SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DI KANTOR PUSAT PT. MITRA INSAN UTAMA BANDUNG
KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
ASTRI HERDIYANTI 10109519
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
G-1
RIWAYAT HIDUP
NAMA LENGKAP : ASTRI HERDIYANTI
NIM : 10109519
TEMPAT / TANGGAL LAHIR : PANGKALPINANG / 01 AGUSTUS 1990
JURUSAN / PROGRAM : TEKNIK INFORMATIKA / S1
ALAMAT : JALAN SEKELOA SELATAN I NO.15 RT 01/
RW 02, BANDUNG-40132
NO HANDPHONE : 087824597654
E-MAIL : ASTRIHERDIYANTI@ROCKETMAIL.COM
PENDIDIKAN TERAKHIR :
SD : SDN 86 PANGKALPINANG
SMP : SMPN 3 PANGKALPINANG
iii
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR SIMBOL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang ... 1
1.2Identifikasi Masalah ... 2
1.3Maksud dan Tujuan ... 3
1.3.1 Maksud ... 3
1.3.2 Tujuan ... 3
1.4Batasan Masalah ... 4
1.5Metode Penelitian ... 5
1.5.1 Metode Pengumpulan Data... 5
1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak ... 6
1.6Sistematika Penulisan ... 8
iv
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 10
2.1.2 Visi Misi dan Motto Perusahaan ... 10
2.1.2.1 Visi ... 10
2.1.2.2 Misi ... 11
2.1.2.3 Motto ... 11
2.1.3 Lingkup Kerja Perusahaan ... 11
2.1.4 Mitra Kerja Perusahaan ... 12
2.1.5 Logo Perusahaan ... 13
2.1.6 Struktur Organisasi ... 14
2.1.6.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 14
2.1.6.2 Struktur Organisasi Bagian SDM & ADM ... 16
2.2 Landasan Teori ... 16
2.2.1 Pengertian Sistem ... 16
2.2.2 Elemen Sistem ... 17
2.2.3 Karakteristik Sistem ... 17
2.2.4 Klasifikasi Sistem ... 19
2.2.5 Pengertian Informasi ... 20
2.2.6 Pengertian Sistem Informasi ... 21
2.2.7 Pengertian Jaringan Komputer ... 21
2.2.7.1 Jenis-jenis Jaringan Komputer ... 22
2.2.7.2 Topologi Jaringan Komputer ... 23
2.2.7.3 Manfaat Jaringan Komputer ... 25
2.2.7.4 Pengertian Client/Server ... 26
v
2.2.9 Alat Bantu Analisis ... 29
2.2.10 Pegawai 29 ... 29
2.2.11 Cuti Pegawai... 29
2.2.12 Mutasi Pegawai ... 31
2.2.13 Pensiunan ... 32
2.2.14 Perangkat Lunak Pendukung ... 32
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Perancangan ... 35
3.1.1 Analisis Masalah ... 35
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 35
3.1.2.1 Prosedur Pembuatan Data Pegawai ... 36
3.1.2.2 Prosedur Cuti Pegawai ... 37
3.1.2.3 Prosedur Mutasi Pegawai ... 40
3.1.2.4 Prosedur Pensiun Pegawai ... 42
3.1.3 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 44
3.1.3.1 Analisis Perangkat Keras ... 44
3.1.3.2 Analisis Perangkat Lunak ... 45
3.1.3.3 Analisis Jaringan... 46
3.1.3.4 Analisis Pengguna ... 47
3.1.4 Analisis Basis Data ... 49
vi
3.1.6 Spesifikasi Proses ... 63
3.1.7 Kamus Data ... 79
3.2 Perancangan Sistem ... 83
3.2.1 Perancangan Basis Data ... 83
3.2.1.1 Diagram Relasi ... 84
3.2.1.2 Struktur Tabel ... 84
3.2.2 Perancangan Struktur Menu ... 89
3.2.3 Perancangan Antarmuka ... 90
3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Admin ... 91
3.2.3.2 Perancangan Antarmuka User ... 109
3.2.3.3 Perancangan Pesan ... 126
3.2.4 Jaringan Semantik ... 127
3.2.4.1 Jaringan Semantik Admin ... 127
3.2.4.2 Jaringan Semantik User ... 128
3.2.5 Perancangan Prosedural ... 128
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 4.1 Implementasi ... 135
4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 135
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak... 136
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 136
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 141
4.1.4.1 Implementasi Antarmuka Admin ... 142
vii
4.2.2 Pengujian Alpha ... 162
4.2.3 Hasil Pengujian Alpha ... 182
4.2.4 Pengujian Betha ... 182
4.2.5 Hasil Pengujian Betha ... 184
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 185
5.2 Saran ... 185
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Kerja Praktek yang berjudul “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI KANTOR PUSAT PT. MITRA INSAN UTAMA BANDUNG”.
Penulisan Kerja praktek ini disusun berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di kantor pusat PT. Mitra Insan Utama Bandung. Dengan kerja praktek ini diharapkan mahasiswa semakin banyak melihat, belajar, memahami dan mengembangkan berbagai aplikasi sehingga dapat berperan dalam kemajuan teknologi dan informasi yang ada saat ini.
Selama penulisan Kerja Praktek ini, penulis banyak mendapatkan bantuan, bimbingan serta dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, pada kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada yang terhormat:
1. Orang tua dan kakak kakak penulis yang selalu memberikan dorongan serta doa sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik.
2. Teman-teman yang telah membantu penulis dalam memberikan dukungan dan partisipasi berupa semangat dan ilmu pengetahuan.
ii
6. Ibu Tita Darhita selaku pembimbing di kantor pusat PT. Mitra Insan Utama Bandung.
7. Bapak-bapak dan ibu-ibu karyawan SDM & ADM yang telah membantu penulis serta staf PT. Mitra Insan Utama yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuan selama melaksanakan kerja praktek di kantor PT. Mitra Insan Utama Bandung.
8. Bapak Irawan Afrianto, M.T selaku ketua program studi teknik informatika Universitas Komputer Indonesia
9. Semua Pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu yang ikut serta membantu penulis dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini.
Semoga Allah SWT selalu melimpahkan Rahmat dan Berkah-Nya kepada mereka, amin.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Kerja Praktek ini masih belum sempurna, sehingga diharapkan kritik dan saran yang membangun agar penulis dapat menyusun karya yang lebih baik lagi. Semoga Kerja Praktek ini dapat bermanfaat dan semoga Alloh SWT senantiasa memberikan hikmah yang berlimpah kepada kita semua, amin.
Bandung, Januari 2013
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
PT. Mitra Insan Utama adalah sebuah perusahaan alih daya yang menyediakan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan diluar PT. Mitra Insan Utama, atau lebih dikenal dengan sebutan Outsourcing.
PT. Mitra Insan Utama ini memiliki kantor pusat yang beralamatkan di jalan PHH Mustofa No. 45 Bandung dan telah memiliki kantor cabang hampir disetiap wilayah Indonesia. Klien tetap PT. Mitra Insan Utama yang masih bekerja sama hingga saat ini adalah PT. PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Barat dan Banten, kemampuan serta profesionalisme PT. MIU ini sudah diakui oleh PT. PLN dikarenakan pengalaman yang telah dimiliki oleh PT. MIUsemenjak pertama kali berdiri yakni tahun 2002.
SDM & ADM harus memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip tersebut dan membutuhkan waktu yang lama dalam pengelolaan serta pencarian data pegawainya.
Untuk menunjang perkembangan PT. Mitra Insan Utama tentunya dibutuhkan solusi yang dapat memecahkan masalah yang ada pada sistem kepegawaian tersebut. Berdasarkan masalah diatas, maka dibutuhkan sistem informasi kepegawaian dengan harapan mampu meningkatkan efisiensi kinerja pegawai dan menghasilkan informasi yang tepat, akurat dan cepat serta terintegrasi dengan judul “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI KANTOR PUSAT PT. MITRA INSAN UTAMA BANDUNG”.
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas ditemukan beberapa masalah pada sistem kepegawaian yang ada antara lain:
1. Perusahaan masih menggunakan aplikasi sederhana sebagai database seperti microsoft excel dalam pengelolaan datanya sehingga banyak file yang harus disimpan berdasarkan kategori wilayahnya masing-masing.
2. Perusahaan masih menggunakan arsip sebagai media penyimpanan datanya sehingga membutuhkan suatu ruangan khusus untuk menyimpan tumpukan arsip.
3
4. Membutuhkan waktu yang lama dalam pengelolaan serta pencarian data pegawai.
1.3Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dalam pembuatan laporan ini adalah sebagai berikut:
1.3.1 Maksud
Maksud dari penulisan laporan ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi kepegawaian yang ada di kantor pusat PT. Mitra Insan Utama Bandung dengan harapan dapat mempermudah bagian kepegawaian dalam pengelolaan data dan pencarian data agar lebih efisien.
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah bagian kepegawaian untuk proses pengolahan tambah, edit dan hapus informasi pegawai.
2. Mempermudah bagian kepegawaian dalam pencarian data pegawai.
3. Mempermudah bagian kepegawaian dalam menginput, membuat surat serta mencetak surat mutasi pegawai.
4. Mempermudah bagian kepegawaian dalam menginput, membuat surat serta mencetak surat cuti pegawai.
6. Membantu bagian kepegawaian agar tidak terjadi penumpukan arsip lagi sehingga keadaan kantor lebih rapi.
7. Mempermudah pegawai dalam mencetak kartu pegawai berdasarkan data yang sudah ada.
1.4Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian ini ditetapkan beberapa batasan masalah, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Proses yang terdapat pada sistem yang dibangun adalah pengolahan data pegawai yang meliputi tambah, edit, dan hapus data pegawai. Pengolahan mutasi pegawai, cuti pegawai serta pengolahan data pensiun pegawai. 2. Pencarian data berdasarkan nomor induk pegawai.
3. Nomor induk pegawai terdiri dari tujuh karakter yaitu 3 huruf diawal sebagai keterangan penempatan, serta 4 angka terakhir diambil dari tahun masuk serta nomor urut pegawai.
4. Jika data pada menu tambah data pegawai ada yang tidak diisi sesuai ketentuan, maka data tidak akan dapat disimpan.
5. User dari aplikasi ini adalah karyawan bagian SDM & ADM sebagai client yang dapat mengakses menu di tampilan user, sedangkan admin dari aplikasi ini adalah IT dari bagian SDM & ADM yang mengelola user serta menu yang ada di tampilan admin.
5
laporan sesuai tanggal yang diinputkan user, sehingga dapat menampilkan laporan harian maupun bulanan.
7. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql sebagai database.
1.5Metode Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah yang logis, dimana memerlukan data untuk mendukung terlaksananya suatu penelitian.
Metode penelitian yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi kepegawaian di PT. Mitra Insan Utama ini adalah dengan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah metode penelitian yang meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu kondisi, suatu pemikiran ataupun suatu peristiwa masa sekarang. Metode penelitian ini terdiri dua tahapan, yaitu metode pengumpulan data dan metode pembangunan perangkat lunak.
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data primer adalah dengan studi lapangan dan studi pustaka.
1. Studi lapangan
Studi lapangan adalah cara mengumpulkan data dengan cara melakukan penelitian langsung dengan objek penelitian. Studi lapangan meliputi kegiatan wawancara dan observasi.
Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung kepada pembimbing penulis di kantor PT. Mitra Insan Utama untuk memperoleh data yang berhubungan dengan pembangunan aplikasi.
b. Observasi
Observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti.
2. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data melalui literatur, jurnal, paper dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul proposal. Proses ini dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan segala informasi tentang aplikasi sistem informasi kepegawaian baik itu dari buku, artikel ilmiah, maupun sumber dari internet.
1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak adalah metode waterfall. Tahap-tahap yang dilalui pada metode waterfall adalah sebagai berikut:
1. Rekayasa dan Pemodelan (System Engginering)
Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan kebutuhan sistem informasi kepegawaian yang akan dibangun.
2. Analisis perangkat Lunak (Software Analysis)
7
menentukan prosedur-prosedur yang bekerja. Adapun fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi proses dan fungsi keluaran. 3. Perancangan perangkat Lunak (Software Design)
Perancangan perangkat lunak merupakan perancangan sistem informasi kepegawaian yang dilakukan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Perancangan tersebut meliput perancangan struktur file, stuktur menu, stuktur program, format masukan (input) dan format keluaran (output).
4. Implementasi perangkat lunak (Coding)
Implementasi perangkat lunak yaitu kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari perancangan perangkat lunak ke dalam kode program yang dimengerti oleh bahasa mesin.
5. Pengujian perangkat lunak (Testing)
Pengujian perangkat lunak yaitu memfokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai dengan hasil yang diinginkan setelah proses.
6. Pemeliharaan (Maintenance)
Gambar 1.1. Metode Penelitian Waterfall
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang masalah, identifikasi dari masalah yang ada, menentukan maksud dan tujuan penelitian, menentukan batasan masalah, menentukan metode penelitian yang digunakan serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
9
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Membahas analisis sistem dan perancangan sistem. Analisis sistem terdiri dari analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kebutuhan non fungsional, analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, spesifikasi proses dan kamus data. Perancangan sistem terdiri dari perancangan basis data, diagram relasi, struktur table, perancangan struktur menu, perancangan antarmuka, jaringan semantik serta perancangan prosedural.
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Berisi tentang tahapan-tahapan yang dilakukan untuk menerapkan sistem yang telah dirancang. Implementasi sistem terdiri dari implementasi perangkat keras, implementasi perangkat lunak, implementasi basis data, implementasi antarmuka. Serta pengujian sistem yang terdiri dari pengujian alpha dan pengujian betha.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
10
2.1Tinjauan Perusahaan
Berikut ini akan dibahas mengenai profil lengkap dari PT. Mitra Insan Utama serta konsep dasar dari sistem yang akan dibangun.
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Mitra Insan Utama atau yang juga dikenal dengan PT. MIU adalah sebuah perusahan alih daya yang bergerak dalam bidang pengadaan barang dan jasa pegawai untuk perusahaan lainya baik itu BUMN maupun BUMS. Perusaahan ini dibentuk karena adanya kebutuhan impasing tenaga karyawan yang dikelola Kopkar PLN dan YPK PLN. Berbentuk badan usaha perseroan terbatas berdasarkan nomor akte pendirian nomor 18 tanggal 22 april 2002, perusahaan ini terus berkembang hingga saat ini dan telah memiliki cabang hampir di seluruh wilayah indonesia dengan kantor pusat yang terletak di jalan PHH mustofa No. 45 Bandung.
PT. MIU hingga telah memiliki tenaga kerja sebanyak ±11.300 (per juli 2012). Saat ini PT. MIU dipimpin oleh direktur utama bapak Ir. Hilwin Manan yang juga ikut bekerja sama membangun PT. MIU sejak pertama kali berdiri. Klien utama PT. MIU adalah PT.PLN PERSERO, dimana PT. MIU menyediakan tenaga kerja yang profesional hampir disetiap bidang pekerjaan seperti P2TL, pelayanan terpadu (YANDU), pelayanan teknik (YANTEK), hingga satuan pengamanan (SATPAM) sekalipun. Namun beberapa tahun terakhir ini PT. MIU telah bekerja sama dengan rumah sakit dan bank yang membutuhkan tenaga kerja profesional.
2.1.2 Visi Misi dan Motto Perusahaan 2.1.2.1VISI
11
2.1.2.2MISI
- Menjalani bisnis alih daya yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.
- Menjalani bisnis alih daya yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.
- Menjadikan bisnis alih daya sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat
- Mengupayakan agar bisnis alih daya menjadi pendorong kegiatan ekonomi masyarakat.
-2.1.2.3MOTTO
- DIKENAL yaitu DIsiplin KErja keras dan prodessioNAL.
2.1.3 Lingkup Kerja Perusahaan
PT. MIU adalah perusahaan alih daya tenaga kerja, namun tidak hanya penyedia jasa tenaga kerja melainkan pengadaan barang untuk perusahaan lain. Adapaun lingkup kerja PT. MIU adalah sebagai berikut.
Pengadaan barang :
- alat/peralatan/suku cadang - alat kantor
- barang cetakan
- teknik dan listrik elektrikal
- mekanikal dan konstruksi alat berat - alat kesehatan
- alat laboratorium - kendaraan bermotor Jasa :
- Jasa recruitment tenaga kerja baik itu tenaga kerja baru maupun migrasi - Jasa pembacan meter (cater)
- Cleaning service - Satuan pengamanan - Teknik instalasi listrik
- Konsultasi bisnis dan manajemen
- Jasa pemeliharaan jaringan (SUTM 20 KU) terpadu - Operator mesin produksi
- Jasa pelatihan assessor bersertifikat internasional
- Validasi sertifikat internasional serta lembaga pelatihan kerja
2.1.4 Mitra Kerja Perusahaan PT. PLN (Persero) :
1. PT.PLN (PERSERO) Kantor Pusat
2. PT.PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Barat Dan Banten 3. PT.PLN (PERSERO) Distribusi Jakarta Raya Dan Tangerang 4. PT.PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Tengah Dan D.I Yogyakarta 5. PT.PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Timur
6. PT.PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Barat
7. PT.PLN (PERSERO) Wilayah Sumatera Selatan, Jambi Dan Bengkulu 8. PT.PLN (PERSERO) Wilayah Riau Dan Kepulauan Riau
9. PT.PLN (PERSERO) Wilayah Bangka Belitung 10.PT.PLN (PERSERO) Wilayah Kalimantan Barat
11.PT.PLN (PERSERO) Wilayah Kalimantan Selatan Dan Tengah 12.PT.PLN (PERSERO) Wilayah Kalimantan Timur
13.PT.PLN (PERSERO) Wilayah Maluku Dan Maluku Utara 14.PT.PLN (PERSERO) Wilayah Papua Dan Papua Barat 15.PT.PLN (PERSERO) Pusat Pendidikan Dan Pelatihan 16.PT.PLN (PERSERO) Pusat Enjiniring Ketenagalistrikan 17.PT.PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi 18.PT.PLN (PERSERO) Jasa Sertifikasi
13
22.PT.PLN Tarakan Instansi Lainnya :
1. PT. Gerbang Sinergi Prima 2. Rumah Sakit Bersalin Kasih Ibu 3. PT. Angkasa Pura II Pangkal Pinang 4. PT. Pertamina Geothermal Energi 5. PT. Fuji Seimitsu Indonesia 6. PT. Wako Kogyo Indonesia 7. PT. Nusantara Turbin Propulsi 8. PT. JAMSOSTEK
9. PT. Bank Mandiri (PERSERO)
10.PT. Bank Negara Indonesia (PERSERO)
2.1.5 Logo Perusahaan
Logo perusahaan dari PT. Mitra Insan Utama adalah sebagai berikut.
2.1.6 Struktur Organisasi
2.1.6.1Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
Berikut adalah Job Description dari kantor pusat PT. Mitra Insan Utama: 1. Komisaris Utama
Mengawasi kebujakan dan pelaksanaan kebijakan tersebut oleh direksi dalam menjalan perusahaan.
2. Komisaris
Fungsi dari Komisaris yaitu melakukan pengawasan atau kebijakan Direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasihat kepada direksi sebagai anggaran dasar.
3. Komite Audit
15
Direktur utama memegang banyak peranan penting karena memimpin perusahaan hampir dalam setiap kegiatan, baik itu rapat umum maupun kegiatan lainnya, serta sebagai pengendali dan coordinator dalam
pengelolaan perseroan secara umum 5. Direktur SDM & ADM
Bertanggung jawab terhadap sumber daya manusia dan administrasi perusahaan.
6. Direktur Niaga
Memimpin dan memastikan tercapainya sasaran penjualan. 7. Direktur Keuangan
Memimpin jalannya perekonomian pada perusahaan 8. Manajer SDM
Bertanggung jawab terhadap aktivitas perusahaan yang bervariasi dengan melaksanakan fungsi-fungsinya.
9. Manajer Pelatihan & Kinerja
Bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan serta seleksi karyawan. 10.Manajer Umum
Mengawasi semua kegiatan dalam perusahaan. 11.Manajer Teknik
Fungsi dari manager Teknik yaitu memberikan pelayanan terhadap unit yang ada didalam struktur dan dalam kondisi yang siap.
12.Manajer NT & IT
Bertanggung jawab dalam bidang IT perusahaan, baik itu pengembangan sistem yang baru demi kemajuan perusahaan di masa mendatang.
13.Manajer Pengembangan Usaha
Bertanggung jawab dalam pengembangan usaha perusahaan. 14.Manajer Keuangan
Merencanakan dan menganalisa pembelanjaan perusahaan, mengatur struktur aktiva (struktur kekayaan perusahaan), mengatur struktur finansial, mengatur struktur modal.
15.Manajer Anggaran
16.Manajer Akuntansi
Bertanggung jawab terhadap keuangan dan penghitungan alokasi dana dalam perusahaan.
2.1.6.2Struktur Organisasi Bagian SDM&ADM
Gambar 2.3 Struktur Organisasi SDM & ADM
Berikut adalah Job Description dari struktur diatas:
1. Direktur SDM & ADM : Bertanggung jawab terhadap sumber daya manusia dan administrasi perusahaan.
2. Manager SDM & ADM : Bertanggung jawab terhadap aktivitas perusahaan yang bervariasi dengan melaksanakan fungsi-fungsinya
3. Staf ADM : Melakukan seleksi terhadap lamaran yang masuk
4. Staf Pelatihan : mengadakan skil test dan pelatihan terhadap calon pegawai 5. Staf Payroll : bertanggung jawab terhadap masalah keuangan dan check cross
penggajian pegawai.
2.2Landasan Teori 2.2.1 Pengertian Sistem
17
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu.”[1]
2.2.2 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Hardware
Kumpulan dari perangkat keras yang terlihat memungkinkan dapat membentuk sistem seperti komputer, printer dan jaringan.
2. Software
Kumpulan dari perintah-perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu, memerintahkan komputer agar melaksanakan fungsi tertentu. 3. Data
Bahan dasar dari suatu informasi berupa fakta yang mengangkat kejadian-kejadian nyata dan dituangkan kedalam suatu simbol.
4. Prosedur
Suatu tahapan yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang berupa suatu dokumen prosedur seperti : buku petunjuk operasional dan teknis.
5. Manusia
Merupakan pelaksana dari suatu sistem informasi seperti : Operator, Programmer, Analyst, Designer dan sebagainya.
2.2.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama memebentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian bagian bagian dari sistem.
b. Batasan sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membetasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luaran sistem
Lingkungan dari luar suatu sistem adalah apapun batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat mengntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
e. Masukan sistem.
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroprasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merugikan masukan untuk subsistem yang lain.
19
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran yang berupa barang.
h. Sasaran sistem.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.2.4 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasi sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstact system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide ide yang tidak tampak secara fisik. (contoh : sistem teologia).
Sistem fisik adalah system yang ada secara fisik. (contoh : sistem computer)
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. (contoh : sistem perputaran bumi)
Sistem buatan manusia adalah system yang dirancang oleh manusia, melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan system terbuka (open system)
otomatis tanpa ada turut campur tangan dari pihak diluarnya. Pada dasarnya system tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar benar tertutup, yang ada hanyalah relative closed system (secara relatip tertutup, tidak benar benar tetutup).
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.2.5 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.
Menurut Jogiyanto yang dimaksud dengan informasi adalah:
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.[2]
Dalam bukunya Drs. Krismiaji menjelaskan bahwa informasi yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan harus memiliki karakteristik sebagai berikut : 1. Relevan
Menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi atau menegaskan atau membenarkan ekspektasi semula.
2. Dapat dipercaya
Secara akurat menggambarkan kejadian atau aktifitas organisasi. 3. Lengkap
Tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai. 4. Tepat waktu
Disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan.
5. Mudah dipahami
21
6. Dapat diuji kebenarannya
Memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independent.
2.2.6 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Menurut Abdul kadir dengan judul buku Pengenalan Sistem Informasi sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).
2.2.7 Pengertian Jaringan Komputer
Pengertian jaringan komputer menurut handout pengenalan dasar jaringan komputer adalah sebagai berikut:
”Jaringan komputer (computer network) merupakan sekumpulan peralatan komputer yang dihubungkan agar dapat saling berkomunikasi dengan tujuan membagi sumber daya (seperti file dan printer)”.
Jaringan komputer memungkinkan suatu organisasi untuk menggunakan sistem pengolahan data yang terdistribusi yang menggunakan PC dan dapat saling mengakses satu dengan yang lainnya. Jaringan komputer juga mendukung adanya resource sharing, information sharing dan network access.
mengambil dan menjalankan program Autocad tersebut pada komputer lain yang terhubung dan telah diisi dengan program tersebut. Network Access, merupakan kondisi dimana para pengguna dalam suatu jaringan dapat pula mengakses jaringan komputer lain yang terhubung. Seperti misalnya kita mengakses Internet melalui komputer server, dan lain sebagainya.
2.2.7.1Jenis-Jenis Jaringan Komputer
Berdasarkan luasnya jangkauan, jaringan komputer terdiri dari: 1. Work Group
Yaitu jaringan yang menghubungkan beberapa komputer dalam jumlah sedikit dalam sebuah ruangan.
2. Local Area Network (LAN)
Yaitu jaringan komunikasi data yang luas jangkauannya meliput suatu area lokal tertentu.
Keuntungan LAN :
a. Memungkinkan pemakaian sumber daya secara bersama-sama. b. Meningkatkan produktifitas serta melindungi investasi yang ada. c. Memungkinkan pengiriman data yang lebih banyak dan kompleks
serta pertukaran informasi yang lebih baik. Kerugian LAN :
a. Pembuatan instalasi jaringan tidak sederhana.
b. Perlunya software khusus yang dirncang untuk multi user.
c. Perlunya pengaturan dan keamanan data di dalam jaringan/network.
d. Virus dapat menyebar ke seluruh jaringan. 3. Metropolitan Area Network (MAN)
Yaitu jaringan komunikasi data yang luas jangkauannya meliputi area dalam satu kota.
4. Wide Area Network (WAN)
23
2.2.7.2Topologi Jaringan Komputer 1. Topologi Bus
Topologi bus merupakan jenis arsitektur yang paling sederhana. Dalam penerapannya, topologi ini sering digunakan untuk membangun jaringan yang hanya terdiri dari beberapa unit komputer, misalnya 2 sampai 4 unit komputer. Topologi ini disebut topologi bus karena jenis arsitekturnya menyerupai bus (kendaraan umum). Hal tersebut didasarkan pada setiap node (workstation) yang diibaratkan seperti kursi yang ada pada bus kota.
Beberapa kelebihan dari topologi bus:
a. Topologi bus merupakan arsitektur jaringan yang paling sederhana dibanding jenis arsitektur lainnya.
b. Dikatakan sangat sederhana karena hanya memiliki anggota workstation yang sedikit.
c. Biaya yang dikeluarkan sangat murah karena media transmisi yang digunakan adalah kabel coaxial.
d. Karena menggunakan satu kabel yang menjadi pusat, pengiriman data pun lebih cepat.
Sedangkan kekurangan pada topologi bus, yaitu :
a. Karena menggunakan satu kabel yang dijadikan pusat, akibatnya sering terjadi tabrakan data.
b. Apabila ada salah satu workstation error, maka akan mengakibatkan kerusakan pengiriman data dari komputer lain.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Topologi cincin merupakan desain jaringan yang dapat dikatakan cukup sederhana dibandingkan dengan bintang. Dalam pemasangan jaringan, arsitektur ini akan menggunakan kabel yang dipasang melingkar dengan sistem tertutup. Kabel yang sering digunakan pada jenis topologi ini adalah kabel coaxial.
Keuntungan yang didapat dari topologi cincin :
a. Implementasinya sangat sederhana karena arsitektur ini merupakan bentuk pengembangan dari topologi bus.
b. Peralatan yang digunakan sama seperti topologi bus, yaitu menggunakan media transmisi kabel coaxial.
c. Pada jenis ini anda tidak lagi memerlukan terminator karena kedua ujung kabel akan disambungkan dengan ujung kabel yang lain.
d. Transfer data dilakukan dalam satu arah, sehingga kemungkinan terjadi tabrakan sangat jarang.
Kerugian yang mungkin akan didapat adalah kegagalan pengiriman data karena topologi jenis ini sangat dipengaruhi oleh node (workstation) yang lain. Pengiriman data dilakukan dalam satu arah. Apabila ada salah satu workstation yang rusak, proses pengiriman data akan terputus atau gagal. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.5 Topologi Ring 3. Topologi Star (Bintang)
25
Dalam implementasinya, pengembangan arsitektur jaringan ini akan selalu memerlukan sebuah peralatan yang dijadikan sebagai terminal yang menghubungkan antara komputer satu dengan komputer yang lain. Terminal yang dipakai dapat berupa hub atau switch.
Banyak keuntungan yang akan didapat dari topologi star, diantaranya : a. Sanggup memuat banyak workstation dalam satu jaringan LAN. b. Sangat jarang terjadi tabrakan data.
c. Karena jarang terjadi tabrakan data, transfer data akan lebih cepat. d. Apabila salah satu workstation terputus atau rusak, workstation lain
tidak akan mengalami gangguan.
e. Kerusakan kabel, misalnya putusnya transmisi kabel pada salah satu workstation, tidak akan mengakibatkan kerusakan jaringan secara menyeluruh.
f. Memiliki teknik kerja yang terpusat, maksudnya semua workstation yang melakukan pengiriman data akan dikirimkan melalui media transmisi menuju terminal. Selanjutnya data tersebut akan diforward oleh terminal ke alamat tujuan pengiriman.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.6 Topologi Star
2.2.7.3Manfaat Jaringan komputer
Manfaat yang diperoleh dari penerapan teknologi jaringan komputer adalah :
1. Resource sharing
2. File sharing
Antar komputer dapat melakukan pertukaran data atau file. 3. Reliabilitas tinggi
Dengan menggunakan jaringan komputer maka akan memiliki sumber-sumber alternatif.
4. Menghemat biaya
Penghematan biaya terjadi karena komputer berukuran kecil. 5. Kemudahan Komunikasi
Komunikasi antar komputer dalam suatu lingkungan kerja dapat dilakukan dengan mudah.
6. Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem atau LAN, maka semua atau sebagian unit komputer pada jaringan juga dapat mengakses internet dengan metode sharing connection.
7. Fasilitas Mapping
Mapping berfungsi untuk memetakan suatu direktori pada server/workstation yang terhubung dalam jaringan sedemikian sehingga direktori tersebut seolah-olah menjadi drive lokal.
2.2.7.4Pengertian Client/Server
Mode hubungan Client-Server memungkinkan jaringan untuk mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan sistem, memungkinkan untuk mengakses sumber daya, dan menyediakan keamanan. Workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server. Model hubungan ini menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada di jaringan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersama-sama memakai sumber daya pada file server.
27
2.2.8 Metode Pendekatan & Pengembangan Sistem 2.2.8.1Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan yang digunakan dalam menganalisis dan desain yaitu pendekatan secara terstruktur. Analisis terstruktur adalah teknik atas bawah yang sistematis yang menyempurnakan tujuan dan sasaran yang telah ada dengan menggunakan metode bertingkat. Suatu pendekatan yang bekerja dari sudut pandang yang lebih tinggi menuju ketingkat lebih rendah yang lebih rinci. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat alat (tools) dan teknik teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapat sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
2.2.8.2Metode Pengembangan Sistem
Dalam membangun sistem berbasis computer, perlu dilakukan tahapan tahapan pengembangan. Tahapan tahapan tersebut adalah System Engineering, analisis, desain, coding & testing, implementasi, pemeliharaan.
Gambar 2.7 Model Waterfall
System Engineering
Proses penilaian sistem lama yang sedang berjalan dan studi kelayakan pengembangan sistem baru berdasarkan aspek teknologi, ekonomis dan sumber daya manusia.
Perolehan kebutuhan pengguna sistem dari user serta pilihan solusi jenis sistem informasi yang akan dikembangkan.
Desain
Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk software. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
Coding Dan Testing
Desain harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh komputer, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding.
Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis akan dikerjakan oleh programmer.
Proses Coding ini harus dilakukan Testing untuk menguji kesalahan-kesalahan program maupun fungsi dari sistem.
Implementasi
Setelah semua fungsi-fungsi software harus di ujicoba agar software bebas dari kesalahan, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Maka proses selanjutnya adalah bagaimana sistem baru akan diinstall dan dijalankan di perusahaan dengan pengoperasian yang dilakukan oleh user.
Pemeliharaan
29
2.2.9 Alat Bantu Analisis
Alat-alat (Tools) yang digunakan untuk melakukan pendekatan dan pengembangan sistem pengadaan material adalah sebagai berikut :
1. Flow Map
Mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis computer) dan aliran data ( dalam bentuk dokumen keluarandan masukan ).
2. Diagram Kontex
Merupakan diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.
3. Data Flow Diagram
DFD (Data Flow Diagram) yaitu aliran data merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dokumentasi dari sistem yang baik.
2.2.10 Pegawai
Pegawai adalah seseorang yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan, atau diserahi tugas lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kepegawaian merupakan suatu bidang pengolahan data suatu perusahaan yang berhubungan dengan pegawai, seperti penggajian, absensi, kenaikan pangkat dan hal lain yang berhubungan dengan pegawai.
2.2.11 Cuti Pegawai
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu.
Adapun penggolongan cuti dapat digolongkan sebagai berikut: A. Cuti Tahunan
- Lamanya 12 (dua belas) hari kerja dan tidak dapat dipecah-pecah kurang dari 3 (tiga) hari kerja;
B. Cuti Besar
- Diberikan kepada pegawai negeri sipil yang bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus, dengan lama cuti 3 (tiga) bulan termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan;
- Pegawai negeri sipil yang menjalani cuti besar tidak berhak lagi atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan;
C. Cuti Sakit
- Pegawai negeri sipil yang sakit selama 1 (satu) atau 2 (dua) hari memberitahukan kepada atasannya secara tertulis;
- Pegawai negeri sipil yang sakit lebih dari 2 (dua) hari sampai dengan 14 (empat belas) hari berhak cuti sakit , dengan ketentuan mengajukan permintaan secara tertulis dengan melampirkan surat keterangan dokter pemerintah/swasta;
D. Cuti Bersalin
- Cuti yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang mengalami persalinan I, II, dan III. Persalinan I dihitung sejak yang bersangkutan menjadi pegawai negeri sipil;
- Jangka waktu 1 (satu) bulan sebelum persalinan dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan;
E. Cuti karena Alasan Penting
Cuti yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dengan alasan salah satu anggota keluarganya (bapak, ibu, isteri/suami, anak, adik, kakak, mertua atau menantu) sakit keras atau meninggal dunia
F. Cuti diluar Tanggungan Negara
31
2.2.12 Mutasi Pegawai
Mutasi Kepegawaian adalah segala perubahan mengenai seseorang Pegawai Negeri Sipil, seperti pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan lain-lain.
Macam-macam Mutasi
Paul Pigors dan Charles Mayers mengemukakan 5 macam mutasi dilihat dari segi tujuannya yaitu:
a. Production Transfer
Adalah pengalihtugasan seorang pegawai dari satu bagian ke bagian lain secara horizontal, dimana disatu bagian tersebut keperluan akan pekerjaan bertambah, atau ke bagian lain dimana terdapat lowongan pekerjaan karena ada pegawai yang berhenti atau pensiun.
b. Replacement Transfer
Adalah pengalihtugasan seorang pegawai yang sudah lama dinasnya ke jabatan lain secara horizontal untuk menggantikan pegawai lain yang masa dinasnya lebih sedikit atau diberhentikan.
c. Remedial Transfer
Adalah penglihtugasan seorang pegawai ke jabatan atau pekerjaan lain baik pekerjaannya sama atau tidak atas permintaan pegawai yang bersangkutan.
d. Shift Transfer
Adalah pengalihtugasan seorang pegawai yang sifatnya horizontal dari satu regu ke regu lain sedangkan pekerjaan tetap sama namun jam kerja berbeda. Umumnya pembagian jam kerja terbagi dalam 3 shift. Yaitu shift satu, shift dua, dan shift tiga.
e. Versality Transfer
2.2.13 Pensiunan
Pensiun adalah penghasilan yang diterima setiap bulan oleh seorang bekas pegawai yang tidak dapat bekerja lagi, untuk membiayai kehidupan selanjutnya agar tidak terlantar apabila tidak berdaya lagi untuk mencari penghasilan yang lain. Berdasarkan UU No.11 Tahun 1969, Pensiun diberikan sebagai jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri selama bertahun-tahun bekerja dalam dinas pemerintah.
Berdasarkan Undang-undang No.43 Tahun 1999 Pasal 10, Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara. Pada pokoknya adalah menjadi kewajiban setiap orang untuk berusaha menjamin hari tuanya, dan untuk ini setiap Pegawai Negeri Sipil wajib menjadi peserta dari suatu badan asuransi sosial yang dibentuk oleh pemerintah. Karena pensiun bukan saja sebagai jaminan hari tua, tetapi juga adalah sebagai balas jasa, maka Pemerintah memberikan sumbangannya kepada Pegawai Negeri.
2.2.14 Perangkat Lunak Pendukung
Untuk perangkat lunak pendukung, penulis mengembangkannya melalui dua macam aplikasi yang berbeda. Karena komputer server dan client memerlukan aplikasi yang berbeda. MySQL digunakan untuk pengelolaan database server dan Php Sebagai aplikasi pemograman untuk mengembangkan aplikasi sistem client server pada komputer client. Kedua perangkat lunak ini dinilai merupakan perangkat lunak yang lebih baik dibanding yang lainnya sebagai alat yang mengembangkan aplikasi bagi sistem client server ini.
1. Php
33
memiliki dasar yang matang tentang pemrograman, khususnya pemrograman pada sisi server.
2. Mysql
Menurut Bunafit Nugroho (2004:29) MySQL (My Strukture Query Language) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source. MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux karena sifatnya open source MySQL dapat dijalankan pada semua platform baik Windows maupun Linux. Database MySQL adalah database yang sangat powerfull, stabil, mudah. MySQL sangat banyak dipakai dalam sistem database web dengan menggunakan PHP. PHPTriad juga memberikan fasilitas database yang. Karena PHPTriad dilengkapi dengan database MySQL maka terdapat tempat untuk menyimpan data (store), dan untuk mengambil kembali data anda (retrieve).
Seperti system database SQL (Structured Query Language) yang lain, MySQL juga dilengkapi dengan perintah-perintah dan sintaks-sintaks SQL, dengan keunggulan sebagai berikut.
a. Konsep database MySQL berkecepatan tinggi tentang sistem penyajian data.
b. Harga yang relatif murah, karena ada yang dapat diperoleh secara gratis c. Sintaks bahasanya menggunakan perintah yang sederhana.
d. Dapat bekerja dalam beberapa system operasi seperti Windows, Linux, MacOs, Unix (Solaris, AIX, dan DEC Unix), FreeBSD, OS/2, Irix.
e. Dukungan penggunaan banyak tersedia
3. Dreamweaver
35 BAB III
ANALISIS DAN PERACANGAN
3.1Analisis Sistem
Melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan sebagai
dasar perancangan atau perbaikan sistem lama. Dari hasil analisis tersebut dapat
diketahui kelemahan atau kekurangan sistem yang lama dan dapat dirancang atau
diperbaiki menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien.
3.1.1 Analisis Masalah
Adapun masalah yang terdapat di kantor pusat PT. Mitra Insan Utama
Bandung adalah perusahaan masih menggunakan arsip sebagai media penyimpanan
data sehingga banyak terdapat tumpukan arsip dalam ruangan kantor serta
pengelolaan dan pencarian data pegawai membutuhkan waktu yang lama. Informasi
data mutasi pegawai, cuti pegawai serta pensiun pegawai yang masih menggunakan
excel sebagai databasenya mempersulit karyawan dalam pengelolaan data.
3.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu menguraikan setiap prosedur
dan sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat terdiri dari prosedur,
flowmap, diagram konteks serta data flow diagram.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan karyawan SDM
& ADM didapatkan prosedur yang sedang berjalan di bagian kepegawaian adalah
sebagai berikut :
2. Prosedur cuti pegawai
3. Prosedur mutasi pegawai
4. Prosedur Pensiun Pegawai
Penjelasan dari setiap prosedur yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut :
3.1.2.1Prosedur Pembuatan Data Pegawai
Prosedur pembuatan data pegawai pada sistem yang sedang berjalan dapat
dilihat pada proses dibawah ini:
1. Pegawai menerima form pengisian data pegawai dari bagian kepegawaian
2. Form yang telah diisi diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian
3. Oleh bagian kepegawaian dicatat kedalam arsip pegawai
4. Dari arsip pegawai akan dibuatkan laporan sebanyak 2 rangkap 1 diarsipkan dan 1
lagi diserahkan kepada manager SDM & ADM.
37
Gambar 3.1 Flowmap Pembuatan Data Pegawai
Keterangan : C = Arsip Pegawai
A = Laporan Pegawai
3.1.2.2Prosedur Cuti Pegawai
1. Untuk pengajuan cuti.pegawai mengisi form izin cuti kepada bagian
2. Bagian kepegawaian akan memproses dengan memeriksa data pegawai dan
melihat quota cutinya dengan melakukan perhitungan jumlah cuti yang pernah
diambil oleh pegawai.
3. Apabila Quotanya memenuhi maka akan dibuatkan surat pengajuan cuti yang
nantinya akan di berikan kepada manager,jika tidak maka form cuti akan
dikembalikan dengan keterangan penolakan cuti.
4. Setelah acc maka diberikan kepada sekretaris untuk dibuatkan surat keputusan
cuti.
5. Oleh Manager akan ditandatangani kemudian diberikan kepada bagian
kepegewaian
6. Oleh bagian kepegewaian akan dibuatkan laporan sebanyak 4 rangkap,1
dijadikan arsip sedangkan 3 lagi dibagikan kepada bagian keuangan,
sekretaris dan manager
39
Gambar 3.2 Flowmap Cuti Pegawai
Keterangan : C = Arsip Pegawai
J = Arsip Surat Pengajuan cuti Pegawai
3.1.2.3Prosedur Mutasi Pegawai
1. Pegawai menyerahkan form pengajuan mutasi kepada bagian kepegawaian
2. Bagian kepegawaian akan melakukan pemeriksaan berdasarkan data pegawai
3. Jika data yang diberikan valid maka akan dibuatkan surat pengajuan mutasi
tetapi jika tidak maka form tersebut akan dikembalikan
4. Surat pengajuan akan diserahkan kepada kepala bagian untuk di-acc
5. Setalah di-acc diserahkan kepada sekretaris untuk dibuatkan surat keputusan
mutasi
6. Surat keputusan mutasi diterima kembali oleh kepala bagian pegawai untuk
ditandatangani
7. Setelah ditandatangan diserahkan kepada bagian pegawai untuk dibuatkan
laporan mutasi pegawai
41
Gambar 3.3 Flowmap Mutasi Pegawai
Keterangan : C = Arsip Pegawai
H = Arsip Surat Pengajuan Mutasi Pegawai
3.1.2.4Prosedur Pensiun Pegawai
1. Pegawai mengisi surat permintaan pensiun dan memberikannya kepada
bagian Kepegawaian.
2. Bagian Kepegawaian akan memeriksa data pegawai yang akan mengajukan
pensiun.
3. Bagian Kepegawaian akan memverifikasi pengajuan pensiun tersebut apakah
memenuhi kriteria yang ditentukan usia pensiun 56 tahun
4. Jika memenuhi kriteria usia pensiun mana bagian Kepegawaian akan
membuat surat usulan permintaan pensiun dan apabila tidak memenuhi maka
formulir pengajuan akan dikembalikan ke pegawai.
5. Bagian Kepegawaian menyerahkan surat usulan permintaan pensiun untuk
disetujui dan ditanda tangani oleh Manager.
6. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh manajer, surat usulan permintaan
pensiun akan diserahkan kepada sekretaris.
7. Manager akan menandatangai surat keputusan yang dibuat oleh sekretaris.
8. Bagian Kepegawaian membuatkan laporan daftar pensiun pegawai untuk
diserahkan kepada Bagian Keuangan dan Bagian Kepegawaian.
9. Sub Bag Kepegawaian memberikan Surat Keputusan Pensiun kepada pegawai
sebagai bukti telah pensiun.
43
Gambar 3.4 Flowmap Pensiun Pegawai
Keterangan : C = Arsip Pegawai
L = Arsip Surat Permintaan Pensiun Pegawai
3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan non-fungsional merupakan analisis yang dibutuhkan untuk
menentukan spesifikasi kebutuhan sistem. Spesifikasi ini juga meliputi elemen atau
komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang akan dibangun
sampai dengan sistem tersebut diimplementasikan. Analisis kebutuhan ini juga
menentukan spesifikasi masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan
dihasilkan sistem dan proses yang dibutuhkan untuk mengolah masukan sehingga
menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan.
3.1.3.1Analisis Perangkat keras
Pembangunan sistem kepegawaian di PT. Mitra Insan Utama Bandung
terutama penggunaan perangkat keras yang akan mendukung pembuatan sistem dari
awal pembuatan hingga pengujian sistem. Adapun perangkat keras yang sedang
berjalan dapat dilihat pada tabel berikut :
No Perangkat Keras Spesifikasi
1 Prosessor Intel Pentium 4. 2,2 GHz
2 Monitor Monitor LCD 19 inch
3 VGA VGA Card On-Board 128 Mb
4 Memori Memori DDR2 2 Gb (dual slot)
5 Hard disk 80 Gb (kapasitas bebas 40,73 Gb)
6 Optical Drive DVD-R 52x
7 Keyboard Keyboard
8 Mouse Mouse
9 Printer Printer multifungsi warna
10 Jaringan Internet -
45
Setelah dilakukan evalusasi terhadap spesifikasi perangkat keras yang sedang berjalan
maka diajukan spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan dalam pembangunan
sistem kepegawaian yang dapat dilihat pada tabel berikut:
No Perangkat Keras Spesifikasi
1 Prosessor Intel Pentium 4. 2,2 GHz
2 Monitor Monitor VGA 17 inch
3 VGA VGA Card On-Board 128 Mb
4 Memori Memori DDR2 1 Gb
5 Hard disk Kapasitas bebas minimal 1Gb
6 Optical Drive CD-R
7 Keyboard Keyboard
8 Mouse Mouse
9 Printer Printer hitam putih
10 Jaringan Internet -
Tabel 3.2 Spesifikasi Perangkat Keras yang Dibutuhkan
3.1.3.2Analisis Perangkat Lunak
Pembangunan sistem kepegawaian di PT. Mitra Insan Utama Bandung, selain
kebutuhan perangkat keras yang harus diperhatikan juga harus mengevaluasi
mengenai pemilihan perangkat lunak untuk mendukung sistem yang dibangun.
Adapun spesifikasi perangkat lunak yang sedang berjalan dapat dilihat pada tabel
berikut:
No Perangkat Lunak Spesifikasi
1 Sistem Operasi Windows XP
2 Web Server Pembangun -
3 Basis Data Excel
4 Bahasa Pemrograman -
5 Web Browser -
Setelah dilakukan evalusasi terhadap spesifikasi perangkat lunak yang sedang
berjalan maka diajukan spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan untuk
membangun sistem kepegawaian pada perusahaan tersebut yang dapat dilihat pada
tabel berikut:
No Perangkat Lunak Spesifikasi
1 Sistem Operasi Windows XP
2 Web Server Pembangun XAMPP
3 Basis Data MySql
4 Bahasa Pemrograman PHP
5 Web browser Mozilla firefox, opera, internet explorer, google chrome
Tabel 3.4 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
3.1.3.3Analisis Jaringan
Pada pembuatan aplikasi sistem kepegawaian ini dibutuhkan jaringan client server
dalam komunikasinya. Berikut adalah gambar dari jaringan client server yang akan
dibangun:
47
3.1.3.4Analisis Pengguna
Suatu sistem informasi akan berjalan optimal apabila ditunjang oleh pengguna
yang memiliki kemampuan dalam menjalankan suatu sistem informasi. Adapun
analisis pengguna yang ada di bagian kepegawaian pada sistem yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut:
1. Pegawai
- Umur : 23-56
- Pendidikan Minimal : Diploma 3 (D3)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu mengoperasikan microsoft office
excel 2007.
2. Bagian Kepegawaian
- Umur : 23-56
- Pendidikan Minimal : Diploma 3 (D3)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu mengoperasikan microsoft office
excel 2007.
3. Manager
- Umur : 33-56
- Pendidikan minimal : Strata 1 (S1)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu mengoperasikan microsoft office
excel 2007.
4. Sekretaris
- Umur : 23-56
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu mengoperasikan microsoft office
excel 2007.
5. Bagian keuangan
- Umur : 23-56
- Pendidikan minimal : Diploma 3 (D3)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu mengoperasikan microsoft office
excel 2007.
Setelah dilakukan evaluasi terhadap pengguna pada sistem yang sedang berjalan
maka diajukan pengguna yang akan menggunakan aplikasi ini adalah pegawai di
bagian SDM & ADM sebagai admin dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Pegawai
- Umur : 23-56
- Pendidikan Minimal : Diploma 3 (D3)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan aplikasi dari sistem
informasi kepegawaian yang akan dibangun untuk pengolahan data
kepegawaian.
2. Bagian kepegawaian
- Umur : 23-56
- Pendidikan Minimal : Strata 1 (S1)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan aplikasi dari sistem
informasi kepegawaian yang akan dibangun untuk pengolahan data
kepegawaian.
49
- Umur : 33-56
- Pendidikan Minimal : Strata 1 (S1)
- Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan aplikasi dari sistem
informasi kepegawaian yang akan dibangun untuk pengolahan data
kepegawaian.
Melihat perbandingan kemampuan yang dimiliki pengguna pada sistem yang
sedang berjalan dengan pengguna pada sistem kepegawaian yang akan dibangun
maka dapat disimpulkan bahwa diperlukan adanya pelatihan dan tutorial khusus
dalam penggunaan sistem terhadap admin calon pengguna dari sistem informasi
kepegawaian. Pelatihan pengguna yang ada bertujuan agar pengguna sistem dapat
sebaik mungkin menggunakan aplikasi yang akan dibangun secara optimal.
3.1.4 Analisis Basis Data
Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. Adapun penggambaran model dalam
51
3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional
Diagram konteks:
DFD Level 1:
Data user Session
Login
Info Data Laporan
53
DFD Level 2 Proses Login:
Gambar 3.9 DFD Login
DFD Level 2 Proses pengolahan data user:
2.1 Tambah
User Baru
ADMIN 2.2
Edit
2.3 Hapus
Hak Akses Data Pegawai
Data Pegawai
User Data
Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
DFD Level 2 Proses kepegawaian:
55
DFD Level 2 Proses cuti pegawai:
4.1
Info Data Surat Cuti
No Surat
Info Data Surat Cuti
No Surat
DFD Level 2 Proses mutasi:
Info Data Surat Mutasi
No Surat
Info Data Surat Mutasi
No Surat
57
DFD Level 2 Proses pensiun:
DFD Level 2 Proses Laporan:
59
DFD Level 3 Proses Cetak Kartu Anggota:
Gambar 3.16 DFD Cetak Kartu Anggota DFD Level 3 Proses Input Pengajuan Cuti:
DFD Level 3 Proses Buat Surat Cuti:
Gambar 3.18 DFD Buat Surat Cuti DFD Level 3 Proses Cetak Surat Cuti:
61
DFD Level 3 Proses Input Data Mutasi:
Gambar 3.20 DFD Input Data Mutasi
DFD Level 3 Proses Buat Surat Mutasi:
DFD Level 3 Proses Cetak Surat Mutasi:
Gambar 3.22 DFD Cetak Surat Mutasi DFD Level 3 Proses Input Data Pensiun:
ADMIN USER
6.1.1 Input Data Pensiun
Data Pengajuan Data Pengajuan
Data Pengajuan
Pensiun 6.1.2 Validasi
Data Pensiun
Data Pengajuan
Data Pensiun Data Pensiun
Data Pensiun
63
DFD Level 3 Proses Cetak Surat Pensiun:
Gambar 3.24 DFD Cetak Surat Pensiun
3.1.6 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses bertujuan untuk mendeskripsikan dari setiap fungsi yang
disajikan pada diagram alir data. Spesifikasi proses pada alir data sistem informasi
kepegawaian PT. Mitra Insan Utama adalah sebagai berikut:
No Proses Keterangan
1 Nomor Proses 1
Nama Proses Login
Sumber Admin, User
Input Data user, data admin
output Info data user, info data admin
Logika Proses 1. Masukkan username dan password
2. Tekan tombol login
3. Sistem akan mencocokan username dan password
yang diketik dengan data yang ada di database
4. Jika data sesuai maka login berhasil, dan
langsung menuju menu aplikasi
5. Jika data tidak sesuai maka akan muncul pesan
login gagal untuk mengulang username dan
password
2 Nomor Proses 2
Nama Proses Pengolahan Data User
Sumber Admin
Tujuan Admin
Input Data user
output Info data user
Logika Proses 1. Data user dimasukan
2. Cek data
3. Jika data benar maka data berhasil diolah
4. Jika data salah muncul pesan kesalahan
3 Nomor Proses 3
Nama Proses Pengolahan data pegawai
Sumber Admin, User
Tujuan Admin, User
Input Data pegawai
output Info data pegawai
Logika Proses 1. Data pegawai diinputkan
2. Data diolah
3. Jika data benar maka data berhasil diolah
4. Jika data salah muncul pesan kesalahan
4 Nomor Proses 4
Nama Proses Pengolahan menu cuti pegawai
Sumber Admin, User
65
Input Data cuti
output Info data cuti
Logika Proses 1. Data cuti diinputkan
2. Data diolah
3. Jika data benar maka data berhasil diolah
4. Jika data salah muncul pesan kesalahan
5 Nomor Proses 5
Nama Proses Pengolahan menu mutasi pegawai
Sumber Admin, user
Tujuan Admin, user
Input Data mutasi
output Info data mutasi
Logika Proses 1. Data mutasi diinputkan
2. Data diolah
3. Jika data benar maka data berhasil diolah
4. Jika data salah muncul pesan kesalahan
6 Nomor Proses 6
Nama Proses Pengolahan menu pensiun pegawai
Sumber Admin, user
Tujuan Admin, user
Input Data pensiun
output Info data pensiun
Logika Proses 1. Data pensiun diinputkan
2. Data diolah
3. Jika data benar maka data berhasil diolah
4. Jika data salah muncul pesan kesalahan
7 Nomor Proses 7
Nama Proses Pengolahan menu laporan pegawai
Sumber Admin, user
Tujuan Admin, user
Input Data laporan
output Info data laporan
Logika Proses 1. Data laporan diinputkan
2. Data diolah
4. Jika data salah muncul pesan kesalahan
8 Nomor Proses 1.1
Nama Proses Input Data Login
Sumber Admin, User
Tujuan Admin, User
Input Data login
output Data login valid, data login invalid
Logika Proses Input username dan password untuk divalidasi.
9 Nomor Proses 1.2
Nama Proses Verifikasi Data
Sumber Admin, User
Tujuan Admin, User
Input Username, password
output Login valid, info login invalid
Logika Proses 1. Data login divalidasi
2. Jika benar maka login valid
3. Jika data salah makan login invalid dan muncul
pesan kesalahan
10 Nomor Proses 2.1
Nama Proses Tambah User Baru
Sumber Admin
Tujuan Admin
Input Data pegawai
output Data pegawai
Logika Proses 1. Input data user
2. Bila data benar maka akan disimpan ke database
3. Bila data salah/kosong maka akan muncul
Input Data pegawai
