KARYA ILMIAH
MANAJEMEN DAN KEBIJAKAN
DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
OLEH
HOTLAN SIAHAAN, S.Sos., M.I.Kom
19780331 200501 2 003
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS SASTRA
MANAJEMEN DAN KEBIJAKAN
DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
I. PENGERTIAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Berkembangnya ilmu pengetahuan yang begitu pesat sangat berpengaruh
terhadap pendidikan dan pengajaran di perguruan tinggi. Untuk itu pendidikan dan
pengajaran harus mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu mengikuti
perkembangan dunia yang begitu cepat. Pendidikan akan semakin berhasil apabila
didukung oleh sarana penunjang yang baik. Salah satu penunjang untuk mencapai
hasil pendidikan yang baik adalah memiliki perpustakaan. Perpustakaan yang baik
harus dilengkapi berbagai sarana dan prasarana. Seperti koleksi, rak buku, katalog, dll
agar pengguna dapat memanfaatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah.
Banyak defenisi yang diberikan para ahli tentang pengertian perpustakaan,
namun secara umum pengertian perpustakaan dapat diartikan sebagai unit atau
lembaga di dalamnya terdapat kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan penyebaran
bahan pustaka atau sumber informasi yang tercetak maupun noncetak berdasarkan
aturan tertentu guna melayani pengguna. Sulistyo-Basuki (1993) memberi pengertian
perpustakaan adalah kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan,
disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai. Sedangkan Lasa (1990)
memberi pengertian bahwa perpustakaan adalah pengumpulan bahan informasi yang
terdiri dari bahan buku/book materials dan bahan bukan buku/non book materials
disusun dengan sistem diperuntukkan kepada pengguna. Perpustakaan sedikit demi
sedikit telah mengalami perubahan seiring dengan perubahan paradigma perpustakaan
yang sering disebut hanya sebagai tempat berkumpulnya buku-buku, tetapi
perpustakaan merupakan sebuah sistem, yang merupakan suatu organisasi, dimana
koleksi atur menurut sistem tertentu sehingga pengguna mudah untuk menemukan
informasi. Perpustakaan dapat dibedakan berdasarkan keberadaan dan fungsi
perpustakaan itu sendiri. Salah satunya perpustakaan perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan salah satu tempat yang
terpenting dalam menyediakan berbagai bahan-bahan bacaan maupun informasi yang
Nurhadi (1982 : 9) yang dimaksud dengan perpustakaan perguruan tinggi adalah
perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga perguruan tinggi untuk membantu
menunjang pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi. Pengertian perpustakaan
perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki adalah perpustakaan yang berada di bawah
pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu
perguruan tinggi mencapati tujuannya. (Sulistyo-Basuki, 1994 : 65).
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa keberadaan perpustakaan
pada sebuah lembaga pendidikan tinggi merupakan unsur penunjang dari beberapa
unsur penunjang lainnya, bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya berperan
serta dalam melaksanakan tecapainya visi dan misi perguruan tingginya. Dengan kata
lain program kerja perpustakaan serta tujuan yang telah dirumuskan harus menunjang
pencapaian tujuan lembaga perguruan tinggi yang menaunginya. Demikian juga
halnya dengan kedudukan perpustakaan dalam sebuah perguruan tinggi sebagai salah
satu unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan memiliki berbagai fungsi yang tidak kalah dengan unsur penunjang
lainnya.
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Pusat pengajaran
2. Pusat penelitian
3. Pusat penyebaran informasi
4. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan
5. Pusat belajar (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004 : 5)
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi
untuk menunjang program pengembangan pendidikan dan civitas akademika.
Dalam menunjang pelaksanaan kegiatan pada perguruan tinggi yang sesuai
dengan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu: pendidikan, pengajaran, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Di bawah ini diuraikan tujuan perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut:
1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan
informasi bagai mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagai
3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui
kegiatan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan
menyebarluaskan informasi kepada masyarakat. (Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi, 2004 : 4).
Peranan perpustakaan dalam suatu universitas adalah sebagai sumberdaya
utama produk informasi. Melalui perpustakaan para civitas akademika dapat
memperoleh informasi yang dapat menunjang setiap kegiatannya. Sehingga
penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar merupakan suatu keharusan
dan sangat penting dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak mungkin terselenggara
dengan baik jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang
diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.
II. KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN
Untuk menyelenggarakan sebuah perpustakaan yang mandiri dan mampu
memberikan layanan yang maksimal kepada masyarakat harus didasarkan pada
kebijakan yang tepat. Hal tersebut merupakan modal yang amat penting agar
perpustakaan berkembang baik.
Kebijakan biasanya berbentuk dasar hukum seperti undang-undang, keputusan
pejabat, pedoman, peraturan perundang-undangan, dan rencana strategic serta arah
untuk mencapai tujuan tertentu. (Sutarno NS, 2006 : 15). Kebijakan yang digariskan
oleh lembaga yang membawahi perpustakaan merupakan dasar pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi organisasi, sehingga keberadaan perpustakaan akan menjadi satu
kesatuan di dalam sebuah organisasi. Setiap instansi tentunya mempunyai kebijakan
tersendiri dalam penyelenggaraan perpustakaan.Kebijakan tersebut akan ikut
mewarnai bentuk dan aktivitas perpustakaan yang bersangkutan, sehingga secara
langsung atau tidak, ada factor-faktor yang membedakannya dengan perpustakaan
lain.
Menurut Claire and Michel Menou (1983 :258) bahwa “Policies are
guidelines or general principles which help to express objectives in terms of actions
atau policy merupakan panduan atau bimbingan umum untuk mencapai tujuan dari
tindakan dengan cara menyusun ketentuan yang berkaitan dengan pengambilan dan
implementasi keputusan). Jadi, Kebijakan merupakan pedoman bagi tindakan yang
akan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.
Langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan semua strategis
perpustakaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah menetapkan
kebijakan-kebijakan yang dianggap perlu. Kebijakan tersebut sebaiknya ditetapkan sebagai
berikut. Pertama, merupakan hasil dari rangkaian proses yang melibatkan unsur-unsur
terkait agar setiap anggota terpanggil untuk telibat dan ikut bertanggungjawab secara
moral dan teknis operasional untuk melaksanakannya. Kedua, perumusan kebijakan
tersebut dilakukan secara berjenjang menurut ruang lingkup wewenang dan
tanggungjawabnya. Sifatnya teknis operasional dan administratif. Sementara itu
kebijakan dijabarkan sebagai berikut:
1. Setiap langkah kebijakan manajemen adalah untuk menjalankan strategi
organisasi yang efektif dan efisien. Kebijakan tersebut sebaiknya yang jelas,
tegas, aplikatif, dan praktis.
2. Kebijakan perpustakaan meliputi hal-hal pokok yaitu untuk menghimpun
informasi, memelihara dan melestarikan semua sumber informasi; mengemas,
memberdayakan dan melayankan informasi; memanfaatkan seluruh aset
perpustakaan, dan memberikan kesenangan dan kepuasan pemakai karena
keinginannya terpenuhi dengan cepat, tepat, murah dan sederhana.
3. Kebijakan diharapkan dapat memacu dan memicu proses pembinaan dan
pengembangan perpustakaan dan mampu berkompetensi dengan pusat
informasi lain dikelola secara professional dan lebih bernuansa infotainment.
Sementara perpustakaan lebih bernuansa informatif dan ilmiah. Meskipun
tidak mengabaikan unsur yang lain.
4. Perpustakaan berusaha menjalin kerjasama dan jaringan informasi yang baik
dan saling menguntungkan dngan mitra kerja, baik dengan perpustakaan lain
maupun lembaga-lembaga yang mempunyai kedekatan visi dan misinya.
5. Perpustakaan terus berusaha untuk menciptakan K 5 (kebersihan, keamanan,
ketenangan, kesenangan). Tujuannya pengunjung betah dan kerasan
berlama-lama di perpustakaan untuk membaca dan belajar atau sekedar mencari
6. Perpustakaan berusaha melakukan sosialisasi, publikasi dan promosi secara
terus-menerus agar keberadaannya dikenal, dimanfaatkan secara optimal oleh
masyarakat.
7. Perpustakaan hendaknya berusaha menciptakan kesan yang baik, luwes, ramah
bersifat informatif, membimbing, dan dekat dengan masyarakat.
8. Perpustakaan berusaha mengembangkan berbagai kegiatan yang melibatkan
dan memfasilitasi kepentingan masyarakat, sehingga masyarakat cenderung
berkunjung ke perpustakaan. Mereka nantinya akan merasa bahwa
perpustakaan adalah milik masyarakat dan untuk mereka pula.
9. Dampaknya perpustakaan menjadi ramai pengunjung dan pemakai. Pada
gilirannya lebih mampu melakukan proses transaksi dan transformasi ilmu
pengetahuan kepada pemakainya. (Sutarno, 2006 : 153-154)
Seperti yang telah disebutkan di atas, bahwa kebijakan biasanya berbentuk
dasar hukum seperti undang-undang, landasan hukum yang mengatur
penyelanggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi untuk melaksanakan fungsi-fungsi
itu, didasari landasan hukum sebagai berikut:
1. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 234/U/2003 tentang
Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.
3. Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tentang
Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya No.
132/KEP/M.Pan/12/2002.
4. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
5. Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 1999 tentang Perguruan Tinggi sebagai
Badan Hukum Milik Negara.
6. Surat Edaran Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan serta Kepala
Administrasi Kepegawaian Negara, No. 53649?MPK/1988, No.15/SE/1988.
(Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2005 : 5).
III. PENGERTIAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga informasi akan
Dengan adanya manajemen, seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu
lembaga tersebut akan berusaha memfungsikan diri sesuai ketentuan
lembaga/perpustakaan. Keterampilan manajemen dibutuhkan ketika berurusan dengan
semua kegiatan terorganisasi dalam semua jenis organisasi.
a. Pengertian manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi
yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya,
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang
lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.
Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara
efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan
sesuai dengan jadwal. (wikipedia).
Pengertian manajemen perpustakaan menurut Sutarno adalah pengelolaan
perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip manajemen. (Sutarno NS,
2006 : 20). Manajemen perpustakaan tidak semata-mata berdasarkan teoritis, tetapi
yang terpenting adalah bagaimana mengimplementasikan teori tersebut di dalam
praktik operasional.
b. Peran Manajemen
Fungsi manajemen diperankan dalam berbagai peran manajemen. Mintzberg
telah mempelajari berbagai peran menajerial dan mengidentifikasi sepuluh peran
interaktif yang dilakukan oleh manajer. Kesepuluh peran tersebut dibagi ke dalam tiga
PERAN MANAJEMEN PADA PERPUSTAKAAN DAN PUSAT INFORMASI
PERAN DESKRIPSI KEGIATAN
TERIDENTIFIKASI DALAM melakukan sejumlah tugas rutin yang bersifat social
Kehadiran pada upacara perpisahan seorang staf
Leader Bertanggungjawab terhadap
pemotivasian dan penggiatan bawahannya; bertanggungjawab terhadap susunan kepegawaian, pelatihan dan tugas-tugas terkait.
Diskusi dengan individu atau kelompo berkaitan dengan karir, pelatihan dan pengembangan profesi
Liaison Memelihara jaringan yang
dikembangkan sendiri dengan kontak luar dan pemberi informasi uang memberikan bantuan dan informasi
Bertugas seperti pembawa surat dalam suatu asosiasi professional dan menghadiri pertemuan dimana isu professional dibicarakan
Informational monitor
Mencari dan menerima berbagai informasi khusus (mutakhir)
untuk mengembangkan pemahaman tentang organisasi
dan lingkungannya; tampil sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal
Percakapan telepon dengan pejabat pemerintah, makan siang, bertemu dengan pemasok buku
Decisional pengguna fasilitas dan pelayanan perpustakaan personil, peralatan, waktu personil
ke berbagai bagian
Negotiator Bertanggungjawab terhadap
penyajian organisasi pada negoisasi utama
Tawar-menawar dengan pihak lain untuk memperoleh tambahan dana
IV. FUNGSI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Secara tradisional, menurut Lasa HS, tugas-tugas manajemen perpustakaan
mencakup lima fungsi dasar yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pengganggaran,
kepemimpinan, pengawasan dan penilaian
1). PERENCANAAN
Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan
dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. (Sutarno NS, 2006 : 135).
Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang memerlukan
perencanaan dalam pengelolaan meliputi bahan informasi, sumber daya manusia
dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan (Lasa, 2005 : 57). Tanpa adanya
perencanaan yang memadai, maka tidak jelas tujuan yang akan dicapai, tumpang
tindihnya pelaksanaan, dan lambannya perkembangan. Langkah awal proses
perencanaan perpustakaan antara lain penetapan visi dan misi perpustakaan.
Disamping itu perlu perhatian terhadap faktor internal dan eksternal
Dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan aktivitas yang menyangkut
pembuatan keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara
melaksanakan, kapan pelaksanaannya, dan siapa yang bertanggungjawab atas
pelaksanaannya. Dengan demikian, perencanaan merupakan langkah yang mendasari
dan mendahului fungsi-fungsi manajemen yang lain.
a. Pengembangan perencanaan
Agar dalam pengembangan perencanaan dapat dicapai tujuan yang baik,
perencanaan perlu mempertimbangkan sumber daya manusia, bahan informasi, dana,
gedung/ruang, sistem, dan peralatan dengan tetap memperhatikan manajemen dan
keahlian. (Lasa HS, 2005 : 62).
1. Sumber Daya Manusia
Karyawan atau staf perpustakaan (Sumber Daya Manusia) merupakan
komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan,
oleh karena itu staf perpustakaan harus memadai dari segi jumlah dan mutu untuk
memenuhi kebutuhan pelayanan dan program yang dikembangkan di perpustakaan.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman menyebutkan
bahwa: perpustakaan memiliki sejumlah karyawan yang mengelola perpustakaan yang
a. Pustakawan dengan pendidikan kesarjanaan dalam ilmu perpustakaan,
dokumentasi dan informasi atau sarjana bidang lain yang memiliki kompetensi
teknis perpustakaan, dan asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu
perpustakaan, dokumentasi dan informasi tingkat diploma atau yang sederajat.
b. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan keahlian tingkat perguruan tinggi
termasuk pranata komputer, ahli arsip dan ahli teknologi informasi.
c. Tenaga administrasi perpustakaan, adakalanya perpustakaan merekrut sarjana
berbagai bidang ilmu sebagai tenaga ahli subjek untuk ditempatkan di bagian
layanan rujukan atau bagian pengolahan bahan perpustakaan. (Perpustakaan
Perguruan Tinggi, 2005 : 13).
Sumber daya manusia ini juga perlu ditingkatkan terus, misalnya dengan
pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainnya. Peningkatan ini dimaksudkan
untuk meningkatkan kepuasan karyawan (pustakawan, tenaga fungsional, tenaga
administrasi), meningkatkan kinerja, mengatasi kekurangan dan meningkatkan
kualitas kerja. (Bryson, 1990 : 99 dalam Lasa HS, 2005 :63).
Perpustakaan sebagai suatu organisasi tidak terlepas dari masalah yang sama
dalam meningkatkan kinerjanya, yakni masalah perlunya kompetensi dan
profesionalisme dikalangan pustakawannya. Dalam menyikapi semakin tingginya
tuntutan pengguna agar perpustakaan meningkatkan mutu layanannya, maka
kompetensi dan profesionalisme pustakawan harus terus menerus ditingkatkan dan
disesuaikan dengan tuntutan pengguna. Oleh karena itu staf perpustakaan merupakan
sumber daya manusia yang sangat penting dan berperan, Mereka dapat mengatur
alokasi sumber daya bagi perkembangannya, mampu menyajikan pelayanan kepada
pengguna sepuas mungkin, mampu memenuhi seluruh sarana-prasarana dan
perlengkapan yang diperlukan, dan merekalah sebagai penentu yang dapat
mengantisipasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan
yang akan dicapai di masa mendatang. Secara ringkas dapat didinyatakan bahwa
dalam suatu perpustakaan, sumber daya manusia merupakan titik sentral dari
penyelenggara seluruh fungsi-fungsi manajerial.
2. Bahan informasi
Bahan informasi termasuk dalam jenis-jenis koleksi yang akan disediakan oleh
memadai besarnya agar dapat menunjang tujuan dan program perguruan tinggi di
bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Ragam jenis
koleksi yang selayaknya tersedia di perpustakaan adalah:
1. Dokumen primer
Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi informasi mengenai
penelitian asli, mengenai aplikasi teori baru maupun penjelasan mengenai
sebuah teori dalam semua disiplin ilmu. (Sulistyo, 2004 : 28)
Yang termasuk dalam dokumen primer adalah majalah ilmiah, laporan
penelitian, paten, disertasi, prosiding, pracetak (preprint), kartu informasi,
terbitan produsen, katalog teknik, standar, perundang-undangan, dokumen
primer internal.
2. Dokumen sekunder
Dokumen sekunder ialah dokumen yang memuat informasi tentang dokumen
primer. Dengan kata lain dokumen sekunder adalah dokumen rujukan yang
berisi informasi mengenai dokumen primer ataupun dokumen berupa
bibliografi mengenai dokumen primer. (Sulistyo, 2004 : 39).
Yang termasuk dalam dokumen sekunder adalah ensiklopedia, kamus, buku
panduan, tinjauan kemajuan (review of progress), bibliografi, majalah indeks,
majalah abstrak.
3. Dokumen tersier
Dokumen tersier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen
sekunder. (Sulistyo, 2004 : 61).
Yang termasuk dokumen tersier ialah katalog pusat dokumentasi, buku ajar,
direktori, bibliografi dari bibliografi, dokumen elektronik.
Perpustakaan sebagai sumber belajar tidak hanya menghimpun buku, jurnal, dan
sejenisnya yang tercetak, tetapi juga menghimpun koleksi pandang dengar seperti
film, slaid, kaset video, kaset audio, pustaka renik, serta koleksi media elektronika
seperti disket, compact disc, dan online database/basis data akses maya.
Dalam perpustakaan perguruan tinggi besarnya koleksi ditentukan oleh
berbagai faktor antara lain jumlah program studi, jumlah mata kuliah, tingkat
pendidikan, kegiatan penelitian dan banyaknya buku ajar per mata kuliah. Selain itu
jumlah dosen dan mahasiswa juga harus dipertimbangkan untuk menghitung jumlah
bahan bacaan wajib mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing
judul bahan bacaan tersebut disediakan 3 eksemplar untuk tiap 100 mahasiswa,
dimana 1 eksemplar untuk penjaman jangka pendek dan 2 eksemplar lainnya untuk
pinjaman jangka panjang.
3. Dana
Sebagai suatu organisasi, perpustakaan juga memerlukan dana. Jumlah dana
yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang tridarma
perguruan tinggi. Tugas perpustakaan adalah menyusun rencana anggaran setiap
tahun, yang merinci keperluan dana selama tahun anggaran bersangkutan.
Penghematan dana pun dapat dilakukan dengan cara membangun satu perpustakaan
dalam satu kampus sehingga duplikasi koleksi dapat dihindari dan titik layanan dapat
dikurangi. Hal ini berarti efisiensi terhadap sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya. Penghematan dapat pula dilakukan dengan cara melaksanakan kerjasama
antar perpustakaan dalam bidang pengembangan koleksi dan layanan yang akan
mengurangi duplikasi pengadaan bahan pustaka di perpustakaan yang menjadi
anggota jaringan kerjasama. Kerjasama dapat pula dilakukan dalam hal pengolahan
bahan perpustakaan, seperti pembuatan katalog oleh penyalur buku atau pihak lain di
luar perpustakaan.
4. Gedung/ruang
Pembangunan perpustakaan perguruan tinggi harus berpedoman pada pola
induk (master plan) kampus, dalam arti relatif, lokasinya mudah dicapai dari hampir
semua bagian kampus. Kenyamanan dan aspek perilaku pengguna harus diperhatikan
dan menjadi dasar pertimbangan utama dalam merencanakan gedung perpustakaan.
Disamping itu pada waktu membangun gedung perpustakaan, perlu juga direncanakan
sistem informasi manajemen perpustakaan, baik yang berbasis manual maupun
terotomasi. Setiap perguruan tinggi sebaiknya memperhatikan aspek pemusatan
perpustakaan dan lokasi gedung perpustakaan sangat dianjurkan untuk berada dalam
satu kompleks kampus. Beberapa unsur harus diperhatikan dalam merencanakan
bangunan dan ruang-ruang perpustakan perguruan tinggi agar berfungsi dengan baik
adalah alokasi luas lantai, pembagian ruang menurut fungsi, tata ruang, struktur, dan
rambu-rambu. Disamping itu, dalam menghitung luas lantai perlu diperhatikan rencana
pperkembangan perpustakaan untuk 10 tahun mendatang.
5. Sistem
Sebagai suatu sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa
sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi dan tujuan perpustakaan. Sistem ini
berupa serangkaian pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan dalam
menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan
informasi, pencatatan, katalogisasi, klasifikasi dan pelayanan informasi. Untuk
mendukung kegiatan ini agar proses kerja dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
maka perpustakaan dapat mengadopsi teknologi seperti computer untuk membantu
tugas pustakawan. Program untuk database atau untuk layanan, katalogisasi dan
kegiatan administrasi lainnya dapat dirancang oleh ahli yang berhubungan dengan
teknologi, atau dengan mengadopsi software gratis dari UNESCO yaitu CDS/ISIS.
Banyak software perpustakaan diperoh dari internet. Dan hal ini bisa menjadi
pertimbangan bagi pengambil kebijakan di perpustakaan.
a. Pengadaan bahan informasi 1. Pengadaan
Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam
mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Sebelum proses pengadaan
bahan pustaka dilakukan harus disesuaikan dengan jenis perpustakaan.
Dalam buku Manajemen Perpustakaan disebutkan ada beberapa hal-hal pokok
yang harus ditetapkan dengan koleksi adalah
1. Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka meliputi:
a. Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan,
penekanan (stressing), penyediaan anggaran.
b. Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai
c. Presentasi bidang-bidang pengetahuan bahan pustaka yang akan diadakan
d. Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada kataog terbitan
brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan (accession list),
permintan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi,
2. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka
Kegiatan ini adalah mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang
akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka.
Sumber-sumber informasi ini seperti: katalog penerbit, bibliografi, bulletin,
abstrak, brosur terbitan baru, dan lain-lain.
3. survai minat pemakai
Kegiatan ini pada dasarnya adalah membuat instrument, mengumpulkan,
mengolah dan menganalis data serta membuat laporan hasil survai untuk
mengetahui bidang atau subjek yang diminati pemakai, jenis pustaka yang
diperlukan, termasuk jenis layanan yang dikehendakinya.
4. Survai bahan pustaka
Kegiatan mengamati langsung keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko
buku, pameran dan perpustakaan lainnya.
5. Membuat dan menyusun desiderata
Kegiatan ini adalah membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau
daftar dan disusun menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai bahan
seleksi bahan pustaka untuk pengadaan.
6. Menyeleksi bahan pustaka
Dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survai minat pemakai
dan laporan hasil survai maka diadakanlah penyeleksian bahan pustaka yang akan
diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode tahun anggaran atau pengadaan secara
insidentil untuk terbitan yang sedang “in” manakala tersedia anggaran, sehingga
dapat segera disajikan kepada pengunjung sesegera mungkin.
Menurut Sulistyo-Basuki, metode pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan
dengan 4 cara yaitu:
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun pada toko
buku
2. Pertukaran
Pustaka tertentu tidak dapat di beli di toko buku, hanya dapat diperoleh
melalui pertukaran ataupun hadiah.
3. Hadiah
Perpustakaan dapat menerima pustaka sebagai hadiah. Hadiah hanya
manakala perpustakaan telah meneliti dengan seksama subjek koleksi
hadiah tersebut dikaitkan dengan tujuan perpustakaan.
4. Keanggotaan organisasi
Kadang-kadang perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi
anggota sebuah perhimpunan atau organisasi. Biasanya, anggota
perhimpunan atau organisasi tersebut memperoleh terbitan perhimpunan
atau organisasi secara cuma-cuma. Bila tidak cuma-cuma, terbitan
organisasi dapat diperoleh oleh anggota dengan harga sangat murah.
Sulistyo-Basuki (1993 : 222)
Pengadaan koleksi tidak terlepas dari kebijakan setiap institusi yang menjadi
induk perpustakaan (bila perpustakaan merupakan unsur penunjang suatu organisasi).
Kebijakan anggaran dan kebijakan pengadaan merupakan landasan utama kegiatan
pengadaan koleksi antara lain seleksi. Seleksi dilakukan atas usulan-usulan yang
diterima oleh pihak media-media tertentu, baik itu manual ataupun teautomasi atau
bahkan online.
b. Pencatatan
Bahan pustaka yang telah dipesan dan diterima, akan dicatat ke buku
inventarisasi atau data-data buku dimasukkan ke sistem database. Pada bagian
pencatatan ini buku akan diberi nomor induk. Buku-buku yang selesai di catat,
kemudian diberi cap stempel milik perpustakaan. Akhirnya, buku-buku tersebut
dikirim ke bagian pengolahan.
c. Katalogisasi
Perpustakaan seharusnya mampu menjamin bahwa setiap koleksi atau data
apapun harus mudah diakses oleh semua pengguna yang memerlukannya. Agar
mudah ditemukan kembali maka bahan pustaka harus dilah terlebih dahulu.
Katalogisasi adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu
bahan pustaka menjadi katalaog (Qalyubi, 2007 : 130). Dalam pengertian lain,
katalogisasi merupakan proses pengorganisasian bahan pustaka dan membuatnya
dapat ditemukan kembali oleh pengguna perpustakaan pada saat ia membutuhkan
bahan pustaka. Katalog perpustakaan sebagai hasil proses katalogisasi merupakan
beberapa perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu. Ada dua
macam kegiatan dalam pembuatan katalog, yaitu katalogisasi deskriptif dan
katalogisasi subjek. Katalogisasi desktiptif merupakan salah satu tahap proses
katalogisasi yang mendeskripsikan bahan pustaka secara fisik dan menentukan titik
temu pendekatan. Sedangkan katalogisasi subjek adalah tahap proses katalogisasi lain,
yang dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu penandaan tajuk subjek suatu bahan
pustaka secara verbal dan penentuan nomor klasifikasi bahan pustaka secara
nonverbal. Pembuatan deskripsi bibliografi untuk bahan pustaka lazimnya
berpedoman pada AACR (Anglo American Cataloging Rules) dan International
Standard Bibliorgaphic Description (ISBD). Untuk penentuan tajuk subjek dapat
berpedoman pada Library of Congress Subject Headings (LCSH), Sear List Subject
Headings,, Pedoman Tajuk Subjek Perpustakaan, dll.
Perpustakaan yang akan mengadopsi teknologi untuk pengatalogan bahan
pustaka dapat menggunakan alat bantu pengolah bahan pustaka seperti: Format
MARC INDONESIA (INDOMARC) atau format Dublin Core.
d. Klasifikasi
Klasifikasi merupakan pengelompokan bahan pustaka berdasarkan subjek.
Pedoman yang dapat digunakan dalam mengklasifikasi bahan pustaka adalah Dewey
Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Daftar
perluasan DDC yang dikembangkan khusus di Indonesia. Pada umumnya Indonesia
banyak menggunakan pedoman DDC (sistem persepuluhan).
Proses katalogisasi dan klasifikasi untuk mempermudah pengguna
menemukan kembali bahan pustaka yang akan ditempatkan ke rak koleksi. Data-data
mengenai bahan pustaka atau identitas bahan pustaka tersebut dimasukkan ke sistem
database, sehingga pengguna dapat mengakses melalui catalog online dengan bantuan
komputer (OPAC = Online Public Access Catalog). Sebelum bahan pustaka
ditempatkan ke rak, pemberian perlengkapan fisik buku juga dilakukan seperti
pemberian slip tanggal kembali, barcode, call number pada punggung buku.
e. Perawatan
Perpustakaan adalah tempat berkumpulnya sumber informasi terekam yang
disusun sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan secara berulang-ulang bagi
unsur pemanfaatannya dilakukan secara berulang dan terus-menerus, segi-segi
keawetan dam pemerataannya sangat diperhatikan oleh perpustakaan. Oleh karena itu
disini berlaku fungsi pelestari informasi dari perpustakaan, yang kemudian
berkembang menjadi fungsi untuk melestarikan hasil budaya bangsa. (Yusup, 1995 :
15).
Seperti yang dikatakan Yusup, bahwa perpustakaan memiliki fungsi untuk
melestarikan koleksi sebaik-baiknya, diharapkan koleksi tersebut awet dan terhindar
dari kerusakan, sehingga dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna baik generasi
sekarang maupun generasi selanjutnya.
Namun sebelumnya perlu diketahui apa tujuan dari pelestarian bahan pustaka:
1. menyelamatkan nilai informasi dokumen,
2. menyelamatkan fisik dokumen,
3. mengatasi kendala kekurangan ruangan,
4. mempercepat perolehan informasi: dokumen yang tersimpan dalam CD
(Compact Disc) sangat mudah untuk diakses, baik dari jarak dekat maupun
jarak jauh. Sehingga pemakaian dokumen atau bahan pustaka menjadi lebih
optimal. (Martoatmodjo, 1993 : 5).
Tujuan dari perawatan ini agar setiap bahan pustaka selalu terpelihara atau
terawat sehingga usianya menjadi panjang, daya pakainya lama, dan penempatan di
rak selalu teratur dan keadaannya selalu bersih. Staf perpustakaan hendaknya juga
dilatih untuk melakukan perawatan bahan pustaka sesuai dengan aturan yang benar.
Diantaranya bagaimana cara yang baik menempatkan buku di rak, cara mengambil
buku yang benar dan lain-lain. Staf perpustakaan hendaknya juga tanggap terhadap
hal-hal yang merusak bahan pustaka, hingga sedikit banyak akan memperkecil
kerusakan fisik bahan pustaka.
f. Pelayanan informasi
Menurut Martoatmojo, layanan pembaca terbagi atas:
1. Layanan pada berbagai jenis perpustakaan
2. Layanan ruang baca
3. Layanan sirkulasi bahan pustaka
4. Layanan rujukan
5. Layanan abstrak dan indeks
7. Layanan informasi mutakhir
8. Layanan fotokopi
9. Layanan literatur
(Martoatmojo, 1993 : 3).
Selain layanan yang telah disebutkan di atas, masih ada berbagai layanan yang
disediakan oleh perpustakaan, layanan perpustakaan juga tergantung dari jenis
perpustakaannya dan siapa yang dilayani ataupun pengguna perpustakaan itu sendiri.
Menurut Sutarno, tugas-tugas layanan perpustakaan merupakan kelanjutan
kegiatan pengadaan, dan pengolahan, yakni setelah koleksi bahan pustaka selesai
diolah (diproses). Ketika kita membahas tentang layanan perpustakaan, ada beberapa
pertanyaan yang harus diperhatikan antara lain:
(a). Siapa yang melayani?
Pekerjaan melayani pengunjung dan pemakai dilakukan oleh staf layanan
perpustakaan. Agar staf bagian layanan tersebut dapat melakukan pekerjaannya
dengan baik, maka mereka harus dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Persiapan
itu antara lain meliputi penampilan fisik dan mental seperti kemampuan, wawasan
dan keterampilan teknis admnistratif dan operasional, menguasai teknis
berkomunikasi serta kepribadian seperti ramah, luwes, dan menarik.
(b). Apa yang dilayankan?
Sebagai salah satu pusat jasa infomasi, maka yang dilaksanakan di perpustakaan
adalah melayani kebutuhan pemakai. Yakni kebutuhan informasi, yang dilengkapi
dengan fasilitas membaca, belajar, meneliti, berekreasi, dan pengembangan ilmu
pengetahuan. Informasi tersebut dikemas dalam berbagai jenis dan bentuk bahan
pustaka seperti buku, monograf, majalah, Koran, film, kaset, compact disk, dan
lain sebagainya.
(c). Siapa yang dilayani?
Pemakai yang menjadi objek layanan adalah masyarakat pemakai perpustakaan.
Adapun kelompok pemakai tersebut, adalah yang sesuai dengan tugas dan fungsi
perpustakaan yang bersangkutan. Kecuali perpustakaan umum yang memang
harus melayani pemakai dari semua lapisan masyarakat.
Oleh karena layanan perpustakaan untuk memenuhi keinginan masyarakat, maka
kapan waktu yang cocok adalah yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan,
dan disesuaikan dengan kondisi masyarakatnya.
(e) Mengapa perlu dilaksanakan layanan?
Layanan dibuka dalam rangka memenuhi kebutuhan pemakai. Sementara itu
informasi yang tersusun diperpustakaan tidak ada artinya tanpa ada yang
menggunakannya. Jasa layanan perpustakaan memang sangat perlu untuk
dilakukan dalam rangka menyebarluaskan informasi, meningkatkan kegemaran
dan kebiasaan membaca masyarakat serta ikut menunjang program membangun
masyarakat informasi atau mencerdaskan kehidupan masyarakat.
(f). Bagaimana pelaksanaannya?
Kebijakan dalam sistem layanan itu misalnya (1) terbuka atau tertutup. (2) dengan
kartu anggota atau tidak, (3) untuk umum atau terbatas bagi orang-orang tertentu
saja, (4) boleh meminjam ke luar perpustakaan atau hanya dibaca di tempat, (5)
harus membayar atau cuma-cuma, sarana dan perlengkapan yang diperlukan, dan
lain sebagainya.(Sutarno, 2006:190-195)
KEMAMPUAN STAF DALAM LAYANAN PERPUSTAKAAN
Agar dapat memberikan layanan yang baik sesuai dengan fungsinya
perpustakaan memerlukan staf yang memadai baik dari jumlah dan kualitas yang
harus dimilikinya. Jumlah dan kualitas staf perpustakaan atau mereka yang bekerja di
lingkungan perpustakaan sangat tergantung dari jenis perpustakaan serta cakupan
tugas yang harus dilaksanakannya.
Seorang staf harus memiliki keterampilan berupa kecepatan, ketepatan dalam
pemberian informasi kepada penggunanya. Bila staf telah dapat memperoleh
informasi yang dibutuhkan oleh pengguna maka dia telah berhasil dalam pencarian
informasi. Pencarian informasi oleh staf meliputi kecepatan dan ketepatan dalam
menemukan kembali informasi.
Oleh karena itu staf atau pustakawan perlu melakukan pendekatan
professional yaitu pustakawan harus mengetahui informasi mengenai:
(1). Yang diminta oleh pemakai
(2). Berapa cepat penyediaan informasi
(3). Dalam bentuk apa
(5). Dari sumber mana saja (Sulistyo-Basuki, 1993 : 134)
Sedangkan kompetensi individu yang harus dipenuhi pustakawan meliputi:
1. Memiliki komitmen untuk memberikan layanan yang terbaik
2. Mampu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun
di luar perpustakaan
3. Berpandangan luas
4. Mampu mencari mitra kerja
5. Mampu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai dan dipercaya
6. Memiliki keterampilan berkomunikasi yang efektif
7. Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja
8. Memiliki sifat kepemimpinan
9. Mampu merencanakan, memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang
kritis
10.Memiliki sifat positif dan fleksibel dalam menghadapi perubahan.
(Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004 : 28).
KUALITAS LAYANAN PERPUSTAKAAN
Berbicara mengenai kualitas layanan, ukurannya bukan hanya ditentukan oleh
pihak yang melayani saja tetapi lebih banyak ditentukan oleh pihak yang dilayani,
karena merekalah yang menikmati layanan sehingga dapat mengukur kualitas
pelayanan berdasarkan harapan-harapan memerka dalam memenuhi kepuasannya.
Sebagai akhir dari kegiatan dari pelayanan pada intinya adalah bagaimana
kualitas layanan yang telah dilakukan. Dan bagaimana sikap pengguna dari
bahan-bahan koleksi perpustakaan yang telah digunakan. Apakah layanan yang diberikan
perpustakaan dapat memberikan kepuasan kepada pengguna. Kepuasan pengguna
dewasa ini semakin mendapat prioritas dan merupakan hal yang selalu menjadi
perhatian bagi lembaga penyedia jasa seperti perpustakaan. Kepuasan pengguna yang
terwujud merupakan efek yang timbul dari para pengguna jasa dengan terpenuhi
kebutuhan yang diinginkan, sehingga akan kembali menggunakan produk atau jasa
tersebut.
Sesuai dengan sifatnya sebagai usaha layanan, perpustakaan juga dibatasi oleh
1. Intangibility, yaitu layanan bersifat tidak terwujud sehingga tidak dirasakan.
namun, konsumen menemukan tanda yang memastikan bahwa layanan
tersebut memiliki kualitas yang baik.
2. Inseparability, yaitu layanan perpustakaan yang diproduksi dan dikonsumsi
pada saat bersamaan sehingga interaksi antara produsen (pegawai
perpustakaan) dan konsumen (pemakai perpustakaan) memainkan peran
paling penting dalam menghasilkan kualitas layanan yang baik.
3. Variability, yaitu kualitas layanan yang diberikan oleh seseorang berbeda
dengan yang diberikan orang lain. Yang perlu ditekankan adalah membuat
sistem pemantauan melalui penyediaan formulir serta kotak saran dan
komentar, mengadakan penelitian konsumen secara berkala, dan sebagainya.
4. Perishability, yaitu layanan yang tidak dapat disimpan untuk digunakan
apabila diperlukan. Kadang-kadang tidak dapat dihindari situasi ketika banyak
pengunjung, sementara itu pegawai masih sibuk. Dalam kasus seperti ini,
layanan seperti hotline sungguh diperlukan. (Qalyubi, 2007 : 215).
Menurut Zeithmal (1990) dalam Arief (2006: 129) dijelaskan sepuluh dimensi
kualitas layanan yaitu:
1. Tangibles: Penampilan dari fasilitas fisik, peralatan, personalia, dan sarana
komunikasi.
2. Reliability: Kemampuan untuk memberikan jasa yang dijanjikan dengan akurat
dan terpercaya
3. Responsiveness: Kesediaan untuk membantu nasabah dan memberikan
pelayanan yang cepat dan tanggap.
4. Competence: Menguasasi pengetahuan dan kemampuan sesuai yang
disyaratkan dalam memberikan pelayanan
5. Courtesy: Kesopanan, rasa hormat, bijaksana, dan bersahabat, sebagai orang
yang dihubungi/dikontrak
6. Credibility: Layak dipercaya dan kejujuran dari pemberi layanan
7. Security: Bebas dari segala bahaya, risiko, ataupun, kekecewaan
8. Access: Mudah didekati dan ditemui/dihubungi
9. Communication: Memberi informasi pada nasabah dengan bahasa yang
10. Understanding the customer : berusaha untuk mengetahui nasabah dan
kebutuhannya.
Dari berbagai pendapat di atas, perpustakaan dalam hal ini pustakawan harus
mampu memenuhi kriteria-kriteria agar kualitas layanan di perpustakaan dapat
memenuhi kebutuhan pengguna sehingga pengguna merasa puas dengan layanan
perpustakaan. Layanan yang berkualitas tidak akan berhenti begitu saja setelah
pengunjung meninggalkan perpustakaan tetapi harus tetap selalu ditingkatkan dan
dievaluasi agar pengguna merasa nyaman menggunakan perpustakaan.
6. Peralatan
Perabot dan perlengkapan
Peralatan atau fasilitas perpustakaan adalah perabotan dan peralatan yang
harus ada di perpustakaan. Perabotan adalah perlengkapan fisik yang diperlukan
didalam ruang perpustakaan sebagai penunjang fungsi perpustakaan. Perabot dan
perlengkapan bergerak mencakup barang-barang untuk keperluan umum, ruang kerja,
pemberian jasa, serta barang tambahan lainnya. Barang untuk keperluan umum
artinya barang yang akan digunakan pengunjung termasuk meja, kursi, rak buku, laci
catalog, meja sirkulasi, bangku, sofa, filing cabinet, dan meja pameran. Perabot dan
perlengkapan untuk ruang kerja meliputi mesin perkantoran (mesin ketik dan mesin
stensil), meja kerja, meja, kursi, rak, lemari, kereta buku, laci pencatatan majalah,
laci katalog, telepon, teleks, dan facsimile.Peralatan untuk memberikan jasa pada
paemakai mencakup microfilm reader dan printer, kaset dan piringan hitam beserta
alatnya, proyektor film, video-tape, mesin cetak, dan perlengkapan fotografis
termasuk mesin fotokopi. Perlengkapan tambahan tergantung pada permintaan
perpustakaan, misalnya fasilitas telepon dan mesin fotokopi untuk umum.
(Sulistyo-Basuki, 1993 : 309).
Keterlibatan pustakawan dan tenaga administrasi sangat menetukan pengadaan
fasilitas perpustakaan perguruan tinggi ini, sehingga ketersediaan koleksi
perpustakaan menjadi bermakna karena dukungan fasilitas yang dirancang dengan
2). PENGORGANISASIAN
Fungsi manajemen terpenting yang kedua adalah pengorganisasian, yakni
fungsi yang dijalankan oleh semua manajer dari semua tingkatan. Fungsi
pengorganisasian sangat menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa
pewadahan atau pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasan, pekerjaan,
tanggungjawab dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu sama lain
demikian rupa.
Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang
dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Penyatuan langkah ini
penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
Karena itu perlu adanya status perpustakaan dalam struktur organisasi secara
makro dan mikro yang diharapkan akan sangat mempengaruhi kinerja dan penyediaan
fasilitas perpustakaan. Untuk lebih meningkatkan peran dan kinerja perpustakaan
perguruan tinggi, perlu ditinjau kembali penataan struktur organisasi dan statusnya
dalam organisasi induknya. Hal ini disebabkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi
merupakan bagian integral dari perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan dan tanggungjawab dalam organisasi
perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi.
Melalui bagan tersebut akan memperlihatkan fungsi-fungsi, pembagian unit, dan
posisi organisasi serta ditunjukkan hubungan antara unit-unit tersebut.
3). PENGANGGARAN
Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat penerimaan dan
pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah uang (Lasa, 2005 : 290). Salah satu
syarat penting dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah anggaran yang memadai.
Tanpa anggaran yang pasti, perjalanan perpustakaan akan tersendat-sendat. Anggaran
erat hubungannya dengan proses perencanaan lembaga, karena seluruh sumber daya
dan kegiatan akan memerlukan anggaran untuk mencapai tujuan perpustakaan atau
pusat informasi.
Anggaran yang dibutuhkan perpustakaan perguruan tinggi diperoleh dari
lembaga induknya. Namun perpustakaan dapat menggali dana sendiri dengan cara
berwirausaha. Banyak peluang untuk berwirausaha bagi perpustakaan. Menurut Lasa
beberapa usaha yang dapat dijadikan sebagai sumber pemasukan suatu perpustakaan
1. Penyediaan jasa fotokopi dan penjilidan
2. Penyewaan komputer
3. Penyewaan wartel dan warnet
4. Penyediaan kafetaria
5. Penyediaan jasa penelusuran literature
6. Kerjasama dengan penerbit dan percetakan
7. Keanggotaan, denda, kartu baca, dan lainnya.
8. Jasa parkir kendaraan bermotor
9. Jasa terjemahan
10.Penyediaan gedung/ruang temu ilmiah pada saat tertentu dapat
menghadirkan tokoh-tokoh terkenal sebagai narasumber (Lasa, 2005 :
295).
Dari orientasi ini akan diperoleh keuntungan, baik material dan immaterial yang dapat
meningkatkan citra serta profesi pustakawan.
4). KEPEMIMPINAN
Dalam melaksanakan aktivitas perpustakaan diperlukan kepemimpinan untuk
memberikan arah dan menggerakkan elemen-elemen terkait guna mencapai tujuan.
Dalam kepemimpinan terjadi proses saling mempengaruhi antara pemimpin dan yang
dipimpin. Pemimpin harus mampu menggerakkan anggotanya mencapai tujuan
organisasi. Efektivitas kepemimpinan dipengaruhi banyak faktor, antara lain
kemampuan memotivasi, mengendalikan situasi, bertanggungjawab, adil, dan percaya
diri. Oleh karena itu, tidak semua kepala yang memimpin mampu melaksanakan
kepemimpinan dengan efektif dan tidak semua orang yang berpendidikan tinggi
mampu memimpin dengan baik.
Siregar menjabarkan tingkatan manajemen di perpustakaan sebagai berikut: Tingkatan Manajemen
Manajer mempunyai kegiatan dan keterampilan yang berbeda dalam suatu
organisasi tergantung pada kedudukannya dalam hirarki. Secara umum manajer terdiri
dari: manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer garis pertama. Perlu
disadari bahwa biasanya terdapat dua hirarki manajemen perpustakaan yaitu pada
kepala perpustakaan universitas merupakan manajemen puncak di dalam
perpustakaan, tetapi merupakan manajemen tingkat menengah di dalam infrastruktur
universitas.
1. Manajemen Puncak
Manajemen puncak bertanggungjawab terhadap perencanaan masa depan dan
pengamatan lingkungan eksternal untuk mengidentifikasi perubahan potensial yang
mungkin mengancam atau memberikan peluang terhadap organiasasi. Di
perpustakaan atau pusat informasi, manajemen puncak merupakan peran interaksi
dengan organisasi eksternal dalam tugas lobbying atau politik, dan mempresentasikan
perpustakaan kepada masayarakat, kegiatan bisnis, dan negoisasi dengan pemerintah.
Manajer pada tingkat ini menghabiskan banyak waktunya dengan sejawat, rekan dari
organisasi sejenis dan dengan bawahannya.
Dalam perencanaan masa depan, manajer puncak membuat catatan informasi
yang diperoleh dari kontak mereka dari catatan informasi yang diperoleh dalam
bentuk laporan dari bawahannya (manajemen tingkat menengah) dalam lingkungan
organisasi internal. Dalam pembuatan kebijakan, manajer puncak mengambil sudut
pandang holistic, bertanggungjawab pada pemantauan keseluruhan organisasi, dan
sebagai bagian dari proses tersebut manajer puncak mengidentifikasi sasaran yang
akan dicapai oleh bawahannya.
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajer tingkat menengah menerima strategi menyeluruh dan
kebijakan-kebijakan dari manajemen puncak dan menerjemahkannya ke dalam program aksi
yang dapat diimplementasikan oleh manajer garis-pertama. Manajer tingkat
menengah juga menghabiskan waktu untuk menganalisis datam seperti statistic yang
disiapkan oleh manajer garis-pertama, dan meringkaskannya dalam bentuk laporan
untuk manajemen puncak, Dalam bertindak sebagai suatu penyangga diantara
manajemen puncak dan garis-pertama, manajer tingkat menengah menghabiskan
banyak waktunya menggunakan keterampilam komunikasi dalam berbicar melalui
telepon, menghadiri rapat dan menyiapkan laporan. Untuk melakukan fungsi
koordinasi, manajer tingkat menengah pada perpustakaan atau pusat informasi harus
3. Manajemen Garis-Pertama
Manajer garis-pertama bertanggungjawab langsung terhadap administrasi
sehari-hari dari sumberdaya untuk memenuhi tujuan jangka pendek. Manajer
garis-pertama terutama bertindak sebagai penyelia dan bertugas menangani keluhan yang
memerlukan keterampilan interpersonal dan teknis yang memadai. Manajer tingkat ini
menghabiskan sedikit waktunya dengan menajer puncak atau manajer dari organisasi
lain, berurusan terutama dengan dengan bawahan dan pelanggannnya. Di
perpustakaan dan pusat informasi manajer garis-pertama memimpin kegiatan rutin
sehari-hari. Menghabiskan sebagian besar waktunya dalam pemecahan masalah dan
berkomunikasi dengan semua bawahannya. Manajer ini juga bertugas untuk
memelihara sandar mutu, dan pada perpustakaan dan pusat informasi kegiatan ini
dapat berarti memastikan bahwa permintaan informasi terjawab dengan cepat dan
sesegera mungkin, prosedur keterlambatan dilakukan dengan benar, atau bahan
pustaka disusun di rak dengan benar. Pemahaman tentang tingkatan manajemen
adalah penting untuk memastikan setiap tingkat manajemen melakukan fungsi dan
tugasnya dengan tepat. Merupakan kegagalan ekonomis bagi manajemen puncak jika
terlibat dalam operasi sehari-hari perpustakaan yang dapat mengorbankan kegiatan
perencanaan dimana manajemen garis-pertama tidak dapat diharapkan untuk
melakukannya. (Siregar, 2004 : 145-146)
5). PENGAWASAN DAN PENILAIAN
Pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang
sedang atau sudah dilaksanakan dengan criteria, norma-norma, standar, atau
rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. (Sutarno NS, 2006 : 155). Selanjutnya
Sutarno menjelaskan bahwa pengawasan dapat dilakukan berdasarkan (1) suatu
perangkat criteria yang harus ditetapkan sebelumnya guna mengukur pelaksanaan,
dan (2) suatu sistem yang dapat membuat kesalahan-kesalahan daan penyimpangan
menjadi nampak jelas.
Fungsi pengawasan adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar
yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dalam suatu perpustakaan perlu pengawasan
agar dapat diperoleh hasil bagaimana yang diharapkan, selain itu untuk memperoleh
peningkatan kualitas. Dalam menjalankan fungsi pengawasan, hal yang diperhatikan
itu, kesesuaian perencanaan kegiatan, sumber daya manusia, sumber informasi,
sistem, anggaran dan sarana prasarana perpustakaan dan realisasi pada waktu tertentu
perlu diperhatikan.
Dalam penilaian perpustakaan maka dapat dibuatkan evaluasi kinerja.
Evaluasi kinerja merupakan suatu proses umpan balik atas kinerja masa lalu yang
berguna untuk meningkatkan produktivitas. Evaluasi adalah pengawasan yang
dilakukan dengan mengadakan pengukuran terhadap keseluruhan proses
penyelenggaran, terutama setelah semuanya selesai (complete accomplishment).
(Sutarno NS, 2006 157). Suatu kegiatan dinilai berhasil atau mengalami kegagalan
dapat diukur dengan menghitung perbandingan antara rencan yang ditetapkan dengan
hasil riil yang dicapai. Guna mempertanggungjawabkan dana yang telah dialokasikan
kepada perpustakaan dan menjamin kualitas layanan perpustakaan harus melakukan
evaluasi seluruh kegiatannya. Aspek yang dievaluasi adalah aspek masukan, proses,
dan luaran, bahkan dimungkinkan perpustakaan juga mengevaluasi aspek dampak.
(Depdiknas, 2005 : 149). Indikator tersebut merupakan alat yang dapat dipergunakan
untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan pembinaan perpustakaan, baik secara
kualitatif maupun kuantitatif.
V. PENUTUP
Perpustakaan sebagai penyedia jasa layanan informasi harus didukung oleh
kelengkapan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Sesuai dengan fungsinya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk
meningkatkan kualitas pendidikan dan penelitian suatu perguruan tinggi dengan cara
mengumpulkan, mengolah, menyediakan, menyebarluaskan dn melestarikan
informasi yang diperlukan oleh pengguna delam kegiatan belajar dan mengajar. Maka
sesuai dengan fungsinya, perpustakaan perguruan tinggi dituntut untuk memberikan
layanan yang berkualitas jasa tinggi yaitu layanan yang dapat memenuhi kebutuhan
dan harapan pengguna.
Untuk itu, perpustakaan perguruan tinggi dituntut mempunyai prinsip-prinsip
manajemen dan kebijakan perpustakaan, sehingga dapat membuat perencanaan yang
benar-benar matang agar tujuan perpustakaan sesuai dengan yang ditetapkan.
Kemampuan manajemen juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan
dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen
karena manajemen diperlukan adanya proses perencanaan, pengorganisasian,
pengganggaran, pengkoordinasian, kepemimpinan, pengawasan dan pengendalian. Di
samping itu manajemen juga dimaksudkan agar mereka yang terlibat dalam suatu
perpustakaan melakukan tugas dan pekerjaan yang benar dengan cara yang benar.
Dengan adanya kebijakan dan manajemen yang baik dalam perpustakaan,
diharapkan perpustakaan perguruan tinggi mampu memberikan layanan prima kepada
DAFTAR PUSTAKA
Arief, Muhtosim. 2006. Pemasaran Jasa dan Kualitas Pelayanan: Bagaimana Mengelola Kualitas Pelayanan agar Memuaskan Pelanggan. Malang: Bayumedia.
Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media.
Martoatmojo, Karmidi. 1993. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta : Depdikbud.
Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 2005. Jakarta : Depdiknas RI.
Qalyubi, Syiabuddin, dkk. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. 2007. Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga.
Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press.
Sulistyo-Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung : Rekayasa Sains.
……… 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
………. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung : Remaja Rosdakarya.
Sutarno NS. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Edisi revisi. Jakarta : Sagung Seto.
………….. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto.
