterangan Masalah
9. Tabel Secret Key
Tabel Secret Key digunakan untuk mengganti Secret Key atau kunci dalam enkripsi data-data surat. Atribut dari Tabel Secret Key dapat dilihat pada tabel 3.12 :
Tabel 3.12 Tabel Secret Key
Tabel Secret Key
Nama Field Type Size Keterangan
10. Tabel Secret Key det
Tabel Secret Key det digunakan untuk menyimpan Secret Key atau kunci dalam enkripsi data yang telah diganti oleh user. Atribut dari Tabel Secret Key Det dapat dilihat pada tabel 3.13 :
Tabel 3.13 Tabel Secret Key Det
Tabel Secret Keydet
Nama Field Type Size Keterangan
SecretKey Char 6 Kunci enkripsi (PK) NoAgenda Varchar 12 Nomor agenda surat
11. Tabel Log Secret Key
Tabel Log Secret Key digunakan sebagai tabel pendukung untuk mengganti Secret key atau kunci dalam melakukan enkripsi data surat. Atribut dari Tabel Log Secret Key dapat dilihat pada tabel 3.14 :
Tabel 3.14 Tabel Log Secret Key
Tabel Log Secret Key
Nama Field Type Size Keterangan
TglUpdate Char 8 Tanggal ganti kunci SecretKey Char 6 Kunci enkripsi (PK)
KdUser Char 5 Kode user
3.4.2.5 Perancangan Input dan Output
