BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan bahan informasi yang sangat penting. Dalam menjaga
arsip, manajemen kearsipan yang baik akan sangat berarti bagi sebuah perusahaan
atau instansi. Dengan demikian, Dinas Perhubungan (DISHUB) Kota Medan
menggunakan aplikasi Ms. Excel dan lemari penyimpanan (filling cabinet) sebagai
alat bantu dalam manajemen kearsipannya. Dimana aplikasi Ms. Excel hanya
digunakan sebagai catatan atau agenda atas surat masuk dan surat keluar dan
filling cabinet sebagai tempat penyimpanan arsip.
Aplikasi Ms. Excel yang saat ini digunakan dalam manajemen kearsipan
pada DISHUB Kota Medan tidak dapat digunakan dalam pendistribusian surat
dan mengetahui keberadaan surat setelah didistribusikan. Di lain sisi, dengan
menggunakan filling cabinet, pegawai sering mengalami kesulitan ketika ingin
mencari suatu arsip ketika diperlukan pada waktu-waktu tertentu. Karena harus
mencari arsip yang dibutuhkan satu persatu pada filling cabinet secara manual.
Selain itu dalam proses pembuatan laporan, sering terjadi kesalahan pencatatan.
Karena harus memeriksa dan mencatat data arsip satu persatu secara manual.
Dari uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk mengimplementasikan
sebuah aplikasi kearsipan pada Dinas Perhubungan Kota Medan, dimana aplikasi
kearsipan tersebut dapat digunakan untuk untuk meyimpan, mengolah,
mendistribusikan, mengetahui keberadaan surat setelah didistribusikan, pencarian
dan penemuan kembali suatu arsip ketika diperlukan secara cepat dan tepat
apabila dibutuhkan sewaktu-waktu, hingga kepada proses pembuatan laporannya.
2
I.2. Perumusan Masalah
Bagaimana mengimplementasikan aplikasi kearsipan yang dapat
digunakan untuk untuk meyimpan, mengolah, mendistribusikan, mengetahui
keberadaan surat setelah didistribusikan, pencarian dan penemuan kembali suatu
arsip ketika diperlukan secara cepat dan tepat apabila dibutuhkan sewaktu-waktu,
hingga kepada proses pembuatan laporannya.
I.3. Batasan Masalah
Agar masalah tidak meluas dan lebih terarah, maka penulis memberikan
batasan masalah sebagai berikut:
1. Arsip yang disimpan berbentuk softcopy (file jpg & pdf).
2. Aplikasi dibuat berbasis Client-Sever dan IP-Address Server sudah
ditetapkan yaitu 192.168.1.1.
3. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.NET,
dan database yang digunakan adalah SQL Server 2005.
I.4. Tujuan Penelitian
Penelitian dilakukan agar dapat mengimplementasikan aplikasi kearsipan
yang dapat digunakan untuk untuk meyimpan, mengolah, mendistribusikan,
mengetahui keberadaan surat setelah didistribusikan, pencarian dan penemuan
kembali suatu arsip ketika diperlukan secara cepat dan tepat apabila dibutuhkan
sewaktu-waktu, hingga kepada proses pembuatan laporannya.
I.5. Manfaat Penelitian
1. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk menambah kebaikan
3
2. Bagi Penulis
Dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat selama belajar di LP3I
dengan membuat suatu aplikasi komputer khususnya di bidang
kearsipan.
3. Bagi Lembaga
Penelitian yang dibuat diharapkan dapat menambah sumber bacaan di
perpustakaan Politeknik LP3I dan diharapkan dapat digunakan sebagai
referensi mahasiswa LP3I ketika akan membuat Tugas Akhir.
I.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I : Latar Belakang Masalah
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah mengenai
pengertian arsip, pengertian VB.NET, pengertian database,
pengertian scanner, dan lain- lain.
BAB III : Metode Penelitian
Bab ini menjelaskan mengenai perancangan penelitian
yang meliputi waktu penelitian, metode pengumpulan data,
4
BAB IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini menjelaskan mengenai penelitian serta pembahasan
dan tampilan form dari aplikasi yang dibuat.
BAB V : Simpulan dan Saran
Bab ini berisi simpulan dari penelitian dan pembahasan
serta berisi saran atau kelemahan yang terdapat dalam hasil
