SISTEM INFORMASI PENERBITAN IJIN KERJA KONTRAKTOR PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) TBBM SURABAYA GROUP
Oleh:
Bernd Anthonio 05.41010.0011
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vii DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Konstribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 4
2.1 Sejarah Singkat PT. PERTAMINA (PERSERO) ... 4
2.1.1 Terminal BBM Surabaya Group ... 6
2.2 Visi, Misi, dan Tata Nilai PT. PERTAMINA (PERSERO) ... 7
2.2.1 Visi ... 7
2.2.2 Misi ... 7
2.2.3 Tata Nilai ... 7
viii
3.1 Pengertian Data ... 9
3.2 Pengertian Informasi ... 9
3.3 Pengertian Sistem Informasi ... 10
3.3.1 Konsep Dasar Sistem ... 19
3.3.2 Konsep Dasar Informasi ... 12
3.3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 12
3.4 Pengertian Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) ... 14
3.5 Pengertian Data Flow Diagram (DFD) ... 15
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 19
4.1 Pengamatan ... 19
4.2 Analisa Sistem ... 19
4.3 Perancangan Sistem ... 25
4.4 Struktur Database ... 32
4.5 Desain Sistem ... 36
4.6 Implementasi Sistem ... 39
BAB V PENUTUP………. 49
5.1 Kesimpulan ... 49
5.2 Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 50
BIODATA ... 51
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Data Rekanan ... 32
Tabel 4.2 Ijin Kerja ... 32
Tabel 4.3 Perpanjangan Ijin Kerja ... 34
Tabel 4.4 Ijin Lembur ... 34
x
Halaman
Gambar 3.1 Simbol pada ERD ... ... 15
Gambar 3.2 Simbol pada DFD ... ... 18
Gambar 4.1 Dokumen Flow Penambahan Ijin Keja ... ... 20
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pembuatan Ijin Kerja ... ... 21
Gambar 4.3 Dokumen Flow Perpanjangan Ijin Kerja ... ... 22
Gambar 4.4 Dokumen Flow Penambahan Pekerjaan ... ... 23
Gambar 4.5 Dokumen Flow Laporan ... ... 24
Gambar 4.6 Konteks Diagram ... ... 26
Gambar 4.7 Diagram Aliran Data Level 0 ... ... 27
Gambar 4.8 Diagram Aliran Data Level 1 Penambahan Dasar ... .. 28
Gambar 4.9 Diagram Aliran Data Level 1 Pembuatan Ijin ... ... 28
Gambar 4.10 Diagram Aliran Data Level 1 Perpanjangan Ijin ... .. 29
Gambar 4.11 Diagram Aliran Data Level 1 Penambahan Kerja ... . 29
Gambar 4.12 Diagram Aliran Data Level 1 Pembuatan Laporan ... 30
Gambar 4.13 Entity Relationship Diagram CDM ... ... 31
Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram PDM ... ... 31
Gambar 4.15 Desain Form Login ... ... 36
Gambar 4.16 Desain Form Utama ... ... 36
Gambar 4.17 Desain Form Pengguna ... ... 37
Gambar 4.18 Desain Form Rekanan ... ... 37
Gambar 4.19 Desain Form Perpanjangan Ijin Kerja ... ... 38
xi
Gambar 4.21 Desain Form Ijin Lembur ... ... 39
Gambar 4.22 Form Login ... ... 41
Gambar 4.23 Form Utama ... ... 42
Gambar 4.24 Form Pengguna ... ... 43
Gambar 4.25 Form Rekanan ... ... 43
Gambar 4.26 Form Dasar Permohonan ... ... 44
Gambar 4.27 Form Ijin Kerja ... ... 45
Gambar 4.28 Form Ijin Lembur ... ... 46
Gambar 4.29 Form Perpanjangan Ijin ... ... 47
Gambar 4.30 Form Laporan ... ... 47
Gambar 4.31 Laoran Pekerjaan ... ... 48
1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Terminal BBM Surabaya Group (TBBMSG) merupakan salah satu fungsi perusahaan dari PT. Pertamina (Persero) yang bertugas melayani distribusi Bahan
Bakar Minyak (BBM) dan Bahan Bakar Khusus (BBK) di wilayah pemasaran Jatim Balinus (Jawa Timur, Bali, dan Nusa Tenggara). Untuk menunjang proses pendistribusian tersebut agar berjalan dengan baik, maka bagian Layanan Jasa
Pemeliharaan (LJP) dituntut untuk melakukan perencanaan yang tepat mengenai perbaikan atau pemeliharaan sarana dan fasilitas (sarfas) yang ada.
Dalam melakukan proses perbaikan atau pemeliharaan tersebut, bagian LJP menunjuk perusahaan barang ataupun jasa (kontraktor) untuk mengerjakan pekerjaan yang dimaksud. Sebagai syarat memulai pekerjaan tersebut, setiap kontraktor diwajibkan membuat ijin kerja yang berisikan informasi seperti masa waktu pelaksanaan, jenis ijin kerja, lokasi pekerjaan, dan sebagainya.
Pada kenyataannya proses pembuatan ijin kerja masih bersifat manual dalam bentuk tabel atau spreadsheet sehingga waktu yang diperlukan dalam penerbitan surat ijin kerja tidak efisien dan retan dari kesalahan karena faktor
2
yang dapat menyimpan history tentang perubahan / perpanjangan ijin kerja tersebut.
Dengan adanya masalah-masalah tersebut maka dibuatlah sebuah aplikasi yang dapat membantu PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group khususnya bagian LJP untuk mengurangi pekerjaan yang bersifat manual dengan memaksimalkan teknologi yang ada. Sehingga dapat meningkatkan produktifitas,
efisiensi dan efeksifitas kerja perusahaan.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yang dihadapi yaitu :
1. Bagaimana membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat.
2. Bagaimana membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update
mengenai ijin suatu pekerjaan.
1.3Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dirumuskan pembatasan masalah sebagai berikut:
1. Sistem ini sifatnya independen, yang berarti bahwa aplikasi ini tidak terintegrasi langsung dengan data internal perusahaan.
2. Sistem ini hanya membahas seputar penerbitan ijin kerja di TBBM Surabaya Group.
4. Aturan yang digunakan sesuai dengan aturan yang berlaku di PT. Pertamina (Persero) TBBM Surabaya Group.
1.4Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah:
1. Membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat.
2. Membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update mengenai suatu pekerjaan.
1.5Konstribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek Sistem Informasi Penerbitan Ijin Kerja, maka proses pengolahan data ijin kerja yang meliputi penginputan data, pencarian informasi pekerjaan, perpanjangan ijin kerja secara manual tidak lagi dibutuhkan. Dengan demikian pengolahan data di PT. Pertamina (Persero) TBBM Surabaya Group bagian LJP dapat berlangsung efektif dan efisien.
1.6Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan disusun dalam 5 BAB. Dimana tiap bab terdiri dari sub bab yang secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
4
Bab II Gambaran Umum Perusahaan
Berisi informasi tentang PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group.
Bab III Landasan Teori
Berisi tentang penjabaran teori-teori yang diperoleh dari hasil studi lapangan maupun dari literatur-literatur hasil studi pustaka. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah.
Bab IV Deskripsi Kerja Praktek
Berisi metode penelitian, analisa sistem serta rancangan baru yang diajukan sebagai alternatif penyelesaian dari permasalahan yang dihadapi dan penjelasan dari sistem informasi penerbitan ijin kerja yang kami buat beserta hasil dari uji coba yang telah dilakukan di PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group.
Bab V Penutup
4
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1Sejarah PT. PERTAMINA (PERSERO)
PERTAMINA adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki
Pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10
Desember 1957 dengan nama PT. PERMINA. Pada tahun 1961 perusahaan ini
berganti nama menjadi PN PERMINA dan setelah merger dengan PN
PERTAMIN di tahun 1968 namanya berubah menjadi PN PERTAMINA. Dengan
bergulirnya Undang Undang No. 8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi
PERTAMINA. Sebutan ini tetap dipakai setelah PERTAMINA berubah status
hukumnya menjadi PT. PERTAMINA (PERSERO) pada tanggal 17 September
2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2001
pada tanggal 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.
PT. PERTAMINA (PERSERO) didirikan berdasarkan akta Notaris Lenny
Janis Ishak, SH No. 20 tanggal 17 September 2003, dan disahkan oleh Menteri
Hukum & HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 HT.01.01 pada tanggal 09
Oktober 2003. Pendirian Perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan
yang tercantum dalam Undang-Undang No. 1 tahun 1995 tentang Perseroan
Terbatas, Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan
(Persero), dan Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2001 tentang Perubahan atas
Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP No.31
5
PERTAMBANGAN MINYAK DAN GAS BUMI NEGARA (PERTAMINA)
MENJADI PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO)" .
Sesuai akta pendiriannya, Maksud dari Perusahaan Perseroan adalah
untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam
maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang
kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut. Adapun tujuan dari
Perusahaan Perseroan adalah untuk:
1. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan Perseroan secara
efektif dan efisien.
2. Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk
kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan
kegiatan usaha sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan
dan turunannya.
2. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat
pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang
telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan.
3. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan
produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.
4. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan
Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina
tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri MIGAS
dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar.
2.1.1 Terminal BBM Surabaya Group
Terminal BBM Surabaya Group merupakan salah satu bagian dari
SUPPLY & DISTRIBUTION REGION III - PT. PERTAMINA (PERSERO).
Terletak di ibu kota propinsi Jawa Timur yaitu Surabaya yang melayani distribusi
BBM dan BBK di wilayah pemasaran Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara serta
wilayah sekitarnya. Lokasi Terminal BBM Surabaya Group terbagi menjadi dua
yaitu TBBM Tanjung Perak terletak di Jalan Perak Barat 277 Surabaya dengan
luas area ± 14 Ha yang merupakan tanah sewa milik Pelindo III dan TBBM
Bandaran terletak di Jalan Pati Unus Ujung Surabaya dengan luas area ± 17 Ha
yang merupakan tanah sewa milik TNI AL.
Adapun tugas pokok yang dimiliki TBBM Surabaya Group diantaranya :
a. Menerima, menimbun dan menyalurkan BBM/BBK sesuai
spesifikasi/standard mutu yang telah ditetapkan.
b. Menyerahkan BBM/BBK langsung kepada pelanggan secara tepat jumlah,
mutu dan aman.
c. Menyediakan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan
pemantauan proses pelayanan penyediaan BBM/BBK .
d. Mengukur, memantau dan menganalisa proses penerimaan, penimbunan,
penyerahan serta menerapkan tindakan “improvement” yang diperlukan untuk
7
2.2Visi, Misi, dan Tata Nilai PT. PERTAMINA (PERSERO) 2.2.1 Visi
Menjadi Perusaan Minyak Nasional Kelas Dunia.
2.2.2 Misi
Menjalankan usaha inti minyak, gas, dan bahan bakar nabati secara
terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.
2.2.3 Tata Nilai
Dalam mencapai visi dan misinya, Pertamina berkomitmen untuk
menerapkan tata nilai sebagi berikut:
a. Clean (Bersih)
Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak
menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas.
Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik.
b. Competitive (Kompetitif)
Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional,
mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar
biaya, dan menghargai kerja.
c. Confident (Percaya Diri)
Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor
dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa.
d. Customer Focused (Fokus pada Pelanggan)
Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk
e. Commercial (Komersial)
Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil
keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.
f. Capable (Berkemampuan)
Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki
talenta serta penguasaan teknis yang tinggi, berkomitmen dalam
membangun kemampuan riset dan pengembangan.
9 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1
DataData sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Tapi menurut
Murdick, dkk (1984) merumuskan bahwa data adalah fakta yang tidak sedang
digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud
untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Menurut Zulkifli
Amsyah (1987) data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau
direkam ke dalam berbagai bentuk media. (Gultom et al, 2005).
Adapun definisi dari kata data adalah suatu istilah majemuk dari datum
yang berarti fakta atau bagian dari kata yang mengandung arti, yang berhubungan
dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata angka-angka,
huruf-huruf atau simbol-simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi atau situasi.
Jelasnya data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja.
Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif dalam proses
penyusunan kebijakan dan keputusan. Dalam kaitannya dengan pengolahan data
dengan computer, pengertian data dapat dibatasi pada fakta-fakta yang dapat
direkam. Dalam setiap pengolahan data, data merupakan sumber informasi yang
dapat dihasilkan.
3.2
InformasiInformasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi penerimanya. (Jogiyanto, 2001). Menurut George R. Terry,
berguna. Sedangkan menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai
yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang
atau yang akan dating.
Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki
unsur-unsur sebagai berikut:
1. Relevan artinya Informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansi dengan masalah yang dihadapi.
2. Kejelasan artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan.
3. Akurasi artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan lengkap.
4. Tepat waktu artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir.
3.3Sistem Informasi
3.3.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systeme” yang mempunyai pengertian :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau
komponen-komponen secara teratur.
Perkataan sistem dalam bahasa Indonesia adalah cara, metode atau teknik.
Pengertian sistem yang lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit
kesatuan yang saling bekerjasama dan saling ketergantungan untuk mencapai
11
Ciri-ciri atau sifat-sifat sistem adalah :
1. Terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi.
2. Mempunyai lingkungan luar.
3. Mempunyai interface (jalinan).
4. Terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Batasan sistem merupakan daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan
lingkungan luarnya. Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar dari batas
sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung merupakan media
penghubung antara suatu subsistem yang lainnya. Keluaran dari suatu subsistem
akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui
penghubung.
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan dimaksudkan
supaya sistem dapat beroperasi sedangkan sinyal untuk mendapatkan keluaran.
Keluaran adalah hasil dari energi yang diperoleh dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu
bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem
pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan
Menurut Fitz Gerald dan Stallings (1981), “Sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –
sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu.”
Dari uraian di atas dapatlah disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian yang
saling berkaitan yang beroperasi bersama-sama untuk mencapai beberapa sasaran
dan tujuan.
3.4Konsep Dasar Informasi
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu
sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya
berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data
merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
(Jogiyanto, 2001)
3.5Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2001).
Menurut Simkin Mark G dalam bukunya yang berjudul “computer information
13
melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan,
pemprosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi
proses pengambilan keputusan.
Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “informasi system : theory and practice”. Sistem informasi adalah suatu kumpulan fungsi-fungsi yang bergabung secara formal dan sistematis yaitu:
1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.
2. Menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan
aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi.
Dalam suatu sistem terdapat 6 blok yang berinteraksi satu sama lain
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Blok-blok tersebut adalah :
• Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam Sistem Informasi termasuk
juga metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
• Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
• Blok Keluaran
Produk dari Sistem Informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
• Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box), dalam Sistem Informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
• Blok Basis Data
Basis Data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis Data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan
DBMS (Database Management System).
• Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan – kesalahan dapat langsung diatasi.
3.6Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)
Menurut Fathansyah, model Entity-Relationship yang berisi
komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi
dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari “dunia nyata”
yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan
Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R). Notasi-notasi simbolik di dalam
Diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah:
15
E R
a
− Lingkaran\Elips, menyatakan Atribut (Atribut yang berfungsisebagai key
digarisbawahi)
− Belah Ketupat, menyatakan Himpunan Relasi.
− Garis, sebagai penghubung antara Himpunan Relasi dengan Himpunan Entitas
dan Himpunan Entitas dengan Atributnya.
− Kardinalitas Relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau
dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk
relasi satu ke banyak atau N dan N untuk banyak ke banyak).
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini.
Himpunan Entitas E Himpunan Relasi R
Atribut a sebagai key Link
Gambar 3.1 Simbol pada ERD
3.7 Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram / DFD )
Data flow diagram ( DFD ) adalah diagram yang menggambarkan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
3.7.1. Simbol Yang Digunakan DFD
Arus data ( data flow ) mengalir diantara proses ( process ), Simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar ( external entity ). Arus data menunjukkan
arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :
a. Formulir atau dokumen yang digunakan perusahaan.
b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.
d. Masukan untuk komputer.
e. Komunikasi ucapan.
f. Surat-surat atau memo.
g. Data yang dibaca atau direkam ke suatu file.
h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
Arus data di DFD diberi simbol suatu panah ( ). Arus data sebaiknya
diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan
disamping garis panahnya. Simbol yang digunakan untuk maksud mewakili
adalah :
1. Kesatuan Luar ( external entity )
Kesatuan luar ( external entity ) adalah merupakan kesatuan dilingkungan
luar sistem yang dapat berupa orang. Organisasi atau sistem lainnya yang
berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima
output dari sistem. Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak,
17
Dengan simbol :
2. Proses ( process )
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau simbol
empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpul.
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :
1. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan
suatu angka / nomor acuan dari proses.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses
tersebut. Nama dari proses tersebut harus jelas dan lengkap yang
menggambarkan kegiatan prosesnya.
Dengan simbol : atau
3. Penyimpanan Data ( data store )
Penyimpanan data merupakan tempat simpanan data yang dapat berupa :
a. Suatu file atau database disistem komputer.
b. Suatu arsip atau catatan manual.
c. Suatu tabel acuan manual.
Penyimpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis
horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya. Nama dari data
store menunjukkan nama dari filenya.
Identifikasi
Nama Proses
Gambar 3.2 Simbol-Simbol dari DFD
External entity 2.1
Proses Pendaftaran
19 BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1Pengamatan
Kerja praktek ini dilakukan dengan pengamatan langsung di PT.
Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group fungsi Layanan Jasa
Pemeliharaan, dari pengamatan tersebut diperoleh data langsung dari Ast. Adm.
dan Perencanaan, meliputi prosedur dalam melaksanakan suatu pekerjaan,
prosedur membuat suatu ijin kerja, data – data kontraktor yang bekerja di
Terminal BBM Surabaya Group. Data – data yang diperoleh akan digunakan
untuk membuat sistem secara komputerisasi.
4.2Analisa Sistem
Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang ada di PT.
Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group melalui dokumen flow
berikut ini.
4.2.1 Dokumen Flow Penambahan Dasar Ijin Kerja
Proses penambahan dasar ijin kerja dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast.
Adm dan Perencanaan. Dasar ijin kerja ini terdiri dari berbagai jenis dokumen
seperti nota permintaan pemeriksaan/perbaikan, memorandum, surat masuk,
kontrak, notulen, hasil inspeksi dan lain-lain yang berasal dari bagian lain atau
fungsi terkait. Bagian LJP akan melakukan pencatatan untuk setiap dasar
kemudian diletakkan dalam satu binder file. Selain itu bagian LJP juga dapat
mengajukan usulan pekerjaan kepada fungsi terkait untuk dibuatkan dasar
pekerjaan sehingga proses pemeriksaan atau perbaikan dapat dilakukan.
!"
#
$ %
&
!"
'
(
$
%
# %
$
)
* %
'
!"
*
21
4.2.2 Dokumen Flow Pembuatan Ijin Kerja
Proses pembuatan ijin kerja dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm
dan Perencanaan. Pembuatan ijin kerja ini dimulai dari kontraktor yang telah
ditunjuk oleh Pengawas LJP untuk melakukan suatu pekerjaan atau proyek
dimana kontraktor tersebut telah mempunyai dasar melakukan pekerjaan. Lalu
kontraktor akan meminta Ast. Adm dan Perencanaan untuk membuatkan ijin kerja
dengan membawa dasar dan memberikan informasi seperti lama pekerjaan, lokasi
pekerjaan, alat-alat yg digunakan, jumlah tenaga kerja, dan sebagainya. Setelah itu
Ast. Adm dan Perencanaan akan menyimpannya dalam arsip.
4.2.3 Dokumen Flow Perpanjangan Ijin Kerja
Proses perpanjangan ijin kerja dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm
dan Perencanaan. Perpanjangan ijin kerja ini dimulai dari kontraktor yang masa
berlaku ijin kerjanya telah habis, dimana pekerjaan di lapangan masih belum
selesai. Perpanjangan diberikan kepada kontraktor apabila pekerjaan yang
dilakukan tidak menggunakan surat perjanjian atau kontrak kerja, apabila
pekerjaan tersebut menggunakan kontrak maka kontraktor tersebut harus
membuat surat atau memo yang menyatakan kesanggupan mengerjakan pekerjaan
sesuai waktu yang telah ditentukan.
23
4.2.4 Dokumen Flow Penambahan Pekerjaan
Proses penambahan pekerjaan dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan
Perencanaan. Penambahan pekerjaan hanya diberikan untuk ijin kerja yang tidak
menggunakan surat perjanjian atau kontrak kerja. Selain itu penambahan
pekerjaan ini diberikan kepada kontraktor yang memiliki masa berlaku ijin kerja
yang masih aktif dan sesuai dengan bidang pekerjaannya.
4.2.5 Dokumen Flow Laporan
Proses pelaporan dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan
Perencanaan pada periode tertentu. Laporan akan mengambil catatan-catatan
penting sebelumnya seperti perpanjangan ijin kerja, penambahan pekerjaan dan
masa berlaku ijin kerja. Laporan ini akan diberikan kepada Pengawas LJP sebagai
bahan evaluasi mengenai progress dari tiap pekerjaan yang dilakukan oleh
kontraktor, lalu diserahkan kepada Operation Head sebagai bahan untuk
menentukan kebijakan yang akan diambil.
25
4.3Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah
pada sistem yang saat ini sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik
dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Dalam merancang sistem yang baik
harus melalui tahap – tahap perancangan sistem. Tahap – tahap perancangan
sistem adalah membuat Diagram Aliran Data (DAD), Sistem Flow, Entity
Relationship Diagram (ERD) baik Conceptual Data Model (CDM) maupun
Physical Data Model (PDM), serta mendesain input dan outputnya.
4.3.1 Diagram Aliran Data (DAD)
Diagram Aliran Data (DAD) digunakan untuk menggambarkan arus data
didalam sistem secara terstruktur dan jelas, menggambarkan arus data dari suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika,
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DAD juga dapat merupakan
dokumentasi dari sistem yang baik. Dengan adanya Data Flow Diagram akan
mempermudah dalam melakukan analisa sistem, sehingga pada akhirnya hasil
dari pengembngan software dapat dilihat apakah sudah sesuai dengan yang
diharapkan atau belum. DAD terdiri atas beberapa level yaitu konteks diagram,
diagram level 0, dan diagram level 1. Berikut ini adalah DAD beserta
A. Konteks diagram
Pada level paling awal DAD ini, terdapat 4 eksternal entitas yaitu
kontraktor, Ast. Adm. dan Perencanaan, Pengawas LJP, dan Operation Head
yang memakai sistem ijin kerja ini.
Gambar 4.6 Konteks Diagram
B. Level 0
Pada level ini merupakan penjabaran dari level konteks diatas dimana
sistem informasi penerbitan ijin kerja ini akan dipecah menjadi 6 proses utama
yaitu menambah dasar ijin kerja, menentukan kontraktor, membuat ijin kerja,
27 Surat Permohonan Perpanjangan Informasi Ijin Kerja
Daftar Ijin Kerja
C. Level 1
Level ini akan dibuat 4 proses yang dijabarkan berdasarkan diagram level
0 yaitu :
a. Penambahan Dasar Ijin Kerja
Detail Rencana Pekerjaan Detail Pekerjaan
Rencana Pekerjaan Kontrak
Kerusakan Sarfas
Usulan Pekerjaan Dasar Ijin Kerja Update Ast Adm dan
Gambar 4.8 Diagram Aliran Data Level 1 Penambahan Dasar Ijin Kerja
b. Pembuatan Ijin Kerja
Profile Kontraktor
29
c. Perpanjangan Ijin Kerja
Hasil Pemeriksaan Lapangan
Gambar 4.10 Diagram Aliran Data Level 1 Perpanjangan Ijin Kerja
d. Penambahan Pekerjaan
e. Pembuatan Laporan
Gambar 4.12 Diagram Aliran Data Level Pembuatan Laporan
4.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan strukutur
keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut
digambarkan dengan menggunakan simbol entity.
Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan
31
Gambar 4.13 Entity Relationship Diagram Conceptual Data Model
Sedang pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat dijelaskan struktur
database secara lengkap beserta nama field serta primary key dan foreign key.
Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram Physical Data Model Relation_110
IDLA PORA N = IDLAPORA N
4.4Struktur Database
Adapun struktur database yang digunakan dengan menggunakan sistem
database Microsoft SQL Server 2005 dalam aplikasi ini adalah:
4.4.1 Tabel Data Rekanan
Fungsi : Menyimpan data anggota rekanan/kontraktor
Primary Key : IdVendor
Tabel 4.1 Data Rekanan
No Nama Field
4.4.2 Tabel Ijin Kerja
Fungsi : Menyimpan data ijin kerja kontraktor
Primary Key : NoSurat
Tabel 4.2 Ijin Kerja
33
6 Dasar Permohonan Varchar 100 Dasar Ijin Kerja
7 LokasiKerja Varchar 100 Lokasi Pekerjaa
8 UraianKerja Varchar 100 Uraian Pekerjaan
9 Area Varchar 100 Wilayah Kerja
10 LasPotong Varchar 100 Pengelasan
11 TenagaListrik Varchar 100 Sumber Listrik
12 Bahaya Varchar 100 Resiko Kerja
21 KerjaTutup Integer - Ijin Ruang Tertutup
No Nama Field
24 Keterangan Varchar 50 Keterangan Pekerjaan
4.4.3 Tabel Perpanjangan Ijin Kerja
Fungsi : Menyimpan history perpanjangan ijin kerja
Primary Key : -
Tabel 4.3 Perpanjangan Ijin Kerja
No Nama Field
Tipe
Data
Lebar
Field Keterangan
1 No_Surat Varchar 50 Nomor Perpanjangan
2 Ke Varchar 10 Jumlah Perpanjangan
3 Tgl Date - Tanggal Selesai
4 Waktu Time - Waktu Selesai
4.4.4 Tabel Ijin Lembur
Fungsi : Menyimpan data ijin lembur kontraktor
Primary Key : NoIjinLembur
Tabel 4.4 Data Ijin Lembur
No Nama Field
Tipe
Data
Lebar
Field Keterangan
1 NoIjinLembur Varchar 50 Nomor Ijin Lembur
35
3 JumlahTenaga Varchar 50 Jumlah Tenaga Kerja
4 Keperluan Varchar 100 Nama Pekerjaan
5 Lokasi Varchar 100 Tempat Kerja
4.4.5 Tabel Laporan Pekerjaan
Fungsi : Menyimpan hasil laporan dalam periode tertentu.
Primary Key : IdLaporan
Tabel 4.5 Data Laporan Pekerjaan
No Nama Field
4.5Desain Sistem
Desain sistem aplikasi ini berbasis desktop yang terdiri dari dua user
level, yaitu sebagai administrator (Ast. Adm. dan Perencaan & Pengawas LJP)
dan operator (Anggota Fungsi LJP yang lain). Pada level admin semua menu
dalam aplikasi dapat dijalankan, sedangkan untuk level operator tidak dapat
melakukan maintenance data master.
4.5.1 Desain Form Login
Gambar 4.15 Desain Form Login
4.5.2 Desain Form Utama
37
4.5.3 Desain Form Master Pengguna
Gambar 4.17 Desain Form Master Pengguna
4.5.4 Desain Form Master Rekanan
4.5.5 Desain Form Perpanjangan Ijin Kerja
Gambar 4.19 Desain Form Perpanjangan
4.5.6 Desain Form Ijin Kerja
39
4.5.7 Desain Form Ijin Lembur
Gambar 4.21 Desain Ijin Lembur
4.6Implementasi Sistem
4.6.1 Tekonologi yang Dibutuhkan
A. Hardware
Rekomendasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan
aplikasi ini adalah sebagai berikut :
2. Disarankan 256 megabytes (MB) Minimal 128 megabytes (MB), maksimal 4
gigabytes (GB) RAM).
3. Kapasitas bebas pada hard disk adalah 500 megabytes (MB).
4. VGA Monitor.
5. Keyboard.
6. Mouse atau device yang kompatibel.
7. Drive CD – ROM atau DVD.
B. Software
Adapun beberapa perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan
Sistem Informasi Ijin Kerja Kontraktor ini adalah sebagai berikut :
1. Windows XP Professional Edition.
2. Microsoft SQL Server 2005.
3. Microsoft Visual Studio 2005
4.6.2 Cara Instalasi
Informasi proses Install program "Ijin Kerja Kontraktor", sudah termasuk
setting program, nama administrator, password administrator, dan database
menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Proses tersebut akan mengcopy file ke
dalam hard disk, mengecek hardware, dan mengkonfigurasi instalasi. Restart dulu
komputer supaya lebih optimal hasil instalasi. Proses – prosesnya adalah sebagai
41
1 Start komputer dengan running menggunakan sistem operasi saat ini
(Windows XP Professional, Windows Vista, Windows 7), kemudian
masukkan CD program "Ijin Kerja Kontraktor" ke dalam drive CD-ROM.
2 Jika Windows automatis mendeteksi CD, klik Install program. Proses Setup
program akan tampil. Jika Windows tidak automatis mendeteksi CD, klik Start
kemudian klik Run. Ketikkan alamat untuk file setup, arahkan ke 'D' jika
alamat drive CD-ROM: D:\setup.exe
3 Tekan ENTER.
4 Jika menganjurkan untuk memilih tipe instalasi, pilih New Installation
kemudian klik Next.
5 Ikuti instruksi yang nampak pada sistem.
4.6.3 Menjalankan Program
Pada program Sistem Informasi Penerbitan Ijin Kerja Kontraktor ini yang
terdiri dari dua user level, yaitu sebagai administrator (Ast. Adm. dan Perencaan
& Pengawas LJP) dan operator (Anggota Fungsi LJP yang lain). Pada level admin
semua menu dalam aplikasi dapat dijalankan, sedangkan untuk level operator
tidak dapat melakukan maintenance data master.
4.6.3.1 Form Login
Form Login merupakan yang digunakan pada saat pertama kali aplikasi
dijalankan yang berisikan inputan nama dan password user dimana terdapat dua
user level untuk menjalankan aplikasi.
4.6.3.2 Form Utama
Gambar 4.23 Form Utama
Form Utama merupakan form yang tampil setelah user melakukan login.
43
4.6.3.3 Form Master Pengguna
Gambar 4.24 Form Master Pengguna
Form Master Pengguna merupakan form untuk maintenance user yang
akan menggunakan aplikasi. Pada form ini terdapat level user yang digunakan
untuk membedakan antara administrator dengan operator biasa.
4.6.3.4 Form Master Rekanan/Kontraktor
Form Rekanan merupakan Form yang digunakan untuk maintenance data
rekanan atau kontraktor yang bekerja di Terminal BBM Surabaya Group. Pada
form ini berisikan infomasi tentang kontraktor seperti nomor vendor, nama
perusahaan, alamat, bidang pekerjaan, nomor NPWP, dan nama pimpinan.
4.6.3.5 Form Master Dasar Permohonan
Gambar 4.26 Form Master Dasar Permohonan
Form Master Dasar Permohonan merupakan form yang digunakan untuk
menginputkan dasar permohonan untuk mendapatkan ijin pekerjaan. Form ini
yang menjadi dasar bagi setiap kontraktor yang akan melakukan pekerjaan di
45
4.6.3.6 Form Ijin Kerja
Gambar 4.27 Form Ijin Kerja
Form Ijin Kerja merupakan form yang digunakan untuk membuat surat
ijin kerja bagi setiap kontraktor yang akan melakukan pekerjaan. Pada form ini lah
waktu pelaksanaan dan jenis ijin kerja ditentukan oleh bagian LJP, selain itu form
ini jg berisikan informasi detail mengenai pekerjaan yang akan dilakukan. Form
4.6.3.7 Form Ijin Lembur
Gambar 4.28 Form Anggota
Form Ijin Lembur merupakan yang digunakan untuk menerbitkan ijin
lembur atau dasar kontraktor untuk melakukan pekerjaan lembur. Form ini
berisikan informasi mengenai rekanan, waktu pelaksanaan, serta jumlah tenaga
47
4.6.3.8 Form Perpanjangan
Gambar 4.29 Form Perpanjangan Kontrak
Form Perpanjangan Kontrak digunakan untuk memperpanjang masa
berlaku ijin kerjanya kontraktor yang telah habis. Form ini berisi informasi history
perpanjangan ijin kerja.
4.6.3.9 Form Laporan
Form Laporan merupakan form yang digunakan untuk membuat laporan
mengenai ijin kerja dalam periode tertentu yang berisikan history tentang
pekerjaan, yang nantinya digunakan sebagai bahan evaluasi pimpinan perusahaan.
Selain itu form ini jg mencatat history tentang perpanjangan ataupun penambahan
pekerjaan yang dilakukan oleh setiap kontraktor.
4.6.3.9.1 Laporan Pekerjaan
Gambar 4.31 Laporan Pekerjaan
4.6.3.9.2 Laporan Perpanjangan Pekerjaan
49
BAB V
PENUTUP
5.1Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari penelitian dan observasi langsung pada PT.
Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group ini, maka dapat disimpulkan
bahwa aplikasi ini membantu fungsi Layanan Jasa Pemeliharaan (LJP) khususnya
bagian Ast. Adm. dan Perencanaan dalam melakukan penerbitan dan pengolahan
data ijin kerja kontraktor, yaitu :
1. Membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat.
2. Membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update mengenai suatu
pekerjaan.
Pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group
penggunaan sistem informasi ijin kerja terkomputerisasi sangatlah tepat karena
mengingat banyaknya data pekerjaan dan data kontraktor yang harus diolah
sehingga mendapatkan informasi data yang diperlukan oleh pihak perusahaan.
5.2Saran
Jika sistem informasi penerbitan ijin kerja kontraktor digunakan pada PT.
Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group, diharapkan setiap adanya
perubahan dalam ijin kerja ataupun data kontraktor agar segera di lakukan update
data sehingga database selalu tepat dan akurat. Selain itu diharapkan juga sistem
informasi ini dapat terintergasi dengan fungsi lain yang terkait dengan proses
DAFTAR PUSTAKA
Clive Gray, dkk., 1986, Pengantar Evaluasi Proyek, PT Gramedia, Jakarta.
Harnanto Erry Tjanjur, 1999, Perencanaan dan Pembuatan Program
Penjadwalan Proyek, Stikom, Surabaya.
Jogiyanto, H.M., 1993, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Kendall & Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem.Jakarta: PT. Indeks
Kelompok Gramedia.
Nugroho P., Natan dan Sutjipto, 1985, Manajemen Proyek Konstruksi 1, Kartika
Yudha.
Nugroho P., Natan dan Sutjipto, 1985, Manajemen Proyek Konstruksi 2, Kartika
Yudha.
Sutabri Tata, 2003, Analisa Sistem Informasi, PT Gramedia, Jakarta.
Setiawan Wahyu, 1999, Pengendalian Biaya Proyek Terhadap Rencana
