KT : Aplikasi Program Pengendalian Anggaran Biaya Proyek di PT. XX.

APLIKASI

PROGRAM

PENGENDALIAN

ANGGARAN

BIAYA

PROYEK

DI

PT.

)fi

KARYA

TULIS

Sebagai salah satu syarat

untuk

menyelesaikan

pendidikan

Ahli

Madya Komputer

Oleh

:

Reginald Aloysius Pangalila

NIM :

83.1017

NIRM

:

8370854003120567

SEKOLAH

TINGGI

DAFTAR ISI

halaman

HAI.,AI'1AN

JUU,'I

i

HAI,AI4AN

PENGESAHAN

li

KATA

PENGANTAR

ili

DAFTAR

ISI

tr

DAFTAR

GAIIiBAR-

vll

DAFTAR

LAI'IPIRAN-

vlii

BAB I.PENDATIULUAN

1.1.

I,ATAR

BEI..AKANG

1

L.2.

TUJUAN

2

1.3.

RUANG

LINGKUP

3

1. 3.

1. PERUSAI{AAN

3

1.3.2.

BATASANPERI'IASAI,AHAN.. 3 1. 3.

3.

KEBT'TUHAN HARDIilARE,/SOEN{ARE 4 BAB

II.

SISTF,I'T KERJA

2.T.

SISTEM

FIOT{

5

2.2.

PENJEI,ASAN SISTEM

FI,OW.

6

2.3.

DESKRIPSI

FII,E

10

2.3.T.

FILE CAPITAL

PROPOSAT

11

2.3.2.

FIIE

ITEM.

.

L4

2.3.3.

FILE ORDER

SCI{EDUI,E.

16

2.3.4.

FII,E TABEL MATA UANG

ASING .

2L

2.3.5.

FIUE

FORECAST

22

2.3.6.

FILE CAPITAL

EKPENDIT\JRS

23 BAB

III.

URAIAN KERJA

3.1. SISTEM MENU 26

3-2.1-3 -2.2

-3.2.3.

3.2 - 4.

3.2.5.

3 -2 -6.

3 -2.7

-

3-2-A-3 -2.9

-REPORT

BAB IV.PENUTUP

4.7.

KESIMPUI,AN

.

4.2.

SARAN-SARAN

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

halaman

PEMELIHARAAN FILE CAP.PROPOSAL 45

PEMELIHARAAN FILE ITEM 46

PEMELIHARAAN FILE ORDER SCHEDULE 48

PEMELIHARAAN FILE FORECAST 50 PEMELIHARAAN FILE TABEL MATA UANG

ASING. 51

PROSES PENGHAPUSAN DATA. 52

PROSES PERHITUNGAN,/KALKUI,ASI 54

PROSES TRANSFER DATA 56

PEMBUATAN

REPORT

PROJECT COST CONTROL

63

66

70

.74 58

3.2.1O.PEMBUATAN CP LIST EXPENDITURE

REPORT

3.2.11. PEMBUATAN ACTUAL EXPENDITURE

REPORT

3.2.12.PEMBUATAN ACTUAL EXPENDITURE

REPORT ( SUMMARY)

3.2.13.PEMBUATAN CP & ORDER SCHEDULE

.77

-78

80

BAB

I

PM{DATIT'LUA}{

1.1.

I,ATAR BEI,AXANG

Dewaga ini Persaingan antar perusahaan

sangatlah ketat sekali. Masing masing ealing

ber-lomba untuk nenarik kongumen bagi produk yang di-hasilkan. Karena ketatnya persaingan itulah, maka setj-ap perusahaan berupaya untuk mengembangkan hasil produksinya.

Demikian pula dengan PT XX yang bergerak dalam

pembuatan sabun, shampo, pasta gigi dan

lain-lain-Agar tidak kalah dalam persaingan pa€tar, maka PT

XX mengadakan pengembangan perusahaan dengan

membeli meein-mesin dan peralatan baru yang lebih

modern.

Anggaran biaya untuk eetiap pembelian mesin

atau-pun peralatan yang lain harus tercantum pada

usulan pembelian (Capital Proposal) yang diaiukan

digunakan gampai saat laporan tersebut dibutuhkan-Suatu misal untuk mengetahui saldo dari anggaran

biaya untuk meein A, baru dapat diberikan rrinimal dalam satu hari karena semua iterr yang maeuk harus

ditotal terlebih dahulu secara manual- Apabila ada Bon Penerimaan yang terselipn maka apa yang

tercatat dan Bon Penerimaannya tidak cocok.

Hal-hal serupa itu semakin memperlambat laporan dan juga menyebabkan laporan tidak akurat- Oleh sebab itu sering pengeluaran biaya hanya diestimaei

saja, tidak ada perj-neian secara

terinci-L.2.

WJUA}I

Sudah dieebutkan di atas bahwa banyaknya item

yang harus dicatat menyebabkan tidak terkontrolnya penggunaan _anggaran biaya dari sebuah usulan

pembelS-an (Capital Proposal). Untuk mengatasi hal

ini maka komputerigasi adalah jawaban yang paling

tepat. Dengan komputerieasi maka

informasi-informaei yang diperlukan dapat diberikan Eecara

eepat, benar dan tepat. Juga kemudahan dalam

menampilkan informasi-informasi tersebut. Untuk

itu dibuatlah euatu aplikasi program sebagai

1.3- M'ANG LINGKTTP 1.3.1 Pffi'SATIAAI{

P.T- XX merupakan peruaahaan P-M-A- yang

bergerak dibidang pembuatan Kosmetik, Sabun, Bodi

Lotion dan lain sebagainya dewaea ini neniliki

kurang lebih 7OO orang pegawai yang bergtatus

tetap maupun kontrak (honorer).

P.T- XX Surabaya terdiri dari 2 divisi vaitu

divisi Soap dan Denta], Skin, Hair. Adapun lokasi

perusahaan beralamat di Rungkut Surabaya.

1.3.2 BATASAT PER}IASAI..ATIAT|

Aplikasi ini dibuat dengan tuiuan untuk mempercepat proaes perhitungan biaya dari

transaksi ORDER SCHEDULE yang telah dikeluarkan, biaya dari transaksi yang sedang dikeriakan, biaya

transaksi yang masih di estimagi oleh engineering dan sisa budget dari CAPITAL PROPOSAL. Adapun informasi yang dihasilkan adalah berupa :

CP Approved report budget

Project Cost Control Report

Project Cost Control Report per Item

CP and Order Schedule Report

Actual Expenditure Report

Capital Expenditure Report

1-3-3

rEBtmIilXw

Perangkat keraE yang dlgunakan beruPa eatu

eet Pereonal Komputen Mlkro dengan konfigurasi

eepertl berikut :

1- Jenie Komputer : 2- Junlah diek drlve : 3. Hard diek

4- Jenis Monitor

5. RAM

6. JenLe Printer

7 - Multi I,/O Adapter

8 - Co-procec etor

9. Keyboard

PC-AT 286

2 buatr (L-Z MB+36O KB)

minim.rsr 40 MB

VGA/ECA/CGA nonitor

10- Power Supply

minfunrm 84O KB

Untuk 132 baris

1 buah

1 buah

-

84287

1O1 key

-

AT Etyle

keyboard

Hlgh ca.pacity 200 l{att

Perangkat lunak yang digunakan a.dalah glstem

data baEe DBASE III PLUS dari Aehton Tate, dan diprogranlran dengan batraaa penrograman Clipper

Nantucket-BAB

II

SISTBI TER-]A

2.L. SISIE{ FTOTI

Aplikasi sistem Biaya Proyek mempunyal

data Anggaran sebagai berikut

pengolahan

eistem flow

DAIA t0nEc A5t

rILE

I ASEL

tl0gE5

C EIAI

c?/09

?t05Es

C EIAI

act. Ext.

,105E s

C E'AX

E€C/ttElt

tt0gE5

CE?AT C AIEX

rEr0nl

(t / 0s AC?UAL tlt0nl IX'.

tlP0t? LXULAS I

2-2 PENJET,ASAN SISTB{ FTOT|

Agar mendapatkan gambaran yang jelas mengenai

eistem flow pada eub bab 2-L di atae, maka di

bawah ini akan diJelaskan urutan dari proaes yang

harue dilakukan yaitu sebagai berikut :

1. Langkah pertama yang harue dilakukan adalah

mengiei data CAPITAL PROPOSAL kedalam file

CAPITAL PROPOSAT (CP.DBF) melalui program

CPVIEW11.PRG, dimana data dari file CAPITAL

PROPOSAL ini unik, tidak boleh aama. Dalam satu

proyek hanya ada eatu Nomor CAPITAL

PROPOSAL-Untuk update data CAPITAL PROPOSAL dilakukan melalui prograln CPMENU12.PRG, dan untuk

menghapue data CAPITAL PROPOSAL dilakukan

melalui program HAPUS.PRG. Proees Adding'

updte dan delete data tereebut kita sebut

MAINTENANCE. Dari file CAPITAL PROPOSAL

(CP.DBF) akan dihaeilkan output yang berupa CP

APPROVED REPORT BUEGET

2- tangkah kedua adalah m€ngi-6i data ITEM (Uraian

dari data CAPITAL PROPOSAL) kedalam file ITEM

(ITEM.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan

-f

dilanjutkan dengan program ITADD.PRG yang akan

membaca file ITEM (ITEM.DBF) dan dilanjutkan ke program EDITITEM.PRG. Untuk update data

dilakukan melalui progran CPVIEW.PRG untuk membaca data dari file CAPITAL PROPOSAL

(CP.DBF), dilanjutkan dengan program ITVIEIII.PRG

yang akan membaca file ITEM (ITEM.DBF) kemudian

dilanjutkan ke prograln EDITITEM-PRG. Sama

seperti diatas, proaea untuk Adding, update dan delete kita sebut MAINTENANCE.

3- Langkah ketiga adalah mengiri data transaksi

ORDER SCHEDULE kedalam file ORDER SCHEDULE

(OS.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan

memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup

dengan menekan tombol Enter dan kemudian

mencari dengan aruow key untuk membaca data

dari file CAPITAL PROPOSAL (CP-DBF) kemudian

dilanjutkan dengan program ITVIEI,I.PRG untuk

nemilih nomor ITEM dengan amow key. Progra.rr ini akan membaca data dari file ITEM

( ITEM.DBF), dilanjutkan kembali dengan program

OSADD.PRG yang akan membaca data dari file

ORDER SCHEDULE dilanjutkan ke progran

JUDUL-PRG, ke program RFP-PRG dan ke program

CPMENUT1-PRG. Untuk update data digunakan

proeedur yang aama sampai dengan program

OSVIEW.PRG untuk membaca data dari file ORDER

SCHEDULE, dan dilanjutkan dengan progran

OSFC4-PRG, program JUDUL-PRG, program RFp.pRG

dan program

CPMENUT1.PRG-Dari- ketiga langkah di atae akan dihaeilkan

tiga buah file yaitu : file CAPITAL PROPOSAL

(CP.DBF), file ITEM (ITEM.DBF) dan file ORDER

SCHEDULE (OS.DBF). _{Sedangkan file} TABEL

(TABEL.DBF) _{ialah file DAFTAR MATA UANG ASING yang}

hanya dapat di update- Untuk nemasukkan pertama

kali dilakukan aecara manual. Darj- keenpat file diatas akan dihaeilkan output berupa :

KAIJITIASI _{i Vaitu} program untuk menghitung

seluruh transaksi pada file ORDER SCHEDULE

(OS-DBF ) untuk masing-masing ITEM _dan

haeilnya disimpan pada file ITEM (ITEM.DBF).

Total dari rnasing-masing ITEM untuk setiap

nomor CAPITAL PROPOSAL disimpan pada file

CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) - Hasil output

daripada program _{KALKULASI ini akan}

ditampilkan di

Ecreen-PRO"IECT COSf COlllrcL RmClRf : yaitu report

yang memberikan informasi mengenai biaya yang

total berapa pereren _{over / under setiap}

CAPITAL PROPOSAL.

- Pm.IEC:f @Slf @NTrcL Pm ITB{ R@ORf : yaitu

report yang nemberikan informaei nengenai

biaya yang tel-ah dikeLuarkan,sisa dari budget

untuk ITEM yang ditentukan pada saat akan

mencetak.

CP No AIID ORDER SC'IffiII,E R$ORI : yaitu report yang memberikan informaej. mengenai_ eeluruh CAPITAL PROPOSAL yang ada, baik itu

yang sudah di eloee maupun yang masih actual

beserta seluruh deecriptionnya, biayanya

transaksinya, suppliernya dan lain-lain.

- ACIIIAL EXPH{DIIIIRE RmOnT : yaitu report yang akan memberikan informaei mengenai biaya yang

dikeluarkan Eemua CAPITAL PROPOSAL untuk periode tertentu, dapat dicetak secara detail

atau secara summary tergantung

kebutuhan-4- Langkah keempat adalah mengisi data kedalan

fiLe FORECAST (FC.DBF) melalui program FC-PRG

dengan memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL.

Program ini akan membaca data dari file

FORECAST (FC.DBF)- Untuk nomor CAPITAL PROPOSAL

yang telah ada di dalam file, maka data yang

ada akan di update, tetapi untuk nomor CAPITAL

PROPOSAL yang baru, maka data akan di adding kedalam file FORECAST(FC.DBF) .

5. Langkah kelj-ma adalah men TRANSFER data dari

[image:13.554.18.540.13.807.2]

kelima f ile (CP.DBF, ITEM.DBF, OS. DBF,

TABEL.DBF, FC.DBF) untuk data transaksi ORDER

SCHEDULE tr>ada periode yang ditentukan melalui

program CAREP.PRG kemudian dilanjutkan ke

program TRANSCA.PRG untuk membaca kelima file diatas dan akan menghaailkan file CAPITAL

EXPENDITURE (CPCA-DBF). Setelah proBea trangfer selesai maka akan kembali ke program CAREP.PRG

untuk membaca file OAPITAL EXPENDITURE

(CPCA.DBF) dan dilanjutkan ke program

CAREP2.PRG. Output yang dihasilkan ialah

CAPITAL EXPENDITURE REPORT yaitu report yang

memberikan informaei mengenai biaya pengeluaran pada bulan ini, kumulatif tahun ini, kumulatif

tahun yang la1u, berapa peraen over,/under nVEr

berapa total biaya untuk CAPITAL PROPOSAL yang

PARTLY CLOSED, VanB CLOSED pada tahun ini dan Iain sebagainya.

2.3. DESXRIPSI FII,E

Untuk mengetahui isi dari eetiap file yang

dipakai dalaur aplikasi ini, maka berikut ini akan

dijelaskan mengenai perincian file yang di€unakan

BAB IV

PEIIUH'P

4.L KESIUPUT"AN

Sietem Pengendalian Anggaran Biaya Proyek yang

dirancang di PT XX ini sangat membantu daLan

menghaeilkan laporan-laporan dengan waktu yang relatif si-ngkat dan akurat, misalnya :

Laporan posj-ei Anggaran Biaya masing-masing

Proyek.

Laporan setiap pekerjaan masing-masing Proyek

Perbandingan Anggaran Biaya yang dicadangkan dengan biaya

Actual-Program ini diharapkan juga dapat memenuhi kebutuhan

pe-layanan informaei yang _{tepat bagi} pengambS-lan keputusan. Disamping itu dengan dipergunakannya komputer dalam

eistem Pengendalian Anggaran Biaya Proyek ini, dapat

mengurangi pemborosan pada jam _{lembur karyawan, sehingga} secara langsung dapat menghemat biaya (eost gaving) dan waktu (time saving), bila dibandingkan dengan

menggunakan cara manual.

Sistem komputerisaei progran Pengendalian Anggaran

Bi-aya Proyek ini dirancang eefleksibel mungkin, dalam

arti dapat dengan mudah dilakukan perubahan atau

modifikasi dan dikembangkan eesuai dengan permintaan dan

kebutuhan yang ada di PT XX.

4.2 SARA}I-SARA}I.

Agar sistem komputerisasi Pengendalian Anggaran

Biaya Proyek ini dapat berjalan sebagai mana mestinya,

maka diharapkan :

Dalam pengisian CP baru harus eela1u dilakukan

melalui prosedur Entry data CP, Entry data ltem,

kemudian baru Entry data OS. Proeedur ini tidak

boleh diputar balik, karena file CP dan file Item adalah sebagai master fi1e, eedangkan file OS

sebagai file transaksi.

Tabel mata uang asing agar se1alu di update seeuai

dengan data pada Bank.

Untuk pengieian kode Import, Lokal, Repair 2, Rent, Expense pada saat Entry daba OS membutuhkan ketelitian yang lebih tinggi, karena jika ealah

dalam memasukkan kode maka akan mengakibatkan pengelompokan data yang tidak pada

tempatnya-Dukungan yang penuh dedikaei dan bertanggung jawab

[image:15.553.36.536.42.795.2]

DATTAR PUSTAf,A

1. Zi.nzari Ir., Menyuaun Progran dengan dBASB III Plue, Andi Offeet, Yogyakarta, Juni 1988.

2- Simphson Al1an, Understanding dBASE III Plue, SYBE.K,

1986

-3. Nantucket, The Guide to Clipper, Nantueket

Corpo-ration, 1990.

4. Nantucket, Programning & Utilltiee Gulden Nantucket

Corporation,

1990-5. Nantucket, Quick Reference, Nantuchet Corporation,

1990.