Biodata Mahasiswa
NIM : 1.09.09.030
Nama : Ivan Yogaswara
Jurusan : Manajemen Informatika
Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer Tempat/Tanggal Lahir : Karawang, 22 Oktober 1988 Jenis Kelamin : Laki – Laki
Agama : Islam
Alamat : Jl.Cihampelas No.35B Cipaganti, Bandung
No Ponsel : 085318882314
E-mail : vancrew88@gmail.com
Pendidikan
1. 1994 - 2000 SDN Tempuran 1 Karawang
2. 2000 – 2003 SLTP N Ciwaringin 1 Cirebon
3. 2003 - 2006 SMA N 1 Tempuran Karawang
SISTEM INFORMASI UPDATE WEBSITE BAGIAN HUMAS
KABUPATEN KARAWANG
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang diploma tiga Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Ivan Yogaswara NIM. 10909030
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
tercurah pada Rasululloh Muhammad SAW, keluarga dan segenap sahabat – sahabatnya, hingga akhir jaman, Amin. Ada rintangan dan hambatan yang penulis hadapi dalam penyusunan laporan ini. Namun berkat bantuan dan dukungan berbagai pihak , baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
Penulis ucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, dorongan dan do’a, semoga Allah membalas amal baik yang telah dilakukan umat -Nya atas sesama. Amin
Karawang, Oktober 2011
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR SIMBOL ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan …..………... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah …...………... 2
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ………... 2
1.4. Batasan masalah ………... 2
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan …………...……... 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ... 11
2.1.1. Elemen Sistem ... 12
2.1.2. Karakterisitik Sistem ... 15
2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 17
2.2. Pengertian Informasi ... 18
2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 19
2.4. Pengertian Internet ... 20
v
2.6. Pengertian Database ... 23
2.7. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 23
2.7.1.Metode Pendekatan Sistem ... 23
2.7.2.Alat Bantu Analisis ... 25
1) Flow Map ... 25
2) Diagram Kontek ... 25
3) Data Flow Diagram ... 28
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 31
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 39
3.3. Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ... 43
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Tentang Humas Kabupaten Karawang ... 49
4.1.1. Analisis Tentang Aktifitas Kerja Humas ... 50
4.1.2. Analisis Pelayanan Pemerintah Kabupaten Karawang dan Humas Setda Kabupaten Karawang Kepada Mahasiswa yang Melaksanakan PKL ... 57
4.1.3. Analisis Sistem Informasi Update Website Kabupaten Karawang yang Berjalan ... 59
4.1.4. Analisis Uraian Tugas Update Website ... 60
4.1.5. Flow Map ... 61
4.1.6. Diagram Kontek ... 63
vi
4.1.8. Kamus Data ... 65
4.2. Evaluasi Sistem yang berjalan ... 65
4.2.1. Kekuatan sistem ………... 65
4.2.2. Kelemahan system ……….….………... 65
4.2.3. Kesempatan ……..………... 65
4.2.4. Tantangan ………... 65
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ………... 66
vii
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bagian Humas Kabupaten Karawang ... 40 Gambar 4.1 Flowmap Diagram Update Website Kabupaten Karawang …... 62 Gambar 4.2 Diagram Konteks Update Website Karawang ... 63 Gambar 4.3 DFD Pembuatan Laporan Update Website Kabupaten
ix
DAFTAR SIMBOL
SIMBOL NAMA FUNGSI
TERMINATOR PERMULAAN/AKHIR
PROGRAM
GARIS ARAH ALIRAN
PROGRAM
PROSES PROSES
PENGOLAHAN DATA
DOCUMENT DATA INFORMASI
x
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat permohonan kerja praktek... 70
2. Surat keterangan Rekomendasi Kerja Praktek ... 71
3. Surat Keterangan Kerja Praktek ... 72
4. Surat keterangan selesai kerja praktek... 73
2011
2. http://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl-santipurna-24265&q=Perpustakaan Oktober 2011
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah
A. Identifikasi
Masih kurang optimalnya penggunaan komputer.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana sistem pembuatan laporan update website yang berjalan?
1.3.Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Maksud dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan sesungguhnya yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan.
Sedangkan tujuan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengetahui sistem informasi yang berjalan di bagian Humas Kabupaten Karawang.
1.4.Batasan masalah
3
1.5.Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Kegiatan PKL dilaksanakan pada :
Tanggal : 04 Juli 2011 - 30 juli 2011.
Tempat : Bagian Humas Pemerintah Kabupaten Karawang
Posisi : Humas (Eselon) adalah eselon III dalam Instansi Setda Kabupaten Karawang, Pemerintah Kabupaten Karawang.
Waktu : Pukul 08.00 – 15.00 WIB.
Hari Kerja : Senin sampai dengan Jumat.
Jadwal Kegiatan Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL)
No Hari / Tanggal
Jenis Kegiatan Keterangan
Rutin Inside ntal 1 Senin,
4 Juli 2011
- Pengenalan Kegiatan Humas - Membuat kliping di bagian humas
mengenai berita tentang Kota
Karawang.
2 Selasa,
5 Juli 2011
- Membuat kliping di bagian humas
mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update
Website Kecamatan Telagasari mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Melanjutkan Kecamatan
Telagasari Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mendampingi Wakil Bupati
Karawang dalam acara Peresmian
Sekolah Sepak Bola di Kecamatan
Tempuran.
5 Jumat,
8 Juli 2011
- Menghadiri Senam pagi
- Membuat kliping di bagian humas
mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Menghadiri pengajian rutin yang
diadakan oleh Pemerintah
5 mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Klari
Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Melanjutkan Kecamatan
Klari Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Membantu pembuatan surat untuk
dikirim ke Dinas-dinas di Kabupaten mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Tentang Pariwisata di
Kabupaten Karawang.
12 Jumat,
15 Juli 2011
- Menghadiri Senam pagi
- Membuat kliping di bagian humas
mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah
Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
7
18 Juli 2011 Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Kutawaluya di
Kabupaten Karawang.
16 Selasa,
19 Juli 2011
- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan
Kutawaluya di Kabupaten
Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Pangkalan di
Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan
Pangkalan di Kabupaten Karawang.
19 Jumat,
22 Juli 2011
- Menghadiri Senam pagi
- Membuat kliping di bagian humas
mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah
Kabupaten Karawang mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Majalaya di
Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
9
- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan
Majalaya di Kabupaten Karawang.
24 Rabu,
27 Juli 2011
- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Lemah Abang
di Kabupaten Karawang. mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan
Lemah Abang di Kabupaten
- Menghadiri Senam pagi
- Membuat kliping di bagian humas
mengenai berita tentang Kota
Karawang.
- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah
Kabupaten Karawang
27 Sabtu,
30 Juli 2011
LIBUR
11 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu kegiatan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem menurut SUS[4] mengatakan bahwa:
“ Sistem adalah sebagai kumpulan atau group dari bagian atau komponen
apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Sistem menurut MUR[3] mengatakan bahwa :
“Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Pada dasarnya suatu sistem mempunyai komposisi-komposisi sistem yang terdiri dari :
a. Input (masukan)
b. Output (keluaran)
Merupakan variabel yang keluar dari sistem dan kembali ke lingkungannya atau sistem lain. Sebagai keluaran ini adalah kriteria yang merupakan objek yang mewakili state sistem, atau efensiensi pelaksanaan fungsi yang dilakukan sistem tersebut.
c. Operator
Bagian sistem yang menghubungkan dan mengubah (transformasi) variable masukan menjadi variable keluaran. Ada 3 operator yang secara internal terdapat dalam suatu sistem yaitu :
1) Operator Logika (yang bersifat eksplisit matematika). 2) Operator Sosiologika.
3) Operator Fisik.
2.1.1. Elemen Sistem
13
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
15
2.1.2. Karakterisitik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik/sifat-sifat tertentu yaitu :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem/subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya/dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
d. Penghubung (interface)
Meupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
f. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
17
2.1.3. Klasifikasi Sistem
a. Sistem abstrak (abstract system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran/ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : sistem teologia.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah : sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Contoh : sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia : sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. Contoh : sistem informasi
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh : sistem komputer melalui program.
d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup : sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup) yang ada hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka : sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
2.2. Pengertian Informasi
19
Pengertian informasi :
Menurut Gordon B.Davis : menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dimana akan menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dandapat digunakan sebagi alat bantu untuk pengambilan keputusan.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai :
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi
2.4. Pengertian Internet
21
2.5. Pengertian Website
Secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di Internet. Sebuah halaman web adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML, yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website-website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar.
Website atau situs adalah kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Halaman-halaman dari website akan bisa diakses melalui sebuah URL yang biasa disebut Homepage. URL ini mengatur halaman-halaman situs untuk menjadi sebuah hirarki, meskipun, hyperlink-hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para pembaca dan memberitahu mereka sususan keseluruhan dan bagaimana arus informasi ini berjalan.
profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti Friendster, Multiply, dll. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik.Beberapa perbedaan antara web statis dan dinamis antara lain yaitu Web statis hanya menggunakan HTML saja, sedangkan web dinamis menggunakan bahasa pemrograman web seperti PHP atau ASP. Web statis tidak menggunakan database karena tidak ada data yang perlu disimpan dan diproses. Sedangkan web dinamis menggunakan database seperti mysql, oracle, dll untuk menyimpan dan memproses data.
Untuk mendukung kelanjutan dari situs diperlukan pemeliharaan setiap waktu sesuai yang diinginkan seperti penambahan informasi, berita, artikel, link, gambar atau lain sebagainya. Tanpa pemeliharaan yang baik situs akan terkesan membosankan atau monoton juga akan segera ditinggal pengunjung.
23
2.6. Database
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang teintegrasi, diorganisasikan dan disimpan menurut cara yang memudahkan pengambilan kembali. Dan tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan (Gultom et al, 2005).
2.7. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.7.1. Metode Pendekatan Sistem
Terdapat dua metode yaitu dengan pendekatan :
a. Prosedur
Yaitu :”Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu”.
Prosedur adalah “Rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan
untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi yang
terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”
b. Komponen/elemen
Yaitu “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan tertentu”
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub-sub sistem yang lebih kecil.
Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Seringkali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. Untuk komponen misi/tujuan, seringkali sukar untuk dilihat. Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback).
25
2.7.2. Alat Bantu Analisis
1. Flow Map
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
2. Diagram Kontek
Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu :
1) Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).
2) Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.
3) Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar. 4) Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem
sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem.
5) Batasan, antara sistem dan lingkungan.
Simbol yang digunakan dalam Context Diagram (CD), antara lain :
a. Persegi panjang (terminator)
Untuk berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data. Antara terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung.
b. Lingkaran
Untuk menunjukkan adanya kegiatian proses dalam sistem.
Aturan-aturan CD :
1) Bila terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda dapat berupa asterisk (*) atau tanda kres (#). 2) Bila terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh
27
harus tetap akurat walaupun personil berganti dan mungkin seorang personil dapat memiliki lebih dari satu tugas (peran).
3) Karena model ini membedakan sumber (resources) dan pelaku (handler).Dimana pelaku adalah mekanisme, perangkat, atau media fisik yang mentransformasikan data ke/dari sistem, sehingga pelaku tidak perlu digambarkan. Aliran dalam CD memodelkan masukkan ke sistem dan keluaran dari sistem, seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem.
Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu. Dalam hal ini seharusnya menggambar dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diinisiasi oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diinisiasi oleh sistem. Hal itu dilakukan dengan mencegah interaksi yang tidak perlu(extraneous prompts) yang berorientasi pada implementasi masukan-keluaran,dan mengkonsentrasikan pemodelan pada aliran data yang esensial saja.
satulingkaran dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama harus dapat menjelaskan proses.
3. Data Flow Diagram
DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
29
Program flowcharts menyangkut primitive level logic dari sebuah program. Level yang rinci sangat baik untuk system oriented view. Programmer dan analis yang menggunakan program flowcharts sering memiliki kesulitan membuat peralihan (transition) ke DFD. Namun kedua alat tersebut memiliki kesamaan, yaitu penggunaan simbol proses dan flow lines, tetapi masing-masing memiliki tujuan yang sangat berbeda. Rancangan (blueprint) mencakup satu atau lebih DFD yang menunjukkan hubungan antara file, input dokumen, output dokumen dan laporan.
Empat komponen dalam DFD :
a. Proses (fungsi)
Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar dengan sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chat. Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh :
b. Aliran data (data arrow).
31 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
1.1.Tinjauan Umum Perusahaan
Selama pemerintahan Bupati Karawang pada tahun 2006 – 2011 terdapat 2 kali perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK), yaitu berdasarkan PP Nomor 8 Tahun 2003, tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, yang dijadikan pedoman penyusunan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 2 Tahun 2004, tentang Pembentukan Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, dan Lembaga Teknis Daerah. Sementara berdasarkan Pelaksanaan Tupoksi berdasarkan Keputusan Bupati Karawang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang, serta uraian tugas unit kerja berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2005 tentang Uraian Tugas Unit Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang. Kedudukan Humas adalah eselon III dalam Instansi, dalam Pasal 21 sesuai dengan Peraturan Bupati Karawang Nomor 29 Tahun 2008 Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan,yaitu:
1. Pengelolaan data dan informasi 2. Dokumentasi
Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
2. Pelaksanaan pengolahan data dan sistim informasi 3. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi 4. Pengelolaan kegiatan pemberitaan.
Kepala Sub. Bagian Data dan Sistim Informasi mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dalam pengelolaan kegiatan bidang data dan informasi. Pelaksanaan tugas pokok Kepala Sub. Bagian Data dan Sistim Informasi, mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan penyusunan petunjuk teknis bidang data dan sistim informasi
2. Pengumpulan dan pengolahan data 3. Pengelolaan sistim informasi.
Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Humas dalam pengelolaan kegiatan bidang dokumentasi. Pelaksanaan tugas pokok Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan petunjuk teknis dokumentasi 2. Pelaksanaan kegiatan dokumentasi
33
Adapun sebelumnya susunan organisasi pada Bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, Kepala Bagian Humas membawahkan :
Kasubag Data dan Sistem Informasi
Kasubag Dokumentasi dan Perpustakaan
Kasubag Pemberitaan
Uraian Tugas masing-masing jabatan diatas pada pelaksanannya :
1. Kepala Bagian Humas
a. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Bagian Hubungan Masyarakat.
b. Menetapkan Kebijakan Teknis Operasional Bagian sesuai dengan kebijakan umum daerah.
c. Menetapkan rencana dan program kerja Bagian sesuai dengan kebutuhan dan peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
d. Mengkoordinasikan pengelolaan kegiaan di bidang hubungan masyarakat yang meliputi : pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi dan perpustakaan serta pengelolaan pemberitaan.
f. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja pemerintah, swasta dan lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
g. Melakukan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat untuk bahan perbaikan kedepan, sesuai kebutuhan dan ketentuan peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
h. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan
i. Bagian sebagai bahan informasi dan pertangggungjawaban kepada pimpinan.
j. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
2. Kasubag Data dan Sistem Informasi
a. Menyiapkan peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, standarisasi, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang Data dan Sistim Informasi sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis bidang data dan sistem informasi.
35
d. Menyiapkan bahwan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pengumpulan dan pengolahan data elektronik serta pengolahan data kegiatan pemerintah daerah.
e. Melakukan penerimaan verifikasi data masukan.
f. Melakukan perekaman dan pengentrian data kedalam peragkat komputer. g. Melakukan penyusunan standarisasi dan pedoman untuk penyiapan
dukungan teknis guna kelancaran Sistem Informasi Daerah (SIMDA) dilingkungan Pemerintah Daerah.
h. Melakukan pengelolaan data keluaran hasil olahan komputer. i. Melakukakan penyajian dan pendistribusian data dan informasi. j. Melakukan penyiapan dan perawatan data dalam media penyimpanan. k. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kemampuan dan
keterampilan personil di bidang komputerisasi.
l. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasi/solusi yang berhubungan dengan urusan Data dan Sistem Informasi.
m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan data dan sistem informasi.
o. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
a. Menyiapkan peratuan Perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang dokumentasi dan perpustakaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Mengumpulkan dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan bidang dokumentasi dan perpustakaan.
c. Membuat / mendokumentasikan kliping berita koran.
d. Mendokumentasikan kegiatan Pemda, Dinas dan Instansi di Kabupaten Karawang.
e. Mempublikasikan dokumentasi kegiatan hasil pembangunan Kabupaten Karawang baik melalui media cetak maupun elektronik.
f. Mengelola dan meningkatkan fungsi perpustakaan. g. Mengagendakan data dokumentasi untuk perpustakaan.
h. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan photo kegiatan pembangunan di daerah.
i. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasi/solusi yang berhubungan dengan urusan Sub Bagian dokumentasi dan perpustakaan.
j. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
37
l. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh Pimpinan.
4. Kasubag Pemberitaan
a. Menyiapakan peraturan Perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang pemberitaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Mengumpulkan dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan bidang pemberitaan.
c. Membuat sambutan.
d. Menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan bidang pemberitaan.
e. Mengumpulkan dan menyaring serta menganalisis informasi dari masyarakat, organisasi non pemerintah dan pers.
f. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Daerah melalui media elektronik dan media cetak (Press Release).
g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan informasi kegiatan pembangunan di daerah.
h. Menyiapkan bahan dan menerbitkan bulletin pemerintah daerah.
j. Menyiapkan bahan dalam rangka penyelenggaraan jumpa pers atau konferensi pers pimpinan pemerintah daerah.
k. Menyiapkan rencana peliputan acara-acara kegiatan pemerintah daerah dengan mengundang pers.
l. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasi/solusi yang berhubungan dengan urusan sub Bagian Pemberitaan.
m. Melaksanakan koordinas dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan pemberitaan.
o. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh Pimpinan.
Visi dan Misi Hubungan Masyarakat (Humas) Kabupaten Karawang :
Berdasarkan sejarah yang telah dijelaskan di atas maka Humas Pemerintah Kabupaten Karawang memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:
a. Visi Humas Kabupaten Karawang
”Mewujudkan kelembagaan Humas sebagai organisasi yang
39
b. Misi Humas Kabupaten Karawang
1. Melaksanakan kebijakan pemerintah dan mewujudkan tata pemerintahan yang baik.
2. Memberikan pelayanan serta menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijakan dan program kerja kepada masyarakat.
3. Membangun Sumber Daya Humas pemerintah sebagai komunikator dan mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah dan menampung aspirasi serta memperhatikan keinginan masyarakat.
4. Menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis dalam mengamankan kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
3.2.Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi bagian Humas Pemerintah Kabupaten Karawang dapat dilihat pada gambar 1.3 di bawah ini :
Gambar 3.1 Struktur Divisi Humas Pemerintah Kabupaten Karawang
Sumber : Arsip Profil Lembaga Humas, 2008 KEPALA BAGIAN
HUMAS
KEPALA SUB BAGIAN DATA DAN SISTEM INFORMASI KEPALA SUB
BAGIAN PEMBERITAAN KEPALA SUB
BAGIAN DOKUMENTASI
BAGIAN PELAKSANA (Karyawan / Staff)
BAGIAN PELAKSANA (Karyawan / Staff)
41
Susunan Organisasi pada bagian Humas Setda Kabupaten Karawang dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini :
Daftar Nama-nama Karyawan Pada Bagian Humas Setda Kabupaten Karawang
NO NAMA /NIP PANGKAT /
GOLONGAN
JABATAN KET
1 Ir. Teny Juliantini, MM
NIP : 19630704 198903 2 005
Pembina (IV/a)
Kepala Bagian Humas
2 Drs. Yuti Surtini, MM
NIP : 19610412 199601 2 001
Penata Tk. I
NIP : 19620630 199201 1 001
Penata Muda
NIP : 19680206 199003 1 004
Penata Muda
NIP : 19631112 198803 2 008
Penata Muda Tk. I (III/b)
6 Kurnia Setiawan, ST
NIP : 19810822 200501 1 004
Penata Muda Tk. I (III/b)
Pelaksana
7 Oktaf Hariaji, ST
NIP : 19791031 200501 1 002
Penata Muda Tk. I (III/b)
Pelaksana
8 Iwan Gunawan
NIP : 19640318 199101 1 006
Penata Muda Tk. I (III/a)
Pelaksana
9 Irwan Setiawan
NIP : 19640818 199202 1 001
Penata Muda Tk. I (III/a)
Pelaksana
10 Mohamad Jaelani, S. Ag
NIP : 19730707 200901 1 002
Penata Muda Tk. I (III/a)
Pelaksana
11 Lilis Ratna, S. Sos
NIP : 19820624 200902 2 005
Penata Muda Tk. I (III/a)
Pelaksana
12 Suminta
NIP : 19570811 197706 1 001
Penata Muda Tk. I (III/a)
Pelaksana
13 Asep Yayat Ruchyat
NIP : 19790731 199803 1 003
Pengatur (II/c) Pelaksana
14 Puspita Rahayu, A. Md
NIP : 19850127 201001 2 009
43
15 Akhmad Fauji
NIP : 19800212 200501 1 011
Pengatur Muda Tk. I (II/b)
Pelaksana
16 Ida Nurhamidah
NIP : 19680708 200701 2 008
Pengatur Muda (II/a)
Pelaksana Sturada
17 Deden Solihin
NIP : 19820320 200901 1 004
Pengatur Muda (II/a)
Pelaksana
18 Hendri M Yusup
NIP : 19820108 201001 1 001
Pengatur Muda
Tabel 3.1 Nama Pegaawai Bagian humas Kabupaten Karawang
3.3.Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
a. Deskripsi Kerja yang dilakukan Secara Rutin
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Pemerintah Kabupaten Karawang, penulis melakukan aktivitas yaitu kegiatan yang dilakukan setiap hari pada saat bekerja, dimana kegiatan tersebut merupakan pekerjaan rutin dari Humas Pemerintah Kabupaten Karawang. Berikut ini adalah kerja rutin yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kabupaten Karawang:
1. Membaca Koran
Kegiatan yang dilakukan penulis pada pagi hari dibagian humas adalah membaca koran. Membaca koran menjadi salah satu kerja rutin yang dilakukan di humas pemerintah kabupaten Karawang, karena kegiatan ini dilakukan untuk dapat memperoleh berita tentang Kota Karawang sebelum dibuat kliping. Pemberitaan tentang Karawang setiap harinya dapat diperoleh dari koran Nasional, tetapi seringali pemberitaan tentang Karawang pun dapat diperoleh dari koran Internasional. Contohnya, pada tanggal 5 Juli 2010 penulis membaca pemberitaan tentang Karawang bahwa “Bank BNI Karawang
mengalami kebakaran,” pada waktu itu pemberitaan tersebut dimuat
45
yang dibaca pada setiap harinya adalah koran yang didistribusikan langsung ke kantor humas, baik Koran Nasional maupun koran Internasional. Koran tersebut antara lain : Kompas, Media Indonesia, Seputar Indonesia, Republika, Koran Tempo, Suara Merdeka, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, Radar Karawang.
2. Membuat Kliping Berita
Humas, kemudian di foto copy sebanyak tiga tembusan untuk diberikan kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah.
3. Mengetik Data
Selain membaca koran dan membuat kliping, penulis melakukan kegiatan yaitu mengetik data (Update Data). Data yang didapatkan berasal dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang telah masuk ke bagian data dan sistem informasi divisi Humas Setda Kabupaten Karawang, dimana data tersebut diketik ulang oleh penulis untuk ditampilkan dalam website pemerintah kabupaten Karawang (www.karawangkab.go.id).
Proses dari Update data yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Membuat surat update data dan surat permohonan
b. Surat update dikirim ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
c. Tunggu balasan pengiriman dari Organisasi Perangkat Daerah(OPD).
47
lagi, preview, dan yang terakhir report (dapat berupa tampilan / print).
4. Menyambut Para Wartawan
Kegiatan ini dilakukan sebagai kegiatan rutin, karena setiap harinya wartawan dari berbagai media / surat kabar datang ke kantor Humas Setda Kabupaten Karawang untuk mencari dan memperoleh informasi tentang kota Karawang. Penyambutan bagi para wartawan tersebut senantiasa dilakukan oleh seluruh staf-staf devisi Humas, meskipun pada dasarnya tujuan dari para wartawan adalah untuk menemui Kasubag ataupun staf pemberitaan dan dokumentasi. Hal tersebut dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang sebagai kegiatan menjalin hubungan yang baik dengan pers.
5. Pengarsipan Surat-surat
ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.
B. Deskripsi Kerja yang dilakukan Secara Insidental
Aktifitas yang dilakukan penulis selama PKL yang bersifat insidental yaitu kegiatan yang tidak setiap hari (insidentil) artinya kegiatan tersebut dilakukan pada saat tertentu saja, kegiatan tersebut adalah :
49 BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
1.1.Analisa Tentang Humas Kabupaten Karawang
1.1.1. Analisa Tentang Aktifitas Kerja Humas
Tugas Humas pada dasarnya menghubungkan publik-publik yang berkepentingan dalam perusahaan serta menciptakan hubungan yang baik dan harmonis antara perusahaan dengan publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal melalui suatu proses timbal balik. Maka dari itu, kegiatan humas meliputi kegiatan internal (Internal Public Relations) dan Eksternal (Eksternal Publik Relations).
a. Humas Internal
Humas Internal merupakan salah satu kegiatan yang berhubungan dengan publik yang ada didalam perusahaan / organisasi. Tujuannya adalah untuk mempererat hubungan antara pimpinan dan karyawan, ataupun sesama karyawan pada perusahaan / organisasi tertentu, sehingga muncul semangat kerja. Hal ini juga dapat dilakukan dengan komunikasi, dimana dengan berkomunikasi, hasil yang akan dicapai adalah displin kerja yang baik, motivasi kerja tinggi, produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan, sehingga terciptanya sense of belonging dari karyawan terhadap perusahaan.
51
yang kondusif dalam perusahaan / lembaga tersebut. Adapun kegiatan Humas internal juga telah dilakukan dengan baik oleh Humas Setda Kabupaten Karawang agar tercipta hubungan yang erat antara pimpinan dan karyawan, ataupun sesama karyawan pada perusahaan / organisasi, sehingga muncul semangat kerja.
b. Humas Eksternal
Humas Eksternal merupakan kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat luar atau kegiatan yang ditujukan kepada publik yang berada diluar perusahaan itu. Informasi yang diberikan harus jujur berdasarkan fakta dan harus benar-benar teliti sehingga kepercayaan dari publik eksternal kepada perusahaan akan terpelihara dengan baik. Bentuk kegiatan eksternal humas diantaranya adalah sebagai berikut :
Press Relations, bertujuan untuk mengatur dan membina hubungan baik dengan pers.
Government Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan pemerintah yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan.
Supplier Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para pemasok agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima dengan baik.
Customer Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para pelanggan.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat diketahui bahwa Humas Eksternal adalah kegiatan yang dilakukan Humas dalam perusahaan yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pihak yang berbeda di luar perusahaan sehingga dapat menciptakan suatu opini publik dan citra yang positif bagi perusahaan itu sendiri. Adapun Humas Eksternal juga dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang, agar terciptanya hubungan yang baik dengan pihak di luar perusahaan (masyarakat / publik, pers ataupun lembaga lain).
53
1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).
2. Pelaksanaan pengolahan data dan sistem informasi. 3. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi. 4. Pengelolaan kegiatan pemberitaan.
Maka dari itu, humas berusaha menjalin hubungan baik dengan publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal. Kegiatan internal humas Setda Kabupaten Karawang adalah:
1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program komunikasi dengan publik internal.
(news), karangan (artikel), serta foto pada suatu berita (photo press) pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi dan dimuat di media cetak seperti surat kabar, majalah berita, tabloid, dan lain sebagainya.
3. Memantau, menghimpun, dan menganalisis informasi yang beredar di masyarakat.
4. Sebagai mediator antara peruhasaan dengan media massa
Public Relations (PR) dan mitranya media massa atau pers, tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya, keduanya saling membutuhkan untuk membentuk sinergi yang positif. PR menjadi sumber berita bagi pers, sedangkan pers menjadi sarana publisitas bagi PR agar perusahaan dan para komunikator lebih dikenal oleh publik atau masayarakat. Kedua belah pihak, PR dan pers harus saling memiliki kepercayaan bahwasannya PR bukan “bulan-bulanan” pers, dan pers tidak boleh diperalat oleh PR,
sehingga memuat pemberitaan yang mencerminkan kebohongan kepada publik (Ardiyanto, 2004 : 91).
55
2. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan kalangan media, dan publik eksternal
3. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan kalangan media dan publik eksternal, salah satunya dapat dilakukan dengan hubungan media / Hubungan pers (press relations). Hubungan pers (press relations) adalah upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atau suatu pesan (informasi humas) dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi halayak dari organisasi yang bersangkutan. Tujuan pokok diadakannya hubungan pers adalah untuk menciptakan pengetahuan dan pemahaman, jadi jelas bukan semata-mata menyebarkan suatu pesan sesuai keinginan perusahaan induk atau klien demi mendapatkan suatu citra atau sosok yang lebih indah daripada aslinya dimata umum.
5. Upaya menciptakan hubungan pers yang baik, dapat dilakukan dengan membangun personal yang kokoh, dimana hubungan yang kokoh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara jika dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerjasama dan sikap saling menghormati profesi masing-masing. Humas harus dekat dengan wartawan, dalam hubungan atau tidak dalam hubungan dinas, Humas harus menyediakan waktunya untuk bergaul dengan mereka. Binalah komunikasi pribadi (interpersonal communications) yang baik dengan wartawan di mana dan kapan saja.
57
materi baru, dan sebagainya. Para jurnalis akan menerima undangan dari pihak Humas dengan senang hati karena mereka dapat memperoleh banyak hal. Mereka bahkan sering menghubungi para konsultan dan manajer Humas setiap kali akan dilangsungkan suatu acara pers. Mereka bias mendapatkan keterangan mengenai lembaga dan acara-acara Humas melalui berbagai sumber referensi seperti Hollis Press dan Public Relations Annual yang merupakan buku petunjuk utama bagi para praktisi Humas. Hollis menawarkan jasa pelayanan yang sudah dikomputerisasi, karena berita yang positif itu demikian penting bagi organisasi manapun, baik itu yang komersial maupun nonkomersial, maka kedekatan antara para jurnalis dan para praktisi Humas merupakan suatu kedekatan antara para jurnalis dan para praktisi Humas merupakan suatu unsur penting bagi pengumpulan berita dan penyebaran pesan-pesan Humas. Kejelasan tersebut jelas sangat perlu dibina karena menguntungkan kedua belah pihak.
1.1.2. Analisis Pelayanan Pemerintah Kabupaten Karawang dan Humas Setda Kabupaten Karawang Kepada Mahasiswa yang melaksanakan PKL
dengan apa adanya, sabar dalam memberikan arahan serta bimbingan kepada penulis, dan pegawai Humas Setda Kabupaten Karawang memiliki rasa kekeluargaan yang tinggi dengan Mahasiswa PKL. Penulis merasa sangat dihargai dan selalu diikutsertakan dalam kegiatan yang dilaksanakan di Pemerintah Kabupaten Karawang, baik kegiatan yang dilaksanakan di kantor ataupun di luar kantor. Selain itu, selama PKL penulis seringkali mendapatkan arahan dan bimbingan dari pembimbing Perusahaan PKL maupun dari pegawai lain yang selalu memberikan Informasi-informasi mengenai Pemerintah Kabupaten Karawang.
Dengan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis telah mendapatkan pengalaman yang berharga, khususnya mengenai pekerjaan yang nantinya akan menjadi cerminan dan pengalaman di masa yang akan datang. Hasil dari kerja Praktek ini adalah dapat memberikan suatu pemahaman dan pengalaman yang sangat berarti bagi penulis tentang bagaimana sistematika kerja humas yang sesungguhnya dan pelayanan perusahaan / organisasi yang semestinya diberikan kepada publik.
59
1.1.3. Analisis Sistem Informasi Update Website Kabupaten Karawang yang Berjalan
Sistem Informasi Update Website di Kabupaten Karawang adalah sebuah kumpulan data yang diolah oleh Bagian Humas untuk memperoleh data Kabupaten Karawang Seperti Informasi batas-batas wilayah Kabupaten Karawang, Tempat-tempat Pariwisata Kabupaten Karawang, Tempat-tempat bersejarah di Kabupaten Karawang dan Masih banyak juga yang lainnya.
Update Website adalah bagian tugas dari bagian Humas Kabupaaten Karawang
1. Update web untuk data statis
Membuat surat permohonan update data ke tiap OPD. Kemudian ari OPD mengirimkan kembali update data ke bagian humas. Setelah data dari OPD di inpentarisir kembali selanjutnya di olah sesuai dengan format web setelah selesai membuat format web menggunakan PHP langsung di inputkan ke database website dan hasilnya bisa di print out dan dilihat di website resmi kabupaten Karawang.
2. Update website untuk data dinamis
peroleh berupa rilis dari rilis tersebut selanjutnya diolah kembali untuk disesuaikan dengan format website.
Sistem Informasi ini bertujuan untuk mendapatkan kemudahan informasi tentang Kabupaten Karawang.
1.1.4. Analisis Uraian Tugas Update Website
Uraian tugas dari masing-masing jabatan tersebut dengan kesesuaian pembagian tugas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Bagian Humas
Membuat surat permohonan update website Kabupaten Karawang, kemudian mengirim surat permohonan update website ke organisasi perangkat daerah dan memasukan data untuk update website ke database website kabupaten karawang.
2. Sekertaris Daerah (SEKDA)
61
3. Bagian Umum
Bertugas memberikan nomor surat dinas yang diajukan oleh bagian humas dan setelah diberi nomor surat dinas bagian umum bertugas mengarsipkan rekap surat dinas tersebut.
4. Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
Membuat data yang di minta oleh bagian humas Kabupaten Karawang untuk update website.
1.1.5. Flow Map
Gambar 4.1 Flowmap Diagram Update website Kabupaten Karawang
Humas SEKDA Bagian Umum OPD
Surat Permohonan
Update Website yang telah diberi no Surat
Database telah diberi no Surat
Surat Permohonan
Update Website yang telah disetujui
Surat Permohonan
yang telah di setujui
Surat Permohonan
Update Website
Laporan update
website
Surat Permohonan
yang telah di setujui Proses telah diberi no Surat
63
1.1.6. Diagram Konteks
Diagram konteks berikut ini menggambarkan mengenai alur data update website Kabupaten Karawang :
Gambar 4.2 Diagram konteks Update Website Kabupaten Karawang
1.1.7. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) dibawah ini menggambarkan lebih rinci lagi mengenai alur data update website Kabupaten Karawang :
Gambar 4.3 DFD Pembuatan Laporan Update Website Kabupaten Karawang Data Update Website
Data Update Website Laporan Update
1.1.8. Kamus Data
Data Update Website
Nama arus Data : Data Update website
Sumber : Bagian Humas
Tujuan : Proses 1.0, Storage Website, proses 2.0
Bentuk : variabel / field
Periode : Bulanan
Volume : 20
Penjelasan : Jumlah data Website yang telah d update
Laporan Update Website
Nama arus Data : Laporan Update Website
Sumber : Storage Website
Tujuan : Bagian humas
Bentuk : variabel / field
Periode : Bulanan
Volume : 1
65
1.2.Evaluasi Sistem yang Berjalan 1.2.1. Kekuatan sistem
a. Memiliki software original aman dan terpercaya, yaitu Microsoft Excel.
b. Waktu penyelesaian laporan yang singkat.
1.2.2. Kelemahan sistem
a. Kurang cepatnya akses ke internet dan bandwith masih sangat terbatas. b. Sistem menggunakan perangkat komputer yang tergolong usang. c. Software yang digunakan tidak efisien, karena fitur yang digunakan
untuk mengolah data dan membuat format website hanya sedikit.
1.2.3. Kesempatan
a. Dengan tersedianya SDM yang berpengalaman dalam komputerisasi, memungkinkan penggunaan software-software lain yang lebih efisien. b. Dengan adanya server lokal yang besar memungkinkan SI berkembang
lebih efektif.
1.2.4. Tantangan
66 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari keseluruhan hasil dari Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan dan saran-saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
5.1.Kesimpulan
Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan di Pemerintah Kabupaten Karawang bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Humas yang berada di Pemerintah Kabupaten Karawang sudah SOB (state of being), artinya bagian ini sudah berdiri sendiri yang bertanggung jawab untuk membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi serta pengelolaan pemberitaan.
2. Tugas humas Setda Kabupaten Karawang yaitu sebagai penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), pelaksanaan pengolahan data dan sistem informasi, pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi dan pengelolaan kegiatan pemberitaan.
67
Mendistribusikan kliping kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah. Sedangkan kegiatan eksternal yang dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang adalah mendampingi kegiatan Bupati atau Wakil Bupati diluar kantor, membuat press release dari kegiatan yang telah dilaukan oleh Bupati atau Wakil Bupati diluar kantor untuk disebar luaskan melalui majalah Pemkab “Karawang”, dan membuat majalah Pemkab “Karawang” untuk disebarkan ke kecamatan / wiyahwilayah di sekitar Kabupaten Karawang.
4. Mengetahui perkembangan mengenai Kabupaten Karawang dan kegiatan yang dilakukan oleh Pemkab Karawang dalam kegiatan kliping.
5. Humas Setda Kabupaten Karawang mampu menjalin hubungan yang baik dengan kalangan pers untuk membangun citra organisasi yang positif. Membangun citra sangat penting karena berdampak pada kelangsungan instansi.
5.2.Saran
Berdasarkan pengalaman dan pemahaman situasi yang diperoleh selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di Pemerintah Kabupaten Karawang bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
mengetahui / melakukan langsung kegiatan tersebut, sehingga Mahasiswa PKL dapat memperoleh pengalaman yang sangat / lebih berarti.
2. Penulis ingin merekomendasikan kepada Pemerintah Kabupaten Karawang, khususnya divisi Humas Setda Kabupaten Karawang agar memberikan peraturan yang lebih ketat kepada Mahasiswa PKL, terutama dalam penampilan (berpakaian bebas tapi sopan), karena penulis melihat ada Mahasiswa PKL yang memakai pakaian seperti kaos dan celana jeans,
