1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam sebuah instansi atau perusahaan memiliki sistem kerja, adapun sistem kerja tersebut tidaklah mungkin sempurna secara keseluruhan, oleh karena itu dalam pelaksanaan kerja praktek ini mahasiswa akan mencoba untuk mengamati dan meneliti sistem kerja tersebut, apakah sesuai dengan teori yang ada atau tidak dan mengapa sistem tersebut digunakan oleh sebuah instansi.
PT. Sanbe Farma merupakan perusahaan produsen farmasi terbesar di Indonesia yang memiliki tugas pokok yaitu mengolah, membuat dan memasarkan produk-produk farmasi keseluruh Indonesia dan luar negeri. Peranan industri farmasi tidak terlepas dari bagian keamanan atau bagian sekuriti yang didalamnya terdapat subsistem yaitu pos penjagaan yang selalu memeriksa segala kepentingan pengunjung. Dalam memenuhi setiap tugasnya, para pegawai sekuriti dibekali dengan sebuah catatan daftar kepentingan pengunjung yang berfungsi sebagai informasi data pengunjung, proses ini belum efektif dan terkadang prosesnya rumit.
Dengan sebuah Analisis Sistem, maka proses yang dilakukan secara manualisasi dapat dirubah dengan menggunakan proses komputerisasi, ini dapat dilakukan dengan menggunakan “Analisis Prosedur Pengolahan Data Visitor di PT. Sanbe Farma” dengan efisiensi waktu yang lebih baik, lebih akurat, tepat waktu dan pegawai sekuriti akan merasa lebih mudah dan cepat dalam mengerjakan pekerjaannya.
sedikit waktu dan banyak keuntungan. Dengan menggunakan teknologi informasi tentunya sistem yang digunakan akan jauh lebih cepat dan berkualitas.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Sebagai tindak lanjut dari permasalahan yang ada di atas dapat diidentifikasikan masalah yang ada di perusahaan ini sebagai berikut :
Rumitnya proses pemeriksaaan keamanan di bagian pos sekuriti yang masih menggunakan cara manualisasi untuk proses pendataan barang bawaan pengunjung.
Berdasarkan identifikasi permasalahan diatas maka penulis dapat merumuskan permasalahan yang harus diselesaikan sebagai berikut :
1. Bagaimana Menganalisis Sistem Visitor di PT. Sanbe Farma.
2. Apakah dengan adanya Pengolahan Data Visitor ini akan dapat mempermudah proses pemeriksaan keamanan pengunjung.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan ini adalah :
1. Sebagai sarana pengaplikasian ilmu yang didapatkan dari perkuliahan terhadap dunia kerja.
2. Sebagai salah satu persyaratan akademis pada Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.
3. Untuk melihat dan mengetahui secara lebih dekat kondisi kerja dan sistem kerja yang ada dalam sebuah instansi perusahaan.
4. Sebagai langkah awal untuk menghadapi dunia kerja.
3
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah :
1. Menganalisis Prosedur Pengolahan Data Visitor pada perusahaan tersebut. 2. Mengusulkan & memperbaiki ”Prosedur Pengolahan Data Visitor”
yang dapat mempermudah pegawai sekuirti dalam melakukan proses pendataan pengunjung di PT. Sanbe Farma.
3. Agar proses pendataan pengunjung dapat dilakukan dengan mudah, cepat dengan efisiensi waktu yang tepat.
1.4. Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak keluar dari permasalahan yang ingin disampaikan oleh penulis, maka penulis membuat suatu batasan masalah yaitu :
1. Dalam penulisan ini penulis tidak membahas tentang hal-hal yang menyangkut farmasi.
2. Penulis hanya membahas subsistem pada keamanan atau sekuriti di pos jaga utama.
3. Penulis tidak membuat perangkat lunak atau software aplikasi untuk Pengolahan Data Visitor.
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Kerja Praktek bertempat di PT. Sanbe Farma yang beralamat di Jl. Taman Sari 10 Bandung. Pelaksanaan Kerja Praktek dilakukan selama 1(satu) bulan mulai tanggal 01 April 2009 sampai dengan 30 April 2009, dengan waktu kerja dimulai dari hari Senin sampai dengan hari Jum’at, pukul 07.00 sampai dengan pukul 16.00 WIB.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
April 2009 No Aktivitas
Minggu ke-1 Minggu ke-2 Minggu ke-3 Minggu ke-4 1. Pengumpulan
Data
2. Analisis Prosedur 3. Pengusulan
5
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam melakukan analisis terhadap permasalahan dan perancangan perangkat lunak, diperlukan pemahaman-pemahaman terhadap sejumlah teori yang mendukung terhadap permasalahan yang ada. Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dan dasar teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas sebagai dasar pemahaman dalam mengimplementasikan konsep-konsep tersebut kedalam semua kegiatan pengembangan sistem.
2.1. Pengertian Sistem
Sistem terdiri dari alat masukan dan alat keluaran dimana dalam pengoperasiannya terdiri dari perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Input), proses (Process), dan keluaran (Output) pengertian sistem itu sangat banyak dan bermacam-macam disesuaikan dengan pendekatan dalam mendefinisikan sistem itu sendiri. Suatu sistem merupakan jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Definisi sistem menurut [Jog99] “sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
2.1.1. Elemen Sistem
2.1.2. Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem menurut [Jog99] adalah untuk mencapai tujuannya, suatu sistem harus memiliki sifat-sifat tertentu atau suatu karakteristik seperti berikut:
1. Komponen (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah componen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.
2. Batas sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Adalah segala sesuatu yang berada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem baik itu yang bersifat merugikan ataupun menguntungkan.
4. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain.
5. Masukan (Input)
Adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (Maintenance Input) dan masukan sinyal (Signal Input).
6. Keluaran (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (Process)
7
8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal), jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan yang jelas, maka semua operasi sistem tidak ada gunanya.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Klasifikasi sistem menurut [Jog99] adalah sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak dan Sistem Fisik a. Sistem Abstrak
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik.
b.Sistem Fisik
Sistem Fisik adalah suatu sistem dari unsur-unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dimana sistem-sistem tersebut lebih sekedar kerangka–kerangka konsep belaka.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka a.Sistem Tertutup
Sistem Tertutup adalah suatu sistem tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar.
b.Sistem Terbuka
Sistem Terbuka adalah suatu sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah dan sistem Buatan Manusia a.Sistem Alamiah
b.Sistem Buatan Manusia
Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu a. Sistem Tertentu
Sistem Tertentu adalah beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
b. Sistem Tak Tentu
Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
2.2. Pengertian Informasi
9
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Pengolahan data meliputi pengumpulan data, pencatatan data, penganalisaan data, penyimpanan data dan penyaluran data kepada pemakai berbentuk informasi yang dibutuhkan oleh pemakai. Informasi sering dikaitkan dengan arti data, Namun arti dari masing-masing kata itu berbeda, akan tetapi sering terjadi kesalah pahaman dalam mengartikan apa informasi dan apa itu data. Data merupakan bahan mentah dari informasi sedangkan informasi adalah hasil dari data yang telah diolah dan mempunyai nilai guna bagi para pengambil keputusan. Definisi data menurut [Jog99] “data adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan”. Sedangkan definisi informasi menurut [Jog99] “informasi adalah hasil dari pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”.
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
2.4.1. Flow Map
Flowmap/block chart merupakan bagan alir dokumen yang menggambarkan tentang gerakan dokumen yang dipakai dalam suatu sistem. Bagan tersebut menunjukan tentang dokumen apa saja yang bergerak di dalam suatu sistem, dan setiap kali dokumen tesebut sampai atau melalui suatu bagian tertentu akan dapat dilihat perlakuan apa saja yang telah diberikan terhadap dokumen tersebut.
2.4.2. Diagram Konteks
terlibat dalam suatu sistem arus data yang masuk ke dalam sistem dan luar sistem digambarkan dengan jelas.
Diagram konteks meliputi beberapa sistem antara lain:
1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).
2. Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus di proses dengan cara tertentu.
3. Data keluar, data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar.
4. Penyimpanan data (storage), digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator.
5. Batasan (boundary), antara sistem dengan lingkungan luar.
2.4.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah sebuah alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
2.4.4. Kamus Data
11
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Berdasarkan data dari PT. Sanbe Farma, Tinjauan Umum Perusahaan adalah sebagai berikut :
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Sanbe Farma secara resmi didirikan pada tanggal 28 Juni 1975 oleh Drs. Jahja Santoso, Apt. Pabrik pertama di Jl. Kejaksaan no.35 Bandung, mulai melakukan produksi sebagai industri rumah tangga (home industries) dengan jumlah karyawan hanya 3 orang. Produk pertama diproduksi adalah Kapsul Colsancetine.
Pada tahun 1980 PT. Sanbe Farma berpindah lokasi ke Jl. Industri 1 no.9 cimahi. Bangunan ini dikenal dengan PT. Sanbe Farma Unit I yang memproduksi produk non penisilin, non sefalosporin, hormone dan obat hewan (veterinary).
Pada tahun 1996 bangunan PT. Sanbe Farma unit II didirikan untuk memenuhi tuntutan produksi yang semakin besar dan sesuai dengan CPOB,
dimana bangunan untuk produk penisili dan safalosporon harus diproduksi di bangunan terpisah. Unit II khusus memproduksi produk beta laktam dan sefalosforin dengan berbagai macam bentuk sediaan.
Tahun 2003 bangunan Gedung obat jadi (Finished Good Warehouse) didirikan untuk menyimpan obat dari semua unit gedung PT. Sanbe Farma.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
PT. Sanbe Farma yang bermotokan ”Where Quality Counts”, terus menerus meningkatkan nilai lebih tinggi bagi konsumen dalam hal kualitas dan ketersediaan obat.
a. Visi Perusahaan
Visi PT. Sanbe Farma adalah perusahaan berbasis inovatif dan teknologi sejalan dengan perkembangan sains dan teknologi dunia.
b. Misi Perusahaan
Misi PT. Sanbe Farma adalah menjadi perusahaan farmasi yang terunggul dalam inovasi ilmu pengetahuan dan teknologi farmasi serta medis.
3.2. Struktur Organisasi
13
Divisi Keuangan Divisi Logistik dan Pemeliharaan
dan Pemerintahan Divisi PelayananJasa Bagian Penjualan
PT. SANBE FARMA PHARMACEUTICAL MANUFACTURER
Gambar 3.1
3.3. Deskripsi Kerja
Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka dapat diuraikan mengenai fungsi dan tugas masing-masing bagian. Berikut adalah fungsi dan tugas dari masing-masing bagian yang terlibat pada PT. Sanbe Farma :
1. Direktur Utama
Tugas dan fungsi dari Direktur Utama, yaitu:
a) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap seluruh kegiatan perusahaan.
b) Membentuk susunan organisasi dan menunjuk karyawan.
c) Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi hasil usaha dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.
d) Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
e) Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut kebijaksanaan pengembangan perusahaan dan kebijaksanaan yang bersifat umum.
2. Quality Assurance
Tugas dan fungsi dari Quality Assurance, yaitu:
a) Mengusulkan pelatihan-pelatihan sistem manajemen mutu.
b) Mengkoordinir penyusunan dokumen sistem mutu.
c) Meninjau seluruh dokumen sistem mutu.
15
e) Meninjau dokumen sistem mutu minimal 1 tahun sekali dan merencanakan penyempurnaan secara bertahap.
f) Mengusulkan jadwal rapat tinjauan manajemen kepada Kepala Direktur menetapkan agenda-agenda rapat dan bertindak sebagai notulis pada rapat tinjauan manajemen.
g) Menyusun jadwal audit mutu internal dan mengatur penugasan tim audit (audit mutu internal dilaksanakan minimal 6 bulan sekali atau lebih sering sesuai dengan tipe aktivitas yang harus diaudit dan dengan mempertimbangkan hasil audit sebelumnya).
h) Menganalisis rangkuman hasil audit dan melakukan tindak lanjut agar pada periode audit berikutnya dicapai implementasi sistem yang lebih efektif.
i) Menganalisis rangkuman dari hasil pengukuran quality objective dari seluruh unit kerja dan mengusulkan tindakan perbaikan dan pencegahan.
j) Melakukan tindak lanjut terhadap hasil audit oleh lembaga sertifikasi sistem mutu setiap 6 bulan.
3. Divisi Sumber Daya Manusia
Tugas dan fungsi dari Divisi Sumber Daya Manusia, yaitu:
a) Mengkoordinasikan perumusan perencanaan dan pemberdayaan pegawai (man power planning), sesuai kebutuhan Perusahaan.
b) Mengkoordinasikan perumusan sistem pengadaan, penempatan dan pengembangan pegawai.
d) Menyelenggarakan Sistem Informasi SDM dalam suatu database kepegawaian.
e) Melakukan kajian dan evaluasi terhadap efektifitas program dan kontribusi peraturan bagi perkembangan Perusahaan.
f) Mengevaluasi Hasil penilaian kinerja seluruh Pegawai yang telah dilaksanakan bersama para atasan langsung.
g) Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan dan kebersihan gedung, halaman, taman, dan lapangan parkir kantor pusat serta kantor Divisi Keamanan.
h) Menyelenggarakan kebijakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan.
i) Menyelenggarakan administrasi, penempatan, penyimpanan dan penggunaan peralatan, inventaris, fasilitas kantor.
j) Menyediakan perlengkapan dan peralatan kerja yang diperlukan kantor pusat dan atau perusahaan (komputer, kendaraan dinas, kendaraan operasional).
4. Bagian Sekretariat
Tugas dan fungsi dari Bagian Sekretariat, yaitu:
a) Pelaksanaan koordinasi perencanaan program, anggaran dan laporan perusahaan.
b) Pelaksanaan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan.
c) Pengelolaan administrasi kepegawaian.
d) Pengelolaan surat menyurat, dokumentasi, rumah tangga perusahaan, kearsipan dan perpustakaan.
17
f) Pelaksanaan hubungan masyarakat dan keprotokolan.
g) Pengelolaan survey kesehatan daerah skala kota.
h) Penyelenggaraan bimbingan dan pengendalian operasionalisasi bidang kesehatan.
i) Pelaksanaan administrasi perizinan/rekomendasi.
5. Bagian Umum dan Humas
Tugas dan fungsi dari Bagian Umum dan Humas, yaitu:
a) Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi, dan tata laksana.
b) Pelaksanaan urusan tata usaha, perusahaan dan perlengkapan.
c) Pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan hubungan antar lembaga.
6. Satuan Pengawasan Intern
Tugas dan fungsi dari Satuan Pengawasan Intern yaitu:
a) Menjabarkan visi dan misi perusahaan kedalam konsep audit internal dan pengawasan manajemen pada tingkat korporasi.
b) Mengendalikan kegiatan pemeriksaan internal agar mencapai sasaran dan sesuai dengan Standar Profesi Audit Internal.
c) Melakukan review atas kebijakan Perusahaan sebagai akibat
perubahan lingkungan dan mengusulkan perbaikan kebijakan yang dinilai tidak serasi lagi dengan pola kerja perusahaan.
e) Memberikan peringatan dini / awal kepada Direktur Utama atas potensi masalah yang mungkin akan timbul akibat tidak dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
f) Membina hubungan dengan Instansi dari Luar Perusahaan agar diperoleh informasi lebih dini tentang perkembangan Internal Audit Standard yang berlaku.
7. Manajer Keuangan
Tugas dan fungsi dari Manajer Keuangan, yaitu:
a) Mengurus keuangan dalam perusahaan.
b) Mengeluarkan dana untuk keperluan perusahaan.
c) Memeriksa laporan tahunan anggaran keuangan perusahaan.
d) Melaksanakan kegiatan dan pengawasan administrasi dan keuangan.
e) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan pengembangan personil secara profesional.
f) Melakukan evaluasi secara berkala terhadap pekerjaan setiap bagian bidang usaha yang dipimpin.
g) Melaporkan kegiatan dan hasil kerja secara berkala dan
memberikan usul kepada pihak terkait.
8. Manajer Pemasaran
Tugas dan fungsi dari Manajer Pemasaran, yaitu:
19
b) Menghimpun dan mengolah data tentang banyaknya konsumen perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
c) Melaporkan kegiatan dan hasil kerja secara berkala dan memberikan usul kepada pihak yang terkait.
9. Manajer Produksi
Tugas dan fungsi dari Manajer Produksi, yaitu:
a) Membuat rencana kegiatan produksi sesuai dengan informasi dari Manajer Pemasaran.
b) Melakukan evaluasi secara berkala terhadap hasil pekerjaan.
10.Kepala Bagian Sekuriti
Tugas dan fungsi dari Kepala Bagian Sekuriti, yaitu:
a) Menjaga dan Mengawasi seluruh keamanan diperusahaan
b) memberi perintah kepada pegawai sekuriti
c) menerima laporan keamanan dari pegawai sekuriti dibawahnya
11.Pegawai Bagian Sekuriti
Tugas dan fungsi dari Pegawai Bagian Sekuriti, yaitu:
a) Bertugas menjaga kemanan diperusahaan
b) Menerima perintah dari kepala keamanan
3.4. Analisis Sistem yang Berjalan
21
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem
Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas
bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk
dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang
dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada.
4.1.1. Analisis Dokumen
Dalam sistem keamanan pengunjung terdapat dokumen yang terkait dalam
prosedur pengolahan data visitor. Dokumen-dokumen tersebut dapat dianalisis
sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Kartu_Identitas_Pengunjung
Sumber : Pengunjung
Rangkap : 1
Fungsi : tanda pengenal pengunjung
Item Data : No_Ktp, Nama_Pengunjung, Alamat_Pengunjung,
Kepentingan_Pengunjung, Orang_Yang_Dicari
2. Nama Dokumen : Buku_Daftar_Pengunjung
Sumber : Pengunjung
Rangkap : 1
Fungsi : data pengunjung
Item Data : Tanggal_Berkunjung, No_Ktp,
Nama_Pengunjung, Alamat_Pengunjung,
Kepentingan_Pengunjung, Orang_Yang_Dicari,
Barang_Bawaan_Pengunjung,
Tanggal_Janji_Pengunjung.
Nomor_Kendaraan_Pengunjung.
3. Nama Dokumen : Surat_Pengantar_Pengunjung
Sumber : Pengunjung
Rangkap : 1
Fungsi : data pengunjung
Item Data : Tanggal_Berkunjung, Nama_Pengunjung,
Kepentingan_Pengunjung,
Orang_Yang_Dicari_Pengunjung.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur kerja yang terlibat dalam prosedur pengolahan data visitor di PT.
Sanbe Farma adalah sebagai berikut :
a) Pengunjung menyerahkan Kartu identitas atau KTP ke bagian penjaga
keamanan pos jaga atau sekuriti. Lalu penjaga keamanan mengisi
data-data kedalam buku daftar pengunjung.
b) Dari buku daftar pengunjung bagian penjaga keamanan membuat surat
pengantar pengunjung dengan menghasilkan 1 surat pengantar pengunjung
yang kemudian diserahkan kepada kepada pengunjung.
4.1.2.1. Flow Map
Model dari prosedur pengolahan data visitor pada PT. Sanbe Farma yang
berjalan dapat digambarkan dalam bentuk Flow Map seperti gambar 4.1 dibawah
23
Gambar 4.1
Flow map Prosedur Pengolahan Data Visitor yang sedang berjalan
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang
sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data
yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Diagram konteks digunakan juga
untuk mempresentasikan keseluruhan dari sistem. Diagram Konteks yang sedang
Gambar 4.2
Diagram Konteks Prosedur Pengolahan Data Visitor yang sedang berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD yang sedang berjalan seperti
gambar 4.3 dibawah ini:
Gambar 4.3
25
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari proses pengolahan data
visitor pada PT. Sanbe Farma yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi
sistem sebagai berikut :
Permasalahan Pemecahan
Proses pengolahan data visitor yang
masih menggunakan cara
manualisasi
Dibangunnya sistem informasi
pengolahan data visitor yang
berbasis komputerisasi
Tabel 4.1
Evaluasi pengolahan data visitor yang sedang Berjalan
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan
proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru, atau
memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat
memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memenfaatkan teknologi dan
fasilitas yang tersedia. Pada bab ini penyusun akan memberikan usulan yang
merupakan sistem informasi secara komputerisasi yang diharapkan akan
membantu dan mempermudah pekerjaan.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem.
2. Untuk Memudahkan Petugas Pos Jaga Keamanan atau sekuriti dalam
Menjalankan Sistem tersebut, dan
Untuk mencapai tujuan ini, analisis Prosedur harus dapat mencapai
sasaran- sasaran sebagai berikut :
1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
dipergunakan.
2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang
terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang
meliputi data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain
sebagainya.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur kerja yang diusulkan dalam pengolahan data visitor di PT. Sanbe
Farma adalah sebagai berikut :
1. Pengunjung memberikan kartu identitas ke pegawai sekuriti di pos jaga
sekuriti, lalu pegawai sekuriti menginput seluruh data-data pengunjung
yang diperlukan dan disimpan kedalam database sekuriti yang bisa diakses
kapanpun.
2. Dari hasil input data tersebut pegawai sekuriti mencetak surat pengantar
pengunjung yang akan diberikan kepada pengunjung.
3. Selain itu hasil input data pengunjung tadi dibuatkan laporan data
pengunjung yang setiap bulannya bulanan akan diserahkan kepada kepala
sekuriti yang menghasilkan 1 arsip.
4.2.2.1. Flow Map yang Diusulkan
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan
bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-
27
Gambar 4.4
Flow map Prosedur Pengolahan Data Visitor Yang Diusulkan
4.2.2.2. Diagram Konteks yang Diusulkan
Diagram kontek merupakan alat untuk struktur analisis, pendekatan
struktur ini untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan. Pada diagram
kontek ini sistem informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang akan dihasilkan.
Gambar 4.5
Diagram Konteks Prosedur Pengolahan Data Visitor Yang Diusulkan
4.2.2.3. Data Flow Diagram yang Diusulkan
Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logical. Diagram
biasanya digunakan sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-
proses yang saling terhubung satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan
menggunakan Data Flow Diagram adalah supaya lebih memudahkan pemakai
(user) yang kurang menguasai bidang komputer, untuk lebih mengerti sistem yang
akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Flow Diagram merupakan
sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi secara manual.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami di
dalam kegiatan prosedur pengolahan data khususnya pada Prosedur Pengolahan
29
Gambar 4.6
DFD Level 0 Prosedur Pengolahan Data Visitor Yang Diusulkan
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen-dokumen
sumber input dari sistem informasi sekuriti. Kamus data ini dapat digunakan
untuk membuat suatu program aplikasi.
Kamus data yang dipakai untuk membantu jalannya program adalah
sebagai berikut :
1. Kartu Identitas Pengunjung
Nama Arus Data : Kartu_Identitas_Pengunjung
Alias : -
Aliran Data : Pengunjung – Proses 1.1
Struktur Data : No_Kartu_Identitas_Pengunjung, Nama_Pengunjung,
2. Identitas Pengunjung
Nama Arus Data : Identitas_Pengunjung
Alias : -
Aliran Data : Proses 1.1 – Daftar Pengunjung
Struktur Data : No_Kartu_Identitas_Pengunjung, Nama_Pengunjung,
Alamat_Pengunjung.
3. Surat Pengantar Pengunjung
Nama Arus Data : Surat_Pengantar_Pengunjung
Alias : -
Aliran Data : Daftar Pengunjung – Proses 1.2
Struktur Data : Nama_Pengunjung,
Orang_yang_Ingin_Ditemui_Pengunjung,
Barang_Bawaan_Pengunjung,
Jenis_Kendaraan_Pengunjung,
Nomor_Kendaraan_Pengunjung.
4. Laporan Data Pengunjung
Nama Arus Data : Laporan_Data_Pengunjung
Alias : -
Aliran Data : Proses 1.3 – Kepala Sekuriti
Struktur Data : Tanggal_Berkunjung, No_Kartu_Identitas_Pengunjung
Nama_Pengunjung, Keperluan_Pengunjung,
Orang_yang_Ingin_Ditemui_Pengunjung,
Alamat_Pengunjung, Barang_Bawaan_Pengunjung,
Jenis_Kendaraan_Pengunjung,
31
4.2.3. Evaluasi terhadap Prosedur yang Diusulkan atau dirancang
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari prosedur pengolahan
data visitor di PT. Sanbe Farma yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi
sistem sebagai berikut :
Sistem yang sedang berjalan Sistem yang diusulkan
1. Proses input pengolahan
data pengunjung
menggunakan cara
manualisasi
2. Waktu yang digunakan
untuk kurang cepat dan
efisien
1. Proses input pengolahan data
pengunjung sudah
menggunakan cara
komputerisasi
2. Waktu yang digunakan lebih
cepat dan efisien
Tabel 4.2
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Dengan adanya Analisis Prosedur Pengolahan Data Visitor yang telah
dilakukan maka diharapkan dapat memperbaiki serta mempermudah kinerja
pegawai sekuriti di PT. Sanbe Farma Bandung khususnya didalam proses
Pengolahan Data Visitor di bagian pos jaga sekuriti.
5.2. Saran
Untuk menghasilkan suatu Analisis Prosedur yang lebih baik lagi, penulis
dapat menyarankan beberapa hal sebagai berikut :
1. Agar pada saat melakukan analisis sistem dilakukan dengan lebih teliti.
2. Proses perancangan dan implementasi sesuai dengan hasil analisis sistem
yang telah dilakukan sebelumnya.
3. Analisis Prosedur ini sangat sederhana, masih jauh dari kesempurnaan dan
masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mohon untuk
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ……….... i
KATA PENGANTAR ………. ii
DAFTAR ISI ………... v
DAFTAR TABEL ………... viii
DAFTAR GAMBAR ……….. ix
DAFTAR SIMBOL ……….... x
DAFTAR LAMPIRAN ……….. xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ………..………. 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ………..……….. 2
1.3. Maksud dan Tujuan ………..……….. 2
1.4. Batasan Masalah ……….………... 3
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ………..……. 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ………..………. 5
2.1.1. Elemen Sistem ……….………... 5
2.1.2. Karakteristik Sistem ……… 6
2.1.3. Klasifikasi Sistem ……….…..…… 7
2.2. Pengertian Informasi ……….….… 8
2.3. Pengertian Sistem Informasi ……….… 9
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ………. 9
2.4.1. Flow Map ……… 9
2.4.2. Diagram Konteks ……… 9
2.4.3. Data Flow Diagram ……… 10
2.4.4. Kamus Data ……… 10
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ……….…. 11
3.1.1. Sejarah Perusahaan ………. 11
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ……… 12
3.2. Struktur Organisasi ……… 12
3.3. Deskripsi Kerja ……….. 14
3.4. Analisis Sistem yang Berjalan ………... 20
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem ……….. 21
4.1.1. Analisis Dokumen ……….…. 21
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ……….…… 22
4.1.2.1. Flow Map ……….……… 22
4.1.2.2. Diagram Konteks ………. 23
4.1.2.3. Data Flow Diagram ……….. 24
vii
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ………...…… 25
4.2.Usulan Perancangan Sistem ……… 25
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ……… 25
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ……...……… 26
4.2.2.1. Flow Map yang Diusulkan ……….… 26
4.2.2.2. Diagram Konteks yang Diusulkan ………. 27
4.2.2.3. Data Flow Diagram yang Diusulkan ……. 28
4.2.2.4. Kamus Data ………. 29
4.2.3. Evaluasi terhadap Sistem yang Diusulkan/dirancang ……….….….…… 31
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ……… 32
5.2. Saran ……….. 32
Daftar Pustaka ………... 33
Lampiran-lampiran ………... 34
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
[1] [Jog99] Jogiyanto, MBA, Ph.D. Pengenalan Komputer, Dasar Ilmu
Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi
buatan. Yogyakarta. 1999.
Online :
ii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatu
Alhamdulillah, Segala puji dan syukur hanyalah milik Allah S.W.T. Ilahi
Rabbi yang dengan Kekuasaan dan limpahan Rahmat-Nya dan salawat serta salam
semoga tetap tercurah pada junjungan kita Nabi Muhammad S.A.W, akhirnya
penulis dapat menyelesaikan tugas Laporan hasil Kerja Praktek di PT. Sanbe
Farma yang dilaksanakan pada tanggal 01 April 2009 sampai tanggal 30 April
2009 dengan baik.
Penulisan Laporan Kerja Praktek yang berjudul “Analisis
Prosedur Pengolahan Data Visitor di PT. Sanbe Farma” ini diajukan guna
memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Diplomat Tiga (D-3) Manajemen Informatika Universitas Komputer
Informatika.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun laporan Kerja Praktek ini tidak
sedikit kesulitan dan hambatan yang dialami penulis, namun berkat bantuan serta
bimbingan dari beberapa pihak akhirnya laporan Kerja Praktek ini dapat
diselesaikan.
Dalam pelaksanaan dan penyusunan Laporan Kerja Praktek penulis
banyak mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu penulis
ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Ir. Eddi Soeryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas
Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc selaku Dekan Fakultas Universitas
Komputer Indonesia.
3. Bapak Dadang Munandar, S.E, M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen
4. Ibu Deasy Permatasari.S,Si selaku Dosen dan Pembimbing Laporan Kerja
Praktek.
5. Seluruh Dosen Pengajar, Staf dan karyawan Universitas Komputer
Indonesia.
6. Bapak Drs. Jahja Santoso selaku Direktur Utama PT. Sanbe Farma
Pharmecetical Manufacturer.
7. Bapak Agus My Santo, SH selaku Personal Manager dan pembimbing
Lapangan di seksi data informasi PT. Sanbe Farma Pharmaceutical
Manufacturer.
8. Seluruh Staf dan Karyawan khususnya pegawai bagian keamanan PT.
Sanbe Farma Pharmaceutical Manufacturer.
9. Papa dan Mama serta seluruh anggota keluarga tercinta yang telah
memberikan begitu banyak dorongan dan semangat, baik moral maupun
material.
10. Teman-teman Mahasiswa Universitas Komputer Indonesia khususnya
Mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika kelas MI-13 angkatan tahun
2006 yang telah banyak membantu dan mendorong penulis dalam
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.
11. Kepada semua pihak yang telah berkenan memberikan bantuan dan
dorongan serta kerja sama yang baik sehingga Laporan Kerja Praktek ini
dapat diselesaikan dengan lancar.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih memiliki banyak kekurangan,
untuk itu penulis dengan lapang dada dan tangan terbuka menerima segala saran
dan kritik dari pembaca.
Penulis berharap makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan
iv
Wabillahi Taufiq Wal Hidayah,
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatu
Bandung, September 2009
