DAMPAK IMPLEMENTASI ERP DALAM PERBAIKAN SISTEM DISTRIBUSI PADA PT SEMEN GRESIK
FUAT AMIN1 , HERMANSYAH WAHID2 , M.DERI HEGAR3 , M.HABIB SAGALA4 , RAIHAN MAHDY5
Administrasi Bisnis, Fakultas Komunikasi dan Bisnis, Universitas Telkom [email protected]
ABSTRAK
Penelitian ini memaparkan mengenai ERP dan pentingnya bagi perusahaan serta pengimplementasiannya pada PT Semen Gresik. Adapun dalam penelitian ini penulis memberikan keuntungan dan kekurangan dari menggunakan ERP. Hasil yang didapat dalam pengimplementasian ERP terhadap PT Semen Gresik yaitu sistem distribusi yang semakin baik dibandingkan sebelum menggunakan ERP serta keuntungan lain yand didapat oleh PT Semen Gresik seperti peningkatan penjualan.
Kata kunci : ERP, Sistem Distribusi, Semen Gresik
1. PENDAHULUAN
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang berbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.
Seiring dengan Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, maka perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis. Namun pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
PT Semen Gresik bergerak di industri semen dan memiliki distributor yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia. Sistem distribusi semen dari pabrik Tuban ke distributor di Jawa Barat pada PT Semen Gresik dimulai dari proses produksi semen di Tuban. Setelah itu semen hasil produksi pabrik Tuban dikemas dan dikirim ke gudang penyangga di Jawa Barat. kemudian dari gudang penyangga di Jawa Barat semen akan dikirim ke distributor-distributor yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia.
Sebelumnya gudang peyangga PT Semen Gresik beroperasi tanpa mengintegrasikan sistem informasinya. Kesalahan penempatan (assignment) gudang penyangga pada tiap fasilitas dalam sistem dapat menyebabkan inefisiensi pada sistem distribusi. Oleh karena itu, memperbaiki kinerja dalam pendistribusian produk ini merupakan salah satu jalan yang harus ditempuh
Dalam hal ini, PT semen gresik dapat mengimplementasikan teknologi entreprise resources planning (ERP). Melalui ERP, fungsi-fungsi bisnis dalam PT Semen Grsik yang masih terdiri dari aktivitas-aktivitas yang individual dengan lokasi kerja yang terpisah satu dengan yang lain dapat diintegrasikan secara real time. Dengan demikian, waktu yang dibutuhkan untuk mengkoordinasikan data antara fungsi bisnis dapat menjadi lebih singkat (efisiensi), karena kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dalam mengkomunikasikan data antar lokasi kerja dapat dikurangi. Data dan seluruh informasi dapat diintegrasikan ke pusat penyimpanan data sehingga dapat dengan mudah diakses oleh user yang membutuhkan. Sehingga, PT Semen Gresik dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan sistem informasi, menyederhanakan dan mengintegrasikan proses distribusi serta dapat memperbaiki pengambilan keputusan oleh manajemen.
2. LANDASAN TEORI
informasi yang diperlukan dalam menjalankan operasional perusahaan secara real time. ERP juga berfungsi sebagai pengawasan dan penyedia informasi yang transparan dalam meningkatkan pelayanan kepada customer dan meningkatkan persaingan pasar yang selalu berubah.
Kelebihan dalam penggunaan ERP yaitu :
Adanya integrasi data keuangan yang dapat memudahkan pihak top management dalam mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Terjadinya standarisasi proses operasi melalui penerapan best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Terjadinya standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan yang sangat berfungsi untuk perusahaan besar dengan banyak unit bisnis yang berbeda-beda untuk kecepatan perolehan informasi dan menghindari redudansi data.
Kekurangan dalam penggunaan ERP yaitu kemungkinan terjadinya ketidak konsistenan data sebagai akibat sistem tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan.
3. HASIL dan PEMBAHASAN
Cara kerja ERP dalam Perbaikan Sistem Distribusi PT Semen Gresik
Untuk melakukan perbaikan terhadap sistem distribusi, Tim IT Grup Semen Gresik melakukan tahap internalisasi pada distributor di tiap daerah untuk menghubungkan distributor di berbagai lokasi dengan PT Semen Gresik dalam memperbaiki kesalahan penempatan distributor pada tiap fasilitas dalam sistem agar dapat menghasilkan efisiensi. Hal yang perlu diperhatikan Tim IT Grup Semen Gresik untuk memfasilitasi distributor adalah:
Leased line
Leased line menggunakan teknologi VSAT (Gambar 1), frame relay, maupun dial up. Sementara, database ERP tersentralisasi di Gresik dapat diakses oleh gudang penyangga di daerah Jawa Barat, Jawa Tengah, D.I Yogyakarta, dan Bali, yang membutuhkan informasi secara real time. Guna menjamin tingkat ketersediaan akses yang tinggi, disediakan redundant server dan jaringan khusus untuk proses-proses tertentu.
Gambar 1 Arsitektur jaringan VSAT PC Bermodem
Dengan menggunakan PC bermodem, mereka tinggal melakukan dial-up ke fasilitas komputer di gudang Semen Gresik yang tersebar di dua puluh enam lokasi untuk mengkomunikasikan data dan informasi.
Dalam prakteknya, terdapat tiga level untuk tujuan keamanan yang harus dilewati.
Tiap gudang tersebut dilengkapi fasilitas virtual private network (Gambar 2)). Virtual private network (VPN) adalah jaringan pribadi yang menggunakan medium nonpribadi (internet) untuk menghubungkan antar remote-site secara aman.
User yang akan mengakses ke jaringan, harus memasukkan password terlebih dulu untuk masuk ke dalam aplikasi.
Dalam aplikasi User ID dan password, user akan diminta untuk dimasukkan lagi. User ID dan password-nya.
Gambar 2 Jaringan virtual private network (VPN)
Hasil Implementasi ERP pada PT Semen Gresik
[image:4.595.189.428.505.676.2]Efisiensi proses distribusi dapat dilihat dari kemampuan berbagai distributor di PT Semen Gresik untuk melakukan aktivitas-aktivitas dalam proses distribusi terhadap pemenuhan pemesanan secara cepat dan tepat.
Berkurangnya keluhan dari para user.
Dengan sistem informasi yang terintegrasi, komunikasi data dan informasi yang sering menimbulkan kesalahpahaman dan tidak akurat atau terlambat menjadi lebih cepat, sebab data dapat diperoleh pada satu database yang sama dan real time.
Meningkatnya produktivitas user.
Melalui implementasi ERP, user dapat melakukan pekerjaan dan tugas mereka dengan nyaman dan tidak rumit, sehingga mereka dapat menyelesaikan satu perkerjaan dengan tepat waktu atau kurang dari waktu yang telah ditentukan, sehingga mereka dapat mengerjakan tugas lainnya
Meningkatnya penjualan semen pada PT Semen Gresik
Dengan mengimplementasikan ERP, PT Semen Gresik dapat memenuhi pemesanan semen dari mitra bisnisnya seperti distributor secara cepat, karena PT Semen Gresik telah memfasilitasi mereka dengan teknologi yang dapat menghubungkan proses-proses mereka lakukan
Menciptakan akuntabilitas dan pengendalian yang ketat dalam menjalankan operasi distribusi.
Kedua hal ini dapat diwujudkan dengan adanya tiga level keamanan yang dipraktekkan dalam PT Semen Gresik ketika user akan mengakses data pada sistem ERP.
Manajemen dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.
Dengan sistem informasi yang terintegrasi, laporan dapat dihasilkan dengan tepat waktu, selain itu informasi laporan yang dihasilkan terjamin keakuratannya, sehingga manajemen dapat melakukan pengambilan keputusan yang terbaik.
4. KESIMPULAN
ERP merupakan salah satu inovasi yang dikembangkan PT Semen Gresik dalam bidang teknologi. Penggunaan ERP ini membuat PT Semen Gresik bisa memperbaiki sistem distribusi yang selama ini menimbulkan kesalahan dalam penempatan produk. Selain memperbaiki sistem distribusi, ERP ini medatangkan keuntungan bagi perusahaan tersebut seperti berkurangnya keluhan dari para user, meningkatnya produktivitas user,manajemen dapat mengambil keputusan dengan lebih baik, peningkatan penjualan serta Menciptakan akuntabilitas dan pengendalian yang ketat dalam menjalankan operasi distribusi.
DAFTAR PUSTAKA
Husada Tarigan Zeplin Jiwa.2005. Perancangan Penjualan dan Perencanaan Produksi yang Terintegrasi dengan Menerapkan Teknologi Enterprise Resource Planning. Jurnal Teknik Industri, Vol. 7, No. 2.
Made Karmawan I Gusti.2013.Dampak Implementasi ERP dalam Perbaikan Sistem Distribusi pada PT Semen Gresik.Comtecg Vol. 4, No 2.
Prichayatun, dkk.2005. Pengaruh Sistem Komputer terhadap Produktivitas Sistem Enterprise Resource Planning pada PT Adhisakti Solusi Komputindo. Laporan Teknis Berkala Teknik Komputer, Vol. 13, No. 1.
www.jayakarta.ac.id/jurnal/JURNAL%20ERP_IT%202013-Verdi%20Yasin.pdf. [06 September
