Bab 13 MEMBANGUN SISTEM INFORMASI

Bab 13

MEMBANGUN SISTEM INFORMASI

Sistem yang Baru dan Proses Bisnis yang Menempatkan

MoneyGram “Memperoleh Keuntungan”

Jika anda menggunakan Paypal, Anda mungkin belum pernah mendengar MoneyGram, tetapi jutaan orang di seluruh dunia memanfaakan layanan ini untuk mengirimkan uang ke manapun dalam hitungan menit. MoneyGram yang berkantor pusat di Dallas merupakan salah satu dari perusahaan yang menjalankan bisnis pengiriman uang yang terbesar di dunia, dengan 256.000 para agen yang bermitra yang membentang dari walmart hingga took tembakau di paris dimana para komsumen dapat mengirimkan dan menerima uang. Pada tahun 2011, MoneyGram menghasilkan pendapatan sebesar $1,3 miliar.

Bagi sebuah perusahaan pengiriman global, sangat penting untuk dapat memindahkan uang di antara dua titik di seluruh dunia dalam hitungan menit.MoneyGram menggunakan system manajemen keuangan yang otomatis untuk membuat ini dapat terjadi sistem menangani ratusan ribu uang dalam transaksi pengiriman uang setiap harinya dan memastikan bahwa semua gerai eceran, bank, dan para agen MoneyGram lainnya menerima penyelesaian keuangan dengan layak dan komisi untuk setiap pengiriman uang.

produk2 yang baru, dan melayani tim penjualan. Lebih lanjut lagi kurangnya gudang data yang terpusat menyulitakn untuk menciptakan laporan-laporan, menganalisis peluang pasar, dan menandai kemacetan di dalam system.

Para manajer senior memutuskan untuk memeriksa proses bisnis MoneyGram dan sistem2 yang lama, beberapa telah redundan. Kemudian mengumpulkan para manajer bisnis teratas dan teknologi perusahaan, meliputi direktur keuangan perusahaan pengawas, bendahara dan para eksekutif wakil presiden oprasional dan teknologinya. Mereka menyimpulkan bahwa sebagai tambahan untuk memperbarui teknologi, maka MoneyGram perlu mengubah beberapa2 dari proses inti bisnisnya.

Dalam budaya, para manajer MoneyGram melakukan perubahan dalam tanggung jawab para staff untuk membuat seluruh karyawan lebih waspada dengan proses bisnis perusahaan dan cara2 untuk meningkatkan mereka. Para karyawan di instruksikan untuk memahami tiap2 tahap dalam proses bisnis yang mereka ikut berperan serta, dari pada fungsi pekerjaan individual mereka sendiri. Perusahaan mengunakan Webinars yang sangat banyak jumlahnya dan alat bantu lainnya untuk memperlihatkan kepada para karyawan mengenai bagaimana proses bisnis akan dirubah.

Pada akhirnya, MoneyGram menciptakan suatu himpuna dari para manajer yang disebut dengan para pemilik proses global atau GPO. Tiap-tiap GPO bertanggung jawab atas kinerja dari proses individual, seperti misalnya manajemen kas, pemrosesan konsumen, aau pemrosesan kredit GPO diminta untuk menentukan kondisi terkini dari pemrosesan mereka bagaimana proses saling berdampak satu sama lain, dan bagaimana mereka merasakan bahwa mereka dapat meningkatkan. Mereka juga menentukan bagaimana mengukur keberhasilan dari proses mereka, dan di tugaskan untuk mengumpulkan data kinerja untuk mengukur peningkatan tersebut.

bertanggung jawab untuk menangani aktivitas dan permasalahan sehari-hari. Orlentasi dari proses yang baru ini telah memindahkan MoneyGram dari departemen yang lama menjadi kelompok-kelompok kerja fungsional silang yang bekerja sama ecara erat dengan kisaran pandangan yang panjang megenai apa yang terbaik bagi bisnis.

Bagi teknologi yang untuk mendukung proses globalnya yang baru, MoneyGram memilih Oracle E-Buisinesssuite dengan modul Oracle Incentive Compensation. Oracle E-buisness suite terdiri dari aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), manajemen hubungan pelanggan (custemor relationship management-CRM), dan manajemen rantai pasokan (supply chain management-SCM) dengan menggunakan system manajemen database Oracle yang saling berkaitan. Modul oracle insentif compensation mengautomatisasi proses perancangan, pengolahan, menganalisis program kompensasi yang berubah-ubah. Manajemen meyakini bahwa peragkat lunak Oralce mampu menangani pekerjaan kustomisasi yang di perlukan untuk mengintegrasikan dengan proses yang digunakan oleh bagian administrasi perusahaan dan para agen yang dimiliki serta untuk menagani kebutuhan bisnis yang unik lainnya. System Orlace meliputi kapabilitas untuk menciptakan, memantau, dan mengelola informasi konsumen secara online.

MoneyGram mulai mengimplementasikan Orlace E-Business Suite pada bulan September 2012. Perangkat lunak yang baru dan proses bisnis yang mengalirkan sebagian besar dari kegiata oprasinal administrasi MoneyGram, mempermudah untuk memproses lebih banyak transaksi konsumen dan penyelesaian dengan para agen serta para kreditur dan untuk memperbarui Jurnal Umum perusahaan. Para mitra yang baru dapat di tembahkan pada tingkat yang jauh lebih cepat.

agen mitranya diseluruh dunia,. Sistem lamanya tidak dapat mengotomatisasi banyak dari perencanaan momisinya sehinga MoneyGram harus menggunakan kertas kerja dan proses secara manual untuk megelola beberapa ratusan rencana komisi, MoneyGram membangun suatu model koimisi yang fleksibel menggunakan Orlace Insentive Compenstation yang dapat mengotomatisasi lebih dari 90% dari rencana komisinya yang bukan standar.

Pada masa lalu, inofasi-inofasi regional yang baru memerlukan waktu selama berbula-bulan untuk merencankan, tetapi implementasi Orlace telah memangkas waktu tersebut kira2 sebesar 40%. Pegenalan produk2 yang baru akan mengintegrasikan dengan lancer proses akhir MoneyGram sehingga transaksi2 yang baru akan di catat dan dibukukan dengan benar. System Orlace yang baru memungkinkan MoneyGram untuk mengatur proses hanya dengan menyesuaikan parameter2 yang ada saat ini dari pada mengembangkan perangkat lunak yang baru. MoneyGram kurang cenderung untuk menembus pasar dengan suatu produk yang pada awalanya harus dijalankan dengan proses secara manual.

Memiliki tempat penyimpanan data keseluruhan perusahaan yang ditempatkan secara terpusat memungkinkan para karyawan MoneyGram untuk melayani para konsumen dengan lebih baik dan para agen yang melaksanakan pengiriman uang.Data yang tersentralisasi terus diperbarui dan tersedia secara mudahnya. Laporan2 yang biasanya memerlukan waktu 40 jam dan 3 orang karyawan untuk menciptakannya, tetapi sekarang memerlukan waktu 80% waktu yang lebih sedikit. Para pekerja terssebut data menghabiskan lebih banyak waktu untuk menganalisis laporan2 dan mengurangi waktu untuk menempatkannya bersama2.

memperkirakan bahwa perangkat lunak Orlace akan menganti kerugian dalam waktu 1 tahun.

Pengalaman dari MoneyGram mengilustrasiakan beberapa tahap yang diperlukan untuk merancang dan membangun system informasi yang baru. Membangun system manajemen keuangan yang baru mensyaratkan untuk menganalisis permasalahan orgnisasi dengan system informasi yang telah ada, menilai kebutuhan informasi, memilih teknologi yang tepat, serta merancang kembali proses bisnis dan pekerjaan. Manajemen harus megawasi upaya dalam membangun system serta mengevaluasi manfaat dan biayanya. System informasi yang baru mereprsentasikan suatu proses dari perubahan organisasional yag terencana.

Kasus yang membuka bab ini menarik perhatian terhadap point penting yang diangkat oleh kasus dan bab ini. Kegiatan oprasional global dari MoneyGram terhambat oleh system informasi yang telah ketinggalan jaman dan proses secara manual yang tidk efisien, yang mana meningkatkan biaya dan membatasi kemampuan perusahaan untuk menambah produk2 yang baru dan rencana kompensasi bagi para agem nitra yang baru sehingga dapat terus menerus memperluas usahanya secara global.

menambah para agen mitra yang baru, dan mendukung produk2 keuangan yang baru serta rencana pembayaran.

Disini terdapat beberapa pertanyaan untuk dipikirkan : Apakah keuntungan dan tantangan dengan menggunakan suite perangkat lunak keseluruhan perusahaan seperti misalnya Orlace

 Proses secara manual yang tidak efisien

 System lama yang telah ketinggalan jaman

 Peluang pasar global

 Memilih solusi system

 Memonitor proyek

-mempercepat proses global

 Merancang kembali -mendukung produk-produk

Proses global

 Merancang kembali -memusatkan data dan

Pekerjaan

 melatih para karyawan -pelaporan

 mengubah budaya korporat

Sistem Sebagai Perubahan Yang Direncanakan Dalam

Perusahaan

Membangun sitem informasi yang baru merupakan salah satu jenis dari perubahan organisasional yang direncanakan.Pengenalan dari suatu system informasi yang baru melibatkan jauh lebih banyak dari pada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru. Ini juga meliputi perubahan dalam pekerjaan,

Tantangan Bisnis

Manajem en

Organisasi

Teknologi

Sistem Informasi

keahliaan, manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang suatu system informasi yang baru, maka kita akan merancang ulang organisasi. Para pembangun system harus memahami bagaimana suatu system akan memengaruhi proses bisnis yang spesifik dan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Pengembangan Sistem dan Perubahan Organisasional

Teknologi informasi dapat mempromosikan variasi dari derajat perubahan organisasional, yang berkisar dari penambahan bertahap hingga pencapain lebih jauh.Gamabar 13.1.menunjukkan 2 jenis dari oerubahan structural oeganisasional yang di mungkinkan dengan teknologi informasi: (1) otomatisasi, (2) rasionalisasi, (3) merancang ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigm. Masing2 risiko dan imbalan yang berbeda.

Bentuk yang paling umum dari perubahan organisasional yng di mungkinkan dengan TI adalah otomatisasi (automation). Penerapan yang pertama dari teknologi informasi yang melibatkan penugasan para karyawan untuk mengerjakan tugas mereka dengan lebih efisien dan Lebih efektif. Menghitung pencatatan slip gaji dan penggajian, memberitahu kasir (teller) bank akses yang lebih cepat atas catatan tabungan konsumen, dan mengembangkan jaringan reservasi nasional bagi para agen ticket pesawat terbang, semuanya merupakan contoh2 dari otomatisasi pada masa awal.

GAMBAR 13.1 PERUBAHAN ORGANISASIONAL YANG

MEMBAWA RESIKO DAN IMBALAN

TINGKAT PENGEMBALIAN

Bentuk paling umum dari perubahan dalam perusahaan adalah otomatisasi dan rasionalisasi. Strategi yang jalannya dan perubahannya relatif lamban ini menghadirkan suatu tingkat pengembalian yang tidak terlalu besar, tetapi resikonya kecil. Perubahan yang lebih cepat dan lebih komprehensif-seperti perancangan ulang dan pergeseran paradigma-menghasilkan imbalan yang tinggi, tetapi mengandung kemungkinan gagal yang cukup besar.

Rasioanl atas prosedur dering kali di temukan dalam program2 untuk membuat serangkaian peningkatan kaualitas yang terus menurus dalam produk, jasa, dan oprasional, seperti misalnya manajemen totak kualitas ( TQM ) dan six sigma. Manajemen kualitas total (total quality manajemen- TQM) membuat pencapaian kualitas tujuan itu sendiri dan tanggung jawab dari semua orang dan

Pergeseran paradigma

Pergeseran paradigma

Perancangan ulang

Perancangan ulang

Rasionalisasi

Rasionalisasi

Otomatisa si

fungsi2 dalam suatu organisasi. TQM berasal dari konsep2 yang di kembangkan oleh para ahli mutu dari amerika seperti misalnya W.Edward Deming dan Joseph Juran, tetapi di populerkan oleh orang jepang. Six sigma (six sigma) merupakan suatu ukuran tertentu atas mutu, merepresentasikan 3,4 kecatatan perjutaan peluang. Sebagian besarperusahaan tidak dapat mencapai level kualitas ini, tetapi dengan menggunakan six sigma sebagai tujuan untuk mendorong program peningkatan kualitas yang sedang berlangsung.

Tipe perubahan organisasional yang lebih ampuh adalah merancang ulang proses bisnis (business process redesign) yang mana proses bisnis akan di analisi, di sederhanakan, dan di rancangulang. Merancang ulang proses bisnis akan mengorganisasi kemali alur kerja, mengabungkan langkah2 untuk memangkas tugas yang sia-sia, dn menghilangkan pengulangan, tugas yang lebih memerlukan banyak kertas. (sering kali design yang baru menghilangkan pekerjaan pula. Jauh lebih ambisius dari pada merasionalisai prosedur, memerlukan sesuatu visi yang baru mengenai bagaimana proses akan di organisasi.

Contoh yang paling banyak dikutip mengenai merancang ulang proses bisnis adalah pemrisesn tanpa faktur pada FORD Motor Company, yang mana mengurangi jumlah karyawan dalam organisai North American Accounts payable ford yang terdiri atas 500 orang menjadi sebesar 75% pegawai bagian utang terbiasa menghabiskan sebagian besar dari waktu mereka untuk menyelesaikan kesenjangan diantara order pembelian,penerimaan dokumen, dan faktur tagihan. Ford merancang proses ulang hutangnya sehingga dapat di periksa oleh departemen penerimaan ketiaka barang yang dipesan telah sampai. Jika barang diterima sesuai dengan order diterima, maka system akan secara otomtis menghasilkan pemeriksaan atas jumlah uatang untuk kemudian dikirimkan kepada para pemasok. Tidk perlu bagi para pemasok untuk mengirim faktur tagihan.

bahkan sifat dari bisnis. Sebagai contoh, perusahaan penyedia truck haul yang panjang dan transportasi schnelder national menggunakan system informasi yang baru untuk mengubah model bisnisnya. Schnelder menciptakan suatu bisnis yang baru yang mengeloal logistic bagi perusahaan lainnya.Bentuk yang radikal dari perubahan bisnis ini disebut dengan pergeseran paradigma (paradigm shift).Pergeseran paradigm melibatkan pemikiran kembali sifat bisnis dan sifat dari organisasi.

Pergeseran paradigma dan rekayasa teknik sering kali mengalami kegagalan karena perubahan organisasional secara ekstensif sangat sulit untuk mengaturnya (lihat bab 14).kalau begitu, mengapa perusahaan2 ingin melakukan perubahan radikal? Karena imbalan sama besarnya (lihat gamabar 13.1). dalam banyak contoh, perusahaan berupaya untuk menggeser paradigma dan mengejar strategi rekayasa teknik akan mencapai kenaikan yang mengagumkan, begitu besarnya dalam tingkat pengembalian atas investasi (atau produktivitas). Beberapa dari kisah keberhasilan tersebut, dan beberapa kisah kegagalan, dimasukkan dalam keseluruhan buku ini.

PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS

terus-menerus. Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis harus melalui langkah-langkah berikut ini :

1. Mengidentifikasikan proses untuk perubahan : salah satu darri startegi keputusan yang paling penting yang dapat dilakuakna oleh suatu perusahaab adalah bukan memutuskan bagaimana menggunakan komputer2 untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi memahami proses bisnis apakah yang memerlukan peningkatkan. Ketika sistem2 digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis yang salah, maka bisnis dpat menjadi lebih efisien ketika melakukan apa yangseharusnya tidak dilakukan. Sebagai hasilnya, perusahaan menjadi rentan terhadap para pesaing yang telah menemukan model bisnis yang tepat. Biaya dan waktu yang cukup besar juga dikeluarkan untuk meningkatjan proses bisnis yang memiliki dampak yang kecil terhadap keseluruhan kinerja dan pendatan perusahaan. Para manajer perlu menetukan proses bisnis apakah yang paling penting dan bagaimana meningkatkan proses ini akan membantu kinerja bisnis.

2. Menganalisis proses-proses yang telah ada: proses bisnis yang telah ada akan dibuat model dan didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim yang merancang proses akan mengidentifikasikan langkah2 yang redundan, tugas2 yang memerlukan banyak kertas, kemacetan, dan ketidakefisienan lainnya.

dan kemudian meninggalkan toko buku. Jika buku tidak tersedia di toko buku tersebut, maka petugas akan bertanya mengenai memesan buku tersebut untuk konsumen, dari gudang toko bukuatau dari distributor buku atau penerbit ketika buku yang dipesan telah sampai di toko buku, maka karyawan toko buku buku akan menelepon konsumen untuk memberitahu informasi tersebut. Kemudian konsumen akan datang ke toko buku lagi untuk mengambil buku dan membayarnya. Jika toko buku dapat memesankan buku tersebutuntuk komsumen, maka konsumen akan mencoba pergi ke toko buku lainnya. Anda dapat melihat bahwa proses ini memiliki banyak langkah dan konsumen akan memerlukan banyak perjalanan ke toko buku.Membeli sebuah buku dari sebuah toko buku fisik memiliki banyak langkah untuk dilaksankan oleh kedua pihak baik penjual maupun konsumen.

3. merancang proses yang baru: ketika proses yang ada dipetakan dan diukur dalam hal waktu dan biaya, maka tim yang merancang proses akan berusaha untuk meningkatkan proses dengan merancang yang baru. Proses baru yang “menjadi “ lebih efisen akan didokumentasikan dan dibuat model untik perbandingan dengan proses yang lama.

Konsumen dapat mengakses toko buku secara online di internet dari komputernya. Dia dapat mencari katalog toko buku online untuk buku-buku yang ia inginkan. Jika buku tersedia, konsumen dapat melakukan pemesanan buku secara online, memasukkan informasi kartu kredit dan alamat pengiriman, dan buku akan dikirimkan ke alamat rumah konsumen. Jika toko buku online tidak memiliki buku yang diinginkan , maka konsumen dapat memilih toko buku online laiinya dan mencari buku tersebut kembali. Proses ini memiliki jauh lebih sedikit upaya dari pihak konsumen, dan memerlukan sedikit staf penjualan pada layanan konsumen. Proses baru ini, oleh karenanya jauh lebih efisien dan menghemat waktu.

dan nilai. Pertama-tama Manajemen akan mengukur waktu dan biaya dari proses yang lama sebagai patokan dasarnya. Dalam contoh kami, waktu yang diperlukan

GAMBAR 13.3 PROSES MERANCANG ULANG UNTUK MEMBELI BUKU SECARA ONLINE

Benar

Dengan menggunakan teknologi internet maka memungkinkan untuk merancang ulang proses dalam membeli buku sehingga memerlukan waktu yang lebih sedikit dan menghabiskan sumber daya yang jauh sedikit.

untuk membeli sebuah buku dari toko buku fisik akan berkisar dari 15 menit (jika konsumen dengan segera menemukan apa yang dia inginkan ) hingga 30menit jika buku masih memiliki persediaan, tetapi harus dibantu mencari oleh staf penjualan. Jika buku harus dipesan dari sumber lainnya, maka proses akan mengambil satu atau dua minggu dan perjalanan lainnya ke toko buku bagi konsumen. Jika konsumen bertempat tinggal agak jauh dari toko buku, untuk menyiagakan staf penjualan di tempatnya, dan untuk biaya pengiriman jika buku harus diperoleh dari lokasi lainnya.

Mengakses toko buku

online

Mencari katalog online

Apakah buku tersedia?

Masukkan data pemesanan dan pembayaran

Menerima mail pemesanan buku

Proses yang baru untuk membeli sebuah buku secara online hanya memerlukan waktu beberpa menit, meskipun konsumen harus menunggu beberapa hari atau minggu untuk menerima buku yang telah dipesannya dan harus membayar ongkos pengiriman. Namun, konsumen dapat menghemat waktu dan uang dengan tidak harus berpergian ke toko buku atau melakukan kunjungan tambahan untuk memgambil buku. Biaya bagi para penjual buku juga menjadi lebih rendah karena mereka tidak perlu membayar untuk lokasi fisik toko atau persediaan setempat.

4. Mengimplementasikan proses yang baru: ketika proses yang baru telah seluruhnya di modelkan dan dianalisi, maka harus diterjemahkan ke dalam suatu rangkaian prosedur prosedur yang baru dan aturan kerja. Sistem informasi yang baru atau peningkatan dari sistem yang telah ada harus diimplementasikan untuk mendukung proses perancangan ulang. Proses yang baru dan sistem pendukung akan diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Sebagaimana bisnis mulai menggunakan proses tersebut, maka permasalahan menjadi terselesaikan dan teratasi. Para karyawan bekerja dengan proses yang merekomendasikan peningkatan.

5. pengukuran yang terus menerus: ketika suatu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, maka perlu diukur secara terus-menerus. Mengapa ? karena proses dapat memburuk dari waktu ke waktu seiring dengan para karyawan menerapkan metode yang lama, atau mereka akan kehilangan keefektifan bisnis mengalami perubahan lainnya.

dan bahkan mengebah cara dalam menjalankan bisnisnya. Dalam beberapa contoh, hal ini mendorong “pergeseran paradigma” yang mengubah sifat bisnis itu sendiri.

Hal ini sebenarnya terjadi pergeseran buku ketika amazon menantang toko buku fisik tradisional dengan model ritel online-nya. Dengan pemikiran ulang secara radikal terhadap cara suatu buku dapat di beli dan di jual, maka amazone dan toko buku online lainnya mencapai efisiensi yang luar biasa, pengurangan harga, dan keseluruhan cara yang baru dalam menjalankan bisnis.

BPM merupakan tantangan. Para eksekutif melaporkan bahwa hambatan tunggal yang terbesar untuk melakukan perubahan proses bisnis dengan berhasil adalah budaya organisasional. Para karyawan tidak menyukai rutinitas yang tidak dikenalnya dan sering kali berusaha melawan perubahan. Hal ini merupakan proyek yang sangat nyata di mana perubahan organisasional sangat ambisius dan besar pengaruhnya. Mengelola perubahan tidaklah sesederhana itu atau bukan pula berdasarkan intuisi, dan perusahaan berkomitmen untuk meningkatkan proses secara ekstensif yang memerlukan suatu strategi manajemen perubahan yang tepat

Alat Bantu Bagi Manajemen Proses Bisnis

Beberapa alat bantu BPM mendokumentasikan dan memonitor proses bisnis untuk membantu perusahaan dalam mengidentifikasikan ketidakefisienan, dengan menggunakan perangkat lunak untuk menghubungkan dengan tiap2 sistem yang digunakan untuk proses tertentu oleh perusahaan untuk mengidentifikasi titik – titik yang bermasalah. Perusahaan reksa dana di canada AIC menggunakan perangkat lunak pemantauan Sajus BPM untuk memeriksa ketidakkonsistenan prosesnya dalam memperbarui akun setelah transaksi klien. Sajus mengkhususkan diri dalam manajemen proses yang berbasis pada tujuan, yang mana menitikberatkan pada menemukan penyebab dari permasalahan organisasional melalui pemantauan proses sebelum menerapkan alat bantu tersebut untuk menangani permasalahan – permasalahan tersebut.

Kategori alat bantu lainnya yang mengotomatisasi beberapa bagian dari suatu proses bisnis dan menegakkan aturan bisnis sehingga para karyawan akan melaksanakan proses tersebut dengan lebih konsisten dan efisien.

Sebagai contoh, American National Insurance Company (ANCO), yang menawarkan asuransi jiwa, asuransi kesehatan, asuransi kerugian properti, dan jasa investasi, menggunakan perangkat lunak aliran kerja Pega BPM untuk melancarkan proses layanan kepada konsumen di seluruh 4 kelompok bisnis. Perangkat lunak membangun aturan untuk membimbing representatif layanan komsumen melalui satu tampilan dari informasi konsumen yang terpelihara dalam berbagai sistem. Dengan menghilangkan kebutuhan untuk menyeimbangkan berbagai macam aplikasi secara bersamaanDalam menangani konsumen dan permintaan agen, meningkatkan proses yang meningkatkan kapasitas beban kerja dari representatif layanan konsumen menjadi sebesar 192%.

penerbangan, Meliputi United dan Lufthansa, menggunakan BPM untuk menciptakan proses yang sama yang akan dibagikan oleh semua anggotanya dengan mengintegrasikan sistem mereka yang telah ada. Salah satu proyek yang menciptakan layanan yang baru bagi penerbangan rutin dari anggota maskapal dengan mengonsolidasi 90 proses bisnis yang terpisah – pisah di seluruh 9 maskapal penerbangan dan 27 sistem yang lama. Perangkat lunak BPM medokumentasikan bagaimana setiap maskapal penerbangan akan memproses informasi penerbangan rutin untuk membantu para manajer maskapal penerbangan membuat model suatu proses bisnis yang baru yang menunjukkan bagaimana membagi data di antara sistem – sistem yang bervariasi.

Sesi Interaktif : Organisasi akan memberukan suatu contoh perusahaan yang memperoleh manfaat secara kompetitif dari manajemen proses bisnis. Seiring dengan beberapa perusahaan yang meluas dengan cepat dari bisnis berkala kecil menjadi merek global, Burton Snowboard menemukan bahwa beberapa dari proses bisnisnya telah menjadi ketinggalan zaman. Burton melakukan upaya yang sungguh – sungguh untuk meningkatkan proses – proses tersebut dan mengubah kelemah mereka menjadi kekuatan.

Ikhtisar Dari Pengembangan Sistem

keuntungan dari peluang yang baru untuk dapat mengerjakan dengan lebih berhasil.

Aktivitas-aktivitas yang masuk ke dalam menghasilkan suatu pemecahan sistem informasi terhadap permasalahan atau peluang organisasional dinamakan

pengembangan sistem (system development). Pengembangan sistem merupakan jenis permasalahan yang terstruktur yang di pecahkan dengan aktivitas-aktivitas yang berbeda. Aktivitas tersebut terdiri atas analisis sistem, desain sistem, pemorogaman, pengujian, konversi, serta produksi dan pemeliharaan.

GAMBAR 13.4 PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Membangun suatu sistem dapat dibagi-bagi ke dalam 6

aktivitas pokok

Gambar 13.4 mengilustrasikan proses pengembangan sistem.Aktivitas-aktivitas pengembangan sistem yang digambarkan biasanya dilakukan dalam order yang berurutan. Namun beberapa aktivitas perlu diulang atau beberapa akan

analisis sistem

desain sistem

Pemrogram an Pengujian

Konversi

Produksi dan pemelihar

dilakukan secara bersamaan, bergantung pada pendekatan membangun sistem yang sedang dikerjakan.

ANALISIS SISTEM

Analisis system adalah analisis suatu permasalahan yang mana suatu perusahaan berusaha untuk memecahkannya dengan system informasi.analisis system terdiri atas menentukan permasalahan,mengidentifikasi penyebab-penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem.

Analisis sistem menciptakan sebuah peta petunjukjalan dari organisasi yang telah ada dan system,mengidentifikasi para pemilik dan para pengguna data yang utama sejalan dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang dimilki. Analisis system kemudian merinci permasalahan dari system yang telah ada. Dengan memeriksa dokumen-dokumen,kertas kerja,dan prosedur mengamati operasional system,dan mewawancarai para pengguna system yang utama maka analisis dapat mengidentifikasi area permasalahan dan tujuan solusi yang akan dicapai.Sering kali solusi tersebut memerlukan pembangunan suatu system informasi yang baru atau meningkatkan system yang telah ada.

Analisis sistem juga meliputi studi kelayakan untuk menentukan apakah suatu solusi layak ataukah tidak,atau dapat dicapai,dari sudut pandang financial,teknikal, dan organisasional. Studi kelayakan menentukan apakah system yang diusulkan diharapkan dapat menjadi suatu investasi yang tepat atau tidak,apakah teknologi yang diperlukan bagi nformasi tersebut tersedia atau tidak dan dapat ditangani oleh para spesialis system informasi perusahaan atau tidak.Dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh system atau tidak.

mamfaat, serta keuntungan dan kerugian dari tiap-tiap alternative.ini bergantung pada manajemen untuk menentukan yang mana bauran dari biaya,manfaat,fitur teknikal dan dampak organisasional yang merepresentasikan alternative yang paling diinginkan.

Menetukan Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi dari suatu system yang baru melibatkan mengidentifikasi siapa yang memerlukan informasi,dimana,kapan,dan bagaimana.analisis kebutuhan secara hati-hatimenetukan sasaran dari system yang baru atau system yang dimodifikasi dan mengembangkan gambaran fungsi secara terperinci yang mana system yang baru harus mengajarkannya.Analisis kebutuhan yang gagal merupakan penyebab dari kegagalan system dan biaya pengembangan system yang besar.suatu system yang dirancang disekitar penetapan kebutuhan yang salah maka harus dibuang karna kinerja yang buruk atau yang memelurkan untuk menjalani modifikasi yang besar.

DESAIN SISTEM

Analisstem menggambarkan apakah yang harus dilakukan oleh suatu system untuk memenuhi kebutuhan informasi,dan desain system memperlihatkan bagaimana system akan memenuhi sasaran ini,desain dari suatu system adalah keseluruhan rencana atau model bagi system tersebut,seperti denah gedung atau rumah,ini terdiri atas semua spesifikasi yang memberikan bentuk dan struktur dari system tersebut.

akan menangani semua komponen manajerial,organisasional,dan teknologikaldari solusi system.

Seperti rumah atau gedung, maka sistem informasimamiliki banyak kemungkinan desain. Masing-masing desain mempresentasikan campuran yang unik dari seluruh komponen teknikal dan organisasional.Apa yang membuat salah satu desain menjadi lebih unggul dibandingkan yang lainnya adalah kemudahan dan efisiensi yang mana memenuhi kebutuhan dari penggunanya di dalam suatu rangkaian kendala teknikal, organisasional, finansial, dan waktu yang spesifik.

Peranan Dari Para Pengguna Akhir

Kebutuhan informasi pengguna mendorong upaya untuk membangun system secara keseluruhan.para pengguna harus memliki kendali yang memadai atas proses desain untuk memastikan bahwa system akan mencerminkan prioritas bisnis mereka dan kebutuhan informasi, bukan bias dari staf teknikal. Dalam mengerjakan desain akan meningkatkan pemahaman dari para pengguna dan penerimaan sistem.

MENYELESAIKAN PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan system akan menerjemahkan spesifikasi solusi yang diterapkan dalam analisis system dan merancangnya kedalam system informasi yang dapat beroperasional dengan sepenuhnya.Hal ini mencakup dalam langkah-langkah yang terdiri atas pemograman,pengujian,konversi,produksi dan pemeliharaan.

Pemograman

eksternal seperti misalnya paket perangkat lunak dari pemasoknya yang komersial,layanan perangkat lunak dari penyedia layanan aplikasi,atau melakukan perusahaan alih daya yang mengembangkan aplikasi perangkat lunak khusus bagi klien mereka.

Pengujian

Pengujian yang mendalam dan teliti harus dilaksanakan untuk memastikan apakah system memberikan hasil yang tepat atau tidak. Pengujian akan menjawab pertanyaan-pertanyaan, “akankah system memberikan hasil yang diinginkan berdasarkan kondisi yang diketahui “?

Jumlah waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan ini telah meremehkan secara tradisional dalam perencanaan proyek system.pengujian akan menghabiskan banyak waktu menguji data harus dipersiapkan dengan hati-hati, menunjau ulang hasil dan perbaikan akan dilakukan dalam system.Dalam beberapa contoh,bagian-bagian dari system yang harus dirancang ulang,resiko yang dihasilkan dari pengulasan langkah ini sangat besar.

Pengujian system informasi dapat dibagi kedalam 3 tipe aktivitas: pengujian unit,pengujian system,dan pengujian penerimaan.pengujian unit terdiri atas menguji atas tiap-tiap program secara terpisah dalam system.tujuan dari pengujian seperti ini adalah untuk menjamin bahwa program-program telah bebas dari kesalahan,tetapi tujuan ini secara realistis adalah mustahil.pengujian harus dipandang bukannya sebagai sarana untuk menempatkan kesalahan-kesalahan dalam program-program, tetapi menitik beratkan pada menemukan semua cara untuk membuat suatu program gagal. Ketika mereka menunjuk dengan tepat,maka permasalahan dapat diperbaiki.

yang dipahami diantara area yang diperiksa adalah kinerja waktu,kapasitas untuk menyipan file dan menangani beban puncak,kapasitas untuk memulihkan dan mengawali kembali dan prosedur-prosedur manual.

Pengujian penerimaan menyediakan sertifikasi final yang mana system siap untuk digunakan dalam suatu pengaturan produksi.Pengujian system dievaluasi oleh para pengguna dan dikaji ulang oleh manajemen. Ketika semua pihak dipuaskan bahwa system yang baru memenuhi standar-standar mereka,maka system akan diterima secara formal untuk instanlasi.

Tim pengembangan system bekerja sama dengan para pengguna untuk merancang suatu rencana pengujian yang sistematis.rencana pengujian meliputi semua persiapan untuk serangkaian pengujian yang baru saja kita bahas.

Konversi merupakan suatu proses perubahan dari system yang lama menuju system yang baru,empat strategi utama konversi yang dapat dilakukan: strategi parallel,strategi pemangkasan langsung,strategi penelitian percobaan,dan strategi pendakatan secara bertahap.

Dalam suatu strategi parallel baik system yang lama maupun penggantiannya yang potensial dijalankan bersama-sama pada suatu waktu hingga setiap orang meyakini salah satu fungsi yang baru dengan benar.hal ini merupakan pendekatan konversi yang paling aman karena dalam hal terjadinya kesalahan atau gangguan dalam pemrosesan,maka system yang lama masih dapat digunakan sebagai cadangan,namun pendekatan ini sangat mahal,dan staf tambahan atau sumber daya akan diperlukan untuk menjalankan system tambahan.

Strategi penelitian percobaan memperkenalkan suatu system yang baru kepada hanya area yang terbatas dari organisasi,seperti misalnya sebuah departemen tunggal atau unit operasional. Ketika versi pecobaan ini telah selesai dan dapat bekerja dengan lancar maka akan dipasang diseluruh bagian lainnya dari organisasi,baik secara bersamaan atau secara bertahap.

Strategi pendekatan bertahap memperkenalkan suatu system yang baru secara bertahap,baik dengan fungsi atau dengan unit organisasional.jika sebagai contoh,system diperkenalkan dengan fungsi,suatu system penggajian akan dimulai dengan para pekerja dalam jam yang digaji mingguan,diikuti 6 bulan kemudian dengan menambahkan para karyawan penerima gaji pada system. Jika system diperkenalkan dengan unit organisasional,maka kantor pusat korporat yang terlebih dulu akan diubah diikuti dengan unit operasional terkecil.

Produksi dan Pemeliharaan

Setelah system yang baru dipasang dan konversi telah terselesaikan,maka system dikatakan berada dalam produksi.dalam tahap ini, system akan dikaji ulang oleh para pengguna dan para spesialis teknikal untuk menentukan seberapa baik ini telah memenuhi tujuan awalnya dan untuk memutuskan apakah terdapat perbaikan atau modifikasi yang diperintahkan.dalam beberapa contoh,dokumen audit pasca-implementasi yang formal dipersiapkan.Setelah system telah terpasang dengan baik,maka harus dipelihara sementara itu berada dalam produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan yang baru,atau meningkatkan efesiensi pemrosesan diistilahkan dengan pemeliharaan.

PEMODELAN

DAN

PERANCANGAN

SISTEM:

Terdapat metodologi alternative untuk membuat model dan merancang system. Metodologi yang terstruktur dan pengembangan yang berorientasi pada objek merupakan yang paling penting.

Metodologi Terstruktur

Metologi ini telah digunakan untuk mendokumentasi,menganalisis,dan merancang system informasi sejak tahun 1970-an terstruktur mengacu pada kenyataan bahwa teknik-teknik yang dilakukan adalah tahap demi tahap,dengn tiap tahap dibangun pada yang sebelumnya. Metodologi yang terstruktur arahnya dari atas ke bawah,maju dari yang tertinggi,level yang paling abstrak menuju level rincian yang terendah-dari yang umum menjadi yang spesifik.

Perangkat utama untuk mempresentasikan proses dari komponen data dan alur data diantara mereka adalah diagram alur data. Diagram alur data menawarkan suatu model grafik logis atas alur informasi,membagi-bagi system kedalam modul-modul yang menunjukan level rincianyang dapat dikendalikan, ini menentukan dengan ketat proses atau transformasi yang terjadi dalam tiap-tiap modul dan antar muka yang terjadi antara mereka.

Pengembangan Berorientasi Objek

Metode terstruktur yang bermamfaat bagi proses permodelan,tetapi tidak dapat menangani permodelan data dengan baik,mereka juga memperlakukan data dan proses sebagai entitas yang terpisah secara logis,sedangkan dalam dunia nyata pemisahan tersebut terlihat tidak lazim.Konversi permodelan yang berbeda digunakan untuk analisis dan untuk desain.

melewatkan data pada prosedur,program akan mengirimkan pesan bagi objek untuk mengerjakan operasional yang telah tertanam didalamnya. Sistem dimodelkan sebagai suatu kumpulan dari objek-objek dan hubungan diantara mereka.karena pemrosesan yang logis yang terletak didalam objek daripada didalam perangkat lunak yang terpisah,maka objk harus bekerja sama satu sama lain untuk membuat system dapat bekerja.

Rekayasa Ulang Perangkat Lunak Berbantuan Komputer

Rekayasa ulang perangkat lunak berbantu computer menyediakan peralatan perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi yang baru dijelaskan untuk mengurangi jumlah kerja repetitive yang harus dilakukan oleh pemogram.perangkat CASE juga memfasilitasi pembuatan dokumentasi yang jelas dan koordinasi upaya tim pemogram.anggota tim dapat berbagi beban kerja mereka dengan cara mengakses file untuk meninjau atau memodifikasi apa yang telah diselesaikan.Sedikit mamfaat dari segi produktifitas juga dapat dipieroleh jika perangkatnya digunakan dengan benar.

Perangkat CASE menyediakan fasilitas grafik otomatis untuk membuat grafik dan diagram,layar dan pembuatan laporan,kamus data,fasilitas pelaporan yang ekstensi,perangkat analisis dan pemeriksaan,pembuat kode,dan pembuat dokumentasi. Umumnya,perangkat CASE mencoba meningkatkan produktifitas dan kualitas dengan melakukan hal-hal berikut :

1. Menerapkan metodologi pengembangan dan disiplin perancangan yang standar

2. Meningkatkan komunikasi diantara para pengguna dengan para spesialis teknis

4. Mengotomatisasi pembuatan kode dan pengujian dan mengendalikan proses implementasi

System-sistem berbeda dari segi ukuran dan kompleksitas teknologinya dan dari masalah perusahaan yang dipecahkannya.sejumlah pendekatanpengembangan system telah dikembangkan untuk menangani dengan perbedaan-perbedaan ini. Bagian ini menjelaskan metode-metode alternative berikut: siklus hidup tradisional,pembuatan protolipe,paket aplikasi perangkat lunak,pengembangan oleh pengguna akhir dan alih daya

Siklus Hidup Sistem Tradisional

Siklus hidupnya adalah metode pengembangan system informasi yang paling tua.metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun system, membagi pengembangan system menjadi tahapan-tahapan yang formal

Metodologi siklus hidup membagi tenaga kerja dengan sangat formal,antara pengguna akhir dan spesialis system informasi.spesialis teknis,seperti analisis system dan pemogram bertanggung jawab atas pekerjaan analisis system,perancangan,dan implementasi pengguna akhir terbatas hanya memberikan kebutuhan informasinya dan menilai hasil pekerjaan staf teknis.Siklus hidup juga menekankan spesifikasi formal dan pencatatan, banyak sekali dokumen yang dibuat selama suatu proyek system berjalan.

PENDEKATAN ALTERNATIF PEMBANGUNAN SISTEM

SIKLUS HIDUP SISTEM TRADISIONAL

Siklus hidup sistem (systems life cycle) adalah metode pengembangan sistem informasi yang palingtua. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahapan-tahapan yang formal.Para spesialis pengembangan sistem mempunyai pendapat berbeda tentang bagaimana membagi tahapan pengembangan sistem, tetapi mereka secara umum bersesuaian dengan tahapan-tahapan pengembangan sistem yang baru saja dijelaskan.

GAMBAR 13.9 SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM TRADISIONAL

Analisis Sistem

Pemrograman

Konversi

Produksi dan Pemeliharaan Perancangan

Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem membagi pengembangan sistem ke dalam tahap-tahap formal, dengan setiap tahapan memerlukan penyelesaian sebelum tahap berikutnya dapat dimulai.

Metodologi siklus hidup sistem membagi tenaga kerja secara sangat formal, antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Spesialis teknis,seperti analis sistem dan pemrogram, bertanggung jawab atas pekerjaan analis sistem, perancangan, dan implementasi; pengguna akhir terbatas hanya memberikan kebutuhan informasinya dan menilai hasil pekerjaan staf teknis. Siklus hidup juga menekankan spesifikasi formal dan pencatatan, banyak sekali dokumen yang dibuat selama suatu proyek sistem berjalan.

Siklus hidup sistem masih digunakan untuk pengembangan sistem yang besar dan rumit yang membutuhkan keperluan analisis yang tepat dan formal, spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya, dan kendali yang ketat atas proses-prosesnya.Namun,pendekatan siklus hidup sistem membutuhkan biaya besar, memakan banyak waktu, dan tidak fleksibel. Walaupun pembuat sistem dapat mundur dan maju ke setiap tahapan dari siklus hidup, siklus hidup sistem pada dasarnya merupakan pendekatan “air terjun” di mana tugas-tugas dalam satu tahapan diselesaikan sebelum pekerjaan pada tahapan selanjutnya dimulai. Aktivitas dapat di ulangi, tetepi banyak sekali dokumen baru yang harus dibuat dan langkah yang harus diulangi jika kebutuhan dan spesifikasi perlu direvisi. Hal ini akhirnya membuat spesifikasi “dibekukan” relatif awal dalam proses pengembangannya. Pendekatan siklus hidup juga tidak cocok untuk banyak sistem desktop kecil, yang cenderung tidak terlalu terstruktur dan lebih individual.

PEMBUATAAN PROTOTIPE

Prototipe (prototype) adalah versi sistem informasi atau bagian dari sistem yang sudah dapat berfungsi, tetapi dimaksudkan hanya sebagai model awal saja.Setelah beroperasi, prototipe akan lebih jauh di perhalus hingga cocok sekali dengan kebutuhan penggunanya.Ketika rancangannya telah difinalisasi, prototipe dapat dikonversi menjadi sisitem produksi yang jauh lebih baik.

Proses untuk membangun suatu rancangan pendahuluan, mencobanya terlebih dahulu, menyempurnakannya, dan mencoba kembali telah dinamakan dengan proses pengembangan (interative) sistem yang berulang karena tahap-tahap yang diperlukan untuk membangun sistem dapat diulang lagi dan lagi. Pembuatan prototipe lebih berulang secara eksplisit daripada siklus hidup yang konvensional, dan secara aktif mempromosikan perubahan dalam rancangan sistem. Telah dikatakan bahwa prototipe akan menggantikan pengerjaan kembali yang tidak direncanakan dengan pengulangan yang terencana, dengan setiap versi lebih akurat mencerminkan kebutuhan dari para penggunanya.

Tahap-Tahap Dalam Pembuatan Prototipe

Gambar 13.10 menunjukkan 4 tahapan model proses membuat prototipe,yang terdiri atas tahap-tahap berikut:

Tahap 1: mengidentifikasi kebutuhan dasar dari pengguna. Perancang sistem (biasanya spesialis sistem informasi) bekerja cukup lama dengan pengguna untuk mendapatkan informasi kebutuhan dasar pengguna. Tahap 2: mengembangkan prototipe awal. Perancang sistem menciptakan suatu

prototipe yang bekerja dengan cepat, dengan menggunakan alat bantu untuk menghasilkan perangkat lunak dengan segera.

Tahap 3: menggunakan prototipe. Pengguna didorong untuk bekerja sama dengan sistem untuk menentukan seberapa baik prototipe dalam memenuhi kebutuhannya dan untuk memberikan saran-saran untuk meningkatkan prototipe.

Ketika tidak ada pengulangan lagi yang diperlukan, maka prototipe yang telah disetujui kemudian menjadi prototipe operasional yang melengkapi spesifikasi final untuk penerapan. Kadangkala prototipe diambil sebagai versi produksi dari sistem.

Keuntungan Dan Kerugian Pembuatan Prototipe

Pembuatan prototipe paling bermanfaat ketika terdapat beberapa ketidakpastian tentang kebutuhan atau solusi rancangannya, dan sering digunakan untuk merancang sistem informasi antarmuka pengguna akhir (end-user-interface), atau bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna, seperti tampilan online dan layar masukan data, laporan, atau laman Web. Karena pembuatan prototipe mendorong pengguna akhir terlibat secara mendalam di seluruh siklus hidup pengembangan sisitem, maka pembuatan prototipe lebih berpeluang menghasilkan sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna. Namun, Pembuatan prototipe secara cepat dapat melupakan langkah-langkah yang penting dalam pengembangan sistem. Jika prototipe sempurna bekerja dengan benar, pihak manajemen mungkin tidak merasa perlu melakukan pemrograman ulang, perancangan ulang, atau dokumentasi dan pengujian yang lengkap untuk membuat sebuah sistem produksi yang baik. Beberapa sistem yang dibuat secara terburu-buru mungkin akan mengalami kesulitan dalam mengakomodasi jumlah data yang besar atau jumlah pengguna yang banyak dalam sebuah lingkungan produksi.

PENGEMBANGAN OLEH PENGGUNA AKHIR

Bahasa generasi keempat cenderung tidak prosedural, atau kurang prosedural, dibandingkan bahasa pemrograman pada umumnya. Bahasa prosedural membutuhkan spesifikasi urutan langkah kerja, atau prosedur, yang memberitahukan komputer apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Bahasa nonprosedural hanya perlu menentukan apa yang harus diselesaikan alih-alih memberikan perincian mengenai bagaimana cara melaksanakan tugasnya.

Tabel 13.3 menunjukkan bahwa terdapat tujuh kategori bahasa generasi keempat: peralatan perangkat lunak PC, bahasa query (permintaan), pembuat laporan, bahasa grafis, pembuat aplikasi, paket aplikasi perangkat lunak, dan

GANBAR 13.10 PROSES PEMBUATAN PROTOTIPE

Tahap 1

Tahap 2

Tahap 3

Benar

Tidak

Tahap 4 Mengidentifikasi

kebutuhan dasar

Mengembangkan suatu prototipe yang bekerja

Menggunakan prototipe

Apakah pengguna terpuaskan?

Membuat revisi dan meningkatkan prototipe

Proses untuk mengembangkan suatu prototipe dapat dibagi-bagi ke dalam 4 tahap. Karena suatu prototipe dapat dikembangkan dengan cepat dan tidak mahal biayanya, maka para pembangun sitem dapat melalui beberapa pengulangan, mengulang tahap 3 dan 4, untuk menyempurnakan dan meningkatkan prototipe sebelum sampai pada pengoperasional final.

bahasa tingkat tinggi. Tabel ini memperlihatkan perangkat-perangkatnya diurutkan berdasarkan kemudahan penggunaannya oleh pengguna akhir (bukan pemrogram). Pengguna akhir kebanyakan bekerja dengan perangkat lunak PC dan bahasa query. Bahasa query (query language) adalah perangkat lunak yang memberikan jawaban cepat secara online untuk permintaan informasi yang belum didefinisikan, seperti “petugaspenjualan mana saja yang kinerjanya terbaik”? Bahasa query sering dikaitkan dangan perangkat lunak manajemen data dan sistem manajemen database (lihat Bab 6).

Secara keseluruhan, sistem pengembangan oleh pengguna akhir dapat diselesaikan lebih cepat daripada yang dikembangkan dengan siklus hidup sistem yang konvensional. Dengan memberikan kemampuan kepada para pengguna untuk menentukan kebutuhan bisnis mereka sendiri, pengumpulan kebutuhan menjadi lebih baik, dan tingkat keterlibatan pengguna menjadi lebih tinggi, dan mereka jadi lebih puas dengan sistemnya. Namun, perangkat generasi keempat masih tidak dapat mengganti perangkat-perangkat lama untuk beberapa aplikasi bisni, karena sering kali mengalami kesulitan dalam menangani pemrosesan jumlah transaksi yang banyak, atau aplikasi dengan logika prosedural yang ekstensif dan kebutuhan pembaruan.

TABEL 13.3. KATEGORI BAHASA GENERASI KEEMPAT

yang bertujuan umum bagi PC. MicrosoftExcel, Microsoft Bahasa query Bahasa untuk memperoleh

kembali data yang disimpan dalam database atau file. Mampu mendukung permintaan atas informasi yang belum di tentukan sebelumnya.

SQL

Pembuat laporan Mengambil data dari file atau database untuk membuat laporan tertentu dalam berbagai format yang tidak secara rutin diproduksi oleh sistem informasi. Umumnya memberikan lebih banyak kendali terhadap cara

Bahasa grafis Mengambil data dari file atau database dan menampilkannya dalam format grafis. Beberapa perangkat lunak grafis juga dapat menjalankan operasi aritmatika atau logika pada

data.

Pembuat aplikasi Berisi modul terprogram yang dapat menghasilkan aplikasi-aplikasi yang lengkap, proses masukan, validasi, pembaruan, pemrosesan, dan pelaporan.

WebFOCUS, QuickBase.

Paket aplikasi

perangkat lunak Program perangkat lunak yangdi jual atau disewakan oleh vendor komersial yang menghilangkan kebutuhan perangkat lunak yang dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan. Dirancang khusus sebagai perangkat produktivitas untuk pemrogram profesional

APL,

Nomad2. Berorientasimenuju IS

PAKET PERANGKAT LUNAK APLIKASI DAN ALIH DAYA

Paket Perangkat Lunak Aplikasi

Selama beberapa dekade terakhir, banyak sistem yang telah dibuat diatas fondasi paket perangkat lunak aplikasi. Banyak aplikasi umum bagi perusahaan bisnis antar lain, pembayaran gaji, piutang, buku besar, atau pengendalian persediaan. Untuk fungsi-fungsi yang universal seperti itu dengan proses-proses standar yang tidak membuat berubah banyak dari waktu ke waktu, suatu sistem umum akan dapat memenuhi kebutuhan banyak perusahaan.

Jika sebuah paket perangkat lunak dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan perusahaan, maka perusahaan tidak perlu membuat perangkat lunaknya sendiri. Perusahaan dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan program jadi, yang telah dirancang dan diuji sebelumnya, dan pemeliharaan sistem secara terus-menerus, termasuk perbaikan-perbaikan untuk membuat sistem sesuai dengan perkembangan teknis dan bisnis yang terus berjalan.

Jika sebuah perusahaan mempunyai kebutuhan tersendiri yang tidak dapat dipenuhi oleh paket perangkat lunak, maka ada banyak paket perangkat lunak yang memberikan kemampuan penyesuaian. Fitur penyesuaian (customization) membuat paket perangkat lunak dapat dimodifikasi untuk memenuhin kebutuhan tersendiri tanpa menghilangkan integritas paket tersebut. Jika penyesuaian yang dibutuhkan cukup banyak, maka pekerjaan untuk pemrograman tambahan dan penyesuaian mungkin menjadi sangat mahal dan memekan waktu, sehingga malah menghilangkan banyak keuntungan dari paket perangkat lunak.

Ketika sistem di kembangkan menggunakan paket perangkat lunak aplikasi, analisis sistem akan mencakup suatu upaya evaluasi paket. Kriteria evaluasi yang paling penting adalah fungsi-fungsi yang disediakan oleh paket, fleksibilitasnya, kemudahan penggunaannya, sumber daya perangkat keras dan perangkat lunaknya, kebutuhan database-nya, upaya pemasangan dan pemeliharaannya, dokumentasi, kualitas vendornya, dan biayanya. Proses evaluasi paket sering didasarkan pada permintaan proposal (Request for proposal-RFP), daftar pertanyaan terperinci yang diberikan kepada vendor paket perangkat lunak.

Alih Daya

Jika suatu perusahaan tidak ingin menggunakan sumber daya internalnya untuk membangun atau mengoperasionalkan sistem informasi, maka perusahaan dapat melakukan alih daya pekerjaan kepada organisasi eksternal yang mengkhususkan diri pada menyediakan layanan tersebut.komputasi dan perangkat lunak cloud computing sebagai penyedia jasa merupakan salah satu bentuk dari alih daya. Perusahaan-perusahaan yang berlanggana menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras komputer yang disediakan oleh jasa tersebut sebagai platform teknikal bagi sistem mereka. Dalam bentuk alih daya lainnya, maka perusahaan akan menyewa pemasok eksternal untuk merancang dan menciptakan perangkat lunak bagi sistemnya,tetapi perusahaan tersebut akan menjalankan sistem pada komputer-komputernya sendiri. Pemasok alih daya dapat berada di dalam negeri atau di negara lainnya.

Alih daya dalam negeri sangat didorong oleh kenyataan bahwa perusahaan alih daya memiliki keahlia,sumber daya, dan aset yang tidak di miliki oleh para klien mereka.Memasang sistem manajemen rantai pasokan yang baru dalam suatu perusahaan yang sangat besar membutuhkan untuk merekrut tambahan antara 30-50 orang dengan keahlian-keahlian tertentu dalam perangkat lunak manajemen rantai pasokan, yang memperoleh lisensi dari pemasok. Ketimbang merekrut karyawan baru yang permanen, sebagian besar dari mereka memerlukan pelatihan ekstensif dalam paket perangkat lunak, dan kemudian melepaskan mereka setelah sistem yang baru telah terpasang, akan lebih masuk akal, dan sering kali lebih murah, untuk melakukan alih daya pekerjaan ini selama periode 12 bulan.

Dalam kasus alih daya luar negeri (offshore outsourcing), maka keputusan akan cenderung lebih didorong oleh biaya.Seorang pemrogram di india atau rusia akan memperoleh sekitar USD $10.000-$20.000 per tahun, dibandingkan dengan $73.000 per tahun bagi pemrogram di Amerika Serikat. Internet dan teknologi komunikasi yang berbiaya murah secara drastis telah menurunkan biaya dan kesulitan dalam mengoordinasikan kerja dari tim global di lokasi yang jauh. Sebagai tambahan pada penghematan biaya, banyak perusahaan yang melakukan alih daya ke luar negeri yang menawarkan aset dan keahlian teknologi berkelas dunia. Tingkat inflasi atas upah di Amerika Serikat akhir-akhir ini telah mengikis beberapa dari keuntungan tersebut, dan beberapa pekerjaan telah dipindahkan kembali ke Amerika Serikat.

untuk memastikan bahwa alih daya snagat sesuai dengan kebutuhan khususnya. Banyak perusahaan yang melakukan alih daya atas aplikasinya harus memahami proyek sepenuhnya, meliputi kebutuhannya, metode implementasi, manfaat yang diharapkan, komponen biaya, dan metrik untuk mengukur kinerja.

Banyak perusahaan yang meremehkan biaya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi para pemasok jasa teknologi informasi, untuk beralih ke pemasok yang baru, untuk meningkatkan metode pengembangan perangkat lunak internal untuk menyamakan dengan para pemasok alih daya, dan untuk memantau para pemasok untuk memastikan bahwa mereka memenuhi kewajiban dalam kontraktual mereka. Perusahaan perlu mengalokasikan sumber daya untuk keperluan dokumentasi, mengirimkan RFP, menangani biaya perjalanan, melakukan negosiasi kontrak, dan manajemen proyek. Para ahli menyatakan bahwa ini memerlukan waktu antara 3 bulan hingga 1 tahun untuk sepenuhnya memindahkan pekerjaan kepada mitra di luar negri dan memastikan bahwa pemasok memahami bisnis anda sepenuhnya.

Alih daya luar negeri mendatangkan biaya-biaya tambahan untuk mengatasi perbadaan-perbedaan budaya yang mengeringkan produktivitas dan berurusan dengan permasalahan sumber daya manusia, seperti misalnya memecat atau merelokasi para karyawan dalam negeri. Semua biaya yang tersembunyi tersebut akan melemahkan beberapa manfaat yang diharapkan dari alih daya. Perusahaan, khususnyaharus berhati-hati ketika menggunakan para pelaku alih daya untuk mengembangkan atau untuk menjalankan aplikasi yang memberikan beberapa jenis keunggulan yang kompetitif.

General Motors Corporation (GM) telah melakukan alih daya atas 90% darin jasa TI-nya, meliputi sentra datanya dan pengembangan aplikasi. Perusahaan baru-baru ini memutuskan untuk mengarahkan 90% dari infrastruktur TI-nya sendiri (dari dalam perusahaan sendiri), dan hanya 10% yang dikelola oleh para pelaku alih daya. Menurunkan biaya menjadi penting, tetapi alasan utama dari GM untuk memangkas alih dayanya adalah untuk mengembalikan kendali atas sistem informasinya yang mana diyakini dapat mencegah perusahaan dari

GAMBAR 13.11 TOTAL BIAYA ALIH DAYA DI LUAR NEGERI

TOTAL BIAYA ALIH DAYA

Biaya kontrak alih daya $10.000.000

Biaya-biaya yang tersembunyi Kasus terbaik Biaya

Tambahan ($) TerburukKasus Tambahan($)Biaya

1.Pemilihan vendor 0% 20.000 2% 200.000

2.Biaya peralihan 2% 200.000 3% 300.000

4.Kehilangan produktivitas/permasalhan budaya 3% 300.000 27% 2.700.000 5.Meningkatkan proses pengembangan 1% 100.000 10% 1.000.000

6.Mengelola kontrak 6% 600.000 10% 1.000.000 Total biaya kasus alih daya (TCO)yang terbaik 10.000.000 1.520.000 11.520.000 15,2% Total biaya kasus alih daya (TCO) yang terburuk 10.000.000 5.700.000 15.700.000 57,0%

Jika suatu perusahaan mengeluarkan $10 juta pada kontrak alih daya di luar negri, maka perusahaan sebenarnya akan mengeluarkan 15,2% dalam biaya tambahan bahkan di bawah skenario kasus yang terburuk. Dalam skenario kasus yang terburuk, dimana terdapat penurunan yang dramatis dalam produktivitas seiring dengan biaya peralihan dan pemecatan yang luar biasa tinggi, suatu perusahaan dapat berharap untuk membayar sampai dengan 57% dalam biaya tambahan dengan pengeluaran tertinggi $10 juta untuk kontrak di luar negeri.

Memberikan tanggapan dengan cepat terhadap peluang yang kompetitif. Mengarahkan sistem informasi ke dalam perusahaan sendiri akan mempermudah bagi GM untuk memangkas daftar aplikasi TI-nya dengan sedikitnya 40%, berpindah menjadi platform yang lebih terstendarisasi, menyelesaikan proyek TI yang inovatif dengan lebih cepat, dan memperoleh kekuasaan yang lebih baik terhadap pelanggan dan data produksi, yang telah ditempatkan dalam terlalu banyak sistem yang berbeda.

PENGEMBANGAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN

DIGITAL

komponen perangkat lunak yang dapat digunakan kembali yang terstandardisasi yang dapat dirakit ke dalam seperangkat jasa yang lengkap bagi e-commerce dan e-business.

PENGEMBANGA APLIKASI CEPAT (RAD)

Istilah pengembangan aplikasi cepat (rapid aplication development-RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem yang dapat dilangsungkan dalam waktu yang sangat singkat. RAD dapat mencakup penggunaan pemrograman visual dan perangkat lainnya untuk membuat antarmuka grafis bagi pengguna, pembuatan prototipe iteratif dari elemen-elemen sistem yang terpenting, otomatisasi pembuatan kode program, dan kerja sama erat antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi.

Pengembangan yang gesit menitikberatkan pada pengiriman peranmgkat lunak kerja yang cepat dengan membagi suatu proyek yang besar ke dalam serangkaian subproyek yang kecil yang diselesaikan dalam suatu periode waktu yang pendek dengan menggunakan umpan balik yang berulang dan terus-menerus.Tiap-tiap proyek yang kecil dikerjakan oleh sebuah tim seakan-akan ini merupakan suatu proyek yang utuh, meliputi perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengodean, pengujian, dan dokumentasi.Metode yang gesit menekankan pada komunikasi berhadapan muka atas dokumen-dokumen yang tertulis, mendorong orang untuk bekerja sama dan mengambil keputusan dengan cepat dan lebih efektif.

PENGEMBANGAN BERBASIS KOMPONEN DAN LAYANAN

WEB

Untuk pembuatan perangkat lunak yang lebih capat, kelompok-kelompok objek telah dirakit untuk menyediakan komponen perangkat lunak untuk fungsi-fungsi yang umum, seperti antarmuka grafis bagi pengguna atau fungsi pemesanan online yang dapat dikombinasikan untuk membuat aplikasi bisnis berskala besar. Pendekatan terhadap pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen (component-based development), yang membuat sistem dapat dibuat dengan merakit dan mengintegrasikan komponen-komponen perangkat lunak yang tersedia. Perusahaan-perusahaan menggunakan pengembangan berbasis komponen untuk membuat aplikasi e-commerce dengan menggabungkan komponen-komponen yang tersedia secara komersial untuk program shopping cart (kereta belanja), autentikasi pengguna, mesin pencarian, dan katalog, dengan potongan-potongan peranti lunak untuk kebutuhan bisnis mereka tersendiri.

Selain untuk mendukung integrasi internal dan eksternal dari sistem, layanan web dapat digunakan sebagai perangkat pembuatan aplikasi sistem informasi baru dan perbaikan sistem yang ada.Layanan web dapat membuat komponen-komponen perangkat lunak yang dapat diimplementsikan melalui internet dan menyediakan fungsi-fungsi baru untuk sistem perusahaan yang sudah ada, atau membuat sistem baru yang menghubungkan sistem suatu perusahaan dengan sistem lainnya.Karena layanan perangkat lunak ini menggunakan standar yang universal, maka biayanya lebih rendah dan layanannya lebih mudah untuk disusun bersama daripada komponen-komponen yang sifatnya kepemilikan.

Layanan web dapat menjalankan fungsi-fungsi tertentu dengan cara mereka sendiri, dan mereka juga dapat mengikutsertakan layanan web lainnya untuk menyelesaikan transaksi-transaksi yang lebih rumit, seperti misalnya memeriksa kredit, pengadaan, atau memesan produk-produk.

PENGEMBANGAN APLIKASI MOBILE

Mengembangkan aplikasi bagi platform mobile cukup berbeda dari pengembangan untuk PC dan layar mereka yang jauh lebih besar.Aplikasi mobile perlu dioptimalkan untuk suatu tugas tertentu yang mereka yang laksanakan,mereka tidak berusaha untuk melaksanakan trlalu banyak tugas, dan mereka akan dirancang untuk kegunannya.

Ketika situs web yang sepenuhnya diciptakan bagi desktop disusutkan menjadi ukuran layar smartphone, sulit bagi pengguna untuk menavigasi melalui situs. Pengguna harus secara terus-menerus memperbesar dan memperkecil gambar serta menggulir untuk menemukan bahan material yang relevan. Oleh karenanya, perusahaan biasanya merancang situs web secara spesifik bagi antarmuka mobile dan menciptakan banyak situs mobile untuk memenuhi kebutuhan dari smartphone, tablet, dan browser desktop.