1 BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang
Informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan relevan akan membantu pimpinan atau pihak-pihak yang membutuhkan dalam mengambil suatu keputusan serta menentukan langkah-langkah dalam mempertahankan dan mengembangkan organisasi atau badan usaha yang dipimpinnya. Sistem informasi yang baik akan mendatangkan manfaat yang baik bagi organisasi atau perusahaan, maka diperlukan suatu media atau alat yang dapat menyajikan informasi tersebut yaitu komputer.Dimana komputer ini berfungsi untuk mengolah data dan membantu mempermudah pekerjaan manusia.
Dalam sebuah perusahaan keberadaan sistem informasi sangatlah diperlukan, karena peranannya sudah tidak diragukan lagi. Dukungannya dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini berarti bahwa suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dengan mempergunakan sistem informasi.
2
lebih unggul dibanding sistem manual, karena dengan sistem komputerisasi dapat melakukan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan juga meningkatnya aktivitas perusahaan, keberadaan sistem informasi yang baik sebagai pengolah data ternyata telah menarik berbagai perusahaan maupun industri untuk menggunakannya. Salah satu diantaranya adalah PT. PLN (Persero) PLTD Metro yaitu pada bagian logistik, yang merupakan pemegang kuasa usaha ketenaga listrikan untuk umum.
Dari kegiatan penyediaan barang, PT. PLN (Persero) PLTD Metro masih belum optimal karena masih dalam bentuk pengarsipan sehingga menyulitkan pengolahan data seperti pencarian data barang. Dikarenakan masih dalam bentuk pengarsipan maka pengolahan data dan pembuatan laporan akan terlambat sehingga proses permintaan barang dan penyajian laporan pun akan terlambat pula, dan ini mempengaruhi kinerja perusahaan.
Dilihat dari permasalahan tersebut, maka perlu dibuat suatu sistem informasi yang lebih baik yaitu dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Sehingga diharapkan dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer tersebut sistem informasi di PT. PLN (Persero) PLTD Metro akan lebih baik dari yang terlebih dahulu.
3
(Sumatra Bagian Belatan) , Lampung Tengah , dimana mempunyai fungsi yang melakukan perencanaan, persiapan, pelaksanaan dan pengendalian dalam kegiatan persediaan barang yang dibutuhkan.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian, sistem persediaan barang yang berjalan di PT. PLN (Persero) PLTD Metro, saat ini dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
1. Proses pengolahan data barang masih manual yaitu masih dilakukan dalam bentuk pencatatan pada pembukuan sehingga menyulitkan dalam pencarian data barang
2. Pembuatan laporan persediaan barang, laporan barang masuk, dan laporan barang keluar masih manual sehingga menyulitkan bagian gudang dalam proses pembuatan laporan permintaan barang.
3. Kebutuhan berbagai informasi pada saat tertentu tidak dapat terpenuhi dengan cepat dikarenakan masih dilakukan secara manual yaitu dalam bentuk pembukuan.
b. Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil analisis sistem yang ada maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan, diantaranya:
4
2. Bagaimana agar sistem persediaan barang di PT. PLN (Persero) PLTD Metro dapat berjalan secara cepat dan efisien.
3. Bagaimana agar proses pengolahan data barang dapat terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam laporan stok barang dan permintaan barang. 4. bagaimana cara agar kebutuhan berbagai informasi untuk berbagai pihak
pada saat tertentu dapat terpenuhi dengan cepat. 1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakan kerja praktek adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah:
1. Untuk mengetahui sistem persediaan barang pada PT. PLN (Persero) PLTD Metro.
2. Untuk membuat usulan sistem persediaan barang pada PT. PLN (Persero) PLTD Metro
3. Untuk mempermudah dalam pengolahan data persediaan barang sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
1.4. Batasan Masalah
1. Sistem informasi yang diusulkan yaitu sistem informasi persediaan barang. 2. Sistem informasi yang diusulkan hanya dapat digunakan pada bagian
5
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Lokasi kerja praktek dilakukan di PT. PLN (Persero) PLTD Metro, yang beralamat di Jl. Jend. Ahmad yani. No.511 kota Metro, Lampung Tengah . Dilaksanakan dari tanggal 12 Juli sampai dengan tanggal 9 agustus 2010.
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
NO MINGGU 1. Pengiriman Surat KP
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (1989 : 1) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan tertentu, sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran, maksud atau tujuan tertentu. Sistem terbagi atas dua kelompok didalam mendefinisikanya, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemenya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedure mendefinisikan sebagai berikut :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sustu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Jogianto HM (2000:1)
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedure menekankan
urutan-urutan operasi dalam sistem. Prosedure didefinisikan oleh Richard F.Neuschel sebagai berikut :
Suatu prosedure adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya
melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Pendekatan sistem yang lebih mendekatkan diri pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam Komite Standarisasi Perekayasaan Amerika (America Nasional Standards institute Inc.) mendefinisikan sebagai berikut :
yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang terpadu. Enid Squire (1992:1) .
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang saling berhubungan dan bertanggung jawab memproses masukan (input), sehingga menghasilkan keluaran (output) sesuai dengan keinginan. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang mana masing-masing menjalankan suatu tertentu yang mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2.1.1. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: 1. Tujuan (goal)
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. 2. Masukan (input)
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.
3. Proses (process)
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.
4. Keluaran (output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan.
5. Mekanisme Pengendalian (control mechanism) dan Umpan balik (feedback)
umpan balik (feedback). Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menyangkut pemahaman tentang karakteristik sistem, Jogianto HM (1989:1) berpendapat bahwa sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (Scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem(Environment)
Adalah apapun diluar sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
4. Penghubung sistem (Interface)
membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada super sistem. 7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem dapat mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menyangkut pemahaman tentang karakteristik sistem, Jogianto HM (1989:1) berpendapat sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu:
phisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Menyangkut pengertian tentang informasi ini, bahwa:
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
jika tidak dapat memberikan manfaat bagi masyarakat luas. tergantung dari tiga hal yaitu: 1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuannya, sehingga output (keluaran) bisa dipertanggung jawabkan.
2. Tepat waktu
Informasi pada saat diperlukan tidak boleh terlambat karena informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai lagi dalam pengambilan suatu keputusan.
3. Relevan
Informasi harus bermanfaat dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan pemakai 2.3. Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting dan dikatakan bernilai apabila manfaat dari informasi tersebut lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya di dalam pengambilan keputusan informasi itu sendiri dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga Processing System.
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Menyangkut pengertian tentang sistem informasi ini, Jogianto HM (1989:1) berpendapat bahwa:
Dari beberapa kutipan diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pihak tertentu dalam mengambil keputusan.
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Perancangan Sistem adalah kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan masukan. Tahapan perancangan sistem mempunyai dua maksud, yaitu sebagai berikut:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangunan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
2.4.1. Flow Map
Flow Map atau diagram alir data merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengevakuasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
2.4.2. Diagram Kontek (Context Diagram)
Context Diagram adalah bagian dari DFD yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi
sistem informasi dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Context Diagram menyoroti jumlah karakteristik sistem, yaitu:
Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).
a. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.
c. Penyimpanan data (Storage), yaitu digunakan secara bersamaan antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol penyimpanan dalam Context Diagram dibenarkan dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari luar sistem.
d. Batasan antara sistem dan lingkungan. Simbol yang digunakan dalam Context Diagram antara lain:
1. Persegi panjang (terminator)
Untuk berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data. 2. Lingkaran
Untuk menunjukan adanya kegiatan proses dalam sistem. 2.4.3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau di lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan diri dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.
2.4.4. Kamus Data
2.5. Persediaan Barang
Menyangkut pengertian tentang persediaan barang, tim pengajar cat.audit gunadarmacourse berpendapat bahwa:
Persediaan barang adalah jumlah barang yang ada di gudang mencakup barang yang masuk dari produksi, barang keluar atau penjualan, maupun barang retur .
2.6. Barang Masuk dan Barang Keluar
Barang masuk adalah menyajikan informasi jumlah dan data barang persediaan yang masuk atau diterima di gudang dalam suatu periode tertentu. dan
17 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Kelistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad 19, pada saat beberapa perusahaan Belanda antara lain Pabrik Gula dan Pabrik Teh mendirikan pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Kelistrikan untuk pemanfaatan umum mulai ada pada saat perusahaan swasta Belanda yaitu NV Nign yang semula bergerak di bidang gas memperluas usahanya di bidang listrik untuk kemanfaatan umum.
Pada tahun 1927 Pemerintah Belanda membentuk S Lands Waterkarcht Bedrijven (LWB) yaitu Perusahaan Listrik Negara yang mengelola PLTD Plegan, PLTA Barat, PLTU tarahan, Tes di Bengkulu, PLTA Tonsea Lama di sumatra barat dan PLTU di Jakarta. Selain itu beberapa Kota Praja dibentuk perusahaan-perusahaan listrik Kota Praja.
Dengan menyerahnya Belanda kepada Jepang dalam Perang Dunia ke II maka Indonesia dikuasai Jepang, oleh karena Jepang dan semua personil dalam perusahaan listrik tersebut diambil oleh orang-orang Jepang. Dengan jatuhnya Jepang ke tangan sekutu dan diproklamasikannya kemerdekaan Indonesia pada taggal 17 Agustus 1945 maka kesempatan yang baik ini di manfaatkan oleh pemuda dan buruh Listrik da Gas untuk mengambil alih perusahaan-perusahaan listrik dan gas yang dikuasai Jepang.
18
waktu itu diketuai oleh MR. Kasman Singodimedjo untuk melaporkan hasil perjuangan mereka. Selama delegasi Kobarsjah bersama-sama dengan Pimpinan KNI Pusat menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan- perusahaan listrik dan gas kepada Pemerintah Republik Indonesia.
Perusahaan tersebut diterima oleh Presiden Soekarno dan kemudian dengan Penetapan Pemerintah Tahun, 1945 No. 1 s/d tertanggal 27 Oktober 1945, maka dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga.
Dengan adanya agresi Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik dikuasai oleh Pemerintah Belanda atau pemiliknya semula. Pegawai-pegawai yang tidak mau bekerjasama kemudian mengungsi dan menggabungkan diri ke kantor-kantor Jawatan Listrik dan Gas di daerah-daerah Republik Indonesia yang bukan Daerah pendudukan Belanda untuk meneruskan perjuangan.
Para pemuda mengajukan mosi yang dikenal dengan Mosi Kobarsjah tentang Nasionalisasi Perusahaan Listrik dan Gas Swasta kepada Parlemen Republik Indonesia. Selanjutnya dikeluarkan keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor :163, tanggal 3 Oktober 1953 tentang : Nasionalisasi Perusahaan Listrik Milik Bangsa Asing di Indonesia jika waktu konsesinya habis.
19
1958 tentang : Nasionalisasi Perusahaan-Perusahaan Listrik dan Gas Milik Belanda. Dengan undang-undang tersebut maka seluruh Perusahaan Listrik Belanda berada di tangan Bangsa Indonesia.
Sejarah ketenagalistrikan di Indonesia mengalami pasang surut sejalan dengan pasang surutnya perjuangan bangsa, pada tanggal 27 Oktober 1945 kemudian dikenal sebagai hari Listrik dan Gas, hari tersebut telah diperingati untuk pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1946 bertempat di Gedung Badan Pekerja Komitye Nasional Pusat (BPKNIP) Yogyakarta. Penetapan secara resmi 27 Oktober 1945 sebagai Hari Listrik dan Gas berdasarkan Keputusan Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga, Nomor : 20 tahun 1960, namun kemudian berdasarkan Keputusan Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik Nomor : 235/KPTS/1975 tanggal 30 September 1975 Peringatan Hari Listrik dan Gas digabung dengan Hari Kebangkitan Pekerja Umum dan Tenaga Listrik yang jatuh pada tanggal 3 Desember. Mengingat pentingnya semangat dan nilai-nilai Hari Listrik maka berdasarkan Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor : 1134.K/43.PE/1992 tanggal 31 Agustus 1992 ditetapkanlah tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik Nasional.
3.2. Struktur Organisasi
20
Bagan Struktur Organisasi Bidang Logistik
PT PLN ( Persero ) Distribusi Jawa Sumatra bagian selatan PLTD metro Lampung Tengah
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Manajer Bidang
Logistik
Supervisor Bidang Logistik
Tata Usaha Gudang Kepala Bagian Gudang
21
3.3. Deskripsi Kerja
I. Manajer Bidang Logistik
Manajer bertanggung jawab atas pengelompokan usaha melalui optimalisasi seluruh bagian logistik secara efisien dan sinergis serta menjamin penerimaan, pengelolaan, dan pengeluaran barang.
II. Supervisor Bidang Logistik
Tugas pokoknya dalam melakukan pelaksanaan dan pengawasan dalam pengelolaan logistik.
III. Kepala Bagian Gudang
Tugas pokoknya dalam melakukan pelaksanaan logistik, yaitu menerima, mengelola, dan bertanggung jawab dalam pengeluaran atas semua barang. IV. Tata Usaha Teknik
Tugas pokoknya dalam melakukan pencatatan barang keluar dan perawatan barang.
V. Tata Usaha Gudang
22 BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu sistem informasi kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan aliran sisitem informasi persediaan barang yang sedang berjalan diperoleh keterangan sebagai berikut :
4.1.1. Analisis Dokumen
Adapun data-data yang digunakan dalam sistem informasi persediaan barang yang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Sumber : Bagian gudang
Fungsi : Untuk mengetahui persediaan barang
Periode Pembuatan : Pada saat akan membuat dokumen permintaan barang Item Data : kode_brg, nama_brg, harga_brg, merk_brg, tgl_brg
keluar, jumlah barang yang akan dibeli 2. Nama Dokumen : Permintaan Barang
Sumber : Bagian gudang
23
Periode Pembuatan : Pada saat pembelian barang
Item Data : kode_brg, nama_brg, harga_brg, merk_brg, jumlah_brg
3. Nama Dokumen : Surat Perintah Kerja Sumber : Bagian logistik
Fungsi : Sebagai surat untuk penunjukan pelaksanaan pekerjaan pengadaan material
Periode Pembuatan: Pada saat pembelian barang
Item Data : No_SPK, tgl, kode_supplier, nama-brg, jumlah_brg 4. Nama Dokumen : Laporan Barang Masuk
Sumber : Bagian gudang
Fungsi : Untuk mengetahui barang yang diterima Periode Pembuatan : Pada saat penyediaan barang
Item Data : kode_brg, nama_brg, harga_brg, jumlah_barang tgl_brg masuk, merk_brg
5. Nama Dokumen : Laporan Barang Keluar Sumber : Bagian gudang
Fungsi : Untuk mengetahui barang yang keluar Periode Pembuatan : Pada saat barang keluar
24
6. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran Sumber : Supplier
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran dari pembelian Barang
Periode Pembuatan : Pada saat pembelian barang
Item Data : kode_brg, nama_brg, harga_brg, merk_brg, jumlah_brg
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Adapun prosedur dari sistem persediaan barang di PT. PLN (Persero) PLTD Metro, yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. User melakukan permintaan barang kepada bagian gudang. Bagian gudang melakukan proses pembuatan permintaan barang yang dilihat dari buku persediaan barang, dari proses tersebut menghasilkan dua dokumen permintaan barang, dokumen permintaan barang rangkap kedua dijadikan sebagai arsip permintaan barang, dokumen permintaan barang rangkap pertama diberikan kepada supervisor bagian logistik.
25
3. Surat perintah kerja (SPK) diberikan kepada manajer bidang logistik untuk diverifikasi ulang. Apabila ada koreksi SPK diserahkan kembali kepada supervisor bidang logistik untuk diperbaiki. Apabila SPK tersebut telah disetujui, diserahkan kepada supervisor bidang logistik yang selanjutnya diserahkan kepada supplier.
4. Kemudian supplier melakukan proses persediaan barang, dari proses tersebut menghasilkan dokumen bukti pembayaran dan pesanan barang. 5. Supplier memberikan dokumen pembayaran dan pesanan barang kepada
bagian gudang.
6. Setelah detail barang yang dipesan sesuai, kemudian bagian gudang membuat laporan barang masuk dibuat dua rangkap. Laporan barang masuk rangkap kedua diarsipkan. Laporan barang masuk rangkap pertama diserahkan kepada supervisor bidang logistik untuk diverifikasi ulang kemudian diserahkan kepada manajer.
26
4.1.2.1. Flow Map
Flowmap dapat memberikan gambaran tentang sistem yang sedang berjalan saat ini. Dari sistem yang lama akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan sehingga diharapkan sistem akan berjalan lebih baik.
27
4.1.2.2. Diagram Konteks
Dibawah ini adalah diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan. Dimana diagram konteks ini menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.
Gambar 4.2 Diagram Konteks PersediaanBarang yang Sedang Berjalan 4.1.2.3. Data Flow Diagram
28
Gambar 4.3 DFD Level 1Persediaan Barang yang sedang Berjalan 4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil evaluasi, bagian logistik PT. PLN (Persero) PLTD Metro masih mengalami masalah dalam melakukan aktifitas persediaan barang. Adapun masalah yang dihadapi adalah:
1. Sistem pengolahan data yang sedang berjalan masih bersifat manual sehingga memerlukan ketelitian yang ekstra.
29
3. Sering terjadi kesulitan dalam pencarian data barang sehingga menghambat waktu.
4. Pembuatan laporan masih dicatat secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan.
Dari kelemahan-kelemahan tersebut, untuk itu diperlukan suatu sistem komputerisasi yang cukup bagus untuk membantu SDM yang telah ada agar mereka tetap dapat bekerja dengan baik dan menggunakan waktu seefektif mungkin. Sehingga permasalahan yang ada terutama yang berkaitan dengan sistem persediaan barang dapat diselesaikan.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Pada sub bab ini akan dibahas mengenai perancangan sistem informasi yang diimplementasikan pada aplikasi yang akan digunakan untuk mengatasi masalah sistem yang ada, sehingga tujuan dari perancangan ini dapat berjalan sesuai dengan sistem yang diharapkan.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
30
4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Adapun penjelasan dari perancangan prosedur sistem persediaan barang di PT. PLN (Persero) PLTD Metro yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Proses Permintaan barang
Bagian gudang membuat dokumen permintaan barang yang diambil dari file persediaan barang, setelah itu dokumen permintaan barang diserahkan kepada supervisor. Dari dokumen permintaan barang tersebut dibuat SPK yang diserahkan kepada manajer. Setelah disetujui manajer, supervisor menyerahkan SPK kepada supplier.
2. Laporan Barang masuk
Supplier menyerahkan barang beserta dokumen pesanan barang kepada bagian gudang. Dari dokumen pesanan barang tersebut dilakukan input data barang ke database dimana hasilnya berupa laporan barang masuk yang diserahkan kepada supervisor. Setelah laporan barang masuk tersebut diverifikasi oleh supervisor kemudian diserahkan kepada manajer.
3. Laporan Barang Keluar
31
4.2.2.1. Flow Map
Flow map merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari sistem yang diusulkan. Untuk lebih jelasnya, prosedur dari sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.4.
32
4.2.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
33
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Data flow diagram ( diagram alir data ) adalah representasi graphis dari suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.
Gambar 4.6 DFD Level 1 Persediaan Barang yang Diusulkan
4.2.2.4. Kamus Data
34
Adapun kamus data dari sistem persediaan barang di PT. PLN (Persero) PLTD,Metro yang diusulkan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 4.1 Kamus Data untuk Daftar Permintaan Barang Nama Arus Data : Daftar Permintaan Barang
Alias : -
Periode : Pada saat permintaan barang Aliran data : F.Persediaan Barang_Proses 1.2
Struktur Data : tgl, kode_brg, nama_brg, satuan, hrg_satuan, jumlah_hrg, hrg_tot
Tabel 4.2 Kamus Data untuk Data Barang Nama Arus Data : Data Barang
Alias : Spesifikasi Barang
Periode : Pada saat pengecekan barang Aliran data : F.Persediaan Barang_Proses 1.1
Struktur Data : kode_brg, nama_brg, stok, hrg_satuan, jumlah_hrg, hrg_tot
Tabel 4.3 Kamus Data untuk Data Barang Masuk Nama Arus Data : Data barang Masuk
Alias : -
35
Aliran data : Proses 1.3_F.Persediaan Barang
Struktur Data : tgl_masuk, kode_brg, nama_brg, satuan,
Tabel 4.4 Kamus Data untuk Data Barang Keluar Nama Arus Data : Data Barang Keluar
Alias : -
Periode : Pada saat setiap ada barang keluar Aliran data : Proses 1.1_Proses 1.5
Struktur Data : tgl_keluar, kode_brg, nama_brg, satuan,
Tabel 4.5 Kamus Data untuk Laporan Barang Masuk Nama Arus Data : Laporan Barang Masuk
Alias : -
Periode : 2 kali per bulan
Aliran data : Proses 1.3_F.Persediaan Barang F.Persediaan Barang_Proses 1.4
Struktur Data : tgl_masuk, kode_brg, nama_brg, satuan, hrg_satuan, jumlah_hrg, hrg_tot
36
Alias : -
Periode : 2 kali per bulan
Aliran data : Proses 1.5_F.Persediaan Barang F.Persediaan Barang_Proses 1.6
Struktur Data : tgl_keluar, kode_brg, nama_brg, satuan, hrg_satuan, jumlah_hrg, hrg_tot
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan
Diharapkan dengan diusulkannya perancangan sistem persedian barang di bagian logistik PT. PLN (Persero) PLTD Metro, masalah-masalah yang dihadapi dapat dihadapi diantaranya :
1. Degan adanya sistem informasi yang telah dirancang diharapkan masalah yang dihadapi khususnya dalam pengelolaan data barang bisa berjalan dengan baik dikarenakan data telah tersimpan di dalam data base.
2. Diharapkan dengan perancangan sistem yang baru dapat mempermudah dalam pembuatan laporan barang masuk dan laporan barang keluar, serta dapat mengurangi kesalahan dalam pembuatan laporan.
37
4.2.4. Implementasi Desain Input 1. Input Data Barang
Gambar 4.7 Desain Input Data Barang
2. Data Barang Masuk
38
3. Data Barang Keluar
39
4.2.5. Implementasi Desain Output 1. Laporan Data Barang
40
2. Laporan Barang Masuk
41 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat mengenai sistem informasi persediaan barang di PT. PLN (Persero) PLTD Metro, diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut;
1. Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang telah dirancang masalah yang dihadapi khususnya dalam pengolahan data dan persediaan barang yang berjalan kurang efisisen dan sering terjadi kesalahan dapat diselesaikan karena pengolahan datanya sudah terkomputerisasi.
2. Diharapkan dengan diterapkannya sistem yang baru dengan terkomputerisasi, maka dapat membantu bagian gudang dalam pembuatan laporan barang masuk dan laporan barang keluar. Dimana laporan-laporan tersebut dapat dikerjakan dengan efisien dan dengan waktu yang relative singkat.
42
5.2. Saran
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN LOGISTIC BARANG DI PT. PLN (PERSERO) PLTD METRO WILAYAH SUBAGSEL (SUMATRA BAGIAN SELATAN)
LAMPUNG TENGAH
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Strata satu program studi Sistem informasi
Disusun Oleh :
M.ZUlfachry F.E 10507615
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
2.3. Pengertian Sistem Informasi 11 2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur. 12
2.4.1. Flow Map 12
2.4.2. Diagram Kontek (Context Diagram) 12
2.4.3. Data Flow Diagram (DFD) 13
2.4.4. Kamus Data 13
2.5. Persediaan Barang 14
2.6. Barang Masuk dan Barang Keluar 14
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 15
3.2. Struktur Organisasi 17
3.3. Deskripsi Kerja 19
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem 20
4.1.1. Analisis Dokumen 20
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan 22
4.1.2.1. Flow Map 24
4.1.2.3. Data Flow Diagram 26
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan 27
4.1.4. Usulan Perancangan Sistem 28
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem 28
4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan 29
4.2.2.1. Flow Map 30
4.2.2.2. Diagram Konteks 32
4.2.2.3. Data Flow Diagram 32
4.2.2.4. Kamus Data 33
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan 37
4.2.4. Implementasi Desain Input 38
4.2.5. Implementasi Desain Output 39
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 41
5.2. Saran 42
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
Jogianto HM.2000.Analisis system informasi dan pendekatan terstuktur.Andi offset.jogyakarta
Jogianto HM.1989. Prosedur Pendekatan system. pengertian system. buku kita. Bandung.
Winardi 1990. Pengantar tentang teori system dan analisis system. Mander maju. Bandung
Jogianto HM 1989 klasifikasi system.andi.jogyakarta
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT, Karena berkat karunia dan rahmat yang telah di berikan-nya, akhirnya kami dapat menyelesaikan dan menyusun Laporan Kerja Peraktek ini yang berjudul Sistem Informasi Persediaan Logistic Barang di PT. PLN (Persero) PLTD wilayah Sumatra Bagian Selatan (Subagsel) Metro, Lampung Tengah
Laporan ini di susun untuk memenuhi salah satu syarat kurikulum program srata-1, fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, jurusan manajemen informatika, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun sastraprawira, M.sc, selaku dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer .
3. Bapak Yasmi Afrizal, S.Kom, M.Kom selaku ketua Jurusan Manajemen Informatika
5. Bapak Sukran, selaku pembimbing di lapangan yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan Kerja Peraktek
