EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL FUNGSI PENJUALAN (STUDI KASUS PADA DEALER YAMAHA MOTOR
GONDANGLEGI)
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana Ekonomi
Oleh
BELLA FORTUNA NIM. 201010170311413
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
seluruh alam raya, yang atas limpahan rahmad, taufik dan hidayah-Nya, penulis mampu menyelasaikan skripsi ini dengan judul: “Evaluasi Struktur Pengendalian Internal Fungsi Penjualan (Studi Kasus Pada Dealer Yamaha Motor Gondanglegi)”.
Skripsi ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syarat guna memperoleh Program Sarjana (SI) pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Akuntansi Universitas Muhammadiyah Malang. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini bukanlah tujuan akhir dari belajar karena belajar adalah sesuatu yang tidak terbatas.
Terselesainya skripsi ini tentunya tak lepas dari dorongan dan uluran tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, tak salah kiranya penulis mengungkapkan rasa terima kasih dan penghargaan kepada:
1. Bapak Dr. H. Muhadjir Effendi, M.Ap., selaku Rektor Universitas Muhammadiyah Malang yang telah memberikan kesempatan untuk menempuh perkuliahan di rektor Universitas Muhammadiyah Malang dengan berbagai fasilitas yang disediakan.
2. Bapak Dr. Nazaruddin Malik, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang yang telah memberikan kemudahan menempuh perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang melalui berbagai kebijakan.
3. Bapak Drs. Adi Prasetyo M.Si selaku Dosen Pembimbing Pertama yang telah memberikan motivasi, masukan serta mengarahkan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Jauhari Effendi selaku Kepala Toko Dealer dan Bapak Slamet selaku Bagian Penjualan dan seluruh staff yang telah memberikan ijin dan kesempatan penulis untuk melakukan penelitian pada Dealer Yamaha Motor Gondanglegi.
7. Bapak dan Ibu tercinta serta seluruh keluarga yang selalu memberikan doa restu dan semangat yang luar biasa pada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi.
8. Adik-adikku tercinta yang selalu memberikan motivasi kepada penulis dari awal sampai akhir dalam menyelesaikan skripsi.
9. Teman-teman tercinta yang selalu memberi motivasi, bantuan,dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi.
10. Semua pihak yang membantu penulis dan tidak penulis sebutkan.
Semoga Allah SWT membalas kebaikan dan ketulusan semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini dengan melimpahkan rahmad dan karunia-Nya.
Skripsi ini penulis akui masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun kearah penyempurnaan skripsi ini sangat dibutuhkan. Semoga karya penulisan skripsi ini dapat memberi manfaat dan kebaikan bagi banyak pihak demi kemaslahatan bersama serta bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amien.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Malang, Penulis,
LEMBAR PERNYATAAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
ABSTRAK ... viii
ABSTRACT ... ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu ... 6
B. Landasan Teori ... 8
1. Definisi Struktur Pengendalian Intern ... 8
2. Tujuan Struktur Pengendalian Intern ... 21
3. Pengawasan Pengendalian Intern ... 23
4. Definisi Penjualan ... 24
5. Fungsi Penjualan ... 25
6. Pengendalian Internal Atas Fungsi Penjualan ... 26
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Lokasi Penelitian ... 27
B. Jenis Dan Sumber Data ... 27
A. Tinjauan Umum Perusahaan
1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 30
2. Lokasi Penelitian ... 31
3. Struktur Organisasi ... 31
4. Job Description ... 32
5. Jumlah Karyawan ... 36
6. Sistem Dan Prosedur Penjualan ... 38
B. Data dan pembahasan 1. Deskripsi Struktur Pengendalian Internal ... 41
2. Analisis Data ... 46
3. Pembahasan ... 53
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 57
B. Saran ... 59
DAFTAR PUSTAKA ... LAMPIRAN-LAMPIRAN ...
No Judul Halaman
1. Tabel 4.1 Daftar Karyawan 37
No. Judul Halaman
Erdiyanto, Jhoni. 2012. Analisis Sistem Pengendalian Intern Pada Fungsi
Penjualan (Studi Kasus Pada Dealer Agung Sakti Motor Lumajang).
Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Malang.
Hall, James A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. 2002. Auditing Buku 1. Jakarta: Salemba Empat
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Yogyakarta:
Praptono Indri. 2009. Evaluasi Sistem Pengendalian intern Penjualan Kredit
(Study Kasus Pada Pt Bengawan Abadi Motor Di Surakarta). Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Rateksi. 2012. Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Pada Fungsi Penjualan
(Studi Kasus Pada Perusahaan Dealer PT. Kembang Jawa Motor Cabang
Trenggalek).Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Malang.
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Fenomena yang akhir-akhir ini muncul di Dealer menurut kepala
toko dealer, yaitu pemberdayaan sales/karyawan yang kurang optimal,
seperti apabila penjualan dalam satu unit tidak terpenuhi dalam jangka
waktu tertentu maka sales tersebut akan di ganti dengan sales yang baru.
Hal ini menyebabkan penjualan di Dealer-dealer tersebut belum bisa
dikendalikan secara optimal. Selain itu fenomena yang lain unit pengadaan
barang yang perunitnya dibatasi oleh kebijakan pemerintah. Dan
permintaan tidak sesuai dengan pesanan yang mengakibatkan penjualan
tidak berjalan dengan baik.
Seiring dengan meningkatnya daya beli masyarakat, maka
permintaan terhadap suatu produk atau jasa baik kualitas maupun
kuantitasnya semakin meningkat pula, hal ini mendorong para produsen
untuk menawarkan bermacam produk dan jasa kepada konsumen.
Berbagai macam produk ditawarkan oleh produsen, baik itu produk
makanan, fashion, kendaraan, dan sebagainya, dewasa ini kendaraan roda
dua cenderung yang sering digunakan dan banyak diminati di kalangan
masyarakat, sehingga mengakibatkan banyak permintaan terhadap
kendaraan roda dua, dimana kendaraantersebut sebagai pendukung
menginginkan kendaraan roda dua yang berkualitas, bahanbakar yang irit,
serta harga yang terjangkau.
Perusahaan yang berorientasi kepada pasar harus memikirkan
bagaimana cara mempengaruhi calon konsumen, khususnya pembeli
potensial agar bersedia membeli produk yang dihasilkan perusahaan.
Untuk dapat bertahan dalam keadaan yang peka terhadap perubahan yang
penuh persaingan saat ini, sebuah perusahaan pertama-tama harus
menentukan strategi yang dapat menarik calon konsumen agar tertarik
terhadap produk perusahaan yang selanjutnya konsumen akan membeli
produk tersebut.
Struktur pengendalian internal adalah salah satu cara untuk
melakukan pembenahan internal perusahaan. Pengendalian internal
merupakan hal yang wajib dimiliki oleh sebuah perusahaan. Keefektifan
dan keefisienan pengendalian internal merupakan tanggung jawab berat
yang harus dipikul oleh pihak manajemen. Semua kegiatan operasional
yang ada pada perusahaan atau organisasi ini memiliki standart atau
prosedur yang ditetapkan agar tetap bertahan hidup dalam mencapai
sasaran dan tujuan perusahaan atau organisasi. Dengan demikian,
manajemen harus dapat membuat suatu sistem yang baik dalam segala
aktivitas kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut.
Struktur dan prosedur penjualan pada Dealer Yamaha Motor
Gondanglegi ini sangatlah penting bagi segala macam kegiatan perusahaan
tersebut, maka diperlukan suatu kerjasama dan komunikasi yang baik
antara pimpinan, karyawan dan bagian-bagian yang terkait. Selain
kerjasama dan komunikasi antar karyawan juga diperlukan pengendalian
internal dalam fungsi penjualan.
Perusahaan yang bertujuan profit oriented adalah menghasilkan
keuntungan yang maksimal. Keuntungan tersebut diharapkan terus
meningkat untuk setiap periode, dimana hal ini dimaksudkan untuk
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, meningkatkan
kesejahteraan karyawan maupun untuk membayar kewajiban-kewajiban
perusahaan. Sehingga diperlukan struktur penjualan guna untuk
memberikan andil bagi pelaksanaan pengendalian dalam segala kegiatan
operasional perusahaan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Penjualan merupakan sumber pendapatan utama bagi perusahaan
dan memegang peranan penting dalam perusahaan. Penjualan berperan
penting karena jika penjualan meningkat maka perusahaan akan
mendapatkan laba dan jika perusahaan penjualannya menurun maka
perusahaan akan rugi. Penjualan sangat berpengaruh terhadap
kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri. Prosedur penjualan sering kali
diabaikan karena begitu banyaknya aktivitas dan kegiatan atau transaksi
yang terjadi dalam perusahaan. Setiap harinya, hal tersebut mengharuskan
untuk melakukan pengendalian internal. Kelalaian dapat terjadi dalam dan
untuk mencegah kemungkinan sesuatu yang buruk itu akan terjadi, maka
penjualan yang terjadi guna mencapai efektivitas yang maksimum atau
aktivitas perusahaan.
Dealer Yamaha Gondanglegi adalah sebuah dealer motor khusus
yamaha yang merupakan jaringan pemasaran dan penjualan lokal salah
satu nya di Gondanglegi. Dealer Yamaha Gondanglegi merupakan salah
satu dari banyak dealer di Gondanglegi yang bergerak di bidang penjualan
motor yang kualitas, harga, produk dan pelayanannya sudah cukup baik.
Untuk menghadapi persaingan dan mempertahankan produk maka
kegiatan promosi penjualan (sales promotion) yang dilakukan di Dealer
Yamaha Gondanglegi perlu adanya peningkatan karena secara tidak
langsung akan mempengaruhi peningkatan penjualan. Selain itu juga
diperlukan struktur pengendalian internal dalam fungsi penjualan agar
aktivitas yang berhubungan dengan penjualan bisa di kendalikan secara
optimal.
Berdasarkan latar belakang dan fenomena tersebut diatas serta
mengingat betapa pentingnya struktur pengendalian internal pada fungsi
penjualan yang ada pada dealer. Dan seringnya terjadi masalah dalam hal
penjualan karena kurangnya pengendalian, bahwa untuk meningkatkan
penjualannya,maka peneliti tertarik untuk mengambil dan membahas
permasalahan ini dengan judul “Evaluasi struktur pengendalian
internal fungsi penjualan (Studi kasus pada Yamaha Motor
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka dapat dibuat
perumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana struktur pengendalian internal fungsi penjualan pada
Yamaha Motor Gondanglegi?
2. Apakah struktur pengendalian internal fungsi penjualan pada Yamaha
Motor Gondanglegi sudah berjalan secara efektif?
C. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan rumusan masalah yang telah dipaparkan di atas, maka
tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mendeskripsikan pelaksanaan struktur pengendalian internal
fungsi penjualan pada Yamaha Motor Gondanglegi.
2. Untuk mengevaluasi keefektivan struktur pengendalian internal atas
fungsi penjualan pada Yamaha Motor Gondanglegi.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi perusahaan
Bagi perusahaan dapat digunakan dalam evaluasi dan pengendalian
dalam hal fungsi penjualan.
2. Bagi kalangan akademis
Sebagai sumber informasi dan referensi yang dapat digunakan sebagai
pendamping hasil riset penelitian yang berhubungan dengan struktur
6 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Rateksi (2012), menganalisis sistem pengendalian internal fungsi
penjualan pada PT. Kembang Jawa Motor di Trenggalek. Berdasarkan hasil
penelitian yang dilakukan dapat dikatakan bahwa struktur organisasi,
pelaksanaan karyawan yang cakap, wewenang dan prosedur sudah berjalan
dengan efektif. Akan tetapi, pada pelaksanaan praktek yang sehat perusahaan
ini belum menerapkan praktek yang sehat.
Jhoni (2012), melakukan penelitian tentang analisis sistem
pengendalian intern pada fungsi penjualan pada Dealer Agung Sakti Motor di
Lumajang. Berdasarkan hasil penelitian menunjukan dalam aktivitasnya
perusahaan telah melakukan hal-hal yang dapat mendukung aktivitas
penjualan yaitu dengan fungsi penjualan terpisah dari bagian akuntansi dan
tidak terdapat transaksi yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi
saja. Dalam pelaksanaannya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan telah
menunjukan kurangnya pembagian tugas dan wewenang yang memadai
mengakibatkan kurang adanya internal check di dalam unit organisasi dan
menyebabkan data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya atas
kebenarannya. Mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional
dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah diterapkan tidak
dalam pelaksanaannya. Dalam pelaksanaannya secara keseluruhan telah
melakukan praktik yang sehat dalam melakukan aktivitas kegiatan penjualan
di perusahaan.
Adistya (2011), melakukan penelitian tentang evaluasi sistem
pengendalian intern penjualan jasa perawatan air conditioner pada CV.
Mavista Technic. Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, menunjukkan
bahwa sistem, pengendalian intern penjualan jasa perawatan Air
Condiotionerpada CV. Mavista Technic yang meliputi struktur organisasi,
sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta karyawan
yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya, telah sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur yang ditetapkan perusahaan dan tidak menyimpang dari
teori yang terdapat dalam ilmu akuntansi. Dan dari unsurunsur pengendalian
intern menurut kerangka COSO, unsur penentuan resiko dan unsur aktivitas
pengendalian kurang efektif, sedangkan unsur lingkungan pengendalian,
unsur informasi dan komunikasi, serta unsur pengawasan atau pemantauan
telah efektif.
Riza (2010), melakukan penelitian tentang analisis prosedur penjualan
pada PT. Astra International HSO Semarang. Berdasarkan analisis sistem
penjualan yang ada pada PT. Astra International HSO Semarang, dapat
disimpulkan bahwa kenyataan yang terjadi telah sesuai dengan SOP (standar
operasional perusahaan) kurangnya komunikasi antar karyawan
mengakibatkan kesalahan dalam input data yang bisa menghambat sistem
dalam transaksi penjualan tunai dan kredit di PT. Astra International HSO
Semarang sudah efektif, hal ini dapat dilihat dari dokumen dan catatan yang
digunakan sudah lengkap dari pemesanan barang, pengajuan kredit, kuitansi,
serta dokumen bukti pengiriman kendaraan.
Keterkaitan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yaitu jika
penelitian sebelumnya meneliti tentang sistem pengendalian intern sedangkan
penelitian ini meneliti tentang struktur pengendalian intern yang terfokus
pada lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian saja, dan untuk
melihat apakah struktur pengendalian intern tersebut sudah efektif atau belum
dalam aktivitas yang berhubungan dengan penjualannya, sedangkan
perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yaitu terletak pada
obyek penelitian, dimana peneliti sekarang melakukan penelitian di Dealer
Yamaha Motor Gondanglegi.
B. Tinjauan Pustaka
1. Struktur Pengendalian Internal
a. Definisi Struktur Pengendalian Internal
Struktur pengendalian intern (SPI) adalah suatu hal yang sangat
memegang peranan penting dalam auditing. Dalam standar profesional
akuntan publik pada SA 319. par 06 dikemukakan bahwa:
Struktur Pengendalian Intern adalah kebijakan dan prosedur yang
diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) yang memadai
Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh
dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga
golongan tujuan berikut ini: (1) keandalan pelaporan keuangan, (2)
efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku. Dengan demikian struktur pengendalian intern
merupakan rangkaian proses yang dijalankan entitas, yang mana proses
tersebut mencangkup berbagai kebijakan dan prosedur sistematis,
bervariasi dan memiliki tujuan utama sebagai berikut: (1) menjaga keandalan pelaporan keuangan entitas, (2) menjaga efektivitas dan efisiensi operasi yang dijalankan, dan (3) menjaga kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku.
Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :
1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi
dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya.
Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua
komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin
dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup hal-hal berikut
ini:
a) Integritas dan nilai etika
Efektivitas pengendalian tidak dapat meningkat
mengurus, dan memantaunya. Integritas dan nilai etika
merupakan unsur pokok lingkungan pengendalian, yang
mempengaruhi pendesainan pengurusan, dan pementauan
komponen yang lain. Integritas dan perilaku etika merupakan
produk dari standar etika dan perilaku entitas, bagaimana hal itu
dikomunikasikan, dan ditegakkan dalam praktik. Standar
tersebut mencakup tindakan manajemen untuk menghilangkan
atau mengurangi dorongan dan godaan yang mungkin
menyebabkan personel melakukan tindakan tidak jujur,
melanggar hukum, atau melanggar etika. Standar tersebut juga
mencakup komunikasi nilainilai dan standard perilaku entitas
kepada personel melalui pernyataan kebijakan dan kode etik
serta dengan contoh nyata.
b) Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi adalah pengentahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada
individu. Komitmen terhadap kompetensi mencakup
pertimbangan manajemen atas tingkat kompetensi untuk
pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkat tersebut
diterjemahkan ke dalam persyaratan keterampilan dan
c) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit
Kesadaran pengendalian entitas sangat dipengaruhi oleh
dewan komisaris dan komite audit. Atribut yang berkaitan
dengan dewan komisaris atau komite audit ini mencakup
independensi dewan komisaris atau komite audit dari
manajemen, pengalaman dan tingginya pengetahuan
anggotanya, luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan,
memadainya tindakan, tingkat sulitnya pertanyaan-pertanyaan
yang diajukan oleh dewan atau komite tersebut kepada
manajemen, dan interaksi dewan atau komite tersebut dengan
auditor intern dan ekstern.
d) Filosofi dan gaya manajemen
Falsafah dan gaya operasi manajemen menjangkau tentang
karakteristik yang luas. Karakteristik ini dapat meliputi antara
lain: pendekatan manajemen dalam mengambil dan memantau
risiko usaha; sikap dan tindakan manajemen terhadap pelaporan
keuangan dan upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba
serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya.
Karakteristik ini berpengaruh sangat besar terhadap lingkungan
pengendalian terutama bila manajemen didominansi oleh satu
atau beberapa orang individu, tanpa mempertimbangkan
e) Struktur organisasi
Struktur organisasi suatu entitas memberikan rerangka
kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan, dan
pengendalian operasi. Suatu struktur organisasi meliputi
pertimbangan bentuk dan unit-unit organisasi entitas, termasuk
organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen
yang berkaitan dengan pelaporan. Selain itu, struktur organisasi
harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam entitas
dengan cara yang semestinya.
f) Pemberian wewenang dan tanggungjawab
Metode ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan
pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas.
Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab meliputi
pertimbangan atas:
1) Kebijakan entitas mengenai masalah seperti praktik usaha yang
dapat diterima, konflik kepentingan dan aturan perilaku.
2) Penetapan tanggung jawab dan delegasi wewenang untuk
menangani masalah seperti maksud dan tujuan organisasi,
fungsi operasi dan persyaratan instansi yang berwenang.
3) Uraian tugas pegawai yang menegaskan tugas-tugas spesifik,
hubungan pelaporan dan kendala.
4) Dokumentasi sistem computer yang menunjukan prosedur
g) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Praktik dan kebijakan karyawan berkaitan dengan
pemekerjaan, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi,
dan pemberian kompensasi, dan tindakan perbaikan. Sebagai
contoh, standar pemekerjaan individu yang paling memenuhi
syarat dengan tekanan pada latar belakang pendidikan,
pengalaman bekerja sebelumnya, prestasi sebelumnya, bukti
tentang integritas dan perilaku etis menunjukan komitmen entitas
terhadap orang yang kompeten dan dapat dipercaya. Kebijakan
pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab
masa depan serta mencakup praktik-praktik seperti sekolah
latihan dan seminar menunjukan tingkat kinerja dan perilaku yang
diharapkan. Promosi yang dipacu oleh penilaian kinerja berkala
menunjukan komitmen entitas terhadap kenaikan personel yang
cakap ke tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi.
2) Penaksiran Resiko
Penaksiran risiko entitas untuk tujuan pelaporan keuangan
merupakan pengidentifikasian, analisis, dan pengelolaan risiko yang
relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara
wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di
Indonesia. Sebagai contoh, penaksiran risiko dapat ditujukan ke
bagaimana entitas mempertimbangkan kemungkinan transaksi yang
signifikan yang dicatat dalam laporan keuangan. Risiko yang relevan
dengan pelaporan keuangan yang andal juga berkaitan dengan
peristiwa atau transaksi khusus. Risiko yang relevan dengan
pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern dan
ekstern yang mungkin terjadi dan secara negatif berdampak terhadap
kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan
melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen
dalam laporan keuangan. Sekali risiko diidentifikasi, manajemen
mempertimbangkan signifikan atau tidaknya, kemungkinan
terjadinya, dan bagaimana hal itu dikelola. Manajemen dapat
membuat rencana, program, atau tindakan yang ditujukan ke risiko
tertentu atau dapat memutuskan untuk menerima suatu risiko karena
pertimbangan biaya atau yang lain. Risiko dapat timbul atau berubah
karena keadaan berikut ini:
a) Perubahan dalam lingkungan operasi
Perubahan dalam lingkungan peraturan dan operasi dapat
mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko
yang berbeda dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan
persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan.
b) Personel baru
Personel baru mungkin memiliki fokus yang berbeda atas
c) Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki
Perubahan signifikan dan cepat dalam sistem informasi
dapat mengubah risiko berkaitan dengan pengendalian intern.
d) Pertumbuhan yang pesat
Perluasan operasi yang signifikan dan cepat dapat
memberikan tekanan terhadap pengendalian dan meningkatkan
risiko kegagalan dalam pengendalian.
e) Teknologi baru
Pemasangan teknologi baru kedalam operasi atau sistem
informasi dapat mengubah risiko yang berhubungan dengan
pengendalian intern.
f) Lini produk, produk, atau aktivitas baru
Dengan masuk ke bidang bisnis atau transaksi yang di
dalamnya entitas belum memiliki pengalaman dapat
mendatangkan risiko baru yang berkaitan dengan pengendalian
intern.
g) Restrukturisasi korporasi
Restrukturisasi dapat disertai dengan pengurangan staf dan
perubahan dalam supervise dan pemisahan tugas yang dapat
mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian intern.
h) Operasi luar negeri
Perluasan atau pemerolehan operasi luar negeri membawa
berdampak terhadap pengendalian intern, seperti, risiko
tambahan atau risiko yang berubah dari transaksi mata uang
asing.
i) Penerbitan Standar akuntansi baru
Pemakaian prinsip akuntansi baru, atau perubahan prinsip
akuntansi dapat berdampak terhadap risiko dalam penyusunan
laporan keuangan.
3) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur
yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen
dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa
tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam
pencapaian tujuan entitas, sudah dilaksanakan.
Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan
diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya
aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat
digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan
hal-hal berikut ini:
a) Review terhadap kinerja
Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja
sesungguhnya dibandingkan dengan anggran, prakiraan, atau
kinerja periode sebelumnya, menghubungkan satu rangkaian
dengan analisis atas hubungan dan tindakan penyelidikan dan
perbaikan, dan review atas kinerja fungsional atau aktivitas,
seperti review oleh manajer kredit, konsumen sebuah bank atas
laporan cabang, wilayah, tipe pinjaman, tentang persetujuan dan
pengumpulan pinjaman.
b) Pengolahan informasi
Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk menecek
ketepatan, kelengkapan, dan otorisasi transaksi. Dua
pengelompokan luas aktivitas pengendalian sistem informasi
(application control). Penegndalian umum biasanya mencakup
pengendalian atas operasi pusat data, pemerolehan dan
pemeliharaan perangkat lunak sistem, keamanan akses,
pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. Pengendalian
ini berlaku untuk mainframe, minicomputer, dan lingkungan
pemakaian akhir (end-user). Pengendalian aplikasi berlaku untuk
pengolahan aplikasi secara individual. Pengendalian ini
membantu menetapkan bahwa transaksi, adalah sah, diotorisasi
semestinya, dan diolah secara lengkap dan akurat.
c) Pengendalian phisik
Aktivitas ini mencakup keamanan fisik aktiva, termasuk
penjagaan memadai seperti fasilitas yang terlindungi, dari akses
terhadap aktiva dan catatan; otorisasi untuk akses ke program
pembandingan dengan jumlah yang tercantum pada catatan
pengendali. Luasnya pengendalian fisik yang ditujukan untuk
mencegah pencurian terhadap aktiva adalah relevan dengan
keandalan penyusunan laporan keuangan, dan oleh karena itu
relevan dengan audit, adalah tergantung dari keadaan seperti jika
aktiva rentan terhadap perlakuan tidak semestinya. Sebagai
contoh, pengendalian ini biasanya tidak relevan bila kerugian
sediaan akan terdeteksi berdasarkan inspeksi fisik secara periodik
dan dicatat dalam laporan keuangan. Namun, jika untuk tujuan
pelaporan keuangan manajemen hanya semata-mata
mempercayai perpetual inventory records, pengendalian
keamanan fisik akan relevan dengan audit.
d) Pemisahan tugas
Pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda untuk
memberikan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi,
menyelanggarakan penyimpanan aktiva ditujukan untuk
mengurangi kesempatan bagi seseorang dalam posisi baik untuk
berbuat kecurangan dan sekaligus menyembunyikan kekeliruan
dan ketidak sempurnaan dalam menjalankan tugasnya dalam
keadaan normal.
4) Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan
catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan
melaporkan transaksi entitas (termasuk peristiwa dan keadaan) dan
untuk menyelenggarakan akuntabilitas terhadap aktiva, utang,
ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan
oleh sistem berdampak kemampuan manajemen untuk mengambil
keputusan semestinya dalam mengelola dan mengendalikan aktivitas
entitas dan untuk menyusun laporan keuangan uang andal. Sistem
informasi mencakup metode dan catatan yang digunakan untuk:
a) Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
b) Menjelaskan pada saat yang tepat transaksi secara cukup rinci
untuk memungkinkan penggolongan semestinya transaksi untuk
pelaporan keuangan.
c) Mengukur nilai transaksi dengan cara sedemikian rupa sehingga
memungkinkan pencatatan nilai moneter semestinya dalam
laporan keuangan.
d) Menentukan periode waktu terjadinya transaksi untuk
memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi
semestinya.
e) Menyajikan transaksi semestinya dan pengungkapan yang
berkaitan dalam laporan keuangan.
Komunikasi mencakup pemberian pemahaman atas peran dan
tanggung jawab individual berkenaan dengan pengendalian intern
personel tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi
pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan orang lain dan cara
pelaporan penyimpangan kepada tingkat yang semestinya dalam
entitas. Pembukaan saluran komunikasi membantu memastikan
bahwa penyimpangan dilaporkan dan ditindaklanjuti.
Komunikasi dapat mengambil berbagai bentuk seperti panduan
kebijakan, akuntansi, dan panduan pelaporan keuangan, serta
memorandum. Komunikasi juga dapat dilakukan secara lisan dan
melalui tindakan manajemen.
5) Pemantauan
Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup
penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan
perbaikan yang dilakukan. Proses ini dilaksanakan melalui aktivitas
pemantauan secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau
suatu kombinasi di antara keduanya. Pemantauan secara terus
menerus terhadap aktivitas dibangun ke dalam aktivitas normal
entitas yang terjadi secara berulang dan meliputi aktivitas
pengelolaan dan supervise yang regular.
Dalam banyak entitas, auditor intern atau personel yang
melaksanakan fungsi semacam itu, membantu untuk melakukan
pemantauan atas aktivitas entitas melalui evaluasi secara terpisah.
pengendalian intern, memfokuskan sebagian besar perhatian mereka
pada evaluasi terhadap desain dan operasi pengendalian intern.
mereka mengkomunikasikan informasi tentang kekuatan dan
kelemahan dan rekomendasi untuk memperbaiki pengendalian
intern.
Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan
informasi dari komunikasi dari pihak luar. Customers secara tersirat
menguatkan data penaguhan dengan pembayaran faktur mereka atau
pengajuan keluhan tentang pembebanan yang diterimanya. Di
samping itu, badan pengatur kemungkinan berkomunikasi dengan
entitas berkaitan dengan masalah-masalah yang berdampak terhadap
berfungsinya pengendalian intern, seperti, komunikasi tentang
pemeriksaan oleh badan pengatur perbankan. Demikian pula,
manajemen dapat mempertimbangkan komunikasi yang berkaitan
dengan pengendalian intern dari auditor ekstern dalam pelaksanaan
aktivitas pemantauan.
b. Tujuan Struktur Pengendalian Intern
Seiring dengan kemajuan perusahaan, permasalahan yang
dihadapi juga semakin kompleks. Semakin banyaknya jumlah
karyawan perusahaan semakin mengurangi peran seorang pimpinan
dalam memberikan pengawasan terhadap segala kegiatan para
karyawan. Dilain pihak, perusahaan harus bisa melaksanakan segala
didalam usaha pencapaian tujuan. Seluruh kegiatan yang direncanakan
harus dilaksanakan dan pelaksanaannya harus senantiasa diawasi serta
sumber daya ekonomi yang dimiliki harus digunakan secara efisien.
Karena itulah diperlukan suatu pengendalian intern. Tujuan Struktur
Pengendalian Intern yaitu:
1) Menjaga keamanan harta perusahaan/ menjaga kekayaan
organisasi
Perusahaan menciptakan suatu struktur pengendalian intern
yang baik, yang pertama tujuannya adalah untuk mencegah
adanya tindakan penyelewengan menyangkut harta/ kekayaan
perusahaan baik yang disengaja maupun tidak. Kekayaan dari
para investor dan kreditur yang tertanam di perusahaan juga dapat
terjamin keamanannya.
2) Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
Penciptaan suatu struktur pengendalian intern didalam
perusahaan diharapkan mampu menjamin keandalan atau dapat
dipercayainya seluruh data akuntansi yang dihasilkan seperti laporan
keuangan perusahaan. Keandalan data akuntansi akan sangat
mempengaruhi informasi yang nantinya dibutuhkan oleh pihak
intern maupun ekstern perusahaan, dimana akan sangat membantu
didalam proses pengambilan keputusan yang tepat.
Efisiensi senantiasa berusaha untuk dicapai oleh setiap
organisasi. Karena hal ini juga menyangkut prestasi kerja
organisasi, maka suatu struktur pengendalian intern yang baik
dimaksudkan agar dapat mendorong tercapainya efisiensi dalam
kegiatan operasi perusahaan.
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen
harus ditaati dan dilaksanakan oleh semua anggota organisasi
tanpa kecuali. Untuk menjamin agar tidak ada anggota organisasi
yang melakukan tindakan menyimpang dari kebijaksanaan yang
telah ditetapkan, maka diperlukan suatu struktur pengendalian
intern (Mulyadi, 2001:163).
c. Pengawasan Pengendalian Intern
Pengawasan intern merupakan kebijakan dari prosedur
spesifikasi yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai
bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan penting bagi manajemen
perusahaan dapat dipenuhi. Mulyadi (2001:165) memberikan defenisi
terhadap pengawasan intern sebagi berikut “Pengendalian Intern
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi,
Dari definisi ini dapat diketahui bahwa pengawasan intern tidak
terbatas hanya pada rencana organisasi namun prosedur dan catatan
yang berkaitan dengan proses keputusan yang mengarah pada otorisasi
manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggungjawab
untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Teori penjualan a. Definisi penjualan
Penjualan adalah Proses dimana sang penjual memuaskan segala
kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang
penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang
menguntungkan kedua belah pihak. Menurut Winardi (1991:2).
Mulyadi (2001) mendefinisikan, “penjualan adalah rangkaian
transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara
tunai. Penjualan merupakan proses berpindah suatu hak atas barang
atau jasa untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti kas atau janji
untuk membayar atau piutang’’.Secara umum penjualan ada 2, yaitu:
1) Penjualan Tunai
Penjualan tunai, menurut Mulyadi (2001:455) dilaksanakan
perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan
pembayaran harga barang atau jasa lebih dahulu sebelum barang atau
jasa tersebut diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah
kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh
perusahaan.
2) Penjualan Kredit
Menurut mulyadi (2001:202) kegiatan penjualan terdiri dari
transaksi barang atau jasa, baik kredit maupun secara tunai. Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu
tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan
melalui sistem penjualan kredit. Penjualan kredit dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order
yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu
perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
b. Fungsi Penjualan•
Fungsi penjualan pada dasarnya adalah mengadakan
hubungan dengan para pelanggan atau pembeli yang berhubungan
dengan hasil produk dari perusahaan. Fungsi penjualan menurut
Winardi (2000:18) berfungsi sebagai :
1) Perencanaan produk dan pengembangan
2) Mengadakan kontak dengan calon pembeli
3) Menciptakan permintaan
4) Mengadakan pembicaraan dan pertimbangan
3. Pengendalian Internal Atas Fungsi Penjualan
Penjualan merupakan sumber pendapatan utama dari
perusahaan di mana hasil penjualan yang diperoleh adalah untuk
membiayai kelangsungan hidup operasional perusahaan.
Mengacu pada pendapat Mulyadi dan Puradiredja (1998) mengenai
definisi pengendalian intern maka diperlukan suatu pengendalian intern
atas penjualan dalam suatu perusahaan. Secara umum tujuan pengendalian
intern atas penjualan adalah:
a. Untuk menilai kegiatan penjualan apakah telah sesuai dengan kebijakan
yang telah ditetapkan perusahaan.
b. Untuk mendeteksi adanya kelemahan dan penyimpangan dalam
kegiatan penjualan serta mencari upaya penanggulangannya.
c. Untuk mengevaluasi efektifitas fungsi penjualan dibandingkan dengan
standar sasaran serta mencari alternatif dalam usaha meningkatkan
efektifitas penjualan.
d. Untuk mengembangkan rekomendasi bagi penanggulangan kelemahan
27 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
yang beralamat di Jl. Hayam Wuruk (Utara RSI) Gondanglegi-Malang.
Letaknya sangat strategis karena lokasinya bearada tepat disekitar
pertokoan, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat sekitar.
B. Jenis Dan Sumber Data
Jenis penelitian ini tergolong penelitian deskriptif, karena
penelitian ini hanya bertujuan untuk mendeskripsikan saja, tanpa melihat
adanya hubungan atau perbandingan. Sumber data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah formulir atau dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan penjualan, laporan keuangan penjualan, dan kendala-kendala yang
berhubungan dengan penjualan yang ada di Dealer Yamaha Motor
Gondanglegi
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :
1. Wawancara
Teknik wawancara digunakan untuk mengumpulkan data
tentang struktur pengendalian intern penjualan yang berlaku pada
2. Dokumentasi
Teknik dokumentasi ini dilakukan dengan cara melihat
dokumen-dokumen yang terkait dengan penjualan, laporan keuangan
penjualan, dan membaca buku yang berhubungan dengan struktur
pengendalian internal penjualan.
D. Teknik Analisis Data
Teknik analisa data yang di gunakan pada peneliti ini adalah
teknik analisis deskriptif yaitu dengan cara mendeskripsikan atau
menggambarkan data yang terkumpul sebagaimana adanya. Proses analisis
data dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Analisis lingkungan pengendalian
a. Mengidentifikasi praktek dan kebijakan karyawan
b. Mengevaluasi pelaksanaan seperti: ketepatan waktu dan
ketercapaian target
c. Mengevaluasi kendala atau hambatan yang ada di dealer seperti:
karyawan yang tidak mampu menjual barang, fasilitas yang kurang
memadai, barang atau produk yang tidak laku.
2. Analisis penaksiran resiko
a. Mengidentifikasi penyusunan laporan keuangan
b. Menganalisis estimasi signifikan dalam laporan keuangan
3. Analisis aktivitas pengendalian
a. Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur dalam kegiatan
penjualan
b. Mengevaluasi pelaksanaan seperti: ketepatan waktu dan ketercapaian target
c. Menilai keefektifan aktivitas yang berhubungan dengan penjualan
4. Analisis informasi dan komunikasi
a. Mengevaluasi sarana atau alat penunjang
b. Menilai keefektifan dari keseragaman informasi
5. Analisis pengawasan
a. Mengidentifikasi kegiatan yang ada di dealer
b. Kebijakan pengendalian untuk masing-masing kegiatan
30
A. Gambaran Umum Dealer Yamaha Motor Gondanglegi 1. Sejarah Singkat Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
Dealer yamaha motor ini didirikan di gondanglegi pada tahun 1991
bertempat di jl. Diponegoro no. 56 (barat pasar). Pada awal mula
karyawannya hanya berjumlah 8 orang di bagi dalam 4 divisi yaitu
marketing, administrasi, finance, service dan dipimpin oleh seorang kepala
toko. Seiring dengan perkembangan pasar jumlah karyawan bertambah,
sehingga kapasitas gedung yang ada sudah tidak dapat menampung
kebutuhan yang terus meningkat menyesuaikan perkembangan bisnis
penjualan dan service kendaraan bermotor.
Untuk itu pada tahun 1997 dealer yamaha motor pindah ke jl.
Raya Hayam Wuruk (Utara RSI) gondanglegi. Dipilih karena lokasi
tersebut termasuk daerah perdagangan yang ramai baik lalu lintas
kendaraan maupun aktivitas perdagangan yang diharapkan dapat
memperlancar pemasaran produksi, dan lokasi ini masih termasuk dalam
kawasan pertokoan sehingga mudah dijangkau oleh para karyawan
2. Lokasi penelitian
Lokasi adalah salah satu faktor yang memegang peranan penting
dalam mendirikan suatu jenis usaha karena terkait dengan berbagai faktor
yaitu pangsa pasar, fasilitas, tujuan usaha, perluasan usaha dan
perkembangan usaha di masa depan.
Penelitian ini dilakukan di Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
yang beralamat di Jl. Hayam Wuruk (Utara RSI) Gondanglegi-Malang.
Letaknya sangat strategis karena lokasinya bearada tepat disekitar
pertokoan, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat sekitar.
3. Struktur Organisasi Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
Salah satu faktor yang sangat penting dalam perusahaan adalah
menentukan struktur organisasi, hal ini tidak tergantung pada perusahaan
besar maupun kecil dengan menentukan struktur organisasi yang tepat
dalam arti sesuai dengan perusahaan serta aktivitas usahanya, dapat
menumbuhkan semangat kerja yang tinggi.
Struktur organisasi secara umum diartikan suatu kegiatan untuk
menyusun pembagian kerja dari pelaksanaan kerja supaya dapat dilakukan
dengan mudah sesuai dengan tujuan. Didalam struktur organisasi ini
menunjukkan suatu garis perintah dan hubungan antar bagian sehingga
dapat dilihat bagian itu mempunyai tugas masing-masing.
Dalam suatu organisasi, pastinya terdapat orang-orang yang
bekerja sama untuk mendapatkan tujuan yang hendak dicapai. Untuk
aktivitas usahanya agar dapat berjalan secara efektif dan efisien diperlukan
suatu struktur organisasi.
Struktur organisasi selengkapnya pada Dealer Yamaha Motor
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
4. Job Description Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
Di dalam sebuah organisasi pembagian kerja adalah keharusan
mutlak, tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat
besar pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan Job description
dari masing-masing pekerjaan. Dalam pembagian kerja ditetapkan
sekaligus struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam
organisasi, serta wewenang masing-masing organisasi.
Adapun tugas serta wewenang dari masing-masing unit yang
terdapat dalam struktur organisasi Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
adalah sebagai berikut :
a. Koordinator marketing:
1) Mengkoordinir sales-sales membuat kerja sama yang solid dan
iklim kerja yang kondusif
2) Mengcover area pembagian wilayah untuk para sales
3) Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan penjualan
4) Mengotorisasi semua kegiatan penjualan
b. Salesman
1) Mencari pasar sasaran untuk memasarkan sepeda motor yang
ditawarkan dealer
2) Melayani konsumen atau calon konsumen dengan sebaik-baiknya
agar reputasi baik atau terjaga
3) Berusaha terus untuk meningkatkan penjualan agar target dealer
4) Menjaga hubungan baik dengan konsumen atau calon konsumen
5) Memberikan informasi kondisi pasar dan aktifitas kompotitor
kepada Koordinator Sales.
6) Membuat laporan kunjungan dan mempertanggung jawabkannya
kepada marketing supervisor
c. Sales counter
1) Melayani calon konsumen yang datang langsung ke dealer atau
melalui telepon sebak-baiknya
2) Menjelaskan produk-produk dan menginformasikan harga
tunai/kredit secara transparan kepada konsumen.
3) Membantu mengisi data konsumen dan melengkapi data yang
diperlukan dalam proses penjualan
4) Mengantar konsumen memilih sepeda motor. Mencatat data
konsumen dan mem-follow up potensial konsumen yang tercatat
dalam buku tamu.
5) Menangani keluhan konsumen sesuai dengan standar dan apabila
keluhan tidak dapat diselesaikan sendiri diteruskan kepada
Koordinator Sales atau Koordinator Adm & Keuangan/Kepala
dealer.
6) Membuat laporan penjual counter setiap akhir bulan dan
d. Bagian Pengiriman (driver)
1) Mengirim sepeda motor konsumen atau instansi dengan membawa
kembali surat jalan yang telah di tandai atau di cap oleh konsumen
atau instansi yang menerimanya untuk diberikan kepada
administrasi supervisor
2) Mengantar staf yang memerlukan untuk kepentingan perusahaan
dan menjaga kendaraan dan kelengkapan dengan sebaik-baiknya
e. Kasir
1) Pemegang kas kecil untuk keperluan sehari-hari dan menyediakan
pengeluaran atau pembayaran telepon, listrik, air, biaya pengurusan
pajak kendaraan bermotor
2) Bertanggungjawab kepada administrasi supervisor
f. Accounting
1) Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan
2) Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan
3) Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan
4) Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara
periodik (bulanan atau tahunan )
5) Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara
periodik (bulanan atau tahunan )
6) Melakukan pembayaran gaji karyawan
7) Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan
8) Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan keuangan
g. Bagian gudang
1) Melakukan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran barang di
gudang
2) Membuat laporan atas barang yang masuk dan keluar kepada
administrasi supervisor
3) Menjaga keamanan barang yang ada di gudang
4) Bertanggung jawab kepada administrasi supervisor
5. Jumlah karyawan
Adapun untuk mengetahui komposisi para karyawan pada Dealer
Yamaha Motor Gondanglegiberdasarkan jabatannya, maka secara lengkap
[image:47.595.210.516.446.753.2]dapat disajikan pada table 4.2 sebagai berikut :
Tabel 4.2 Daftar Karyawan
Dealer Yamaha Motor Gondanglegi
No. Nama Jabatan
1 Jauhari effendi Kepala toko
2 Slamet kasiono Sales counter
3 Eric hidayat Sales counter
4 Toni cahyadi A Driver
5 Samsul Driver
6 Khoiri romadhoni Ekspedisi
7 Suwahyudi Office boy
9 Yuli wulandari Sales admin
10 Roudhotul istiqomah Kasir
11 Nur lailia noviana fitri Admin
12 Sugeng Kepala mekanik
13 Suliadi Mekanik
14 Dwi winarto Mekanik
15 Agus subchi Mekanik
16 Wiwin Servis counter
17 Nurul aini Spare part counter
18 Agung sukistiyono Salesman
19 Abdul manaf Salesman
20 Dini Cafetaria
21 Brahim Cuci motor
22 Avia Cuci motor
23 Ali Cuci motor
24 Asfar PSG
25 Yoga PSG
26 Bayu PSG
27 Gianto Promo
28 Samsul ma’arif Promo
29 Simin Promo
6. Sistem Dan Prosedur Penjualan a. Penjualan Tunai
1) Diskripsi kegiatan
Sistem penjualan tunai yang dilakukan dengan cash (uang
tunai), customer melakukan pembayaran dengan cara
membayarkan secara cash produk yang dibelinya.
2) Fungsi yang terkait
Salesman, sales counter, kasir, accounting, administrasi
bagian klaim (gudang), koordinator marketing, bagian pengiriman
(driver).
3) Formulir yang digunakan
a. Kitir
Kitir merupakan daftar data konsumen yang diisi oleh
pihak salesman atau sales counter. Biasanya data ini diperoleh
berdasarkan kartu identitas konsumen.
b. Kwitansi pembayaran atau bukti kas masuk
Kwitansi pembayaran ini dibuat oleh kasir digunakan
untuk mencatat pembayaran yang dilakukan konsumen ke
kasir. Baik pembayaran DP atau pembayaran pelunasan.
31 Faqih Vebry motor
32 Rohan Vebry motor
c. Purchasing order
Purchasing order merupakan daftar pesanan yang dibuat
salesman atau sales counter ke bagian persediaan yang
kemudian digunakan untuk pengecekan persediaan barang di
gudang.
d. Tanda terima pengiriman unit motor
Tanda terima ini dibuat oleh bagian pengiriman
sebelum unit motor dikirim. Tanda terima yang telah ditanda
tangani konsumen membuktikan bahwa unit motor telah
dikirim sampai ke tangan konsumen.
4) Catatan akuntansi yang digunakan
a. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas ini digunakan untuk mencatat
kas masuk baik pembayaran DP maupun pembayaran
pelunasan.
b. Kartu gudang
Catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan
b. Penjualan kredit 1) Diskripsi kegiatan
Penjualan yang dilakukan dengan kredit (mengangsur)
bekerjasama dengan pihak leasing sebagai lembaga yang akan
membiayai kredit tersebut.
2) Fungsi yang terkait
a. Pihak internal yaitu Salesman, sales counter, kasir, accounting,
administrasi bagian klaim (gudang), koordinator marketing,
bagian pengiriman (driver).
b. Pihak eksternal yaitu leasing.
3) Formulir yang digunakan
a. Kitir
Kitir merupakan daftar data konsumen yang diisi oleh
pihak salesman atau sales counter. Biasanya data ini diperoleh
berdasarkan kartu identitas konsumen.
b. Purchasing order
Purchasing order merupakan daftar pesanan yang dibuat
salesman atau sales counter ke bagian persediaan yang
kemudian digunakan untuk pengecekan persediaan barang di
c. Kwitansi pembayaran atau bukti kas masuk
Kwitansi pembayaran ini dibuat oleh kasir digunakan
untuk mencatat pembayaran yang dilakukan konsumen ke kasir.
Baik pembayaran DP atau pembayaran pelunasan.
d. Kwitansi tagihan leasing
Kwitansi ini dibuat oleh kasir digunakan sebagai bukti
pencairan pembiayaan kredit dari pihak leasing.
e. Tanda terima pengiriman unit motor
Tanda terima ini dibuat oleh bagian pengiriman sebelum
unit motor dikirim. Tanda terima yang telah ditanda tangani
konsumen membuktikan bahwa unit motor telah dikirim sampai
ke tangan konsumen.
B. Deskripsi Struktur Pengendalian Internal 1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian
intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penaksiran Resiko
Penaksiran risiko entitas untuk tujuan pelaporan keuangan
merupakan pengidentifikasian, analisis, dan pengelolaan risiko yang
wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di
Indonesia.
Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup
peristiwa dan keadaan intern dan ekstern yang mungkin terjadi dan
secara negatif berdampak terhadap kemampuan entitas untuk mencatat,
mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten
dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang
membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang
diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan
entitas, sudah dilaksanakan.
4. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan
keuangan yang mencakup sistem akuntansi terdiri dari metode dan
catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan
melaporkan transaksi entitas (termasuk peristiwa dan keadaan) dan
untuk menyelenggarakan akuntabilitas terhadap aktiva, utang, ekuitas
yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem
berdampak kemampuan manajemen untuk mengambil keputusan
semestinya dalam mengelola dan mengendalikan aktivitas entitas dan
5. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup
penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan
perbaikan yang dilakukan. Proses ini dilaksanakan melalui aktivitas
pemantauan secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau suatu
kombinasi diantara keduanya. Pemantauan secara terus menerus
terhadap aktivitas dibangun ke dalam aktivitas normal entitas yang
terjadi secara berulang dan meliputi aktivitas pengelolaan dan
[image:54.595.162.556.441.733.2]supervise yang regular.
Tabel 4.2
Daftar Pertanyaan Wawancara
No. Keterangan Pertanyaan
1. Analisis lingkungan
pengendalian
a. Apakah sudah terdapat
praktek kebijakan karyawan,
pelaksanaan dan hambatan yang
ada di dealer?
2. Analisis penaksiran resiko. a. Apakah masalah
keuangan sudah di estimasi
secara signifikan ?
3. Analisis aktivitas pengendalian. a. Apakah kegiatan yang
sudah sesuai dengan kebijakan
dan prosedur ?
4. Analisis informasi dan
komunikasi.
a. Apakah sarana atau alat
penunjang sudah efektif ?
5. Analisis Pengawasan a. Bagaimana kebijakan
pengendalian untuk
masing-masing kegiatan di dealer?
C. Analisis Data
1. Analisis Data Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu
organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya.
lingkungan pengendalian mencerminkan suasana perusahaan yang
mempengaruhi sikap dan tindakan para anggota perusahaan akan
pentingnya pengendalian. Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur
Pengendalian sangat ditentukan oleh suasana yang diciptakan oleh
lingkungan pengendalian. Ini berarti pengendalian mempunyai dampak
yang sangat besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang
diterapkan dalam perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan
menyediakan disiplin dan struktur. Elemen lingkungan pengendalian
terdiri atas:
1) Integritas dan nilai etika
2) Kemampuan karyawan
3) Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit
4) Falsafah manajemen dan gaya operasi
5) Struktur organisasi
6) Penetapan wewenang dan tanggungjawab
7) Praktek dan kebijakan karyawan
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan pada Dealer Yamaha
Motor Gondanglegi yang telah diidentifikasi adalah sebagai berikut:
1) Praktek dan kebijakan karyawan.
Karyawan merupakan unsur yang penting dalam struktur
pengendalian intern, dengan demikian dealer sangat
berkepentingan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar
tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Dealer perlu
memiliki metode yang baik dalam menerima karyawan,
mengembangkan kompensasi atas prestasi mereka. Pemberian
wewenang dan tanggungjawab masing-masing bagian sudah jelas
digambarkan. Dalam hal kebijakan karyawan dan praktik sumber
daya manusia, masing-masing personal dalam dealer mempunyai
kemampuan yang sesuai dengan bidang yang mereka tekuni
Dan kebijakan dealer dalam menangani pihak yang
melakukan kesalahan atau menyimpang yaitu dengan cara
memberi surat peringatan pertama jika masih melakukan
kesalahan lagi akan diberi peringatan kedua dan bila masih
berlanjut akan dikeluarkan dari dealer. Selain itu juga ada
kebijakan karyawan yang terdiri dari jadwal seragam yang
dikenakan pada hari tertentu dan ketepatan waktu jam kerja
yang telah ditentukan.
2) Pelaksanaan ketepatan waktu dan ketercapaian target.
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada dealer yamaha
motor gondanglegi dalam hal penjualan pelaksanaannya sudah
bagus hampir tiap bulan mencapai target yang dianggarkan sesuai
dengan standarnisasi dari pusat anggaran perbelanjaan. Dengan
cara membuat anggaran di awal dan di akhir tahun.
3) Kendala atau hambatan yang ada di dealer seperti: karyawan yang
tidak mampu menjual barang, fasilitas yang kurang memadai,
barang atau produk yang tidak laku.
Kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya
misalnya: penarikan tenaga kerja seluas mungkin agar lebih
besar kemungkinannya mendapat calon tenaga kerja yang
dikehendaki, pengembangan mutu karyawan yaitu menyangkut
usaha-usaha meningkatkan pengetahuan karyawan dan keahlian
dimaksudkan untuk menilai pelaksanaan tugas-tugas yang
menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan.
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Dealer Yamaha
Motor Gondanglegi dalam mengatasi barang yang tidak laku
dengan cara membuat program khusus, penambahan diskon,
penambahan reward, memacu marketing membuat
aktivitas-aktivitas sales untuk mengantisipasi bila ada kendala dalam hal
penjualan.
2. Analisis Data Penaksiran risiko
Penaksiran resiko entitas untuk tujuan pelaporan keuangan
merupakan identifikasi analisis dan manajemen terhadap risiko yang
relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang wajar sesuai dengan
prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penetapan resiko laporan keuangan
adalah mengidentifikasi dan menganalisa resiko-resiko yang berhubungan
dengan manajemen perusahaan untuk menyiapkan laporan keuangan
sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penetapan
resiko oleh manajemen berkenaan dengan hubungan resiko terhadap
pernyataan laporan keuangan yang khusus dan kegiatan mencatat,
memproses, menyimpulkan dan melaporkan data akuntansi. Risiko yang
relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan
intern maupun ekstern yang terjadi dan secara negatif mempengaruhi
kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan
Dealer Yamaha Motor Gondanglegi dalam hal pencatatan
transaksinya sudah dilaksanakan dengan teratur. Setiap transaksi dicatat
sesuai urutan tanggal terjadinya transaksi untuk menghindari transaksi
yang tidak tercatat. Selain hal tersebut dalam penulisan atau penerapan
kegiatan akuntansinya sudahsesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum.
3. Analisis Data Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang
membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
Pengendalian ini meyakinkan tindakan-tindakan yang diambil untuk
mengatasi resiko dalam mencapai tujuan organisasi. Pengawasan ini harus
terlaksana pada semua tingkat fungsi manajemen. Aktivitas tersebut
membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk
menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas umumnya
mencakup prosedur:
1) Review terhadap kinerja
2) Pengolahan informasi
3) Pengendalian fisik
4) Pemisahan tugas
1) Kebijakan dan prosedur dalam kegiatan penjualan.
Dealer sudah memiliki kinerja yang baik, hal ini bisa
dilihat dari kemampuan mereka menghasilkan laporan keuangan
berlangsung. Pengolahan informasi dilakukan dengan
menggunakan komputer sehingga lebih cepat dan akurat.
Kebijakan penjualan adalah penentuan diskon harga sesuai
dengan standar operasional pelayanan dari dealer karena pihak
dealer kesepakatan di dealer-dealer. Dalam hal prosedurnya pihak
dealer menyesuaikan dengan menjual barang dan jasa jadi harus
menyesuaikan dengan keinginan pembeli.
2) Pelaksanaan ketepatan waktu dan ketercapaian target.
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada dealer yamaha
motor gondanglegi dalam hal penjualan pelaksanaannya sudah
bagus hampir tiap bulan mencapai target yang dianggarkan sesuai
dengan standarnisasi dari pusat anggaran perbelanjaan. Dengan
cara membuat anggaran di awal dan di akhir tahun.
3) Keefektifan aktivitas yang berhubungan dengan penjualan.
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada dealer yamaha
motor gondanglegi sudah efektif, jadi aktivitas penjualan sudah
ditentukan dengan pihak manajer sesuai porsinya. Dengan
diadakan promosi penjualan tim promosi sudah menentukan
jadwal dan tim pelaksananya adalah marketing.
4. Analisis Data Informasi Dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan meliputi sistem akuntansi yang
terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah,
meringkas dan melaporkan transaksi. informasi dan komunikasi sangat
relevan untuk tujuan laporan keuangan yang mencakup sistem akuntansi
dan melindungi harta dan hutang perusahaan. Sistem akuntansi seharusnya
mencakup penafsiran audit yang lengkap, karena penafsiran transaksi
sangat penting bagi manajemen dan auditor. Dengan kata lain komunikasi
melibatkan pemahaman yang jelas dari peran dan tanggung jawab setiap
individu yang berkenaan dengan struktur pengendalian intern atas laporan
keuangan. Komunikasi harus dapat meyakinkan bahwa setiap personil
terlibat dalam memahami laporan keuangan dan kegiatan mereka baik di
luar perusahaan ataupun dalam perusahaan. Kualitas informasi yang
dihasilkan berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat
keputusan semestinya dalam mengendalikan aktvitas entitas dan
menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup
penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggungjawab individual
berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
Pada Dealer Yamaha Motor Gondanglegi transaksi diolah secara
manual dan komputer. Transaksi dimulai pada saat diterima order,
selanjutnya masing-masing bagian melaksanakan tugasnya secara
terpisah. Pada saat pembagian tugas transaksi tersebut dikendalikan
dengan sistem otorisasi sesuai dengan wewenang kepala bagian. Catatan
akuntansinya dilengkapi dengan dokumen pendukung yang menguatkan
bukti utama. Semua data dan file diolah dan tersimpan dalam komputer.
memelihara dan mengakses informasi. Komunikasi antar karyawan di
dealer sudah memenuhi keseragaman informasi.
5. Analisis Data Pemantauan
Pemantauan adalah proses untuk menilai kualitas dari pelaksanaan
struktur pengendalian intern yang telah berjalan. Pemantauan merupakan
pemantauan
