RANCANGAN SISTEM INFORMASI NOMOR KODE BEARING DI PT. RIAU SAUDARA MANDIRI
KARYA AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Seminar Sarjana Saint Terapan
Disusun Oleh:
ARJUNA SYAHALAM MELIALA 015204005
PROGRAM STUDI TEKNIK MANAJEMEN PABRIK
P R O G R A M D I P L O M A IV
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
RANCANGAN SISTEM INFORMASI NOMOR KODE BEARING DI PT. RIAU SAUDARA MANDIRI DI DURI
KARYA AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Seminar Sarjana Sains Terapan
Disusun Oleh:
ARJUNA SYAHALAM MELIALA 015204005
Disetujui Oleh:
Dosen Pembimbing
(Ir. ABADI GINTING SS, MSIE)
PROGRAM STUDI TEKNIK MANAJEMEN PABRIK
P R O G R A M D I P L O M A IV
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Pertama-tama puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Akhir ini yang berjudul “RANCANGAN SISTEM INFORMASI NOMOR KODE BEARING DI PT. RIAU SAUDARA MANDIRI DURI RIAU”.
Selama penyusunan Karya Akhir ini penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan Karya Akhir ini dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan dan fasilitas yang tersedia serta dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Namun, penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak terdapat kekurangan, yang disebabkan oleh keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis memohon kritik dan saran untuk penyempurnaan laporan ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga Karya Akhir ini memberi manfaat bagi kita semua. Terima kasih.
Medan,22 November 2007 PENULIS
UCAPAN TERIMA KASIH
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis hingga selesainya Karya Akhir ini, terutama kepada :
1. Ibu Rosnani Ginting, MT selaku kepala Departemen Teknik Industri, Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Ir. Sugih Arto Pujangkoro, MM dan Bapak Aulia Ishak, ST, MT selaku selaku koordinator Karya Akhir.
3. Ibu Anizar, M.Kes, selaku koordinator Program Studi D-IV Teknik Manajemen Pabrik, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Ir. Abadi Ginting SS, MSIE, selaku dosen pembimbing saya.
5. Bapak B.Sembiring Meliala (Alm) dan Ibu Nur’ani, selaku orang tua yang telah memberikan bantuan materi dan dukungan doa yang telah membantu dalam penyeleasian Karya Akhir ini.
6. Kepada Bapak Ir. Kaharudin Meliala selaku Direktur PT. Riau Saudara Mandiri Duri Riau serta seluruh staff yang telah memberikan kesempatan dan informasi pada penulis selama melakukan penelitian.
telah banyak membantu dan mendukung saya dalam menyelesaikan Karya Akhir
8. Teman-teman seperjuangan stambuk 2001 Teknik Manajemen Pabrik yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan dan yang telah memberikan dukungan dan semangat juga memberi ide-ide atau pemikiran-pemikiran sehingga Karya Akhir ini lebih baik.
9. Kepada teman saya Ebhen (Bobby) dan Anton (Senina) yang telah banyak membantu saya baik siang maupun malam dalam menyelesaikan software NKB yang menjadi hasil Karya Akhir saya.
10.Kepada Teman-teman di Mortal Ebhen Nezher Ginting, Donny Affandy Ginting, Frans Marpaung, Antonius Sembiring, Jun Arif Bangun dan Teman-teman Onthon_Onthon club Medan Arief (Oghar), Iqbal (Tam), Agung (gigi besar), Izal (raja dangdut),Reno dan Vinko (ponakan saya sendiri), Chece Tuarissa (Honey), Novera (nopeq) dan Irma (Biawak).
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
UCAPAN TERIMA KASIH... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
ABSTRAK... xiii
I. PENDAHULUAN... I-1 1.1. Latar Belakang Permasalahan ... I-1 1.2. Perumusan Masalah... I-2 1.3. Tujuan Penelitian... I-3 1.4.Manfaat Penelitian... I-3
1.5. Pembatasan Masalah ... I-4 1.6. Asumsi-Asumsi ... I-5
1.7. Sistematika Penulisan Tugas Akhir... I-6 II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN………. II-1
2.3. Organisasi dan Manajemen……….. II-2 2.3.1. Struktur Organisasi... II-3 2.3.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... II-4 2.3.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ... II-7 2.3.3.1. Jumlah Tenaga Kerja ... II-7 2.3.3.2. Jam Kerja ... ... II-8
2.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas yang Digunakan ... II-8 III. LANDASAN TEORI... III-1
3.1. Konsep Sistem... III-1 3.1.1. Definisi Sistem ... III-1 3.1.2. Jenis-Jenis Sistem………... III-2 3.1.3. Pendekatan Sistem……… ... III-3 3.2. Konsep Perancangan Sistem Informasi... III-5 3.3. Konsep Informasi ... III-6 3.3.1. Definisi Informasi dan Data……… .... III-6 3.3.2. Mutu Informasi………... III-8 3.3.3. Nilai Informasi……… ... III-8
3.5. Microsoft Access…………..………... III-20 3.5.1. Definisi Microsoft Access…..………..………... III-20 3.5.2. Tampilan Utama Microsoft Access……….…... III-21 3.5.3. Objek Microsoft Access…………..……… ... III-22 3.5.4. Fasilitas Baru Microsoft Access……… ... III-25 3.6. Sistem Informasi Manajemen…….……….……… ... III-27 3.6.1. Definisi dan Tujuan Sistem Informasi Manajemen… ... III-27 3.6.2. Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen……... III-28 3.7. Bearing……… ... III-30
3.7.1. Definisi Bearing……… ... III-30 3.7.2. Taksonomi Bearing……….……… ... III-34 3.8. Nomor Kode Barang……… ... III-36 3.8.1. Definisi Nomor Kode Barang….……… ... III-36 3.9. Permutasi……… ... III-39
3.12.4. Komponen Alur Data……… ... III-50 3.12.5. Penggambaran DFD……….. ... III-52 3.13. Data Dictionary………. ... III-54 IV. METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1
4.1. Definisi Metode Penelitian... IV-1 4.2. Tempat dan Waktu Penelitian ... IV-1 4.3. Objek Penelitian……… IV-2 4.4. Tahapan Proses Penelitian... IV-2 4.5. Pengolahan Data... IV-3 4.6. Analisis dan Evaluasi ... IV-4 4.7. Kesimpulan dan Saran... IV-4
V. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA... V-1 5.1. Proses Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1. Data Sekunder……….. ... V-2 5.2. Pengolahan Data... V-8 5.3. Proses Perancangan Sistem ... V-10 5.3.1. Pembuatan Diagram Konteks Sistem Informasi……… ... V-10 5.4. Perancangan Database………... V-17 VI. ANALISA PEMECAHAN MASALAH ... VI-1
6.4. Petunjuk Pemakaian Program ... VI-5 6.4.1. Pengisian Form Login……… ... VI-5 VII. KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1 7.1. Kesimpulan... VII-1 7.2. Saran... VII-2
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
5.5. Flowchart Menu NKB Record ... V-14 5.6. Flowchart Menu Edit Login ... V-15 5.7. Flowchart Menu Login History... V-16 5.8. Perancangan Database... V-17 6.1. Rancangan Pengembangan Sistem... VI-4 6.2. Form Software NKB ... VI-5 6.3. Form Login... VI-6 6.4. Form Menu Utama ... VI-6 6.5. Aplikasi Menu Nomor Kode Bearing ... VI-7 6.6. Form Telusur Gambar & NKB Bearing... VI-8 6.7. List Data NKB... VI-9 6.8. Form Edit Login ... VI-9 6.9. Form Login History... VI-10 6.10. Form About NKB... VI-11
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
ABSTRAK
PT. Riau Saudara Mandiri adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang-barang teknik untuk kebutuhan PT. Chevron Indonesia. Bearing (Bantalan luncur) merupakan salah satu barang teknik yang bentuk, ukuran, dan karakternya yang cukup rumit, sehingga jumlah persediaan (stock) cukup besar, sehingga ketelitian dalam pemesanan sangat menentukan bagi perusahaan perantara (PT. Riau Saudara Mandiri) untuk memesan pada berbagai distributor seperti NTN, SKF dsb.
Dalam upaya mengsingkronisasi antara User dan Produsen peranan sebuah database berkenaan dengan bearing yang dibutuhkan, sehingga sebuah database harus dibangun sedemikian rupa sehingga tidak ada duplikasi. Pendekatan yang dilakukan adalah logika Permutasi setiap elemen hanya muncul sekali dalam 1 (satu) nomor kode bearing yang dijabarkan dengan bahasa pemrograman Visual basic 6.0. Dari jumlah bearing yang tercatat sebesar 3600 item bearing terbukti bahwa database yang dibangun dengan Microsoft acces mampu meliput secara keseluruhan tanpa duplikasi.
ABSTRAK
PT. Riau Saudara Mandiri adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang-barang teknik untuk kebutuhan PT. Chevron Indonesia. Bearing (Bantalan luncur) merupakan salah satu barang teknik yang bentuk, ukuran, dan karakternya yang cukup rumit, sehingga jumlah persediaan (stock) cukup besar, sehingga ketelitian dalam pemesanan sangat menentukan bagi perusahaan perantara (PT. Riau Saudara Mandiri) untuk memesan pada berbagai distributor seperti NTN, SKF dsb.
Dalam upaya mengsingkronisasi antara User dan Produsen peranan sebuah database berkenaan dengan bearing yang dibutuhkan, sehingga sebuah database harus dibangun sedemikian rupa sehingga tidak ada duplikasi. Pendekatan yang dilakukan adalah logika Permutasi setiap elemen hanya muncul sekali dalam 1 (satu) nomor kode bearing yang dijabarkan dengan bahasa pemrograman Visual basic 6.0. Dari jumlah bearing yang tercatat sebesar 3600 item bearing terbukti bahwa database yang dibangun dengan Microsoft acces mampu meliput secara keseluruhan tanpa duplikasi.
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Permasalahan
Sebuah perusahaan pengeboran minyak yang terletak di daerah riau yaitu PT. Chevron Indonesia melakukan hubungan ikatan kontrak dengan PT. Riau Saudara Mandiri adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan bearing.
Bearing merupakan bentuk alat transmisi dari sebuah daya pada mesin peralatan. Dimana sering terjadi sekali tingkat kerusakannya tidak dapat diduga terlebih dalam proses pengeboran minyak baik di darat maupun di lepas pantai, untuk beban kerja mesin peralatan cukup bervariasi , sebagai contoh, pada lapisan tertentu kekerasan batu sangat berubah-ubah bahkan liquiditas lapisan tanah juga berbeda pada kedalamannya sehingga tingkat kerusakan mesin peralatan yang berkenaan dengan bearing dengan berbagai jenisnya sulit diprediksi. Sehingga kerusakan dapat terjadi setiap saat dibutuhkan untuk pergantian (Replacement) bearing yang tersedia.
Dalam perjalanannya PT. Riau Saudara Mandiri ini hanya menggunakan pemesanan berdasarkan catatan yang belum tersusun rapi dari berbagai kebutuhan PT. Chevron Indonesia di lapangan, sementara bearing memiliki spesifikasi yang unik berdasarkan ukuran, bentuk, material dan presisi. Tingkat kesulitan penanganan dari tugas – tugas/job yang ada di PT. Riau Saudara Mandiri dihadapkan dengan dua kondisi yang ekstreem yaitu ketersediaan setiap saat sesuai kebutuhan PT. Chevron Indonesia dan ancang – ancang pencarian sumber dari bearing dari berbagai produsen.
1.2. Perumusan Masalah
Dengan sistem kerja yang telah ada sekarang ini masih belum dapat memenuhi kebutuhan keinginan user secara maksimal dalam permintaan bearing, karena pencatatan masih menggunakan pencatatan secara manual yang mana jenis bearing sangat kompleks dan sangat sulit untuk ditentukan dan akan memakan waktu yang lama. karena ketidakteraturan record/catatan kebutuhan bearing akan mengakibatkan kegagalan untuk memenuhi kontrak kerja dengan PT. Chevron Indonesia merupakan kegagalan dalam pemesanan kepada produsen .
1.3. Tujuan Penelitian
Secara garis besar melalui penelitian ini dapat diperoleh suatu sistem informasi nomor kode bearing yang baik pada PT. Riau Saudara Mandiri. Melalui sistem informasi tersebut diharapkan pihak pimpinan dan manajemen perusahaan dapat memperoleh data bearing yang memenuhi standart ASME.
Adapun tujuan dari penelititan ini adalah sebagai berikut :
1. Merancang sistem informasi nomor kode bearing (NKB) sehingga aplikasi ini bila diterapkan menjadi solusi dalam menentukan nomor kode bearing bagi perusahaan PT. Riau Saudara Mandiri.
2. Memberikan rancangan sistem informasi nomor kode bearing (NKB) yang terkomputerisasi untuk memperkecil kemungkinan Human Error dalam pengkodean bearing pada perusahaan.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang diharapkan dari pelaksanaan penelitian ini adalah : 1. Bagi Mahasiswa
a. Dapat memahami/mengetahui berbagai macam aspek kegiatan di perusahaan.
b. Memperoleh kesempatan untuk melatih keterampilan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan di lapangan.
2. Bagi Fakultas
a. Menciptakan kerjasama antara perusahaan dengan Fakultas Teknik USU khususnya dengan Program Studi Teknik Manajemen Pabrik D-IV.
b. Memperluas pengenalan akan Fakultas Teknik Program studi Teknik Manajemen Pabrik D-IV, Universitas Sumatera Utara, Medan.
3. Bagi Perusahaan
a. Sebagai bahan masukan atau usulan perbaikan dari sistem kerja atau sistem yang lain.
b. Dapat melihat keadaan perusahaan dari sudut pandang pendidikan dan mahasiswa.
c. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan perusahaan dalam rangka memajukan pembangunan di bidang pendidikan dan dalam rangka peningkatan efisiensi.
1.5. Pembatasan Masalah
Dalam melakukan pembahasan terhadap tugas sarjana ini, pemabatasan ruang lingkup permasalahan meliputi :
1. Penelitian ini memfokuskan pada sistem informasi nomor kode bearing (NKB) khususnya bagian pengkodean/pencatatan kode bearing di PT. Riau Saudara Mandiri.
c. Propeller Drilling d. Poros
e. Connecting Rod f. Spindle
g. Gardan
h. Harmonic Damper
3. Jumlah slot yang dirancang adalah sepuluh digit,dua diantaranya merupakan titik (.) slot kelas diberi notasi dengan karakter B dan R.
1.6. Asumsi – Asumsi
Asumsi – Asumsi yang digunakan pada tulisan ini adalah :
1. Semua jenis bearings dan seluruh trademark sudah memenuhi standar ASME.
2. Operator PT. Riau Saudara Mandiri memiliki pengetahuan dasar yang cukup mengenai teknologi komputer sehingga mampu mengoperasikan sistem database yang dirancang/dibangun.
3. Sebagai perusahaan perantara (mediator) produsen dengan user dan sebaliknya untuk kebutuhan berbagai spareparts atau komponen PT. Chevron Indonesia sebagai user.
1.7. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN
Berisikan latar belakang, perumusan masalah, identifikasi masalah, tujuan penelitian batasan masalah dan asumsi, serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan PT. Riau Saudara Mandiri.
BAB III : LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang relevan dengan penelitian dan mendukung pembahasan dan pengolahan data.
BAB IV : METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini akan diuraikan tentang, langkah-langkah yang akan dilakukan dalam mengadakan penelitian.
BAB V: PENGUMPULAN & PENGOLAHAN DATA
Bab ini berisikan data yang didapat dari hasil pengamatan/wawancara beserta pengolahannya.
BAB VI: ANALISA PEMECAHAN MASALAH
Bab ini berisikan analisis terhadap hasil pengolahan data dan penelitian sehingga memperjelas hasil pengolahan data.
BAB VII: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan serta saran yang diusulkan oleh penulis kepada perusahaan.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Riau Saudara Mandiri berdiri pada tahun 2001 dan mulai beroperasi pada tahun 2002, perusahaan ini berdiri dengan akta notaris NO SPP. 161/2001.
Perusahaan ini terletak di daerah Riau. Perusahaan ini bergerak dibidang Contractor & Suppliers yang orientasinya lebih cenderung untuk kegiatan pengadaan akan kebutuhan semua jenis bearing yang dibutuhan oleh perusahaan perminyakan PT. Chevron dan PT. Pertamina yang terletak di daerah Riau.
Tujuan mendirikan perusahaan ini yang didasarkan untuk memenuhi kebutuhan akan pengadaan barang tekhnik seperti bearing di daerah Riau yang tidak terlayani oleh beberapa perusahaan yang bergerak dibidang yang sama.
2.1.1 Lokasi perusahaan
PT. Riau Saudara Mandiri ini terletak di Duri jalan Palapa, Kecamatan Mandau, Kabupaten Bengkalis, Riau.
Adapun pertimbangan didirikannya PT. Riau Saudara Mandiri di daerah Riau khususnya Pekanbaru dan Duri adalah :
2.1.2. Daerah Pemasaran
Pemasaran dari bearing yang disuplai oleh PT. Riau Saudara Mandiri hanya kepada PT. Chevron Indonesia yang sudah ada perjanjian dan ikatan kontrak kerja yang telah disepakati.
2.2. Ruang lingkup bidang usaha
PT. Riau Saudara Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Contractor & Suppliers.
PT. Riau Saudara Mandiri sebagai perantara PT. Chevron Indonesia dengan berbagai perusahaan – perusahaan yang memproduksi berbagai bantalan luncur. PT. Riau Saudara Mandiri dalam operasinya selalu bergerak berdasarkan kontark kerja yang telah disepakati dengan PT. Chevron Indonesia yaitu sebagai penyedia/supply berbagai kebutuhan bantalan luncur yang rusak yang dibutuhkan pada enam lokasi mesin peralatan.
Kegagalan dalam memenuhi penyediaan bantalan luncur dalam kontrak kerja ini karena tidak memenuhi bantalan luncur yang sesuai akan mengakibatkan pemutusan kontrak kerja dengan PT. Chevron Indonesia, namun PT. Riau Saudara Mandiri memiliki kebebasan untuk membeli bantalan luncur pada berbagai perusahaan supplier.
2.3 Organisasi dan Manajemen
tempat orang yang bekerjasama melakukan kegiatan – kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi diartikan juga sebagai salah satu alat dari manajemen. Untuk mencapai tujuan yang ditentukan, organisasi menggunakan sumber – sumber yang ada.
Sumber – sumber yang digunakan adalah uang dan modal, mesin peralatan serta manusia (pemimpin dan yang dipimpin), metode dan bahan (material).
2.3.1 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu rangka skematis yang menunjukkan hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi dengan jelas. Organisasi dan manajemen yang baik memberikan keseimbangan pada tugas, pendelegasian, kekuasaan, kesatuan pemerintah, tanggung jawab serta wewenang. Hal ini memberikan efek yang positif pada perusahaan terutama produktifitas perusahaan. Struktur Organisasi ditentukan atau dipengaruhi oleh badan usaha, jenis usaha, besarnya usaha dan sistem produksi tersebut.
Sumber PT. Riau Saudara Mandiri
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Riau Saudara Mandiri
Dengan melihat bagan struktur organisasi maka struktur organisasi yang digunakan PT. Riau Saudara Mandiri adalah bentuk struktur organisasi garis. Perusahaan dipimpin oleh Direktur dan dibantu oleh Sekretaris dan Manager.
2.3.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian kerja dalam struktur organisasi PT. Riau Saudara Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Direktur
a. Memimpin dan menjalankan perusahaan bersama-sama dengan anggota organisasi sesuai dengan arah dan tujuan yang telah ditetapkan.
b. Mengawasi setiap kegiatan perusahaan
c. Menentukan kebijaksanaan perusahaan secara langsung
e. Mengangkat dan memberhentikan karyawan serta menetapkan besarnya gaji/upah masing-masing karyawan.
2. Sekretaris
a. Mencatat hasil keputusan direktur
b. Memberikan Informasi jadwal pertemuan direktur 3. Manajer Supplier
a. Bertanggung jawab atas ketersediaan bearing-bearing yang dibutuhkan oleh perusahaan yang membutuhkan
b. Bertanggung jawab atas ketersediaan bearing untuk memenuhi permintaan konsumen.
4. Manajer Personalia
a. Mengatur penyediaan jasa dan lain-lain yang diperlukan oleh perusahaan untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab dan mengusahakan kedalam dan keluar perusahaan
b. Bertanggung jawab terhadap penerimaan/pemberhentian tenaga kerja c. Menyusun prosedur komunikasi internal dan eksternal
d. Mengatur penyediaan jasa-jasa administrasi, sekretariat dan arsip
e. Menyalurkan sasaran perusahaan, kebijaksanaan industri dari direktur kepada semua yang berkewajiban
g. Mempersiapkan hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pendidikan dan latihan serta mengatur pelaksanaannya dalam perusahaan dan lembaga pendidikan yang sesuai
h. Memberikan fasilitas pelayanan kesehatan dan keselamatan kerja bagi karyawan
i. Mengatur dan menyimpan arsip kepersonaliaan. 5. Manajer Keuangan
a. Mengawasi segala pembukuan keuangan
b. Bertanggung jawab dalam penggajian karyawan 6. Manajer Pembelian
a. Mengadakan pemesanan bearing dan penawaran atas bearing yang dibutuhkan.
b. Membuat kontrak dan administrasi pembelian. 7. Staf
Adapun tugas dan tanggung jawab staf adalah sebagai berikut: a. Staf Supplier
Membantu manager supplier dalam memenuhi kebutuhan bearing terhadap permintaan konsumen atau perusahaan yang telah meiliki kontrak kerja.
b. Staf Personalia
c. Staf Keuangan
Membantu manager keuangan dalam mencatat setiap transaksi yang terjadi, melakukan penagihan piutang dan pembayaran hutang dan mempersiapkan laporan yang dibutuhkan oleh manager keuangan.
d. Staf Pembelian
Membantu manager pembelian dalam pemesanan bearing dan membuat kontrak dan administrasi pembelian.
2.3.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja 2.3.3.1. Jumlah Tenaga Kerja
Jumlah tenaga kerja pada PT. Riau Saudara Mandiri adalah sebanyak 29 orang, tertera pada tabel. 2.1.
Tabel 2.1. Perincian Jumlah Tenaga Kerja
NO Jabatan Jumlah
1 Direktur 1 Orang
2 Manajer Supplier 1 Orang 3 Manajer Personalia 1 Orang 4 Manajer Keuangan 1 Orang 12 Seksi Transportasi 4 Orang
TOTAL 29 Orang
2.3.3.2. Jam Kerja
Agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan, maka diperlukan pengaturan waktu yang baik.
Untuk semua karayawan, hari kerja adalah hari senin sampai hari sabtu dengan jam kerja sebagai berikut :
- Pukul 08.00 – 12.00 : Waktu Kerja - Pukul 12.00 – 13.00 : Waktu Istirahat - Pukul 13.00 – 16.00 : Waktu Kerja Untuk hari jumat, jam kerja adalah sebagai berikut : - Pukul 08.00 – 12.00 : Waktu Kerja
- pukul 12.00 – 13.30 : Waktu Istirahat - Pukul 13.30 – 16.30 : Waktu Kerja
Hari libur karyawan adalah hari libur resmi yang di tetapkan pemerintah . setiap karyawan harus mematuhi jam kerja yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan mengisi absensi jam kerja karyawan hari kerja
2.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas yang Digunakan
dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja, antara pemberi kerja dan penerima kerja.
Gaji adalah upah dasar yang diberikan dari pemberi kerja kepada penerima kerja dalam ukuran waktu tertentu misalnya ukuran 1 (satu) hari dan 1 (satu) bulan, dan kadang disebut dengan gaji pokok, yang jumlahnya tetap dan akan mengalami kenaikan pada periode tertentu sesuai dengan jabatan dan prestasi pihak penerima.
Banyak cara atau sistem pembayaran gaji atau upah karyawan, PT.Riau Saudara Mandiri menggunakan sistem harian dan bulanan. Masing-masing karyawan telah ditetapkan gaji pokoknya oleh perusahaan.
Jumlah karyawan di PT. Riau Saudara Mandiri dalam seminggu adalah 40 jam (berdasarkan ketentuan DEPNAKER). Bagi setiap karyawan yang bekerja di luar jam kerja normal akan diberikan upah lembur dengan ketentuan sebagai berikut :
Upah lembur / jam :
1 % dari gaji perbulan adalah berdasarkan ketentuan yang diberikan perusahaan kepada karyawan bulanan. Besarnya gaji pokok perbulan adalah berbeda-beda sesuai dengan lamanya karyawan di perusahaan tersebut.
berprestasi untuk tetap berada dalam perusahaan. Selain gaji pokok dan upah lembur, karyawan juga mendapatkan tunjangan kesejahteraan berupa :
- Tunjangan Hari Raya dan Tahun Baru - Tunjangan transportasi
- Tunjangan Jabatan
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Konsep Sistem
Dalam merancang suatu sistem yang entitas dipandang sebagai objek maka bahasa pemrograman yang digunakan dengan bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP).1
Sebuah database yang disusun dalam sebuah struktur data biasanya diolah sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi/konflik maupun ambiliti, Microsoft access telah memiliki persyaratan yang perlu untuk memenuhi keinginan struktur tersebut. Sementara visual basic merupakan salah satu bahasa program yang mampu menyajikan dalam berbagai bentuk interface antara user dengan suatu sistem.
3.1.1. Defenisi Sistem
Kata sistem sering kita dengar dalam kehidupan sehari-hari, secara umum sistem dapat didefenisikan sebagai suatu totalitas himpunan benda-benda atau bagian-bagian yang satu sama lain berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
1. Menekankan pada prosedur
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran.
2. Menekankan pada komponen atau elemen
Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
3.1.2. Jenis-Jenis Sistem
Jenis-jenis sistem yang erat kaitannya dengan sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Sistem abstrak
Adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan yang satu sama lainnya berada dalam ketergantungan.
2. Sistem fisik
Adalah suatu perangkat unsur yang secara bersama-sama beroperasi untuk mencapai suatu tujuan.
3. Sistem deterministik
Adalah sistem yang dalam operasi dapat menentukan hasilnya secara pasti. Contoh : program komputer.
4. Sistem probabilistik
5. Sistem tertutup
Adalah sistem dimana tidak terjadi pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan. Contohnya : komputer.
6. Sistem terbuka
Adalah sistem yang memungkinkan terjadi pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan. Contohnya : sistem biologis dan sistem organisasi.
3.1.3. Pendekatan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan)
2. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.
Pendekatan atas-turun dimulai dari level atas organisasi yaitu perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefenisikan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan ouput, input, basis data, prosedur-prosedur operasional dan kontrol.
3. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan modular
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan modular berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.
4. Pendekatan lompat jauh lawan pendekatan berkembang
terlalu mahal karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan.
Pendekatan berkembang merupakan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memang perlu untuk saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode beriktunya mengikuti kebutuhan dan sesuai dengan perkambangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat.2
3.2. Konsep Perancangan Sistem informasi 3.2.1. Definisi Perancangan Sistem
Definisi perancangan adalah, menjelaskan tentang apa saja yang harus dilakukan dan disusun pada tahap perancangan sistem.Implementasi, menguraikan bagaimana melakukan pengujian sistem dan penggunaan sistem serta konversi sistem pada klien.pemeliharaan, berisi cara melakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem.
3.2.2. Definisi Sistem Informasi
Dengan kata lain Sistem Informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan
melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Jika pada awalnya sistem informasi diposisikan sebagai alat bantu untuk
mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata, maka kini Sistem Informasi telah menjadi strategi bisnis yang sangat hebat. Penerapan sistem informasi hamper disemua bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab tekanan-tekanan yang dialami perusahaan. Membangun sistem informasi bukan sekedar mengotomatisasikan prosedur lama, tetapi menata memperbaharui bahkan menciptakan aliran data baru yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data baru secara tepat, sistematis, dan sederhana, menentukan model penyajian yang informatif dan standar serta distribusi informasi yang yang efektif. Salah satu bagian dari sistem informasi adalah sistem pendataan barang, dimana sistem ini dimaksudkan agar setiap pendataan barang yang dilakukan agar lebih terkontrol dan lebih tersusun secara rapi.
3.2.3. Processing Data Elektronik (PDE)
Pengolahan data merupakan suatu proses manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berati, yaitu berupa suatu informasi. Dengan demikian, informasi adalah hasil dari suatu kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih bermakna dari suatu fakta.
Oleh karena itu, pengolahan data elektronik adalah proses manipulasi
dari data ke dalam bentuk yang lebih bermakna
ada manusia yang mengoperasikannya. struktur dan fungsi komputer Struktur komputer didefinisikan sebagai cara-cara dari tiap komponen saling terkait.
1. Perancangan Data
Memilih representasi lojik dari objek data yang ditemukan pada proses
analisis
Refinement terhadap data dictionary menjadi:
- Struktur data
- Struktur file/basisdata
Penentuan struktur data dan struktur file, membutuhkan kreativitas dan
sistematika yang rapi agar tidak menyulitkan untuk proses perancangan berikutnya (perancangan prosedural)
2. Perancangan Arsitektural
Tujuan Utama
- Membangun struktur program yang modular dan merepresentasikan keterkaitan antar modul
- Memadukan struktur program, struktur data dan mendefinisikan antar muka yang memungkinkan data dapat mengalir pada seluruh program
Langkah
- menentukan hirarki kendali dengan cara faktorisasi
- menghaluskan struktur program yang terbentuk dengan mempertimbangkan factor-faktor pengukuran dan heuristik.
Hasil perancangan Arsitektural
Struktur chart yang merepresentasikan dan menggambarkan seluruh struktur proses langkah atau arsitektur proses langkah beserta seluruh hirarki kendali dan passing parameter yang siap dituliskan dalam modul program.
3.3. Konsep Informasi
3.3.1. Defenisi informasi dan data
Istilah data dan informasi seringkali digunakan secara bergantian, ada yang menyebut data, padahal informasi. Sebaliknya demikian.
Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu dan keputusan mendatang.
Penyimpanan
Gambar 3.1. Hubungan data Infomasi
Hubungan ini dapat digambarkan sebagai hubungan antara bahan baku, proses dan barang jadi pada suatu proses produksi, dengan kata lain sistem mengolah data dari
bentuk yang tidak dapat digunakan menjadi bentuk yang dapat dimengerti dan dapat dimanfaatkan. Analog dengan konsep ini menggambarkan bahwa informasi bagi seseorang belum tentu merupakan informasi bagi orang lain.
3.3.2. Mutu Informasi
Mutu dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat (accurate), artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan informasi yang diterima biasanya dijadikan sebagai landasan untuk pengambilan keputusan.
2. Tepat pada waktunya (timeless), artinya informasi yang datang pada penerimaan tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan, maka bila pengambilan keputusan terlambat dapat berakibatkan fatal untuk organisasi. Pada saat ini mahalnya nilai informasi tersebut diperoleh dengan menggunakan teknologi-teknologi mutahir.
3. Relevan, artinya informasi tersebut memiliki manfaat bagi pemiliknya. Relevansi dari sebuah informasi untuk setiap orang berbeda satu dengan lainnya.
3.3.3. Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dual hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
Untuk menilai suatu informasi yang baik, maka harus diketahui batasan atau kriteria dalam penilaian informasi tersebut, diantaranya adalah:
1. Kecepatan, informasi harus diperoleh dengan cepat dan mudah.
2. Kelengkapan, walaupun informasi agar sukar untuk ditentukan secara kuantitas namun diusahakan agar isi informasi tersebut lengakap.
3. Ketetapan, yaitu informasi yang diperoleh harus memiliki derajat kebebasan yang tinggi.
4. Relevan, biasanya informasi yang disediakan sesuai dengan penggunaan yang diinginkan oleh pemakai.
5. Ketepatan waktu, ianformasi yang diterima harus tepat digunakan pada waktunya.
6. Kemudahan, kemampuan adaptasi tidak hanya pada satu keputusan akan tetapai juga lebih dari pada keputusan lain.
7. kemampuan untuk diperiksa, informasi harus mampu dipergunakan oleh berbagai pemakai dan harus menghasilkan kesimpulan yang sama.
3.4. Visual Basic
3.4.1. Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
Dengan meningkatnya kebutuhan sistem operasi yang handal, maka saat ini banyak pengembang perangkat lunak berusaha meningkatkan kemampuan sistem operasinya.
Perusahaan Microsoft memperkenalkan sistem operasi windows dapat menjalankan beberapa program secara bersamaan (Multi tasking).
Sejalan dengan perkembangan system operasi ini maka perangkat lunak untuk pemrograman juga mengalami perkembangan. Sebelum diperkenalkannya Windows maka bahasa pemrograman umumnya menggunakan sistem operasi DOS (Disc Operation System) yang tidak dapat menjalankan beberapa aplikasi secara bersamaan. Bahasa pemrograman yang menggunakan sistem operasi DOS diantaranya pemrograman basic, pemrograman pascal, dan lain-lain.
Setelah diperkenalkannya windows, maka bahasa pemrograman yang muncul yang memanfaatkan fasilitas multitasking ini salah satunya adalah Microsoft Visual Basic.
Keuntungan pemrograman menggunakan Visual Basic adalah dapat mengoptimalkan fasilitas makro terhadap produk-produk Microsoft lainnya seperti Micrososft Word, Microsoft Excel atau Microsoft Acces.
3.4.2. Defenisi Visual Basic
Visual basic, kata “Visual” menunjukan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI) yaitu tidak perlu lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah dapat melakukan drag dan drop objek-objek yang akan digunakan. “Basic” merupakan bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code).
Visual basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual basic merupakan salah satu Development tools yaitu alat Bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP).4
a. Konsep Kerja Visual Basic 6.0
Dalam menyusun sebuah aplikasi vsual basic hanya membuat user interface dengan control drawing, seperti text box dan command button,dalam sebuah form, selanjutnya dapat mengatur properti untuk form dan kontrol-kontrol yang ada didalamnya.misalnya memberi nilai caption ,colour dan size. Untuk proses terakhir,dapat menuliskan kode untuk memasukkannya kedalam sebuah aplikasi.
b. Kerja Window, Event, Message
kerja system windows dapat dipahami lewat tiga konsep utama, yaitu konsep window sendiri, event dan message. Sistem operasi Microsoft windows mengatur semua window dengan memasukkan nomor ID (window handle) sistem secara terus-menerus memonitor aktivitas window atau sering disebut dengan event. Sebuah event dapat terjadi saat user melakukan sesuatu misalnya mengklik mouse atau menekan tombol keyboard. Sebuah event dapat juga diatur atau dikontrol secara progmatik, misalnya terjadi saat ada aksi pada window yang lain. Setiap terjadi sebuah event akan menyebabkan terjadinya pengiriman atau pemutusan pesan ke window. Setiap window selanjutnya dapat melakukan aksinya yang berpedoman pada instruksi atau pesan yang telah diterima.
c. Model Event-Driven
dalam aplikasi teradisiaonal “procedural” sebuah prosedur sudah diatur sendiri oleh aplikasi-aplikasinya. Prosedur ini merupakan bagian kode yang akan dieksekusi. Pengeksekusian kode inibiasanya dimulai dari baris pertama kode. d. Urutan Event yang didefinisikan
e. Pendekatan Interaktif
proses pembentukan aplikasi secara tradisional biasanya dapat dikelompokkan dalam tiga langkah, yaitu:
1. Menuliskan (writing)
2. Mengkompilasi (Compiling) 3. Menguji kode
Visual basic menggunakan pendekatan interaktif untuk membangun sebuah aplikasi dengan mengaburkan ketiga proses. Visual basic mengimplementasikan kode program saat memasukan objek, Visual basic menangkap dan menandai sintak atau kesalahan saat suatu objek yang dibentuk.
Untuk mengetahui adanya kesalahan, visual basic mengcompile semua kode yang dimasukkan. Saat menjalankan dan menguji aplikasi, ada beberapa waktu yang digunakan untuk menyelesaikan proses compile ini. Jika compiler menemukan sebuah kesalahan, kesalahan tersebut akan ditandai. Setelah program atau aplikasi jadi, maka dapat langsung menjalankan aplikasi yang dibangun dengan menggunakan fasilitas interaktif yang ada.5
3.4.3. Failitas Baru Visual Basic 6.0
Jika dibanding dengan versi sebelumnya, dalam versi 6.0 ini visual basic telah banyak mengalami perubahan terutama pada fasilitas yang disediakan. Fasilitas-fasilitas tersebut diantaranya adalah:
Segi Data Access
ADO (ActiveX Data Objek)
Fasilitas ini ada pada semua edisi. Fasilitas baru ini merupakan teknologi baru dalam mengakses objek data, yang mampu menghubungkan teknologi Microsoft dengan non-Microsoft, Pengaturan pengaksesan data local maupun data jarak jauh.
Data Environment
Fasilitas ini hanya pada edisi professional dan edisi Enterprise. Desainer Data Environment ini mendukung sebuah interactive, design-time environment untuk membuat objek ADO. Fasilitas ini dapat digunakan seperti data source untuk objek data-ware dalam sebuah form atau report, atau diakses secara pemrograman dengan menggunakan metode dan properti yang dipantau dari objek Data Environment. Desainer Data Environment mendukung semua kemampuan desainer UserConnection yang dimiliki Visual Basic,termasuk kemampuan tambahannya, drag dan drop, sistem hirarkinya, grouping, dan yang lainnya.
ADO Data Control
Fasilitas ini ada pada semua edisi. Control data source ini berfungsi seperti kontrol data dan remote data yang dimiliki. Dengan fasilitas ini dapat dibuat aplikasi database dengan meminimkan sistem pengkodean. Enhanced Data Binding
pada sebuah form. Di dalam Visual Basic 6.0 ini dapat menghubungkan beberapa data source ADO/OLE DB ke beberapa ADO/OLE DB. Juga dapat diatur properti DataSource untuk mengontrol secara pemrograman ke data source.
OLE DB Suport
Fasilitas ini ada pada semua edisi. OLE DB ini mengatur interface COM yang mendukung aplikasi dengan beberapa form pengakses data yang dimasukkan ke dalam source informasi driver, baik yang terhubung maupun yang tidak terhubung. Interface ini mendukung beberapa DBMS yang dimiliki data source. ADO merupakan sebuah cara programmer untuk mengakses OLE DB. Semua control data bound baru, data Environment, data Data Report Designer masuk kategori OLEDB-aware ini.
Visual Database Tools Integration (Query Designer and Database
Designer)
Fasilitas ini hanya ada pada edisi Enterprise. Fasilitas ini secara visual digunakan untuk membuat dan memodifikasi database dan query, membuat SQL Server dan tabel database Oracle, drag and drop untuk membuat view, dan secara otomatis mengubah kolom tipe data.
Setup Wizard Data Enhancements
Data Report
Fasilitas ini hanya ada pada edisi Pofesional dan Enterprise. Dengan fasilitas ini dapat menggunakan dan melakukan drag and drop untuk membuat form report secara cepat pada recordset, termasuk struktur recordset-nya
Data View Window
Fasilitas ini hanya ada pada edisi professional dan edisi Enterprise, merupakan kontrol dan kelas yang dipergunakan user untuk mengontrol data. Dengan kontrol ini kontrol lain dapat terhubung dengannya.
SQL Editor
Fasilitas ini hanya ada pada edisi Enterprise. Dengan fasilitas ini, dapat ditambah prosedur baru ke SQL Server dan database Oracle yang sudah ada.
Hirarchical FlexGrid Control
Fasilitas ini ada pada semua edisi. Kontrol ini merupakan perbaikan control FlexGird yang ada pada versi sebelumnya. Control ini digunakan untuk mendukung kemampuan control FlexGird. Control ini dapat menampilkan hiraki recordset ADO. Setiap recordset ditampilkan dengan dipisahkan oleh grid dan dapat diformat secara independen
Data Repeater Control
mirip dengan formnya Accsses. UserControl ini dapat berisi TextBox, DataGrid atau control bound data field
Format Object
Fasilitas ini ada pada semua edisi, yang mendukung dua cara konversi data antara sebuah nilai dibaca dari sebuah database, sebuah format objek akan ditambahkan atau dimasukkan ke dalam bound control.
DataGrid Control
Fasilitas ini ada pada semua edisi, merupakan sebuah control OLEDB-aware versi DBGrid, yaitu control yang mengijinkan secara cepat membangun sebuah aplikasi untuk menampilkan dan mengedit recordset. Control ini juga mendukung control data ADO baru.
Data List Control DataCombo Control
Fasilitas ini tersedia dalam semua edisi. kontrol ini merupakan versi control OLE DB DBlist dan control DBCombo. Control ini juga mendukung control data baru ADO.6
3.4.4. Keistimewaan visual basic 6.0 ini diantaranya seperti :
1. Menggunakan platform pembuatan program yang di beri nama Developer Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++
dan Visual J++.
3. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu.
4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic.
5. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih banyak. 6. Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi
database yang berkemampuan tinggi.
7. Visual Basic memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya.
3.4.5. Sistem Komunikasi Visual Basic dengan Access
Sistem komunikasi visual basic dengan access pada sistem informasi nomor kode bearing dapat dilihat pada gambar 3.2.
Keterangan gambar 3.2 Sistem Komunikasi Visual Basic dengan Access yaitu: Lakukan koneksi ke access melalui ADO
Interface Visual Basic kirim query ke access
Cek query apakah ada tabel/field yang diminta oleh Visual Basic Jika
data yang diminta oleh visual basic terdapat pada tabel Kirim data dari Access ke Visual Basic
Visual Basic menyimpan sementara data Access ke data tabel Visual
Basic
Tutup koneksi
Tampilkan data dari data tabel ke interface (form) Jika data yang diminta
tidak terdapat pada tabel Access
Kirim pesan ke Visual Basic, apakah ingin menambah data
Jika ya, tambah data pada tabel Access. Tutup koneksi dan tampilkan
data
Jika tidak, tutup koneksi. Jika ada data yang diminta terdapat pada table
Access tetapi tidak sesuai
Kirim pesan ke Visual Basic, apakah ingin menambah data yang ada. Jika ya, ubah data, tutup koneksi dan tampilkan data
3.5. Microsoft Accsess
Dengan berkembangnya sistem operasi yang memungkinkan untuk menjalankan beberapa aplikasi sekaligus, maka dengan memilih Visual Basic sebag
ai bahasa pemrograman untuk aplikasi pembuatan sistem informasi nomor kode barang dibutuhkan sebuah pangkalan data yang mendukung. Pangkalan data yang umum digunakan dalam sistem operasi windows yang diperkenalkan oleh Microsoft adalah Microsoft Access.
3.5.1. Definisi Microsoft Accsess
Microsoft Access adalah program aplikasi pengolah basis data (database) yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Program ini merupakan system manajemen database relasional untuk Microsoft Windows yang memiliki kemampuan untuk menyortir, mengatur serta melaporkan informasi penting yang dibutuhkan. Dengan adanya versi yang terus diperbaharui ini access semakin dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas penting seperti interaksi dengan internet.
Microsoft Access memiliki beberapa objek yang dapat dimanfaatkan, yakni Table, Query, Rorm, Report, Page, Macro dan Modul
Objek yang dimanfaatkan dari Microsoft Access ini untuk mendukung system operasi yang dirancang adalah objek table. Sehingga pangkalan data yang akan diakses malalui aplikasi Visual Basic adalah table pada Microsoft Access.
utamanya digunakan untuk membuat dan memodifikasi table, formulir entri data, query, laporan, dan database. Kemampuan memodifikasi keempat option database tersebut juga didukung oleh keterkaitannya dengan bahasa pemrograman lain, salah satunya yaitu visual basic.
3.5.2. Tampilan Utama Microsoft Access
Tampilan utama access terdiri dari beberapa bagian, yang dirancang sedemikian rupa agar dapat digunakan secara maksimal. Setiap bagian mempunyai fungsi dan tujuannya:
1) Baris Judul berisi nama program access serta nama database
2) Baris Menu terdiri dari sejumlah nama operasi, seperti: File, Edit View, Insert, Tools, Windows, dan Help.
3) Baris Toolbar berisi kumpulan icon untuk melaksanakan proses tertentu
4) Baris Status menampilkan keterangan dari item atau proses yang sedang diaktifkan.
3.5.3. Objek Microsoft Access
Database memiliki tujuh bentuk objek dan satu bentuk group, yaitu: Tabels
Tables digunakan untuk pembuatan dan pengolahan tabel
Tables adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subjek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel merupakan komponen utama dan pertama dari sebuah database yang harus dibuat. Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi judul yang mewakili sekumpulan baris. Sedangkan baris atau yang lebih dikenal dengan istilah record berisis kumpulan data yang memiliki karakteristik pengertian yang sama. Jadi satu record mewakili satu data atau informasi tentang suatu entitas subjek secara lengkap. Misalkan, record informasi tentang karyawan, maka akan berisi data Nama Karyawan, Nomor Induk Karyawan, Alamat, Tanggal masuk dan lain-lain.
Queries
Queries digunakan untuk pembuatan dan pengolahan query
Merelasikan record, data, dan field antara tabel-tabel atau
query-query atau kombinasinya.
Menciptakan field baru baserta record dan data baru dalam query
itu sendiri
Menyajikan bahan untuk dasar pembuatan form atau report
Sebuah query disebut juga dynaset (dynamic set of information) yaitu kumpulan informasi yang dinamis, dimana query tersebut berubah sesuai dengan isi tabel pendukungnya.
Forms
Forms digunakan untuk pembuatan dan pengolahan form
Form dirancang untuk menampilkan field-field yang dibutuhkan dan label penjelasannya dalam format tampilan yang lebih menarik. Sebuah form menitikberatkan pada informasi yang dibutuhkan. Fungsi operasinya adalah untuk memanipulasi record, dan secara lebih spesifik untuk memanipulasi data. Pada sebuah form, bisa disisipkan gambar, grafik, tombol, tombol perintah, serta kotak isian ke dalam form, atau membuat form tersebut tampil dalam aneka warna yang disukai.
Reports
Reports digunakan untuk pembuatan dan pengolahan laporan
tidak dapat di modifikasi dalam arti manipulasi database, tetapi hanya menampilkan isi tabel-tabel dan query-query.
Pages
Pages digunakan untuk pembuatan dan pengolahan data access pages Macro
Macros digunakan untuk pembuatan dan pengolahan macro
Macro adalah kumpulan perintah yang tersusun dalam sebuah daftar macro berisi sejumlah aksi dalam bentuk perintah yang dapat mengotomasasikan operasi setiap kali bekerja dengan cara yang sama. Setelah macro dibuat, dapat menjalankan dari form atau reports melalui command button, Onclick pada kontrol properti, tombol pada toolbar, Kombinasi kunci, ataupun dari Macro lain.
Modules
Modules digunakan untuk pembuatan dan pengolahan modul di dalam Visual Basic.
Moduls merupakan kumpulan deklarasi dan prosedur dari Visual Basic yang diletakkan bersama-sama dalam satu kesatuan. Moduls beradda di dalam jendela Microsoft Visual Basic
Groups
3.5.4. Fasilitas Baru Microsoft Access
Microsoft Access memiliki produk-produk Microsoft lain dalam paket Microsoft office, seperti word, Excel, powerpoint, Outlook, dalam edisi yang berbeda-beda, dari premium edition, Standard Edition, Small Bussiness Edition, sampai Full Version Developer Edition. Dalam versi ini access mempunyai banyak fasilitas-fasilitas baru yang tidak akan di dapatkan pada versi sebelumnya. Berikut ini fasilitas-fasilitas yang dipunyai oleh Microsoft access:
Data Access Page
Data access page merupakan suatu bentuk khusus dari halaman web yang dirancanguntuk menampilkan dan bekerja dengan data yang diambil berasal dari internet. Data access page merupakan halaman web interaktif yang memelihara link langsung ke database host dan memungkinkan kita menampilkan, mengedit, dan mengkontribusi informasi dalam jendela browser.
Self-Repairing Applications
OLE Drag & Drop
Microsoft access mendukung OLE drag and drop, sebuah tool yang canggih dan berguna untuk memindahkan data ke aplikasi lain yang mendukung OLE drag and drop (seperti visual basic, windows explorer, Microsoft excel dan word). Dalam pendistribusian aplikasi access, dapat dipindahkan data antara control dalam aplikasi, atau antara control dan aplikasi windows lain yang mendukung OLE drag and drop.
Automation Server
Microsoft access mengalami peningkatan yaitu pengotomatisan server yang bekerja baik dengan produk dan teknologi seperti Microsoft Visual Basic, Microsoft Transaction Server, dan Active Server Pages.
Komponen Web
Walaupun pemublikasian halaman web telah bertambah mudah untuk pengguna computer, pemublikasian dokumen “live” (database interaktif) ke web biasanya terjadi hanya dalam domain dari developer web teknik tinggi. Komponen web office 2000, memungkinkan pengguna untuk memublikasikan lembar kerja database interaktif secara langsung ke web.
Programmabilitas
3.6. Sistem Informasi Manajemen
3.6.1. Defenisi dan Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem informasi manajemen dapat didefenisikan sebagai suatu kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial ataupun kebutuhan operasional atau secara rinci dapat diartikan
bahwa sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen tidak hanya terbatas pada sistem pengolahan data tetapi lebih jauh didefenisikan sebagai suatu sistem yang terintegrasi, ditopang oleh komputer, terjadi interaksi antara mesin dan pemakai yang menghasilkan informasi untuk mendukung fungsi operasi dan menghasilkan keputusan.
Ada enam bagian pengertian yang utama dari informasi ini, yaitu:
1. Sistem yang terintegrasi yaitu suatu sistem pengolahan data yang terpusat, dimana data yang tersimpan dalam suatu pusat penyimpanan data dan dapat dipergunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan.
3. Terdapat interaksi antara pemakai dan mesin, dimana pemakai menginput data untuk diolah komputer dan mendapat output dari komputer sedangkan komputer mengolah data yang ada.
4. Menghasilkan informasi, data yang ada akan diolah menjadi informasi yang berguna bagi manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.
5. Mendukung fungsi operasi, peranan utama Sistem Informasi Manajemen adalah memberikan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan demi kelancaran informasi.
6. Mendukung fungsi pengambilan keputusan, Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) disini adalah menyediakan informasi secara cepat, tepat, dan akurat agar proses pengambilan keputusan berjalan dengan baik.
Sistem informasi manajemen merupakan bagian dari sebuah sistem karena prinsip dasar yang sama yaitu menerima masukan, proses pengolahan dan menghasilkan keluaran. Bedanya hanya pada sistem informasi manajemen ada suatu kegiatan lain yaitu penyimpanan data atau informasi yang telah diolah sebelumnya karena sifat sistem informasi manajemen yang kontiniu.
3.6.2. Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangakat keras atau hardware dari suatu Sitem Informasi Manajemen (SIM) adalah peralatan fisik komputer. Dalam SIM, komputer digunakan untuk mendukung kegiatan sistem yaitu media mengolah data menjadi informasi, menyajikan informasi, menyimpannya dan menampilkan kembali. Perangkat keras pada SIM akan melaksanakan fungsi sebagai berikut:
a. Proses Input, yaitu memasukkan data dan perintah sistem ke komputer. b. Data Processing, yaitu proses pengolahan data melalui CPU ke Komputer. c. Data Output, yaitu penampilan hasil pengolahan data yang telah diolah,
disimpan atau dicetak.
d. Data Storage, yaitu proses penyimpanan data baik pada media komputer itu sendiri maupun pada media lain seperti flashdisk.
e. Data Transmitting, yaitu proses pengiriman data ,instruksi dan informasi antar komputer/media. Fungsi ini akan terlaksana dengan bantuan saluran jaringan telepon dan alat yang disebut modem.
2. Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak atau software dari suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah program yang didalamnya berisi instruksi yang dibuat untuk memerintahkan perangkat keras mengerjakan sesuatu, dalam arti sederhana media untuk mengolah data bagi hardware.Perangkat lunak terbagi atas dua bagian yaitu:
Dalam hal ini penulis menggunakan produk Microsoft yaitu Visual Basic. 6.0.
b. Perangkat lunak sistem, adalah program komputer yang dibuat untuk membantu mengoperasikan komputer dan digunakan dalam mengendalikan penggunakan perangkat keras serta menunjang perangkat lunak aplikasi.
3. Perangkat Manusia (Brainware)
Yang menjadi brainware dari suatu SIM adalah manusia yang mengoperasikan fungsi SIM tersebut.Fungsi utama dari Brainware yang harus ada dalam suatu SIM yaitu:
a. Analisis dan Design sistem informasi b. Programming
c. Operasi Aplikasi
Dalam suatu sistem sistem informasi yang lengkap, ketiga bagian diatas harus ada untuk saling membantu dalam operasional dan pemeliharaan sistem informasi tersebut.
3.7. Bearing
3.7.1 Defenisi Bearing
lainnya bekerja dengan baik. Jika bearing tidak berfungsi dengan baik maka prestasi seluruh system akan menurun atau tak dapat bekerja secara semestinya. Jadi bearing dalam permesinan dapat disamakan peranannya dengan pondasi pada gedung. Bearing disini juga dapat dilihat dari segi sifat kekerasannya dan sesuai kebutuhan akan jenis peralatan yang membutuhkannya.
Bearing ini sangat bervariatif jenis dan sifatnya, jika dilihat dari jenisnya bearing ini dapat dikelompokkan kedalam ukuran bentuk dan modelnya, dan jika dilihat dari sifatnya bearing ini dapat pula kita tentukan ukuran kekerasan material bearing tersebut. Adapun bahan untuk bearing harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Mempunyai kekuatan yang cukup (tahan beban dan kelelahan)
b. Dapat menyesuaikan diri terhadap lenturan poros yang tidak terlalu besar atau terhadap perubahan bentuk yang kecil.
c. Mempunyai sifat anti las (tidak dapat menempel) terhadap poros jika terjadi kontak dan gesekan antara logam dan logam.
d. Sangat tahan karat e. Cukup tahan aus
f. Dapat membenamkan kotoran atau debu kecil yang terkurung didalam bearing.
g. Tidak terlalu terpengaruh terhadap temperatur
nomor kode bearing dalam suatu bentuk database agar telihat jelas perbedaan nyatanya. Di dalam database yang dibangun akan dijelaskan gambar, model bentuk dan ukuran dari ribuan jenis bearing yang dibutuhkan. Terlebih mesin-mesin atau peralatan yang membutuhkan bearing-bearing tersebut sangat banyak jenis-jenisnya. Dalam menentukan jenis-jenis bearing operator selalu mendapatkan kesulitan dalam penemuan jenis dan tipe bearing, dengan adanya permasalahan dalam pencarian atau pengambilan bearing kita akan membangun suatu sistem informasi yang dapat mengeluarkan atau memecahkan permasalahan yaitu dengan cara menggunakan sistem informasi manajemen dalam bentuk database dengan menggunakan program visual basic 6.0 yang dapat mempermudahkan kita dalam pencarian atau pengambilan salah satu dari ribuan jenis bearing yang tersedia.
Dengan menggunakan Database, bearing dapat dilihat dan dapat ditentukan dengan mudah.
PT. Riau Saudara Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Contractor & Suppliers.
Gambar 3.3.Jenis-jenis Bearing
NO. Nama dan Gambar Bearing NO Nama dan Gambar Bearing 1.
Single row deep grove ball bearing
2.
Single row angular contact ball bearing
3.
Duplex angular contact ball bearing
4.
Double angular contact ball bearing
5.
Four-point contact ball bearing Bearing
6.
Gambar 3.3. (lanjutan) 7.
Insert ball bearing
8.
Single direction thrust bearing with flat back face 9.
High speed duplex angular contact ball bearing
10.
Double direction angular contact thrust ball bearing
Sumber PT. Riau Saudara Mandiri
3.7.2 Taksonomi Bearing
Kata taksonomi diambil dari bahasa Yunani tassein yang berarti untuk mengklasifikasi dan nomos yang berarti aturan. Taksonomi dapat diartikan sebagai klasifikasi berhirarki dari sesuatu, atau prinsip yang mendasari klasifikasi. Hampir semua benda bergerak, benda diam, tempat, dan kejadian dapat diklasifikasikan menurut beberapa skema taksonomi.
3.8. Nomor Kode Barang
3.8.1. Defenisi Nomor Kode Barang
Nomor kode barang adalah suatu sistem yang menyusun pengelompokan jenis barang dalam bentuk digits (dapat berupa angka ataupun abjad). Dimana kesatuan dari keseluruhan nomor kode barang dapat menjelaskan secara detil suatu barang.
Tahap klasifikasi ditempuh dengan menggunakan model preskriptif untuk mencapai suatu kesepakatan berkenaan dengan defenisi-defenisi yang digunakan, dan pendefinisian ini lebih mengacu pada katalog ataupun pustaka-pustaka yang relevan dengan jenis barang/inventori tersebut. Langkah selanjutnya adalah membentuk skema taxonomy yang dialur secara forward, namun adakalanya dialur secara backward. Jika ditemukan jalan buntu maka upaya yang dilakukan dengan cara pendekatan family tree.
XX
Gambar 3.5 Alur Digit Nomor Kode Bearing
Pada setiap hirarki akan diberikan pemisah yang berupa . (titik) kecuali sub kelas dan nama barang. 2 digit awal dari NKB menunjukan kode dari golongan, dimana kode untuk golongan adalah sebagai berikut :
2 Digit kedua menunjukan kode dari kelompok barang. 2 Digit ketiga menunjukan kode dari kelas barang. 2 Digit ketiga menunjukan kode dari sub kelas barang. 2 Digit terakhir menunjukan kode dari nama barang. a. Golongan
Golongan merupakan bentuk kumpulan dari beberapa kelompok yang sejenis atau memiliki karakteristik sama pada setiap bearing. Golongan merupakan klasifikasi paling tinggi dalam suatu taxonomy yang dibangun.
b. Kelompok
jenis bearing tersebut. Skema taksonomi yang disusun berdasarkan karakteristik-karakteristik kesamaan sifat fisik, maupun kegunaan dari barang tersebut dengan merujuk katalog atau pustaka.
Kelompok merupakan kumpulan dari sejumlah kelas yang memiliki jenis atau karakteristik sama dan setiap kelompok yang berada dalam golongan yang sama memiliki hubungan dan ketergantungan.
c. Kelas
Kelas adalah tingkatan taxonomi dibawah kelompok. Kelas ini dibentuk berdasarkan karakterisitik yang lebih mendetail dari jenis barang yang terdapat di dalam suatu kelompok.
Kelas adalah merupakan kumpulan dari beberapa sub kelas yang sejenis atau yang memiliki karakteristik sama. Secara umum, kelas dibangun berdasarkan diagram family tree. Pada level ini terdapat suatu kecendrungan yang lebih sistemik terhadap sub-kelas, dan sering berprilaku sebagai komponen/subsistem dari suatu sistem.
d. Sub kelas
3.9. Permutasi
3.9.1 Konsep Permutasi
Dalam perancangan nomor kode barang tidak terlepas dari metode permutasi, adapun definisi permutasi adalah suatu susunan yang dibentuk oleh keseluruhan atau sebagian dari sekumpulan benda.
Banyak permutasi ada n (n-1)(n-2)…(n – r + 1). Dan dapat dilambangkan perkalian ini dengan:
3.10. Perancangan Struktur Database 3.10.1. Konsep Database
Burch dan Stater Jr., mengatakan bahwa database sebagai landasan sistem informasi berisi elemen-eleman data yang terorganisir dalam record-record dan file-file dengan berbagai cara. Myrna L. Silver mendefinisikan database sebagai kumpulan dari data yang digunakan dalam suatu perusahaan dan disusun secara sistimatis untuk menghindari duplikasi secara optimal.
database dengan pendekatan aplikasi ini adalah adanya kemungkinan beberapa file aplikasi mengandung data yang sama. Pendekatan seperti ini membatasi kemungkinan penggunaan satu database terpadu untuk melayani beberapa aplikasi.
Sedangkan perancangan database berdasarkan pendekatan secara database akan menghasilkan suatu database terpadu yang dapat digunakan untuk melayani beberapa aplikasi. Pendekatan secara database memungkinkan operator untuk berhubungan secara langsung dengan sistem.
Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan secara database ini adalah :
1. Penggabungan elemen data
Dalam pendekatan ini, database yang dirancang memiliki kemampuan untuk menggabungkan data yang dapat digunakan oleh beberapa fungsi yang ada dalam organisasi supaya pelayanan informasi dalam suatu organisasi menjadi lebih tepat, lebih luas dan lebih terkoordinasi berkat kemudahan dalam melakukan up-dating secara keseluruhan.
2. Mengurangi duplikasi data
Dengan pendekatan secara database, setiap data cukup disimpan satu kali saja dalam satu database sentral, sehingga menghemat pemakaian media penyimpanan serta mengurangi kesalahan dalam proses pengolahan data.
3. Kebebasan data
4. Adanya hubungan antara database dengan pemakai
Pemakai (user) dapat berhubungan secara langsung (on-line) dengan database sesuai dengan wewenang yang ada padanya. Data yang dibutuhkan juga disediakan langsung oleh database tanpa perlu memeriksa keseluruhan data yang ada.
5. Standarisasi format data
Format data dan nama data dapat dibuat standar sebagai dasar untuk beberapa aplikasi.
Sistem manajemen database didefinisikan sebagai berikut :
“ Sistem manajemen database adalah suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan untuk membentuk dan meremajakan file-file, memilih, menyortir serta mengendalikan database untuk menghasilkan laporan-laporan ”.
Tujuan dari sistem manajemen database adalah : 1. Melindungi data dari pihak yang tidak berwenang 2. Mengurangi kerangkapan data
3. Menyediakan sistem akses data yang cepat 4. Memungkinkan pemakaian data secara simultan
5. Melayani sistem up-dating yang mampu melakukan modifikasi begitu perubahan data terjadi
3.10.2. Persyaratan Manajemen Database
Persyaratan untuk mengembangkan system database dari pada sekedar pemilihan model logika database. Database menyangkut disiplin organisasi, metode,tools atau teknologi. Untuk itu pengembangan sistem informasi mensyaratkan adanya perubahan organisasi dan konsepnya.
a. Administrasi data
Sistem database mengisyaratkan bahwa organisasi mengetahui peran strategi informasi dan mulai secara aktif untuk memanage dan merencanakan informasi sebagai resource perusahaan. Hal ini berarti organisasi harus mengembangkan fungsi data administrasi dengan kemampuan untuk mendefinisikan dan menentukan persyaratan-persyaratan informasi bagi seluruh perusahaan dan akses langsung oleh manajemen senior. Data administrasi bertanggung jawab terhadap policy dan prosedur spesifik, dimana data dapat dikelola menjadi sumber daya organisasi.
Fungsi utama dari administrasi data adalah semua data kekayaan
b. Perancangan Data dan Modeling Metodologi
kepentingan organisasi untuk dilayani DBMS adalah lebih luas dari pada lingkungan file tradisional, organisasi mensyaratkan perencanaan data yang lebih luas. Analisis perusahaan, yang mengarahkan persyaratan-persyaratan informasi dari seluruh organisasi, diperlukan pengembangan database. Tujuan dari analisis perusahaan adalah untuk mengidentifikasi entitas-entitas kunci, atribut, dan hubungan yang merupakan data-data organisasi.
c. Manajemen Database dan Teknologi
Dalam pengembangan desain database dan kelompok manajemen dalam divisi sistem informasi perusahaan yang bertanggung jawab atas aspek-aspek yang lebih teknikal dan operasional dalam hal mengelola data . fungsi-fungsi yang ditampilkan ini disebut database administrasion. Hal-hal yang dikerjakan dalam database administrasion adalah:
Mendefinisikan dan mengorganisasi struktur isi dan database
Mengembangkan prosedur pengamanan database
Mengembangkan dokumentasi database
Memperbaiki manajemen software database
