RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI PROYEK
“DIGITALISASI DOKUMEN” PADA CV. SMART SOLUSI
INDONESIA
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
MARTINUS HERI ANGGARA PUTRA
08.41010.0405
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xivv
DAFTAR TABEL ... xix
DAFTAR LAMPIRAN ... xxii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Proyek ... 6
2.2 Manajemen Proyek... 8
2.3 Kurva S ... 10
x
2.5.1 Pengertian Arsip ... 13
2.5.2 Fungsi Arsip ... 14
2.5.3 Macam-Macam Sistem Kearsipan ... 15
2.6 Digitalisasi ... 18
2.6.1 Pengertian Digitalisasi ... 18
2.6.2 Dasar-Dasar Data Digital ... 18
2.7 Sistem ... 20
2.8 Sistem Informasi ... 22
2.9 Visual Basic .Net (VB.NET) ... 23
2.10 Microsoft SQL Server ... 24
2.11 System Development Life Cycle (SDLC)... 25
2.12 Desain Sistem ... 27
2.12.1 Pengertian Desain Sistem ... 27
2.12.2 Sistem Flow ... 27
2.12.3 Data Flow Diagram ... 28
2.12.4 Entity Relationship Diagram ... 28
xi
3.1 Analisis Sistem ... 32
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 33
3.1.2 Analisis Permasalahan ... 36
3.1.3 Analisis Kebutuhan ... 36
3.2 Perancangan Sistem ... 37
3.2.1 Blok Diagram ... 37
3.2.2 System Flow ... 41
3.2.3 Context Diagram ... 46
3.2.4 Diagram Berjenjang Proses ... 46
3.2.5 Data Flow Diagram ... 48
3.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 50
3.2.7 Struktur Tabel... 53
3.3 Desain Input ... 58
3.4 Desain Antarmuka ... 62
3.5 Desain Output ... 76
3.6 Desain Pengujian Aplikasi ... 79
xii
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 88
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 89
4.2 Implementasi Sistem ... 90
4.2.1 Form Login ... 90
4.2.2 Form Utama ... 90
4.2.3 Form Master User ... 91
4.2.4 Form Master Karyawan... 92
4.2.5 Form Master Jenis Pekerjaan ... 93
4.2.6 Form Order ... 94
4.2.7 Form Approve Proyek ... 95
4.2.8 Form Survei ... 96
4.2.9 Form Rencana Kerja Proyek ... 96
4.2.10 Form Progress Per Proyek ... 97
4.2.11 Form Progress Keseluruhan Proyek ... 98
4.2.12 Form Laporan Progress Per Proyek ... 99
4.2.13 Form Laporan Progress Keseluruhan Proyek ... 99
xiii
4.3 Uji Coba dan Evaluasi ... 102
4.3.1 Uji Coba ... 102
4.3.2 Evaluasi ... 122
BAB V PENUTUP ... 126
5.1 Kesimpulan ... 126
5.2 Saran ... 127
DAFTAR PUSTAKA ... 128
xiv
Halaman
Gambar 2.1 Kurva S ... 11
Gambar 2.2 System Development Life Cycle... 25
Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan Sistem ... 32
Gambar 3.2 Document Flow Penerimaan Order ... 34
Gambar 3.3 Document Flow Pengerjaan Proyek ... 35
Gambar 3.4 Block Diagram ... 38
Gambar 3.5 System Flow Penerimaan Order Proyek ... 42
Gambar 3.6 System Flow Pengerjaan Proyek ... 43
Gambar 3.7 System Flow Pengerjaan Proyek Lanjutan... 44
Gambar 3.8 Context Diagram Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen" di CV Smart Solusi Indonesia ... 46
Gambar 3.9 Diagram Berjenjang ... 47
Gambar 3.10 DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen" .. 49
Gambar 3.11 DFD Level 1 Membuat Rencana Kerja Proyek ... 50
Gambar 3.12 CDM Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” ... 51
Gambar 3.13 PDM Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” ... 52
xv
Gambar 3.16 Desain Input Rencana Kerja Proyek ... 61
Gambar 3.17 Desain Input Progress Proyek ... 62
Gambar 3.18 Form Login ... 63
Gambar 3.19 Form Menu Utama ... 64
Gambar 3.20 Form Menu Utama File ... 65
Gambar 3.21 Form Menu Utama Order ... 66
Gambar 3.22 Form Menu Utama Proyek ... 67
Gambar 3.23 Form Menu Utama Laporan ... 68
Gambar 3.24 Form Master User ... 69
Gambar 3.25 Form Master Karyawan ... 70
Gambar 3.26 Form Master Jenis Pekerjaan ... 71
Gambar 3.27 Form Order ... 72
Gambar 3.28 Form Lihat Order ... 73
Gambar 3.29 Form Survei ... 73
Gambar 3.30 Form Rencana Kerja Proyek ... 74
Gambar 3.31 Form Progress Per Proyek ... 75
xvi
Gambar 3.34 Desain Output Laporan Progress Keseluruhan Proyek ... 78
Gambar 3.35 Desain Output Laporan Keseluruhan Proyek ... 79
Gambar 4.1 Form Login ... 90
Gambar 4.2 Form Utama... 91
Gambar 4.3 Form Master User ... 92
Gambar 4.4 Form Master Karyawan ... 93
Gambar 4.5 Form Master Jenis Pekerjaan ... 94
Gambar 4.6 Form Order ... 95
Gambar 4.7 Form Approve Proyek ... 95
Gambar 4.8 Form Survei ... 96
Gambar 4.9 Form Rencana Kerja Proyek ... 97
Gambar 4.10 Form Lihat Progress Per Proyek ... 98
Gambar 4.11 Form Lihat Progress Seluruh Proyek ... 98
Gambar 4.12 Form Laporan Progress Per Proyek ... 99
Gambar 4.13 Form Laporan Progress Keseluruhan Proyek... 100
Gambar 4.14 Form Laporan Keseluruhan Proyek ... 101
xvii
Gambar 4.17 Pemberitahuan Project Leader Tidak Ada Proyek ... 104
Gambar 4.18 Pemberitahuan Data Karyawan Berhasil Ditambah ... 105
Gambar 4.19 Pemberitahuan Data Karyawan Berhasil Diupdate ... 105
Gambar 4.20 Pemberitahuan Data Karyawan Berhasil Dihapus ... 106
Gambar 4.21 Pemberitahuan Data Karyawan Belum Lengkap ... 106
Gambar 4.22 Pemberitahuan Data User Berhasil Ditambah ... 107
Gambar 4.23 Pemberitahuan Data User Berhasil Diupdate ... 108
Gambar 4.24 Pemberitahuan Data User Berhasil Dihapus ... 108
Gambar 4.25 Pemberitahuan Data User Belum Lengkap ... 108
Gambar 4.26 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Berhasil Ditambah ... 110
Gambar 4.27 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Berhasil Diupdate... 110
Gambar 4.28 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Berhasil Dihapus ... 110
Gambar 4.29 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Belum Lengkap ... 111
Gambar 4.30 Pemberitahuan Data Order Berhasil Ditambah ... 112
Gambar 4.31 Pemberitahuan Data Order Berhasil Diupdate ... 112
Gambar 4.32 Pemberitahuan Data Order Berhasil Dihapus ... 113
xviii
Gambar 4.35 Pemberitahuan Data Survei Berhasil Ditambah ... 115
Gambar 4.36 Pemberitahuan Data Survei Berhasil Diupdate ... 115
Gambar 4.37 Pemberitahuan Data Survei Berhasil Dihapus ... 116
Gambar 4.38 Pemberitahuan Data Survei Belum Lengkap ... 116
Gambar 4.39 Pemberitahuan Error Proyek Belum Dipilih ... 118
Gambar 4.40 Pemberitahuan Error Project Leader Belum Dipilih ... 118
Gambar 4.41 Pemberitahuan Error Target Mingguan... 118
Gambar 4.42 Pemberitahuan Error Pekerjaan Belum Dipilih ... 119
Gambar 4.43 Pemberitahuan Error Anggota Proyek Belum Dipilih ... 119
Gambar 4.44 Pemberitahuan Mulai Proyek ... 119
Gambar 4.45 Pemberitahuan Data Progress Berhasil Disimpan ... 121
Gambar 4.46 Pemberitahuan Data Progress Berhasil Diupdate... 122
xix
Halaman
Tabel 3.1 Penjelasan Sistem Flow Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi
Dokumen” ... 45
Tabel 3.2 Master Login User ... 53
Tabel 3.3 Master Karyawan ... 54
Tabel 3.4 Master Jenis Pekerjaan ... 54
Tabel 3.5 Tabel Proyek ... 55
Tabel 3.6 Tabel Detail Proyek ... 56
Tabel 3.7 Tabel Target Pengerjaan Proyek ... 56
Tabel 3.8 Tabel Survei Order ... 57
Tabel 3.9 Tabel Anggota Proyek ... 58
Tabel 3.10 Tabel Progress Pekerjaan ... 58
Tabel 3.11 Uji Coba Halaman Login ... 80
Tabel 3.12 Uji Coba Halaman Master User ... 81
Tabel 3.13 Uji Coba Halaman Master Karyawan ... 81
Tabel 3.13 Lanjutan Uji Coba Halaman Master Karyawan ... 82
xx
Tabel 3.16 Uji Coba Halaman Approve Order ... 84
Tabel 3.17 Uji Coba Halaman Survei ... 84
Tabel 3.18 Uji Coba Halaman Rencana Kerja Proyek ... 85
Tabel 3.19 Uji Coba Halaman Progress Per Proyek ... 86
Tabel 3.20 Uji Coba Halaman Progress Seluruh Proyek ... 86
Tabel 3.21 Uji Coba Halaman Laporan Progress Per Proyek ... 87
Tabel 3.22 Uji Coba Halaman Laporan Progress Seluruh Proyek ... 87
Tabel 4.1 Uji Coba Login ... 102
Tabel 4.1 Lanjutan Uji Coba Login ... 103
Tabel 4.2 Uji Coba Master Karyawan ... 104
Tabel 4.2 Lanjutan Uji Coba Master Karyawan ... 105
Tabel 4.3 Uji Coba Master User ... 107
Tabel 4.4 Uji Coba Master Jenis Pekerjaan ... 109
Tabel 4.5 Uji Coba Order ... 111
Tabel 4.5 Lanjutan Uji Coba Order ... 112
Tabel 4.6 Uji Coba Approve Proyek ... 113
xxi
Tabel 4.8 Uji Coba Rencana Kerja Proyek ... 117
Tabel 4.9 Uji Coba Progress Proyek... 120
Tabel 4.10 Uji Coba Progress Keseluruhan Proyek ... 120
Tabel 4.11 Uji Coba Progress ... 121
Tabel 4.12 Parameter Penilaian Kuesioner ... 123
xxii
Halaman
Lampiran 1 Biodata Penulis ... 130
Lampiran 2 Kuesioner ... 131
Lampiran 3 Laporan Progress Per Proyek ... 132
Lampiran 4 Laporan Proges Keseluruhan Proyek ... 133
1
1.1 Latar Belakang
CV. Smart Solusi Indonesia (SSI) adalah perusahaan yang fokus pada
penyediaan sarana atau prasarana kearsipan dan layanan lengkap pengelolaan arsip.
Perusahaan memberikan layanan penjualan dan jasa kearsipan yang terintergrasi.
Jobdesk dari SSI adalah menyediakan sarana dan prasarana kearsipan yang akan
membantu pelanggan menata, mengolah, menyimpan dan mencari kembali arsip atau
dokumen baik berbasis kertas maupun digital. Selain itu SSI juga menawarkan jasa
penyusunan pedoman kearsipan, training, workshop, seminar, jasa pemilahan,
penataan, alih media, fumigasi dan pemusnahan dokumen atau arsip.
Proses bisnis perusahaan saat ini berawal dari sales menawarkan jasa alih
media kepada pelanggan. Jika pelanggan berminat, sales menginformasikan kepada
Project Manager. Setelah mendapatkan informasi tersebut, Project Manager
melakukan survei untuk mengetahui pekerjaan apa yang akan dikerjakan. Hasil survei
diserahkan kepada sales lalu ditunjukkan ke pelanggan. Jika pelanggan setuju maka
sales akan membuat kontrak kerja dan Project Manager membuat rencana kerja proyek
(RKP). Jika tidak setuju, sales akan bernegoisasi dengan pelanggan. RKP berisi tentang
pekerjaan apa saja yang dikerjakan, waktu pengerjaan, Project Leader yang
bertanggung jawab atas proyek tersebut, anggota proyek dan target pengerjaan. Dengan
melihat RKP yang dibuat oleh Project Manager, Project Leader mengatur anggota
pengerjaan dari anggota proyek dengan mengirimkan laporan hasil kerja seminggu
sekali kepada Project Manager. Project Manager mengecek apakah hasil kerja tersebut
sesuai target yang ditentukan. Jika tidak memenuhi target, Project Manager memberi
informasi kepada Project Leader bahwa target tidak tercapai dan membuat target baru.
Jika memenuhi target, Project Manager membuat laporan progress agar pelanggan
mengetahui sejauh mana pekerjaan tersebut dikerjakan.
Masalah yang sering terjadi di CV. Smart Solusi Indonesia saat ini, pertama
Project Manager sering lupa tentang order yang diinformasikan sales karena
informasinya hanya dicatat pada form order. Jika form order hilang, Project Manager
tidak dapat mengetahui order yang diterima oleh CV. Smart Solusi Indonesia. Kedua
Project Manager kesulitan dalam mengetahui progress proyek karena banyaknya
proyek yang sedang dikerjakan. Sehingga banyak dari proyek yang dikerjakan tidak
dapat diselesaikan tepat waktu. Masalah ini mengakibatkan banyaknya keluhan dari
pelanggan sehingga citra SSI menjadi buruk dan kehilangan pelanggan. Kesulitan
mengetahui progress proyek ini terjadi akibat dari pencatatan progress pengerjaan
proyek masih dilakukan menggunakan Microsoft Excel. Seminggu sekali Project
Leader mengirimkan hasil kerja proyek kepada Project Manager. Dalam mengetahui
progress proyek, Project Manager harus menghitung satu-satu dari laporan yang
diberikan Project Leader.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka akan dibuat Racang Bangun
Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” Pada CV. Smart Solusi
Indonesia. Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” berbasis desktop
Edition. Fiturnya adalah bisa memberikan informasi tentang progress per proyek,
progress keseluruhan proyek dan proyek yang sedang berjalan maupun proyek yang
sudah selesai.
Dengan adanya aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”,
diharapkan dapat membantu CV. Smart Solusi Indonesia dalam mengetahui order dan
progress dari setiap proyek.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka perumusan masalah
yang diperoleh adalah bagaimana merancang bangun aplikasi administrasi proyek
digitalisasi dokumen pada CV. Smart Solusi Indonesia.
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan-batasan masalah yang dibutuhkan dalam penelitian ini yaitu:
1. Aplikasi ini hanya membahas proses penerimaan dan pelaksanaan proyek.
2. Tidak membahas tentang penggajian karyawan.
3. Tidak membahas tentang absensi karyawan.
4. Tidak membahas tentang kontrak kerja.
5. Kurva S hanya membahas tentang target proyek.
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas tujuan dari penyusunan Tugas Akhir
yaitu merancang bangun sistem administrasi proyek “digitalisasi dokumen” yang
mampu mengetahui nama customer, alamat, nilai proyek, order proyek, progress
proyek, tanggal mulai proyek, tanggal selesai proyek, proyek apa saja yang sedang
dikerjakan dan yang sudah selesai dikerjakan dan menghasilkan laporan progress per
proyek, progress keleseruhan proyek dan laporan keseluruhan proyek.
1.5 Manfaat
Manfaat dari aplikasi yang akan dibangun adalah untuk membantu CV.
Smart Solusi Indonesia di bagian administrasi proyek. Sehingga diharapkan nantinya
memudahkan proses bisnis yang ada pada CV. Smart Solusi Indonesia.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penyusunan laporan ini akan dijabarkan dalam setiap bab
dengan pembagian sebagai berikut:
BAB I : Pendahuluan
Pada bab ini akan dibahas latar belakang masalah, permasalahan yang
ada, batasan masalah serta sistematika penulisan yang berisi penjelasan
singkat pada masing-masing bab.
BAB II : Landasan Teori
Bab ini membahas tentang teori yang merupakan teori dasar dari teori
adalah Proyek, Manajemen Proyek, Kurva S, Administrasi, Arsip,
Digitalisasi, Sistem, Sistem Informasi, System Development Cycle
(SDLC), dan Black Box Testing.
BAB III : Analisis Dan Perancangan Sistem
Bab ini menjelaskan tentang analisis dan perancangan sistem yang
meliputi identifikasi permasalahan, analisis dan perancangan sistem
(Dokument Flow, Context Diagram, DFD, CDM, PDM, struktur tabel,
desain I/O, rancangan pengujian terhadap fungsi aplikasi).
BAB IV : Implementasi Dan Evaluasi
Pada bab ini membahas tentang aplikasi yang dibuat secara keseluruhan
beserta penjelasan dari rancangan input dan output serta melakukan
pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat untuk mengetahui apakah
aplikasi tersebut telah dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi
sesuai yang diharapkan.
BAB V : Penutup
Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan
sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini
6
2.1 Proyek
Proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan
suatu produk atau layanan yang unik (Schwalbe, 2004). Dalam hal proyek sistem
informasi berarti proyek tersebut berupa sistem aplikasi yang terdiri atas beberapa
modul program, tetapi proyek software bervariasi cakupannya, mulai dari membangun
sistem besar sampai hanya membuat program satu modul saja. Proyek normalnya
melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama
dari proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk
menyelesaikan proyek secara secara efisien dan tepat waktu.
Menurut Schwalbe (2004) atribut dari suatu proyek adalah sebagai berikut:
1. Sebuah proyek memiliki tujuan yang khusus yang menghasilkan suatu produk
khusus, layanan, dan hasil akhir.
2. Proyek bersifat sementara dan memiliki awal dan akhir yang jelas.
3. Proyek membutuhkan sumber daya bisa dari beberapa area. Sumber daya dapat
berupa hardware, software, dan sumber daya lainnya.
4. Proyek harus memiliki pelanggan utama (primary customer) atau sponsor.
5. Proyek melibatkan ketidakpastian, karena setiap proyek bersifat unik maka sangat
sulit untuk menentukan objektifitas proyek, mengestimasi waktu proyek dan
Menurut Schwalbe (2004) setiap proyek memiliki batasan yang berbeda
terhadap ruang lingkup, waktu, dan biaya yang biasanya disebut sebagai tiga kendala
(triple constraint). Project Manager harus memperhatikan hal-hal penting dalam
manajemen proyek yaitu:
1. Ruang lingkup (scope)
Scope merupakan aspek kendala dalam ruang lingkup suatu proyek. Pada scope
perlu diperhatikan ruang lingkup dari proyek yang diperlu dibatasi dan dijaga agar
tidak keluar dari rencana proyek yang telah disepakati.
2. Waktu (time)
Time merupakan aspek kendala dalam mengelola waktu pembangunan proyek.
Seorang Project Manager harus bisa memberi jangka waktu yang detail terhadap
proyek yang dibangun, penentuan waktu yang logis harus disesuaikan dengan besar
proyek dan target yang ingin dicapai dari proyek yang akan dibangun.
3. Biaya (cost)
Cost merupakan aspek kendala dalam mengelola keuangan atau budget dari proyek
yang dibangun. Seorang Project Manager harus bisa menglola, menentukan dan
membuat strategi pengeluaran dan pemasukan untuk proyek yang dibangun. Hal
ini diperlukan agar proyek yang dibangun tidak mengeluarkan dana yang melebihi
perjanjian proyek ataupun agar budget yang dimiliki cukup untuk mengelola
proyek hingga implementasi.
Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik, artinya jika ingin
meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka umumnya
melebihi anggaran. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biayanya harus
berkompromi dengan mutu atau jadwal.
2.2 Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah suatu teknik yang digunakan untuk
merencanakan, mengerjakan, dan mengendalikan aktivitas suatu proyek untuk
memenuhi kendala waktu dan biaya proyek (Muslich, 2009). Teknik ini berorientasi
pada pencapaian tujuan, di mana tujuan tersebut mungkin pembangunan gedung,
pembukaan kantor baru, atau pengendalian kegiatan penelitian dan pengembangan.
Perencanaan suatu proyek terdiri dari tiga tahap yaitu:
1. Perencanaan. Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan
kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksi
dan interdependensi antara kegiatan-kegiatan.
2. Penjadwalan. Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap
kegiatan, menegaskan kapan suatu kegiatan berlangsung dan kapan berakhir.
3. Pengendalian. Menetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap
kegiatan.
Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan
keuntungan dari segi waktu dan biaya dibanding jika pengelolaan dilakukan seperti
pengelolaan pekerjaan regular (Santosa, 2009). Suatu proyek dapat dipandang sebagai
suatu kumpulan pekerjaan yang berurutan untuk mencapai tujuan. Setiap pekerjaan
yang ada dalam proyek ini disebut aktivitas. Setiap aktivitas dimulai dan berakhir pada
waktu dimulai dan berakhirnya suatu aktivitas. Jika suatu aktivitas telah berakhir, maka
suatu kejadian telah terjadi.
Menurut Soeharto (1999), sistem manajemen proyek bertujuan untuk dapat
menjalankan setiap proyek secara efektif dan efisien sehingga dapat memberikan
pelayaan maksimal bagi semua pelanggan. Sistem manajemen proyek diterapkan
karena didukung oleh sumber daya manusia yang profesional di bidang-bidang yang
dibutuhkan dalam menjalankan setiap proyek. Manajer proyek secara aktif melakukan
kegiatan-kegiatan proyek dan bertanggung jawab dalam hal:
1. Melakukan konsolidasi dan intergrasi rencana pelaksanaan proyek untuk
menentukan secara layak uraian kegiatan, penjadwalan, anggaran, alokasi sumber
daya dan pengendaliannya.
2. Melakukan koordinasi dengan semua pihak yang terkait baik internal maupun
eksternal perusahaan dalam merelisasikan kegiatan proyek menyangkut
desain/rekayasa sistem, pengembangan produk, operasi/produksi, instalasi/testing
dan purna jual serta mengendalikan penyerahan hasil proyek agar sesuai dengan
permintaan baik dari aspek waktu, anggaran biaya dan tingkat kualitas yang
dibutuhkan.
3. Melaporkan status proyek dan proses kemajuannya secara berkala.
4. Melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan proyek dan
perubahan-perubahan rencana proyek serta melakukan koreksi dan pencegahan
2.3 Kurva S
Kurva S mempresentasikan bobot pekerjaan kumulatif pada sumbu vertical
terhadap waktu pada sumbu horizontal. Bobot pekerjaan adalah nilai persentase proyek
yang menggambarkan kemajuan proyek tersebut. Pembandingan kurva S rencana
dengan kurva pelaksanaan memungkinkan dapat diketahuinya kemajuan pelaksanaan
proyek apakah sesuai, lambat, ataupun lebih dari yang direncanakan (Luthan, 2006).
Kurva S merupakan salah satu metode perencanaan pengendalian biaya yang sangat
lazim digunakan pada suatu proyek. Kurva S merupakan gambaran diagram percent
komulatif biaya yang diplot pada suatu sumbu koordinat dimana sumbu absis (X)
menyatakan waktu sepanjang masa proyek tersebut. Pada diagram kurva S, dapat
diketahui pengeluaran biaya yang dikeluarkan per satuan waktu, pengeluaran biaya
komulatif per satuan waktu dan progress pekerjaan yang didasarkan pada volume yang
dihasilkan dilapangan.
Menurut Husen (2009), kurva S adalah sebuah grafik yang dikembangkan
oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak
awal hingga akhir proyek. Kurva s dapat menunjukan kemajuan proyek berdasarkan
kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase
kumulatif dari seluruh kegiatan. Visualisasi kurva S dapat memberikan informasi
mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari
sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi
tersebut dapat menjadikan informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam
proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas
lain yang dikombinasikan, misal metode bagan balok atau network planning dengan
memperbaharui sumber daya maupun waktu pada masing-masing kegiatan. Untuk
membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing-masing kegiatan pada
suatu periode diantara durasi proyek diplotkan terhadap sumbu vertikal sehingga bila
hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S. Bentuk demikian terjadi
karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit, kemudian pada
pertengahan meningkat dalam jumlah cukup besar, lalu pada akhir proyek volume
kegiatan kembali mengecil.
Untuk menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat
berupa perhitungan persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan/kegiatan dibagi
total anggaran atau berdasarkan volume rencana dari komponen kegiatan terhadap
volume total kegiatan. Berikut ini contoh bagan balok yang penggunaannya
dikombinasikan dengan metode kurva S.
2.4 Administrasi
Menurut Nawawi (1994: 28) administrasi adalah rangkaian kegiatan atau
proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada
pencapaian tujuannya. Para praktisi cenderung pada administrasi dalam pengertian
operasional, dengan demikian rumusan-rumusan para ilmuwan yang bergerak
dilingkuangan Ilmu Administrasi harus bersifat applaid (terpakai) agar dapat dipetik
menfaatnya oleh orang-orang yang menempati posisi sebagai administrator. Menurut
Siagian (1974: 2) administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada
keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua
orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sifat-sifat yang terpakai dari ilmu administrasi adalah sebagai berikut:
1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dan berlangsung berupa proses
pengendalian interaksi antara dua orang atau lebih dalam bentuk kerja sama.
Interaksi yang disebut kerja sama itu adalah gejala sosial, yang dikendalikan
dengan mempergunakan administrasi, akan berlangsung efektif dan efisien.
Dengan demikian berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi
harus bersifat terpakai bagi perwujudan kerja sama yang efektif dan efisien dalam
mencapai satu atau lebih tujuan.
2. Administrasi merupakan proses pengendalian yang sadar tujuan. Dengan demikian
berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai
bagi perwujudan kegiatan yang berkualitas, sehingga menjadi kegiatan yang tinggi
produktifitasnya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Administrasi tidak
mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain Administrasi merupakan ilmu terapan
untuk meningkatkan produktivitas dalam mencapai tujuan melalui kerja sama
sejumlah orang.
3. Administrasi berlangsung untuk mempersatukan gerak langkah sejumlah manusia.
Dengan demikian berarti langkah-langkah pengendalian yang akan dilaksanakan
harus bersifat terpakai dalam mewujudkan kesatuan gerak sejumlah manusia dalam
melaksanakan tugas-tugas bersama. Gerak yang serentak dan tidak saling menjegal
itu tidak saja dilakukan secara perseorangan, tetapi juga oleh kelompok-kelompok
kacil atau unit-unit kerja di dalam sebuah organisasi. Dengan demikian kata lain
Administrasi harus bersifat terpakai dalam menghilangkan pengkotakan kerja, agar
menjadi satu kesatuan kerja yang saling menunjang secara kompak.
4. Administrasi merupakan ilmu yang terpakai dalam merangkai suatu harapan di
dalam perencanaan dengan usaha berupa realisasi kegiatan sesuai perencanaan dan
dengan tujuan yang hendak dicapai. Kesinambungan mengandung makna bahwa
administrasi terpakai dalam mengembangkan kegiatan secara terarah dan mampu
menghindari penyimpangan-penyimpangan sebelum terjadi agar tidak merugikan
organisasi.
2.5 Arsip
2.5.1 Pengertian Arsip
Menurut Gie (1990: 12) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali
bila diperlukan dengan mudah dan cepat. Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani
mengatakan arcivum yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut
ditulis archeon yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang
masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan archief mempunyai
arti:
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan
sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa
Indonesia, mempunyai arti:
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar hasil kegiatan,
statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan.
2.5.2 Fungsi Arsip
Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip
dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
1) Arsip aktif
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih diperlukan dan sering dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi.
2) Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah jarang dan
hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari hari.
2.5.3 Macam-Macam Sistem Kearsipan
Menurut Abubakar (1997: 28) sistem kearsipan dibagi menjadi tiga antara
lain:
1. Sistem Deretan
Sistem deretan ini dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1) Sistem Kronologis
Sistem kronologis adalah suatu sistem yang menata bundel-bundel arsip
berdasarkan tanggal surat masuk dan keluar.
2) Sistem Numeric Agenda
Sistem numeric agenda adalah suatu sistem yang didasarkan pada nomor agenda
2. Sistem Hubungan Sama
Sistem hubungan sama dibagi menjadi dua yaitu:
1) Sistem Alphabetis
Alamat pathner adalah suatu sistem yang semua surat masuk atau keluar ditata
berdasarkan dari instansi mana surat tersebut datang atau kemana surat tersebut
ditujukan, maka surat masuk atau keluar disusun secara alphabetis. Alphabetis ini
diatur berdasarkan indeks abjad. Sistem ini disebut sistem Alphabetis. Dengan
sistem ini surat masuk atau keluar lebih mudah ditemukan kembali serta lebih
mantap dan sistematis.
2) Sistem Berdasarkan Isi Surat
Sistem berdasarkan isi surat adalah suatu sistem yang tersulit penggunaannya,
tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan surat atau arsip.
Syarat penggunaan sistem ini adalah dengan pola klasifikasi kearsipan. Karena pola
klasifikasi kearsipan merupakan sarana untuk menemukan kembali arsip dengan
lebih cepat dan mudah.
3. Sistem Kearsipan Pola Baru
Sistem kearsipan Pola Baru adalah merupakan gabungan dari sistem partner
(alphabetis) dan sistem isi surat (pokok soal). Dengan sistem ini akan lebih efisien dan
surat atsu arsip yang diperlukan lebih cepat ditemukan kembali.
Menurut Gie (1990: 219) sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut
abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu.
Berdasarkan urutan abjad ini, sepucuk surat yang beerhubungan dengan seseorang
langsung dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat dan mudah kalau semua surat
dicampur adukkan.
2. Sistem Pokok Soal
Sistem pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut
urutan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan
sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari.
3. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada
pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut dengan sistem
wilayah (lokasi). Pada sistem ini setiap arsip baik surat masuk maupun keluar yang
alamatnya dalam satu wilayah yang sama disimpan dalam satu berkas atau tempat
tertentu.
4. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada
kode-kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada
5. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan
tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dipakai bagi arsip-arsip dan yang
harus diperhatikan suatu jangka waktu tertentu.
2.6 Digitalisasi
2.6.1 Pengertian Digitalisasi
Menurut Poulter (2005: 159) digitalisasi adalah menciptakan copy digital
dari sebuah objek analog. Dengan mendigitalkan sebuah dokumen didapatkan banyak
keuntungan yaitu dapat dengan mudah diakses, dicari, dan diindeks. Proses digitalisasi
dokumen adalah proses perubahaan dari dokumen yang tercetak menjadi dokumen
elektronik.
2.6.2 Dasar-Dasar Data Digital
Semua data digital apapun format aslinya memiliki struktur mendasar yang
sama yaitu disebut dengan bit yang merupakan singkatan dari Binary Digit atau digit
biner. Yang disebut dengan bit adalah impuls elektronik yang direpresentasikan dengan
on atau off yang juga ditulis sebagai angka 1 atau 0. Di rangkaian elektronik data-data
digital yang berupa 0 dan 1 dapat juga disebut sebagai data ON/OFF dimana angka 0
diwakili dengan sinyal tegangan antara 0 dan 1 volt dan angka 1 diwakili dengan sinyal
tegangan antara 2 dan 5 volt.Pada prinsipnya, komputer hanya mengenal dua arus yaitu
on atau off atau istilah angkanya sering juga dikenal dengan 1 atau 0. Kombinasi dari
dalam mengenal huruf, gambar, suara, bahkan film-film menarik yang kita tonton
dalam format digital.
Sebuah byte terdiri dari delapan bit, dan satu byte merepresentasikan sebuah
karakter alfanumerik yang dapat kita lihat melalui layar komputer. Sebuah kilobyte
terdiri dari 1024 byte dan sebuah megabyte terdiri dari 1024 kilobyte. Sebuah gambar
direpresentasikan dengan pixel atau elemen gambar picture elements, yakni titik-titik
pada layar komputer atau dapat dicetak pada sebuah kertas. Pixel-pixel tersebut dapat
mengandung nilai yang bervariasi. Sebagai contoh, satu pixel terdiri dari satu bit dan
direpresentasikan dalam format biner seperti halnya ‘hitam’ (off) atau ‘putih’ (on).
Gambar-gambar yang akan didigitalkan pada tingkat ini digambarkan oleh komputer
sebagai bi-tonal murni hitam atau putih. Gambar-gambar dapat juga direpresentasikan
sebagai gambar delapan-bit yang memiliki 256 gradasi dari warna abu-abu, dan gambar
24-bit yang memiliki jutaan warna, lebih dari yang dapat dicirikan oleh mata kita.
Resolusi adalah jumlah pixel atau titik tercerah per inci yang dikenal dengan
sebutan ‘ppi’ atau ‘dpi’. Semakin tinggi resolusinya, semakin baik tekstur yang
dihasilkan dari gambar digital. Resolusi dari kebanyakan layar komputer berkisar
antara 75 hingga 150 pixel per inci. Dokumen-dokumen yang tercetak memiliki
kepadatan yang tinggi seperti manuskrip atau foto harus diambil dengan 300 hingga
2.7 Sistem
Menurut Mustakini (2009: 34), sistem dapat didefinisikan dengan
pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai
kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Mendefinisikan
sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan (Mulyanto, 2009: 1). Menurut
Sutabri (2012: 10), secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari pendapat yang
dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau
kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau saling
berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Mustakini (2009: 54), suatu sistem mempunyai lima karakteristik
yaitu:
1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau
subsistem-subsistem.
Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap
subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan.
3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan
luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan
sistem tersebut.
4. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut
penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu
subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung
tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk
satu kesatuan.penghubung.
5. Suatu sistem mempunyai tujuan (goal).
Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.
Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah
2.8 Sistem Informasi
Menurut Mustakini (2005: 11), Sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut
Mustakini (2005), faktor-faktor yang menentukan kehandalan dari suatu sistem
informasi dapat dikatakan baik jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:
1. Keunggulan
Suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang tepat dan relevan untuk
mengambil keputusan manajemen dan personil operasi dalam organisasi.
2. Ekonomis
Kemampuan sistem yang mempengaruhi sistem harus bernilai besar dengan
minimal biaya.
3. Kehandalan
Keluaran dari sistem harus mempunyai ketilian tinggi dan sistem sistem tersebut
harus beroperasi secara efektif.
4. Pelayanan
Suatu sistem memberikan pelayanan yang baik dan efisien kepada para pengguna
sistem yang berhubungan dengan organisasi.
5. Kapasitas
Setiap sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani setiap
6. Sederhanan dalam kemudahan
Sistem tersebut lebih sederhanan sehingga struktur dan operasinya dapat dengan
mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikutkan.
7. Fleksibel
Sistem informasi ini harus dapat digunakan dalam kondisi yang bagaimana yang
diinginkan oleh organisasi tersebut.
2.9 Visual Basic .Net (VB.NET)
Visual Basic diturunkan dari bahasa BASIC. Visual Basic terkenal sebagai
bahasa pemrograman yang mudah untuk digunakan terutama untuk membuat aplikasi
yang berjalan diatas platform Windows. Pada tahun 90-an, Visual Basic menjadi
bahasa pemrograman yang paling popular dan menjadi pilihan utama untuk
mengembangkan program berbasis Windows. Versi Visual Basic terakhir sebelum
berjalan diatas .NET Framework adalah VB6 (Kurniawan, 2011).
Visual Basic .NET dirilis pada bulan Februari tahun 2002 bersamaan
dengan platform .NET Framework 1.0. Kini sudah ada beberapa versi dari Visual Basic
yang berjalan pada platform .NET, yaitu VB 2002 (VB7), VB 2005 (VB8), VB 2008
(VB9), dan yang terakhir adalah VB 2010 (VB10) yang dirilis bersamaan dengan
Visual Studio 2010. Selain Visual Basic 2010, Visual Studio 2010 juga mendukung
beberapa bahasa lain yaitu C#, C++, F# (bahasa baru untuk functional programming),
IronPhyton, dan IronRuby (bahasa baru untuk dynamic programming) (Kurniawan,
Visual Basic .NET merupakan generasi berikutnya dari Visual Basic, akan
tetapi juga berangkat dari generasi sebelumnya. Pengembang Visual Basic 6 akan
merasa nyaman dengan kode Visual Basic .NET. Microsoft membuat banyak
perubahan untuk membuat Visual Basic .NET menjadi bahasa yang lebih baik dan
sebagai pemain pada dunia .NET. Ditambahkan, yaitu kata kunci Class untuk
mendefinisikan kelas-kelas dan kata kunci Inherits untuk pewarisan objek. Kode
sumber Visual Basic 6 tidak dapat dikompilasi dengan compiler Visual Basic .NET
tanpa pengubahan signifikan. Sesuatu yang hebat yaitu bahwa Microsoft menyediakan
migration tool untuk menangani masalah ini.
Ketika Visual Studio 2005 dirilis, Microsoft memperluas versi berbeda
Visual Studio yang tersedia untuk digunakan. Pada pengguna dengan low-cost, dan
gratis yaitu Visual Basic Express Edition. Tool ini menyediakan resource untuk
membangun aplikasi desktop hanya dengan Visual Basic. Pada level tertinggi,
Microsoft menyediakan Visual Studio Ultimate.
2.10 Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server adalah perangkat lunak Relational Database
Management System (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi
database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server merupakan
produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya dalam manajemen
data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan
2.11 System Development Life Cycle (SDLC)
System Development Life Cycle (SDLC) adalah pendekatan melalui
beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut
telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan
penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall, 2003). Dalam penerapan SDLC
terdapat beberapa model pengembangan salah satunya model Sekuensiel Linier yang
sering juga disebut siklus hidup klasik (classic life cycle) atau model air terjun
(waterfall).
Gambar 2.2 System Development Life Cycle (Pressman, 2005)
Model sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan terhadap
pengembangan perangkat lunak yang sistematis dan sekuensial yang mulai pada
tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain kode, pengujian dan
pemeliharaan (Pressman, 2005). Dimodelkan setelah siklus rekayasa konvensional,
model sekuensial linier melingkupi aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak.
Proses pengumpulan kebutuhan diintensifikasikan dan difokuskan,
perekayasa perangkat lunak (analisis) harus memahami domain informasi, tingkah
laku, unjuk kerja dan antarmuka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan baik untuk
sistem maupun perangkat lunak didokumentasikan dan dilihat lagi dengan
pelanggan.
2. Desain.
Desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langkah yang
berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda, struktur data, arsitektur
perangkat lunak, representasi interface dan detail (algoritma) prosedural. Proses
desain menerjemahkan syarat/kebutuhan ke dalam sebuah representasi perangkat
lunak yang dapa diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode.
Sebagaimana persyaratan. Desaian didokumentasikan dan menadi bagian dari
konfigurasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi perangkat lunak.
3. Coding.
Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa dibaca.
Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara
yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.
4. Pengujian.
Sekali kode dibuat, pengujian program dimulai. Proses pengujian berfokus
pada logika internal perangkat lunak memastikan bahwa semua pernyataan sudah
diuji, dan pada seksternal fungsional. Yaitu mengarahkan pengujian untuk
menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan
2.12 Desain Sistem
2.12.1 Pengertian Desain Sistem
Menurut Whitten (2004: 448) desain sistem adalah sebagai tugas yang
fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2012: 88)
tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi
logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer
organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi teknis
dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat lunak yang
berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang
dibutuhkan.
2.12.2 Sistem Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan
urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan
sistem. Menurut Romney (2009), ada dua macam flowchart yang menggambarkan
proses dengan menggunakan komputer, yaitu:
1. Flowchart System
Flowchart system adalah suatu gambar yang menunjukkan hubungan antara input,
pemrosesan dan output dari suatu sistem informasi.
2. Flowchart Program
Flowchart program adalah bagan yang memperlihatkan urutan proses
Flowchartprogram ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya
flowchartprogram maka urutan proses di program menjadi lebih jelas.
2.12.3 Data Flow Diagram
Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD) kita harus memahami
dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Melalui suatu teknik analisis data
terstruktur yang disebut Data Flow Diagram penganalis sistem dapat
mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data
menekankan logika yang mendasari sistem, dengan menggunakan kombinasi dari
empat simbol, penganalis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses
yang bias menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kendall, 2010: 263).
2.12.4 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram dari sistem yang
menggambarkan hubungan antar entitas beserta relasinya yang saling terhubung.
Menurut Marlinda (Marlinda, 2004: 28). Relasi adalah hubungan antar entitas yang
berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entitas.
ERD terdiri atas 3 bagian yaitu:
1. Entitas
Entitas adalah sesuatu yang ada dan didefinisikan dalam sebuah organisasi. Entitas
2. Relasi
Relasi merupakan hubungan antar entitas yang berfungsi untuk menunjukkan
hubungan antar entitas. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut:
a. One to One
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A
berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
b. One to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas
pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan
dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
c. Many to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas
pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat berhubungan dengan
banyak entitas A.
3. Atribut
Atribut adalah keterangan yang menempel pada entitas dan relasi. Atribut terdiri
atas:
a. Simple attribute
Atribut tipe ini adalah atribut yang unik dan tidak dimiliki oleh atribut yang
lain. Misalnya, nomor identitas KTP.
b. Composite attribute
Atribut ini adalah atribut yang memiliki dua nilai. Contoh: nama keluarga dan
c. Single value attribute
Atribut ini adalah atribut yang hanya memiliki satu nilai. Contoh: tanggal lahir.
d. Multi value attribute
Atribut ini adalah atribut yang meiliki banyak nilai. Contoh: atribut pendidikan
isinya dapat berisi SD, SMP, dan SMA.
e. Null value attribute
Atribut ini adalah atribut yang tidak memiliki nilai. Contoh: atribut pendidikan
bagi tidak bersekolah.
ERD diperlukan untuk menggambarkan dua jenis model yaitu:
1. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antara tabel secara konseptual.
2. Physical Data Model(PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antara tabel secara fisikal.
2.13 Uji Coba Perangkat Lunak
Uji coba perangkat lunak meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku
sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba. Kasus uji
coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada perangkat lunak agar
muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Untuk uji coba
perangkat lunak, yang pertama kali diperhatikan adalah fundamental dari uji coba
terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas
lainnya di dalam perangkat lunak tersebut. Kedua, yang perlu diperhatikan adalah
tingkatan dari uji coba. Di dalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan
dari uji coba tersebut. Ketiga, yang perlu diperhatikan adalah teknik dari uji coba. Di
dalamnya meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester,
diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik
berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan penggunaan, dan teknik dasar yang relatif
tergantung dari aplikasi tersebut. Keempat, yang perlu diperhatikan adalah pengukuran
dari uji coba terkait. Di dalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut
dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba
dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. Kelima, yang perlu diperhatikan
adalah proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan aktifitas
uji coba.
Untuk penelitian ini, akan dilakukan pengujian black box terhadap
perangkat lunak yang dibuat. Menurut Pressman (2002: 532), pengujian black box
adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan. Menurut
Pressman (2002: 577), teknik pengujian black box adalah yang paling lazim selama
integrasi. Pengujian black box digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi
perangkat lunak adalah operasional bahwa input diterima dengan baik dan output
32
Tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan analisis dan perancangan
aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen” pada CV. Smart Solusi Indonesia
ini menggunakan model System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan analisis dan
perancangan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan Aplikasi
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk menganalisis sistem yang berjalan pada
CV. Smart Solusi Indonesia saat ini. Hai ini bertujuan untuk memperoleh gambaran
proses yang ada pada CV. Smart Solusi Indonesia dan kelemahan-kelemahan atau
kendala-kendala yang ada. Dalam analisis sistem ini langkah-langkahnya adalah
melakukan identifikasi masalah dengan menganalisis permasalahan yang ada, analisis
kebutuhan sistem dan studi literatur yang selanjutnya akan dilakukan percancangan
3.1.1 Identifikasi Masalah
Dalam proses analisis bisnis yang sedang berjalan saat ini diperlukan
identifikasi terhadap masalah yang terjadi. Proses binis pada CV. Smart Solusi
Indonesia dimulai dari penerimaan order proyek oleh sales. Penerimaan order untuk
pengerjaan proyek dicatat dengan menggunakan Excel lalu diberikan ke Project
Manager. Dari order yang diberikan sales, ProjectManager melakukan survei untuk
membuat rencana kerja proyek. Fungsi dari survei adalah untuk mengetahui pekerjaan
dan volume pekerjaan yang akan dikerjakan. Hasil survei yang tidak disetujui customer
diberikan oleh sales untuk dilakukan negosiasi dari segi harga, pekerjaan dan volume
pekerjaan. Dari hasil survei yang disetujui customer, Project Manager membuat
rencana kerja proyek dengan menentukan ProjectLeader yang bertanggung jawab atas
proyek, anggota yang mengerjakan proyek, target pekerjaan dan deadline proyek.
Untuk mengontrol proyek, ProjectLeader membuat laporan mingguan perolehan hasil
kerja anggota yang diserahkan ke Project Manager. Dari laporan mingguan yang
diberikan Project Leader, Project Manager mengecek target apakah sudah sesuai
dengan target yang ditentukan. Jika tidak sesuai target, Project Manager memberi
report kepada Project Leader dan Project Manager mengatur strategi baru dengan
mengubah target pekerjaan. Dari uraian diatas, untuk lebih jelasnya dapat dilihat di
document flow penerimaan proyek pada Gambar 3.2 dan pengerjaan proyek pada
Dokumen Flow Penerimaan Order
Customer Sales Project Manager
Mulai
Dokumen Flow Pengerjaan Proyek
Project Manager Project Leader Customer
Mulai Warning Target
Tidak Tercapai
Berdasarkan uraian diatas, akan dibuat aplikasi yang dapat digunakan
sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan di atas yaitu berupa aplikasi administrasi
proyek yang dapat membatu interaksi antara pelanggan, sales, Project Manager,
Project Leader. Dengan aplikasi ini diharapkan dapat membatu CV. Smart Solusi
Indonesia dalam menghasilkan laporan yang berhubungan dengan proyek yang
dikerjakan perusahaan, misalnya laporan progress per proyek dan laporan progress
keseluruhan proyek.
3.1.2 Analisis Permasalahan
Pada CV. Smart Solusi Indonesia belum terdapat suatu sistem yang dapat
membantu dalam melakukan interaksi antara pelanggan, sales, Project Manager,
Project Leader sehingga antar bagian yang terkait akan mengetahui data-data dan
informasi yang berhubungan dengan pengerjaan proyek. Data-data dan informasi
seperti data order, data karyawan, data proyek, laporan progress per proyek, laporan
progress keseluruhan proyek akan dengan mudah diketahui per bagian. Pelanggan juga
dapat mengetahui sejauh mana progress pengerjaan proyek dikerjakan.
3.1.3 Analisis Kebutuhan
Dari uraian identifikasi masalah diatas, dilakukan analisis terhadap
kebutuhan sistem yang bersifat fungsional. Kebutuhan sistem yang bersifat fungsional
adalah menginput order, survey, membuat rencana kerja proyek, pengerjaan proyek,
proyek menghasilkan laporan progress per proyek, laporan progress keseluruhan
proyek, dan laporan keseluruhan proyek.
3.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis kebutuhan yang telah dilakukan, dapat dirancang
sebuah solusi model pengembangan sistem yang menjadi dasar dalam perancangan
sistem selanjutnya. Pada tahap ini akan memberikan gambaran tentang
langkah-langkah dalam membangun sistem yang akan dibuat. Tahap-tahap ini digambarkan
dengan blok diagram, system flow, diagram konteks, diagram jenjang, data flow
diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD) struktur tabel, dan desain input,
output dan desain interface.
3.2.1 Blok Diagram
Secara umum model pengembangan digambarkan dalam blok diagram.
Blok Diagram tersebut menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input dan proses
yang diperlukan sistem dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang akan
Blok Diagram Pembuatan Data Proyek
Oleh Manager Proyek
Laporan Progress/Proyek Data Order
Data Progress Mingguan Kerja Proyek (RKP) oleh
Manager Proyek
Rencana Kerja Proyek (RKP)
Data Proyek/ Proyek
Laporan Progress Keseluruhan Proyek
Laporan Keseluruhan Proyek Evaluasi Hasil Proyek
oleh Manager Proyek
Pembuatan Kurva S oleh Manager Proyek
Progress Proyek oleh Manager Proyek Pembutan Data Progress
oleh Pimpinan Proyek
Dari blok diagram di atas dibagi menjadi 3 bagian yaitu input, proses dan
output. Masing-masing bagian tersebut saling mempengaruhi untuk melakukan suatu
keputusan sesuai tujuan dibangunnya sistem ini, penjelasan rincinya sebagai berikut:
1. Input
a. Data Order
Berisi data order proyek yang dikerjakan.
b. Data Pelanggan
Berisi data pelanggan yang memakai jasa CV. Smart Solusi Indonesia.
c. Data Karyawan
Berisi data karyawan yang mengerjakan proyek.
d. Data Survei
Berisi data hasil dari survei yang dilakukan oleh Project Manager.
e. Rencana Kerja Proyek (RKP)
Berisi informasi proyek yang dikerjakan, siapa saja karyawan yang mengerjakan.
f. Data Hasil Kerja Proyek
Berisi informasi perolehan scanning perhari dari setiap proyek.
g. Data Proyek/Proyek
Berisi informasi dari keseluruhan proyek.
h. Progress Harian/Proyek
Berisi informasi sejauh mana progress per proyek yang berjalan.
2. Proses
a. Pembuatan Rencana Kerja Proyek oleh Manager Proyek
b. Pembuatan Data Proyek oleh Manager Proyek
Merupakan proses pembuatan data proyek oleh Manager Proyek.
c. Pembuatan Data Progress oleh Pimpinan Proyek
Merupakan proses pembuatan data progress untuk mengetahui progress dari
proyek yang berjalan.
d. Evaluasi Hasil Proyek oleh Manager Proyek
Merupakan proses evaluasi yang dilakukan Project Manager untuk menentukan
pengerjaan sesuai target atau tidak.
e. Pembuatan Kurva S oleh Manager Proyek
Merupakan proses untuk mengetahui progress berupa kurva.
f. Progress Proyek oleh Manager Proyek
Merupakan proses untuk mengetahui progress pengerjaan dari masing-masing
proyek.
3. Output
a. Rencana Kerja Proyek (RKP)
Berisi informasi proyek yang dikerjakan, siapa saja karyawan yang mengerjakan.
b. Data Proyek/Proyek
c. Data Progress Harian/Proyek
Berisi informasi sejauh mana progress per proyek yang berjalan.
d. Hasil Evaluasi Proyek
Berisi informasi penentuan target pengerjaan tercapai atau tidak.
e. Kurva S
f. Laporan Progress Per Proyek
Berisi laporan progress pengerjaan per proyek.
g. Laporan Progress Keseluruhan Proyek
Berisi laporan progress dari keseluruhan proyek.
h. Laporan Order Proyek
Berisi laporan dari order proyek yang dikerjakan.
i. Laporan Keseluruhan Proyek
Berisi laporan proyek apa saja yang sudah selesai atau masih sedang dikerjakan.
3.2.2 System Flow
System flow merupakan suatu gambaran aliran kerja yang terdapat dalam
sistem dan dapat memberitahukan siapa pengguna yang melakukan kerja tersebut.
Dalam merancang aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”, dikumpulkan
beberapa informasi yang diperlukan. Systemflow untuk penerimaan dapat dilihat pada
Gambar 3.5, systemflow pengerjaan proyek dapat dilihat pada Gambar 3.6, dan system
Sisflow Penerimaan Order
Customer Sales Project Manager
Mulai
Input Data Hasil Survey
Data
Sistem Flow Pengerjaan Proyek
Project Manager Project Leader
Mulai
Sistem Flow Pengerjaan Proyek
Project Manager Project Leader Customer
1
Gambar 3.7 System Flow Pengerjaan Proyek Lanjutan
Penjelasan dari systemflow pada Gambar 3.5, Gambar 3.6, dan Gambar
Tabel 3.1 Penjelasan SystemFlowAplikasi Administrasi Proyek “Digitaliasi
Dokumen”
Phase Nama Proses Kegiatan
Penerimaan Proyek
Mengorder
Pelanggan melakukan order pada sales. Sales menginputkan data order ke sistem.
Menampilkan Order Sistem menampilkan data order. Menginput Data Survei Project Manager menginput data
survei ke sistem.
Pengerjaan Proyek
Menampilkan Data Karyawan
Sistem menampilkan data karyawan yang akan dipilih Project Manager untuk mengerjakan proyek. Menampilkan Rencana
Kerja Proyek (RKP)
Sistem menampilkan data rencana kerja proyek yang diberikan kepada Project Leader.
Menginput Data Proyek Project Manager menginput data proyek ke sistem.
Menginput Data Hasil Kerja Harian
Project Leader mengginput data hasil kerja harian ke sistem. Menampilkan Progress
Proyek
Sistem menampilkan progress proyek.
Mengecek Progress Proyek
Sistem mengecek progress proyek yang diinputkan oleh Project Leader.
Menampilkan Informasi Target Tercapai dan Tidak Tercapai
Sistem menampilkan target yang tercapai dan belum tercapai. Menampilkan Kurva S Sistem menampilkan Kurva S Menampilkan Laporan
Progress Per Proyek dan Keseluruhan Proyek
Sistem menampilkan laporan
progress per proyek dan keseluruhan proyek.
Menampilkan Laporan Keseluruhan Proyek
Sistem menampilkan laporan keseluruhan proyek.
Menginput Target Baru
3.2.3 Context Diagram
Context diagram aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen” mempunyai empat entitas yang memberi masukan kepada sistem dan menerima
keluaran dari sistem. Keempat entitas tersebut antara lain pelanggan, sales, Project
Manager, Project Leader. Contextdiagram aplikasi administrasi proyek “digitalisasi
dokumen” dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Laporan Progress Keseluruhan Proyek
Laporan Keseluruhan Proyek Laporan Progress Per Proyek
Informasi Kurva S
Data Kerja Ming guan
Data RKP
Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen"
+
Pelang g an Sales
Project Manag er
Project Leader
Gambar 3.8 ContextDiagram Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” di CV. Smart Solusi Indonesia
3.2.4 Diagram Berjenjang Proses
Diagram berjenjang merupakan alur perencanaan sistem yang dapat
menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas
mengenai fungsi-fungsi yang ada dalam sistem tersebut. Aplikasi administrasi proyek
“digitalisasi dokumen” memiliki empat sub proses yaitu menginput data order,
membuat rencana kerja proyek, pengerjaan proyek dan membuat laporan. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9.
0
Sistem Administrasi Proyek “Digitaliasi
Dokumen”
1
Menginput Data Order
2
Membuat Rencana Kerja Proyek
3
Pengerjaan Proyek
2.1
Melakukan Survey
2.3
Menginput Data Proyek
4
Membuat Laporan
2.2
Memilih Pekerja
3.2.5 Data Flow Diagram
Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai
dari context diagram seperti dilihat pada Gambar 3.8. Dari context diagram di
decompose menjadi level yang lebih rendah untuk menggambarkan sistem yang lebih
rinci.
1. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen”
Pada DFD level 0 aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”
terdapat empat proses yaitu menginput data order, membuat rencana kerja proyek,
pengerjaan proyek, membuat laporan. DFD level 0 dapat dilihat pada Gambar 3.10.
2. DFD Level 1 Membuat Rencana Kerja
Pada DFD level 1 membuat rencana kerja proyek terdapat tiga proses yaitu
melakukan survei, memilih pekerja, dan menginput data proyek. Dari ketiga proses ini
yang menginput adalah Project Manager. DFD level 1 membuat rencana kerja proyek
Ambil Data
Ambil Data
Ambil Data
Laporan Progress Keseluruhan Proyek Laporan Keseluruhan Proyek
Informasi Proyek
Laporan Progress Per Proyek Informasi Kurva S Simpan
Ambil Data Data RKP
Data Kerja Ming guan
Simpan
2 Data Survey Order
3 Data Karyawan
4 Ang gota Proyek
5 Targ et Pengerjaan
6 Detail Proyek
7 Prog ress Pekerjaan
