i SKRIPSI
Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Mencapai Derajad Sarjana Ekonomi
Disusun Oleh :
AYU IRMAWATI
NIM : 201010170311201
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum, Wr. Wb.
Dengan mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat, hidayah serta karunianya kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi yang berjudul “EVALUASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI UNTUK EFEKTIVITAS PENGGAJIAN KARYAWAN PADA
RS. MUJI RAHAYU SURABAYA”. Penulisan skripsi ini dimaksudkan untuk
memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan Program Sarjana (S1) Jurusan
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan yang
semata-mata disebabkan oleh keterbatasan penulis. Penyusunan skripsi ini tidak terlepas
dari bantuan, dukungan, masukan, saran dan doa dari berbagai pihak. Oleh karena
itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak tehingga kepada :
1. Puji syukur sebagai ungkapan terimakasih kepada Allah SWT yang telah
memberikan Ridho-Nya, sehingga mulai awal hingga akhir pembuatan skripsi
ini selalu diberi petunjuk, kemudahan, kekuatan dan kelancaran.
2. Dr. Nazaruddin Malik, M. Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Malang yang telah memberi kesempatan kepada
penulis untuk menimba ilmu di Universitas Muhammadiyah Malang.
3. Dra. Siti Zubaidah, MM. Ak, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang, terima kasih atas
vii
5. Drs. Dhaniel Syam, MM. Ak. CA dan Drs. Setu Setyawan, MM. selaku
pembimbing dalam penyusunan skripsi ini, dengan penuh kesabaran
memberikan bimbingan, pengarahan, dan senantiasa memberikan waktu
untuk membantu penulis selama proses skripsi ini berjalan.
6. Seluruh Dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang telah
memberikan bekal kepada peneliti selama mengikuti perkuliahan beserta seluruh
karyawan yang telah membantu dalam proses penyelesaian skripsi ini.
7. Orang tuaku tercinta (Slamet, Agus Prasojo dan Muthofifa), serta adik-adikku
Imas Rachmawati, Tauviqi Maulana, Muhammad Nur Risky atas
kesabarannya yang luar biasa memberikan doa, dukungan, semangat, nasihat,
kasih sayang dan pengorbanan yang tiada henti, semoga penulis dapat
membanggakan kalian.
8. Teman spesialku Hendra Libra Wangsa SST, M.kes. yang telah membantu
dalam penyusunan skripsi ini dan juga memberikan semangat, doa, dukungan,
nasihat, kasih sayang dan kesabarannya, semoga penulis dapat
membanggakan.
9. Keluarga besarku tercinta, terimakasih atas dukungan dan doa yang diberikan
selama ini, semoga penulis dapat membanggakan kalian.
10. Sahabat-sahabatku tercinta dan tersayang yakni Enny, Hepy, Bella , Devi,
viii
dapat disebutkan satu persatu yang sudah menjadi tempat berbagi suka dan
duka selama menjalani masa-masa kuliah sampai penyelesaian skripsi ini
berakhir, terima kasih banyak atas persahabatan yang kalian berikan dan juga
dukungan motivasi dan doanya.
11. Teman-teman kampus tercinta, Tomi, Ike, Ayu, Dodik yang sudah membantu
dalam bertukar pikiran dalam penyusunan skripsi dan juga dukungan serta
doanya.
12. Teman-teman keluarga besar KKN 36 periode Januari 2014, Zayd, Widya,
Dodik dan teman-teman lainnya yang tidak henti-hentinya memberi semangat
dalam penyelesaian skripsi ini. Terima kasih banyak atas bantuan dan
kebersamaan kita selama ini.
13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah
membantu penyusunan skripsi ini.
Semoga Allah SWT memberikan rahmat dan hidayatnya kepada semua
pihak yang telah memberikan segala bantuan, bimbingan, petunjuk dan dorongan
semangat kepada penulis.
Demikian penelitian ini, semoga dapat bermanfaat untuk penelitian
berikutnya. Dengan kerendahan hati penulis bersedia menerima saran dan kritik
yang membangun demi penelitian yang lebih baik.
Wassalamu’alikum, Wr. Wb.
Malang, 02 Februari 2015
Penulis,
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KARTU KENDALI BIMBINGAN SKRIPSI ... iv
KATA PENGANTAR ... vi
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSTRAKSI ... xv
ABSTRACT ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Manfaat Penelitian ... 4
BAB II TINJAUAN TEORI ... 5
2.1 Review Penelitian Terdahulu ... 5
2.2 Landasan Teori ... 6
2.2.1 Sistem informasi Akuntansi ... 6
xi
2.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 10
2.2.2.1 Pengertian sistem informasi penggajian ... 10
2.2.2.2 Tujuan penyusunan Prosedur penggajian ... 10
2.2.2.3 Fungsi yang terkait sistem informasi penggajian ... 11
2.2.2.4 Dokumen dalam sistem pembayaran gaji ... 12
2.2.2.5 Jaringan prosedur dalam membentuk sistem informasi akuntansi penggajian. ... 15
2.2.2.6 Catatan akuntansi yang digunakan ... 17
2.2.2.7 Pengertian Efektifitas ... 18
BAB III METODE PENELITIAN ... 20
3.1 Lokasi Penelitian ... 20
3.2 Jenis Penelitian ... 20
3.3 Jenis Data Dan Sumber data ... 20
3.4 Teknik Pengumpulan data ... 21
3.5 Teknik Analisis Data ... 21
BAB IV PEMBAHASAN ... 23
4.1Gambaran Umum RS. Muji Rahayu Kota Surabaya ... 23
4.1.1 Sejarah RS. Muji Rahayu Kota Surabaya ... 23
4.1.2 Jenis Pelayanan ... 24
xii
4.1.4 Tujuan RS. Muji Rahayu Kota Surabaya ... 27
4.1.5 Tujuan RS. Muji Rahayu Kota Surabaya ... 28
4.1.5.1Struktur Organisasi ... 28
4.1.5.2Job Description ... 30
4.2Penyajian Data ... 31
4.2.1 Dokumen yang digunakan dalam penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya ... 31
4.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi pada RS. Muji Rahayu Kota Surabaya ... 32
4.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 34
4.2.4 Prosedur Penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya ... 34
4.3Analisis Data ... 37
4.4Pembahasan ... 45
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
5.1Kesimpulan ... 49
5.2Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xiii
Gambar 4.2 Flowchart Penggajian RS. Muji Rahayu...36
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Daftar Hadir Karyawan
Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang.
Anisa, Fudy. 2012. ”Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Pertani (Persero)”. Skripsi dipublikasikan FE Universitas Gunadharma. http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/6257/1/JURNAL%20 SKRIPSI.pdf.
Anthony, N. dan Govindarajan. 1995. Management Control System, buku satu. PT.
Salemba empat. Jakarta
Arens, Alvin A. dan James K. Loebbecke. 1996. dialihbukukan oleh Amir Abadi
Yusuf. Auditing Pendekatan Terpadu, edisi revisi. Salemba Empat. Jakarta.
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi,
Edisi Keenam. Salemba Empat. Jakarta.
Hall, A. James. 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisis empat. Salemba Empat.
Jakarta.
Handayaningrat, Soewarno. 1994. Adminitrasi Pemerintah Dalam Pembangunan
Nasional, Cetakan kesepuluh. PT. Gunung Agung. Jakarta.
Hermawan, Amiyono 2014. “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada RSUD. Dr. Mohammad Saleh”. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang.
Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua. Akademik Manajeman.
Perusahaan YKPN. Yogyakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ketiga. Cetakan ketiga. Salemba Empat.
Jakarta.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi ketiga. Cetakan keempat. Salemba Empat.
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada saat ini laba yang maksimal merupakan harapan dalam
menjalankan suatu usaha. Disamping itu perusahaan juga harus mampu bersaing
dengan perusahaan yang ada. Perlu diketahui didalam dunia bisnis untuk saat ini
banyak terjadi perkembangan teknologi yang akan berdampak pada persaingan
yang kompetitif. Perusahaan harus mempunyai sistem informasi yang memadai
agar kinerja dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik dan dapat mengubah
cara berbisnis yang lebih efektif dan efisien, oleh karena itu sistem informasi yang
berkualitas sangat penting untuk dilakukan di masing-masing perusahaan.
Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam suatu perusahaan yaitu
sumber daya manusia. Sumber daya manusia sangatlah berpengaruh dan memiliki
peran penting dalam keberlangsungan suatu perusahaan. Hubungan ini akan
berjalan lancar apabila yang diharapkan perusahaan telah dilaksanakan para
karyawan sesuai dengan yang diharapkan, sehingga pembayaran gaji merupakan
salah satu timbal balik yang patut diberikan kepada para karyawan.
Prosedur didalam sistem penggajian perlu diperhatikan dalam
pelaksanaannya, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan
seperti manipulasi maupun terjadinya kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh
pihak-pihak tertentu yang berujung pada ketidakpuasan pada karyawan. Untuk itu
dalam memproses penggajian. Untuk pemberian gaji pada karyawan harus sesuai
dalam pencatatannya, penempatanya, penangananya, dan pembayarannya.
Untuk menghindari adanya tindakan kecurangan ataupun kesalahan
pencatatan, dibutuhkanya pengendalian internal agar dapat mengetahui jika ada
penyelewengan didalam perusahaan. Pengendalian yang baik sangat diperlukan
didalam perusahaan agar tidak terjadi penyelewengan atau kesalahan pencatatan
yang bisa mengakibatkan kerugian pada perusahaan.
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis
profesional yang terorganisir serta sarana kedokteran yang parmanen
menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Sama dengan perusahaan, rumah sakit
selain mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan masyarakat, rumah sakit
juga mencari laba. Rumah sakit juga banyak terdapat pekerjaan dan jam kerja
yang berbeda-beda yang rawan terjadinya kesalahan pencatatan maupun bisa juga
penyelewengan yang dilakukan pihak-pihak tertentu. Dengan adanya sistem
informasi akuntansi penggajian maka diharapkan sistem informasi akuntansi
berjalan dengan efektif yang dapat menghindari penyelewengan-penyelewengan
maupun kesalahan pencatatan pada rumah sakit.
RS. Muji Rahayu sudah menerapkan sistem informasi akuntansi
penggajian tetapi prosedur penggajian yang ada pada RS. Muji Rahayu Surabaya
masih terdapat perangkapan tugas dalam proses penggajian. Dalam hal ini dapat
mengakibatkan terjadinya penumpukan kerja maupun bisa terjadi kesalahan
3
pada Rumah Sakit. Untuk itu diperlukan peranan Sistem Informasi Akuntansi
yang baik agar menghasilkan informasi yang bermanfaat.
Berdasarkan uraian diatas peneliti ingin mengkaji mengenai penerapan
sistem informasi akuntansi dan apakah penerapan sistem informasi akuntansi
sistem penggajian sudah dilakukan secara efektif. Penulis mencoba untuk meneliti
masalah tersebut dengan mengambil judul “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi untuk Efektivitas Penggajian karyawan pada RS. Muji Rahayu Surabaya, Jl. Raya Manukan Wetan No.68-68A, Kota Surabaya”.
1.2 Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas maka
perumusan masalah tersebut adalah :
1. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian karyawan
pada RS. Muji Rahayu Surabaya ?
2. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada RS. Muji
Rahayu Surabaya sudah efektif ?
1.3 Batasan Masalah
Dalam penelitian ini hanya berfokus pada sistem informasi akuntansi
penggajian bagian non medis.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan dengan rumusan masalah yang sudah ada diatas maka tujuan
1. Untuk menjelaskan kinerja sistem informasi akuntansi khususnya dalam
bagian penggajian pada RS. Muji Rahayu Surabaya, Jl. Raya Manukan Wetan
No. 68-68A, Kota Surabaya.
2. Untuk mengetahui keefektifan kinerja sistem informasi akuntansi penggajian
karyawan pada RS. Muji Rahayu Surabaya.
1.5 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan manfaat serta
kontribusi terhadap pengembangan sistem informasi akuntansi pada fungsi
penggajian dan bisa di jadikan sumbangan pemikiran mengenai pentingnya efektifitas
sistem informasi akuntansi penggajian. Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan
referensi bagi peneliti selanjutnya sebagai upaya mendorong agar mahasiswa kritis
5 BAB II TINJAUAN TEORI
2.1 Review Penelitian Terdahulu
Hermawan (2014) meneliti tentang analisis sistem informasi akuntansi
penggajian pada RSUD. Dr. Mohammad Saleh, dengan menggunakan alat analisis
berupa prosedur penggajian. Dari hasil penelitian yang dilakukan menyatakan
bahwa sistem informasi akuntansi penggajian sudah berjalan dengan baik tapi
didalam prosedurnya masih belum efektif karena masih belum adanya pemisahan
tugas.
Aditama (2012) meneliti tentang analisis sistem informasi akuntansi untuk
menilai efektifitas fungsi penggajian pada PT. Panca Anugerah Abadi dengan
menggunakan alat analisis berupa input, proses, dan output atas penggajian. Dari hasil
penelitian yang dilakukan menyatakan bahwa adanya perangkapan fungsi dalam
menjalankan sistem penggajian. Hal ini dilihat dari kurangnya bagian-bagian atau
fungsi-fungsi dalam menangani sistem penggajian dan masih kurangnya dokumen
yang digunakan dalam sistem penggajian seperti tidak adanya dokumen kas keluar.
Anisa (2012) meneliti tentang analisis sistem informasi akuntansi
penggajian pada PT. Pertani (Persero), dengan menggunakan alat analisis berupa
bagan alur dokumen yang berkaitan dengan penggajian. Dari hasil penelitian yang
dilakukan menyatakan bahwa sistem akuntansi berjalan di perusahaan tersebut
cukup baik, namun belum dilakukan secara komputerisasi dan pengendalian intern
unsur-unsur lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian,
informasi, komunikasi dan pemantauan.
Penelitian yang sekarang dilakukan ada keterkaitanya dengan penelitian
terdahulu yaitu analisis sistem informasi akuntansi penggajian. Perbedaan
penelitian ini terletak pada objek penelitian dan tahun penelitian yang dilakukan.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Sistem informasi Akuntansi
2.2.1.1 Pengertian sistem informasi akuntansi
Menurut Hall (2011:7), Sistem informasi akuntansi adalah suatu
subsistem yang memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang
berpengaruh secara langsung terhadap pemrosesan transaksi keuangan.
Menurut Krismiaji (2005:4), Sistem Informasi Akuntasi adalah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
merencanakan, mengendalikan dan mengoprasikan bisnis.
Menurut Mulyadi (2008:2), sistem informasi akuntansi adalah sekelompok
unsur yang berhubungan erat antara satu dengan yang lainnya yang berfungsi
bersama-sama untuk menghasilkan tujuan tertentu.
Jadi Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem yang
memproses transaksi keuangan maupun non keuangan menjadi suatu informasi
yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, mengoperasikan dan bisa
7
2.2.1.2 Unsur-unsur sistem informasi akuntansi
Menurut Mulyadi (2001), bahwa unsur-unsur yang ada didalam Sistem
Informasi Akuntansi yaitu terdiri dari :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi sehingga data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya
sebagai dasar pencatatan dalam catatan
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya
yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
3. Buku besar
Buku besar terdiri dari akun-akun yang digunakan untuk meringkas data
keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Akun-akun dalam buku
besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan
dalam laporan keuangan.
4. Buku pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperluakan
rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari
akun-akun pembantu yang merinci yang merinci data keuangan yang tercantum
dalam akun tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu disebut
dalam buku-buku tersebut. Proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan
keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa
neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok
produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur
piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat
penjualannya
2.2.1.3 Tujuan umum sistem informasi akuntansi
Menurut Hall (2011:21), Terdapat tiga tujuan dasar sistem informasi
akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Untuk mendukung fungsi penyediaan (stewardship) manajemen.
Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajeman untuk
mengelolah dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi
menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para penguna
eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain
yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi
pelayanana dari berbagai laporan pertanggung jawaban.
2. Untuk mendukung fungsi pengambilan keputusan pihak manajemen.
Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan
9
3. Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Sistem menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu
mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efesien dan efektif.
Ada beberapa tujuan didalam Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi
(2001), sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengawasan dan pengendalian internal yaitu untuk
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan
perlindungan kekayaaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya clerial dalam penyelesaian catatan akuntansi.
2.2.1.4 Elemen-elemen dari sistem informasi akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:175) elemen-elemen atau
komponen dari sistem pemrosesan transaksi meliputi :
1. Input
Dokumen sumber, seperti pesanan pelanggan, slip penjualan, faktur,
pesanan pembelian, dan kartu jam kerja karyawan, adalah suatu bukti fisik dari
masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi.
2. Pemrosesan
Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan daftar untuk memberikan
3. Penyimpanan
Buku besar dan arsip memberikan penyimpanan data baik dalam sistem
manual dan terkomputerisasi. Buku besar, buku besar akun/voucer terbayar, dan
buku besar piutang dagang adalah catatan dari akun akhir.
4. Keluaran
Ada beragam keluaran dari sebuah sistem pemrosesan-pemrosesan
transaksi. Suatu dokumen yang dibuat dalam sistem adalah sebuah keluaran,
beberapa dokumen masukan dan keluaran. Keluaran umumnya dari sistem
pemrosesan adalah neraca saldo, laporan keuangan, pembayaran cek, surat jalan
dan cek voucer (pembayaran ke pemasok).
2.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 2.2.2.1 Pengertian sistem informasi penggajian
Menurut Mulyadi (2008:373), gaji adalah pembayaran atas penyerahan
jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan
umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Upah umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana
(buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau
satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga pembayaran tidak tetap
per bulan.
2.2.2.2 Tujuan penyusunan Prosedur penggajian
Menurut Mulyadi (2001:387), ada beberapa tujuan penyusunan prosedur
11
1. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan upah yang
harus dibayarkan kepada tiap karyawan.
2. Untuk menyelenggarakan catatan-catatan yang efisien dan teliti dari semua
gaji dan upah, potongan-potongan pajaknya dan potongan-potongan lainnya.
3. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang
memuaskan.
4. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang
dibutuhkan oleh inspeksi pajak.
5. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern dan
mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan.
2.2.2.3 Fungsi yang terkait sistem informasi penggajian
Menurut Mulyadi (2008:382), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
informasi penggajian yaitu :
1. Fungsi kepegawaian
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji
karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatatan waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau pembuat
daftar gaji. Dokumen pada fungsi ini terdiri dari kartu absen dan tiket waktu kerja.
3. Fungsi pembuat daftar gaji
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan
bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap jangka waktu
pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan dalam fungsi ini berupa cek gaji
(payroll check ).
4. Fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan berada di tangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan
bagian jurnal.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji
dan menggunakan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan
kepada karyawan yang berhak.
2.2.2.4 Dokumen dalam sistem pembayaran gaji
Menurut Mulyadi (2008:374), dokumen yang digunakan dalam sistem
13
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan
daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa
daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin
pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini
diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelumnya digunakan
untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk dan pesanan.
Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam
perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departeman, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan
pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membedakan upah langsung dalam
hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga
kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap
karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan
ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan
15
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji
dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
2.2.2.5 Jaringan prosedur dalam membentuk sistem informasi akuntansi penggajian.
Menurut Mulyadi (2008:385), sistem penggajian meliputi
prosedur-prosedur sebagai berikut :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan untuk
menentukan gaji karyawan. Pencatatan hadir diselenggarakan oleh pencatatan waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adminitrasi atau pabrik.
Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa yang karyawan harus
mendatangani setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan daftar
hadir biasa yang karyawannya harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari
perusahaan atau dapat menggunakan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini
digunakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang di gaji
bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat
memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar
hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan
dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah
karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja difungsi
produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau
pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu jam
kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada
produk yang diproduksi.
3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar
gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat dan daftar gaji bulanan dan
daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi
mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasil karyawan. Potongan PPh pasal
21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
4. Prosedur Pembuatan bukti kas keluar
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departeman-departeman yang menikmati manfaat tenaga
kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan
perhitungan harga pokok produk.
5. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan
17
fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
keuangan kemudian mengunakan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke
amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian
amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar. Pembayaran gaji dan
upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
2.2.2.6 Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2008:382), catatan akuntansi yang digunakan dalam
pencatatan gaji dan upah adalah :
1. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departeman dalam perusahaan.
2. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu
3. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departeman dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu
biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu
setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasil karyawan ini digunakan sebagai
tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut
oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasil
karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri,
sehingga rahasia penghasil karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain.
2.2.2.7 Pengertian Efektivitas
Efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau sasaran
yang telah ditentukan di dalam setiap organisasi, kegiatan atau program. Disebut
efektif apabila tercapai tujuan ataupun sasaran seperti yang telah ditentukan. Hal
ini sesuai dengan pendapat H. Emerson yang dikutip Handayaningrat (1994:16)
yang menyatakan bahwa “efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”
Istilah efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah
yang saling berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu
organisasi. Tentang arti dari efektif maupun efisien terdapat beberapa pendapat.
Upaya mengevaluasi jalannya suatu organisasi dapat dilakukan melalui
konsep efektivitas. Konsep ini adalah faktor untuk menentukan apakah perlu
dilakukan perubahan perubahan secara signifikan terhadap bentuk dan manajemen
organisasi atau tidak. Dalam hal ini efektivitas merupakan pencapaian tujuan
organisasi melalui pemanfaatan sumber daya yang dimiliki secara efisien, ditinjau
dari sisi masukan (input), proses, maupun keluaran (output). Dalam hal ini yang
dimaksud sumber daya meliputi ketersediaan personil, sasaran serta metode dan
19
dengan benar dan sesuai dengan prosedur sedangkan dikatakan efektif apabila
kegiatan tersebut dilaksanakan dengan benar dan memberikan manfaat.
Menurut Anthony dan Govindarajan (2005:111), pengertian efektivitas
adalah sebagai berikut:
“ Effectiveness is determined by the relationship between input and
output”
Pengertian efektivitas diatas dapat juga dipahami sebagai derajat
keberhasilan suatu organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa semakin
besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai sasaran tersebut, maka
dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut.
Pengertian efektivitas menurut A/rens dan Loebbecke (1997) adalah
sebagai berikut:
“Effectiveness refers to the accomplishment of objective where as
efficiency refers to resources used to achieve those objectives”
Dari kedua definisi di atas dapat dijelaskan bahwa efektivitas merupakan
kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya
yang ada sebaik mungkin dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Suatu unit
dikatakan efektif apabila kontribusi keluaran yang dihasilkan semakin besar
terhadap nilai pencapaian sasaran tersebut. Efektivitas juga dapat dikatakan
sebagai tolak ukur keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan
20 3.1 Lokasi Penelitian
Penelitian tentang evaluasi sistem informasi akuntansi untuk efektivitas
penggajian karyawan dilakukan di RS. Muji Rahayu Surabaya, Jl. Raya Manukan
Wetan No. 68-68A, Kota Surabaya.
3.2 Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan penulis menggunakan penelitian studi kasus
yang berbentuk deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang menjelaskan tentang
sifat-sifat dan keadaan-keadaan sebenarnya dari suatu obyek penelitian.
Mempunyai gambaran yang lengkap dan mencari keterangan secara faktual,
kemudian memberikan solusi.
3.3 Jenis Data Dan Sumber data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Dokumen yang digunakan untuk penggajian dalam input,proses, dan output
2. Fungsi-Fungsi yang terkait untuk penggajian yaitu fungsi kepegawaian,
fungsi pencatatan waktu, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi akuntansi, dan
fungsi keuangan.
3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penggajian.
21
3.4 Teknik Pengumpulan data
Adapun metode yang digunakan peneliti untuk pengumpulan data yang
digunakan adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab langsung kepada bidang
penggajian RS. Muji Rahayu. Metode ini digunakan untuk memperoleh data prosedur
penggajian, Fungsi yang terkait dan catatan akuntansi.
2. Dokumentasi
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yang tersedia pada
instansi yang bersangkutan yaitu berupa struktur organisasi dan dokumen penggajian.
3.5 Teknik Analisis Data
Ada beberapa teknik analisis data yang digunakan yaitu terdiri dari
input, proses dan output sebagai berikut :
1. Analisis terhadap input sistem informasi akuntansi atas penggajian.
Menganalisis dokumen yang digunakan oleh perusahaan didalam input
sistem informasi akuntansi penggajian dalam bentuk bukti jam hadir hanya pada
karyawan bagian non medis. Cara yang dilakukan yaitu dengan mengumpulkan
dan membandingkan dokumen-dokumen bukti jam hadir karyawan dengan
ketentuan yang berlaku didalam RS. Muji Rahayu Surabaya.
2. Analisis terhadap proses sistem informasi akuntansi atas penggajian
Pada proses sistem informasi akuntansi penggajian untuk karyawan
bagian non medis, dilakukan dengan cara menggabungkan fungsi-fungsi yang
bagian penggajian yang ada di RS. Muji Rahayu Surabaya. Hal ini dilakukan
bertujuan untuk menciptakan pengendalian yang efektif.
3. Analisis terhadap output sistem informasi akuntansi atas penggajian
Melakukan analisis terhadap laporan gaji karyawan bagian non medis
dengan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian
dengan mengevaluasi akurasi informasi dengan cara mencocokan
informasi-informasi dengan bukti-bukti yang terkait dengan penggajian RS. Muji Rahayu
Surabaya.
4. Analisis terhadap efektivitas sistem informasi akuntansi penggajian.
Evaluasi berbagai akibat yang muncul dari pengimpletasian sistem
dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari alternatif pilihan yang
digunakan untuk solusi atas masalah yang dihadapi. Cara yang digunakan yaitu
mencocokan hasil analisis input, proses dan output yang telah dilaksanakan RS.
Muji Rahayu Surabaya dengan sistem informasi akuntansi penggajian untuk
23 BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum RS. Muji Rahayu Kota Surabaya 4.1.1 Sejarah RS. Muji Rahayu Kota Surabaya
Rumah Sakit Muji Rahayu terletak di kawasan Surabaya Barat, yang
merupakan daerah industri (kawasan pergudangan Margomulyo). Rumah Sakit ini
berdiri pada tahun 1980 sebagai Rumah Bersalin, kemudian pada tahun 2003
berkembang menjadi Rumah Sakit Umum (RSU). Berdiri diatas lahan seluas 3000
m2 di Jl. Raya Manukan Wetan No.68-68A Kota Surabaya .
Rumah Sakit ini dikelola oleh Yayasan Muji Rahayu yang didirikan oleh
Ibu Hj. Kasining. Lokasi Rumah Sakit ini berada dekat dengan kawasan industri
Margomulyo dan kawasan industri Tanjungsari Surabaya. Oleh karena itu
didirikannya Rumah Sakit Muji Rahayu diharapkan dapat menjadi tempat yang
paling tepat sebagai tujuan untuk menjamin keselamatan dan kesehatan karyawan
tentunya bagi perusahaan atau industri yang ada di sekitar kawasan Rumah Sakit
Muji Rahayu karena Rumah Sakit Muji Rahayu bertempat lebih dekat.
Rumah Sakit Muji Rahayu dibekali oleh tenaga medis yang profesional,
disertai dengan sistem informasi manajemen yang baik, dan terdapat ambulance
yang siap menjemput dan mengantar pasien selama 24 jam perhari. Dengan
adanya Muji Rahayu sebagai Rumah Sakit yang terletak di Surabaya Barat,
masyarakat di kawasan Surabaya Barat dan sekitarnya pada khususnya, dan
seluruh masyarakat pada umumnya tanpa membedakan status dan golongan.
4.1.2 Jenis Pelayanan
Jenis pelayanan atau jenis fasilitas pelayanan jasa yang diberikan oleh
RS. Muji Rahayu Kota Surabaya adalah sebagai berikut :
1. Rawat Inap , terdiri atas :
a. Ruang Mawar (VIP) dan fasilitas yang tersedia :
1) 1 Tempat tidur pasien
2) 1 Tempat tidur penunggu
3) Sofa
4) TV
5) Kamar mandi dalam
6) Almari pakaian
7) AC (Air Conditioner)
8) Lemari es
9) Meja makan pasien
10) Makan 3 kali sehari
b. Ruang bougenvile (Kelas I) dan fasilitas yang tersedia :
1) 1 Tempat tidur pasien
2) Sofa
3) TV
4) Kamar mandi dalam
25
6) AC (Air Conditioner)
7) Makan 3 kali sehari
c. Ruang Melati (Kelas II) dan fasilitas yang tersedia :
1) 2 Tempat tidur pasien (untuk 2 pasien)
2) Kursi dan meja makan pasien
3) Kamar mandi dalam
4) Almari pakaian
5) Kipas angin / AC (Air Conditioner)
6) Makan 3 kali sehari
d. Ruang Anggrek (Kelas III) dan fasilitas yang tersedia :
1) 4 Tempat tidur pasien (untuk 4 pasien)
2) Kamar mandi dalam
3) Almari pakaian
4) Kipas angin
5) Makan 3 kali sehari
2. Rawat Jalan, terdiri atas :
a. Circumcisi / Khitan
b. Poli Dokter Gigi
c. Poli Dokter Spesialis Tulang (Ortopedi)
d. Poli Dokter Spesialis Syaraf
e. Poli Dokter Spesialis Kebidanan dan Kandungan
f. Poli Dokter Spesialis Anak
h. Poli Dokter Spesialis Paru dan Asma
i. Poli Dokter Spesialis Penyakit Dalam
j. Poli Dokter Spesialis THT
3. Layanan Penunjang :
a. Instalasi Gawat Darurat (IGD) 24 Jam
b. Ambulance 24 Jam
c. Pelayanan kamar obat 24 jam
d. Ruang Observasi
e. Pelayanan Alat Monitor tanda vital pasien (ECG/EKG)
f. Laboratorium Medis
g. Kamar Operasi
h. Pelayanan Persalinan/melahirkan dan imunisasi
i. Pelayanan khitan
j. Pelayanan Kemotherapy
k. Pelayanan Fototherapy
l. Ruang Pemulihan / Recovery
m. Radiologi & USG
n. Perawatan NICU
o. Kesehatan Ibu dan Anak (KIA & BKIA)
p. Pelayanan Program Keluarga Berencana (KB)
4. Sarana lain-lain :
a. Aula (Kapasitas + 250 Orang)
27
c. Free Wifi
4.1.3 Visi dan Misi RS. Muji Rahayu Kota Surabaya
Setiap organisasi pasti memiliki Visi dan Misi agar bisa memajukan
organisasinya. Dalam hal ini Visi RS. Muji Rahayu Kota Surabaya adalah sebagai
berikut :
1. Kegiatan pelayanan RS. Muji Rahayu dilakukan dalam rangka mengamalkan
perbuatan baik dengan mengutamakan memberi daripada menerima.
2. Kegiatan pelayanan RS. Muji Rahayu diselenggarakan dengan berlandaskan
etika dan profesionalisme.
3. Kegiatan pelayanan RS. Muji Rahayu dilakukan untuk sesama manusia tanpa
membedakan status dan golongan dengan mengutamakan pelayanan yang bermutu.
Sedangkan Misi dari RS. Muji Rahayu Kota Surabaya adalah sebagai beikut:
1. Memberi pelayanan kesehatan bagi customer dari semua lapisan dengan
standar pelayanan prima.
2. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.
3. Berperan aktif dalam kegiatan masyarakat dan lingkungan.
4. Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.
4.1.4 Tujuan RS. Muji Rahayu Kota Surabaya
Tujuan dari RS. Muji Rahayu Surabaya yang selalu berkomitmen
bersama untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Rumah Sakit Muji
Rahayu merupakan rumah sakit berkembang yang berada di kawasan surabaya
barat, dimana banyak pekerja yang membutuhkan pelayanan untuk jaminan
ini hadir sebagai bentuk kepedulian terhadap pelayanan kesehatan masyarakat di
kawasan surabaya barat dan sekitarnya.
Tujuan dari RS. Muji Rahayu Surabaya yang selalu berkomitmen
bersama untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Tujuan tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Menunjukkan goodwill dan kepercayaan pada RS. Muji Rahayu Surabaya.
2. Mempercepat penanganan pelayanan pertolongan pertama dalam kecelakaan
yang terjadi pada anggota di perusahaan.
3. Bersama berperan aktif dalam mewujudkan visi pembangunan kesehatan
nasional “ Indonesia Sehat 2010 ”.
4.1.5 Struktur Organisasi dan Job Description RS. Muji Rahayu Kota Surabaya 4.1.5.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi akan memberikan gambaran kepada setiap pimpinan
yang bertanggung jawab terhadap kinerja perusahaan untuk mengkordinasikan
semua kegiatan (Rumah Sakit). Struktur organiasi juga sangat penting karena
menjelaskan tugas masing-masing devisi dalam malakukan tugasnya sehingga
tidak adanya pengerjaan tugas yang sama antar devisi satu dengan yang lainnya.
Struktur organisasi yang ada pada RS. Muji Rahayu Surabaya adalah sebagai
29
Gambar 4.1
STRUKTUR ORGANISASI RS. Muji Rahayu Surabaya
Sumber data : RS. Muji Rahayu Surabaya
KA.BAGIAN KESEKRETARIATAN KA.SUB-BAG UMUM & S.D.M KA.SUB-BAG PEMELIHARAAN ALAT&PERLENG KAPAN KA.SUB-BAG PERENCANAAN& EVALUASI KA.BIDANG PELAYANAN& KEPERAWATAN SIE PELAYANAN MEDIS& KEPERAWATAN SIE PENGAWASAN& ETIKA DIKLAT KEPERAWATAN DIREKTUR
4.1.5.2 Job Description 1.Direktur
a. Direktur mempunyai tugas pokok yaitu mengelolah semua kegiatan
operasional dan pembangunan rumah sakit.
b. Direktur berhak untuk mewakili segenap kepentingan rumah sakit berbicara
dan memberikan pernyataan atas nama rumah sakit, membuat dan
membuatkan perjanjian dengan pihak lain.
c. Direktur mempunyai wewenang untuk merumuskan, menyetujui dan
menetapkan kebijaksanaan program atau tata laksananya yang merupakan
penjabaran dari tugas pokok.
2. Kepala bidang pelayanan dan keperawatan
Kepala bidang pelayanan dan keperawatan mempunyai tanggung jawab
memimpin unit kerja bidang keperawatan melalui kegiatan layanan asuhan
keperawatan, yaitu menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan, menyusun
program kerja, dan mengkoordinasikan layanan keperawatan pasien rawat inap,
layanan keperawatan pasien rawat jalan, layanan keperawatan pasien gawat
darurat dan layanan keperawatan pasien kamar bedah.
3. Kepala bagian kesekretariatan
Kepala bagian kesekretariatan mempunyai wewenang memimpin unit
kerja bagian kesekretariatan melalui kegiatan merencanakan, penyelenggaran,
mengendalikan, dan mengevaluasi pengelolah adminitrasi umum, adminitrasi
31
pemasaran, adminitrasi rekan medis, pemeliharaan alat dan perlengkapan serta
menyusun program rumah sakit.
4. Kepala bidang sarana prasarana dan rekam medik
Kepala bidang sarana prasarana dan rekam medik mempunyai tugas
mengkoordinasikan semua saranan prasarana yang dibutuhkan untuk pelayanan
medis dan penunjang medis, pemantauan dan pengawasan penggunaan sarana
prasarana kesehatan, kegiatan pelayanan medis, penunjang medis serta mendata
penerimaan dan pemulangan pasien.
5. Kepala bagian keuangan
Kepala bagian kuangan mempunyai tugas kewajiban memimpin unit
kerja keuangan dan program melalui kegiatan mobilisasi dana, perbendaharaan
umum dan personil, verifikasi, pencatatan dan transaksi keuangan, laporan
pertanggung jawaban keuangan, akuntansi keuangan dalam rangka
terselenggaranya kegiatan keuangan dan akuntansi secara efektif dan efisien.
4.2 Penyajian Data
4.2.1 Dokumen yang digunakan dalam penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
penggajian pada RS. Muji Rahayu Surabaya, sebagai berikut :
1.Dokumen input
Daftar Hadir
Daftar hadir adalah kartu dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran
karyawan.
a. Daftar Gaji
Daftar gaji adalah kartu dokumen yang digunakan untuk informasi
mengenai jumlah gaji bruto setiap karyawan dan potongan-potongan serta jumlah
gaji netto setiap karyawan.
b. Rekap daftar gaji Netto
Rekap daftar gaji netto adalah kartu dokumen yang digunakan untuk
informasi mengenai gaji netto yang di kirim ke bank untuk dilakukan penggajian
pada saat tanggal gaji yang ditentukan.
c. Kas Keluar
Kas keluar adalah kartu dokumen yang digunakan untuk informasi
dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat gaji.
d. Slip gaji
Slip gaji adalah kartu dokumen yang berbentuk amplop gaji yang
berisikan gaji pegawai setelah dikurangi oleh potongan-potongan gaji.
4.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi pada RS. Muji Rahayu Kota Surabaya
Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus sistem informasi akuntansi
penggajian pada RS. Muji Rahayu Kota Surabaya yang terdiri dari fungsi di
dalam ruang lingkup RS. Muji Rahayu Kota Surabaya. Fungsi yang terkait dalam
RS. Muji Rahayu Kota Surabaya :
1.Fungsi Kepegawaian
Fungsi dari kepegawaian ditangani oleh kasubag Umum dan SDM
33
jabatan kepada karyawan. Sedangkan siklus penggajian ditangani Kasubag
Akuntansi dan Pajak
2.Fungsi pencatatan waktu.
Fungsi pencatatan waktu dalam siklus penggajian RS. Muji Rahayu
Surabaya ditangani oleh Kasubag Akuntansi dan Pajak yang bertanggung jawab
untuk menyelenggarakan waktu hadir bagi karyawan.
3.Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji dalam siklus penggajian RS. Muji Rahayu
Surabaya ditangani oleh Kasubag Akuntansi dan Pajak yang bertanggung jawab
untuk membuatkan daftar gaji yang berisi gaji pokok dan tunjangan yang
diberikan karyawan maupun potongan yang menjadi beban karyawan selama satu
bulan.
4.Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dalam siklus penggajian pada RS. Muji Rahayu
Surabaya ditangani oleh Kasubag Akuntansi dan Pajak yang bertanggung jawab
untuk mencatat kewajiaban yang timbul dalam hubungan pembayaran gaji
karyawan.
5.Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan dalam siklus penggajian pada RS. Muji Rahayu
Surabaya dipegang oleh kasubag perbendaharaan yang bertanggung jawab untuk
4.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
penggajian pada RS. Muji Rahayu Surabaya hanya melakukan catatan akuntansi
berupa jurnal umum dan kas keluar untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja.
4.2.4 Prosedur Penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya
1. Pertama karyawan check clock dan Kasubag Akuntansi dan Pajak membuat
daftar hadir karyawan.
2. Setelah membuat daftar hadir karyawan Kasubag Akuntansi dan Pajak
melakukan perhitungan daftar gaji dari laporan jumlah jam kerja atau
pengumpulan pendapatan dan juga tangguhan masing-masing karyawan dan
akan di print out rangkap 2, untuk lembar pertama akan diserahkan kepada
Kasubag Perbendaharaan dan untuk lembar kedua akan di arsip sesuai
tanggal.
3. Setelah menerima daftar gaji karyawan dari Kasubag Akuntansi dan Pajak,
Kasubag Perbendaharaan melakukan pengecekan daftar gaji karyawan dan
membuat rekapan gaji netto. Daftar gaji karyawan akan di arsip sesuai
tanggal oleh Kasubag Perbendaharaan.
4. Setelah Kasubag Perbendaharaan selesai membuat rekapan gaji netto,
dilakukan persetujuan dan penandatanganan oleh pihak-pihak yang
berwenang.
5. Setelah rekapan gaji netto mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang
berwenang, Kasubag Perbendaharaan melakukan transfer ke rekening pribadi
35
6. Setelah melakukan transfer ke rekening pribadi karyawan, Kasubag
Perbendaharaan mencatat ke dalam buku kas keluar dan jurnal umum serta
membuat slip gaji rangkap 2.
7. Setelah Kasubag Perbendaharaan membuatkan slip gaji karyawan untuk
lembar pertama di kirim ke Kepala Bagian Keuangan dan lembar kedua di
arsip sesuai tanggal.
8. Pada Kepala Bagian Keuangan melakukan penandatanganan slip gaji dan
akan di ambil oleh masing-masing karyawan pada saat tanggal yang di
tentukan oleh RS. Muji Rahayu Surabaya.
Bagian Akuntansi dan Pajak Bagian Perbendaharaan Bagian Keuangan
tidak
ya batal
Karyawan
Sumber Data : RS. Muji Rahayu Surabaya
1 Membuat daftar hadir karyawan Daftar hadir karyawan Melakukan perhitungan gaji karyawan 2
Daftar gaji 1 karyawan
T
2
Cek daftar gaji karyawan dan membuat rekapan gaji netto Rekapan gaji netto Daftar gaji 1
karyawan
Daftar gaji 1 karyawan
Rekapan gaji netto
T
3
2 3
Rekapan gaji netto
Transfer ke rek karyawan, catat ke buku kas keluar dan
jurnal umum, buat slip gaji
2
4
4
Slip gaji 1
Penandatangan an dan pengambilan slip gaji oleh karyawan
Slip gaji 1 Persetujuan
Buku kas keluar
Jurnal Umum
Slip Gaji 1
T
37
4.2 Analisis Data 1.Anlisis input
Daftar hadir karyawan
Dengan melakukann tanya jawab pada Kasubag Akuntansi dan Pajak,
daftar jam hadir penggajian karyawan pada RS. Muji Rahayu Surabaya dilakukan
dengan cara menggunakan mesin pencatatan waktu untuk absensi karyawan atau
check clock dengan memasukkan NIP. Check clock karyawan dimulai setiap
harinya pada saat datang dan pulang yaitu jam 07.00 dan 14.00. Selanjutnya pada
saat perhitungan hari kerja normal pada saat perhitungan gaji, absensi yang
dilakukan oleh karyawan pada saat check clock selama tanggal 25 sampai 26
bulan berikutnya akan disamakan dengan absensi jadwal dinas tersebut. Setiap
karyawan yang terlambat atau tidak masuk kerja akan dilakukan pemotongan dan
akan dihitung jumlah keterlambatan atau jumlah ketidakhadiran pada saat
perhitungan gaji karyawan.
Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan mesin pencatatan waktu
adalah mempermudah perhitungan jam kerja setiap karyawan sehingga dapat
menghasilkan dokumen yang berisi daftar jam hadir karyawan dan memuat
berbagai catatan yang dibutuhkan untuk perhitungan gaji karyawan yang sesuai
dengan format daftar hadir jam kerja yang telah ditentukan oleh RS. Muji Rahayu
Surabaya. Sedangkan kelemahan dari penggunaan mesin pencatatan waktu yaitu
adanya peluang bagi karyawan untuk manipulasi absensi atau menitipkan absen
pada 37ystem karyawan yang dilakukan oleh karyawan yang curang. Bagi
akan di beri surat teguran dan selanjutnya akan diberi sanksi yang lebih tegas. Dan
untuk menghindari manipulasi absensi karyawan seharusnya dilakukan
pengawasan oleh bagian masing-masing unit pada saat jam kerja.
2.Analisis proses
a. Fungsi-fungsi yang terkait penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya
1) Fungsi pencatatan waktu pada RS. Muji Rahayu Surabaya ini di tangani oleh
Kasubag Akuntansi dan Pajak.
2) Fungsi prosedur pembuat daftar gaji yang bertanggung jawab adalah Kasubag
Akuntansi dan Pajak.
3) Fungsi akuntansi yang bertanggung jawab adalah Kasubag Akuntansi dan
Pajak.
4) Fungsi keuangan yang bertanggung jawab adalah Kasubag Perbendaharaan.
5) Fungsi pemberian slip gaji karyawan dilakukan oleh Kepala Bagian
Keuangan.
Dengan melakukan tanya jawab pada bagian penggajian fungsi-fungsi yang
terkait dalam proses penggajian pada RS. Muji Rahayu Surabaya, bagian yang terkait
yaitu Kasubag Akuntansi dan Pajak, Kasubag Perbendaharaan,dan Kepala Bagian
Keuangan. Dalam proses prosedur penggajian yang berjalan masih belum adanya
pemisahan tugas dan wewenang tanggung jawab pada bagian Kasubag Akuntansi dan
Pajak yang memiliki dua fungsi sekaligus.
Berdasarkan kelemahan dari proses pengelolahan data, maka pemecahan
masalah yang harus dilakukan adalah RS. Muji Rahayu Surabaya seharusnya
39
dan pembuatan daftar gaji agar tidak terjadi penumpukan kerja, kesalahan
pencatatan dan bisa jadi peluang adanya manipulasi data.
b. Catatan akuntansi
Dengan melakukan tanya tawab kepada bagian penggajian, untuk
pencatatan akuntansi penggajian pada RS. Muji Rahayu Surabaya ini sudah
dilakukan penjurnalan khusus untuk penggajian. Hal ini sangat baik karena pada
saat waktu penerimaan surat atau dokumen-dokumen yang diterima oleh RS. Muji
Rahayu Surabaya tidak akan mengalami kesulitan, khususnya dalam merangkap
laporan akhir dari surat-surat yang telah masuk ke bagian keuangan pada saat
transaksi penggajian.
1) Pencatatan gaji pada saat belum dibayarkan :
Beban Gaji xxx
Utang gaji xxx
2) Pencatatan jurnal pada saat gaji karyawan sudah dibayarkan :
Utang gaji xxx
Kas xxx
c. Sistem dan prosedur penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya.
Dengan melakukan proses tanya jawab pada bagian penggajian RS. Muji
Rahayu Surabaya, prosedur 39ystem informasi akuntansi penggajian sudah
berjalan dengan cukup baik, karena sudah membentuk jaringan yang sesuai
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu yang ada pada RS. Muji Rahayu Surabaya
sudah menggunakan mesin pencatatan waktu dan waktu hadir ini digunakan untuk
menentukan besar gaji karyawan yang dilakukan oleh Kasubag Akuntansi dan Pajak.
2) Prosedur pembuat daftar Gaji
Prosedur pencatatan daftar gaji yang ada pada RS. Muji Rahayu
Surabaya dilakukan oleh Kasubag Akuntansi dan Pajak dan data yang digunakan
adalah daftar hadir karyawan dan data melalui tunjangan-tunjangan dan potongan
gaji karyawan.
Dalam prosedur pencatatan waktu dan prosedur pembuatan daftar gaji
ini terdapat kelemahan yaitu adanya perangkapan tugas yang dapat
mengakibatkan penumpukan tugas, kesalahan pencatatan dan terjadinya
kecurangan manipulasi data. Seharusnya pembuatan daftar gaji dan pencatatan
waktu hadir harus dipisah.
3) Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji karyawan pada RS. Muji Rahayu Surabaya
diberikan melalui bank yang diberikan sejumlah gaji yang didapat karyawan dan
pengambilan slip gaji di berikan pada saat pengambilan gaji di Kepala Bagian
41
Usulan Bagan Alur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian RS. Muji Rahayu
Surabaya.
1. Pertama karyawan melakukan check clock dan Kasubag Umum dan SDM
membuat daftar hadir karyawan. Kemudian daftar hadir karyawan diserahkan
kepada Kasubag Akuntansi dan Pajak.
2. Berdasarkan daftar hadir karyawan yang diperoleh dari Kasubag Umum dan
SDM, maka Kasubag Akuntansi dan Pajak melakukan perhitungan daftar gaji
dari laporan jumlah jam kerja atau pengumpulan pendapatan dan juga
tangguhan masing-masing karyawan dan akan di print out rangkap 2, untuk
lembar pertama akan diserahkan kepada Kasubag Perbendaharaan dan untuk
lembar kedua akan di arsip sesuai tanggal.
3. Setelah menerima daftar gaji karyawan dari Kasubag Akuntansi dan Pajak,
Kasubag Perbendaharaan melakukan pengecekan daftar gaji karyawan dan
membuat rekapan gaji netto. Daftar gaji karyawan akan di arsip sesuai tanggal
oleh Kasubag Perbendaharaan.
4. Setelah Kasubag Perbendaharaan selesai membuat rekapan gaji netto,
dilakukan persetujuan dan penandatanganan oleh pihak-pihak yang
berwenang.
5. Setelah rekapan gaji netto mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang
berwenang, Kasubag Perbendaharaan melakukan transfer ke rekening pribadi
6. Setelah melakukan transfer ke rekening pribadi karyawan, Kasubag
Perbendaharaan mencatat ke dalam buku kas keluar dan jurnal umum serta
membuat slip gaji rangkap 2.
7. Setelah Kasubag Perbendaharaan membuatkan slip gaji karyawan untuk
lembar pertama di kirim ke Kepala Bagian Keuangan dan lembar kedua di
arsip sesuai tanggal.
8. Pada Kepala Bagian Keuangan melakukan penandatanganan slip gaji dan akan
di ambil oleh masing-masing karyawan pada saat tanggal yang di tentukan
oleh RS. Muji Rahayu Surabaya.
43
Gambar 4.3 Flowchart penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya( Usulan )
Bagian Umum dan SDM Bagian Akuntansi dan Pajak Bagian Perbendaharaan Bagian Keuangan
tidak
ya batal
Karyawan
Sumber data diolah
2 Membuat daftar hadir karyawan Daftar hadir karyawan Melakukan perhitungan gaji karyawan 2
Daftar gaji 1 karyawan
T
3
Cek daftar gaji karyawan dan
membuat rekapan gaji
netto Rekapan gaji
netto Daftar gaji 1
karyawan
Daftar gaji 1 karyawan Rekapan gaji netto T 4 3 4 Rekapan gaji netto
Transfer ke rek karyawan, catat ke
buku kas keluar dan jurnal umum,
buat slip gaji
2
5
5
Slip gaji 1
Penandatangan an dan pengambilan slip gaji oleh karyawan
Slip gaji 1 Persetujuan Buku kas keluar 1 Daftar hadir karyawan 2
Slip Gaji 1 Jurnal Umum
T
4
3.Analisis output
a. Daftar gaji
Dengan melakukan proses tanya jawab pada Kasubag Akuntansi dan
Pajak dan Kepala Bagian Keuangan pada RS. Muji Rahayu Surabaya. Untuk
menghitung besarnya gaji karyawan Kasubag Akuntansi dan Pajak dengan cara
menghitung hari kerja normal karyawan, ketentuan yang berlaku hari kerja normal
pada RS. Muji Rahayu Surabaya yaitu setiap harinya mulai masuk kerja dan check
clock dilakukan setiap jam 07.00-14.00 yang akan dihitung dari tanggal 25 sampai
26 bulan berikutnya, seandainya karyawan tidak masuk kerja atau terlambat
masuk kerja akan dilakukan pemotongan pada saat perhitungan gaji karyawan.
Dan pada setiap bagian terdapat jumlah gaji pokok yang berbeda sesuai dengan
jabatan yang diperoleh setiap karyawan.
Dokumen yang digunakan pada penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya
sudah cukup baik, dalam daftar gaji sudah memuat catatan berbagai jenis gaji
mulai dari pendapatan hingga tangguhan yang diberikan oleh karyawan.
Point-point yang ada dalam daftar gaji karyawan juga sangat lengkap sehingga
memudahkan pihak-pihak yang akan mengecek daftar gaji dalam penggajian RS.
Muji Rahayu Surabaya.
b. Kas Keluar
Dengan melakukan tanya jawab kepada Kepala Bagian Keuangan,
pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh Kasubag Perbendaharaan RS. Muji
Rahayu Surabaya. Pada saat pembuatan bukti kas keluar Kasubag Perbendaharaan
45
selanjutnya akan dicek gaji netto dan bruto. Setelah diketahui maka Kasubag
Perbendaharaan akan mencatat dan membuatkan bukti kas keluar. Adanya bukti
kas keluar sangat bagus bagi RS. Muji Rahayu Surabaya karena sebagai bukti
yang tertulis pada kas untuk pembayaran gaji pada saat dikeluarkan untuk
menghindari penyelewengan.
c. Slip gaji
Dalam melakukan tanya jawab kepada Kasubag Akuntansi dan Pajak
dan Kepala Bagian Keuangan, slip gaji dibuat oleh Kasubag Perbendaharaan,
selanjutnya diberikan kepada Kepala Bagian Keuangan untuk dilakukan
pengambilan slip gaji karyawan pada saat tanggal yang ditentukan. Slip gaji
diambil oleh karyawan pada Kepala Bagian Keuangan dan dokumen slip gaji yang
diambil karyawan telah memuat daftar pendapatan dan tangguhan sehingga pada
saat pengambilan slip gaji karyawan dapat mengetahui berapa gaji yang
sesungguhnya didapat terlihat dari tangguhan dan pendapatan yang diperoleh
selama berkerja.
4.4 PEMBAHASAN
Input penggajian RS. Muji Rahayu Surabaya menghasilkan dokumen yang
digunakan dalam proses penggajian yaitu daftar jam hadir karyawan. Input
penggajian yang ada pada RS. Muji Rahayu Surabaya cukup baik karena sudah
menghasilkan dokumen yang dibutuhkan untuk perhitungan gaji karyawan. Tetapi
sistem informasi akuntansi penggajian input yang dihasilkan dengan mesin
pencatatan waktu masih terdapat kelemahan yaitu adanya peluang kecurangan atau
karyawan. Karena mesin pencatatan waktu yang digunakan oleh RS. Muji Rahayu
hanya dengan cara memasukkan NIP dan selama kinerja berlangsung belum terdapat
pengawasan yang dilakukan pada setiap bagian unit masing-masing.
Pada proses penggajian yang ada pada RS. Muji Rahayu Surabaya sudah
membentuk jaringan prosedur sistem informasi akuntansi penggajian yaitu
prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur
pembayaran gaji. Namun pada pemrosesan masih terdapat kelemahan yaitu
perangkapan fungsi yang mengerjakan dua tugas sekaligus antara pencatatan
waktu dan pembuatan daftar gaji yang dikerjakan oleh Kasubag Akuntansi dan
Pajak.
Output yang dihasilkan oleh penggajian karyawan RS. Muji Rahayu
Surabaya adalah daftar gaji karyawan, slip gaji dan kas keluar. Daftar gaji
tersebut dibuat menurut data-data penggajian yang ada seperti daftar hadir
karyawan, slip gaji tersebut dibuat berdasarkan daftar gaji karyawan yang ada dan
bukti kas keluar dilakukan sebagai bukti tertulis untuk pembayaran gaji. RS. Muji
Rahayu Surabaya juga sudah melakukan penjurnalan khusus dalam menangani
transaksi-transaksi penggajiandan hal ini sudah dilihat adanya jurnal umum pada
RS. Muji Rahayu Surabaya. Sehingga pada bagian penggajian tidak mengalami
kesulitan pada saat penerimaan dokumen yang telah masuk dan dalam membuat
laporan akhir pada bagian penggajian juga tidak akan mengalami kesulitan.
Sistem informasi Akuntansi penggajian pada RS. Muji Rahayu Surabaya
sudah berjalan dengan cukup baik, hal ini dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang
transaksi-47
transaksi penggajian. Prosedur dalam proses sistem informasi akuntansi penggajian
sudah membentuk jaringan yang dibutuhkan untuk penggajian yaitu adanya prosedur
pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji,
akan tetapi masih adanya kelemahan yaitu perangkapan fungsi yang terkait dalam
penggajian antara pencatatan waktu hadir dan pembuat daftar gaji.
Dari analisis input, proses dan output yang dihasilkan oleh RS.Muji
Rahayu Surabaya. Sistem informasi akuntansi penggajian yang ada belum efektif,
meskipun sudah membentuk jaringan prosedur penggajian yaitu adanya prosedur
pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran
