RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN PENJUALAN PADA PT. SALEMBA EMBAN PATRIA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
BAMBANG TRIMARYANTO
11410100029
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
DAFTAR ISI
PERNYATAAN ... v
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ...2
1.3. Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan... 2
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan...3
BAB II ... 5
2. GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 5
2.1 Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria ...5
2.2 Visi PT. Salemba Emban Patria ... 8
2.3 Misi PT. Salemba Emban Patria ... 8
2.4 Kegiatan Perusahaan ...8
2.5 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria ... 9
2.6 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur ... 10
2.7 Kondisi Perusahaan ...12
BAB III LANDASAN TEORI ...13
3.1 Penjualan Barang ... 13
3.1.1 Pengertiaan Penjualan Barang ... 13
3.1.2 Macam - Macam Penjualan ... 13
3.1.3 Tujuan Penjualan ...14
3.1.4 Jenis - Jenis Penjualan ...15
3.1.5 Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan ... 16
3.2 Konsep Dasar Sistem ...17
3.2.1 Elemen Sistem... 17
3.2.2 Karakteristik Sistem ...20
3.2.3 Klasifikasi sistem ...20
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 21
3.3.1 Blok Masukan ... 22
3.3.2 Blok Model ... 22
3.3.3 Blok Keluaran ... 22
3.3.4 Blok Teknologi ...22
3.3.5 Blok Basis Data ...22
3.3.6 Blok Kendali ... 23
3.4 System Flow ... 23
3.5 Data Flow Diagram (DFD) ...25
3.6 Konsep Dasar Basis Data ...27
3.6.1 Jenis File Basis Data ...28
3.6.2 Fase Merancang Basis Data ... 28
3.7 Sistem Basis Data ... 30
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 31
4.1 Menganalisa Sistem ...32
4.2 Mendesain Sistem ... 33
4.2.1 System Flow... 33
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 50
4.2.3 Perancangan Database ...55
4.2.4 DBMS ... 57
4.2.5 Desain Input atau Output ...63
4.3 Implmentasi Sistem ...72
4.4 Melakukan Pembahasan Pada Implmentasi Sistem... 73
4.4.1 Form Login ...73
4.4.2 Form Menu Utama Adminstrasi ...76
4.4.3 Form Confirm Order Administrasi ...77
4.4.4 Form Edit Account ...82
4.4.5 Form Menu Utama Kepala Bagian ...86
4.4.6 Form Delivery Order ...89
4.4.7 Laporan Confirm Order ... 91
4.4.8 Laporan Delivery Order ... 92
BAB V PENUTUP ... 93
5.1 Kesimpulan ... 93
5.2 Saran ...93
DAFTAR PUSTAKA ... 94
LAMPIRAN ...95
BAB I
1.PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat penting bagi perusahaan untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan, sehingga muncul sebuah alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan.
Apabila perusahaan kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu.
Pada PT. Salemba Emban Patria proses pencatatan penjualan buku masih manual yaitu mulai dari proses customer pemesanan barang kepada perusahaan dimana pihak administrasi akan menyediakan suatu form invoice yang akan diisi secara manual oleh administrasi dan akan disediakan sebuah invoice yang diberikan oleh administrasi kepada customer, dan begitu juga tentang pemilihan buku yang masih secara manual hingga pihak administrasi harus mengecek terlebih dahulu barang yang ada pada gudang.
Dari permasalahan tersebut penulis ingin membantu bagian adminsitrasi agar dapat lebih cepat melakukan pencatatan penjualan buku sehingga tidak memerlukan waktu yang lama. Dengan merancang dan membangun aplikasi penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria agar dapat lebih mudah dan cepat dalam
2
menginputkan data penjualan buku. Sistem yang dibuat bertujuan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan bagian administrasi dalam menginputkan data penjualan buku.
1.2. Rumusan Masalah
Masalah yang ada pada PT. Salemba Emban Patria adalah pada proses pencatatan penjualan buku yang dilakukan secara manual oleh bagian administrasi sehingga waktu dibutuhkan menjadi tidak efisien.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam Rancang Bangun Aplikasi Penjualan Buku Pada PT. Salemba Emban Patria dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani Penjualan buku
2. Aplikasi ini meliputi proses penginputan data Penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria
3. Aplikasi yang di buat berbasis dekstop
4. Aplikasi tidak menangani tentang penginputan data stok buku
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
1. Membuat sistem yang mana dapat mempercepat proses dalam menangani penjualan buku.
3
3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah dikelola serta dapat melihat laporan-laporan dengan mudah
1.5 Kontribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek ini selesai maka dalam proses penjualan buku yang ada dapat terkontrol melalui aplikasi yang sudah di bangun.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, pada tempat kerja praktek.
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
4
entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V: PENUTUP
BAB II
2.GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria
PT. Salemba Emban Patria didirikan pada 14 Maret 1983. Namun demikian untuk Surabaya berdiri tahun 1999 bulan agustus dan menjadi wilayah 3 pada tahun 2001 yang beralamat di Babatan Pilang Blok A-10 Wiyung Surabaya. Sejarah awal Penerbit Salemba dapat ditelusuri dari idealisme Pustaka Salemba yang didirikan oleh empat orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) yang pada 1979 berada di Jln. Salemba No. 4 Jakarta Pusat. Keempat alumni tersebut adalah Sofyan Ashori, (Alm.) Abdul Muthalib, Hotbonar Sinaga, dan Amir Abadi Jusuf. Dalam perkembangan selanjutnya, Pustaka Salemba berubah menjadi Firma Salemba dan akhirnya menjadi Penerbit Salemba Empat.
Awalnya Penerbit Salemba menerbitkan buku-buku akuntansi bagi pelajar setingkat SMU, lalu bergerak ke arah buku-buku perguruan tinggi, terutama buku teks yang dibutuhkan oleh mahasiswa fakultas ekonomi. Hal ini menjadi tonggak sejarah bagi dimulainya sebuah penerbitan yang lebih profesional karena dunia ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang, dan perkembangan ilmu pengetahuan tersebut sulit dipisahkan dari keberadaan buku. Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, Penerbit Salemba melebarkan jangkauannya untuk menerbitkan buku non-ekonomi hingga menjadi enam brand (imprint) berikut.
6
Salemba Empat (Akuntansi, Keuangan, Ilmu Ekonomi dan Studi
Pembangunan, Manajemen, Perpajakan, Profesional dan Umum) Salemba Teknika (Sains, Eksakta)
Salemba Infotek (Ilmu Komputer, Teknologi Informasi)
Salemba Medika (Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan)
Salemba Humanika (Psikologi, Sosiologi, Budaya, Komunikasi, Hukum)
Salemba Diniyah (Agama Islam)
Keenam brand (imprint) tersebut secara legal berada di bawah PT Salemba Emban Patria (Penerbit Salemba) yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Mohammad Said Tadjoedin Nomor 216 Tanggal 22 Februari 1989 di Jakarta dan disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan Nomor C2-15.407.HT.01.01.TH’94 Tanggal 13 Oktober 1994 dengan SIUP Nomor 01822/1.824.51.Budaya yang tercipta di Penerbit Salemba tidak tumbuh dalam semalam, namun berasal dari pengalaman selama lebih dari 25 tahun dalam dunia penerbitan. Penerbit Salemba tidak pernah berhenti menerbitkan buku- buku bermutu dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris, hasil karya penulis Indonesia maupun terjemahan dari buku asing. Pemilihan buku dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa hanya buku terbaiklah yang disajikan kepada pembaca.
7
memahami dan bekerja keras demi meraih cita-cita perusahaan-berbagi ilmu pengetahuan dan mencerdaskan bangsa. Budaya ini bertambah kuat dari tahun ke tahun sejalan dengan kemajuan yang dicapai oleh Penerbit Salemba.
Penerbit Salemba bekerja sama dengan beberapa distributor dalam rangka pemasaran dan penyaluran produknya. Toko-toko buku besar yang menjadi distributor utama PT. Saelmba Emban Patria antara lain: Toko Buku Leksika, Gramedia, Gunung Agung, Uranus, Paung Bona Jaya, Hariandja, Toga Mas, dan lain-lain. Distributor buku melalui koperasi kampus, pameran buku, penjualan langsung, hingga penjualan online juga dilakukan untuk mencakup atau memenuhi permintaan pasar yang lebih luas dan menjangkau wilayah yang saat ini belum terlayani oleh toko-toko buku besar.
Penerbit Salemba memiliki kantor pemasaran di berbagai kota besar di Indonesia, yaitu: Jakarta, Medan, Palembang, Pekanbaru, Bandung, Yogyakarta, Semarang, Solo, Surabaya, Malang, Makassar, dan Banjarmasin. Kantor pemasaran tersebut bertanggung jawab untuk memasarkan buku-buku Penerbit Salemba Empat ke setiap perguruan tinggi dan segmen potensial lainnya, tidak hanya di kota yang bersangkutan, namun juga kota-kota di seluruh tanah air.
8
Mulai tahun 2008, Penerbit Salemba menerbitkan buku teks dalam bahasa Inggris. Buku teks ini merupakan adaptasi ke dalam konteks Indonesia dari buku teks asing yang digunakan secara luas di berbagai perguruan tinggi terkemuka di Indonesia, khususnya perguruan tinggi yang membuka kelas internasional atau menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar.
Untuk penerjemahan maupun adaptasi dalam bahasa Inggris dari buku teks asing, Penerbit Salemba bekerja sama dengan penerbit asing seperti Cengage Learning, McGraw-Hill, Pearson, John Wiley, World Bank, Institute of Internal Auditor, dan lain-lain.
2.2 Visi PT. Salemba Emban Patria
Mencerdaskan bangsa melalui buku-buku bermutu.
2.3 Misi PT. Salemba Emban Patria
Menjadi yang terkemuka dan terdepan dalam setiap bidang penerbitan yang di pilih
2.4 Kegiatan Perusahaan
2.5 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
KOORD WIL III
2.6 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
11
Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur
bagian adalah sebagai berikut :
1. Bagian Administrasi
1. Menyusun program kerja serta sistem keuangan sesuai standart yang
ditentukan dalam perusahaan
2. Melakukan koordinasi dengan terkait di dalam melakukan tugas dan
pekrjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian Marketing, bagian
Produksi dan Penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta memastikan
agar hal-hal terkait dengan keuangan dapat berjalan sesuai dengan
perencanaan.
3.
Melakukan pencatatan terkait administrasi keuangan dan akuntansi sesuai
standar operasional perusahaan yang telah ditetapkan perusahaan
4.
Membuat laporan keuangan perusahaan
5. Membuat catatan administrasi terkait dengan keuangan dan operasi
perusahaan.
2. Bagian Pemasaran
1. Menyusun program kerja system pemasaran sesuai dengan standar yang
ditentukan dalam perusahaan yaitu Salemba Integrated System
2.
Melakukan koordinasi dengan pihak terkait di dalam melakukan tugas dan
12
memastikan agar hal-hal terkait dengan pemasaran dapat berjalan sesuai
dengan perencanan.
3.
Bekerja sama memasarkan produk dengan customer baik perguruan tinggi
maupun toko buku.
4.
Melakukan promosi pemasaran produk buku yang telah diproduksi. Misal
bedah buku, pameran buku, talkshow, dan lain-lain.
5. Melakukan riset pasar terkait dengan produk dan customer supaya
pemasaran dapat melakukan terobosan terbaik terkait pemilihan produk dan
pemasaran suau produk.
3.
Bagian Gudang
1.
Melakukan pendataan buku baru
2.
Mencatat persediaan buku
2.7
Kondisi Perusahaan
Kondisi perusahaan PT. Salemba Emban Patria mengalami kemajuan hal ini
terbukti dari banyaknya pesanan dari konsumen yang mempercayakan supply buku
dari PT. Salemba Emban Patria.
PT. Salemba Emban Patria telah memperoleh Banyak kemajuan, terbukti
dari semakin banyaknya pesanan buku yang di dapat oleh PT. Salemba Emban
Patria. Sebagai perusahaan yang sudah maju dan berkembang PT. Salemba Emban
Patria sudah memiliki karyawan yang cukup disiplin dan tanggung jawab, dan
BAB III
3.LANDASAN TEORI
3.1 Penjualan Barang
3.1.1 Pengertiaan Penjualan Barang
Menurut Mulyadi (2008:202), Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.
Menurut Henry Simamora (2000:24), Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa.
3.1.2 Macam - Macam Penjualan
Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan (2001:170) dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi 1” dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
penjualan yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan.
14
2. Penjualan Kredit
penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan. 3. Penjualan Tender
penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur.
4. Penjualan Ekspor
penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.
5. Penjualan Konsinyasi
penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual.
6. Penjualan Grosir
penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang grosir atau eceran
3.1.3 Tujuan Penjualan
15
3.1.4 Jenis - Jenis Penjualan
Ada beberapa jenis penjualan menurut Basu Swasta (2000 : 11) yaitu :
1. Trade Selling
Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan pengadaan produk baru.
2. Missionary Selling
Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya.
3. Technical selling
Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.
4. New business selling
16
5. Responsive selling
Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailing. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang.
3.1.5 Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan
Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Penjualan Dalam prakteknya perencanaan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor. Menurut Basu Swastha (2000:129) faktor-faktor tersebut yaitu:
1. Kondisi dan kemampuan penjual
Transaksi jual beli merupakan pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa, pada prinsipnya melibatkan dua pihak yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat mencapai sasaran penjualan yang diharapkan.
2. Kondisi pasar
Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualan.
3. Modal
17
dahulu / membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya saran serta usaha tersebut sepertialat transportasi. Tempat peraga baik diluar maupun didalam perusahaan. Usaha promosi dan sebagainya semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjual memiliki sejumlah modal yang diperlukan oleh perusahaan.
4. Kondisi perusahaan
Pada perusahaan besar biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang tertentu/ ahli dibidang penjualan lain halnya dengan perusahaan kecil masalah-masalah penjualan ditangani oleh orang-orang yang juga melakukan fungsi lain.
3.2 Konsep Dasar Sistem
(Kendall) Sistem adalah Serangkaian sub system yang saling terkait dan tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.2.1 Elemen Sistem
18
A. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. B. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
C. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
D. Keluaran.
19
E. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
F. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
G. Lingkungan
20
3.2.2 Karakteristik Sistem
(Jogiyanto)Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:
A. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.
B. Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary). C. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment). D. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
E. Suatu sistem mempunyai tujuan (Goal).
3.2.3 Klasifikasi sistem
(Jogiyanto)Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
A. Sistem abstrak (abstract sistem) lawan sistem fisik (physical sistem)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.
B. Sistem alamiah (natural sistem) lawan sistem buatan (human made sistem).
21
C. Sistem pasti (deterministic sistem) lawan sistem tidak tentu (probabilistic sistem).
Sistem tertentu beropersi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
D. Sistem tertutup (closed sistem) lawan sistem terbuka (open sistem)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
22
3.3.1 Blok Masukan
Masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi. Termasuk juga metode-metode dan media untuk emnangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar
3.3.2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.3.3 Blok Keluaran
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system.
3.3.4 Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan.
3.3.5 Blok Basis Data
23
diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
3.3.6 Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.4 System Flow
24
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau komputer
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan 3. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer 4. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer 5. Simbol penghubung di dalam halaman
25
6. Simbol penghubung di lain halaman
Menunjukkan penghubung ke beda halaman 7. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan 8. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk mengGambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam mengGambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
1. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD: a. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data
26
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: 1) Suatu file atau database di sistem computer
2) Suatu arsip atau catatan manual
3) Suatu kotak tempat data di meja seseorang 4) Suatu tabel acuan manual
5) Suatu agenda atau buku 2. Level DFD
a. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
27
c. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
3. Fungsi DFD
a. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk mengGambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk pengGambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.6 Konsep Dasar Basis Data
(Jogiyanto; Marlinda) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinnya.
28
3.6.1 Jenis File Basis Data
Jenis File Basis Data sebagai berikut:
3.6.1.1 File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
3.6.1.2 File Transaksi
File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data tambahan pada tiap transaksi.
3.6.1.3 File Tabel
File table merupakan file permanent yang memuat data referensi yang diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk membuat suatu output.
3.6.1.4 File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output yang belum dicetak.
3.6.2 Fase Merancang Basis Data
A. Mengumpulkan dan Menganalisis
29
b. Menentukan kelompok pemakai dan bidang- bidang aplikasinya.
c. Analisis lingkungan operasi dan pemprosesan data.
d. Daftar pertanyaan dan wawancara. B. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema untuk basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database Management System).
C. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya : faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor teknik : keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan lain-lain), struktur penyimpanan dan jalur akses yang mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang telah terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan penjual.
D. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data) E. Merancang Basis Data secara Fisik
30
F. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah embedded DML (Data Manipulation Language).
3.7 Sistem Basis Data
BAB IV
4.DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey saat kerja praktek di PT Salemba Emban Patria , secara garis besar permasalahan yang ada pada administrasi PT Salemba Emban Patria ini adalah pencatatan penjualan yang masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan form yang akan diisikan oleh bagian administrasi . Kerja praktek ini menghasilkan aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria yang dikembangkan dengan tampilan yang mudah untuk dijalankan . Aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria digunakan oleh bagian administrasi sehingga dapat melakukan pencatatan penjualan buku yang ada di PT Salemba Emban Patria.
Dalam kerja praktek ini berusaha menemukan masalah dan sebagai solusinya diperlukan langkah langkah di bawah ini :
a. Menganalisa sistem b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan pada hasil implementasi sistem
Keempat bagian tersebut perlu dilakukan supaya dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya akan di paparkan di subab selanjutnya.
32
4.1 Menganalisa Sistem
Menganalisa sistem merupakan tahapan awal dalam membuat sistem baru. Analisa dapat dilakukan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara tentang penjualan buku yang ada di PT Salemba Emban Patria ini.
Setelah mendapatkan informasi dari bagian administrasi maka diketahui masalah utama yang ada adalah belum adanya pencatatan penjualan buku yang terintegrasi sehingga kinerja karyawan masih kurang efekktif dan efisien.
33
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisa sistem maka selanjutnya akan dilakukan desain sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :
1. System Flow 2. Context Diagram 3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD) 6. DBMS
7. Desain Input Output
4.2.1 System Flow
34
A.System Flow Mengecek Hak Akses
Pengecekan Hak Akses
Sistem
Start
Menampilkan Halaman Login
Karyawan Validasi User
User ? N
Y
Administrasi ? Y A
N B
User
Halaman Login
Inputkan Username & password
[image:40.595.94.508.114.669.2]Username / Password salah
35
Objective : Digunakan untuk dapat mengakses aplikasi
Input : User ID dan Password karyawan
Proses : Mengecek hak akses karyawan
Output : Form sesuai hak akses karyawan
36
B.System Flow Memilih menu administrasi
Memilih Menu Administrasi
C F G End Y Y Y Y Sistem A Menampilkan halaman Administrasi
Buat Confirm Order ?
N
Buat Delivery Order ? N N Perbarui account ? N
[image:42.595.93.545.112.687.2]Cetak Confirm Order ? N Logout ? Invoice Menampilkan Transaksi Cetak Transaksi User Halaman Administrasi Memilih menu Transaksi Confirm Order Pilih Transaksi Confirm Order
37
Objective : Digunakan untuk administrasi memilih menu
Input : Menu yang dipilih
Proses : Memunculkan halaman yang dipilih
Output : Form halaman yang dipilih
38
C.System Flow Membuat confirm order
Membuat Confirm Order
Sistem Customer Sales Kurir C Menampilkan Form Confirm Order
Kolom terisi semua
N
Y
D
E
Invoice Y Simpan ? N End
Y Confirm Order
User
Halaman Confirm Order
Memasukan Data Permintaan
Mohon Isi Kolom dengan
lengkap
[image:44.595.95.509.114.679.2]Memilih Buku
39
Objective : Digunakan untuk membuat confirm order
Input : Sales order
Proses : Menyimpan confirm order yang dibuat ke table CO
Output : Confirm order tersimpan
40
D.System Flow Memilih buku
Memilih Buku
Sistem User
D Buku
Menampilkan Halaman Pilih halaman pilih buku buku
Kolom terisi Memilih buku &
Y semua mengisi jumlah
Qty
mengisikan buku
yang di pilih Mohon Isi
secara otomatis N Kolom Dengan
pada halaman Benar
Confirm Order
[image:46.595.95.509.112.698.2]E
41
Objective : Digunakan untuk memilih data buku
Input : Data buku
Proses : Data buku diambil dari table buku
Output : Data buku berkurang
42
E.System Flow Memilih menu kepala bagian
Memilih Menu Kepala Bagian
H Y
J Y
Sistem
B Confirm Order
Menampilkan Halaman Kepala
Bagian
Konfirmasi CO ?
N
Edit User ?
[image:48.595.96.509.116.699.2]N Logout ? Y End User Halaman Kepala Bagian Pilih menu N
43
Objective : Digunakan untuk kepala bagian memilih menu
Input : Menu yang dipilih
Proses : Memunculkan halaman yang dipilih
Output : Form halaman yang dipilih
44
F.System Flow Konfirmasi confirm order
Konfirmasi Confirm Order
Perbarui Status = Tidak di setujui
Sistem H Menampilkan Halaman Kepala Bagian Konfirmasi Confirm Order Konfirmasi Transaksi N
N Setuju ? Y
End
Confirm Order
Y
[image:50.595.95.516.111.683.2]Simpan Delivery Order Delivery Order User Halaman Kepala Bagian Pilih menu Pilih transaksi
45
Objective : Digunakan untuk mengkonfirmasi confirm order Input : Data confirm order
Proses : Mengubah status confirm order pada table CO dan membuat delivery order
Output : Data confirm order berubah dan delivery order bertambah
46
G.System Flow Membuat delivery order
Membuat Delivery Order
Sistem
F Delivery Order
Menampilkan Halaman Delivery Order Menampilkan Delivery Ordeer yang dipilih
End N Cetak ?
Y
Mencetak Delivery Order
User
Halaman Delivery Order
Memilih Delivery Order
Rincian Transaksi
[image:52.595.96.509.111.701.2]Delivery Order
47
Objective : Digunakan untuk membuat delivery order Input : Data confirm order yang telah disetujui Proses : Menambahkan delivery order pada table DO Output : Data delivery order bertambah
48
H.System Flow Mengubah data user
Mengubah data user
J
Karyawan
Sistem
G
Menampilkan Halaman Ubah Account
Cek Kesesuaian Data
Sesuai ? N
Y
Simpan Data Baru
End
User
Halaman Ubah Account
Mengisi data baru
[image:54.595.95.510.112.684.2]Data Tidak Sesuai
49
Objective : Digunakan untuk dapat mengubah data user Input : Data user baru
Proses : Mengubah data user pada tabel pegawai Output : Data user baru
50
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD Merupakan metodelogi yang digunakan untuk pengembangan sistem yang
terstruktur. DFD ini dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem informasi pencataan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria secara jelas dan terperinci.
Pada sub proses yang ada pada sistem informasi pencataan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria ini yaitu melakukan transaksi.
A.Context Diagram
Context Diagram adalah Gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam
context diagam hanya ada 2 (dua) eksternal entity yaitu administrasi dan kepala bagian. System flow master user dapat dilihat pada Gambar 4.9.
mengecek hak akses administrasi Memilih m enu ad minis tras i
Membuat Confirm Order
Adminis tras i Memilih buk u
Membuat Delivery Order
0 Informasi konfirm order
Informasi cek hak akses administrasi Aplikas i
Informasi menu administrasi Pencatatan
Informasi delivery order Penjualan Buku
Memilih m enu k epala bagian Konfirmasi confirm order Informasi ubah data kepala bagian Mengecek hak ak s es kabag
Informasi master buku +
Informasi cek hak akses kabag Informasi konfirmasi confirm order
Kepala cabang Mengubah data k epala bagian
[image:56.595.93.512.299.699.2]Informasi memilih menu kepala bagian
51
B.HIPO
HIPO digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah hierarchy chart dari rancang bangun aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT Salemba Emban Patria. System flow HIPO dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Aplikasi Pencatatan Penjualan
Mengecek hak Mencatat Ubah pegawai
akses transaksi
[image:57.595.93.510.266.530.2]Mengecek hak Menampilkan form Mencatat Confirm Membuat delivery Konfirmasi Menampilkan data Mengubah data akses sesuai hak akses Order Order Confirm Order pegawai pegawai
Gambar 4.10 HIPO Aplikasi Pencatatan Penjualan buku
C.DFD Level 0
52
Memilih buku Membuat Delivery Order Membuat Confirm Order
Adm i ni s tr as i Memilih m enu ad ministrasi
Informasi m aster buku
Informasi delivery order Informasi m enu adm inistrasi Informasi konfirm order
1
5 Customer
6 Sales
mengecek hak akses administrasi 7 Kurir Informasi cek hak akses administrasi
Informasi customer Informasi sales
Trans ak s i Informasi kurir
2 Invoice Informasi invoice m asuk
Informasi invoice keluar 3 Confirm order for m as i C onfi rm order m as uk
Informasi Confirm order keluar
for m as i del ivery order m as uk 4 Delivery Order 8 buku Informasi buku masuk
Informasi buku keluar
1 Pegawai 2
Mengecek hak Informasi data pegawai akses
+
Informasi m emilih m enu kepala bagian Informasi konfirmasi confirm order
Informasi Delivery order keluar
+ Informasi hak akses pengguna
1 Pegawai Memilih m enu kepala bagian
Konfirmasi confirm order Menampilkan data pegawai
Menyimpan data pegawai baru Informasi cek hak akses kabag
Mengecek hak akses kabag Kepala cabang
3
Mengubah data kepala bagian Ubah data pegawai
[image:58.841.163.756.87.419.2]Informasi hak akses pengguna Informasi ubah data kepala bagian
53
D.DFD Level 1 pengecekan hak akses
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 pengecekan
hak akses. Penjabaran proses mengecek hak akses yaitu mengecek hak akses
pengguna dan menampilkan form sesuai hak akses. DFD level 1 ini memiliki 2 external entities yaitu administrasi dan kepala bagian yang
terdapat pada Gambar 4.12. Dalam DFD ini hanya terdapat 1 data store yaitu
user
1 Pegawai
Informasi data pegawai
1
Adminis tra mengecek hak akses administrasi
si
Informasi cek hak akses administrasi
Mengecek hak aks es
Operator
Mengecek hak ak s es kabag Kepala cabang
Informasi cek hak akses kabag
ak akses operator]
[User id dan password]
1.1 [ In f o rm a s i u s e r m a s u k ]
Manager
[Hak akses manager] mengecek hak akses 1 User
[ In f o rm a s i u s e r k e lu a r] [ In f o rm a s i h a k a k s e s m a n a g e r]
Informasi hak akses pengguna
1.2
[Me n g e ce k h a k a ks e s ] Menampilkan [Me n g e ce k h a k a ks e s ] form sesuai hak
akses
Mengelola data master Membuat laporan
[image:59.595.94.512.306.647.2][Me n g e ce k h a k a ks e s ] Mencatat transaksi
54
E.DFD Level 1 Transaksi penjualan
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 Transaksi
Penjabaran proses tersebut yaitu confirm order, delivery order, menu
administrasi, menu kepala bagian, dan konfirmasi confirm order. DFD level
1 ini memiliki 2 (dua)
external entitiesyaitu administrasi dan kepala bagian
yang terdapat pada Gambar 4.13. Dalam DFD ini hanya terdapat 7 data store
yaitu buku, sales, customer, invoice, confirm order, delivery order dan kurir.
Informasi Confirm order
3 Confirm order
2 Invoice
5 Custom er Informasi Confirm order masuk
Informasi invoice m asukinvoice keluar 6 Sales
7 Kurir
1 Adminis tras i
Membuat Confirm Order 8 buku
Informasi kurir Memilih buk u
Informasi buku keluar Confirm order Informasi konfirm order Informasi m aster buku Informasi buku masuk
Flow_312 3
[Inform as i hak ak s es pengguna] Memilih m enu adm inis tras i 5 Menu adm inis tras i Informasi m enu adm inistrasi
Flow_315 2
Menu kepala bagian Membuat Delivery Order
Delivery order
Informasi delivery order
Informasi m emilih m enu kepala bagian
Memilih m enu k epala bagian Informasi delivery order m asuk Informasi Delivery order keluar
4 Kepala cabang
Konfirm asi confirm order Konfirm asi 4 Delivery Order confirm order
Informasi konfirmasi confirm order
55
4.2.3 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan
digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa
Entity Relational Diagram (ERD)Entiy Relationship itu sendiri terdiri dari 2
bagian yaitu Conseptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM)
A.Conseptual Data Model (CDM)
Dalam sistem informasi pencatatan penjualan buku terdapat 8 (Delapan)
tabel yaitu tabel pegawai, customer, buku,
confirm order,
delivery order,
sales, kurir, penjualan. Conseptual Data Model (CDM) dari sistem
informasi pencatatan penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria dapat
56
Gambar 4.14 CDM Aplikasi penjualan buku
B.Physical Data Model (PDM)
Dalam sistem informasi pencatatan penjualan buku terdapat
9
(sembilan) tabel yaitu tabel pegawai, customer, buku, confirm order, delivery order, sales, kurir, penjualan, membuat sales order. Physical Data
Model (PDM) dari sistem informasi pencatatan penjualan buku pada PT.
57
Gambar 4.15 PDM Aplikasi penjualan buku
4.2.4 DBMS
Struktur tabel yang ada pada aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT
Salemba Emban Patria adalah :
A.Tabel customer
Primary Key
: Kode customer
Foreign Key
: -
58
Tabel 4.1 Struktur Tabel customer
No.
Field
Tipe Data Lenght
Description
1
Kode Customer
Varchar
50
Kode customer
2
Nama Customer
Varchar
50
Nama customer
3
Alamat Customer
Varchar
50
Alamat customer
4
Telepon Customer Integer
Telepon customer
5
PIC
Varchar
50
Nama PIC
6
Telepon_PIC
integer
Telepon PIC
B.Tabel Pegawai
Primary Key
: ID Pegawai
Foreign Key
: -
Fungsi
: Menyimpan data user
Tabel 4.2 Struktur Tabel Pegawai
No.
Field
Tipe Data Lenght
Description
1
ID Pegawai
Varchar
50
ID Pegawai
2
Nama Pegawai Varchar
50
Nama Pegawai
59
No.
Field
Tipe Data Lenght
Description
4
Username
Varchar
50
Username pegawai
C.Tabel Sales
Primary Key
: Kode Sales
Foreign Key
: -
Fungsi
: Menyimpan data sales
Tabel 4.3 Struktur Tabel Sales
No.
Field
Tipe Data Lenght Description
1
Kode Sales
Character 50
Kode sales
2
Nama Sales Varchar
50
Nama sales
D.Tabel Buku
Primary Key
: Kode Buku
Foreign Key
: -
60
Tabel 4.4 Struktur Tabel Buku
No. Field
Tipe Data Length Description
1
Kode Buku
Varchar
50
Kode barang
2
Judul
Varchar
50
Nama barang
3
Penulis
Varchar
50
Harga barang
4
Harga
Integer
Stok barang
5
Stok Onhand
Integer
Stok onhand
6
Stok Konsinyasi Integer
Stok konsinyasi
7
Stok Review
Integer
Stok review
6
Stok Total
Integer
Stok total
E.Tabel Kurir
Primary Key
: Kode Kurir
Foreign Key
: -
Fungsi
: Menyimpan data Kurir
Tabel 4.5 Struktur Tabel Kurir
No.
Field
Tipe Data Lenght
Description
61
No.
Field
Tipe Data Lenght
Description
2
Nama Kurir
Varchar
50
Nama Kurir
3
Alamat Kurir
Varchar
50
Alamat Kurir
F.Tabel Confirm Order
Primary Key
: Kode Confirm Order
Foreign Key
: -
Fungsi
: Menyimpan data Confirm Order
Tabel 4.6 Struktur Tabel Confirm Order
Tipe
No.
Field
Lenght
Description
Data
1
Kode CO
Varchar
50
Kode CO
2
Tanggal CO
Varchar
50
Tanggal CO
3
Persetujuan
Varchar
50
Persetujuan
G.Tabel Delivery Order
Primary Key
: Kode Delivery Order
Foreign Key
: -
62
Tabel 4.7 Struktur Tabel Delivery Order
No.
Field
Tipe Data Lenght
Description
1
Kode Delivery Order
Varchar
50
Kode Delivery Order
2
Tanggal Penerimaan
Date
Tanggal Delivery Order
3
Persetujuan
Varchar
50
Persetujuan
H.Tabel Invoice
Primary Key
: Kode Invoice
Foreign Key
: -
Fungsi
: Menyimpan data penjualan
Tabel 4.8 Struktur Tabel Invoice
No. Field
Tipe Data Lenght Description
1
Kode Invoice
Varchar
50
Kode Invoice
2
Tanggal Invoice date
Tanggal Invoice
3
No PO
Integer
No PO
4
Diskon
Integer
Diskon
63
No. Field
Tipe Data Lenght Description
6
Total Kuantitas
Integer
Total Kuantitas
7
Total bayar
Integer
Total bayar
4.2.5 Desain Input atau Output
Desain input dan output adalah sebuah rancangan yang berupa sebuah form
untuk memasukan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan sebuah data. Desain input dan output ini akan di gunakan untuk
membuat rancangan aplikasi dan membangun sistem.
A. Desain Input
1.
Form Login
Form login ini berfungsi untuk melakukan pengamanan dalam aplikasi dan
memberikan hak akses kepada user tertentu. Gambar desain form login dapat
64
Gambar 4.16 Form menu login
2.
Form Menu administrasi
Form menu administrasi berfungsi untuk memberikan fasilitas pada
bagian administrasi dalam melakukan proses bisnisnya atau job desknya, pada
bagian ini administrasi memilih fungsi yang akan diinginkan, Gambar desain
form Menu Administrasi dapat dilihat pada Gambar 4.17.
65
3.
Form Menu Buat Confirm Order
Form Menu Buat Confirm Order pada aplikasi, bertujuan untuk memberikan fasilitas yang ditujukan kepada bagian administrasi untuk
membuat confirm order, Gambar desain form Menu Buat Confirm Order
[image:71.595.90.550.235.620.2]dapat dilihat pada Gambar 4.18.
66
4.
Form Menu Buat Delivery Order
Form Menu Buat Delivery Order pada aplikasi, bertujuan untuk memberikan informasi confirm order yang telah di setujui oleh kepala
bagian yang ditujukan kepada bagian administrasi untuk membuat
deliveryorder
, Gambar desain form Menu Buat Delivery Order dapat dilihat pada
[image:72.595.94.548.267.550.2]Gambar 4.19.
Gambar 4.19 Form Menu Buat Delivery Order
5.
Form Menu Buat Delivery Order Konsinyasai
Form Menu Buat Delivery Order Konsinyasai pada aplikasi, bertujuan
untuk memberikan informasi
confirm orderdengan status transi konsinyasi
yang telah di setujui oleh kepala bagian yang ditujukan kepada bagian
administrasi untuk membuat
delivery order konsinyasi, Gambar desain form
67
Gambar 4.20 Form Menu Buat Delivery Order Konsinyasi
6.
Form Menu Kepala Bagian
Form Menu Kepala Bagian pada aplikasi, bertujuan untuk memberikan
informasi
confirm orderyang telah dibuat oleh bagian administrasi untuk
disetujui oleh kepala bagian, Gambar desain Form Menu Kepala Bagian
dapat dilihat pada Gambar 4.21.
68
7.
Form Menu Konfirmasi Confirm Order
Form Menu Konfirmasi Confirm Order pada aplikasi, bertujuan untuk
mengkonfirmasi atau tidak confirm order yang telah dibuat oleh bagian administrasi yang ditujukan untuk kepala bagian, Gambar desain Form
Menu Konfirmasi Confirm Order dapat dilihat pada Gambar 4.22.
69
8.
Form Menu Edit User
Form Menu Edit User pada aplikasi, bertujuan mengubah data pegawai
sesuai dengan user login pada form menu login, Gambar desain Form Menu Edit
User dapat dilihat pada Gambar 4.23.
Gambar 4.23 Form Edit User
B. Desain Output
Desain output merupakan desain laporan yang merupakan hasil dari
sebuah proses yang terjadi, data yang tersimpan di dalam database itu akan
diolah menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pegguna aplikasi.
1.
Cetak Confirm Order
Cetak Confirm Order adalah form yang di gunakan untuk melihat
confirm order yang telah dibuat. Gambar form Cetak Confirm Order
70
Gambar 4.24 Form Cetak Confirm Order
2.
Cetak Delivery Order
Cetak Delivery Order adalah form yang di gunakan untuk melihat
delivery order yang telah dibuat. Gambar form Cetak Delivery Order
71
Gambar 4.25 Form Cetak Delivery Order
3.
Cetak Delivery Order Konsinyasi
Cetak Delivery Order Konsinyasi adalah form yang di gunakan
untuk melihat delivery order konsinyasi yang telah dibuat. Gambar form
72
Gambar 4.26 Form Cetak Delivery Order Konsinyasi
4.3
Implmentasi Sistem
Sistem yang digunakan untuk dapat menjalankan aplikasi pencatatan
sediaan barang pada PT. Salemba Emban Patria adalah :
Sofware pendukung :
1.
Sistem oprasi Microsoft Windows 7
2.
SQL Server 2008 R2
73
Hardware pendukung :
1.
Microcomposer Intel Core i7 atau lebih tinggi
2. VGA dengan resolusi 1024 X 760 atau lebih tinggi dan mendukung
microsoft windows
3.
RAM 4GB atau lebih tinggi
4.4
Melakukan Pembahasan Pada Implmentasi Sistem
Implementasi dilakukan untuk mengGambarkan jalanya sebuah sistem yang telah
di buat, dalam hal ini akan di jelaskan fungsi dari halaman tersebut. Pada
Gambar dibawah ini adalah tampilan user interface dari sistem pencatatan
penjualan buku
pada PT. Salemba Emban patria
4.4.1
Form Login
Berikut ini adalah form tampilan login yang harus diisi untuk dapat
mengakses aplikasi pencatatan penjualan buku. Aplikasi ini memiliki 2 hak akses
yang berbeda. Pertama adalah kepala bagian dimana kepala bagian hanya diberi
akses untuk dapat melakukan konfirmasi confirm order yang ada. Kedua adalah
administrasi yaitu dapat melakukan pengolahan data transaksi pada data master
maupun melakukan transaksi yang ada. Form Login dapat dilihat pada Gambar
74
Gambar 4.27 Form Login
Apabila terdapat kode user maupun password yang belum terisi maka akan
muncul notifikasi sebagai berikut. Notifikasi dapat dilihat pada Gambar 4.28.
75
Apabila username dan password yang dimasukan tidak benar, maka akan
muncul notifikasi sebagai berikut. Notifikasi password kesalahan username /
[image:81.595.92.516.168.556.2]password dapat dilihat pada Gambar 4.29.
Gambar 4.29 Notifikasi Username atau password salah
Apabila username dan password yang di masukan benar, maka akan muncul
notifikasi sebagai berikut. Notifikasi user berhasil login dapat dilihat pada
Gambar 4.30.
76
4.4.2
Form Menu Utama Adminstrasi
Pada form menu utama administrasi ini terdapat 4 menu utama yaitu ada
menu confirm order, buat delivery order, buat delivery order konsinyasi dan edit
account dimana fungsi dari keempat menu tersebut yitu sebagai berikut :
a. Confirm order
Pada menu ini administrasi dapat melihat dan membuat confirm order
b.
Buat delivery order
Pada menu ini administrasi dapat mencetak delivery order
c.
Buat delivery order konsinyasi
Pada menu ini administrasi dapat mencetak delivery order konsinyasi
d.
Edit account
Pada menu ini administrasi dapat mengubah password
Form Menu Utama Administrasi dapat dilihat pada Gambar 4.31.
77
4.4.3
Form Confirm Order Administrasi
Form confirm order pada user administrasi ini di gunakan untuk melihat
confirm order yang telah dibuat dan membuat confirm order dengan cara menekan
tombol tambah atau dengan menekan gambar plus. Form master buku dapat dilihat
[image:83.595.95.512.237.536.2]pada Gambar 4.32.
Gambar 4.32 Form Confirm Order Administrasi
Untuk membuat confirm order administrasi harus menekan tombol tambah
pada Gambar 4.32 dan akan muncul form buat confirm order, administrasi akan memilih customer pada kolom pilih pelanggan dan akan mengisikan No. PO,
tanggal PO, memilih kurir pada kolom kurir, memilih jenis transaksi dan memilih
78
Gambar 4.33 Form Buat Cofirm Order
Pada pemilihan buku administrasi harus mengisikan data data yang disebutkan diatas, apabila semua telah diisi maka administrasi akan memilih buku dengan
menekan tombol search pada kolom pilih buku dan mengisikan diskon pada kolom
diskon.
Apabila data data yang disebutkan belum diisikan dengan lengkap maka akan
79
Gambar 4.34 Form Peringatan Confirm Order
Setelah administrasi menekan tombol search pada kolom buku maka akan
muncul form pilih buku, pada form ini administrasi akan memilih buku sesuai
dengan sales order yang diberikan oleh sales dengan cara mendouble klik data yang ada
pada gridview dan mengisikan kuantitas pada kolom qty. Form pilih buku dapat dilihat
80
Gambar 4.35 Form Pilih Buku
Apabila administrasi tidak mengisikan jumlah kuantitas yang diminta pada
kolom qty maka akan muncul pesan peringatan isi kolom qty, Gambar peringatan isi
kolom qty dapat dilihat pada Gambar 4.36.
Gambar 4.36 Peringatan Isi Kolom Qty
Apabila administrasi memasukan jumlah permintaan kuantitas melebihi dari
stokyang ada maka akan tampil sebuah pesan peringatan. Gambar peringatan
permintaan
81
82
4.4.4
Form Edit Account
Form edit account di gunakan untuk melakukan update password user. Form edit
account dapat dilihat pada Gambar 4.38.
Gambar 4.38 Form Edit Account
User akan mengisikan semua isian pada kolom yang sudah disediakan pada
aplikasi ini apabila user tidak mengisikan pada kolom yang disediakan maka akan
muncul pesan peringatan bahwa harus mengisi semua kolom yang telah disediakan
apabila user setuju untuk mengubah password dengan menekan tombol simpan,
83
Gambar 4.39 Pesan Peringatan Kolom Password Lama
Apabila user tidak mengisikan kolom password baru maka akan muncul
pesan peringatan isikan data pada kolom password baru, Pesan peringatan dapat
84
Gambar 4.40 Pesan Peringatan Kolom Password Lama
Apabila user tidak mengisikan kolom password baru (re-type) maka akan muncul pesan peringatan isikan data pada kolom password baru (retype), Pesan
85
Gambar 4.41 Pesan Peringatan Kolom Password Baru (re-type)
Apabila user mengisikan password baru dan password baru (re-type) berbeda
maka akan muncul pesan peringatan password tidak sama, Pesan peringatan dapat
86
Gambar 4.42 Pesan Peringatan Kolom Password Baru Tidak Sama
4.4.5
Form Menu Utama Kepala Bagian
Form menu utama kepala bagian digunakan untuk melihat confirm order yang
ada,dan yang akan disetujui apabila kepala bagian ingin melihat dan
mengkonfirmasi confirm order maka kepala bagian harus menekan tombol confirm
87
Gambar 4.43 Form Menu Utama Kepala Bagian
Apabila kepala bagian menekan tombol confirm order maka akan muncul form
daftar konfirmasi confirm order, Form daftar konfirmasi confirm order dapat dilihat
88
Gambar 4.44 Form Daftar konfirmasi Confirm Order
Apabila kepala bagian akan mengkonfirmasi maka kepala bagian harus
mendouble klik data yang ada pada datagridview, lalu form konfirmasi confirm
order akan muncul Form konfirmasi confirm order dapat dilihat pada Gambar
89
Gambar 4.45 Form Konfirmasi Confirm Order
Apabila kepala bagian menyetujui maka akan menekan tombol agree dan apabila
tidak setuju maka akan menekan tombol disagree.
4.4.6
Form Delivery Order
Form delivery order digunakan untuk mencetak delivery order yang ada
dimana form ini akan muncul pada bagian administrasi saja. Form delivery order
90
91
4.4.7
Laporan Confirm Order
Laporan Confirm Order digunakan untuk menampilkan detail penjualan berdasarkan kode confirm order. Data confirm order dapat dilihat pada Gambar
4.47.
92
4.4.8
Laporan Delivery Order
Laporan delivery order digunakan untuk menampilkan data laporan delivery
order pada perusahaan. Data laporan delivery order dapat dilihat pada Gambar 4.48.
BAB V
5.PENUTUP
5.1Kesimpulan
Kesimpulan atas kerja praktik pada PT. Salemba ini adalah :
1. Aplikasi pencatatan penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria ini merupakan aplikasi yang dapat membantu perusahaan mempercepat kinerja pada bagian administrasi penjualan.
2. Dengan adanya aplikasi pada PT. Salemba Emban Patria, dapat membantu bagian administrasi penjualan dalam melakukan pencatatan penjualan dan mempercepat kepala bagian dalam menentukan persetujuan.
5.2Saran
Dari pengerjaan diatas, saran yang dapat diberikan gunda pengembangan aplikasi ini adalah :
Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan basis web dengan begitu aplikasi ini akan berkembang menjadi lebih baik dari versi desktop karena dengan menggunakan web pengguna dapat lebih mudah dalam mengakses aplikasi penjualan.
DAFTAR PUSTAKA
Basu Swastha. (2000). Manajemen Penjualan, Cetakan Ke Lima, BESE, Yogyakarta
Jogiyanto, Hartono. (1999). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta
Jogiyanto, Hartono. (1999). Pengenalan Komputer, Andi, Yogyakarta
Keneth E. Kendal Julie E. Kendal. (2003). Analisis Sistem dan Perancangan Sistem, PT.renhalido, Jakarta
