BAB XVII
PENGENDALIAN SUATU PENGANTAR
Dosen:
Rizki Adi Puspita Sari. SP,MM
Disusun oleh:
Jannisah Dwi Rahadiski (11150920000051)
JURUSAN AGRIBISINIS (2B)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
BAB I
Pembahasan
A. Apakah Pengendalian Itu, Dan Mengapa Pengendalian Penting?
Apakah pengendalian (controlling) itu? Pengendalian adalah proses mengawasi (monitoring), membandingkan (comparing), dan mengoreksi (correcting) kinerja. Semua manajer harus tetap mengendalikan, bahkan jika mereka mengira bahwa unitnya telah berjalan sesuai rencana; manajer tidak akan benar-benar mengetahui kinerja unitnya kecuali mereka mengevaluasi kegiatan yang telah dilakukan dan membandingkan kinerja sebenarnya dengan standar yang diinginkan. Pengendalian yang efektif memastikan kegiatan telah dilakukan dengan cara yang menghasilkan pencapaian tujuan. Keeftifan pengendalian ditentukan oleh bagaimana pengendalian itu dapat membantu karyawan dan manajer mencapai tujuan mereka.
Mengapa pengendalian sangat penting? Perencanaan dapat dilakukan, struktur organisasi dpat dibuat untuk memfasilitasi pencapaian tujuan yang efesien, dan karyawan dapat dimotivasi melalui kepemimpinan yang efektif. Tetapi, tidak ada jaminan bahwa kegiatan yang berjalan telah sesuai dengan rencana dan tujuan yang ingin diraih oleh karyawan dan manajer telah benar-benar tercapai. Pengendalian itu penting, karena pengendalian membantu manajer mengetahui apakah tujuan perusahaan telah tercapai, atau jika belum, apa alasannya. Nilai dari fungsi pengendalian dapat dilihat dalam tiga bagian spesifik: perencanaan, pemberdayaan karyawan, dan perlindungan lingkungan kerja.
Alasan kedua dari pentingnya pengendalian adalah pemberdayaan karyawan. Banyak manajer enggan untuk memberdayakan karyawan karena takut jika terjadi sesuatu yang salah, manajer yang harus bertanggung jawab. Tetapi, sistem pengendalian yang efektif dapat memberi informasi dan umpan balik atas kinerja karyawan sehingga meminimalkan timbulnya masalah.
B. Proses Pengendalian
Proses pengendalian adalah proses tiga tahap, yaitu mengukur kinerja aktual, membandingkan kinerja aktual dengan strandar, dan mengambil tindakan manajerial untuk penyimpangan atau untuk mengetahui ketidaksesuaian dengan standar. Proses pengendalian mengansumsikan standar kinerja sudah ada lebih dulu. Standar adalah tujuan-tujuan spesifik yang dibuat selama proses perencanaan.
Tahap 1 Pengukuran
Untuk menentukan apakah kinerja aktual itu, pertama tama seorang manajer harus mendapat informasi tentang hal tersebut. Dengan demikian, tahap pertama dalam pengendalian adalah pengukuran. Empat pendekatan yang digunakan manajer dlam mengukur dan melaporkan kinerja aktual adalah observasi pribadi, laporan statistik, laporan secara lisan, dan laporan tertulis. Kebanyakan manajer menggunakan kombinasi dari pendekatan-pendekatan ini.
Beberapa kriteria pendekatan dapat digunakan untuk situasi manajeman apapun. Misalnya, semua manajer berhubungan dengan orang, sehingga kriteria seperti kepuasan atau perputaran karyawan dan tinggkat absensi dapat diukur. Menjaga agar biaya masih sesuai dengan anggaran juga merupakan pengukuran pengendalian yang umum. Kriteria pengendalian lainnya harus mengenali berbagai aktivitas yang disupervisi oleh manajer. Kebanyakan aktivitas kerja dapat diekspresikan dalam satuan kuantitas, tetapi jika tidak, manajer harus menggunakan pengukuran subjektif. Meskipun pengukuran ini memiliki keterbatasan, lebih baik menggunakan pengukuran itu dari pada tidak ada standar sama sekali dan tidak melakukan penelitian.
Tahap 2 Perbandingan
Langkah perbandingan menentukan variasi antara kinerja aktual dan standar. Meski variasi kinerja sudah dapat diduga dalam semua aktivitas, perlu ditentukan batasan variasi (range of variation) yang dapat diterima. Penyimpangan diluar batasan ini perlu diperhatikan. Penyimpangan lebih atau kurang membutuhkan perhatian manajerial, yang merupakan tahap ketiga dalam proses pengendalian.
Tahap 3 Mengambil Tindakan Manajerial
Tergantung dari masalah yang dihadapi, seorang manajer dpat mengambil aksi yang berbeda. Misalnya, jika pekerja yang tidak memuaskan adalah alasan dari perbedaan kinerja, manajer dapat mengkoreksinya dengan menerapkan program pelatihan, mengambil langkah-langkah disipliner, mengubah struktur kompensasi, dan sebagainya. Satu kepusan yang harus diambil oleh manajer adalah dengan mengambil tidakan pengendalian segera (immediate corrective action), yaitu mengkoreksi masalah saat itu juga agar segera kembali pada jalurnya, atau dengan tindakan perbaikan dasar (basic corrective action), yaitu melihat bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang sebelum mengkoreksi sumber penyimpangan.
C. Pengendalian Bagi Kinerja Organisasi
Efisien biaya. Lama pelanggan dapat dipertahankan. Kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan. Ini adalah sedikit dari indikator penting kinerja yang diukur oleh eksekutif di industri jasa call-center. Untuk membuat keputusan yang baik, manajer diindustri ini ingin dan perlu jenis informasi ini sehingga mereka dapat mengatur kinerja organisasi. Manajer disemua tipe bisnis bertanggung jawab untuk mengatur kinerja organisasi.
Apakah Kinerja Organisasi Itu?
Kinerja (perfomance) adalah hasil akhir dari sebuah aktivitas. Entah aktivitas tersebut adalah berjam-jam berlatif intensif sebelum konser atau balap atau melaksanakan kewajiban kerja seefisien dan seefektif mungkin, kinerja adalah apa yang dihasilkan oleh aktivitas tersebut.
Manajer berurusan dengan kinerja organisasi (organizational perfomance)
hasil akumulatif dari semua aktifitas kerja dalam perusahaan. Konsep ini bersifat multisegi, tetapi manajer harus memahami faktor-faktor penyumbang kinerja organisasi. Bagaimanapun, para manajer itu tidak ingin (tidak bermaksud) untuk mencapai kinerja yang setengah-setengah. Mereka ingin organisasi, unit kerja, atau kelompok kerja untuk mencapai kinerja strategi.
Ukuran Kinerja Perusahaan
mengubah sumber daya menjadi output. Manajemen ingin meningkatkan rasio output terhadap input. Tentu saja, cara termudah melakukan ini adalah dengan manaikan harga output. Tetapi dalam persaingan kompetitif saat ini,hal itu tidak mungkin dapat dijadikan pilihan. Satu-satu alternatif adalah menurunkan sisi input. Caranya? Dengan lebih efisien dalam melakukan pekerjaan sehingga dapat menurunkan biaya organisasi.
Efektivitas organisasi adalah pengukuran kesesuaian tujuan organisasi dan bagaimana tujuan tersebut dapat tercapai. Efektivitas itulah keuntungan bagi manajer dan yang mengarahkan keputusan manajer dalam mendesain strategi dan aktivitas kerja, juga dalam mengkoordinasi kerja para karyawan.
D. Perangkat Pengukur Kinerja Organisasi
Semua manajer membutuhkan perangkat kerja yang tepat untuk mengawasi dan mengukur kinerja perusahaan. Sebelum menjelaskan jenis-jenis spesifik dari perangkat pengendalian, mari kita pelajari konsep pengendalian feedforward, concurrent, dan feedback. Kunci dari pengendalian feedforward adalah mengambil tindakan manajerial sebelum terjadi masalah. Dengan begitu, masalah dapat dicegah dan bukan memperbaiki setelah timbul kerusakan. Namun pengendalian feedforward membutuhkan informasi tepat dan akurat, yang tidak selalu dapat diperoleh dengan mudah. Jika demikian, manajer akhirnya menggunakan dua jenis pengendalian yang lain.
Pengendalian concurrent, seperti diisyaratkan oleh namanya, pengendalian ini dilalukan selama aktivitas pekerjaan berlangsung. Bentuk yang paling dikenal dari pengendalian concurrent adalah supervisi langsung. Istilah lainnya adalah manajement by walking around (MBWA), yaitu keberadaan manajer didaerah kerja, berinteraksi langsung dengan para karyawan. Semua manajer dapat mengambil manfaat dari pengendalian concurrent karena pengandalian itu membantu mereka memperbaiki kesalahan sebelum menjadi lebih memakan biaya.
menggunakan informasi tersebut untuk membuat rencana baru. Kedua, feedback dapat meningkatkan motivasi.
Pengendalian Keuangan
Setiap bisnis ingin mendapatkan laba. Untuk mencapai tujuan ini, manajer menunjukan setiap pengendalian keungan. Manajer akan menghitung rasio keuntungan untuk menjamin ketersediaan kas dapat pembiayai pengeluaran, tingkat utang yang tidak terlalu tinggi, atau aset telah digunakan dengan produktif.
Pengeluaran pengendalian keungan tradisional. Manajer yang mengukur pengendalian keuangan dengan cara tradisional memasukan analisis rasio dan analisis anggaran. Rasio likuidasi mengukur kemampuan perusahaan memenuhi kewajiban hutang lancarnya. Rasio leverage melihat penggunaan utang perusahaan dalam membiayai aset dan apakah perusahaan mampu memenuhi pembayaran bunga utang. Rasio aktivitas menilai efisien perusahaan dalam menggunkan asetnya. Terakhir, rasio probabilitas mengukur efisien dan efektifitas perusahaan dalam menggunakan asetnya dalam menghasilkan laba. Rasio-rasio ini dihitung menggunkan informasi tentu dari dua laporan keuangan utama negara (neraca dan laporan laba rugi ),yang kemudian dinyatakan dalam persentase atau rasio. Anggaran merupakan perangkat perencanaan dan pengendalian. Anggaran juga digunakan untuk pengendalian karena memberikan standar kuantitatif terhadap apa yang diukur dan membandingkan konsumsi sumber daya.
Mengelola pendapatan. Praktik yang dihasilkan dari perawatan sekma adalah mengelola pendapatan. Ketika perusahaan “mengelola” pendapatan, perusahaan “mencatat waktu” penghasilan dan pengeluaran untuk menambah hasil keunagan saat ini,dimana itu tidak memberikan gambaran yang realistis mengenai kinerja keuangan perusahaan.
Pendekatan Balanced Scorecard
Manajer dapat menggunakan pendekatan balanced scorecard untuk mengevaluasi kinerja organisasi lebih dari sekedar perspektif keuangan. Balanced scorecard melihat secara tipikal empat area yang menyumbang kinerja perusahaan; keungan, pelanggan, proses internal, dan aset manusia/inovasi/perkembangan. Meskipun balanced scorecard dapat dimengerti, manajer cendrung berfokus pada area yang menggerakan kesuksesan perusahaan dan menggunakan kartu skor (scorecard)
Pengendalian Informasi
Manajer mengendalikan dengan dua cara: (1) sebagai perangkat untuk membantu manjer mengendalikan aktivitas perusahaan dan (2) sebagi area organisasi, manajer perlu mengendalikan.
Manajer membutuhkan informasi yang benar pada saat yang tepat dan dalam jumlah yang tepat untuk mengawasi dan mengukur aktivitas dan kinerja organisasi. Dalam mengukur kinerja aktual, manajer memerlukan informasi tentang apa yang terjadi di area yang menjadi tanggung jawab manajer dan standarnya,agar dapat membandingkan kinerja aktual dengan standarnya.
Sistem informasi manajemen (MIS) adalah sistem yang digunakan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk manajer secara teratur. Istilah sistem pada MIS menyiratkan urutan, pengaturan dan tujuan. MIS berfokus secara spesifik untuk menyediakan informasi bagi manajer (data yang telah diproses dan analisis), bukan hanya data (mentah, fakta yang belum dianalisis).
Membuat Tolak Ukur Dari Praktik Terbaik
Manajer di industri yang beragam seperti layanan kesehatan, pendidikan dan jasa keuangan baru menemukan apa yang telah lama diketahui manajer manufaktur manfaat dari membuat tolak ukur (benchmarking), yaitu mencari praktik-praktik terbaik yang menjadikan unggul diantara pesaing dan non pesaing. Tujuan dari benchmarking ini adalah untuk mengendalikan tolak ukur, yaitu standar kesempurnaan sebagai dasar pengukuran dan perbandingan.
E. Isu-Isu Pengendalian Kontemporer
Pengendalian adalah fungsi manajerial paling penting. Terdapat empat isi pengendalian yang dihadapi manajer saat ini: pengendalian lintas budaya, masalah ditempat kerja, interaksi pelanggan dan tata kelola perusahaan.
Menyesuaikan Pengendalian Untuk Perbedaan Lintas Budaya
pengendalian. Manajer diluar negeri juga harus menyadari batasan tindakan perbaikan yang dapat mereka ambil. Akhirnya, tantangan lain bagi manajer global dalam mengumpulkan data untuk pengukuran dan pembandingan adalah kemampuan untuk diperbandingkan.
Masalah Di Tempat Kerja
Tenpat kerja saat ini memberikan cukup tantangan pengendalian bagi manajer. Dari mengawasi penggunaan komputer karyawan diwaktu kerja hingga melindungi tempat kerja dari niat buruk karyawan yang tidak puas,manajer memelurkan pengendalian untuk menjamin bahwa pekerjaan dilakukan secra efesien dan efektif sesuai rencana.
Mengapa manjer merasa perlu mengawasi apa yang dilakukan oleh karyawan? Alasan utamanya adalah karena karyawan dibayar untuk bekerja,bukan untuk berselancar di Web dan lain-lain. Alasan lain manajer mengawasi penggunaan email dan komputer karyawan adalah manajer tidak ingin mengambil resiko digugat karena telah menciptakan lingkungan kerja yang tidak kondusif akibat pesan pesan yang bersifat menyerang atau gambar yang tidak pantas terpajang dilayar komputer rekan kerja. Terakhir, manajer ingin memastikan rahasia perusahaan tidak dibocorkan. Disamping email tertentu dan pemakaian komputer, perusahaan pun mengawasi pesan instan dan melarang kamera telepon ditempat kerja. Karena seriusnya potensi biaya dan fakta bahwa beberapa karyawan saat ini memerlukan komputer, banyak perusahaan memilih kebijakan pengawasan tempat kerja. Kebijakan tersebut mengendalikan perilaku karyawan dengan cara yang lebih tidak merendahkan, dan karyawan harus diinformasikan mengenai kebijakan tersebut.
Pencurian oleh karyawan didefinisikan sebagai segala pengembilan properti perusahaan tanpa izin perusahaan untuk penggunaan pribadi. Mengapa karyawan mencuri? Jawabannya tergantung dari siapa yang anda tanya. Para ahli dibidang industri, kriminologi, dan psikolog klinis memiliki perspektif yang berbeda.
Kekerasan ditempat kerja. Pemberi kerja manenggung biaya langsung atas kehilangan kerja dan peningkatan keamanan yang harus dilakukan. Biaya yang tidak langsung yang harus ditanggung mencangkup turunnya produktivitas dan kualitas produk, rusaknya image perusahaan dan berkurangnya jumlah klien.
ketidakpastian pekerjaan, penurunan nilai uang pensiun, jam kerja yang panjang dll. Para ahli lain menjelaskan bahaya disfungsi lingkungan kerja dengan ciru-ciri berikut, sebagi penyumbang utama masalah:
waktu, angka dan krisis pekerjaan Instabilitas dan ketidakpastian Peralatan yang rusak dan tidak aman Lingkungan kerja yang berbahaya Budaya kekerasan
Mengendalikan Interaksi Pelanggan
Mungkin tidak ada area yang lebih baik untuk melihat hubungan antara perencanaan dan pelanggan sebaik di pelayanaan pelanggan. Perusahaan yang menyatakan pelayanan pelanggan sebagi salah satu tujuannya dengan cepat dan jelas dapat melihat apakah perusahaan itu mecapai tujuan dengan mengetahui kepuasan pelanggan terhadap pelayanaan mereka. Manajer dapat mengendalikan interaksi antara tujuan dan hasil ketika hal itu menyangkut pelanggan dengan menggunkan konsep rantai laba pelayaan dapat membantu manajer.
Rantai laba pelayanan (service profit chain) adalah rangkaian pelayanan dari karyawan terhadap pelanggan untuk menghasilkan laba. Menurut konsep ini, strategi perusahaan dan sistem pemberian pelayaan mempengaruhi perlakuan karyawan terhadap pelanggan yaitu bagaimana produktivitas mereka dalam memberikan pelayan dan kualitas pelayanan tersebut. Ketika nilai pelayanan tinggi, itu akan memberikan dampak positif terhadap kepuasan pelanggan, sehingga menimbulkan loyalitas pelanggan. Loyalitas pelangga meningkatkan pendapatan dan profitabilitas perusahaan.
Tata Kelola Perusahaan
perusahaan. Tetapi banyak naggota direksi yang menikmati hubungan yang nyaman dengan manajer, sehingga keduanya saling menjaga. Pelaporan kuangan dan komite audit adalah sebagi tambahan untuk memperluas peran dewan direksi, dibutuhkan aturan baru agar informasi keuangan perusahaan lebih terbuka dan transparan.
DAFTAR PUSTAKA
Stephen,p robbins dan coulter,mary.2010.Manajemen jilid 2.Jakarta :Erlangga Marbun B.N. 1980. Konsep Manajemen Indonesia. Jakarta: Sapdodadi.
