SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
DI SMP NASIONAL BANDUNG
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan Pada Program Studi Manajemen Informatika Jenjang Diploma Tiga Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Irwan Supriyadi Wiguna 10907120
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
i
ABSTRAK
Perpustakaan di SMP Nasional Bandung, didirikan atas dasar inisiatif guru-guru yang mempunyai peran sangat penting, karena dengan adanya sebuah perpustakaan di SMP Nasional Bandung ini berarti sekolah telah memberikan layanan bagi guru-guru maupun siswa-siswi dalam proses belajar mengajar yang akan memberikan sebuah pengetahuan baru. Masalah yang sering dihadapi mulai dari proses pengembalian buku masih melihat catatan peminjaman buku perkelas yang menyebabkan proses pencatatan data menjadi lebih lama serta pembuatan laporan diambil dari catatan peminjaman buku perkelas.
Adapun metode pengembangan sistem yang penulis gunakan adalah model waterfall (Linear Sequential Model), dan pendekatan yang digunakan dalam penelitian adalah pendekatan terstruktur, sedangkan metode penelitian berupa observasi langsung, wawancara dan mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pembuatan program aplikasi ini, dengan menggunakan alat pemodelan diantaranya diagram alir dokumen, diagram konteks serta data flow diagram (DFD). Sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan bahasa Visual Basic 6.0.
Dengan adanya sistem informasi perpustakaan di SMP Nasional Bandung akan mempercepat proses pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku. Akan tetapi penulis menyadari bahwa sistem ini sangat sederhana dan perlu dikembangkan menjadi lebih baik.
ii ABSTRACT
Nasional Junior High School Library at Nasional Bandung, founded upon the initiative of teachers who have a very important role, because the existence of a library in SMP Nasional Bandung This means schools are already providing services to the teachers and students in teaching and learning that will provide a new knowledge. These problems often faced by start of the process of borrowing books is still seeing record perkelas book that caused the data recording process takes more time and preparation of reports taken from the record book loaning perkelas, it takes a long time.
The system development method which writer use is the waterfall model (Linear Sequential Model), and the approach used in research is a structured approach, while research methods such as direct observation, interviews and collect documents necessary for the making of this application program, using the tools modeling such as flowcharts document, context diagram and data flow diagram (DFD). Meanwhile, database application development tools using Visual Basic 6.0.
With the existence of library information systems at the junior Nasional Bandung will accelerate the process of data processing loaning and book return. But the authors recognize that this system is very simple,
iii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Alhamdulillah, akhirnya berkat Rahmat dan Izin – Nya, penulis dapat
menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini. Shalawat serta salam semoga tercurah untuk
pimpinan umat, Nabi Besar Muhammad SAW, yang selalu memberikan teladan, yang
menerangi langkah menuju kebenaran, meninggalkan kebodohan, serta bagi para sahabat,
keluarga, dan para mujahid yang selalu membantu perjuangan Beliau.10
Penyusunan Laporan Tugas Akhir ini pada hakiktanya menguraikan judul laporan
yang penulis susun, yaitu “Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Nasional
Bandung” dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai akhir
dari hasil penelitian di Perpustakaan SMP Nasional Bandung.
Penulis menyadari pada Laporan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak
kekurangan, namun penulis mencoba untuk menyelesaikan laporan ini dengan sebaik –
baiknya. Harapan penulis, laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis tidak lepas dari bimbingan
serta bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih terutama kepada Ibu
Wahyuni,S.Si.,MT yang telah memberikan bantuan serta saran dalam penyelesaian Tugas
iv
1. Dr.Ir.Eddy Soeryanto Soegoto M.MC, selaku Rektor Universitas Komputer
Indonesia.
2. Dr.Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.
3. Dadang Munandar, SE.,M.Si., selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.
4. Wartika, MT , selaku Dosen Wali MI-20 2007 yang telah membantu kelancaran dari berbagai permasalahan mengenai perkuliahan.
5. Wahyuni,S.Si.,MT, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu,
bantuan, dukungan serta kesabarannya membimbing penulis dalam penyusunan
tugas akhir ini dari awal sampai akhir.
6. Staf Tata Usaha Fakultas Teknik dan Ilmu Informatika, Universitas Komputer
Indonesia, Terima kasih atas bantuannya.
7. Ibu Guru SMP Nasional Bandung terima kasih atas izinnya dalam melakukan
penelitian.
8. Kepada keluarga, terutama bapakku terima kasih banyak atas dukungan dan
do’anya serta ibu yang selalu kasih semangat dan nasehat
9. Kepada seseorang yang selalu memberikan semangat, dukungan dan do’anya
terima kasih atas semuanya.
10.Kepada temen-teman mahasiswa MI-20 angkatan 2007 dan sahabat-sahabatku
v
Penyusun menyadari, bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini masih
banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan
pengetahuan dan kemampuan penulis. Oleh sebab itu, penulis harapkan kritik dan saran
dari semua pembaca akan senantiasa diterima penulis sebagai masukkan yang berarti.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi yang membutuhkan. Mohon maaf atas segala kekurangan. Semoga Allah SWT
senantiasa melimpahkan segala Rahmat – Nya kepada kita semua.
Penulis doakan semoga segala bantuan yang diberikan kepada penulis hingga
laporan Tugas Akhir ini selesai di balas oleh Allah SWT.Amiin.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Bandung, Juli 2010
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mengubah dunia menjadi serba mudah dan membawa dampak perkembangan serta kemajuan disegala bidang. Salah satu teknologi yang berkembang pesat adalah dibidang teknologi khusunya komputer. Komputer memegang peranan penting di berbagai bidang usaha dan pendidikan yang telah menjadikan komputer sebagai sarana yang wajib dimiliki oleh semua instansi-instansi pemerintah dan swasta, kerana komputer dapat menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer, maka informasi yang disediakan harus dapat digunakan oleh perpustakaan untuk mengumpulkan, merawat, dan melestarikan bahan-bahan perpustakaan berupa rekaman hasil pemikiran.
2
Pada perpustakaan SMP Nasional Bandung, masalah-masalah yang selalu dihadapi mulai dari proses pendaftaran anggota baru, proses peminjaman buku masih mencari satu persatu di rak-rak buku yang dapat menyita waktu banyak, proses pengembalian buku masih melihat catatan peminjaman buku, terjadi keterlambatan dalam proses pembuatan laporan buku karena masih melihat catatan peminjaman buku perpustakaan. Maka dari itu diperlukan sistem informasi pengolahan data agar mempermudah dan mempercepat dalam peningkatan kualitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku. Komputer mempunyai kemampuan yang tinggi sebagai alat bantu pengelolaan data, kapasitas penyimpanan yang besar, dan kecepatan dalam proses yang tinggi. Oleh karena itu, penulis mencoba merancang suatu sistem yang dapat mempermudah dan mempercepat dalam pelayanan proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menetapkan penelitian judul
“Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Nasional Bandung ”.
1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah
Dalam penelitian yang dilakukan pada Perpustakaan Nasional Bandung ditemukan permasalahan dalam peminjaman dan pengembalian diantaranya:
a. Identifikasi Masalah
3
1. Proses peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan masih bersifat manual,sehingga proses peminjaman dan pengembalian buku menjadi cukup lama.
2. Proses penyampaian informasi mengenai buku - buku yang tersedia di perpustakaan masih manual yaitu dengan cara langsung mencari di rak -rak buku sementara pengunjung tidak mengetahui pasti buku tersebut ada atau tidak. 3. Serta pembuatan laporan diambil dari catattan peminjaman buku perkelas, hal ini
membutuhkan waktu yang cukup lama.
b. Rumusan Masalah
Seperti yang terdapat pada identifikasi masalah yang ada maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi perpustakaan buku yang sedang berjalan di perpustakaan SMP Nasional Bandung.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi pada perpustakaan SMP Nasional Bandung.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi perpustakaan di perpustakaan SMP Nasional Bandung.
4
1.3. Maksud Dan Tujuan Penelitian
Dalam melakukan penelitian,hendaknya kita mengetahui maksud dan tujuannya agar penelitian yang dilakukan dapat terarah dan terorganisasi dengan baik. Adapun maksud dan tujuan adalah sebagai berikut :
a. Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang baru di perpustakaan SMP Nasional Bandung dalam memperbaiki permasalahan-permasalahan yang ada.
b. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di perpustakaan SMP Nasional Bandung.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan SMP Nasional Bandung.
3. Untuk menguji sistem informasi perpustakaan di perpustakaan SMP Nasional Bandung.
5
1.4. Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan penelitian sebagai berikut: 1.4.1. Kegunaan Akademis
a. Bagi Pengembangan Ilmu
Hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu manajemen keadaan yang terjadi dilapangan. Sehingga dengan adanya perbaikan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen informatika yamg sudah ada ditahapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.
b. Bagi Peneliti Lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada penerus atau para akademis yang akan mengambil tugas akhir dalam kajian yang sekaligus referensi dalam penulisan.
c. Bagi Penulis
Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori dan praktek, belajar menganalisa dan melatih daya pikir dalam mengambil kesimpulan permasalahan yang ada didalam perusahaan, khususnya perpustakaan di SMP Nasional Bandung
1.4.2. Kegunaan Praktis
a. Bagi sekolah di SMP Nasional Bandung
6
b. Bagi pelajar SMP Nasional Bandung
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai informasi tentang Sistem Informasi Perpustakaan di SMP Nasional Bandung, agar para pelajar menyadari pentingnya pemahaman Sistem Informasi Perpustakaan dalam rangkameningkatkan kualitas belajar mengajar serta menambah ilmu pengetahuan.
1.5. Batasan Masalah
Untuk mengkaji suatu permasalahan diperlukan pembatasan agar penyajiannya lebih terarah dan mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk itu penulis membatasi permasalahan sistem informasi perpustakaan pendaftaran,peminjaman dan pengembalian di SMP Nasional Bandung yaitu:
1. Pembahasan implementasi berupa rancangan sistem informasi di perpustakaan SMP Nasional Bandung.
2. Pengujian yang dilakukan hanya program aplikasi sistem informasi perpustakaan di SMP Nasional Bandung.
7
1.6. Lokasi Dan Waktu Penelitian
Kegiatan penelitian ini berlokasi di SMP Nasional Bandung Jl. Sadang Serang No. 17. Bandung
Table 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian
No Tahap
Bulan
Maret April Mei Juni
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1
Survei
objek
Penelitian
2 Analisis
3 Design
4 coding
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam menderfinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu
menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem
sebagai berikut :
Sistem adalah kumpulan atau bagian-bagian yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto, sistem dapat didefinisikan kedalam 2 pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada elemennya.
Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedurnya sistem dapat
didefinisikan yaitu sebagai berikut :
Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA (2002 : 1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang Saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama melakukan kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan yang lebih menekankan pada elemennya sistem dapat
didefinisikan yaitu sebagai berikut:
9
2.1.1. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu sebagai
berikut :
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya salaing bekerja sama untuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daera yang antara suatu sistem dengan sistem
yang lain atau dengan lingkungan yang lainnya.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan sistem adalah apapun di luar sistem yang memepengaruki
sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan
subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dimasukan
dapat berupa masukan perawatan.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
10
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu
sendiri sebagai pengolah.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai (goal) atau sasaran (objective). Sistem tidak
mempunyai sasaran maka operasi tidak ada gunnya.
Subsistem
Subsistem Subsistem
Subsistem Subsistem
input Proses Output
Penghubung
Boundary
Boundary
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
[Sumber : [Prof Dr. Jogiyanto HM,MBA 2005, Analisis dan Desain]
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diataranya adalah
sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tanpak secara fisik.
11
Sistem alamiah adalah system yang terjadi karena proses alam tidak dibuat
oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi
manusia dengan mesin.
3. Sistem Tertentu
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudahdapat diprediksi.
4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya, sedangkan sistem terbuka merupakan sistem
yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.1.3 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umum dari sistem terdiri dari atas masukan (input), proses, dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.
Gambaran umum mengenai sistem ditunjukan pada gambar berikut ini :
INPUT PROCESSING OUTPUT
Gambar 2.2 Bentuk Umum Sistem
12
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai
tambah.
Informasi dapat dikelompokan menjadi tiga bagian, yaitu :
a.Informasi Stategis
Informasi ini digunakan untuk menganbil keputusan jangka panjang,
mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan
sebagainya.
b. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka mengenah,
seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk
menyusun rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti
informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
2.2.1 Definisi Informasi
Definisi informasi menurut Tata Sutabri (2004 : 18) adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu
13
bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan
datang.
2.2.2. Siklus Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data yang
diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut
dan membuat keputusan serta diwujudkan dengan suatu tindakan yang berarti
menghasilkan suatu tindakan yang membuat sejumlah data kembali. Data tersebut
akan ditanggap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnnya
sehingga membentuk suatu siklus.
Untuk lebih jelasnya siklus informasi dapat dijelaskan dengan gambar sebagai
berikut. Adapun gambar siklus informasi tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah
Gambar 2.3 Siklus Informasi
14
2.2.3. Syarat – syarat Informasi
Informasi berhubungan dengan keputusan dan yang tepat di ambil akan
berhasil sesuai dengan tujuan bila informasi ini berkualitas.
Adapun syarat-syarat agar tujuan bila informasi ini berkualitas yaitu :
1. Lengkap, yaitu memenuhi semua kebutuhan pengambil keputusan.
2. Akurat, yaitu informasi harus benar dan jauh dari kesalahan.
3. Relevan, yaitu sesuai dengan kebutuhan yang menerima sehingga informasi
tersebut memiliki manfaat bagi pemakai.
4. Tepat waktu, yaitu informasi tidak boleh terlambat sebab mempengaruhi terhadap
nilai informasi itu sendiri.
2.3. Sistem Informasi
Definisi sistem informasi menurut Tata Sutabri ( 2004 : 36 )
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategis dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
15
Dari beberapa definisi, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah:
1. Kumpulan interaksi sistem-sistem informasi.
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
2.3.1. Komponen Sistem Informasi
Komponen sistem informasi terdiri dari beberapa hal sebagai berikut :
a. Hardware, terdiri dari komputer, printer, dan jaringan.
b. Software, merupakan kumpulan dari perintah yang ditulis dengan
aturan tertentu untuk memerintahkan komputer dalam melaksanakan
tugas tertentu.
c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses
lebih lanjut untuk menghasilkan sebuah informasi.
d. Manusia (human), yang terlibat dalam komponen seperti manusia,
operator dan sebagainya.
e. Prosedur, terdiri atas dokumen prosedur, buku panduan operasional
tertentu dan sebagainya.
2.3.2 Kegiatan Sistem Informasi
Kegiatan yang terdapat dalam sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Input (input), menggambarkan bagaimana suatu kegiatan menyediakan
16
2. Proses (process), menggambarkan bagaimana suatu data di proses
untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas.
4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpa n data .
5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi
tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
2.4. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan menurut Rohanda (2000 : 15) “Pengertian perpustakaan yang
mutakhir ini telah mengarahkan kepada tiga hal yang mendasar sekaligus, yaitu hakikat perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustakan; fungsi perpustakaan sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan; serta tujuan perpustakaan sebagai sarana untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan
menunjang pembangunan nasional”.
“Adapun pengertian perpustakaan sekolah menurut Jogiyanto (2000 : 15)
adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan
tanggunng jawabnya kepada kepala sekolah; yang melayani sivitas akademka sekolah
yang bersangkutan”.
2.4.1. Jenis - Jenis Perpustakaan
Jenis-jenis perpustakaan yang ada dan berkembang di Indonesia menurut
penyelenggaraan dan tujuannya dibedakan menjadi :
1. Perpustakaan Digital adalah Perpustakaan yang berbasis teknologi digital atau
17
secara menyeluruh. Contohnya : Buku atau informasi dalam format electiric
book, piringan, pita magnetik, CD atau DVD rom.
2. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut Perpustakaan
Nasional, adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang berkedudukan di Ibukota
Negara.
3. Perpustakaan Provinsi adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan
yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi yang mempunyai
tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah provinsi
serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.
4. Perpustakaan Kabupaten/Kota adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang
Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota,
yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di
wilayah Kabupaten/Kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada
masyarakat umum.
5. Perpustakaan Umum : Perpustakaan yang ada di bawah lembaga yang
18
a. Perpustakaan Umum Kecamatan, adalah Perpustakaan yang berada di
Kecamatan sebagai cabang layanan Perpustakaan Kabupaten/Kota yang
layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di wilayah masing- masing.
b. Perpustakaan Umum Desa/Kelurahan adalah perpustakaan yang berada
di Desa/Kelurahan sebagai cabang layanan Perpustakaan
Kabupaten/Kota yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di
desa/kelurahan masing- masing.
6. Perpustakaan Khusus : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi-
koleksi tokoh terkenal. Contohnya : Perpustakaan Bung Hatta.
7. Perpustakaan lembaga Pendidikan : Perpustakaan yang berada di lingkungan
lembaga pendidikan (SD, SMP, SMA, PT, dan LSM). Contohnya :
perpustakaan Universitas. Pada perpustakaan tingkat PT, perpustakaan dapat
dibagi kembali menjadi dua, yaitu : perpustakaan pusat dan perpustakaan
tingkat fakultas.
8. Perpustakaan Lembaga Keagamaan : Perpustakaan yang berada di lingkungan
lembaga keagamaan. Contohnya : Perpustakaan Masjid, perpustakaan Gereja,
dll.
9. Perpustakaan Pribadi : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi sendiri
dan dipergunakan dalam ruang lingkup yang kecil. Contohnya : Perpustakaan
19
2.4.2. Fungsi Perpustakaan
1.Fungsi Perpustakaan Daerah
a. Mempersiapkan bahan perumusan kebijaksanaan pembinaan dan
pengembangan perustakaan di daerah.
b. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan pada semua jenis
perpustakaan di daerah.
c. Melaksanakan pengeumpulan, penyimpanan, dan pengolahan bahan
pustaka.
d. Melaksanakan jasa perpustakaan, perawatan dan pelestarian bahan pustaka.
2. Fungsi Perpustakaan Umum dan Keliling
a. Menghimpun dan mengolah bahan pustaka dan informasi.
b. Memelihara danmelestarikan bahan pustaka dan informasi.
c. Mengatur dan mendayagunakan bahan pustaka dan informsi, sebagai pusat
kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat
dan kebiasaan membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.
Perpustakaan Keliling berfungsi sebagai perpustakaan umum yang
melayani kebutuhan informasi masyarakat yang tidak terjangkau oleh pelayanan
perpustakaan umum. Pada hakikatnya fungsi Perpustakaan Keliling sama dengan
Perpustakaan Umum . Perpustakaan Keliling merupakan kepanjangan layanan
20
3. Fungsi Perpustakaan Sekolah
a. Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti
tercantum dalam kurikulum sekolah.
b. Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa
mengembangkan kreativitas dan imajinasinya.
c. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang
(buku-buku hiburan) Semua fungsi tersebut akan tergambar dalam koleksi
pepustakaan bersangkutan.
2.4.3. Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah
data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota,
sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya
seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambata n.
2.5.Visual Basic
Salah satu bahasa pemograman untuk windows yang populer adalah microsoft
visual basic. Karena melalui visual basic pembuatan aplikasi untuk menjadi lebih
mudah dan menyenangkan. Program visual basic adalah salah satu bahas
pemograman standar untuk PC, karena pemakaian yang luas dan juga memiliki fitur
yang canggih seperti internet, database, network, dan pembuatan aplikasi clien -
21
Microsoft Visual Basic adalah salah satu pemograman yang di gunakan untuk
membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (Graphical User Interface). Selain itu
visual basic merupakan pemograman yang terkendali, artinya program menunggu
sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol di
klik, menu di pilih, dll). Ketika event terdeteksi kode yang berhubungan dengan event
akan berjalan atau berfungsi.
2.5.1. Menu Visual Basic 6.0
Dalam visual basic terdapat menu – menu seperti dalam program aplikasi di
windows yang akan memudahkan user untuk berinteraksi dengan program visual
basic.
2.5.2 Menu Bar (menu Built-In)
Menu bar terdiri dari menu file, edit view, project, format, debug, run, query,
diagram, tools, add – ins, windows dan menu – help.
2.5.3 Menu Tool Bar
Menu tool bar merupakan menu berbentuk icon yang berisi perintah. Setiap
menu tool bar terdapat dalam menu utama visual basic. Umumnya menu tool bar
22
Keterangan :
Tabel 2.1 Tabel Keterangan Menu Tool Bar
No Keterangan No Keterangan No Keterangan
1 Project 8 Paste 15 Project Explorer
2 Add Form 9 Find 16 Properties Windows
3 Menu Editor 10 Can‟t Undo 17 Form Layout
4 Open 11 Can‟t Redo 18 Object Browser
5 Save Project 12 Strat Project 19 Tool Box
6 Cut 13 Break 20 Data View Windows
7 Copy 14 End 21 Component Manager
2.5.4 Menu Tool Box
Tool Box akan menampilkan standar kontrol visual basic plus kontrol activex
dan dapat menyisipkan objeknya yang akan di tambahkan ke proyek. Untuk lebih
23
Menu Bar Tool Bar
Tool Box Form Project Explorer
Properties Form Layout
2.6 Database SQL Server
SQL server merupakan program aplikasi database, program ini dapat
beroperasi pada berbagai sistem operasi, mulai dari windows 9x, windows 2000
dengan berbagai macam versinya dan juga windows NT. Selama beroperasi, dimana
SQL server ini mengolah database, SQL server dalam berhubungan dengan user akan
dikelola oleh database administrator. Sistem SQL server dapat diimplementasikan
sebagai sistem clent-server ataupun web browser.
SQL server merupakan sebuah program RDBMS(Relational Database
Management System) yang menyediakan dukungan untuk mengorganisasi data
dengan cara menyimpannya ke dalam tabel database. Hubungan antar data dapat
dikelompokan kedalam tabel dan keterhubungan dapat didefinisikan antar tabel-tabel
yang disebut dengan relational database. SQL server sebagai database server dapat
24
sebuah aplikasi, sedangkan administrator dapat mengakses data secara langsung
untuk mengelolanya.
2.6.1.Database Default
Database default ialah database yang sudah tersedia dalam Microsoft SQL
Server 2000. Database itu antara lain:
a. Master, fasilitas untuk gabungan dari tabel – tabel sistem yang mencatat
instalasi server secara keseluruhan di mana seluruh database dibuat secara
konsekuen.
b. Model, template untuk setiap proses pembuatan database.
c. Pups, database contoh.
d. Nortwind, database contoh.
e. Msdb, database yang berisi penjadwalan dan pesan.
f. Tempdb, database yang digunakan untuk menyimpan tabel temporer
yang dibuat oleh SQL Server.
2.6.2. Layanan Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 mempunyai layanan sebagai berikut :
a. Web Assisten Wizard, membentuk file html dari hasil query untuk
dipublikasikan ke Internet.
b. SQL Server Profiler, memonitor dan merekam seluruh aktivitas
25
c. SQL Server Manager, mengatur seluruh objek SQL Server, SQL Server
Agent dan MS DTC.
d. SQL Server Interprise Manager, alat bantu administrative.
e. SQL Query Analyzer, menjalankan perintah query yang dapat
memproses database, mulai dari menampilkan data, mengedit, menghapus
26 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan suatu permasalahan yang dijadikan sebagai topik penulisan dalam rangka menyusun suatu laporan penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan objek penelitian tersebut.
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Sekolah menengah atas pertama nasional didirikan tahun1949 oleh mahasiswa – mahasiswa yang sedang menuntut ilmu di Institut Teknologi Bandung. Para pendiri tersebut adalah para pejuang yang bergabung dalam Tentara pelajar. Mereka mendorong untuk mendirikan sekolah kareana adanya keinginan untuk mencerdaskan bangsa, sedangkan pada waktu itu sekolah sekolah yang didirikan di kota Bandung sangat sedikit.
27
3.1.2. Visi Dan Misi Perusahaan a. Visi Perusahaan
SMP Nasional mendidik siswa menjadi manusia indonesia yang taqwa,disiplin,berkualitas dan berwawasan kebangsaan,seirama dengan tujuan pendidikan Nasional
b. Misi Perusahaan
Guna mewujudakan tujuan nasional, maka SMP Nasional melakukan prose pendidikan dan pengajaran dengan prinsip keterpaduan antara sekolah dengan masyarakat linkungan sekitar atas dasar silih asah dan silih asuh. 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam organisasi formal haruslah terdapat beberapa hal yang di perhatikan yaitu tujuan bersama yang searah, factor manusia dan struktur pembagian tugas dan wewenang, hubungan jaringan kerja serta koodinasi diantara sekelompok manusia tersebut.
Tujuan merupakan suatu dasar atau motifasi dari arah kegiatan organisasi tanpa adanya suatu tujuan, organisasi akan berjalan tanpa arah, untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan kerjasama antar individu- individu organisasi.
28
suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan kedudukan masing-masing, dimana peranan dan kedudukan suatu dalam organisasi dapat dilihat.
STRUKTUR ORGANISASI SMP Nasional Bandung TAHUN PELAJARAN 2010/2011
Keterangan
Garis Komando
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Nasional Bandung Sumber : SMP Nasional Bandung
KEPALA SEKO LAH
TATA USAHA
PKS.SARANA Dan PRASARANA
PKS.KURIKULUM PKS HUB UNG AN
MASYARAKAT PKS.KESISWAAN
G uru-G uru
29
3.1.4 Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas merupakan suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang fungsi tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh personel di dalam suatu organisasi.
Adapun uraian tugas bagian-bagian di SMP Nasional Bandung yaitu sebagai berikut :
Kepala Sekolah
1. Menyusun perencanaan 2. Mengorganisasikan kegiatan 3. Pengarahan kegiatan
4. Pengkoordinasiakan kegiatan 5. Melakukan pengawasan 6. Menentukan kebijakan 7. Mengadakan rapat 8. Mengambil keputusan
9. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan 10.Mengatur prose mengajar
11.Mengatur proses belajar mengajar
30
A.Tata Usaha
1. Menyusun Program tata usaha sekolah 2. Mengelola keungan sekolah
3. Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa 4. Menyusun administrasi perlengkapan sekolah
5. Membina dan mengembangkan karir pegawai tata usaha 6. Menyusun pengajian data / statistik sekolah
7. Membuat pembukuan harian pemasuakan dan pengeluaran uang dengan tertib dan sepengetahuan dan persetujuan kepala sekolah dan membuat tanggung jawab kepada kepala sekolah.
8. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
B.PKS Kesiswaaan
1. Menyusun program pembinaan kesiswaan / OSIS 2. Membina pengurus OSIS dalam perorganisasian
3. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima beasiswa 4. Mengatur mutasi siswa
5. Menyusun program kegiatan ekstra kulikuler
31
C. PKS Hubungan Masyarakat
1. Mengatur dan menyelengarakan hubungan sekolah dengan orang tua / wali siswa.
2. Membina pengembangan hubungan antar lembaga sekolah dan pemerintah, dunia usaha dan lembaga sosial lainya.
3. Menyusun loporan pelaksanaan hubunagn masyarakat secara berkala.
D.Guru
1. Membuat perangkat pengajaran 2 .Melaksanakan kegiatan pembelajaran 3. Melaksnakan penilain belajar
4. Mengisi daftar nilai siswa
5. Melaksanakan kegiatan menbingbing siswa dan kegiatan belajar mangajar 6. Mengikuti pengembangan dan permasyarakatan kurikulum.
E . PKS Sarana / Prasarana
1. Menyusaun rencana kebutuhan sarana dan prasarana 2. Mengorganisasikan pendayungan sran dan prasarana
3. Menyusun daftar benda / barang inventaris sekolah secara lengkap
32
F.PKS Kurikulum
1 Menyusun program pengajaran
2. Membagi tugas guru dan penjadwalan
3. Menetapkan kriteria naik / tidak naik dan kriteria kelulusan 4. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran
5. Melaksanakan pemilhan guru teladan
6. Membina kegiatan lomba – lomba bidang akademis 7. Membuat pembagian kelas
G. Siswa
Siswa yang berada di lingkungan sekolah selain melakukan kegiatan belajar mengajar juga mematuhi segala peraturan yang berlaku,menjaga tata tertib dan menjaga fasilitas sekolah dengan baik.
a. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan cara penelitian yang digunakan untuk mendapatkan data untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Sugiyono (2009:3) Metode Penelitian adalah :
33
3.2.1. Desain Penelitian
Dalam penelitian ini desain penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kasus pada bagian perpustakaan di SMP Nasianal Bandung
Metode Deskriptif menurut Sugiyono (2005 : 21)
„‟Metode Deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan
atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas‟‟.
Metode deskriptif ini merupakan metode yang bertujuan untuk mengetahui sifat serta hubungan yang lebih mendalam antara dua variabel dengan cara mengamati aspek-aspek tertentu secara lebih spesifik untuk memperoleh data yang sesuai dengan masalah yang ada dengan tujuan penelitian, dimana data tersebut diolah, dianalisis, dan diproses lebih lanjut dengan dasar teori-teori yang telah dipelajari sehingga data tersebut dapat ditarik sebuah kesimpulan.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
34
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Sumber data primer yang penulis dapat dalam penelitian tugas akhir ini yaitu berdasarkan wawancara dan observasi langsung ke Perpustakaan SMP Nasional Bandung yaitu sebagai berikut :
a. Observasi
Observasi dilakukan langsung oleh peneliti dengan mengunjungi lokasi penelitian ke sekolah yang dijadikan objek penelitian SMP Nasional Bandung hal ini dilakukan untuk melihat dari dekat masalah – masalah yang berhubungan dengan pokok pembahasan yang diperlukan.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak – pihak terkait dengan yang berkopeten dengan harapan dapat melengkapi data – data yang di perlukan. Tujuan dari wawancara adalah untuk memperoleh informasi yang telah akurat dan lengkap sesuai dengan kebutuhan sistem organisasi.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
35
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Definisi Metode menurut (Wijaya, 2009) : Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, dan argumentasiargumentasi yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin yang lainnya.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang penulis gunakan pada penelitian ini adalah menggunakan metode terstruktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program.
36
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem sangat di butuhkan dalam perancangan sebuah sistem, karena sebelum memulai dalam pembuatan coding – coding hendaknya merancang terlebih dahulu metode pemodelan seperti apa yang harus di gunakan dengan memprioritaskan ketepaan waktu selesai dan efektifitas dalam perancangan sebuah sistem.
Metode pengembangan sistem yang di gunakan dalam penyelesain tugas akhir ini adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan “classic
life cycle” atau model waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali
37
Gambar 3.2 Paradigma Waterfall (Classic Life Cycle)
(Sumber : http://fachrizalll.files.wordpress.com/2009/07/)
Keterangan :
1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem (System Engineering)
Karena software merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Analysis)
38
3. Perancangan (Design)
Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu:
a. Struktur data b. Arsitektur software c. Rincian prosedur 4. Pengkodean (Coding)
Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
5. Pengujian (Testing)
Segera sesudah objek program dihasilkan, pengetesan program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan.
6. Pemeliharaan (Maintenance)
Software yang sudah dikirim ke customer data berubah karena a. Software mengalami error
b. Software harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external,misalnya adanya sistem operasi baru atau peripheral baru.
39
3.2.3.3. Alat bantu Analisis dan Perancangan
Alat bantu analisis dan perancangan yang dipakai adalah sebagai berikut : 1) Flow Map
Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
2) Diagram Konteks
Diagram konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang merepresentasikan keseluruh proses dalam suatu sistem.
3) Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
4) Kamus Data
40
5) Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical design sebuah basis data, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redundansi).
Adapun bentuk yang umum digunakan dalam proses normalisasi adalah sebagai berikut:
1. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Bentuk normalisasi pertama ini dapat terpenuhi apabila tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama
2. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuk normalisasi kesua dapat terpenuhi apabila berada dalam bentuk normal pertama, dan setiap atribut bukan kunci primer yang memiliki ketergantungan fungsional penuh terhadap kunci primer.
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third normal Form)
41
dalam ruang penyimpanan, cepat dalam mengakses dan mudah dalam pemanipulasian (ubah, tambah, hapus) data.
b. Tabel Relasi
Model data ini menggunakan sekumpulan tabel bedimensi dua, dengan masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Kolom didefinisikan sebagai satu satuan data terkecil dalam sebuah table yang mempunyai makna.
3.2.4. Pengujian Software
Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan.
42
Pengujian black box berfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang.
2. Kesalahan interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.
5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi. Pengujian black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut :
a. Bagaimana validitas fungsional diuji
b. Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik
c. Apakah sistem akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu d. Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi
e. Kecepatan data apa dan volume data apa yang akan ditoleransi oleh sistem.
43 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Sistem informasi perpustakaan merupakan suatu yang sangat penting di suatu
perpustakaan. Karena kegiatan tersebut yang dilakukan oleh bagian pelayanan di
suatu perpustakaan atau organisasi sangat berpengaruh pada kinerja perpustakaan
atau suatu organisasi itu sendiri.
Sistem informasi di SMP Nasional Bandung perlu ditingkatkan karena masih
terdapat masalah-masalah yang sering di hadapi mulai dari proses pendaftaran
anggota baru, peminjaman buku, pengembalian buku, serta input data buku
pengerjaannya masih kurang efektif dan kurang efesien dalam mendukung kelancaran
proses pembuatan laporan anggota baru yang mendaftar, laporan peminjaman buku,
dan laporan pengembalian buku kepada petugas perpustakaan.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen mempunyai tujuan untuk mengetahui dokumen apa saja
yang terkait dalam sistem informasi perpustakaan di SMP Nasianal Bandung serta
hal-hal apa saja yang berkaitan dengan dokumen tersebut, hal ini perlu dilakukan
untuk memberikan informasi sebagai masukan pada pengembang sistem yang
44
1. Nama Dokumen : Data Peminjaman
Sumber : petugas perpustakaan
Rangkap : 1
Fungsi : Form isian untuk meminjam buku
Item data : No,Nomor_Buku,Tanggal_Peminjaman,
Tanggal_pengembalian,Nama_Lengkap_Siswa/Siswi,
Kelas,Keterangan_Buku,Paraf_Petugas
2. Nama Dokumen : Data Pengembalian
Sumber : petugas perpustakaan
Rangkap : 1
Fungsi : Form isian untuk pengembalian buku
Item data : No,Nomor_Buku,Tanggal_Peminjaman,
Tanggal_pengembalian,Nama_Lengkap_Siswa/Siswi,
Kelas,Keterangan_Buku,Paraf_Petugas
3. Nama Dokumen : Daftar Kunjungan
Sumber : Petugas Perpustakaan
Rangkap :1
45
Item Data :No,Nomor_Buku,Tanggal_Peminjaman,
Tanggal_pengembalian,Nama_Lengkap_Siswa/Siswi,
Kelas,Keterangan_Buku,Paraf_Petugas
4.Nama Dokumen : Laporan Denda
Sumber : Petugas Perpustakaan
Rangkap :1
Fungsi : Berisi data – data Laporan Denda
Item Data : No,Nama_Siswa,Kelas,Ket_Denda,Banyaknya,Paraf
5.Nama Dokumen : Laporan Peminjaman
Sumber : Petugas Perpustakaan
Rangkap :1
Fungsi : Berisi data – data Laporan Peminjaman
Item Data : No,Nomor_Buku,Tanggal_Peminjaman,
Tanggal_peminjaman,Nama_Lengkap_Siswa/Siswi,
46
6. .Nama Dokumen : Laporan Pengembalian
Sumber : Petugas Perpustakaan
Rangkap :1
Fungsi : Berisi data – data Laporan Pengembalaian
Item Data : No,Nomor_Buku,Tanggal_Peminjaman,
Tanggal_pengembalian,Nama_Lengkap_Siswa/Siswi,
Kelas,Keterangan_Buku,Paraf_Petugas
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem peminjaman dan pengembalian
perpustakaan di SMP NASIONAL BANDUNG sebagai berikut:
Prosedur peminjaman buku yang sedang berjalan sebagai berikut:
1. Seorang murid mendatangi buku di sebuah perpustakaan
2. Buku yang di ambil oleh murid di berikan kepada bagian perpustakaan
3. Perpustakaan mencatat judul buku,no buku dan nama peminjaman lalu
diarsipkan
4. Buku yang dipainjam diserahkan kepada murid
5. Perpustakaan membuat laporan peminjaman satu
47
4.1.2.1. Flow Map yang sedang berjalan
MURID PETUGAS
FLOW MAP PEMINJAMAN YANG SEDANG BERJALAN
KET : 1 = arsip
48
Prosedur pengembalian buku yang sedang berjalan sebagai berikut
1. Seorang murid mendatangi sebuah perpustakaan
2. murid menyerahkan buku pengembalian beserta nama murid
3. Petugas perpustakaan mengecek denda biaya,petugas perpustakaan menghitung
pengembalian
4. Jika tidak petugas perpustakaan mencatat judul buku, no buku dan batas
peminjaman
5. Buku pengembalian diterima oleh petugas perpustakaan
6. Lalu petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian beserta denda
49
MURID PETUGAS PERPUSTAKAAN KEPALA SEKOLAH
BUKU FLOW MAP PENGEMBALIAN YANG SEDANG BERJALAN
KET :
2 = arsip
50
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi
yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang merepresentasikan keseluruh
proses dalam suatu sistem.
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMP NASIONAL
KEPALA SEKOLAH LAPORAN PEMINJAMAN
LAPORAN PENGEMBALIAN DAN DENDA MURID
BUKU DAN NAMA MURID
BUKU
BUKU PENGEMBALIAN DAN NAMA MURID
51
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
murid Kepala
Sekolah
2.0 Pengembalian 1.0
peminjaman
Buku, nama murid
Buku pengembalian ,nama murid
Lap,denda,lap pengembalian
Laporan Peminjaman Buku buku
Gambar 4.4 DFD Peminjaman dan Pengembalian Buku yang Sedang
52
DFD Level 1 proses 1
MURID
1.0 CATAT JUDUL BUKU, NO BUKU
DAN NAMA MURID BUKU DAN NAMA
MURID
1.2 BUAT LAPORAN
PEMINJAMAN LAPORAN PEMINJAMAN
KEPALA SEKOLAH ARSIP PEMINJAMAN
LAPORAN PEMINJAMAN BUKU
53
54
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama yang ada di perpustakaan
pada saat ini data yang diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang
dan rusak, sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan dengan mengupdate
komputer setiap minggu sekali akan mencegah masuknya virus kedalam komputer,
kemungkinan data yang hilang dan rusak dapat diatasi. Dilihat dari segi sarana dan
prasarana pada sistem lama dokumen yang tetulis akan memerlukan tempat yang
cukup besar dan biaya untuk membeli tempat dokumen tersebut, sedangkan pada
sistem yang akan diusulkan data yang ada disimpan di dalam database dan juga di
copy ke dalam CD agar data tersebut tidak lagi memakan ruang dan biaya yang cukup
banyak.
Dilihat dari segi waktu, pada sistem lama yang ada data harus dicari dari
setiap kertas yang diarsipkan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.
Sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan data tersimpan dalam file yangh
dapat dibuka kapan saja sekaligus dicetak sesuai kebutuhan. Jadi dengan adanya
perancangan sistem yang terkomputerisasi keamanan data akan lebih terjamin, dan
dapat meningkatkan kinerja sistem yang ada di suatu perpustakaan.
4.2. Perancangan Sistem
Setelah dilakukan tahap analisis sistem, tahap selanjutnya adalah perancangan
sistem yang dilanjutkan berdasarkan kebutuhan manajemen dan memperbaiki
55
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan baru perancangan sistem secara global adalah membentuk kerangka
sistem pengolahan data dengan bantuan komputer. Rancangan sistem yang baru akan
diterapkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode
prosedur dan proses suatu data agar suatu tujuan dari organisasi dapat tercapai.
Sedangkan tujuan utama dari perancangan sistem secara umum adalah untuk
memberikan gambaran secara umum kepada (user) mengenai sistem yang baru.
Adapun suatu rencana perancangan sistem baru mempunyai tujuan utama
yaitu sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
2. Agar sistem komputerisasi dapat lebih meningkatkan efektif dan efisiensi
kerja pada bagian pelayanan perpustakaan.
3. Memperkecil kesalahan dan permasalahan yang timbul di dalam proses
pendaftaran, peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.
4. Hasil program pengolahan datanya akan lebih efktif dan efesien dan
mudah digunakan.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan
dari sistem yang berjalan, hanya merubah sistem informasi perpustakaan yang belum
terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat
56
lama dengan melakukan perubahan prosedur, yaitu pada sistem yang lama data-data
perpustakaan hanya disimpan dalam bentuk arsip yang disusun pada sebuah lemari,
sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data-data perpustakaan dan
dalam melakukan proses lainnya.
Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus
Data).
2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur
File, Kodifikasi).
3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan
Output
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.
4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan
57
Flow map pendaftaran anggota yang diusulkan adalah sebagai berikut :
ANGGOTA PERPUSTAKAANPETUGAS KEPALA SEKOLAH
FORM
58
Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan
ANGGOTA PETUGAS
59
Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan
ANGGOTA PETUGAS
60
4.2.3.2. Diagram Konteks
Diagram konteks Peminjaman dan Pengembalian buku sebagai berikut:
ANGGOTA KEPALA
LAPORAN PENGEMBALIAN BUKU DAN DENDA
Gambar 4.10 Diagram Konteks yang Diusulkan
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram yang sedang berjalan sebagai berikut:
Anggota Kepala
61
Gambar 4.12 DFD Level 1 Pendaftaran anggota yang Diusulkan
b. Data Flow Diagram Level 1 proses 2
62
Gambar 4.14 DFD Level 1 pengembalian yang Diusulkan
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi
yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analisis sistem mempunyai
63
Kamus data dari sistem informasi Perpustakaan di SMP Nasional Bandung
adalah sebagai berikut :
1. Nama Data : Pendaftaran anggota
Alias : -
Aliran data :Entitas Anggota – Proses 1.0
Keterangan : Menyimpan data Anggota
Struktur_data : Nis, namaanggota, kelas, alamat, telepon,
status
2. Nama Data : Buku
Alias : -
Aliran data :Proses Peminjaman 1.0 – file buku
Keterangan : Menyinpan File Buku
Struktur_data : No_Buku,judulbuku, idketegori, idpengarang,
idpenerbit, tahunterbit, halaman,eksemplar,
64
3. Nama Data : Penerbit
Alias : -
Aliran data :Proses Peminjaman 1.0 – file Penerbit
Keterangan : Menyinpan Data File Penerbit
Struktur_data : idpenerbit, namapenerbit
4. Nama Data : Pengarang
Alias : -
Aliran data :Proses Peminjaman 1.0 – file pengarang
Keterangan : Menyinpan Data File Pengarang
Struktur_data : idpengarang, namapengarang
5. Nama Data : File Peminjaman
Alias : -
Aliran data :Proses Peminjaman 1.0 – file Peminjaman
Keterangan : Menyimpan File Peminjaman
Struktur_data : tanggalpinjam, namaanggota, kelas, alamat,
65
tahun terbit, halaman, pengarang, stok
eksemplar, tanggalkembali, jumlah pinjam
6. Nama Data : File Pengembalian
Alias : -
Aliran data :Peminjaman 1.0 – file Pengembalian
Keterangan : Menyimpan Data File pengembalian
Struktur_data : realkembali,tglpinjam,namaanggota,alamat,
kelas, judul, qty, kembali, selisih,
denda/hari,jumlah denda, urut, jumlahpinjaman
7. Nama Data : File Denda
Alias : -
Aliran data :Proses pengembalian 1.0–Proses pengembalian
2.0 - File Denda
Keterangan : Menyimpan data file denda
Struktur_data : realkembali,tglpinjam,namaanggota,alamat,
kelas, judul, qty, kembali, selisih,
66
8. Nama Data : File Laporan Peminjaman
Alias : -
Aliran data :Entitas Anggota - Peminjaman 1.0 – file
laporan peminjaman
Keterangan : Menyimpan laporan Peminjaman
Struktur_data :
nomor,No_Buku,tanggal,judulbuku,namaanggot
a, tglpinjam, kelas,jmlhpinjam
9. Nama Data : File Laporan Pengembalian
Alias : -
Aliran data :Entitas Anggota- Proses Pengembalian 1.0 –
file pengembalian
Keterangan :Menyimpan Data pengembalian
Struktur_data : nomor,No_Buku,tanggal,judulbuku,namaanggota,
67
10.Nama Data : File Laporan Denda
Alias : -
Aliran data :Entitas Anggota - Pengembalian 1.0 –
Pengembalian 2.0 - file Denda
Keterangan : Meyimpan File Denda
Struktur_data : nomor, No_Buku, tanggal, judulbuku,
namaanggota, tglkembali, selisi, Tarifdenda,
jumlah denda
11.Nama Data : File Laporan Anggota
Alias : -
Aliran data :Pendaftaran 1.0 – Entitas Anggota
Keterangan : Meyimpan File Data anggota
Struktur_data : Id anggota, Nama Anggota, kelas, alamat,
68
4.2.4.Perancangan Basis Data
Perancangan basis data meupakan langkah-langkah untuk menentukan basis
data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Penyusunan basis
data ini berlandaskan kamus aliran data yang telah dibuat sebelumnya.
4.2.4.1Normalisasi
Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical design sebuah basis data,
teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi
yang baik (tanpa redundansi).
Unnormal :
Nis, Nama_Anggota, Kelas, Alamat, No_tlpn, Tgl_pinjam, Kelas, Judul_Buku,
Tahun_Terbit, Jumlah_Kembali, Pengarang, Alamat, Denda, Jumlah_Denda, Selisih,
Urut, Tanggal_Kembali, Jumlah_Pinjam, Tgl_pinjam, Nama_Anggota, Alamat,
Judul_Buku, Tahun_Terbit, Halaman, Pengarang, Stock_Eksemplar,
Tanggal_Kembali, Judul_Buku, Qty, Kembali, Kode_Buku, Judul_Buku, Katagori,
69
Bentuk Normal Pertama :
Nis, Nama_Anggota, Kelas, Alamat, No_tlpn, Tgl_Pinjam, Judul_Buku,
Jumlah_Kembali, Denda, Jumlah_Denda, Selisih, Urut, Tgl_Kembali,
Jumlah_Pinjam, Halaman, Qty, Kembali, Kode_Buku, Judul_Buku, Katagori,
Pengarang, Penerbit, Tahun_Terbit, Jumlah_Halaman, Stock_Eksemplar,
No_Katagori, Nama_Pengarang, No_Rak.
Bentuk Normal Kedua :
Anggota : {Nis, Nama_Anggota ,Kelas, Alamat, No_tlpn}
Transaksi : {Kode_Transaksi, Tanggal_Pinjam, Halaman, Qty, Kembali,
Tgl_Kembali, Jumlah_Kembali, Denda/Hari, Jumlah_Denda,
Selisih, Urut}
Buku :{Kode_Buku, Judul_Buku, Kategori, Pengarang, Penerbit,
Tahun_Terbit, Jumlah_Halaman, Stock_Eksemplar}
70
Bentuk Normal Ketiga :
Anggota : {*Nis, Nama_Anggota ,Kelas, Alamat, No_tlpn}
Transaksi : {*Kode_Transaksi, **Nis, Tanggal_Pinjam, Halaman, Qty,
Kembali, Tgl_Kembali, Jumlah_Kembali, Denda/Hari,
Jumlah_Denda, Selisih, Urut}
Buku :{*Kode_Buku, **Kode_Katagori,
**Kode_Transaksi,Judul_Buku, Kategori, Pengarang,
Penerbit,Tahun_Terbit, Jumlah_Halaman, Stock_Eksemplar}
Katagori : {*No_Katagori, Nama_Katagori, No_Rak}
Detail Transaksi ={**Kode_Transaksi,**Nis}
Ket : * = Primary key
** = Foreign key
4.2.4.2Relasi Tabel
Model data ini menggunakan sekumpulan tabel bedimensi dua, dengan
masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Kolom didefinisikan
71
Tabel relasi merupakan blok data untuk mengorganisasikan kelompok data
yang digunakan dalam sistem basis data. Dibawah ini rancangan table didalam sistem
informasi perpustakaan SMP Nasionl Bandung
Anggota1
72
4.2.4.3Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu pemodelan dari basisdata relasional yang didasarkan atas
persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan objek
yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek disebut entity
dan hubungan yang dimilikinya disebut relationship
Anggota Transaksi
Katagori
Melakukan Melakukan N
N
Buku
N N
N
N 1
1
Gambar 4.15ERD Sistem Perpustakaan
4.2.4.4Struktur File
Struktur file berfungsi sebgai rancangan dalam database sistem informasi
yang akan dibuat. Struktur file yang ada dalam perancangan Sistem Informasi
73
1. File Anggota
a. Nama File : Tabel Anggota
b. Media Penyimpanan : Harddisk
c. Primary Key : Nis
d. Jumlah field : 5
Tabel 4.2 Tabel Anggota
No Nama Field Type Size Keterangan
1. *Nis Varchar 10 Primary key
2. Nama_Anggota Varchar 30 Nama anggota 4. Alamat Varchar 50 Alamat anggota
5. No_Telp Varchar 15 Telepon anggota
6. Kelas Varchar 10 Kelas anggota
2. File Buku
a. Nama File : Tabel Buku
b. Media Penyimpanan : Harddisk
c. Primary key : Kode_Buku
d. Jumlah_field : 9
Tabel 4.3 Tabel Buku
No Nama Field Type Size Keterangan 1 *Kode_Buku Varchar 10 Primary key
2. **Kode_Katagori Varchar 10 Kode katagori
