BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Dengan seiring semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut suatu organisasi atau instansi membutuhkan teknologi Informasi. banyak kegiatan yang dilakukan hanya dalam lingkup terbatas kini dapat dilakukan dalam cakupan yang sangat luas, bahkan mendunia. Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Perkembangan teknologi di zaman sekarang sangat pesat dan cepat, terutama dalam bidang sistem informasi. Pada era globalisasi kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat tentunya akan terus berhubungan dengan komputer, terutama pada teknologi informasi.
Masyarakat diharapkan untuk mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan cepat, tidak hanya berasal dari sumber daya manusia akan tetapi dapat berasal dari alat teknologi serta komponen-komponennya yang mendukung. Begitu pula pada instansi pemerintah, komputer sudah menjadi alat yang sangat diperlukan dalam melakukan kegiatan. Terutama bagi instansi pemerintah yaitu DISKOMINFO JABAR (Dinas Komunikasi Dan Informatika Provinsi Jawa Barat) yang bertugas sebagai sarana pelayan masyarakat yang memiliki fungsi menyebarkan informasi mengenai Jawa Barat. Dinas ini berlokasikan di Jl.Tamansari No.55 Bandung Jawa Barat. Akan tetapi penggunaan komputer masih sangat kurang optimal. Misalnya dalam pengabsenan karyawan atau pegawai masih dikerjakan secara manual dengan menandatangani daftar hadir yang ada, sehingga penggunaan waktu yang kurang efisien dalam pengabsenan, penggunaan kertas yang banyak pula, dan sering terjadi kesalahan dalam memasukkan data absen karyawan dan memakan waktu yang cukup lama. Waktu yang seharusnya dapat digunakan oleh pegawai atau karyawan baik staf dalam mengerjakan tugasnya terhalang oleh antrian absensi. Karena daftar hadir berupa kertas maka dalam penyimpanan data akan terjadi penumpukan dan kemungkinan hilangnya data sangat besar. Persediaan kertas yang seharusnya dapat dipakai dalam waktu sebulan, karena daftar hadir persediaan kertas dapat digunakan hanya dua minggu. Karenanya karyawan atau pegawai staf umum harus kerja dua kali yaitu memasukkan data absen pegawai dan membuat laporan bagi pimpinan. Selain itu proses pencarian data pegawai maupun absensi akan mengalami kesulitan bila pengerjaan masih dilakukan secara manual. Dengan demikian hasil yang didapat dari setiap pegawai tidak maksimal. Oleh karenanya diperlukan suatu sistem informasi yang berwujud program aplikasi untuk membantu pegawai staf umum dalam memeriksa data absensi pegawai, sehingga membantu kelancaran semua kegiatan di pemerintahan.
maka setiap proses yang ada harus menunjang dan dilakukan secara komputerisasi dan sistematik agar memudahkan dalam proses kerja di perusahaan tersebut.
Oleh sebab itu kegiatan absensi pada pegawai harus dilakukan secara cepat, mudah dan akurat. Karena itu sistem informasi yang berwujud pada program aplikasi pengolahan data absensi sangat penting dipergunakan di instansi pemerintahan khususnya DISKOMINFO JABAR. Maka dari itu penulis ingin membantu dalam mencari solusi dari permasalahan tersebut. Absensi merupakan hal yang sangat penting karena menyangkut penghasilan serta jabatan pegawai. Pegawai dapat dinaikkan golongan serta jabatannya dilihat dari absensi selama tiga tahun. Sehubungan dengan hal tersebut, maka menjadi alasan bagi penyusun atau penulis untuk membuat laporan kerja praktek dengan judul “SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI DISKOMINFO BANDUNG“.
Dengan nantinya terdapat layanan buku tamu yang mampu memudahkan bagi karyawan dalam pengabsenan atau berbagai keperluan ke Dinas Komunikasi dan Informatika tersebut.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Masalah yang menjadi sorotan utama dalam kegiatan absensi disebuah instansi pemerintah, yaitu:
a. Kegiatan yang dilakukan masih secara manual mulai dari pencarian nama, penandatanganan daftar hadir yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan yang ada di instansi.
b. Sering terjadi kesalahan dalam memasukkan data absen pegawai.
c. Tempat penyimpanan data absensi yang membutuhkan tempat yang besar, data absensi digunakan untuk penaikan golongan dan gaji pegawai.
d. Pemborosan kertas yang digunakan dalam pembuatan daftar hadir
Berdasarkan permasalahan yang sudah diidentifikasi, maka penulis dapat merumuskan masalah-masalah yang ada di dihadapi sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem absensi yang berjalan.
3. Bagaimana cara mengurangi kesalahan yang terjadi 4. Bagaimana sistem yang diusulkan untuk absensi
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek Lapangan
Maksud dilaksanakannya kerja praktek ini adalah untuk mengetahui dan memperbaharui sistem yang berjalan dengan sistem baru yang akan diusulkan. Mulai dari Planning, mempelajari sistem yang berjalan, sampai dengan membuat sistem informasi yang baru. Sistem ini ditujukan untuk memberi informasi absensi bagi pegawai atau karyawan, staf dan pimpinan dan membantu dalam pengolahan data pegawai. Sedangkan tujuan dari dilaksanakannya kerja praktek ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem yang berjalan
2. Untuk membantu pekerjaan pada staf dalam mengelola sistem 3. Mengenali proses yang terjadi di dalam sistem absensi
1.4. Metode Pengembangan Sistem
Metode penelitian adalah suatu metode penelitian yang menggmbarkan suatu rencana yang akan digunakan dalam suatu penelitian. Dalam penyusunan kerja praktek ini tim penulis melakukan penelitian untuk memperoleh fakta dan mengumpulkan data yang diperlukan. Tahap-tahap
dalam mengumpulkan data yang diperlukan yaitu dengan cara : 1. Observasi
Observasi adalah Penelitian yang dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap bagian-bagian yang diteliti. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data yang tepat.
2. Wawancara
3. Studi pustaka
Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku, diktat kuliah, literature-literature dan sumber-sumber kepustakaan lain yang berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas. Untuk metode pengembangan sistem perangkat lunak yang digunakan ialah Prototype Paradigma. Metode pengembangan sistem secara prototype paradigma yaitu suatu metode dalam pengmbangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat di evaluasi oleh pemakai. Tahapan dalam metode prototype sebagai berikut:
Gambar 1.1 Prototyping Paradigma Sumber : Al Bahra (2006:15)
1. Developer dan customer bertemu dan mendefinisikan obyektif software secara menyeluruh, mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan yang diketahui dari area pekerjaan.
2. Quick design : pembuatan desain global untuk membentuk software. 3. Build prototype : pembuatan software prototype termasuk pengujian dan
penyempurnaan.
1.5. Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi permasalahan pada:
3. Sistem hanya membahas tentang penginputan data karyawan dan informasi yang ada hubungannya dengan kegiatan yang sedang berjalan.
1.6. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Penulis melakukan praktek kerja lapangan untuk membangun sistem informasi absensi di Diskominfo. Dinas ini berlokasikan di Jl.Tamansari No.55 Bandung Jawa Barat. Adapun waktu pelaksanaan kerja praktek lapangan yaitu selama satu bulan, terhitung dari tanggal 4 Juli 2010 sampai dengan 30 Juli 2010.
Adapun jadwal Kerja Praktek selama penyusunan Laporan ini adalah:
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
NO Aktivitas Juli
I II III IV 1 Orientasi
2 Wawancara dan pengumpulan data 3 Identifikasi kebutuhan user
4 Pemahaman Kerja Sistem 5 Analisis
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut : “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatukesatuan atau organisasi”.. Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto (2005:1)].
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan, entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
masukan yang berwujud adalah bahan mentah atau produk, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan atau jasa).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan,dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bias merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya :
1. Komponen-komponen (Components)
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (Environtment)
harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan informasi (Object)
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem Sumber : Jogiyanto (2005:3)
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya: sistem teologia, yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. 2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya: perputaran bumi.
5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem computer. 6. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisinya masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
7. Sistem Tertutup (closed sistem) merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya. 8. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.
2.2. Pengertian Informasi
Informasi ibaratnya darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.[Jogiyanto (2005:8)]. Adapun pegertian Informasi menurut Susanto: “Informasi adalah data yang telah diolahyamg mempunyai nilai guna atau manfaat bagi sipemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai input”.[Susanto (2004:40)].
Dari pengertian dua diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu hasil (output) dari suatu dari yang diolah dengan cara tertentu terlebih dahulu.
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (Time Lines)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat . Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan (Relevance)
Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap–tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.
Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna,sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 :
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building blok) yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. 5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan kegagalan sistem itu sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, dan sabotase. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah dan dapat langsung cepat diatasi.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut. Sistem informasi didefinisikan sebagai Jogiyanto. “Suatu sistem dalam sebuah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihakluar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. [Jogiyanto (2005:11)].
Adapun kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.
2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Save, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses informasi.
5. Check, yaitu suatu aktifitasuntuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai denagn yang diharapkan.
Sedangkan komponen sistem informasi terdiri dari :
1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : perangkat komputer, printer, jaringan.
2. Perangkat lunak (software).
3. Data : merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan pendekatan bagaimana menggunakan alat-alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan tahapan pengembangan sistem informasi. Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus data (data dictionary), pseudocode, flow map, diagram konteks, DFD, Normalisasi dan tabel relasi
2.4.2. Metode Pengembangan Sistem
Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai. Selain itu, prototipe membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi. Untuk metode pengembangan sistem perangkat lunak yang digunakan ialah Prototype Paradigma. Metode pengembangan sistem secara prototype paradigma yaitu suatu metode dalam pengmbangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat di evaluasi oleh pemakai. Tahapan dalam metode prototype sebagai berikut:
Adapun penjelasan dari gambar 2.2 adalah yang terdiri dari tahap – tahap sebagai berikut :
1. Developer dan customer bertemu dan mendefinisikan obyektif software secara menyeluruh, mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan yang diketahui dari area pekerjaan.
2. Quick design : pembuatan desain global untuk membentuk software. 3. Build prototype : pembuatan software prototype termasuk pengujian dan
penyempurnaan.
2.4.3. Alat Bantu Analisis
Adapun beberapa alat bantu yang dapat digunakan dalam analisis dan perancangan sistem dalam metode pendekatan sistem diantaranya adalah:
1. Flow Map
Flowmap merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan fomulir termasuk tembusan-tembusannya. Beberapa symbol yang digunakan dalam flowmap antara lain :
a. Dokumen
Simbol ini menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer.
b. Kegiatan manual
Simbol ini menunjukkan pekerjaan manual yang dilakukan oleh manusia. c. Simpanan Offline
Simbol ini menunjukkan file non-komputer yang diarsipkan. d. Proses
Simbol ini menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. e. Simpanan data
Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan data. 2. Diagram Kontek
direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks. Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini dapat kita ketahui sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.[Ladajamudin (2005:64)]. Diagram konteks meliputi beberapa system antara lain :
1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain. 2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpanan data.
5. Batasan antara sistem yang dirancang dengan lingkungan
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Ada beberapa simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data, antara lain :
a. Entity luar
tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entity luar. Entity luar bisa digambarkan secara fisik dengan sekelompok orang atau mungkin sebuah sistem.
b. Aliran data
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya. Adapun simbol dari aliran data bentuk garisnya boleh bebas.
c. Proses
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum digambarkan dengan lingkaran.
d. Berkas atau tempat penyimpanan
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simbol dari berkas ini dapat digambarkan dengan garis paralel.
4. Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-aimbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Dalam membuat kamus data, harap diperhatikan beberapa hal yaitu:
1. Apakah semua aliran data dan penyimpanan dalam DFD sudah didefinisikan dalam kamus data
2. Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan dengan baik 3. Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali
4. Apakah semua notasi yang digunakan pada kamus data sudah dikoreksi 5. Adakah elemen data dalam kamus data tidak menjelaskan sesuatu dalam
DFD atau Entity Relation
5. Perancangan Basis Data
a. Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokkan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. Kegunaan normalisasi adalah untuk meminimasi pengulangan informasi dan memudahkan identifikasi entiti/obyek. Langkah-langkah pembentukan normalisasi adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. 2. Bentuk normal kesatu (First Normal Form /1-NF)
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat tomic value).
3. Bentuk normal kedua (Second Normal Form/2-NF)
Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya). Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika memenuhi 1-NF dan setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian atribut.
4. Bentuk normal ketiga (Third Normal Form/3-NF)
5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Suatu relasi dikatakan telah memenuhi kriteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF), jika dan hanya jika setiap determinan adalahsuatu candidate key. b. Tabel Relasi
Table integrity constrain atau table relasi berisikan daftar keterkaitan data yang terjadi dalam langkah atau batasan apa yang berlaku bila terjadi proses insert, update dan delete.
2.5. Software Pendukung
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Keberadaan PUSLAHTA di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era komputer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari No. 57 Bandung.
dengan keberadaan Puslahta Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk kerja sama penggunaan mesin komputer IBM S-370/125 seperti IPTN , PJKA, ITB Dan pihak Swasta lainnya. Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan.Di dalam salah satu pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 22 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat sebagai pelaksana dari Instruksi Menteri Dalam negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia.
Sebagai tindak lanjut dari Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93 perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Provinsi Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor 5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang struktural.
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat telah ditetapkan Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor Pengolahan Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun 1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun 1994. Sedangkan Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8 April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No. 294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1981 tanggal 29 Juni 1981.
Dasar Hukum :
1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia .
2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat.
Nomenklatur :
BAPESITELDA adalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika .
Selanjutnya, berdasarkan Perda Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov. Jabar diganti menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat disingkat DISKOMINFO, yang berlokasi di Jalan Tamansari no. 55 Bandung.
3.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu system pembagian kerja yang didalamnya terdapat hubungan kelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi perusahaan sangat penting peranannya didalam menjalankan dan mengendalikan aktifitas perusahaan sehingga seluruh kegiatan perusahaan yang baik dan efektif dapat tercapai. Organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi dan manajemen berlangsung.
Berdasarkan Perda, Dinas Komunikasi dan Informatika berada diperingkat 20 dengan sruktur organisasi sebagai berikut di bawah ini.
1. Kepala
2. Sekretariat, membawahkan :
a. Sub.Bagian Perencanaan dan Program b. Subbagian Keuangan
c. Subbagian Kepegawaian dan Umum
3. Bidang Pos Dan Telekomunikasi, membawahkan : a. Seksi Pos Dan Telekomunikasi
b. Seksi Monitoring dan Penetiban Spektrum Frekuensi c. Seksi Standarisasi Pos Dan Telekomunikasi
4. Bidang sarana Komunikasi Dan Diseminasi Informasi, membawahkan : a. Seksi Komunikasi Sosial
b. Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah daerah c. Seksi Penyiaran Dan Kemitraan Media
5. Bidang Telematika, membawahkan; a. Seksi Pengembangan Telematika b. Seksi Penerapan telematika
c. Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika 6. Bidang Pengolahan Data Elektronik, membawahkan:
a. Seksi Kompilasi Data b. Seksi Integrasi Data
c. Seksi Penyajian Data dan Informasi. 7. Balai LPSE
a. Tata Usaha LPSE
b. Layanan Informasi LPSE
c. Dukungan dan Pendayagunaan TIK LPSE
3.3. Deskripsi Kerja
Berikut adalah deskripsi kerja di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat:
a. Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas Pemerintahan Daerah bidang komunikasi dan informatika berdasarkan asas otonomi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan .
b. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),Dinas mempunyai fungsi :
1. Penyelenggaraan perumusan, penetapan, pengaturan dan koordinasi serta pelaksanaan kebijakan teknik dan telekomunikasi,sarana komunukasi dan diseminasi informasi, telematika, serta pengolahaan data elektronik.
2. Penyelenggaraan fasilitasi dan pengendalian komunikasi dan informatika meliputi pos dan telekomunikasi,sarana komunikasi dan diseminasi informasi, telematika, serta pengolahaan data elektronik.
3. Penyelenggaraan koordinasi dan UPTD. 2. Kepala Dinas
a. Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan, penetapan, memimpin,mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan,tugas pokok dinas serta mengkoordinasikan dan membina UPTD
b. Rincian Tugas Kepala Dinas ;
1. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas pokok fungsi dinas.
2. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana pembangunan dan pengembangan komunikasi dan informatika di daerah.
3. Menyelenggarakan penetapan kebijakan teknis dinas sesuai dengan kebijakan umum pemerintah daerah.
5. Memberikan saran pertimbangan dan rekomendasi kepada gubernur mengenai komunikasi dan informatika sebagai penetapan kebijakan umum pemerintah daerah.
6. Menyelenggarakan koodinasi dan kerjasama dengan instansi pemerintah,swasta dan lembaga terkait lainya untuk kelancaran pelaksanaan tugas dinas.
7. Menyelenggarakan telahaan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.
8. Menyelenggarakan koodinasi penyusunan rencana strategis, pelaksanaan tugas teknis serta evaluasi dan pelaporan yang meliputi kesekretariatan,pos dan komunikasi, sarana komunikasi dan diseminasi informasi dan telematika,serta pengolahan data elektronik.
9. Menyelenggarakan perumusan dan penetapan rencana strategis, laporan akuntanbilitas kinerja instansi pemerintah(LAKIP),LKPJ dan LPPD dinas.
10.Menyelenggarakan koordinasi kegiatn teknis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan umum komunikasi dan informatika ; 11.Menyelenggarakan perumusan telaahan staf sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijakan.
12.Menyelenggarakan koordinasi dengan badan koordinasi pemerintahaan dan pembangunan wilayah dalam pelaksanaan kegiatan di kabpaten/kota.
13.Menyelenggarakan koordinasi dan membina UPTD. 14.Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
15.Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
3. Sekretariat
4. Bidang Pos dan Telekomunikasi
Bidang pos dan telekomunikasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijkan teknis dan fasilitasi pos dan telekomunikasi .
5. Bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi
Bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijkan teknis dan fasilitasi sarana komunikasi dan diseminasi informasi.
6. Bidang telematika
Bidang telematika mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengakajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi telematika .
7. Bidang pengolahaan data elektronik
Bidang pengolahan dan elektronik mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijkan teknis dan fasilitasi pengolahan data elektronik.
8. Unit pelaksanaan fungsi dinas
a. Untuk melaksanakan sebagian kegiatan tekns operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang,pada dinas dapat di bentuk UPTD , yang mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa kabupaten atau kota b. Pembentukan, tugas pokok, fungsi,rincian tugas unit serta susunan
organisasi dan tata kerja UPTD sebagaimana dimaksud. 9. Kelompok jabatan dan fungsional
a. Kelompok jabatan dan fungsional mempunyai tugas dan melaksanakan sebagian tugas pemerintah daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
b. Kelompok jabatan dan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang - undangan.
d. Jenis dan jenjang jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang – undangan.
e. Jumlah tenaga jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan beban kerja. f. Uraian tugas kelompok jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan
ketentuan perundang – undangan. 10.Tata kerja
a. Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya,kepala dinas, sekretaris, kepala bidang, kepala sub subbagian , kepala seksi, kepala UPTD dan kelompok jabatan fungsional, wajib dalam lingkkungan masing – masing antar satuan organisasi lingkungan dinas,serta instansi lain di luar dinas,sesuai dengan tugas pokok.
b. Kepala dinas wajib mengawasi bawahanya, dengan ketentuan hal terjadi penyimpangan,harus mengambil langkah – langkah yang diperlukan sesuai ketentuan peratuaran perundang – undangan . c. Kepala dinas bertanggung jawab memimpin dan mengkordinasikan
bawahaan dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahanya.
d. Kepala dinas wajib mengikuti mematuhi petumjuk dan bertanggung jawab pada atasan serta menyampaikan laporan berkala secara tepat waktu.
e. Setiap laporan yang diterima oleh kepala dinas dari bawahanya wajib diolah dan diperguanakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut.
f. Dalam penyampaian laporan kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Dalam menganalisis suatu sistem harus benar-benar diperhatikan, karena
analisa sistem merupakan langkah yang paling penting yang dapat menentukan terhadap semua prosedur sistem yang sedang maupun akan dirancang. Dengan langkah analisa sistem ini kita bisa mengetahui apakah sistem yang kita buat mempunyai banyak kelebihan atau tidak.Analisis sistem adalah sebuah tindakan di mana dilakukan pembelajaran tentang sebuah sistem dalam hal ini kita melakukan analisi terhadap sistem yang berjalan seperti yang dilakukan di bawah
ini. Analisis yang dilakukan terhadap sistem absensi pegawai di dapatkan seperti data yang ada di bawah ini.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen mempunyai tujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yag terkait dalam sistem serta hal – hal apa saja yang berkaitan dengan
dokumen tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi sebagai masukan pada pengembangan sistem yang diusulkan. Analisis dokumen terdiri dari fungsi, sumber, rangkap, distribusi, data periode dan isi. Adapun analisis dokumen yang ada pada absensi pegawai :
Tabel 4.1 Dokumen Pegawai Fungsi : Membuat Data
Sumber : Pegawai
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Administrasi
Data Periode : Setiap ada pegawai baru
Tabel 4.2 Dokumen Absensi Fungsi : Mencatat data absensi
Sumber : Pegawai
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Administrasi
Data Periode : Setiap melakukan absensi
Isi : Nip, Nama, Jabatan, Jam Masuk, Tgl, Keterangan
Tabel 4.3 Dokumen Laporan
Fungsi : Memberikan informasi data absensi
Sumber : Administrasi
Rangkap : 3(tiga)
Distribusi : Kasub, Sekretaris, dan Kepala Dinas
Data Periode : Setiap hari dan setiap bulan
Isi : Nip, Nama, Jabatan, Jam Masuk, Tgl, Tgl
Laporan
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahn-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.
4.1.2.1. Flow Map
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukkan dan keluaran dari sistem. Diagram kontek dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem
Gambar 4.2 Diagram Kontek Sistem yang sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Pada data flow diagram level dapat diketahui penjabaran dari diagram kontek dimana pada level ini terdapat proses-proses yang terdapat pada sistem.
4.1.2.4. DFD Level 0
4.1.2.5. DFD Level 1 dari proses 1
Gambar 4.4 DFD Level 1 dari proses 1 Sistem yang sedang Berjalan
4.1.2.6. DFD Level 2 dari proses 2
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, penyusun dapat mengevaluasi sistem berdasarkan pada sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi absensi pegawai yaitu, Pegawai yang diterima bekerja di diskominfo akan mengisi data pribadi sebagai data pegawai. Setelah terdaftar sebagai pegawai, maka saat akan melakukan absensi nama pegawai tersebut akan muncul dalam
daftar absensi karyawan. Setelah absensi ditandatangani maka kertas absensi akan diserahkan pada administrasi untuk diperiksa, jika absensi pegawai sudah lengkap maka administrasi akan membuat laporan absensi untuk diserahkan pada Kasub, sekretaris, dan untuk disimpan sebagai arsip. Jika keterangan belum lengkap maka kertas absensi akan diserahkan kembali pada pegawai untuk dilengkapi. Laporan harian yang didapat oleh sekretaris akan
dikumpulkan untuk sebagai bahan lapoaran bulanan absensi yang akan diserahkan pada Kepala Dinas.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara rinci. Dalam
perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa sistem, karena dari analisa baru dapat dibuat suatu perancangan sistem. Dari hasil analisa dan evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan sistem informasi dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk
mendapat informasi yang lebih cepat. Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki atau membuat sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang berdasrkan analisis pada sistem yang sedang berjalan.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
dengan absensi pegawai, maka aplikasi yang dirancang adalah program aplikasi yang dapat membantu untuk mempermudah dan mempercepat proses pencarian data, penyimpanan data, dan pembuatan laporan.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Dalam pembuatan sistem baru di perlukan adanya suatu sistem.
4.2.2.1. Flow Map
4.2.2.2. Diagram konteks
Gambar 4.7 Diagram Kontek Sistem yang Diusulkan
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Pada data flow diagram level dapat diketahui penjabaran dari
diagram kontek dimana pada level ini terdapat proses-proses yang terdapat pada sistem.
4.2.2.3.1. DFD Level 0
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu informasi yang digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. Kamus data untuk data yang mengalir pada data flow diagram dapat dilihat sebagai berikut :
DFD Level 0 :
Nama Arus Data Data Absensi
Arus data Pegawai - Proses1, F_ pegawai – Proses1, Proses1– F_absensi.
Atribut Nip, Nama, Jabatan, No_Absensi
Nama Arus Data : Data record absensi
Arus data : F_absensi – Proses2, Proses2 - Pegawai
Atribut : Nip, Nama, Jabatan, Jam_Masuk, Tanggal
Nama Arus Data : Data pegawai
Arus data : F_absensi – Proses3, Proses3 - Pegawai
Atribut : Nip, Nama, Jabatan, Alamat,
Tahun_masuk Nama Arus Data : Data absensi sah
Kasub, Proses4 - Kadis
Atribut : Nip, Nama, Jabatan,
Jam_masuk,Keterangan
4.2.2.5. Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses untuk mengubah suatu tabel kedalam beberapa tabel. Normalisasi biasa dipakai oleh perancang database untuk melakukan verifikasi terhadap tabel-tabel yang telah dibuat sehingga tidak menimbulkan masalah saat data diperbaharui maupun saat dihapus. Suatu tabel dikatakan normal jika
memenuhi kondisi-kondisi tertentu.
1. Langkah pertama dalam merancang basis data dengan sumber kamus data adalah membentuk tabel tidak normal yaitu dengan menggabungkan semua atribut yang ada pada kamus data dalam satu tabel.
Bentuk unnormal sebagai berikut :
Pegawai= { Nip, Nama, Jabatan, No_Absensi, Nip, Nama, Jabatan, Jam_Masuk, Nip, Nama, Jabatan, Alamat, Tanggal, Tahun_masuk, Nip, Nama, Jabatan, Jam_masuk,Keterangan }
2. Langkah kedua membentuk tabel normal/skema 1 dengan syarat menghilangkan semua atribut yang redudansi dari tabel yang belum normal.
Bentuk UnNormal
Bentuk Normal I
Bentuk normal pertama dapat terpenuhi, apabila tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain bernilai sama seperti yang terlihat dibawah ini :
Pegawai= { Nip, Nama, Jabatan, No_Absensi, Jam_Masuk, Alamat, Tahun_masuk, Keterangan }
3. Langkah yang ketiga adalah membentuk tabel normal 2 dengan syarat atribut bukan kunci harus tergantung penuh kepada atribut
kunci (primary key).
Bentuk Normal II
Pegawai = Absensi =
{Nip*, Nama, Jabatan, Alamat, Tahun_masuk, } {No_Absensi**, Jam_Masuk, Keterangan, Tanggal
4. Lalu langkah selanjutnya yaitu merelasikan setiap tabel yang telah
Pegawai =
Absensi =
{Nip*, Nama, Jabatan, Alamat, Tahun_masuk, }
{No_Absensi**, Jam_Masuk, Keterangan, Tanggal, NIP** }
4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang diusulkan
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan, maka tim penyusun mendapat bahan untuk dievaluasi pada sistem informasi absensi pegawai. Evaluasi tim penyusun menitik beratkan dengan mengubah data tertulis menjadi data elektronik. Dengan begitu dapat mempermudah pegawai untuk
melakukan absensi dan pembuatan laporan yang dilakukan oleh administrasi. Pegawai melakukan absensi dengan menggunakan komputer, yaitu menginput NIP. Data pegawai sebelumnya sudah tersimpan dalam database server. Setelah pegawai menginput NIP akan muncul konfirmasi, jika data belum lengkap. Data yang sudah lengkap akan disimpan dalam database server. Administrasi akan membuat laporan harian absensi pegawai yang datanya
diambil dari database server. Laporan harian yang berbentuk kertas akan diberikan pada kasub. Saat sistem masih manual sekretaris akan menerima laporan harian absensi berupa kertas. Untuk sistem yang diusulkan sekretaris akan mengambil data absensi harian pegawai dari database server tersebut, yang kemudian akan disusun menjadi sebuah laporan bulanan absensi
pegawai. Laporan tersebut akan diserahkan kepada Kepala Dinas.
4.2.4. Perancangan Antar Muka
Rancangan antar muka merupakan tahap yang harus dikerjakan pada proses pembuatan sebuah program atau aplikasi. Antar muka atau inteface
4.2.4.1. Perancangan Menu Utama
Gambar 4.9 Perancangan Menu Utama
4.2.4.2. Perancangan Pengabsenan Pegawai
4.2.4.3. Perancangan Login Admin
Gambar 4.12 Perancangan Login Admin
4.2.4.4. Perancangan Pengelolaan absensi
Gambar 4.13 Perancangan Pengelolaan absensi
4.2.4.5. Perancangan Pembuatan Absensi
4.2.4.6. Perancangan Rekapitulasi
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Absensi merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh setiap pegawai
untuk menetukan kenaikan penghasilan dan jabatan. Akan tetapi absensi yang
dilakukan di Diskominfo masih manual, yaitu menandatangani kertas absensi.
Dari hasil pembahasan sebelumnya terdapat beberapa masalah yang dapat
mengurangi efektifitas dan efesiensi dalam menjalankan rangkaian proses
Peneriman tamu Diskominfo Provinsi Jawa Barat. Dengan dibangunnya aplikasi
Absensi Pegawai di Diskominfo Provinsi Jawa Barat ini maka dapat ditarik
beberapa kesimpulan yaitu :
1. Dengan dibangunnya aplikasi Absensi Pegawai dapat mempercepat
pegawai dalam melakukan absensi pegawai atau karyawan yang ada di
Diskominfo Provinsi Jawa Barat.
2. Dengan dibangunnya aplikasi Absensi Pegawai dapat mempermudah
pengolahan informasi absensi pegawai bagi bagian kepagawaian.
3. Sistem informasi absensi ini dapat dengan mudah digunakan dan dipelajari
oleh pegawai.
5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka saran yang diharapkan yaitu dilakukan
suatu pembuatan Sistem Informasi absensi pegawai. Sehingga keberadaannya bisa
lebih mempermudah pegawai, data-data pegawai dan absensi lebih aman.
Ketepatan dan kelengkapan data dapat dijadikan maksud dari program yang
dibangun untuk mempercepat proses dalam pembuatan laporan absensi. Untuk
mengoptimalkan kinerja sistem ini, maka penulis mengusulkan beberapa saran
yang dapat di pertimbangkan :
1. Dengan adanya perancangan aplikasi Absensi Pegawai tamu ini
diharapkan dapat memicu pengembang lainnya untuk lebih berinovasi
2. Harus adanya maintenance terhadap sistem tersebut agar efektivitas sistem dapat terus berjalan dengan baik dan optimal.
3. Proses Penerimaan tamu ini akan lebih baik jika dapat terintegrasi dengan
sistem yang lain dari dinas yang bersangkutan. Sehingga data akan lebih
SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI DISKOMINFO
BANDUNG
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Wenner Siallagan NIM. 10508451
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
iii 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan…. ... 1
1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah…. ... 3
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek Lapangan… ... 4
1.4. Metode Pengembangan Sistem… ... 4
1.5. Batasan Masalah… ... 5
1.6. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek.. ... 6
BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem… ... 7
2.1.1. Elemen Sistem.. ... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem… ... 9
2.1.3. Klasifikasi Sistem.. ... 11
2.2. Pengertian Informasi.. ... 12
2.3.Pengertian Sistem Informasi.. ... 14
2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem… ... 15
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem… ... 16
2.4.2. Metode Pengembangan Sistem… ... 16
iv
2.5. Software Pendukung… ... 21
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan.. ... 22
3.2. Struktur Organisasi.. ... 25
3.3. Deskripsi Kerja.. ... 26
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan… ... 31
4.1.1. Analisis Dokumen... 31
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan.. ... 32
4.1.2.1. Flow Map.. ... 32
4.1.2.2. Diagram Konteks.. ... 34
4.1.2.3. Data Flow Diagram.. ... 34
4.1.2.4. DFD Level 0… ... 34
4.1.2.5. DFD Level 1 dari proses 1… ... 35
4.1.2.6. DFD Level 2 dari proses 2.. ... 35
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan.. ... 36
4.2. Usulan Perancangan Sistem.. ... 36
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem.. ... 36
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan.. ... 37
4.2.2.1. Flow Map… ... 38
4.2.2.2. Diagram konteks… ... 39
4.2.2.3. Data Flow Diagram.. ... 39
4.2.2.3.1. DFD Level 0.. ... 39
4.2.2.4. Kamus Data.. ... 40
4.2.2.5. Normalisasi.. ... 41
4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang diusulkan.. ... 43
4.2.4. Perancangan Antar Muka.. ... 43
4.2.4.1. Perancangan Menu Utama.. ... 44
v
4.2.4.3. Perancangan Login Admin.. ... 45
4.2.4.4. Perancangan Pengelolaan absensi.. ... 45
4.2.4.5. Perancangan Pembuatan Absensi.. ... 45
4.2.4.6. Perancangan Rekapitulasi.. ... 46
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan… ... 47
5.2. Saran… ... 47
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir,”Dasar Pemograman Berdinamis Berdasarkan PHP”,Andi,
Yogyakarta:2001.
Al Bahra Ladjamudin.B, “Rekayasa Perangkat Lunak ” Graha Ilmu,Yogyakarta:
2005.
Azhar Susanto, 2000, Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Pengembangannya, LINGGA JAYA, Bandung.
Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. “Manajemen Sistem Informasi ”, Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta:2005.
Fatansyah, Ir, “Basis Data”, Informatika, Bandung:2001.
H.M Jogiyanto, 1999. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer
Pemrograman Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Edisi ketiga, Andi Offset
: Yogyakarta
H.M Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis. Edisi ketiga, Andi Offset : Yogyakarta
Kadir Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset : Yogyakarta
Pohan Husni Iskandar, ”Pengantar Perancangan Sistem”, Erlangga, Jakarta:2000.
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan keadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat
menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul “SISTEM INFORMASI
ABSENSI PEGAWAI DISKOMINFO BANDUNG“ yang telah di laksanakan
semenjak tanggal 4 juli 2011 pada Dinas Komunikasi Dan Informatika Bandung
yang berlokasi di Jl.Tamansari No.55 Bandung. Laporan kerja praktek ini adalah
merupakan salah satu syarat akademis yang harus dibuat oleh setiap mahasiswa
sistem informasi Universitas Komputer Indonesia Bandung dengan tujuan agar
mahasiswa lebih memahami antara teori yang didapat di bangku perkuliahan
dengan pelaksanaan pada kerja praktek di Dinas Komunikasi Dan Informatika
Bandung, sehingga ilmu yang didapat lebih baik dan dimengerti oleh setiap
mahasiswa. Adapun isinya mencakup uraian singkat mengenai data – data yang
terdapat di Diskomin Bandung, pelaksanaan dan pengawasan di perusahaan
tersebut. Pembahasanya di dasarkan atas apa yang telah penyusun amati di lokasi
perusahaan dan dari berbagai pihak yang berkepentingan dengan teori-teori yang
pernah penulis dapatkan di bangku perkuliahan.
Penyusun menyadari bahwa laporan kerja praktek ini bisa selesai adalah
berkat bantuan bimbingan dan nasehat dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini
tim penulis mengucapkan banyak terima kasih khususnya kepada Mamah dan
Papah tercinta yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, perhatian serta
do’a yang begitu besar sehingga penyusun dapat menyelesaikan penyusunan
laporan kerja praktek ini. Selain itu ucapan terima kasih yang sedalam-dalamnya
kepada semua pihak yang telah membantu terutama kepada :
1. Bapak, Dr.Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia.
2. Bapak, Dadang Munandar, S.E..M.Si , selaku Ketua Prodi Sistem
ii
3. Bapak, Iyan Gustiana, S.Kom, M.Kom, selaku dosen wali yang telah
memberikan panduan, bimbingan dan semangat didalam penyelesaian
laporan kerja praktek ini.
4. Bapak, Ervin Yanuardi Effendi,Amd, selaku pembimbing pada saat
melakukan penelitian di Diskominfo.
5. Teman-teman di kelas SI-9 yang telah member dukungan
6. Saudara-saudaraku yang mendukung sepenuh hati.
Tim Penyusun menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna
karena keterbatasan penyusun sebagai mahasiswa. Oleh karena itu, dengan segala
kerendahan hati, kritik dan saran yang membangun dalam menyempurnakan
laporan Kerja Praktek ini dengan senang hati tim penyusun menerimanya. Akhir
kata Penyusun sampaikan pula harapan semoga laporan ini dapat memberikan
manfaat yang cukup berarti khususnya bagi Penyusun dan bagi pembaca,
khususnya teman-teman mahasiswa Unikom.
Bandung, 20 Oktober 2011
