PERKKEMBANG
PR
GAN PERPU
K
D
UNIVERSI FAKU OGRAM S
USTAKAA
KERTAS K DISUSU
O L E H
DEBORA S 082201
ITAS SUM ULTAS ILM STUDI D-III MEDA 2011
AN BANK I
KARYA UN
SITEPU 011
MATERA UT MU BUDAY
I PERPUST AN
INDONESI
TARA YA
TAKAAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia Medan
Oleh : Debora Sitepu
NIM : 082201011
PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia Medan
Oleh : Debora Sitepu
NIM : 082201011
Dosen Pembimbing : DR.Irawaty A. Kahar, M.Pd
NIP : 195111191986012001
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Ishak, SS, M. Hum
NIP : 196704242001121 001
Tanda Tangan :
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena rahmad-Nya penulis dapat menempuh perkuliahan di Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia Medan”.
Selama mengerjakan kertas karya ini penulis mendapatkan banyak pengalaman yang berharga, terutama untuk mengenal sekaligus mengetahui kemampuan dan kelemahan penulis dalam banyak hal. Kertas karya ini juga masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu penulis mengucapkan permohonan maaf atas kekurangan yang aad pada kertas karya ini.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan, baik moril dan materil dari berbagai pihak. Atas bantuan dan dukungan yang penulis terima, pada kesempatan ini penulis terlebih dahulu mengucapkan banyak terima kasih kepada ayah dan ibu yang tersayang atas semua yang terbaik diberikannya kepada penulis, semoga penulis kelak bisa membuat bangga kalian.
Dengan segala kerendahan hati, penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :
1. Bapak DR. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr Irawaty A Kahar, M.Si, selaku dosen pembimbing yang penuh kesabaran membimbing dan mengarahkan penulis selama pelaksanaan penulisan kertas karya ini.
4. Bapak Ishak. SS, M. Hum. selaku dosen pembaca yang memberikan masukan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Seluruh Staf Pengajar dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik, membimbing dan membantu penulis selama mengikuti masa perkuliahan di Program Studi Ilmu Perpustakaan.
7. Buat keluargaku tersayang yakni kedua adikku (Donna Sitepu dan Daryanto Sitepu)
8. Buat teman – teman seperjuangan ku yakni Farida, Nuraini, Seri Ulina terima kasih buat masa – masa tiga tahun yang kita lewati bersama baik dikala senang dan sedih bersama.
9. Buat teman – teman sepermainanku Ema, Nita, Hilda, Ely, Chia, Sani, Yuni, terima kasih sudah meluangkan waktu bersama – sama ku dalam hal apapun itu.
10. Buat Nenty, Hepi, Dewi, Nova terimakasih buat doa serta jalinan pertemanan yang sudah lama kita bina, Kuharap kita bisa tetap terus menjalin pertemanan kita ini.
11. Setiap pribadi yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang turut membantu dalam menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih buat doa dan
dukungannya.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran, kritik dan masukan untuk kesempurnaan kertas karya ini agar kertas karya ini bermanfaat bagi yang membacanya.
Medan, Juni 2011 Penulis
DAFTAR ISI
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
2.4.1 Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka ... 24
2.4.2 Pengolahan Koleksi Bahan Pustaka ... 25
2.4.3 Pemeliharaan Koleksi Bahan Pustaka ... 28
2.4.4 Sturuktur Organisasi Perpustakaan Khusus ... 29
BAB III PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN BANK INDONESIA .... 30
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Bank Indonesia Medan... 30
3.1.1 Sejarah Perpustakaan Bank Indonesia ... 30
3.1.2 Jam Buka ... 31
3.1.3 Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan Bank Indonesia Medan ... 32
3.1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan Bank Indonesia Medan ... 33
3.1.5 Tenaga Pengelola ... 33
3.2 Perkembangan Koleksi Perpustakaan Bank Indonesia tahun 2007–2011 ... 34
3.2.1 Koleksi Perpustakaan ... 35
3.2.2 Jenis Koleksi ... 36
3.2.3 Perkembangan Koleksi Buku Perpustakaan Bank Indonesia Berdasarkan Klasifikasi ... 37
Koleksi Buku Perpustakaan Bank Indonesia ... 41
3.3 Sistem Pelayanan Pengguna ... 42
3.3.1 Pelayanan Sirkulasi ... 42
3.3.2 Pelayanan Referensi ... 48
3.3.3 Koleksi Referensi Perpustakaan Bank Indonesia ... 49
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51
4.1 Kesimpulan ... 51
4.2 Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Perkembangan Jumlah Koleksi Bank Indonesia
Periode 2007-2011………34 Tabel 2 Perkembangan Jumlah Koleksi Perpustakaan
berdasarkan Pengklasifikasian UDC
(Universal Decimal Classification) Tahun 2007 – 2011………...38 Tabel 3 Pengelompokan Koleksi Bahan Pustaka
Bank Indonesia Berdasarkan Hasil Publikasi
Bank Indonesia tahun 2007………...40 Tabel 4 Perkembangan Jumlah Peminjam Koleksi Buku
Di Perpustakaan Bank Indonesia………...46
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Bank Indonesia………....33 Gambar 2 Grafik Perkembangan Jumlah Koleksi Perpustakaan Bank
Indonesia………...35
Gambar 3 Perkembangan Koleksi Buku Perpustakaan Berdasarkan
Klasifikasi UDC tahun 2007-2011………...39 Gambar 4 Tampilan Katalog Buku Perpustakaan Bank Indonesia…….……...41
Gambar 5 Tanda Bukti Peminjaman di Perpustakaan Bank Indonesia
tahun 2011……….44
Gambar 6 Contoh daftar buku yang sering di pinjam di Perpustakaan
Bank Indonesia Medan………...45
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah
Perkembangan IPTEK khususnya teknologi informasi di abad 21 ini banyak mempengaruhi keberadaan dan perkembangan perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga yang mengelola sumber informasi dan pelestarian bahan pustaka hasil budaya bangsa serta melakukan jasa informasi perlu dipersiapkan dan dikelola secara baik dan profesional agar dapat mewujudkan sistem perpustakaan yang unggul dan perpustakaan yang bermuara kepada kepuasan pengguna perpustakaan. Dari sini perpustakaan dapat menunjukkan eksistensinya dan perannya dalam menghadapi era globalisasi yang penuh tantangan dan persaingan.
Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada “pengelompokkan” perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi tadi. Istilah-istilah perpustakaan menjadi sangat luas namun cenderung mempunyai sebuah spesifikasi tertentu. Dilihat dari perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital hingga perpustakaan “virtual”. Kemudian dilihat dari pola kehidupan masyarakat berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan keliling, dan taman bacaan masyarakat. Kemudian juga dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan sekarang ini banyak bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan.
disesuaikan dengan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yang digunakan, pengetahuan yang dikemas, serta tujuan perpustakaan didirikan.
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang sudah lama berdiri dalam perkembangan perpustakaan di Indonesia. Karena perkembangannya sangat bersifat individual, laju perkembangannya antara yang satu dengan yang lainnya berbeda. Sekalipun secara nasional sebagian besar diantara mereka tergabung dalam koordinasi pusat-pusat jaringan informasi, namun perkembangannya lebih banyak ditentukan oleh perhatian lembaga khusus masing-masing dimana perpustakaan itu bernaung. Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang didirikan oleh instansi/departemen, baik itu instansi pemerintah maupun swasta maka sudah tentu penekanan koleksinya lebih ditekankan kepada hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan kerja atau instansi/departemen yang bersangkutan. Perpustakaan khusus berada pada suatu instansi atau lembaga tertentu, baik pemerintah maupun swasta, dan sekaligus sebagai pengelola dan penanggung jawabnya. Tugas pokoknya melayani pemakai dari kantor yang bersangkutan, sehingga koleksinya dari kantor yang bersangkutan, sehingga koleksinya juga relative terbatas yang berkaitan dengan misi dan tugas lembaga yang bersangkutan. Sementara sumber pembiayaan berasal dari anggaran instansi penyelenggara tersebut. Kekhususan perpustakaan terletak pada pengelolaan, koleksi, dan pemakai yang cukup terbatas. Koleksi perpustakaan walaupun relatif terbatas, biasanya terdapat sejumlah tambahan lainnya, yang berisi hiburan dan pengetahuan umum, seperti majalah dan surat kabar. Dalam hal – hal tertentu, seperti untuk melakukan penelitian, perpustakaan tersebut dapat melayani pemakai dari luar instansi.
Demikian halnya dengan Perpustakaan Bank Indonesia, dimana dalam pengelolaannya baik itu dari segi pelayanan teknis, pelayanan pengguna, pengembangan koleksi, serta organisasinya sangat tergantung kepada kesiapan, ketersediaan, serta perhatian khusus dari instansi Bank Indonesia tersebut. Dalam hal ini Perpustakaan Bank Indonesia sudah berkembang terbukti dari sistem pengelolaannya yang sudah terotomasi menggunakan jaringan intranet yakni menggunakan cyber library. Bukti pengembangan cyber library yang sudah diterapkan aplikasinya ke bagian pelayanan pengguna seperti pelayanan sirkulasi baik itu dari layanan keanggotaan, peminjaman,pengembalian dan penagihan serta sistem temu balik koleksi bahan pustaka. Sehingga penulis tertarik untuk menulis karya tulis ilmiah tentang “perkembangan perpustakaan bank indonesia“ untuk mengetahui usaha yang telah ditempuh oleh Perpustakaan Bank Indonesia sebagai sarana penyedia informasi yang mutakhir untuk program kerja lembaga tersebut sesuai dengan era globalisasi serta apa saja yang menjadi kendala dalam perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia tersebut.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia Medan. 2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi Perpustakaan Bank
Indonesia dalam melaksanakan perkembangan perpustakaan tersebut.
1.3Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini membahas tentang perkembangan pelayanan pengguna, koleksi, organisasi serta staf perpustakaan.
1.4Metode Pengumpulan Data
1. Studi kepustakan (library research)
Penulis mengumpulkan data – data yang diperlukan dengan mempelajari berbagai literatur dan sumber bacaan yang dianggap relevan dengan pembahasan kertas karya ini.
2. Studi Lapangan (Field Research)
a. Pengamatan langsung ke lapangan yaitu ke Perpustakaan Bank Indonesia
BAB III
PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN BANK INDONESIA
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Bank Indonesia Medan 3.1.1 Sejarah Perpustakaan Bank Indonesia
Gagasan pembentukan bank sirkulasi untuk Hindia Belanda dicetuskan menjelang keberangkatan Komisaris Jenderal Hindia Belanda Mr. C.T. Elout ke Hindia Belanda. Kondisi keuangan di Hindia Belanda dianggap telah memerlukan penertiban dan pengaturan sistem pembayaran dalam bentuk lembaga bank. Meskipun demikian gagasan tersebut baru mulai diwujudkan ketika Raja Willem I menerbitkan Surat Kuasa kepada Komisaris Jenderal Hindia Belanda pada 9 Desember 1826. Surat tersebut memberikan wewenang kepada pemerintah Hindia Belanda untuk membentuk suatu bank berdasarkan wewenang khusus berjangka waktu.
Oktroi DJB pertama berlaku selama 10 tahun sejak 1 Januari 1828 sampai 31 Desember 1837 dan diperpanjang sampai dengan 31 Maret 1838. Pada periode oktroi keenam, DJB melakukan pembaharuan akte pendiriannya di hadapan notaris Derk Bodde di Jakarta pada 22 Maret 1881. Sesuai dengan akte baru DJB, status bank diubah menjadi Naamlooze Vennootschap (N.V.). Dengan perubahan akte tersebut, DJB dianggap sebagai perusahaan baru. Oktroi kedelapan adalah oktroi DJB terakhir hingga berlakunya DJB Wet pada 1922. Pada periode oktroi terakhir ini, DJB banyak mengeluarkan ketentuan baru dalam bidang sistem pembayaran yang mengarah kepada perbaikan bagi lalu lintas pembayaran di Hindia Belanda. Oktroi kedelapan berakhir hingga 31 Maret 1921 dan hanya diperpanjang selama satu tahun sampai dengan 31 Maret 1922.
satu tahun, selama tidak ada pembatalan oleh gubernur jenderal atau pihak direksi. Pimpinan DJB pada periode DJB Wet adalah direksi yang terdiri dari seorang presiden dan sekurang-kurangnya dua direktur, satu di antaranya adalah sekretaris. Selain itu terdapat jabatan presiden pengganti I, presiden pengganti II, direktur pengganti I, dan direktur pengganti II. Penetapan jumlah direktur ditentukan oleh rapat bersama antara direksi dan dewan komisaris. Pada periode ini DJB terdiri atas tujuh bagian, di antaranya bagian ekonomi statistik, sekretaris, bagian wesel, bagian produksi, dan bagian efek-efek.
Kantor De Javasche Bank DJB) Cabang Medan dibuka tanggal 30 Juli 1907, setelah memperoleh persetujuan dari Gubernur Jenderal Hindia Belanda dengan Surat Keputusan No. 43 tanggal 13 Maret 1907. Kantor ini menempati sebuah bangunan sementara. Untuk gedung kantor yang permanen, atas petunjuk pemerintah, telah disediakan sebidang tanah di “Esplanade” (lapangan umum) yang pembangunannya pada waktu itu dapat segera dilaksanakan. Kantor Cabang Medan merupakan Kantor Cabang DJB yang ke-11. Kantor-kantor cabang yang dibuka sebelumnya adalah Semarang, Surabaya, Padang, Makasar, Cirebon, Solo, Pasuruan, Yogyakarta, Pontianak dan Bengkalis. Tujuan pembukaan kantor cabang ini lebih menitikberatkan pada sasaran satu kesatuan penggunaan mata uang gulden sebagai alat pembayaran di wilayah Residentie Oostkust van Sumatra (Keresidenan Pantai Timur Sumatera
Perpustakaan BI berdiri sejak masa colonial, dan memiliki jumlah koleksi mencapai 52.700 eksemplar yang terdiri dari koleksi umum, koleksi khusus dan koleksi referensi. Sebagian koleksi yang telah berusia ratusan tahun, telah disumbangkan ke Museum Bank Indonesia yang terletak di jalan Gajah Mada, Jakarta. Seluruh koleksi Perpustakaan BI disesuaikan dengan bidang tugas Bank Indonesia, yaitu menjalankan fungsi moneter dan perbankan nasional.
3.1.2 Jam Buka
Senin - Kamis : 08.00 - 16.00
Jum'at : 08.00 - 11.30 & 13.00 - 16.00
3.1.3 Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan Bank Indonesia Medan Guna mengoptimalkan pelayanan kepada pengguna, perpustakaan membuat beberapa peraturan. Adapun peraturan dan tata tertib yang terdapat di Perpustakaan Bank Indonesia Medan yaitu:
1. Peraturan peminjaman koleksi
a. Peminjaman hanya berlaku bagi pegawai, calon pegawai, pensiunan, konsultan/ honorer di Bank Indonesia
b. Batas peminjaman maksimal 3 eksemplar
c. Waktu peminjaman 14 hari, perpanjangan maksimal 2 kali
d. Untuk keperluan penyelesaian tugas satuan kerja, anggota dapat menambah peminjaman dengan mengajukan sebagai “peminjam khusus“ maksimal 5 eksemplar
e. Buku harus dikembalikan sesuai tanggal jatuh tempo ,keterlambatan akan diinformasikan melalui surat pemberitahuan kepada peminjam
f. Status keanggotaan peminjam akan diblokir jika terlambat mengembalikan koleksi lebih dari 42 hari sejak tanggal peminjaman g. Bila koleksi rusak atau hilang, peminjam harus membuat surat
pernyataan dan mengganti dengan koleksi yang sama atau sejenis 2. Tata Tertib Perpustakaan Bank Indonesia Medan
a. Menunjukkan kartu anggota perpustakaan.
b. Setiap pengunjung perpustakaan harus mengisi buku tamu. c. Menitipkan tas/ barang lain di tempat penitipan barang. d. Jaga keutuhan, kerapian dan kebersihan koleksi .
e. Pengunjung tidak diperbolehkan mengembalikan sendiri koleksi ke rak buku, cukup letakkan kembali di meja yang telah di sediakan.
bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, perawatan bahan pustaka sampai dengan pelayanan pengguna perpustakaan. Kecuali pengambilan keputusan tentang peraturan dan kebijaksanaan yang berlaku pada Perpustakaan Bank Indonesia diambil alih oleh pemimpin Bank Indonesia itu sendiri. Dilihat dari segi pendidikan perpustakaan, pegawai perpustakaan tersebut berlatar belakang pendidikan seorang sarjana komputer. Oleh karena itu, kinerja pegawai perpustakaan tersebut belum maksimal untuk mengembangkan Perpustakaan Bank Indonesia.
3.2 Perkembangan Koleksi Perpustakaan Bank Indonesia tahun 2007 – 2011 Koleksi perpustakaan adalah sarana yang penting dalam menunjang perkembangan perpustakaan, koleksi suatu perpustakaan diharapkan jenisnya bervariasi, isinya mutakhir serta relevan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Koleksi perpustakaan Bank Indonesia Medan cukup bervariasi, jika dilihat dari bidang ilmunya begitu juga dengan kemuktahiran isinya seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Koleksi perpustakaan Bank Indonesia medan banyak mengalami perkembangan sampai saat ini, perkembangan koleksi tersebut dapat diliat dari tabel berikut ini:
Tabel -1
Perkembangan Jumlah Koleksi Bank Indonesia periode 2007-2011
Sumber : Perpustakaan Bank Indonesia Medan tahun 2011
No Tahun Judul Eksamplar
1 2007 4454 4454
2 2008 4706 4753
3 2009 4997 5053
4 2010 5085 5153
penyediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Untuk itu perpustakaan harus menyediakan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna agar pelayanan informasi yang akan diberikan dapat tercapai dengan tujuan perpustakaan. Pengembangan koleksi di Perpustakaan BI diarahkan pada koleksi buku teks dan e-journal untuk kepentingan studi, penelitian dan pembelajaran.
3.2.2 Jenis Koleksi
Adapun koleksi perpustakaan Bank Indonesia Medan dapat dikelompokkan dalam 3 jenis yaitu:
1. Keterkaitannya dengan tugas Bank Indonesia Medan
a) Koleksi inti, yaitu koleksi perpustakaan yang terkait dengan bidang bidang yang menjadi tugas tugas Bank Indonesia Medan yaitu bidang moneter, perbankan dan sistem pembayaran. Koleksi harus merupakan bagian terbesar dari koleksi perpustakaan.
b) Koleksi pelengkap, yaitu bahan pustaka yang tidak terkait langsung dengan pelaksanaan tugas Bank Indonesia Medan namun dinilai perlu untuk pelaksanaan tugas satuan kerja dan peningkatan kualitas sumber daya manusia.
2. Format/ bentuk
a) Kaya cetak, yaitu semua jenis bahan pustaka yang dicetak seperti buku,serial,kliping.
b) Karya rekam, yaitu semua jenis bahan pustaka yang direkam dan digandakan dalam bentuk pita , piringan dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi , seperti compact disk, disket, microfilm, kaset dan video.
3. Tahun Penerbitan
Koleksi berjalan, yaitu koleksi perpustakaan yang berada dalam masa pengelolaan sebagai berikut :
b) Untuk periodikal, sampai dengan 5 (lima) tahun sejak tanggal penerbitan. c) Untuk makalah atau paper dan hasil penelitian, sampai dengan 5 (lima)
tahun sejak tanggal penerbitan.
d) Untuk kliping dan majalah, sampai dengan 2 (dua) tahun sejak tanggal penerbitan.
Untuk karya rekam sesuai dengan masa pakai bahan pustaka tersebut. a. Koleksi lama, yaitu koleksi perpustakaan yang sudah tidak dapat dimasukkan
dalam jenis koleksi berjalan, dan usianya sejak tahun diterbitkan lebih dari 20 (dua puluh) tahun namun tidak lebih dari 50 (lima puluh) tahun.
b. Koleksi kuno, yaitu koleksi perpustakaan yang usianya sejak tahun ditebitkan sudah lebih dari 50 (lima puluh) tahun.
3.2.3 Perkembangan Koleksi Buku Perpustakaan Bank Indonesia Berdasarkan Klasifikasi
Salah satu proses penting dalam manajemen perpustakaan yang ideal adalah pemilahan bahan perpustakaan (klasifikasi). Proses ini begitu penting dan merupakan kunci mendasar bagi proses-proses lainnya untuk bisa berjalan secara sistematis. Pemilahan bahan perpustakaan bertujuan untuk membagi bahan-bahan perpustakaan yang ada menjadi berbagai kelompok sesuai dengan tema, judul, penulis yang akan memudahkan penempatan bahan-bahan perpustakaan tersebut dalam rak-rak buku, serta yang lebih penting lagi adalah untuk memudahkan proses pemanggilan kembali (recalling) ketika buku-buku tersebut dibutuhkan. Demikian juga dengan perpustakaan Bank Indonesia yang mengelompokkan koleksi bahan pustaka perpustakaannya berdasarkan :
1. UDC (Universal Decimal Classification)
Semua koleksi bahan pustaka Perpustakaan Bank Indonesia diklasifikasi berdasarkan UDC dimana pengklasifikasian nomor kelas utama UDC terdiri dari : 0 Umum
1 Filsafat dan Psikologi 2 Agama, Theology 3 Ilmu Sosial 4 Tidak Digunakan 5 Ilmu Alam 6 Teknologi 7 Seni
8 Bahasa, Linguistik, dan Kesusastraan 9 Geografi, Biografi dan Sejarah
Tabel – 2
Perkembangan Jumlah Koleksi Perpustakaan berdasarkan Pengklasifikasian UDC (Universal Decimal Classification) dari Tahun
2007 - 2011
Klasifikasi Koleksi Bahan Pustaka Perpustakaan Bank Indonesia
Tahun
Nomor Kelas UDC
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
2007 107 125 194 952 0 294 1135 330 717 328
2008 2 23 5 176 0 0 17 8 10 11
2009 2 15 1 190 0 0 16 48 12 7
2. Publikasi Bank Indonesia
Koleksi Perpustakaan Bank Indonesia dikelompokkan berdasarkan hasil dari publikasi atau terbitan Bank Indonesia itu sendiri. Jadi koleksi yang diterbitkan oleh Bank Indonesia berbeda penempatan atau penyusunannya di rak buku dengan koleksi yang tidak diterbitkan oleh Bank Indonesia. Pengklasifikasian koleksi bahan pustaka Bank Indonesia hanya sebagian kecil saja yang berbeda cara pengklasifikasiannya dikarenakan koleksi yang diklasifikasi berdasarkan hasil dari publikasi Bank Indonesia hanya terdiri dari tahun 2007 kebawah. Pada tahun 2007 Bank Indonesia mulai terotomasi sehingga semua jenis koleksi bahan pustaka Bank Indonesia mulai tahun 2007 kebawah dientri secara bersama sama, sedangkan pada tahun 2008 sampai tahun 2011 tidak ada lagi pemisahan pengklasifikasian koleksi bahan pustaka dikarenakan Bank Indonesia tidak menerbitkan bahan pustaka lagi, melainkan menerbitkan terbitan referensi. Jenis koleksi bahan pustaka Bank Indonesia pada tahun 2007 yang diklasifikasi berdasarkan publikasi Bank Indonesia sebanyak 272 judul dengan jumlah 272 eksamplar. Adapun jenis pengklasifikasian koleksi Bank Indonesia terdiri dari:
Tabel -3
Pengelompokan Koleksi Bahan Pustaka Bank Indonesia Berdasarkan Hasil Publikasi Bank Indonesia tahun 2007
Jenis Publikasi Judul Eksamplar
Publikasi Bank Indonesia
Pengedaran 1 1
Publikasi Bank Indonesia 165 164 Publikasi Bank Indonesia
SK 1 – SK 18 43 43
Publikasi Bank Indonesia
PPUKS 13 13
Publikasi Bank Indonesia
DKM 4 4
Publikasi Bank Indonesia
Humas 16 16
Publikasi Bank Indonesia
Perbankan 24 24
Publikasi Bank Indonesia
Booklet 6 6
Jumlah 272 271
3.3 Sistem Pelayanan Pengguna
Sistem pelayanan yang digunakan pada Perpustakaan Bank Indonesia Medan adalah sistem pelayanan terbuka (open access) dimana pengguna perpustakaan dapat memilih mencari bahan pustaka secara langsung pada rak rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan. Melihat sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan Bank Indonesia Medan dapat dikatakan baik karena pengguna dapat dengan mudah mendapatkan informasi atau bahan pustaka yang diinginkan dengan mencari langsung ke rak rak buku yang ada. Jenis pelayanan pengguna yang diselenggarakan pada Perpustakaan Bank Indonesia Medan adalah pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi.
3.3.1 Pelayanan Sirkulasi
Sistem pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Bank Indonesia Medan adalah menggunakan sistem pelayanan terbuka. Pengguna dapat secara langsung memilih sendiri bahan pustaka yang di butuhkan pada jajaran koleksi perpustakaan. Layanan ini memberikan kemudahan kepada setiap pengguna yang ingin meminjam bahan pustaka. Jam buka pelayanan sirkulasi adalah setiap hari kerja diantaranya :
Senin – Kamis : 08.00 - 16.00
Jum'at : 08.00 - 11.30 & 13.00 - 16.00
1) Keanggotaan
Di Perpustakaan Bank Indonesia Medan yang berhak menjadi anggota adalah:
a. Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia, b. Pegawai/ pensiunan Bank Indonesia,
c. Calon pegawai Bank Indonesia, dan d. Konsultan / pegawai outsourching 2) Peminjaman
Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai atau anggota perpustakaan meminjam bahan pustaka. Perpustakaan Bank Indonesia Medan menerapkan banyaknya judul koleksi peerpustakaan yang boleh dipinjam maksimal sebanyak tiga judul dengan lama pinjaman bahan pustaka adalah selama 14 hari dan perpanjangan dua kali. Prosedur peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Bank Indonesia Medan adalah sebagai berikut :
1. Pemakai menunjukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai pengguna perpustakaan atau disebut dengan kartu anggota perpustakaan. 2. Peminjam mencari dan mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku 3. Buku yang sudah di pilih dan akan di pinjam diserahkan kepada petugas
perpustakaan, beserta kartu anggota
4. Petugas melakukan scanning kartu anggota
5. Scanning / pembacaan nomor barcode buku yang dipinjam oleh computer
6. Saving (penyimpanan) data sirkulasi di computer 7. Menyerahkan bukti peminjaman
8. Petugas membubuhkan stempel tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian pada slip pengembalian yang ada dalam buku yang dipinjamkan.
Gamba Sumbe
ar 5 : Tand tahu er : Perpusta
da Bukti Pe n 2011 akaan Bank
eminjaman
k Indonesia
n di Perpus
Medan tahu
takaan Ban
un 2011
Gambar 6 Sumber : P
6 : Contoh Bank In Perpustakaa
daftar buk ndonesia M an Bank Ind
ku yang ser Medan
donesia Med
ring di pinj
dan tahun 2
am di Perp
011
Tabel - 4
Perkembangan Jumlah Peminjam dan Jumlah Judul Buku yang Dipinjam Perpustakaan Bank Indonesia Medan tahun 2007 – 2011
No Tahun Jumlah Peminjam Buku Jumlah Judul Buku
1 2007 430 700
2 2008 614 900
3 2009 190 230
4 2010 277 352
5 2011 286 380
JUMLAH 1797 2562
Sumber : Perpustakaan Bank Indonesia Medan tahun 2011
h) Petugas menyusun buku ke rak dengan terlebih dahulu melakukan perincian yaitu dengan memeriksa :
1. Koleksi yang tidak rusak disusun kembali ke dalam rak
2. Koleksi yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi diusulkan untuk dihapuskan dan dilengkapi dengan berita acara.
4) Penagihan
Penagihan adalah salah satu kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Penagihan dilakukan apabila buku yang dipinjam pengguna telah lama melewati batas waktu pengembalian. Adapun prosedur pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan Bank Indonesia Medan adalah sebagai berikut :
1. Setiap buku yang terlambat dikembalikan petugas akan mengumumkan nama nama yang terlambat mengembalikan bahan pustaka pada papan pengumuman perpustakaan Bank Indonesia Medan
2. Apabila tidak ada tanggapan dari pengguna yang ditagih , maka pihak perpustakaan akan mengirimkan surat tagihan kepada masing masing bagian.
3.3.2 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan pelayanan untuk memberika jawaban atas pertanyaan pertanyaan tentang informasi yang dibubuhkan oleh pengguna perpustakaan atau memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan kembali informasi melalui koleksi koleksi referensi.
3.3.3 Koleksi Referensi Perpustakaan Bank Indonesia
Koleksi referensi merupakan kumpulan dari bahan pustaka yang berupa karya- karya referensi yaitu karya – karya yang disusun sebagai alat konsultasi ataupun petunjuk mengenai informasi dalam bidang-bidang tertentu, dan merupakan informasi yang berupa kata, pokok masalah, pustaka, nama tokoh, petunjuk – petunjuk dan lain sebagainya. Jenis koleksi referensi di Perpustakaan Bank Indonesia Medan terdiri dari :
1. Ensiklopedia Contoh :
a) Ensiklopedia Manajemen b) Ensiklopedia Perbankan c) Ensiklopedia Accounting 2. Kamus
Contoh :
a) Kamus Umum Bahasa Indonesia b) Kamus Bahasa Inggris – Indonesia c) Kamus Bahasa Indonesia – Inggris d) Kamus Manajemen
e) Kamus istilah Statistik Ekonomi f) Kamus istilah Matematika Ekonomi 3. Buku Tahunan
Contoh :
a) Laporan tahunan Bank Indonesia
b) Laporan tahunan Bank Indonesia kepada DPR c) Laporan tahunan keuangan Bank Indonesia 4. Penerbitan Bank Indonesia
Contoh :
5. Penerbitan Pemerintah Contoh :
a) Undang – Undang Koperasi b) Undang – Undang Perpajakan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Perkembangan Perpustakaan Bank Indonesia Medan selama kurun waktu lima tahun 2007-2011 secara umum terjadi peningkatan pengguna fasilitas perpustakaan, antara lain terlihat dari meningkatnya jumlah koleksi Perpustakaan Bank Indonesia cukup bervariasi, selain memiliki buku-buku karya ilmiah di bidang moneter yang memang diperuntukkan untuk mendukung kinerja pegawai Bank Indonesia tersebut, mereka juga memiliki buku-buku berbagai disiplin ilmu pengetahuan lainnya.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan beberaap saran sebagai berikut:
1) Perkembangan perpustakaan dalam kurun waktu lima tahun (2007-2011) tersebut hendaknya dapat dipertahankan dan lebih ditingkatkan secara berkelanjutan dengan cara perbaikan manajemen yang dilakukan secara terus menerus ditingkatkan dan disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan serta perubahan yang terjadi mengikuti perubahan teknologi informasi.
2) Hendaknya dalam hal merekrutmen pegawai baru di Bank Indonesia yang berhubungan dengan bidang perpustakaan memiliki latar belakang pendidikan dalam bidang perpustakaan minimal diploma tiga agar tercipta kesesuaian kerja dengan pendidikan yang telah ditempuh.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Perpustakaan dan Masyarakat: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan tinggi.
Lasa, H. S. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gamamedia
Syahrial - Pamuntjak, Rusina. 2000 Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.
Sutarno. 2006. Manajemen perpustakaan : suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto.
Sutarno, Rachmananta, Dady P. 2005. Perpustakaan dan masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo
Hasugian, 2009. Dasar – Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan: USU Press
Lasa, H. S. 1994. Jenis Jenis Pelayanan Informasi Untuk Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.
Sulistyo - Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi Di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Surachman, Arif. “Pengelolaan perpustakaan khusus”.
http://www.lib.itb.ac.id/~mahmudin/makalah/materidepag07/rencana/Manaj
emen_Perpustakaan_Khusus.pdf. Diakses tanggal 20 April 2011.
Soekarno, Puji R. “Skema Klasifikasi”.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1Pengertian Perpustakaan Khusus
Sebelum penulis menerangkan lebih lanjut tentang pengertian perpustakaan khusus penulis akan terangkan sedikit pandangan tentang perpustakaan secara umum. Dalam Undang Undang No.43 Bab I Pasal I “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara professional dengan sisitem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka”.
Menurut Hasugian (2009 : 74), timbulnya berbagai bentuk perpustakaan disebabkan oleh berbagai faktor yakni :
1. Koleksi atau bahan perpustakaan
2. Masyarakat / pengguna yang dilayaninya 3. Instansi dimana perpustakaan itu berada
Maka dengan adanya berbagai faktor tersebut diatas timbul berbagai jenis perpustakaan,yang salah satu diantaranya ialah perpustakaan khusus. Berikut ini merupakan beberapa pendapat para ahli mengenai definisi perpustakaan khusus.
Menurut Hasugian (2009 : 81) “Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi negara, pemerintah, pemerintah daerah ataupun lembaga atau instansi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau instansi yang bersangkutan”.
Menurut Sutarno NS (2000 : 39) “Perpustakaan Khusus adalah tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai ”.
Sehingga perpustakaan khusus merupakan salah satu penyebar informasi di lingkungan instansi atau organisasi yang menaunginya dan memiliki fungsi penting bagi para penggunanya untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu perpustakaan khusus harus benar - benar melaksanakan fungisnya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan instansi atau organisasi dengan fungsi perpustakaan.
2.1.1 Tujuan, Fungsi, Visi, dan Misi Perpustakaan Khusus
Perpustakaan sebagai unit kerja, baik yang berdiri sendiri, maupun yang tergabung kepada unit organisasi yang membawahinya, sebaiknya perlu menetapkan visi, misi, tugas, dan fungsinya. Hal - hal tersebut merupakan pedoman, arah dan tuntunan untuk mencapai tujuan akhir. Oleh karena itu tujuan, fungsi, visi, misi perpustakaan tidak sama. Melainkan tergantung pada jenis perpustakaan kebijakan pimpinan lembaga yang bersangkutan.
Visi dan misi untuk perpustakaan yang tergabung atau merupakan bagian dari suatu lembaga / organisasi sudah dirumuskan di dalam visi dan misi lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu perpustakaan tersebut tidak perlu merumuskan sendiri visi dan misinya. Perpustakaan khusus tinggal melaksanakan semua aktivitas dengan sebaik – baiknya sekaligus dalam rangka pencapaian visi dan misi organisasi yang bersangkutan.
1. Tujuan Perpustakaan Khusus
Tujuan perpustakaan secara umum menurut Sutarno NS (2006 : 53) adalah “Menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
2. Fungsi Perpustakaan Khusus
Fungsi perpustakaan selalu dikaitkan dengan jenis perpustakaan dan misi yang diembannya.Berikut ini adalah fungsi perpustakaan secara umum menurut beberapa pendapat ahli adalah sebagai berikut:
Menurut Hasugian (2009 : 86) fungsi perpustakaan secara umum adalah sebagai3 berikut:
1. Penyimpanan 2. Pendidikan 3. Penelitian 4. Informasi 5. Kultural
6. Fungsi Rekreasi
Pada umumnya perpustakaan memiliki fungsi yaitu :
1. Fungsi penyimpanan, bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan.
2. Fungsi informasi, perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.
3. Fungsi pendidikan, perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal.
4. Fungsi rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti : Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.
5. Fungsi kultural, Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas, seperti : pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.
Fungsi perpustakaan khusus menurut Sutarno NS (2003 : 58) adalah “Tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai “.
3. Visi Perpustakaan Khusus
induknya. Menurut Sutarno NS (2006 : 51) “Visi perpustakaan khusus adalah sama dengan visi lembaga induknya yang bersangkutan”.
4. Misi Perpustakaan Khusus
Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari visi, sehingga misi merupakan pokok - pokok kegiatan yang harus dirumuskan agar lebih realistis untuk mencapainya. Misi untuk setiap perpustakaan tentu akan berbeda dengan perpustakaan yang lain kerena visinya pun berbeda.
Namun pada prinsipnya menurut Zulfikar Zen (2006 : 52) secara garis besar misi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Memberikan layanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. b. Mendukung dan berpartisipasi dalam program – program perpustakaan bagi
masyarakat pemakainya.
c. Memberikan kemudahan kepada pengembangan informasi peningkatan ilmu pengetahuan dan ketrampilan.
d. Menciptakan dan memantapkan kebiasaan membaca masyarakat pengguna perpustakaan tersebut.
2.1.2. Tugas Perpustakaan Khusus
Berdasarkan Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 34) tugas perpustakaan khusus adalah “Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi instansi tersebut maupun diluar instansi tersebut”.
Tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah:
1. Menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi.
2. Mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. 3. Memberikan jasa perpustakaan dan informasi.
4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan.
5. Meningkatkan literasi informasi.
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Khusus
Menurut Trimono (1992 : 57) “Koleksi perpustakaan sangat besar peranannya dalam menunjang pelayanan informasi yang diberikan pada pengguna perpustakaan”. Pada dasarnya setiap perpustakaan mempunyai koleksi, namun masing - masing perpustakaan tersebut menyediakan koleksi yang dapat menunjang program atau kegiatan sesuai dengan jenis dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan.
Besar kecilnya koleksi perpustakaan tergantung pada jumlah anggota, bidang spesialisasi, serta dana yang tersedia, disamping itu besar kecilnya dan ragam koleksinya juga tergantung pada jenis perpustakaan. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya.
Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.
2.1.4. Ciri Perpustakaan Khusus Pada Institusi
Berbeda dengan perpustakaan lainnya, perpustakaan khusus memiliki ciri
khas dalam hal cakupan subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan,
dan pengguna potensialnya, meskipun tidak luput dari pengaruh perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi informasi serta telekomunikasi serta era
informasi dan globalisasi.
Sulistyo-Basuki (1993) mengemukakan beberapa ciri perpustakaan
khusus sebagai berikut:
1. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi
sehingga fungsi dan tujuan perpustakaan khusus sangat terkait bah- kan ditentukan oleh organisasi induknya.
2. Bidang cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang
ilmu tertentu dan yang ber- kaitan saja.
3. Pelayanannya lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk karena
tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Terlebih dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan khusus juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Sering terjadi pengguna perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induk- nya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lain perlu lebih bervariasi.
4. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain me- lalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi ter- seleksi, dan jasa penelusuran informasi. Dewasa ini kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi juga diperlukan untuk mengolah data (informasi) yang akan dilayankan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dapat dijalin kerja sama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam sistem jaringan informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaat- an jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain.
5. Hingga saat ini kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu
institusi belum seragam. Kedu- dukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan yang tidak hanya tentang jasa perpustakaan dan informasi saja, tetapi juga kegiatan lain yang berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik.
6. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan
2.2 Pelayanan Pengguna
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan. Bagian layanan berhubungan secara langsung dengan pemakai dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaran perpustakaan. Oleh karena itu dari meja layanan akan dikembangkan gambaran dan citra perpustakaan, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh masyarakat pemakai.
Menurut Zulfikar Zen (2006:90) “Layanan yang baik adalah layanan yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai”. Baik buruknya citra perpustakaan juga ditentukan bagian ini. Oleh karena itu setiap perpustakaan selalu berupaya penuh guna memuaskan pemakai perpustakaan tersebut.
2.2.1 Sistem Layanan
Pengertian layanan perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu, hal ini sejalan dengan perkembangan kebutuhan manusia terhadap informasi. Saat ini perpustakaan secara aktif dan bahkan proaktif selalu menawarkan segala bentuk koleksi yang dimiliki kepada masyarakat yang dilayaninya. Penerapan suatu system layanan di perpustakaan dimaksudkan agar proses pemberian jasa layanan dapat berlangsung tertib, teratur dan cepat tanpa ada hambatan. Sistem layanan perpustakaan merupakan mata rantai rangkain kegiatan yang terdiri atas beberapa subbagian saling berhubungan satu sama lain Zulfikar Zen (2006 : 52-53).
Menurut Darmono (2001 : 135) untuk menghindari terjadinya kegiatan yang pasif – statis dalam aspek kegiatan layanan perpustakaan, maka kegiatan layanan perpustakaan perlu memperhatikan azas layanan sebagai berikut :
1. Selalu berorientasi kepada kebutuhan dan kepentingan pemakai perpustakaan. 2. Layanan diberikan atas dasar keseragaman, keadilan, merata dan memandang perpustakaan sebagai satu kesatuan yang menyeluruh dan tidak dipandang secara individual.
3. Layanan perpustakaan dilandasi dengan tata aturan yang jelas dengan tujuan untuk mengoptimalkan fungsi layanan.
4. Layanan dilaksanakan dengan mempertimbangkan faktor kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dengan didukung oleh administrasi yang baik.
Secara umum, sistem layanan perpustakaan ada dua macam yaitu layanan yang bersifat tertutup dan layanan perpustakaan yang bersifat terbuka.
Menurut Darmono (2001 : 137) Pemilihan sistem layanan terbuka dan tertutup tergantung dari beberapa faktor seperti :
1. Pertimbangan tingkat keselamatan koleksi perpustakaan. 2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan dari koleksi.
3. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah pemakai, dan jumlah koleksi 4. Luas gedung perpustakaan
5. Rasio antara layanan dengan jumlah staf perpustakaan.
Setiap layanan memiliki kelebihan dan kekurangan masing masing. Menurut Darmono (2001 : 137) berikut ini adalah beberapa penjelasan dari masing-masing layanan tersebut. Sistem layanan terbuka adalah system layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan, dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan.
Kelebihan sistem layanan terbuka adalah :
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk dapatdipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternative lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan, sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
Kelemahan sistem layanan terbuka adalah :
buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dibandingkan dengan sistem tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar pengguna lebih leluasa dalam mencari koleksi perpustakaan.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai kerusakan bahan pustaka seperti perobekan bahan pustaka bahkan peningkatan kehilangan bahan pustaka.
Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka diperpustakaan.
Kelebihan sistem layanan tertutup adalah :
1. Jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas perpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi
2. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekankan karena pemakai tidak dapat melakuakan akses langsung ke jajaran koleksi
3. Ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena mobilitas petugas di jajaran koleksi relative rendah
4. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
Kelemahan sistem layanan tertutup adalah :
1. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku, dan jumlah halaman 2. Judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga
bisa saja judul yang telah dipilih, tetapi bahan pustaka tersebut yang dimaksud oleh pemakai perpustakaan.
3. Jika peminjam cukup banyak, dan petugas perpustakaan relative terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.
2.2.2 Jenis Layanan
sistem manajemen mutu dan pelayanan prima yaitu mendudukkan kepuasan konsumen sebagai tujuan / sasaran perpustakaan. Berikut ini merupakan jenis layanan perpustakaan beserta penjelasannya menurut beberapa para ahli perpustakaan.
1. Layanan Sirkulasi
Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus (1999 : 37) “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan”. Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan .
Menurut Darmono (2001: 141) layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah ”Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.” Layanan pengembalian dan peminjam bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan.
Sedangkan menurut Zulfikar Zen (2006 : 93) layanan sirkulasi adalah “Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya.”
Menurut Darmono (2001 : 144) bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini:
1. Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. 2. Pendaftaran anggota perpustakaan
3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman 6. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota
7. Membuat statistik sirkulasi 8. Penataan koleksi di jajaran / rak
1. Keanggotaan
Pendaftaran anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.
Menurut Martoatmodjo (1994 : 4), kegunaan dari pendaftaran anggota adalah sebagai berikut :
1. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.
2. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.
3. Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan pengguna, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaaan lain.
2. Peminjaman
Menurut Syahrial - Pamundjak (2000 : 97) yang dimaksud dengan “Peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”.
Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan: 1. Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku
2. Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota 3. Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan.
hilangnya bahan pustaka yang dipinjamkan serta mengetahui siapa peminjamnya”.
Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan. Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara lain:
1. Sistem buku besar
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam”.
2. Sistem sulih (Dummy)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Sistem sulih atau dummy terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman’’. 3. Sistem NCR (No carbon required)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman’’.
4. Sistem BIC (Book Issue Card)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah’’.
5. Sistem Islington (Variasi Brown)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul’’.
6. Sistem Newark
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Sistem Netwark menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam’’.
7. Sistem Token Charging
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm”.
8. Sistem Kartu Tebuk
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), “pada waktu meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging’’.
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 74), berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam :
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. 3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. 3. Pengembalian
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 81) “Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya’’.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan.
1. Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan
2. Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a) Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.
b) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian.
c) Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal.
d) Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku.
e) Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman.
g) Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi.
4. Perpanjangan
Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004 : 83 ) prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara: 1. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan.
2. Petugas memeriksa formulir penempaham.
3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru 4. Pada kartu pinjaman dan girik buku.
5. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan. Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam
b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali
Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam.
5. Penagihan
Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 83) “Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera di kembalikan”. Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97 ) Prosedur penagihan bahan pustaka sebagai berikut :
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
6. Sanksi
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 83) pemberian sanksi adalah “Suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut”.
Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka.
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4. Menghilangkan bahan pustaka.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004 : 84) ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain:
a. Denda
b. Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu
c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur yang ditempuh yaitu :
a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.
b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi c. Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan
d. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
7. Bebas Pustaka
surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai administrasi pensiun.
Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97) prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka.
5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna 2. Layanan Referensi
Layanan referensi diberikan untuk membantu pengguna perpustakaan atau masyarakat yang ingin menemukan informasi secara tepat dan tepat dari koleksi yang ada di perpustakaan. Kegiatan dilakukan dengan cara menjawab langsung pertanyaan penguna perpustakaan atau dari masyarakat dengan menggunakan sumber/koleksi rujukan yang tersedia.
Menurut Darmono (2001 : 141) layanan referensi atau layanan rujukan adalah “Layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi – koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan, yang berisi informasi teknis dan singkat”. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca di tempat. Apabila pengguna datang ke perpustakaan petugas dapat membimbing pengguna tentang cara – cara memakai koleksi rujukan.
Dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 40) mengatakan bahwa hal – hal yang harus diperhatikan dalam layanan referensi adalah :
2. Kepiawaian petugas dalam menguasai koleksi dan teknik penelusuran 3. Pemahaman dan penerapan etika berkomunikasi bagi para petugas jasa 4. Prinsip layanan prima / kepuasan klien sebagai tujuan.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 87 ) setiap jenis koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu : a. Kamus
Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan,mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.
b. Ensiklopedi
Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak pengguna.
c. Buku Tahunan ( Almanak )
Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun yang disertai dengan statistik.
3. Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan. Layanan ini diberikan untuk mengantisipasi pengguna perpustakaan yang tidak ingin meminjam untuk dibawa pulang, akan tetapi mereka cukup memanfaatkannya di perpustakaan.
2.3 Koleksi
seharusnya dibaca dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang memang diharapkan memakainya.
Dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 19) definisi koleksi perpustakaan adalah “Semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat pengguna dalam rangka memenuhi informasi yang dibutuhkan”. Koleksi perpustakaan selain mempunyai fungsi sebagai sumber informasi juga sebagai prasarana pendidikan, penelitian, dan pengembangan serta hiburan.
2.3.1 Jenis Koleksi Perpustakaan
Berikut ini merupakan penjelasan mengenai jenis koleksi perpustakaan menurut beberapa para ahli yakni: Menurut P Sumardji (1994 : 34) jenis koleksi perpustakaan terdiri dari :
a. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari :
1. koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli, misalnya manuskrip;
2. koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah, surat kabar; 3. koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya
cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, dan lain- lainnya.
b. Berdasarkan bentuknya koleksi perpustakaan terdiri dari :
1. buku, seperti buku teks, fiksi maupun non foksi, dan buku referensi; 2. penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran
Negara, Himpunan Peraturan Pemerintah dan sebagainya; 3. laporan penelitian, paper, skripsi, tesis, disertasi;
4. majalah, baik umum maupun yang khusus; 5. surat kabar
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 19) Bahan pustaka di perpustakaan dapat dibedakan menurut: a. Bentuknya, yakni karya cetak (seperti buku, peta, poster, pamflet) dan karya
rekam (seperti film, kaset, piringan hitam, mikrofis, disket, CD ROM)
c. Fungsinya, koleksi umum (lending collection), koleksi referensi/rujukan, koleksi majalah dan koleksi khusus.
Semua jenis bahan pustaka yang akan menjadi koleksi perpustakaan harus melalui proses kajian, pengolahan, dan penataan menurur kebijakan dan ketentuan umum perpustakaan.
2.3.2 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan, untuk memperoleh koleksi perpustakaan yang komprehensif dan memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Ketentuan – ketentuan tentang bagaimana melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan yang bersangkutan, dan struktur organisasi didalamnya.
Dalam Buku Pengadaan Bahan Pustaka (2000 : 26) yang mengutip pendapat Sulistyo Basuki (1991) untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah yang dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lain.
3. Memahami kebutuhan pemakai.
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.
5. Pengetahuan mendalam megenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka – buka buku ataupun proses membacanya.
Dalam buku Pengadaan Bahan Pustaka (2000 : 27) pihak – pihak yang berwenang melakukan seleksi pada perpustakaan khusus adalah “Pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang – orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan isntitusi tersebut”.
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk itu perlu dilakukan seleksi bahan pustaka dengan menggunakan alat bantu pemilihan. Dalam Buku Pengadaan Bahan Pustaka (2000 : 30), ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya masing-masing serta secara garis besar alat bantu seleksi terbagi 2 kelompok yakni:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi. Contoh alat bantu seleksi antara lain:
a) Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain
b) Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list), subjek tertentu atau kelompok tertentu
c) Indeks, misalnya Book Review Digest, Book Review Index 2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu, di negara tertentu, atau dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya. Contoh alat bantu identifikasi dan verifikasi adalah:
a) Katalog penerbit
b) Berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional, Books in print c) Katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu.
2.4 Pelayanan Teknis
