1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Pada saat ini teknologi informasi berkembang dengan pesat, oleh karena itu banyak perusahaan yang mulai memanfaatkan sistem informasi untuk menunjang operasional perusahaan. Oleh karena itu Sekretariat DPRD (SETWAN) Kota Sukabumi ingin memanfaatkan sistem informasi untuk membantu dalam menjalankan aktifitas pemerintahan. Dalam hal ini aplikasi sistem informasi yang ingin diterapkan adalah aplikasi sistem informasi SDM - kepegawaian pada sub bagian kepegawaian dan umum Sekretariat DPRD (SETWAN) Kota Sukabumi.
Secara spesifik tujuan diadakannya penelitian terhadap sistem informasi kepegawaian adalah agar dapat menghindari atau meminimalkan terjadinya kesalahan yang timbul akibat pencatatan aktivitas, mewujudkan suatu sistem informasi kepegawaian yang didalamnya mencakup aspek-aspek pelayanan, dan dengan penelitian diharapkan dapat mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang mampu memberikan peningkatan kualitas manajemen administrasi dan perhatian terhadap para pegawai.
Untuk menunjang kelancaran sistem informasi kepegawaian, maka peranan teknologi sangat penting guna memperlancar dan mempermudah jalannya informasi. Sebagai salah satu dari permasalahan tersebut maka penyajian informasi mengenai kepegawaian memerlukan proses secara komputerisasi untuk menunjang kegiatan kepegawaian dalam pengambilan keputusan, dimana seorang atasan dapat memperoleh informasi dengan mudah mengenai kinerja dari bawahannya dan bawahan juga dapat dengan mudah memperoleh informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaannya.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Bertitik tolak dari latar belakang masalah yang ada, maka penulis dapat mengidentifikasikan permasalahan - permasalahan yang sering terjadi di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (SETWAN) Kota Sukabumi, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Dalam pengolahan data kepegawaian masih terjadi duplikasi data dikarenakan data yang belum terintegrasi.
2. Memerlukan waktu yang relatif lama dalam pencarian data pegawai dan data kenaikan pangkat pegawai yang masih dalam bentuk arsip.
3. Masih terdapat kesalahan dalam proses pembuatan laporan kenaikan pangkat pegawai dikarenakan memerlukan ketelitian dari pegawai dalam menghasilkan laporan.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah dan identifikasi masalah yang telah diajukan, maka permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana agar dalam pengolahan data kepegawaian tidak terjadi duplikasi.
2. Bagaimana agar pencarian data pegawai dan data kenaikan pangkat dapat dilakukan secara cepat.
1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan 1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah membantu menyelesaikan masalah khususnya pada Sub Bagian Kepegawaian Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (SETWAN) Kota Sukabumi dalam melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian khususnya dalam proses kenaikan pangkat pegawai. 1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang dapat diperoleh dengan dilakukannya penelitian ini ialah sebagai berikut:
1. Untuk dapat mengetahui bagaimana agar pengelolaan data kepegawaian tidak terjadi duplikasi.
2. Agar dalam pencarian data pegawai dan data kenaikan pangkat dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
3. Untuk dapat mengatasi kesalahan dalam pembuatan laporan kenaikan pangkat pegawai.
1.4 Batasan Masalah
Dalam penyusunan laporan ini diberikan batasan masalah agar dalam penjelasannya tidak keluar dan menyimpang, lebih terarah dan dapat dipahami sesuai dengan yang diharapkan serta terorganisasi dengan baik.
Adapun batasan masalah Analisis Sistem Informasi Kepegawaian ini antara lain:
digunakan untuk menggambarkan model data yaitu Unified Modeling
Language (UML).
2. Proses kenaikan pangkat akan dilakukan apabila pegawai telah mencapai waktu yang ditentukan dengan syarat minimal kehadiran kerja sebesar 80% dari hari kerja.
3. Semua laporan diserahkan kepada pimpinan untuk dijadikan penunjang dalam pengambilan keputusan.
1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian
Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penyusunan penelitian ini, maka lokasi penelitian ini dilakukan pada Sekretariat DPRD (SETWAN) Kota Sukabumi yang beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No.10 Telp. 0266-221127, Fax. 0266-236567 Sukabumi 43113 Provinsi Jawa Barat. Sedangkan waktu penelitian dilaksanakan selama satu bulan, yaitu pada Agustus 2010. Adapun waktu Praktetk Kerja Lapangan seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
No. Aktivitas
Juli - Agustus 2010 4 1 2 3 4 1 Pengumpulan data - data perusahaan
2 Wawancara 3 Analisis Sistem
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan/grup dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Azhar Susanto (2004:18)
Adapun pengertian sistem yang dikutip dari buku Al-bahra (2005:3) menurut beberapa ahli diantaranya, yaitu :
1. Menurut Davis (1985)
Sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
2. Menurut Lucas (1989)
Sistem sebagai suatu komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satusama lain dan saling terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran.
3. Menurut McLeod
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
4. Menurut Robert G. Murdick (1993)
2.1.1 Elemen Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan pada urutan-urutan operasi di dalam sistem [Jogianto,1995].
Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Kedua sistem dengan dua definisi ini tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya.
Pendekatan sistem merupakan kumpulan dari elemen - elemen atau komponen-komponen atau sub - subsistem, karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Komponen - komponen atau subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
maka istilah goal (tujuan) lebih tepat untuk diterapkan, sedangkan untuk sistem yang merupakan bagian atau subsistem istilah objectiveslah (sasaran) yang lebih tepat. Jadi untuk maksud dari suatu sistem tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut dan sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Al-Bahra (2005:3) menerangkan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat - sifat tertentu yaitu :
1. Komponen Sistem (Component)
Komponen sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen - komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem.
Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance
input yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
6. Keluaran Sistem (Output)
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Goal)
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.
Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang. Berikut akan dipaparkan mengenai klasifikasi sistem. Al-Bahra (2005:6).
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
a. Sistem abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
a. Sistem alamiah : Sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam).
b. Sistem buatan manusia : Sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine sistem.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak tentu
a. Sistem tertentu : beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
b. Sistem tak tentu : sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka.
a. Sistem tertutup : Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
b. Sistem terbuka : sistem yang berhubungan dan terpengruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.
2.2 Pengertian Informasi
2.2.1 Data dan Informasi
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (the
description of things and events that we face). Definisi data yang lain adalah
merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Al-Bahra (2005:8)
Menurut Gorgon. B. Davis (1985) dalam buku Al-bahra (2005:8) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang.
Dalam buku yang sama, Al-Bahra (2005:9), Raymond McLeod (1995) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.
Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah. Agar informasi yang dihasilkan menjadi lebih berharga, maka harus memenuhi kriteria sebagai berikut: Al-Bahra (2005:9)
1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.
Pengolahan Data
Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Ada beberapa operasi yang dilakukan dalam pengolahan data, antara lain sebagai berikut: Al-Bahra (2005:9)
1. Data masukan, adalah kumpulan data transaksi ke sebuah pengolahan data medium.
2. Data transformasi, merupakan penghitungan atau pengelompokan terhadap kelompok-kelompok tertentu. Beberapa contoh bentuk data transformasi :
a. Kalkulasi operasi aritmatik terhadap dta field b. Menyimpulkan proses akumulasi beberapa data
c. Melakukan klasifikasi terhadap data group-group tertentu
3. Informasi keluaran, adalah proses menampilkan informasi atau hasil dari pengolahan data.
2.2.2 Siklus Informasi
Input (data)
Proses
(pengolahan data) Output
(informasi)
Gambar 2.1. Siklus Informasi
[Sumber : Al-bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.]
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh hal-hal sebagai berikut. Al-Bahra (2005:11)
1. Relevan (relevancy), yaitu sejauh mana tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, masa sekarang dan kejadian yang akan datang.
2. Akurat (accuracy), yaitu suatu informasi dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi telah tersampaiakan serta pesan yang disampaiakan sudah lengkap sesuai dengan yang diinginkan oleh user. 3. Tepat Waktu (timelines), informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Suatu informasi harus sesuai dengan keadaan saat itu. Keterlambatan suatu informasi bisa berakibat fatal bagi suatu organisasi atau pemakainya hal ini dikarenakan informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
5. Efisien (efficiency), informasi yang berkualitas harus memiliki kalimat yang sederhana dan mudah dimengerti, tapi bisa memberikan makna yang mendalam.
6. Dapat dipercaya (reliability), informasi yang didapat harus dari sumber yang bisa dipercaya. Sumber tersebut juga harus sudah teruji tingkat kejujurannya.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Dikutip dari buku Al-Bahra (2005:13), sistem informasi dapat di definisikan sebagai berikut:
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Adapun beberapa elemen / komponen dalam sistem informasi dalam buku Al-bahra (2005:14) dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
2. People dan procedures yang merupakan manusia dan tatacara menggunakan mesin.
3. Data merupakan jembatan penghubung antara manuia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.
Hardware
Gambar 2.2 Lima Komponen Sistem Informasi
[Sumber: Al-bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.]
2.3.2 Kegiatan Sistem Informasi
Adapun kegiatan sistem informasi berdasarkan buku Al-Bahra (2005:22) yaitu:
1. Input : Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk
diproses.
2. Proses : Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk
menghasilkan suatu informasi yang berilai tambah.
3. Output : Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas
tersebut.
4. Penyimpanan : Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
Penyimpanan
input proses output
kontrol
Gambar 2.3 Kegiatan Sistem Informasi
[Sumber: Azhar, Susanto. 2000. Sistem Informasi Manajemen : Konsep dan pengembangannya. Lingga Jaya. Bandung]
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan desain yang digunakan yaitu perancangan berorientasi objek yang merupakan alat bantu dalam OOD (Object Orienterd
Design) dan OOA (Object Oriented Analysis). Dasar pembuatan adalah objek,
yang merupakan kombinasi antara struktur data dan perilaku dalam satu entitas. Model berorientasi objek bermanfaat untuk memahami masalah, komunikasi dengan ahli aplikasi, pemodelan suatu organisasi, menyiapkan dokumentasi serta perancangan program dan basis data.
Adapun metode pengembangan yang digunakan adalah prototype, dalam buku Kendal (2003:221) prototyping yaitu suatu teknik pengumpulan data yang sangat berguna untuk mengumpulkan informasi tertentu mengenai syarat-syarat tertentu mengenai syarat-syarat informasi pengguna secara cepat. Prototyping yang efektif seharusnya dilakukan pada awal-awal siklus pengembangan sistem, yakni selama fase penetapan syarat-syarat.
bagaimana sistem tersebut tersedia untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
Ada empat petunjuk yang harus diamati saat mengintegrasikan prototype kedalam fase penetapan siklus hidup pengembangan sistem, yakni:
1. Bekerja sesuai modul
2. Membangun prototype dengan cepat
3. Memodifikasi prototype dengan iterasi yang berurutan 4. Menekankan antar muka pengguna.
2.5 Analisis dan Perancangan Sistem 2.5.1 Analisis Sistem
Menurut Adi Nugroho (2005:153) Analisis permasalahan adalah hal yang pertama dilakukan setelah mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna (atau sering dinamakan SRS-System/Software Requirement Spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang yang akan dikembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (kadang ditambah dengan pendapat/masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan: pengembang, pihak manajemen, konsultan perusahaan, dan sebagainya).
Analisis dimulai dengan spesifikasi kebutuhan oleh pengguna dibantu oleh pengembang. Analisis dilakukan dengan menggambarkan 3 aspek dari suatu objek: struktur statis (model objek), struktur dinamis yang menggambarkan urutan-urutan interaksi (baik antara pengguna dengan sistem/perangkat lunak maupun interaksi internal dalam sistem/perangkat lunak itu sendiri), serta jika diperlukan transformasi data yang coba digambarkan dengan model-model fungsional (DAD/ Diagram Aliran Data, psedeucode, flowchart, spesifikasi proses, dan sebagainya).
Pada umumnya analisis tidak bisa lansung jadi serta sempurna pada satu kali pemodelan. Iterasi sering kali diperlukan demi pemahaman yang lebih mendalam untuk suatu permasalahan yang timbul di dunia nyata kadang juga terjadi perubahan pemodelan saat calon pengguna maupun pihak lain yang berkepentingan memberi tambahan masukan.
2.5.2 Perancangan Sistem
Setelah kita melakukan tahap analisis sistem secara seksama, maka tahap selanjutnya adalah perancangan sistem. Adi Nugroho (2005:203) Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu. Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem kedalam subsistem, serta alokasi subsistem-subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak, serta prosedur-prosedur.
perancangan keputusan dibuat tentang bagaimana pemecahan masalah akan dikerjakan, pertama pada sistem dengan peringkat lebih tinggi kemudian secara bertahap ke sistem yang memiliki peringkat lebih rendah.
Perancangan sistem adalah tahap awal pendekatan untuk menyelesaikan masalah. Selama perancangan sistem, struktur keseluruhan diputuskan. Arsitektur sistem adalah suatu cara pengorganisasian sistem kedalam subsistem-subsistem.
Arsitektur sistem menyediakan konteks darimana keputusan yang lebih rinci dilakukan pada tahap selanjutnya. Dengan membuat keputusan peringkat tinggi yang dapat diaplikasikan pada sistem secara terbatas, perancang/analis sistem membagi-bagi permasalahan kedalam subsistem-subsistem sehingga pekerjaan selanjutnya dapat dikerjakan oleh orang lain yang bekerja secara mandiri pada subsistem-subsistem yang berbeda.
2.6 Jaringan Komputer
Jaringan Komputer merupakan hubungan dua atau lebih sistem komputer yang terpisah, melalui media komunikasi untuk melakukan komunikasi data satu dengan yang lain guna berbagi sumber daya (resource).
Jaringan komputer dibangun dalam bentuk dan ukuran berbeda-beda, bergantung kondisi dan kebutuhan individu yang menyelenggarakan. Tahun demi tahun, industri networking berkembang demikian pesat sehingga ditemukan beragam tipe dan desain. Inilah yang disebut dengan networking terminology.
network”, seperti yang dijelaskan oleh Rahmat (2003:2) dalam bukunya yang
berjudul Panduan Membangun Jaringan Komputer Untuk Pemula. 2.6.1 Tipe dan Arsitektur Jaringan
Untuk bisa membangun sebuah jaringan komputer, maka perlu dipahami tipe dan arsitektur jaringan sesuai dengan kondisi tempat. Hal ini penting karena tipe dan arsitekrur sebuah jaringan menentukan perangkat apa yang harus disediakan untuk membangun jaringan tersebut. Wahana Komputer dan Andi (2001:3).
Menurut fungsi komputer pada sebuah jaringan dalam buku pintar penanganan jaringan komputer (2005:3), maka tipe jaringan komputer dapat dibedakan menjadi dua tipe, yaitu:
1. Jaringan peer to peer dan
komputer1
komputer2
komputer3
komputer4
Gambar 2.4 Tipe Jaringan Peer to Peer
[Sumber:Kerjasama Wahana Komputer dan Andi. 2001. Buku Pintar
Penanganan Jaringan Komputer. Wahana Komputer dan Andi. Semarang,
Yogyakarta.] 2. Jaringan Client – Server
Dalam buku pintar Penanganan Jaringan Komputer (2001:4) pada jaringan client-server terdapat sebuah komputer yang berfungsi server sedangkan komputer-komputer yang lain berfungsi sebagai client. Sesuai namanya maka maka komputer server berfungsi dan bertugas melayani seluruh komputer yang terdapat dalam jaringan tersebut. Adapun pelayanan yang diberikan komputer server ini adalah:
a. Disk Sharing, yaitu berupa penggunaan kapasitas disk secara
bersama-sama pada komputer client.
b. Print sharing, berupa penggunaan perangkat printer secara
bersama-sama.
c. Penggunaan perangkat lain scara bersama demikian pula dengan data dan sistem aplikasi yang ada.
e. Mengatur dan mengontrol hak dan waktu akses perangkat-perangkat yang ada dalam jaringan.
Pada sebuah jaringan komputer dimungkinkan untuk digunakannya lebih dari satu komputer server, bahkan dengan kemampuan dan fasilitas yang berbeda. Dalam sebuah jaringan biasanya workstation menggunakan komputer yang memiliki kemampuan lebih rendah dari komputer server, meskipun tidak selalu demikian. Beberapa jaringan multi user, seperti komputer mainframe, menggunakan dumb terminal sebagai workstation-nya.
2.7 Pengertian Basis Data
Basis data adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu. Ada juga yang mendefinisikan basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Salah satu pemakai sistem informasi manajemen database yaitu administrator basis data (Database Administrator/ DBA) fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengelolaan database.
Database terbagi menjadi dua yaitu personal database dan database berbasis jaringan. Database berbasis Jaringan dibagi dua lagi menjadi yaitu database terpusat (Database Server) dan database tersebar (Distribute database).
2.8 Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah keluaraga notasi grafis yang
membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (OO). Definisi ini merupakan definisi yang sederhana. Pada kenyataannya, pendapat orang-orang tentang UML berbeda satu sama lain. Hal ini dikarenakan oleh sejarahnya sendiri dan oleh perbedaan persepsi tentang apa yang membuat sebuah proses rancang-bangun perangkat lunak efektif (Martin 2005:1).
Pada tahap analisis, meliputi usaha untuk mengetahui apa kemampuan sebuah sistem yang diinginkan pengguna dan pelanggan dari sebuah perangkat lunak. Beberapa teknik yang dapat membantu dalam tahapan analisis (Martin 2005:44):
1. Use case diagram, menggambarkan bagaimana orang-orang
berinteraksi dengan sistem tersebut.
2. Class diagram yang diambil dari sudut pandang konseptual, dapat
3. Activity diagram, menunjukkan aliran kerja organisasi tersebut dapat menunjukkan bagaimana aktivitas interaksi antara perangkat lunak dan manusia.
4. State diagram, yang berguna jika sebuah siklus hidup yang menarik,
dengan bermacam-macam state dan even yang mengubah state tersebut. Sedangkan pada tahapan perancangan/desain, dapat menggunakan notasi yang lebih banyak dan lebih tepat dalam notasi. Berikut adalah beberapa teknik dalam tahap perancangan (Martin 2005:45)
1. Class diagram, menunjukkan class yang terdapat di dalam perangkat
lunak dan bagaimana mereka saling berhubungan.
2. Sequence diagram, untuk mengetahui apa yang terjadi dalam perangkat
lunak.
3. Package diagram, menujukkan organisasi berskala besar perangkat
lunak tersebut.
4. State diagram untuk class dengan catatan hidup yang kompleks.
5. Penggunaan diagram untuk menunjukkan susunan fisik perangkat lunak.
2.8.1 Rational Rose
Menurut Adi Nugroho (2005:20-21) dalam bukunya yang berjudul Rational Rose untuk Pemodelan Berorientasi Objek, menerangkan bahwa Rational Rose
untuk melakukan pemodelan sistem sebelum pengembangan menulis kode-kode dalam bahasa pemrograman tertentu. Rational Rose mendukung pemodelan bisnis yang membantu para pengembang untuk memahami sistem secara komprehensif.
Rational Rose juga membantu analisis sistem dengan cara pengembang membuat
diagram use case untuk melihat fungsionalitas sistem secara keseluruhan sesuai dengan harapan dan keinginan pengguna, juga menuntut pengembang untuk mengembangkan Interaction Diagram untuk melihat bagaimana objek-objek saling bekerjasama dalam menyediakan fungsionalitas yang diperlukan.
Dalam Rational Rose, pemodelan adalah cara melihat sistem dari berbagai sudut pandang mencakup semua program yang dikenal dalam UML, aktor-aktor yang terlibat dalam sistem, use-case, objek-objek, kelas-kelas, komponen-komponen, serta simpul-simpul penyebaran (deployment node).
2.9 Kepegawaian
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kepegawaian dapat diartikan sebagai berikut : “Kepegawaian adalah suatu kegiatan yang melibatkan seorang
pegawai yang mempunyai aktifitas rutin sehari-hari dan mempunyai
tingkatan-tingkatan tertentu”.
Sedangkan pengertian pegawai menurut kamus besar Bahasa Indonesia adalah : “Orang atau seseorang yang bekerja pada suatu lembaga (perusahaan/
kantor) dan mendapatkan gaji sesuai dengan tingkatan pekerjaannya”. Gaji
adalah “Upah yang diterima pekerja dalam bentuk uang dalam waktu yang tetap
2.9.1 Kenaikan Pangkat
Menurut PP RI No.99 Th 2000 yang dimaksud kenaikan pangkat adalah:
“Penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian pegawai negri
sipil terhadap Negara”.
2.10 Sistem Terdistribusi
Sistem komputer terdistribusi adalah sebuah sistem yang memungkinkan aplikasi komputer beroperasi secara terintegrasi pada lebih dari satu lingkungan yang terpisah secara fisis.
Gambar 2.5 Komponen Dasar Sistem Terdistribusi [Sumber:http://dsonline.computer.org]
Selain jaringan, ada 3 komponen dasar dalam satu model sistem terdistrubusi :
1. Webserver : server pengelola sistem / tempat menaruh source code program yang merupakan otak dari sistem itu sendiri.
3. File server : Mesin yang digunakan sebagai server untuk menyimpan file/konten yang berhubungan dengan sister.
Model pendistribusian ini adalah gabungan dari 2 model distribusi yang telah dijelaskan, dan tentu saja hal - hal yang perlu diperhatikan dalam mensimulasikan model pendsitribusian ini adalah gabungan dari keduanya.
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Dalam penelitian ini, yang menjadi objek penelitian adalah sub bagian kepegawaian dan umum di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (SETWAN DPRD) Kota Sukabumi.
3.1.1 Sejarah Singkat Sekretariat DPRD Kota Sukabumi
Sejak Kemerdekaan 17 Agustus 1945, Sukabumi termasuk dalam struktur
Pemerintah Republik Indonesia dengan status “KOTA KECIL”. Sejak 17 Januari
1957 sampai dengan tahun 1965 Sukabumi dikenal sebagai “KOTA PRAJA
SUKABUMI” sejak saat itulah DPRD Kota Sukabumi mulai berdiri, sesuai
dengan Undang - undang Nomor 1 Tahun 1957, yaitu Undang - undang tentang Pokok - Pokok Pemerintahan di Daerah. Perubahan nama dari Kotamadya Sukabumi menjadi Kota Sukabumi didasarkan atas berlakunya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah sebagai pengganti Undang - undang Nomor 5 Tahun 1974 yang menitikberatkan Otonomi Daerah pada Daerah Tingkat II.
Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1995 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotamadya Daerah Tingkat II Sukabumi dan Kabupaten Daerah Tingkat II Sukabumi, maka Wilayah Kotamadya Sukabumi mengalami perubahan luas wilayah yang semula hanya seluas 115 Ha menjadi 4800 Ha.
Gambar 3.1 Peta Wilayah Pemerintahan Sukabumi
Adapun landasan hukum yang mengatur lembaga legislatif adalah sebagai berikut :
Perwakilan Rakyat Daerah, yang bersama - sama Pimpinan Dewan Kepala Daerah menjalankan pekerjaan mengatur rumah tangga daerah, Undang – Undang ini dibuat dibawah UUD 1945.
2. Undang - Undang Nomor 22 tahun 1948 tentang pemerintah daerah, mulai berlaku pada tanggal 10 Juli 1948, namun karena situasi perang kemerdekaan melawan belanda, maka praktek pelaksanaannya hanya terbatas dibeberapa daerah undang-undang ini dalah penyempurnaan dari Undang - Undang Nomor 1 tahun 1945 dan Undang - Undang juga dibuat dibawah kerangka UUD 1945.
3. Undang - Undang Nomor 1 tahun 1957 tentang Pokok - Pokok Pemerintahan daerah, dengan dikeluarkannya Undang - Undang ini maka dicabutlah Undang - Undang Nomor 22 tahun 1948, Undang - Undang Nomor 22 Tahun 1948 Undang - Undang ini dibuat dibawah kerangka UUDS 1950.
4. Penetapan Presiden (PenPres) Nomor 6 tahun 1959 tentang pemerintahan daerah yang dibuat di bawah kerangka berlakunya kembali UUD 1945 penpres ini ditetapkan mulai berlaku pada tanggal 7 Nopember 1959 dan dikeluarkan dalam rangka kebijaksanaan baru revolusi Ketatanegaraan dalam kerangka demokrasi terpimpin dalam menghilangkan dualisme Kepempimpinan Pemerintahan di daerah. 5. Undang - Undang Nomor 18 tahun 1965 tentang pokok - pokok
disesuaikan dengan iklim dan kondisi politik yang berlaku pada saat ini, Undang - Undang ini dibuat dibawah rangka berlakunya UUD 1945. 6. Undang - Undang Nomor 5 tahun 1974 tentang Pokok - Pokok
pemerintahan di daerah hal mana dalam penyelenggaraan pemerintahannya masih menggunakan volume sentralistik yang kuat sehingga peran dan fungsi DPRD dalam mengawasi Pemerintah Umum tidak berjalan sesuai dengan amanat Demokrasi.
7. Undang - Undang Nomor 22 tahun 1999 tentang pemerintahan daerah hal mana dengan Undang - Undang ini diharapkan dapat mendorong untuk memberdayakan masyarakat menumbuh kembangkan prakarsa dan Kreativitas, meningkatkan peran serta masyarakat, mengembangkan perandan fungsi DPRD oleh karena itu, Undang - Undang ini menempatkan otonomi daerah secara utuh pada daerah kabupaten dan Kota.
Daftar Nama Ketua Dprd Kota Sukabumi Dari Tahun ( 1966 s.d 2009) : 1. Rd. Ardi Soebrata (Ketua DPRD Gotong - Royong sampai dengan tahun
1966)
2. Boermawi (Ketua DPRD Gotong - Royong ) 3. Boermawi (1972 - 1977 )
4. Boermawi (1977 - 1982 )
8. RI. Suhirman
9. Drs. H. Surjana Kartawidjaja (1997 - 2002) Reformasi 10.Drs. Muchtar Ubaedillah (1999 - 2004)
11.H. Tatang Komara S.Sos.MM. (2004-2009) 3.1.2 Visi dan Misi DPRD Kota Sukabumi
Sekretariat DPRD Kota Sukabumi mempunyai Visi : “Terwujudnya Profesionalisme Pelayanan Bagi DPRD Sebagai Unsur Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah“.
Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan, Sekretariat DPRD Kota Sukabumi menjabarkan dan mengimplementasikan ke dalam 2 (dua) Misi yaitu :
1. Meningkatkan kualitas, kinerja dan profesionalisme aparatur Sekretariat DPRD Kota Sukabumi guna menunjang optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya.
2. Meningkatkan pelayanan dan fasilitas untuk menunjang kegiatan Anggota DPRD.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Sukabumi berdasarkan Perwa Kota Sukabumi No. 13 Tahun 2008.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Baku Sekretariat DPRD Kota Sukabumi
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Sukabumi SEKRETARIS
Kabag Rapat Risalah & Informasi
3.3 Deskripsi Kerja
Peraturan Walikota Sukabumi Nomor 13 tahun 2008, tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Sukabumi, dimana menjelaskan bahwa Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh Seorang Sekretaris Dewan, secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Kepala daerah melalui Sekretaris Daerah .
Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan Keuangan Daerah. Adapun tugas unsur-unsur Sekretariat sebagai berikut :
1. Sekretaris DPRD mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Membantu Pimpinan DPRD dalam melaksanakan di bidang fasilitas rapat DPRD, urusan rumah tangga dan perjalanan Dinas DPRD, dan pengelolaan tata usaha serta Keuangan DPRD.
b. Memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan dilingkungan Sekretariat DPRD.
c. Menyusun merencanakan kerja Sekretariat DPRD dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Membagi tugasnya kepada bawahan.
f. Mengadakan koodinasi dengan semua dinas/Instansi/lembaga baik pemerintah maupun swasta untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
g. Memberikan pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD.
h. Membina dan menyelenggarakan administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana, keuangan dan perlengkapan Sekretariat DPRD.
i. Mengkoreksi, menyempurnakan dan memaraf atau menandatangani naskah dinas yang menjadi kewenangan.
j. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Pimpinan DPRD dalam pelaksanaan tugasnya.
k. Mempertanggungjawabkan tugas dilingkungan Sekretariat DPRD secara teknis oprasional kepada Pimpinan DPRD dab secara administratif kepada kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Dalam melaksanakan tugas Sekretaris DPRD dibantu oleh : 2. Bagian Rapat, Risalah dan Informasi :
Bagian Rapat, Risalah dan Informasi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, mempunyai tugas membantu dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD dalam hal ;
a. Penyusunan risalah hasil kegiatan Rapat DPRD. b. Memfasilitasi kegiatan rapat-rapat DPRD
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Di dalam tugasnya Kepala Bagian Rapat , Risalah dan Informasi dibantu oleh 3. Sub Bagian Rapat yang dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Rapat dalam hal :
a. Penyiapan bahan penyusunan rencana kegiatan sub bagian rapat b. Pengkoordinasian dan penyusunan rencana jadwal kegiatan rapat-rapat c. Penyediaan bahan rapat - rapat DPRD dan penataan tempat rapat d. Pembuatan dan penyebaran surat undanganan rapat DPRD
e. Penyiapan dan penyediaan makanan dan minuman pelaksanaan rapat - rapat
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
4. Sub Bagian Risalah yang dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Risalah dalam hal :
a. Penyiapan bahan penyusunan renacana kegiatan subbagian rapat b. Penataan dan penyimpanan risalah rapat-rapat
c. Pembuatan dan penyampaian laporan hasil kegiatan rapat-rapat d. Penyusunan naskah dinas yang menyangkut tugas subbagian risalah e. pPelaksanaan tugas lai yang diberikan oleh atasan.
5. Sub Bagian Informasi yang dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Informasi dalam hal :
d. Pelayanan informasi dan publikasi kegaiatan DPRD dan produk-produk DPRD melalui media cetak bulletin infosus
e. Pengkoordinasian pelaksanaan kegaiatan DPRD f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 6. Bagian Produk Hukum dan Dokumentasi
Bagian Produk Hukum dan Dokumentasi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, mempunyai tugas membantu dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD dalam hal ;
a. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan bahan penetapan produk hokum DPRD
b. Pengagendaan dan penomoran produk hokum DPRD c. Pengkajian dan evaluasi terhadap produk hokum DPRD
d. Penghimpunan produk hokum DPRD, naskah dinas lainnya, dan peratutran perundang-undangan
e. Inventarisasi dan distribusi produk hokum yang dikeluarkan DPRD f. Pendokumentasian produk hukum DPRD
g. Pengumpulan dan penghimpunan bahan pustaka dan dokumentasi peraturan perundang-undangan serta buku-buku perpustakaan
h. Penyajian peraturan perundang-undangan yang diperlukan dalam rangka kegiatan DPRD
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan.
7. Sub bagian Produk Hukum di pimpin oleh Kepala Sub Bagian Produk Hukum dalam hal :
a. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan rencana kegiatan subbagian produk hokum
b. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan bahan penetapan produk hokum DPRD
c. Pengagendan dan penomoran produk hokum DPRD d. Pengkajian dan evaluasi produk hokum DPRD e. Pelaksanaan tugas yang diberikan atasan.
8. Sub bagian Dokumentasi di pimpin oleh Kepala Sub Bagian Dokumentasi dalam hal :
a. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan rencana kegiatan subbagian dokumentasi
b. Inventarisasi dan ditribusi produk hokum yang dikeluarkan DPRD c. Pendokumentasian Produk hukum DPRD
d. Pengumpulan dan penghimpunan bahan pustaka dan dokumentasi peraturan perundang-undangan
e. Pengadaan, penyimpanan, panataan, dan pemeliharaan dokumentasi peratuiran perundang-undangan serta buku-buku perpustakaan
f. Penyajian peraturan perundang-undangan yang diperlukan dalam rangka kegiatan DPRD
9. Bagian Umum , Perlengkapan , dan Keuangan
Bagian Umum, perlengkapan dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian , mempunyai tugas membantu dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD dalam hal ;
a. Penyusunan kebutuhan rumah tangga, perlengkapan, keuangan dan kepegawaian Sekretariat DPRD dan DPRD
b. Pemeliharaan kendaraan dinas Sekretariat DPRD dan DPRD
c. Pelaksanaan urusan keamanan dalam lingkungan Sekretariat DPRD dan gedung DPRD
d. Pengendalian / pengawasan terhadap anggaran keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD
e. Pengelolaan sarana dan prasarana rapat-rapat DPRD f. Pengelolaan ketatausahaan
g. Pelaksanaan tugas lain dari atasan.
Di dalam tugas Kepala Bagian Umum, Perlengkapan dan Keuangan dibantu oleh :
10. Subbagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub bagian Umum dan Kepegawaian dalam hal :
a. Pelaksanaan Urusan Umum dan Kepegawaian Sekretaria DPRD dan DPRD
b. Pelaksanaan ketatausahaan Sekretariat DPRD dan DPRD
d. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi pegawai, pension dan penghargaan
e. Penyiapan bahan usulan program pendidikan dan pelatihan dan pengembangan pegawai
f. Pengamanan dilingkungan Sekretariat dan Gedung DPRD g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan.
11. Subbagian Perlengkapan dipimpin oleh Kepala Sub bagian Perlengkapan dalam hal :
a. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan rencana kegiatan subbagian perlengkapan
b. Penyiapandan pengusulan sarana mobilitas dan prasarana Sekretariat DPRD dan Anggota DPRD
c. Pengelolaan administrasi pengadaan dan perlengkapan Sekretariat DPRD dan Anggota DPRD
d. Penyediaan dan penyaluran barang-barang yang diperlukan oleh anggota DPRD dan Sekretariat DPRD
e. Pemeliharaan dan pengurusan sarana dan prasarana untuk keperluan Rapat DPRD
f. pemeliharaan gedung dan kendaraan dinas Anggota DPRD dan Sekretariat DPRD
12. Subbagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Keuangan dlam hal :
a. Pengumpulan dan pengolahan data untuk penyusunan rencana keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD
b. Pelaksanaan kegaitan yang berkaitan dengan keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD
c. Pengendalian dan pengawasan pelaksanaan angaran kegiatan Sekretariat DPRD dan kegiatan DPRD
d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Adapun analisis sistem akan dilakukan pada sub bagian kepegawaian dan
umum SETWAN DPRD Kota Sukabumi yaitu badan pemerintahan yang terdiri dari beberapa bagian dengan tugas dan fungsinya masing - masing, ruang lingkup
kegiatannya diantaranya adalah melaksanakan dan mengelola administrasi kepegawaian.
Analisa sistem merupakan proses mempelajari sistem dengan cara
menguraikan sistem kedalam elemen yang membentuknya sehingga diperoleh identifikasi dan dapat diusulkan perbaikan - perbaikan.
4.1.1 Analisis Dokumen
II. Deskripsi Informasi A. Representasi Isi Informasi
1. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS (DP3)
Fungsi : Mencatat data penilaian dan pelaksanaan pegawai Syarat : Absensi dan Surat Pengantar
Sumber : Badan Kepegawaian Daerah (BKD) – Bag Umum dan Kepegawaian
Frekuensi : Setiap ada pengajuan kenaikan pangkat Kerangkapan : 2 rangkap
2. Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Fungsi : Mencatat data dan riwayat kerja pegawai Syarat : Absensi dan DRH (daftar riwayat hidup) Sumber : Kepala BAKN
Frekuensi : Setiap Semester Kerangkapan : 1 rangkap
Distribusi : Instansi – instansi terkait 3. Daftar Riwayat Hidup (DRH)
Fungsi : Mencatat data pegawai dan riwayat kepangkatan Syarat : Tidak ada
Sumber : Badan Kepegawaian Negara (BKN) Frekuensi : Setiap saat
Kerangkapan : 1 rangkap Distribusi : BKD 4. Daftar Kehadiran Pegawai
Fungsi : Mencatat data kehadiran Pegawai Syarat : Tanda tangan
Sumber : Bagian Umum dan Kepegawaian Frekuensi : Setiap hari kerja
Kerangkapan : 1 rangkap
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Adi Nugroho (2005:59) Diagram use case memperlihatkan pada kita
hubungan - hubungan yang terjadi antara aktor-aktor dengan use case - use case dalam sistem. Adapun use case diagram pengelolaan kenaikan pangkat pada sub bagian kepegawaian dan umum adalah sebagai berikut :
4.1.2.1 Diagram Use Case yang sedang berjalan
Gambar 4.1 Diagram Use Case yang sedang Berjalan
Skenario Use Case merupakan narasi tentang aktivitas dalam suatu use case
diagram. Adapun skenario use case data pegawai dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:
Nama Use Case : Data Pegawai
Aktor : Pegawai
Worker : Administrasi Kepegawaian
pegawai
pimpinan daftar urut kepangkatan
data pegawai
absensi pegawai <<incl ude>>
Tujuan : Memudahkan bagian administrasi kepegawaian dalam merekap seluruh data pegawai.
Tabel 4.1 Skenario Use Case Data Pegawai
Aktor Sistem
1. Pegawai mengisi data pegawai pada form yang telah disediakan sebagai pengisian awal data pegawai.
2. Bagian Administrasi kepegawaian memeriksa data pegawai yang sudah lengkap untuk dimasukkan kedalam arsip.
3. Bagian Administrasi kepegawaian memasukkan data pegawai yang sudah lengkap kedalam arsip data pegawai
4. Data pegawai direkap untuk
keperluan administrasi kepegawaian.
4.1.2.2Skenario Use Case Absensi Pegawai
Skenario Use Case merupakan narasi tentang aktivitas dalam suatu use case diagram. Adapun skenario use case Absensi pegawai dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:
Nama Use Case : Absensi Pegawai
Aktor : Pegawai
Worker : Administrasi Kepegawaian
Tabel 4.2 Skenario Use Case Absensi Pegawai
Aktor Sistem
1. Pegawai mengisi absensi masuk dan absensi pulang sebagai salah satu disiplin pegawai pada saat apel pagi dan sore.
2. Administrasi kepegawaian memeriksa absensi pegawai.
3. Administrasi kepegawaian mencocokan data pegawai dan memeriksa absensi pegawai. 4. Data absen pegawai direkap untuk
dilaporkan kepada bagian lain yang memerlukan, seperti pimpinan, bagian keuangan, dll.
4.1.2.3Skenario Use Case Daftar Urut Kepangkatan
Skenario Use Case merupakan narasi tentang aktivitas dalam suatu use case diagram. Adapun skenario use case daftar urut kepangkatan dalam sistem
yang berjalan adalah sebagai berikut:
Nama Use Case : Daftar Urut Kepangkatan
Aktor : Pegawai, Administrasi Kepegawaian
Worker : Administrasi Kepegawaian
Tipe : Primary
Tabel 4.3 Skenario Use Case Daftar Urut Kepangkatan
Aktor Sistem
1. Pegawai mengisi data pegawai yang dibutuhkan untuk mengajukan kenaikan pangkat.
2. Administrasi kepegawaian memeriksa data pegawai.
3. Pegawai yang akan mengusulkan kenaikan pangkat membawa syarat kenaikan pangkat.
4. Melihat apakah pegawai tersebut sudah sampai pada waktu yang ditentukan untuk naik
golongan/pangkat dan memenuhi syarat-syarat untuk mengajukan kenaikan pangkat.
5. Bagian administrasi kepegawaian mencatat data pegawai yang mengajukan kenaikan pangkat. 6. Bagian administrasi kepegawaian
memberikan dan mencetak surat pengantar kenaikan pangkat.
7. Administrasi kepegawaian mencetak SK kenaikan pangkat pegawai untuk disahkan.
8. Administrasi kepegawaian
memberikan SK Kenaikan Pangkat kepada masing-masing pegawai. 9. Bagian administrasi kepegawaian
4.1.3 Activity Diagram yang sedang Berjalan
Adi Nugroho (2005:61) Activity Diagram adalah salah satu cara untuk
memodelkan event-event yang terjadi dalam suatu use case, memperlihatkan aliran kendali dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya. Adapun activity Diagram yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
Gambar 4.2 Activity Diagram Absensi Pegawai yang sedang Berjalan start
mengisi data pegawai
melakukan absensi masuk
melakukan absensi keluar
merekap data pegawai
merekap absensi pegawai
membuat laporan rekapitulasi absensi pegawai
menerima laporan absensi pegawai
end
pimpinan pelaksana kepegaw aian
Gambar 4.3 Activity Diagram Daftar Urut Kepangkatan yang Berjalan
4.1.4 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Melihat sistem kepegawaian yang sedang berjalan pada SETWAN DPRD
Kota Sukabumi, sistem yang manual dalam pencatatan data pegawai, absensi pegawai serta kenaikan pangkat, maka dapat disimpulkan beberapa kekurangan -
kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan, diantaranya adalah: Tabel 4.4 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
No. Masalah Worker Pemecahan Masalah
1. Proses pencatatan data kenaikan pangkat
mengi si data pegawai dan syarat kenaikan pangkat
mengaj ukan usulan kenaikan pangkat
menerima Sk kenaikan pangkat
end
memeri ksa data dan syarat kenaikan pangkat pegawai
apakah sudah sesuai dan memenuhi syarat
mencatat data pegawai yang mengaj ukan kenai kan pangkat
membuat surat pengantar kenaikan pangkat
mencatat data pegawai kedalam arsip.
secara efisien.
2. Proses pencarian data pegawai berlangsung mudah dan cepat dalam pencarian data pegawai
4.2 Perancangan Sistem yang Diusulkan
Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan apabila tahap dari analisis
sistem telah selesai dilakukan. Berdasarkan pada hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada bab sebelumnya, maka diusulkan perancangan sistem baru, dimana
kinerja dari suatu sistem yang baru diharapkan dapat mengatasi beberapa permasalahan yang ada sebelumnya.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang sesuai dengan kebutuhan user atau pemakai sistem itu
sendiri. Adapun tujuan dari perancangan adalah:
1. Memberikan informasi data kepegawaian yang dibutuhkan secara
2. Dapat mempercepat proses pencarian data pegawai sehingga memudahkan dalam penyampaian informasi.
3. Dapat memberikan laporan yang dibutuhkan secara cepat, tepat, dan akurat kepada setiap bagian yang membutuhkan maupun pimpinan apabila informasi sewaktu-waktu diperlukan
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang diusulkan
Perancangan sistem dilakukan untuk memberikan gambaran umum tentang
sistem yang dikembangkan atau yang dirubah menjadi sistem yang baru kepada pemakai atau user. Tahapan desain sistem mempunyai 2 maksud dan tujuan utama yaitu:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada programmer.
Tujuan kedua lebih condong pada desain sistem yang terinci yaitu
pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digambarkan untuk pembuatan program aplikasi.
Dalam perancangan sistem yang akan dibuat terdapat tahapan-tahapan yang
dilakukan agar dalam pembuatan sistem yang baru lebih terarah dan lebih terurut, sehingga apabila sistem yang telah jadi dan ada kesalahan dapat ditemukan dan
diperbaiki dengan mudah.
1. Input data pegawai 2. Pengolahan data pegawai
3. Pengolahan absensi pegawai 4. Pengolahan rekapitulasi absensi 5. Pengajuan kenaikan pangkat
6. Pembuatan Laporan-laporan kenaikan pangkat pegawai
4.2.2.1Diagram Use Case yang diusulkan
Diagram use case memperlihatkan pada kita hubungan - hubungan yang terjadi antara actor - aktor dengan use case-use case dalam sistem. Adapun use case diagram pengelolaan kepegawaian yang di usulkan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.4 Diagram Use Case yang diusulkan
pimpinan pegawai
daftar urut kepangkatan absensi pegawai
<<incl ude>>
4.2.2.2Skenario Use Case yang diusulkan
Skenario Use Case merupakan narasi tentang aktivitas dalam suatu use case
diagram. Adapun skenario use case dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Skenario Use case Absensi Pegawai
Nama Use Case : Absensi Pegawai
Aktor : Pegawai
Worker : Admin
Tujuan : Memudahkan administrasi kepegawaian dalam merekap laporan absensi pegawai.
Tabel 4.5 Skenario Use Case Absensi Pegawai yang diusulkan
Aktor Sistem
1. User mengisi absensi sebagai salah satu disiplin pegawai.
2. Sistem mencocokan data pegawai.
3. Jika data pegawai cocok, sistem menampilkan bahwa pegawai tersebut telah melakukan absensi masuk pada waktu yang telah ditentukan (jam 7), tetapi jika pegawai absen melewati waktu yang telah ditentukan maka sistem akan menampilkan pesan bahwa pegawai tersebut terlambat, jika absensi lebih dari jam 12 dan kurang dari jam 3, maka pegawai tidak dapat melakukan absesnsi dan pada pukul 15 adalah jam absen pulang.
5. Admin merekap absensi pegawai, mengisi absen pegawai selain absen hadir dan membuat laporan
rekapitulasi absensi pegawai dan diberikan kepada bagian keuangan dan pimpinan.
2. Skenario Use case Daftar Urut Kepangkatan
Nama Use Case : Update Daftar Urut Kepangkatan
Aktor : Admin
Worker : Admin
Tujuan : Agar memudahkan Admin dalam mengelola kenaikan pangkat pegawai dan membuat
laporan.
Tabel 4.6 Skenario Use Case Daftar Urut Kepangkatan Diusulkan
Aktor Sistem
1. Admin mengecek data pegawai yang telah ada apakah sudah mencapai waktu untuk dilakukan kenaikan pangkat dan memenuhi syarat kenaikan pangkat (80% kehadiran, Fotoopy SK kenaikan pangkat terakhir, Salinan sah ijazah bagi kenaikan pangkat ke pangkat yang lebih tinggi).
2. Sistem menampilkan data pegawai untuk dibuatkan surat pengatar.
pegawai, bila ada maka proses kenaikan pangkat/golongan akan dilakukan. 4. Admin mencetak surat pengantar
kenaikan pangkat.
5. Sistem mengupdate data pegawai yang telah naik pangkat/golongan kedalam data pegawai yang telah ada.
6. Sistem menyimpan data yang telah terupdate.
7. Membuat laporan kenaikan pangkat pegawai.
8. Melaporkan kenaikan pangkat kepada pimpinan.
4.2.2.3Diagram Activity yang diusulkan
1. Diagram Activity Absensi Pegawai yang diusulkan
Aktivitas Use Case Diagram adalah suatu gambaran tentang
sistem yang telah dibuat didalam model proses bisnis. Adapun aktifitas diagram use case absensi pegawai yang diusulkan adalah sebagai
Gambar 4.5 Diagram Activity Absensi Pegawai yang diusulkan
2. Diagram Activity Daftar Urut Kepangkatan
Aktivitas Use Case Diagram adalah suatu gambaran tentang sistem yang telah dibuat didalam model proses bisnis. Adapun aktifitas
diagram use case daftar urut kepangkatan adalah sebagai berikut:
start
melakukan absensi
mencocokan data pegawai
apakah data pegawai sesuai
val idasi pegawai telah melakukan absensi
mengecek absensi pegawai
merekap absensi pegawai
membuat laporan rekapi tulasi absensi pegawai
end admin absensi pegaw ai
Gambar 4.6 Diagram Aktifitas Daftar Urut Kepangkatan yang diusulkan
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
4.2.3.1Sequnce Diagram
Adi Nugroho (2005:92) sequence diagram adalah interaction diagram yang
memperlihatkan event-event yang berurutan sepanjang berjalannya waktu. Masing-masing sequence diagram akan menggambarkan aliran-aliran pada suatu
use case.
mencatat data pegawai yang mengajukan kenaikan pangkat
1. Sequence Diagram Absensi Pegawai
Menggambarkan alur bagi user untuk melakukan absensi
pegawai. Adapun sequence diagram Absensi pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Sequence Diagram Absensi Pegawai
2. Sequence Diagram Daftar Urut Kepangkatan
Menggambarkan alur bagi user untuk mengelola kenaikan pangkat/golongan pegawai. Adapun sequence diagram daftar urut
kepangkatan adalah sebagai berikut:
: pegawai
menu utama menu absensi
pegawai
: admin
1: pi lih hal aman utama apli kasi
2: tampil hal am an utam a
3: pi lih menu absensi pegawai
4: tampil form absensi
5: input nip absen masuk
7: update absensi pegawai 6: input nip absen keluar
Gambar 4.8 Sequence Diagram Daftar Urut Kepangkatan
4.2.3.2Collaboration Diagram
Seperti sequence diagram, collaboration diagram juga digunakan untuk memperlihatkan aliran-aliran pada use case. Sementara sequence diagram
berurutan menurut waktu, collaboration diagram berfokus pada relasi-relasi yang terjadi antara objek yang satu dengan objek-objek yang lainnya.
1. Collaboration Diagram Absensi Pegawai
Adapun collaboration diagram absensi pegawai yang terbentuk adalah sebagai berikut:
: pelaksana kepegawaian
form login menu utama form daftar urut kepangkatan
form data pegawai
: pimpinan
1: input username&password 2: verifikasi username&password
3: tampil halaman utama 4: pilih form kenaikan pangkat
5: pilih data pegawai 6: membuat surat pengantar kenaikan pangkat
7: input kenaikan pangkat
9: membuat laporan kenaikan pangkat
8: update data pegawai
Gambar 4.9 Collaboration Diagram Absensi Pegawai
2. Collaboration Diagram Daftar Urut Kepangkatan
Adapun collaboration diagram daftar urut kepagkatan yang
terbentuk adalah sebagai berikut:
Gambar 4.10 Collaboration Diagram Daftar Urut Kepangkatan
: pegawai
1: pi lih halaman utama apli kasi
2: tampil hal aman utama
3: pi lih menu absensi pegawai 5: input nip absen masuk 6: input nip absen kel uar 4: tampil form absensi
8: mengelola absensi pegawai
form login
3: tampil hal aman utama
: pimpi nan
10: mengakses laporan kenaikan pangkat 1: input username&password
2: veri fikasi username&password
4: pi lih form kenai kan pangkat 6: mem buat surat pengantar kenaikan pangkat
7: input kenaikan pangkat 9: mem buat laporan kenai kan pangkat
4.2.4 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dalam sistem informasi pemesanan ditujukan agar
dalam pengoperasian dan pengimplementasian, dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap serta dapat membantu mempermudah proses manipulasi data.
4.2.4.1Diagram Kelas (Class Diagram)
Diagram kelas (class diagram) adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang
dikembangkan. Diagram kelas memberikan gambaran tentang sistem/perangkat lunak dan relasi-relasi yang ada. Adapun diagram kelas tahap perancangan adalah sebagai berikut:
4.2.4.2Relasi Antar Kelas
Relasi adalah koneksi semantik antarkelas. Relasi kelas memungkinkan
suatu kelas mengetahui atribut-atribut, operasi-operasi, serta relasi-relasi yang dimiliki kelas lainnya. Berikut merupakan atribut dan relasi antar class yang terbentuk:
4.2.5 Perancangan Antar Muka
Tujuan utama dari perancangan antar muka adalah agar interface yang
terbentuk bersifat komunikatif dan mudah digunakan oleh pemakai sehingga tujuan dari pembuatan aplikasi tercapai.
4.2.5.1Struktur Menu
1. Component Diagram
Adi Nugroho (2005:200) Diagram Komponen (component
diagram) adalah diagram yang menggambarkan komponen-komponen dalam sistem serta dependency antar komponen.
Dengan diagram komponen, orang-orang yang
bertanggungjawab untuk mengkompilasi dan menyebarkan komponen antar mesin (deploying) akan diketahui pustaka kode mana yang sudah
ada dan berkas tereksekusi mana yang akan diciptakan saat kode dikompilasi. Adapun Diagram Komponen yang terbentuk adalah
Gambar 4.13 Diagram Komponen
4.2.5.2Perancangan Input
Perancangan input atau output sangat penting dalam pembuatan suatu
program, karena merupakan dasar untuk membuat antarmuka yang dapat memberikan kemudahan dan tidak membingungkan bagi user dalam melakukan
aktivitasnya. Berikut adalah rancangan inputan yang dibuat: 1. Rancangan tampilan input Login
Rancangan tampilan ini dipergunakan bagi pengguna yang
berkepentingan untuk menggunakan program aplikasi. Bagi yang berkepentingan menggunakan program aplikasi ini maka terlebih
dahulu harus memasukkan username & password. aplikasi si stem informasi
kepegawaian bappeda j abar
pengelolaan data pegawai absensi pegawai daftar urut kepangkatan Pengelol aan Data Pegawai
dan Daftar Urut Kepangkatan
USERNAME
Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Login
2. Rancangan tampilan Menu Utama
Rancangan tampilan ini dipergunakan untuk memilih fasilitas mana yang akan dipilih oleh pengguna.
3. Rancangan tampilan Input Data Pegawai
Rancangan tampilan Pegawai berfungsi untuk memasukan data dari
pegawai. Berikut rancangan tampilan data pegawai:
INPUT DATA PEGAWAI
4. Rancangan tampilan Input Divisi/Unit Kerja
Rancangan tampilan divisi berfungsi untuk menambah dan
memodifikasi data divisi. Berikut rancangan tampilan divisi:
Gambar 4.16 Rancangan tampilan form Divisi
5. Rancangan tampilan Input Absensi
Rancangan tampilan Absensi berfungsi untuk melakukan absensi
pegawai. Berikut rancangan tampilan absensi:
ABSENSI
NIP
`
Absen
Nama
Jabatan
Jam Masuk
Jam Pulang
Tutup
News
6. Rancangan tampilan Input Daftar Urut Kepangkatan
Rancangan tampilan Input daftar urut kepangkatan berfungsi untuk
mendata dan memodifikasi daftar kenaikan pangkat pegawai. Berikut rancangan tampilan daftar urut kepangkatan:
Daftar Urut Kepangkatan
Gambar 4.18 Rancangan tampilan Daftar Urut
Kepangkatan
7. Rancangan tampilan Input Surat Pengantar
Kode Surat
Tambah Cetak Simpan Batal Keluar
Gambar 4.19 Rancangan tampilan Surat Pengantar
8. Rancangan tampilan Logout
Rancangan tampilan ini dipergunakan untuk logout dari menu aplikasi.
LOGOUT
Apakah anda yakin untuk menutup aplikasi dan meninggalkan semua pekerjaan anda?
Yes No
Gambar 4.20 Rancangan tampilan Logout
4.2.5.3Perancangan Output
Dalam peracangan output ini akan digambarkan mengenai format output
yang digunakan didalam sistem ini. Rancangan output merupakan rencana pembuatan antarmuka untuk keluaran sebuah program.
1. Laporan Data Pegawai
Gambar 4.21 Laporan Data Pegawai
2. Rekapitulasi Absensi
Laporan rekapitulasi Absensi berisi tentang data Absensi pegawai.
Berikut rancangan laporan rekapitulasi absensi: 3. Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Pada form ini dapat dilihat laporan daftar urut kepangkatan untuk
Gambar 4.22 Laporan Daftar Urut Kepangkatan
4. Laporan Surat Pengantar
Rancangan tampilan ini dipergunakan untuk melihat laporan data surat pengantar.
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan
Perancangan arsitektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu konfigurasi
jaringan yang diusulkan dalam sistem informasi kepegawaian pada SETWAN DPRD Kota Sukabumi yang dapat dilihat pada gambar deployment diagram berikut.
4.2.6.1Deployment Diagram
Adi Nugroho (2005:210) Deployment diagram memperlihatkan setiap
simpul (node) dalam jaringan, hubungan-hubungan antar simpul itu sendiri, serta proses-proses yang akan berjalan di masing-masing simpul.
Gambar 4.24 Deployment Diagram Kepegawaian
Spesifikasi perancangan arsitektur jaringan yang diusulkan Pada SETWAN
DPRD Kota Sukabumi Jawa Barat adalah sebagai berikut:
1. Komputer yang terkoneksi ke jaringan ada 4 komputer, 1 komputer
Server, 1 komputer Admin, 1 komputer direktur / Pimpinan dan 1
komputer User.
2. Kebutuhan perangkat keras (Hardware)
Kebutuhan Komputer Server:
coaching server
komputer client1
komputer client3 komputer
