Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan Pada PT.Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan

(1)

RR Nurul Indah : Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan Pada PT.Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan, 2009.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

MEDAN

SKRIPSI MINOR

PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN KINERJA

KARYAWAN PADA PT.INFOMEDIA NUSANTARA CC TELKOMSEL

MEDAN

DIAJUKAN OLEH

RR NURUL INDAH

052103058

D-III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

Medan

(2)

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr.wb.

Tiada kata dapat penulis ucapkan selaim puji dan syukur atas kehadirat

ALLAH SWT, karena atas rahmat, hidayah, dan keruniaNYA penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Peranan Tata Ruang Kantor dalam

Meningkatkan Kinerja Karyawan pada PT. INFOMEDIA NUSANTARA CC

TELKOMSEL”.

Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang

setulus-tulusnya kepada keluarga tercinta yakni Ayahanda Hidayat, Ibunda

Nismah, adinda Fiani Ayustika dan keluarga lainnya yang tidak penulis sebutkan satu

persatu. Penulis mengucapkan terima kasih atas segala do’a, nasehat serta kasih

sayang yang mendorong penulis tetap semangat dalam menyelesaikan program D3 di

Universitas Sumatera Utara. Semoga ALLAH SWT melimpahkan rahmat dan

hidayahNYA serta memberikan umur yang panjang.

Penulis juga menyampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada :

1.

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec. Dekan fakultas Ekonomi Sumatera Utara

Medan.

2.

DR. Endang Sulistyarini SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Medan.

3.

DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Medan.

(3)

5.

Ibu DR. Magdalena Linda Leonita S,SE,Msi,selaku dosen wali

6.

Bapak Drs. M. Simba Sembiring selaku Kasubbag Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara

7.

Seluruh dosen pengajar dan staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara Medan

8.

Bapak Drs.Sumantri selaku Supervisor Support cc Telkomsel yang telah

banyak memberi bimbingan juga bantuan dan informasi.

9.

Seluruh karyawan PT.Infomedia Nusantara cc Telkomsel Medan

10.

Buat orang yang paling penulis sayangi Naldi terima kasih karena telah

banyak membantu dan mendukung penulis dalam menyelesaikan Skripsi

Minor ini

11.

Buat saudara penulis Windy Handayani,Aisyah Widayani,Fadillah Putra dan

Chairunisa terima kasih telah memberi dukungan dan semangatnya.

12.

Buat tante dan om beserta Pakde terima kasih telah mendukung dan memberi

semangat kepada penulis.

13.

Dan buat teman sejawat dan seperjuangan Melinda Sari,Rara Amanda,Thanks

A lot kalian semua memang The Best My Friend

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Skripsi minor ini masih jauh dari

sempurna. Untuk itu penulis meminta saran dan kritik. Akhirnya penulis

berharap semoga Skripsi Minor ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Medan, 27 Maret 2009

Penulis,

(4)

NIM 052103058

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI

... iii

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang ... ... 1

B.

Perumusan Masalah ... 3

C.

Tujuan Dan Manfaat ... 3

D.

Metode Penelitian ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A.

Profil Perusahaan ... 5

1.

Sejarah Perusahaan ... 5

2. Visi dan Misi Perusahaan ... 6

3.

Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ... 18

B.

Pengertian, Fungsi Tata ruang Kantor ... 34

C.

Tujuan dan Prinsip Penerapan Tata Ruang Kantor Perusahaan ... 36

D.

Pengertian, Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi

Kinerja Karyawan ... ... 37

E.

Pengukuran Kinerja Kerja ... 39

F.

Hubungan Tata Ruang Kantor Dengan Kinerja Karyawan ... 40

BAB III ANALISA DAN EVALUASI

A. Penataan Ruang Kantor .... ... 41

B.

Kinerja Karyawan ... 44

C. Hubungan Tata Ruang Kantor Dengan Kinerja Kerja ... 72

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A.

Kesimpulan ... 73

B.

Saran ... 74

(5)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama

dilihat dari segi fisiknya. Kebiasaan demikian juga berlaku bila kita memperhatikan

suatu kantor, maka kita melihat kantor itu terlebih dahulu dari segi gedung atau

bangunannya, desain atau penataan ruangannya serta peralatan dan perlengkapan yang

digunakan dalam kantor dan bukan dari segi lainnya. Ruangan bagi suatu kantor

adalah rumah bagi para karyawannya. Perusahaan harus merancang ruangan yang

digunakan karena hal tersebut berpengaruh terhadap produktivitas karyawan.

Kantor sebagai pusat bisnis dan aktifiitas perusahaan memerlukan

kenyamanan bagi karyawan yang bekerja di dalamnya. Penempatan bangunan kantor

dan lokasi kantor bagian dalam gedung penting bagi mereka yang bekerja di dalam

gedung tersebut. Hal lain yang sangat penting dalam kantor adalah jenis peralatan dan

perabot harus sesuai, akan tetapi sebelum peralatan dan perabot ditetapkan, maka

keputusan lain yang lebih di dahulukan adalah penataan ruang kantornya di setiap

lokasi.

(6)

perlengkapan yang ada dalam ruangan bertujuan untuk memudahkan aktifitas bagi

para karyawan yang ada di kantor tersebut.

Kantor sebagai pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktifitas

perusahaan berlangsung memerlukan suasana yang baik dan teratur sehingga akan

mendapat kenyamanan, keefektifitas dan keefisienan dalam bekerja.

Bila tata ruang kantor tidak sesuai, maka para karyawan akan merasa bosan

dan jenuh dalam menjalankan aktifitas mereka di dalam kantor. Semangat dan

kegairahan bekerja para karyawan akan menurun dan pada akhirnya tujuan kantor

tersebut tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan.

Untuk mencegah terjadinya hal yang demikian, maka harus diusahakan agar

membuat tata ruang kantor tersebut lebih nyaman, teratur dan menyenangkan.

Penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor yang memadai harus

disediakan bukan hanya untuk menempatkan perabot dan peralatan lain tetapi juga

untuk memungkinkan pergerakan yang mudah dari satu bagian ke bagian lain. Oleh

sebab itu, penataan ruang kantor pegawai harus memperhatikan berbagai aspek yang

mengandung kelancaran kerja.

(7)

Penulis dapat menyimpulkan betapa pentingnya peranan tata ruang dalam

suatu kantor untuk menambah aktifitas dan efektifitas dalam bekerja.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas penulis merasa tertarik untuk membuat judul

“ Peranan Tata ruang kantor dalam meningkatkan kinerja karyawan “.

B. Rumusan Masalah

Dalam bab ini penulis hanya membatasi masalah pada penataan ruang kantor

terhadap peningkatan kinerja karyawan, meliputi perancangan tata ruang kantor,

penyusunan perabot kantor dan persyaratan fisik.

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan skripsi minor ini adalah untuk :

a.

Mendeskripsikan tata ruang kantor yang baik bagi PT. Infomedia Nusantara

CC Telkomsel Medan.

b.

Untuk mengetahui bentuk tata ruang kantor, penyusunan perabot kantor dan

persyaratan lingkungan fisik kantor pada PT. Infomedia Nusantara CC

Telkomsel Medan.

c.

Mengetahui peranan tata ruang kantor dalam meningkatkan kinerja karyawan

pada PT. Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah untuk :

(8)

b.

Sebagai bahan masukan bagi PT. Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan

tentang penataan ruang kantor suatu organisasi kantor.

c.

Dapat memberi informasi kepada pembaca mengenai tata ruang kantor,

khususnya di PT. Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan.

D. Metode Penelitian

Penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu :

1. Studi Pustaka (Library Research)

Yaitu metode pengumpulan data dengan mempelajari beberapa referensi yang

berhubungan dengan tata ruang perkantoran dan efektifitas pekerjaan, sehingga data

dapat digunakan untuk menganalisa data yang diperoleh dari sasaran penelitian

(responden).

2. Studi Lapangan (Field Research)

Yaitu suatu metode dalam pengumpulan data yang digunakan untuk

memperoleh dan mengumpulkan data yang dilakukan dengan bertemu sasaran

penelitian (responden).

Cara yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1.

Pengamatan (observasi)

Yaitu suatu cara untuk mendapatkan data dengan cara melihat dan mencatat

objek yang diteliti yang berhubungan dengan masalah yang dibahas pada PT.

Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan.

2.

Wawancara

(9)

Wawancara ini dilakukan dengan cara mewawancarai (interview) pegawai

yang ada pada PT. Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan, seperti Supervisor

Support dan dukungan teknik yang berhubungan dengan penataan ruang kantor.

3.

Dokumentasi

(10)

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

Tahun 1975 merupakan awal perjalanan usaha PT Infomedia Nusantara menjadi

perusahaan pertama penyedia layanan informasi telepon di Indonesia. Dibawah

subdivisi Elnusa GTDI dari anak perusahaan Pertamina,Infomedia telah menerbitkan

Buku Petunjuk Telepon Telkom Yellow Pages.

Perkembangan yang tercatat selanjutnya adalah berdirinya PT Elnusa Yellow

Pages di tahun 1984 yang berubah nama di tahun 1995 menjadi PT Infomedia

Nusantara pada saat PT Telkom Tbk menanamkan investasi.

Saat ini Infomedia telah berkembang menjadi 3 (tiga) pilar bisnis untuk

memenuhi besarnya tuntutan masyarakat akan jasa informasi.

Layanan Direktori merupakan pilar pertama yang akan menjadi bukti

kematangan usaha Infomedia dalam bisnis jasa penyedia informasi melalui penerbitan

Buku Petunjuk Telepon (BPT), baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.

Layanan Contact Center menyediakan jasa outsourcing untuk aktivitas

pemasaran maupun peningkatan kualitas layanan hubungan antara mitra Infomedia

dengan pelanggannya

Layanan Konten yang terfokus pada penyediaan data sesuai dengan kebutuhan

(11)

VISI

Menjadi, penyedia jasa layanan informasi yang utama di kawasan regional.

MISI

Memberikan produk dan layanan yang terbaik untuk meningkatkan nilai tambah bagi

pelanggan.

TATA NILAI

1. Fokus pada Pelanggan

2. Akuntabilitas

3. Integritas

4. Keterbukaan

Sebagai penyedia jasa informasi terkemuka, kami senantiasa mengembangkan

produk dan layanan secara konsisten. Tiga layanan bisnis Infomedia berupaya untuk

lebih memenuhi seluruh kebutuhan customer akan informasi dan layanan komunikasi.

Sekaligus mendedikasikan sumber daya manusia yang kami miliki, teknologi,

kompetensi, pengalaman serta kematangan kami dalam berusaha hingga tercapai

tujuan kami, yaitu untuk menabur benih kemajuan bagi mitra usaha, pelanggan, dan

masyarakat luas pengguna produk dan jasa kami.

(12)

3 Layanan yang terdapat di PT.Infomedia Nusantara adalah sebagai berikut :

Layanan Direktori\

Memberikan layanan informasi berupa kelengkapan nama, alamat, nomor

telepon, faksimili, jenis usaha, situs, email, kontak perusahaan, informasi industri,

peluang bisnis dan katalog produk suatu perusahaan serta kelengkapan nama, alamat

(13)

AKSES INFORMASI

Berbagai informasi Infomedia tersebut bisa

diakses melalui

media-media sebagai berikut:

1.

Printed : White Pages, Yellow Pages, Special Directory, Tabloid Yellow Pages,

dan Event Directory

2.

CD-ROM: Yellow Pages on CD-ROM.

3.

Interne

4.

Voice : melalui Halo Yellow (021) 7917-8108 ; 108 Nasional 08091.108.108 dan

customer Contact Center (021) 7917-9999.

5.

Mobile : melalui sms ke nomor 8108 (Telkomsel) dan 3690 (Satelindo, Lippo

Telkom dan Pro XL).

6.

Yellow Kiosk: kiosk informasi yang ditampilkan melalui monitor layar sentuh.

PANDUAN INFORMASI BISNIS YELLOW PAGES

Sebagai media informasi dan iklan paling efektif Yellow Pages merupakan

salah satu layanan direktori yang digunakan sebagai referensi konsumen yang siap

membeli. Melalui direktori ini kami menyajikan kelengkapan informasi produk & jasa

suatu

perusahaan berdasarkan klasifikasi usaha. Salah satu inovasi

Yellow Pages terkini adalah menerbitkan Panduan Informasi Yellow Pages full colour

untuk meningkatkan kualitas, daya tarik dan citra produk pemasang iklan.

(14)

BENEFIT YELLOW PAGES

Coverage : sebagai media informasi yang dapat menjangkau seluruh

pelanggan telepon di semua kota di Indonesia, sesuai wilayah cakupan, sejumlah 67

jenis Buku Petunjuk Telepon.

Lifetime : sebagai media informasi dan media iklan yang memiliki masa hidup

365 hari dalam setahun, 24 jam sehari.

Exposure : pengguna dari kalangan bisnis menggunakan Yellow Pages untuk

mencari informasi produk dan jasa dengan frekuensi seminggu sekali atau lebih

sebanyak 78% dan 17% menggunakan setiap hari. Sedangkan pengguna rumah tangga

50% menggunakan Yellow Pages minimal seminggu sekali.

Economical, dengan jangkauan yang luas, masa hidup lebih lama, dan tingkat

eksposure yang lebih tinggi dibandingkan media lain, Yellow Pages memiliki harga

yang sangat ekonomis dan cost per million yang sangat rendah.

Audience, pengguna Panduan Informasi Yellow Pages dan White Pages

mencari informasi dalam kondisi sedang membutuhkan suatu produk dan layanan

(siap beli). Yellow Pages menjadi media iklan yang menghubungkan pembeli kepada

penjual.

Efektif : efektivitas Yellow Pages telah diakui di dunia. Di Indonesia, menurut

riset Frontier 2003, rata-rata pemasang iklan di Panduan Informasi Yellow Pages &

(15)

BUKU PETUNJUK TELEPON WHITE PAGES

White Pages Residensial dan Bisnis menjadi alternative pencarian informasi

nama, alamat dan nomor telepon yang disusun berdasarkan abjad berbasis database

terlengkap yang kami miliki dari Telkom. Untuk merespon kebutuhan customer

terhadap media yang compact, eksklusif, dan seiring dengan perkembangan teknologi

serta meningkatkan kepuasan pemasang iklan Yellow Pages, Infomedia menerbitkan

Panduan Informasi Yellow Pages dalam format CD-ROM.

SPECIAL DIRECTORY

Merupakan Direktori Khusus untuk menjangkau pelanggan yang segmented,

antara lain : Interoffice Directory, Advertising and Marketing Guide, Indonesia

Tourist Directory, Petroleum and Gas Directory, Property and Building Material

Directory,Hospital and Health Directory, Automotive Directory, Interior and

Furniture Directory, dan sebagainya.

EVENT DIRECTORY

Merupakan direktori khusus yang diterbitkan secara temporer,misalnya Info

Mudik.

TABLOID YELLOW PAGES

Merupakan penerbitan tabloid dengan masa terbit per bulan. Penerbitan

dilakukan oleh Infomedia di beberapa wilayah untuk mengakomodasi tuntutan

(16)

Kelapa Gading, Tabloid Yellow Pages Serpong (Jakarta); Darmo Yellow Pages

(Surabaya), Metro Yellow Pages(Bandung) dan Simpang 5 Yellow Pages (Semarang)

DISTRIBUSI

Panduan Informasi Yellow Pages dan White Pages didistribusikan kepada

seluruh pelanggan telepon pelaku bisnis dan residensial di Indonesia melalui

bank-bank dan loket pembayaran telepon untuk menjamin penyebarannya. Special

Directory didistribusikan kepada customer segmented dan industri yang terkait. Event

Directory dan Tabloid Yellow Pages didistribusikan ke daerah tertentu sesuai wilayah

cakupannya.

INTERNET : WWW. YELLOWPAGES.CO.ID

Merupakan layanan direktori online terlengkap di Indonesia yang diakses

tidak kurang 7,5 juta hit setiap bulannya. Kurang lebih 33,65% pengakses berasal dari

mancanegara. Melalui situs ini, informasi produk serta perusahaan dapat diakses 24

jam sehari, 7 hari seminggu dan bisa di-update kapan dan di mana pun

berada.Penghargaan masyarakat atas kelengkapan informasi Yellow Pages online

dituangkan dalam bentuk penghargaan sebagai Situs Terbaik Indonesia tahun

2004-2005 versi Majalah Komputer Aktif untuk kategori Berita, Media, dan Informasi.

(17)

Infrastruktur telekomunikasi dan teknologi yang terintegrasi serta dukungan

sumber daya manusia yang handal menjadi asset dalam memberikan layanan yang

terbaik bagi mitra dan pelanggan kami. Dengan Layanan Contact Center, kami

menyediakan jasa outsourcing untuk pengelolaan Customer Relation Management

(CRM) melalui aktivitas inbound maupun outbound contact center dengan

memanfaatkan teknologi komunikasi terkini melalui telepon, sms, email, website, dan

chatting.

Selain itu, kami juga menyediakan layanan Directory Assisted Services di

seluruh Indonesia.

INBOUND CONTACT CENTER

Aktivitas penanganan kontak masuk dari pelanggan untuk berbagai kategori

layanan seperti Customer Services, Hotline Services, Phone Banking, Reservasi, Help

Desk, Campaign Response Handling, Delivery Order, dan lain sebagainya. Saat ini

kami dipercaya menangani Inbound Contact Center untuk pelanggan PT Telkom Tbk.

(Penerangan Lokal 108,Customer Care Telkom 147, Operator Assisted Service

100), Bank Niaga (Niaga Acces 14041) , Garuda Indonesia (Garuda Call Center

0807 1 GARUDA), Bank Lippo (Lippo Bank Contact 14042), Mc Donald’s

(Delivery Order 14045), Bank Bukopin (Hallo Bukopin 14005 atau 021- 7917

9009), Hewlett Packard (021 - 5798 7777), PELNI (021 - 7918 0606), Sony Ericsson

(021- 2701 388), PLN Batam (PLN Batam 123),PLN Surabaya (031 - 827 5532 ; 827

5536; 827 5537; 8275538), Alcatel (021 – 2750 9090), PMI Surabaya (031 – 535

7111), Bogasari (08071 800888), Hallo Info Telkomsel (5588),Hallo Info IM3(3399)

(18)

OUTBOUND CONTACT CENTER

Aktivitas kontak kepada target pasar suatu perusahaan atau masyarakat untuk

berbagai kategori layanan seperti misalnya Telemarketing, Telesales, Reminding Call,

Telepromo, Telecollection, Telesurvey, Telepolling, dan lain sebagainya.

Sejumlah perusahaan yang mempercayakan layanan Outbound Contact Center

kepada kami antara lain Bank Lippo, Bank Niaga, Mead Johnson, GE Finance,

Carrefour, Mark Plus, dan lain sebagainya.

DIRECTORY ASSISTED SERVICES

Layanan contact center untuk memperoleh informasi yang termuat di Halaman

Kuning dan Halaman Putih melalui telepon. Pelanggan bisa memperoleh informasi

yang diperlukan melalui Halo Yellow Jakarta (021) 7917-8108; Bali Info (0361)

205-000 untuk pariwisata di Bali; 108 Plus Surabaya (031) 531-0440 ext. 5108;

108 Nasional 08091.108.108 di seluruh Indonesia, dan 108 Info Penerangan Lokal;

serta Customer Contact Center Infomedia melalui (021) 7917-9999.

(19)

Jasa pengelolaan database perusahaan, mulai dari penyimpanan hingga

pengelolaan data meliputi : Data Health Check Up, Data Cleaning & Conditioning,

Data Restructuring dan Data Enhancement. Honda, Bank Niaga, dan IM3 adalah

Layanan Konten

Database kami berisi lebih dari 470.000 data bisnis, 6 juta data residen, dan

9.244 data pemerintahan. Para mitra dan pelanggan bisa memanfaatkan keberadaan

data tersebut melalui sejumlah layanan kami seperti Content Provision Services,

Market Research, Content Management Services, dan MyMobile Directory

Selain itu, Pilar Layanan Konten juga mengembangkan Kios Infomedia, Yellow Pages

On CD-ROM dan Game Online 02 Jam.

CONTENT PROVISION SERVICES

Jasa penyediaan database berdasarkan segmentasi dan jasa-jasa pengiriman

yang customized. Layanan ini meliputi Segmentation Base Content, Location Base

Content dan Direct Mail Services.

Sejumlah perusahaan yang telah memanfaatkan jasa kami antara lain Metlife,

Telkom Divre 1, Sucofindo Persero, Starcall Siskom, Skypak International, Assosiasi

Pengarang dan Penulis Indonesia, Microsoft, dan lain sebagainya.

MARKET RESEARCH

Menyediakan layanan market survey, market research, dan polling atau

voting. Layanan market intelligence kami akan memberikan informasi tentang

perubahan pasar secara periodic kepada pelanggan.

(20)

beberapa perusahaan yang mempercayakan pengelolaan datanya kepada kami.

MYMOBILE DIRECTORY

Layanan data text berbasis sms untuk memperoleh informasi direktori nomor

telepon (nama-nama perusahaan, alamat dan nomor telepon) di lebih dari 40 kota di

seluruh Indonesia. Bagi pelanggan Telkomsel bisa memanfaatkan jasa ini dengan

mengirimkan sms nama orang/perusahaan,kota, dan lokasi ke nomor 8108 dan untuk

pelanggan Satelindo, IM3, ProXL dan Lippo Telecom ke nomor 3690.

INFOMEDIA-KIOSK

Layanan yang dirancang khusus sebagai Public Multimedia Information Booth

yang interaktif dan dilengkapi dengan touchscreen display.

YELLOW-KIOSK

Berisi informasi promosi produk milik tenant dan produsen yang dilengkapi

dengan interactive map building, business directory, event & news, dan dapat

digunakan sebagai sarana untuk mengakses internet.

Infobox - Enjoy Jakarta Channel.

Merupakan booth kios informasi publik yang menyajikan informasi

seputar Jakarta, seperti agenda wisata dan hiburan, perbelanjaan, olahraga, hotel,

(21)

YELLOW PAGES ON CD-ROM

Merupakan layanan direktori terlengkap di Indonesia yang menampilkan

semua informasi yang ada di halaman BPT Yellow Pages seluruh Indonesia dalam

format CD-ROM. Tampilan data nama, alamat, nomor telepon, faksimili, email,

homepage serta produk dan merek disusun berdasarkan klasifikasi usaha. Terdapat

pula informasi kepariwisataan Indonesia,Lembaga Pemerintahan serta berbagai mitra

usaha lainnya.

GAME ONLINE O2 JAM

Game musical online yang menonjolkan kepekaan terhadap ritme musik

dengan menggunakan teknologi 3D. Para gamers dapat memainkan musiknya sendiri

dengan lebih powerful atau berkompetisi dengan 7 gamers lainnya di online stage

pada waktu bersamaan.

~ LOKASI INFOMEDIA ~

Jl. RS Fatmawati 77-81, Jakarta 12150 Customer Contact Center: (021)

7917-9999 108 Nasional : 08091-108-108 Email:

Kantor Pusat/Head Office

address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it

Medan

Jl. Jend. Gatot Subroto No. 196 AA Medan 20118 Telp. (061) 455-7779 (Hunting),

452-9990, Fax (061) 455-7776, 453-6254

(22)

Jakarta Pusat

Menara Multimedia Lt. 8 Jl. Kebon Sirih No. 12 Jakarta 10110 Telp. (021) 385-3070,

Fax (021) 385-3080

Jakarta Timur

Gedung Is Anwar Plaza, Lt. 6 Jl. Pramuka Raya Kav. 151 Jakarta 13120 Telp. (021)

8590-5085/7 Fax (021) 8590-5703 Jakarta Barat

Graha Multi Building, M Floor Jl. Panjang No. 55, Kebon Jeruk, Jakarta

11530 Telp. (021) 535-6353 Fax: (021) 535-6354 Jakarta Utara

Gedung Maspion Plaza, Lt. 7 Jl. Gunung Sahari raya No.18, Jakarta 14420

Telp. (021) 6470-1104, Fax (021) 6470-1123 Bandung

Jl. Buah Batu No. 91 Bandung Telp. (022) 732 1226 Fax (022) 732-1226

Jateng dan DIY

Jl. Perintis Kemerdekaan No. 64 Banyumanik- Semarang 50253 Telp. (024)

747-2222, 746-1222 Surabaya Barat Jl. Kusuma Bangsa No. 10-12 Surabaya 60272

Telp. (031) 532-6282 Fax (031) 5343613 Surabaya Timur

Gedung Graha Pena Lt.18 Jl. Ahmad Yani Surabaya Telp. (031) 829-9957

Denpasar & Nusa Tenggara

(23)

[image:23.595.96.501.167.559.2]

GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI PT. INFOMEDIA

NUSANTARA LAYANAN CALL CENTER TELKOMSEL

(24)

Tugas dan tanggung jawab dari setiap fungsi dan jabatan dalam struktur

organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Quality Management Representative

a.

Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan Tinjauan Manajemen Pusat

b.

Menjamin pengendalian dokumen dan data di Layanan CC Telkomsel

c.

Melakukan evaluasi implementasi ISO terhadap performansi Call

Center yang dikirim oleh Manager Layanan CC Telkomsel dalam

bentuk Executive Report.

d.

Mensahkan penerbitan dan perubahan Prosedur Mutu, Instruksi Kerja

dan Formulir untuk Layanan CC Telkomsel.

e.

Melakukan pemantauan terhadap sistem yang mengendalikan suatu

produk/jasa agar dapat berjalan sebagaimana mestinya di Layanan

CC Telkomsel.

f.

Memberikan penilaian, menganalisa dan meregistrasi formulir

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan untuk Layanan CC Telkomsel

g.

Melakukan pemantauan terhadap perkembangan pelaksanaan

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan untuk Layanan CC Telkomsel

h.

Membuat program audit internal dan menunjuk auditor serta

melakukan monitoring terhadap status penyelesaian laporan ketidak

sesuaian di Pusat untuk Layanan CC Telkomsel

(25)

2. Deputy Quality Management Representative

a.

Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan Tinjauan Manajemen di

masing-masing Area

b.

Menjamin pengendalian dokumen dan data di masing-masing Area

c.

Melakukan evaluasi implementasi ISO terhadap performansi Call

Center di masing-masing Area

d.

Mensahkan penerbitan dan perubahan Instruksi Kerja dan Formulir di

masing-masing Area

e.

Melakukan pemantauan terhadap sistem yang mengendalikan suatu

produk/jasa agar dapat berjalan sebagaimana mestinya di masing-masing Area

f.

Memberikan penilaian, menganalisa dan meregistrasi formulir

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan di masing-masing Area

g.

Melakukan pemantauan terhadap perkembangan pelaksanaan

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan di masing-masing Area

h.

Membuat program audit internal dan menunjuk auditor dan melakukan

monitoring terhadap status penyelesaian laporan ketidak sesuaian di

masing-masing Area.

3. Manajer Operasional

a.

Bertanggung jawab atas pencapaian Sasaran Mutu dengan melakukan

monitoring dan evaluasi terhadap aktifitas Call Center.

(26)

layanan atau Sasaran Mutu.

c.

Bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan tim Call Center serta

mengembangkan kemampuan dan pengetahuan anggota tim.

d.

Berkoordinasi dengan Management Call Center dari Telkomsel di

masing-masing lokasi terkait dengan pencapaian performansi operasi

layanan, monitoring, dan pelaporan kinerja operasi. Koordinasi

dilakukan minimal 1X setiap bulan di M1 bulan N+1.

e.

Mengirimkan laporan bulanan kepada GM Operasional serta pihak

terkait lainnya untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat

melalui laporan berkala mengenai evaluasi operasional dan laporan

pencapaian Sasaran Mutu.

f.

Melakukan penilaian kinerja tim Call Center yang berada di bawah

kepemimpinannya secara berkala setiap bulan.

4. Supervisor Support

a.

Bertanggung jawab atas kinerja tim support Call Center yang berada di

bawah kepemimpinannya (Administrasi, PIC Ticket, Roster).

b.

Melakukan verifikasi terhadap laporan aktifitas tim support seperti

aktifitas fungsi Administrasi, PIC Ticket, Roster.

c.

Bertanggung jawab menyusun Laporan Pelaksanaan Pekerjaan setiap

10 harian dan bulanan.

d.

Melakukan penilaian kinerja tim Support Call Center yang berada di

bawah kepemimpinannya secara berkala setiap bulan.

(27)

g.

Bertanggung jawab terhadap validitas tiket yang dikirimkan ke

Telkomsel.

h.

Melakukan pembinaan team di bawah Supervisor Support.

5. Supervisor Layanan

a.

Bertanggung jawab atas kinerja tim Call Center yang berada di bawah

kepemimpinannya dengan melakukan koordinasi mingguan berkaitan

dengan pencapaian performansi layanan.

b.

Memimpin Team Leader

c.

Melakukan monitoring terhadap kualitas kinerja Caroline Officer

dengan melakukan call monitoring secara acak melalui real time

monitoring.

d.

Melakukan monitoring terhadap kualitas kinerja Caroline Officer

dengan melakukan mistery shopping dengan berkoordinasi dengan

unit QA.

e.

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan melakukan sesi coaching

dan conseling kepada tim Call Center yang berada di bawah

kepemimpinannya.

f.

Bertanggung jawab untuk melakukan briefing tentang product dan

procedure knowledge kepada seluruh Caroline Officer.

g.

Merekomendasikan pelatihan untuk update product dan procedure

knowledge serta meningkatkan kemampuan dasar Caroline Officer.

h.

Melakukan penilaian kinerja Team Leader yang berada di bawah

kepemimpinannya secara berkala setiap bulan.

(28)

a.

Memimpin Caroline Officer.

b.

Bertanggung jawab atas kinerja Caroline Officer yang berada di bawah

kepemimpinannya.

c.

Melakukan monitoring terhadap kualitas kinerja Caroline Officer yang

berada di bawah kepemimpinannya dengan melakukan call monitoring

/ tabbing sesuai standar Telkomsel sebanyak sembilan kali (9x) setiap

bulan yang terbagi dalam 3 interval per 10 harian, yang bertujuan

untuk;

1.

Memastikan Caroline Officer telah melakukan pelayanan kepada

pelanggan sesuai standar pelayanan Telkomsel.

2.

Memastikan Caroline Officer memberikan informasi yang akurat

mengenai produk Telkomsel kepada pelanggan.

d.

Melakukan monitoring terhadap kualitas kinerja Caroline Officer

dengan melakukan mistery shopping dengan berkoordinasi dengan

unit QA.

e.

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan melakukan sesi coaching

dan conseling kepada Caroline Officer yang berada di bawah

kepemimpinannya

f.

Melakukan penilaian kinerja Caroline Officer yang berada di bawah

kepemimpinannya secara berkala setiap bulan.

7. Caroline Officer

(29)

8. Sekretaris

a.

Menangani korespondensi internal dan eksternal.

b.

Menangani proses Material Purchase Requirment (MPR)

c.

Membuat dan mendistribusikan Risalah Rapat.

d.

Bertanggung jawab atas pengelolaan uang kas (petty cash)

operasional Call Center dan menyusun laporan penggunaan uang kas

operasional.

e.

Bertanggung jawab atas pemesanan dan pengelolaan alat tulis kantor

(ATK & RTK).

f.

Bertanggung jawab atas arsip dan dokumentasi.

g.

Pengaturan penggunaan mobil operasional, ruang dan konsumsi

meeting.

9. Administrasi

a.

Bertanggung jawab atas arsip dan dokumentasi seluruh kegiatan

operasional Call Center.

b.

Melakukan proses pencatatan tukar dinas, absen, dan cuti

dioperasional layanan serta berkoordinasi dengan bagian roster dan

HR berkaitan dengan hal-hal tersebut.

c.

Melakukan rekap kinerja Caroline Officer yang terkait dengan penilaian

kuantitatif.

d.

Melakukan rekap PPCO.

10. SDM CC

Supervisor SDM CC ;

(30)

kebutuhan SDM operasional Layanan CC Telkomsel Area.

b.

Mengkoordinasikan aktivitas pelatihan dan pengembangan SDM

untuk meningkatkan kompetensi sesuai hasil monitoring kinerja

SDM Layanan CC Telkomsel Area.

c.

Bekerjasama dengan vendor penyedia tenaga kerja

memastikan implementasi pengelolaan SDM telah dilakukan

sesuai ketentuan perundangan.

d.

Melakukan verifikasi implementasi pengupahan untuk Layanan CC

Telkomsel Area.

e.

Mengkoordinasikan proses dokumentasi dan update biodata agent

Layanan CC Telkomsel untuk menjamin atasan dan pihak lain

yang berkepentingan mendapatkan informasi dan data yang akurat

mengenai SDM Layanan CC Telkomsel.

f.

Menjamin atasan dan pihak lain yang berkepentingan mendapat

informasi dan data yang akurat dengan cara membuat laporan

berkala setiap minggu yang memuat laporan aktivitas pengelolaan

dan pengembangan SDM serta seluruh permasalahan yang terjadi

di lingkup kerja.

Hubungan Industrial ;

a.

Melakukan surat menyurat yang terkait dengan masalah

perpanjangan kontrak kerja Caroline Officer, baik dengan pihak

internal (Koordinator Project) maupun dengan pihak eksternal

(vendor penyedia SDM).

(31)

promosi, rotasi/mutasi Caroline Officer di lingkungan Call Center,

termasuk pengaturan jadwal assessment apabila diperlukan untuk

menunjang proses tersebut.

c.

Bertanggung jawab untuk membantu penyelesaian masalah

administrasi yang terkait dengan fasilitas yang diterima karyawan

termasuk asuransi, ID card.

d.

Melakukan dokumentasi terhadap surat-surat keluar masuk yang

berkaitan dengan pengelolaan dan pengembangan SDM.

e.

Bertanggung jawab terhadap dokumentasi hasil penilaian Caroline

Officer yang tercatat pernah menjalani proses rotasi / promosi /

mutasi

f.

Melakukan exit interview terhadap setiap Caroline Officer yang

mengajukan pengunduran diri.

g.

Membuat laporan bulanan bidang hubungan industrial.

h.

Melakukan up-date data HRIS yang terkait dengan

Hubungan Industrial.

Pelatihan :

a.

Melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan SDM seluruh layanan

Contact Center

b.

Menyusun perencanaan pelatihan tahunan bagi SDM yang

ditempatkan di setiap Layanan yang ada di area kerja.

c.

Memastikan pelaksanaan pelatihan seleksi, refreshment dan

(32)

dengan mempertimbangkan aktivitas operasional, ketersediaan

tenaga pengajar, dan fasilitas pendukung lainnya.

d.

Melakukan delivery modul pelatihan sesuai dengan jadwal yang

telah ditentukan

e.

Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumentasi seluruh berkas

dan data yang terkait dengan proses pelatihan SDM

f.

Melakukan evaluasi efektivitas pelatihan SDM

g.

Membuat laporan hasil pelatihan secara berkala ( 10 harian dan

bulanan).

h.

Melakukan up-date data HRIS yang terkait dengan fungsi

Pelatihan.

Performance ;

a.

Melakukan koordinasi pengumpulan laporan penilaian kinerja

bulanan dari seluruh layanan dan melakukan penghitungan

incentive.

b.

Melakukan perhitungan pembayaran tunjangan prestasi

/komisi/insentif setiap bulan sebelum proses penggajian

berlangsung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap data

yang diberikan sebelum dikirmkan ke HR Pusat.

c.

Mengkoordinir pelaksanaan asessment terkait dengan pengukuran

pengetahuan produk layanan.

d.

Melakukan up-date data HRIS yang terkait dengan fungsi

Performance.

(33)

a.

Melakukan pemenuhan Caroline Officer sesuai dengan kebutuhan

layanan Call Center dengan mengikuti prosedur rekrutmen dan

seleksi yang berlaku.

b.

Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumentasi seluruh berkas

dan data yang terkait dengan proses rekrutmen dan seleksi.

c.

Memastikan permintaan SDM yang diajukan oleh layanan tidak

melebihi kuota yang disepakati dalam skema bisnis.

d.

Melakukan koordinasi dengan vendor untuk penyediaan database

calon pelamar dan memastikan jumlah SDM yang dikirimkan

sesuai dengan kebutuhan.

e.

Membuat laporan hasil rekrutmen secara berkala ( 10 harian dan

bulanan).

f.

Melakukan up-date data HRIS yang terkait dengan fungsi

Rekruitmen.

11.Dukungan Teknik (Duktek)

Supervisor Dukungan Teknik (Duktek)

a.

Bertanggungjawab terhadap infrastruktur call center Telkomsel

dalam kondisi terbaik untuk menghasilkan pelayanan sesuai

standar.

b.

Bertanggungjawab terhadap kinerja dan pembinaan Staff Duktek

yang menjadi bawahannya.

(34)

d.

Monitoring & Analisa Harian, 10 harian, bulanan perangkat

Infrastruktur Call Center terkait dengan performance perangkat

Infrastruktur Call Center.

e.

Mengajukan improvement terhadap perangkat Infrastruktur Call

Center.

f.

Membuat laporan terkait dengan hasil Monitoring & Analisa Harian,

10 harian, bulanan perangkat Infrastruktur Call Center dan Data

Potensi.

g.

Menyusun jadwal program maintenance terhadap infrastruktur Call

Center Telkomsel.

h.

Menyusun jadwal shifting staff duktek yang bertugas.

Staff Dukungan Teknik (Duktek)

a.

Menjamin seluruh teknologi yang terkait dengan

berfungsi secara optimal mengacu kepada standard dan kualitas

yang berlaku sesuai dengan PKS.

b.

Menjaga aktifitas infrastruktur Call Center Telkomsel berjalan

dengan baik.

c.

Melakukan monitoring, koordinasi, dan evaluasi pengendalian

teknis terhadap infrastruktur call center Telkomsel.

d.

Memastikan infrastruktur call center Telkomsel dalam kondisi

terbaik untuk menghasilkan pelayanan sesuai standar.

(35)

12.Quality Assurance

a.

Melakukan analisa dan monitoring pencapaian kinerja operasional Call

Center Telkomsel berdasarkan acuan KPI /Sasaran Mutu dan

memberikan laporannya berupa rekomendasi guna meningkatkan

kinerja / performansi call center (jika ada ketidakcapaian

kinerja/performansi operasional layanan) yang meliputi :

1.

Laporan Harian

2.

Laporan 10 harian

3.

Laporan Bulanan

b.

Melakukan analisa roster (tenggang waktu analisa disesuaikan dengan

metode roster yang berlaku di masing-masing area / kota).

c.

Melakukan analisa dan monitoring atas hasil tabbing tabber dalam

interval 10 harian serta membuat laporannya.

d.

Melakukan analisa dan monitoring atas hasil mysteri call atau mysteri

shoping dalam interval 10 harian serta membuat laporannya.

e.

Membuat laporan dan sosialisasi atas hasil evaluasi dan analisa

performansi / kinerja call center Telkomsel kepada fungsi-fungsi terkait

(untuk laporan hasil 10 harian ke Operasional Call Center sedangkan

Laporan Bulanan ke Operasional Call Center dan Dept. Performansi).

f.

Melakukan penilaian kinerja staf tabber (bulanan).

13.Tabber

a.

Melaksanakan mystery call atau mystery shopping

b.

Melaksanakan tabbing

(36)

melaporkan kepada staff Quality Assurance.

14. Dokumen Kontrol

a.

Bertanggungjawab terhadap kelengkapan dan validitas dokumentasi

sistem manajemen mutu.

b.

Melakukan pengendalian dokumentasi sistem manajemen mutu sesuai

dengan prosedur.

c.

Melakukan revisi dokumen atas dokumen yang diusulkan dari pihak

terkait.

d.

Menjamin pihak yang berkepentingan mendapatkan data dan informasi

mengenai dokumentasi sistem manajemen mutu secara akurat dan

terkini.

e.

Memberikan masukan kepada pihak yang berkepentingan terkait

dengan standarisasi sistem manajemen mutu di layanan Call Center.

f.

Melakukan monitoring atas implementasi sistem manajemen mutu di

layanan Call Center.

g.

Melakukan koordinasi dengan pihak Telkomsel (LO atau Dokumen

kontrol Area) untuk memenuhi kecukupan dokumentasi.

h.

Melakukan sampling terhadap penggunaan dokumentasi diseluruh unit

di area layanan CC Telkomsel.

i.

Koordinasi dan pelaksanaan audit mutu ( Internal dan Eksternal ).

15. PIC Tiket

a.

Melakukan monitoring dan controlling dalam proses

(37)

(gangguan massal) dan GT-X dengan melaporkan kepada Supervisor

Support.

b.

Melakukan sosialisasi format dan isi pembuatan/pengiriman tiket by

complain handling local (gangguan massal) dan aplikasi GT-X sesuai

dengan prosedur yang ditetapkan oleh Telkomsel.

c.

Menindaklajuti complain dari pihak Telkomsel, jika ada ketidak

sesuaian dalam hal pembuatan/pengiriman tiket by complain handling

local (gangguan massal) dan aplikasi GT-X dan melakukan follow up

dengan membuat ulang tiket lewat koordinasi bersama Team Leader

dari officer yang bersangkutan.

d.

Menyusun laporan proses monitoring dan controlling dalam proses

pembuatan/pengiriman tiket dan tindak lanjutnya serta melakukan

dokumentasi.

16. Roster

a.

Melakukan proses penarikan, pengumpulan dan pengolahan data

(forecasting data history dan data proyeksi).

b.

Melakukan penyusunan dan pembuatan jadwal kerja shifting officer

dan Team Leader.

c.

Melakukan perencanaan alokasi Caroline Officer,

implementasi, dan melakukan analisa roster harian

d.

memperhatikan juga tingkat kehadiran Caroline Officer dan faktor-faktor

lainnya yang menyebabkan terjadinya deviasi

perencanaan yang sudah dibuat.

(38)

f.

Team Leader, QA dan pihat terkait lainnya dalam proses penyusunan

g.

dan pembuatan jadwal kerja, refreshment, pelatihan (sosialisasi

produk baru) dan pengembangan SDM.

.B. Pengertian,Fungsi Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran suatu faktor penting yang turut

mementukan kelancaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor

dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan

pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai. Oleh karena

itu menata ruang bagi sebuah kantor sudah merupakan kebutuhan perkantoran

modern. Peletakan perabot-perabot kantor yang menimbulkan keharmonisan dalam

penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang

sehat dan memberikan kesan bagi orang yang datang, maka dari itu perlu diketahui

pengertian penataan ruang kantor.

(39)

Menurut Sedarmayanti (2001:125) Penataan ruang kantor adalah Penentuan

mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari

ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang

dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Menurut Terry dalam Sedarmayanti (2001:11) adalah perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakan mereka

yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Leffingwell dan Robbinson dalam Sukoco ( 2007:3) adalah cabang

ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara

efisien, kapan, dan dimana pekerjaan harus dilakukuan.

Mengingat hal tersebut, desain kantor yang efektif sekaligus efisien mutlak

diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan

pegawai.

Menurut Quible (2002 : 23), layout merupakan penggunaan ruang secara

efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang

dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam kepada pegawai.

Menurut Terry (2001 :12), layout merupakan penentuan mengenai

kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya terinci dari ruangan tersebut

untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu

bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

(40)

Penataan ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruangan

dan penggunaan secara terperinci mengenai penyusunan perabot serta alat pelengkap,

sehingga berhubungan dengan kinerja karyawan. Gagasan mengenaii penataan

ruangan kantor menimbulkan kesadaran akan pentingnya profesionalisme manajemen

guna tercapainya kerja.

Fungsi Tata Ruang Kantor

Fungsi Tata ruang kantor merupakan unsur yang terpenting dalam perencanaan

yang praktis dan efektif menurut Gie (2001:126) :

a.

Persyaratan peraturan undang-undang dipenuhi

b.

Manfaat Ruangan dipergunakan sebesar-besarnya

c.

Pelayanan tersedia sepanjang diperlukan aliran listrik, telepon dan lainnya

d.

Pengawasan dapat melihat pegawai pada saat bekerja

e.

Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara

f.

Komunikasi dan arus kerja diperlancar

g.

Tempat bergerak (lalu lintas) tata usaha diantara meja dan lemari arsip

dipermudah.

h.

Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian agar di pisah

i.

Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang dibutuhakn.

C. Tujuan Dan Prinsip Penerapan Tata Ruang Kantor Perusahaan

(41)

1. Mencegah Penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja

dapat dipersingkat.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

4. Mencegah para karyawan lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu

bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para karyawan

6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung

7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a). Gerakan karyawan yang sedang bekerja

b). Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu

c). Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari

8. Agar produktifitas kerja karyawan meningkat

9. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak

yang sependek mungkin.

Adapun prinsip-prinsip ruang kantor yang disebutkan oleh Moekijat (2002:121)

adalah sebagai berikut:

1.

Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus, sedapat-dapatnya dalam garis

yang lurus.

2.

Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi-fungsi yang sama dan

yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu

bepergian.

(42)

4.

Ruangan-ruangan harus cukup luas, sehingga orang-orang yang berjalan tidak

menyentuh bangku pegawai.

5.

Penambahan ruang harus harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan

pegawai.

6.

Ruang lantai harus bebas dari rintangan (lemari dan sebagainya).

D. Pengertian, faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan

Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar “kerja”

yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti “hasil kerja”

Berikut pengertian Kinerja Karyawan menurut para ahli yang bersangkutan:

Menurut Grateful Dead (2001 : 15) kinerja karyawan adalah kemampuan

perusahaan atau organisasi untuk meraih tujuan –tujuannya melalui pemakaian

sumberdaya secara efektif dan efisien.

Menurut Veizal Rivai (2004 : 309) kinerja karyawan adalah perilaku yang nyata

yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan

sesuai dengan perannya dalam perusahaan.

Menurut Ambar Teguh Sulistiyani (2003 : 223) Kinerja karyawan merupakan

kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil

kerjanya.

Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000 : 67) Kinerja karyawan adalah

hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam

melaksanakan tugasnya sesuai dengan tangggung jawab yang diberikan kepadanya.

(43)

Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan menurut Robert L Mathis

dan Jhon H Jackson (2001 : 82) adalah :

1. Kemampuan mereka

2. Motivasi

3. Dukungan yang diterima

4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan

5. Hubungan mereka dengan organisasi.

Menurut Mangkunegara (2001: 68) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja

adalah :

a.

Faktor kemampuan secara psikologis

Kemampuan (ability) karyawan terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan

kemapuan realita (pendidikan) oleh karena itu karyawan perlu ditempatkan

pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya.

b. Faktor motivasi

Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang karyawan dalam menghadapi

situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai

terarah untuk mencapai tujuan kerja.

c.

Faktor motif berprestasi

Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan

suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik-baiknya agar mampu mencapai prestasi

kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.

(44)

Pengukuran kinerja kerja adalah penerapan teknik yang direncanakan untuk

menetapkan waktu yang diperlukan oleh seorang pekerja guna menyelesaikan suatu

pekerjaan pada tingkat prestasi yang telah ditentukan.

Pada karyawan PT.Infomedia Nusantara cc Telkomsel pengukuran kinerjanya

diukur dengan absensi, kedisiplinan, kualitas, dan produktivitas kerja yang ditandai

dari minggu ke minggu serta penilaian terakhir yang di tandai dari bulan ke bulan

penilaian akhir minggu di tandai dengan adanya call yang memenuhi sesuai target PT.

Infomedia Nusantara cc Telkomsel. Penilaian akhir bulan karyawan ditandai dengan

adanya monitoring implementasi data online agent sesuai rooster . Pengukuran

kinerjanya dalam 1 bulan memiliki prestasi kerja yang memuaskan, karena

ditandainya perolehan indeks prestasi sekitar 80% hingga 90%.

(45)

F.Hubungan Tata Ruang Kantor Dengan Kinerja Karyawan

Tata ruang kantor harus disusun secara teratur, dalam hal ini memerlukan

pengetahuan tentang aliran pekerjaan tentang syarat-syarat perorangan. Pekerjaan

apakah yang akan dilakukan dan cara yang baik dalam mengerjakannya. Pandangan

jauh tentang apa yang mungkin diperlukan untuk waktu yang akan datang juga sangat

diperlukan. Untuk mencapai tata ruang kantor yang baik pimpinan harus dapat

memberikan sumbangan yang besar kepada karyawannya agar kinerjanya dapat

dikerjakan lebih baik.

(46)

jenis-RR Nurul Indah : Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan Pada PT.Infomedia Nusantara CC Telkomsel Medan, 2009.

jenis perlengkapan dan mesin-mesin tertentu yang diperlukan dalam menyelesaikan

pekerjaan.

Bagi karyawan, penataan ruang kantor mempunyai arti yang sangat penting.

Karena tata ruang kantor memang diperlukan untuk dapat mendukung terciptanya

suasana kerja yang harmonis, lancar dan teratur. Sehingga efisiensi pekerjaan dapat

cepat tercapai berdasarkan pada tujuan tata ruang kantor itu sendiri.

Penataan ruang kantor merupakan segi yang penting bagi karyawan, agar dapat

menunjang kinerja seorang karyawan dengan baik:

1.

Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik membantu dalam efisiensi

pekerjaan yang dilakukan.

(47)

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

A. Penataan Ruang Kantor

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan

kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja

pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah

serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Yang disesuaikan dengan bidang

pekerjaan masing-masing.

Penataan ruang yang baik meliputi lingkungan, juga kondisi fisik tata ruang

perkantoran yaitu:

1.

Penerangan/cahaya

Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan

kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya

penerangan yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas

mengakibatkan penglihatan yang kurang jelas, sehingga pekerjaan akan

lambat, banyak terjadi kesalahan, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang

efisien dalam melaksanakan pekerjaan, sehinggga tujuan organisasi tersebut

tidak dapat dicapai secara efektif.

Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a.

Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari

(48)

2.

Tata Warna

Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor penting untuk memperbesar

efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan

jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan

alat lainnya dapat memantulkan sinar yang diterimanya.

3.

Ventilasi atau Pengaturan Udara

Karyawan akan sulit bekerja dengan baik, dan efisien apabila bekerja diruang

kantor yang udaranya panas dan pengap sehingga karyawan akan sulit

bernafas. Melakukan pekerjaan dengan suhu yang dianggap baik berkisar

13-24 derajat celcius.

4.

Suara Bising

Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka

suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat

dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif.Sehingga produktifitas kerja dapat

meningkat.

5.

Dekorasi

Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu

dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja tetapi harus

diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan

yang akan di pasang atau diatur.

6.

Keamanan

(49)

7.

Musik

Yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat

merangsang bekerja.

Menurut Sedarmayanti (2001:128) dampak tidak baiknya dalam penataan

ruang kantor dapat disimpulkan:

1.

Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan

untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2.

Kemungkinan akan terjadinya kegaduhan atau kebisingan antar karyawan

3.

Pemakaian ruangan akan kurang luwes apabila ada perubahan dan

perkembangan organisasi

4.

Karyawan akan sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi

5.

Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

6.

Mempersulit pengawasan antara pimpinan dan bawahan

7.

Diperlukan biaya yang besar untuk pergantian penataan ruangan

8.

Kemungkinan kelihatan adanya tumpukan-tumpukan kertas atau berkas,

sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik bagi para tamu yang

datang.

9.

Pekerjaan karyawan yang bersifat rahasia akan sulit dilakukan

10.

Karyawan akan merasa kurang nyaman dengan ruangannya sendiri tanpa

ditata dengan baik.

11.

Penataan ruangan yang tidak baik dapat menyebabkan kurang efisien dalam

melaksanakan pekerjaan

(50)

B. Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan di PT. Infomedia Nusantara cc Telkomsel cukup baik

karena adanya penerapan teknik yang dibuat sebagai alat ukur yang ditandai dari

bulan ke bulan dan karyawannya di beri tugas untuk memberikan pelayanan yang baik

terhadap para customer (pelanggan). Karena bagi karyawan atau agent PT. Infomedia

Nusantara cc Telkomsel customer (pelanggan) adalah raja. Sehingga customer merasa

puas telah menggunakan produk Telkomsel. Dari bulan ke bulan juga dari tahun ke

tahun PT. Infomedia Nusantara mencoba mengerti dan memahami untuk memberi

yang terbaik bagi customernya.

PT. Infomedia Nusantara cc Telokomsel bekerja sama dengan PT. Telkomsel

guna untuk meluaskan jaringan pelayanan kebutuhan akan telepon selular yang

mampu menjangkau hingga ke pelosok. Sehingga PT. Infomedia Nusantara cc

Telkomsel menjadi penyedia jasa layanan informasi yang utama di kawasan regional.

PT. Infomedia Nusantara cc Telkomsel memiliki tiga layanan bisnis yang berupaya

untuk lebih memenuhi seluruh kebutuhan akan informasi dan layanan komunikasi.

Sekaligus mendedikasikan sumber daya manusia yang PT. Infomedia Nusantara cc

Telkomsel miliki seperti teknologi, kompetensi, pengalaman serta kematangan dalam

berusaha hingga tercapai tujuannya. PT. Infomedia Nusantara cc Telkomsel juga

menabur benih kemajuan bagi mitra usaha, pelanggan dan masyarakat luas bagi

pengguna dan pemakai produk dan jasa PT. Infomedia Nusantara cc Telkomsel.

(51)

PENILAIAN KRITERIA ASPEK KUANTITATIF OPERASIONAL

NO ASPEK BOBOT 100%

NILAI

5 4 3 2 1

1 KEDISIPLINAN 10% Kehadiran

5%

Tidak pernah absen

Absen 1 kali (ijin dan sakit dengan keterangan yang jelas)

Absen 2 kali (ijin dan sakit dengan keterangan yang jelas)

Absen > 2 kali (ijin dan sakit dengan keterangan yang jelas) Kedisiplinan 5% Datang dan hadir > 15 Menit sebelum jam kerja

Datang dan hadir 5 – 15 Menit sebelum jam kerja

Datang tepat waktu (< 5 Menit)

Datang Terlambat 5 –15 Menit dalam sebulan < 4kali

Datang Terlambat 15<x>30 menit dalam sebulan = 4kali

2 KUALITAS 50% Filing

30%

Filing : lengkap,Ters usun rapi dan mudah dicari pada saat itu juga ketika diminta. Filing : lengkap, tersusun rapi tetapi permintaan dokumen baru disediakan beberapa jam pada hari dokumen diminta. Filing : lengkap tetapi permintaan dokumen disediakan setelah 1Hk, Filling : 1kali waktu ada dokumen yg tidak tersedia,

Filling : 2 - 3 kali dokumen yang diminta tidak tersedia Monitoring implementasi data online agent sesuai rooster (perbulan) 15% Pengumpulan data online agent >97% pada 100% hari kerja dalam 1 bulan

Pengumpulan data online agent 96.99% > x > 94.01% pada 100% hari kerja dalam 1 bulan

Pengumpulan data online agent 94% pada 95% hari kerja dalam 1 bulan

Pengumpulan data online agent 93.99% > x > 88% pada 95% hari kerja dalam 1 bulan

Pengumpulan data online agent < 87.99% pada 90% hari kerja dalam 1 bulan

ATTITUDE

ADM 5% 100%

3 PRODUKTIVI TAS

40%

Penyelesaian laporan rekapitulasi PPCO (10 harian)

15%

Periode N + 1 Hk

Periode N + 2 Hk

Periode N + 3 Hk

Penyelesaian laporan rekapitulasi Kinerja Kuantitatif (bulanan) 15% Bulan N + 1 Hk

Bulan N + 2 Hk

Bulan N + 3 Hk

Bulan N + 4 Hk

Bulan N + 5 Hk

Ketepatan Pembuatan Laporan 10 Harian 5% Periode N + 1 Hk

Periode N + 2 Hk

Periode N + 3 Hk

Ketepatan Pembuatan Laporan Bulanan

5%

Bulan N