PERANAN SURAT MENYURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI TULIS
•
Surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang dan
isinya menyangkut kepentingan, masalah, dan
persoalan-persoalan pribadi disebut surat pribadi.
•
Dewasa ini teknologi komunikasi maju pesat,
sehingga lalu lintas informasi dan
penyampaian warta-warta cepat sampai dan
diterima pihak lain melalui telepon, radio,
televisi, internet dan masih banyak lagi. Surat
tetap merupakan alat komunikasi yang
mempunya kelebihan tersendiri dalam
Kelebihan surat sebagai komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah :
• Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai secara gamblang.
• Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan dengan telepon yang mungkin dapat disadap orang.
• Kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
• Efektif, karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
• Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah.
• Surat lebih memasyarakat, siapa saja dapat melakukan.
Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai pada tujuannya, seuai dengan kehendak si pengirim. Oleh karena itu, surat dikatakan baik, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :
• Surat ditulis dalam bentuk yang menarik.
• Surat mempunyai maksud dan tujuan.
• Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti, pakailah bahasa yang baik dan benar, baik susunan kata, kalimat, dan alineanya.
• Pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima.
• Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas.
PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan
hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan
yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling berkirim surat.
•
Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik pemerintah
maupun swasta terdiri dari :
•
Korespodensi Ekstern, yaitu hubungan surat menyurat yang
dilakukan oleh kantor/organisasi dengan pihak luar.
• Surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan
bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat menyurat adalah sebagai berikut :
• Surat menyurat atau korespodensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik membuat surat yang baik, dan memperbaiki konsep surat.
• Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
• Pengurusan surat mail handling yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif.
• Kearsipan/filling yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali
Surat menyurat merupakan kegiatan staf, tetapi kegiatan surat
menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi.
Oleh karena itu, pejabat dan pegawai, pejabat staf, para
pemimpin organisasi atau perusahaan harus mengerti
masalah surat, diantaranya :
•
Korespoden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa.
•
Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
•
Sekretaris.
•
Juru tik, harus menguasai teknik pengetikan, terutama
TUJUAN PENULISAN SURAT
•
Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,
diantaranya :
•
Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak
lain.
•
Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari
penerima surat tentang informasi yang disampaikan
tersebut.
•
Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang
Dalam praktiknya ternyata banyak instansi pemerintah
maupun organisasi yang kurang memperhatikan
pentingnya menguasai kententuan-ketentuan yang
berlaku dalam surat menyurat. Akibatnya banyak terjadi
kesalahan maupun kekurangan-kekurangan seperti :
1. Susunan surat tidak sistematis.
2. Susunan kalimat kurang efisien.
3. Kesalahan penggunaan tanda baca.
4. Ejaan yang tidak sesuai EYD.
6.Kurang sopan/ceroboh dalam
mengungkapkan gagasan.
7.Ketikan salah/banyak yang kotor.
D.FUNGSI SURAT
Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut :
1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. Dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Surat sebagai dokumen tertulis, misalnya akte kelahiran, surat keputusan (SK), surat nikah, KTP.
3. Duta organisasi atau wakil penulis, misalnya surat-surat yang dikirim oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain atau rekannya. Surat dapat mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, kewibawaan
penulisnya. Selain itu dapat mengetahui bagaimana seorang/suatu lembaga dalam mengeluarkan kebijakan-kebijakannya.
5.Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
6.Surat sebagai alat pengingat, bila dipergunakan untuk
mengetahui hal-hal yang telah terlupakan/telah lama
oleh Pimpinan.
7.Surat sebagai bukti historis, yaiti digunakan untuk
mengetahui atau menyelidiki kegiatan
seorang/organisasi pada masa silam.
Surat Sebagai Alat Komunikasi
• Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang arti sama. Sama ini dimaksudkan adalah sama makna, yaitu sama makna tentang suatu hal. Sebagai contoh, dua orang yang
berkomunikasi dapat berlangsung dengan baik apabila memiliki kesamaan makna mengenai apa yang diperbincangkan.
•
Komunikasi memiliki lima unsur, yaitu
komunikator (communicator, source, sender), pesan
(message), media (channel, media), komunikan
(communicant, communicate, receiver, recipient),
dan efek (effect, impact, influence).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada
komunikan melalui media yang dapat menimbulkan
efek tertentu. Ditinjau dari sifatnya, komunikasi
•
Korespodensi merupakan salah satu kegiatan
penting yang menunjang operasionalisasi
sebuah organisasi atau perusahaan. Kegiatan
berkorespondensi ini biasanya dilakukan oleh
sekretaris. Namun ada baiknya seorang
Fungsi Surat
Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Selain itu perlu diketahui beberapa hal lain yang menjadi fungsi surat, yaitu sebagai : • Bukti tertulis, surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis yang dapat
dijadikan arsip atau dokumentasi dan dapat dijadikan bahan bukti yang memiliki kekuatan hukum.
• Wakil, pengirim dapat menjadikan surat untuk mewakili ketidakhadiran atau jauhnya jarak penerima.
• Alat pengingat, karena keterbatasan daya ingat manusia maka dengan adanya surat dapat menjadikan pengingat suatu kegiatan atau aktivitas yang telah atau akan dilakukan.
Kelengkapan Surat
Surat dapat dikatakan sebagai citra diri dari pengirim,
baik perusahaan maupun pribadi. Untuk mendapatkan kesan yang baik, pengirim harus memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan tampilan dari surat itu sendiri agar terlihat menarik. Ada tiga hal yang harus
diperhatikan untuk mendukung penulisan surat yang baik, yaitu :
1. Penggunaan Kertas 2. Jenis Kertas
3. Jenis kertas yang biasa digunakan dalam penulisan surat adalah 4. Kertas HVS
Warna Kertas dan Tinta
• Kertas resmi biasanya berwarna putih terutama untuk surat pemerintah. Kertas surat untuk lembaga swasta biasanya menggunakan warna selain putih. Hal tersebut sengaja dilakukan untuk menarik perhatian penerima surat dan dapat memberi kesan berbeda, kreatif, dan semangat. Sebagai contoh perusahaan yang bergerak di bidang periklanan, event organizer, rumah produksi, dan sebagainya.
•
• Penggunaan warna tinta untuk tulis tangan maupun printer, baik instansi pemerintah maupun swasta pada umumnya sama, yaitu hitam
Ukuran Kertas
Sampai saat ini belum ada standarisasi ukuran kertas untuk
penulisan surat biasa maupun surat khusus (faktur, surat
tanda terima dsb.). Perusahaan menggunakan ukuran kertas
yang berbeda satu sama lain. Adapun ukuran kertas yang
digunakan untuk surat biasa adalah sebagai berikut :
1.
Folio (21x33 cm)
2.
A4 (21x29,7 cm)
3.
Kuarto (21x28 cm)
Untuk memo atau nota biasanya menggunakan ukuran
setengah folio (21x16,5 cm) atau setengah kuarto
Amplop dan Lipatan Surat
•
Ukuran amplop disesuaikan dengan kertas surat yang akan
dimasukkan. Ukuran amplop bervariasi. Hal tersebut
dikarenakan ukuran surat yang dimasukan ke dalam amplop
harus dilipat. Namun tidak semua kertas harus dilipat, sebagai
contoh dokumen penting seperti surat kontrak, surat
Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis
lipatan surat dan cara melipat serat lipatan jenis Baku,
Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda,
Perancis, Baron adalah sebagai berikut :
A. Lipatan Baku (Standard Fold)
B. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard
Fold)
•
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah
variasi dari lipatan surat betuk baku, perbedaan
terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara
melipat jenis Setengah Baku : kertas dibagi
c. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Akordion : kertas dibagi menjadi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
D.Lipatan Semi Akordion ( Semi Accordion Fold)
e. Lipatan Tunggal (Single Fold)
• Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi surat menjadi dua bagian yang sama kemudian dilipat. Cara melipat jenis Tunggal : kertas dibagi menjadi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
f. Liapatan Ganda (Parallel Double Fold)
• Lipatan kertas jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan
g. Lipatan Perancis (French Fold)
• Lipatan jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang sekarang banyak surat-surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangasawan Eropa tersebut. Cara melipat jenis Perancis : ketas dibagi menjadi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga
menghasilkan lipatan ke 2.
h. Lipatan Baron (Baronial Fold)
• Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena
Teknik Pembuatan Surat
Untuk membuat surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan persiapan dalam penulisan, pengetikan, daan pengiriman.
Persiapan Penulisan.
Pengetikan
•
Dalam pengetikan surat, penulis surat harus
memperhtikan kejelasan, kerapian, dan
kebersihannya. Apabila penulis surat tidak
mengindahkan hal-hal tersebut diatas maka
dapat mengurangi nilai surat (letter value).
