Perancangan
Performance Dashboard
Sekolah Tinggi
Sandi Negara
Obrina Candra (23211030)
Tugas Kuliah II5170
Basis Data Enterprise
Program Magister CIO
Sekolah Teknik Elektro dan Informatika
Institut Teknologi Bandung
Organisasi perlu melakukan monitoring dan pengukuran secara terus-menerus terhadap kinerjanya untuk memastikan ketercapaian tujuan yang telah ditetapk-an dditetapk-an membditetapk-antu proses pengambilditetapk-an keputusditetapk-an. Proses monitoring kinerja memerlukan data dan informasi yang diambil dari seluruh bagian organisasi dan dari luar organisasi. PenerapanBusiness Intelligence atau sering disebut dengan BI, dibuat untuk membantu dalam pengambilan keputusan dari berbagai proses pengumpulan data yang ada pada suatu organisasi. Dashboard merupakan alat untuk menyajikan informasi secara real-time, sering kali menjadi solusi strategis bagi kebutuhan informasi organisasi. Bentuk penyajiandashboard untuk aplikasi BI akan sangat membantu manajemen di level pengambilan keputusan.
Makalah ini akan membahas perancangan performance dashboard untuk kepentingan Sekolah Tinggi Sandi Negara, organisasi penyelenggara pendidikan kedinasan di bawah Lembaga Sandi Negara. Perancangan dashboard dibatasi hanya pada permasalahan monitoring performa pengelolaan keuangan dan pe-ngawasan kinerja pegawai dalam organisasi. Perancangan dashboard STSN yang akan dibahas meliputi cara integrasi/konsolidasi data, metoda interoperabilitas aplikasi, metodologi perancangan dashboard, identifikasi IKU atau KPI (key per-formance indicator) dan teknik penyajian informasi kepadatop level management di STSN. Perancangan dashboard STSN mengutamakan aliran data yang terinte-grasi dan berkualitas agar dapat menjadi informasi yang berguna untuk mencapai tujuan organisasi.
Kata kunci : business intelligence, dashboard, key performance indicator, inte-roperabilitas.
Daftar Isi
Abstrak ii
Daftar Gambar v
Daftar Tabel vi
1 Profil Organisasi 1
1.1 Sekolah Tinggi Sandi Negara 1
1.2 Struktur Organisasi 2
1.3 Proses Bisnis 4
1.4 Permasalahan 5
2 Landasan Teori 7
2.1 Interoperabilitas 8
2.2 XML 9
2.3 Teknologi Service Message Bus berbasis Open Source 11
2.3.1 Messaging 11
2.3.2 Komunikasi Synchronous dan Asynchronous 12
2.3.3 Message Brokers 12
2.4 Performance Dashboard 13
3 Pembahasan 15
3.1 Laporan Triwulan STSN 15
3.2 Laporan Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan 17 3.3 Perancangan Performance Dashboard STSN 19
3.3.1 Kerangka Berpikir 19
3.3.2 Metodologi 20
3.3.3 Pengguna 20
3.3.4 Desain 21
3.3.5 Identifikasi Indikator Kinerja Utama (IKU) 22
3.3.6 Arsitektur 24
4 Penutup 25
4.1 Kesimpulan 25
4.2 Saran 26
Daftar Gambar
1.1 Skema Bisnis STSN 2
1.2 Struktur Organisasi STSN 4
1.3 Proses Bisnis STSN 5
1.4 Analisa Kinerja STSN 6
2.1 Arsitektur Interoperabilitas Aplikasi 9
3.1 Metodologi Perancangan Dashboard 21
3.2 Metodologi Perancangan Dashboard 22
3.3 Contoh Desain Dashboard 22
3.4 Display Dashboard STSN 24
3.5 Arsitektur AplikasiDashboard STSN 24
3.1 SOP Laporan Triwulan 16
3.2 SOP DP3 18
3.3 Rencana Dashboard STSN 20
Bab 1
Profil Organisasi
1.1 Sekolah Tinggi Sandi Negara
Sekolah Tinggi Sandi Negara (STSN)1 merupakan salah satu Perguruan Tinggi
Kedinasan di Indonesia yang menyelenggarakan pendidikan profesional khususnya di bidang persandian. STSN merupakan unit penyelenggara pendidikan yang berada di bawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg)2. STSN berdiri berdasarkan Keputusan Presiden Republik
Indonesia Nomor 22 Tahun 2003 tanggal 17 April 2003 dan berdasarkan Surat Mendiknas Nomor 19/MPN/2002 tanggal 17 Januari 2002.
STSN merupakan peningkatan status dari Akademi Sandi Negara (AK-SARA) yang berdiri sejak tanggal 16 Februari 1974. STSN memiliki visi :
“terdepan dalam keilmuan, pengembangan dan penerapan persandian”
Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, STSN melaksanakan misi sebagai beri-kut :
1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi di bidang persandian secara efektif, efisien, dan mandiri.
2. Membentuk SDM persandian yang berwatak berkepribadian tangguh dan bermoral tinggi.
1Situs resmi : http://stsn-nci.ac.id 2Situs resmi : http://www.lemsaneg.go.id
3. Menyiapkan SDM sandi yang memiliki kompetensi dalam bidang manaje-men persandian, rancang bangun peralatan sandi, kriptoanalisa, serta tang-gap terhadap perubahan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan tekno-logi.
4. Melakukan penelitian ilmu kriptografi dan ilmu pendukung yang berba-sis open system dan berorientasi kepada penerapan sesuai kebutuhan para pengguna persandian.
Dilihat dari sudut pandang "proses bisnis", STSN menjalankan bisnis jasa pen-didikan. STSN memiliki input SDM lulusan SLTA/sederajat yang telah melalui proses seleksi, kemudian mengalami proses pendidikan selama kurun waktu 4 (empat) tahun sesuai kurikulum STSN, dan output nya adalah sumber daya ma-nusia Sandi yang memiliki keilmuan persandian dan siap untuk di tempatkan di seluruh Instansi Pemerintah. Skema bisnis STSN dapat dilihat pada gambar 1.1.
Gambar 1.1: Skema Bisnis STSN
1.2 Struktur Organisasi
Berdasarkan Keputusan Kepala Lembaga Sandi Negara RI Nomor OT. 101/Kep.80/2003 tanggal 7 Juli 2003 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Sandi
3
1. Ketua dan pembantu ketua, mempunyai tugas memimpin perencanaan dan pengembangan akademik, penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pe-ngabdian masyarakat serta membina tenaga kependidikan, mahasiswa, te-naga administrasi, dan administrasi STSN serta hubungan dengan lingku-ngannya.
2. Senat STSN, yaitu badan normatif dan perwakilan tertinggi pada STSN. Mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan akademik dan pengem-bangan STSN, merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan pe-ngembangan kecakapan serta kepribadian sivitas akademika, merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan STSN, memberikan pertimbangan dan persetujuan atas Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja STSN yang diajukan oleh pimpinan STSN, menilai pertanggung jawaban pimpin-an STSN atas pelakspimpin-anapimpin-an kebijakpimpin-an ypimpin-ang telah ditetapkpimpin-an.
3. Jurusan, yaitu unsur pelaksana akademik yang mempunyai tugas menyusun rencana studi dan kurikulum serta mengkoordinir kegiatan belajar menga-jar.
4. Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, yaitu unsur pelaksana seba-gian tugas STSN di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Unit ini menyelenggarakan fungsi pelaksanaan penelitian ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya di bidang persandian dalam kaitan pengembangan STSN dan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.
5. Unit Laboratorium, adalah sarana penunjang pendidikan dalam hal pening-katan kemampuan terapan di bidang teknologi persandian.
6. Unit Perpustakaan, adalah unsur penunjang kegiatan akademik yang me-nyediakan layanan bahan pustaka dan audio visual untuk keperluan pen-didikan, penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengabdian kepada masyarakat bagi seluruh sivitas akademika.
7. Kelompok Dosen, memiliki tugas melakukan pendidikan, pengajaran, pe-nelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan bidang keahli-annya serta memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam rangka pe-ngembangan penalaran, minat dan kepribadian mahasiswa.
tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi di bidang akademik dan kemahasiswaan.
9. Bagian Administrasi Umum, adalah unsur pelaksana di bidang administrasi umum. Mempunyai tugas melaksanakan pelayanan administrasi di bidang kepegawaian, keuangan, ketatausahaan, perlengakapan, rumah tangga, ke-amanan dan asrama.
10. Kelompok Tenaga Fungsional, adalah jabatan fungsional dosen, peneli-ti, pustakawan dan jabatan fungsional lainnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
11. Dewan Penyantun, adalah tokoh-tokoh masyarakat yang diadakan untuk ikut membantu memberi saran dalam permasalahan STSN.
Gambar 1.2: Struktur Organisasi STSN
1.3 Proses Bisnis
Sekolah Tinggi Sandi Negara merupakan organisasi yang mempunyai bisnis utama di bidang pendidikan. Saat ini jenjang pendidikan yang dikelola STSN adalah perguruan tinggi setingkat Diploma 4.
ma-5
hasiswa tinggal sehari-hari di asrama yang ada di lingkungan kampus. Sistem pendidikan menggunakan sistem paket (fixed) dengan lama pendidikan 8 semes-ter atau 4 tahun. Pemetaan proses bisnis STSN dilakukan berdasarkan struktur organisasi dan kegiatan yang dilakukan saat ini.
Sesuai dengan visi STSN, tujuan dari proses bisnis yang dilakukan STSN adalah untuk menciptakan SDM profesional yang terdepan dalam keilmuan, pe-ngembangan dan penerapan persandian, selanjutnya kita sebut ”SDM Sandi”. Maka, value chain dari proses bisnis utama STSN adalah menghasilkan SDM Sandi dari masukan berupa lulusan SLTA/SMA. Untuk lebih jelasnya,value cha-in yang dimaksud dapat dilihat pada gambar 1.3.
Gambar 1.3: Proses Bisnis STSN
1.4 Permasalahan
Terdapat 2 proses utama yang dapat diidentifikasi di STSN yaitu core process sebagai proses bisnis utama sertasupporting process yang merupakan proses pen-dukung dari proses bisnis utama tersebut. Kedua jenis proses ini harus memiliki performa dan efisiensi yang tinggi sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelangg-an (dalam hal ini Mahasiswa dpelangg-anstakeholder) dan memuaskan harapan mereka.
proses tersebut masih dijalankan secara manual dengan ketergantungan tinggi pada Lemsaneg pusat (misal : tidak ada Pejabat Pemegang Komitmen (PPK) di STSN, semua pengadaan barang/jasa melalui PPK di Lemsaneg pusat). Hal ini menyulitkan pengumpulan data dan analisa data sehingga pimpinan tidak bisa memonitor dan mengevaluasi performance organisasi secara real time dan presisi.
Bab 2
Landasan Teori
Michael Hammer dan Steven Stanton dalam artikel mereka“How Process Enterp-rises Really Work” pada Harvard Business Review edisi November – Desember 1999 mengatakan :
“No longer do executives see their organizations as sets of discrete units with with well-defined boundaries. Instead, they see them as flexible groupings of intertwined work and information flows that cut horizontally across the business, ending at the points of contact with customers”
Intinya mereka mengatakan bahwa trend bisnis saat ini adalah membaurnya bidang-bidang fungsional di dalam organisasi dan batas-batasnya menjadi se-makin kabur. Dahulu orang beranggapan bahwa kegiatan pemasaran terpisah dengan manajemen sumber daya manusia, terpisah dengan keuangan, terpisah dengan teknologi informasi, dan sebagainya. Kondisi seperti itu disebut vertical enterprise, di mana bidang-bidang fungsional yang terdiri dari pemasaran, ke-uangan, sumber daya manusia, operasi dan produksi, serta teknologi informasi menjadi pilar-pilar yang berdiri sendiri-sendiri di dalam perusahaan. Tetapi saat ini anggapan tersebut mulai hilang perlahan-lahan. Dalam kegiatan pemasar-an, ada aspek sumber daya manusia, yaitu perencanaan sumber daya penjualpemasar-an, memotivasi tenaga penjual dan sebagainya. Demikian pula dengan keuangan, di mana kegiatan promosi saat ini dapat dianggap sebagai suatu investasi, bukan lagi biaya semata. Perkembangan seperti ini melahirkan konsep yang disebut dengan process enterprise. Pada konsep ini, teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memegang peranan yang sangat penting.
Pada beberapa tahun terakhir, kesadaran penggunaan aplikasi TIK di lingkungan instansi pemerintahan, baik pada tingkat pusat maupun daerah me-ningkat dengan sangat cepat. Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya aplikasi yang dikembangkan dan besarnya dana yang dialokasikan untuk TIK. Sayangnya kondisi ini tidak didahului atau disertai dengan grand design TIK yang baik di institusi pemerintahan (termasuk Lemsaneg), sehingga pengembangan aplikasi-aplikasi tersebut terkesan berjalan sendiri-sendiri dan oleh pengembang yang ber-beda. Hal ini menyebabkan terjadinya duplikasi data dan juga inkonsistensi data yang menyebabkan inefisiensi sektor pendanaan. Efek penting lain dari kondisi ini adalah tidak memungkinkannya terjadi pertukaran data antara sistem karena format data yang tidak sesuai.
Untuk mengintegrasikan aplikasi tersebut bisa dengan membuat aplikasi baru yang terintegrasi (hal ini pesimis dilakukan, mengingat banyak kepentingan yang terlibat dalam golkan proyek unit kerja masing-masing). Atau meng-embangkan suatu aplikasimiddle layer yang bisa menjembatani berbagai aplikasi yang ada sehingga pertukaran data dapat berlangsung dengan baik.
Dalam makalah ini diusulkan pengembangan aplikasi middle layer un-tuk Lemsaneg dan khususnya STSN dengan menggunakan teknologiOpen Source Message Bus (Service Bus, Message Bus, Web Services, SOAP, XML) untuk me-nunjang interoperabilitas antar berbagai aplikasi Sistem Informasi internal (dan eksternal). Diharapkan dengan integrasi aplikasi tersebut bisa memudahkan eks-traksi informasi dan kemudian disajikan dalam suatudashboard strategis di level pengambilan keputusan (executive).
2.1 Interoperabilitas
Desain arsitektur global dari teknologi Interoperability Open Source Message Bus untuk aplikasi middle layer antara berbagai aplikasi TIK di lingkungan STSN ditunjukkan pada gambar 2.1.
9
Gambar 2.1: Arsitektur Interoperabilitas Aplikasi
industri TIK dengan tetap mempertahankan kaidah-kaidahopen source sehingga aplikasi tersebut dapat digunakan, disebarkan dan dimodifikasi dengan bebas.
Teknologi Open Source yang dapat digunakan untuk merealisasikan ar-sitektur ini antara lain :
1. Service Bus : FUSE active MQ
2. Web Service: AXIS2 Web Service Framework
3. Business Intelligence: Jasper, Pentaho
4. AplikasiWeb Framework: Symfony, Cake
5. Database untuk warehouse: MySQL
6. Pemrograman: Java, PHP
7. Web Server: Apache, NginX, TomCat.
2.2 XML
lainnya (BPPT, 2010)[1]. XML digunakan oleh individu maupun perusahaan yang ingin berbagi informasi dengan pihak lain dengan cara yang konsisten.
Misalnya perusahaan-perusahaan komputer sepakat mengenai informasi yang harus diberikan mengenai sebuah produk komputer (kecepatan prosesor, be-sar memori dan lain-lain) dan menyimpan informasi tersebut dalam bentuk XML. Cara yang standar untuk menyimpan data dalam bentuk XML seperti ini, akan mempermudah pelanggan untuk mengirimkan sebuah program intelligent agent ke situs-situs perusahaan komputer untuk mengumpulkan data dan membuat perbandingan yang valid. XML adalah extensible language, maksudnya dalam XML kita dapat mendefinisikan tag baru, urutan dari tag-tag tersebut, bagai-mana tag tersebut harus diproses dan ditampilkan. Markup, maksudnya bahwa element yang dibuat di XML mirip dengan yang terdapat pada HTML dengan kelebihan dapat mendefinisikan tag sendiri.
Kelebihan lainnya adalah bahwa XML merupakan meta-language atau bahasa yang dapat digunakan untuk mendefinisikan bahasa lain, misalnya de-ngan XML kita dapat mengembangkan RSS, MathML atau tool seperti XSL-T. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah dokumen XML adalah:
• Well-formed
• Validity
Sebuah dokumen XML yang well-formed harus memenuhi persyaratan berikut :
• Memiliki sebuah elemen root dimana didalamnya terdapat elemen-elemen lain.
• Struktur penulisan tag-nya harus benar.
• Setiap elemen harus diakhiri dengan tag penutup dalam bentuk </nama-Tag> atau self-closing tag seperti <namaTag/> .
11
2.3 Teknologi
Service Message Bus
berbasis
Open Source
2.3.1 Messaging
Ketika kita akan mengintegrasikan beberapa aplikasi, berbagai aplikasi tersebut harus dapat berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang dapat dimengerti satu sama lain. Disamping itu, komunikasi tersebut juga harus reliable, yang berarti data yang dipertukarkan tidak boleh hilang atau rusak ketika dikirimkan. Karena aplikasi-aplikasi tersebut dapat mengirimkan dan menerima data melalui berbagai macam protokol atau berbagai format data yang berbeda, maka sangat-lah sulit untuk menjamin komunikasi yang reliable dalam integrasi sistem yang berbeda, bahkan kita tidak dapat menjamin bahwa sistem yang saling berkomu-nikasi tersebut berjalan pada saat yang bersamaan, sehingga resiko bahwa data akan hilang akan semakin besar.
Dalam kondisi seperti ini, kita dapat menggunakan konsepmessaging un-tuk perun-tukaran data. Messaging adalah suatu metode komunikasi antara kompo-nen perangkat lunak atau aplikasi, dimana sebuahmessage terdiri dari kumpulan data yang dikirim dari sebuah aplikasi ke aplikasi lainnya. Sebuah klien messa-ging dapat menerima message dari atau mengirim message ke klien yang lain. Setiap klien akan terhubung dengan sebuah messaging agent yang menyediakan fasilitas untuk membuat, mengirim, menerima dan membaca message.
Komunikasi berbasis messaging antara berbagai komponen yang terdis-tribusi bersifat loosely-coupled. Pengirim dan penerima data tidak perlu saling mengetahui satu sama lain, bahkan tidak perlu harus berjalan pada waktu yang bersamaan. Sebuah komponen mengirimkan message ke suatu tempat tertentu dan penerima message mengambil message dari tempat yang sama. Pengirim dan penerima message harus mengetahui tempat penyimpanan data dan format data yang akan dikirimkan, tapi tidak perlu tahu tentang metode dan cara yang digunakan oleh masing-masing pasangannya.
2.3.2 Komunikasi Synchronous dan Asynchronous
Komunikasi antara aplikasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
• Synchronous
• Asynchronous
Jika dua aplikasi berkomunikasi secarasynchronous, pengirimmessage akan meng-hentikan proses yang sedang berjalan dan menunggu respons dari penerima pesan, kemudian pengirim akan melanjutkan prosesnya. Jika pengirimanmessage tidak berhasil karena penerima sedang off atau tidak dapat mengirim respons maka proses yang dikerjakan pengirim tidak dapat dilanjutkan sampai permasalahan tersebut diselesaikan. Sebaliknya komunikasiasynchronous, pengirimmessage ti-dak perlu menunggu respons dari penerimamessage, ia dapat terus melanjutkan proses yang sedang berlangsung.
Model komunikasi asynchronous biasanya lebih sesuai jika kita perlu mengintegrasikan aplikasi sekaligus mendapatkan reliability. Model komunika-si ysnchronous biasanya digunakan untuk pertukaran data pada sebuah institusi yang berada pada sebuah lokasi, sedangkan untuk komunikasi antara institusi yang berbeda atau institusi yang sama tapi berbeda lokasi maka model komuni-kasiasynchronous lebih sesuai untuk digunakan karena pada kondisi ini response time tidak dapat dijamin terpenuhi.
2.3.3 Message Brokers
Sistem yang dikembangkan dengan berdasarkan model komunikasi asynchronous memerlukan intermediary (perantara) antara berbagai aplikasi yang mengelola pertukaran message dan mengirim ulang jika diperlukan. Perangkat lunak yang berfungsi sebagai perantara tersebut disebut sebagai message broker, yang dide-finisikan sebagai berikut:
13
Secara umum, arsitektur Message Broker didefinisikan sebagai arsitektur yang dapat digunakan untuk menyusun sistem perangkat lunak yang terdistribusi. Komponen dari broker berfungsi untuk mengkoordinasikan komunikasi seperti misalnya mengirimkan permintaan, hasil dan eksepsi yang terjadi pada suatu proses komunikasi. Beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah bro-ker adalah:
Setiap komponen harus dapat meng-akses layanan dari komponen-komponen lain.
Kemampuan untuk merubah, menambah atau menghilangkan komponen selama runtime.
Arsitektur tersebut harus mampu menyembunyikan detail sistem dan implementasi yang spesifik dari penggunanya.
Arsitektur Broker memiliki enam komponen sebagai berikut: client, client-side proxy, broker, server-side proxy, server dan bridge.
2.4
Performance Dashboard
Metoda performance dashboard adalah suatu alat bantu yang dapat mengkomu-nikasikan suatu kinerja dengan menampilkan informasi terpilih yang ditampilkan secara visual sehingga kita dapat dengan cepat menemukan dimana letak dari suatu permasalahan, sehingga dapat segera diambil langkah pengambilan kepu-tusan (Rizkiyanto, 2007)[5].
Perancanganperformance dashboard tidak mungkin terlepas dari integra-si data dan integraintegra-si aplikaintegra-si, karena tanpa sumber data yang akurat danreliable, tidak mungkin menghasilkandashboard yang informatif dan bermanfaat.
Makalah ini mencoba melakukan perancanganperformance dashboard di STSN, namun agar pembahasan tidak terlalu melebar dan sesuai dengan tujuan, maka perlu dilakukan pembatasan masalah sebagai berikut :
• Perancangan yang dilakukan hanya untuk kebutuhan sistem pelaporan ki-nerja keuangan (keterserapan anggaran) dan kepegawaian di STSN.
interface dari sistem saja.
Bab 3
Pembahasan
Bagian Administrasi Umum STSN terdiri atas Bagian Tata Usaha dan Bagian Rumah Tangga, keduanya sebagai supporting unit di STSN memiliki proses bis-nis yang berkaitan erat dengan pengelolaan keuangan, pengadaan barang/jasa dan administrasi kepegawaian. Kedua unit kerja ini memiliki jumlah staf yang paling banyak dibanding unit kerja lain di STSN, sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya yang luas dan beragam.
3.1 Laporan Triwulan STSN
Sub Bagian Tata Usaha, Bagian Administrasi Umum, STSN sebagai unit kerja yang menangani urusan perencanaan program kerja di lingkungan STSN, salah satu bidang tugasnya adalah melakukan sinkronisasi dan koordinasi dalam pe-nyusunan laporan konsolidasi kegiatan triwulanan STSN.
Proses penyusunan laporan konsolidasi kegiatan triwulanan di STSN me-miliki tata urutan yang baku yang telah dituangkan ke dalam bentuk sebuah Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1: SOP Laporan Triwulan
Aktor Aktifitas
Ketua Menginstruksikan Kabadum untuk
mengoordinir penyusunan Laporan Triwulan setiap 3 bulan
Kabag Umum Menginstruksikan Kasubbag TU untuk
membuat edaran permintaan laporan triwulan kepada setiap unit kerja STSN
Kasubbag TU Menginstruksikan penyiap bahan humas untuk membuat surat edaran dan pengadministrasi keuangan untuk menyusun data laporan keuangan
Staf Humas Menyusun dan mendistribusikan surat edaran permintaan laporan triwulan kepada setiap unit kerja STSN
Staf Keuangan Menyusun laporan keuangan dan keterserapan anggaran per triwulan
Staf Humas a. Mengumpulkan laporan triwulan dari unit kerja STSN dan laporan keuangan dari pengadministrasi keuangan
b. Menyusun surat pengantar dan laporan triwulan berdasarkan laporan dari unit kerja dan laporan keuangan dari pengadministrasi keuangan.
c. Menyampaikan Laporan Triwulan kepada Ketua STSN secara berjenjang melalui Kasubbag TU dan Kabadum
Ketua Menerima dan memeriksa laporan triwulan. a. Apabila ada kekurangan dikembalikan
kepada penyiap bahan humas secara berjenjang melalui Kabadum dan Kasubbag TU
b. Menandatangani laporan triwulan yang telah diperiksa.
Laporan triwulan yang telah ditandatangani diserahkan kepada pengadministrasi surat secara berjenjang melalui Kabadum dan Kasubbag TU
Staf Adm Memberikan nomor surat pada surat pengantar laporan triwulan.
Staf Penggandaan Menggandakan laporan triwulan untuk alamat, tembusan, dan arsip. Laporan triwulan dan salinannya diteruskan kepada pendistribusi surat.
17
Jadi pimpinan STSN, dalam hal ini Ketua STSN, mendapatkan update informasi tentang kinerja organisasi yang dibawahinya dalam periode waktu 3 (tiga) bulan sekali. Itupun dengan langkah-langkah yang hirarkis dan birokratis dan menyita waktu kira-kira 1-2 minggu.
3.2 Laporan Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
Tabel 3.2: SOP DP3
Aktor Aktifitas
Kabag Umum Menginstruksikan Kasubbag TU untuk mengoordinir penyelesaian formulir DP3 pegawai STSN dan menyiapkan konsep surat penyampaian DP3 pegawai STSN kepada Bagian Kepegawaian Lemsaneg.
Kasubbag TU Menginstruksikan pengadministrasi
kepegawaian untuk melaksanakan penyelesaian DP3 pegawai STSN, dan menyusun konsep surat penyampaian DP3 pegawai STSN kepada Bagian Kepegawaian Lemsaneg
Staf Kepegawaian Membuat Surat Edaran tentang Penilaian DP3 dan mengirimkannya ke seluruh unit kerja STSN.
Pejabat Penilai Melaksanakan penilaian DP3 terhadap pegawai yang menjadi bawahannya. Bahan yang
dibutuhkan adalah DP3 tahun sebelumnya. Pegawai yang dinilai Blanko DP3 yang telah dinilai disampaikan
kepada pegawai yang dinilai untuk diketahui. a. Apabila penilaian disetujui pegawai, menandatangani formulir DP3.
b. Apabila ada keberatan, mengisi kolom keberatan pada blanko DP3
Pejabat Penilai Memberikan tanggapan atas keberatan pegawai yang dinilai.
Dokumen DP3 selanjutnya diserahkan kepada atasan pejabat penilai.
Atasan Pejabat Penilai Memberikan keputusan atas keberatan dan tanggapan keberatan yang ada.
Memberikan persetujuan atas DP3 pegawai yang dinilai
Staf Kepegawaian a. Mengumpulkan DP3 dari seluruh unit kerja STSN
b. Menyampaikan Surat penyampaian DP3 beserta dokumen DP3 kepada Kasubbag TU Kasubbag TU Memberikan paraf persetujuan pada surat
penyampaian DP3.
Surat penyampaian DP3 disampaikan kepada Kabadum untuk ditandatangani
Kabag Umum Menandatangani surat penyampaian DP3 pegawai STSN ke Bagian Kepegawaian Lemsaneg
Staf Persuratan Memberikan nomor surat, dan meneruskannya kepada petugas penggandaan
Staf Penggandaan Menggandakan surat untuk tembusan dan arsip. Surat dan salinannya diteruskan kepada pendistribusi surat untuk didistribusikan Kurir Mendistribusikan surat beserta formulir DP3
19
Kondisi diatas membuat permasalahan penilaian pegawai menjadi kom-pleks, karena proses bisnis yang ada harus dirombak total dan organisasi harus merumuskan IKU yang spesifik untuk tiap-tiap job description di STSN.
3.3 Perancangan
Performance Dashboard
STSN
3.3.1 Kerangka Berpikir
Dashboard merupakan alat yang mengandalkan kemampuan visual manusia da-lam memahami informasi yang disajikan, sehingga faktor desain menjadi bagian yang cukup penting.
Pendekatanuser-centric merupakan pendekatan yang paling tepat untuk pembangunan dashboard. Pendekatanuser-centric dilakukan melalui pembuatan prototype, yang memberikan fokus pada perancangan desaininterface yang efektif dan fungsional. Perancangan model data dan struktur data diletakkan pada posisi kedua, setelah prototype sesuai dengan kebutuhan pengguna (Hariyanti, 2008)[3].
Dengan demikian model data dan struktur data yang dihasilkan lebih stabil, dan tidak perlu terlalu sering mengalami perubahan. Pendekatan user-centric telah diadopsi oleh banyak vendor dalam pembangunandashboard seper-ti PureShare, Noeseper-tix, dan BrightPoint. Keseper-tiga metoda tersebut mengandung elemen-elemen kunci yang sama dalam pembangunan dashboard, mulai dari pe-ngumpulan meta-informasi, penilaian pengguna dashboard, penyajian informasi, dan perancangan alert.
Tabel 3.3: Rencana Dashboard STSN
Kategori Pengukuran
Keuangan - Rencana anggaran per tahun - Pencairan anggaran
- Kondisi Kas aktual (kondisi keuangan berdasarkan IKU yang telah ditetapkan) - Pengeluaran
Kinerja Pegawai - Database pegawai (berdasarkan usia dan tingkat pendidikan)
- Kebutuhan jabatan (per bagian)
- Kinerja pegawai (mengacu pada IKU yang telah ditetapkan)
- DP3 tahunan
3.3.2 Metodologi
Pada bagian ini akan diusulkan metodologi pembangunan dashboard STSN, yang memberikan fokus pada tahap identifikasi kebutuhan, perencanaan, dan peran-cangan prototype.
Metodologi pembangunan dashboard STSN memiliki 7 (tujuh) tahapan utama, mengikuti tahapan dalam pengembangan sistem perangkat lunak (Kusna-wi, 2008)[4], yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, evaluasi prototype, implementasi, deployment, dan maintenance. Namun demi-kian, karena pembatasan makalah ini, pada pembangunan dashboard hanya me-liputi empat tahapan perancangan, yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan evaluasi prototype. Sedangkan untuk implementa-si, deployment, dan maintenance merupakan tahapan selanjutnya setelah sistem berjalan. Metodologi pembangunandashboard yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 3.1.
Penerjemahan metodologi diatas dalam level teknis dan keterkaitannya dengan aliran data dashboard, dapat dilihat pada gambar 3.2.
3.3.3 Pengguna
21
Gambar 3.1: Metodologi Perancangan Dashboard
performance dashboard STSN akan mengakomodir pengguna dari middle mana-gement (Ketua Jurusan, Kepala Unit Laboratorium, Kasubbag TU) dan bahkan nantinya akan dapat diakses level pelaksana (staf) dengan IKU dan akses infor-masi yang berbeda tentunya.
3.3.4 Desain
Ada dua hal penting yang harus diperhatikan dalam desain dashboard (Eckerson, 2011)[2]:
• Desain fitur : tipe informasi apa yang akan disajikan.
Gambar 3.2: Metodologi Perancangan Dashboard
Layout dari dashboard biasanya terdiri dari 3 layer informasi yang berguna bagi user, yaitu :
1. Kesimpulan keseluruhan kegiatan berupa tampilan data statistik atau grafik (KPI)
2. Informasi multidimensional (misal : produk, waktu,customer, dll) dan tam-pilan hirarki (misal : departemen, bagian, operation area, dll)
3. Tampilan yang lebih detail seperti invoice, dokumen procurement, faktur pajak, dan lain sebagainya.
Gambar 3.3: Contoh Desain Dashboard
3.3.5 Identifikasi Indikator Kinerja Utama (IKU)
23
bisnis dalam STSN. Informasi IKU yang akurat akan memberikan performance dashboard yang akurat pula untuk memenuhi kebutuhan penggunanya.
Ada 3 area aplikasi dalam performance dashboard STSN yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan penggunanya, yaitu monitoring - analisis - dan ma-najemen.
Monitoring adalah aplikasi untuk memberitahukan informasi kritis dengan cepat menggunakan parameter waktu yang relevan.
Analisis adalah dimana penggunadashboard dapat menganalisis informasi un-tuk mencari akar permasalahan.
Manajemen adalah aplikasi yang menjaga komunikasi antar seluruh jajaran ekse-kutif, dan memberikan kemudahan bagi eksekutif untuk mengemudik-an orgmengemudik-anisasi STSN pada jalur ymengemudik-ang benar (mengemudik-anggarmengemudik-an terserap tepat waktu, seluruh pegawai berkinerja baik).
Dari hasil analisa terhadap kebutuhan pimpinan STSN, diketahui bahwa infor-masi yang ingin diterima padaperformance dashboard STSN (dalam lingkup ke-uangan dan kepegawaian) adalah sebagai berikut :
• Informasi status pengadaan barang/jasa berbentuk resume statistik dalam skala prosentase.
• Informasi kemajuan pembiayaan kegiatan STSN.
• Informasi absensi pegawai (real-time).
• Informasi progress pencairan anggaran STSN.
• Informasi DP3 tahunan.
• Informasi dikemas berdasarkan komposisi sesuai dengan : periode waktu, jenis anggaran (CAPEX/OPEX), pelaksana.
• Informasi parametrik berupa : volume, efisiensi, progress/perubahan.
Gambar 3.4: Display Dashboard STSN
3.3.6 Arsitektur
Arsitektur performance dashboard STSN mulai dari sumber data, middle layer (untuk konsolidasi/integrasi data), analytical tools sampai dengan penyajian, da-pat dilihat pada gambar 3.5.
Bab 4
Penutup
4.1 Kesimpulan
Kegiatan pengelolaan keuangan dan pengawasan pegawai merupakan kegiatan yang sangat penting dalam mendukungvalue chain STSN. Untuk itu monitoring dan evaluasi kritis perlu dilakukan terhadap performa dan kinerja organisasi ter-hadap isu tersebut. Monitoring terter-hadap sistem perlu dilaksanakan secara real time dan kontinu agar dapat dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan yang akurat dan tepat waktu.
Demi melaksanakan pengukuran kinerja secarareal time dan kontinu di STSN, perlu dibangun suatu performance dashboard, yaitu suatu sistem pengu-kuran kinerja yang terintegrasi dan terotomasi berbasis teknologi informasi. Per-formance dashboard STSN dirancang untuk menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap bagi level eksekutif organisasi untuk menyajik-an barometer dari kesehatmenyajik-an orgmenyajik-anisasi agar dapat memotivasi untuk mengambil suatu tindakan atau keputusan demi kemaslahatan organisasi.
Informasi yang ditampilkan pada performance dashboard untuk STSN (keuangan dan kepegawaian) telah disesuaikan dengan kebutuhan manajemen tingkat atas (top level). Informasinya memudahkan untuk mengukur dan meng-evaluasi Indikator Kinerja Utama (IKU) dari proses keuangan dan kepegawaian STSN. Performance dashboard ini dapat menunjuk langsung kepada permasa-lahan yang terjadi dalam organisasi dengan fitur pelaporan dan pengiriman alert (peringatan) melalui messaging (email) sehingga permasalahan dapat dicarikan
solusinya dengan segera. Adapun manfaat performance dashboard pada STSN adalah sebagai berikut :
1. Percepatan informasi, kemudahan akses, dan pada akhirnya peningkatan /perbaikan proses bisnis.
2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pelaporan.
3. Kemudahan dalam pengambilan keputusan berkualitas.
4. Membantu memantau target pekerjaan, pencapaian organisasi, danprogress kegiatan yang ditampilkan dalam format yang mudah dimengerti.
4.2 Saran
1. Rancangan performance dashboard STSN ini masih jauh dari sempurna, untuk itu perlu disempurnakan lagi dengan memanfaatkan tingkat kema-tangan TIK organisasi dan perkembangan teknologi Business Intelligence mutakhir.
2. Pembangunan performance dashboard di STSN sebaiknya menggunakan sumber daya internal organisasi, agar sistem dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna, tidak tergantung pada vendor luar untuk pemeli-haraan, dan sekaligus sebagai sarana transfer teknologi agar SDM STSN semakin maju.
Referensi
[1] BPPT, Implementasi Integrasi Aplikasi Pemerintahan di Pemerintah Kota Depok untuk Meningkatkan Interoperabilitas dengan Menggunakan Free Open Source Software. BPPT RI, 2010.
[2] W. Eckerson, Performance Dashboards : Measuring, Monitoring and Mana-ging Your Business. John Wiley and Sons, 2011.
[3] E. Hariyanti, “Pengembangan metodologi pembangunan information dashbo-ard untuk monitoring kinerja organisasi,” Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi Indonesia 21-23 Mei 2008 Jakarta, 2008. [Online]. Available: http://http://iatt.kemenperin.go.id/tik/fullpaper/fullpaper173_ Eva_Hariyanti_stei_itb.pdf
[4] Kusnawi, “Tinjauan umum metode pendekatan dashboard pada proses business intelligence,” Bahan Kuliah Amikom, 2008. [Online]. Available: http://research.amikom.ac.id/index.php/JD/article/download/514/116
[5] R. Rizkiyanto, “Perancangan sistem pengukuran kinerja dengan meng-gunakan metode performance dashboard : Studi pada unit fungsional logistik di divisi infrastruktur telekomunikasi pt. telkom, tbk,” 2007. [Onli-ne]. Available: http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id= jbptitbpp-gdl-ronnyrizki-27094
